Какие реквизиты являются обязательными для протокола

Статья содержит 14 примеров оформления всех реквизитов протокола заседания, показывая возможные варианты их «изготовления» для различных ситуаций, а также образцы целых протоколов. Больше всего деталей оформления описано для текста протокола (увидите, как его можно составить в краткой и полной форме).
Отмечается, что изменилось в оформлении протоколов и для каких организаций. Статья основывается на современной практике работы, положениях ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Примерной инструкции по делопроизводству для государственных организаций, которые вступили в силу в 2018 году. Этой статьей удобно пользоваться как справочником самому и вооружить им коллег.

Существуют разные виды протоколов, например: протокол разногласий к договору, протокол согласования цены, протокол испытаний, протокол об административном правонарушении и пр. Эти протоколы совпадают с протоколами заседаний только по названию вида документа, в остальном – это совершенно разные документы, имеющие каждый свою форму (набор и расположение реквизитов), особенности составления текста.

В данной статье мы будем говорить именно о протоколе заседания. Он применяется для документирования деятельности коллегиальных координационных, совещательных, методических органов (коллегий, советов, комиссий, собраний и др.), рабочих групп, как постоянных, так и временных, а также оперативных совещаний у руководства (далее по тексту будем всех их именовать общим понятием «органы»). Протоколы ведутся и на деловых встречах, переговорах для фиксации достигнутых сторонами договоренностей или иных выработанных совместно решений.

В деятельности любой организации имеются органы, решения которых вырабатываются совместно их членами на проводимых заседаниях, совещаниях. Например, в акционерных обществах это общее собрание акционеров, совет директоров (наблюдательный совет), правление, ревизионная комиссия, счетная комиссия и др. В обществе с ограниченной ответственностью есть как минимум общее собрание участников (за исключением случая, когда у компании только один участник). К оформлению протоколов некоторых органов есть специфические законодательные требования, которых в данной статье мы касаться не будем, а будем говорить о классическом протоколе заседания.

В системе организационно-распорядительной документации протоколы заседаний имеют особый статус. По мнению одних специалистов, это информационно-справочный документ 1, а по мнению других – распорядительный. Такое расхождение точек зрения вызвано тем, что протокол, с одной стороны, является способом записи всего того, что происходило во время заседания (а если реализация принятого решения требует конкретизации, выделения дополнительных ресурсов, уточнения сроков исполнения, то на основании протокола издают постановления, приказы или распоряжения), с другой стороны, протокол фиксирует принятые решения, и в случае достаточной компетенции органа их наличия в протоколе достаточно – не требуется дополнительно издавать другой распорядительный документ.

Немного истории

В русском делопроизводстве протокол появляется в начале XVIII века в период реформ государственного управления, проведенных Петром I.

Впервые этот вид документа упоминается в указе Петра I Ближней канцелярии от 7 октября 1707 года, который предписывал ведение протоколов всех рассматриваемых канцелярией дел и обязательность подписи под ними каждого члена присутствия.

Указом от 4 апреля 1714 года Петр I ввел практику ведения протоколов в Сенате, войсковых и губернских учреждениях. В этом указе особо подчеркивалось, что дела следует решать коллегиально, записывать в протоколе мнение каждого члена присутствия, «которое каждый должен закрепить {подписать} своею рукою», а уже после этого «диспут иметь», а решив дело, всем же подписать «сентенцию», то есть решение.

В то время применение протоколов в делопроизводстве объяснялось тем, что они позволяли зафиксировать в документе «разномыслие» при обсуждении вопроса и выработке решения. Чтобы мнение старших по должности членов присутствия не довлело над мнением младших, был установлен порядок выслушивания мнений «снизу вверх», начиная с младших по должности и заканчивая старшими. Кроме того, подписание протокола всеми участниками заседания повышало ответственность чиновников за принимаемые решения.

И в наше время протокол заседания отражает деятельность по совместной выработке и принятию управленческих решений. Как правило, заседанию предшествует работа по подготовке:

  • повестки дня заседания и информирование о ней членов соответствующего органа и других заинтересованных лиц;
  • в соответствии с повесткой дня – материалов для рассмотрения на заседании (как правило, это аналитическая справка по вопросу или тезисы выступления и проект решения), их рассылка всем участникам заседания для предварительного ознакомления;
  • помещения для проведения заседания и др.

