Чтобы стать успешным предпринимателем, не обязательно быть финансовым гением. Иногда достаточно прислушиваться к полезным советам, чтобы совершенствовать финансовый менеджмент. В этой статье CEO и сооснователь компании Fundera Джаред Хэчт делится некоторыми из них.
Сабрина Парсонс, CEO в LivePlan, уверена, что «бюджетирование, прогнозирование и планирование нужны не только стартапу. Если применять все это к уже действующему бизнесу, он будет расти быстрее на 30%, то есть будет более успешным».
Управление прогнозами, балансовыми отчетами и прочим — нелегкое дело для предпринимателя, но Парсонс права. Когда вы начинаете заниматься бизнесом, вы не просто думаете о каких-то цифрах. На самом деле ваш успех зависит от того, как вы будете применять эти цифры в решениях по текущим вопросам.
Перед вами шесть подсказок от предпринимателей, которые помогут преуспеть в финансовом менеджменте.
1. Прибыль не определяет успех
Для развивающейся компании прибыль — не лучший показатель того, как идут дела. В реальности этот показатель может быть дестимулирующим. Мэт Риссел, CEO в TSheets, напоминает о том, что «новая, быстрорастущая компания обязательно будет сжирать все деньги, и происходить это будет очень быстро». Если бизнес идет к успеху, вы заметите, что ваши денежные запасы истощаются гораздо быстрее, чем вы ожидали. Ваши доходы могут быть небольшими, но это и хорошо, потому что рост самой компании будет интенсивным. Вместо того чтобы считать доходы, следите лучше за динамикой роста бизнеса, это поможет понять, на правильном ли вы пути.
И в то же время не забывайте о том, что рентабельность должна быть главной целью вашей компании.
2. Поймите, какие показатели важны именно для вашего бизнеса
Существуют различные финансовые показатели, которые универсальны и важны абсолютно для любой компании (например, доходы, расходы, кассовая наличность, совокупная прибыль и т.д.). Но Джошуа Ривз, CEO в ZenPayroll, советует также подумать над уникальными показателями для вашего бизнеса и обязательно включить их в подсчеты.
«Например, для компании, основанной на модели подписки, очень важны два показателя: жизненный цикл клиента (ЖЦК) и расходы на привлечение новых клиентов (РПНК). ЖЦК поможет понять, сколько стоят ваши клиенты, а РПНК обратит ваше внимание на то, во сколько обходится их привлечение. Отслеживая два этих показателя, вы сможете легко оценить выгоду, которую приносят разные каналы, и сфокусироваться на наиболее эффективных».
Присмотритесь к вашей бизнес-модели и пообщайтесь с партнерами из индустрии, возможно, они помогут определить эти уникальные показатели. Задайтесь вопросом, какие показатели уникальны именно для вашей индустрии и на что следует обратить внимание.
3. Не теряйте деньги из-за глупых ошибок
Когда на вас наваливается множество предпринимательских обязанностей, легко случайно совершить ошибку, за которую придется дорого заплатить. Парсонс приводит идеальный пример: «Часто бизнесмены не управляют дебиторской задолженностью и заключают какие-то дополнительные соглашения, вместо того чтобы заставлять клиентов платить в срок. Те деньги, которые вы получаете сегодня гораздо ценнее тех, что вы получите через четыре месяца. Чем скорее деньги окажутся в банке, тем больше выгоды для вас. Если срок, за который вы должны получить деньги от клиентов, продлевается или клиенты задерживают оплату, вы можете ввести комиссию за отсрочку или начислять проценты с суммы. Очень многие в малом бизнесе не делают этого и в результате теряют деньги, которые могли бы уже быть в банке».
Какие еще ошибки могут стоить вам значительных денег? Возможно, вы пропускаете дни оплаты по кредиту и из-за этого переплачиваете? Или вы сами попадаете под «штрафы» из-за того, что поздно платите поставщикам?
Потратьте немного времени и как следует проанализируйте процесс вашей работы, определите те бреши, через которые утекают деньги. Попробуйте также поговорить с вашим бухгалтером, он поможет.
4. Проводите аудит расходов
«В моей компании работало более тридцати человек в четырех офисах. Я выяснил, что абсолютно все сотрудники (даже самые честные) заполняли табель рабочего времени наобум, в результате чего мне приходилось ежемесячно нести излишние расходы в размере $2300», –рассказывает Риссел.
Эти суммы растут, особенно в малом бизнесе. Когда ваш бизнес расширяется, лишние траты могут стать проблемой, а у вас нет времени следить за каждым долларом, который уходит из компании. Но находить время все же необходимо. Так что раз в квартал обязательно проводите аудит расходов.
Отслеживайте, куда вы тратите деньги. Можете ли вы с уверенностью сказать, что вы не тратите лишних денег? Может быть, есть какое-то оборудование или услуга, которыми вы не пользуетесь и от которых стоит отказаться? Как еще можно урезать расходы? Четыре раза в год задавайте себе эти вопросы, и это поможет вам сэкономить тысячи.
5. Цените свое время
«Владельцы малого бизнеса часто работают с очень ограниченным бюджетом, что вынуждает их многое делать самим, — говорит Ривс. – Однако самым ценным ресурсом на самом деле является их время. Предприниматели должны постоянно помнить о том, что тратить время нужно только на самые важные направления бизнеса. Например, владелец бизнеса, у которого в неделю уходит три часа на то, чтобы вручную подсчитать расходы на персонал, скорее всего, считает, что он экономит деньги, но на самом деле он тратит время и энергию, которые мог бы инвестировать в развитие своего бизнеса».
Хотите — верьте, хотите — нет, но ваши попытки сэкономить и все сделать самостоятельно могут на самом деле привести к тому, что вы гораздо больше денег спустите в трубу. Технологии играют не последнюю роль в малом бизнесе, ведь они позволяют отдавать на аутсорс и автоматизировать сложные задачи.
Риссел предлагает предпринимателям «взглянуть на бизнес со стороны и оценить, где они могут улучшить технологии. И если это возможно, использовать облачные решения или доверенных консультантов для решения проблем».
