Какие реквизиты могут задаваться при поиске документа или группы документов

Одна из главных целей регистрации – создание банка данных о документах учреждения. На его основе служба делопроизводства обязана в несколько минут ответить на вопросы двух типов:

· у кого, где, в какой стадии работы находится любой документ;

· в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу.

Для этого информационно-поисковая система должна охватывать весь массив документов учреждения, и, прежде, всего для выполнения данной задачи записываются в регистрационные формы все данные о документах. Информация о документах локализуется в картотеках или электронных носителях, сто значительно ускоряет процесс выдачи информации. Справка может выдаваться:

· по конкретному документу: местонахождение, стадия подготовки;

· по теме (содержанию);

· по корреспонденту;

· по региону.

Для поиска документа или группы документов могут задаваться следующие реквизиты:

· входящие и исходящие, документы;

· вид документа;

· приблизительные хронологические рамки поиска;

· регион, по которому ведется поиск;

· организация;

· содержание (тема).

При поиске сведений по конкретному документу может задаваться непосредственно номер документа. Поиск документов может выполняться по неисполненным документам, исполненным документам. Результатом поиска неисполненного документа является информация о том, у какого исполнителя документ находится в данный момент. Если документ исполнен, то на экран выводится информация, в каком деле находится данный документ.

Поиск
по
реквизитам
–
это
точный
поисковый
инструмент,
предназначенный
для
поиска
документов

по
заранее
известной
информации
о
документе.
Он
позволяет
сочетать
в
запросе
самую

разнообразную
информацию:
тип
и
номер
искомого
документа,
принявший
орган
и
дату
принятия,

опубликования
или
регистрации
в
Минюсте,
слова
или
словосочетания,
содержащиеся
в
тексте

документа,
и
многие
другие
реквизиты.
Каждый
документ
характеризуется
основными
и

расширенными
реквизитами,
значения
которых
задаются
в
качестве
условий
поиска.

Например,
в
КнсултантПлюс
для
поиска
по
реквизитам
имспользуется
карточка
поиска.Карточка

поиска
представляет
собой
таблицу
с
некоторым
количеством
поисковых
полей.
Для
каждого

поискового
поля
в
системе
предусмотрен
словарь,
автоматически
заполняемый
и
корректируемый
по

мере
поступления
документов
в
информационную
базу
(ИБ).
При
вводе
в
систему
каждого
документа

его
реквизиты
заносятся
в
соответствующий
словарь.

Для
того
чтобы
найти
документы,
необходимо
указать
известную
информацию
(например,
номер

документа,
название,
вид,
тематику
и
т.д.)
в
полях
Карточки
поиска.
В
большинстве
случаев
для

поиска
документа
достаточно
заполнить
только
несколько
полей.
Поиск
становится
намного
проще,

если
известны
точные
реквизиты
документа,
например
его
номер.
В
этом
случае
достаточно
указать

лишь
номер
документа.

Билет 80. Контекстный поиск в текстах документов справочной правовой системы.

Поля
контекста
используются
для
ввода
слова
или
словосочетания
(контекст),
по
которым

производится
поиск
в
текстах
документов
или
только
в
их
названиях.

Слова
можно
не
указывать
полностью,
по
умолчанию
происходит
поиск
слова,
начинающегося
с

введенных
букв
(например,
если
ввести
«банк»,
то
будут
найдены
слова
«банки»,
«банковский»
и
т.д.).

Чтобы
найти
только
точные
совпадения,
введите
в
конце
слова
восклицательный
знак

(например,
«банк!»).

В
полях
контекста
можно
указывать
словосочетания,
разделяя
слова
пробелами

(например,
«денежн
расчет»).
При
этом
будут
выбраны
документы,
содержащие
входящие
в

словосочетание
слова,
причем
точно
в
заданном
порядке.

В
карточке
запроса
имеется
четыре
поля,
в
которых
можно
указать
сразу
несколько
контекстов:

при
этом
будут
отобраны
документы,
в
которых
одновременно
(логическое
«И»)
присутствуют
все

заданные
контексты.

