Какие существуют реквизиты международного письма

Письма,
используемые в практике общения
зарубежных организаций, могут включать
следующие реквизиты:

1) сведения
об отправителе (Issuer Field) – наименование
организации, ее почтовый и телеграфный
адрес, номер телефона, факса, телефакса
и т. д.;

2) ссылки
на индексы отправителя (Reference Line);

3) дату
(date);

4) «внутренний
адрес» (Inside Address), включающий наименование
получателя письма (лицо, организация)
и его почтовый адрес;

5) указание
на конкретное лицо «К сведению» (Attention
Line);

6) вступительное
обращение (Salution);

7) заголовок
к тексту (Subject Line);

 основной
текст
письма
(Body of the Letter);

9) заключительная
формула вежливости (Complementary close);

10) подпись
(Signature);

11) указание
на приложение (Enclosure);

12) указание
на рассылку копий данного документа
(CCNotation).

Сведения
об отправителе. На
бланке письма организации указывают
наименование организации, ее товарный
знак, почтовый и телеграфный адрес. Под
наименованием организации может
указываться род ее деятельности.
Например,
фирма
BRM, занимающаяся совершенствованием
работы с деловой документацией, указывает
на бланке: «Хранение и управление
информационными потоками».

Ссылки
на индексы отправителя. В
зарубежной практике в письме приводятся
его поисковые признаки – цифровые или
буквенные обозначения составителя
письма, машинистки, отдела, фирмы, номера
дела и др. Например:453/12,
где 453 – порядковый номер письма, а 12 –
номер дела. Ссылка может иметь такой
вид:

• In
your please refer to Е1/КД/15621) (В Вашем ответе
просим ссылаться на Е1/КД/15621);

• Kindly
mention Ex 16/1716 in your reply (Просим
упомянуть

Ex
16/1716 в Вашем ответе)

и
т. п.

Дата
письма проставляется
обычно в верхней правой части бланка.
Определенные сложности могут возникнуть
при цифровом написании даты. Стандарт
ИСО 8601: 1898 рекомендует цифровое оформление
даты в следующей последовательности:
год, месяц, день. Например:2000.04.01.
Из-за различия между английской и
американской традициями цифрового
написания даты могут возникать ошибки
при ее толковании. Так, дата 06.07.2000 в
Великобритании будет восприниматься
как 6 июля 2000 г., а в США – как 7 июня
2000 г.

Однозначное
понимание даты обеспечивает ее
словесно-цифровое оформление. Например:10
June 2000 (10 июня 2000).

К
традиционным британским способам
относятся следующие варианты оформления
даты: 20 Feb. 2000; 20 February 2000. В американской
традиции принята иная последовательность
элементов даты: February 20, 2000. Названия
месяцев на английском языке пишутся с
заглавной буквы.

Адресат
(«внутренний адрес»). Почтовый
адрес должен быть написан компактно,
без промежутков между буквами и без
подчеркивания элементов слов. Рекомендуется
писать заглавными буквами название
местности, учреждения, осуществляющего
доставку, и страну назначения.

Строки
адреса должны быть выровнены с левой
стороны.

Количество
знаков в строке в почтовом адресе не
должно превышать 30. Адрес, содержащий
более 30 знаков в строке, можно написать,
используя меньший шаг письма.

В
стандарте ИСО 11180: 1193 содержится лишь
рекомендация придерживаться при
написании адреса предложенной
последовательности адресных элементов,
по возможности группируя их и руководствуясь
правилами и обычаями страны назначения.

Для
написания полного почтового адреса
частных
лиц используются
следующие элементы:

1) наименование
адресата (указание семейного положения
или титула лица). Например:
мистер,
мисс, миссис, Его Святейшество, Его
Превосходительство, Ее Величество;

2) имя
(имена), фамилия, приставка к имени:

• имена
(прозвища, особенные имена) в сочетании
с фамилией для различения лиц в семье
(например,
Джон,
Майкл, Дуди, Милли);

• фамилия
семьи (слово или группа слов), используемая
для обозначения семьи (например,
Райдер,
Смит, Чизмен);

• приставка
к имени, например,
старший,
младший;

3) занятие,
функция, по адресу (через):

• определенное
занятие (например,
инженер,
судья, нотариус;

• по
адресу (через) – указывается связь
с другим лицом или учреждением (например,по
адресу Эйси Браун Бовери; по адресу
семьи Смит);

4) пункт
доставки:

• вид
улицы (бульвар, авеню, дорога, площадь
и т. д.);

• название
улицы (например,
Станционная
авеню; Станционная улица, Станционная
площадь, станция Виктория, станция
Лайм-стрит);

