Какие реквизиты являются обязательными для всех ордеров

Расходный кассовый ордер — документ, относящийся к категории первичных. Поэтому при его заполнении нужно четко следовать установленным правилам, нарушение которых может даже привести к штрафу. По какой форме нужно составлять РКО, как правильно его заполнить и где найти образец, узнайте из нашей статьи.

Расходно-кассовый ордер как юридическая категория

Расходный кассовый ордер (РКО) как отдельная юридическая категория закреплен в РФ постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88. Согласно данному правовому акту РКО должны использоваться организациями для выдачи наличных денежных средств из кассы. РКО создаются в 1 экземпляре, подписываются руководителем организации, а также главным бухгалтером либо лицом, имеющим необходимые полномочия.

Наименование формы расходного кассового ордера в соответствии с постановлением № 88 — КО-2. По классификатору ОКУД ей соответствует номер 0310002.

Бланк РКО вы можете бесплатно скачать по ссылке ниже:

Скачать бланк

Пошаговая инструкция по оформлению РКО от экспертов КонсультантПлюс:
Оформляйте РКО по унифицированной форме N КО-2 в одном экземпляре (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88).
В строке «Основание» в РКО нужно отразить содержание хозяйственной операции. Например, по данной строке …
Продолжение смотрите в КонсультантПлюс, оформив пробный доступ к системе. Это бесплатно.

Обязательно ли оформление расходного кассового ордера

В соответствии с информацией Минфина № ПЗ-10/2012 российские организации вправе не использовать формы учетных документов, которые содержатся в альбомах унифицированных форм соответствующих источников. Один из альбомов данного типа включен в структуру постановления № 88, и в нем отражена форма КО-2.

Вместе с тем в соответствии с тем же источником обязательными остаются формы документов, которые утверждены уполномоченными структурами на основании федеральных законов. Так, в соответствии с п. 4.1 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У кассовые операции  должны оформляться хозсубъектами посредством расходных кассовых ордеров, соответствующих номеру 031002 по классификатору ОКУД, то есть именно тех, что предусмотрены постановлением № 88.

В соответствии со ст. 34 закона «О Центральном банке РФ» от 10.07.2002 № 86 за Банком России закреплено право устанавливать порядок ведения кассовых операций для юрлиц в целом, а также упрощенный порядок — для ИП и субъектов малого бизнеса. Поэтому положениям указания № 3210-У обязаны следовать все налогоплательщики в статусе юрлиц, предприниматели и субъекты малого бизнеса. Таким образом, законодательство предписывает российским организациям использовать именно ту форму расходного кассового ордера, которая установлена постановлением № 88.

Однако индивидуальные предприниматели, ведущие в соответствии с законодательством РФ о налогах и сборах учет доходов или доходов и расходов или физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, могут не оформлять кассовые документы и кассовую книгу (пп. 4.1, 4.6 Указания № 3210-У). Таким образом, если предприниматель учитывает движение средств бизнеса в книгах учета доходов (и расходов), то РКО он может не оформлять.

Подробнее о кассовой дисциплине читайте здесь.

В каких источниках права приводится образец заполнения расходного кассового ордера

Заполнение расходного кассового ордера федеральным законодательством не регламентируется. В постановлении № 88 даны краткие указания, касающиеся применения и заполнения формы РКО:

• в строке «Основание» ордера должно фиксироваться содержание операции;
• в строке «Приложение» следует отражать перечень прилагаемых документов.

В указании № 3210-У содержится следующая информация о заполнении расходных кассовых ордеров:

• Кассир проверяет наличие подписи главбуха или бухгалтера, а при их отсутствии – наличие подписи руководителя. При оформлении РКО на бумажном носителе – соответствие подписей образцу.
• Проверяется соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью.
• Кассир проверяет наличие подтверждающих документов, перечисленных в РКО.
• Выдача наличных денег осуществляется кассиром непосредственно получателю, указанному в РКО или доверенности. Получатель идентифицируется по документу, удостоверяющему личность, – обычно это паспорт. Кассир сверяет данные о получателе денег в РКО с данными удостоверяющего личность документа.
• Получатель денежных средств обязательно проставляет подпись на РКО, если ордер составлен в электронном виде, то возможно его подписание электронной подписью.

