Какие кассы онлайн для ип малого бизнеса последние новости

Онлайн-касса для ИП в 2022-2023 годах — кому и в какие сроки необходимо приобрести и начать применять? Что является ключевым при решении вопроса о том, нужно ли приобретать предпринимателю онлайн-кассу? Реально ли снизить нагрузку на малый бизнес при покупке современных ККТ и можно ли таких расходов избежать совсем? Ищите ответы на эти вопросы в нашем материале.

Онлайн-касса для ИП в 2022-2023 годах: кому нужно применять

В 2022-2023 годах большинство хозяйствующих субъектов обязаны применять ККТ. Еще в 2019 году завершился в основной части полномасштабный переход на применение кассовых аппаратов современного поколения (онлайн-кассы). Последняя редакция закона о ККТ от 22.05.2003 № 54-ФЗ предусматривает для большинства компаний и ИП обязательное применение онлайн-касс при осуществлении расчетов с покупателями (заказчиками). Но соответствующее требование появилось не сразу. В 2016–2019 годах действовало большое количество оснований для отсрочки применения онлайн-касс для различных категорий хозяйствующих субъектов.

Об одной из действовавших некоторое время отсрочек применения онлайн-касс для ИП читайте здесь.

В законе № 54-ФЗ предусмотрены разные режимы применения ККТ: некоторые налогоплательщики могут не применять онлайн-кассы, а другие субъекты — эксплуатировать их в автономном режиме. При решении вопроса о том, кто обязан применять современные ККТ, нужно принимать во внимание множество факторов:

• виды деятельности;
• территорию осуществления коммерческой деятельности;
• применяемую систему налогообложения;
• некоторые другие нюансы.

Как со всем этим разобраться предпринимателю? Как понять, нужна ли онлайн-касса для ИП на УСН в 2022-2023 годах? Как сориентироваться, требуется ли онлайн-касса для ИП на патенте в 2022-2023 годах?

Разобраться с этими и другими вопросами помогут материалы нашего сайта:

• «Применяется ли онлайн-касса для ИП на патенте?»;
• «Нужен ли кассовый аппарат при УСН в 2022-2023 годах?»;
• «Нужна ли онлайн-касса самозанятым лицам?»;
• «Нужна ли онлайн-касса для интернет-магазина»;
• «Чек-лист по онлайн-кассам».

Если вы сомневаетесь в том, нужно ли вам применять онлайн-кассу, изучите авторитетное мнение экспертов «КонсультантПлюс». Получите бесплатный пробный доступ к системе и переходите к Готовому решению.

Закон о кассах в режиме онлайн: требования к новым устройствам

При использовании ККТ старого образца налоговикам нужно было осуществлять фискализацию платежных данных, снимая показания с ЭКЛЗ непосредственно на территории налогоплательщика. В онлайн-кассах ЭКЛЗ заменена на новый технологический компонент — фискальный накопитель. Он в сочетании с дополнительными вычислительными и коммуникационными модулями делает кассовый аппарат приспособленным к выполнению технических требований к функционалу ККТ, установленных ст. 4.1 закона 54-ФЗ в текущей версии. Онлайн-касса с фискальным накопителем умеет:

1. Отправлять данные о совершаемых на кассе платежах в ФНС в режиме онлайн при посредничестве операторов фискальных данных (ОФД).

Важно, чтобы фискальные данные направлялись в ОФД бесперебойно.

1. Формировать электронные версии чеков (юридически идентичные бумажным) и отправлять их клиентам на электронную почту или в виде СМС также через ОФД.

ККТ старого образца не были приспособлены к выполнению аналогичной функции. Покупателям выдавался только бумажный чек.

Продавец может выдать покупателю только электронный чек, сформированный на онлайн-кассе — в случае, если до момента расчета покупатель сообщил свои контактные данные для получения чека. Но иногда требуется выдать именно бумажный фискальный документ.

1. Обеспечивать сохранность платежных данных в памяти ККТ в периоды отсутствия связи с ОФД.

Фактически платежные данные сохраняются в памяти фискального накопителя. Отметим, что ККТ с ЭКЛЗ выполняли в принципе схожую функцию — но только лишь в целях сохранения платежных данных перед фискализацией, которую налоговики проводили непосредственно на территории хозсубъекта.

1. Обеспечивать шифрование и невозможность несанкционированной корректировки записей о платежных операциях в памяти фискального регистратора.

Можно отметить, что в отношении ККТ старого образца законодательство выдвигало аналогичные требования. Как в ЭКЛЗ ранее, так и в фискальных накопителях сегодня применяются надежные криптографические алгоритмы, не позволяющие «скрутить» показатели по выручке.

Важный нюанс: фискальный накопитель в онлайн-кассе нужно менять (и одновременно осуществлять регистрацию нового накопителя):

• 1 раз в 3 года — бизнесам на УСН, ПСН, ЕСХН и тем, которые оказывают услуги (п. 6 ст. 4.1 закона 54-ФЗ);
• 1 раз в 13 месяцев — всем остальным продавцам (то есть на ОСНО и в иных случаях, не относящихся к предыдущему пункту).

Замена ФН может потребоваться в целях приведения ККМ соответствующей требованиям законодательства по фискализации маркируемых товаров.

Эксперты «КонсультантПлюс» рассказали о процедуре замены фискального накопителя в специальном материале. Получите пробный доступ к нему бесплатно.

Введение (установка и регистрация) онлайн-кассы ИП: нюансы

Установка онлайн-кассы хозяйствующим субъектом, который должен или желает ее применять, предполагает:

1. Закупку онлайн-кассы, подключение устройства к электросетям, интернету, размещение на рабочих местах кассиров.
2. Установку и настройку кассового и при необходимости товароучетного ПО.
3. Регистрация онлайн-кассы в ФНС.

Подробнее об этой процедуре читайте здесь.

1. При необходимости — проведение обучения сотрудников.

Использование онлайн-касс и ККМ старого образца не слишком сильно различается. Основную часть своих уникальных функций настроенные онлайн-кассы выполняют без участия кассира. Однако менеджерам магазина имеет смысл сообщить сотрудникам о том, что:

1. Не нужно по окончании смены формировать Z-отчет, поскольку его аналог на онлайн-кассе (отчет о закрытии смены), как и другие платежные данные, передается в ФНС через интернет автоматически.
2. Электронный чек должен быть направлен покупателю по первому его требованию, иначе ФНС при отказе это сделать наложит штраф:

• 2000 руб. на должностное лицо или ИП;
• 10 000 руб. на хозяйствующий субъект как на юрлицо (п. 6 ст. 14.5 КоАП РФ).

Важно! «КонсультантПлюс» предупреждает
Штрафа за непробитый чек (неприменение ККТ), за применение ККТ, которая не соответствует установленным требованиям, либо за применение ККТ с нарушением порядка регистрации, перерегистрации и применения, а также за ненаправление (невыдачу) покупателю (клиенту) кассового чека можно избежать. Для этого нужно…
Подробнее смотрите в К+, получив бесплатный пробный доступ.

Следует иметь в виду, что ФНС может проверить пользователя ККТ без предупреждения.

Можно ли ИП в 2022-2023 годах избежать покупки кассового аппарата?

