Какие реквизиты проставляются на машинограмме

ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТА НА МАШИННОМ НОСИТЕЛЕ ИЛИ МАШИНОГРАММЕ

РЕКВИЗИТЫ МАШИНОЧИТАЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ И МАШИНОГРАММ

Согласно ГОСТ 6.10.4–84 «Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники», в состав обязательных реквизитов входят: 1) код и наименование организации – создателя документа; 2) местонахождение организации – создателя документа или почтовый адрес; 3) код формы документа; 4) название документа; 5) дата изготовления документа; 6) код лица, ответственного за правильность изготовления документа. Организации, подпадающие под действие специальных положений, должны указывать обязательные реквизиты машиночитаемых документов и машинограмм в соответствии с правилами этих положений. При создании дубликатов и копий машиночитаемых документов и машинограмм в состав реквизитов включается отметка о подлинности документа (подлинник, дубликат, копия). В случае необходимости по решению министерства, ведомства для машиночитаемых документов и машинограмм допускается использование дополнительных реквизитов, отражающих специфику создания и использования этих документов.

РЕКВИЗИТЫ НОРМАТИВНОГО ПРАВОВОГО АКТА →← РЕКВИЗИТЫ ЗАГОЛОВОЧНОЙ ЧАСТИ ФОРМУЛЯРАОБРАЗЦА

5.1 Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными актами органов местного самоуправления.

Изображение герба (Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) муниципального образования) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.2 Эмблема организации, разработанная и утвержденная в установленном порядке, размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на бланках: документов федеральных органов государственной власти (за исключением случаев, предусматривающих использование изображения Государственного герба Российской Федерации), территориальных органов федеральных органов государственной власти, государственных и негосударственных организаций. Изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.3 Товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном законодательством порядке, воспроизводится на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа или слева на уровне наименования организации — автора документа (допускается захватывать часть левого поля).

Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания) на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.

5.4 Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода.

Пример

5.5 Наименование организации — автора документа на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах (уставе или положении). Под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом (положением).

Над наименованием организации — автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

5.6 Наименование структурного подразделения — автора документа (в том числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа) используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений (органов) в соответствии с локальными нормативными актами и указывается под наименованием организации.

5.7 Наименование должности лица — автора документа используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием организации или наименованием территории (края, области, автономной области и др.), если документ издает руководитель органа власти субъекта Российской Федерации, муниципального образования. Наименование должности лица — автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.

5.8 Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.

В состав справочных данных, за исключением бланков документов органов государственной власти, органов местного самоуправления, включаются: код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).

5.9 Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности) (см. рис. В.6).

5.10 Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа записывается в последовательности — день месяца, месяц, год — одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;

словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.

5.11 Регистрационный номер документа — цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).

На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.

5.12 Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.

5.13 Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.

Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения. Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.

5.14 Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Пример

5.15 Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указывается в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица.

Пример

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.

Пример

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — наименование структурного подразделения.

Пример

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы.

Пример

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.

Пример

При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации адресат указывается обобщенно.

Пример

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)».

Пример

В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234.

Пример

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы, почтовый адрес.

Пример

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).

Пример

5.16 Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Пример

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера.

Пример

При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указываются наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).

Пример

5.17 Заголовок к тексту — краткое содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?»):

приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии;

приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания;

письмо (о чем?) о предоставлении информации.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. В указах, постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами власти, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центруется относительно самой длинной строки.

Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 — 5 строк.

5.18. Текст документа составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. В органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных учреждениях республик наряду с государственным языком Российской Федерации могут употребляться государственные языки республик. В деятельности государственных органов, организаций, предприятий и учреждений Российской Федерации используются государственный язык Российской Федерации, государственные языки республик и иные языки народов Российской Федерации.

(в ред. Изменения N 1, утв. Приказом Росстандарта от 14.05.2018 N 244-ст)

(см. текст в предыдущей редакции)

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

— наименование вида документа, наименование организации — автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту;

— наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю»).

В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («коллегия… постановляет», «собрание… решило»).

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции…», «в состав управления входят…», «комиссия провела проверку…»).

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

В деловых (служебных) письмах используются формы изложения:

— от первого лица множественного числа («просим направить…», «представляем на рассмотрение…»);

— от третьего лица единственного числа («министерство не возражает…», «общество считает возможным…»);

— от первого лица единственного числа («считаю необходимым…», «предлагаю рассмотреть…»), если письмо оформлено на должностном бланке.

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

В деловых (служебных) письмах могут использоваться:

— вступительное обращение:

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Губернатор!

Уважаемый господин Прохоров!

Уважаемая госпожа Захарова!

Уважаемый Николай Петрович!

Уважаемая Ольга Николаевна!

Уважаемые господа!

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

— заключительная этикетная фраза:

С уважением, …

(Измененная редакция, Изм. N 1).

5.19 Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах — приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).

В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:

— если приложение названо в тексте:

— если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения:

— если приложение (приложения) сброшюровано:

— если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:

— если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

— в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: … (приложение) или … (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: … (приложение N 2);

— на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Пример

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.

Пример

5.20 Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

— на первом листе документа (если документ имеет титульный лист — на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);

— на последнем листе документа под текстом;

— на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.

Пример

Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указывают: вид документа, организацию — автора документа, дату и номер письма.

Пример 1

Пример 2

5.21 Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.

Пример

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Пример

В организациях, применяющих системы электронного документооборота, согласование может проводиться в электронной форме согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1.

В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.

В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.

По усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений.