• идентификационный
номер на улице; номер подъезда или
здания, этажа и квартиры (например,27/307,
подъезд № 27, 4‑й этаж, квартира
№ 7);

• название
дополнительного адресного компонента,
относящегося к зданию, кварталу, башне,
комплексу и т. д.;

• название
села, местечка, деревни, квартала, региона
(Ткхилл, Доклендз, Ерлхэм, Кэдмен, Сохо);

• почтовый
ящик и номер (для обладателя ящика);

• общая
доставка;

5) почтовый
код или номер почтового маршрута,
местность, наименование учреждения,
осуществляющего доставку:

• почтовый
код, который обычно используется для
итоговой сортировки местным или
региональным узлом доставки. К этим
кодам могут добавляться другие цифры
или буквы (например,750
15; ВН2 120);

• номер
почтового маршрута, код, включающий
несколько цифр и/или букв, указывающих
маршрут для направления почты к месту
назначения (например,67
– дорога Беллин-зона Аироло; К1А –
отправка на сортировочный участок);

• название
учреждения доставки, название учреждения,
ответственного за доставку почтового
отправления адресату в место назначения
(например,
Берн
31 (почтовый ящик));

6) название
территории или провинции т/или название
страны:

• название
региона, графства, района, кантона и
т. д. (например,
Техас,
Йоркшир, Уэльс);

• название
страны назначения (например,
Швейцария,
Франция, Великобритания, США).

Ниже
приведены примеры написания адресов
частных лиц:

Mr. Walter
EGGERS

3040
Idaho Ave NW

Apt
#621

WASHINGTON
D.C. 20016

USA

Mr. Costas
MAVRIKIS

81
Pine Brook Dr

LARCHMONT
N.Y. 10538

USA

MR.
Adam SIMPERINGHAM

37
Franklin Road

Freemans
Bay

AUCKLAND

NEW
ZEALSND

Mr. Erin
SIMPERINGHAM

127
Salisbury Road

CAMPERDOWS
NSW 2050

AUSTRALIA

Для
написания полного почтового адреса
юридических
лиц используются
следующие элементы:

1) название
организации (например,
Nestle
Ltd; Kodak Ltd; UNESCO);

2) указание
на род деятельности или изделия (например,
фирма
по гражданскому строительству, общая
трастовая компания, продажа семян);

3) название
отдела или подразделения организации
(например,
отдел
внешней торговли, отдел цветных металлов,
общий отдел);

4) пункт
доставки;

5) почтовый
код или номер почтового маршрута,
название местности, наименование
учреждения, осуществляющего доставку;

6) название
территории или провинции и/или название
страны.

Последние
три элемента при написании адреса
юридического лица указываются так же,
как при написании адреса частного лица.

Если
письмо адресуется организации, то
сначала указывают ее название, затем
почтовый адрес. Например:

Continental
Supply Company

3
12 Sixth Avenue

New
York, N.Y. 11011

USA

Если
письмо адресуется должностному лицу,
то сначала указывают его фамилию,
должность, строкой ниже – название
фирмы, затем – почтовый адрес. Например:

Mr. G. H. Black,
Chairman,

A. Smith
and Ch., Ltd.

London
SWL 75 C

England

Если
адресат – мужчина, то перед его фамилией
ставят сокращенное слово Mr. – от
Mister («господин»). В Великобритании вместо
этого слова нередко употребляют
сокращение Esq. («эсквайр»), которое
ставится после фамилии. Например:

E. F. White,
Esq.

Перед
фамилией следует указывать имя или
инициалы. Например:

Mr. Harold
Brown

Mr. A. White

Если
адресат – женщина, то перед фамилией
ставится сокращенное слово Mrs. – от
Mistress («госпожа») или слово Miss, если
женщина не замужем. Например:

Mrs.
Rosalinda Jones

Miss
G. Black

Имя
и фамилию лица при адресовании
рекомендуется писать так же, как они
даны в подписи на поступившем документе:
если имя в подписи указано полностью,
то и при адресовании оно должно быть
дано полностью, если в подписи стоят
только инициалы, то и при адресовании
нужно указывать только инициалы. В
отличие от русского языка в английском
инициалы лица никогда не пишутся после
фамилии, а всегда перед ней.

