Какие реквизиты относятся к постоянным реквизитам

Каждый документ состоит из отдельных
составляющих его информационных
элементов, которые называются реквизитами
(от лат. requisitum– требуемое,
необходимое).В государственном
стандарте (ГОСТ Р
51141-98. «Делопроизводство и архивное
дело. Термины и определения») дается
такое определение слову «реквизит»:
«обязательный элемент
оформления официального документа»
(1).Поэтому в определении термина
«документ» слово «реквизит» является
одним из центральных.

Реквизиты могут быть графическими(герб, печать, эмблема), но в основном
являютсятекстовыми(наименование
организации, наименование вида документа,
адресат, заголовок к тексту документа,
отметка о наличии приложение и др.).
Текстовые реквизиты могут состоять из
одного-двух слов или включать в себя
несколько достаточно самостоятельных
частей.

Реквизиты документа
устанавливаются стандартом или
положением. Так, в государственном
стандарте (ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные
системы документации. Унифицированная
система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов») определен максимальный
набор реквизитов управленческого
документа. Таких реквизитов в стандарте
— 30. Однако не все они используются при
оформлении конкретного документа.

Обязательными для
всех видов документа являются реквизиты,
обеспечивающие его юридическую силу,
— наименование организации (автора
документа), дата документа, текст, подпись
должностного лица (2).

Для отдельных групп документов
обязательными могут стать и другие
реквизиты, например, Государственный
герб Российской Федерации, герб субъекта
Российской Федерации, эмблема организации
или товарный знак (знак обслуживания),

Состав дополнительных обязательных
реквизитовформуляра-образца
определяется в нормативных документах,
разработанных или согласованных
министерствами (ведомствами) —
разработчиками унифицированных систем
документации.

Так, в число дополнительных обязательных
реквизитов для всех документов, кроме
писем, входит наименование документа;
а в регламенте и других организационных
документах обязательным является
проставление грифа утверждения.

Регистрационный номер документа как
обязательный реквизит проставляется
в документах, указанных в соответствующем
перечне. Реквизиты «Справочные данные
об организации», «Основной регистрационный
номер (ОГРН) юридического лица» и
«Идентификационный номер налогоплательщика/код
причины постановки на учет (ИНН/КПП)»
являются обязательными только для
исходящих документов.

Кроме того, некоторые реквизиты могут
стать обязательными лишь в конкретной
ситуации. Так, в бланках внутренних
документов организации, в наименовании
которой отсутствует указание на ее
местонахождение, обязательным реквизитом
является «место составления или издания».
Если в самом наименовании организации
имеется указание на ее географическое
положение, то данный реквизит не
используется.

Таким образом, количество
обязательных реквизитов, как и их состав,
зависят, прежде всего, от вида документа
и системы документации, а также от цели
создания документа, его назначения,
содержания и формы, способа документирования
(3).

Часть реквизитов носит
достаточно длительный характер и может
быть заранее внесена в бланк документа
типографским способом.
Это постоянные
реквизиты:государственный герб
Российской Федерации, герб субъекта
Российской федерации, эмблема или
товарный знак (знак обслуживания)
организации, наименование организации
(автора документа), юридический или
фактический адрес организации, место
составления или издания документа, код
организации, код формы документа,
основной государственный регистрационный
номер (ОГРН) юридического лица,
идентификационный номер налогоплательщика/код
причины постановки на учет (ИНН/КПП)
(4).

Другие реквизиты вносятся в процессе
работы с конкретным документом. Это
переменные реквизиты,например: дата, регистрационный номер
документа, адресат, резолюция, ссылка
на дату и регистрационный номер входящего
документа, заголовок к тексту, отметка
о контроле, отметка о поступлении
документа в организацию, отметка об
исполнении документа и др. Они вписываются
от руки, печатаются на компьютере или
проставляются специальными штемпелями
(штампами).

Реквизиты
в официальном документе, как правило,
расположены всегда в одном и том же
месте, в определенной последовательности.
Это помогает быстро найти нужные данные
при ознакомлении с документом, применить
метод однократной записи.

В практике работы с документами появляется
необходимость проставления таких
отметок, которые реквизитами не являются.
Например: подлежит возврату,взамен
разосланногои др.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