Основные правила заполнения расходного кассового ордера, примеры

Образец заполнения РКО должен соответствовать следующим ключевым критериям:

• если предприятие не имеет структурных подразделений, в соответствующем пункте формы следует ставить прочерк;
• нумерация РКО должна соответствовать очередности, установленной в журнале регистрации учетных документов (форме КО-3, введенной постановлением № 88);
• в графе «Код ОКПО» фиксируются сведения из государственной статистики;
• дата составления ордера должна соответствовать дате, когда наличные средства были выданы из кассы;
• сумма прописывается в рублях с использованием запятых, например 100,45 руб.;
• в графе «Сумма» фиксируется сумма денежных средств, выдаваемых из кассы, прописью, причем количество рублей следует обозначать фразой, начинающейся с заглавной буквы, копейки — цифрами;
• аналогично правилам, сформировавшимся для графы «Сумма», заполняется графа «Получил».

Перечисленные пункты отражают проблемные, дискуссионные моменты, распространенные среди российских бухгалтеров, которые обсуждают те или иные примеры заполнения расходных кассовых ордеров.

Заполненный образец РКО-2 вы можете бесплатно скачать на нашем сайте по ссылке ниже:

Скачать образец РКО

Как заполнять расходно-кассовый ордер в банковской сфере

В указаниях Банка России от 30.07.2014 № 3352-У установлены формы документов, задействованных в кассовых операциях, которые обязательны для применения российскими кредитными организациями. В числе таковых — расходный кассовый ордер, за которым в ОКУД закреплен номер 0402009. Данный документ в целом схож с тем, что применяется юридическими лицами и ИП в общем случае — по форме КО-2. В указаниях № 3352-У также содержится инструкция по заполнению «банковского» варианта РКО.

Формулировки, содержащиеся в указании № 3352-У, отражают специфику заполнения формы 0402009 в корреляции с требованиями банковского законодательства. Например, в структуре данной формы есть пункт «Символы», в котором необходимо вписывать параметры, фиксирующие отнесение денежных сумм к той или иной категории. В составе формы КО-2 такой пункт отсутствует.

Итоги

Форма расходных кассовых ордеров утверждена законодательно и является обязательной к применению для всех субъектов предпринимательства. Исключение сделано только для ИП – при соблюдении ряда условий. У банковских организаций есть своя форма РКО.

О последних изменениях в порядке ведения кассовых операций читайте в статье «Порядок ведения кассовых операций в 2022 году».

Приложение 8

к Положению Банка России

от 19 июня 2012 года N 383-П

«О правилах осуществления

перевода денежных средств»

ПЕРЕЧЕНЬ И ОПИСАНИЕ РЕКВИЗИТОВ ПЛАТЕЖНОГО ОРДЕРА

Примечание.

1. Особенности составления платежного ордера при изменении реквизитов банков, их клиентов установлены Указанием Банка России от 24 декабря 2012 года N 2946-У «О работе с распоряжениями о переводе денежных средств при изменении реквизитов банков, их клиентов».

(в ред. Указания Банка России от 29.04.2014 N 3248-У)

(см. текст в предыдущей редакции)

2. При частичном исполнении распоряжения получателя средств, по которому дан частичный акцепт плательщика, платежный ордер заполняется в порядке, установленном настоящим приложением, с учетом следующего:

в реквизите «Содержание операции» при исполнении распоряжения получателя средств в размере частичного акцепта плательщика указывается «ЧА» (частичный акцепт), при частичном исполнении платежного ордера в электронном виде в случаях, предусмотренных законодательством или договором, указывается «ЧИПО ГГГГММДД», на бумажном носителе — «ЧИПО ДД.ММ.ГГГГ» (частичное исполнение платежного ордера, дата частично исполняемого платежного ордера), в реквизитах «N ч. плат.», «Сумма ост. пл.» при исполнении распоряжения получателя средств в размере частичного акцепта плательщика значение не указывается, при частичном исполнении платежного ордера в случаях, предусмотренных законодательством или договором, в реквизите «N ч. плат.» указывается порядковый номер частичного платежа, в реквизите «Сумма ост. пл.» указывается сумма остатка платежа цифрами в порядке, установленном для реквизита «Сумма», при последнем частичном платеже в распоряжении на бумажном носителе проставляется «0-00», в распоряжении в электронном виде сумма остатка платежа цифрами указывается в формате, установленном банком;

в реквизиты «Шифр плат. док.», «N плат. док.», «Дата плат. док.» переносятся значения из соответствующих реквизитов распоряжения получателя средств.