Нередко
после фамилии должностного лица
сокращенно (заглавными буквами) указывают
на принадлежность к какой-либо организации,
партии, на наличие звания или ордена.
Например:

E. F. Jons,
DM (Doctor of Medicine – доктор медицинских наук)

A. B. Smith,
M.P. (Member of Parliament – член парламента)

G. H. Dlack,
K.C.V.O. (Knight Commander of the Victorian Order – кавалер
ордена
Королевы
Виктории).

Когда
фамилия лица, занимающего определенную
должность в данной организации,
неизвестна, то адресат обозначается
следующим образом:

Указание
должности без фамилии лица, ее занимающего,
возможно лишь тогда, когда эта должность
является единственной в организации,
указанной в адресате (Chairman – председатель,
President – президент, председатель, Managing
Director – директор-распорядитель, Secretary –
секретарь, Chief Accountant – главный бухгалтер).
В этом случае перед названием должности
ставится артикль the (The Chairman, The Secretary и
т. д.).

Если
же известны и фамилия, и должность
адресата, то они указываются следующим
образом:

Артикль
перед названием должности в таких
случаях не употребляется.

При
написании почтового адреса принята
такая последовательность элементов:
номер дома, название улицы, название
города и индекс, название страны.
Например:

«Индастриал
Хаус»

34–41
Крейг роуд

Болтон
БЛ4 8ТФ

ВЕЛИКОБРИТАНИЯ

Слова
Street, Avenue, Place, Strasse пишутся с заглавной
буквы.

Если
письмо направляется в США, то после
названия города дается название штата,
часто сокращенное. При адресовании
писем в Великобританию может быть
указано графство.

Приведем
примеры написания адресов юридическим
лицам:

American
National Standards Institute

11
West 42nd Street

13th
floor

NEW
YORK, N.Y/ 10036

USA

City
Bankers Association

Mr. Ian
SCORER

12
Bolingbroke Grove

LONDON
GREAT BRITAN

SW
11 6ER

Указание
на конкретное лицо «К сведению».Альтернативой
включения имени и должности получателя
в реквизит «адрес» является внесение
их в графу «К сведению». Если в адресе
не указаны эти данные, то они могут
содержаться в особом элементе письма,
который не является обязательным, но
присутствует в том случае, когда автор
заинтересован, чтобы его письмо поступило
конкретному лицу. Эта отметка – указание
на конкретное лицо – помещается отдельной
строкой под адресом. Например:

Attention:
Mr. P. Cooper

или

Attention
of: P. Cooper

или

For
the Attention of Mr. P. Cooper

Вместо
фамилии лица может быть указана должность
или название отдела, в который направляется
письмо. Например:

Attention
of the Sales Manager

Attention
– Sales Department

Вступительное
обращение. В
деловых письмах используются следующие
обращения:

• «Уважаемые
господа» – к организации в целом:

Dear
Sirs

Gentlemen
(вСША)

• «Уважаемый
господин» – к мужчине, если неизвестно
его имя:

Dear
Sir

• «Уважаемая
госпожа» – к женщине, если неизвестно
ее имя:

Dear
Madam

• «Уважаемый
г-н Смит» – к мужчине:

Dear
Mr. Smith

• «Уважаемая
г-жа Смит» – к замужней женщине:

Dear
Mrs. Smith

• «Уважаемая
г-жа Смит» – к незамужней женщине:

Dear
Miss Smith

• «Уважаемая
г-жа Смит» – к женщине, если неизвестно
ее семейное положение:

Dear
Ms. Smith

• «Дорогой
Джон» – к человеку, которого вы хорошо
знаете, или другу:

Dear
John

Менее
официально выглядят обращения «Уважаемый
г-н Джон» (Dear Mr. John) или «Уважаемый г-н
Джон Смит» (Dear Mr. John Smith). Имя и инициалы
адресата в этом случае обычно опускаются.

После
вступительного обращения ставится
запятая (в Англии) или двоеточие (в США).

Заголовок
к тексту письма включает
краткое его содержание. Например:«О
возобновлении поставок», «О заполнении
договора».

Основной
текст письма. Текст
большинства писем состоит из трех
частей. После приветствия или обращения
(«Уважаемый г-н …») следует начало
основного текста, где говорится о
причинах обращения; в главной части
текста сообщается о деталях (подробностях);
в завершающей части делаются выводы,
сообщается о планах на будущее и т. д.

В
первой части могут использоваться
следующие фразы:

… Мы
пишем, чтобы узнать (навести справки) о
… (…
We are writing to inquire about…);

Мы
пишем в связи с … (We
are writing in connection on with …);

Мы
интересуемся (заинтересованы) и хотели
бы узнать … (We
are interested in … and we would like to know …)

и
т. п.

Предложение,
содержащее основное сообщение, может
начинаться такими словами:

Мы
хотим сообщить … (We would advise …);

С
удовольствием сообщаю, что … (It is my
pleasure …);

Имеем
честь сообщить Вам, что … (We
bed to inform you that …)

и
т. п.

