Какие функции выполняет отдел кадров компании - Контакты компаний и предприятий

Добавить в «Нужное»

Положение об отделе кадров

Трудовой путь работника на предприятии практически всегда начинается с посещения отдела кадров. Работа этого подразделения должна быть слаженной и четкой, ведь именно на нем лежит ответственность за подбор талантливых и опытных работников. Организовать эту работу призвано положение об отделе кадров. Рассмотрим каждый раздел данного документа по отдельности.

1. Общие положения

Независимо от того, кто на предприятии занимается кадровыми вопросами — одно лицо или целый отдел, решение о создании кадровой службы принимает руководитель предприятия. Он же выносит приказы о реорганизации и ликвидации данного отдела. Кадровик или кадровая служба подчиняются руководителю предприятия, а кадровые работники внутри отдела – начальнику отдела, который назначается главой предприятия.

2. Задачи

Отдел кадров фактически является лицом предприятия, так как именно с него начинается знакомство нового работника с предприятием, на эту структурную единицу возлагается много задач, связанных с регулированием трудовых отношений. При этом основные направления деятельности кадровика – подбор персонала и работа с имеющимися кадрами.

Перед кадровиками всегда ставятся определенные задачи:

поиск и отбор наиболее подходящих компании кадров исходя из анализа потребностей компании;
расстановка кадров с учетом их профессиональной подготовки и производственной необходимости подразделений предприятия;
ведение кадрового документооборота (оформление приема на работу, увольнения, отпусков, учет отработанного времени и т.д.);
организация обучения и повышения квалификации работников;
разработка и реализация кадровой политики предприятия.

3. Структура

Как уже было сказано ранее, кадровые задачи могут быть возложены как на одного-двух сотрудников, так и на целый отдел. В первом случае речь идет о малых предприятиях с численностью персонала до 100 человек, а во втором – о более крупных компаниях, в которых кадровая работа имеет немаловажное значение и является одним из инструментов развития бизнеса.

В структуру отдела кадров могут входить подразделения, занимающиеся только определенными вопросами:

приемом на работу;
увольнением;
учетом отработанного времени;
обучением и др.

4. Функции

В этом разделе перечисляются обязанности, возложенные на отдел кадров, связанные с решением кадровых вопросов.

Приведем примеры функций кадровой службы, которые могут быть указаны в соответствующем положении:

ведение и хранение личных дел работников;
оформление приема на работу, расстановка и организация обучения и адаптации новых работников, а также оформление увольнений и переводов;
организация аттестации работников, принятие мер по решениям аттестационной комиссии;
разработка системы оценки результатов деятельности работников;
ведение и хранение трудовых книжек и другой кадровой документации;
выдача справок работникам о трудовой деятельности;
подготовка необходимых сведений и документов для награждения и поощрения работников;
подготовка документов по пенсионному, медицинскому и социальному страхованию;
систематический анализ кадровой обстановки на предприятии, разработка мероприятий по решению кадровых проблем (например текучести кадров);
учет отработанного времени, составление графиков отпусков и др.

5. Права

Для осуществления своих функций кадровая служба должна обладать соответствующими полномочиями.

В связи с этим положение об отделе кадров предоставляет данной службе следующие права:

осуществлять контроль за соблюдением работниками трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;
получать от других подразделений необходимую информацию;
вносить предложения по оптимизации кадровой работы руководителям других подразделений;
осуществлять контроль за выполнением работниками предприятия внутренних актов, касающихся кадровых вопросов.

6. Ответственность

Ответственность за надлежащее выполнение функций отдела кадров возлагается на его начальника. Другие работники несут ответственность в соответствии с положениями своих должностных инструкций.

Служебное взаимодействие

В процессе своей деятельности отдел кадров постоянно взаимодействует с другими отделами и подразделениями компании. В бухгалтерию он представляет документы для начисления заработной платы, премий, пособий и т.д. Юридический отдел снабжает кадровиков информацией об изменениях законодательства. Руководители отделов, занимающихся непосредственно производством, могут обращаться в кадровую службу с сообщениями о нехватке персонала или необходимости перевода какого-либо работника на другую работу. Руководитель предприятия может потребовать у отдела кадров информацию о текучести кадров, уровне эффективности работы персонала, потребностях в кадрах.

Как видим, деятельность кадровой службы многогранна и охватывает много вопросов. Все эти грани в целях конкретизации и упорядоченности отражаются в положении об отделе кадров. И хотя этот документ не является обязательным для принятия, как, например, правила внутреннего трудового распорядка, такое положение послужит хорошим руководством для организации слаженной работы данной службы.