Наивысшая
скорость
поиска
обеспечивается,
если
в
заданных
словах
не
более
восьми
букв.
Если

Вы
укажете
больше
букв
или
введете
словосочетания
в
поля
контекста,
будет
проводиться

полнотекстовый
анализ
документов
и
время
поиска
возрастет.

Описание
формы
«Поиск
контекста»

Что
найти

В
этом
поле
наберите
контекст
— слово
или
словосочетание,
которое
необходимо
найти.
При

задании
словосочетаний
разделяйте
слова
пробелами.
Можно
вводить
только
первые
буквы
слов.

Контекст
можно
выбрать
из
списка.
В
списке
запоминаются
контексты,
которые
задавались
в

предыдущих
поисках,
а
также
в
Поиске
по
реквизитам.

Направление

Для
выбора
направления
используются
две
«радиокнопки»
«Вниз»
и
«Вверх».
Если
выбрано

направление
Вниз,
то
поиск
ведется
от
верхней
строки
документа,
отображаемой
на
экране,
к
концу

документа.
Если
же
выбрано
направление
поиска
Вверх,
то
поиск
производится
к
началу
документа.

Кнопка
Найти
далее

Для
начала
поиска
словосочетания
следует
нажать
на
эту
кнопку.
В
текущем
окне
появится

подсвеченная
строка
документа,
в
которой
впервые
встретился
данный
контекст.
Чтобы
найти
место

следующего
вхождения
контекста,
следует
нажать
кнопку
Найти
далее
еще
раз.

Кнопка
Закрыть

При
нажатии
этой
кнопки
после
нахождения
нужного
фрагмента
текста
меню
форма
Поиска

Контекста
закрывается.
На
экране
останется
та
часть
документа,
где
был
остановлен
поиск.

Кнопка
Справка

При
нажатии
этой
кнопки
на
экран
выводится
страница
справочного
руководства.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

При подготовке и оформлении документов используют реквизиты, определения которых приведены в ГОСТ Р 7.0.8

01 — герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);

02 — эмблема;

03 — товарный знак (знак обслуживания);

04 — код формы документа;

05 — наименование организации — автора документа;

06 — наименование структурного подразделения — автора документа;

07 — наименование должности лица — автора документа;

08 — справочные данные об организации;

09 — наименование вида документа;

10 — дата документа;

11 — регистрационный номер документа;

12 — ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

13 — место составления (издания) документа;

14 — гриф ограничения доступа к документу;

15 — адресат;

16 — гриф утверждения документа;

17 — заголовок к тексту;

18 — текст документа;

19 — отметка о приложении;

20 — гриф согласования документа;

21 — виза;

22 — подпись;

23 — отметка об электронной подписи;

24 — печать;

25 — отметка об исполнителе;

26 — отметка о заверении копии;

27 — отметка о поступлении документа;

28 — резолюция;

29 — отметка о контроле;

30 — отметка о направлении документа в дело.

Вопрос 1

Верно

Баллов: 1,00 из 1,00

Отметить вопрос

Текст вопроса

В каком месте документа проставляется реквизит «Отметка о контроле»?

Выберите один ответ:

a. в нижнем правом углу первого листа документа

b. на левом поле документа, напротив реквизита «Справочные данные об организации»

c. в нижнем левом углу первого листа документа

d. в верхнем правом углу первого листа документа

Вопрос 2

Верно

Баллов: 1,00 из 1,00

Отметить вопрос

Текст вопроса

Документ может снять с контроля только:

Выберите один ответ:

a. руководитель организации

b. руководитель службы ДОУ

c. должностное лицо, которое его поставило на контроль

d. работник канцелярии

Вопрос 3

Верно

Баллов: 1,00 из 1,00

Отметить вопрос

Текст вопроса

Должен ли работник службы ДОУ, осуществляющий контроль за исполнением доку-ментов, напоминать исполнителям о приближении сроков исполнения находящихся у них документов?