Просьба
сообщить необходимую информацию
начинается словами:

Сообщите,
пожалуйста, … (Could you please tell me …); Пожалуйста,
сообщите … (Please
let me know if …); Я
был
бы
рад
узнать
… (I should be glad to know if …)

и
т.
п.

Письмо-ответ
может начинаться с таких фраз:

Благодарю
Вас за письмо от (дата) … (Thank
you for your letter of

(date)
…);

Мы
получили Ваше письмо (дата) … (We
have received your letter of

(date)
…)

и
т. п.

В
деловой переписке используются следующие
выражения благодарности и внимания:

Очень
любезно с Вашей стороны … (It
is very kind of you to …);

Пишу,
чтобы поблагодарить Вас за … (I
am writing to thank you very much indeed for …);

Позвольте
воспользоваться случаем, чтобы
поблагодарить Вас … (May
I take this opportunity of thanking you for …);

Благодарим
за Ваш большой вклад в … (Thank
you for contributing so much to …);

Примите,
пожалуйста, мою искреннюю (глубокую)
благодарность за Вашу помощь … (Please,
accept me sincere (deep) appreciation for your

help
…)

и
т.
п.

Извинения
могут начинаться такими словами: Мы
должны извиниться за … (We
must apologise for …); Мы
извиняемся
за
… (We apologise for …);

Мы
очень огорчены из-за того, что … (We
are extremely sorry for …);

Хочу
принести свои самые искренние извинения
за … (I
wish to offer me sincere apologies for …)

и
т. п.

После
изложения основной причины письма,
деталей и подробностей приводятся
заключительные фразы:

Буду
ждать
Ваш
ответ
… (I look forward to receiving your soon reply …);

С
нетерпением
жду
ответа
… (Looking forward to hearing from you …)

и
т. п.

В
заключительной части может быть дана
оценка приведенной в письме информации:

Надеюсь,
что эта информация Вам поможет (I hope that
this information will help you);

Пожалуйста,
без колебаний свяжитесь со мной, если
Вам нужна более подробная информация
(Please, do not hesitate to contact me if you need any further
information)

и
т. п.

Заключительная
формула вежливости. В
качестве заключительной фразы в письмах
к организациям используются такие
выражения:

Yours
faithfully

Yours
truly

Yours
very truly

Faithfully
yours

Truly
yours

Best
wishes

Указанные
фразы можно перевести как «С уважением»,
«Искренне Ваш», «Наилучшие пожелания».

В
Англии наиболее распространенными
сочетаниями вступительного обращения
и заключительной формулы вежливости
являются следующие:

Dear
Sirs/Sir/Madam

Dear Mr./Mrs./Miss/Ms
Smith

Dear
John

Yours
faithfully

Yours
sincerely

Best
wishes

В
данных формулах заключительная фраза
соответствует началу письма. Эти же
формулы часто используются в письмах
российских организаций.

Подпись.
В
письмах иностранных корреспондентов
подпись размещается обычно под
заключительной формулой вежливости.
Фамилия лица, подписавшего документ,
помещается под личной подписью, а затем
указывается должность. Например:

Yours
sincerely

Mr.
S Basuki

Manager

Подпись
выглядит иначе, если письмо подписывает
работник фирмы по поручению руководства.
Например:

For
a.Smith and Co., Ltd

D. Whith

Export
Department

Перед
подписью может стоять отметка «р.р.» –
«за», «от имени», или «Per pro» – «по
доверенности» (от латинского выражения
«per procura»). Сотрудники организации
используют эту отметку, когда подписывают
письма от имени своих руководителей.

Отметка
о наличии приложений. В
письмах зарубежных корреспондентов
отметка о наличии приложений располагается
в нижнем левом углу, под подписью. Она
состоит из слова «Enclosure», если приложение
одно, или «Enclosures», если их несколько.
При этом обычно указывают их количество.
Например:

2
Enclosures

Возможно
сокращенное обозначение: Encl. или Enc. В
отметке о приложении могут быть названы
документы-приложения.

Указание
на рассылку копий письма. В
письмах зарубежных корреспондентов
бывает специальная отметка о копиях
письма. Такая отметка проставляется у
нижнего поля документа и включает
сокращение «с.с.» (от «карбоновые копии»)
и название фирмы, которой выслана копия.
Например:

c. c.
Messrs Paul and Jackson Ltd., Lawyers

Если
автор желает подчеркнуть, что копий
нет, он делает отметку «без копий»
(«without copies»).