Если ИП в 2022 или 2023 году перейдет на новый специальный режим «Налог на профессиональный доход» (НПД), то на приобретении онлайн-кассы он сможет сэкономить.

Подробнее смотрите здесь.

Чеки покупателям плательщик НПД обязан выдавать, но они будут некассовыми, то есть не подпадающими под действие закона № 54-ФЗ. Самозанятый может выдать чек в электронном виде через мобильное приложение (ст. 14 закона «О проведении эксперимента…» от 27.11.2018 № 422-ФЗ).

Мобильный телефон при этом не может заменить стандартную контрольно-кассовую технику.

Общую схему выдачи чеков ИП на НПД смотрите на рисунке:

Перешедшим на НПД предпринимателям не запрещено применять для расчетов с покупателями терминалы по приему безналичных денежных средств. Главное, чтобы сведения о произведенных расчетах были переданы в налоговый орган, а покупатель смог получить чек. Ограничений на применение терминалов действующее законодательство не содержит (ч. 1 ст. 14 закона № 422-ФЗ).

В каких еще случаях ИП могут работать без онлайн-ККТ, узнайте в нашей статье.

Итоги

Предприниматели (за небольшим исключением), должны приобрести, зарегистрировать и начать применять онлайн-кассы. ИП, перешедшие на новый режим «Налог на профессиональный доход», кассовый аппарат применять не обязаны.

Если вы планируете открывать бизнес, то уже поняли, что нюансов очень много – на каждый вопрос нужно искать ответ в законодательстве. Разберем, как выбрать онлайн-кассу, которая подойдет вашему бизнесу.

Большинство ИП, которые продают товары или оказывают услуги, обязаны регистрировать все расчёты с покупателями в онлайн-кассе. Это устройство в режиме реального времени передаёт данные о продажах ОФД, который обрабатывает и направляет их в налоговую службу. Порядок применения контрольно-кассовой техники описан в 54-ФЗ и различается в зависимости от сферы деятельности и системы налогообложения компании.

Что такое онлайн-касса

Все кассовые аппараты с установленным фискальным накопителем (ФН) — онлайн-кассы. До 2017 года ККМ оснащались электронной контрольной лентой, которая сохраняла данные о расчётах, но не отправляла их онлайн. Современные модели касс должны быть оборудованы ФН – криптографическим модулем, который записывает, хранит и отправляет фискальные данные (кассовые чеки, отчёты об открытии и закрытии смены и т.д.) в онлайн-режиме.

Как данные с кассы попадают в налоговую

После проведения любой кассовой операции ФН отправляет данные с уникальным фискальным признаком ОФД. Оператор обрабатывает и передаёт эти данные в налоговую.

Задача предпринимателя — передать корректную информацию оператору фискальных данных, который, в свою очередь, обязан шифровать и хранить их копии на своих серверах и отправлять в ФНС.

Подключенная к интернету касса мгновенно передаёт фискальные данные в ОФД без возможности их изменения. Без соединения с интернетом ККМ все равно будет хранить информацию о расчетах в памяти ФН и передаст их, когда аппарат подключится к сети. Если не отправлять данные в ОФД больше 30 дней, ФН автоматически заблокируется.

Какая информация должна быть в чеке покупателя

Список обязательных реквизитов для кассового чека приведен в 4 статье 54-ФЗ. Большинство информации заполняется один раз при настройке кассы и в дальнейшем присваивается автоматически.

В кассовом чеке должны быть указаны данные о компании и кассе:

• ИНН собственника ККТ;
• Применяемый налоговый режим;
• Номер ФН;
• Регистрационный номер кассы;
• Заводской номер кассы;
• Сайт налоговой.

Информация о точке продаж и кассире:

• Порядковый номер чека за рабочую смену;
• ФИО, ИНН и должность кассира (ИНН не печатается, но указывается);
• Дата, время и адрес продажи;

Данные об операции:

• Наименование документа;
• Форма расчёта (наличный, безналичный и т.д.);
• Признак расчёта (приход, расход и т.д.);
• Наименование, цена за единицу и количество ТРУ;
• Общая стоимость покупки;
• Сумма и ставка НДС (может не указываться, если ИП не платит этот налог. В этом случае в чеке должно быть указано «Без НДС»);
• Порядковый номер фискального документа;
• QR-код для проверки чека;
• Фискальный признак чека.

Какие ИП должны установить онлайн-кассу

Согласно 54 Федеральному закону, большинство индивидуальных предпринимателей обязаны использовать онлайн-кассы для своих расчётов. Исключение составляют компании, которые соответствуют критериям, перечисленным во второй статье закона.

Кому не нужен ККТ для ИП

Предприниматели, получающие оплату за свои товары и услуги от юридических лиц безналичным переводом на счёт, освобождены от применения кассовой техники.

Также онлайн-касса не понадобится тем, кто перешёл на режим «Налог на профессиональный доход» — другими словами, зарегистрировался как самозанятый.

От применения кассового аппарата для ИП освобождены некоторые сферы предпринимательской деятельности:

• продажа бумажных газет и журналов в киосках;
• питание в образовательных учреждениях;
• реализация мороженого или разливных напитков в киосках;
• продажа билетов и абонементов в государственные театры (с рук или лотка);
• торговля без оборудованного прилавка на рынках или в общественных местах;
• услуги, которые оказываются внутри государственных библиотек;
• бытовые услуги: ремонт обуви, изготовление ключей, сдача собственности в аренду, работа носильщика, услуги няни и сиделки;
• продажа бахил в розницу и др.

Часть предпринимателей вправе подтверждать расчёты с покупателями документом с реквизитами и данными о продаже, заменяющим кассовый чек:

• некоторые ИП на патенте (перечислены во 2 статье 54-ФЗ);
• предприниматели, которые ведут деятельность в регионе из перечня отдалённых или труднодоступных местностей.

Нужна ли касса ИП онлайн-магазину

Это зависит от того, как расплачивается покупатель. Существует несколько вариантов продажи товаров через интернет:

1. Оплата на сайте продавца. Если вы реализуете товары на собственном сайте, то на вас действуют общие обязательства по установке кассового аппарата, описанные в 54-ФЗ.
2. Сотрудничество с маркетплейсами. Если вы разместили своё предложение на одной из существующих торговых площадок, вам не нужно приобретать онлайн-кассу. Маркетплейс сам выдаст покупателю чек и переведёт вам деньги безналичным платежом.
3. Доставка курьером. Вам не нужно приобретать ККТ, если вы заключили договор со службой доставки, которая берёт регистрацию чеков на себя. Зачастую такой договор предусматривает комиссию за каждую проведенную продажу.

Нужен ли кассовый аппарат для ИП без работников

Кассовую технику вводили в сферу торговли и услуг постепенно: для некоторых видов деятельности, в том числе для ИП без работников, действовала отсрочка, которая закончилась в июле 2021 года. Сейчас на всех предпринимателей действуют общие правила применения ККТ.

Преимущества онлайн-кассы

Среди преимуществ использования онлайн-касс:

1. Быстрая передача данных: касса отправляет данные в ОФД и получает подтверждение операции всего за 3 секунды;
2. Прозрачность расчётов: клиент может проверить любой чек по QR-коду

или фискальному признаку и сумме;

3. Защита информации: фискальные данные хранятся на защищенном накопителе, их невозможно скорректировать;
4. Упрощенная процедура подключения: можно зарегистрировать ККТ удалённо, некоторые современные модели продаются с предустановленным кассовым ПО;
5. Управление бизнес-процессами: многие ОФД предлагают инструменты для автоматизации бизнеса в личном кабинете пользователя. Функционал «умных» касс можно расширить приложениями из маркетплейса устройства.

