Бухгалтерское и налоговое законодательство не требует обязательного наличия счёта, поэтому унифицированной формы у документа нет. Порядок его выставления и реквизиты каждая организация определяет сама. При этом счета повсеместно используют в деловом обороте, часто в договор включают условие об оплате товаров или услуг на основании этого документа. счёт сам может являться договором, когда представляет собой оферту и содержит все существенные условия сделки. В этом случае его оплата-акцепт приравнивается к заключению договора в простой письменной форме. счёт на оплату, бланк которого оформлен как оферта, можно выставлять неограниченному кругу лиц.
Какие реквизиты указывают в счёте
Поскольку унифицированной формы документа нет, обязательные реквизиты для него не установлены. Обычно в счёте указывают следующие данные.
- Дату формирования документа.
- Порядковый номер. Нумерация счетов ведётся с начала каждого календарного года.
- Срок действия документа, если он не определён в договоре. Этот реквизит особенно актуален для счёта-оферты, ведь оплата после окончания срока может не привести к заключению договора и деньги придётся возвращать. Если счёт на оплату выставлен в рамках действующего договора, то задержка оплаты может привести к начислению неустойки, пени или штрафа.
- Наименования и адреса получателя и плательщика. Они должны соответствовать договору, но в некоторых случаях допускаются исключения. Например, адрес может измениться в связи с переездом, а название – в результате реорганизации.
- ИНН, КПП, банковские реквизиты получателя средств. Если реквизиты отличаются от указанных в договоре, это необходимо отразить в счёте отдельно, написав: «Внимание! Изменились банковские реквизиты».
- Наименование товаров, работ или услуг. Если выставить счёт на оплату нужно на основании договора, в этой графе вместо перечня товаров или услуг можно указать: «оплата за товары (услуги) по Договору…»
- Итоговая сумма для оплаты. Обычно её указывают прописью, чтобы избежать числовых ошибок.
- Сумма НДС или его отсутствие.
- Название должности лица, которое составило счёт, и подпись с расшифровкой.
Сейчас становится правилом хорошего тона указывать также web-сайт и e-mail компании.
Подписать документ может руководитель организации или уполномоченный на это сотрудник на основании доверенности. Также на счёте могут быть две подписи, если это предусмотрено правилами внутреннего документооборота.
В какой срок нужно выставить счёт? Законодательством этот момент не предусмотрен. Обычно счёт формируют одновременно с документами на отгрузку или после подписания акта выполненных работ или оказания услуг. Иногда срок, когда нужно выставить счёт на оплату, может быть предусмотрен договором.
Чтобы выставить счёт на оплату не обязательно пользоваться специальными программами, можно скачать бесплатно Word или Excel шаблон, и подготовить собственный бланк с необходимыми реквизитами продавца или поставщика услуг. Файл xls лучше подходит для этих целей, в нём можно использовать формулы для необходимых подсчётов.Поскольку не существует обязательной единой формы, можно сделать свой шаблон уникальным и узнаваемым.
Бланк счёта на оплату 2023 (скачать в формате excel)
Бланк счёта на оплату 2023 (скачать в формате word)
Чтобы ещё больше упростить процедуру отправки счёта, воспользуйтесь специализированным онлайн-сервисом. Документ из сервиса не обязательно скачивать и распечатывать, можно отправить его контрагенту с помощью ссылки любым удобным способом. Программа выставления онлайн-счётов позволяет автоматически сформировать счёта с НДС и без НДС, заполнит по ИНН реквизиты покупателя и продавца, а наименование банка по БИК, проверит правильность указанных данных (ИНН и номер расчётного счёта), верно укажет сумму прописью, позволит поставить подпись и печать. Ниже можно увидет образец созданного в сервисе документа.
Выставить счёт онлайн
Совершенно бесплатно и без регистрации
Нужна ли на счёте печать
С 2015 года иметь печать для ООО и АО не обязательно. Использовать её или нет, хозяйствующий субъект определяет самостоятельно. Если печать у организации есть, то обязанность заверять счёта на оплату может быть предусмотрена в договоре.
Согласно Закону о бухучете 402-ФЗ оттиск печати не является обязательным реквизитом первичного учетного документа. Налоговым кодексом также не предусмотрена обязанность заверять его печатью. Поэтому допустимо выставить счёт на оплату без печати.
В каких случаях счёт признают первичным документом
По общему правилу не является первичным учетным документом счёт на оплату. Бланк чаще всего содержит предложение об оплате и реквизиты для перечисления средств. Для целей бухгалтерского и налогового учёта он считается учётным документом, если подтверждает факт хозяйственной деятельности и содержит все обязательные реквизиты, указанные в ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете. Например, счёта на оплату коммунальных услуг, услуг связи, аренды можно принимать к учету как первичные документы, если в них есть все обязательные реквизиты.