ТЕМА 4. ФОРМУЛЯР, РЕКВИЗИТЫ И БЛАНК УПРАВЛЕНЧЕСКОГО ДОКУМЕНТА
Целевая установка: раскрыть сущность понятий «формуляр», «реквизит», «бланк документа»; дать представление о видах бланков и бланков; ознакомить студентов с основными требованиями, предъявляемыми законодательными актами, государственным стандартом и нормативно-методическими документами к оформлению реквизитов управленческих документов; привить навык оформления документов.
После изучения данной темы слушатели смогут:
• знать:
• основные понятия «формуляр», «бланк», «реквизит»документа;
• состав реквизитов документов; правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»;
• требования к бланкам организационно-распорядительных документов, определяемые ГОСТ Р 7.0.97-2016, состав реквизитов бланков;
• уметь:
• выбрать наиболее целесообразный вариант расположения реквизитов на бланке конкретного документа;
• оформить реквизиты конкретного управленческого документа;
• проанализировать конкретный документ с точки зрения соблюдения требований ГОСТ Р 7.0.97-2016 в отношении состава и расположения реквизитов и при необходимости отредактировать документ;
• самостоятельно разработать различные варианты бланков для внешних и внутренних документов конкретной организации.
• владеть:
• методами построения формуляра управленческого документа;
• навыками разработки проекта общего бланка, бланка письма, должностного бланка, бланка конкретного вида документа;
• способностью оформления реквизитов конкретного управленческого документа;
• навыками анализа и редактирования реквизитов управленческого документа.
В лекции рассматриваются следующие вопросы:
4.1. Общие требования к оформлению управленческих документов.
4.2. Понятие реквизит, формуляр управленческого документа.
4.3. Состав и оформление реквизитов заголовочной части документа.
4.4. Состав и оформление реквизитов содержательной части документа.
4.5. Состав и оформление послетекстовых реквизитов документа.
4.6. Понятие «бланк» документа. Виды бланков.
Контрольные вопросы для самопроверки.
4.1. Общие требования к оформлению управленческих документов
Требования к оформлению организационно-распорядительных документов определены ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016), принятым Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст.
Согласно ст. 2 Федерального закона от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» документ по стандартизации – это «документ, в котором для добровольного и многократного применения устанавливаются общие характеристики объекта стандартизации, а также правила и общие принципы в отношении объекта стандартизации, за исключением случаев, если обязательность применения документов по стандартизации устанавливается настоящим Федеральным законом».
К документам по стандартизации Закон относит национальные стандарты Российской Федерации, правила стандартизации, рекомендации по стандартизации, информационно-технические справочники.
Один из важнейших принципов стандартизации — добровольность применения национальных стандартов. На практике это означает, что организация самостоятельно решает, применять национальный стандарт или нет.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 «распространяется на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. (далее — документы), в том числе включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД), класс 0200000» (ГОСТ Р 7.0.97-2016).
В данном стандарте содержится основные требования, которые следует соблюдать при создании документов:
• документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов;
• вторую и последующие страницы документа нумеруют (номер страницы проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа);
• допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа;
• абзацный отступ текста документа составляет 1,25 см;
• текст документа печатается через 1–1,5 межстрочных интервала, многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал;
• текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа);
• допускается выделение реквизитов «Адресат», «Заголовок к тексту» или «Подпись», а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 устанавливает состав и место расположения реквизитов документов; правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков документов; правила создания документов.
В приложениях к стандарту представлены форма титульного листа документа, схемы расположения реквизитов документов, образцы бланков организации.
4.2. Понятие реквизит, формуляр управленческого документа
По определению ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, «реквизит документа: Элемент оформления документа».
ГОСТ Р 7.0.97-2016 устанавливает количество реквизитов, используемых при оформлении различных видов управленческих документов. Всего таких реквизитов тридцать, каждый из которых имеет свой порядковый номер и название.
Различные документы состоят из разного набора реквизитов, среди которых можно выделить постоянные и переменные, обязательные и дополнительные реквизиты.
Постоянные реквизиты – это реквизиты, общие для всех документов одного вида, поэтому их можно заранее разместить на стандартном листе бумаги типографским способом, с помощью компьютера или специального штампа; они образуют официальный бланк документа.
К постоянным реквизитам относятся следующие: герб, эмблема, товарный знак (знак обслуживания), наименование организации — автора документа, наименование структурного подразделения — автора документа; наименование должностного лица — автора документа; справочные данные об организации; место составления (издания) документа; наименование вида документа; код формы документа.
Постоянные реквизиты не меняются вообще (например: наименование вида документа) или длительное время (например: наименование организации, справочные данные об организации). Такие реквизиты проставляются в бланках типографским способом или средствами оперативной полиграфии.
Многие реквизиты не могут быть постоянными и все время меняются полностью или частично. Это переменные реквизиты, индивидуальные для каждого конкретного документа реквизиты; они вносятся в документ в процессе его подготовки и оформления, например: дата, регистрационный номер документа, адресат, резолюция, ссылка на дату и регистрационный номер поступившего документа, заголовок к тексту, отметка о контроле, отметка о поступлении документа в организацию, отметка об исполнении документа и др. Они вписываются от руки, печатаются на компьютере или проставляются специальными штемпелями (штампами) при составлении и оформлении конкретного документа.
У многих переменных реквизитов имеются специальные символические знаки (ограничительные отметки) для заполнения переменной информацией. Это могут быть «уголки», «отрезки прямой линии», «крестики», знаки (например, знак №____ для обозначения регистрационного номера документа). Такие отметки помогают оформлять конкретные реквизиты в строго отведенном месте; служат ориентирами при оформлении документов, указывают начало и конец размещения переменных реквизитов, отмечают места для пробивки отверстий под подшивку документов.
Обязательными реквизитами для всех видов документа являются: наименование организации — автора документа, наименование структурного подразделения — автора документа; наименование должностного лица — автора документа; текст, подпись, дата. Для отдельных групп документов состав обязательных реквизитов дополняется другими элементами, например, для всех документов, кроме писем, обязательным реквизитом является наименование документа; в регламенте и других организационных документах обязательно проставить гриф утверждения, а для справки о месте работы и заработной плате — печать. Регистрационный номер как обязательный реквизит проставляется в документах, указанных в соответствующем перечне.
Кроме того, некоторые реквизиты могут стать обязательными лишь в конкретной ситуации. Так, в бланках внутренних документов организации, в наименовании которой отсутствует указание на ее местонахождение, обязательным реквизитом является реквизит «Место составления (издания) документа». Если в самом наименовании организации имеется указание на ее географическое положение, то данный реквизит не используется.
В число дополнительных реквизитов обычно включают: адрес организации — составителя документа (во внешних документах), наименование адресата, гриф утверждения, резолюцию, визы согласования и др.
Таким образом, количество реквизитов, как и их состав, зависят, прежде всего, от вида документа и системы документации, а также от цели создания документа, его назначения, от его содержания и формы, способа документирования. Один и тот же реквизит может быть охарактеризован с различных точек зрения.
Реквизиты в официальном документе, как правило, расположены всегда в одном и том же месте, в определенной последовательности. Это помогает быстро найти нужные данные при ознакомлении с документом, применить метод однократной записи.
По своему значению реквизиты официального документа можно разделить на основные и технологические.
Основные реквизиты непосредственно влияют на юридическую силу документа. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным. Для ряда документов, выдаваемых органами государственной власти и государственного управления, состав реквизитов установлен в законодательных и нормативных актах. Например, для паспорта, трудовой книжки, диплома, свидетельства о рождении и т.д.
Технологические реквизиты проставляются в документе в процессе его движения и свидетельствуют об этапах его прохождения. К таким реквизитам относятся: отметка о поступлении документа, регистрационный номер документа, отметка о контроле, отметка об исполнителе, отметка о заверении копии, отметка о контроле и некоторые другие.
Для электронных документов технологические реквизиты являются ещё и необходимым условием доступа к содержащейся в них информации. Для таких документов наиболее важными технологическими реквизитами являются формат записи его источника, а также значение хэш-функции (вспомогательной памяти).
На практике по усмотрению организации возможно использование и других реквизитов в зависимости от конкретного назначения отдельных документов, например: подлежит возврату, взамен разосланного и др.
По способу оформления реквизиты делятся на графические (герб, эмблема, товарный знак, печать) и текстовые.
Большинство реквизитов в основном являются текстовыми. Текстовые реквизиты могут быть простыми, состоящими из одного-двух слов или цифр (наименование вида документа, регистрационный номер), или сложными, включающими в себя несколько достаточно самостоятельных частей (наименование организации, справочные данные, текст, грифы утверждения и согласования, резолюция, адресат и др.), части сложных реквизитов могут быть обязательными и дополнительными, расположенными в определенной последовательности.