Безусловно, технологии могут стоить довольно дорого. Но время и деньги, которые они помогут сэкономить, оправдывают изначальные расходы. Какой бизнес-процесс вы могли бы автоматизировать и тем самым высвободить время?
6. Создайте систему для отслеживания динамики вашего успеха
Что же поможет вам упростить процесс управления финансами? Создайте систему, которая позволяет отслеживать финансовый прогресс и мотивирует вас устанавливать новые цели. Парсонс считает: «Если вы не ставите цели, вы упускаете одну точку на графике вашего успеха. Ваша система должна включать то, что вы хотите сделать, то, что вы сделали на самом деле, как это выглядит по сравнению с предыдущим периодом и аналогичным периодом прошлого года (последний показатель поможет вам отследить сезонные колебания). Если вы хотите быть максимально успешным, ваша система обязательно должна иметь эти четыре ключевые точки на графике. Благодаря ей вам будет проще принимать решения».
Эта система не только поможет обосновать любые будущие финансовые решения, но и позволит каждый год улучшать финансовое состояние компании. Предприниматели никогда не должны расслабляться, иначе рост их бизнеса остановится.
Совсем не обязательно быть гением в области финансов, чтобы достичь успеха в бизнесе. Важно работать над тем, чтобы получать максимально возможную финансовую выгоду. Тратьте время на то, чтобы понять, какие показатели наиболее значимы для вашего бизнеса, как вы можете их измерить и улучшить.
По материалам Inc.com
Автор: Джаред Хэчт, CEO и сооснователь компании Fundera
Стартовать бизнес легко, а вот сохранить его, масштабировать и превратить в зрелую компанию удаётся не каждому.
И в этом важную роль играют знания о финансах бизнеса — разберём базовые понятия, которые помогут собственникам управлять ими правильно.
Некоторые предприниматели ведут бизнес в стиле «то густо, то пусто». Сначала на счетах много денег и компания чувствует себя уверенно: спокойно выплачивает зарплаты и дивиденды, модернизирует бизнес. А потом деньги резко заканчиваются и приходится их искать, чтобы оплатить хотя бы самое необходимое.
Обычно так происходит, когда предприниматели путают два понятия: деньги и выручка.
Деньги, которые поступили на расчетный счёт, становятся выручкой тогда, когда компания выполнила свои обязательства по ним.
Возьмём для примера дизайн-студию и заказчика, которому надо сделать сайт. Давайте определим, когда студия будет признавать выручку:
Выручку студия признает, когда полностью выполнит обязательства — сдаст сайт. Да, деньги в компанию поступили раньше, но можно считать, что заказчик просто разрешил подержать свои деньги на счетах компании.
Можно вести бизнес «по факту» — как получится, так и получится. Но тогда придётся сталкиваться с неприятными сюрпризами: неоправдавшимися ожиданиями, кассовыми разрывами, стагнацией бизнеса без чётких задач.
Гораздо лучше работать, когда нужный результат организован при помощи финансового планирования.
Для этого нужно составить финансовую модель, определить сценарии развития компании, потом забюджетировать это и контролировать, чтобы бюджет исполнялся.
Для тех, кто ещё не планировал финансы, для начала лучше потренироваться на более простых, но эффективных инструментах: платёжном календаре и план-факте по прибыли.
Это таблица с планируемыми поступлениями и выбытиями денег, которая в первую очередь нужна для того, чтобы не допускать кассовые разрывы. Составляем календарь на месяц или на неделю, проверяем, хватает ли денег — и если нет, то есть время, чтобы исправить ситуацию.
Подробнее о том, почему возникает кассовый разрыв и как бизнесу его избежать при помощи платёжного календаря, рассказали в этой статье.
Представляет собой мини-процесс по организации результата. Лучше всего начинать с планирования прибыли на месяц вперёд: сколько в компанию придёт выручки, какие расходы она понесет — а в конце месяца сравниваем план с фактом.
Первые несколько раз точность, скорее всего, будет низкой. Но со временем придёт понимание закономерностей, связи между действиями и результатом — и можно будет довести точность до 80% и выше.
Если в планах — построить успешную компанию, то следует понимать, что чистая прибыль принадлежит бизнесу и платить собственнику — это только одна из её функций.
Другие важные функции чистой прибыли — развитие компании и формирование резервного фонда. Если предприниматель забирает себе всю прибыль, бизнес будет стагнировать и жить в постоянном риске.
- Получите необходимые знания для ведения собственного дела от выстраивания бизнес-процессов до управления капиталом
- За 1,5 месяца сможете выстроить чёткую финансовую стратегию бизнеса
Обычно в бизнесе происходит так: у всех сотрудников есть зарплаты, которые выплачиваются два раза в месяц, предприниматель же распоряжается деньгами, как ему угодно.
Из-за этого бизнесмены рискуют впасть в одну из крайностей:
- брать себе слишком много. Особенно этим страдают собственники бизнесов, которым платят авансы или дают отсрочки. Денег в кассе много — почему бы не купить себе машину ¯_(ツ)_/¯
- бояться взять себе лишнюю копейку. Предприниматели берут себе самый минимум из страха навредить компании. В итоге живут хуже, чем могли бы, и недополучают мотивацию заниматься бизнесом.
Чтобы собственнику платить себе правильно, нужно осознать свои роли — и платить за каждую из них. В малом бизнесе ролей обычно две: собственник и генеральный директор.
Собственник получает дивиденды — это определённый процент от чистой прибыли, который рассчитывается в зависимости от того, сколько денег нужно вкладывать в развитие компании. Когда компания получает чистую прибыль, предприниматель берёт свой процент. Если не получает — значит, в этом месяце без дивидендов ?
Генеральный директор получает зарплату — ровно так же, как все остальные сотрудники. Бизнесмен назначает себе зарплату, которая соответствует рынку и которую может себе позволить компания, и ежемесячно выплачивает.
С таким подходом предприниматель берёт деньги не как придётся, а по чёткой системе.
Раскроем этот пункт через реальный пример из практики компании «Нескучные финансы».