Заседанию коллегиального органа предшествует регистрация участников, которая может проводиться в различной форме: от записи фамилий присутствующих непосредственно в черновик протокола (если число участников заседания не превышает 15 человек), составления списка присутствующих на заседании членов коллегиального органа и приглашенных с указанием всех необходимых сведений о них (должность, место работы) до регистрации участников с помощью технических средств. Доверенные лица могут быть включены в список присутствующих только при предъявлении доверенности (если делегирование само по себе допустимо в конкретной ситуации). Регистрация присутствующих на заседании чрезвычайно важный момент, поскольку решения органов управления, зафиксированные в протоколе, обладают юридической силой лишь при наличии кворума.

Составление протокола

Составляется протокол на основании звукозаписи заседания, стенограммы или иных черновых записей, которые ведутся во время заседания, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков участников и др.).

Если во время заседания велась звукозапись, то после ее расшифровки и подписания протокола она установленное время (как правило, в течение 2 недель) хранится в подразделении, обеспечивающем звукозапись заседания, а затем уничтожается. Это время необходимо для снятия возможных вопросов и уточнения текста протокола. По решению руководителя органа звукозапись заседания может быть оформлена для более длительного хранения 2.

С точки зрения полноты отражения хода заседания различаются:

  • краткий протокол – содержит только фамилии выступивших, тему выступления и принятые решения;
  • полный протокол – в него добавляется еще запись всех обсуждений (вопросов и ответов) на заседании, результаты голосования.

Насколько полный протокол надо вести, а также сроки подготовки протокола устанавливает регламент работы или положение об органе. Если нормативными документами это не установлено, то решение принимает руководитель (председатель) органа. Кстати, в п. 3.34 Примерной инструкции по делопроизводству в госорганизациях 3 на составление протокола отводится 1-3 дня после проведения заседания, если сроки его подготовки не оговорены особо.

Протокол заседания оформляется на стандартных листах бумаги формата А4. Могут использоваться бланки, на которых оформляется первый лист протокола. Обязательными реквизитами протокола являются (их нумерация далее в списке используется для их обозначения и в Примере 1 с образцом полного протокола):

1) наименование организации,

2) наименование вида документа (ПРОТОКОЛ),

3) дата документа,

4) регистрационный номер,

5) место составления документа,

6) заголовок к тексту,

7) текст,

8) подписи.

Оформление реквизитов протокола должно соответствовать ГОСТ Р 7.0.97-2016 4, а в государственных организациях – Примерной инструкции по делопроизводству в госорганизациях.

Обратите внимание: почти 15 лет действовал ГОСТ Р 6.30-2003 об оформлении организационно-распорядительных документов, и только летом 2018 г. его сменил новый – ГОСТ Р 7.0.97-2016. К предыдущему ГОСТ Р Р 6.30-2003 были выпущены методические рекомендации, включающие пояснения по составлению текстов протоколов (согласно им составлен Пример 2), за 15 лет их освоили и к ним привыкли. К новому ГОСТ Р 7.0.97-2016 методические рекомендации появились совсем недавно (и возможно, мы первыми вам о них…

Источник

2.7.3.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

2.7.3.2. В федеральных органах исполнительной власти протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

2.7.3.3. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются:

Председатель или Председательствующий

Секретарь

Присутствовали (подчеркивается) — список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек.

Вводная часть заканчивается повесткой дня — перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога «О» («Об»), которая печатается от границы левого поля.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) — в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

2.7.3.4. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

Заместитель Министра культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации

заместители Руководителя Федерального архивного агентства Российской Федерации.

Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается центрованно размером шрифта N 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

2.7.3.5. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в федеральном органе исполнительной власти.

2.7.3.6. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью службы ДОУ.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью службы ДОУ.

2.7.3.7. Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола размером шрифта N 14 или на общем бланке федерального органа исполнительной власти формата А4 и имеют следующие реквизиты:

Наименование документа — слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру;

Вид заседания, совещания — отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру.

Место проведения заседания, совещания — указывается (при необходимости), у кого проводится совещание, выравнивается по центру и отделяется от реквизитов «дата» и «номер» протокола линейкой.

Дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака «N » и порядкового номера протокола.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Образец оформления полного протокола приведен в Приложении N 9.

Образец оформления краткого протокола приведен в Приложении N 10.

2.7.3.8. При решении правовых нормативных вопросов федеральные органы исполнительной власти в пределах своей компетенции издают постановления как самостоятельные документы.

Оформление реквизитов постановления аналогично п. 2.7.1.6 данной типовой инструкции (Приложение N 4).

Источник

– Попрошу факт продажи Родины зафиксировать в протоколе.