Постскриптум

За
рубежом допускается внесение дополнительной
информации в деловое письмо после его
подписания. Это избавляет от необходимости
составлять новое письмо и дает возможность
оперативно сообщать о событиях,
случившихся уже после подписания письма.
Приписка располагается в конце письма
после подписи и начинается буквами P.S.
(от лат. post scriptum – «после написанного»).
В конце приписки еще раз ставится
подпись.

Оформление
второго и последующих листов письма

В
зарубежной корреспонденции для оформления
второго и последующих листов документа
используется специальная бумага с
напечатанным типографским способом в
верхнем левом углу (1 см от верхнего
края) названием организации. В правом
верхнем углу печатаются слова «Лист
для продолжения письма №…».
Например:

Continuation
Sheet No …

Под
названием фирмы, направляющей письмо,
указываются организация, которой оно
адресуется, и дата. Например:

Mills
and Green                                  
Continuation Sheet No

Messrs.
A.Smith and Co., Ltd

12th
May 1999

Многие
британские фирмы пользуются дополнительными
листами без надписи справа. В этом случае
страницы нумеруются, а справа внизу на
всех страницах, включая первую, но кроме
последней, пишется: «Continued» – или
сокращенное: Cont’d (Countd), что значит «имеется
продолжение».

Бланк письма и адрес отправителя

Ссылка (Reference), тема письма

Дата письма

Дату письма обычно размещают справа ниже контактных данных автора после ссылок (при их наличии), см. «4» в Примерах 1 и 2. Обратите внимание на разницу способа указания полной даты в разных странах. Самыми «неожиданными» становятся даты, у которых день в пределах 12 и тогда вы гадаете, где тут месяц, а где день (см. Таблицу 1). Хуже, если получатель письма не гадает и понимает дату неправильно – на свой манер, например, ваше 8 сентября 2020 года может превратиться для него в 9 августа 2020 года или 10 мая 2020 года – в 5 октября 2020 года. Чтобы избежать подобных недоразумений, пишите месяц словом.

Адресат

Текст письма и обращение

Подпись автора письма

После заключительных формул вежливости автор письма ставит свой личный росчерк. Подпись должна включать еще полное имя и занимаемую должность либо имеющееся звание.

Если письмо подписано другим человеком, должно быть указано «От имени» такого-то («pp» – «per pro») либо «По поручению». В российском варианте – это исполнитель, подготовивший проект документа. В отличие от отечественных стандартов в международной практике исполнитель имеет право подписывать документы, указав свое имя и должность.

Приложение и дублирование письма другому адресату

Фраза «Сс: Ms. Ann Brown» после строчки о наличии приложения означает, что копия письма будет послана еще Ms. Ann Brown («10» в Примере 2).

Оформление почтового конверта

Если на вашем компьютере стоит Microsoft Office 2000 и выше, можно на первых порах воспользоваться мастером писем для создания бланка для международной переписки, см. Пример 13. Шаблоны писем можно найти по следующему пути: Файл – Создать – Шаблоны Office.com – Письма и выбрать наиболее подходящий вариант. Но шаблоны мастера не всегда применимы: в некоторых зарубежных компаниях могут быть свои правила размещения реквизитов – относитесь к этому с пониманием.

Для российских компаний, которые ведут официальную переписку с иностранными партнерами, желательно иметь минимум 2 вида бланков письма: один по ГОСТ Р 7.0.97 для переписки с отечественными корреспондентами, второй – англоязычный для зарубежной переписки. Если есть активные деловые связи с конкретной страной, то полезно будет прояснить именно ее особенности оформления служебных писем. Важным подспорьем в этом станут письма из этой страны, которые присылают в вашу организацию.

Что это? Деловая переписка подразумевает не только привычные письма в конвертах на официальных бланках. Сейчас ее большая часть ведется с использованием электронной почты, а с недавних времен к ней добавились и многочисленные мессенджеры.

Почему важна? Важность деловой переписки сложно преувеличить, как и грамотного ее ведения. Из нашего материала вы узнаете, каких правил следует при этом придерживаться и каких ошибок избегать.

Что такое деловая переписка

Деловая переписка ведётся исходя из определённых норм и правил, которые необходимо знать. Во избежание проблем с составлением документов и писем, нужно изучить основные моменты.

Деловая переписка — это обширное понятие, которое подразумевает многочисленные виды официально-деловых документов, относящихся к информационно-справочным материалам. Деловая переписка классифицируется различными способами.

Принятие и выполнение административных постановлений не обходится без служебной переписки:

• При формировании и принятии решений деловую корреспонденцию применяют для получения информации, которая может упростить этот процесс.
• При выполнении уже принятого решения деловую переписку используют для того, чтобы сообщить коллегам информацию о ходе или сроках выполнения того или иного проекта.