Выберите один ответ:

a. только при наличии прямого указания руководителя

b. только в случаях, если в организации нет секретаря руководителя

c. нет

d. да

Вопрос 4

Верно

Баллов: 1,00 из 1,00

Отметить вопрос

Текст вопроса

Итоговый контроль исполнения представляет собой анализ и обобщение данных о:

Выберите один ответ:

a. исполнительской дисциплине организации

b. выполнении поручений во взаимосвязанных документах

c. выполнении всех поручений, указанных в документе

d. исполнительской дисциплине подразделения

Вопрос 5

Верно

Баллов: 1,00 из 1,00

Отметить вопрос

Текст вопроса

Какие реквизиты могут задаваться при поиске документа или группы документов:

Выберите один ответ:

a. тема

b. приблизительные хронологические рамки поиска

c. входящие, исходящие, внутренние документы

d. корреспондент/автор

e. регион, по которому ведется поиск

f. все вышеперечисленные

g. вид документа

Вопрос 6

Верно

Баллов: 1,00 из 1,00

Отметить вопрос

Текст вопроса

Каков максимальный срок исполнения обращений граждан?

Выберите один ответ:

a. 30 дней

b. 60 дней

c. 15 дней

d. 45 дней

Вопрос 7

Верно

Баллов: 1,00 из 1,00

Отметить вопрос

Текст вопроса

Контроль за сроками исполнения документов является функцией:

Выберите один ответ:

a. делопроизводственной службы

b. юридической службы

c. специалистов отделов

d. руководителя организации

Вопрос 8

Верно

Баллов: 1,00 из 1,00

Отметить вопрос

Текст вопроса

Контроль исполнения документов — это совокупность действий, обеспечивающих:

Выберите один ответ:

a. контроль движения документов

b. все вышеперечисленное

c. своевременное исполнение документов

d. своевременное документирование деятельности

e. качество оформления документов

Вопрос 9

Верно

Баллов: 1,00 из 1,00

Отметить вопрос

Текст вопроса

Контроль исполнения по существу поставленных вопросов осуществляет:

Выберите один ответ:

a. юридическая служба

b. секретарь руководителя

c. служба делопроизводства

d. руководитель организации (подразделения) или специалист

Вопрос 10

Верно

Баллов: 1,00 из 1,00

Отметить вопрос

Текст вопроса

На контроль ставятся документы:

Выберите один ответ:

a. требующие исполнения (действий), подготовки ответного документа

b. поступающие в организацию справочного характера

c. отправляемые из организации

d. организационного характера, создаваемые в учреждении

Вопрос 11

Верно

Баллов: 1,00 из 1,00

Отметить вопрос

Текст вопроса

Напоминания о приближающемся сроке исполнения документа за несколько дней служба делопроизводства должна делать:

Выберите один ответ:

a. в письменной форме

b. в электронной форме

c. любым удобным способом

d. в устной форме

Вопрос 12

Верно

Баллов: 1,00 из 1,00

Отметить вопрос

Текст вопроса

Основными видами срокового контроля являются:

Выберите один ответ:

a. контроль по существу решения вопроса

b. ручной и автоматизированный контроль

c. текущий, предупредительный и итоговый, еженедельный, ежемесячный и ежекварталь-ный

d. личный и делегированный

Вопрос 13

Верно

Баллов: 1,00 из 1,00

Отметить вопрос

Текст вопроса

Основой построения ИПС является классификация документов и информации:

Выберите один или несколько ответов:

a. при архивировании

b. при индексировании

c. при поиске документов и информации

d. при регистрации

Вопрос 14

Верно

Баллов: 1,00 из 1,00

Отметить вопрос

Текст вопроса

Отметьте состав показателей, которые ГСДОУ устанавливает как обязательные для введения в информационно-поисковую систему для характеристики документа:

Выберите один или несколько ответов:

a. код по тематическому классификатору

b. краткое содержание резолюции

c. отметка об исполнении

d. индекс документа

e. статус документа (проект, версия)

f. ключевые слова

Вопрос 15

Верно

Баллов: 1,00 из 1,00

Отметить вопрос

Текст вопроса

Под каким видом контроля понимают подготовку сведений о документах, срок ис-полнения которых истекает через два-три дня:

Выберите один ответ:

a. текущим

b. финансовым

c. итоговым

d. дополнительным

e. предупредительным

Вопрос 16

Верно

Баллов: 1,00 из 1,00

Отметить вопрос

Текст вопроса

При использовании компьютерных технологий ввод сведений о документе в авто-матизированную ИПС осуществляется:

Выберите один ответ:

a. посредством создания справочных картотек

b. непосредственно с документа на входной формат с помощью клавиатуры и других устройств ввода

c. посредством оцифровки документа и создания гиперссылок в его тексте

d. любым из перечисленных способов

Вопрос 17

Верно

Баллов: 1,00 из 1,00

Отметить вопрос

Текст вопроса

Регистрационные входные формы информационно-поисковых систем:

Выберите один или несколько ответов:

a. справочные картотеки

b. экранные формы (РКК)

c. регистрационные журналы

d. регистрационно-контрольные карточки

Вопрос 18

Верно

Баллов: 1,00 из 1,00

Отметить вопрос

Текст вопроса

Ручные сроковые картотеки представляют собой ящик с:

Выберите один ответ:

a. 30 отделениями

b. 31 отделением

c. 33 отделениями

d. 32 отделениями

Вопрос 19

Верно

Баллов: 1,00 из 1,00

Отметить вопрос

Текст вопроса

Современная информационно-поисковая система (ИПС) не предполагает:

Выберите один ответ:

a. консервацию данных без допуска к ним сотрудников

b. создание на основе сведений о регистрации и индексации информационно-поисковых массивов данных

c. оперативное хранение данных, их постоянную актуализацию

d. регистрацию и индексирование документов организации

Вопрос 20

Верно

Баллов: 1,00 из 1,00

Отметить вопрос

Текст вопроса

Справочная картотека ручных информационно-поисковых массивов строится из:

Выберите один ответ:

a. контрольно-ревизионных карточек

b. регистрационных карточек

c. карточек запросов

d. карточек учета

Вопрос 21

Верно

Баллов: 1,00 из 1,00

Отметить вопрос

Текст вопроса

Справочная картотека состоит из двух частей и содержит:

Выберите один ответ:

a. карточки поступивших запросов

b. карточки на исполненные документы

c. карточки на неисполненные документы, направленные в структурные подразделения для ознакомления и изучения

d. карточки учета выданных из архива документов

Вопрос 22

Верно

Баллов: 1,00 из 1,00

Отметить вопрос

Текст вопроса

Справочные картотеки в конце года:

Выберите один ответ:

a. передаются на хранение в архив организации

b. периодически заменяются

c. уничтожаются по акту

d. хранятся постоянно в делопроизводстве

Вопрос 23

Верно

Баллов: 1,00 из 1,00

Отметить вопрос

Текст вопроса

Справочный аппарат представляет собой:

Выберите один ответ:

a. совокупность картотек словарей и справочников, а также электронных информационных систем, применяемых в организации

b. картотеку карточек, которые не используется для контроля за исполнением документов

c. карточку, которая используется для контроля приходящих на работу сотрудников

d. картотеку, которая используется для контроля за исполнением документов

Вопрос 24

Верно

Баллов: 1,00 из 1,00

Отметить вопрос

Текст вопроса

Срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом является:

Выберите один ответ:

a. индивидуальным

b. примерным

c. эталонным

d. типовым

Вопрос 25

Верно

Баллов: 1,00 из 1,00

Отметить вопрос

Текст вопроса

Срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией является:

Выберите один ответ:

a. основным

b. примерным

c. индивидуальным

d. типовым

Вопрос 26

Верно

Баллов: 1,00 из 1,00

Отметить вопрос

Текст вопроса

Текущий контроль исполнения включает постоянную проверку и регулирование:

Выберите один ответ:

a. движения всех документов

b. сроков создания справочных массивов

c. работы исполнителей с проектами документов

d. хода исполнения документов

Вопрос 27

Верно

Баллов: 1,00 из 1,00

Отметить вопрос

Текст вопроса

Текущий контроль осуществляется:

Выберите один ответ:

a. в конце исполнения документов

b. в начале исполнения документов

c. в течение всего периода исполнения документов

d. в конце календарного периода (неделя, месяц , квартал и т.п)

Вопрос 28

Верно

Баллов: 1,00 из 1,00

Отметить вопрос

Текст вопроса

Укажите существующие виды классификаторов информационно-поисковых систем:

Выберите один или несколько ответов:

a. классификатор корреспондентов

b. классификатор журналистов

c. классификатор резолюций

d. классификатор вопросов деятельности организации

Вопрос 29

Верно

Баллов: 1,00 из 1,00

Отметить вопрос

Текст вопроса

Функция «контроль за сроками исполнения документов» закрепляется в:

Выберите один ответ:

a. обязанностях руководителя

b. положении об организации

c. уставе организации

d. инструкции по делопроизводству (ДОУ) организации

Вопрос 30

Верно

Баллов: 1,00 из 1,00

Отметить вопрос

Текст вопроса

Целью создания ИПС является обеспечение оперативного получения информации о:

Выберите один ответ:

a. сотрудниках организации

b. документах, их нахождении и содержащихся в них сведениях

c. структуре организации и её деятельности

d. внешней и внутренней среде

ПОИСК ПО РЕКВИЗИТАМ (настольная версия)

Если пользователю известны какие-либо реквизиты документа, например,
номер, дата принятия, название, дата вступления в силу или другие характеристики,
то найти нужный документ в системе ГАРАНТ можно с помощью поиска по реквизитам.

Для открытия карточки поиска по реквизитам воспользуйтесь соответствующим пунктом
Основного меню, либо меню кнопки

на панели инструментов, либо функциональной клавишей F7,
либо командой «Поиск по реквизитам» в разделе «Поиск» главного меню.

Карточка запроса поиска по реквизитам размещается в основном окне.
Для каждого реквизита, по которому осуществляется поиск в системе,
в карточке предусматривается отдельное поле.
Для удобства работы все поля распределены по секциям:
Контекстный поиск, Основные реквизиты документа,
Правовой календарь, Реквизиты регистрации в Минюсте и Расширенные реквизиты документа.
Редко используемую секцию можно свернуть с помощью кнопки
,
расположенной справа в строке с названием секции (или просто щелчком мыши на строке с названием секции).

Секция Контекстный поиск карточки запроса содержит поля для поиска контекста:

• Слова в названии (слова и словосочетания, встречающиеся в названии документа);
• Слова в тексте (слова и словосочетания, встречающиеся в тексте документа,
  включая его название, а также комментарии юристов «Гаранта»).

Нажав на ссылку «Показать правила работы с контекстным поиском«,
расположенную в нижней части данной секции, пользователь может получить подсказку
о том, как лучше сформулировать запрос.
Ознакомившись с правилами, можно скрыть эту информацию, нажав на ссылку «Скрыть текст подсказки«.

Правила работы с контекстным поиском в системе ГАРАНТ:

1. Вводить искомые слова в соответствующие поля поиска контекста необходимо полностью;
2. Если вы ищете определенную фразу, её также нужно вводить полностью в одной строке;
3. Если искомое понятие имеет общепринятую аббревиатуру, достаточно ввести только её;
4. Если вы хотите найти слова, которые начинаются с введенных вами букв, необходимо поставить после них знак * (звёздочка);
5. Чтобы найти только точные совпадения заданного слова, нужно поставить в конце него ! (восклицательный знак);
6. Чтобы найти точное словосочетание, заключите введенную фразу в » « (двойные кавычки).

Списки документов, построенные с помощью контекстного поиска, будут отсортированы по степени соответствия,
подобно работе поисковых серверов интернет.
Чем точнее документ соответствует содержанию запроса, тем выше его место в полученном списке.