фильм «Гараж»

Из этой статьи вы узнаете, зачем нужны протоколы, какие они бывают и как их правильно создавать. Мои советы по осваиванию процесса протоколирования пригодятся начинающим сотрудникам сферы делопроизводства. Я поделюсь личным опытом ведения, согласования и оформления протокола оперативного производственного совещания производственно-коммерческой фирмы. Я ни в коем случае не претендую на истину в последней инстанции, так как часто в любой крупной организации протоколы совещаний ведут по индивидуальным строгим правилам.

ЗАЧЕМ НУЖНЫ ПРОТОКОЛЫ

Важность протоколов для делопроизводства любой организации неоспорима. В этом документе фиксируют выступления и решения участников того или иного делового мероприятия. Раньше нельзя было даже представить съезд, конференцию, производственное совещание и другие рабочие собрания без протокола. В организациях, которые существуют уже давно, поддерживают былой порядок ведения дел. Они сохранили традицию протоколирования. Иначе дела обстоят в организациях, которые возникли недавно. Молодые работники не знают, что в прошлом, например, на совещании, все предложения, возражения, а также решения закрепляли в протоколе. Многим никогда не приходилось составлять протокол на практике.

Кроме этого, в некоторых новых организациях существует серьезная проблема: их руководители считают бессмысленным ведение документооборота, называют его лишней «бюрократией». Из-за этого страдает общее дело: задачи не документируют, поручения не исполняют, многие важные решения упускают, забывают, игнорируют.

ВИДЫ ПРОТОКОЛОВ

Видов документов, содержащих в названии слово «протокол», в системе делопроизводства организации может быть несколько:

  • протокол совещания/заседания какого-либо коллегиального органа (например, аттестационной или экзаменационной комиссии, ассортиментного комитета, комитета по новой технике и т.д.) составляют во время заседания соответствующего органа; в нем отмечают управленческие решения по определенным вопросам;
  • протокол о намерениях составляют во время переговоров сторон; в нем фиксируют достигнутые договоренности;
  • протокол разногласий составляют во время заключения договоров; в него включают список пунктов, по которым стороны, заключающие договор, не смогли достичь взаимопонимания;
  • протокол согласования разногласий составляют во время урегулирования вопросов, отраженных в протоколе разногласий; документ содержит результаты достигнутых договоренностей по перечисленным вопросам.

ПРОТОКОЛ СОВЕЩАНИЯ

Протокол совещания – это документ, в котором фиксируют ход обсуждения вопросов, выработку и принятие решений по этим вопросам во время совещаний, собраний, заседаний и конференций. Кстати, такие мероприятия могут проводить не только постоянно действующие коллегиальные органы, совещания которых обычно имеют определенную периодичность и частоту. Случается, что в организации происходят незапланированные совещания с разным составом участников.

Протокол совещания имеет признаки и информационно-справочного документа (фиксирует историю принятия решения) и распорядительного документа (содержит решения, подлежащие обязательному исполнению).

Реквизиты протокола совещания, оформление

При оформлении любого документа рекомендуем руководствоваться
ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» и Примерной инструкцией по делопроизводству в государственных организациях. Несмотря на название этого документа, пользоваться им могут и коммерческие организации.

В оформлении протокола совещания обычно используют следующие реквизиты:

  • «Эмблема» (реквизит 02). Эмблему, логотип или товарный знак организации размещают в верхней части документа.
  • «Наименование организации – автора документа» (реквизит 05). Если организация имеет и сокращенное наименование, в скобках указывают и его.
  • «Наименование структурного подразделения – автора документа» (реквизит 06). Этот реквизит используют в протоколах структурных подразделений и размещают под названием организации. Чаще всего указывают название подразделения: например, «Отдел главного технолога», «Отдел информационных технологий». При оформлении протоколов совещаний руководителей или специалистов из разных подразделений этот реквизит не используют. Если составляют протокол совещания какого-либо постоянно действующего коллегиального органа, утвержденного приказом организации, то вместо наименования структурного подразделения иногда пишут название соответствующего коллегиального органа: например, «Ассортиментный комитет», «Комитет по новой технике».
  • «Наименование вида документа» (реквизит 09). Обычно слово «Протокол» пишут с прописной буквы и выравнивают его по центру документа. В разных организациях приняты свои правила оформления наименования вида документа: кто-то пишет его прописными буквами или вразрядку, а кто-то задает ему полужирное начертание.
  • «Дата документа» (реквизит 10). Дата протокола – календарная дата протоколируемого мероприятия. Если совещание длится несколько дней, то указывают две даты через тире.
  • «Регистрационный номер документа» (реквизит 11). Чтобы упростить систематизацию, протоколы заседаний каждого коллегиального органа или других регулярных совещаний с относительно постоянным составом участников нумеруют в пределах календарного года. У каждой линии протоколов должна быть отдельная нумерация, даже если все совещания организации протоколирует один и тот же секретарь.
  • «Место составления (издания) документа» (реквизит 13). Он указывает на населенный пункт, в котором прошло совещание.
  • «Заголовок к тексту» (реквизит 17). Заголовок протокола может содержать тему совещания или название совещания: «О результатах финансовой деятельности компании за I квартал 2019 года».
  • «Текст документа» (реквизит 18). Текст протокола начинают после реквизита «Место составления (издания) документа» и выравнивают по левому краю. Текст документа начинают со слова «Председатель», напротив которого указывают фамилию и инициалы председателя. На следующей строке пишут слово «Секретарь», напротив которого указывают фамилию и инициалы секретаря. Следующую строку начинают словом «Присутствовали», после которого ставят двоеточие и в строку перечисляют присутствовавших на заседании, указывая их фамилии и инициалы в алфавитном порядке. Иногда в скобках указывают их должности.