Источник

Трудовое законодательство не содержит норм, требующих от работодателя обязательного составления должностных инструкций (ДИ). Однако этот документ необходим для определения трудовых функций работника, его прав и обязанностей, ответственности, квалификационных требований, предъявляемых к занимаемой должности. В нашей статье речь пойдет о ДИ кадровика и особенностях ее составления в 2021 году.

Роль кадровой службы в компании

Роль кадровой службы в деятельности компании определяется ее функциями. В обязанности кадровой службы входит:

Прием персонала на работу.
Оформление кадровых документов.
Подготовка локальных нормативных актов и других обязательных документов.
Ведение воинского учета.
Остальные участки работы, в зависимости от специфики деятельности компании.

Если организация большая, все указанные функции целесообразно распределить между специалистами кадровой службы. Работники в одинаковой должности могут выполнять разные обязанности, закрепить которые необходимо именно в ДИ.

Актуальные требования к должностной инструкции

При составлении должностной инструкции специалиста по кадрам в 2021 году необходимо учесть четыре важных изменения в законодательстве:

1. Благодаря Закону от 16.12.2019 № 439-ФЗ, внесшему в ТК РФ понятие электронных трудовых книжек (ст. 66.1), у работодателей появилась новая обязанность – составление и подача в пенсионный фонд формы СЗВ-ТД. Кроме того, работникам кадровой службы необходимо инструктировать сотрудников по вопросам перехода на ЭТК.

2. Закон от 03.10.2018 № 353-ФЗ ТК РФ дополнен новой статьей 185.1, согласно которой работодатели обязаны предоставлять работникам оплачиваемые дни для прохождения диспансеризации. Эта норма заработала с начала 2019 года. Получить такие выходные могут все работники организации один раз в три года. Предпенсионерам и пенсионерам предоставляются на эти цели два дня ежегодно. Для получения гарантии работники должны написать заявление и согласовать дату выходного дня с работодателем. Таким образом, у кадровиков появилась обязанность оформления приказов о предоставлении дополнительного выходного дня для прохождения диспансеризации.

3. Законом от 24.04.2020 № 132-ФЗ ужесточена ответственность работодателей за нарушения в области воинского учета. С 05.05.2020 в среднем в 3 раза выросли административные штрафы за нарушения в этой сфере. Речь идет о непредставлении в военкомат списков граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет, о неоповещении о вызове по повестке военкомата, а также о несвоевременном уведомлении военкомата о принятых или уволенных работниках, подлежащих воинскому учету.

Помимо указанных изменений с двух месяцев до трех лет увеличился срок давности привлечения к административной ответственности за нарушения в области воинского учета.

4. Законом от 15.10.2020 № 341-ФЗ усилены санкции за неправильное хранение документов. Согласно поправкам начиная с 26.10.2020 несоблюдение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных, в том числе и кадровых документов, грозит увеличением штрафов. Ответственность для юрлиц осталась на прежнем уровне — в размере от 5 тыс. до 10 тыс. рублей. Для должностных лиц штрафы повышены: вместо прежних 300—500 рублей придется расстаться с суммой от 3 до 5 тыс. рублей.

Новый перечень сроков хранения кадровых документов утвержден Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, а вступил в силу с 18.02.2020.

Должностные обязанности кадровика

В разделе «Должностные обязанности» необходимо указать перечень функций, которые будет исполнять конкретный кадровый специалист. Для разработки содержания этого раздела можно воспользоваться:

профстандартом специалиста по управлению персоналом, утвержденным Приказом Минтруда РФ от 06.10.2015 № 691н;
Общероссийским классификатором занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08), утвержденным Приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст;
квалификационным справочником, утвержденным Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37.

Например, кадровик обязан:

1) осуществлять поиск и подбор работников;

2) оформлять прием нового персонала;

3) проводить адаптационные встречи с новыми сотрудниками;

4) в рамках исполнения функции ведения кадрового учета и кадрового делопроизводства:

вести учет личного состава компании;
оформлять прием, перевод, увольнение работников, направление в командировки, предоставление отпусков, привлечение к дисциплинарной ответственности;
заполнять, учитывать и хранить трудовые книжки;
вести учет предоставления отпусков работникам, составлять график очередных отпусков;
выдавать справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников;
вести учет и проверку правильности оформления больничных. Заполнять соответствующие графы о страховом стаже для определения размера пособия по временной нетрудоспособности;
представлять в ПФР сведения для регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета, если лицо принято на работу впервые. Составлять форму СЗВ-ТД и осуществлять ее передачу в ПФР;
контролировать своевременное составление табелей учета рабочего времени;
обеспечивать хранение в отделе кадров кадровой документации (трудовые договоры, приказы по личному составу и их основания, журналы учета);
готовить документы к сдаче их на хранение в архив;
составлять документы в страховые компании для оформления полисов по добровольному медицинскому страхованию работников;
организовывать и документально оформлять аттестацию и обучение персонала;
осуществлять воинский учет.

Права сотрудника кадровой службы

В раздел «Права» необходимо внести список тех прав, которыми в пределах своей компетенции работодатель наделяет специалиста для исполнения им своих обязанностей.

Специалист по кадрам вправе:

1) вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению деятельности кадровой службы;

2) запрашивать и получать от руководителей структурных подразделений компании и работников сведения и документы для выполнения его должностных обязанностей;

3) контролировать соблюдение в структурных подразделениях организации трудового законодательства в отношении работников, а также ПВТР, трудовой дисциплины работниками. Докладывать руководству о выявленных нарушениях;

4) запрашивать у руководителей структурных подразделений организации помощь в выполнении должностных обязанностей;

5) консультировать по вопросам, входящим в его компетенцию;

6) взаимодействовать с подразделениями сторонних организаций для решения вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию специалиста по кадрам.

Ответственность специалиста по кадрам

В разделе «Ответственность» необходимо отразить все возложенные на специалиста по кадрам виды ответственности. При этом нужно принять во внимание его должностные обязанности. Таким образом, ДИ даст понять, за что именно и как могут наказать кадровика.

Сотрудник ОК может нести ответственность в следующих случаях:

1. Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных ТК РФ.

2. Совершение правонарушений, связанных с выполнением своих функций — в пределах, установленных действующим КоАП РФ, УК РФ и ГК РФ.

3. Причинение материального ущерба работодателю в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ.

4. Непринятие оперативных мер, включая своевременное информирование начальника отдела кадров и вышестоящих руководителей, по пресечению обнаруженных в организации нарушений трудового законодательства, создающих угрозу деятельности организации и ее работников.

5. Несвоевременное и ненадлежащее исполнение приказов, распоряжений и поручений начальника отдела кадров и вышестоящих руководителей, НПА по своей деятельности;

6. Разглашение персональных данных работников.

7. Несоблюдение ПВТР, противопожарной безопасности и техники безопасности.

К ответственности за нарушения кадрового учета привлекают как организацию, так и ее должностных лиц — руководителя и кадровика по ст. 5.27 и 5.27.1 КоАП РФ.

Например, отсутствие трудового договора, а также оформление с нарушением законодательных норм, либо заключение гражданско-правового договора вместо трудового грозит административными санкциями. Согласно части 4 ст. 5.27 КоАП РФ данные нарушения могут повлечь штрафы:

на должностных лиц – от 10 до 20 тыс. рублей;

на ИП – от 5 до 10 тыс. рублей;

на юрлиц – от 50 до 100 тыс. рублей.

Источник

Основные задачи и функции отдела кадров

Кадровое обеспечение деятельности Университета в соответствии со стратегией развития Университета.
Обеспечение соблюдения трудового законодательства в деятельности Университета, прав, льгот и гарантий работников Университета.
Участие в формировании кадровой политики Университета, определении ее основных направлений в соответствии со стратегией развития Университета.
Ведение кадрового делопроизводства. Стандартизация и унификация кадровой документации.
Участие в организации и проведении всех видов повышения квалификации кадров.
Cистематический анализ кадровой ситуации на основе изучения социально-демографической и профессионально-квалификационной структуры персонала Университета, прогнозирование ее изменения.
Организационно-методическое руководство, координация и контроль деятельности структурных подразделений и должностных лиц Университета по вопросам компетенции отдела.
Организация проведения регулярной аттестации кадров и совершенствование технологии проведения аттестационных мероприятий, ее методическое и информационное обеспечение, участие в анализе результатов аттестации, осуществление постоянного контроля за выполнением решений аттестационной комиссии.
Организация контроля за соблюдением правил трудового распорядка работниками Университета.
Организация ведения персонального и статистического учета всех категорий персонала по установленным формам отчетности.
Надлежащее формирование, ведение, учет и хранение личных дел обучающихсяи своевременное внесение в базу данных (ИИАС) возникающих изменений.
Разработка локальных нормативных актов Университета в пределах своей компетентности.

