Какие реквизиты входят в состав информационно справочных документов

Общая
характеристика информационно-справочных
документов, их коммуникативные и
информационные функции.

Акты.
Докладные и объяснительные записки.
Справки служебного и личного характера.
Понятие, функции и оформление делового
письма. Бланк письма организации.
Телеграммы, телефонограммы, факсограммы.

Информационно-справочные
документы
сообщают сведения, побуждающие принимать
определенные решения, т.е. инициируют
управленческие решения, позволяют
выбрать тот или иной способ управленческого
воздействия. Они не содержат поручений,
не обязывают выполнять поручения.

Документы этой
системы играют служебную роль по
отношению к организационно-правовым
и распорядительным
документам.
¹

Особенностью этих
документов является то, что они идут
снизу вверх по системе управления: от
работника к руководителю подразделения,
от руководителя подразделения к
руководителю организации, от
подведомственной организации в
вышестоящую. ²

На основе резолюции
руководителя информационно-справочные
документы могут стать основанием для
принятия каких-то решений или подготовки
распорядительных документов. ³

В состав
информационно-справочных документов
входят: докладная
записка,
служебная
записка,
объяснительная
записка,
предложение,
представление,
заявление,
все разновидности переписки,
протокол,
акт,
справка,
заключение,
отзыв,
сводка,
список,
перечень.

Докладная
записка
– документ, адресованный руководителю
вышестоящей организации, руководителю
подразделения или организации и
излагающий какой-либо вопрос с выводами
и предложениями составителя.

Обычно докладная
записка информирует руководство об
имевших место событиях, фактах, явлениях,
сложившейся ситуации, требующих принятия
решения. ¹

Докладная записка
может быть внешней или внутренней.

Внешняя докладная
записка представляется руководителю
вышестоящей организации, внутренняя –
руководителю подразделения или
организации; внутренние докладные
записки создаются по инициативе работника
или по заданию его непосредственного
руководителя с целью повысить эффективность
деятельности организации. ²

Внешние докладные
записки составляются на общем
бланке
организации, внутренние – на стандартном
листе бумаги. ³

Текст докладной
записки состоит из двух или трех смысловых
частей:

в первой части
излагаются причины, факты или события,
послужившие поводом для ее написания;

во второй части
анализируется сложившаяся ситуация и
приводятся возможные варианты решения;

в третьей части
содержатся выводы и предложения о
конкретных действиях, которые, по мнению

составителя, необходимо предпринять.

Вторая часть в
докладной записке может отсутствовать
– в этом случае текст докладной записки
содержит обоснование, выводы и предложения
составителя.

Внутреннюю докладную
записку подписывают составитель (если
она представляется руководителю
подразделения) или руководитель
подразделения (если она представляется
руководителю организации); внешнюю
докладную записку подписывает руководитель
организации. ⁴

Датой докладной
записки является дата ее составления
и подписания. ⁵

Обязательными
реквизитами
докладной записки являются:
наименование
организации
(для внутренней – наименование
структурного подразделения), наименование
вида документа,
дата
и регистрационный
номер,
место
составления
(для внешней докладной записки), адресат,
заголовок
к тексту,
подпись.

Объяснительная
записка:

1) документ,
поясняющий содержание отдельных
положений основного документа (плана,
отчета, проекта);

2) сообщение
должностного лица, поясняющее какое-либо
действие, факт, происшествие, представляемое
вышестоящему должностному лицу. ¹

Объяснительные
записки, сопровождающие основной
документ (план, отчет), поясняющие
содержание отдельных положений основного
документа, оформляются на общем бланке
организации.

Объяснительные
записки, отражающие какие-либо
происшествия, сложившиеся ситуации,
оформляются на стандартном листе бумаге
и адресуются конкретному должностному
лицу.

Текст объяснительной
записки состоит из двух частей: первая
часть содержит факты, послужившие
поводом к ее написанию, вторая – причины,
объясняющие сложившуюся ситуацию. ²

Отличие объяснительной
записки от докладной записки заключается
в отсутствии смысловой части, в которой
излагаются выводы и предложения.

Объяснительную
записку подписывает ее составитель.
Датой объяснительной записки является
дата ее составления и подписания. ³

Обязательными
реквизитами
объяснительной записки являются:
наименование
организации,
наименование
вида документа,
дата,
регистрационный
номер,
место
составления,
заголовок
к тексту,
адресат,
подпись.

Справка:

1) документ,
содержащий описание и подтверждение
тех или иных фактов и событий.

2) документ,
подтверждающий факты биографического
или служебного характера. ¹

Справки, отражающие
основную (производственную) деятельность
организации, могут быть внешними и
внутренними. Внешние
справки
составляются для представления в другую
(как правило, вышестоящую) организацию,
внутренние
справки
– для представления руководству
организации или на рассмотрение
коллегиального органа. ²

Внешние справки
оформляются на общем
бланке
организации (или бланке справки)
аналогично внешним докладным
запискам,
внутренние – на стандартном листе
бумаги аналогично внутренней докладной
записке с теми же реквизитами. ³

Заголовок к тексту
справки должен отвечать на вопрос «О
чем?» и может включать указание на
период времени, к которому относятся
изложенные в справке сведения.

Например:

Справка о
комплектовании тематического комплекта
«Информационно-справочная система
архивной отрасли» (ИССАО) в 2009 г.

Текст справки, как
правило, состоит из двух частей: в первой
излагаются факты, послужившие основанием
или поводом для ее составления, во второй
приводятся конкретные сведения,
отражающие существо вопроса. Текст
справки может состоять только из одной
(второй) части. Если справка содержит
однородную систематизированную
информацию, ее текст оформляется в виде
таблицы. Если в справку включаются
сведения по нескольким вопросам, ее
текст может состоять из нескольких
разделов. ⁴

Внешние справки
подписывают руководитель организации
или его заместитель. Справку, содержащую
сведения финансового характера,
подписывают руководитель организации
и главный бухгалтер и заверяют печатью.
Внутренние справки подписываются
руководителем структурного подразделения
или специалистом-составителем.

Справки, составляемые
для подтверждения сведений биографического
или служебного характера, подписываются
двумя лицами: руководителем и главным
бухгалтером или руководителем и
заведующим отделом кадров, –и заверяются
печатью. Для таких справок в организациях
используются унифицированные бланки
с трафаретным текстом, и они могут
составляться на бланках формата
А5.

Справка, содержащая
сведения о заинтересованном лице, должна
иметь следующие данные:

фамилию, имя,
отчество лица, которому она выдана;

указание, в
удостоверении каких сведений выдана;

для каких целей
или в какую организацию выдана;

подпись и указание
должности лица, выдавшего справку;

дату составления;

оттиск печати. ⁵

Текст справки
личного характера следует начинать с
фамилии, имени и отчества работника (в
именительном падеже). Не рекомендуется
использовать архаичные обороты типа:
«Настоящая справка дана…», «Настоящим
подтверждается, что … действительно
работает…» и т.д. ⁶

Обязательными
реквизитами
справки являются:
наименование
организации
(для внутренней – наименование
структурного подразделения), наименование
вида документа,
дата
и регистрационный
номер,
место
составления
(для внешней справки), адресат,
заголовок
к тексту
(для справки, оформленной на формате
А4), подпись,
оттиск
печати
(для справки биографического и финансового
характера).

Акт
– документ, составленный несколькими
лицами и подтверждающий установленные
факты или события. ¹

В некоторых случаях
акты не только фиксируют установленные
факты и события, но и содержат выводы,
рекомендации и предложения (акты
проверок, обследований, ревизий и т.п.).
²

Акты отличаются
широким разнообразием по своему
назначению и содержанию:

сдачи-приемки
(работ, материальных ценностей,
документов);

обследования
(состояния техники безопасности,
противопожарной безопасности; условий
труда; результатов деятельности);

испытаний (образцов,
систем, технологий);

выделения к
уничтожению (материальных ценностей,
документов);

передачи (структурного
подразделения из одной организации в
другую);

нарушения
установленных правил;

ревизии,
инвентаризации;

расследования
аварий, несчастных случаев;

ликвидации
организации и т.д. ³

Акты составляются
коллегиально (не менее двух составителей).
Нередко акты составляются комиссиями,
специально создаваемыми, состав которых
утверждается распорядительным
документом
руководителя организации. Акты могут
составляться и постоянно действующими
комиссиями на регулярной основе. ⁴

Главное при
составлении акта –установление
фактического состояния дел и объективное
отражение в акте. Акт составляется на
основе черновых записей, которые ведутся
во время работы комиссии или группы лиц
и содержат фактические данные,
количественные показатели и другие
сведения. ⁵

Заголовок к акту
должен грамматически согласовываться
со словом «акт», например:

Акт проверки
финансово-хозяйственной деятельности
института,

Акт списания
материальных ценностей.

Датой акта является
дата события (проверки, обследования,
экспертизы и т.п.). ⁶

Текст акта состоит
из двух частей: вводной и основной
(констатирующей).

Вводная часть
строится по схеме: основание – составлен
комиссией – председатель – члены
комиссии – присутствовали (если акт
составлен в чьем-то присутствии). ⁷

Основание для
составления акта – договор, распорядительный
документ, нормативный документ с
указанием номера и даты.

После слова
«составлен» указываются наименование
комиссии, должности, фамилии и инициалы
лиц, составивших акт.

При перечислении
лиц, участвовавших в составлении акта,
указываются наименования должностей
с обозначением организации, фамилии и
инициалов (в именительном падеже). Первым
указывается председатель комиссии. В
необходимых случаях допускается
приводить сведения о документах,
удостоверяющих личность и полномочия
лиц, участвовавших в составлении акта,
и их адреса. Фамилии членов комиссии
располагаются в алфавитном порядке.
Слова «Основание», «Председатель»,
«Члены комиссии», «Присутствовали»
пишутся с прописной буквы. ⁸

В основной
части
излагаются сущность, характер, методы
и сроки проделанной работы, установленные
факты, а также выводы, предложения и
заключения. Содержание акта может быть
разделено на пункты, материал может
быть представлен в виде таблицы. При
необходимости акт может иметь
заключительную часть, которая представляет
собой решения, выводы или заключения
комиссии, составившей акт. ⁹

В конце текста
акта указываются количество составленных
экземпляров и их местонахождение.
Количество экземпляров акта определяется
количеством заинтересованных в нем
сторон или нормативными документами.

Например:

Составлен в 3
экземплярах:

1-й экземпляр –
бухгалтерия,

2-й экземпляр –
коммерческий отдел,

3-й экземпляр –
покупатель.

После отметки о
количестве экземпляров акта следует
отметка
о наличии приложений
к акту (если они имеются). ¹⁰

При составлении
актов ревизий и обследований их содержание
согласовывается с должностными лицами,
деятельность которых отражается в акте.
Акт считается принятым и вступает в
действие после его подписания всеми
членами комиссии или всеми лицами,
участвовавшими в его составлении.