5.22 Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Пример

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Допускается центровать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Пример

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

Пример

При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.

Пример

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

Пример

В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии.

Пример

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением).

Пример

или

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

5.23 Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

а) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

Пример

5.24 Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

5.25 Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, на оборотной стороне внизу слева.

Пример

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

5.26 Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Пример

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N … за … год») и заверяется печатью организации.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

5.27 Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

5.28 Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.

Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости — срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.

Пример

5.29 Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом «Контроль» на верхнем поле документа.

5.30 Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.

Пример

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.

     РД 50-613-86

Группа Т54

РУКОВОДЯЩИЙ НОРМАТИВНЫЙ ДОКУМЕНТ

 МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

 По внедрению и применению ГОСТ 6.10.4-84 «УСД. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения»

ОКСТУ 0006

Дата введения 1987-07-01

РАЗРАБОТАНЫ Государственным комитетом СССР по стандартам

ИСПОЛНИТЕЛИ

О.А.Чертищев, Н.Н.Федотов, В.А.Архипов, Э.Р.Исеева, О.С.Василенко, Г.Б.Цыбышева, В.П.Лавров, А.Я.Попов, И.Д.Тиновицкая, Л.Н.Куцев, В.Н.Никитин, С.А.Вяльсова, А.Н.Сокова, В.В.Захаров

ВНЕСЕНЫ Управлением общей техники

Начальник Управления Л.А.Самаркин

УТВЕРЖДЕНЫ И ВВЕДЕНЫ В ДЕЙСТВИЕ Постановлением Государственного комитета СССР по стандартам от 24.09.86 N 2781

 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Методические указания устанавливают порядок внедрения и применения ГОСТ 6.10.4-84 «УСД. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения» в министерствах, ведомствах и подведомственных им предприятиях, организациях и учреждениях (далее — организациях) при информационном обмене документами на машинных носителях и машинограммами*.

________________

* В данных методических указаниях учтены отдельные положения, приведенные во «Временных общеотраслевых руководящих указаниях о придании юридической силы документам на магнитной ленте и бумажном носителе», утвержденных постановлением ГКНТ от 20.04.81 N 100.

1.2. Основными объектами стандартизации по ГОСТ 6.10.4-84 являются требования, соблюдение которых обеспечивает юридическую силу документам на машинных носителях и машинограммам, создаваемым средствами вычислительной техники.

1.3. Работы по внедрению стандарта должны проводиться в составе работ по применению средств вычислительной техники.

1.4. Решение министерств, ведомств о включении документов на машинных носителях и машинограмм в документооборот отрасли принимается в соответствии с установленными этими организациями организационно-техническими условиями, обеспечивающими возможность обмена документами на этих носителях.

1.5. Применение ГОСТ 6.10.4-84 в учреждениях, организациях и предприятиях, подпадающих под действие специальных положений, определяется в соответствии с правилами, устанавливаемыми этими положениями.

1.6. Применение стандарта в деятельности судов, органов государственного арбитража* и прокуратуры, местных Советов народных депутатов, колхозов, кооперативных и иных общественных организаций определяется этими органами и организациями.

________________

* Вопросы использования в качестве доказательств по арбитражным делам документов, подготовленных с помощью электронно-вычислительной техники, решены в «Инструктивных указаниях об использовании в качестве доказательств по арбитражным делам документов, подготовленных с помощью электронно-вычислительной техники» Госарбитража СССР от 29.06.79 N И-1-4.

1.7. В качестве документа, регламентирующего процесс обмена машинными документами между взаимодействующими организациями — сторонами информационного обмена, рекомендуется Договор о порядке обмена документами на машинных носителях (далее — Договор), заключаемый между этими организациями, или обязательный для сторон нормативный акт. Образец примерного договора приведен в приложении 1.

1.8. Формы документов, с которых осуществляется запись информации на машинные носители и машинограммы, должны быть унифицированы, приспособлены для машинной обработки, утверждены и зарегистрированы в установленном порядке.

1.9. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате должна осуществляться согласно ГОСТ 6.10.3-83.

1.10. Состав и содержание первичных документов, обработанная информация которых записывается на машинные носители, и виды машинных носителей должны быть определены в Договоре или в нормативном акте.

1.11. Организация — создатель документов на машинных носителях и машинограмм несет ответственность за качество этих документов. Виды ответственности предусматриваются в Договоре (для равноправных сторон) или в ином обязательном для сторон нормативном акте.

1.12. Документы на машинных носителях и машинограммы, изготовленные и размеченные без учета требований государственных стандартов и ГОСТ 6.10.4-84, организации-пользователи возвращают организации — создателю документа с указанием конкретной причины возврата в сопроводительном письме.

1.13. Порядок внедрения и применения ГОСТ 6.10.4-84 в министерствах, ведомствах и подведомственных им организациях регламентируется распорядительным документом (приказом, постановлением) данной организации.