Счёт на оплату (заполненный образец xls)
Образцы заполнения счёта с НДС (скачать) и без НДС (скачать).
- Главная
- Правовые ресурсы
- Подборки материалов
- Обязательные реквизиты в счете на оплату
Обязательные реквизиты в счете на оплату
Подборка наиболее важных документов по запросу Обязательные реквизиты в счете на оплату (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
- Счет на оплату:
- Акцепт счета
- Акцептован счет
- Бланк счета на оплату
- Выставление счета
- Выставление счета на оплату
- Показать все
Еще
- Счет на оплату:
- Акцепт счета
- Акцептован счет
- Бланк счета на оплату
- Выставление счета
- Выставление счета на оплату
- Показать все
Судебная практика
Зарегистрируйтесь и получите пробный доступ к системе КонсультантПлюс бесплатно на 2 дня
Постановление Двадцатого арбитражного апелляционного суда от 22.09.2022 N 20АП-4763/2022 по делу N А54-9944/2021
Требование: О взыскании неосновательного обогащения в виде перечисленных денежных средств в отсутствие встречного исполнения работ по контракту.
Решение: Требование удовлетворено.Надлежащим образом оформленными Актами, счетом на оплату и счетом-фактурой являются документы, содержащие все обязательные реквизиты первичного учетного документа, утвержденные законодательством Российской Федерации, при этом реквизит «содержание факта хозяйственной жизни» заполняется строго в соответствии с предметом настоящего Контракта.
Зарегистрируйтесь и получите пробный доступ к системе КонсультантПлюс бесплатно на 2 дня
Постановление Двадцатого арбитражного апелляционного суда от 17.05.2021 N 20АП-7382/2020 по делу N А23-8736/2018
Требование: Об обязании передать документы о финансово-хозяйственной деятельности общества.
Решение: Требование удовлетворено в части, производство по делу в части прекращено.В данном случае суд апелляционной инстанции соглашается с ответчиком в том, что счет на оплату не является первичным документом. Счет на оплату (предоплату) — это специальный документ, не обязательный к применению, который содержит в себе лишь банковские реквизиты получателя платежа, сумму и назначение оплаты. Данный документ не может являться первичным учетным документом.
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Зарегистрируйтесь и получите пробный доступ к системе КонсультантПлюс бесплатно на 2 дня
Готовое решение: Как выставлять счета на оплату
(КонсультантПлюс, 2023)Обязательные реквизиты счета на оплату законодательно не установлены. Рекомендуем указать в счете:
Зарегистрируйтесь и получите пробный доступ к системе КонсультантПлюс бесплатно на 2 дня
Типовая ситуация: Как составить счет на оплату
(Издательство «Главная книга», 2023)Утвержденной формы счета нет, поэтому состав реквизитов определите сами. Обычно счет на оплату выставляют, чтобы сообщить контрагенту свои банковские реквизиты, наименование, количество и цену товаров и услуг. Выставление счета может быть предусмотрено договором.
Как правильно оформить счет на оплату, чтобы у плательщика не возникло вопросов? Нужно ли использовать унифицированный бланк или можно разработать свою форму? Ответы на эти вопросы мы приведем в данной статье.
Для чего нужно оформление счета
Ни в одном законодательном акте нет указания на то, что составление счета на оплату является обязательным мероприятием при проведении расчетов с контрагентами. Но вместе с тем выставление счета служит подтверждением того, что поставщик ждет оплаты услуг или товаров, а также он потребуется, когда договором не определена сумма к оплате.
На практике в учетных политиках компаний счет на оплату можно увидеть в перечне первичных документов. Это не совсем верно: счет на оплату является дополнением к другому документу (счету-фактуре, товарной накладной, акту выполненных работ и т.д.), а не «первичкой». Он фактически не отражает хозяйственных операций компании, а только лишь является письменно выраженным желанием поставщика получить оплату оказанных услуг или внесение авансового платежа.
Обратите внимание! Счет на оплату может иметь срок действия, например, три дня с момента выставления. Это означает, что плательщик должен оплатить его именно в этот срок, либо условия могут измениться (стоимость товара, сроки поставки и т.д.). После того, как указанный срок пройдет, счет становится недействительным.
Как составить счет на оплату
Унифицированной формы для того, чтобы сделать счет на оплату также не предусмотрено. Хозяйствующий субъект вправе разработать свой бланк или использовать тот, который предлагает автоматизированная система учета.
Вместе с тем в бланке счета нужно указать все реквизиты, которые четко обозначат следующие цели:
- Кто и кому выставляет счет.
- За что требуется оплата.
- Детализированная стоимость услуг (товара): стоимость каждого наименования отдельно и итоговая сумма.
- Куда произвести перечисление денежных средств (банковские реквизиты для оплаты).