При оформлении документов реквизиты группируются в пределах трех основных частей, на которые можно условно разделить любой документ: заголовочная, содержательная, оформляющая.
Заголовочная часть – включает сведения об организации — авторе документа и первичные данные о самом документе: наименование организации, справочные данные об организации, место составления (издания) документа, дата, регистрационный номер и др., а также информацию, связанную с получателем документа: адресат, ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа»).
2. Содержательная часть – это то, ради чего документ создается; это основная часть документа, раскрывающая его смысл и назначение. В границах содержательной части документа расположены реквизиты: заголовок к тексту, текст, отметка о приложении.
3. Оформляющая часть – это совокупность реквизитов, подтверждающих подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений, это реквизиты, во многом определяющие юридическую силу документа, фиксирующие согласование и подписание документа, ознакомление с ним.
В оформляющей части документа располагаются также вспомогательные служебные отметки на документах, облегчающие работу с ними. К оформляющим реквизитам относятся: подпись, отметка об электронной подписи, печать, гриф согласования, виза, отметка об исполнителе, отметка о направлении документа в дело, отметка о поступлении документа и др.
Разным видам документов присущ свой определенный набор реквизитов, который может существенно отличаться. Количество и характер реквизитов, входящих в состав разных документов, обусловлены целевым назначением документа, требованиями к его содержательной части и пр.
«Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленной последовательности», называется формуляром документа (ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД).
Формуляр-образец — это совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам данной системы документов. Формуляр-образец ОРД применяется как основа для построения любого вида организационно-распорядительного документа — приказа, постановления, письма, протокола, акта — на бумаге формата А4и А515 (формат А4 — 210 x 297 мм, формат А5 — 148 х 210 мм).
4.3. Состав и оформление реквизитов заголовочной части документа
01 — герб (Государственный герб РФ, герб субъекта РФ, герб (геральдический знак) муниципального образования);
02 — эмблема;
03 — товарный знак (знак обслуживания);
04 — код формы документа;
05 — наименование организации — автора документа;
06 — наименование структурного подразделения — автора документа;
07 — наименование должностного лица — автора документа;
08 — справочные данные об организации;
09 — наименование вида документа;
10 — дата документа;
11 — регистрационный номер документа;
12 — ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
13 — место составления (издания) документа;
14 — гриф ограничения доступа к документу;
15 — адресат;
16 — гриф утверждения документа;
28 — резолюция;
29 — отметка о контроле.
01 Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) «воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными правовыми актами органов местного самоуправления» (ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Изображение герба (государственного, субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) органа местного самоуправления) размещается на верхнем поле листа, посередине, над наименованием организации-автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.
Изображение Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации, официальные символы федеральных органов государственной власти, органов местного самоуправления и иных муниципальных образований вносятся в Государственный геральдический регистр Российской Федерации. Регистр ведет Государственная герольдия при Президенте Российской Федерации.
1) Государственный герб Российской Федерации — знак особой важности, символ государственности, суверенитета России, государственной власти. Поэтому сфера его использования органами федеральной исполнительной власти является узкой, а органами государственной власти субъектов Российской Федерации и органами местного самоуправления муниципальных образований – крайне ограниченной.
В соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» герб Российской Федерации представляет собой четырехугольный, с закругленными нижними углами, заостренный в оконечности красный геральдический щит с золотым двуглавым орлом, поднявшим вверх распущенные крылья. Орел увенчан двумя малыми коронами и – над ними – одной большой короной, соединенными лентой. В правой лапе орла – скипетр, в левой – держава. На груди орла, в красном щите, – серебряный всадник в синем плаще на серебряном коне, поражающий серебряным копьём черного опрокинутого навзничь и попранного конем дракона» (ст. 1).
В щите на груди двуглавого орла изображен всадник, поражающий копьем дракона. Этот знак нередко ошибочно называют изображением Святого Великомученика и Георгия Победоносца и идентифицируют с гербом города Москвы.
Однако между изображениями всадников, их вооружения (собственно оружия и костюма) и других деталей имеются существенные различия, например:
• на Государственном гербе конь всадника на трех ногах, с одной передней ногой поднятой; конь всадника герба г. Москвы опирается только на две задних ноги;
• дракон Государственного герба опрокинут на спину и попран конем (в гербе г. Москвы змий стоит на четырех лапах и оборачивается назад).
Изображение всадника
на Государственном гербе
Изображение всадника
на гербе города Москвы
Федеральный закон регламентирует также порядок официального использования Государственного герба. В ст. 2 указано, что его воспроизведение допускается в трех вариантах: многоцветный вариант, одноцветный вариант на геральдическом щите и одноцветный без геральдического щита в виде главной фигуры — двуглавого орла.
Многоцветный вариант Государственного герба помещают на бланках:
• федеральных конституционных законов и федеральных законов,
• указов и распоряжений Президента Российской Федерации,
• постановлений Совета Федерации и Государственной Думы,
• постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации,
• решений Конституционного, Верховного и Высшего Арбитражного судов Российской Федерации,
• Президента Российской Федерации,
• Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации,
документов других высших органов власти.
Одноцветным является изображение Государственного герба, выполненное контурными линиями одного цвета. Цвет контурных линий может быть любым, однако пространства изображения Государственного герба, ограниченные данными линиями, не должны заполняться цветом и должны сохранять тот цвет, который имеет бумага (иной носитель), на которой помещено изображение Государственного герба.
Одноцветный вариант герба с геральдическим щитом имеют бланки:
• Администрации Президента Российской Федерации,
• полномочных представителей Президента Российской Федерации в административных округах,
• федеральных органов исполнительной власти,
Генеральной Прокуратуры Российской Федерации,
• Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации,
• Счетной палаты Российской Федерации,
• Центральной избирательной комиссии Российской Федерации,
• Центрального банка Российской Федерации.
Одноцветный вариант герба без геральдического щита помещается на бланках:
• Межведомственной комиссии по защите государственной тайны,
• органов, организаций и учреждений при Президенте и Правительстве Российской Федерации,
• федеральных судов,
• органов прокуратуры Российской Федерации,
• дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств РФ за ее пределами.
2) Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов, издаваемых органами представительной и исполнительной власти субъектов РФ, а также организациями их подчинения.
Положение о гербе Санкт-Петербурга было утверждено решением Президиума Ленсовета 6 сентября 1991 года. Согласно закону «О детальном описании официальных символов Санкт-Петербурга и порядке их использования» современное описание герба выглядит так: «Герб Санкт-Петербурга представляет собой геральдический красный щит с изображением на его поле двух серебряных якорей — морского и речного, положенных накрест, и на них золотой скипетр с двуглавым орлом. Щит увенчан императорской короной с двумя выходящими из нее андреевскими лазоревыми лентами. За щитом два положенных накрест золотых, украшенных алмазами и эмалью российских скипетра, соединенных андреевской лазоревой лентой…
Допускается воспроизведение герба Санкт-Петербурга в сокращенных версиях, обусловленных исторически и геральдически: без императорской короны над щитом, без лазоревых лент, выходящих из императорской короны, без двух российских скипетров, соединенных андреевской лазоревой лентой, а также в виде золотого скипетра с двуглавым орлом и двух серебряных якорей — морского и речного, положенных накрест, вне поля щита».
3) Герб (геральдический знак) муниципального образования
В соответствии с действующим законодательством муниципальные образования также могут иметь официальные символы (гербы, геральдические знаки). Это предусмотрено ст. 9 Федерального закона от 16.10.2003 №131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации (в ред. от 28.12.2016): «Муниципальные образования в соответствии с федеральным законодательством и геральдическими правилами вправе устанавливать официальные символы, отражающие исторические, культурные, национальные и иные местные традиции и особенности».
Требования к изображению символики муниципального образования устанавливаются в его Уставе и нормативных актах органов местного самоуправления. При этом должны учитываться требования к изображению гербов, установленных в законодательстве Российской Федерации и субъекта РФ.
Герб МО Екатерингофский
Герб МО город Пушкин
02. Эмблема органа власти (организации) используется как средство визуальной идентификации организации (органа власти), «размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на бланках документов федеральных органов государственной власти (за исключением случаев, предусматривающих использование изображения Государственного герба Российской Федерации), территориальных органов федеральных органов государственной власти, государственных и негосударственных организаций. Изображение эмблемы помещается по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа» (ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Эмблемы утверждаются указами Президента РФ: эмблема Вооруженных Сил РФ, органов пограничной службы и пограничных войск, организаций федеральной почтовой связи, федеральных органов налоговой полиции, Федеральной службы охраны РФ, Министерства внутренних дел РФ и др.