1.14. В распорядительном документе необходимо предусмотреть основные мероприятия по внедрению и применению ГОСТ 6.10.4-84:

определение перечня организаций, которым разрешается обмен документами на машинных носителях и машинограммами;

состав инструктивной документации, разрабатываемой в организациях для внедрения ГОСТ 6.10.4-84;

распределение ответственности между структурными подразделениями аппарата н вычислительными центрами за документы на машинных носителях;

характер изменений в системе ведения делопроизводства в организациях в связи с поступлением и направлением документов в машинном исполнении;

разработку общих схем документопотоков с обозначением документооборота на машинных носителях;

разработку общих характеристик применяемых видов документов на машинных носителях в коммуникативном формате, перечней этих документов соответственно действующим и внедряемым подсистемам и комплексам задач АСУ;

разработку характеристики видов связи и используемых носителей, общесистемных программных и технических средств;

разработку требований к программам записи и чтения информации;

мероприятия по совершенствованию действующей нормативной базы по применению средств вычислительной техники: положений, инструкций для соответствующих категорий сотрудников, работающих с документами на машинных носителях; порядка назначения лиц, ответственных за достоверность содержания, правильность оформления, подготовку к транспортировке, передачу и прием документов на машинных носителях;

установление конкретной ответственности сторон за нарушение порядка оформления и использования документов на машинных носителях;

разработку плана учебных мероприятий для работников, связанных с документами на машинных носителях, и мероприятий по обеспечению их необходимыми стандартами, методическими указаниями, инструкциями, унифицированными формами документов и др.;

разработку мероприятий по проведению проверок соблюдения порядка внедрения и применения ГОСТ 6.10.4-84.

Перечень мероприятий должен быть оформлен в виде плана-графика внедрения стандарта согласно существующему порядку внедрения государственных стандартов.

1.15. Планом мероприятий по внедрению и применению стандарта может быть предусмотрено его опытное внедрение.

Опытное внедрение стандарта должно состоять в организации обмена документами на машинных носителях в коммуникативном формате с ограниченным числом абонентов и номенклатурой документов и может осуществляться в три этапа:

подготовка к опытному внедрению;

проведение опытного внедрения;

анализ и оформление результатов опытного внедрения.

1.16. По итогам опытного внедрения уточняются:

список участников обмена;

перечень документов, предназначенных к обмену;

инструкция по записи документов на машинных носителях в коммуникативном формате;

программы записей и чтения документов на машинных носителях в коммуникативном формате;

действующие инструкции для лиц, ответственных за достоверность содержания, правильность оформления, подготовку к транспортированию, передачу и прием документов на машинных носителях.

 2. ТРЕБОВАНИЯ К ПОДЛИННИКАМ ДОКУМЕНТОВ

2.1. Требования ГОСТ 6.10.4-84 распространяются на документы на машинных носителях и машинограммы. К документам на машинных носителях относятся документы на магнитных машинных носителях (магнитные ленты и диски, гибкие магнитные диски) и документы на бумажных машинных носителях (перфоленты, перфокарты).

2.2. Технические параметры документов, создаваемых средствами вычислительной техники, должны отвечать требованиям:

соответствия носителя информации, используемых символов и способов записи государственным стандартам и нормативно-техническим актам межотраслевого и отраслевого применения;

соответствия последовательности расположения реквизитов на машинных носителях государственным стандартам.

2.3. Создание документов на машинных носителях и машинограмм может производиться на основе данных, зафиксированных в исходных (первичных) документах, полученных по каналам связи от автоматических регистрирующих устройств, в процессе автоматизированного решения задач или при переносе с одного машинного носителя на другой.

2.4. При создании документов на машинных носителях и машинограмм на основе данных, зафиксированных в первичных документах, необходимым условием является наличие юридической силы первичных документов, с которых осуществляется запись.

2.5. При создании документов на машинных носителях и машинограмм на основе данных, полученных по каналам связи от автоматических регистрирующих устройств, необходимым условием их юридической силы является наличие информации, зафиксированной в установленном порядке, который позволяет идентифицировать организации, отвечающие за исправность каналов связи, регистрирующих устройств и достоверность передачи информации. Данное условие должно быть отражено в Договоре или в нормативном акте.

2.6. При создании документов на машинных носителях и машинограмм на основе данных, полученных в процессе автоматизированного решения задач, необходимым условием их юридической силы является достоверность соответствующих данных (пп.2.4-2.5) и соответствие алгоритма преобразования данных установленным способам их обработки. Данное условие должно быть отражено в Договоре или в нормативном акте.

2.7. Технологический процесс обработки данных и их преобразования в машинограмму должен соответствовать утвержденному проекту, допускающему возможность контроля за правильностью алгоритмов и программ, по которым ведется обработка данных на средствах вычислительной техники.

2.8. Для визуального контроля допускается преобразование в человекочитаемую форму промежуточных данных, полученных в процессе создания документа на машинном носителе.

2.9. При обмене документами на машинных носителях организации обязаны учитывать, транспортировать и хранить их в соответствии с устанавливаемыми министерствами и ведомствами порядком и условиями, обеспечивающими сохранность данных, записанных на машинных носителях, и защиту этих данных от несанкционированного доступа*. Данные условия должны быть оговорены в Договоре или в нормативном акте.

________________

* Вопросы по защите данных, записанных на магнитных машинных носителях, от несанкционированного доступа освещены в «Руководящих методических материалах по защите информации в электронных системах», утвержденных ГКНТ в 1981 году.

2.10. В сопроводительных документах и на упаковке документа на магнитном носителе, пересылаемым авиапочтой, следует указывать на недопустимость применения электромагнитных видов спецконтроля.

2.11. Подготовленный для отправки магнитный носитель с записью документа должен быть упакован в стальную коробку. Предварительно на носитель необходимо наклеивать этикетку.

2.12. При получении документа на машинном носителе с признаками нарушения мер его защиты, описанных в сопроводительном письме, организация-пользователь вправе (если Договором или нормативным актом не предусмотрено иное) рассматривать его как заведомо недостоверный и, опечатав документ своими печатями, отправить его обратно.

2.13. Документы на машинных носителях и машинограммы в соответствии с ГОСТ 6.10.4-84 представляют организации-пользователю с сопроводительным письмом.