Как открыть онлайн-кассу для ИП

Если для вашей сферы деятельности обязательно применение онлайн-касс, вам нужно приобрести кассовое оборудование, зарегистрировать его в ФНС и загрузить список ТРУ (товаров, работ и услуг) перед началом работы.

Выбор кассы для ИП

Закон предъявляет к ККМ несколько требований: касса должна быть оборудована фискальным накопителем и включена в реестр ФНС. Также в ККТ должна быть предусмотрена работа с маркировкой, если это актуально для вашей деятельности.

При выборе модели нужно определиться с тем, какой формат подойдет для вашего бизнеса. Кассы отличаются по источнику питания: стационарные работают от сети и подойдут точкам продаж с фиксированным местом кассира, мобильные — от встроенного аккумулятора и будут полезны для выездных продаж.

Существует несколько разновидностей кассовых аппаратов:

• Автономная касса: устройство с ж/к дисплеем, встроенным аккумулятором, клавиатурой и принтером чеков. Может сохранять информацию о расчётах без выхода в сеть и отправлять их оператору фискальных данных, когда подключится к интернету. Подойдёт тем, кто ищет бюджетную кассу для работы в разных погодных условиях;
• Фискальный регистратор: оборудование с ФН и принтером чеков, которое нужно подключать к управляющему устройству. Бывает стационарным и мобильным;
• Смарт-терминал: касса с сенсорным дисплеем, процессором и встроенным принтером. Существуют мобильные модели, большинство из которых дополнительно оборудовано сканером штрих-кода и небольшим дисплеем, и стационарные — работают от сети и зачастую оснащены широким экраном. Такой вид ККТ подойдёт тем, кто работает с карточками товаров или ищет готовое решение для автоматизации бизнеса;
• POS-система: комплект оборудования, который обычно включает в себя кассовый компьютер с встроенным (моноблок) или отдельным дисплеем кассира, фискальным регистратором и программируемой клавиатурой. Такая система позволяет подключать внешнее оборудование (денежный ящик, торговые весы, сканер штрих-кода, терминал для эквайринга и т.д.) и подходит точкам продаж с большим потоком клиентов и фиксированным местом кассира.

Фискальный накопитель

Согласно 54-ФЗ, онлайн-касса должна быть оборудована фискальным накопителем — модулем для хранения, шифрования и передачи фискальных документов.

Существуют ФН со сроком службы 15 и 36 месяцев. Выбор зависит от сферы деятельности и налогового режима компании:

• сроком на 15 месяцев вправе устанавливать ИП, которые работают сезонно или в отдалённой местности, а также реализуют подакцизную продукцию или находятся на общей системе налогообложения (ОСНО);
• на 36 обязаны устанавливать ИП, которые оказывают услуги или находятся на УСН, ЕСХН или патентной системе.

Накопители также различаются по форматам фискальных документов (ФФД), которые они поддерживают. ФФД 1.05 и ФФД 1.1 — это старые форматы, которые можно использовать до окончания срока действия уже установленного ФН, если ИП не реализует маркированные товары. С августа 2021 г. большинство компаний перешли на накопители с ФФД 1.2.

После окончания срока действия ФН его необходимо заменить. Старый накопитель нужно хранить в течение 5 лет после замены.

Дополнительное оборудование

Функционал кассы можно расширить подключением внешнего оборудования. В современных устройствах для этого предусмотрены интерфейсы подключения RJ-11, RJ-12, RS-23, RJ-45, Bluetooth и USB. Обязательно убедитесь, что дополнительное оборудование можно подключить к онлайн-кассе.

Самые распространенные внешние устройства:

• сканер штрих-кода: считывает штрих-кода товара и передаёт данные о нём управляющей кассе. 2D-сканер обязателен, если вы продаёте крепкий алкоголь;
• терминал эквайринга: оборудование для приёма платежей по банковской карте;
• торговые весы: используются автономно или в связке с управляющим устройством;
• денежный ящик: устройство для хранения денег;
• дисплей покупателя: экран, который направлен на клиента.

Вы можете купить весь перечень кассового оборудования на сайте ЦТО «Такском-Касса» по выгодной цене.

Договор с ОФД

Оператор фискальных данных — это компания, которая обрабатывает и передаёт фискальные документы от предпринимателя в ФНС. Без договора с ОФД пользоваться онлайн-кассой не получится, поэтому до начала регистрации необходимо выбрать компанию из одобренного налоговой реестра.

Одна из таких компаний — «Такском» — один из крупнейших ОФД в России. Стоимость подключения к оператору начинается с 350 рублей в месяц. Компания предлагает широкий спектр услуг и сервисов для управления бизнесом: ЭП, личный кабинет с разнообразным функционалом, центр технического обслуживания для покупки и регистрации кассы и т.д.

В большинстве случаев для заключения договора не нужно лично встречаться с представителем ОФД: заявление на заключение договора можно подать через личный кабинет оператора. Когда ваша заявка будет одобрена, вы сможете начать регистрацию ККМ в налоговой.

Регистрация кассового аппарата для ИП в ФНС

После приобретения кассы и заключения договора на обработку фискальных данных с ОФД необходимо зарегистрировать аппарат. Эта процедура требует внимательного заполнения реквизитов компании и данных об устройстве. Есть несколько способов зарегистрировать кассу:

• Самостоятельно обратиться в налоговую службу.
• Заказать регистрацию в ОФД: многие операторы предлагают эту услугу во время заключения договора. Сотрудники Центра Технического Обслуживания «Такском-Касса» зарегистрируют и настроят кассу за вас, а также обучат персонал работе с устройством.

Начало работы с ЛК ОФД

После одобрения регистрации от налоговой, у вас появится возможность зарегистрироваться в личном кабинет ОФД. Для этого может понадобиться электронная подпись и данные ККМ.

Сервис «Такском-Касса» — это личный кабинет для работы с ККТ, подключённой к ОФД «Такском». Его функционал позволяет:

• Мониторить состояние кассовых аппаратов на всех точках продаж организации (статус, сроки замены ФН, открытые и закрытые смены);
• Видеть выписанные чеки, при необходимости дублировать их;
• Формировать отчёты по выручке и работе кассиров;
• Настраивать уведомления на разные события.

Добавление номенклатуры

Кассовый чек должны содержать данные о названии, количестве цене проданных товаров, работ или услуг (ТРУ). Поэтому перед тем, как начать пользоваться кассой, в неё загружается номенклатура — список ТРУ.

54-ФЗ не устанавливает специальных требований к виду ТРУ в чеке. Предприниматель может добавить любое название, которое будет понятно указывать покупателю на товар или услугу.

Производителям стоит ориентироваться на общероссийский классификатор продукции по видам деятельности или регламент Таможенного союза. Компаниям, которые реализуют готовый товар, можно использовать названия с этикетки. Длина названия не должна превышать 128 символов.

Вы можете заказать услугу добавления номенклатуры в ЦТО «Такском-Касса». Наши сотрудники подготовят онлайн-кассу к продажам и обучат вашу команду работе с ней.

