Услуги по транспортировке груза называют транспортно-экспедиционными. Осуществляют их логистические компании, а взаимоотношения между Перевозчиком и Клиентом регулируются Главой 40 ГК РФ. В соответствии со статьей 784 Гражданского Кодекса, любые перевозки возможны только при наличии заключенного договора.
Также, согласно Постановлению Правительства РФ от 08.09.2006 года №554, обязательной частью договора любой экспедиции являются такие документы, как:
-
Экспедиторская расписка – данный документ подтверждает факт передачи груза Клиентом либо указанным грузоотправителем.
- Поручение экспедитору – определяет задачи Перевозчика и количество оказываемых услуг. Обычно этот документ называют заявкой.
- Складская расписка – подтверждение хранения товара Клиента на складе логистической компании.
Все документы оформляются в письменном виде в соответствии с Приказом Минтранса от 11.02.2008 года №23.
Согласно утвержденным правилам, транспортная компания не обязана предоставлять заказчику талоны путевого листа и ТТН. Однако, если Клиент требует эти документы – он получит их копии.
Кто должен оформлять документы?
Расписка выдается заказчику экспедитором (п.12 Правил), а значит, что Клиент обязан только передать необходимые данные о грузе логистической компании для составления документов. Выдается экспедиторская расписка при факте приема груза.
Для чего необходима транспортная накладная при наличии экспедиторской расписки?
Дело в том, что составление накладной является обязательной частью договора о перевозке грузов (п. 2 ст 785 ГК РФ, п.1 ст.8 Федерального закона от 08.11.2007 №259-ФЗ, п.6 Правил перевозок утв. Постановлением Правительства от 15.04.2011 №272). Экспедиторская расписка составляется для Клиента в качестве подтверждения о транспортных расходах.
Порядок оформления ТТН и путевого листа
ТТН, или транспортная накладная составляется для отслеживания перевозки товарно-материальных грузов и расчетов стоимости транспортировок. Оформляется согласно Форме 1- Т, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 №78. Как правило, данную форму выписывает владелец транспортного средства, то есть непосредственно перевозчик.
В данной накладной содержатся данные о дате составления ТТН, название компании и адрес Клиента и перевозчика, место и дата приема груза, адрес, куда необходимо доставить товар и т.д.
Путевой лист – главный документ при первичном учете работы подвижного состава и водителей. Используется также для расчета зарплат сотрудникам компании. Составляется по Форме 4-с (сдельная) из того же Постановления, что и транспортная накладная. Используется Форма при условии работы по сдельной расценке. Для перевозчиков с почасовым тарифом существует Форма 4-п (повременная). Заполнение путевого листа до передачи водителю производится владельцем транспорта или лицом, ответственным за него.
«О.Л.К.», или» Очаковская Логистическая Компани» работает в соответствии со всеми нормами РФ. Более, чем 15 лет мы перевозим товары по всей стране, поэтому клиенты могут доверять нам.
Документы, которые понадобятся для работы с нашей компанией вы можете найти в соответствующем разделе нашего сайта.
Организация оказывает транспортные услуги по грузоперевозкам собственным транспортом, но иногда привлекает для оказания услуг других грузоперевозчиков и в данной ситуации оказывается посредником.
В этой ситуации организация выставляет счета заказчикам на оплату за оказанные грузоперевозки, но к этим заявкам не прикладывает отрывной талон путевого листа и ТТН (т.к. не наш транспорт возил груз). При этом заказчики транспорта все-таки требуют от нас данные документы.
Кто их должен выписывать? Если их выпишет третья сторона, то где будет указано, что перевозка была поручена именно нашей организации, и мы получили оплату за предоставленные услуги от заказчика?
Отношения сторон, связанные с предоставлением услуг по перевозке грузов, регулируются Главой 40 Гражданского Кодекса РФ . Так, статьей 784 ГК РФ установлено, что перевозка грузов, пассажиров и багажа осуществляется на основании договора перевозки, которым определяются условия перевозки грузов. При этом заключение договора перевозки груза подтверждается составлением транспортной накладной (п.2 ст.785 ГК РФ).
Оказание посреднических услуг по перевозке грузов оформляется договором транспортной экспедиции (гл. 41 ГК РФ). По договору транспортной экспедиции одна сторона (экспедитор) обязуется за вознаграждение и за счет другой стороны (клиента) выполнить или организовать выполнение определенных договором экспедиции услуг, связанных с перевозкой грузов (п.1 ст.801 ГК РФ). При этом условия выполнения договора транспортной экспедиции определяются соглашением сторон, если иное не установлено Федеральным законом от 30.06.2003 № 87-ФЗ «Отранспортно-экспедиционной деятельности», другими законами или иными правовыми актами (п.3 ст.801 ГК РФ).
По Правилам транспортно-экспедиционной деятельности (утв. Постановлением Правительства РФ от 08.09.2006 № 554) неотъемлемой частью договора транспортной экспедиции являются следующие экспедиторские документы:
— поручение экспедитору (определяет перечень и условия оказания услуг клиенту). На практике такое поручение, как правило, называют заявкой;
— экспедиторская расписка (подтверждает факт получения экспедитором груза для перевозки от клиента). Заполняется в том случае, если в перевозке принимает участие экспедитор;
— складская расписка (подтверждает факт принятия экспедитором у клиента груза на складское хранение), п.5 Правил.
При этом договором транспортной экспедиции может быть предусмотрено, что стороны договора могут использовать и другие экспедиторские документы, не указанные в п.5 Правил.
Обратите внимание! Правила транспортно-экспедиционной деятельности не предусматривают предоставления клиенту (заказчику) талона путевого листа и (или) ТТН. Поэтому предоставление этих документов по договору транспортной экспедиции не обязательно.
Правда, на практике большинство клиентов все-таки требует от экспедитора предоставить им копии указанных документов. Как правило, связано это с тем, что при проверках большинство представителей налоговых органов требуют подтвердить факт оказания услуг по перевозке груза именно этими транспортными документами. Чтобы не потерять своих клиентов, большинство экспедиторов, как правило, «идут навстречу» пожеланиям своих заказчиков и предоставляют копии указанных документов.
Рассмотрим порядок оформления таких документов.
Товарно-транспортная накладная или ТТН
Для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом предназначена товарно-транспортная накладная (Форма 1- Т), утв. Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 (далее — Постановление). Согласно этому Постановлению применять унифицированную Форму 1-Т должны юридические лица, осуществляющие эксплуатацию автотранспортных средств и являющиеся отправителями и получателями грузов, перевозимых автомобильным транспортом.
По нашему мнению, из сказанного следует, что порядок оформления и предоставления ТТН (в т.ч. кто должен ее выписывать) должен быть установлен договором перевозки груза. Отметим, что на практике Форму 1-Т выписывает, как правило, владелец автотранспортного средства, т.е. перевозчик груза.
В товарно-транспортной накладной содержится информация о дате составления документа, наименование и адрес отправителя и перевозчика, указание места, даты принятия груза и места, предназначенного для его доставки, наименование и адрес получателя и т.д. ТТН служит основанием для учета транспортной работы и проведения расчетов с перевозчиком.