Эмблема федеральной почтовой связи Российской Федерации
Эмблема государственной фельдъегерской службы
Российской федерации (ГФС России)
03 Товарный знак (знак обслуживания) применяется для идентификации товаров, выполняемых работ или оказываемых услуг юридических или физических лиц, «воспроизводится на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, или слева на уровне наименования организации — автора документа (допускается захватывать часть левого поля)» (ГОСТ Р 7.0.97-2016).
АО «ДОМОСТОИТЕЛЬНЫЙ КОМБИНАТ»
РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ
ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОПТОВОЕ
ПРЕДПРИЯТИЕ
«Ф А Р М А Ц И Я»
04. Код формы документа «проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода» (ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Пример — Форма по ОКУД 0211151.
Код формы документа, как правило, проставляется во внутренних документах. На бланках писем этот реквизит указывается по необходимости.
05 Наименование организации — автора документа на бланке документа «должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах (уставе или положении). Под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом (положением)» (ГОСТ Р 7.0.97-2016).
«Над наименованием организации — автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии)» (ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Если организация подведомственна одновременно нескольким органам управления или общественным организациям, то указывают не более трех степеней подведомственности. Если имеется двойное подчинение — министерству и местным органам власти, то предпочтение отдается наименованию местных органов. Эту часть реквизита печатают более мелким шрифтом по сравнению с наименованием непосредственно автора документа.
Российская Федерация
Министерство науки, высшей школы
и технической документации
САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ
МОРСКОЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ
УНИВЕРСИТЕТ
Министерство финансов
Российской Федерации
УПРАВЛЕНИЕ
ФЕДЕРАЛЬНОГО КАЗНАЧЕЙСТВА
ПО САНКТ-ПЕТЕРБУРГУ
В бланках коммерческих организаций наименованием вышестоящей организации является наименование консорциума или промышленно-финансовой группы, в систему которой входит данная организация.
ХОЛДИНГОВАЯ КОМПАНИЯ
«ЦЕНТР»
Общество с ограниченной ответственностью
«РУСБАРТЕР»
Все наименования указываются в именительном падеже (точка в конце наименования не ставится). Не принято отделять чертой отдельные элементы реквизита «Наименование организации — автора документа» друг от друга и от последующих реквизитов – наименования структурного подразделения — автора документа, справочных данных об организации, даты и пр.
Наименование организации указывается на бланке, как правило, без кавычек, за исключением случаев, когда наименование является именем собственным: ООО «Русский дом».
06 Наименование структурного подразделения — автора документа «(в том числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа) используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений (органов) в соответствии с локальными нормативными актами и указывается под наименованием организации» (ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Миграционная служба России
Миграционная служба Санкт-Петербурга
ОТДЕЛ ПРИЕМА И ОБУСТРОЙСТВА ВЫНУЖДЕННЫХ МИГРАНТОВ
07 Наименование должностного лица — автора документа «используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием организации или наименованием территории (края, области, автономной области и др.), если документ издает руководитель органа власти субъекта Российской Федерации, муниципального образования. Наименование должности лица — автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность» (ГОСТ Р 7.0.97-2016).
МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(Минтруд России)
ЗАМЕСТИТЕЛЬ МИНИСТРА
08 Справочные данные об организации указываются в бланках для писем и включают: «почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес» (ГОСТ Р 7.0.97-2016).
В состав справочных данных, за исключением бланков документов органов государственной власти, органов местного самоуправления, включаются также: код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН), идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).
Почтовый адрес в соответствии с Правилами оказания услуг потовой связи (утвержд. Приказом Минкомсвязи России от 31.07.2014 № 234) должен указываться в следующей последовательности:
• название улицы, номер дома,
• название населенного пункта (города, поселка и т.п.),
• название района,
• название республики, края, области, автономного округа (области),
• название страны (для международных отправлений),
• почтовый индекс (условной цифровое обозначение почтового адреса, присваиваемое объекту почтовой связи).
При оформлении элементов почтового адреса используются общепринятые условные сокращения: п/я (почтовый ящик), наб. (набережная), ул. (улица), пр. (проспект), пл. (площадь), корп. (корпус), кв. (квартира), р-н (район), обл. (область) и т.п.
Сокращение ул. в адресе всегда ставится после наименования улицы.
Группы цифр в номерах телефонов, факсов разделяются тире (дефисом): 345–21–40.
Код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) включает 8 цифровых знаков. Коды ОКПО присваиваются в соответствии с Положением о ведении Общероссийского классификатора предприятий и организаций (ОКПО) и взаимосвязанных с ним классификаторов (Госкомстат России, Госстандарт России, Минэкономики России): ОКПО 02842708.
Основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Реквизит представляет собой 13-значный цифровой код: ОГРН 1027700380795. Внесение записи в Единый государственный реестр юридических лиц подтверждается свидетельством, выдаваемым юридическому лицу.
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Это цифровой номер налогоплательщика (ИНН), свидетельствующий о постановке на налоговый учет налогоплательщика – юридического лица, индивидуального предпринимателя, физического лица. Для организаций – десятизначный цифровой код, для физического лица – двенадцатизначный.
В связи с особенностями учета организаций, определенных положениями Налогового кодекса (ст. 83), в дополнение к ИНН вводится КПП – код причины постановки на учет, который состоит из девяти знаков – цифр: ИНН/КПП 7708033140/771001001.
Элементы справочных данных об организации указываются под наименованием организации в следующей последовательности:
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393
Тел./факс (495) 718-79-38; e-mail:[email protected]
ОКПО 02842708; ОГРН 1027700380795;
ИНН/КПП 7708033140/771001001
09 Наименование вида документа имеют все документы, кроме писем и факсов, проставляется ниже реквизита «Наименование организации» и её юридического адреса от границы левого поля при угловом расположении реквизитов или выравнивается по центру листа при продольном расположении реквизитов. Наименование вида документа является одним из важнейших реквизитов, поэтому в бланках документов он печатается прописными буквами и может быть выделен полужирным шрифтом (№ 14).
ПРАВИТЕЛЬСТВО ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
УПРАВЛЕНИЕ КАПИТАЛЬНОГО СТРОИТЕЛЬСТВА
ПРИКАЗ
10 Дата документа — обязательный реквизит, наделяющий документ юридической силой, «соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату» (ГОСТ Р 7.0.97-2016).
При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года. Дата проставляется должностным лицом, подписывающим документ. Проставить дату подписания документа может также работник службы делопроизводства при условии, что регистрация документа и, соответственно, датирование его осуществляется в день подписания. Поскольку проставление конкретной даты оформляется, как правило, рукописным способом, то необходимо, чтобы запись была сделана разборчиво, четко.
Дата может быть оформлена двумя способами: цифровым и словесно-цифровым. При цифровом обозначении используются арабские цифры, расположенные в одной строке в следующей последовательности: день месяца (число), порядковый номер месяца, год. Не допускает запись в последовательности: год, месяц, день месяца.
День месяца и порядковый номер месяца оформляются двумя парами арабских цифр, год — четырьмя арабскими цифрами. Группы цифр, обозначающие число, месяц и год, разделяются точкой. В конце даты точка и сокращенное или полное обозначение слова «год» не ставится.
Например: 07.06.2017. Замена арабских цифр при обозначении месяца римскими цифрами недопустима.
При словесно-цифровом способе оформления даты используются: цифровое обозначение числа, словесное обозначение месяца, цифровое (4 знака) обозначение года и слово год или его сокращение — г. Кавычки не ставятся: 7 июня 2016 г.
Обычно дата письма оформляется цифровым способом и указывается в верхней заголовочной части листа ниже реквизитов «Справочные данные об организации», от границы левого поля, без кавычек и без предлога от.
Место для проставления даты документа обозначено в бланке документа. Дата всегда предшествует регистрационному номеру документа.
11 Регистрационный номер документа — это условное цифровое или буквенно-цифровое обозначение, под которым документ вводят в информационно-поисковую систему организации. Регистрация служебных документов облегчает последующую работу с ними.
Порядок регистрации документов и структура регистрационных номеров устанавливаются в инструкциях по делопроизводству и номенклатуре дел каждой организации.
Некоторые виды документов (распоряжения, приказы, протоколы, акты, справки и т.п..) имеют порядковый номер, проставляемый в течение календарного года (с января по декабрь) с возрастающей последовательностью. При этом приказы по общей (основной) деятельности, по личному составу и по кадрам имеют отдельную нумерацию в пределах своей группы.
В учебных заведениях внутренним документам присваивают порядковый номер в течение учебного года.
По усмотрению организации порядковый (цифровой) номер может дополняться буквами или информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Например: № 15 — р (распоряжение), №12 — л/с (приказ по личному составу), №40 — к (приказ по кадрам).
В служебных письмах регистрационный номер документа содержит большую информацию и обозначается группой цифр, разделенных косой чертой или дефисом. При этом регистрационный номер самого документа указывается последними цифрами, например: № 04-16/68, где 04 — индекс структурного подразделения; 16 — номер дела по номенклатуре дел; 68 — порядковый номер отправляемого письма.
На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера авторов проставляются через косую линию в порядке указания авторов на документе (слева направо), например: 606/209/453.