Подписи располагаются
в той же последовательности, как и
фамилии во вводной части, но без указания
должности. ¹¹

Лицо, не согласное
с содержанием акта, обязано подписать
его с оговоркой о своем несогласии.
Особое мнение члена комиссии следует
оформлять на отдельном листе и прилагать
к акту.

В необходимых
случаях (если этого требуют нормативные
документы) акты утверждаются руководителем
данной или вышестоящей организации, по
распоряжению которого проводились
действия, завершившиеся составлением
акта. Например: акт о ликвидации
учреждения, акт о выделении к уничтожению
документов и дел с истекшими сроками
хранения.

Акт оформляется
на общем
бланке
организации или на специальном бланке
акта (бланк
конкретного вида документа).
Для актов с постоянно повторяющейся
информацией следует применять бланки
с трафаретным текстом.

Обязательными
реквизитами
акта являются:
наименование
организации,
наименование
вида документа,
дата
и регистрационный
номер,
место
составления или издания,
заголовок
к тексту,
подписи,
в необходимых случаях – гриф
утверждения
(акты, требующие утверждения, должны
быть включены в список документов,
подлежащих утверждению).

Телеграмма
– текстовое сообщение, предназначенное
для передачи средствами телеграфной
связи. ¹

Телеграммы
составляются в случаях, когда отправка
документов почтой не обеспечивает
своевременного решения вопросов.

Передача телеграмм
осуществляется в соответственными с
Правила оказания услуг телеграфной
связи, утвержденные постановлением
Правительства Российской Федерации от
15 апреля 2005 г. № 222.

Телеграммы
(внутренние телеграммы, передаваемые
и адресованные в пределах территории
Российской Федерации) в зависимости от
приоритета обработки разделяются на
следующие категории:

«вне категории»;

«внеочередная»;

«Президент
Российской Федерации»;

«Председатель
Правительства Российской Федерации»;

«высшая
правительственная»;

«правительственная»;

«срочная»;

«обыкновенная».
²

Сроки прохождения
телеграмм, передаваемых между
административными центрами субъектов
Российской Федерации, а также внутри
любого населенного пункта (поселения),
имеющего телеграфную связь, должны
составлять:

для телеграмм
категории «Президент Российской
Федерации», «Председатель
Правительства Российской Федерации»
– не более 2 часов;

для телеграмм
категорий «высшая правительственная»,
«правительственная» и «срочная»
– не более 4 часов;

для телеграмм
категории «обыкновенная» – не
более 8 часов. ³

Сроки прохождения
телеграмм, передаваемых между иными
населенными пунктами (поселениями),
имеющими телеграфную связь, должны
составлять:

для телеграмм
категорий «высшая правительственная»,
«правительственная» и «срочная»
– не более 4 часов;

для телеграмм
категории «обыкновенная» – не
более 12 часов. ⁴

Сроки прохождения
телеграмм, адресованных в населенные
пункты (поселения), оборудованные
средствами факсимильной (телефонной)
связи, должны составлять не более 12
часов. ⁵

Срок вручения
отправителю уведомления о вручении
телеграммы с отметкой «уведомление
телеграфом» должен быть не более 24
часов с момента вручения телеграммы.
Срок вручения отправителю уведомления
о вручении телеграммы с отметкой
«уведомление телеграфом срочное»
должен быть не более 12 часов с момента
вручения телеграммы.

В сроки прохождения
телеграмм (вручения отправителю
уведомления о вручении телеграммы) не
включается время, в течение которого в
соответствии с установленным режимом
работы отделения связи (пункта
коллективного пользования, пункта связи
и прочих мест оказания услуг телеграфной
связи) в пункте назначения не осуществляется
доставка телеграмм, время пересылки
телеграмм средствами почтовой связи,
а также время, в течение которого
телеграммы (уведомления) не могут быть
доставлены по причинам и обстоятельствам,
зависящим от адресата. ⁷

Телеграммы, имеющие
особенности по назначению, способу
оформления, подачи или доставки,
разделяются на следующие виды:

«с уведомлением
о вручении телеграфом» (с отметкой
«уведомление телеграфом»);

«с уведомлением
о вручении телеграфом «срочное»
(с отметкой «уведомление телеграфом
срочное»);

«с доставкой в
срок, указанный отправителем» (с
отметкой «вручить (дата)»);

«с доставкой в
населенный пункт (поселение), не имеющий
телеграфной, факсимильной (телефонной)
связи» (с отметкой «почтой заказное»);

«на художественном
бланке» (с отметкой «люкс»);

«на художественном
бланке формата А4» (с отметкой «люкс/в»);

«на художественном
бланке детской тематики» (с отметкой
«люкс/и»);

«на художественном
музыкальном бланке» (с отметкой
«люкс/м»);

«на художественном
музыкальном бланке детской тематики»
(с отметкой «люкс/м/и»);

«на художественном
бланке по случаю траура» (с отметкой
«делюкс»);

«заверенная
оператором связи» (с отметкой
«заверенная»);

«криптограмма»
(с отметкой «криптограмма»);

«криптограмма
перфоленте» (с отметкой «криптограмма
перфоленте»);

«метео» (с
отметкой «метео»);

«переводная»
(с отметкой «переводная»);

«схемная» (с
отметкой «схема (номер)»).

Телеграмма может
иметь один или несколько видов. Телеграмма,
не имеющая особенностей по назначению,
способу оформления, подачи или доставки,
ни к одному из указанных видов не
относится (без отметки).⁸

Право подачи
телеграмм категорий «вне категории»,
«внеочередная», «Президент
Российской Федерации», «Председатель
Правительства Российской Федерации»,
«высшая правительственная» и
«правительственная» и телеграмм
видов «криптограмма», «криптограмма
перфоленте», «метео», «переводная»,
«схемная» имеют ограниченные группы
пользователей. ⁹

Право подачи
телеграмм видов «криптограмма» и
«криптограмма перфоленте»
предоставляется юридическим лицам и
индивидуальным предпринимателям,
имеющим лицензии на эксплуатацию
шифровальных (криптографических) средств
или оказание услуг с их использованием,
а также лицам, заключившим договоры на
оказание услуг по шифрованию информации
с указанными лицами. ¹⁰

Телеграммы от
организаций и учреждений, подписанные
должностными лицами, должны быть заверены
печатью соответствующей организации
или печатью «Для телеграмм». В
телеграммах, подписанных должностными
лицами нескольких организаций или
учреждений, каждая подпись заверяется
печатью соответствующей организации
или учреждения. ¹¹

Подаваемая
отправителем телеграмма должна быть
четко и разборчиво написана или напечатана
на лицевой стороне телеграфного бланка
или на светлой бумаге. Допускается прием
телеграмм от организаций, учреждений,
предприятий и должностных лиц на их
фирменных бланках, при этом текст самих
бланков не передается. Исправления,
подчистки, вычеркивания и вставки,
внесенные в телеграмму отправителем
или по его просьбе оператором связи,
должны быть заверены подписью отправителя.
¹²

Адреса отправителей
и адресатов, отметки о категории и виде
телеграмм, пересылаемых в пределах
территории Российской Федерации, должны
оформляться на русском языке. Адреса
отправителей и получателей телеграмм,
пересылаемых в пределах территорий
республик, находящихся в составе
Российской Федерации, могут оформляться
на государственных языках соответствующих
республик при условии дублирования
адресов отправителей и адресатов на
русском языке. ¹³

Текст телеграммы
и подпись отправителя должны быть
написаны буквами русского или латинского
алфавита. ¹⁴

Цифры в подаваемой
телеграмме могут быть написаны либо
знаками цифр, либо словами. Содержащиеся
в тексте телеграммы числовые значения,
точность передачи которых важна для
пользователя, должны быть написаны
отправителем полными словами. Знаки
«точка», «запятая» и «кавычки»,
а также «скобка» могут быть написаны
в телеграмме либо полными словами, либо
сокращенными словами («тчк», «зпт»,
«квч» и «скб» соответственно),
либо соответствующими символьными
знаками. ¹⁵

Знаки «вопросительный
знак», «тире» («минус»), «плюс»
и «дробная черта» могут быть написаны
либо полными словами, либо соответствующими
символьными знаками. Знаки «номер»,
«двоеточие» и «восклицательный
знак» могут быть написаны либо полными
словами, либо сокращенно («нр»,
«двтч» и «вскл» соответственно).
Другие знаки могут быть написаны только
полными словами. ¹⁶

Знаки препинания
в виде соответствующих символьных
знаков, кроме символьного знака «-«,
должны быть написаны в телеграммах
после предыдущего слова (группы цифр)
без интервала. Символьный знак «+»
(плюс) между словами, цифрами, группами
букв, группами цифр и смешанными группами
должен быть написан с интервалом между
предшествующим и последующим словом и
считаться за отдельное слово.

Все знаки, написанные
полным или сокращенным словом, должны
быть написаны с интервалом между
предшествующими и последующими словами,
цифрами и знаками. ¹⁷

Телеграмма должна
содержать данные, изложенные в следующей
последовательности:

отметка о категории
телеграммы (при подаче телеграммы
категории «обыкновенная» отметка
о категории не указывается);

отметка о виде
(видах) телеграммы;

адрес, по которому
должна быть доставлена телеграмма, с
указанием наименования адресата
(адресатов);

текст телеграммы;

подпись отправителя
(по желанию отправителя).

В нижней части
бланка подаваемой телеграммы (листа
светлой бумаги или фирменного бланка,
используемых вместо бланка телеграммы)
отправитель должен указать свою фамилию
и адрес (вместо адреса допускается
указывать номер телефона отправителя
или отметку «проездом»). Данные,
указываемые в нижней части бланка
телеграммы, в содержание телеграммы и
состав оплачиваемых слов не входят. При
необходимости передачи адресату этих
данных, они должны включаться отправителем
в текст телеграммы. ¹⁸

Подача телеграмм
должностными лицами осуществляется
при предъявлении служебного удостоверения.
¹⁹

Факсограмма
(факс) –
это получаемая на бумажном носителе
копия документа (письменного, графического,
изобразительного), переданного по
каналам факсимильной связи (при помощи
факсимильной аппаратуры). ¹

Факсограмма не
может считаться отдельным видом
документа, так как по факсу можно передать
любой документ на бумажном носителе –
приказ, распоряжение, договор, протокол
и др.; чаще всего факс используется для
передачи служебных писем и разного рода
информационных сообщений. ²

В соответствии с
Гражданским кодексом Российской
Федерации (статья 160) использование при
совершении сделок факсимильного
воспроизведения подписи с помощью
механического или иного копирования,
электронно-цифровой подписи либо аналога
собственноручной подписи допускается
в случаях и порядке, предусмотренных
законом, иными правовыми актами или
соглашениями сторон. Документ (факс),
получаемый на выходе факсимильной
связи, при соблюдении установленных
условий и процедур может обладать
юридической силой. ³

Документы,
передаваемые по факсу, должны оформляться
в соответствии с требованиями,
предъявляемыми к соответствующему виду
документа, и должны быть напечатаны
четким, контрастным шрифтом. ⁴