- Реквизиты, позволяющие идентифицировать документ (номер, дата).
Если предприятие разрабатывает свою форму счета на оплату, то ее нужно утвердить в учетной политике предприятия, либо в другом локально-нормативном акте. Там же обычно прописывается порядок, как оформить счет на оплату (внесение обязательных реквизитов, нумерация, право подписи и т.д.).
Оформление счета на оплату: обязательные реквизиты
В счет на оплату вносят следующие реквизиты:
- Наименование документа «Счет на оплату».
- Данные поставщика. Они включают в себя полное его наименование и банковские реквизиты для перечисления денежных средств. К внесению этих данных нужно отнестись очень внимательно – если в них есть ошибка, то платеж покупателя не пропустит банк.
- Наименование покупателя (Ф.И.О. для ИП и физлиц). Для полной идентификации покупателя сюда нужно добавить его юридический адрес и ИНН/КПП, можно внести банковские реквизиты.
- Дата выставления счета и его порядковый номер.
- Предмет оплаты и его стоимость. Как правило, данная информация оформляется в виде таблицы, в которой указываются: наименование товара (услуги), единица измерения, стоимость единицы, НДС (при необходимости), или «Без НДС», конечная стоимость товаров (услуг). Итоговая сумма пишется цифрами и прописью.
- Подписи должностных лиц, удостоверяющие информацию, содержащуюся в счете. Обычно в этом качестве указывают главного бухгалтера и руководителя, но на практике они могут делегировать данные полномочия другому ответственному работнику, согласно соответствующему приказу руководителя.
- Печать ставится только при ее наличии. На этот документ не обязательно ставится гербовая печать, поэтому допустимо поставить оттиск печатей для внутреннего пользования (например, «Для финансовых документов», «Бухгалтерия» и т.д.).
Создать счет на оплату можно и с помощью специализированных программ на основании внесенных первичных документов (договоров, товарных накладных и т.д.). Один экземпляр счета передается покупателю, а второй остается у продавца (поставщика).
Заполненный образец счета на оплату можно посмотреть здесь.
Оформление счетов на оплату не является прямой обязанностью поставщика. Счет не относится к первичным документам, а служит указанием на то, что поставщик ждет оплаты. Форма этого документа определяется на усмотрение предприятия, которое выставляет счет, но она должна содержать все реквизиты, которые позволяют конкретизировать, кому и за что нужно произвести оплату.
Специализация: все виды систем налогообложения, бухотчетность, МСФО
Эксперт в сфере права, бухучета, финансов и налогообложения. Общий стаж профессиональной деятельности с 2007 года. За это время успешно работала на должностях налогового консультанта, заместителя главного бухгалтера, главного бухгалтера, финансового директора. Автор множества публикаций по практическому применению бухгалтерского, налогового и трудового законодательства для различных профессиональных электронных СМИ. С отличием окончила факультет управления и психологии Кубанского государственного университета и Адыгейский государственный университет по специальности «Бухгалтерский учет и аудит».
Какие обязательные реквизиты должен содержать счет на оплату?
Здравствуйте ! Подскажите пожалуйста , в счете на оплату обязательные реквизиты , какие должны быть ?
с ИП и ООО , должен ли прописываться адрес местонахождения ?
Доброго дня.
Счет на оплату, в общем случае, не является первичным документом.
Поэтому должен содержать реквизиты для оплаты — наименование фирмы, ИНН, р/с, БИК банка, и назначение платежа (за что производится оплата и по какому договору желательно), срок оплаты.
Но в то же самое время, счет на оплату может быть частью договора.
Тогда ссылка на договор обязательна!
И если вдруг Вам придется судится по этому договору, то оригинал счета представить в суд придется.
Или по условиям договора счет может выступать первичным документом, подтверждать расходы.
Тогда, как первичный документ, должен содержать:
«2. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:
1) наименование документа;
2) дата составления документа;
3) наименование экономического субъекта, составившего документ;
4) содержание факта хозяйственной жизни;
5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
(в ред. Федерального закона от 21.12.2013 N 357-ФЗ)
7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.»
ст. 9, Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 26.07.2019) «О бухгалтерском учете»
Цитата (Магомед11):должен ли прописываться адрес местонахождения ?
Нет.
Магомед11, на здоровье.
И, простите, я забыла упомянуть про счет-оферту.
Его оплата (счета-оферты) равнозначна заключению договора (ст. ст. 435, 438 ГК РФ).
В нем можно предусмотреть все условия договора, которые вы считаете важными.
ИНН/КПП само собой, реквизиты оплаты…
Кроме платежных реквизитов — условия (срок оплаты), срок и условия доставки и т.д.
Но это не обязательные реквизиты.