12 Ссылка на регистрационный номер и дату документа используется только в тех письмах, которые являются ответными. Сведения о регистрационном номере и дате переносятся с поступившего документа и в текст ответного письма не включаются.
На бланках для служебных писем этот реквизит располагается на второй строке под обозначением даты и регистрационного номера исходящего документа. В бланке обычно печатают На № (затем проставляется цифровое обозначение номера входящего документа) и предлог от (после которого указывается дата).
Например: На № 3-11/813 от 11.08.2017.
13. Место составления (издания) документа «указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов» (ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Реквизит не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения.
Располагают реквизит ниже реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный номер документа», по середине листа.
ГОСУДАРСТВЕННАЯ КОРПОРАЦИЯ
АГЕНТСТВО ПО РЕСТРУКТУРИЗАЦИИ
КРЕДИТНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ
_________________________ №_______________
Москва
Перед названием населенного пункта проставляется сокращенное обозначение его видового наименования: г. — город, с. — село и т. д. Для населенных пунктов ниже областного или районного центров дополнительно указывается название района и области, на территории которых они находятся. Например: г. Магнитогорск Челябинской обл.; с. Ивановка Мытищинского р-на Московской обл.
Перед названиями городов федерального значения (Москва,Санкт-Петербург, Севастополь) буква г. (город) не ставится.
14 Гриф ограничения доступа к документу «проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации» (ГОСТ Р 7.0.97-2016).
В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации, например:
Коммерческая тайна
Экз. № 2
Порядок проставления грифов ограничения доступа к документу должен быть закреплен в локальных нормативных актах организаций. Кавычки при проставлении грифа конфиденциальности документа не используются.
15 Адресат — обязательный реквизит служебных писем, направляемых в другие организации, их структурные подразделения, должностным или физическим лицам. На внутренних документах данный реквизит может быть проставлен в том случае, когда документ предназначен для передачи руководству, например, на заявлениях, докладной и объяснительной записках.
Реквизит «Адресат» печатается в правом верхнем углу документа. В бланке с угловым расположением заголовочных реквизитов адресат находится на одном уровне с наименованием организации — автора документа.
При продольном расположении реквизитов бланка реквизит «адресат» располагается справа под реквизитами бланка Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.
Реквизит состоит из набора элементов. В пределах каждого элемента адресата текст печатается через один межстрочный интервал, а составные части адресата отделяются дополнительным интервалом.
Каждая составная часть реквизита (наименование организации; наименование структурного подразделения; должность; инициалы и фамилия должностного лица; почтовый адрес) начинается с новой строки. Перенос частей слова на другую строку не рекомендуется. Строка не должна заканчиваться предлогом или союзом. В конце строки точка не ставится.
Состав элементов реквизита и их оформление зависит от того, кому направлен документ.
1) Если документ адресуется руководителям предприятий или их заместителям, то наименование предприятий включаются в наименование их должностей в дательном падеже, например:
Директору концерна ООО «Русь»
Антонову М.Б.
или
Первому заместителю директора
муниципального предприятия
пансионата «Сосновая поляна»
Васильеву Д.В.
2) При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже, например:
Государственная страховая компания «Югория»
3) При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — наименование структурного подразделения.
Политехнический институт
Отдел кадров
или
Правительство
Ленинградской области
Отдел обращений и заявлений граждан
4) При адресовании документа руководителю структурного подразделения элементы адресата располагаются в следующей последовательности:
• наименование предприятия-получателя в именительном падеже;
• наименование должности в дательном падеже;
• фамилия, инициалы должностного лица в дательном падеже.
Министерство связи
Российской Федерации
Начальнику специального управления телефонной связи
Дубову Н.Л.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 допускает возможность употребления перед фамилией должностного лица сокращения «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.
5) При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации, адресат указывается обобщенно.
Руководителям
организаций и предприятий
культуры и кинематографии
федерального ведомства
6) При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)».
Директорам школ, гимназий и лицеев
(по списку)
7) Если документ направляется в несколько разнородных организаций или направляется нескольким лицам, то все адресаты указываются в той последовательности, которая признается целесообразной. В случае, когда документ является ответным, первым (основным) адресатом указывают автора инициативного документа, на который дается ответ, а затем указываются другие организации или лица, которым он направляется для сведения. Слово «копия» перед вторым, третьим и четвертым адресом не указывается.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. При бОльшем количестве адресатов составляют список рассылки, а на каждом документе указывают только один адресат.
Генеральному директору ПАО «Трест Ленмостострой»
Игнатову Л.Д.
Генеральному директору ООО
«Автодорстрой»
Мельникову А.В.
В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. № 234.
При адресовании документа в организацию почтовый адрес (при необходимости) указывают ниже наименования организации, например:
Комитет по благоустройству
и дорожному хозяйству
Караванная ул., д. 9
Санкт-Петербург, 191011
Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).
9) При адресовании служебного письма физическому лицу указываются фамилия и инициалы, а затем почтовый адрес.
Шаповаловой О.П.
Кондратьевский пр., д. 20, кв. 2
Санкт-Петербург, 195197
10) При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса). Например:
Администрация Санкт-Петербурга
Комитет по транспорту
E-mail [email protected]
16 Гриф утверждения документа является особым способом введения документа в действие, когда одной только подписи для придания ему юридической силы недостаточно. В инструкции по делопроизводству организации содержится перечень документов, подлежащих утверждению. В числе таких документов указывают: акты (проверок, ревизий, передачи дел и т. п.), расписания (штатное, учебное), договоры, инструкции, отчеты, планы, положения, сметы, номенклатуру дел, некоторые разновидности протоколов и т.п.
Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения. Утверждение документа производится после его подписания, санкционирует содержание документа или распространяет его действие на определенный круг организаций.
Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.
Устанавливаются два способа утверждения документов, имеющие одинаковую юридическую силу:
1) утверждение документа должностным лицом, к компетенции которого относится содержание документа,
2) утверждение документа правовым актом (постановлением, приказом, протоколом).
1) При утверждении документа должностным лицом (должностными лицами) гриф состоит из слова УТВЕРЖДАЮ; наименования должности лица (с прописной буквы), утверждающего документ; его подписи, расшифровки подписи и даты утверждения.
УТВЕРЖДАЮ
Директор ТОО «Квант»
Личная подпись Р.В. Якушин
18.07.2017
При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагаются на одном горизонтальном уровне, в пределах зоны, отведенной для размещения реквизита «Наименование организации». В этом случае рекомендуется оформлять их не на бланке, а на чистых листах бумаги.
2) При утверждении документа распорядительным документом (постановлением, решением, приказом) реквизит состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего документа в творительном падеже (со строчной буквы), его даты и номера. Слово, производное от глагола «утверждать», согласуется в роде и числе с наименованием утверждаемого документа, например: УТВЕРЖДЕН (акт, устав, регламент), УТВЕРЖДЕНА (инструкция), УТВЕРЖДЕНО (положение, штатное расписание, соглашение), УТВЕРЖДЕНЫ (правила).
Например: (Положение)
УТВЕРЖДЕНО
приказом директора
от 01.08.2017 № 26
3) При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указывается наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках), например: (Устав)
УТВЕРЖДЕН
Советом директоров
АО «Электронные технологии»
(протокол от 21.09.2016 №14)
28 Резолюция «содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота» (ГОСТ Р 7.0.97-2016).
В состав реквизита должны входить следующие элементы: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей) в дательном падеже, содержание поручения, срок исполнения (при необходимости), подпись лица, вынесшего резолюцию, и дата резолюции, Например:
Васильевой Е. В.
Прошу подготовить предложения
к 20.02.2017
Личная подпись
15.02.2017
Исполнителей может быть несколько. В этом случае ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым.
Все части резолюции оформляются в соответствии с определенными требованиями:
1) Входящий документ должен направляться тому лицу, которое непосредственно участвует в его исполнении; нежелательно переадресование документа от одного лица другому.
2) В резолюции руководитель может выразить свое решение по затронутым вопросам. Например:
Решите вопрос положительно
или
Согласен. Для исполнения
3) Поручение должно быть конкретным, выполнимым. Недопустимы формулировки заданий типа: Прошу рассмотреть, Для решения, На рассмотрение и т.д. Такие резолюции свидетельствуют о том, что руководитель не решает вопроса по существу, а лишь знакомится с содержащейся в документе информацией и переадресовывает её решение. Иными словами, руководитель высшего ранга расходует часть рабочего времени на делопроизводственную операцию — размётку документов. Чаще всего причиной формального характера резолюции является перегрузка руководителей высшего ранга входящей документацией, которая не «фильтруется» до поступления к руководителю.
4) В резолюции должен быть указан конкретный срок исполнения.
Разработать концепцию
и лично доложить мне 13.02.2017
или
Подготовьте ответ о невозможности удовлетворения просьбы из-за отсутствия ресурсов.
Срок исполнения — 16.03.2017
5) Поскольку резолюция на рабочем поле документа исполняется рукописным способом, большую роль играет почерк, т.е. разборчивое письмо. Резолюция должна восприниматься с первого прочтения, а не «расшифровываться».
На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции и дата.