На совещании могут присутствовать работники из других организаций или работники вашей же организации, которые не входят в состав коллегиального органа. Список приглашенных оформляют так же, как и список присутствующих, только вместо «Присутствовали» пишут «Приглашенные». Помимо их фамилий, инициалов и должностей указывают наименование организации, которую они представляют.

Далее в тексте протокола следует написать «Повестка дня» и поставить двоеточие, после которого оформить список вопросов, которые нужно было рассмотреть на собрании. Список нумеруют арабскими цифрами. Пункты списка располагают в порядке обсуждения. После каждого вопроса повестки указывают докладчика.

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 7, 2019.

Источник
Источник: РосКвартал® — интернет-служба №1 для управляющих организаций

Протокол ОСС

Окончательное решение общего собрания должно быть оформлено в виде протокола ОСС с приложением к нему всех бюллетеней для голосования. Протокол должен быть составлен письменно не позднее 10 дней со дня проведения собрания, так как не позднее этого срока результаты собрания должны быть доведены до сведения собственников помещений в доме (ч. 3 ст. 46 ЖК РФ). 

В случае проведения заочного собрания или заочной части очно-заочного собрания этот срок фиксируется с момента окончания приёма письменных решений собственников, установленного в сообщении о проведении общего собрания. Все данные должны соответствовать тем, которые указаны в уведомлении о проведении ОСС.

Требования к оформлению протокола установлены приказом Минстроя РФ от 28.01.2019 № 44/пр. Ведёт и оформляет протокол секретарь общего собрания, кандидатура которого выбрана на ОСС. 

Шапка протокола

  • наименование документа «Протокол общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме»;
  • дата (датой протокола является дата подведения итогов общего собрания: окончания подсчёта голосов) и регистрационный номер протокола (порядковый номер с начала календарного года);
  • дата проведения собрания (если собрание продолжалось несколько дней, то указывается дата начала и дата окончания собрания);
  • место проведения собрания (указывается адрес, по которому проводилось собрание в очной форме, или адрес, по которому собирали решения, если собрание проводилось в очно-заочной форме);
  • заголовок к содержательной части (должен содержать информацию об адресе МКД, виде общего собрания и форме его проведения). 

Содержательная часть протокола

  • Сведения об инициаторе ОСС: для юридических лиц полное наименование, ОГРН, номер записи о государственной регистрации юридического лица, ИНН; для физических лиц – ФИО в соответствии с документом, удостоверяющим личность, номер помещения и реквизиты документа, подтверждающего право собственности на такое помещение;
  • Сведения о председателе, секретаре и членах счётной комиссии: ФИО, номера помещений и реквизиты документов, подтверждающих право собственности на указанные помещения (если вопрос о выборе этих лиц не включён в повестку дня собрания);
  • Сведения о присутствующих и приглашённых;

Присутствующие – те собственники, кто присутствовал на собрании в очной форме. Приглашёнными могут быть разные лица, например, юрист, который может разъяснить собственникам некоторые правовые вопросы.

Для приглашённых лиц в протоколе указывается ФИО, паспортные данные и цель участия – для физических лиц; ОГРН, наименование юридического лица, при необходимости – доверенность (для юридических лиц).

  • Сведения о кворуме;

Нужно указать общее количество голосов (отдельно по жилым и нежилым помещения), следующая строка – наличие кворума. Количество голосов собственников, присутствующих на собрании, выраженное в процентах от общего числа голосов – это и есть кворум.

  • Сведения об общей площади жилых и нежилых помещений в МКД;
  • Повестка дня;

Все вопросы в повестке дня должны быть пронумерованы. По каждому вопросу пишется формулировка вопроса, кто как проголосовал, кто не принял участие в голосовании и какое решение было принято. Все формулировки должны быть в третьем лице множественного числа – «приняли», «решили», «постановили».