Цитата (Магомед11):с ИП и ООО
Эту часть вопроса я не поняла, но в любом случае, отличия между этими юр.лицами по сути только в том, что у ИП нет КПП, ИНН длиннее на 2 знака и подпись Главбуха не требуется 😀.
Все остальное одинаково.
Удачи! 💐
Счёт на оплату – документ, который используют в своей работе абсолютно все предприниматели, независимо от того, на каком уровне они работают и к какой сфере бизнеса относятся. Как правило, счёт на оплату выписывается после заключения между сторонами письменного договора, как дополнение к нему, но иногда он может быть выписан и как самостоятельный документ.
Именно счёт на оплату дает основание покупателю товара или потребителю услуги оплатить их. Счёт может быть выписан как на предоплату, так и на оплату постфактум.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк счёта на оплату .xlsСкачать образец заполнения счёта на оплату .xls
Обязателен ли счёт?
Законодательство РФ не регламентирует обязательное использование счёта в хозяйственной документации, оплату можно производить и просто на условиях соглашения. Однако, закон называет непременным условием любой сделки заключение договора. Счёт не существует отдельно от договора, это документ, сопровождающий сделку. Он представляет собой как бы предварительную договоренность об оплате по назначенным продавцом условиям – цене, которую должен оплатить покупатель товара или услуги.
Счёт делает расчеты гораздо более определенными, поэтому предприниматели предпочитают использовать его, даже если это условие не оговорено в условиях контракта.
ВАЖНО! Поскольку требование счёта не является законодательно обязательным, он не относится к бухгалтерским отчетным документам, а служит для внутреннего использования.
Когда счёт безоговорочно необходим?
В законодательстве прописаны моменты, когда выставление счёта является обязательным сопровождением сделки:
- если в тексте договора сумма к оплате не была установлена (например, за услуги связи и т.п.);
- по операциям, предусматривающим уплату НДС;
- если организация-продавец имеет освобождение от уплаты НДС;
- фирма-продавец, находящаяся на ОСНО, от своего имени продает товары или предоставляет услуги по договорам агента;
- если заказчик внес предприятию-продавцу аванс или перечислил предварительный платеж за товар или услугу.
Итак, счёт на оплату не является обязательным документом, ровно как и подотчетным бухгалтерским. Он никак не может влиять на движение финансовых средств, он может быть в любой момент приостановлен или не оплачен – такие явления встречаются довольно часто и не имеют никаких правовых последствий.
Тем не менее, этот документ имеет равное значение для участников сделки, так как позволяет им заключить своего рода предварительное соглашение о перечислении денежных средств.
Кто выписывает счёта на оплату
Счёт на оплату всегда выписывает сотрудник бухгалтерского отдела. После того, как форма будет заполнена, документ передается руководителю организации, который удостоверяет его своей подписью. Ставить печать на документе не обязательно, так как ИП-шники и юридические лица (с 2016 года) имеют право не использовать печать.
Оформляется счёт на оплату в двух экземплярах, один из которых отправляется потребителю услуги или покупателю, второй – остается у организации, его выписавшей. Заполнить счёт можно как на обычном листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант удобнее, так как не нужно каждый раз вносить сведения о предприятии.
Данный документ не имеет унифицированного образца, поэтому организации и индивидуальные предприниматели вправе разрабатывать и использовать собственный шаблон или выписывать счёт на оплату в свободной форме. Как правило, у давно работающих организаций и ИП форма бланка стандартна, меняются только данные о получателе счёта, наименовании товара или услуги, а также сумма и дата. Иногда организации дополнительно в счёте указывают условия поставки и оплаты (например, процент или сумму предоплаты), срок действия счёта и прочую информацию.
Если в документе при оформлении допускаются какие-либо ошибки, их лучше не исправлять, а выписать счёт заново.
Следует помнить о том, что в некоторых случаях, при решении разногласий между сторонами в судебном порядке, счёт на оплату является документом юридической силы и может быть представлен в суде.
Как отправлять счёта на оплату
Сам счёт выставляем электронно. Один бумажный экземпляр оставляем у себя, другой можно отправить контрагенту обычным письмом.
Чаще всего счёт заполняется в электронном виде и отправляется получателю через электронную почту. Но опытные бухгалтеры всегда распечатывают документ на бумажном носителе, и один «живой» подписанный экземпляр отправляют контрагенту через обычное почтовое сообщение, а второй хранят у себя, подшивая в папку, обычно именуемую «счёта».
Инструкция по оформлению счёта на оплату
С точки зрения делопроизводства, данный документ не должен вызвать особых сложностей при разработке и заполнении.
В верхней части документа указывается информация о получателе денежных средств. Здесь нужно указать
- полное наименование предприятия,
- его ИНН,
- КПП,
- сведения об обслуживающем счёт банке,
- реквизиты счёта.
Далее посередине строки пишется название документа, его номер по внутреннему документообороту, а также дата создания.