При передаче и
приеме документов по каналам факсимильной
связи необходимо руководствоваться
следующими требованиями:

объем передаваемого
документа (текста, схемы, графического
изображения), выполненного на бумаге
формата А4 черным цветом, не должен
превышать 5 листов;

документ для
передачи по каналу факсимильной связи
сдается с заявкой установленного
образца, подписанной руководителем
подразделения. Заявки хранятся в течение
одного года;

ответственность
за содержание передаваемой информации
возлагается на исполнителя, подготовившего
документ к передаче, и руководителя
соответствующего подразделения;

факсограммы на
иностранных языках отправляются при
наличии перевода, заверенного лицом,
подписавшим факсограмму;

запрещается
передавать текст документов с пометкой
«Для служебного пользования»;

подлежащий передаче
документ регистрируется. Подлинники
документов после передачи возвращаются
исполнителям с отметкой о времени
отправки;

поступившие
факсограммы регистрируются, передаются
адресатам под расписку в день их приема,
срочные — немедленно;

поступивший вслед
за факсограммой подлинник документа
направляется в соответствующее
подразделение-исполнитель;

факсограммы на
иностранных языках доставляются адресату
без перевода.⁵

Контроль за
использованием факсимильной техники,
установленной в подразделениях,
осуществляется их руководителями. ⁶

Телефонограмма
– это обобщенное название различных
по содержанию документов, выделяемых
в связи со способом устной передачи
текста по каналам телефонной связи. ¹

Телефонограмма
составляется отправителем как документ
на бумажном носителе, передается по
телефону и записывается получателем.
²

Телефонограммы
используются для оперативной передачи
информационных сообщений служебного
характера (извещения, приглашения,
экстренные сообщения и т.п.). ³

В тексте телефонограммы
должно быть не более 50 слов, при этом
следует избегать труднопроизносимых
слов и сложных оборотов. ⁴

Телефонограмма
составляется в одном экземпляре и
подписывается руководителем или
ответственным исполнителем. Если
телефонограмма передается нескольким
адресатам, к ней прилагается список
организаций и предприятий, которым ее
направляют, и номера телефонов, по
которым она должна быть передана. ⁵

Для записи
телефонограмм целесообразно использовать
специальные бланки, если специальные
бланки отсутствуют, телефонограмма
записывается в журнал по следующей
форме: ⁶

Должность,
фамилия сотрудника, предавшего
телефонограмму, и номер его телефона

Должность,
фамилия сотрудника, принявшего
телефонограмму, и номер его телефона

Дата,
номер телефонограммы

Время
передачи

Текст
телефонограммы

Должность
и фамилия лица, от имени которого
передается телефонограмма

Принимаемая
телефонограмма может быть сначала
записана от руки, с помощью звукозаписывающей
аппаратуры или застенографирована, а
затем расшифрована и отпечатана. Следует
проверять правильность записи повторным
чтением телефонограммы в конце ее
передачи. ⁷

Юридическая сила
поступившей телефонограммы определяется
следующими реквизитами:

исходящим
регистрационным номером отправляемой
телефонограммы;

должностью,
фамилией, именем, отчеством и подписью
лица, отправившего телефонограмму;

должностью,
фамилией, именем, отчеством и подписью
лица, принявшего телефонограмму, в
журнале регистрации;

входящим
регистрационным номером полученной
телефонограммы. ⁸

Деловое письмо-
обобщенное название широко применяемого
вида официальных документов, служащих
средством общения различных организаций
по поводу осуществляемой ими деятельности.

Функции делового
письма:

— информационная,
(факты, сведения, мнения)

— организационная,
(воздействие на людей)

— Коммуникативная

— юридическая
(свидетельства, доказательства)

— воспитательная
(дисциплинирует, требует повышенного
уровня образовательной подготовки)

Любое деловое
письмо начинается с обращения к человеку,
кому адресовано письмо. В зависимости
от ситуации можно использовать следующие
примеры обращений: «Уважаемая госпожа
Иванова!», «Уважаемый Михаил Петрович!»,
«Уважаемый господин директор!», «Уважаемые
господа!». Обращение размещается
посередине страницы. При этом следует
учесть, что в деловом письме в обращении
неприемлемы сокращения типа «г-н»,
«г-жа» либо употребление инициалов
человека.

Далее следует
вступление, где необходимо кратко и
четко сформулировать основную цель
делового письма, причину, по которой
отправляется данное письмо. Можете
использовать следующие шаблоны:
«Сообщаем/сообщаю, что…», «Доводим/довожу
до Вашего сведения, что…», «Ставим/ставлю
Вас в известность, что…»,
«Поздравляем/поздравляю…»,
«Приглашаем/приглашаю…», «Просим/прошу…»,
«Высылаем/высылаю…», «Подтверждаем/подтверждаю…»,
«Напоминаем/напоминаю…», «В соответствии
с…», «Согласно телефонному разговору
…», «Согласно Вашему письму …», «В связи
с…», «В целях…», «Компания «Х»
предлагает/гарантирует/не возражает…»
и т.п.

Следующий раздел
– основная часть, где излагается основная
идея и суть делового письма.

Далее следует
краткое резюме, подведение итогов. Здесь
чаще всего употребляются следующие
фразы: «Надеемся/надеюсь…»,
«Уверен/уверены…», «Просим извинить
за задержку с ответом» и т.п.

Заканчивается
деловое письмо вежливой подписью: «С
уважением,… (должность адресанта), …
(ФИО адресанта)». По мере необходимости
можно указать контактный номер телефона,
название и физический адрес компании,
адрес сайта компании.

Иногда после
подписи в деловом письме размещается
посткриптум (P.S.). Здесь можно кратко
изложить ту информацию, которая имеет
косвенное отношение к самому письму.

По возможности
электронные деловые письма лучше
отправлять на фирменных бланках,
содержащих логотип компании, ее адрес
и телефоны.

Если имеются
какие-либо приложения к письму в
присоединенном файле, необходимо это
указать.

Бланк письма
организации

Практическое задание

Источник

Занятие № 3.

Тема: Системы документационного обеспечения управления.

План:

Организационные документы
Распорядительные документы
Информационно-справочные документы
Документы по личному составу

Вопрос 1.

Организационные документы – комплекс взаимосвязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководителей и специалистов предприятия.

Организационные документы представлены уставами, положениями, инструкциями, правилами.

Особенности организационных документов:

являются внутренними документами, так как для их разработки и введения в действие не требуется участия сторонних организаций, достаточно решения руководства или других должностных лиц того предприятия, деятельности которого эти документы касаются;
являются сложными документами по своему содержанию;
имеют значительный объем;
имеют длительный срок действия, перерабатываются лишь в случаях реорганизации, развития нового направления в деятельности предприятия;
являются обязательными для исполнения всеми сотрудниками.

Состав организационных документов определен Общероссийским классификатором управленческой документации ОКУД-93. К ним отнесены следующие документы, имеющие отношение к коммерческой деятельности:

документация по созданию организации, предприятия (договор об аренде, заявление на государственную регистрацию, положение о структурном подразделении, протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива предприятия о создании, протокол общего собрания членов кооператива об утверждении устава, свидетельство о регистрации, устав, учредительный договор и другие);
документация по реорганизации организации, предприятия (приказ о реорганизации, протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива о реорганизации, решение Совета директоров (Правления) о реорганизации);
документация по ликвидации организации, предприятия (акт о ликвидации, приказ о ликвидации и создании ликвидационной комиссии, протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива о ликвидации и другие);
документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия (договор на производство работ, оказание услуг; должностная инструкция; положение о структурном подразделении; правила внутреннего трудового распорядка; структура и штатная численность; штатное расписание).

Организационные документы представлены уставами, положениями, инструкциями и правилами.

Устав – свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления или хозяйственной деятельности.

Уставы предприятий, учреждений, организаций утверждаются вышестоящими органами (министерствами, администрацией субъектов федерации), устав юридического лица утверждается его учредителями (участниками) и подлежит государственной регистрации в установленном порядке.

Устав относится к обязательным учредительным документам при создании негосударственных коммерческих организаций. Общие требования к порядку его составления, оформления и содержания даны в части первой Гражданского кодекса Российской Федерации. Структура текста устава меняется в зависимости от его разновидности. Устав организации включает: общие положения; цели и задачи; права; деятельность; имущество; управление; правила реорганизации и ликвидации.

Положение – правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (службы). Основой для разработки положения является Устав.

Разновидности положений: положение об организации; положение о структурном подразделении; положения о коллегиальных и совещательных органах как руководящих (совет директоров, правление), так и специализированных (ученый совет, педсовет, научно-технический совет и др.); положения о временных органах (совещания, комиссии, советы).

Положение об организации – правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности. На основании положения действуют государственные и муниципальные некоммерческие организации, действующие за счет средств бюджета. В первую очередь это органы власти и управления. На основании положений действуют также филиалы коммерческих и некоммерческих организаций, их отделения, представительства.

Положение о структурном подразделении – документ, в котором определяются: порядок создания (образования) подразделения; правовое положение подразделения в структуре организации; структура подразделения; задачи, функции, права и ответственность подразделения; порядок взаимодействия подразделения с иными структурными единицами организации.

Положения о коллегиальных и совещательных органах как руководящих (совет директоров, правление), так и специализированных (ученый совет, педсовет, научно-технический совет и др.) также носят нормативный характер и определяют состав, порядок формирования, компетенцию, порядок работы, права и ответственность коллегиальных и совещательных органов.

Положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах) создаются на период действия такого органа. Структура текста нормативно не закреплена. Утверждается органом, в компетенцию которого входит создание временного органа.

Правила – документ, устанавливающий определенный порядок и единообразие при осуществлении какой-либо деятельности, определяющий, как и в какой последовательности должна вестись работа на том или ином участке.

Правила внутреннего трудового распорядка – организационный документ, в котором отражаются следующие вопросы: 1) организация работы предприятия; 2) взаимные обязанности работников и администрации; 3) предоставление отпусков; 4) командирование сотрудников; 5) внутри-объектный режим.

Правила составляются на бланке предприятия, согласовываются путем обсуждения на собрании работников предприятия, визируются юристом и утверждаются руководителем предприятия. Отраслевые правила – правила, которые относятся к одной отрасли. Например, Правила бытового обслуживания населения.

Инструкция – правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц.

Виды инструкций: инструкция по делопроизводству организации; должностная инструкция; другие.

Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) – нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в учреждении: правила, приемы, этапы создания документов, порядок работы с ними, основополагающие организационные моменты. Начинается инструкция, как правило, разделом «Общие положения», в котором указываются цели ее издания, области распространения, порядок пользования и другие сведения общего характера. Текст инструкции должен содержать четкие формулировки с распорядительными словами типа «должен», «имеет право», «рекомендуется», «запрещается» и т. д. Текст инструкции излагается от третьего лица или в безличной форме. На каждого работника учреждения (организации) составляется должностная инструкция.