Согласно статистике, чем выше экономический рост и бизнес-активность, тем больший объём деловой переписки:

• рост валового внутреннего продукта на 1 % приводит к росту деловой корреспонденции на 1 %;
• количество писем на душу населения по разным странам составляет: в США – 700, во Франции – 432, в Германии – 252, в Чехии – 68, в Польше – 48, в Бразилии – 26, в Индии – 15, а в Российской Федерации – 8.

Распределение доли служебной переписки в РФ выглядит так:

• 63 % – население;
• 22 % – коммерческие организации;
• 15 % – бюджетные организации.

Скачать файл

Деловая корреспонденция предприятий составляет 70-75 % от общего количества документов.

Юридическую силу имеет лишь та деловая переписка, которая составлена:

• без нарушений и в соответствии с официальным порядком оформления;
• с учетом действующего законодательства;
• только компетентным в этом вопросе лицом.

Юридическая сила наделяет официальный документ такими качествами, которые могут запустить определенные правовые действия. С момента подписания письма компетентным лицом оно уже имеет юридическую силу. Однако иногда, кроме подписи, еще требуется печать компании.

Если вам нужно, чтобы документы, отпечатанные на бумаге, имели юридическую силу, то воспользуйтесь специальными бланками и набором реквизитов. Как правило, это:

• название компании или имя компетентного лица, которое является автором письма;
• справочные данные об авторе;
• подпись автора;
• иногда – печать предприятия.

Документы для внутреннего обмена данными компании называют «внутренней перепиской»:

• докладные;
• служебные;
• объяснительные записки;
• справки;
• предложения;
• представления.

В сфере управленческой деятельности деловая переписка выполняет множество функций.

1. Информационная функция заключается в том, что деловая переписка помогает сохранить важную информацию.
2. Коммуникативная функция. С помощью деловой корреспонденции сотрудники держат связь между собой, с руководством и другими компаниями.
3. Социальная функция. Решает различные социальные задачи, прежде всего, отвечая информационным потребностям.
4. Правовая функция. Выступает доказательством при судебных исках.
5. Управленческая функция. Деловая переписка иногда инициирует решения руководителей и помогает их осуществить.
6. Культурная функция. С помощью деловой корреспонденции могут передаваться этнические и национально-культурные аспекты документов.
7. Историческая функция. Может передавать обществу информацию из истории.

Несмотря на способность деловой корреспонденции к осуществлению множества функций, основными всё же остаются информационная и коммуникативная.

Процесс правового регулирования не предусматривает применение деловых сообщений. Нормативно-правовые акты издаются как правила, положения, инструкции, постановления, приказы, распоряжения, но не в виде писем и сообщений.

Структура делового письма

Рассмотрим, что входит в структуру делового письма в настоящее время.

1. Данные отправителя и дата подготовки письма.
2. Адрес получателя, причем нужно указать конкретного корреспондента (руководителю отдела маркетинга) или отдела (например, «отдел продаж компании «НатурСтрой»).
3. Обращение во вступительной части: «Уважаемый Сергей Валерьевич», «Уважаемые коллеги».
4. Основной текст, который состоит из двух частей. В первой части изложены причины или цели письма, во второй — выводы, просьбы или предложения.

   

   

   Читайте также

5. Ссылки на приложения к письму, если таковые имеются: «Актуальный прайс приложен», «Расчет эффективности инвестиций — см. Приложение».
6. Заключение — «формула вежливости». «С уважением и готовностью к сотрудничеству…» — достойная и часто используемая формулировка. «Искренне Ваш…» — такой вариант допускается при условии, что отправитель и адресат хорошо знакомы.
7. Подпись отправителя и номер его телефона. Почтовый адрес отправителя в электронном письме указывать не нужно.

Правила оформления делового письма

Хотя электронная переписка используется повсеместно, однако деловые письма всё ещё отправляют и на бумаге. В связи с этим, стоит обращать внимание на внешний вид письма, так как он создаёт первое впечатление о компании-отправителе. Очень важно оформлять деловую переписку с соблюдением следующих правил:

• Печать должна производиться на фирменных бланках из качественной бумаги, на которых разборчиво указывают полные данные отправителя.
• В письмах иностранным партнёрам данные отправителя прописывают на английском языке.
• Перед тем как вкладывать письмо в конверт, его сгибают (лучше 1 раз) текстом внутрь. Очень важные письма отправляют в больших плотных конвертах, чтобы не сгибать лист.
• И на конверте, и в самом письме могут быть указаны все реквизиты, включая фирменный логотип.
• Адрес получателя указывают только на конверте. Если используется конверт с прозрачным окошком, то адрес получателя пишут на самом письме в правом верхнем углу. После этого лист сгибают таким образом, чтоб адрес было видно в прозрачном окошке.
• Адрес отправителя указывается как на конверте, так и на листе письма.