Затем указывается плательщик по счёту (он же грузополучатель): тут достаточно указать только название компании, получившей товар или услуги.
Следующая часть документа касается непосредственно оказанных услуг или проданного товара, а также их стоимости. Оформить эти сведения можно как простым списочным перечислением, так и в виде таблицы. Второй вариант предпочтительнее, так как он позволяет избежать путаницы и делает счёт максимально понятным.
В первый столбец таблицы оказанных услуг или проданного товара нужно внести порядковый номер товара или услуги в данном документе.
Во втором столбце – наименование услуги или продукции (без сокращений, ёмко и чётко).
В третьем и четвёртом столбце необходимо указать единицу измерения (штуки, килограммы, литры и т.д.) и количество.
В пятый столбец нужно поставить цену за одну единицу измерения, а в последний – общую стоимость.
Если предприятие работает по системе НДС, то это нужно указать и выделить его в счёте. Если без НДС – эту строку можно просто пропустить. Затем справа ниже указывается полная стоимость всех товаров или услуг, а под таблицей эта сумма вписывается прописью.
В завершение документ должен подписать главный бухгалтер организации и руководитель.
Счёт-фактура для плательщиков НДС
Юрлица и другие плательщики НДС применяют счёт-фактуру: ответственный финансовый документ, который выставляется не предварительно, а по факту выполненных работ, предоставленных услуг или отгруженных товаров. Он нужен уже не для ускорения оплаты, а для подтверждения того, что сборы по акцизам и НДС уплачены в полном объеме, для того, чтобы можно было удержать НДС с плательщика (покупателя). Этот документ имеет установленную форму, в нем также могут содержаться сведения о происхождении товара, а если он импортный, то и номер таможенной декларации на него.
Счёт-фактуру оформляют в двух экземплярах.
Элементы счёта
Определенной формы для составления счёта не предусмотрено, но есть обязательные составляющие, которые в нем обязаны содержаться.
- Реквизиты предпринимателя-физического лица или ООО (как продавца, так и покупателя):
- название предприятия;
- правовая форма организации;
- юридический адрес регистрации;
- КПП (только для юридических лиц).
- Сведения о банке, обслуживающем сделку:
- название банковского учреждения;
- его БИК;
- номера расчетного и корреспондентского счетов.
- Платежные коды:
- ОКПО;
- ОКОНХ.
- Номер счёта и дата его оформления (эта информация для внутреннего пользования фирмы; нумерация сквозная, ежегодно начинаемая сначала).
- НДС (или его отсутствие). Если НДС наличествует, указывается его сумма.
- Фамилия, инициалы, личная подпись составителя.
К СВЕДЕНИЮ! Печать на счёте, по последним законодательным требованиям, не обязательна.
За товар или за услугу?
Счёт может выставляться в качестве договоренности об оплате за поставляемый товар или предоставляемую услугу, а также за выполняемый вид работ. Разница состоит в графе «Назначение платежа», которую содержит счёт.
Для расчёта за товар данная графа должна содержать перечень всех видов отпускаемого товара, а также единицы, в которых он измеряется (штуки, литры, килограммы, метры, рубли и др.). Обязательно нужно указать количество товара и сумму за них (отдельно без НДС, если он есть, и полную сумму).
При оплате услуг в «Назначении платежа» нужно указать вид услуги или выполняемой работы. Не забудьте отметить необходимое количество, а также сумму с НДС и без.
СПРАВКА! Если предприниматель не хочет, он может не расшифровывать все виды поставок полностью, указав лишь номер договора, по которому осуществляется сделка. Однако, все равно эта информация должна быть подробно отражена в товарно-транспортной накладной или в смете. Поэтому в интересах предпринимателя указать в счёте полный перечень оплачиваемых товаров или услуг.
Не допускайте ошибок!
Рассмотрим наиболее распространенные неточности, которые предприниматели могут допустить при оформлении счёта.
- Не расшифрована подпись. Одной росписи недостаточно: должны быть сведения о том, кто поставил подпись. В онлайн-версии документа такой ошибки допустить не получится, так как там требуется электронная подпись.
- Пропуск сроков счёта-фактуры. Дата оформления счёта-фактуры обязана совпадать с датой выставления счёта и не превышать 5 дней со дня отпуска товара или предоставления услуги.
- Просрочка получения счёта для оформления вычета НДС. Налоговый вычет по НС должен быть заявлен в том же налоговом периоде, в котором был получен документ, это подтверждающий, то есть счёт-фактура. Чтобы не допустить этой проблемы, необходимо хранить свидетельства о дате получения счетов (почтовые извещения, конверты, квитанции, записи в журнале входящей корреспонденции и пр.).
- Перепутаны даты на экземплярах счёта-фактуры. Оба участника сделки должны иметь идентичные экземпляры, иначе счёт не доказывает законность сделки.