Должностная инструкция – организационный документ длительного или постоянного срока действия, в котором определены научно-технические, финансовые стороны деятельности должностных лиц.

Текст должностной инструкции обычно состоит из следующих частей: 1) общие положения; 2) функциональные обязанности работника; 3) права работника; 4) ответственность работника; 5) режим работы.

Структура и штатная численность – организационный документ, в котором указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. Данный документ составляется на бланке предприятия, подписывается заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. Изменения в структуру и штатную численность вносятся приказом руководителя предприятия. Образец документа представлен на рис. 1.

Штатное расписание – документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы.

Штатное расписание оформляется на бланке предприятия, указываются перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фонде заработной платы. Подписывается штатное расписание заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации.

Реквизиты организационных документов:

1) постоянные реквизиты: эмблема организации; наименование организации; наименование вида документа (УСТАВ, ПОЛОЖЕНИЕ);

2) переменные реквизиты: дата; регистрационный номер; место составления или издания документа; заголовок; текст документа; отметка о наличии приложения; подпись; гриф согласования или визы согласования; гриф утверждения; оттиск печати.

Вопрос 2.

Одна из форм исполнительно-распорядительной деятельности организаций, учреждений, предприятий – издание распорядительных документов, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления.

Распорядительные документы – совокупность правовых актов, в которых фиксируются решение органов государственной власти, органов местного самоуправления, должностных лиц по административным и организационным вопросам.

В зависимости от порядка разрешения вопросов (принятия решений) распорядительные документы делятся на распорядительные документы, издаваемые коллегиально и распорядительные документы, издаваемые при единоличном принятии решений.

Распорядительные документы, издаваемые коллегиально, издаются на основе решений, принимаемых совместно группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т. п.). При коллегиальном принятии решений издаются постановления.

Распорядительные документы, издаваемые при единоличном принятии решений – приказы, распоряжения, указания. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения. На основе единоличного принятия решений действуют: федеральные министерства, администрации субъектов Российской Федерации и муниципальных образований, исполнительные руководители организаций, учреждений, предприятий, фирм: генеральный директор, директор, исполнительный директор, председатель правления.

Стадии подготовки распорядительных документов: изучение существа вопроса; подготовка проекта документа; стадия обсуждения (для постановлений и решений); принятие документов на заседании коллегиального органа (для постановлений и решений); согласование документа, подписание.

Приказ – правовой акт, распорядительный документ, представляющий собой решение единоличного органа управления организацией (руководителя организации), издаваемый в целях разрешения оперативных внутренних вопросов деятельности данной организации. Он издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных подразделений, утверждения положений, инструкций, правил и тому подобных документов, требующих утверждения, организации, предприятия, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т. д. Посредством приказа руководитель ставит перед работниками основные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов.

Бывают приказы по основной деятельности и по личному составу.

Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы предприятия.

Пример приказа по основной деятельности представлен на рис. 2.

Приказ по личному составу – правовой акт, издаваемый по вопросам регулирования трудовых правоотношений граждан с администрацией предприятия. Приказы по личному составу документируют процесс движения кадров в организации.

Приказы по основной деятельности оформляются на бланках предприятия. Постоянные реквизиты бланка приказа – наименование организации, наименование вида документа. К основным переменным реквизитам бланка приказа относятся: дата, регистрационный номер, место составления или издания документа, заголовок, текст, подпись, визы.

Заголовок приказа отвечает на вопрос «О чем?». В заголовке к тексту приказа пишут: «О приеме на работу», «Об увольнении», «О поощрении» и т. п.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части указываются основания или причины составления документа (она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение»). Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.

В распорядительной части излагаются решения, распоряжения, предложения, мнения, выводы, просьбы. Распорядительная часть начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», которое указывается прописными буквами всегда на отдельной строке от границы левого поля. После слова «ПРИКАЗЫВАЮ» ставится двоеточие.

Текст приказа может состоять из одной фразы, тогда в первой ее части указывается основание или причина создания документов, во второй – решение, распоряжение, просьба. Если же содержание документа не нуждается в пояснении и обосновании, текст может содержать одну заключительную часть: приказы – распорядительную часть без констатирующей.

Сплошной связный текст документа может быть составлен на основе трафарета, содержащего постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации. Приказ вступает в силу с момента подписания.

Выписка из приказа – документ, содержащий те же реквизиты, что и приказ, но из распорядительной части текста берется только тот пункт, который необходим. Если документ выдается для предоставления в другое учреждение, то копия удостоверяется печатью организации.

Распоряжение – документ, издаваемый единолично руководителем организации (структурного подразделения) по текущим вопросам (производственным, административным, кадровым и др.) деятельности организации, по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов и иных распорядительных актов.

Подготовка и оформление распоряжений производится аналогично порядку подготовки и оформления приказов, только констатирующая часть завершается словами «Обязываю», «Предлагаю».

Указание – распорядительный документ по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, поручений и т. п.

Указание оформляется на общем бланке или бланке указания (если он был спроектирован ранее). Указание подписывает руководитель фирмы или его заместители в пределах компетенции. Указания оформляются аналогично приказу. Отличия заключаются в следующем: а) наименование вида документа – УКАЗАНИЕ; б) распорядительная часть начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ».

Постановление – правовой акт, применяемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм и правил.

В констатирующей части Постановления описывается состояние рассматриваемого вопроса. Распорядительная часть начинается со слова «ПОСТАНОВЛЯЕТ», перед ним указывается название коллегиального органа. Эта часть содержит перечень мероприятий с указанием сроков выполнения и служебных лиц, ответственных за их своевременное исполнение, а также тех, кому поручен контроль за выполнением Постановления.

Решения – документ, принимаемый коллегиальным совещательным органом (собрание акционеров, советом директоров и др.) в целях разрешения производственных задач, вопросов, входящих в компетенцию данного органа. Данный документ подписывают все присутствующие.

Текст состоит из констатирующей и распорядительной части. В констатирующей части излагаются причины издания документа. В распорядительной части указывают наименование органа, принимающего решение, затем слово «РЕШИЛ» на отдельной строке. Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт строится по схеме: действие – исполнитель – срок исполнения. Решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа. Дата решения – дата проведения заседания коллегиального органа.

Вопрос 3.

Информационно-справочные документы – это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов.

Виды информационно-справочных документов: докладная записка; объяснительная записка; справка; протокол; акт; факсы; служебные письма.

Для создания информационно-справочных документов применяют общий бланк. В состав постоянных реквизитов информационно-справочных документов входят: наименование организации; наименование вида документа; тест документа; дата и номер документа; место составления. Переменные реквизиты зависят от вида информационно-справочных документов.

Докладная записка – это информационно-справочный документ, адресованный руководителю вышестоящей или данной организации, содержащий обстоятельное изложение вопроса с выводами и предложениями составителя.

Виды докладных записок:

1) по содержанию: инициативные; информационные; отчетные;

2) в зависимости от местонахождения адресата: внутренняя докладная записка; внешняя докладная записка.

Инициативные докладные записки составляются по личной инициативе составителя с целью побуждения адресата к принятию определенных действий. Информационные докладные записки составляются регулярно, например, еженедельно или ежемесячно, чаще всего по указанию руководителя. Они содержат информацию о ходе работы, о деталях или методах выполнения работы. Отчетные докладные записки информируют о завершении работы, ее этапа, выполнение указаний, распоряжений.

Внутренняя докладная записка создается по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя с целью повысить эффективность деятельности организации и представляется руководителю подразделения или организации. Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации. Внутренняя докладная записка оформляется на чистых листах формата А 4 рукописным способом. Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке организации машинописным способом.

Реквизиты докладной записки: наименование организации – автора документа (внутренняя записка – наименование структурного подразделения); адресат (внутренняя записка – наименование должности, инициалы, фамилия (в дательном падеже)); регистрационный номер; наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА); заголовок к тексту; текст; отметка о наличии приложения (в случае необходимости); дата (дата ее подписания); подпись руководителя (внутренняя записка – подпись составителя); отметка об исполнении и направлении документа в дело.

Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой части сообщаются факты, послужившие поводом для составления документа, а во второй – излагаются конкретные выводы, просьбы и предложения. Текст докладной записки может состоять и из трех частей. В этом случае в первой части (констатирующей) будут излагаться причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части — анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, а в третьей части – выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо предпринять, по мнению составителя докладной записки. Докладная записка может быть представлена в текстовом и табличном вариантах или их сочетании.

Оформляется докладная записка в двух экземплярах (первый – адресату, второй – в дело). На докладной записке ставится резолюция руководителя.

На рис. 3 представлен пример докладной записки.

Объяснительная записка – это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета) или действие какого-либо события, факта, поступка предъявляемый руководителю.

В отличие от докладных записок объяснительные записки чаще всего не содержат выводов и предложений автора. Текст объяснительной записки должен содержать описание фактов или событий, послуживших поводом к ее написанию, подробное объяснение происшествия, доводы и аргументы, которые могут оправдать (или смягчить) проступок работника или подтвердить какие-то факты.

Виды объяснительных записок по содержанию:

1) записки–приложения к основному документу бывают, как правило, к плану, отчету, которые объясняют и дополняют их;

2) записки, в которых объясняются причины поведения, поступка, ситуации, составляются отдельными работниками и подписываются составителем.

Реквизиты объяснительной записки: наименование организации (если подписывает руководитель); наименование структурного подразделения (если подписывает составитель); наименование вида документа (ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА); дата документа (дата составления); регистрационный номер документа; заголовок к тексту (в предложном падеже, начиная с предлога «О» или «Об»); адресат (указывается должность, инициалы и фамилия руководителя, которому направляется документ); текст документа (описание фактов, послуживших поводом к написанию документа, а также аргументы, объясняющие происшествие); подпись автора.

Справка – информационно-справочный документ, подтверждающий какие-либо факты или события.

Реквизиты справки: наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения, выдавшего справку); наименование вида документа (справка); дата; регистрационный номер (порядковый номер документа, оформляется одновременно с датой); место составления (для внешней справки); адресат (указывается только на справках информационного характера, в справках личного характера адресат указывается в тексте, поэтому специально этот реквизит не указывается); заголовок к тексту; текст (состоит из двух частей, в первой – излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй – приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса); подпись; оттиск печати (для справки биографического и финансового характера).

Виды справок: Справки, описывающие и подтверждающие факты или события в производственной деятельность организации составляют по указанию вышестоящей организации или руководителя организации для информации о выполнении планов, заданий, поручений. Их представляют в установленные сроки.

Текст такой справки состоит их двух частей. В первой части справки излагаются факты, послужившие поводом к написанию, во второй – приводятся конкретные данные. Выводов и предложений в справке не приводят. Это отличает ее от докладной записки. Справки, составленные для руководителя организации, подписывает составитель, составленные по указанию вышестоящей организации, подписывает руководитель учреждения.