Как зарегистрировать ККМ для ИП самостоятельно

Индивидуальный предприниматель может самостоятельно зарегистрировать кассу в налоговой службе во время личного визита или удалённо на официальном сайте.

Регистрация через ЛК ФНС

Для входа в личный кабинет понадобится электронная подпись или регистрационная карта с логином и паролем, которую можно получить в местном налоговом органе.

Для регистрации ККТ с помощью ЛК ИФНС обязательно нужна ЭП.

После входа в ЛК нужно выполнить следующие шаги:

1. Заполнить заявление. В нём нужно указать параметры кассы: место установки, заводской номер и модель из паспорта устройства, особенности использования.
2. Получить от налоговой регистрационный номер онлайн-кассы.
3. Активировать кассу. По-другому этот процесс называется фискализация кассы. Он может отличаться для разных моделей, но обычно для активации ККТ нужно подключить её к управляющему компьютеру и ввести реквизиты компании, данные ОФД и информацию о кассе.
4. Получить отчёт о фискализации.
5. Завершить регистрацию. Это действие нужно выполнить в личном кабинете ФНС. Внесите в свою заявку данные из отчёта о фискализации в течение суток после получения регистрационного кода и отправьте её в налоговую.

На каждом этапе внимательно проверяйте свои данные: если вы допустите ошибку, придётся регистрироваться заново или даже поменять ФН. Статус заявки будет виден в личном кабинете.

Самостоятельный визит в налоговую

Пройти регистрацию можно при личном посещении ФНС. Для этого можно обратиться в любое отделение налоговой службы и пройти схожие этапы:

1. Заполнить заявление и получить от сотрудника регистрационный номер ККТ.
2. В течение суток активировать ККМ и распечатать отчёт о фискализации. Чтобы сократить время, можно сделать это сразу в отделении.
3. Передать отчёт специалисту ФНС и получить от него подтверждение.

Штрафы за неправильное применение контрольно-кассового аппарата для ИП

Налоговая может оштрафовать предпринимателя за отсутствие ККТ или нарушение правил её использования. В законе установлены штрафы:

• за неприменение онлайн-касс — до 50% от незарегистрированного оборота (минимум 10 тысяч рублей). За повторное нарушение деятельность ИП будет приостановлена на 90 дней (если сумма расчетов превышает миллион рублей). Использование онлайн-кассы или ФН, которые не входят в реестр налоговой, тоже расценивается, как неприменение ККТ;
• за нарушение порядка использования или регистрации ККТ — до 3 000 рублей;
• за невыдачу чека покупателю — до 1 500 рублей;
• за нарушение сроков подачи документов в налоговую — до 3 тысяч рублей.

Ошибки при регистрации

Если вы регистрируете кассу самостоятельно, важно правильно заполнить данные в заявлении. Из-за ошибки вам придётся заново проходить всю процедуру, а в некоторых случаях заменить фискальный накопитель или заплатить штраф. Чтобы этого избежать, нужно соблюдать сроки регистрации и обратить внимание на заполнение полей:

• название ОФД;
• регистрационный номер;
• данные о фискальном накопителе;
• реквизиты компании.

Налоговая также может оштрафовать за расхождение данных в форме регистрации и кассовом аппарате.

Ошибки при использовании

ИП может получить штраф и за неправильную эксплуатацию кассы. Нарушением будет считаться:

• использование ФН с истекшим сроком действия или переполненной памятью;
• отсутствие накопителя в кассе;
• выдача чеков без названия, количества и цены ТРУ, а также других обязательных реквизитов чека;
• работа нескольких организаций с одной кассой.

Перерегистрация кассы

Иногда пользователю онлайн-кассы необходимо заново пройти процедуру регистрации.

Существует несколько причин для этого:

• Изменение данных в карточке регистрации ККТ (адрес установки, данные о собственнике и т.д.). В этом случае нужно поменять настройки кассы и перерегистрировать её в ФНС. Замена накопителя не нужна. Максимальное количество перерегистраций с одним ФН — 12 раз, если вы превысили этот лимит, придётся покупать новый накопитель.
• Изменение данных, которые не были указаны в карточке. Эту процедуру можно сделать самостоятельно. Для этого достаточно обновить настройки кассы и сформировать отчёт о перерегистрации.
• Замена фискального накопителя. Если у ФН истёк срок эксплуатации, закончилась память или произошла поломка, придётся приобрести новый и заново пройти регистрацию в ФНС.

Кассу можно перерегистрировать самостоятельно на сайте налоговой службы или при личном обращении, а также заказать эту услугу у ОФД.

Ещё несколько лет назад кассовая техника использовалась только при приёме наличных денег. Но в 2017-2021 годах прошла глобальная реформа: закон № 54-ФЗ от 22.05.2003, регулирующий правила в сфере применения ККТ, был кардинально переработан. Появились аппараты нового типа, и стало гораздо больше ситуаций, когда эту технику нужно использовать. Плюс к этому было введено множество различных исключений, переходных периодов, отсрочек. В этой статье мы подробно расскажем о том, как обстоят дела в 2023 году: в каких случаях ИП нужно применять онлайн-кассы, а кто из предпринимателей от этого освобождён.

Когда нужно применять кассу

Каких-то особых изменений по применению онлайн-касс с 2023 года не введено. Однако реформа тянулась так долго, а условия обновлялись так часто, что разобраться в них до сих пор смогли не все. Поэтому напоминаем.

В первую очередь надо определить, какие операции в принципе подпадают под применение онлайн-кассы. В общем случае это расчёты:

1. С физическими лицами – вне зависимости от формы оплаты. Касса применяется при расчётах наличными средствами, картой, электронными деньгами и при оплате с банковского счёта.
2. С юридическими лицами и ИП – при расчётах наличными средствами и картой. Такие расчёты возможны в пределах установленного лимита – 100 000 рублей в рамках одного договора. Если сумма больше, необходимо перечислять деньги по безналу, и при этом применять кассовый аппарат не нужно.

Теперь о том, что считается расчётом в 2023 году. Раньше это был только приём денег за покупку. Но после реформы это понятие стало включать в себя приём или выдачу денежных средств наличными и в безналичном порядке. А именно, расчётом признаётся:

1. Оплата товаров, работ, услуг. Подразумевается не только получение денег от покупателя, но и их возврат (если покупатель сдал ранее купленный товар, отказался от услуги).
2. Приём ставок, в том числе интерактивных, выдача обменных знаков игорного заведения, а также выплата выигрыша.
3. Приём денег за продажу лотерейных билетов и выплата выигрыша по ним.
4. Предоплата и авансы, их зачёт и возврат.
5. Предоставление и погашение кредитов / займов на оплату товаров, работы услуг.
6. Операции ломбардов по кредитованию граждан и хранению их вещей.
7. Предоставление или получение иного встречного предоставления за товары, работы и услуги.

Получается, при работе с физическими лицами кассу нужно применять всегда. Но есть исключения, и их немало.

Кто не должен использовать кассы в 2023 году

Случаи, когда не нужно применять ККТ, можно разделить на несколько групп:

1. Льготы для определённой деятельности, которые предоставляются всем налогоплательщикам.
2. Освобождение от применения кассы в конкретных местностях из-за их особого географического положения.
3. Послабления, связанные с некоторыми специальными налоговыми режимами.

Какая деятельность в принципе освобождена от ККТ

Переходим к тому, кто может не применять кассы. Полный список таких направлений бизнеса можно найти в статье 2 закона 54-ФЗ. В частности, в пункте 2.1 перечислена деятельность, которая может вестись без касс предпринимателем на ПСН. Об этом более подробно расскажем чуть дальше. Пока же об общедоступных льготных направлениях.

Кроме того, в статье 2 есть немало того, что в принципе не применимо к ИП, например, страховая деятельность, расчёты органов власти, домов культуры, ТСЖ и многое другое. Поэтому выделим только направления бизнеса, которые доступны индивидуальным предпринимателям и разрешены без ККТ вне зависимости от налогового режима. Итак, вот они:

1. Продажа бумажных газет и журналов. Также в газетных киосках разрешено реализовать сопутствующие товары из утверждённого региональным органом власти ассортимента при условии, что минимум половину товарооборота составляет печатная периодика. Необходимо обеспечить раздельный учёт выручки.
2. Обеспечение питанием учеников и работников общеобразовательных организаций во время занятий.
3. Торговля на розничных рынках и аналогичных территориях (ярмарках, выставках). Однако освобождение от ККТ в этом случае действует только для тех, кто торгует продовольствием вне установленных в этих местах палаток, киосков, магазинов, павильонов, включая автофургоны и прочие приспособления с использованием транспорта. Также не нужна онлайн-касса тем, кто продаёт с открытых прилавков внутри крытых рынков непродовольственные товары, кроме включённых с специальный перечень (ищите его в распоряжении Правительства РФ от 14.04.2017 № 698-р). Входящие в перечень товары – ковры, одежда, кроме белья, химическая продукция, спорттовары, мебель и многое другое – нельзя продавать без ККТ.
4. Разносная торговля, кроме технически сложных, а маркируемых, товаров и продовольствия с определёнными условиями хранения. Преференция касается продажи с рук или со специальных приспособлений, в том числе в поезде и на борту самолёта.
5. Продажа в киосках мороженого, молока, воды и безалкогольных напитков.
6. Реализация продовольственных товаров из автоцистерн. Таким образом можно продавать квас, молоко, растительное масло, рыбу.
7. Сезонная продажа вразвал овощей и фруктов, включая арбузы и дыни.
8. Приём от населения сырья, подлежащего утилизации, включая стеклотару, кроме лома металлов и драгоценных камней.
9. Ремонт и окраска обуви.
10. Изготовление и ремонт мелких металлических предметов (ключей и прочего).
11. Присмотр и уход за престарелыми, детьми и больными.
12. Продажа изготовленных изделий народных промыслов.
13. Вспашка огородов и распил дров.
14. Услуги носильщиков на вокзалах и подобных местах.
15. Сдача индивидуальным предпринимателем в аренду собственных жилых помещений, в том числе совместно с машино-местами.
16. Реализация бахил в розницу.
17. Продажа товаров через механические торговые автоматы, работающие без электрического питания и принимающие только монеты.
18. Продажа индивидуальными предпринимателями с рук входных билетов и абонементов в государственные и муниципальные театры. Если билеты реализуются через интернет, то ККТ применять необходимо.

При продаже всего того, о чём сказано выше (кроме бахил и питьевой воды), кассу следует применять в случае, если расчёт проводится через автоматы для приёма платежей. Кроме того, она необходима при торговле подакцизными товарами.

Обратите внимание! Что касается торговли на рынках без ККТ, то вскоре её могут запретить. Государство хочет ужесточить контроль и сократить теневой оборот в этой сфере. Соответствующие поправки в закон прошли в Госдуме первое чтение. Льготы оставят только для некоторых плательщиков ЕСХН. Ранее планировалось, что изменения заработают с 2022 года с переходным периодом с февраля по апрель.

О применении касс в отдельных местностях

Закон позволяет ИП из отдалённых и труднодоступных мест работать без ККТ. Но есть условия:

1. Местность должна быть признана труднодоступной (отдалённой) и включена в специальный перечень, который на своём сайте публикует орган региональной власти.
2. Покупателю по его требованию нужно выдать заменяющей чек документ. Он должен содержать ряд реквизитов – каких именно, читайте в конце статьи (в разделе для ИП на ПСН).

Кроме того, есть местности, признанные отдалёнными от сетей связи, – их перечень также утверждается региональной властью. Не стоит путать два этих списка. Во втором случае ИП, ведущие там деятельность, обязаны ставить кассовую технику. Однако применять её они могут в автономном режиме, то есть без подключения к интернету. После окончания срока действия фискального накопителя (это сменный модуль ККТ) налоговая инспекция может запросить его данные.

О применении ККТ предпринимателями на разных режимах

Теперь рассмотрим, как зависит обязанность предпринимателя применять кассовую технику от налогового режима.

Нужна ли касса ИП на ПСН

Наиболее значимые преференции в части применения касс предусмотрены для ИП на патентной системе. Во-первых, они могут работать без кассы при ведении деятельности, список которой выше, ведь он действует для всех. Во-вторых, есть освобождённые от касс виды деятельности именно для ПСН. Полный их список приведён в пункте 2.1 статьи 2 закона 54-ФЗ. Ниже мы перечислим многие из этих эти направлений, исключая малопопулярные, а также те, которые попали в первый перечень.

Итак, вот список деятельность без ККТ для ИП на ПСН:

• ремонт, пошив (вязание) одежды, головных уборов, обуви;
• стирка, химчистка;
• услуги фотографа;
• монтажные, электромонтажные, сантехнические и сварочные работы;
• остекление балконов и лоджий;
• услуги в сфере дошкольного и дополнительного образования;
• сдача в аренду жилых и нежилых помещений, земельных участков;
• уборка квартир;
• прокат вещей;
• проведение экскурсий;
• звукозапись;
• организация обрядов – свадеб, юбилеев, похорон;
• приготовление блюд для торжеств;
• производство хлеба и кондитерских изделий;
• услуги в области сбора и переработки вторсырья;
• обработка камня для памятников;
• услуги по дизайну, в том числе ландшафтному;
• разработка компьютерных программ, приложений, вебсайтов;
• услуги переводчиков;
• уход за домашними животными;
• услуги в области сельского хозяйства – изготовление инвентаря, производство муки, животноводство, растениеводство, переработка овощей и фруктов.
• гравировка;
• ремонт мебели, спортивного оборудования, очков, ювелирных изделий, игрушек;
• услуги платных туалетов;
• детективные услуги (если есть лицензия).

Таким образом, определяясь, кому нужна ККТ на ПСН, нужно свериться с обоими списками. Если деятельность попадает хотя бы в один из них, вопрос по кассам можно закрывать.

В остальных случаях кассовый аппарат необходим. В частности, это касается торговли в магазинах, ветеринарных услуг, парикмахерских и салонов, заведений общепита, автомастерских, моек и прочих популярных направлений патентной деятельности.

При освобождении по кассам есть условие: ИП должен выдавать либо направлять своим покупателям взамен чека документ, который подтвердит факт расчёта. В нём должны быть следующие реквизиты:

• наименование и номер;
• дата, время и адрес расчёта;
• фамилия, имя, отчество ИП, его ИНН;
• налоговая система – ПСН;
• признак расчёта (приход, возврат прихода, расход, возврат расхода);
• название товара (услуги) / платежа / выплаты;
• количество товара;
• цена за единицу;
• общая стоимость;
• сумма расчёта;
• форма оплаты (наличными / в безналичном порядке) с указанием суммы;
• должность и фамилия того, кто провёл расчёт.

Нужна ли онлайн-касса для ИП на УСН и ОСН

Выбравшие упрощённый режим предприниматели подчиняются стандартному правилу – никаких специальных преференций для них в части применения ККТ нет. Чтобы решить для себя вопрос по кассам, нужно ответить на несколько вопросов:

1. Будет ли осуществляться расчёт только с организациями / другими ИП строго через расчётный счёт? Если да, то кассу можно не применять. Если нет, то необходимо ответить на следующие вопросы.
2. Находится ли ИП в местности, для которой введены преференции по кассам? Если да, то ККТ не применяется (или применяется в автономном режиме). Иначе следует перейти к вопросу 3.
3. Осуществляет ли ИП только те виды деятельности, которые освобождены от ККТ? Да – кассовый аппарат не нужен, нет – нужен однозначно.

Чтобы определить, кто может работать без ККТ на основном режиме, нужно ответить на те же вопросы.

ИП на ЕСХН: что с ККТ

Предприниматель-сельхозпроизводитель должен опираться на общие правила применения кассовой техники. То есть предложенные выше вопросы для него также подходят. Но есть пара моментов, на которые нужно обратить внимание.

Во-первых, нередко сельхозпроизводители базируются в отдаленных / труднодоступных местах. Если это так, то ККТ не применяется. Также вполне может быть, что местность, где трудится ИП на ЕСХН, считается отдаленной от сетей связи. Тогда кассу ставить надо, но применять её можно автономно.

Во-вторых, если ИП на ЕСХН реализует свою продукцию только на рынках, ярмарках и в подобных местах, но при этом вне павильонов, то ККТ он может не применять. Однако, как мы упоминали выше, в эту норму хотят внести изменения. Плательщики ЕСХН смогут торговать в таком формате без кассовых аппаратов при условии, что свою продукцию они продают с торговых мест, общая площадь которых не превышает 15 кв. метров (суммарно по всем местам, с учётом площади для хранения).

Оформление расчётов ИП на НПД

Режим НПД (налог на профессиональный доход) могут применять не только обычные самозанятые, но и ИП. Кассовые аппараты плательщики НПД использовать не обязаны, но должны формировать чеки в приложении «Мой налог» и направлять их клиенту на электронный адрес. Причём эта обязанность не зависит от того, кому реализуют такие предприниматели свои услуги либо товары собственного производства – физическим лицам или организациям / ИП.

Мы рассказали о применении ККТ предпринимателями и о том, что планируется в будущем. Тем, кто всё ещё имеет право работать без касс, нужно следить за изменениями законов, ведь новшества могут вступить в силу в любой момент.

Онлайн-касса — обязательное устройство для большинства индивидуальных предпринимателей (ИП). Согласно закону 54-ФЗ, любая покупка, совершенная покупателями, должна подтверждаться чеком. С 2017 года для его печати используются кассовые системы нового образца.

Онлайн-кассы — что это такое?

Онлайн-касса — кассовая техника современного образца. В России она появилась в 2017 году. Главное отличие таких устройств от традиционных онлайн-касс — моментальная передача данных в ФНС через интернет.

Интересно: онлайн-кассы, используемые до 2017 года, сохраняли всю информацию (номер товара, дата продажи, налоги и другие сведения) на электронной контрольной ленте. В новых кассах ее заменяет фискальный накопитель.

Все кассы актуального образца работают по принципу онлайн-касс. Объяснение тому — функциональность таких устройств, быстрая передача данных и их максимальная защита (в том числе и от кражи). Онлайн-касса должна соответствовать ряду требований, на чем настаивает ФНС:

• отправка электронных чеков как в ОФД, так и покупателям;
• на чеке должны находиться ссылка и QR-код;
• перепрошита для работы с форматом ФФД 1.2. Формат фискальных данных введен в августе 2021 года, ориентирован на работу с обязательными к маркировке товарами.

Важно свободное взаимодействие с оператором фискальных данных (ОФД), имеющим аккредитацию.

Как работают новые кассовые системы?

Онлайн-кассы работают по принципу моментальной передачи данных в ФНС. Продавец регистрирует продажу в кассе. Полученная информация (дата продажи, тип товара, стоимость) передается оператору фискальных данных (ОФД), который выступает в роли посредника. ОФД передает информацию о чеке в ФНС, а продавец выдает чек покупателю. На этом процесс продажи завершен. В отличие от касс старого образца, при работе с онлайн-кассой продавцу не придется самостоятельно или с помощью сторонних специалистов снимать данные с ЭКЛЗ и передавать их в налоговую службу. Выделим другие отличия касс нового образца:

• регистрацию онлайн-кассы можно выполнить дистанционно без посещения ФНС;
• покупатель получает электронный чек, при покупках в офлайне — бумажный (электронный по желанию);
• предприниматель должен иметь электронную цифровую подпись, которая используется во время регистрации онлайн-кассы, а также при снятии ее с учета, замене фискального накопителя;
• сокращение частоты замены фискального накопителя. Срок, что зависит от устройств, может достигать 36 месяцев.

Использование онлайн-касс оптимизирует рабочие процессы, существенно сокращая объем бюрократических процедур.

Преимущества онлайн-касс

К ключевым преимуществам онлайн-касс относятся:

1. Моментальная передача данных. Предпринимателю не придется самостоятельно снимать и передавать данные в налоговую службу. Данный процесс происходит автоматически, через посредника — ОФД.
2. Безопасность. Онлайн-кассы исключают возможность скорректировать информацию, удалить ее или украсть.
3. Простой процесс подключения. Регистрация и подключение онлайн-кассы не требуют посещения ФНС, что существенно экономит время и силы бизнесмена.
4. Улучшение отношений с покупателями. Электронные чеки сообщают покупателям о законности совершаемых операций, а также упрощают ведение домашнего бюджета. Клиентам больше не нужно хранить бумажные чеки, им на смену пришли электронные, что позволяет быстро решить вопросы с обменом или возвратом товара. Достаточно считать QR-код (если сохранилась бумажная версия) или воспользоваться сервисом ФНС, чтобы найти необходимые данные.
5. Автоматизация бизнес-процессов. Современные кассы отличаются расширенным функционалом и более удобным управлением. Это способствует лучшему контролю за движением товаров, маржинальностью и другими бизнес-показателями.

Для ФНС же такая касса — это возможность более точного расчета налогооблагаемой базы. Также такое устройство сводит возможные недочеты в работе с налоговой службой к минимуму, так как передача всех данных автоматизирована.

Касса для предпринимателей: кому необходима?

С 1 июля 2017 году подключение онлайн-касс (или переход на них с систем предыдущего поколения) стало обязательным для всех представителей бизнеса. В том числе — и индивидуальных предпринимателей. При этом перечень направлений ИП был сокращен. С 2017 по 2022 годы он неоднократно подвергался изменениям. По актуальным данным, использовать онлайн-кассы должны все ИП, которые:

• Реализуют продукцию, которую производят самостоятельно;
• Продают товары других производителей;
• Выполняют работу по индивидуальным заказам;
• Оказывают услуги любого типа.