Для документов на машинных носителях к сопроводительному письму допускается прилагать описание информационной характеристики документа и фрагменты начала и конца записанной информации.

В описании информационной характеристики документа на машинном носителе должно быть указано наименование документа, имена и номера файлов (набора данных), формат записи и др. Описание информационной характеристики документа на магнитной ленте приведено в приложении 3.

Объем фрагментов начала и конца записанной информации, необходимый для проведения входного контроля, определяется организациями, осуществляющими обмен документами на машинных носителях.

Если на машинном носителе записано несколько документов, то на каждый из них следует заполнять отдельное описание информационной характеристики документа.

Данные условия устанавливаются в Договоре или в обязательном для сторон нормативном акте.

2.14. Основные требования к организации учета, выдачи и хранения документов на машинных носителях приведены в РД 50-524-84*.

________________

* Методические указания «Порядок хранения документов на машинных носителях» разработаны ВНИИДАД Главархива СССР, утверждены постановлением Госстандарта от 25.12.84 N 4895 со сроком введения с 01.01.86.

2.15. На изменения распространяются требования ГОСТ 6.10.4-84 и настоящих указаний, как к документу на машинном носителе.

Порядок регистрации изменений установлен в РД 50-524-84.

Подлинники документов используют только для изготовления дубликатов и копий, а также внесения изменений. Держателем подлинника является организация — создатель документа.

2.16. Изменения документа на машинном носителе подразделяются на изменения обязательных реквизитов или содержательной части информационной записи документа.

Основанием для внесения изменений являются извещения об изменениях, которые подготавливаются по форме извещений об изменениях классификаторов, устанавливаемых отраслевыми (ведомственными) положениями о системе ведения классификаторов технико-экономической информации или в иной форме, предусмотренной Договором о порядке обмена или нормативным актом.

2.17. Изменения содержательной части информационной записи документа подразделяются на изменения, которые могут быть внесены без разрешения руководителя организации (опечатки, знаки) или только с разрешения руководителя организации, если изменяется сущность конкретного вопроса.

2.18. Внесение изменений в документы на бумажных машинных носителях — по ГОСТ 2.034-83.

2.19. Порядок и срок внесения изменений на машинном носителе должны быть установлены в Договоре или в обязательном для сторон нормативном акте*.

________________

* Порядок и срок внесения изменений касаются подлинников, дубликатов и копий.

2.20. Измененный подлинник документа, а также дубликат и копии измененного документа сохраняют юридическую силу, если изменения внесены с соблюдением требований ГОСТ 6.10.4-84 и настоящих методических указаний.

 3. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ, ПРИДАЮЩИХ ЮРИДИЧЕСКУЮ СИЛУ ДОКУМЕНТАМ, СОЗДАВАЕМЫМ СРЕДСТВАМИ ВЫЧИСЛИТЕЛЬНОЙ ТЕХНИКИ

3.1. ГОСТ 6.10.4-84 устанавливает следующую последовательность записи обязательных реквизитов: идентификационный код и наименование.

Примеры:

реквизит	«Наименование организации — создателя документа»
000450 8	Государственный комитет СССР по стандартам
477625 4	Главный научно-исследовательский центр ведения общесоюзных классификаторов;
реквизит	«Местонахождение организации — создателя документа»
1145	Москва
2600	г.Вильнюс;
реквизит	«Наименование документа»
0607911 3	Отчет о наличии и состоянии сельскохозяйственной техники
1604005 9	Акт о прибытии переселенцев к месту вселения

3.2. Порядок получения кодов по ОКПО, СОАТО, ОКУД и другим классификаторам устанавливается положениями о системе ведения классификаторов технико-экономической информации, разработанными министерствами, ведомствами, союзными республиками и согласованными с Госстандартом.

3.3. Дата изготовления документа должна оформляться цифровым способом, и элементы даты должны приводиться в следующей последовательности: день месяца, месяц, год.

Например, дату 19 июля 1985 г. следует оформлять 190785 или 19.07.85.

Допускается по усмотрению министерств и ведомств в зависимости от назначения документа приводить элементы даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца.

В машинограммах, содержащих сведения финансового характера, применяют словесно-цифровой способ оформления дат:

19 июля 1985 г. или 19 июля 1985 года.

3.4. В реквизите «Код лица, утвердившего документ» указывают должностное лицо организации, имеющее право подписи документов. Право подписи документов должно фиксироваться в регламентах работы, в положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях.

Для машинограмм реквизит «Код лица, утвердившего документ» должен состоять из идентификационного кода, должности и фамилии, утвердившего документ.

3.5. Для размещения на магнитной ленте обязательных реквизитов, придающих информационной записи юридическую силу, в ГОСТ 6.10.3-83 предусматривается два типа полей данных — идентификационные поля и поле обязательных реквизитов.

Обязательному полю идентификатора записи присваивается метка 001.

Полю обязательных реквизитов присваивается метка ЮOZ.

В обязательном идентификационном поле, предназначенном для идентификатора записи (см. фрагмент структуры информационной записи в приложении 4), устанавливается следующая структура и содержание информационной записи:

________________

* Контрольное число определяется по Методике расчета и применения контрольных чисел для защиты кодов общесоюзных классификаторов технико-экономической информации (РДМ 71-76), утвержденной Госстандартом 29 марта 1974 г. (протокол N 50).

Пример формирования обязательного идентификационного поля, предназначенного для идентификатора записи:

160400590005040290186 Акт о прибытии переселенцев к месту вселения. РЗ.