Справки финансового характера подписывает и главный бухгалтер учреждения.

Справки, выходящие за пределы учреждения, оформляют на общем бланке формата А 4, а внутренние – на чистом листе бумаги, но с теми же реквизитами. Датой справки является дата ее подписания. Адресат оформляют как и на других документах, но не указывают почтовый адрес.

Справки, удостоверяющие юридические факты – справки, подтверждающие место работы, учебы, занимаемую должность, место проживания, их выдают по запросам заинтересованного лица или учреждения. Это наиболее многочисленная и ежедневная составляемая группа справок. Как правило, при составлении таких справок применяют унифицированные трафаретные бланки формата А5.

Протокол – это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.

Для оформления протоколов используют общий бланк, на котором указывают наименование вида документа: ПРОТОКОЛ.

Реквизиты протокола:

1) постоянные: эмблема организации; наименование организации; на-именование вида документа (ПРОТОКОЛ);

2) переменные: дата (дата принятия решения); регистрационный номер (номер протокола); место составления или издания документа (место; где состоялось заседание); заголовок (протокол заседания методического совета; собрания акционеров; заседания совета директоров; совещания экспертной комиссии); текст; отметка о наличии приложения; подписи (подписывают протокол председатель и секретарь); гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению); отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Структура текста протокола: вводная часть и основная часть.

Структура вводной части протокола:

— Председатель (указывают фамилию и инициалы председателя).

— Секретарь: указывают фамилию и инициалы секретаря.

— Присутствовали: перечисляют в алфавитном порядке членов коллегиального органа, присутствующих на заседании, с указанием их должности, фамилии и инициалов или указывают их количество и дают ссылку на приложение, в котором они перечислены.

— Приглашенные: перечисляют в алфавитном порядке приглашенных на заседание (не членов данного коллегиального органа) с указанием их должности (с наименованием организации), фамилии и инициалов или указывают их количество и дают ссылку на приложение, в котором они перечислены.

— Повестка дня. Пункты повестки дня нумеруются арабскими цифрами. Содержание пункта «повестка дня» отвечает на вопрос «О чем?» и имеет предлог «О» или «Об». В каждом пункте повестки дня с новой строки указывается должность, фамилия и инициалы докладчика или основного выступающего. Вопросы, включаемые в повестку дня, располагают в определенном порядке: на первое место выносятся вопросы, по которым больше приглашенных; остальные вопросы располагаются по мере убывания их сложности.

Структура основной части протокола.

Основная часть фиксирует ход заседания по схеме: «СЛУШАЛИ –ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ». Содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. Каждый раздел состоит из трех частей: «СЛУШАЛИ»; «ВЫСТУПИЛИ»;«ПОСТАНОВИЛИ» (или «РЕШИЛИ»).

Виды протоколов по полноте освещения хода обсуждения вопросов: полные, краткие; сокращенные.

В полном протоколе подробно документируется весь ход обсуждения вопросов и принятия решений, дается содержание выступлений, то есть ход обсуждения вопроса, какие вопросы вносились и кто вносил.

Краткий протокол – это документ, который фиксирует: обсуждавшиеся на заседании вопросы; фамилии докладчиков; принятые решения. Часть «ВЫСТУПИЛИ» в кратком протоколе отсутствует. Рекомендуется такой протокол в случаях: когда заседание стенографируется, доклады и тексты будут представлены секретарю, или тогда, когда ведется протокол заседаний оперативного характера.

Сокращенная форма протокола используется в том случае, если в повестке дня заседания (совещания) только один вопрос. В этом случае раздел «Повестка дня» не оформляется. После указания председателя, секретаря, состава присутствующих и приглашенных формулируется обсуждаемый вопрос и далее оформляется раздел «СЛУШАЛИ».

Если необходимо проинформировать партнера о решениях, принятых относительно совместной деятельности, то есть сообщить часть информации, содержащейся в подлиннике документа, оформляют выписку из протокола. Пример оформления протокола представлен на рис. 4.

Выписка из протокола – это абсолютно точное воспроизведение части документа с обязательным указанием даты, регистрационного номера, места составления и заголовка к тексту протокола. Далее с указанием номера вопроса по повестке дня приводится содержание соответствующего раздела. Обязательны части «СЛУШАЛИ» и «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»). Часть «ВЫСТУПИЛИ» приводится в случае необходимости.

Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же составляет заверительную надпись. Она состоит из слова «Верно», указания должности лица, заверяющего выписку, его личной подписи, фамилии, инициалов и даты. Если выписка из протокола выдается для представления в другую организацию, то она заверяется печатью. В реквизите «Подпись» указываются должности и расшифровки подписей работников.

Акт – это справочно-информационный документ, составленный одним или несколькими лицами, который подтверждает установленные факты и события.

Составлять акты имеют право как постоянно действующие, так и специально назначенные приказом руководителя организации комиссии. В некоторых случаях акт может быть составлен одним лицом, уполномоченным организацией, осуществляющей контрольные и/или надзорные функции. Например, единолично имеют право составлять акты налоговый инспектор, санитарный инспектор, пожарный инспектор.

Реквизиты акта:

1) постоянные: эмблема организации; наименование организации; наименование вида документа (АКТ);

2) переменные: дата (должна соответствовать дате актируемого события); регистрационный номер; место составления или издания документа; заголовок; текст; отметка о наличии приложения (заполняется при необходимости); подписи председателя и членов комиссии.

Структура текста акта: вводная часть; констатирующая часть; выводы.

Вводная часть текста включает: основание для работы комиссии (название документа, на основании которого проводится проверка, даты и номера этого документа); состав комиссии (должность, фамилию и инициалы каждого); перечень приглашенных работников; перечень присутствующих лиц (работников, которых непосредственно касается проводимая проверка).

Констатирующая часть текста акта включает: дату или период времени, в течение которого происходило заактированное событие; цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта; описание установленных фактов, методов, которыми велась проверка, ее результатов.

Выводы или заключительная часть акта может содержать: заключения, выводы, рекомендации, предложения комиссии. Однако комиссия может ограничиться только выводами, сделанными на основании проведенной проверки. Заключительная часть может отсутствовать, если члены комиссии примут решение ограничиться констатацией фактов.

Количество экземпляров акта определяется наличием заинтересованных в этом документе организаций и должностных лиц или нормативным документом, регламентирующим его составление. Если в этом есть необходимость, указывают количество экземпляров акта и их местонахождение. Пример оформления акта представлен на рис. 5.

Деловые письма – информационно-справочные документы, которые служат средством обращения между учреждениями и частными лицами.

Письма являются самым распространенным способом обмена информацией и составляют большую часть входящих и исходящих документов любого предприятия.

Виды писем

1) по тематическому признаку:

деловые письма (письма, оформляющие организационные, экономические, правовые, финансовые и другие виды деятельности организаций: письмо-просьба, письмо-подтверждение, письмо-напоминание, гарантийное письмо и т. д.);
коммерческие письма (письма, составляемые при заключении и выполнении контрактов, при решении вопросов покупки и продажи, сбыта и снабжения);

2) по функциональному признаку:

письма, требующие ответа (просьба, требование, обращение, предложение, запрос, представление);
письма, не требующие ответа (предупреждение, напоминание, приглашение, подтверждение, отказ, извещение, сопроводительное письмо, гарантийное письмо; информационное письмо; рекламное письмо);

3) по структурному признаку:

регламентированные письма (письма, решающие вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализующиеся в виде стандартных текстов);
нерегламентированные письма (письма, имеющие авторский текст, реализующийся в виде формально-логического или этикетного текста: инструктивные письма; рекомендации; письма-объявления и т. д.);

4) по признаку адресности:

обычные письма (письма, адресованные одному конкретному получателю);
циркулярные письма (письма, направленные из одного источника в несколько адресов, как правило, подчиненных организаций);

5) по форме отправления:

конвертные;
электронные;
факсовые.

Реквизиты писем:

1) постоянные: эмблема организации; наименование организации; справочные данные об организации; код юридического лица в общероссийском классификаторе предприятий и организаций;

2) переменные: дата; регистрационный номер; ссылка на регистрационный номер и дату документа (если письмо является ответным); адресат; заголовок; текст; отметка о наличии приложения (при необходимости); подпись; отметка об исполнителе (резолюция, которая включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату).

Структура текста делового письма включает: вступление, основную часть, заключение. Вступительная часть содержит: ссылку на документ, его отдельные пункты, послужившие основанием для составления письма; констатацию факта, в ней указываются цель (причина) составления письма. При ссылке на документ указываются его данные в следующей последовательности: наименование вида документа, автор, дата, регистрационный номер документа, заголовок. В основной части излагается описание события, сложившейся ситуации, их анализ и приводимые доказательства.

Заключение письма представляет собой выводы в виде просьб, предложений, мнений, отказов, напоминаний и т. д. Допускается текст письма, состоящий из одной-двух частей: вступления и заключения.

Этапы подготовки и составления писем: изучение существа вопроса; подготовка и написание проекта текста письма; согласование проекта письма; подписание письма руководителем; регистрация письма; отправка письма.

Особенности различных видов писем

Информационное письмо – деловое письмо, цель которого своевременно информировать другое предприятие или заинтересованное лицо о свершившемся факте или каком-либо мероприятии.
Сопроводительное письмо – деловое письмо для сообщения адресату о направлении каких-либо документов, материальных ценностей (отсылка контрактов, каталогов, образцов изделий).
Гарантийное письмо – деловое письмо, цель которого, подтверждение определенных обязательств, обещаний, условий по каким-либо сделкам.
Письмо-предложение (оферта) – заявление продавца, экспортера о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий.
Письмо-просьба – деловое письмо, цель которого – получение информации, услуг, товаров, инициирование определенных действий, необходимых организации-автору.
Письмо-ответ – деловое письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу, письмо-запрос или предложение. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ).
Письмо-подтверждение – деловое письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, ранее достигнутые договоренности, намерения и т. п.
Письмо-требование (рекламация, претензия) – деловое письмо, цель которого – изложение претензий к качеству товара и оказываемых услуг, срокам поставки, платежу и тому подобному и требование возмещения убытков.

Вопрос 4.

Документы по личному составу – совокупность документов, которые регламентируют отношения работодателя и сотрудников организации.

Перечень документов по личному составу: заявления о приеме, увольнении, переводе; трудовые договора; приказы по личному составу; трудовые книжки; личные карточки; личные дела; лицевые счета по заработной плате.

Заявление – документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска.

Реквизиты заявления: адресат (кому адресуется заявление); заявитель; место проживания заявителя; наименование вида документа (заявление); текст; подпись; дата составления.

Согласие на прием нового работника дает будущий непосредственный руководитель. Свое согласие он выражает визированием письменного заявления претендента.

Трудовой договор – соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя.

В трудовом договоре в обязательном порядке указываются:

фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя, заключивших трудовой договор;
сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя – физического лица;
идентификационный номер налогоплательщика (для работодателей, за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями);
сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями;
место и дата заключения трудового договора.