В соответствии с возложенными задачами отдел кадров осуществляет следующие функции:

Участие в разработке и реализации целей и стратегии развития Университета.
Участие в координации деятельности по реализации кадровой политики в Университете.
Участие в формировании корпоративной культуры Университета.
Прогнозирование и выявление текущей и перспективной потребности в персонале, установление прямых связей с учебными заведениями и службами занятости.
Подбор, отбор и расстановка кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств, в соответствии с целями, стратегией развития Университета, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности, а также разработка и реализация мероприятий по адаптации вновь принятых работников Университета (совместно с руководителями структурных подразделений).
Участие в разработке и внесение предложений по оптимизации структуры и штатов Университета, его подразделений.
Участие в организации выборов ректора, директоров институтов, заведующих кафедрами и конкурсного отбора научно-педагогических работников.
Обеспечение социальных гарантий работников Университета, в том числе в области занятости, соблюдения порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся работников, представление им установленных льгот и компенсаций.
Разработка (участие в разработке) и реализация комплекса планов и программ, направленных на формирование и развитие высококвалифицированного персонала.
Организация проведения аттестации работников Университета, ее методическое и информационное обеспечение, анализ результатов аттестации, разработка мероприятий по реализации решений аттестационных комиссий, подготовка предложений по совершенствованию процедуры аттестации. Участие в работе комиссий по аттестации работников Университета.
Организация проведения заседаний аттестационной комиссии, подготовка и систематизация документов работников для дальнейшего вынесения на рассмотрение аттестационной комиссии для принятия решений (повышение разрядов, назначение на должность и т.д.), ведение протокола заседания аттестационной комиссии, подготовка выписок из протокола заседания аттестационной комиссии.
Анализ своевременности и целесообразности (обоснованности) направления работников Университета на повышение квалификации и стажировки.
Формирование и целенаправленная подготовка действенного кадрового резерва всех уровней управления, организация работы с ним (в т.ч. повышение квалификации, стажировки, планирование карьеры работников Университета).
Ведение кадрового учета и составление установленной отчетности по кадровой работе.
Ведение персонифицированного учета работников Университета всех категорий по установленным формам.
Своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников Университета.
Подготовка материалов по привлечению работников Университета к дисциплинарной ответственности.
Координация деятельности по представлению работников Университета к почетным званиям и наградам, подготовка соответствующих документов. Ведение учета работников Университета, имеющих почетные звания и награды.
Формирование и ведение личных дел работников Университета и обучающихся.
Прием, заполнение, хранение и выдача трудовых книжек, своевременное внесение в них записей.
Разработка типовых должностных инструкций. Согласование должностных инструкций работников.
Организация и контроль составления графиков отпусков, учет использования работниками Университета отпусков, оформление ежегодныхоплачиваемых отпусков в соответствии с утвержденными графиками и дополнительных отпусков, а также всех других видов отпусков.
Заполнение и выдача служебных удостоверений работникам Университета.
Выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников Университета, а также справок об обучении в Университете.
Подготовка документации по пенсионному страхованию, назначению пенсий работникам Университета.
Анализ текучести кадров, причин, способствующих этому, разработка предложений по снижению текучести кадров.
Анализ качества трудовой жизни, изучение степени удовлетворенности работников Университета условиями, характером и содержанием труда и выработка мер по их улучшению.
Выявление социальной напряженности и поиск путей устранения конфликтов, создание и сохранение благоприятного социально-психологического климата в коллективе.
Совершенствование научно-методического обеспечения кадровой работы, ее материально-технической и информационной базы, внедрение современных методов обработки данных с использованием автоматизированных систем и программных продуктов, автоматизированных рабочих мест сотрудников Управления.
Участие в работе комиссий по вопросам, входящим в компетенцию Управления.
Участие в подготовке управленческих решений руководством Университета по вопросам компетенции Управления.
Рассмотрение обращений (жалоб, заявлений, предложений и пр.) работников Университета по вопросам, входящим в компетенцию Управления, принятие мер по выявлению и устранению причин, порождающих жалобы работников Университета.
Контроль исполнения работниками Университета норм действующего трудового законодательства, локальных актов, а также организационно-распорядительной документации Университета по вопросам трудовых отношений.
Контроль состояния трудовой дисциплины в Университете. Разработка предложений по укреплению трудовой дисциплины и участие в их реализации.
Консультирование работников Университета по вопросам трудового законодательства и иным вопросам, входящим в компетенцию Управления.
Подготовка ответов на запросы государственных, муниципальных органов власти, общественных и других сторонних организаций, предприятий и учреждений по вопросам компетенции Управления.
Осуществление иных функций в рамках установленной компетенции и в соответствии с целями и задачами Университета.
Ведение учета работающих инвалидов и граждан моложе 18 лет для составления отчетов по квотированию рабочих мест.
Исполнение запросов граждан и организаций социально-правового характера, в том числе выдача справок о стаже, месте работы, занимаемой должности работникам Университета.

Источник