  • Место, где будут храниться документы ОСС (копии);
  • Подписи.

Протокол обязательно подписывается как минимум тремя лицами: ставятся фамилии, инициалы и подписи председателя, секретаря, и счётной комиссии. В счётной комиссии может быть один человек, но если их больше, то подписи ставят все. Рядом с подписью должна быть дата, когда документ был подписан (п. 4 приказа Минстроя РФ от 28.01.2019 № 44/пр).

Если на собрании были отклонены кандидатуры председателя, секретаря и счётной комиссии, то протокол подписывает инициатор собрания.

Обязательные приложения к протоколу

Каждый протокол имеет ряд обязательных приложений, без которых решения ОСС могут быть оспорены как недействительные (п. 20 приказа Минстроя РФ от 28.01.2019 № 44/пр).

1. Реестр собственников помещений

 В нём нужно для каждого собственника указать:

  • ФИО физического лица,
  • наименование и ОГРН юридического лица,
  • номера принадлежащих им помещений,
  • количество принадлежащих собственнику голосов.

2. Сообщение о проведении ОСС

3. Реестр вручения сообщения о проведении ОСС собственникам

Исключение – тот случай, когда на одном из предыдущих общих собраний собственников было принято решение об ином способе уведомления – не заказным письмом или вручением под роспись, а, например, путём вывешивания уведомления на информационном стенде. В остальных случаях представляется реестр, в котором расписались собственники, либо реестр почтовых отправлений. 

4. Список собственников помещений МКД, присутствовавших на очной части собрания, а также список приглашённых лиц

Этот список тоже должен содержать сведения обо всех собственниках помещений (либо их представителях).

5. Доверенности или их копии

Это приложение нужно в случае, если на собрании были представители собственников. Все доверенности подшиваются к протоколу.

6. Документы, которые обсуждались в повестке и по поводу которых принимались решения

Например, если на ОСС принимался договор управления, то прилагается его текст.

7. Решения собственников

Это самое объёмное приложение. Все решения должны быть оформлены надлежащим образом.

8. Иные документы или материалы, которые самим решением ОСС указаны как обязательные приложения к протоколу. 

Шаблон протокола общего собрания собственников.docx

Статус документов

Решения и протокол являются официальными документами (ч. 1 ст. 46 ЖК РФ). Это значит, что обязательные требования к протоколам и решениям, которые установлены федеральным органом исполнительной власти, должны выполняться.

Официальный документ должен удостоверять факт, повлекший за собой юридические последствия. Решения ОСС являются обязательными для всех собственников помещений и тем самым влекут юридические последствия (ч. 5 ст. 46 ЖК РФ).

Приказ № 44/пр стал отправной точкой и наметил необходимые параметры документов ОСС, до его принятия не было чётких правил оформления и любую произвольно оформленную бумагу можно было считать протоколом или решением ОСС, пока её не оспорят в суде. Это предоставляло неограниченные возможности для подделки документов.

Ответственность за подделку документов ОСС

Поскольку протокол общего собрания и бланки решений собственников имеют статус официальных документов, то за их подделку предусмотрена уголовная ответственность.

Подделка документов ОСС по ч. 1 ст. 327 УК РФ наказывается:

  • ограничением свободы сроком до 2 лет,
  • принудительными работами на срок до 2 лет,
  • арестом на срок до 6 месяцев,
  • лишением свободы на срок до 2 лет.

Ч. 3 ст. 327 УК РФ предусмотрено наказание за использование в документах ОСС заведомо подложных документов. Если лицо знает, что документ – подделка, но использует его и позволяет юридическим последствиям случиться, то это наказывается:

  • штрафом в размере до 80 тыс. рублей или в размере заработной платы за период до 6 месяцев,
  • обязательными работами на срок до 480 часов,
  • арестом сроком до 6 месяцев,
  • исправительными работами на срок до 2 лет.