Транспортный раздел Формы 1-Т определяет взаимоотношения заказчиков автотранспорта с организациями владельцами автотранспорта, выполнившими перевозку грузов. В ситуации, изложенной в вопросе, заключает договор перевозки груза и, соответственно, оплачивает услуги перевозчика Ваша организация, поэтому в графе «Плательщик» товарного раздела ТТН и в графе «Заказчик (плательщик)» транспортного раздела накладной должны быть указаны реквизиты Вашей организации. Что является непосредственным подтверждением того, что транспорт был заказан именно Вашей организации.
Путевой лист
Путевые листы грузового автомобиля являются основным документом первичного учета, определяющим совместно с ТТН при перевозке товарных грузов показатели для учета работы подвижного состава и водителя, а также для начисления заработной платы водителю и осуществления расчетов за перевозки грузов.
Согласно указанному выше Постановлению Форма N 4-с (сдельная) применяется при осуществлении перевозок грузов при условии оплаты работы автомобиля по сдельным расценкам. Форма N 4-п (повременная) применяется при условии оплаты работы автомобиля по повременному тарифу и рассчитана на одновременное выполнение перевозок грузов до двух заказчиков в течение одного рабочего дня (смены) водителя.
Путевые листы по формам N 4-с и 4-п выдаются водителю под расписку уполномоченным на то лицом только на один рабочий день (смену) при условии сдачи водителем путевого листа предыдущего дня работы. Заполнение путевого листа до выдачи его водителю производится диспетчером организации- владельца автотранспорта или лицом, на это уполномоченным. Остальные данные заполняют работники организации-перевозчика и заказчики.
Так, заказчиком заполняются отрывные талоны путевого листа, которые служат основанием для предъявления организацией — владельцем автотранспорта счета заказчику перевозки. К счету на оплату услуги по перевозке груза прилагается соответствующий отрывной талон. При этом сам путевой лист, в котором повторяются идентичные талону заказчика записи о времени работы автомобиля у заказчика, остается у перевозчика.
Отметим, что в талоне заказчика в графе Ваша организация может быть указана только в том случае, если на месте разгрузки будет находиться представитель Вашей организации с печатью. Но, как правило, на практике это встречается редко. Поэтому в талоне заказчика могут фигурировать реквизиты непосредственных отправителя и получателя груза по конкретной перевозке.
И здесь возникает вопрос: каким образом в этом случае Ваша организация может подтвердить свою причастность к конкретной перевозке?
Как отмечалось выше, общие условия перевозки грузов должны быть оговорены договором транспортной экспедиции (п. 3 ст. 801 ГК РФ). При этом конкретные условия перевозки (такие как, например, маршрут перевозки, дата и время подачи автотранспортного средства), на наш взгляд, должны определяться приложением к договору в виде оформленной заявки на конкретную перевозку груза. Тогда подтвердить тот факт, что перевозка была поручена именно Вашей организации, на наш взгляд, будет не проблематично.
Подтверждают факт оказания услуги по перевозке груза следующие документы:
— талон заказчика и (или) ТТН, в которых отражаются дата, направление перевозки (откуда, куда), марка и гос.номер транспортного средства, посредством которого была осуществлена перевозка груза и др. данные;
— акт об оказании услуг по перевозке груза, который оформляется в произвольной форме в соответствии с п.2 ст.9 Федерального Закона о бухучете от 21.11.1996 № 129-ФЗ.
Если указанные документы соответствуют конкретной заявке заказчика, то нельзя отрицать тот факт, что перевозка была поручена именно Вашей организации.
Подтвердить оплату заказчиком конкретной перевозки можно в том случае, если к счету на оплату перевозки будет прилагаться копия талона заказчика и (или) ТТН (как того требуют Ваши заказчики), а в самом счете, на наш взгляд, целесообразно указать дату, маршрут перевозки, № и дату заявки заказчика или соответствующего данной перевозке акта об оказании услуг.
В этой статье мы разберемся, какие документы нужны для перевозки груза или товара автомобильным транспортом. Необходимо заранее узнать, что за бумаги потребуются в пути или в месте назначения, подготовить их и отдать водителю, который будет заниматься транспортировкой. Все рекомендуется корректно заполнить, потому что у перевозчика должен быть при себе пакет сопроводительных справок, сертификатов, ТТН и другие. По ней проверяющие будут определять, все ли в порядке, не доставляется ли что-то запрещенное. Это целая процедура, которую важно выполнить в соответствии с правилами организации и соблюдением обязательных законодательных актов. Давайте рассмотрим все по порядку.
Что подписывают в общем случае
Практически все транспортные компании точно знают, что им делать. Обычно они сами сообщают заказчику, какая документация потребуется при перевозке грузов, чтобы в процессе не возникало проблем и сложностей. Официальный перечень для большинства типов товаров небольшой:
- товарно-транспортная накладная, подписанная на каждый элемент ассортимента в составе посылки, даже если их сотни видов;
- водительское удостоверение лица, которое будет за рулем, с соответствующей категорией;
- соглашение между грузоотправителем, получателем и фирмой, которая занимается доставкой;
- путевой лист.
Все, что указано выше, необходимо вне зависимости от того, какого сорта продукты или изделия перевозятся. Их нельзя заменить на другие документы на перевозимый груз или отказаться от их оформления.
Кроме того, дальнобойщик должен быть вписан в разрешение или доверенность, в соответствии с которой он имеет право управлять этим ТС. Важно, чтобы это было документально закреплено.
Давайте разберем некоторые из них подробнее.
Подготовка
Есть 3 типа бумаг, которые обязательны в любой доставке:
- для дальнобойщика;
- на ТС;
- на перевозимые товары.
В ГК РФ есть общие правила, они закреплены в главе 40. Все, что обязан делать перевозчик — вписано в следующую за ней 41.
Какие документы могут оказаться нужны водителю для отправки, перевозки, различной транспортировки любого типа груза
Чтобы начать путь от грузоотправителя до получателя, транспортировщик должен обзавестись ВУ необходимой категории со всеми допусками. Он обязан быть обучен и проинструктирован, как именно пользоваться конкретным ТС. Также у него при себе подтверждения, что он имеет право владеть или пользоваться автомобилем.
Еще один пункт — путевой лист. Его выписывает заказывающая сторона, транспортная компания или частное лицо. Выписывается не больше, чем на месяц. Указываются точные даты действия и записывается:
- число и время, когда водитель прошел медосмотр;
- какой пробег был у машины на начало поездки;
- какие расходы на ГСМ заложены на прохождение пути.
Если у груза нет особенностей, то этого комплекта будет достаточно, чтобы отправляться с ним. Для планирования перевозок опасных веществ и изделий потребуется специальная лицензия.
Кроме того, рекомендуется, чтобы в авто всегда был при себе трудовой договор лица, которое будет вести машину. Это подтвердит, что он справляется с задачей от своего нанимателя, поэтому должен доставить продукцию по адресу, а не занимается незаконной деятельностью. Если с ним вместе катается экспедитор, то ему тоже стоит брать с собой копию бумаг, подтверждающих трудоустройство.
На само транспортное средство предстоит оформить и везде брать с собой ПТС, талон о том, что техосмотр был пройден, а также страховой полис ОСАГО. Отсутствие любой из этих частей может обернуться проблемами, если остановит ГАИ.