Примечание. РЗ — разделитель поля, обозначаемый по ГОСТ 7.14-78.

В поле обязательных реквизитов предусматривается следующая структура и содержание информационной записи:

Пример (условный) формирования поля обязательных реквизитов:

ОРЭ2746118 РЭВНМЦентр Госкомтруда СССР РЭ1145 РЭ105043 Москва, 4-я Парковая ул., 29 РЭ07.02.86 10ч 30 м РЭ2119РЭ Зам. директора РЭ Петров РЭ1613759РЗРГ

Примечание. РЭ — символ, используемый в качестве идентификатора, РГ — разделитель записи, обозначаемый по ГОСТ 7.14-78.

Поле обязательных реквизитов в структуре информационной записи располагается перед разделителем записи — РГ (см. фрагмент структуры информационной записи в приложении 4).

Если документ записан на нескольких машинных носителях, идентификационное поле и поле обязательных реквизитов располагается на первом машинном носителе.

Размещение обязательных реквизитов на двух типах полей данных объясняется требованиями ГОСТ 6.10.3-83 по формированию структуры информационной записи на машинных носителях.

3.6. Месторасположение обязательных реквизитов в машинограммах определяется государственными стандартами на УСД или отраслевыми нормативно-техническими документами.

 4. ТРЕБОВАНИЯ К ДУБЛИКАТАМ И КОПИЯМ ДОКУМЕНТОВ

4.1. На основе подлинников документов на машинных носителях и машинограммах, полученных стандартными программными методами и оформленных в соответствии с требованиями ГОСТ 6.10.4-84, могут создаваться дубликаты и копии.

4.2. При создании дубликата или копии документа на машинном носителе и машинограммы должны быть указаны дополнительные реквизиты;

дата создания дубликата, копии;

код оператора, создавшего дубликат, копию.

Рекомендуется устанавливать следующие обозначения видов документов на машинном носителе:

П — подлинник,

Д — дубликат,

К — копия.

При записи информации на машинном носителе данные обозначения и дополнительные реквизиты проставляются в поле обязательных реквизитов после фамилии лица, ответственного за правильность изготовления документа на машинном носителе или машинограммы, или лица, утвердившего документ.

4.3. Для машинограммы, являющейся дубликатом (копией), проставляют слово «Дубликат» («Копия») в правом верхнем углу над кодом формы документа. Для дубликатов и копий допускается применять обозначения, принятые в п.4.2.

4.4. Документы на машинных носителях и машинограммы выдаются организациям-пользователям в виде дубликатов и копий только при наличии запроса, оформленного в установленном порядке.

4.5. Решение об использовании в обмене дубликата или копии документа на машинном носителе и машинограммы и их количество в каждом конкретном случае принимается по согласованию сторон в Договоре или обязательном нормативном акте.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Рекомендуемое

ПРИМЕРНЫЙ ДОГОВОР ОБ ОБМЕНЕ ДОКУМЕНТАМИ НА МАШИННЫХ НОСИТЕЛЯХ

Настоящий договор между

наименование организации — создателя документа (далее создатель)

в лице

,

должность, фамилия, имя, отчество

действующего на основании

устава, положения и т.д.

с одной стороны, и

наименование организации — пользователя документа (далее пользователь)

в лице

,

должность, фамилия, имя, отчество

действующего на основании

устава, положения и т.д.

с другой стороны, заключается о нижеследующем

1. Предмет договора 1.1. На основании настоящего Договора

наименование создателя

принимает на себя обязанность отправлять документы, созданные средствами вычислительной техники. 1.2. На основании настоящего Договора

наименование пользователя

принимает на себя обязанность получать документы, созданные средствами вычислительной техники. 1.3. Технические характеристики документов на машинных носителях должны соответствовать требованиям, установленным государственными стандартами

1.4. Кроме требований, перечисленных в п.1.3 настоящего Договора, стороны уточняют следующие технические параметры документов, создаваемых средствами вычислительной техники и используемых для информационного обмена (см. пп.1.10, 2.2, 2.13, 2.19, 4.5 настоящих методических указаний). 1.5.

Далее в Договоре рекомендуется отражать вопросы, приведенные в приложении 2.

2. Ответственность сторон 2.1. За нарушение условий Договора стороны несут ответственность в соответствии с настоящим Договором. 2.2. В случае нарушения создателем или пользователем требований настоящего Договора, создатель или пользователь несет имущественную ответственность за нарушение принятых обязательств. 2.3. Сторонами определяется имущественная ответственность за конкретные виды нарушений принятых обязательств. 2.4. Уплата штрафных санкций не освобождает стороны от обязательств по Договору. 3. Срок действия договора и юридические адреса сторон 3.1. Срок действия настоящего Договора устанавливается с _______________________ по _______________________ 3.2. Адреса и реквизиты сторон:

«Создатель»

«Пользователь»

сокращенное наименование министерства

код по СООГУ

сокращенное наименование министерства

КОД по СООГУ

наименование организации

код по ОКПО

наименование организации

код по ОКПО

индекс

почтовый

индекс

почтовый

адрес

код по COATO

адрес

код по СОАТО

телетайп

руководитель

телетайп

руководитель

расчетный счет, отделение Госбанка

расчетный счет, отделение Госбанка

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

Рекомендуемое

ПЕРЕЧЕНЬ ВОПРОСОВ, РЕКОМЕНДУЕМЫХ ДЛЯ ВКЛЮЧЕНИЯ В ДОГОВОР

1. Состав и содержание первичных документов, с которых осуществляется запись информации на машинные носители.

2. Виды машинных носителей, участвующих в обмене информацией вычислительных центров министерств и ведомств.

3. Виды и размеры ответственности за нарушение порядка оформления и использования документов на машинных носителях.

4. Определение условий, позволяющих идентифицировать организации, отвечающие за исправность каналов связи, регистрирующих устройств и достоверность передачи информации.

5. Определение условий придания юридической силы документам на машинных носителях, полученных в процессе автоматизированного решения задач.

6. Порядок и условия, обеспечивающие сохранность данных, записанных на машинных носителях, и защиту этих данных от несанкционированного доступа.

7. Условия возврата документов на машинных носителях.

8. Условия передачи документов на машинных носителях.

9. Состав дополнительных реквизитов, необходимых для обмена документами на машинных носителях и требования к их применению.

10. Регламентация использования в обмене дубликатов или копий документов на машинных носителях и их количества.

11. Порядок и срок внесения изменений на машинном носителе.

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

Рекомендуемое

ПРИМЕР ОПИСАНИЯ ИНФОРМАЦИОННОЙ ХАРАКТЕРИСТИКИ ДОКУМЕНТА НА МАГНИТНОЙ ЛЕНТЕ

Наименование документа, записанного на магнитной ленте (МЛ)

Версия операционной системы

Метка тома

Тип метки

(стандартная, нестандартная, без метки)

Имена и номера файлов (набора данных)

Формат записи

(фиксированный, переменный, неопределенный, сблокированный, несблокированный)

Структура записи*

Плотность записи информации на МЛ

Упорядоченность записей

по какому реквизиту

Размер физического блока

Количество блоков

Номер МЛ

Дата создания ленты

(Допускается применение другой информации) Примечание. Описание информационной характеристики необходимо осуществлять на бумаге формата А4 по ГОСТ 6.39-72.

________________

* Может быть дана в виде фрагмента записанной информации с описанием структуры.

ПРИЛОЖЕНИЕ 4

Фрагмент структуры информационной записи по ГОСТ 6.10.3-83

I:

S: Совокупность видов
обязательных экземпляров, а также
установленный порядок их собирания,
распределения и использования – это:

-: система унифицированных документов

+:система обязательного экземпляра

-: система унификации

I:

S: Какой стандарт
устанавливает требования к составу
реквизитов документов, их оформлению,
а также требования к бланкам документов:

+:ГОСТ Р 6.30-2003

-: ГОСТ Р 51141-98

-: ГОСТ Р 6.10.1-88

I:

S: Обозначение, способное
отличить товары одних юридических или
физических лиц от однородных товаров
других юридических или физических лиц:

+:товарный знак

-: эмблема организации

-: знак обслуживания

I:

S: Обязательный элемент
оформления официального документа –
это:

+:реквизит

-: формуляр

-: резолюция

I:

S: На каких документах не
проставляется его наименование:

+:письмо

-: приказ

-: протокол

I:

S: На документах, подлежащих
утверждению, гриф утверждения
проставляется:

+:в верхнем правом углу

-: в верхнем левом углу

-: в нижнем правом углу

-: не имеет значения

I:

S: Реквизит, состоящий из
надписи на документе, сделанной
должностным лицом и содержащей принятое
им решение – это:

+:резолюция на документе

-: реестр

-: распоряжение

-: нормативный документ

I:

S: Выберите правильный
вариант оформления подписи, при отсутствии
должностного лица, подпись которого
заготовлена на проекте документа:

-: документ подписывает лицо, исполняющее
его обязанности, или его заместитель,
с указанием фактической должности и
фамилии лица, подписавшего документ.
Не допускается подписывать документ с
предлогом «за» или проставлением косой
черты перед наименованием должности.

-: документ подписывает лицо, исполняющее
его обязанности, или его заместитель,
с указанием фактической должности и
фамилии лица, подписавшего документ.
Допускается подписывать документ с
предлогом «за».

-: документ подписывает лицо, исполняющее
его обязанности, или его заместитель,
с указанием фактической должности и
фамилии лица, подписавшего документ.
Допускается проставлять косую черту
перед наименованием должности

I:

S: Гриф согласования
включает в себя:

-: Слово «СОГЛАСОВАНО», наименование
должности лица с которым согласовывается
документ (включая наименование
организации), личную подпись, расшифровку
подписи и дату согласования; или название
документа, подтверждающего согласование,
его дату и индекс.

-: Слово «СОГЛАСОВАНО», наименование
должности лица с которым согласовывается
документ (включая наименование
организации), личную подпись и дату
согласования; или название документа,
подтверждающего согласование, его дату
и индекс.

-: Слово «СОГЛАСОВАНО», наименование
должности лица с которым согласовывается
документ (включая наименование
организации), личную подпись, расшифровку
подписи; или название документа,
подтверждающего согласование

I:

S: Подпись, подтверждающая
факт ознакомления должностного лица с
документом:

-: виза

-: согласование

-: утверждение.

I:

S: Виза проставляется:

-: В нижней части оборотной стороны
последнего листа подлинника
распорядительного документа. На проекте
законодательного акта, на внутреннем
документе и на копии отправляемого
документа визы проставляются на лицевой
стороне документа.

-: В верхней части оборотной стороны
последнего листа подлинника
распорядительного документа. На проекте
законодательного акта, на внутреннем
документе и на копии отправляемого
документа визы проставляются на лицевой
стороне документа.

-: На подлиннике распорядительного
документа, на проекте законодательного
акта и на копии отправляемого документа
визы проставляются на лицевой стороне
документа.