29. Отметка о контроле проставляется на тех документах, исполнение которых взято на особый контроль по поручению руководителя.
Отметку о контроле располагают в правом верхнем углу документа. штампом Контроль. Срок исполнения документа может быть указан в резолюции руководителя или в самом документе. Если такого указания нет, то срок контрольного документа определяется нормативно-правовым актом.
4.4. Состав и оформление реквизитов содержательной части документа
17- заголовок к тексту,
18 — текст документа,
19 — отметка о приложении.
17 Заголовок тексту — это обозначение его краткого содержания.
Все организационно-распорядительные документы должны иметь заголовок независимо от вида, содержания и назначения документа. Без заголовка разрешается составлять лишь короткие документы, если текст не превышает 4-5 строк.
Заголовок значительно упрощает обработку документа. По нему сразу, не читая всего текста, можно получить представление о содержании документа. Заголовок облегчает регистрацию документа, его распределение на исполнение, контроль за сроком исполнения документа. Заголовок помогает правильному включению документов в дела и облегчает поиск нужного документа в деле.
Заголовок формулируется составителем документа. В нем кратко и точно в одной фразе должно быть отражено основное содержание документа.
Оформление заголовка связано с соблюдением целого ряда требований:
1) В зависимости от вида документа заголовок отвечает на разные вопросы и по-разному оформляется. Например:
ПРИКАЗ — о чем и по чему?
о приеме на работу; по личному составу
ИНСТРУКЦИЯ — по чему? и о чем?
по делопроизводству; о порядке формирования дел
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ — кого?
секретаря-референта; менеджера по персоналу
ПОЛОЖЕНИЕ — о чем?
о бухгалтерии; о порядке проведения аттестации
ПРОТОКОЛ — чего?
собрания; заседания
ДОГОВОР — о чем?; на что?; чего?
о сотрудничестве; на расчетно-кассовое обслуживание; поручительства
А К Т — о чем? и чего?
о списании; приема-передачи
2) Заголовок внутренних документов располагают ниже реквизита «Дата документа» непосредственно перед текстом. Заголовок служебного письма располагают ниже реквизита «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» непосредственно перед текстом. Он печатается от границы левого поля, содержит не более 28 знаков в одной строке (но не более 5 строк). Все строки реквизита печатаются через один интервал. На бланках организаций место для заголовка обычно обозначается ограничительными отметками.
«В указах, постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами власти, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центрируется относительно самой длинной строки» (ГОСТ Р 7.0.97-2016).
3) Не рекомендуется заканчивать строку союзом или предлогом, а также переносить часть слова на другую строку. Заголовок не заключается в кавычки; в конце его точка не ставится.
4) Ели в документе рассматривается несколько вопросов, то заголовок формулируется обобщенно. Например, заголовок сводного приказа, в котором указывается действие, распространяемое на нескольких лиц, оформляется так: О назначении на должность или О командировании. Заголовок сложного приказа, содержащего несколько распорядительных действий по отношению к нескольким работающим, формулируется следующим образом: По личному составу.
5) Если заголовок начинается с предлога О/Об (с заглавной буквы), то далее должно следовать отглагольное существительное, обозначающее управленческое действие: О лицензировании…, О поставке …, О реорганизации, О направлении, О создании, Об обеспечении и т.д. После отглагольного существительного указывается объект, на который направлено управленческое действие. О предоставлении земельного участка обществу «Петрозем».
Не следует начинать заголовок словами типа Касательно …, По вопросу …, По делу … , Ответ на письмо и т.п.
6) Не рекомендуется включать в заголовок только фамилию лица без указания его должности и характера предписываемого действия. Например: О Петрове В. В.
7) Заголовок должен строго соответствовать не только теме, но и задачам документа.
18 Текст документа главный реквизит документа. Все остальные реквизиты служат оформлению документа, указывают на этапы его прохождения и т.п. Поэтому составление текста — наиболее важная и трудоёмкая работа.
«Текст документа составляется на государственном языке Российской Федерации или государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации в соответствии с законодательством республик в составе Российской Федерации» (ГОСТ Р 7.0.97-2016).
В тексте документов, подготовленных на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, если они выступают в качестве оснований для издания документа, указываются их реквизиты:
• наименование документа, наименование организации — автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту или наименование вида документа;
• наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дату утверждения документа.
Форма изложения текста определяется способом создания документа, его назначением. Текст документа имеет свою логическую структуру, определяемую временем создания документа, его происхождением, местом возникновения, видом; может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 нормативно закрепляет постановку инициалов после фамилии в тексте документа.
В тексте служебных писем ГОСТ Р 7.0.97-2016 закреплено использование этикетной заключительной формулировки «С уважением», которая вместе с обращением «Уважаемый(ая)» образует так называемую этикетную рамку. Однако такое указание носит рекомендательный характер.
* Особенности языка и стиля служебных документов изложены в темах 5 и 10.
19 Отметка о приложении — реквизит, который «содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах — приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам)» (ГОСТ Р 7.0.97-2016).
В состав отметки входят слово «приложение» и название документов-приложений с указанием по каждому из них количества листов и экземпляров.
Слово «Приложение» печатается с заглавной буквы от границы левого непосредственно под текстом, без красной строки, дополнительным межстрочным интервалом от текста не отделяется.
После слова «Приложение» (всегда в единственном числе, без кавычек) ставится двоеточие, за которым на одной строке с ним, без кавычек, печатается название документа-приложения. Наименование прилагаемого документа начинается со строчной буквы, если оно не является именем собственным.
Оформление реквизита может иметь несколько вариантов.
1) Если в тексте основного документа приводится полное наименование прилагаемого документа, то повторно его название в отметке о наличии приложения не указывается. В этом случае отметка о наличии приложения оформляется по сокращенной форме. Если экземпляров документа-приложения больше одного, дается указание на их количество.
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Для сброшюрованных приложений количество листов не указывают.
2) Если в тексте отсутствует наименование прилагаемого документа, то в отметке о приложении указывают его наименование, например:
Приложение: Инструкция по делопроизводству на 10 л.
3) Если в отметке указывается несколько документов-приложений, то они нумеруются арабскими цифрами и отделяются друг от друга 1 — 1,5 межстрочным интервалом. Все строки в отметке о наличии приложения выравнивают по левой вертикальной линии, проходящей после окончания слова Приложение, например:
Приложение: 1. Инструкция по делопроизводству на 10 л. в 1 экз.
2. Отзыв на проект инструкции на 2 л. в 2 экз.
Приложение: 1. копия свидетельства о рождении
2. медицинская справка
4) При большом количестве приложений на них составляется опись и на неё делается ссылка в отметке о наличии приложения, например:
Приложение: согласно описи на 5 л.
5) Если к документу прилагается документ, имеющий свое приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
Приложение: договор от 31 марта 2014 г. № 17 и приложение к нему,
всего на 25 л.
В отметку о наличии приложения могут включаться дополнительные сведения о документе-приложении: об отправке документа только одному корреспонденту, о грифе ограничения доступа к документу-приложению, о номере его экземпляра и некоторые другие, например:
Приложение: на 2 л. в 1 экз., в первый адрес
Приложение: кн., инв.№43, экз. №75 ДСП
6) Если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.), например:
Приложение: CD в 1 экз.
При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.
Распорядительные документы могут иметь приложения, однако отметка о наличии приложения как реквизит не оформляется. Указание о наличии приложения оформляется следующим образом: в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: … (приложение) или … (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: … (приложение N 2).
В самом прилагаемом документе на первом листе в правом верхнем углу пишут слово Приложение с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение
к приказу директора института
от 22.09.20__ № 75
ПРИЛОЖЕНИЕ № 2
к распоряжению губернатора
Санкт-Петербурга
от 13.02.20__ № 32-р
Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.
«Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение» (ГОСТ Р 7.0.97-2016) , например:
Приложение 1
УТВЕРЖДЕНА
приказом АО «Профиль»
от 18.05.2015 № 67
ИНСТРУКЦИЯ
4.5. Состав и оформление послетекстовых реквизитов документа
20 — гриф согласования документа,
21 — виза,
22 — подпись,
23 — отметка об электронной подписи,
24 — печать,
25 — отметка об исполнителе,
26 — отметка о заверении копии,
27 — отметка о поступлении документа,
30 — отметка о направлении документа в дело.
20 Гриф согласования документа используется при внешнем согласовании документа. Согласование — способ предварительного рассмотрения и оценки проектов документов до их подписания. В зависимости от содержания документа согласование может проводиться как с подчиненными, так и с неподчиненными организациями, с научно-исследовательскими и проектными организациями, органами государственного и ведомственного контроля, вышестоящими органами.
Реквизит может быть оформлен двумя способами:
1) При согласовании документа с конкретным должностным лицом гриф согласования включает: слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица (в именит. пад.), с которым согласуется документ, включая наименование организации, личную подпись и ее расшифровку (инициалы и фамилию) и дату согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Председатель комитета финансов
Личная подпись И.С. Иванов
20.05.2017
Несколько грифов согласования располагают двумя вертикальными рядами. Первый ряд печатают от границы левого поля документа, второй — через 40 печатных знаков от него.
СОГЛАСОВАНО
Директор школы № 40
Личная подпись И.В. Иванов
08.04.2017
СОГЛАСОВАНО
Директор школы № 128