3. При составлении, воспроизведении распоряжения на бумажном носителе допускается указание уникального идентификатора платежа в реквизите «Код», признака условий перевода в реквизите «Рез. поле» двумя и более строками.

(п. 3 введен Указанием Банка России от 15.07.2013 N 3025-У; в ред. Указания Банка России от 11.10.2018 N 4930-У)

(см. текст в предыдущей редакции)

Выдача денег из кассы предприятия регистрируется путём заполнения специального документа – расходного кассового ордера. Рассмотрим особенности этого документа и правила его оформления подробнее.

Выдача денег из кассы организации – это кассовая операция. Правила ведения, оформления подобных операций регламентируются Указанием №3210-У, утверждённым Банком России от 11.03.2014 г. Документ применяется всеми юридическими субъектами в обязательном порядке. Единственным исключением являются банковские учреждения, для них есть отдельный акт.

Обратите внимание! Указание Банка России №3210-У разрешает организациям со статусом СМП и ИП использовать упрощённый вариант ведения кассы, оформления её операций.

Выдача денежных средств в наличной форме из кассы организации оформляется с помощью расходных кассовых ордеров. Они имеют единую форму №КО-2, зарегистрированную 01.01.1999 г. Расходный кассовый ордер – это первичный документ учёта, поэтому использование установленной законом формы является обязательным для исполнения.

Согласно Указанию Банка России №3210-У, оформление расходника возможно на бумаге или в электронном виде.

Кто должен выписывать расходник?

Оформление ордера (заполнение документа, его подпись) совершает:

• главный бухгалтер
• кассир
• должностное лицо, выполняющее обязанности бухгалтера
• руководитель предприятия (при отсутствии уполномоченных лиц)

Согласно Указанию Банка России №3210-У, если глава организации сам ведёт операции с наличными, он имеет право самостоятельно подписывать расходники по кассе.

Особенности оформления ордера по расходу наличных средств:

• заполняется в одном экземпляре
• фиксируется в специальном журнале (форма КО-3)
• ордеры нумеруются, причём расход и приход имеют раздельную нумерацию
• нумерация начинается заново с января каждого календарного года

Согласно общему правилу, ведение кассовых операций – это обязанность кассира.

Этот процесс требует внимательно отношения к наличию следующих позиций:

1. Подпись главного или обычного бухгалтера на бланке. Если эти штатные единицы отсутствуют, необходима подпись руководителя предприятия. Подпись должна соответствовать образцу (он находится у кассира).
2. Совпадение сумм, проставленых в документе с помощью цифр и в прописном виде.
3. Предоставление документов, подтверждающих полномочия лица.

Идентификация получателя кассиром:

• сверка личности получателя с предъявленным паспортом, иным документом
• запрос наличия доверенности, дающей возможность получения денежных средств
• проверка правильности составления доверенности

Важно! Выдача наличных возможна только тому лицу, что указано в доверенности предприятия или в расходнике.

Выдача денег согласно доверенности от предприятия требует от кассира проверки следующих данных:

• проверка документов получателя
• сверка его документов с данными, указанными доверенности (проверке подлежит фамилия, имя, отчество)
• проверка документов лица, получающего деньги по доверенности

Доверенность необходимо приложить к расходнику. В случае, когда документ оформлен на получение не одной, а нескольких выплат, либо необходим для предъявления в разных организациях, с него снимают копию. После этого кассир заверяет её в том порядке, что принят в ИП, на предприятии.

К ордеру прилагают заверенную копию документа. Оригинал хранится у кассира организации. По окончании последней операции, оригинал прикладывают к кассовому расходнику.