I:

S: Отметка об исполнителе
включает:

+:инициалы и фамилию исполнителя, номер
его телефона;

-: инициалы и фамилию исполнителя, номер
его телефона, дату;

-: должность, инициалы и фамилию
исполнителя, номер его телефона, дату.

I:

S: Набор реквизитов,
идентифицирующих автора официального
письменного документа – это:

+:бланк документа;

-: ведомость;

-: анкета.

I:

S: В соответствии с
требованиями Инструкции по делопроизводству
в федеральный органах государственной
власти, документ должен иметь следующие
размеры полей:

+:Верхнее – 20 мм;

Нижнее –20 мм;

Левое – 20;

Правое – 10.

-: Верхнее – 20 мм;

Нижнее – не менее 15 мм;

Левое – 20 – 25 мм;

Правое – 10 – 20 мм.

-: Верхнее – 10 мм;

Нижнее – не менее 10 мм;

Левое – 10 — 20 мм;

Правое – 10 – 20 мм.

I:

S: Номера страниц проставляют
со второго листа:

+:посередине верхнего поля листа;

-: в правом углу верхнего поля листа;

-: посередине нижнего поля листа.

I:

S: Совокупность форм
документов, созданных по единым правилам
и требованиям, функционирующих в
определенной сфере деятельности – это:

+:унифицированная система документации;

-: государственный стандарт;

-: отраслевой стандарт.

I:

S: Сокращение многообразия
применяемых документов, приведение к
единому виду их форм, структуры, языка
и стиля, а также процессов их обработки,
учета и хранения является задачей –

+:унификации;

-: стандартизации;

-: делопроизводства.

I:

S: Разработка и принятие
обязательных для применения норм, правил
и требований, принятых в делопроизводстве
является задачей –

+:унификации;

-: стандартизации;

-: документоведения.

I:

S: Унифицированная система
документации устанавливается –

+:Государственным стандартом (ГОСТ);

-: отраслевым стандартом (ОСТ);

-: стандартом предприятия (СТП).

I:

S: Организационные документы
– это:

+:Устав предприятия;

-: приказ;

-: служебное письмо.

I:

S: Организационные документы
– это:

+:штатное расписание;

+:должностная инструкция;

-: протокол.

I:

S: Организационные документы
– это:

+:положения;

-: распоряжение;

-: докладная записка.

I:

S: Организационные документы
– это:

+:инструкция;

-: решение;

-: приказ.

I:

S: Распорядительные
документы – это:

+:распоряжение;

-: докладная записка;

-: протокол.

I:

S: Распорядительные
документы – это:

+:приказ;

-: должностная инструкция;

-: письмо.

I:

S: Какой государственный
орган выдает ОГРН?

-: государственная инспекция по труду

+:налоговая инспекция

-: экологическая инспекция

-: ГИБДД

I:

S: Выберите верный вариант
реквизита «Отметка о заверении копии»:

-: Копия верна

Инспектор подпись Т.С. Ильина

-: Копия верна

Инспектор подпись Т.С. Ильина

20.03.2009

+:Верно

Инспектор подпись Т.С. Ильина

20.03.2009

I:

S: Выберите правильный
вариант реквизита «Отметка об исполнителе»:

-: И.А. Карысев

Тел.: 272-80-41

-: Карасев И.А.

272-80-41

+:И.А. Карасев

272-80-41

-: 272-80-41

И.А. Карасев

I:

S: Как располагается
государственный герб РФ на бланках

+:над серединой строки над наименованием
организации

-: с правой стороны перед наименованием
организации

-: над серединой строки с сокращенным
наименованием организации

-: на одном уровне с названием организации.

I:

S: Как располагается
наименование организации на государственном
языке субъекта РФ?

+:ниже или справа от наименования на
государственном языке РФ

-: выше или слева от наименования на
государственном языке РФ

-: ниже от наименования организации

-: выше от наименования организации

I:

S:Реквизит
документа — это:
-: фирменный бланк

-: основная часть документа
-: его
отдельный элемент

I:

S:Реквизит
«подпись» оформлен на фирменном
бланке правильно:
-: Директор ЗАО
«Мария» _________________________Б.Ю.Рогов
-:
Финансовый директор
_________________________Д.Б.Голиков
-: Главный
бухгалтер_____________________________К.Е. Зимин

Директор______________________________________Д.О.Мазин

-: Директор _____________________________________Новиков
Г.Т.

I:

S:с какой
целью на документе указывают фамилию
и телефон исполнителя:
-: для придания
документу юр. силы
-: для оперативной
связи
-: для правильного оформления

I:

S:виза
согласования проставляется на документе:

-: после подписания руководителем

-: до подписания
-: на экземпляре,
предназначенном для подшивки в дело

I:

S:исходящий
номер письма присваивается ему:
-:
адресатом
-: автором

I:

S:на каком
служебном письме проставляется ссылка
на номер и дату документа:
-: гарантийном

-: сопроводительном
-: ответном
-:
на всех письмах

I:

S:в результате
рассмотрения входящего документа
руководителем на нем появляется:
-:
подпись
-: резолюция
-: виза

I:

S:автором
служебного письма является:
-:
должностное лицо, подписавшее документ

-: исполнитель, составивший документ

-: организация, от имени которой
отправляется письмо

I:

S: Каким способом реквизиты
не размещаются на бланке документа с
продольным расположением реквизитов?