При этом ряд исключений, для которых печать чеков не является обязательной, все еще есть. Так, контрольно-кассовая техника (ККТ) не используется предпринимателями, которые:

• Работают по системе «Налог на профессиональный доход»;
• Реализуют билеты на посещение государственных или муниципальных учреждений;
• Обеспечивают питанием работников образовательных учреждений и обучающихся;
• Оказывают бытовые услуги (ремонт обуви, сдача жилья);
• Торгуют на розничных рынках, в выставочных залах, на ярмарках.

Полный перечень условий, при которых индивидуальный предприниматель может вести работу без ККТ, указан в статье №2 54-ФЗ.

Онлайн-кассы и e-commerce: в каких случаях можно отказаться от подключения

Для доминирующей части индивидуальных предпринимателей подключение онлайн-касс является обязательным. Однако есть исключения, что зависит от способов ведения деятельности. От онлайн-кассы можно отказаться в нескольких случаях, рассмотрим их.

Курьерские службы

Обязательства по исполнению Федерального закона № 54-ФЗ можно делегировать курьерской службе, которая будет заниматься обеспечением чеков. Однако способ имеет три существенных минуса:

• перечень возможных способов оплаты и доставки для клиентов существенно сокращается, что может негативно сказаться как на выручке интернет-магазина, так и на лояльности;
• дополнительные траты. Курьерские службы взимают за услугу 2-5% от суммы сделки: при большом обороте выгоднее использовать собственную онлайн-кассу;
• появление в цепочке сделки посредника. Необходимо передать заказ курьеру, потом – ожидать перевода полученных за посылку средств. Нужно контролировать качество работы курьеров и следить за тем, чтобы фискальные чеки пробивались правильно, иначе возможны штрафные санкции.

Из плюсов такого формата стоит выделить упрощение процесса фискализации. Для сотрудничества необходимо заключить агентский договор или договор комиссии, а также убедиться в том, что курьеры действительно используют онлайн-кассы и пробивают чеки установленного образца.

Продажи на маркетплейсах и других сторонних площадках

Маркетплейсы выполняют функцию платежного агента: продавцы реализуют товары, используя онлайн-кассу оператора (на условиях официального агентского договора). Торговая площадка пробивает чек для физического лица, а взаиморасчеты между предпринимателем и маркетплейсом выполняются в статусе юридических лиц – в этом случае онлайн-касса не нужна. Такие правила действуют на Ozon, Wildberries и других крупных площадках: они принимают оплату от физлиц самостоятельно, предоставляя предпринимателям отчеты (хранятся в личном кабинете).

Однако без кассы невозможно обойтись, если предприниматель параллельно продает продукцию через собственный сайт. Также онлайн-касса потребуется при сотрудничестве с агрегаторами: из сервиса клиенты переходят на сайт продавца и заключают сделки напрямую, поэтому индивидуальный предприниматель обязан пробивать фискальный чек.

Что будет, если не подключить кассу?

Игнорирование требования подключения ККТ может привести к штрафу. Для индивидуальных предпринимателей он может составить от 1/4 до 1/2 от общей суммы оборота, которая не была зафиксирована кассой. Если установить ее невозможно, то налоговая служба будет вычислять ее самостоятельно, с учетом особенностей бизнеса (размер, тип, востребованность товаров/услуг). Минимальный размер штрафа для ИП — 10 000 рублей. Если бизнесмен в течение года после наложения штрафа будет вновь «пойман» за ведением предпринимательской деятельности без онлайн-кассы, то наказание будет усилено:

1. Штраф (также 1/4 или 1/2 от пройденной «мимо кассы» суммы).
2. Приостановка деятельности бизнеса.

Также штрафные санкции могут быть наложены в том случае, если предприниматель неверно зарегистрировал онлайн-кассу (не в установленные сроки), не подключил её вовсе или не использует её при продаже товаров или предоставлении услуг. В таких ситуациях минимальный размер штрафа составляет 3 000 рублей, максимальный — 10 000 рублей. Поэтому подходить к подключению онлайн-кассы следует ответственно.

Регистрация ККТ индивидуальным предпринимателем

Одним из плюсов современных касс для предпринимателей (как и других представителей бизнеса) является простое подключение. Регистрация оборудования производится самостоятельно в удаленном режиме. Посещение ФНС — не обязательно.

Сама процедура подключения сводится к нескольким этапам:

1. Покупка оборудования.
2. Заключение договора с ОФД.
3. Регистрация ККТ.

При этом перед началом подключения онлайн-кассы необходимо убедиться в наличии электронной подписи. При ее отсутствии следует обратиться в удостоверяющий центр ФНС. Средняя стоимость электронной подписи — 2000 рублей.

Покупка и выбор необходимого оборудования

Подключение кассы начинается с покупки оборудования. Выбирать его следует с учетом технических характеристик и специфики бизнеса:

• вид бизнеса и поток клиентов. Для парикмахерской, маленького магазина под домом или детского центра не нужна онлайн-касса с высокой скоростью печати чеков ввиду малого и равномерного потока клиентов. Если речь идет о кафе или ресторане, а также супермаркете со стабильно большим оборотом, где в приоритете – скорость, то потребуется более мощное оборудование для предупреждения образования постоянных очередей;
• автономность и мобильность. Для стационарной точки подойдут модели, питающиеся от сети, для выездных продаж (доставка еды или курьерская служба) – мобильные устройства на аккумуляторе или батарейках;
• подключение к интернету. Онлайн-касса может подключаться к интернету по Wi-Fi, через модем или SIM-карту. Первые два варианта хороши для стационарных точек и при низком качестве сети, третий – для выездных продаж. Доступны модели с автономным режимом без доступа к интернету, использующиеся в населенных пунктах, удаленных от сети;
• совместимость с дополнительным оборудованием. Вспомогательное оборудование облегчает и упрощает работу кассира, но комплектация зависит от типа бизнеса. Для магазинов, сервисов доставки и аналогичных ниш полезной будет возможность подключение принтера этикеток, сканеров штрих-кодов, терминала для оплаты с помощью карты. Однако такие функции не пригодятся парикмахерской или станции технического обслуживания. Нужно заранее уточнить, работает ли модель онлайн-кассы с оборудованием и проверить совместимость программного обеспечения, а также определить требуемую функциональность, чтобы не переплачивать за ненужные возможности. Недостающие устройства можно купить отдельно или комплектом, последний вариант позволяет экономить.

Сегодня на выбор доступно несколько видов онлайн-касс, которые можно подобрать под определенный тип предпринимательской деятельности:

При выборе устройства учитывайте тип деятельности, а также возможности подключения прибора к электросети и интернету.

Важно: универсальной модели ККТ не существует. Система выбирается под каждый бизнес индивидуально.

Приобрести ККТ можно в интернет-магазине, что позволяет закрепить ее за индивидуальным предпринимателем. Такие устройства предоставляются в аренду. Средняя стоимость «съема» онлайн-кассы — 1500 рублей в месяц, из плюсов стоит выделить минимальный бюджет, обслуживание со стороны подрядчика, оперативную замену в случае выхода из строя. К минусам относятся невозможность использовать арендованную кассу в пунктах выдачи и ограниченные права на нее. Выбор оптимального варианта выполняется с учетом возможностей бизнеса.