Источник: РосКвартал® — интернет-служба №1 для управляющих организаций

Полное или частичное копирование материалов разрешено только при указании источника и добавлении прямой ссылки на сайт roskvartal.ru

Источник

Протокол

Протокол
– документ, содержащий последовательную
запись хода обсуждения вопросов и
принятия решений на собраниях, совещаниях,
конференциях и заседаниях коллегиальных
органов. 1

Протокол
отражает деятельность по совместному
принятию решений коллегиальным органом
или группой работников. От протоколов
заседаний, создаваемых в управленческой
деятельности организаций, следует
отличать протоколы следственных,
некоторых административных органов и
органов охраны общественного порядка
(например, протокол санитарного
инспектора, протокол дорожно-транспортного
происшествия и др.), а также протоколы
договорного типа (протоколы разногласий,
протоколы согласования разногласий,
протоколы согласования цены и др.). 2

Обязательному
протоколированию подлежат заседания
постоянно действующих и временных
коллегиальных органов (коллегии
федеральных органов исполнительной
власти, собрания трудовых коллективов,
собрания акционеров, заседания советов
директоров и др.). 3

Протоколы
составляется на основании записей,
произведенных во время заседания
(совещания), представленных тезисов
докладов и выступлений, справок,
проектов решений и других материалов.
4

Протокол
ведет секретарь или другое назначенное
лицо. За правильность записей в протоколе
отвечают председатель и секретарь,
ведущие заседание. 5

Протоколы
могут издаваться в полной
или краткой
форме, при которой опускается ход
обсуждения вопроса и фиксируется только
принятое по нему решение. 6

Решение
о том, какую форму протокола вести на
заседании, принимают руководитель
коллегиального органа или руководитель
организации. 7

Заголовком
протокола служит название вида
коллегиальной деятельности (заседание,
собрание и т.д.) и название органа,
деятельность которого протоколируется
(протокол заседания аттестационной
комиссии…; протокол общего собрания
акционеров…).

Текст
полного
протокола
состоит из двух частей: вводной и
основной.

В
вводной
части
указываются инициалы и фамилии
председателя (председательствующего),
секретаря, присутствовавших на заседании
и, при необходимости, лиц, приглашенных
на заседание (совещание). Если в заседании
(совещании) принимают участие представители
разных органов власти и организаций,
указываются место работы и должность
каждого лица. 8

Если
количество присутствующих превышает
15 человек, в вводной части протокола
делается ссылка на список, являющийся
неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали:
25 чел. (список прилагается). 9

Слова
«Председатель», «Секретарь»,
«Присутствовали» печатают слева
от нулевого положения табулятора (от
поля), отделяя двумя интервалами от
заголовка и друг от друга. 10

Вводная
часть протокола заканчивается повесткой
дня, содержащей перечень рассматриваемых
вопросов, перечисленных в порядке их
значимости, с указанием докладчика по
каждому рассматриваемому вопросу.
Вопросы повестки дня формулируются с
предлогом «О», «Об», печатаются
от границы левого поля и нумеруются
арабскими цифрами.11

Не
рекомендуется вопрос или группу вопросов
формулировать словом «Разное».

Основная
часть
текста протокола состоит из разделов,
соответствующих пунктам повестки дня.
Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:…
ВЫСТУПИЛИ:…
ПОСТАНОВИЛИ
(РЕШИЛИ):… 12

В
разделе «СЛУШАЛИ» приводятся
фамилия и инициалы докладчика, содержание
его доклада (сообщения, информации,
отчета). Если текст доклада представлен
докладчиком в письменном виде, допускается
после указания темы выступления делать
отметку: «текст доклада прилагается».
13

В
разделе «ВЫСТУПИЛИ» указываются
фамилии и инициалы лиц, выступивших в
обсуждении, а также их выступления,
включая вопросы к докладчику. При
необходимости после фамилии выступившего
указывается его должность. 14

В
разделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)»
записывается принятое решение, которое
формулируется кратко, точно, лаконично
во избежание двоякого толкования. Наряду
с решением указывается количество
голосов, поданных «за», «против»,
«воздержавшихся», а также список
лиц, не участвовавших в голосовании. 15
Решение может содержать один или
несколько пунктов, они располагаются
по значимости, каждый из них нумеруется.
16

Перед
словом «СЛУШАЛИ» проставляется
номер в соответствии с повесткой дня.
Слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ»,
«ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» печатают от
левого поля прописными буквами и
заканчивают двоеточием. Текст разделов
«СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ»,
«ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» печатается
через 1,5 межстрочных интервала с новой
строки. Каждую фамилию и инициалы
выступающих печатают с новой строки в
именительном падеже, запись выступления
отделяют от фамилии дефисом. 17

Содержание
особого мнения, высказанного во время
обсуждения, записывается в тексте
протокола после соответствующего
постановления (решения). 18

Текст
краткого
протокола также
состоит из двух частей. В вводной части
указываются инициалы и фамилии
председательствующего (председателя),
секретаря, а также инициалы и фамилии
присутствовавших лиц. Слово «Присутствовали»
печатается от границы левого поля,
подчеркивается, после слова ставится
двоеточие. Ниже печатаются наименования
должностей присутствующих, а справа от
наименования должностей — их инициалы
и фамилии. Наименования должностей
могут указываться обобщенно. Многострочные
наименования должностей присутствующих
печатаются через 1 межстрочный интервал.
19