-: центрованным (начало и конец каждой
строки реквизита равноудалены от границ
зоны расположения реквизито-:

-: флаговым (каждая строка реквизита
начинается от левой границы зоны
расположения реквизитов

-: угловым (каждая строка реквизита
начинается от правой границы зоны
расположения реквизитов

I:

S: Какие виды бланков не
установлены в стандарте ГОСТ Р 6.30-2003?

-: общий

-: бланк письма

-: индивидуальный

-: бланк конкретного вида документа
(кроме письм-:

I:

S: Для чего НЕ предназначен
общий бланк?

-: для приказов

-: для писем

-: для распоряжений

I:

S: Как нумеруются страницы
при изготовлении многостраничных
документов?

-: арабскими в середине верхнего поля
листа

-: римскими в середине верхнего поля
листа

-: арабскими в правом углу верхнего поля
листа

-: римскими в правом углу верхнего поля
листа

I:

S: Расположение реквизитов
документа на бланке формата А-: Укажите
верный вариант размеров полей:

-: верхнее 10 мм, нижнее 20 мм, правое 20 мм,
левое 20 мм

-: верхнее 20 мм, нижнее 10 мм, правое 20 мм,
левое 20 мм

-: верхнее 20 мм, нижнее 20 мм, правое 10 мм,
левое 20 мм

-: верхнее 20 мм, нижнее 20 мм, правое 20 мм,
левое 10 мм

I:

S: Укажите НЕ верный вариант
изображения Государственного герба на
бланках документов:

-: многоцветный вариант

-: двухцветный вариант

-: одноцветный вариант на геральдическом
щите

-: одноцветный без геральдического щита

I:

S: Выберете неверный
вариант размещения эмблемы (товарного
знака, знака обслуживания) на бланке:

-: на верхнем поле документа

-: справа от наименования организации

-: слева от наименования организации

I:

S: Датой организационно-правового
документа является дата:

-: создания

-: утверждения

-: подписания

I:

S: Учредительный договор
вступает в силу с момента:

-: его подписания

-: в установленный срок

-: с момента его подписания, если в самом
договоре не оговорен другой срок

I:

S: Организация считается
учрежденной и приобретает права
юридического лица:

-: со дня регистрации

-: со дня государственной регистрации

-: со дня образования организации

I:

S: Кем утверждается устав
организации?

-: учредителями (участниками)

-: уполномоченным лицом

-: юридическим лицом

I:

S: О чем говориться в
разделе «Права и обязанности» в положении
о структурном подразделении?

-: устанавливаются виды дисциплинарной,
административной и уголовной
ответственности

-: перечисляются действия, которые
обязано осуществлять подразделение в
лице его руководителя для выполнения
возложенных на него функций

-: регламентируются информационные и
документационные потоки подразделения

I:

S: О чем говориться в
разделе «Общие положения» в положении
о структурном подразделении?

-: формируются цели, стоящие пере
подразделением

-: указываются: полное официальное
наименование подразделения, дата, номер
и наименование правового акта, на
основании которого создано и действует
подразделение

-: устанавливаются виды работ, которые
должно выполнять подразделение для
осуществления поставленных перед ним
задач

I:

S:Какое
расположение реквизитов рекомендуется
для писем?

-: угловое
и флаговое;

-:
продольное и центрованное;

-:
угловое и продольное;

-:
флаговое и центрованное;

-:
продольное и флаговое.

I:

S:На
какие части делится документ при
оформлении?

-:
заголовочную, основную и заключительную;

-:
заголовочную, основную и оформляющую;

-: начало,
середина и конец;

-: первую,
вторую, третью;

-:
документ на части не делится.

I:

S:Где
располагается реквизит «наименование
предприятия»?

-: после
реквизита «регистрационный номер
документа»;

-: под
реквизитом «эмблема организации
или товарный знак»;

-: в
центре верхнего поля;

-: в
оформляющей части;

-: под
реквизитом «адресат».

I:

S:В
каких документах указывают справочные
данные о предприятии?

-: во
всех;

-: во
внешних;

-: во
внутренних;

-: в
приказах по основной деятельности;

-: в
распорядительных документах.

I:

S:Какой
из перечисленных реквизитов  
проставляется на машинограмме?

-: отметка
о контроле;

-: отметка
о наличии приложения;

-:
регистрационный номер документа;

-:
резолюция;

-:
идентификатор электронной копии
документа.

I:

S:Как
называется правовой акт, определяющий
порядок образования, права, обязанности
и организацию работы предприятия на
длительный срок времени?

-: приказ;

-: устав;

-:
договор;

-:
положение;

-: штатное расписание.

I:

S:Какой
документ содержит информацию о правах,
обязанностях и функциях сотрудника
предприятия?

-:
трудовой контракт;

-:
трудовой договор;

-: приказ
о приеме на работу;

-:
должностная инструкция;

-: устав
предприятия.

I:

S:В
каком документе закреплены должности
и численный состав предприятия с
указанием фонда заработной платы?

-: в
штатном расписании;

-: в
структуре и штатной численности;

-: в
положении о персонале;

-: в
должностной инструкции;

-: в
уставе предприятия.

I:

S:Письмо, имеющее финансовые
и юридические последствия должно быть:

+:подписано
директором, гл. бухгалтером, заверено
печатью;

-:
заверено печатью;

-:
подписано директором и согласовано с
юристом;

-:
подписано гл. бухгалтером, утверждено
директором;

-:
подписано директором.

I:

S:
Чем факс отличается от письма по
оформлению?

-:
является не подлинником, а копией
документа;

-:
содержит ряд дополнительных реквизитов;

-:
печатается на телефаксе;

-: не
может быть заверен печатью;

-: все
вышеперечисленное верно.