---

Секция Основные реквизиты документа карточки запроса включает поля основных реквизитов:

• Тип (закон, приказ, инструкция, комментарии и т.п.);
• Орган/Источник (Президент России, ФНС России и т.п., а также названия источников опубликования);
• Раздел/Тема (тематика документа, а также отрасль права);
• Дата принятия (точная дата или временной интервал);
• Номер (полностью или частично указанный номер документа).

---

Секция Правовой календарь карточки запроса содержит поля,
которые позволяют искать документы, изменивших свой правовой статус в интересующий вас период:

• Вступление в силу (точная дата или временной интервал);
• Утрата силы (точная дата или временной интервал);
• Внесение изменений (точная дата или временной интервал).

---

Секция Реквизиты регистрации в Минюсте карточки запроса содержит
поля реквизитов регистрации в Минюсте России:

• Дата регистрации (точная дата или интервал дат государственной регистрации);
• Регистрационный номер (полностью или частично указанный номер государственной регистрации);
• Статус регистрации (зарегистрированные, отказано в регистрации, иные).

---

Последняя секция содержит остальные (расширенные) реквизиты документа:

• Значимость (индивидуальные, общие);
• Статус (действующие, утратившие силу, не вступившие в силу);
• Искать в недействующих редакциях (да, нет) — по умолчанию поиск осуществляется среди действующих редакций документов;
• Вид правовой информации (акты органов власти, комментарии, судебная практика, проекты законов, и т.п.);
• Территория регулирования (Российская Федерация, субъекты Российской Федерации, муниципальные образования);
• Информационный блок (названия включенных в ваш комплект блоков системы ГАРАНТ).

1. Вносить в карточку запроса всю известную информацию о документе необязательно – можно
   указать значения двух-трех характерных реквизитов (например, достаточно указать номер и дату документа);
2. Нужные реквизиты вы можете выбрать в списках их значений.
   Переход к списку значений осуществляется с помощью кнопки раскрытия списка
   ,
   расположенной справа в поле реквизита, или в диалоговом окне Выбор значений реквизита,
   перейти к которому можно по ссылке слева от поля.
   Рекомендуется использовать второй способ, который предлагает удобное средство – контекстный фильтр;

3. Когда известна точная дата принятия документа (или его регистрации),
   она указывается в поле Дата принятия (или Дата регистрации) одновременно
   и в поле С:, и в поле По:.
   При этом можно ввести дату только в поле С: и нажать клавишу Tab
   (либо активировать мышью поле По:), в результате в поле По:
   автоматически скопируется дата, указанная в поле С:.
   Для даты, которая известна приблизительно, необходимо указать в полях С: и По:
   некоторый временной интервал.
   Ввести дату можно с клавиатуры или с помощью встроенного календаря
   ;
4. Заполняя поле Номер или Регистрационный номер,
   вы можете заменить окончание номера символом *.
   В этом случае будут найдены все документы, номера которых начинаются на введенные вами цифры;
5. При заполнении любого реквизита в карточке запроса справа от него появляется
   кнопка
   ,
   с помощью которой можно добавлять другие значения текущего реквизита документа;
6. Заполненные условия поиска, относящиеся к одному и тому же реквизиту,
   как правило, могут соединяться друг с другом логическими операциями
   Или,
   И,
   Кроме.
   При нажатии на знак текущей операции, расположенный слева от поля ввода,
   происходит её замена на другую логическую операцию;
7. Удалить условие поиска или очистить поле от введенной информации
   можно с помощью кнопки с красным крестиком
   ,
   которая находится справа от поля ввода;
8. После заполнения необходимых полей карточки запроса следует нажать на кнопку
   .

ПРИМЕР

Найдем нормативные акты, вступившие в силу в 2013 году, посвященные правилам дорожного движения.

ПРИМЕР

Найдём совместные документы Министерства финансов РФ и Федеральной налоговой службы.

ПРИМЕР

Найдем все федеральные законы, которые были изменены 1 июня 2013 года.

---