Личная подпись Н.П. Трофимов
09.04.2017
2) «Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указывают вид документа, организацию — автора документа, дату и номер письма» (ГОСТ Р 7.0.97-2016), например:
1. СОГЛАСОВАНО
Советом директоров
АО «Электронные технологии»
(протокол от 21.09.2016 №14)
2. СОГЛАСОВАНО
письмом Росархива
от 15.07.2016 № 26
Слово СОГЛАСОВАНО печатается прописными буквами без разрядки и без кавычек, после него не ставится двоеточие. Все элементы грифа печатаются от границы левого поля, каждый элемент с новой строки через 1 межстрочный интервал друг от друга.
Гриф согласования может проставляться:
• на первом листе документа в левом верхнем углу (если документ имеет титульный лист, — на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);
• на последнем листе документа под текстом;
• на листе согласования.
21 Виза используется для внутреннего согласования с теми подразделениями и должностными лицами, участие которых предусмотрено при реализации данного документа, «свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа» (ГОСТ Р 7.0.97-2016).
В организации должен быть перечень важнейших документов с указанием лиц, визы которых необходимы при их оформлении.
Документ обязательно визируется исполнителем, юристом, а также, как правило, должностными лицами финансовых и экономических служб и заместителем руководителя, курирующим данный вопрос.
Виза включает должность визирующего лица, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы имени, отчества перед фамилией) и дату визирования, например:
Руководитель технического отдела
Личная подпись А. С. Орлов
20.09.2017
Отказываться от визирования, а также делать какие-либо исправления в проекте документа не допускается. При наличии замечаний или дополнений визирующий излагает их на отдельном листе. В этом случае виза на документе должна включать отметку о наличии замечаний и дополнений например:
Замечания прилагаются
Начальник юридического отдела
Личная подпись Н. П. Шаталова
19.01. 2017
В документах, подлинники которых остаются в организации, визы проставляются:
• на последнем листе документа под подписью,
• на обороте последнего листа подлинника документа,
• на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.
В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.
Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.
Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.
«В организациях, применяющих системы электронного документооборота, согласование может проводиться в электронной форме, согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1» (ГОСТ Р 7.0.97-2016).
22 Подпись является обязательным реквизитом любого документа. Подпись не является гарантией достоверности информации в документе. Она лишь подтверждает авторство документа. Лицо, подписавшее документ, несет ответственность за содержание документа.
Документы, направляемые в вышестоящие организации, все распорядительные и наиболее важные внутренние документы подписывают руководители учреждений и их заместители. Руководители структурных подразделений подписывают документы в пределах своей компетенции. Если документ посылается по нескольким адресам в вышестоящие станции и в неподведомственные учреждения, руководитель подписывает все экземпляры, а в делах остается заверенная копия. При направлении документа нескольким подведомственным учреждениям, подписывается, как правило, первый экземпляр документа, а остальные экземпляры заверяются работниками, осуществляющими регистрацию этого документа. В служебных письмах, направляемых одновременно нескольким адресатам, подписываются все экземпляры документов.
Реквизит «Подпись» размещается ниже текста или отметки о наличии приложения к документу через 2-4 межстрочных интервала.
В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ, его собственноручная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Наименование должности оформляется без абзацного отступа от левой границы текстового поля с одинарным интервалом и выравнивается влево.
При оформлении документа на бланке организации, указывается только должность лица, подписавшего документ. Наименование организации при этом не включается в наименование должности, например:
Генеральный директор Личная подпись А.В. Тихонов
Если наименование должности состоит из нескольких строк, то слова «Руководитель», «Директор» располагаются на отдельной строке и могут центрироваться по отношению к последующим строкам реквизита. Для удобства оформления реквизита можно вставить в документ таблицу из 3-х столбцов, например:
Заместитель директора
по производству
Личная подпись
П.О. Чистяков
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.
Если документ оформлен не на бланке, то наименование должности указывают полностью, например:
Исполнительный директор
АО «Квант»
Личная подпись
И.С. Рыжов
В вузах, научных учреждениях, учреждениях культуры, при необходимости, после наименования должности указывается ученая степень, звание лица, подписавшего документ.
Ректор
профессор, доктор экон. н.
Личная подпись
И.Н. Прохоров
Две подписи и более ставятся под документом тогда, когда ответственность падает на несколько лиц. Например, на протоколах ставятся подписи председателя и секретаря, на договорах — подписи договаривающихся сторон; на документах, связанных с денежными, и материальными ценностями, — подписи руководителя учреждения и главного бухгалтера и т. д.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей. Наименования должностей отделяются друг от друга дополнительным интервалом.
Генеральный директор Личная подпись И. А. Никольский
Главный бухгалтер Личная подпись В. И. Кузнецова
При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением)» (ГОСТ Р 7.0.97-2016). Может использоваться как сокращенное написание, так и полное, например:
И.о. генерального директора
Личная подпись
Н.П. Винокуров
или
Исполняющий обязанности
генерального директора
Личная подпись
Н.П. Винокуров
В наименовании должности сокращения типа «Ген. директор», «Гл. бухгалтер», «Зам. директора» не допускаются.
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте согласованного документа, отсутствует в связи с болезнью, отпуском, служебной командировкой или по другим причинам, то документ может быть подписан лицом, исполняющим его обязанности. При этом исправления вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов.
Не допускается перед наименованием должности ставить обозначения За, Врио, Пп, Зам или косую черту.
Одним из способов подписания документов является использование факсимиле как аналога собственноручной подписи. Безусловно, факсимильную подпись нельзя считать полноценным подтверждением подлинности.
Возможность использования факсимильной подписи зафиксирована в ст. 160 Гражданского Кодекса РФ «Письменная форма сделки».
Организация самостоятельно определяет порядок использования факсимиле при подписании документов. Факсимильная подпись может использоваться на письмах-приглашениях, письмах-извещениях, циркулярных письмах и пр., за исключением документов финансового характера, например договорных и гарантийных писем.
23 Отметка об электронной подписи «используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:
а) место размещения отметки об электронной подписи должны соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;
б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;
в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;
г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).
Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством» (ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Эмблема
органа власти
ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН
ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ
Наименование должности
Сертификат 1а111ааа000000000011
Владелец Рыбаков Андрей Викторович
Действителен с 01.12.2014 по 01.12.2017
А.В. Рыбаков
24 Печать «заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации» (ГОСТ Р 7.0.97-2016).
В настоящее время в российском делопроизводстве для удостоверения подлинности документов и заверения копий документов в организации используются следующие виды печатей:
• главная (гербовая или фирменная) печать,
• простые печати структурных подразделений,
• металлические выжимные печати для заверения удостоверений и специальных пропусков.
Право на изображение Государственного герба Российской Федерации на печати организации определено ст. 4 Федерального конституционного закона от 25 декабря 2000 г. № 2-ФЗ «О государственном гербе РФ». Правила оформления гербовой печати установлены в ГОСТ Р 51511-2001. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования (с измен. № 1 от 26.12.2002).
Гербовые печати ставятся на документах, требующих особого удостоверения: связанных с получением денег или материальных ценностей, на документах, удостоверяющих личность, на гарантийных и договорных письмах.
Гербовая печать используется также при заверении копий ряда документов, например: копии положений, уставов, направляемых в государственные организации, копии судебных решений и некоторых других документов.
Главной печатью организации заверяются подписи руководителя, его заместителей, руководителей финансовой службы, главного бухгалтера, его заместителя, а также других должностных лиц, которым доверенностью или приказом руководителя предоставлены соответствующие полномочия.
Фирменная печать приравнена к гербовой. В центре печати размещается эмблема организации, товарный знак или аббревиатура ее наименования, а по окружности указывается полное наименование организации и номер ее государственной регистрации (ОГРН).
Простые печати применяются для внутренней документации учреждения, на размноженных экземплярах распорядительных документов, на справках, пропусках, при опечатывании бандеролей, пакетов. В этом случае на печати воспроизводятся два наименования — организации и структурного подразделения: «секретариат», «канцелярия», «управление делами», «отдел кадров», «протокольный сектор», «административный отдел» и т.д. В отличие от гербовых печатей, имеющих круглую форму и стандартные размеры, простые печати могут быть различной величины, а по форме — не только круглыми, но также квадратными, треугольными, овальными и др.
Печать проставляется без захвата собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).
25 Отметка об исполнителе — это указание на лицо, составившее документ. Реквизит предназначен для осуществления оперативной телефонной связи с исполнителем с целью получения разъяснений и уточнений по затронутым в документе вопросам.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 предусматривает возможность обращения к исполнителю по телефону или по электронной почте как по имени и отчеству, так и по фамилии в сочетании со словом «господин» или «госпожа».