Нюансы ведения деловой переписки внутри компании

Существует и внутренняя переписка среди сотрудников компании. Цель такой коммуникации может быть разной, но соблюдение определенных правил является обязательным.

Правила деловой переписки внутри предприятия:

• пишем строго по делу и коротко;
• всегда указываем дату;
• используем «вежливую формулу» в завершение и подпись.

Например, письмо от руководства или коллег, написанное имениннику или работнику за высокие результаты труда. Рассмотрение проектов в компании проводится в том числе перепиской с частичными элементами служебного письма: обязательным является указание темы, приветствие, краткое изложение смысла, вежливое завершение и печать.

Важно понимать, что выбор характера или стандарта письма выполняется исходя из степени официального общения и вида информации, которую нужно донести до адресата.

Написание делового электронного сообщения

Письма для электронной переписки, как и на бумажном носителе, должны включать ряд элементов, которые будут информативны и удобны с практичной точки зрения. Правильно составленное письмо дает гарантию получения корректного и оперативного ответа, а также конструктивного подхода в решении вопроса.

Часто организации владеют собственными почтовыми серверами и программами, а также имеют фирменный стиль оформления электронного письма и внутренние правила ведения деловой переписки, которые дополняют общепринятые стандарты.

• Адресат. В строке адресата всегда указывается один адрес.

Это не только уважение к собеседнику, но и возможность уберечь его e-mail от нежелательных рассылок и спама.

• Копия письма адресата заполняется с определенной целью.

При отправлении письма основному адресату можно отметить другого в графе «копия». Таким образом отправитель уведомляет второго собеседника о происходящем, не требуя при этом ответа или участия в переписке.

• Тема письма: конкретность и уникальность.

Максимальная конкретика в выбранной теме поможет адресанту и адресату лучше сориентироваться и различать проблемы и задачи, например, не «Отчет от Лены», а «Отчет. Апрель 2018. Черновой вариант». Имя в названии нет смысла указывать, так как оно будет известно адресату из вашей электронной почты.

• Тело письма должно содержать 3 ключевых элемента.

Первая часть включает в себя приветствие, если вы в этот день еще не вели переписку, и обращение. Вторая часть – это изложение вопроса: презентация себя (если письмо первое), напоминания о целях и задачах, описание проблемы и путей ее решения. Третья часть – просьба или призыв к действию.

• Функция оповещения о прочтении письма требует деликатности.

Эту функцию используют при особой важности письма, когда ситуация не позволяет спросить о получении, например, по телефону. Адресат на подсознательном уровне ощущает смутные неясные обязательства, поэтому лишний раз эту функцию лучше не использовать. Корректнее и не столько категорично будет вежливо в конце письма попросить сообщить о прочтении.

• Подпись требует лаконичности и в то же время ёмкости.

Можно ограничиться фамилией и именем в стандартной формулировке «С уважением». Подпись, включая ФИО, должность, название компании и контактные данные, должна занимать не более 7 строк. Помимо электронной почты, лучше указать и дополнительные контактные данные, например, телефон, Skype, ICQ, Viber и т.д.

• Вложения: главное – предупредить и корректно именовать файлы.

Согласно сетевому этикету, необходимо указать информацию о прикрепленном документе: его формат, объем и содержание. Размер вложения не должен превышать 3-5 MB. Название и тема должны быть лаконичными, конкретными и уникальными.

• Допускается 2-3 часа ожидания ответа для срочного письма.

Реакцией на срочные или отмеченные важными письма может быть предупреждение о том, что письмо получено и информация будет учтена. Если задача подразумевает длительное рассмотрение, то адресант должен указать время, за которое необходимо дать ответ на вопрос.

Одного дня обычно достаточно для того, чтобы дать ответ на электронное письмо. Если ответ не получен по истечении трех дней, то по правилам этикета допустима отправка повторного письма или связь с адресатом посредством телефона, Skype или другого мессенджера. Молчание в ответ на повторный запрос или в течение недели со дня отправки письма расценивается как нежелание вести деловую переписку.

Топ правил ведения деловой переписки в мессенджерах

Общение в мессенджерах требует соблюдения этикета, причем не только в повседневности, но и на работе. Ниже приведены основные правила деловой переписки в мессенджерах.

Время общения

Начнем с простого: в конце рабочего дня закрывайте переписку. Вечер – время отдыха от назойливых уведомлений.