Предприниматель занимался строительством бань: в роли бригадира управлял небольшой командой, которая выполняла 3‒5 заказов в месяц. У бизнесмена получалось выводить на себя по 300 000 ₽ ежемесячно.
Наш герой хорошо делал свою работу, по сарафану стало приходить много заказов — больше, чем бригада могла взять. И предприниматель решил делать бизнес: нанял администратора, сформировал несколько бригад, запустил сайт — и взял побольше заказов.
Выручка действительно полетела вверх. Вот только на себя он стал выводить не 300 000, а ничего.
Произошло это потому, что рост продаж практически всегда связан с дополнительными расходами: нужно больше зарплат и бонусов, кому-то надо склады дополнительные открывать и другое. А ещё бывает, что приходится снижать цены — раньше на малых объёмах можно было выбирать самые дорогие заказы, а теперь уже так не получится. В итоге одно накладывается на другое — прибыли нет.
Наш герой временно откатился назад, вернувшись на «самозанятость» и честно заработанные 300 000 ₽ в месяц. А потом уже с чувством, толком и расстановкой организовал нормальный бизнес, в котором продумал и этот момент.
Деньги и выручка — это разные вещи. Деньги становятся выручкой, когда полностью выполнены обязательства по сделке.
Нужно планировать финансы. Базовый набор — это план-факт по прибыли и платёжный календарь. Уровень посложнее — финансовая модель и бюджет на год.
Собственнику не стоит думать, что чистая прибыль полностью принадлежит только ему. Она также должна идти на резервы и развитие компании.
Бизнесмену нужно платить себе в соответствии с ролями: зарплату генерального директора и дивиденды собственника.
Не стоит гнаться за ростом продаж ⟶ может снизиться прибыль.
Мнение автора и редакции может не совпадать. Хотите написать колонку для Нетологии? Читайте наши условия публикации. Чтобы быть в курсе всех новостей и читать новые статьи, присоединяйтесь к Телеграм-каналу Нетологии.
Константин Найчуков
Соучредитель, генеральный директор и проектный менеджер студии веб-технологий «Квадрата».
Спустя 2,5 года после основания студии, Константин так и не бросил эту затею и не отказался от идеи производства только правильных сайтов, чего бы это не стоило. Пройдя сквозь бури и невзгоды, предпринимателю в итоге удалось разработать 9 правил ведения бизнеса, которые помогают добиться успехов в любом начинании.
Правило 1. Чтобы научиться плавать — нужно плавать
Никто и никогда не научит тебя бизнесу. Это придет только с опытом. Так что не надейся поработать «на дядю», изучить все секреты и с первого раза запустить свой успешный бизнес. Дядя — не дурак. Он всех секретов никогда не расскажет. Да, ты будешь разбираться в отрасли, в которой работаешь, изучишь бизнес-процессы в рамках своей компетенции. Этот опыт тоже очень полезен, но не гарантирует успеха в бизнесе.
Я работал руководителем кемеровского филиала одной небольшой компании. Я набирал сотрудников, обучал их, распределял задачи, налаживал связи, поднимал продажи, выполнял план и, в результате, вывел убыточный до этого филиал на прибыль. Думаете, это мне сильно помогло в своем собственном деле? Вы бы удивились.
Правило 2. Не заработал — не трать
Я не брал кредит на открытие бизнеса, но свои собственные накопления благополучно спустил большей частью на обустройство офиса, от которого мы в последствии вообще отказались. Как выяснилось, для веб-студии офис не является предметом первой необходимости. Кто бы мог подумать.
Правило 3. Не жди поддержки со стороны
Дело в том, что человек по своей природе боится оказаться слабее, глупее и хуже окружающих. Поэтому тебя будут уверять в том, что затея с собственным бизнесом — бредовая, что без связей и денег его не начать, что глупо увольняться с хорошей работы. Не слушай никого. Они просто боятся твоего успеха. И никогда не поверят в тебя так, как ты сам веришь.
Правило 4. Тщательно выбирай людей
Делать вместе бизнес — это очень интимно. Главное тут — взаимопонимание и схожие культурные ценности (в широком смысле). Иначе конфликты, ссоры, скандалы и, как следствие, — развод. И хорошо, если развод на начальном этапе, когда делить нечего. Гораздо веселее, когда вопрос касается уже серьезных денег. Так что бизнес-партнера нужно выбирать по любви, а не по расчету.
Правило 5. Общайся с клиентом на равных
Не давай клиенту понять, что ты в нем нуждаешься. Люди существа по своей природе злобные и, почуяв слабость, из тебя начнут выбивать скидки, требовать большего объема работ за те же деньги, бесплатную пожизненную поддержку и так далее, и далее. Держись достойно. Сделка должна быть взаимовыгодной. Клиент получает качественный продукт, ты — достойную оплату.
Правило 6. Работай со своими клиентами
За время работы мы нарисовали портрет нашего клиента:
- он заинтересован в проекте не меньше нашего;
- он знает для чего ему сайт вообще и понимает, что сделать сайт — это только начало;
- он доверяет нам как профессионалам;
- ему важен качественный результат, а не размер скидки.
Каждый раз, когда клиент оказывался «не нашим», проект превращался в локальный кошмар различного масштаба. Сроки затягивались, оплата задерживалась, требования менялись, истерики устраивались, скандалы закатывались. Ничего хорошего. После такого уже и деньги не радуют.
Правило 7. Хороший продукт — еще не гарантия прибыли
Во-первых, может так получиться, что до тебя никто не делал качественного продукта, потому что он не так уж и востребован рынком.
Нечто подобное произошло с нами. Организовать студию нас сподвиг тот факт, что в нашем городе не было ни одной конторы, которая бы делала действительно хорошие сайты. Где-то хромал дизайн, где-то верстка и код, где-то логика разделов и подача информации на сайте. В большинстве случаев — вообще все сразу.
Когда же мы начали искать клиентов и предлагать свои услуги, то выяснилось, что доплачивать за качество никто не хочет, так как просто не видит разницы между качественным сайтом и некачественным. Со временем мы нашли своих заказчиков, которые по достоинству оценили нашу работу. Но это было не так просто, как казалось в самом начале.
Во-вторых, иногда в погоне за качеством продукта срываются намеченные сроки и превышаются обозначенные бюджеты. В результате, не смотря на высокое качество продукта, прибыль становится только меньше. Помни: лучшее — враг хорошего.
Правило 8. Не замыкайся в себе, общайся
Когда все вокруг рассматриваются только как клиенты либо конкуренты, очень легко потерять адекватность восприятия мира. Будь открытым, делись идеями, мыслями, проектами. Изучай мир вокруг. Не только свой рынок, но и смежные области, опыт других стран и регионов. Общайся с такими же как ты. Главное — люди. Всегда и везде.
Правило 9. Учиться, учиться и еще раз учиться
Светлое будущее несется нам в лицо со скоростью звука. Не будешь ловить ветер перемен — останешься далеко позади прогресса. Читай, слушай, изучай. И обязательно — применяй на практике.
Успехов, друзья!
Статья актуальна на
03.10.2011
Любой начинающий предприниматель старается учиться на чужих ошибках и вводит в поисковую строку Яндекса или Гугла запросы в духе: “С чего начать свое дело”, “Свой бизнес с нуля” и “Как вести малый бизнес”. В этой статье мы хотим рассказать о важных опорных точках, которые помогут малому бизнесу окрепнуть.
Клиенты и продажи
Предприниматель получает доходы за организацию производства и труда, риск, инновации и проявление своих личных предпринимательских способностей. При этом источник доходов — это ресурсы клиентов, которых удалось привлечь, заинтересовать своим товаром или услугой, получить от них оплату и, возможно, заручиться их постоянным интересом.
И это известная истина: главный фокус внимания при ведении бизнеса — это клиенты и продажи. Важно понимать, кто является вашим клиентом, насколько разнообразна эта аудитория, как к ней следует обращаться, и где водятся все эти люди. Это позволит целенаправленно привлекать новых клиентов, изучать их реакции, вести с ними продуктивную работу, чтобы они переходили в разряд стабильных покупателей и советовали ваши товары или услуги своим друзьям и знакомым.
Не менее важный момент — продажи. При каких условиях и в какое время клиент готов совершить покупку, зависит ли его решение перечислить свои деньги на ваш счет от каких-то сопроводительных услуг, скидок, условий доставки, вашей гибкости и массы других деталей, которые уже зависят от специфики бизнеса.
Если владелец малого бизнеса хочет эффективной работы и стабильного роста, то около половины своего ресурса он должен посвятить продажам и работе с клиентами. Это обстоятельство надо учитывать уже при написании бизнес-плана. Иногда предприниматель занимается работой с клиентами лично, чтобы держать важное направление под своим контролем, иногда он делегирует часть задач доверенным сотрудникам. Но планировать, задавать вектор работы, озвучивать задачи — это функция руководителя.
Работа с клиентами включает два базовых направления:
- Привлечение новых клиентов с помощью рекламы, соцсетей, работы над своим сайтом, писем, звонков и т. д.
- Удержание старых клиентов с помощью подарков, скидок, человечного отношения, интереса к их мнению, информационной помощи и т. д.
Лояльные клиенты помогают компании пережить сложные времена, помогают экономить средства, которые могли пойти на дополнительную рекламу, приводят в компанию новых покупателей. Стабильные клиенты — очень важное направление работы, и вернуть потерянного клиента гораздо сложнее, чем вовремя заинтересовать и удержать его. Руководитель бизнеса должен постоянно придумывать и испытывать разные способы привлекать новых покупателей и удерживать существующих.
Еще один важный фокус внимания — каналы продажи ваших товаров или услуг. Клиенты должны проявлять свою лояльность активно и делать у вас покупки снова и снова. Ищите способы увеличивать продажи, делать комплексные продажи, придумывайте акции, находите выгодные каналы сбыта. Постоянно пробуйте новые формы продажи и укрепляйте хорошо работающие методы. Если у вашего бизнеса будет много клиентов, и вы будете много им продавать, то остальные задачи будут решаться гораздо легче.
Организация учета и отчетности
Всякий бизнес требует уплаты налогов, а при наличии сотрудников — еще и взносов во внебюджетные фонды, сдачи отчетных документов в разные контролирующие органы. Руководитель малого предприятия может самостоятельно заняться организацией налогового и бухгалтерского учета, особенно если он имеет подготовку в этой сфере. Но в таком случае ему стоит обратить внимание на бухгалтерские программы или онлайн-сервисы, которые снимают львиную часть рутинных забот с предпринимателя и помогают организовать деятельность в соответствии с законом. Программа или сервис помогут вам создавать первичные документы и вести Книгу учета, подскажут, когда и какие документы нужно отправить в налоговую или Пенсионный фонд, автоматически сформируют отчетность на базе тех данных, которые вы вводили в течение всего отчетного периода.
Если руководитель не готов документировать дела компании самостоятельно, то можно передать эти задачи опытному бухгалтеру. Малые предприятия не всегда готовы брать учетного специалиста в штат, и хорошей альтернативой становится бухгалтерский аутсорсинг. Услуги удаленной бухгалтерии стоят дороже чем покупка бухгалтерской программы или сервиса, зато владелец бизнеса сможет всего себя посвятить развитию предприятия. В этом случае надо помнить, что ответственность за возможные нарушения все равно несет директор компании. А значит выбирать обслуживающую бухгалтерию нужно тщательно. Мы уже писали, на какие критерии нужно обратить внимание.
Ставьте цели и задачи, формируйте план
Поставленная цель позволяет сосредоточенно двигаться к ней, особенно если она разбита на реалистичные задачи и более мелкие цели. Хороший план по выполнению целей сопровождается расчетами: сформируйте оптимистический, пессимистический и оптимальный планы, сверяйтесь с ними, чтобы понимать, куда вы движетесь и есть ли возможность улучшить положение. Определите для себя главное направление, базовую стратегию и гните свою линию. И, конечно, оформлять организацию и начинать деятельность нужно, только после того как просчитана вся бизнес-цепочка. Пусть вас не вводит в заблуждение то обстоятельство, что малый бизнес не требует больших вложений. Это не означает, что можно приступить к делу, чтобы потом разобраться “как-нибудь”.
Ваши сотрудники должны знать, к каким показателям стремится компания, так ваш бизнес будет устойчивее. При этом сохраняйте деловую дистанцию с работниками, не будьте с ними “друзьями”, хотя в малом бизнесе это часто случается, оставайтесь на “вы”. Еще один сомнительный ход — пригласить друзей и знакомых в качестве сотрудников.
Если вы упорно работаете, а ваши стратегические планы и цели по-прежнему далеки от реализации, — ищите более доходные ниши и идеи. Бизнес — это извлечение прибыли, а не преданность однажды взятому курсу. И хороший руководитель бизнеса — тот, кто получает больше прибыли. В перспективе это дает возможность меньше работать и больше внимания уделять организации и новым планам. Предприниматель не должен превращаться в работника на своем собственном предприятии, его дело — планировать, организовывать и вести свою команду. А для этого нужно постоянно держать голову “над водой” и сохранять критичность взгляда.
Измеряйте показатели
В бизнесе полезно считать деньги в целях управленческого планирования. Например, если практика показывает, что средний чек в вашей деятельности — 8 000 рублей, то вы знаете, сколько клиентов нужно привлечь, чтобы добиться месячной выручки в 80 000 рублей.
Стоимость привлечения одного клиента — тоже важный показатель. Допустим, вы потратили 10 000 рублей на рекламную кампанию, это помогло вам привлечь 20 клиентов, значит каждый новый покупатель стоил вам 500 рублей. При среднем чеке в 8 000 рублей и марже в 50% (то есть, 4 000 рублей), вы понимаете, что каждый клиент приносит вам 3 500 дохода, которые должны покрыть ваши остальные расходы и составить вашу прибыль. Выясните, сколько вы тратите на удержание клиента по сравнению с привлечением нового клиента.
Следите за такими показателями, как рентабельность, чистая прибыль, наблюдайте за ними в динамике. Изучите начала финансового анализа и управленческого учета, это поможет вам понимать, идет ли ваше дело в гору, не пора ли изменить точку приложения сил. Уделяйте внимание важным контрольным точкам вашего бизнеса, делегируйте задачи доверенным специалистам, освобождайте собственные ресурсы для организации и планирования, и у вас будет больше рычагов для влияния на ситуацию.
Нередко, даже если в компании существует финансовая система, она не работает. Чаще всего это происходит из-за непонимания руководства, зачем она вообще нужна и какие задачи должна решать. В результате в компанию попадают некомпетентные финансисты, которым руководитель к тому же не может поставить правильную задачу. Есть и другие ошибки, которые приводят к финансовым проблемам.
Неправильное обращение с деньгами
Предприниматель считает, что деньги компании — его собственность. Особенно такое заблуждение распространено в малом бизнесе. Это неверный подход, потому что компания существует по законам рынка, и нельзя просто так забрать из нее какую-то сумму без потерь бизнес-процессов. В некоторых случаях деньги, которые есть на счете предприятия, еще даже не принадлежат ему, если это предоплата за какой-то проект. Пока работа не будет выполнена и закрыта актами, эта сумма — деньги контрагента, которые хранятся у вас на счете.
Еще один нюанс — непонимание, какую часть денег бизнеса нужно пустить в оборот, какую отложить, чтобы перекрыть возможный кассовый разрыв, а какую можно взять на личные нужды без ущерба для компании. Чтобы эти вопросы не появлялись, надо правильно подсчитывать прибыль, планировать будущие расходы и развитие, а также получать дивиденды только после полного обеспечения бизнес-процессов.
Неправильный подсчет прибыли
Если компания считает прибыль по деньгам в кассе или вычитает из доходов расходы и считает полученную сумму прибылью, она поступает неверно. Разница между доходами и расходами — это бухгалтерская прибыль. Чтобы получить финансовую прибыль, надо из бухгалтерской вычесть дополнительные расходы: некомпенсированные собственные издержки, которые не учитываются в себестоимости, упущенную выгоду, предпринимательские риски. Еще необходимо учесть рентабельность инвестиций и возможное списание части прибыли из-за экономического обесценения.
Проблема неправильного подсчета заключается в том, что предприниматель на его основе делает вывод об эффективности работы компании и строит планы развития. В результате бизнесмен может получить неработающий план и неоправданно оптимистическое представление о положении дел в компании.
Неправильная постановка цели и отсутствие плана
Некоторые руководители вообще не планируют развитие компании или ставят цели неправильно. Если у предпринимателя нет четкого понимания, какие действия и в какой последовательности надо совершить в ближайшие год-другой, через три года, через пять лет, сколько денег на это потребуется и как их можно получить, бизнес развиваться не будет. Но и цель, сформулированная без конкретных цифр и сроков, по принципу «чем больше заработок, тем лучше», не сможет никуда привести компанию.
Планирование и продумывание механизмов исполнения плана — это одна из основ управления компанией. Чтобы план максимально реализовался, хотя бы на 80-90 %, нужно грамотно его составить, написать финансовую модель с разными сценариями, просчитать бюджет, установить сроки и ответственных за исполнение мероприятий лиц и постоянно контролировать его реализацию.
Неверное представление о прямой связи продаж и прибыли
На первый взгляд связь между ними самая простая: чем больше продаж, тем больше доход. Но предприниматели зачастую упускают из вида, что вместе с продажами растут накладные расходы. Приходится нанимать новых сотрудников, больше тратить на закупку сырья и товаров, на логистику и организацию хранения.
В итоге вместо прибыли можно получить убыток, если бизнесмен не просчитает заранее, как увеличится выручка, какие дополнительные расходы при этом возникнут, как это отразится на обороте компании и хватит ли у нее на это денег. Есть вероятность, что рост продаж приведет к такому увеличению расходов, что компания станет убыточной.