Что необходимо для перевозки: документы на груз, товарно-транспортная накладная
Один из обязательных пунктов, без которого не должны перемещаться никакие товары — ТТН. Внутри всегда оформляется 2 раздела. Один будет отвечать за факт сделки между покупателем и продавцом. Это основание, по которому со склада отправителя продукция списывается, а в базу получателя принимается. Кроме того, он становится поводом перечислить деньги за услуги.
Важно, чтобы заполнялись все поля, для которых есть информация. Все пустые желательно зачеркнуть. В случае если в 1 грузовом авто перемещается сразу несколько палетов для разных клиентов, то для каждого создается собственная ТТН. По ней будет выполняться приемка.
Всего требуется распечатать 4 экземпляра, на каждом проставить печати и подписи. Один остается у отправляющей стороны, это юридическое основание для списания из складской зоны для товаров. Потом начинают погрузку. Когда портится или надрывается упаковка или срывается вариант крепления изделия внутри, это вписывается в ТТН и заверяется продавцом. Все остальные бумаги с водителем и его подписью отправляются к покупателю.
Когда покупка прибудет на место, получатель берет одну ТТН. Если во время движения партия была повреждена, то пишется акт, в котором все указывается. Ставится соответствующая отметка в самой ТТН. На основании этих файлов покупатель может предъявлять претензии. Если все хорошо, то грузополучатель ставит свои печати и подписи, 2 последних экземпляра уезжают обратно.
Какие документы могут оказаться необходимы для разной перевозки груза — если клиент сам приезжает и забирает покупку у продавца, то готовится не ТТН, а обычная товарная накладная.
На саму продукцию может потребоваться и другие бумаги. Если перемещаются продукты питания, то оформляется санитарный паспорт. Когда это скоропортящаяся партия, то готовится лист контрольных проверок. По нему проверяют, соответствует ли температура внутри автомобиля.
Для движения живых животных пригодится ветпаспорт и карантинный сертификат, который выдает Госсанэпиднадзор. Если же все это отправляется заграницу, то могут попросить подписать международные бланки, о которых речь пойдет ниже.
Комплект документов для перевозки грузов: образцы договоров
Ниже приведены ссылки на скачивание бланков для заполнения.
- Перевозка товаров автотранспортом.
- Транспортная экспедиция.
- Заявка на перевозку товаров/продукции.
Так как склад является ключевым звеном между поставщиком и покупателем, от его правильной работы зависит функционирование всей системы. Если автоматизировать рутинные складские операции, то это позволит компании наладить стабильную деятельность с эффективным управлением процессами, благодаря чему увеличится прибыль. Обращайтесь в «Клеверенс» за решением этих задач. Подробнее >>
Договор между отправителем, получателем и посредником, осуществляющим доставку
С его помощью можно подтвердить, что все производится на законных основаниях. Бумага заключается между отправляющей стороной и перевозчиком. Ее обязательно подписывает водитель, который имеет право управлять ТС, или экспедитором, который участвует в процессе.
При необходимости можно заменить его доверенностью. Но важно, чтобы на ней были все рекомендуемые печати от лица компании.
Перечень необходимых для оформления документов на погрузку и для перевозки грузов различным автомобильным транспортом: стандартный путевой лист
Здесь содержатся все данные о предстоящем маршруте. Его составляет фирма, которая занимается транспортировкой. Нельзя оформлять его без этих пунктов:
- тип ТС, марка, модель, номер регистрации — нельзя двигаться на незарегистрированном транспорте или на том, который не указан в документации;
- полное название организации, которая будет транспортировать продукцию;
- сведения о том, сколько топлива предположительно потребуется на отправку;
- дата, когда был заключен договор с предприятием, когда был подписаны бумаги;
- номер ТТН, в которой перечисляется весь ассортимент к погрузке.
Кроме того, на любом путевом листе обязательно должен быть отрывной талон. Его готовят в процессе оформления всего необходимого на грузоперевозку, проставляют все печати. Затем его проверяют в фирме, которая будет выполнять доставку. Поэтому он входит в пакет сопроводительных документов, подходящих для подготовленного и проинструктированного водителя при каждой перевозке груза или товаров для внутреннего перемещения. После всех манипуляций его высылают вместе с чеком о том, что все оплачено, клиенту.
Готовые решения для всех направлений
Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Узнать больше
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Узнать больше
Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя.
Узнать больше
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Узнать больше
Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Узнать больше
Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Узнать больше
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Узнать больше
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Узнать больше
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Узнать больше
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Узнать больше
Показать все решения по автоматизации
Что еще может потребоваться
Не всегда все ограничивается основными бумагами. Иногда условия меняются и тогда становится важной другая документация:
- паспорт на ТС, бланки, подтверждающие своевременный техосмотр;
- если за рулем не владелец автомобиля, то лучше захватить договор, на основании которого он занимается доставкой;
- накладная — когда в ТТН есть не вся информация о том, что находится внутри;
- если везут что-то съедобное, то рекомендуется иметь санпаспорт;
- ветпаспорт — если транспортируют живых животных, мясо, субпродукты;
- для легальной перевозки спиртосодержащих изделий потребуют соответствующие лицензии и справки;
- договор, в соответствии с которым произошла фактическая отгрузка;
- подтверждение обязательного страхования владельца ТС;
- сертификат, который подтверждает приемлемое качество изделий;
- если все движется в рефрижераторе, то понадобится информация о том, как поддерживается и отслеживается температура в кузове.
Осталось понять, какие документы нужны на провоз груза. В каждом конкретном случае могут появиться и другие бумаги, которые также необходимо своевременно оформлять и брать с собой в путь. Иногда без них ответственные лица подвергаются штрафу за несоблюдение законов, потому что в изготовлении части видов продукции есть свои особенности. А иногда это заканчивается выяснениями с компетентными органами. Поэтому перед первой транспортировкой стоит проконсультироваться у юристов, что еще может понадобиться, если автомобиль остановят с проверкой.
А теперь предлагаем разобрать часть указанных выше пунктов подробнее, чтобы разобраться, как они должны выглядеть.
Оформление корректных документов на правильную перевозку грузов для дальнобойщика: паспорт оборудованного транспортного средства
Бумага, без которой нельзя покидать гараж. В ней содержится максимум информации о машине, ее марке, модели и годе выпуска. Вписан владелец, который несет за нее ответственность. Согласно этому бланку авто прошло обязательную регистрацию ТС в госорганах. Когда ее проверяют компетентные органы, то они могут узнать все о ТС.
Ветеринарный паспорт
По факту это документация, которая подтверждает личность животного, если транспортируются собаки, коты, племенные быки или лошади — любая живность, которая находится на балансе компании-отправителя. В нем должны стоять отметки о профилактических осмотрах, ветрегистрации, всех вакцинациях и перенесенных заболеваниях. Особенно это касается пород, которые представляют ценность для страны и на которые ограничены международные перемещения. Без ветпаспорта невозможно переехать в другое государство или отправить туда любимого пса.