Обратите внимание! Если работа удаленная, то собеседники могут жить по другому времени (разные часовые пояса). Учитывайте это. Большинство платформ позволяют составить письмо и запланировать его отправку в определённое время. Ночные сообщения возможны лишь по согласованию с собеседником или если сроки вышли еще вчера.

Голосовые сообщения

Голосовые сообщения очень удобны, однако многих они раздражают. Часто обстановка вокруг не располагает к прослушиванию таких месседжей. По статистике около 31 % пользователей из России не по душе аудиосообщения. Постарайтесь выразить свои мысли в текстовом формате, так как, если понадобится найти сообщение, будет проще это сделать при помощи «поиска», а аудио может затеряться.

Перед тем как отправлять голосовое сообщение нужно, чтобы собеседник подтвердил, что может его прослушать. Говорите четко по делу, а также отправьте небольшое сопроводительное сообщение к речи, чтобы можно было в любой момент восстановить в памяти, о чем говорилось в аудио, не прослушивая его повторно.

Грамматика

Общаясь с коллегами и руководством в мессенджерах, нужно обращать внимание не только на формулировку выражений, но и на орфографию. Чтобы не выставить себя безграмотным человеком, перед отправкой сообщения всегда перечитывайте его, дабы не допустить ошибок. И помните, Т9 – ваш враг. По возможности, пользуйтесь версией мессенджеров на ПК – там удобнее проверить и исправить ошибки, чем в телефоне.

Допустимое неформальное общение

Планка делового этикета немного снизилась с переходом на общение в мессенджерах. Неформальный вид коммуникации сегодня стал уже нормой: можно легко пожелать всем хорошего дня или успехов в предстоящем мероприятии. Но важно знать меру и не забывать, что здесь вы ведете деловую переписку, а не «чатитесь» с подружкой. Например, в очередные волны гриппа или ковида вместо стандартных «Доброго всем утра и хорошего дня!» уместнее написать, например, «Желаю всем только 36,6!».

Краткость – сестра таланта

Чаты мессенджеров не предназначены для «простыней» текста. Наоборот, здесь в почете краткость и лаконичность. Есть одно правило: в одном сообщении – только одна идея. И никогда не отправляйте сообщение, в котором только одно слово, еще и несколько подряд. Это очень раздражает в личных переписках, а в деловых совсем неуместно. Старайтесь не использовать двусмысленные фразы, красочные описания и канцеляризмы.

Личное – в личку

Краткое, но актуальное правило. Достичь понимания в деловой сфере не всегда просто, однако писать какому-то одному человеку в общем чате неприемлемо. Если возник конфликт с кем-то конкретно, лучше перевести общение в личные сообщения.

Не мессенджером единым

И хотя мессенджеры очень гармонично влились в жизнь человека как часть общения во всем мире, как в частных компаниях, так и крупных корпорациях, тем не менее этот канал коммуникации официально не признан. Важные решения и договоренности всё же лучше подтверждать посредством электронной почты.

Стиль общения

Здесь речь идет об аудиосообщениях, неформальной коммуникации и лаконичных идеях. Также помните, что смайлы и стикеры могут использоваться в общем чате только с согласия каждого участника. Будьте осторожны с применением модных фразочек и клише – их лучше приберечь для общения с друзьями и коллегами, но не в деловом чате.

Стоп спам

Не разделяйте одно предложение на несколько сообщений – телефон коллеги может не выдержать такого потока уведомлений. А некоторые из них могут находиться на важном совещании с включенным звуком – из-за вашей тирады сообщений могут разозлиться не только коллеги, но и руководство. Вдобавок ожидание, когда вы дописываете свою мысль в дополнительных сообщениях, очень утомительно.

Слова вежливости или благодарности («спасибо», «пожалуйста») добавьте в конец предложения, но не выносите в отдельное сообщение – это отвлекает.

Только оперативные вопросы

Это правило подытоживает всё вышеизложенное: мессенджеры – очень удобная вещь, но не на все случаи жизни. Пользуйтесь чатом для срочных задач и обсуждения сроков выполнения проектов. Переносить всю деловую переписку в чат не стоит, сообщения могут легко затеряться среди других, и к тому же обсуждение важных моментов может привлечь некомпетентных коллег.

Чаты обозначьте только для общих вопросов, а если другие способы связи и общения для вас и коллег не удобны, то создайте дополнительные чаты, например, «Общий», «Решение важных задач» и «Болталка».

Имидж делового человека или организации состоит не только из достижений и результатов, но и из небольших элементов каждого этапа ведения деловых переговоров. Соблюдать правила деловой переписки обязан каждый представитель компании: от клерка до руководителя.