Как научиться управлять финансами в бизнесе и увеличить денежный поток? Распределение и контроль денег
Научиться контролю над денежными потоками и правильно управлять финансами важно каждому субъекту предпринимательской деятельности. Иначе в лучшем случае вы рискуете не достигнуть желаемых высот в предпринимательстве, в худшем — вам грозит крах бизнеса из-за допущенных ошибок. Советы опытных предпринимателей позволят их избежать, а несложные правила управления денежными потоками окажутся полезными для любого начинающего бизнесмена, вне зависимости от сферы деятельности. Вы можете взять их за основу, чтобы управлять финансами более эффективно, сделать их распределение более рациональным.
Содержание
- Денежные потоки — что это?
- Управлять личными деньгами и финансами для малого бизнеса раздельно
- Нет — увеличению расходов и расширению на старте
- Как увеличить эффективность управления финансами — оперативный учет средств
- Контролировать распределение денежных потоков
- Научиться планированию
- Как научиться вести строгий управленческий и финансовый учет — книги и таблицы доходов и расходов
- Повышать грамотность в сфере финансов
Денежные потоки — что это?
Денежный поток представляет собой наиболее ликвидный оборотный актив компании. Управление им тесно связано со всеми процессами функционирования предприятия в целом и финансами — в частности.
На схеме представлен источник финансов предприятия и порядок их распределения.
Средства на текущем счете используют для расчетов с поставщиками за материалы, выполненные работы (оказанные услуги). Следующий этап — незавершенное производство,которое возникает при использовании полученного сырья. Далее формируется готовая продукция, которая продается потребителю. Образуется дебиторская задолженность, которая со временем конвертируется в средства на счете предприятия.
Денежные потоки принято делить на положительные и отрицательные. Источником первых является погашение клиентами дебиторской задолженности. Отрицательные потоки формируются из погашения кредиторской задолженности, а также затрат: регулярных или разовых. Отрицательные денежные потоки — это далеко не всегда плохо. Например, чтобы увеличить объемы производства или открыть новую торговую точку, нужны определенные затраты. Пример «плохого» отрицательного потока финансов — неучтенные затраты, например, автомобиль, на котором выполнялись грузоперевозки, вышел из строя и требует ремонта.
Чем продолжительнее производственный цикл, тем больше срок вывода финансов из обращения. Повлиять на это можно лишь опосредованно. Но умение управлять потоками денег и навыки в их распределении помогают прогнозировать дефицит и избежать финансовых сложностей.
Управлять личными деньгами и финансами для малого бизнеса раздельно
Это правило одно из самых важных. К сожалению, даже предприниматели со значительным опытом в бизнесе не всегда его придерживаются, пренебрегая распределением денежных потоков на расходы, связанные с бизнесом и личными нуждами.
Некоторые предприниматели считают такой контроль над финансами совершенно излишним, потому что «деньги все равно берутся из одного кошелька». Формально они правы, ведь предприниматель вкладывает финансы в бизнес, а полученную прибыль тратит по своему усмотрению. Однако грамотное ведение раздельного учета средств позволяет провести анализ распределения расходов, оценить, насколько эффективно работает капитал и, в конечном итоге, научиться управлять финансами организации, увеличить эффективность их использования.
Нет — увеличению расходов и расширению на старте
Если вы делаете первые шаги в малом бизнесе, то поначалу нужно расходовать финансы только на самое необходимое:
- выпуск продукции;
- зарплата сотрудникам — как штатным, так и на аутсорсе;
- разработка веб-сайта;
- продвижение продукта;
- закупка техники, программного обеспечения.
К числу необязательных затрат можно отнести аренду (а уж, тем более, покупку) большого офисного помещения, проведение конференций (особенно при наличии сайта). Соблазна необоснованно увеличить штат тоже нужно избегать.
Если есть возможность для получения каких-либо бесплатных услуг или для использования бартера — прекрасно! Не стоит пренебрегать личными связями и полезными знакомствами, желательно искать варианты продвижения собственного бизнес-проекта с минимальными расходами. Такая стратегия не может быть использована постоянно, но для получения первого опыта и привлечения покупателей это верный ход. Возможно, что опыт окажется неудачным, так пусть он будет, по крайней мере, не слишком дорогим. Если продажи выстрелили, можно задуматься о том, чтобы увеличить масштабы предприятия. Как это правильно сделать, можно прочитать в статье «Как масштабировать бизнес? 6 шагов к масштабированию прибыли».
Начало малого бизнеса — время экономии финансов. Расширение — это для устоявшегося проекта. Нужно как можно скорее научиться грамотно управлять денежным потоком и его распределением, держать все процессы под контролем. Завоевать с первых шагов лидерские позиции на рынке, увеличить штат — едва ли это приведет к успеху в любой сфере. Из-за банальной нехватки финансов ваш бизнес-проект будет похоронен раньше, чем потенциальные заказчики или покупатели узнают о том, насколько привлекательно ваше предложение. Логичный вопрос: как увеличить собственную конкурентоспособность на рынке без расширения предприятия? Это можно сделать за счет хорошего сервиса и низкой себестоимости товаров — здесь-то и понадобится умение управлять финансами.
Как увеличить эффективность управления финансами — оперативный учет средств
Сущность оперативного управления финансами — ежедневная проверка поступлений денежных средств. При этом важно не упустить ни одной проплаты, не увеличивая временные затраты на выполнение этой работы. Достичь поставленной цели можно путем автоматизации процессов при помощи программы 1С. Ежедневные рабочие операции включают:
- проверку остатков по текущим счетам;
- сверку поступлений на счет с отчетом по дебиторской задолженности и с плановой сметой;
- принятие и проверку заявок на оплату — особое внимание уделяется заявкам на срочные платежи и тем, срок оплаты по которым истек;
- внесение корректив в недельный план по оплатам;
- формирование внутренних заявок на оплату (заработная плата, кредиты и т. д.);
- контроль над выполнением оплат по договорам.
Практика показывает, что подобный подход занимает не более 5 часов рабочего времени сотрудника притом, что количество оплачиваемых счетов может быть больше сотни.
Контролировать распределение денежных потоков
Роль денег в бизнесе и экономике в целом можно сравнить с кровеносной системой организма. Для стабильного функционирования предприятия необходимо отслеживать движение сумм на текущем счете. Не менее важно научиться управлять распределением финансов, оставшихся на счете. Например, если вы видите, что ресурсов не так много, можно стимулировать более активные платежи от покупателей скидками. Прибыль может уменьшиться, но если интенсивность поступления денег возрастет, это может быть важнее. Еще один источник дополнительного поступления денег, позволяющий увеличить доход, — штрафы за несвоевременное поступление платежей.
В идеале управлять распределением финансов нужно так, чтобы держать баланс между дебиторской и кредиторской задолженностями. Общий принцип таков: получать оплату как можно быстрее и по возможности увеличить промежуток времени для выполнения своих денежных расчетов. Это вовсе не призыв к нарушению договорных условий или обману других предпринимателей. Речь только о разумном распоряжении собственными деньгами.
Стоит проанализировать условия оплаты с клиентами. Хорошие варианты расчетов — предварительная оплата или счета-фактуры, которые должны оплачиваться при доставке. Начиная сотрудничать с новыми клиентами, постарайтесь оценить риски, связанные с их платежеспособностью. Если речь идет о крупном проекте, стоит задуматься о распределении оплаты таким образом, чтобы она производилась не по факту сдачи, а поэтапно. Это поможет получить живые деньги за оказываемые услуги и увеличить доход за текущий период.
Несколько слов о том, как управлять финансами по кредиторской задолженности. По мнению специалистов, целесообразно распределение платежей по степени важности: жизненно необходимые для бизнеса (заработная плата сотрудникам, налоги, арендная плата) и второстепенные, которые можно отсрочить. При этом важно поддерживать хорошие отношения с поставщиками.
Научиться планированию
Большинство предпринимателей понимает, что научиться управлять бизнесом без строгого учета денежных поступлений и контроля расходов никак не получится. Однако нередко получается так, что в теории все понятно, а на практике многие испытывают затруднения. В то же время бизнес без анализа особенностей рынка и четко обозначенных целевых показателей обречен на провал. Управлять предприятием без четкого плана невозможно. Попробуйте проанализировать рынок и выстроить его прогноз на перспективу. Скорее всего, он окажется далеким от истины, но это совсем нестрашно.
План должен быть увязан с анализом денежных потоков. Идеально, если он проводится раз в месяц. Отправная точка — это имеющаяся сумма живых денег, а затем — отображение прихода и расхода средств за определенный временной промежуток. Это могут быть затраты разовые (например, покупка специальной техники), постоянные (арендная плата) и переменные (зарплата, налоги).
Постепенно вы научитесь определять тенденции рынка и управлять финансами так, чтобы бизнес-план выполнялся наилучшим образом. Предприятие, умеющее планировать собственную деятельность и управлять распределением финансов, успешно конкурирует на рынке. Нельзя также забывать о сроках уплаты налогов и сдачи отчетов. Желательно отмечать такие дни в календаре, чтобы избежать случайных ошибок.
Как научиться вести строгий управленческий и финансовый учет — книги и таблицы доходов и расходов
Чтобы грамотно управлять финансами и контролировать их, нужно научиться вести строгий учет доходов и распределения затрат. Для начала необходимо определиться с формой книги, по которой будет проводиться как планирование финансов, так и учет распределения реальных денежных потоков — это может быть обычная таблица Эксель, составленная в произвольной форме «приход-расход». Такой подход необходим с самого начала. Доходы принято делить на поступления от основной деятельности и вспомогательные. Статьи расходования финансов в книге: налоги, фонд оплаты труда, реклама, хозяйственные нужды и т. д.
С развитием бизнеса структура сметы может измениться: появятся новые направления распределения затрат или, наоборот, отпадет необходимость в них. Но в любом случае четкая структура и контроль над распределением финансов позволяет управлять предприятием, оперируя конкретными цифрами. Для корректного учета финансов рекомендуется пользоваться следующими таблицами.
- ДДС — движение денежных средств. Наглядно показывает финансы предприятия: из каких ресурсов они поступают, на что расходуются и на каких счетах размещены.
Фрагмент таблицы ДДС
-
Отчет о прибылях (убытках) фирмы — в нем показан расчет финансовых результатов с учетом выполнения обязательств.
Отчет о прибылях и убытках
- Балансовый отчет — один из самых важных учетных документов. Если отследить динамику, можно увидеть, набирает предприятие силу или, наоборот, становится беднее. Отчет также отражает информацию о замороженных средствах.
Фрагмент балансового отчета
- Анализ эффективности проектов и распределения финансов — визуально отражает расходование средств и стадии отдельных проектов.
Таблица анализа эффективности проекта
- Учет активов предприятия — удобно использовать для проведения инвентаризации.
Таблица по учету активов предприятия
- Платежный календарь — отражает поступление и расходование денег, принимаются решения по возможным незапланированным затратам. Ведение платежного календаря помогает избежать кассовых разрывов и управлять финансами более корректно.
Фрагмент таблицы платежного календаря
- Ведомость по заработной плате сотрудникам — содержит сведения о начислениях персоналу.
Фрагмент шаблона ведомости по зарплате
- Финансовая модель — планирование чистой прибыли и выручки предприятия, выявление факторов, влияющих на финансовый результат. Финмодель составляется как для стартапов, так и для работающих фирм и новых направлений в бизнесе.
Пример финмодели
Повышать грамотность в сфере финансов
Бизнес — не просто зарабатывание денег, но и стимул к непрерывному обучению. Контроль над денежными потоками, принятие правильных управленческих решений — все это требует определенных знаний. Если даже на предприятии работает опытный экономист, руководителю нужно научиться разговаривать с ним на одном языке, разбираться в вопросах распределения финансов. Никакой контроль работы подчиненных без этого невозможен. Решить проблему грамотности в сфере финансов помогает чтение тематических изданий, посещение семинаров, вебинаров, а также общение с другими владельцами бизнеса.
Возможно, приведенные правила покажутся очевидными, но их использование в собственных бизнес-проектах помогает не допустить многих досадных ошибок и управлять финансами грамотно.
Что такое финансовое планирование
Финансовое планирование — это способ, который позволяет определить кратко- и долгосрочные финансовые цели и разработать план по достижению. План как помощь: покажет, к чему бизнес должен готовиться.
Финансовый план важно разрабатывать сразу после того, как появится понимание целей и способа ведения бизнеса.
План включает в себя все, что необходимо предприятию для достижения своих целей:
- все виды деятельности;
- ресурсы;
- оборудование и материалы;
- временные рамки.
Финансовое планирование не равно бухучету. Компания не анализирует то, что уже потрачено, а составляет прогноз на ближайшие месяцы: какими будут доходы и расходы. Этот прогноз действует как система раннего предупреждения, показывая, где надо снизить расходы, определить финансовые потребности и оптимальные сроки.
План визуализирует области, в которых нужно увеличить ресурсы, чтобы бизнес был успешнее. Это может быть маркетинг, расширение или разработка продукта.
Кому нужно финансовое планирование?
Всем, кто не хочет прогореть. Финансовый план позволяет отслеживать успехи бизнеса и быстро устранять проблемы, если они возникают. Как правило, компании, которые занимаются финансовым планированием, быстрее увеличивают доходы, чем те, процесс планирования которых неэффективен.
Что будет без финансового планирования?
Когда вы оказываетесь в городе в первый раз и нужно добраться из пункта А в пункт Б, вы же не идете наугад, а открываете карту. Здесь то же самое.
Без финансового планирования бизнес-решения становятся более рискованными, и компании могут упустить возможности или совершить ошибки.
Инструкция. Как составить финансовый план?
1. Составьте или пересмотрите свой бизнес-план
Финансовое планирование должно начинаться со стратегического плана вашей компании. Нужно ответить на следующие вопросы:
- Надо ли расширяться?
- Надо ли больше оборудования?
- Надо ли нанять больше сотрудников?
- Нужны ли другие новые ресурсы?
- Как этот план повлияет на денежный поток?
- Понадобится финансирование? Если да, то сколько?
Затем рассчитайте финансовые показатели на ближайшие 12 месяцев, включая расходы на крупные проекты.
2. Разработайте финансовые прогнозы
Делайте ежемесячные финансовые прогнозы. Для этого нужно записать ожидаемую выручку на основе прогнозов продаж и ожидаемые расходы на рабочую силу, расходные материалы, накладные расходы.
Компании с ограниченным денежным потоком могут делать еженедельные прогнозы. Исходя из этого можно рассчитать затраты для проектов из предыдущего шага. В эти прогнозы полезно включить различные сценарии — наиболее вероятные, оптимистичные и пессимистичные. Это важно, чтобы оценить последствия каждого из них.
3. Позаботьтесь о финансировании
Используйте финансовые прогнозы, чтобы определить потребности. В случае необходимости заранее обратитесь к своим финансовым партнерам (инвесторам/банкам), чтобы обсудить возможные варианты финансирования.
4. Разработайте план на случай непредвиденных обстоятельств
Что вы будете делать в случае внезапного ухудшения финансового положения? Важно иметь деньги на черный день. Помощниками в этом могут стать вклад или наличие дополнительного источника кредитования.
5. Мониторьте результаты
Каждый месяц сравнивайте фактические финансовые результаты с цифрами в прогнозе, чтобы сразу заметить и проанализировать значительные отклонения. Они могут потребовать корректировки стратегии, чтобы вернуть бизнес на путь достижения своих целей по выручке и прибыли.
Самый простой вариант финпланирования — составить таблицу в Exсel и месяц за месяцем заполнять ее самостоятельно. Есть сервисы, которые помогают составить финансовый план: этот вариант будет проще.
Как облегчить составление финансового плана?
На финансовые результаты компании влияет много переменных, и каждую из них трудно предсказать. Особенно сложно предсказать поведение потребителей — насколько хорошо клиенты будут реагировать на продукты компании и на цену за них. Изменения в факторах себестоимости также могут вызвать значительные расхождения. Но есть несколько советов, которые помогут облегчить финансовое планирование.
Например, вы собираетесь открыть пиццерию.
1. Ответьте на вопрос: на какую аудиторию будете работать. Здесь можно следовать методу 5W и ответить на вопросы: что вы продаете, кто это покупает, почему, когда и где клиенты находят способ решить свою проблему.
ЧТО? Пиццу, кофе, газировку, пончики;
КТО? Семьи с детьми, подростки;
ПОЧЕМУ? Хотят провести время и перекусить;
КОГДА? В обеденное время и выходные;
ГДЕ ИЩУТ? В соцсетях, ищут заведение рядом с домом и работой.
2. Составьте план действий: что нужно, чтобы открыть пиццерию?
Проанализировать рынок, найти помещение, получить разрешения, найти поставщиков качественных ингредиентов, закупить оборудование, нанять сотрудников, составить меню, организовать кассово-контрольную технику, запустить рекламу. Дальше определяем ресурсы, нужные нам для достижения целей — это ляжет в основу финансового планирования.
3. Продумайте, какие шаги позволят вам увеличивать прибыль и быстрее выйти на точку безубыточности
Для пиццерии важно задуматься о качестве обслуживания клиентов, максимальном количество гостей, готовых возвращаться к вам снова и снова и увеличении среднего чека.
Все вышеизложенное важно подытожить, чтобы понять: что нужно для функционирования бизнеса
Пиццерия «Маргарита» продает пиццу, кофе, газировки и пончики. Работает каждый день с 12:00 до 22:00. Нужен повар и два официанта. Среднее время ожидания заказа 15 минут, и оно не увеличивается. В пиццерии всегда тепло и светло (не забудьте предусмотреть размер арендной платы и коммунальных платежей).
Эти шаги помогут понять, какие расходы закладывать в основу вашего финансового плана.
Фото: Amnaj Khetsamtip / Shutterstock