Что нужно водителю для перевозки грузов: сертификат качества продукции
Стоит оформлять и отправлять с перевозчиком, так как без нее нет возможности законно перемещать, импортировать и продавать любые подконтрольные продукты питания. Проверка состояния предусмотрена для детских товаров, оборудования, техники, всего, что употребляется в пищу и других объектов.
Например, для мяса и мясосодержащих продуктов потребуется брать с собой специальную бумагу, которая подтвердит, что это качественные изделия и их можно употреблять в пищу. Согласно ей предмет соответствует нормам безопасности, техническим регламентам, ГОСТам и стандартам.
Какие важные документы нужны для особых случаев грузоперевозок по России
Иногда приходится доставлять необычную продукцию. Тогда необходимо иметь при себе официальные бумаги:
- удостоверение, по которому компании разрешена транспортировка огромных, опасных и других необычных партий;
- свидетельство, из него понятно, что водитель прошел специальную подготовку и может заниматься перевозкой, а также отработал и получил водительский стаж более 3 лет без перерыва деятельности;
- сертификат, который указывает на безопасность продукции и подтверждает свойства тары;
- знак отличия для необычных товаров;
- свидетельство о том, что ТС было подготовлено к выполнению задач;
- маршрут с прописанным сроком разрешения на доставку;
- Ф. И. О., адреса, телефонные номера всех лиц, которые имеют отношение к процессу отправки конкретной партии;
- путевой лист, где прописан номер опасности по всем требованиям ООН.
Если партия обладает слишком большие или необычные габариты, сильно отличается от привычных, то придется и на это получить разрешение. Иначе двигаться по дорогам не выйдет. За получение такой справки предстоит заплатить госпошлину.
Для погрузки секретных документов нужно выполнять другие правила. Дело в том, что их оформление, создание копий — для всего этого требуются более сложные механизмы и знания по сравнению с обычными файлами. Чтобы отправлять такие бланки, необходимо обеспечить полную безопасность транспортного средства, соблюсти все условия сохранности и доставки. Водителя следует обучить в соответствии с последними требованиями.
Какой штраф можно получить
Не так давно Минтранс принял закон, который относится к транспортировкам. Согласно этому проекту серьезно увеличились санкции за провоз без рекомендуемого пакета документов. Причем теперь будут штрафовать экспедитора и организацию.
Придется отдать 1500 рублей, если в ТС отсутствует:
- заказ-наряд;
- ТТН;
- грузовая или транспортная накладная.
Для должностных лиц эта сумма увеличивается до 20000 рублей. А фирмы, которые профессионально занимаются отгрузкой и доставкой, могут заплатить за такое несоблюдение до 250 000 рублей.
Если доставлять партию без сопроводительных бумаг, то можно получить не только штраф, но и лишиться водительских прав. Стоит относиться к этому процессу серьезно, заверять все бланки в каждом органе, о которых говорилось выше.
Мы разобрали, какие документы на перевозку и перемещение между организациями груза могут оказаться нужны для транспортной компании или покупателя — частного лица. В статье есть информация о том, что потребуется в необычных случаях, если везут животных, алкоголь или продукты питания. Учли все бумаги, которые пригодятся на ТС, перевозчика и с чем вообще рекомендуется отправляться со склада. Поговорили о том, какие санкции применяются к водителям и фирмам, которые не соблюдают основные правила. Стоит действовать по закону, чтобы не платить штрафы и не беспокоиться о возможных ограничениях деятельности.
Количество показов: 111732
В Школе бухгалтера прошел вебинар про оформление первичных документов при транспортных перевозках. Из вопросов участников мы выделили несколько типовых проблем, которые возникают при работе с «транспортной» первичкой. Ведущая Ольга Букина предложила решение этих проблем.
Как оформить первичные документы при транспортных перевозках – вебинар в Школе бухгалтера. Ведущая Ольга Букина расскажет про путевой лист (когда необходим, а когда без него можно обойтись), универсальный передаточный документ, что такое «товарно-транспортная накладная» и пр.
1. Какие документы нужны для перевозки груза
Здесь все зависит от ситуации, от того продавец вы или покупатель, или транспортная компания. К примеру, если вы продавец и продаете товары с базы, то у вас должны быть оформлены: договор с покупателем, товарно-транспортная накладная на груз, транспортная накладная, счет-фактура (для плательщика НДС).
Транспортные компании при перевозке должны оформить: путевой лист, договор с клиентом, транспортную накладную, товарно-транспортную накладную на груз, акт, счет-фактуру (для плательщика НДС). Однако товарно-транспортная накладная, жизненно важная для покупателя товара, не является критичной для перевозчика, который подтверждает свои доходы и без нее.
2. Нужен ли путевой лист на автомобиль?
Часто бухгалтеры путают, когда путевой лист нужно оформлять, а когда нет.
Путевые листы при аренде автомобиля
Например, нужен ли путевой лист при аренде личного автомобиля у работника? По договору аренды путевой лист нужен вне зависимости от того, у кого машина арендована. В соответствии п. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта (утв. Федеральным законом от 08.11.2007 № 259-ФЗ) «запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство». Автомобиль в аренде и используется — значит, путевой лист должен составляться.
Нужен ли путевой лист при использовании такси в командировке?
Этот вопрос комментирует Ольга Букина, ведущая вебинара «Как оформить первичные документы при транспортных перевозках»
«Путевой лист оформляется только в том случае, если организация использует собственный либо арендованный автомобиль. Такси — автомобиль, принадлежащий сторонним хозяйствующим субъектам, они оформляют путевой лист на этот автомобиль в своем учете, но никому его не выдают. Для подтверждения расходов командированного необходим чек (желательно) или бланк строгой отчетности».
3. Обязательные реквизиты на первичных документах
Перечень реквизитов первичного учетного документа является закрытым и установлен в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»:
- наименование документа;
- дата составления документа;
- наименование экономического субъекта, составившего документ;
- содержание факта хозяйственной жизни;
- величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
- наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события, а также их подписи.
Однако, у организаций возникает много вопросов относительно реквизитов документа. Например: «Является ли печать организации обязательным реквизитом в ТТН со стороны грузополучателя?»
Печать не является обязательным реквизитом. Следовательно, ни с какой стороны проставление печати не является обязательным. Поэтому, если в тексте договора о печати на документах нет ни слова, то вся «первичка» будет действительна и без нее. Главное, чтобы на документе стояли подписи.
4. Как учитывать расходы на ГСМ?
Для обоснования расходов на ГСМ, кроме путевого листа, необходимо обоснование маршрута. Например, договор о поставке товара по определенному адресу. Или заказ (заявка). Несмотря на то, что в путевом листе отсутствует маршрут как обязательный реквизит, без него налоговики могут не признать расходы на ГСМ. Обоснованием послужит также транспортная накладная. Что касается запчастей, то это материалы, которые могут быть отнесены на расходы независимо от момента их реального отпуска (нужны накладная и доказательство оплаты). Беспроблемным вариантом является и такой, при котором затраты оформляются как услуги автосервиса.
Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на курсах повышения квалификации в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».
Что такое транспортные расходы?
Транспортные расходы представляют собой издержки организации, связанные с оказанием услуг по доставке различных грузов: товаров, материалов, основных средств. В зависимости от способа транспортировки, вида товара, а также мест отправления и назначения список документов, обосновывающих расходы, может меняться.
Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ налогоплательщик может учесть расходы при исчислении налога на прибыль, если они имеют:
- документальное оформление;
- экономическое обоснование.
Таким образом, для отображения транспортных издержек в расходах при определении налоговой базы по налогу на прибыль важно иметь их реальное подтверждение на бумаге.
Об особенностях налогового учета транспортных расходов читайте в материале «Транспортные расходы при исчислении налога на прибыль».
Самым распространенным видом транспортных услуг является доставка товара от поставщика к покупателю. Сторона, на которую ложатся сами расходы, определяется условиями договоров купли-продажи. Расходы могут быть понесены:
- продавцом товара;
- покупателем.
При этом транспортировка может производиться следующими лицами:
- самим продавцом;
- покупателем с использованием собственного автотранспорта;
- сторонней компанией, с которой заключает договор или продавец, или покупатель.
Далее рассмотрим особенности документального оформления расходов на доставку, осуществляемую продавцом и покупателем при самостоятельной перевозке грузов или с привлечением посредника.
Подробнее о том, как учитывают транспорные расходы продавец и покупатель, читайте в Готовом решении от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к правовой системе, пробный полный доступ можно получить бесплатно.
О классификации транспортных расходов в целях налогового учета см. материал «Транспортные расходы — это прямые или косвенные расходы?».
Какие документы необходимо иметь при доставке товара?
Осуществляя реализацию товара, продавец обязан выставить в адрес покупателя:
- счет-фактуру (исключение — применение спецрежима);
- товарную накладную по форме ТОРГ-12;
- прочие товарно-транспортные документы — товарно-транспортную накладную (ТТН) и транспортную накладную (ТН).
ТОРГ-12 является первичным документом, составленным продавцом в 2 экземплярах (один — для себя, другой — для покупателя). Он содержит информацию о реализуемых матценностях и является подтверждением перехода права собственности на них от продавца к покупателю.
ТН (приложение 4 к постановлению Правительства РФ от 15.04.2011 № 272) фиксирует стоимость услуг перевозки, т. е. сумму транспортных расходов. В ней указывается информация:
- о сторонах сделки;
- перевозимых ТМЦ;
- дополнительных документах;
- транспортном средстве, осуществляющем доставку;
- пункте и дате погрузки/разгрузки товара;
- дате доставки груза;
- прочие данные.
При этом ТН не является документом, на основании которого можно оприходовать товар, а служит первичным документом для обоснования транспортных расходов.
Скачать форму транспортной накладной
Что касается ТТН (форма 1-Т), она является первичным документом, не только подтверждающим транспортные расходы организации, но и отражающим информацию, необходимую для списания и оприходования ТМЦ.
Именно с ТТН чаще всего связаны претензии контролирующих органов. Ознакомиться с основными спорными моментами и найти аргументы для спора с проверяющими вы можете в Энциклопедии спорных ситуаций от КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.
ТТН содержит две части — товарную и транспортную, а также включает следующие реквизиты:
- номер ТТН;
- дату ее составления;
- информацию о товаре;
- реквизиты участников сделки;
- прочие данные, предусмотренные постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78.
Скачать форму 1-Т
Оказание транспортных услуг: документальное подтверждение
Рассмотрим, какие первичные документы следует использовать в ситуации, когда фирма оказывает транспортные услуги по обеспечению заказчика транспортными средствами и спецтехникой при этом для исполнения договоров со своими заказчиками она привлекает другую организацию (собственника транспортного средства), с которой у нее заключен длительный договор на оказание транспортных услуг
Акт оказания транспортных услуг
Гражданский кодекс (ст. 779-782 ГК РФ) не содержит специальных положений о том, каким образом оформляется приемка заказчиком услуг, оказанных исполнителем, вследствие чего и в силу статьи 783 Гражданского кодекса для этой цели подлежат применению общие положения о подряде (ст. 702-729 ГК РФ).
Так, сторонам предоставлена возможность (п. 2 ст. 720 ГК РФ) удостоверить приемку оказанных услуг путем составления акта либо иного документа (пост. Восьмого ААС от 03.06.2015 № 08АП-2965/15).
Таким образом, для обоснования факта оказания услуг по обеспечению организации транспортными средствами можно составить акт оказанных услуг.
Как указывает финансовое ведомство, для подтверждения расходов, учитываемых для целей налогообложения, используются первичные документы, соответствующие требованиям закона «О бухгалтерском учете» (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон № 402-ФЗ)) и имеющие обязательные реквизиты первичного документа (ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). При этом налоговые и иные органы не вправе устанавливать для налогоплательщиков обязательные формы документов налогового учета (письма Минфина России от 19.01.2015 № 03-03-06/1/879, от 05.12.2014 № 03-03-06/1/62458, от 22.02.2013 № 03-03-06/1/5002).
Форма акта оказанных услуг может быть согласована сторонами договора в качестве приложения к договору. В акте оказанных услуг необходимо подробно указать виды предоставленных транспортных средств, количество отработанных часов и другие необходимые данные. Подписание акта будет свидетельствовать о том, что стороны договора подтверждают указанные в акте данные.
Другие документы, подтверждающие оказание транспортных услуг
По разъяснениям Минфина России (информация Минфина России от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012), с 1 января 2013 года (даты вступления в силу Закона № 402-ФЗ) формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации (утв. пост. Госкомстата России от 28.11.1997 № 78 (далее — Постановление Госкомстата № 78)), не являются обязательными к применению. При этом организация вправе использовать для оформления хозяйственных операций унифицированные формы первичных учетных документов либо формы документов, разработанные самостоятельно (письма Минфина России от 04.02.2015 № 03-03-10/4547, от 27.05.2014 № 03-03-10/25243).
Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (помимо Закона № 402-ФЗ).
Например, необходимость оформления путевого листа при перевозке грузов продиктована нормой закона «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» (ч. 2 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ (далее — Устав)). Поэтому составление его является обязательным.
Путевой лист представляет собой документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства, водителя (п. 14 ст. 2 Устава).
Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое юридическим лицом, в частности, для осуществления перевозок грузов автомобильным транспортом. Его обязательные реквизиты и порядок заполнения должны применяться всеми юридическими лицами, эксплуатирующими, в частности, грузовые автомобили (пп. 2, 9 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утв. приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 (далее — Приказ № 152)). Заметим, что среди обязательных реквизитов путевого листа нет отметок заказчика услуг и отрывных талонов.
Из приведенных положений Устава и Приказа № 152 следует, что путевые листы необходимы той организации, сотрудники которой фактически осуществляют работы на транспорте или спецтехнике. Путевые листы подтверждают, что техника работала, а не простаивала, а также являются документальным обоснованием расходов на ГСМ. В рассматриваемом случае главное лицо, заинтересованное в наличии путевых листов, — это организация — собственник транспортных средств (в рассмотренном ранее примере — организация 2). Организации — конечному заказчику путевые листы, по сути, не нужны. Для подтверждения факта оказанных услуг ей также достаточно иметь акты оказанных услуг.
Обратим внимание на постановление Девятого арбитражного апелляционного суда (пост. Девятого ААС от 19.01.2016 № 09АП-56934/15). Причиной данного судебного разбирательства между налогоплательщиком и налоговым органом послужил следующий факт. Заказчик транспортных услуг включил затраты в состав расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль, и принял к вычету НДС на основании документов, по которым исполнитель услуг не отразил доход от реализации и не исчислил НДС к уплате. Поэтому, устанавливая реальность совершения хозяйственных операций, суд затребовал у заказчика путевые листы, справки расчета за выполненные работы (услуги) (по форме ЭСМ) с указанием отработанных машино-часов (так как из представленных актов оказанных услуг невозможно было установить фактический объем и характер оказанной исполнителем услуги). В них не были указаны транспортные средства, количество отработанных часов, объекты, на которых производились работы. Похожая ситуация рассматривалась в постановлении другого суда (пост. ФАС ВВО от 09.08.2013 № Ф01-10185/13).
Таким образом, можно сделать вывод, что если для подтверждения расходов составляется только акт оказанных услуг, то в нем необходимо отразить более подробно информацию об оказанных услугах. Либо можно составить подробный отчет к акту. При этом важно, чтобы документы имели обязательные реквизиты, установленные частью 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ.
В рассмотренном ранее примере стороны договоров определили, что помимо актов оказанных услуг составляются сменные рапорты.
Формы рапортов о работе строительных машин и механизмов (№ ЭСМ-1 — о работе башенного крана, № ЭСМ-3 — о работе строительной машины (механизма) при почасовой оплате, № ЭСМ-4 — о работе строительной машины (механизма) при выполнении задания на сдельные работы), а также указания по их применению (далее — Указания) утверждены ранее упомянутым Постановлением Госкомстата № 78. Применение данных форм в настоящее время не является обязательным.
Из Указаний следует, что все приведенные формы рапортов применяются в специализированных организациях для учета работы строительных машин и механизмов и являются основанием для получения исходных данных при начислении заработной платы обслуживающему персоналу. Эти документы также подтверждают расход ГСМ. Результаты работы и простоев строительной машины (механизма) отражают на оборотной стороне рапорта и подтверждают подписью и штампом заказчика. Рапорты составляют в одном экземпляре.
То есть составлять указанные рапорты могут только организации, которые фактически оказывают услугу по предоставлению транспортных средств, начисляют заработную плату машинистам (водителям) и учитывают расходы на ГСМ. В рассмотренном ранее примере только организация 2 может составлять такие рапорты, а организация 1 этого делать не должна. Кроме того, подписывать указанные рапорты и заверять их штампом должна организация — конечный заказчик, так как только она является потребителем услуг по работе техники и может заполнить все необходимые поля рапортов. Услуги по предоставлению техники рапорты не подтверждают.
То же самое можно сказать о справке по форме № ЭСМ-7 «Справка о выполненных работах (услугах)», которая используется для производства расчетов организации с заказчиками и для подтверждения выполненных работ (услуг) строительными машинами. Данная форма выписывается на каждый рапорт № ЭСМ-1, ЭСМ-3 (путевой лист строительной машины № ЭСМ-2) на основании указанных в них данных. Форму составляют в одном экземпляре, в обязательном порядке заверяют печатью заказчика и передают в бухгалтерию организации-исполнителя, которая использует ее как приложение к документу, выставляемому заказчику для оплаты.
Таким образом, из прямого прочтения Указаний следует, что форма № ЭСМ-7 (или аналогичная) хотя и заверяется организацией-заказчиком, но фактически используется организацией — собственником спецтехники для выставления счета организации-заказчику. То есть оригиналы рапортов и справок должны быть у организации 2. По мнению авторов, наличие у заказчиков данных документов для подтверждения расходов не требуется. Порядка заполнения рапортов и справки для ситуаций, аналогичных рассмотренной в статье, Указаниями не предусмотрено.
Поэтому, по мнению авторов, в рассматриваемой ситуации для документального подтверждения расходов как для организации 1, так и для конечного заказчика достаточным будет иметь акты оказанных услуг, максимально отражающие характер оказанных услуг, либо акты оказанных услуг с приложением к ним подробных отчетов. Подтверждением тому служит арбитражная практика (пост. ФАС ПО от 21.10.2010 по делу № А49-442/2010, ФАС УО от 11.11.2010 № Ф09-8930/10-С2, ФАС ЗСО от 01.07.2008 № Ф04-3677/2008(6731-А46-26), от 05.03.2007 № Ф04-231/2007(31203-А70-25), ФАС МО от 03.09.2008 № КА-А40/8214-08).
Актуальная бухгалтерия
Подписка Разместить:
Образец акта об оказании транспортных услуг
Если вам нужно сформировать акт об оказании транспортных услуг, который вы прежде никогда не делали, посмотрите приведенный ниже пример, пояснения и комментарии к нему – с их учетом вы без особых проблем сделаете свой документ.
- Первым делом напишите в бланке наименование акта, присвойте ему номер (при необходимости), поставьте место и дату его составления.
- Обязательно отметьте, к какому договору он является приложением, также указав его номер и дату.
- Следующую часть акта сформируйте по типу договора:
- укажите название организаций,
- должности и ФИО сотрудников, которые участвуют в составлении акта,
- если считаете важным, можете внести и более подробные реквизиты (ИНН, ОГРН, КПП предприятий и т.д.).
- Далее следует разбить акт на несколько пунктов. В них напишите, что часть договора, касающаяся оказания транспортных услуг, выполнена в полном объеме и в обозначенное время.
- Также, если средства, которые были прописаны в договоре, как оплата за данные услуги уже переведены, это тоже нужно отметить (их надо вписать как цифрами, так и прописью, обязательно указав, с НДС работают организации или без).
- Если считаете необходимым, можете дополнить документ и другими сведениями, имеющими значение в вашем конкретном случае (например, о маршруте движения транспортного средства, остановках и т.п.).
- Также обязательно обозначьте все приложения к данному акту (это могут быть путевые или маршрутные листы и проч.).
- В завершение обязательно напишите, что стороны претензий друг к другу не имеют и все работы выполнены в полном объеме, а также подпишите документ с обеих сторон.
Разъяснения Минфина: расходы на перевозку груза подтвердит транспортная накладная
В подтверждение заключения договора перевозки груза согласно законодательству необходимо составление транспортной накладной по установленной форме. Таким образом, такая накладная необходима и для документального подтверждения расходов на перевозку грузов в целях налогообложения прибыли. Такие разъяснения содержатся в письме Минфина России от 28.08.2018 № 03-03-06/1/61110.
Как указали финансисты, к налоговому учету принимаются обоснованные и документально подтвержденные расходы. При этом под документально подтвержденными понимаются затраты, подтвержденные документами, которые оформлены в соответствии с законодательством. В частности, на основании статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. При этом формы «первички» разрабатываются и утверждаются компаниями самостоятельно, кроме случаев, когда на основании других федеральных законов уполномоченными органами установлены обязательные к применению первичные документы и их формы.
Между тем на основании пункта 2 статьи 785 Гражданского кодекса пункта 6 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденных постановлением правительства от 15.04.2011 № 272 таким обязательным к применению документом является транспортная накладная, составляемая грузоотправителем. Форма документа приведена в Приложении № 4 к Правилам перевозки грузов.
Напомним, одним из основных документов, подтверждающих факт заключения договора перевозки и доставки груза от продавца к покупателю, является транспортная накладная. Этот документ привлекает к себе немало внимания сотрудников налоговой службы.
ТТН (товарно-транспортная накладная) – это первичный сопроводительный документ, который необходимо выписывать, если грузоотправитель передает товар покупателю путем перевозки транспортным средством. ТТН нужна не только в тех случаях, когда присутствует третья сторона (автотранспортная организация). Накладную, сопровождающую груз во время его транспортировки, надо составлять, если функцию автоперевозки берет на себя грузоотправитель.
Документ предназначен для учета движения ТМЦ и расчетов за их перевозку автомобильным транспортом. Он подтверждает заключение договора на перевозку груза, фиксирует данные о стоимости услуг автотранспортной компании и порядке расчета провозной платы. Наличие транспортной накладной дает организации возможность уменьшить базу налога на прибыль.
ТН является важным документом в сфере гражданского законодательства, подтверждающим заключение договора перевозки, а также в налоговом учете — накладная подтверждает расходы на транспортные услуги при определении налоговой базы, для этого она должна быть оформлена в соответствии со всеми требованиями законодательства. Накладная служит для учета движения ТМЦ, для списания их у продавцов и оприходования у грузополучателей, а в сфере оборота алкоголя только ТТН выступает обязательным сопроводительным документом, подтверждающим легальность производства и оборота алкоголесодержащей продукции (Разъяснение Росалкогольрегулирования от 08.07.2011).
Налоговые риски
Следует учитывать, что содержание акта оказанных услуг должно не только формально отвечать требованиям ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, но и свидетельствовать о реальном оказании организации услуг по перевозке и факте несения ею соответствующих расходов (смотрите, например, постановление ФАС Центрального округа от 21.03.2011 N Ф10-740/2011 по делу N А23-3022/10А-13-146).
Судьи неоднократно исходили из того, что акта оказанных услуг, не содержащего сведений, детально характеризующих транспортную операцию, и не устанавливающего реальность ее совершения, недостаточно для подтверждения расходов на перевозку груза автомобильным транспортом (смотрите, например, определения ВАС РФ от 21.01.2013 N ВАС-14647/12, от 25.04.2012 N ВАС-4429/12, постановления ФАС Центрального округа от 23.01.2013 N Ф10-5065/12 по делу N А64-5348/2011, от 22.11.2012 N Ф10-3336/11 по делу N А54-5660/2010, ФАС Северо-Западного округа от 25.06.2012 по делу N А05-8135/2011).
Реальность осуществления перевозки грузов в данном случае наряду с актом могут удостоверять, например, надлежащим образом оформленные:
1. Транспортные накладные (смотрите, например, письма Минфина России от 22.12.2011 N 03-03-10/123, ФНС России от 21.03.2012 N ЕД-4-3/4681@).
Учитывая, что транспортная накладная по умолчанию не является первичным учетным документом, ее отсутствие в рассматриваемой ситуации, по нашему мнению, не может однозначно свидетельствовать о невозможности признания организацией расходов на перевозку грузов, но с высокой долей вероятности приведет к возникновению налогового спора;
2. Путевые листы.
Путевой лист представляет собой документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства, водителя (п. 14 ст. 2 Устава автомобильного транспорта).
Путевой лист оформляется, в том числе, индивидуальными предпринимателями на транспортные средства, используемые для осуществления перевозок грузов в городском, пригородном и междугородном сообщениях (п.п. 2, 9 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152).
Осуществление перевозок грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство запрещается (ч. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта).
Так, например, в путевом листе грузоотправитель, грузополучатель обязаны отмечать время подачи транспортного средства в пункты погрузки, выгрузки и время отправления из них (ч. 5 ст. 11 Устава).
Путевые листы грузового автомобиля являются основным документом первичного учета, определяющим при перевозке товарных грузов показатели для учета работы подвижного состава и водителя, а также для начисления заработной платы водителю и осуществления расчетов за перевозки грузов (Указания по применению и заполнению форм по учету работ в автомобильном транспорте, утвержденные постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78).
Это означает, что для целей налогообложения путевой лист используется в качестве документа, обосновывающего расходы перевозчика на приобретение горюче-смазочных материалов, обоснованность начисления амортизации транспортного средства и заработной платы водителю.
Кроме того, в том случае, когда договор перевозки груза предусматривает оплату услуг перевозчика по повременному тарифу, путевой лист подтверждает и обоснованность расчетов за перевозки грузов (письмо УФНС России по г. Москве от 18.10.2006 N 20-12/92228). Отрывные талоны путевого листа заполняются заказчиком и служат основанием для предъявления организацией — владельцем автотранспорта счета заказчику.
Таким образом, путевой лист является первичным учетным документом преимущественно для перевозчика. Поэтому, по нашему мнению, для организации-заказчика в рассматриваемой ситуации наличие путевых листов и (или) отрывных талонов (их копий) не является обязательным для учета расходов на перевозку, ведь, как мы поняли из вопроса, за услуги по перевозке с организации взимается фи ксированная плата. Однако наличие указанных документов (их копий) способствует минимизации налоговых рисков.
Данная позиция находит подтверждение и в материалах судебной практики (смотрите, например, постановления ФАС Уральского округа от 11.11.2010 N Ф09-8930/10-С2 по делу N А60-5762/2010-С6, ФАС Поволжского округа от 21.10.2010 по делу N А49-442/2010, ФАС Московского округа от 03.09.2008 N КА-А40/8214-08, от 05.07.2007 N КА-А41/6086-07, ФАС Северо-Западного округа от 21.08.2008 N А05-9477/2007, ФАС Западно-Сибирского округа от 01.07.2008 N Ф04-3677/2008(6731-А46-26), от 05.03.2007 N Ф04-231/2007(31203-А70-25)).
В то же время есть и примеры судебных решений, в которых судьи посчитали, что необходимым условием для подтверждения транспортных расходов заказчика является наличие, в том числе, путевых листов (смотрите, например, постановления Восточно-Сибирского округа от 09.12.2009 по делу N А33-15933/2008, ФАС Поволжского округа от 10.06.2008 N А55-14580/07);
3. Заявки на перевозки, акты сверки расчетов и иные документы.
Например, в постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 22.12.2010 по делу N А53-1962/2010 достаточными доказательствами выполнения перевозки суд посчитал заявки и акты с указаниями количества рейсов, цены рейса, фамилии водителя, осуществлявшего перевозку, марки и номера автомобиля, подписанные сторонами без замечаний к качеству оказанных услуг, платежные поручения о частичной оплате оказанных услуг (смотрите также постановления ФАС Северо-Западного округа от 02.12.2010 N Ф07-11409/2010 по делу N А42-8914/2009, от 29.04.2010 N Ф07-1290/2010 по делу N А05-6342/2009, ФАС Волго-Вятского округа от 13.12.2010 по делу N А17-8322/2009, ФАС Северо-Кавказского округа от 18.11.2010 по делу N А63-2767/2010, ФАС Уральского округа от 13.07.2010 N Ф09-5214/10-С5 по делу N А76-12705/2009-2-755, ФАС Западно-Сибирского округа от 08.07.2010 по делу N А27-21652/2009, ФАС Дальневосточного округа от 24.11.2009 N Ф03-6328/2009, Восемнадцатого арбитражного апелляционного суда от 12.05.2009 N 18АП-1900/2009).