- «Шапка» с ошибками. При неточностях в названиях организаций, их ИНН, адресах и т.п. документ окажется недействительным.
ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Если организация-составитель счёта заметила ошибку, она вправе исправить её в тексте счёта. Для этого неправильно записанный показатель зачёркивается, и вместо него ставится правильный. Внесённое изменение заверяется руководительской подписью, при необходимости – печатью, и отмечается дата, когда это было сделано. Другие организации вносить исправления в счёт не уполномочены.
Добавить в «Нужное»
Что такое счет на оплату: бланк и образец
Счет на оплату – это документ, выставляемый продавцом (исполнителем) покупателю (заказчику) для оплаты последним товаров (работ, услуг) либо для перечисления предоплаты под предстоящую поставку. Выставление счета на оплату – это обычай делового оборота. Вместе с тем, законодательно вопросы составления счета и его выставления никак не урегулированы.
Обязателен ли счет на оплату
Все зависит от ситуации. Если стороны заключили письменный договор поставки, купли-продажи, оказания услуг, подряда и т.д. и в договоре прописали все необходимые вопросы оплаты (сколько платить и когда, указали банковские реквизиты продавца), то выставление счета не является обязательным. Ведь у покупателя и так будет понимание, сколько платить, в какие сроки и куда перечислять деньги.
Кроме того, стоит отметить, что счет на оплату не является первичным учетным документом. Ведь он не подтверждает какую-либо операцию или факт хозяйственной деятельности продавца или покупателя. Правда, иногда счет используют вместо акта об оказании услуг. Если при этом в счете будут содержаться все реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ о бухучете, то можно говорить о том, что счет подтверждает оказание услуг и является первичным документом, на основании которого можно принять к учету услуги.
Когда счет обязателен
Иногда стороны включают в договор условие об оплате именно на основании выставленного продавцом счета. В этом случае выставление счета является обязательным. Иначе у продавца не будет оснований требовать оплаты.
Когда счет заменяет договор
Не всегда стороны оформляют договор как единый письменный документ. Иногда продавец выставляет контрагенту счет на оплату, в котором прописывает:
- за что должна быть произведена оплата;
- в какие сроки после оплаты будет поставка товаров (выполнение работ, оказание услуг);
- на какие реквизиты перечислить деньги и т.д.
Иными словами, если в счете прописаны все существенные условия (например, для договора поставки это наименование и количество товара), то счет на оплату выступает в этом случае в качестве оферты (предложения). А оплата по счету контрагентом является акцептом. То есть договор считается заключенным в простой письменной форме (пп. 1, 2 ст. 432, п. 3 ст. 434, п. 3 ст. 438 ГК РФ).
Кстати, акцептом будет являться не только оплата счета, но, например, его подписание контрагентом в знак согласия с условиями, перечисленными в счете, и возврат счета продавцу.
Есть ли у счета на оплату срок действия
Как правило, срок действия счета – это срок, отведенный на оплату счета. Он может быть прописан в договоре или в самом счете. По истечении этого срока счет может стать недействительным (например, изменится цена товара, указанная в счете).
Кроме того, на срок оплаты счета, установленный в договоре или в самом счете, надо ориентироваться для целей возможных санкций за несвоевременную оплату. Например, договором может быть предусмотрено, что счет должен быть оплачен в течение 5 рабочих дней. А при нарушении этого срока покупателю начисляются пени по договору.
Инструкция по оформлению счета на оплату
Как мы уже сказали, каких-либо требований к составлению счета на оплату нет. Покажем, какую именно информацию удобно отразить в счете:
- дата составления и номер счета;
- срок действия счета (если это не определено договором);
- наименование, ИНН и КПП плательщика;
- наименование, ИНН, КПП и банковские реквизиты получателя денег;
- наименование товаров (работ, услуг), за которые производится оплата. Если перечисление перечня товаров (работ, услуг) занимает много места, то можно написать: «Оплата за товары по договору № … от …»;
- количество, единицы измерения, цена, сумма по каждому наименованию товаров (работ, услуг);
- итоговая сумма к оплате;
- сумма НДС. Определить ставку налога и рассчитать сумму НДС, которую нужно указать в счете на оплату, вы можете с помощью Калькулятора НДС;
- должность и ф.и.о. лица, составившего счет.
Далее приведем образцы счета на оплату.