Список
отделяется от основной части протокола
сплошной чертой. 20

В
основной части протокола указывается
номер вопроса в соответствии с повесткой
дня, содержание вопроса и принятые
решения. Наименование вопроса нумеруется
римской цифрой и начинается с предлога
«О» («Об»), печатается центрованно
размером шрифта № 15 и подчеркивается
одной чертой ниже последней строки на
расстоянии не более одного интервала.
Под чертой указываются фамилии должностных
лиц, выступивших при обсуждении данного
вопроса. Фамилии печатаются через 1
межстрочный интервал. Затем указывается
принятое по вопросу решение. 21

Примеры
оформления полного и краткого протокола
приводятся в приложении 16 к Методическим
рекомендациям по разработке инструкций
по делопроизводству в федеральных
органах исполнительной власти,
утвержденным приказом Федерального
архивного агентства от 23 декабря 2009 г.
№ 76.

Протокол
заседания подписывают председатель и
секретарь. В особо важных случаях
протокол должны визировать выступавшие,
визы проставляются на левом поле
документа на уровне записи выступления.
22

Датой
протокола является дата события
(заседания, совещания и т.д.). Если оно
продолжалось несколько дней, то через
тире указывают даты начала и окончания
заседания. 23
Например: 16-17.06.2010 или 16.06.2010-17.06.2010.

Протоколам
присваиваются порядковые номера в
пределах календарного года отдельно
по каждой группе протоколов: протоколы
заседаний коллегии, протоколы
координационных, экспертных советов и
других органов. Протоколы совместных
заседаний имеют составные номера,
включающие порядковые номера протоколов
организаций, принимавших участие в
заседании. 24

Копии
протоколов при необходимости рассылаются
заинтересованным организациям и
должностным лицам в соответствии с
указателем рассылки; указатель составляет
и подписывает ответственный исполнитель
подразделения, готовившего рассмотрение
вопроса. Копии протоколов заверяются
печатью Службы делопроизводства. 25

Принятые
решения доводятся до исполнителей в
виде выписок из протоколов, которые
оформляются на соответствующем бланке
и заверяются печатью Службы делопроизводства.
26

Выписка
из протокола
представляет собой точную копию части
текста подлинного протокола, относящегося
к тому вопросу повестки дня, по которому
готовят выписку. 27

Выписка
из протокола воспроизводит все реквизиты
бланка, вводную часть текста, вопрос
повестки дня, по которому готовится
выписка, и текст, отражающий обсуждение
вопроса и принятое решение. Выписку из
протокола подписывает только секретарь,
он же ее заверяет. 28

Протокол
оформляется на общем бланке организации
с указанием наименования вида документа
– «ПРОТОКОЛ», на специальном бланке
протокола (бланк конкретного вида
документа) или на стандартном листе
бумаги формата А4.

Обязательными
реквизитами
протокола являются:
наименование
организации,
наименование
вида документа,
дата
и регистрационный
номер,
место
составления или издания,
заголовок к тексту,
подписи.

Нормативными
правовыми актами могут устанавливаться
дополнительные требования к некоторым
видам протоколов, которые необходимо
учитывать при их составлении и оформлении.

Например,
при составлении протоколов заседаний
совета директоров (наблюдательного
совета) акционерного общества должны
учитываться требования, установленные
следующими нормативными правовыми
актами:

  • Федеральный
    закон от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об
    акционерных обществах»;

  • Кодекс
    корпоративного поведения, одобренный
    на заседании Правительства Российской
    Федерации от 28 ноября 2001 г. (протокол №
    49), рекомендованный к применению
    распоряжением Федеральной комиссии
    по рынку ценных бумаг от 31 мая 2002 г. №
    17/пс.

Акт

Акт
– документ, составленный несколькими
лицами и подтверждающий установленные
факты или события. 1

В
некоторых случаях акты не только
фиксируют установленные факты и события,
но и содержат выводы, рекомендации и
предложения (акты проверок, обследований,
ревизий и т.п.). 2

Акты
отличаются широким разнообразием по
своему назначению и содержанию:

  • сдачи-приемки
    (работ, материальных ценностей,
    документов);

  • обследования
    (состояния техники безопасности,
    противопожарной безопасности; условий
    труда; результатов деятельности);

  • испытаний
    (образцов, систем, технологий);

  • выделения
    к уничтожению (материальных ценностей,
    документов);

  • передачи
    (структурного подразделения из одной
    организации в другую);

  • нарушения
    установленных правил;

  • ревизии,
    инвентаризации;

  • расследования
    аварий, несчастных случаев;

  • ликвидации
    организации и т.д. 3

Акты
составляются коллегиально (не менее
двух составителей). Нередко акты
составляются комиссиями, специально
создаваемыми, состав которых утверждается
распорядительным
документом
руководителя организации. Акты могут
составляться и постоянно действующими
комиссиями на регулярной основе. 4

Главное
при составлении акта – установление
фактического состояния дел и объективное
отражение в акте. Акт составляется на
основе черновых записей, которые ведутся
во время работы комиссии или группы лиц
и содержат фактические данные,
количественные показатели и другие
сведения. 5

Заголовок
к акту должен грамматически согласовываться
со словом «акт», например:

Акт
проверки финансово-хозяйственной
деятельности института,

Акт
списания материальных ценностей.

Датой
акта является дата события (проверки,
обследования, экспертизы и т.п.). 6

Текст
акта состоит из двух частей: вводной и
основной (констатирующей).

Вводная
часть
строится по схеме: основание – составлен
комиссией – председатель – члены
комиссии – присутствовали (если акт
составлен в чьем-то присутствии). 7

Основание
для составления акта – договор,
распорядительный документ, нормативный
документ с указанием номера и даты.

После
слова «составлен» указываются
наименование комиссии, должности,
фамилии и инициалы лиц, составивших
акт.

При
перечислении лиц, участвовавших в
составлении акта, указываются наименования
должностей с обозначением организации,
фамилии и инициалов (в именительном
падеже). Первым указывается председатель
комиссии. В необходимых случаях
допускается приводить сведения о
документах, удостоверяющих личность и
полномочия лиц, участвовавших в
составлении акта, и их адреса. Фамилии
членов комиссии располагаются в
алфавитном порядке. Слова «Основание»,
«Председатель», «Члены комиссии»,
«Присутствовали» пишутся с прописной
буквы. 8

В
основной части
излагаются сущность, характер, методы
и сроки проделанной работы, установленные
факты, а также выводы, предложения и
заключения. Содержание акта может быть
разделено на пункты, материал может
быть представлен в виде таблицы. При
необходимости акт может иметь
заключительную часть, которая представляет
собой решения, выводы или заключения
комиссии, составившей акт. 9

В
конце текста акта указываются количество
составленных экземпляров и их
местонахождение. Количество экземпляров
акта определяется количеством
заинтересованных в нем сторон или
нормативными документами.

Например:

Составлен
в 3 экземплярах:

1-й
экземпляр – бухгалтерия,

2-й
экземпляр – коммерческий отдел,

3-й
экземпляр – покупатель.

После
отметки о количестве экземпляров акта
следует отметка
о наличии приложений
к акту (если они имеются). 10

При
составлении актов ревизий и обследований
их содержание согласовывается с
должностными лицами, деятельность
которых отражается в акте. Акт считается
принятым и вступает в действие после
его подписания всеми членами комиссии
или всеми лицами, участвовавшими в его
составлении.

Подписи
располагаются в той же последовательности,
как и фамилии во вводной части, но без
указания должности. 11

Лицо,
не согласное с содержанием акта, обязано
подписать его с оговоркой о своем
несогласии. Особое мнение члена комиссии
следует оформлять на отдельном листе
и прилагать к акту.

В
необходимых случаях (если этого требуют
нормативные документы) акты утверждаются
руководителем данной или вышестоящей
организации, по распоряжению которого
проводились действия, завершившиеся
составлением акта. Например: акт о
ликвидации учреждения, акт о выделении
к уничтожению документов и дел с истекшими
сроками хранения.

Акт
оформляется на общем
бланке
организации или на специальном бланке
акта (бланк
конкретного вида документа).
Для актов с постоянно повторяющейся
информацией следует применять бланки
с трафаретным текстом.

Обязательными
реквизитами
акта являются:
наименование
организации,
наименование
вида документа,
дата
и регистрационный
номер,
место
составления или издания,
заголовок
к тексту,
подписи,
в необходимых случаях – гриф
утверждения
(акты, требующие утверждения, должны
быть включены в список документов,
подлежащих утверждению).

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
Источник

Понравилась статья? Поделить с друзьями:
  • Какие российские компании платят постоянно дивиденды
  • Какие силы действуют в кшм во время работы двигателя
  • Какие страховые компании аккредитованы в росбанк дом
  • Какие страховые компании выплачивают деньги по каско
  • Какие страховые компании работают в субботу в калуге