К сведению:
Патентная система налогообложения применяется индивидуальными предпринимателями наряду с иными режимами налогообложения, предусмотренными законодательством РФ о налогах и сборах, в частности в отношении такого вида предпринимательской деятельности, как оказание автотранспортных услуг по перевозке грузов автомобильным транспортом (п. 1, пп. 10 п. 2 ст. 346.43 НК РФ). При этом переход на указанный специальный налоговый режим осуществляется предпринимателями добровольно (п. 2 ст. 346.44 НК РФ). Соответственно, предприниматель, оказывающий услуги по перевозке грузов автомобильным транспортом, может и не иметь патента на осуществление этого вида деятельности.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор Овчинникова Светлана
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
кандидат экономических наук Игнатьев Дмитрий
ИА ГАРАНТ
Организация, находящаяся на общей системе налогообложения и занимающаяся строительством, регулярно обращается к ИП с просьбой о предоставлении услуг по транспортировке груза. Договор на транспортные услуги с данным ИП отсутствует. Заявка ИП на оказание услуг по транспортировке груза подается в устной форме. ИП осуществляет грузоперевозки на транспорте, который находится в его собственности, патент на грузоперевозки у него отсутствует. В актах, которые ИП представляет организации, указаны наименование и стоимость предоставленной услуги. Путевые листы также отсутствуют. Должны ли в данном случае отношения между сторонами быть закреплены договором? Есть ли риск у организации при учёте данных транспортных расходов, оформленных таким образом, в расчёте по налогу на прибыль?
По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
Отношения между организацией и индивидуальным предпринимателем в рассматриваемой ситуации должны быть закреплены договором перевозки грузов, который должен быть заключен в простой письменной форме.
В данном случае нельзя исключать риска предъявления претензий налоговыми органами относительно правомерности признания организацией расходов на перевозку грузов при формировании налогооблагаемой прибыли вследствие их ненадлежащего документального подтверждения.
Обоснование позиции:
Согласно ст.4 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденных приказом министра по инвестициям и развитию РК от 30 апреля 2015 года №546, перевозка грузов оформляется товарно-транспортными накладными (ТТН), а в случаях перевозки некоторых видов грузов, перевозимых насыпью (навалом), может оформляться актом замера или актом взвешивания.
В соответствии с положениями Налогового кодекса расходы налогоплательщика в связи с осуществлением деятельности, направленной на получение дохода, подлежат вычету при определении налогооблагаемого дохода за исключением расходов, не подлежащих вычету.
Вычеты производятся налогоплательщиком по фактически произведенным расходам при наличии документов, подтверждающих такие расходы, связанные с его деятельностью, направленной на получение дохода.
Согласно п.3 ст.190 НК РК налоговый учет основывается на данных бухгалтерского учета.
Согласно Закона РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности бухгалтерская документация включает в себя первичные документы, регистры бухгалтерского учета, финансовую отчетность и учетную политику. Бухгалтерские записи производятся на основании первичных документов.
Приказом Министра финансов РК от 20 декабря 2012 года № 562 «Об утверждении форм первичных учетных документов» утверждена форма Р-1 «Акт выполненных работ (оказанных услуг)».
Таким образом, товарно-транспортная накладная является основным документом, подтверждающим осуществление услуги по перевозке грузов перевозчиком, а также подтверждающим документом услуг перевозки, наличие которого обязательно для целей отнесения на вычеты наряду с актом выполненных работ (оказанных услуг) по форме Р-1. Кроме того, между организацией-получателем транспортной услуги и транспортной организацией должен быть составлен договор, в котором должны быть отражены предмет сделки, цена, стоимость, условия сделки и другие обязательные и дополнительные условия договора. Для целей налогового учета также необходима счет-фактура.
Какими документами можно обосновать перевозку грузов поставщиком?
Под перевозкой грузов поставщиком может пониматься 2 варианта доставки:
- Поставщик самостоятельно осуществляет доставку товара покупателю.
- Поставщик заключает договор с перевозчиком, который транспортирует товар до места назначения.
Если поставщик, составляя договор с покупателем, предусматривает поставку товара собственными силами, то доставка может быть произведена с учетом следующих особенностей:
- Поставщик может не выделять в договоре отдельно стоимость доставки, закладывая ее в цену товара (первый случай).
- Поставщик вправе прописать в договоре стоимость доставки (второй случай).
В зависимости от вышеуказанных условий меняется документальное оформление услуг доставки:
- В первом случае поставщик составляет только путевой лист, который будет подтверждать факт доставки и расходы на нее.
- Во втором случае ему необходимо выставить в адрес покупателя товарно-транспортную накладную (ТТН) или транспортную накладную (ТН).
Если же поставщик привлек посредника для перевозки товаров, документооборот будет таким:
- Поставщик может выписать ТТН в 4 экземплярах. При этом один экземпляр остается у поставщика, три остальных передаются посреднику, осуществляющему транспортировку. Посредник, осуществив доставку, передает 3 экземпляра ТТН покупателю, который проставляет на них свою подпись. Один экземпляр остается у покупателя. На основании 2 оставшихся посредник составляет акт об оказанных услугах. При этом один из экземпляров ТТН, подписанный покупателем, вместе с актом возвращается продавцу.
- Если поставщик вместо ТТН решил оформить ТН, потребуется сделать три экземпляра этого документа: один предназначается перевозчику, второй — продавцу, третий — покупателю. Подтверждением факта оказания транспортной услуги для поставщика может служить ТН, подписанная покупателем и перевозчиком.
О заполнении товарной накладной с помощью онлайн-сервисов читайте в статье «Онлайн-заполнение товарной накладной: какие есть сервисы?».
Как обосновать транспортировку, произведенную покупателем?
Следует отметить, что при самостоятельной транспортировке товара покупателем со склада продавца ТН и ТТН не составляются. А обоснованием понесенных покупателем расходов будут служить оформленные им путевые листы (письмо Минфина России от 22.12.2011 № 03-03-10/123).
Если покупатель заключает договор с посредником, то его действия должны быть следующими:
- Можно оформить ТТН в 4 экземплярах, где покупатель заполняет только транспортный раздел. После этого указанные документы передаются перевозчику для заполнения поставщиком товарного раздела. Заполнив ТТН, поставщик передает 3 экземпляра перевозчику. Приняв груз, покупатель оставляет себе один экземпляр, а остальные 2 вручает перевозчику, на основании которых тот составляет акт.
- Если покупатель составляет ТН, то он должен указать себя в качестве грузополучателя и грузоотправителя. Оформляется такая ТН в 2 экземплярах — один остается у покупателя, другой передается транспортной организации.
Итоги
Транспортные расходы встречаются практически в любой хоздеятельности. Наличие всех необходимых подтверждающих документов имеет большое значение и для поставщиков, и для покупателей, поскольку позволяет сократить расходы по уплате налога на прибыль.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.