Счет на оплату: образец
Самый простой образец счета может выглядеть так.
|
СЧЕТ НА ОПЛАТУ № _______ от «___» _________ 2021 г. Покупатель: __________________________________________________________________ Продавец: ____________________________________________________________________ (наименование, адрес, ИНН, КПП, платежные реквизиты) |
||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| № | Наименование товара (описание выполненных работ, оказанных услуг) | Ед. изм. | Количество | Цена за ед. изм., руб. | Стоимость товаров, работ, услуг (без НДС) | Налоговая ставка по НДС, % | Сумма НДС, руб. коп. | Стоимость товаров, работ, услуг (включая НДС) |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
|
Итого к оплате: _______ руб. __ коп. В том числе НДС: _______ руб. __ коп. Бухгалтер: _______________/_______________ (подпись/Ф.И.О.) Директор: _______________/_______________ (подпись/Ф.И.О.) |
Для того, чтобы покупатель не ошибся при указании банковских реквизитов продавца, используют следующую форму счета на оплату.
|
СЧЕТ НА ОПЛАТУ № _______ от «___» _________ 2021 г. Покупатель: __________________________________________________________________ Платежные реквизиты: |
||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Банк получателя | БИК | |||||||
| Сч. № | ||||||||
| ИНН | КПП | Сч. № | ||||||
| Получатель | ||||||||
| № | Наименование товара (описание выполненных работ, оказанных услуг) | Ед. изм. | Количество | Цена за ед. изм., руб. | Стоимость товаров, работ, услуг (без НДС) | Налоговая ставка по НДС, % | Сумма НДС, руб. коп. | Стоимость товаров, работ, услуг (включая НДС) |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
|
Итого к оплате: _______ руб. __ коп. В том числе НДС: _______ руб. __ коп. Бухгалтер: _______________/_______________ (подпись/Ф.И.О.) Директор: _______________/_______________ (подпись/Ф.И.О.) |
Если необходимо выставить счет на предоплату, то его можно составить также по вышеприведенным формам. В графе «Наименование товаров (работ, услуг)» можно указать: «Предоплата 70% по договору № … от …».
Часто спрашивают, нужно ли заверять счет на оплату печатью организации. Законодательно такого требования нет. Каждая организация самостоятельно решает, ставить ли ей печать на счете.
Кто выписывает счета на оплату
Счет выписывает сотрудник, уполномоченный на это на основании доверенности или приказа. И он же может подписать счет, если у него есть на это полномочия (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ).
Иногда на счете ставит свою визу бухгалтер или главный бухгалтер после проверки правильности выставления счета.
Как отправлять счета на оплату
Как правило, порядок передачи счета контрагенту прописывается в договоре. Счет на оплату может быть:
- передан лично контрагенту;
- отправлен по почте (но это не самый удобный способ, поскольку надо закладывать время на доставку счета);
- направлен по электронной почте. Этот способ самый распространенный на практике.
Заменяет ли счет-фактура счет на оплату
Счет-фактура – это документ, на основании которого покупатель принимает к вычету входной НДС, предъявленный ему продавцом при реализации товаров (работ, услуг) (п. 1 ст. 169 НК РФ). Выставление счета-фактуры предусмотрено Налоговым кодексом. И в принципе, если в счете-фактуре есть все необходимые для оплаты товаров (работ, услуг) сведения, то счет-фактура может выступать в качестве счета на оплату.
Сроки хранения счетов на оплату
Если счет на оплату выступает в качестве самостоятельного договора, то хранить его надо в течение сроков, установленных для хранения договоров. А если счет является первичным учетным документом, то нужно ориентироваться на сроки хранения первичных документов (Перечень типовых управленческих архивных документов, утв. Приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236).
В иных случаях хранить счета в принципе необязательно. Организация может самостоятельно установить сроки хранения счетов на оплату.
Как выставить счет на оплату
Счет на оплату — это документ, который уведомляет покупателя или заказчика о необходимости оплатить товары, работы, услуги. Он удобен тем, что содержит всю необходимую информацию для совершения платежа: название контрагента, банковские реквизиты, точную сумму. О составлении счета и пойдет дальше речь в нашей статье.
Обязательно ли выставлять счет на оплату
Счет на оплату повсеместно применяют в деловом обороте. Если стороны заключили договор, в котором указаны условия оплаты (срок, платежные реквизиты, сумма платежа), то выставлять счет на оплату необязательно.
Однако часто в контракты включают условие об оплате на основании счетов. Тогда счет нужно выставить. В противном случае продавец (исполнитель) не будет иметь оснований требовать оплаты.
Первичным учетным документом счет, как правило, не является. В первую очередь это документ, содержащий предложение об оплате и платежные реквизиты. В некоторых случаях он может признаваться первичным учетным документом.
Для этого он должен (пп. «г» п. 9 ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете»):
- подтверждать факт хозяйственной жизни;
- содержать реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
По нашему мнению, счета на оплату оказанных коммунальных услуг, услуг связи, аренды за истекший период могут рассматриваться как первичные учетные документы, подтверждающие факт оказания услуг, при условии, что они содержат все обязательные реквизиты.
Вывод о том, что счета подтверждают факт оказания таких услуг для целей налогового учета, есть в письмах Минфина от 29.07.2010 № 03-03-06/1/494, от 19.01.2009 № 03-03-07/2, УФНС по городу Москве от 05.10.2010 № 16-15/104055@, от 17.10.2011 № 16-15/100085@.
Является ли счет на оплату договором
Счет будет являться договором при соблюдении следующих условий.
Во-первых, он представляет собой оферту, то есть содержит все существенные условия договора.
Во-вторых, контрагент совершил акцепт этой оферты одним из трех способов:
- оплатил счет хотя бы частично (п. 3 ст. 434, п. 3 ст. 438 ГК, п. 13 постановления Пленума ВС от 25.12.2018 № 49). В этом случае все условия, указанные в счете, считаются принятыми контрагентом. В результате между сторонами заключен договор путем акцепта счета-оферты конклюдентными действиями;
- подписал счет и передал его продавцу (п. 2 ст. 434 ГК). Обычно это бывает, если счет содержит реквизиты для подписи покупателя. В этом случае между сторонами заключен счет-договор;
- прислал в ответ письмо, где он полностью и безоговорочно соглашается с условиями, которые указаны в счете (п. 2 ст. 434, п. 1 ст. 438 ГК). Такое письмо может быть отправлено в том числе по электронной почте, если можно будет достоверно установить, что оно исходит от покупателя. В этом случае между сторонами заключен договор путем обмена письменными документами, один из которых — счет-оферта.
Ответ о согласии заключить договор на предложенных в оферте условиях считается акцептом, если содержит уточнение реквизитов сторон, исправление опечаток и тому подобное. Ответ, содержащий иные условия, чем предложены в оферте, акцептом не признается. Он является новой офертой при условии, что соответствует требованиям ст. 435 ГК (п. 12 Постановления Пленума ВС РФ от 25.12.2018 № 49).
Что должен содержать счет на оплату
Обязательные реквизиты счета на оплату законодательно не установлены. Рекомендуем указать в документе:
- дату составления;
- номер;
- срок действия, если он не определен в договоре;
- наименования и адреса плательщика и получателя денежных средств;
- ИНН и КПП получателя денежных средств;
- банковские реквизиты получателя денежных средств, на которые следует перечислить деньги;
- наименование товаров, работ, услуг;
- количество, единицы измерения, цену и сумму по каждому наименованию товаров, работ, услуг;
- итоговую сумму;
- сумму НДС или указать на отсутствие НДС в сумме оплаты;
- наименование должности и подпись лица, составившего счет, с расшифровкой.
При выставлении счета на основании договора вместо перечня продукции можно указать:
«Оплата за товары по договору №___ от_____…».
И прописать реквизиты договора (пп. «в» п. 8 ФСБУ 27/2021).
Какой датой выставлять счета на оплату
Дата выставления счета не регламентирована ни одним нормативным актом. Это объясняется тем, что он, как правило, не признается первичным документом в бухучете. Не имеет он значения и для налогового учета. Как правило, счет на предоплату выписывают текущей датой, сразу после подписания договора.
Сроки и условия выставления счета могут быть установлены в договоре. Например, его нужно сформировать и направить контрагенту одновременно с товарной накладной или актом выполненных работ (оказанных услуг).
К дате счета может быть привязана последующая оплата товаров покупателем, услуг и работ заказчиком. Например, стороны могут предусмотреть условие о том, что оплата счета производится в течение пяти банковских (календарных, рабочих) дней с момента выставления счета.
Если счет признается первичным документом, при указании даты составления нужно руководствоваться пп. «а», «б» п. 8 ФСБУ 27/2021. То есть на счете необходимо ставить дату его подписания уполномоченным лицом. Помимо этой даты нужно указать и дату совершения факта хозяйственной жизни, если они различаются.
Скачать образец счета на оплату товара.
Скачать образец счета на оплату услуг.
Как самозанятому выставить счет на оплату юрлицу
В договоре между самозанятым и юрлицом может быть предусмотрена обязанность самозанятого выставить счет. О том, как это сделать правильно, рассказывается в нашей статье. Там же можно скачать образец документа.
Как ИП составить счет на оплату
Индивидуальные предприниматели составляют счет на оплату по общим правилам, приведенным выше, с учетом следующих особенностей:
- в графе «Поставщик» («Исполнитель») необходимо прописать фамилию имя отчество предпринимателя полностью, а также указать, что он является ИП. Например, «Индивидуальный предприниматель Осипов Михаил Яковлевич»;
- у предпринимателей в отличие от компаний нет КПП, поэтому они указывают только свой ИНН;
- если счет от юрлица, как правило, подписывает генеральный директор и главный бухгалтер, то предприниматель ставит одну свою подпись;
- ИП зачастую работают без печати, поэтому и счет, выставленный таким предпринимателем, будет без печати.