Реквизиты трудового договора, придающие ему юридическую силу: наименование организации; наименование вида документа; дата; регистрационный номер; место заключения договора; текст; подписи; оттиск печати.

Личная карточка – документ, служащий для анализа состава и учета движения работников предприятия. Карточка состоит из 4 страниц формы Т-2.

Первая и вторая страницы заполняются при поступлении гражданина на работу и содержат блок общих сведений о работнике: основные поисковые направления (номер карточки, табельный номер работника, алфавит и т.п.); анкетно — биографические данные; общее образование; образование по профессии; динамику трудовой деятельности; стаж работы; состав семьи, паспортные данные и т. п.

Третья и четвертая страницы формы № Т-2 заполняются в процессе работы гражданина в данной организации и включают зоны: сведения о воинском учете; прием на работу, назначения, перемещения; повышение квалификации; профессиональная переподготовка; аттестация; поощрения, награды; навыки работы (вне специальности); отпуска; отметка об увольнении.

Личное дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Трудовое законодательство не регламентирует состав личного дела. Каких-либо требований, предъявляемых к заполнению личного дела, законодательство не предусматривает. Более того, ведение личного дела работника не является обязательным. Однако личные дела дают возможность кадровой службе организации своевременно учитывать все документы о работнике, которые можно использовать для определения направления карьеры и профессионального роста работника, своевременного предоставления льгот и гарантий.

Состав личного дела определяется локальным нормативным актом организации. Традиционно к документам, которые включаются в состав личного дела, относятся: внутренняя опись документов дела; анкета или личный листок по учету кадров; дополнение к личному листку по учету кадров; автобиография; копия документа об образовании, копия трудового договора; копия приказа о приеме на работу; копии приказов о переводе; документы, подтверждающие изменения анкетно-биографических данных; аттестационные документы; представления к переводам; копии приказов о поощрениях и налагаемых на работника взысканиях; другие характеризующие работника документы.

Трудовая книжка – основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе.

Основными нормативными документами, регламентирующими работу по ведению трудовых книжек являются:

Трудовой кодекс РФ
Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»
Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

По общему правилу работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной (ст. 66 ТК РФ). Таким образом, получается, что, если по каким-либо причинам работник проработал у работодателя менее пяти дней, запись в трудовую книжку работника делать не нужно.

Пример оформления записи о приеме на работу в трудовой книжке:

№ записи	Дата	Сведения о награждениях (поощрениях)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
число	месяц	год
				Открытое акционерное общество «Дом» (ОАО «Дом»)
1.	22	04	2014	Принята на должность инженер-технолог в плановый отдел.	Приказ № 135 от 22.04. 2014

Пример оформления записи о переводе работника на другую работу:

№ записи	Дата	Сведения о приеме на работу, переводе на другую работу, квалификации, увольнении ( с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
число	месяц	год

				Общество с ограниченной ответственностью «Сарацин» (ООО «Сарацин»)
1.	15	03	2014	Принята на должность секретаря в канцелярию	Приказ № 124 от 15.03.2014

2.	25	04	2014	Переведена на должность специалиста по кадрам в отдел кадров	Приказ № 156 от 25.04.2014

Пример оформления записи об увольнении по собственному желанию:

№ записи	Дата	Сведения о приеме на работу, переводе на другую работу, квалификации, увольнении ( с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
число	месяц	год

				Общество с ограниченной ответственностью «Сарацин» (ООО «Сарацин»)
2.	30	09	2014	Уволена по собственному желанию, п.3 ст. 77 Трудового кодекса РФ	Приказ № 145 от 30.09.2014
				Подпись руководителя, гербовая печать

Пример оформления записи об увольнении работника в связи с уходом на пенсию по возрасту:

№ записи	Дата	Сведения о приеме на работу, переводе на другую работу, квалификации, увольнении ( с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
число	месяц	год

				Общество с ограниченной ответственностью «Сарацин» (ООО «Сарацин»)
2.	30	09	2014	Уволена по собственному желанию в связи с уходом на пенсию по возрасту, ст. 77 Трудового кодекса РФ Подпись руководителя, гербовая печать	Приказ № 145 от 30.09.2014

Пример оформления записи об увольнении в связи со смертью работника:

№ записи	Дата	Сведения о приеме на работу, переводе на другую работу, квалификации, увольнении ( с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
число	месяц	год

				Общество с ограниченной ответственностью «Сарацин» (ООО «Сарацин»)
2.	30	09	2014	Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, п. 6 ст.83 Трудового кодекса РФ	Приказ № 123 от 30.09.2014
				Подпись руководителя, гербовая печать

Пример оформления записи об увольнении в связи с появлением работника на работе в состоянии алкогольного опьянения:

№ записи	Дата	Сведения о приеме на работу, переводе на другую работу, квалификации, увольнении ( с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
число	месяц	год

				Общество с ограниченной ответственностью «Сарацин» (ООО «Сарацин»)
2.	30	09	2014	Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя ввиду появления работника на работе в состоянии алкогольного опьянения, п.6, ст.81 Трудового кодекса РФ	Приказ № 145 от 30.09.2014
				Подпись руководителя, Гербовая печать

Пример оформления записи о поощрении работника:

№ записи	Дата	Сведения о приеме на работу, переводе на другую работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
число	месяц	год

				Общество с ограниченной ответственностью «Сарацин» (ООО «Сарацин»)
17.	20	01	2014	Награждена ценным подарком за выполнение годового плана	Приказ № 13 от 20.01.2014

ПРАВИЛА

ВЕДЕНИЯ И ХРАНЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК, ИЗГОТОВЛЕНИЯ

БЛАНКОВ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ И ОБЕСПЕЧЕНИЯ ИМИ РАБОТОДАТЕЛЕЙ

I. Общие положения

1. Настоящие Правила устанавливают порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.

2. Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

3. Работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для работника основной.

Работодатель — физическое лицо, являющийся индивидуальным предпринимателем, обязан вести трудовые книжки на каждого работника в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Работодатель — физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.

(п. 3 в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

4. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждении за успехи в работе.

5. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

6. Трудовые книжки ведутся на государственном языке Российской Федерации, а на территории республики в составе Российской Федерации, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может наряду с государственным языком Российской Федерации вестись и на государственном языке этой республики.

7. Работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.

(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

II. Ведение трудовых книжек

8, Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

9. В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:

а) фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) — на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

б) образование, профессия, специальность — на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

10. Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

11. Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.

12. С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

Форма личной карточки утверждается Федеральной службой государственной статистики.

(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

13. Трудовая книжка заполняется в порядке, утверждаемом Министерству труда и социальной защиты Российской Федерации.

(в ред. Постановлений Правительства РФ от 01.03.2008 N 132, от 25.03.2013 N 257)

14. Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора вносятся в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.

15. При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным статьей 77 Трудового кодекса Российской Федерации (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пункты 4 и 10 этой статьи)), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт части первой указанной статьи.

(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

16. При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

17. При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации.

18. При прекращении трудового договора по другим основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами, в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующие статью, пункт Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.

19. При прекращении трудового договора с работником, осужденным в соответствии с приговором суда к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью и не отбывшим наказание, в трудовую книжку вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишен права занимать (какой деятельностью лишен права заниматься).

20. Сведения о работе по совместительству (об увольнении с этой работы) по желанию работника вносятся по месту основной работы в трудовую книжку на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

21. В трудовую книжку по месту работы также вносится с указанием соответствующих документов запись:

а) о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом «О воинской обязанности и военной службе», а также о времени службы в органах внутренних дел, Государственной противопожарной службе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах;

(пп. «а» в ред. Постановления Правительства РФ от 19.05.2008 N 373)

б) о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

22. Соответствующие записи, внесенные в трудовую книжку лиц, освобожденных от работы (должности) в связи с незаконным осуждением либо отстраненных от должности в связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности, установленными соответственно оправдательным приговором либо постановлением (определением) о прекращении уголовного дела за отсутствием события преступления, за отсутствием в деянии состава преступления или за недоказанностью их участия в совершении преступления, признаются недействительными. Работодатель по письменному заявлению работника выдает ему дубликат трудовой книжки без записи, признанной недействительной. Дубликат трудовой книжки выдается указанным лицам в порядке, установленном настоящими Правилами.

В трудовые книжки лиц, отбывших исправительные работы без лишения свободы, вносится по месту работы запись о том, что время работы в этот период не засчитывается в непрерывный трудовой стаж. Указанная запись вносится в трудовые книжки по окончании фактического срока отбытия наказания, который устанавливается по справкам органов внутренних дел.

При увольнении осужденного с работы в установленном порядке и поступлении его на новое место работы соответствующие записи вносятся в трудовую книжку в той организации, в которую он был принят или направлен.

23. При восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа в трудовую книжку работника вносится по последнему месту работы запись о восстановлении непрерывного трудового стажа с указанием соответствующего документа.

24. В трудовую книжку вносятся следующие сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:

а) о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;

б) о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом работодателями;

(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

в) о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.

(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

25. Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.

III. Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку. Дубликат трудовой книжки

26. Изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов.

27. В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь.

28. Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации — работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.

Если неправильная или неточная запись в трудовой книжке произведена работодателем — физическим лицом, являющимся индивидуальным предпринимателем, и деятельность его прекращена в установленном порядке, исправление производится работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.

(абзац введен Постановлением Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

29. Исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены. В случае утраты такого документа либо несоответствия его фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.

Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей, за исключением записей, в отношении которых имеется судебное решение, а также случаев, предусмотренных пунктом 34 настоящих Правил.

30. В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается.

Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей.

В таком же порядке производится изменение записи об увольнении работника (переводе на другую постоянную работу) в случае признания увольнения (перевода) незаконным.

31. Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.

32. При оформлении дубликата трудовой книжки, осуществляемом в соответствии с настоящими Правилами, в него вносятся:

а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;

(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника.

(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 №132)

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

33. При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной.

Трудовая книжка оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу.

В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т.п.).

34. При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.

Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы у данного работодателя осуществляется комиссией на основании документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т.п.), а в случае их отсутствия — на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности у одного работодателя или в одной системе.

(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

Если работник до поступления к данному работодателю уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт.

(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника.

Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки.

В случае если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.

IV. Выдача трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора)

35. При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в пункте 36 настоящих Правил).

(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

Если трудовая книжка заполнялась на государственном языке Российской Федерации и на государственном языке республики в составе Российской Федерации, заверяются оба текста.

Работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении.

При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок. Днем увольнения (прекращения трудового договора) в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника (прекращении трудового договора) издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной в порядке, установленном настоящими Правилами.

36. В случае если в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия.

Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки.

37. В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников.

V. Вкладыш в трудовую книжку

38. В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.

Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

39. При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша.

VI. Учет и хранение трудовых книжек

40. С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, у работодателей ведутся:

(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации.