Федеральная налоговая служба ведет реестр контрольно-кассовой техники. Тут прописываются требования к онлайн-кассам и указано, какие устройства могут использовать индивидуальные предприниматели. Перед покупкой системы контроля рекомендуется ознакомиться с данным реестром (представлен на официальном сайте ФНС).

Выбор ОФД

Когда онлайн-касса приобретена, необходимо определиться с оператором фискальных данных. Такая компания выступает в роли посредника между индивидуальным предпринимателем и налоговой службой. Именно она получает чеки и передает их в ФНС. Без договора с ОФД касса не будет зарегистрирована налоговой. А значит — предприниматель не сможет с ним работать.

Выбирать ОФД следует по тому же принципу, что и онлайн кассу — через реестр операторов фискальных данных ФНС. На официальном сайте представлен полный перечень одобренных ОФД (список регулярно изменяется и всегда является актуальным). Здесь вы можете подобрать подходящую для себя компанию. При выборе следует учитывать не столько стоимость обслуживания, сколько дополнительные возможности организации.

Интересно: средняя цена услуг ОФД — 3000 рублей / год (рассчитывается за каждую обслуживаемую кассу).

Дополнительно к регистрации чеков и их передаче налоговой службе многие ОФД предлагают:

• помощь в регистрации кассового оператора (осуществляется через личный кабинет в ОФД — что значительно проще и быстрее);
• контроль работы кассы;
• проверку работы кассиров;
• анализ продаж;
• помощь в подготовке отчетов по продажам.

Также при выборе обязательно учитывайте условия работы техподдержки. Отдавать предпочтение рекомендуется организациям, операторы которых работают круглосуточно.

Пошаговая инструкция регистрации

Сама регистрация онлайн-кассы индивидуальным предпринимателем проходит через официальный сайт ФНС в несколько этапов.

1. Регистрация на сайте ФНС

Для получения доступа к личному кабинету в ФНС обратитесь в любой налоговый орган в своем городе (независимо от места постановки на учет). Здесь необходимо предоставить паспорт и воспользоваться услугой получения регистрационной карты.

Также войти в ЛК можно с помощью электронной подписи. Но только в том случае, если подпись была выдана компанией, аккредитованной Минкомсвязью РФ.

Если у вас есть учетная запись в ЕСИА, то вы можете использовать реквизиты от нее для входа на сайт ФНС. Такой вариант актуален для всех предпринимателей, которые получали реквизиты доступа лично у операторов ЕСИА.

2. Регистрация ККТ

В ЛК в ФНС перейдите на страницу «Учет контрольно-кассовой техники», далее — «Зарегистрировать ККТ».

Здесь будет представлена функция «Заполнить параметры заявления вручную». Ее и необходимо выбрать. Далее следует заполнить все представленные сервисом параметры:

• место установки кассы (это может быть магазин, ресторан, офис или даже квартира);
• информация о контрольно-кассовом приборе: заводской номер, модель и другие сведения (указываются в паспорте устройства);
• особенности использования онлайн-кассы (необходимо поставить галочку, если устройство будет использоваться с особенностями, например — только для расчетов в интернет-магазине).

В ответ на отправленное заявление налоговая служба предоставит карточку, где будет прописан регистрационный номер вашей онлайн-кассы.

3. Фискализация кассы

После получения регистрационного номера кассы необходимо ее активировать. В большинстве случаев процесс фискализации онлайн-кассы сводится к тому, чтобы подключить устройство к компьютеру, запустить соответствующие драйвера и заполнить основную информацию о кассе:

• параметры ОФД (получаются при заключении договора с ОФД);
• текущие дата и время;
• сведения об ИП;
• адрес установки кассы и так далее.

Подробная инструкция фискализации является индивидуальной и прилагается к каждой онлайн-кассе. Заключительным этапом данной процедуры является печать отчета, подтверждающего факт фискализации.

4. Завершение регистрации

После фискализации онлайн-кассы снова зайдите в ЛК в ФНС. Здесь необходимо найти заявку на регистрацию ККТ и нажать на «Завершить регистрацию». Далее внимательно заполните все графы, указывая в них данные из отчета о фискализации онлайн-кассы. Внимательно перепроверьте указанную информацию и нажмите «Подписать и отправить». Данные действия необходимо выполнить в течение 24-х часов после получения регистрационной карточки для онлайн-кассы. Подтверждением успешного подключения кассы является надпись «ККТ зарегистрирована». Появиться она должна в ЛК в налоговой службе. После этого вы можете распечатать карточку своей онлайн-кассы.

5. Подключение ККТ к ОФД

Когда постановка кассы на учет завершена, необходимо зарегистрировать ее на сайте ОФД. Перейдите в ЛК на сайте оператора фискальных данных и зарегистрируйте онлайн-кассу. Для этого достаточно предоставить всю информацию о ней, которая требуется конкретным сервисом.

Альтернативный способ регистрации кассы

Для предпринимателей, которые плохо владеют компьютером, предусмотрен альтернативный способ регистрации онлайн-кассы. Зарегистрировать ККТ можно непосредственно в налоговой службе (по любому адресу, независимо от места регистрации). В отделении налоговой необходимо заполнить соответствующее заявление и получить регистрационный номер ККТ. Далее также, в течение суток, следует занести все данные в онлайн-кассу и распечатать отчет о фискализации. Этот документ нужно снова отнести в налоговую для завершения процедуры. Сделать фискализацию можно и непосредственно в налоговой — чтобы ускорить процесс и уложиться в установленные сроки.

Типичные ошибки при регистрации кассы

В большинстве случаев подключение и регистрация онлайн-кассы занимают не больше нескольких часов. Выполнить процедуру можно как при помощи сторонних компаний, так и самостоятельно. В последнем случае необходимо четко следовать инструкции регистрации ККТ, соблюдать рекомендации производителя конкретной онлайн-кассы и избегать следующие ошибки:

1. Неправильное название ОФД (даже одна неверная буква в названии оператора фискальных данных приведет к нарушениям в применении ККТ).
2. Частая смена фискального накопителя (ФНС позволяет перерегистрировать онлайн-кассу максимум 12 раз).
3. Некорректный регистрационный номер (может привести к выходу ФНС из строя).
4. Несоблюдение сроков регистрации (подключение онлайн-кассы должно быть завершено в течение 24-х часов с момента получения регистрационного номера на него).

Еще одна серьезная ошибка — это расхождение данных, указанных в регистрационной форме, и реальных настроек кассы. Эта информация никак не синхронизируется между собой автоматически. Поэтому так важно несколько раз проверять ее достоверность. В противном случае может возникнуть необходимость полной перерегистрации устройства. Например, если в настройках кассы указан один адрес, а в заявлении ФНС другой, то онлайн-касса просто не будет работать, а вы станете нарушителем порядка применения ККТ.

Онлайн-касса — обязательное оборудование для большинства индивидуальных предпринимателей независимо от формы выполнения деятельности (оффлайн или онлайн). Любое нарушение, связанное с ККТ, может привести не только к штрафам, но и к приостановке бизнеса. Поэтому подходить к подключению такого устройства следует ответственно — учитывая все представленные выше советы и рекомендации.