Когда кассир выдал деньги, он обязан подписать ордер. Электронный документ подписывается соответствующим образом (это регламентируется п. 6.2 Указания №3210-У).  Кассир также подписывает расходник.

Заполнять расходник разрешено от руки или печатным способом. В бумажный ордер исправления не вносятся.

Электронный ордер требует специальной подписи, это регламентируется требованиями ФЗ «Об электронной подписи» № 63-ФЗ от 06.04.2011 г. Вносить изменения в уже оформленный ордер можно до момента его подписания.

Особенности заполнения ордера

Расходный кассовый ордер содержит следующие данные:

• наименование поставщика
• реквизиты доверенности с фамилией, именем, отчеством, паспортными данными представителя

Отсутствие всех данных – опасно. Наличие доверенности на получение денежных средств без подписи расходного кассового ордера представителем поставщика не является подтверждением факта получения денег.

Запрещено поступать следующим образом:

• получить от представителя поставщика чек ККТ либо квитанцию к приходному ордеру
• указать реквизиты этих документов в строках «приложение», «основание»
• приложить имеющиеся документы к расходнику

Эти действия не заменят на расходном ордере подписи лица, получившего средства. Они не заменяют передачи кассиру доверенности.

Информация о заполненном ордере подлежит внесению в кассовую книгу. В графу 2 кассир вносит фамилию, имя, отчество представителя, а также данные доверенности, наименование поставщика. Обязательно проставляется отметка, по какому договору, за какие товары, по какой накладной были переданы средства.

Как происходит выдача денег под отчёт?

На расходы компании или ИП могут понадобиться деньги. Кассир может выдать их под отчёт.

Особенности оформления расходного ордера:

1. По распорядительному документу от предприятия (приказу), предпринимателя.
2. По заявлению от лица, признаваемого подотчётным, составленному в письменной форме. Заявление имеет произвольную форму составления, главное — наличие информации о сумме, сроке, на который производится их выдача, даты, подписи руководителя (данные требования определяет п. 6.3 Указания Банка России №3210-У).

Хранение расходного ордера кассы производится в течение 5 лет.

Оформление расходника производится для выдачи:

• зарплаты работникам
• стипендии учащимся
• иных выплат

Выдача средств из кассы требует отметки в графе «дебет» кода синтетического счёта 71, в графе «кредит» — счёт 50 «касса». Оформление получения наличных денежных средств обязательно фиксируется указанием субсчёта счёта 50.

Читайте также Транспортный налог

Зарегистрировано в Минюсте РФ 24 декабря 2009 г. N 15812

ЦЕНТРАЛЬНЫЙ БАНК РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

УКАЗАНИЕ
от 11 декабря 2009 г. N 2360-У

О ПОРЯДКЕ СОСТАВЛЕНИЯ И ПРИМЕНЕНИЯ БАНКОВСКОГО ОРДЕРА

Настоящее Указание на основании Федерального закона от 10 июля 2002 года N 86-ФЗ «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 28, ст. 2790; 2003, N 2, ст. 157; N 52, ст. 5032; 2004, N 27, ст. 2711; N 31, ст. 3233; 2005, N 25, ст. 2426; N 30, ст. 3101; 2006, N 19, ст. 2061; N 25, ст. 2648; 2007, N 1, ст. 9; ст. 10; N 10, ст. 1151, N 18, ст. 2117; 2008, N 42, ст. 4696; ст. 4699; N 44, ст. 4982; N 52, ст. 6229, ст. 6231; 2009, N 1, ст. 25; N 29, ст. 3629) и в соответствии с решением Совета директоров Банка России (протокол заседания Совета директоров Банка России от 11 декабря 2009 года N 24) устанавливает следующий порядок составления и применения банковского ордера.

1. Банковский ордер является расчетным документом и может применяться при осуществлении кредитной организацией (филиалом) расчетных операций по банковскому счету, счету по вкладу (депозиту) клиента в валюте Российской Федерации и иностранной валюте, открытому в этой кредитной организации (филиале), в случаях, если плательщиком или получателем является сама кредитная организация (филиал).

2. Банковский ордер составляется кредитной организацией (филиалом) на бумажном носителе или в электронном виде.

Формат банковского ордера формы 0401067 приведен в приложении 1 к настоящему Указанию. Поля, предназначенные для проставления значений каждого из реквизитов в банковском ордере, обозначены номерами в приложении 2 к настоящему Указанию. Описание полей (реквизитов) банковского ордера приведено в приложении 3 к настоящему Указанию. Цифровые коды форм документов, используемых в настоящем Указании, соответствуют Общероссийскому классификатору управленческой документации.

Допускается включение в банковский ордер дополнительных полей, не предусмотренных настоящим Указанием, перечень которых устанавливается кредитной организацией.

Изготовление бланков и составление банковского ордера осуществляется в соответствии с требованиями, установленными для расчетных документов главой 2 части 1 Положения Банка России от 3 октября 2002 года N 2-П «О безналичных расчетах в Российской Федерации», зарегистрированного Министерством юстиции Российской Федерации 23 декабря 2002 года N 4068, 21 марта 2003 года N 4300, 30 июня 2004 года N 5880, 25 мая 2007 года N 9547, 6 февраля 2008 года N 11122 («Вестник Банка России» от 28 декабря 2002 года N 74, от 2 апреля 2003 года N 17, от 7 июля 2004 года N 39, от 6 июня 2007 года N 33, от 20 февраля 2008 года N 9) (далее — Положение Банка России N 2-П).

Банковский ордер подписывается лицами, наделенными правом первой или второй подписи для его подписания.

Кредитная организация устанавливает порядок подтверждения подлинности банковского ордера, составленного в электронном виде, обеспечивает контроль его целостности и подтверждение подлинности.

3. Банковский ордер, составленный на бумажном носителе, бумажная копия банковского ордера, составленного в электронном виде, не должны превышать формата A4. В случаях, когда корреспондирующие счета и суммы по счетам не могут быть размещены на одном листе формата A4, применяется многостраничная форма банковского ордера.

Порядок формирования многостраничной формы банковского ордера, подписания, нумерации страниц с указанием в банковском ордере общего количества страниц устанавливается кредитной организацией.

4. Банковский ордер может быть использован при осуществлении расчетных операций, по которым один счет клиента или кредитной организации (филиала) — плательщика (получателя) корреспондирует с несколькими счетами кредитной организации (филиала) или клиентов-получателей (плательщиков). В этом случае соответствующие наименования и номера счетов плательщиков (получателей) и суммы по ним указываются отдельными строками.

К выписке из лицевого счета клиента прилагается банковский ордер, отражающий операции, проведенные по указанному лицевому счету.

5. При отсутствии или недостаточности денежных средств на банковском счете клиента-плательщика составленный на бумажном носителе банковский ордер помещается в картотеку расчетных документов, не оплаченных в срок. Допускается частичная оплата банковского ордера платежным ордером формы 0401066 в порядке, предусмотренном для платежного поручения Положением Банка России N 2-П. Информация, указанная в свободных полях банковского ордера, переносится в поле «Назначение платежа» платежного ордера в порядке, установленном кредитной организацией.

Порядок помещения в картотеку и оплаты банковского ордера в электронном виде в случае отсутствия или недостаточности денежных средств на счете клиента устанавливается кредитной организацией с учетом требований законодательства Российской Федерации, в том числе нормативных актов Банка России.

6. Настоящее Указание вступает в силу по истечении 10 дней после дня его официального опубликования в «Вестнике Банка России».

Председатель Центрального банка
Российской Федерации
С.М.ИГНАТЬЕВ

Приложение 1
к Указанию Банка России
от 11 декабря 2009 года N 2360-У
«О порядке составления
и применения банковского ордера»

Приложение 2
к Указанию Банка России
от 11 декабря 2009 года N 2360-У
«О порядке составления
и применения банковского ордера»

Приложение 3
к Указанию Банка России
от 11 декабря 2009 года N 2360-У
«О порядке составления
и применения банковского ордера»

ОПИСАНИЕ ПОЛЕЙ (РЕКВИЗИТОВ) БАНКОВСКОГО ОРДЕРА

Примечание.

Дополнительные поля располагаются после свободных полей 28, 29.