(в ред. Постановлений Правительства РФ от 01.03.2008 N 132, от 25.03.2013 N 257)

41. В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

42. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

43. Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя (в организации или у физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем) в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством Российской Федерации об архивном деле.

(п. 43 в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

44. Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

VII. Ответственность за соблюдение порядка ведения трудовых книжек

45. Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

За нарушение установленного настоящими Правилами порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

VIII. Изготовление бланков трудовой книжки и обеспечение ими работодателей

46. Изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и обеспечение ими работодателей на платной основе осуществляются в порядке, утверждаемом Министерством финансов Российской Федерации.

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее имеют соответствующую степень защиты.

47. При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение, за исключением случаев, предусмотренных пунктами 34 и 48 настоящих Правил.

48. В случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем.

Приказ по личному составу – правовой акт, который документирует процесс движения кадров в организации.

Приказами по личному составу документально оформляются: прием, перевод на другую работу, увольнение; изменение условий труда, присвоение разрядов, классности; установление размеров оплаты труда; предоставление отпусков; командирование сотрудников; наложение дисциплинарных взысканий и др. Для оформления приказа по личному составу необходимо письменное обоснование: заключенный трудовой договор; заявление работника, докладная записка, акт (например, о нарушении трудовой дисциплины), запрос на перевод работника из другой организации и др.

Приказы по личному составу оформляются и ведутся отдельно от приказов по основной деятельности организации. Кадровые приказы начинаются со слов: «ПРИНЯТЬ», «НАЗНАЧИТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ», «КОМАНДИРОВАТЬ», «ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК» и т. д.

Характеристика — это официальный документ с отзывом о служебной, общественной деятельности определенного человека. Характеристика представляет собой краткое описание трудового пути работника, его деловых и нравственных качеств, его трудовой и общественной деятельности. Характеристика в основном состоит из следующих сведений:

имя, отчество и фамилия сотрудника;
дата рождения;
образование, полученное сотрудником, какие учебные заведения где и когда окончил;
место работы, откуда предоставляется характеристика, с указанием должностей, которые занимал сотрудник за время работы в данной организации, и обязанности, которые должен был выполнять он на этих должностях;
отображаются положительные качества работника (деловые и личные); даются сведения о наградах и поощрениях;
сведения о курсах повышения квалификации, которые проходил сотрудник, а также об участии его в проектах компании;
указывается, для каких целей и для какой организации дается характеристика. Характеристика составляется представителем администрации и подписывается руководителем предприятия, заверяется печатью.

Резюме (от фр. resume или лат. curriculum vitae — «течение жизни», жизнеописание, произносится курикулюм витэ) — документ, содержащий информацию о языках, опыте работы, образовании и другой относящейся к делу информации, обычно требуемый при рассмотрении кандидатуры человека для найма на работу.

Автобиография — это повествование в свободной форме, где учился, где работал и т.д. Этот документ нужен при трудоустройстве, поступлении ну учёбу, службу, а также в других отраслях, Для информировании организации, учреждения, или фирмы о человеке, его жизни.

Анкета — это один из документов, посредством которого осуществляется сбор важных для работодателя сведений о претендентах на ту или иную должность. В дальнейшем на основании информации, представленной соискателем в анкете, кадровой службой организации будет нормироваться личное дело работника.

Вопросы для самоконтроля:

Какие документы относятся к организационным?
Какие документы относятся к распорядительным?
Какие документы относятся к информационно-справочным?
Какие документы относятся к документам по личному составу?

Задания для закрепления темы:

№1. Составьте план лекции.

№2. Подготовьте доклады по следующему перечню:

Область применения распорядительных документов.
Использование унифицированных форм.
Пакет документов по личному составу.
Особенности работы с кадровыми документами.
Документирование трудовых правоотношений.
Использование унифицированных форм документов по личному составу.
Издание приказов по личному составу.
Формирование и ведение личных дел.
Ведение трудовых книжек работников.

Источник

2.4.3. Информационно-справочные документы

Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации о фактическом состоянии дел в системе управления.

Эта информация содержится в информационно-справочных документах, обеспечивающих руководство организации информацией фактическом положении дел в системе управления и деятельности организации.

Информационно-справочные документы выполняют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам и не содержат поручений. Организационно-справочные документы не содержат поручений, как распорядительные документы, не обязывают выполнять поручения, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения и позволяющие выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления, от работника к руководителю, от нижестоящей организации к вышестоящей.

К информационно-справочным документам относятся:

1) протоколы;

2) докладные записки;

3) предложения;

4) объяснительные записки;

5) заявления;

6) представления;

7) письма;

акты;

9) справки;

10) сводки;

11) заключения;

12) отзывы;

13) списки;

14) перечни;

15) телеграммы;

16) факсы;

17) электронные сообщения и другие справочные документы.

Особую группу в информационно-справочной документации составляет переписка. Переписка – это обобщенное название различных по содержанию писем, использующихся в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями.

Виды деловой переписки и ее названия определяются способами передачи деловой информации, которые в настоящее время подразделяются на почтовую связь и электронную.

Протокол — это документ, фиксирующий ход заседания и порядок принятия решения коллегиальным органом управления. По степени фиксирования информации и степени полноты записи текста протоколы подразделяются на краткие и полные. Краткий протокол фиксирует фамилии докладчиков, темы докладов и выступлений и принятые решения. Полный протокол содержит запись всех выступлений по ходу заседания. Решение о том, какую форму протокола вести на заседании принимает руководитель коллегиального органа управления или руководитель организации.

От протоколов заседания коллегиальных органов управления следует отличать протоколы следственных, административных и других органов, а также протоколы договорного типа.

Протоколы оформляются на основании черновых записей хода заседания, стенограммы или звукозаписи заседания, а также материалов, заранее подготовленных к заседанию коллегиального органа управления.

Ответственность за оформление и правильность записей в протоколе несет секретарь коллегиального органа управления или секретарь руководителя.

Протокол оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа– «ПРОТОКОЛ». Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации; название вида документа; дата и номер документа, заголовок к тексту, текст; подпись председателя и секретаря заседания коллегиального органа управления.

В заголовке к протоколу указывается название коллегиального органа управления или его заседания.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть оформляется однообразно как при полной, так и сокращенной форме протокола. В ней указываются фамилии председателя и секретаря заседания коллегиального органа управления, фамилии или общее количество заседания и приглашенных лиц, повестка дня. Фамилии присутствующих и приглашенных, если их менее 15, записываются в алфавитном порядке, с указанием места работы и должности, а ели их больше 15, то оформляется список присутствующих и приглашены, который прикладывается к протоколу. В этом случае в протоколе делается запись: «Присутствовало … человек, список участников прилагается.».

Вводная часть заканчивается повесткой дня, вопросы в которой располагаются по степени их сложности и важности. Вопросы повестки дня формулируются в именительном падеже без предлогов. По каждому пункту повестки указывается фамилия докладчика и его должность.

Основная часть текста протокола строится по схеме: СЛУШАЛИ…ВЫСТУПИЛИ…ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

В разделе «СЛУШАЛИ» в кратком протоколе указывается фамилия выступающего и тема его выступления. В полной форме протокола приводятся фамилии и инициалы докладчика, содержание его доклада или сообщения. Если текст доклада прилагается к протоколу в письменном виде, то допускается после темы доклада в скобках делать отметку «Текст доклада прилагается» и содержание доклада в протоколе не приводится.

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» в кратких протоколах указываются только фамилии лиц, выступивших в обсуждении, а в полных – приводится содержание их выступления, включая заданные выступающему вопросы и его ответы.

В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» записывается принятое решение, которое формулируется кратко, точно, лаконично, во избежания двоякого толкования.

По каждому пункту решения указываются результаты голосования.

Каждый участник заседания коллегиального орган управления может предоставлять особое мнение по принятому решению, которое оформляется на отдельном листе и прилагается к протоколу. О наличии особого мнения делается запись в протоколе после решения.

Протокол подписывают председатель и секретарь, датой протокола является дата заседания (а если заседание продолжалось несколько дней, то через тире указывается дата начала и окончания заседания).

В особо важных случаях протокол могут визировать выступающие и докладчики. Визы выступающих и докладчиков оформляются на левом поле протокола, на уровне записи выступления (доклада).

Образец оформления протокола приведен в приложении 24, 25.

Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки бывают двух видов: с информацией о фактах и событиях служебного характера, и выдаваемые заинтересованным гражданам и организациям для удостоверения того или иного юридического факта.

Справки служебного характера могут быть внешними или внутренними. Внешние справки составляются для представления информации в другую организацию и подписываются руководителем организации или его заместителями. Внутренние справки составляются для информирования руководителя организации или коллегиального органа по определенным вопросам деятельности организации и подписываются руководителями структурных подразделений или авторами справки..

Внешние справки оформляются на общем бланке организации, а внутренние – на стандартном листе бумаги.

Заголовок к тексту справки должен отвечать на вопрос «О чем?» и включать указание на период времени, к которому относятся указанные в справке сведения.

Текст справки, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления. Вторая часть приводит или описывает конкретные сведения, отражающие существо вопроса.

Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, то ее текст может состоять из разделов и подразделов.

Справки, выдаваемые заинтересованным гражданам и организациям для удостоверения того или иного юридического факта, оформляются, как правило, на бланках организации формата А5, подписываются двумя лицами (руководителем организации и другими должностными лицами организации) и заверяются печатью организации.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель докладной записки – побудить руководителя принять определенное решение.

Докладные записки бывают внешними и внутренними.

Внешняя докладная записка предоставляется руководству вышестоящих организаций, и оформляется на общем бланке организации. Внутренние докладные записки оформляются на стандартном листе бумаги.

Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование организации (структурного подразделения), наименование вида документа, дата и номер документа, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.

Внутреннюю докладную записку подписывает ее автор, а внешнюю – руководитель организации или его заместители. Датой докладной записки является дата ее составления или подписания.

Текст докладной записки состоит, как правило, их трех взаимосвязанных смысловых частей. В первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания. Во второй части анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты ее решения. Третья часть содержит выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению автора докладной записки, необходимо предпринять. Вторая часть докладной записки может отсутствовать.

Образец оформления докладной записки приведен в приложении 26, 27.

Объяснительная записка – это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого – либо события, факта, поступка, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательными реквизитами объяснительной записки являются: наименование структурного подразделения; наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.

Объяснительную записку подписывает ее автор. Датой объяснительной записки является дата ее составления или подписания.

Образец оформления объяснительной записки приведен в приложении 28, 29.

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие.

Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения.

Чаще всего акты составляются коллегиально, комиссиями (постоянно-действующими или назначаемыми руководством.).

Главное при составлении акта – установление фактического состояния дел и правильное их отражение. Акт составляют на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения.

Акт оформляют на общем бланке организации. Обязательными реквизитами акта являются: название организации; название вида документа; дата и регистрационный номер документа; место составления; заголовок к тексту; текст; подписи и в случае необходимости – гриф утверждения.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части акта указываются основания его составления, председатель и члены комиссии, составляющие акт. В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения.

При необходимости акт может иметь заключительную часть, представляющую собой проект решения, выводы или заключения комиссии, составившей акт.

В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и место их нахождения. Если акт имеет приложения, то отметка о них оформляется после отметки о количестве экземпляров.

При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступившим в силу после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта обязано его подписать с оговоркой о своем несогласии, которое оформляется на отдельном листе, прилагаемом к акту.

Акты, если этого требуют нормативные документы, утверждаются руководителем организации, по указанию которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.

Образец оформления акта приведен в приложении 30.

Телеграмма – это обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемый по каналам телеграфной или факсимильной связи.

Телеграмма составляется в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.

Телеграмма оформляется на одной стороне телеграфного бланка и содержит следующие реквизиты: служебный заголовок; указание категории телеграммы; отметку о виде телеграммы; телеграфный адрес получателя; текст; подпись; регистрационный делопроизводственный номер; дату регистрации; адрес и наименование отправителя.

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, с сокращенными обозначениями знаков препинания. Все цифровые обозначения в телеграмме пишутся словами.

В телеграммах не используют сложные, многословные предложения, характерные для деловых писем. Текст телеграммы должен содержать только конкретную информацию, отражающую существо ситуации.

Электронное сообщение – это документ, переданный электронной почтой по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере.

Деловая переписка– обобщенное название различных по содержанию документов, выступающих в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями. Основным документом оперативного информационного обмена является деловое письмо.

Письмо – основной информационно-справочный документ, обеспечивающий юридическую связь организации с внешним миром и выяснение отношений с другими организациями, предъявление претензий и подтверждение обязательств, выделенный в связи с особым способом передачи текста – пересылкой по почте.

При ведении деловой переписки должны соблюдаться следующие требования:

1) документы оформляются на специальных бланках– бланках письма и подписываются руководителем организации или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции;

2) текст письма должен составляться грамотно, аккуратно, без помарок и исправлений, официально – деловым стилем и не допускать неоднозначного толкования;

3) события и факты, отражаемые в тексте письма должны, в случае необходимости, иметь разъясняющие и дополняющие материалы.

В зависимости от типа письма и его содержания текст может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной – двух частей – вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат вступление, основную часть (доказательства) и заключение.

Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история. Если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, то дается ссылка на него.

В основной части излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения. Основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности или обоснованности предлагаемых решений.

В заключительной части кратко формулируется основная цель письма.

Деловое письмо выполняет ту же функцию, что и человеческая речь. Речь может предшествовать предпринимаемым действиям или следовать за уже предпринятыми действиями. Точно так же все деловые письма можно разделить на констатирующие свершившийся факт и претворяющие возможность его свершения.

Поэтому очень часто письма напоминают монолог. К таким письмам относят письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-извещения. Эти письма не требуют ответа, но сам факт их наличия имеет юридическое значение.

Существуют письма, которые сопровождают материальные ценности или другие документы. Их называют сопроводительными письмами. Сопроводительные письма фиксируют факт отправки документов или материальных ценностей, прикладываются к ним и несут дополнительную поясняющую информацию.

Письма обеспечивают предварительный обмен информацией, позволяющей участникам обмена выявить возможности для заключения различного рода актов, договоров и сделок.

Существует множество разновидностей деловых писем, определяемых возникающими производственными и другими ситуациями, дающими повод для переписки. Однако, несмотря на множество разновидностей этих ситуаций, деловые письма можно классифицировать но ряду признаков, позволяющих унифицировать текст в пределах этих признаков.

По функциональному признаку деловые письма делят на письма, требующие письма-ответа и письма, не требующие письма-ответа.

К первой группе писем относят письма-просьбы, письма-обращения, письма-предложения, письма-требования. Ответы на эти письма приобретают определенную форму в зависимости от характера исходного письма. Письма-ответы всегда содержат реквизит ссылка на дату и регистрационный номер того письма, которое явилось причиной для переписки.

Ко второй группе писем относят: письма-предупреждения; письма-напоминания; письма-приглашения; письма-подтверждения; письма-отказы; сопроводительные письма; письма-извещения; гарантийные письма; информационные письма, письма-распоряжения.

Деловые письма всегда оформляются на бланке письма используя следующие реквизиты:

1) Государственный герб Российской Федерации;

2) герб субъекта РФ;

3) эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

4) код организации;

5) основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

6) идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

7) код формы документа;

наименование организации;

9) справочные данные об организации;

10) дата документа;

11) регистрационный номер документа;

12) ссылка на регистрационный номер и дату документа;

13) место составления или издания документа;

14) адресат;

15) заголовок к тексту;

16) текст документа;

17) подпись;

18) отметка об исполнителе;

19) идентификатор электронной копии документа.

Образец оформления письма приведен в приложении 31, 32.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Почему секретарь должен уметь работать с информацией

В профессиональном стандарте «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией»[1] (далее – Профстандарт № 447) работа секретаря и помощника руководителя с информацией описана в двух обобщенных трудовых функциях (Таблица).

Чтобы эффективно работать с информацией, секретарю нужно:

Знать структуру организации, направления деятельности и порядок взаимодействия руководства и структурных подразделений. Источником знаний могут быть не только организационно-правовые документы, такие как структура и положения о подразделениях. Следует обращать внимание на поручения руководителя, резолюции к входящим документам, пункты протоколов внутренних совещаний.
Ответственно подходить к заполнению регистрационных баз. Чаще всего секретарь ищет информацию именно в официальных документах. Чтобы быстро найти то, что нужно, следует аккуратно заносить данные в регистрационные базы, СЭД[2]. Так, опечатка в наименовании организации-партнера (если данные, например, вносят в таблицу Excel) может привести к тому, что секретарь оперативно не найдет нужный документ и предоставит руководителю некорректную информацию о том, что он вовсе не поступал в организацию. Подобное может произойти и когда секретарь вносит в регистрационную карточку документа в СЭД только заголовок к тексту документа, а не краткую характеристику его содержания. При этом важно помнить, что исполнители часто неточно формулируют заголовки (например, это может быть общая фраза «О направлении документа»). В этом случае секретарю потребуется время, чтобы открыть карточку документа и изучить его содержание.
Получить доступ к имеющимся информационным ресурсам. Так, например, при составлении справки для руководителя в любой момент может понадобиться текст нормативного акта, а значит доступ к нормативной базе должен быть открыт.

Причины неорганизованной работы с информацией

Перечислим основные профессиональные недостатки секретаря в работе с информацией, которые становятся причиной недовольства руководителя:

1. Неумение быстро найти, проанализировать, выделить главное и структурировать информацию. Чтобы качественно выполнять соответствующие задания, секретарь должен понимать, где найти необходимую информацию, как отсечь лишнее, проверить факты, интерпретировать полученные данные и изложить их в логической последовательности. Для этого нужны знания и опыт, которые специалисты приобретают как в процессе обучения, так и уже на рабочих местах.

О важности работы с информацией

Об этом говорят все. Многие думают, что умеют работать с информацией. Но на практике алгоритм преобразования текстов первичных документов во вторичные (те самые информационно-аналитические материалы, которые должен уметь составлять секретарь) мало кому знаком. Часто, выполняя эту работу, специалисты действуют интуитивно, а ведь этому нужно учиться. Эта деятельность называется аналитико-синтетической обработкой текстов. Рекомендуем изучить такие ее виды, как аннотирование и реферирование – используемые в них технологические приемы применимы во всех формах работы с документами.

2. Неумение представить информацию в нужном формате. Получив задание по поиску информации, секретари часто теряются: как оформить результаты поиска? Несмотря на внешнюю простоту задачи, форма представления управленческой информации часто вызывает затруднения. Тот документ, который представит секретарь по факту выполнения поручения начальника, во многом говорит о его подготовке. Согласно Профстандарту № 447, секретари и помощники должны уметь:

составлять и оформлять сводные, отчетные, статистические документы;
представлять данные в едином и удобном для восприятия формате;
подготавливать информационно-аналитические материалы;
оформлять обзоры, доклады, аналитические справки.

3. Безынициативность, отсутствие контроля за действиями работников, в обязанности которых входит обеспечение руководителя информацией. Помимо собственной работы над информационным продуктом секретарь организовывает информационный обмен между руководителем и работниками, консультирует и контролирует персонал в целях своевременного получения необходимой руководителю информации. Во многих организациях поиском и обработкой информации занимаются специалисты профильных подразделений, а обязанность секретаря – знать, в какой информации нуждается руководитель, и наладить систему сбора и обработки этой информации. Иногда специалисты докладывают «напрямую» – на совещаниях, встречах в кабинете руководителя. А как «отчитаться» через приемную?

В этой статье мы рассмотрим документы, которые принято оформлять для передачи управленческой информации руководителю. Все они относятся к группе информационно-справочных – то есть тех, которые хоть и играют служебную роль в системе документации, но помогают руководителю принимать управленческие решения.

[1] Утв. Приказом Минтруда России от 15.06.2020 № 333н.

[2] СЭД – система электронного документооборота.

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 6, 2021.

Источник

Какие реквизиты входят в состав информационно справочных документов

Читайте также

Подбор экспертов и служб информационно-технической поддержки

Глава 8 Методика создания корпоративных информационно-управляющих систем

Информационно-аналитические системы

Основные справочные файлы

Приложение 1 Справочные материалы

Глава 4. ИНФОРМАЦИОННО-ПОИСКОВАЯ РАБОТА: ПРИВЛЕЧЕНИЕ К ДОВЕРИТЕЛЬНОМУ СОТРУДНИЧЕСТВУ ИНФОРМАТОРОВ СБ

Глава 5. ИНФОРМАЦИОННО-ПОИСКОВАЯ РАБОТА: ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ВОЗМОЖНОСТЕЙ СТOPOHHИX ОРГАНИЗАЦИЙ

Глава 6. ИНФОРМАЦИОННО-ПОИСКОВАЯ РАБОТА: НАРУЖНОЕ НАБЛЮДЕНИЕ

Глава 7. ИНФОРМАЦИОННО-АНАЛИТИЧЕСКАЯ РАБОТА: ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ

Глава 10. ИНФОРМАЦИОННО-АНАЛИТИЧЕСКАЯ РАБОТА: ОБРАБОТКА МАТЕРИАЛОВ СРЕДСТВ МАССОВОЙ ИНФОРМАЦИИ

Глава 11. «АКТИВНЫЕ МЕРОПРИЯТИЯ»: ИНФОРМАЦИОННО-ПСИХОЛОГИЧЕСКОЕ ВОЗДЕЙСТВИЕ

Глава 12. ИНФОРМАЦИОННО-АНАЛИТИЧЕСКАЯ РАБОТА: ДЕЗИНФОРМАЦИЯ

Справочные материалы

Справочные руководства по ролям в ТАМ

Почему секретарь должен уметь работать с информацией

Причины неорганизованной работы с информацией