Реквизит включает в себя фамилию, имя, отчество (полностью) исполнителя и номер его телефона, например:
Иванов Антон Сергеевич (812)722-43-12
Также, по усмотрению организации, она может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя, например:
Забелин Иван Андреевич, Контрольное управление, ведущий специалист, +7(495) 924-45-67, [email protected]
«Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, — на оборотной стороне внизу слева» (ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.
26 Отметка о заверении копии «оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа)» (ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется записью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия, и заверяется печатью организации. Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп, например:
Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле №_____ за _____ год
Верно
Инспектор службы отдела кадров Подпись И.О. Фамилия
Дата Печать
27 Отметка о поступлении документа «служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа» (ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Дата получения является важным поисковым признаком и началом отсчёта срока исполнения поступившего документа. С этого числа документ считается в работе учреждения и учреждение отвечает за полученный документ. Входящий учётный номер может служить для поиска документа в делопроизводстве и, кроме того, он используется для учёта количества поступивших документов в месяц, квартал, год.
Наименование организации дается, как правило, в сокращенном виде. Реквизит проставляется от руки или при помощи специального штампа в правой нижней части лицевой стороны первого листа входящих документов. Возможно проставление отметки на оборотной стороне листа.
АО «Стройтехника»
№ 34 от 01.03.2016
30 Отметка о направлении документа в дело проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.
Отметка проставляется на первом листе документа в левом нижнем углу. Она должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
Отметка о направлении документа в дело включает следующие данные: слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты, например:
В дело № 18 — 14 за 2016 г.
Зав. канцелярией
Личная подпись 24.05.2016
Результаты исполнения могут формулироваться следующим образом: «Направлен ответ, дата, №»; «Дан устный ответ»; «Учтено при составлении заявки»; «Вопрос решен по телефону» и др.
4.6. Понятие «бланк» документа. Виды бланков
«Бланк документа: Лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа» (ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД).
Применение бланков значительно ускоряет процесс создания документа, сокращает трудозатраты на его составление, упрощает восприятие информации и повышает культуру управленческого труда. Бланк придает информации официальный характер.
Бланки документов создает любое учреждение, организация или предприятие, пользующиеся правами юридического лица.
На бланках изготавливают только первую страницу документа. Для изготовления всех следующих страниц используют стандартные листы чистой бумаги. Если документ подлежит рассылке в несколько адресов, то на бланке создают каждый экземпляр документа.
Для изготовления бланков документов в ГОСТ Р 7.0.97-2016 установлены следующие форматы бумаги:
А4 (210 x 297 мм) — для большей части организационно-распорядительной документации (приказы, распоряжения, положения, инструкции, протоколы, деловые письма и др.);
А5 (148 x 210 мм) — для справок, доверенностей, служебных записок и некоторых других документов, текст которых имеет небольшой (до семи строк) объем, а также для резолюций;
А6 (105 х 148 мм) — для изготовления бланков указаний по исполнению документов (резолюций).
Государственным стандартом установлены минимальные («не менее») размеры полей бланка: Каждый лист документа должен иметь поля: 20 мм – левое, верхнее, нижнее, 10 мм – правое. Для документов со сроком хранения свыше 10 лет (распорядительные документы, локальные нормативные акты, по личному составу и др.) левое поле должно быть не менее 30 мм. Это позволит аккуратно сшить документы в дела, не захватывая часть текста.
Организация, как правило, использует как бланки на бумажном носителе, так и электронные шаблоны бланков (например, для внутренних документов). Бланки документов, изготовленные на бумажном носителе, и электронные шаблоны бланков равнозначны. Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.
Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации.
Бланки изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов красками насыщенного цвета.
Государственным стандартом устанавливаются два способа расположения заголовочных реквизитов:
1) угловой,
2) продольный.
Угловое расположение реквизитов на бланке наиболее рационально и экономично, прежде всего, для документов, направляемых в другие организации, т.е. для внешних, исходящих. Размещение заголовочных (надтекстовых) реквизитов в левом углу бланка экономит до 20% рабочей площади документа. При этом правый угол документа остается свободным для размещения адресата, резолюции, грифа утверждения. Допускается два варианта оформления угловых реквизитов — флаговое (все строки выровнены по левой границе зоны) и центрованное (строки центрируются по отношению к самой длинной строке).
При продольном способе все реквизиты бланка располагают вдоль верхнего поля и выравнивают либо по ширине строки, либо по центру. Продольный бланк применяется в том случае, когда наименование организации и вышестоящего органа содержат большое количество печатных знаков. Бланки с продольным расположением реквизитов используются при создании любых видов документов, но в первую очередь — внутренних.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 допускает создание бланков организации, структурного подразделения и должностного лица. Бланки структурного подразделения проектируются в том случае, если руководитель подразделения имеет право подписи.
Для управленческих документов организации определены три основных вида служебных бланков:
1) общий бланк,
2) бланк конкретного вида документа,
3) бланк письма.
Нормативными правовыми актами организации устанавливаются виды применяемых бланков и их разновидности (бланк письма структурного подразделениях, бланк письма должностного лица, бланк приказа, бланк распоряжения, бланк протокола и др.).
Общий бланк используется для изготовления любых видов документов (как правило, внутренних, кроме письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты: 01 (02 или 03), 05, 06, 07, 13 и ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 16, 17.
Образец общего бланка с продольным расположением реквизитов
Министерство образования РФ
ВЫСШАЯ ШКОЛА ДИЗАЙНА
______________________ № _____________
Санкт-Петербург
┌ ┐
└ ┘
___________________________________________________________________
Образец общего бланка с угловым расположением реквизитов
ФЕДЕРАЛЬНАЯ МИГРАЦИОННАЯ
СЛУЖБА РОССИИ
Миграционная служба
Санкт-Петербурга
_______________ № ______
┌ ┐
└ ┘
___________________________________________________________________________
Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных правовых актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 09, 13 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 10, 11, 16, 17.
Бланк конкретного вида документа структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк должностного лица – реквизит 07.
Образец бланка конкретного вида документа
АДМИНИСТРАЦИЯ НОВГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ
УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛАМИ
ПРИКАЗ
_____________________ № ________________
г. Новгород
┌ ┐
└ ┘
____________________________________________________________________________
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12, 15, 17. Бланк письма структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк письма должностного лица – реквизит 07.
Образец бланка письма с угловым расположением реквизитов
АДМИНИСТРАЦИЯ САНКТ-ПЕТЕРБУРГА
КОМИТЕТ ПО ТРАНСПОРТУ
Московский пр., 83, Санкт-Петербург, 196084
Тел. 298-63-11 Факс 298-55-31
E-mail [email protected]
ОКПО ОГРН ИНН/КПП
________________ № ______________
На №_____ от______________
┌ ┐
└ ┘
┌ ┐
_____________________________________________________________________________
АДМИНИСТРАЦИЯ САНКТ-ПЕТЕРБУРГА
КОМИТЕТ ПО СОДЕРЖАНИЮ ЖИЛИЩНОГО ФОНДА
пл. Островского, 11, Санкт-Петербург, 191011
Тел. 311-21-12, факс 110-42-34
ОКПО ОГРН ИНН/КПП
_____________ №_____________ ┌ ┐
На __________ от _____________
┌ ┐
└ ┘
___________________________________________________
Если автором документа является должностное лицо , то в бланк документа включается реквизит 07.
Образец должностного бланка письма с должностного лица
Росархив
Федеральное бюджетное учреждение
«Всероссийский научно-исследовательский институт
документоведения и архивного дела»
(ВНИИДАД)
ДИРЕКТОР
Профсоюзная ул.,д. 82, Москва, 117393
Тел./факс (495)718-78-74; email: [email protected]; http://www. vniidad.ru
ОКПО_____________ ОГРН______________ ИНН/КПП ____________
______________________ № ___________________
На № _________ от ____________
На бланках организаций субъекта Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного также национальный язык, наименование организации, справочные данные об организации, место составления или издания документа печатают на двух языках: русском и национальном.
Контрольные вопросы для самопроверки
1. Назовите один из важнейших принципов стандартизации. Что это означает на практике?
2. На какие документы распространяется ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»?
3. Дайте определение термину «реквизит» в соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
4. Назовите постоянные и переменные реквизиты. В чем особенность их проставления в документе?
5. Какие реквизиты, придающие документу юридическую силу, являются обязательными для всех видов документов?
6. Назовите факторы, обусловливающие количество и состав обязательных реквизитов в документе.
7. Перечислите реквизиты, располагаемы в заголовочной, содержательной и оформляющей частях управленческого документа.
8. Какой Закон регулирует изображение и использование Государственного герба Российской Федерации?
9. Расскажите о правилах использования реквизитов «Эмблема» и «Товарный знак (знак обслуживания)». В чем их различие?
10.Какую информацию содержит реквизит «Справочные данные об организации»? В каких документах проставляется этот реквизит?
11. В каких документах реквизит «Адресат» является обязательным? Расскажите о правилах его оформления.
12. Какой реквизит документа является главным? Мотивируйте свой ответ.
13. Расскажите о правилах оформления реквизита «Подпись».
14. Дайте определение понятию «бланк документа в соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД).