Какие бизнес процессы можно автоматизировать

Иллюстрация: Катя Павловская для Skillbox Media

Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.

Дипломированный специалист по автоматизации бизнес-процессов. Девять лет опыта в бизнесе и консалтинге. Смоделировал более тысячи процессов для торговых и промышленных предприятий. Основатель OkoCRM.

Автоматизация бизнес-процессов — один из главных способов сократить затраты в системе любого уровня: от отдела компании до крупного бизнеса. Автоматизация избавляет людей от рутинных задач. Например, в процессах, в которых требовалось два сотрудника, после автоматизации нужен только один.

Несмотря на то что IT-сфера быстро растёт, многим владельцам бизнеса и менеджерам до сих пор непонятно, что такое автоматизация процессов и как в ней всё устроено. В предыдущих статьях мы рассказали, что такое бизнес-процессы и как их правильно моделировать. В этой статье расскажем подробнее про автоматизацию — что о ней должен знать каждый собственник бизнеса, менеджер и специалист.

• Что такое автоматизация процессов и отличается ли она от цифровизации
• Какие процессы можно автоматизировать
• Кому нужна автоматизация, а кому нет
• Кто занимается автоматизацией и сколько это стоит
• Какие системы помогают автоматизировать процессы
• Примеры: как с помощью автоматизации оптимизировали процессы продаж в компании
• Как узнать больше об управлении бизнес-процессами

---

Автоматизация процессов — частный случай оптимизации. Она помогает бизнесу экономить на рутине. Алгоритмы выполняют повторяющиеся задачи быстрее, и у команды остаётся больше времени на другие дела.

Например, можно фиксировать заявки и вести бухгалтерию в тетради, а прибыль и налоги считать на калькуляторе, а можно подключить CRM и онлайн-систему бухучёта. Программы самостоятельно обработают заявки, подтянут данные по оплате, отправят письма клиентам и составят отчёты в налоговую.

В этом суть автоматизации. Это внедрение софта, который помогает выполнять рутинные задачи быстрее, продуктивнее и эффективнее.

Разберём, как работает автоматизация, на примере продаж на маркетплейсах. У менеджеров много рутинных задач — например, перезвонить клиенту, отследить оплату, проверить товар на складе, напечатать наклейки, упаковать заказ.

Автоматизация сведёт количество таких операций к минимуму. После получения заказа менеджеру останется только упаковать товар и отправить его клиенту.

Автоматизация ≠ цифровизация. Цифровизация гораздо глубже и сложнее. Допустим, в компании есть менеджер по продажам. Он каждый день обзванивает клиентов и ведёт сделки в Excel.

Чтобы упростить процессы, компания устанавливает CRM-систему. В этом случае менеджер всё равно будет нужен — он нажимает на кнопки и управляет работой программы. Это автоматизация. Цифровизация — следующий уровень автоматизации, полностью автоматическое выполнение работ. Цифровизацию делают так, чтобы исключить человека из процесса.

Поручить алгоритмам можно любой бизнес-процесс. Проще всего автоматизировать типовые операции:

• обработку сделок;
• СМС- и email-рассылки;
• документооборот;
• бухгалтерский и складской учёт;
• проведение платежей.

Наш совет — начинать автоматизацию именно с них. На каждый типовой процесс есть готовые облачные решения, которые можно внедрять своими силами или силами небольшой команды интеграторов. Это удобно для небольших компаний.

Более сложные операции — вроде процессов управления производством, качеством продукции и персоналом — тоже можно автоматизировать. Но это подходит скорее для среднего и крупного бизнеса. Потребуются сложные системы, штат разработчиков и серьёзный бюджет.

Автоматизировать процессы можно в бизнесе любого размера, но сложная автоматизация требуется не всем.

Для начала нужно определиться с процессами, которые хочется «поставить на рельсы», и посчитать количество времени, которое тратят сотрудники на их выполнение вручную. Исходя из этого нужно понять, насколько целесообразна будет их автоматизация.

Малому бизнесу лучше обойтись типовыми решениями и не вкладывать миллионы в индивидуальные проекты. Почти в каждой облачной программе есть пробный период или бесплатный тариф с базовой функциональностью. Можно протестировать и понять, подходит эта программа для ваших задач или нет.

Допустим, раньше в компанию приходило 10 заявок в день. Менеджер обрабатывал их в течение 3 часов, а остальное время тратил на подготовку документов, коммуникацию с поставщиками и другую рутину.

Сейчас в день приходит 50 заявок — менеджеру не хватает целого дня, чтобы их разгрести. Что делать? Можно нанять второго менеджера или автоматизировать обработку заявок с помощью CRM. Если поток заявок продолжит расти, лучше сделать и то и другое.

Крупные компании чаще всего автоматизируют не отдельные, а сразу все свои процессы. В результате они получают единую систему. Это дорого, но эффективность бизнеса при этом заметно растёт.

Чтобы это реализовать, нужно разрабатывать индивидуальные проекты, использовать сложные программы, глубоко погружаться в процессы и разбирать всю бизнес-модель компании на молекулы. Без автоматизации большому бизнесу сложно масштабироваться.

Когда автоматизация точно не нужна? Вот пять случаев, когда автоматизацию процессов лучше отложить на потом:

• бизнес находится в стадии запуска;
• компания работает с постоянными заказчиками и не привлекает новых;
• оборот компании — до 1 млн рублей в месяц;
• бизнес-процессы компании не налажены и часто меняются;
• расходы на автоматизацию выше очевидной денежной выгоды.

Любые типовые решения вроде CRM-системы или сервиса рассылок можно настроить самостоятельно. Но для этого нужно в них разбираться: читать инструкции, строить воронки, разрабатывать документацию и обучать сотрудников. Чаще всего предприниматели не хотят тратить на это свои ресурсы и приглашают подрядчиков.

Обычно автоматизацией занимаются интеграторы. Это группа экспертов, которая берёт на себя внедрение программ в бизнес и их отладку. Они моделируют процессы, подбирают, настраивают и дорабатывают программные решения под запросы компании.

Можно найти их заранее, и тогда подбирать решение для автоматизации будет сам подрядчик. Или сначала выбрать решение, а затем пригласить интеграторов.

По нашему опыту, обычно происходит так:

• Предприниматель выбирает сервис для автоматизации. Допустим, CRM или ECM-систему. Регистрируется на пробный период и смотрит, как всё устроено. Обычно в этот момент он понимает, что самостоятельно такую систему компания не настроит.

  Когда пробный период заканчивается, сервис предлагает внедрение — своими силами или силами внешнего интегратора. Обычно сервисы работают с несколькими компаниями-интеграторами и предлагают их услуги на выбор. Условия и стоимость у каждого интегратора различаются.

• Команда внедрения приходит в компанию и просит в помощь сотрудника компании. Он вводит в курс дела и рассказывает, как построена работа, знакомит с бизнес-моделью и процессами.
• Интеграторы описывают процессы, которые нужно автоматизировать, проводят анализ и составляют план внедрения. В нём описаны решения по функциональности выбранного сервиса, которые нужно внедрить в компании.
• Интеграторы настраивают и отлаживают систему, чтобы всё работало как надо. Чем сложнее функциональность, тем больше времени занимает внедрение. Например, на внедрение простой облачной CRM уходит 1–2 месяца. Если нужны доработки — больше. Сложную систему документооборота могут внедрять и полгода.
• Интеграторы обучают сотрудников — показывают, как работать в системе. Иногда выдают сертификаты и свидетельства.

Часто внедрение организуют онлайн: переговоры и обучение ведут по видеосвязи, а настройку системы — через удалённый доступ.

Стоимость услуг интеграторов зависит от объёма работ и сложности внедрения. Например, средний ценник настройки простой CRM-системы — 100–150 тысяч рублей. Внедрение ERP может обойтись и в пару миллионов.

Есть много групп программных решений для автоматизации. Их делят в зависимости от назначения. Иногда внутри одной программы есть элементы нескольких групп.

CRM (Customer Relationship Management). Это системы для управления продажами и клиентским сервисом. С их помощью автоматизируют сбор клиентской базы, обработку заявок и общение с клиентами компании.

Система собирает все заявки и заказы в общей воронке продаж, пишет сообщения клиентам, отправляет документы и автоматически звонит заказчику. На разных этапах воронки можно настроить свои автоматические действия.

HRM (Human Capital Management). Это системы для автоматизации кадровых служб и управления персоналом. Они полезны для управления большим штатом — от 50 человек.

HRM помогают автоматически рассчитывать зарплату и вести кадровые документы. Кроме этого, с их помощью работают с соискателями, ведут базу вакансий и сотрудников, календарь отпусков и больничных, мониторят актуальность медосмотров и инструктажей по охране труда.

ECM (Enterprise Content Management). Это системы управления корпоративным цифровым контентом. Их главная функция — электронный документооборот.

ECM упрощают работу со всеми документами компании. Без них все документы — договоры, акты, счета, приказы, протоколы, уведомления — готовят на бумаге, согласовывают и подписывают вручную. В ECM у каждого документа есть цифровой образ, который можно подписать и отправить по назначению, не выходя из кабинета.

BPM (Business Process Model). Это системы для моделирования и управления бизнес-процессами в компании. Не какими-то отдельными процессами, а всеми процессами одновременно.

Они не упрощают частные аспекты работы бизнеса, а помогают визуализировать процессы и найти пути их оптимизации. Их используют для планирования и выстраивания бизнес-процессов в компании.

WMS (Warehouse Management System). Система, которая помогает управлять запасами, складом и вести складской учёт с момента поступления товаров или материалов в центр распределения заказов и до момента, когда они покидают склад.

WMS автоматизирует приёмку, перемещение, хранение, комплектацию и отгрузку товаров. По каждой операции система показывает статистику.

TMS (Transportation Management System). Группа систем, которые помогают бизнесу управлять логистикой. С их помощью крупные компании планируют и отслеживают перевозки, выбирают удобный вид транспорта, прокладывают оптимальный маршрут, мониторят местонахождение партий товаров.

Это своего рода CRM, специально адаптированная для логистики, но с более сложной функциональностью.

ERP (Enterprise Resource Planning). Это группа систем, в которой объединены другие инструменты автоматизации — например, CRM, HRM, ECM, WMS. Это решение для крупных компаний.

ERP гораздо дороже и сложнее любой другой системы, но её не обязательно покупать всю. Обычно компании подключают только те модули, которые необходимы им. Например, отдельно покупают модули учёта, бухгалтерии, управления заявками с сайта.

В таблице можно сравнить назначение систем и найти подходящее для компании решение:

Группа	Назначение	Популярные решения
CRM	Управление продажами и клиентским сервисом	OkoCRM, «1С:CRM», WireCRM
HRM	Управление кадрами и персоналом	СБИС, «БОСС-Кадровик», «1С:Зарплата и управление персоналом»
ECM	Управление документооборотом в компаниях	ЭОС, Directum, Docsvision, ELMA
BPM	Моделирование, анализ и оптимизация бизнес-процессов	ELMA, Docsvision, Pyrus
WMS	Управление запасами и складским учётом	«МойСклад», Yolka WMS, СКИФ
TMS	Управление транспортной логистикой	«Яндекс.Маршрутизация», «Мегалогист», GROTEM / Drive
ERP	Комплексная модульная система управления бизнес-процессами на предприятии	«1С», «РосБизнесСофт», «Парус»

Группы программных решений для автоматизации бизнес-процессов

На примере из практики OkoCRM разберём автоматизацию бизнес-процессов в компании, которая продаёт кровельные материалы.

Заявки от клиентов принимают с нескольких сайтов, их обрабатывают четыре менеджера. Все дела ведут в записной книжке и Excel, клиентам звонят с обычных телефонов.

Задача — оптимизировать процессы обработки заявок и согласования сделок.

Инструмент оптимизации — внедрение OkoCRM и интеграций.

❌ Проблема №1. Заявки приходят на почту — менеджеры видят их не сразу. Клиенты долго ждут обратной связи. Часто, не дождавшись, уходят к конкурентам.

✔️ Решение:

• CRM-система автоматически собирает заявки со всех сайтов и создаёт сделки → менеджер получает уведомление о задаче в Telegram: «У тебя заявка» → время ожидания реакции сокращается до 3–5 минут.
• В CRM настроена очередь, которая распределяет заявки между менеджерами. Если один из них занят, заявки уходят свободному.

❌ Проблема №2. Клиенты не всегда дозваниваются в офис — пропущенные звонки не фиксируются.

✔️ Решение: интеграция CRM и IP-телефонии. Сервис распределяет звонки между менеджерами на личные телефоны, исходя из их занятости. Если один менеджер разговаривает, звонок автоматически уходит другому. Так клиент дозвонится в любом случае.

❌ Проблема №3. Отсутствие контроля — руководитель не знает, сколько заявок поступило и какая работа по ним ведётся.

✔️ Решение: CRM устанавливает дедлайн для каждой сделки. После его истечения заявка попадает в список просроченных. Руководитель следит, чтобы таких заявок не было, и, если нужно, вручную меняет ответственных. На конец дня все сделки обработаны, и при этом все менеджеры нагружены равномерно. В конце недели руководитель смотрит аналитику и видит, кто как работал.

❌ Проблема №4. Ручная подготовка документов — на заполнение одного счёта или договора уходит от 20 минут. Менеджер тратит время на рутину.

✔️ Решение: в CRM созданы типовые шаблоны документов. В них система сама подгружает данные из клиентской карточки. Время подготовки документа сокращается до 2 минут.

❌ Проблема №5. Менеджеры теряют сообщения клиентов в мессенджерах — клиенты уходят к конкурентам.

✔️ Решение: интеграция мессенджеров с CRM. Все сообщения приходят в систему и сами привязываются к нужной карточке. CRM автоматически создаёт задачи «Ответить клиенту» для менеджеров.

Автоматизация процессов уменьшила сроки обработки заявок и согласования сделок. Клиенты всегда на связи с менеджерами — потерянных продаж стало гораздо меньше.

• Автоматизация — это внедрение в бизнес программных решений, которые берут на себя часть процессов. С ними проще вести бизнес и масштабироваться.
• Автоматизация бизнес-процессов нужна не всем. Она полезна развивающимся компаниям с хорошей динамикой — поможет расти ещё быстрее. Если заметного роста нет, лучше сначала подумать, как добиться его без автоматизации.
• Автоматизацию настраивают с помощью интеграторов. Это эксперты, которые за деньги отлаживают процессы, помогают подобрать сервис и внедрить его в бизнес.
• Существует много групп программ для автоматизации — их делят по направлениям процессов, которые нужно оптимизировать. Не стоит внедрять всё и сразу. Лучше выбирать направления, которые острее всего нуждаются в помощи алгоритмов, и в первую очередь автоматизировать их.

• Если вы только начинаете знакомиться с управлением бизнес-процессами, прочитайте нашу статью — «Большой гайд по управлению бизнес-процессами: главное, что должен знать каждый менеджер».
• В этой статье подробно описан процесс моделирования бизнес-процессов: для чего моделирование нужно и как его провести.
• Научиться строить чёткие бизнес-процессы, принимать взвешенные решения, эффективно распределять ресурсы и находить точки роста можно на курсе Skillbox «Эффективный руководитель».

Другие материалы Skillbox Media для менеджеров

• Статья о цифровой трансформации бизнеса: чем она отличается от цифровизации и зачем нужна бизнесу
• Финансовая модель: для чего она нужна и как её разработать
• Статья о дорожной карте проекта: зачем она нужна и как её сделать
• Вводная статья об операционном менеджменте: что такое, как работает и какие навыки нужны менеджерам
• Статья об LMS-системах: что они умеют и как выбрать платформу для своей компании
• Статья об управлении изменениями: какие методики можно использовать и как уже на старте оценить шансы на успех

Эффективный руководитель

Вы научитесь разрабатывать стратегию, ставить цели, создавать бизнес‑процессы и комфортный климат в команде. Найдёте точки роста в своей компании, сможете претендовать на повышение или масштабировать бизнес.

Узнать про курс

Фото: blog.colobridge.net

Материал подготовлен экспертами сервиса S2 (SalesapCRM)

Для чего нужно автоматизировать бизнес-процессы

Автоматизация нужна для роста компании. Чем меньше операций придется проводить вручную, тем больше клиентов удастся обслужить.

С помощью автоматизации можно:

• Сэкономить. Не тратить бюджет и время сотрудников на рутинную бумажную работу, избежать ошибок при сложных расчетах или заполнении отчетов, более эффективно планировать время работы персонала и пополнение запасов склада.
• Увеличить прибыль. За счет того, что у сотрудников освободится больше времени — его можно будет тратить на клиентов. Компания сможет обслужить больше заказчиков, не нанимая при этом новых сотрудников.
• Спрогнозировать успех и предупредить ошибки. Программы автоматизации фиксируют все основные изменения в работе бизнеса и показывают их в виде статистики. Руководитель может следить за рабочим временем и эффективностью работы сотрудников, видеть доходы и расходы, анализировать и оперативно реагировать, если что-то идет не так или наоборот — показывает успехи.
• Улучшить качество обслуживания клиентов. Можно автоматически рассылать сотни смс или email-сообщений одновременно, оформлять накладные на доставку, обзванивать клиентскую базу с помощью робота. Автоматизация помогает сократить количество ошибок и делает доступными многие процессы, которые сложно или невозможно делать вручную.

Для примера возьмем интернет-магазин. Сначала он работал без автоматизации, а потом руководитель решил автоматизировать основные процессы. Вот как выглядело взаимодействие с клиентом до автоматизации и после нее:

1. Клиент оставляет заявку на покупку товара или сразу звонит менеджеру.
2. Менеджер отправляет клиенту письмо с реквизитами и вручную рассчитанным счетом для оплаты.
3. Ждет, пока клиент оплатит счет, лично уточняя в бухгалтерии или в банке, пришли ли средства.
4. Еще раз уточняет у клиента правильность всех данных для отправки и отправляет товар со склада по адресу доставки.

1. Клиент отправляет товар в корзину, оформляет его самостоятельно: заполняет поля с адресом доставки, оплачивает с помощью онлайн-банкинга.
2. Менеджер получает уведомление об оформленном и оплаченном заказе. Товар отправляется со склада по адресу доставки.

Работа без автоматизации бизнес-процессов	Работа с автоматизацией процессов
Клиент оставляет заявку на покупку товара или сразу звонит менеджеру.	Клиент отправляет товар в корзину, оформляет его самостоятельно: заполняет поля с адресом доставки, оплачивает с помощью онлайн-банкинга.
Менеджер отправляет клиенту письмо с реквизитами и вручную рассчитанным счетом для оплаты.	Менеджер получает уведомление об оформленном и оплаченном заказе. Товар отправляется со склада по адресу доставки.
Ждет, пока клиент оплатит счет, лично уточняя в бухгалтерии или в банке, пришли ли средства.
Еще раз уточняет у клиента правильность всех данных для отправки и отправляет товар со склада по адресу доставки.

Без автоматизации оформление заказа может растянуться еще на несколько пунктов. Все зависит от особенностей бизнеса. Например, для компании автоперевозок оператору приходится еще и делать сложный расчет, учитывая множество факторов, которые влияют на общую сумму услуги.

Чем больше операций нужно делать вручную, тем выше вероятность ошибки и меньше оперативность.

Какие процессы можно автоматизировать

Мы собрали 15 основных процессов.

Управление продажами

Для управления отделом продаж используются CRM-системы (amoCRM, Битрикс24, S2, Мегаплан). С их помощью можно создавать карточки для каждого клиента, закреплять за ними менеджеров, ставить дедлайны, записывать разговоры и прослушивать их, формировать сценарии для общения с клиентами и отслеживать результаты работы.

1. Постановка и распределение задача между менеджерами

CRM-система автоматически открывает заявку при добавлении нового контакта, назначает менеджера, ориентируясь на параметры заявки: регион, источник, сумма, тип услуги или товара.

2. Напоминание менеджерам о незакрытых задачах

CRM самостоятельно меняет статус сделки, когда совершаются какие-то действия. Когда подходит срок выполнения задачи, она обязательно напоминает об этом сотруднику внутри системы, по почте или в мессенджере. Забыть о клиенте невозможно.

3. Обновление и поддержка актуальности данных о клиентах

Системы управления продажами не только сами захватывают заявки, но и обновляют по ним статусы и вносят изменения в карточки клиента. Менеджерам не нужно каждый раз записывать все детали по новому заказу — об этом заботится CRM. Сотрудник не держит в голове никаких деталей по сделке, а просто смотрит в карточку и сразу понимает ситуацию.

4. Рассылка уведомлений

Менеджерам не нужно каждый раз перезванивать клиентам, чтобы сообщить о состоянии заказа, о дате мероприятия и т.п. CRM автоматически отправит sms или email-сообщение.

5. Анализ качества работы отдела продаж

Руководитель может посмотреть статистику по работе каждого менеджера: сколько было звонков, встреч, писем, завершенных сделок. Легко вычислять лентяев и тех, кто старается.

CRM-система S2. Фото: salesap.ru

Рассылка sms, email и цепочек писем

Отправить 100-1000 сообщений вручную — очень долго и дорого. Автоматизировать этот процесс помогают ESP-системы (GetResponse, UniSender, Mailchimp).

1. Отправка sms и email-писем клиентам

С помощью системы для отправки массовых рассылок можно создать макет письма в блочном редакторе, загрузить базу клиентов и в один клик отправить email-сообщение по всем контактам.

2. Составление цепочек писем

Серии писем — это sms или email, которые отправляются в зависимости от того, как пользователь отреагировал на предыдущее письмо. Вы составляете сценарий, а система сама ему следует.

Сервис email-рассылки UniSender. Фото: www.unisender.com

Работа с сайтом

1. Администрирование сайта

Осуществляется с помощью CMS-систем (WordPress, Tilda). Чтобы ими пользоваться и вносить любые изменения в структуру сайта, не нужно быть программистом. Все действия выполняются через админ-панель CMS-системы и доступны любому пользователю.

Конструктор сайтов Tilda. Фото: tilda.cc/ru

Управление рабочим временем персонала

1. Учет рабочих часов по каждому сотруднику, назначении отпуска, зарплаты, премий.

Автоматизировать этот процесс можно с помощью HRIS/HRM-систем (Hurma, Bamboohr). В таких сервисах можно следить за рабочим временем персонала, количеством рабочих и выходных дней, принимать заявки на отпуск, автоматически составлять и отправлять отчеты в бухгалтерию в конце месяца.

HRIS/HRM-система HURMA. Фото: hurma.work

Бухгалтерия

Для автоматического управления финансами используются продукты 1C и различные бухгалтерские сервисы (Delovod, Моё дело, Контур, Небо, Мои финансы).

1. Выставление счетов клиентам, расчет налогов, зарплат, составление отчетов и актов

Бухгалтера не будут заниматься всем этим вручную. Вся база данных автоматически ведется и обновляется в программе. Все, что нужно делать бухгалтеру — это нажимать кнопки, чтобы сделать расчет зарплаты в конце отчетного периода, подготовить отчет и уплатить налоги на нужные банковские счета. Договора со счетами для клиентов вообще не требуют участия бухгалтера.

Интернет-бухгалтерия «Моё дело»

Документооборот

С помощью автоматизации (1C: Документооборот, Контур.Диадок) можно освободить значительную часть времени, которое тратится на заполнение документов, выставление счетов и составление коммерческих предложений.

1. Заполнение документов

Система будет автоматически заполнять документацию по составленному сценарию. Она возьмет все данные из карточки клиента и сделки.

2. Создание счетов

Как только клиент готов заплатить, система автоматически выставит и отправит ему счет.

3. Составление индивидуального коммерческого предложения

Если заранее настроить несколько формул КП под разные ситуации, менеджер сможет составить коммерческое еще во время телефонного разговора и сразу отправить его клиенту.

Программа для документооборота Контур.Диадок. Фото: wiki.diadoc.ru

Работа склада

Для автоматизации используются системы товароучёта (Мой Склад, Контур, Большая птица, LiteBox). Они помогают анализировать расходы и доходы, видеть, на какие позиции есть спрос, а на какие нет, избегать недостатка или избытка товара.

1. Управление складом

Руководителю не нужно будет ориентироваться на «чутьё». Он сможет сам регулировать наполнение склада, закупать то, что нужно и отказываться от невостребованных позиций, а еще следить за продуктивностью работы персонала, ростом выручки прибыльными часами работы.

Программа для управления торговлей и складского учета «Мой Склад». Фото: allcrm.ru

Подготовка персонала к работе

С помощью систем автоматизации можно легко и не затрачивая времени обучать новичков или улучшать навыки опытных сотрудников. Для этого используются вебинарные платформы, чат-боты и конструкторы тестов (iSpring, GetCourse).

1. Обучение сотрудников

Автоматизация поможет настроить сценарий обучения и применять их к каждому новому сотруднику. Когда на работу приходит стажер — он сразу начинает пользоваться программой, в которой уже прописан онлайн-курс. Он его проходит, постигает все тонкости своей работы и сдает тест на профпригодность. И все это без участия других коллег.

Платформа для обучения GetCourse. Фото: getcourse.ru

Вывод: как понять, когда нужно автоматизировать бизнес-процессы

Вот ряд признаков, по которым вы сможете определить, что вам нужна автоматизация:

• у вас очень много задач, которые отнимают массу времени;
• менеджеры часто совершают ошибки;
• сложно контролировать работу сотрудников;
• упало число новых заявок, хотя менеджеры все так же активно работают;
• клиенты не возвращаются после покупки или заказа услуги.
• сложно обеспечивать персональный подход к каждому клиенту.

Автоматизировать можно любой процесс. Чем больше операций будет выполнять программа, тем больше времени освободится на то, чтобы уделять внимание клиентам, повышать качество сервиса, а со временем расширить свой бизнес — продавать больше товаров и оказывать больше услуг.

Зачем нужна автоматизация бизнеса? Какие бизнес-процессы можно и нужно автоматизировать? Какую экономическую выгоду приносит автоматизация бизнеса? Обо всем этом расскажем в нашей статье. 

Золотая рыбка, которая выполнит три желания. Цветик-семицветик. Старик-Хоттабыч. Люди всегда мечтали о том, чтобы какие-то важные задачи решались сами собой – по щучьему велению, по моему хотению, но без моего участия. К сожалению, так не бывает… точнее, не бывало. Раньше. А сейчас многие вещи действительно делаются сами собой, достаточно выбрать подходящие инструменты и настроить сценарии автоматизации.

Что можно автоматизировать?

Если кратко, то любую рутину. Заполнение документов, первичную аналитику данных о продуктивности, проверки информационной безопасности – если вы можете написать сценарий для какого-то процесса, он отлично поддаётся автоматизации.

Примечание: здесь и далее мы в основном рассматриваем универсальные бизнес-процессы, не привязанные к особенностям отрасли и встречающиеся практически в каждой компании. Специфические процессы – например, производственные – тоже подходят для автоматизации, причём по тем же принципам, но требуют поиска специализированных решений. Рассказать обо всём их ассортименте в одной статье мы попросту не сможем.

При этом автоматизации не поддаются – или поддаются лишь частично – творческие процессы. Например, нельзя в полной мере передать роботам общение с клиентами, однако можно доверить скриптам приём звонков и их распределение по отделам. Не получится автоматически провести собеседование, зато можно сделать первичный анализ резюме по ключевым критериям. И так далее. Практически в любой задаче есть потенциал для автоматизации, но всегда ли есть смысл этот потенциал реализовывать?

3 причины заняться автоматизацией бизнеса

Основное преимущество автоматизации в том, что это универсальный инструмент повышения КПД бизнеса. Для любой компании рабочее время её сотрудников – это один из основных ресурсов. Перекладывая часть рутины на автоматику, вы освобождаете это время и получаете возможность перераспределить его на другие, более сложные или творческие задачи. В итоге за то же время подчинённые успевают сделать больше, а это прямая выгода.

Три основных преимущества, которые автоматизация даёт абсолютно любому бизнесу:

• Сокращение затрат. Во-первых, повышается производительность труда сотрудников – вы платите столько же, но отдача на каждый рубль зарплатного фонда увеличивается. Во-вторых, резко снижается число ошибок: человек может опечататься при заполнении документа, программа – нет. А меньше ошибок = меньше трат на их исправление.
• Повышение прозрачности процессов. Программным обеспечением гораздо проще управлять, чем сотрудниками: у вас всегда будут перед глазами все необходимые данные и настройки, никаких «забыл отправить отчёт». Плюс есть средства автоматизации, которые напрямую направлены на создание прозрачной рабочей среды, о них подробнее расскажем ниже.
• Потенциал для масштабирования. Автоматизировав какой-либо процесс, вы обеспечиваете его выполнение при любой нагрузке. Для компьютера нет значимой разницы между обработкой тысячи заявок и всего десяти – там, где раньше пришлось бы нанимать новых сотрудников, теперь справится однажды настроенная программа. 

Есть и другие преимущества, но они специфичны для конкретных решений. Какие-то повышают стабильность процессов, какие-то снижают риски утечки информации и т. д. Обо всём этом подробнее поговорим ниже, в обзоре самых популярных инструментов автоматизации.

Какую экономическую выгоду приносит автоматизация на практике?

Если говорить о конкретных цифрах, вот несколько экономических результатов кейсов по автоматизации, которые мы взяли из открытых источников:

• Внедрение BI-платформы на металлообрабатывающем предприятии позволило на 25% сократить издержки при запуске новых изделий, а заодно повысить производительность труда сотрудников на 13%. Простой оборудования сократился на 85%. Комплексное увеличение прибыли составило 17%.
• Система контроля нетоварных закупок с автоматической проверкой контрагентов повысила выручку сети гипермаркетов на 5% – это 42.5 миллиона рублей годовой прибыли.
• Система учёта рабочего времени Kickidler обеспечивает средний рост продуктивности сотрудников на 15%, помогает повысить вовлечённость персонала и освобождает каждому руководителю компании 10-15 рабочих часов ежемесячно. В совокупности всё перечисленное обеспечивает рост прибыли на 7-10% и более.

Как правило, результаты грамотно проведённой автоматизации бизнес-процессов окупают расходы на её внедрение в течение первых месяцев использования нового решения. 

Какие процессы можно автоматизировать, какие инструменты для этого использовать

Переходим к конкретике. Мы выделили 7 групп бизнес-процессов, которые в том или ином виде актуальны для любого бизнеса – начиная от пекарни на углу дома и заканчивая глобальными международными корпорациями. Для каждой из таких групп существуют профильные решения по автоматизации, о которых мы и расскажем.

Управление продажами: CRM

Если бизнес что-то продаёт, ему однозначно нужно управлять продажами: отслеживать заявки клиентов, статусы заказов, остатки на складе. В продвинутом варианте вы сразу же составляете профиль поведения клиента, храните историю взаимодействия с ним, можете определить, какие допы стоит предложить к заказу и т. д. Все эти задачи решают CRM-системы (Customer Relationship Management, «Управление взаимоотношениями с клиентами»).

Хорошая система такого класса – например, популярная amoCRM – умеет:

• Вести клиентскую базу: хранить все данные о каждом заказчике, сортировать их по нужным вам признакам.
• Управлять продажами: определять статус заказов, хранить документацию по ним, отправлять клиенту нужные запросы или документы одним кликом, автоматически предлагать дополнительные товары и т. д.
• Анализировать продажи: показывать, на каком этапе воронки больше всего отказов, кто из сотрудников чаще достигает поставленных целей, какие прогнозы на следующий месяц.

Это – основные функции CRM, но, поскольку именно такие программы обычно становятся первым шагом к автоматизации бизнеса, многие разработчики добавляют своим продуктам характерные для других инструментов возможности. Например, постановку задач сотрудникам с отслеживанием статусов выполнения (тайм-трекеры), планирование ресурсов (ERP) и т. д. Для небольшого бизнеса возможностей универсальной CRM на первое время вполне хватит, но, если вы хотите получить от автоматизации максимальный эффект или управляете крупной компанией, рекомендуем выбирать профильные инструменты для каждого процесса.

Рекомендуем к прочтению: Топ 10 лучших CRM систем. 

Планирование ресурсов: ERP

Если фокус CRM находится «вне компании», на клиентах, то ERP (Enterprise Resource Planning, «Планирование ресурсов») – это решение для контроля над внутренними ресурсами организации. Такие программы помогают управлять:

• Бюджетом: вести бухгалтерский и налоговый учёт, планировать распределение финансовых потоков.
• Запасами и снабжением: отслеживать остатки продукции и сырья на складах, вести закупки;
• Производством: распределять нагрузку, контролировать выполнение проектов и заказов.
• Сервисным обслуживанием: ремонтом оборудования, его настройкой и развитием.
• Трудовыми ресурсами: распределять нагрузку между отделами и сотрудниками, гибко реагировать на изменения.

Таким образом, ERP – это основной инструмент автоматизации для любого производственного предприятия. Чем больше у вас отделов и подразделений, тем больший эффект даст внедрение такого решения.

Учёт рабочего времени: СУРВ

Замыкают большую тройку средств автоматизации системы учёта рабочего времени (СУРВ) – такие, как Kickidler. CRM контролирует продажи и клиентов, ERP – материальные ресурсы, а СУРВ следит за нематериальными ресурсами компании: временем её сотрудников. Такая система:

• Проверяет, когда человек пришёл на работу, когда ушёл.
• Отслеживает активность в течение дня: сколько времени сотрудник провёл в каждом из приложений и на каждом сайте – вы точно видите, когда он работал, а когда нет.
• Автоматически замечает прокрастинацию и направляет сотруднику уведомление, что пора вернуться к делам.
• Позволяет в реальном времени посмотреть происходящее на мониторе каждого подчинённого, автоматически делает скриншоты или видеозаписи с заданным интервалом времени.
• Формирует удобные отчёты по продуктивности – сразу видно всю картину по каждому отделу и специалисту.

Системы учёта рабочего времени очень сильно упрощают руководство: не нужно стоять за плечом у подчинённых, вся нужная для принятия решений информация собирается автоматически и сразу обрабатывается. Вам достаточно принять на её основе соответствующие решения.

У СУРВ есть «младший брат»: таск-менеджеры, предназначенные для постановки задач сотрудникам и контроля над их выполнением. Однако на практике связка CRM+СУРВ работает лучше, поскольку собирает все данные автоматически и сразу же анализирует их.

Управление контентом: ЕСМ

Три класса систем, о которых мы говорили выше, это основа всего – инструменты, с внедрения которых стоит начать автоматизацию бизнеса. Далее же имеет смысл переходить к более специализированным решениям, первое из которых – ECM (Enterprise Content Management, «Система управления контентом»). Такие платформы берут на себя всю работу с данными компании:

• сбор информации;
• её хранение;
• управление данными (например, распределение их по группам);
• предоставление доступа к данным.

Веб-контент, черновые версии файлов, изображения и видео – весь контент, который вы используете в работе, систематизирован в ECM. Это защищённое хранилище данных, позволяющее быстро получить к ним доступ, упрощающее поиск и синхронизацию цифровых ресурсов.

Управление документооборотом: СЭД

ECM-системы управляют всеми информационными активами организации, а СЭД – системы электронного документооборота – сосредоточены именно на классических типах документов: отчётах, договорах, таблицах и т. д. Они предлагают более продвинутые функции обработки таких файлов: например, автоматическое заполнение полей или формирование отчётных документов. В остальном функционал схож с ECM.

Моделирование бизнес-процессов: BPM

Связка CRM+ERP+СУРВ даёт вам достаточно подробную информацию о положении дел в организации, но для продвинутой обработки этих данных и стратегического управления компанией существует специализированное решение: BPM. Такие системы позволяют:

• проектировать бизнес-процессы, визуализируя их в наглядных блок-схемах;
• обеспечивать выполнение процесса: рассылку уведомлений, постановку задач, контроль над сроками;
• сводить информацию о выполнении процессов в удобные дашборды, автоматически уведомляя об отклонениях от плана.

Также в состав решения часто входят модули анализа, помогающие оптимизировать бизнес-процессы и ускорить их.

Также рекомендуем: Топ 10 лучших BPM систем. 

Информационная безопасность: DLP

DLP (Data Loss Prevention, «Предотвращение утечек данных») автоматизирует защиту вашей корпоративной информации. Такие решения контролируют: 

• электронную почту и мессенджеры;
• сетевой трафик;
• операции с файлами на серверах и рабочих станциях;
• ввод данных с клавиатуры;
• буфер обмена и т. д.

DLP отслеживает все действия пользователей, моментально пресекая попытки получить несанкционированный доступ к данным – например, скопировать базу клиентов на флэшку. Это самый надёжный способ защитить ценную информацию от злоумышленников.

Прочитайте также нашу статью: Рейтинг лучших DLP систем. 

С чего начать автоматизацию бизнеса?

С «большой тройки»: CRM, ERP и система учёта рабочего времени. Эти программные комплексы дают максимальную отдачу и позволяют сразу же добиться значимого роста показателей компании. Кроме того, они актуальны для любого бизнеса и на базовом уровне обладают функционалом более продвинутых решений. 

Уже потом, когда фундамент для автоматизации бизнеса создан, вы можете добавлять более узконаправленные решения. Здесь порядок выбора целиком зависит от ваших приоритетов: много работаете с договорами? Ищите софт, упрощающий именно такую работу – например, Doczilla или Freshdoc. Хотите глобально перестроить процессы? BPM подойдёт оптимально. Беспокоит защита данных? Внедряйте DLP. И так далее.

Мы со своей стороны всегда готовы помочь с внедрением Kickidler: поможем настроить нашу систему под потребности вашей компании, расскажем, как с ней работать. Пишите!

Автоматизация бизнеса: начинаем разбираться

Помните старый мультфильм про Нехочуху? Ленивый мальчишка попал в страну великого Нехочухи, где большинство действий выполняли роботы. Надо сказать, мультипликаторы изобразили безрадостную картину автоматизации: человек внутри роботизированных процессов распадается как личность и теряет навыки социальной адаптации. Это идёт явно вразрез с любимым нами «Электроником», который как раз проповедует ценность соединения автоматизации и человеческого начала. Что-то нас в философию занесло.

А вот современный бизнес об автоматизации думает то как о вынужденности, то как о неоправданной трате, то как о единственной волшебной таблетке от всех проблем, и в целом относится к ней с подозрением. А зря. Раз так — начинаем ликбез по этой теме.  

Первое правило автоматизации стоит вынести до ката: она не должна быть излишней, нецелесообразной, перегруженной и несопоставимо дорогой по отношению к обороту компании и продукту

Определения автоматизации не существует?

Если вы попробуете найти определение автоматизации бизнеса в интернете, то встретите разные варианты, связанные с контролем, с роботизацией, с искусственным интеллектом и т.д. Ни одно из них не будет исчерпывающим и точным. Давайте попробуем дать определение здесь, на Хабре.

Пусть для начала будет так. Автоматизация бизнеса — это совокупность работающих средств (программ и устройств), обеспечивающих минимизацию рутины, оптимизацию трудовых и производственных ресурсов с целью наращивания продуктивности и эффективности всех бизнес-процессов. Звучит неплохо. Однако как автоматизация может быть совокупностью средств? Это процесс. Ага, например, автоматизация — это внедрение программ и установка устройств… Стоп. А есть ли жизнь после внедрения? Конечно, эксплуатация. Ок, подходим к новому определению: Автоматизация бизнеса — это процесс внедрения и эксплуатации совокупности работающих средств (программ и устройств), обеспечивающих минимизацию рутины, оптимизацию трудовых и производственных ресурсов с целью наращивания продуктивности и эффективности всех бизнес-процессов. Куда ни шло, можно принять за рабочее, но всё равно остаются вопросы: а если нет оформленных бизнес-процессов, а если нет производственного ресурса и т.д. 

Зато, если обратиться к источникам, все статьи про автоматизацию бизнеса сразу сводятся к автоматизации бизнес-процессов. Их точно и ёмко определяет википедия: «Бизнес-процесс — это совокупность взаимосвязанных мероприятий или работ, направленных на создание определённого продукта или услуги для потребителей. Управленческая концепция BPM рассматривает бизнес-процессы как важные ресурсы предприятия, и предполагает управление ими как одну из ключевых организационных систем.» Ну а автоматизация — это как раз процесс внедрения и эксплуатации программных средств для оптимизации и ускорения протекания бизнес-процессов. Всё просто.

В теории, в идеальном мире автоматизация бизнеса и автоматизация бизнес-процессов — равнозначные понятия, потому что в бизнесе всё есть процесс, который можно дискретизировать, разложить на подпроцессы и этапы и описать. Но в реальном мире в компаниях есть масса активностей, не попадающих под определение бизнес-процесса, сами процессы неоптимизированы или отсутствуют вовсе, а вся работа ведётся стихийно. Поэтому в задачи автоматизации неожиданно попадает огромный подготовительный этап, в коде которого нужно проанализировать, описать и подготовить бизнес-процессы. 

^{Мы приняли решение: для всех, кто пришёл с  Хабра и оставил заявку в форме, бесплатный анализ бизнес-процессов компании будет доступен всегда. Это работа наших экспертов, связанная с анализом вашего бизнеса с последующей выработкой рекомендаций и обычно она стоит от 15 000 рублей, но нам для науки хвоста не жалко Хабра ничего не жалко. Записывайтесь, мы с вами свяжемся, назначим время (это займёт далеко не 15 минут) и обсудим бизнес-процессы вашей компании или проблемы с бизнес-процессами. Общение с экспертом не накладывает на вас никаких обязательств.}

Какой бизнес нужно автоматизировать?

Любой. 

А если немного распространиться, то грамотная и своевременная автоматизация улучшает положение дел в любой компании: от Газпрома до цветочного магазина. У компаний разные метрики, бизнес-процессы, но есть группа целей автоматизации, которая универсальна для большинства организаций. 

• Экономия — одна из ключевых целей автоматизации. Вложившись в программное обеспечение, компании используют его либо для увеличения производительности  труда, либо для сокращения затрат. Таким образом, компания как минимум экономит время и деньги на изменении структуры сделок и продаж, увеличивая при этом оборот и прибыль. Чтобы автоматизация оказалась откровенно убыточной, нужно просто забросить купленную программу и забыть о потраченных деньгах.
• Упорядочить и ускорить бизнес-процессы — ключевая задача автоматизации. Сокращение времени на каждую операцию, определение чётких этапов, ответственных и сроков делает процесс эффективным, прозрачным и отлаженным. Чёткое распределение задач между сотрудниками минимизирует человеческий фактор и сокращает связанные с ним риски.
• Увеличение прозрачности бизнеса в целом — важная цель. Автоматизация помогает сотрудникам работать с клиентами и друг с другом в единой информационной системе и не конфликтовать «на переделе» клиентов и следовать индивидуальным KPI; клиентам — получать своевременное и качественное обслуживание; руководителю — видеть реальные результаты работы сотрудников. Такая прозрачность не только формирует позиционирование компании, но и ведёт к росту выручки благодаря исключению конфликтов и лояльности клиентов, а также стандартизации процессов (стандартный, фиксированный бизнес-процесс — признак надёжной компании).

Что можно автоматизировать в бизнесе?

Однозначно нельзя автоматизировать всё, поскольку есть такие вещи как коммуникация, человеческое мышление, общение с клиентами и т.д. Есть ряд активностей, который исключены из процессов и могут лишь использовать какие-то программы, но при этом не быть автоматизированными до конца, например, корпоративная культура, подбор персонала, управление персоналом, управление компанией в целом. Эти активности отличаются от бизнес-процессов высоким уровнем социальности, вовлечением человека не только как работника, но и как личности. 

А вот остальные процессы можно вполне автоматизировать. Как мы уже упомянули, есть три основных группы бизнес-процессов.

Что даёт автоматизация бизнесу?

В любом бизнесе сейчас собирается много данных и они открывают интересные перспективы для работы с клиентами: можно совершать допродажи, сегментировать, планировать акции, менять ассортимент и проч. Более того, любое решение, принятое по наитию, без анализа качественных и количественных показателей, скорее всего обернётся провалом. Собирать данные вручную, в Excel или Access — тяжёлый и неблагодарный труд, поскольку такую информацию легко потерять или повредить, а организована она как правило из рук вон плохо. Автоматизация помогает собирать данные в базах данных, а СУБД надёжно хранит данные и позволяет интерпретировать их и строить сложные срезы. Кроме того, хранение информации в БД несравнимо безопаснее: права доступа, резервное копирование, аппаратная защита позволяют всей коммерческой и производственной информации храниться максимально надёжно.

Это вообще про весь российский бизнес. Только большинство пока на стадии отрицания

Автоматизация упорядочивает, налаживает оперативную работу и управление задачами. Все сотрудники (причём совершенно не важно, удалённые или офисные) работают в едином информационном пространстве АСУ (PM, ERP, CRM…), координируют свои действия, получают и делегируют задачи, видят свои задания внутри проектов и бизнес-процессов, распределяют свою нагрузку во времени. Руководителю больше не нужно вызывать каждого к себе и разжёвывать задачи — достаточно поставить их в системе и проконтролировать выполнение. Вся оперативная работа ведётся в единой системе и любой сотрудник может получить доступ к данным в рамках своих компетенций, а также запросить доступ или выгрузку данных, если в этом есть необходимость. Вне автоматизации всё это представляет собой сплошную стихийную коммуникацию, в которой несложно забыть, ошибиться или просто «незаметно» не выполнить задачу. 

Человеческий фактор — это, пожалуй, самое первое, с чем борется автоматизация в компании. Вот примерный минимум корпоративных проблем, с которыми сталкивается малый и средний бизнес: упущенные возможности контакта с клиентами, забытые и нигде не зафиксированные данные, растянутые во времени элементарные задачи, офисная и удалённая прокрастинация, работа «налево» по профилю компании, «свои» приватные клиенты менеджеров, хищение коммерческой информации и проч. Когда в руках, а точнее на серверах бизнеса появляется программное обеспечение для автоматизации бизнес-процессов всех уровней (управляющие, операционные, поддерживающие), большинство этих проблем легко и относительно безболезненно решаются.   

Безопасность — важная функция автоматизации бизнеса. Благодаря своей архитектуре и программным функциям АСУ защищают ваши данные от несанкционированного доступа, позволяют контролировать финансовое состояние ваших клиентов, логировать действия в системе. Увы, не бывает абсолютной защиты — однако наличие автоматизации значительно сокращает риски, связанные с информационной безопасностью, — в некоторых компаниях практически до нуля (особенно в малом бизнесе).

Несмотря на то, что автоматизация бизнеса и особенно бизнес-процессов — хороший такой «пунктик» команды РегионСофт (мы даже запилили мощный модуль автоматизации процессов в своей CRM с мастером настройки и визуальным конструктором, а ещё бесплатно проводим базовый аудит бизнес-процессов по заявкам с этой ссылки), мы не берёмся утверждать, что автоматизация — лекарство от всех болезней бизнеса и та самая волшебная кнопка «Сделать зашибись». 

Прежде всего нужно выбрать правильные процессы для автоматизации:

• большие процессы — ветвящиеся, сложные, затрагивающие несколько сотрудников;
• повторяющиеся с каким-либо периодом (запуск акций, отгрузки, стандартные продажи и т.д.);
• влияющие на все остальные процессы и активности в организации (обучение новых сотрудников, выпуск релиза продукта);
• требовательные к срокам исполнения (запуск акций и промо, поддержка клиентов, некоторые внутренние процессы управления инфраструктурой и т.д.);
• рутинные процессы — те, которые отнимают много времени, часто повторяются и при этом не требуют особо интеллектуальных действий (закупки, отгрузки, формирование пакетов документов и проч.)

У автоматизации есть некоторые минусы. Кроме высоких трудозатрат и сложного старта, автоматизация приводит к потере гибкости процессов. Поскольку автоматизированный бизнес-процесс завязан на машине, на алгоритме, он становится формализованным, стандартным. Бывают случаи, когда приходится отходить от этой стандартизации и решать самостоятельную задачу (сложный клиент, эксклюзивная поставка, сложны человеческий фактор, незапланированные риски). Однако это исключение, в целом формализация во благо компании.

Как измерить эффективность автоматизации?

Измерять ROI автоматизации бизнеса сложно и у каждой компании могут быть свои качественные показатели и количественные метрики. Лучше запланировать целевые показатели заранее, чтобы понять скорость происходящих изменений. 

Если говорить чисто экспертно, то для компаний без риска банкротства и прочих финансовых проблем принято считать срок окупаемости систем автоматизации так: оптимистичный сценарий — 1 года, реалистичный сценарий — 2 года, пессимистичный — от 3 лет. Однако это весьма усреднённый показатель, поскольку у компаний разный оборот, разные цели автоматизации, разная стоимость самого ПО. Поэтому лучше подумать о показателях и результатах внедрения системы автоматизации заранее. 

Что может стать показателем эффективности внедрения системы автоматизации в малом и среднем бизнесе:

• время, затрачиваемое на операцию или процесс — если в результате автоматизации оно сократилось, значит, всё сделано правильно;
• продолжительность сделки: она может не измениться, но сокращение цикла сделки и цикла продаж — очевидно хороший знак;
• метрики KPI — отличный инструмент для измерения эффективности автоматизации: сравнивая показатели сотрудников в динамике, можно увидеть, как они изменились и по вектору изменений судить о результатах или принимать меры для корректировки работы сотрудников в АСУ (например, в CRM);
• количество жалоб или обращений в службу поддержки — после внедрения автоматизации поток жалоб должен сократиться за счёт того что менеджеры не будут допускать части ошибок в работе с клиентами (таких как простроченные контакты, забытые письма и документы, пропущенные звонки и т.д.).

Также можно рассчитать привычные показатели, такие как стоимость автоматизации по отношению к обороту компании, к выручке, к чистой прибыли. Эти показатели можно сравнить через период, а можно использовать, чтобы оценить, насколько велики потенциальные затраты перед внедрением — если значение слишком высокое, лучше ещё раз проверить: а нет ли более подходящего вендора (обычно это случается, когда небольшая компания выбирает какую-нибудь очень дорогую систему, полагая, что дорогое плохим не бывает; плохим, может, и не будет, а неподходящим — вполне).

Один из рабочих методов — оценивать по стоимости бизнес-процесса или трудозатратам каждого сотрудника. Рассмотрим на примере.

Давайте возьмём упрощённый, абстрактный бизнес-процесс — продажа флешек корпоративному клиенту в рекламном агентстве. Схема такая: клиент обратился с просьбой изготовить флешки с нанесением — менеджер берёт в работу — первый звонок — встреча и обсуждение дизайна и объёма — согласование — подготовка КП — согласование от клиента — подготовка договора — (параллельный процесс проверки наличия нужного объёма изделий на складе и дозаказ или пересогласование дизайна изделия) — предоплата — запуск в производство — отгрузка образца — согласование — производство партии — отгрузка и закрывающие документы — конец сделки — отправка предложения клиенту по сувенирке к новому году (…) Процесс закрывается. Это довольно простой, линейный бизнес-процесс. 

Менеджер Вася тратит на всю эту цепочку примерно 8 рабочих дней, но не целиком, а в среднем по 2 часа в день (встреча длиннее, звонок короче и т.д.). Итого Вася потратил 16 часов на этого клиента. Из них самые длинные этапы: встреча (ничего не поделаешь, её не учитываем), подсчёт товара на складе и общение с логистом (2 часа), подготовка КП (1 час), подготовка договора (2 часа), подготовка закрывающих документов (1 час). Итого 6 часов оперативной работы с документами и складом. Час работы Васи обходится работодателю в 400 рублей (чистые васины + налоги и соцстрах), то есть эта вот работа — 2400 рублей. Не очень много, если учесть, что заказ будет большим. Пусть наш Вася больше ничего в компании не делает, только флешки с нанесением продаёт корпам, значит, за месяц он может обслужить 10 клиентов. То есть оперативная работа Васи обойдётся в 24 000, в год — 264 000 (1 месяц он в отпуске). 

А теперь представим, что в компании есть CRM, в которой отображаются остатки на складе в режиме реального времени, включены шаблоны КП и договоров, есть печатные формы всей закрывающей документации. Васе не нужно перепечатывать и копипастить наименования, считать цены и стоимость, искать скидки, вбивать реквизиты, искать логиста и перебирать виды флешек по коробочкам — он всё это видит в CRM и заполняет документы в 10-20 кликов, выбирая точные наименования, условия скидок, услуги и т.д., отсылая всё это из почты в  CRM клиенту. При самой низкой сноровке он потратит 1 час, то есть в 6 раз меньше. И компании в год его оперативная возня обойдётся в 44 000? Нет, больше — потому что Вася сможет обслужить гораздо больше клиентов. То есть накладные расходы на сделку сократятся, а количество сделок вырастет. В масштабах даже небольшого рекламного агентства это прямо норм.

Смоделируем: рынок конкурентный, не безграничный и Вася смог обслужить в среднем в месяц по 15 клиентов. По старой схеме компания бы за его рутину заплатила 396 000 рублей (11 месяцев * 15 клиентов * 2400 рублей). По новой схеме с CRM — 66 000 рублей. При этом 1 лицензия CRM на Васю стоила примерно 16 000 рублей навсегда, без аренды (представим, что компания купила единоразово 10 лицензий RegionSoft CRM Professional Plus). То есть чисто экономия на части процесса (на малой части!) уже окупает лицензию сотрудника. А ведь ещё и автоматизирован «дорогой» логист, склад и проч. То есть стоимость бизнес-процесса благодаря автоматизации становится ниже. А мы с вами ещё не посчитали увеличение дохода за счёт прибывших клиентов, на которых у Васи стало хватать времени.

А теперь вернёмся к вопросу экономического эффекта от внедрения системы автоматизации. Можно провести расчёт для каждого этапа всех процессов в компании и каждого задействованного сотрудника — в конечном итоге получится примерный эффект. Только не забывайте, что для оценки стоимости владения системой вам понадобится рассчитать интегральный показатель совокупной стоимости владения (Total Cost of Ownership, TCO), который включает затраты, связанные с приобретением, внедрением и эксплуатацией АСУ; а «стоимость» сотрудника и часа его работы следует рассчитывать не по чистой заработной плате, а по ФОТу, социальным затратам, косвенным затратам (оргтехника, содержание офиса, интернет и т.д.) 

Не забывайте, что ТСО для облачных систем нужно умножать на количество используемых месяцев и он будет постоянно расти за счёт периодических платежей, а для десктопных систем ТСО чаще состоит из единовременного платежа за лицензии (ну или рассрочки), стоимости доработки, поддержки и обновлений. Иногда компании выгоднее иметь ТСО хоть и больше, но распределённым во времени — для таких компаний мы, например, и для десктопной RegionSoft CRM предлагаем аренду с возможностью выкупа ПО после 7 месяцев аренды и кучей других бонусов. 

Кстати, о CRM.

Средства автоматизации бизнеса

Система автоматизации — это всё то, что превращает часть ручного труда в машинный, автоматический, переводит в сферу инженерных и информационных технологий. В принципе, к средствам автоматизации бизнеса (который включает в себя всё, от тендеров до производственного процесса) можно отнести все средства: станки, оборудование, робототехнику, программное обеспечение, каналы связи, сети и проч. Это огромный пласт знаний, который относится к каждой конкретной организации. Но в разрезе автоматизации бизнес-процессов, как правило, рассматривается программное обеспечение + сопутствующее аппаратное обеспечение (сервера, VDS, штрихкодеры, кассы, электронные ценники, терминалы, карты, СКУД и т.д.) 

Мы в рамках Хабра и своих компетенций тоже будем говорить о программах, которые позволяют бизнесу автоматизировать по большей части оперативную работу. 

Как выбрать средство автоматизации?

Есть два основных пути выбрать систему автоматизации бизнеса.

1. Приобрести готовое решение у вендора (разработчика) и провести профессиональное внедрение. В конечном итоге это быстрее, дешевле и легче: на рынке представлено такое количество решений, что можно найти что угодно, от систем автоматизации автосервиса, систем автоматизации учебных курсов и салонов красоты до крупных решений автоматизации завода. Вы выиграете по срокам, точности внедрения, корректности обучения и сможете довольно быстро приступить к работе в новой плоскости.
2. Разработать систему самостоятельно и самостоятельно же внедрить. По состоянию на 2020 год это, конечно, путь самурая и не факт, что в конце не будет харакири. Долгий, сложный процесс с подбором стека технологий и исполнителей, затянутыми сроками, откровенными «кидками» от нанятых разработчиков и т.д. Сложно придумать сферу, которой бы подошёл этот вариант. Разве что вы форкнете какой-нибудь опенсорс, сделаете кастомную отраслевую версию и решите стать ИТ-компанией, внедряющей этот софт. Это куда ни шло. А трата времени на собственную разработку, когда вокруг есть всё, сильно смахивает на потребность собрать себе своими руками автомобиль из холодильника «Саратов» и движка от Феррари — по фану, круто, но безумно дорого и проблематично в эксплуатации.  

Конечно, внедрение систем автоматизации несёт риски: например, можно затеять доработки и выйти из бюджета, столкнуться с бойкотом сотрудников, сложностями в обучении, проблемами при рефакторинге бизнес-процессов. Но это те проблемы внедрения, к которым готов любой опытный вендор, а значит, нужно просто начать.

CRM как частный случай автоматизации бизнеса

CRM-система — один из самых популярных инструментов автоматизации малого и среднего бизнеса. И если раньше CRM-система автоматизировала только отдел продаж и немножечко маркетинг, то сейчас большинство современных решений на рынке представляют собой универсальные бизнес-комбайны. Например, наша редакция RegionSoft CRM Enterprise Plus уже фактически полноценная ERP и может в одной программе: автоматизировать продажи, управление проектами, задачами, KPI, работу с первичными документами, включает в себя почту, телефонию, мультивалютный учёт, логистику, складской учёт, кассовый учёт, многопередельное производство, механизм расчётов, имеет более 100 типовых отчётов, различные конструкторы и, конечно, механизм автоматизации бизнес-процессов. А кроме этого, раз в 2-3 года выходят мажорные релизы, которые добавляют самые востребованные функции к уже существующим. Вся эта история называется сквозной автоматизацией — самым безопасным и удобным способом автоматизации, когда практически вся компания может работать в одной информационной среде.

CRM-система на сегодняшний день это базовый элемент автоматизации, понятный и остро необходимый, особенно в кризис, особенно для распределённой команды. Да что там говорить — необходимый всегда!

Однако, выбирая CRM, как и любое другое средство автоматизации, нужно помнить о трёх главных правилах:

1. автоматизация не должна быть излишней, нецелесообразной, перегруженной и несопоставимо дорогой по отношению к обороту компании и продукту;
2. автоматизация должна учитывать требования конкретного бизнеса и максимально им соответствовать;
3. автоматизация должна работать и быть результативной.

По разным оценкам экспертов, уровень автоматизации российских компаний составляет где-то от 10 до 15%. Это очень мало. Да и своими глазами мы можем видеть, как, например, доставка Перекрёстка приезжает при терминалах, чековых машинах, всё отлажено и работает как часы, а ресторан в центре города только недавно перестал выдавать рукописные чеки, бронь так до сих пор записана на меловой доске; как небольшие ИТ-компании вкладываются в автоматизацию всего и вся, чтобы быть впереди, а серьёзные торговые компании вручную заполняют счета и акты… Эти перекосы обусловлены и национальными особенностями, и недоверием к технологиям, и переживаниям за себя в пространстве отечественной экономики. Но факт остаётся фактом: с автоматизированным бизнесом живётся гораздо лучше, безопаснее и устойчивее. Всё остальное — надуманные оправдания.

---

У нас действует акция «Осень вступает в свои права» — вы можете купить RegionSoft CRM на очень хороших условиях:

1. Для тех, кто покупает сразу (100% предоплата) — предоставляется скидка в размере 15% от цены стандартного прайс-листа.
2. Для тех, кто покупает в рассрочку- беспроцентная рассрочка на 3 равных платежа, по 1 платежу в месяц, при условии совокупной стоимости лицензий от 38 000 руб.
3. Подписка вместо покупки — предоставляется скидка в размере 30% при оплате подписки на 3 месяца. Минимальная стоимость подписки составляет 3400 рублей в месяц (без учёта скидки).

А ещё мы здорово работаем удалённо: устанавливаем, внедряем, обучаем, поддерживаем. Звоните или оставляйте заявку — онлайн-демонстрация бесплатная, подробная и интересная.

---

Мультик про Нехочуху, если вы вдруг не олд и не бумер:

Автоматизация бизнес-процессов — передача функций персонала автоматизированным системам, которые стали возможны благодаря неимоверному росту технологий.

Если раньше было достаточно произвести продукт, то сейчас больший вес имеет эффективность его производства, производительность труда, стабильность и точность, а также сокращение ресурсов на функционирование предприятия.

Начнем с примеров

Прежде чем перейти к основной части этой статьи, предлагаю Вам ознакомиться с примерами на основе оптовой торговли. Они наглядно покажут, для чего нужна автоматизация, что это такое, и как она работает.

Пример 1. Продажи

Вспомним прошлое: раньше, чтобы заключить договор на поставку, Вы приезжали к клиенту, вели переговоры, записывали его номер в лучшем случае в ежедневнике. После этого возвращались в офис, чтобы подготовить коммерческое предложение.

Только вот по пути в офис Вас атаковали другие клиенты со своими вопросами, и по приезду Вы уже смутно помнили, о чем вели переговоры на встрече. В итоге кое-как вспоминали, составляли коммерческое предложение, забыв вовремя позвонить клиенту, т.к. напоминание об этом звонке записано уже 3 страницы назад. После Вы опять же приезжали к клиенту с коммерческим, потом с договором, а потом и за деньгами.

Сейчас автоматизация бизнес-процессов дает возможность работать удаленно и не тратить время на путь до клиента и обратно. Так как Вы, например, можете использовать срм систему для отдела продаж. В такой системе вся история переговоров фиксируется в карточке клиента, а обо всех задачах по контракту у Вас стоят уведомления, чтобы не забыть про них.

Пример 2. Логистика

Чтобы иметь достаточный, но не излишний запас на своем складе, раньше Вы по-большому счету опирались на свое чутье: это вроде нормально берут, а вот та позиция идет так себе. И нередко оно Вас подводило: то какие-то позиции годами лежали на складе, то в один момент всем Вашим клиентам подавай одну какую-то позицию, которая заканчивалась после второго звонка. На этом Вы постоянно теряли деньги, то от издержек на хранение, то от упущенных сделок.

Сейчас же у Вас есть современные системы складского и товарного учета. Они точно показывают Вам, какой клиент, какую позицию и с какой периодичностью приобретает, и на основе этих данных прогнозируют будущий спрос.

Пример 3. Маркетинг

Помните, как Вы раньше проводили рекламные кампании? Могу напомнить: вывешивали билборды вдоль трасс, покупали сомнительную базу емэйл адресов и делали по ним массовые рассылки, нанимали промоутеров или обзвонщиков, чтобы они в холодную предлагали Ваши услуги.

И эффективность этих мероприятий Вы оценивали по следующему принципу: выручка выросла — эффективно, не выросла — не эффективно.

Сейчас же у Вас есть возможность показывать свою рекламу только заинтересованной целевой аудитории, делать максимально персонализированные рассылки и подогревать интерес к своей компании и продукту, а не работать по холодной базе. А эффективность можно оценить по каждому отдельному рекламному каналу в разрезе пути от первого контакта до совершенных покупок.

Пример 4. Бухгалтерия

Вспомните своих бедных бухгалтеров, как они вешались в конце месяца/квартала/года, так как все делали вручную.

Сначала надо выяснить, сколько часов сотрудники работали в этом месяце, посчитать их зарплату, рассчитать налоги и отчисления по ним, подготовить для каждого зарплатный листок, выдать каждому зарплату (которая тоже пересчитывалась вручную). А еще разобраться с отпускными, командировочными и больничными. А потом еще и с отчетностью разобраться, с проверками, с налогами. В итоге, пока с одним периодом разбираешься — начинается новый.

Сейчас же автоматизация бизнес-процессов дает возможность все сделать буквально в пару кликов. И это просто рай для них, относительно прошлого: вся база ведется автоматически.

Нужно лишь в конце отчетного периода нажать одну кнопку, бац, и зарплата для всех рассчитана. Нажать другую — отчетность готова. Нажать третью — все зарплаты и налоги перевелись на нужные банковские счета. А договора со счетами для клиентов вообще без участия бухгалтеров составляются.

Что такое бизнес-процесс

Вы уже загорелись вопросом автоматизации своего бизнеса? Если да, то правильно сделали. Но перед тем, как переходить к самой автоматизации, необходимо разобраться с бизнес-процессами, которые протекают в Вашей компании. И начнем с азов.

Бизнес-процессы — совокупность последовательных действий, направленных на производство и сбыт продукта, и поддержание нормального функционирования бизнеса.

Если простым языком, то это все действия персонала и взаимодействия между собой, которые происходят в компании.

Чтобы их определить и описать, достаточно ответить на вопрос: «Что и для чего Вы делаете внутри своего бизнеса, чтобы он приносил прибыль?»

Конкретнее на примере

Приведу пример. Снова вернемся к оптовой торговле. Для того, чтобы этим заниматься, Вы нанимаете персонал, обучаете его, разрабатываете для них инструкции, следите за тем, чтобы они работали.

Покупаете или производите продукцию, арендуете склад для хранения, контролируете движения продукции и остатки.

В свою очередь маркетологи настраивают рекламу, менеджеры получают и обрабатывают заявки, передают их логистам. Кладовщики собирают заказ, а транспортники доставляют продукцию до конечных клиентов. Сервисный отдел следит за качеством Ваших услуг и обслуживает клиентов.

После этого Вы оформляете документы, сдаете отчетность и платите налоги, начисляете зарплату. Кроме этого Вы организовываете планерки и стратегические сессии, выставляете планы и анализируете прошлые показатели. Совместно с этим, Вы разрабатываете новые продукты или услуги и запускаете их на рынок, выходите на новые рынки, расширяете деловые связи и т.д.

Все, что я перечислил выше, и есть бизнес-процессы, но описанные очень кратко. Ваша же задача разобрать каждое действие по винтикам, на много составляющих, чтобы получить более точное представление о том, как Ваш бизнес функционирует.

После этого Вы поймете, что можно автоматизировать, а где без участия человека пока не обойтись.

Важно. Выжимайте из бизнеса максимум с помощью нашей методички формата “фишечная стратегия”. В ней самый сок из сотен тренингов и книг по маркетингу и продажам. А также концентрат успешных действий. По ссылке скидка 50% в течение 4 часов, кликайте -> “200+ фишек маркетинга: от привлечения до удержания“

Типы бизнес процессов

Чтобы лучше разобраться в вопросе автоматизации процессов, необходимо понять, какими они бывают. Выделяют 4 типа бизнес-процессов:

1. Основные. Бизнес-процессы, которые непосредственно влияют на доход компании: производство, продажи, маркетинг, работа с клиентами и т.д.;
2. Вспомогательные. Бизнес-процессы, которые прямо не влияют на доход компании, но помогают ей нормально функционировать: бухгалтерский учет, документооборот и т.д.;
3. Развивающие. Бизнес-процессы, благодаря которым компания развивается и растет: планирование, бюджетирование, прогнозирование, обучение персонала и т.д.;
4. Управленческие. Бизнес-процессы которые позволяют управлять бизнесом: решение текущих задач, контроль персонала, мотивация персонала и т.д.;

Отдать на автоматизацию можно бизнес-процессы любого типа, но с тем условием, что они упрощают работу персонала, повышают производительность труда, но при этом не страдает качество продукта.

О том, какие именно процессы можно автоматизировать и каким образом, мы поговорим чуть дальше. Вам ведь важно подойти к этому процессу основательно, а не копировать решения, правда?

Методы описания

Детально описывать методы не стану, так как это уже тема отдельной статьи. Да и не одной. Поэтому максимально просто и понятно. Итак, существует два основных метода описания бизнес-процессов: вертикальное и горизонтальное.

При вертикальном (функциональном) описании обозначаются лишь иерархические связи между бизнес-процессами и их последовательность.

При горизонтальном (процессном) описании помимо последовательности описывается еще и взаимосвязь между бизнес-процессами, необходимые инструменты и материалы для их выполнения.

И при горизонтальном и при вертикальном методе разделяют три способа описания:

1. Текст

Один из самых простых, но в то же время не очень эффективных способов. При использовании такого способа Вы просто последовательно описываете свои бизнес процессы и формируете из этих описаний документы, например, регламенты, инструкции или руководства.

Неэффективен этот способ из-за того, что обычно, когда человек читает текст, он воспринимает информацию последовательно, не акцентируя внимание на взаимосвязи и иерархии. Ну и что уж греха таить — обычно под конец документа первые мысли уже забываются.

2. Таблица

Этот способ эффективнее предыдущего, т.к. информация более структурирована. С помощью таблицы можно наглядно показать взаимосвязи и иерархию.

При таком способе выделяют несколько параметров, которые важно учитывать в бизнес-процессах. Они и ложатся в основу столбцов, по которым описываются бизнес-процессы.

3. Схема

Этот способ наиболее эффективен, т.к. человек, анализируя текстовую информацию, в любом случае переводит ее в графические образы для восприятия. Поэтому, если Вы предоставите сразу графическую информацию, у человека уйдет меньше времени и сил на ее восприятие.

Обычно бизнес-процессы при графическом способе описания представляются в виде блок-схем. Такой вид демонстрирует и последовательность, и иерархические связи, и горизонтальные, и трансформацию бизнес-процесса из-за определенных условий.

Автоматизируем бизнес за 8 шагов

Многие ошибочно думают, что процесс автоматизации и внедрения современных технологий в свой бизнес это дорого и очень сложно. Мол надо обладать огромным штатом сотрудников, иметь высокую квалификацию, вкладывать мешки денег.

Но на самом деле в автоматизации бизнес-процессов нет ничего сложного. Наоборот, это увлекательный процесс, во время которого Вы начинаете лучше понимать свой бизнес. Каким образом сделать это максимально просто и эффективно, читайте дальше.

Кстати. Если у Вас большой розничный магазин, и Вам необходимо отслеживать десятки разных процессов, то рекомендую МойСклад. В нем есть все необходимое: продажи, закупки, склад, финансы, клиенты и поставщики. Кликайте и тестируйте -> МойСклад.

Шаг 1. Ставим цель

Любое действие в бизнесе делается не просто так. И автоматизация также не делается ради автоматизации. Вам необходимо четко понимать, для чего Вы хотите автоматизировать тот или иной бизнес-процесс.

Обычно при автоматизации ставят следующие цели:

1. Повысить производительность труда;
2. Минимизировать ошибки;
3. Увеличить точность производимых вычислений;
4. Привести бизнес в системный вид;
5. Выполнить несколько задач параллельно;
6. Увеличить шанс принятия верных решение и их скорость;
7. Сократить издержки;
8. Наладить взаимодействие отделов между собой;
9. Повысить качество сервиса;
10. Увеличить продажи;
11. Избавиться от рутинных задач.

Можно ставить и другие цели перед автоматизацией, но важно понимать, что автоматизация — помощник для Вашего бизнеса, а не исполнитель ключевых задач. К сожалению, машины умеют делать еще не всё. А может быть и к счастью.

Шаг 2. Определяем бизнес-процесс

Тут вспоминаем нашу главу про бизнес-процессы, подготавливаем их доскональное описание и идем далее.

Итак, какие бизнес-процессы необходимо автоматизировать зависит от поставленной Вами цели. Для того, чтобы их определить, необходимо цель разложить на мельчайшие критерии ее достижения. После этого соотнести эти критерии с бизнес-процессами, протекающими в компании и выявить действия, которые в большей мере влияют на достижение цели.

Так вот, на действия, которые в большей мере влияют на достижение цели, Вы освобождаете время путем автоматизации менее влиятельных действий. Чтобы грамотно выбрать бизнес-процесс, необходимо следовать следующей структуре:

1. Выявляем. Сначала необходимо досконально понять процесс, выявить последовательность и необходимость каждого действия;
2. Упрощаем. Далее по максимум упростить процесс, чтобы действия были как можно проще, не дублировались и убрались лишние;
3. Автоматизируем. И только после этого отдаем выявленные и упрощенные процессы на автоматизацию.

Приведу простой пример. Перед Вами стоит задача повысить уровень продаж. Вы понимаете, что для этого необходимо больше уделять времени общению с клиентами, делать более персонализированное предложение, обрабатывать все заявки, точно соблюдать договоренности с потенциальным клиентом.

Вы разбираете свой процесс продаж по молекулам и получаете: сначала приходит звонок на телефон, менеджер проводит первичную квалификацию клиента, договаривается на следующий звонок, фиксирует договоренности в ежедневнике.

В назначенное время звонит клиенту, иногда забывает про это и звонит позже. Проводит переговоры, при положительном результате подготавливает коммерческое предложение, пересылает его клиенту.

После этого составляет договор и счет, пересылает его клиенту, ждет оплаты. Контролирует зачисление средств, после чего передает заявку исполнителям. Исходя из этого Вы видите, что менеджер много времени тратит на подготовку различных документов, а также на контроль договоренностей. Это время он мог потратить на общение с клиентом или на обработку других заявок.

Шаг 3. Составляем техническое задание

После того, как Вы определились с участками, которые неплохо было бы автоматизировать, Вы должны подробно расписать процесс того, как бы Вы хотели, чтобы выглядели те или иные действия в Ваших процессах.

Продолжим тот же пример с повышением уровня продаж. Вы выявили, что менеджер тратит много времени на составление типичных документов: коммерческих предложений, счетов, договоров и актов. Вам бы хотелось, чтобы это происходило в автоматическом режиме, например, менеджер вносит только реквизиты компании, перечень товаров или услуг и нужные даты. После этого автоматически формируются все документы: и договора, и коммерческие, и прочие стандартные документы.

Возникает резонный вопрос: а откуда мне знать, как по-другому могут выполняться те или иные действия, если сейчас они у меня выполняются так? Есть два ответа на этот вопрос:

• Либо Вы вкладываете свое время и изучаете опыт других компаний, как можно автоматизировать те или иные процессы в компании;
• Либо Вы вкладываете деньги и обращаетесь к профессиональным консультантам по определенным участкам бизнеса, которые специализируются на автоматизации.

Каждомый решает сам, но я бы рекомендовал обращаться к специалистам. Они уже собаку на этом съели и точно знают, что адекватно автоматизировать, а во что лучше не влезать. И вот еще несколько советов о том, что не стоит пытаться автоматизировать:

1. Уникальные операции. Или же единичные — автоматизировать их просто нецелесообразно;
2. Процессы с большим количеством переменных. Автоматизировать их полностью не получится, при попытке Вы просто добавите дополнительные сложности в процесс;
3. Инновационные бизнес-процессы. Они еще не отлажены, и не факт, что приживутся на предприятии. Автоматизировав их, Вы рискуете потратить время и деньги напрасно;
4. Операции интеллектуального труда. Хотя искусственный интеллект и развивается, но полностью делегировать умственные процессы на машину пока невозможно.

Шаг 4. Выбираем программное обеспечение

После того, как Вы определись с процессами, и прикинули, каким образом это можно сделать, наступает ответственный момент — выбрать такую систему, которая позволит реализовать Ваши желания по автоматизации.

Лайфхак. Можно пойти и обратным путем: ищите в интернете систему для автоматизации, и на основе ее возможностей смотрите, какие процессы она может автоматизировать и проецируете это на свой бизнес.

Программ для автоматизации на рынке сейчас тьма. Есть как платные, так и бесплатные, простые и сложные, специализированные и общие. Но для начала общие принципы выбора программного обеспечения для автоматизации:

1. Настройка. Система должна иметь возможность донастройки конкретно под Ваши нужды;
2. Гибкость. Система должна быть гибкой: ее можно быстро изменить, внедрить или прекратить использовать;
3. Удобство. Система должна быть удобна и проста в использовании сотрудниками с разной квалификацией;
4. Интеграция. Система должна иметь возможность интеграции с другими инструментами и сервисами;
5. Техподдержка. У системы должна быть качественная и оперативная техническая поддержка;
6. Возможности. Система должна соответствовать Вашему кошельку и возможностям эксплуатации.

Далее, чтобы Вас не сильно запутать, расскажу про программы в разрезе их применения, а подробную информацию про каждую Вы с легкостью сможете найти (по некоторым даже в этом блоге).

Excel

Это, наверное, самый популярный инструмент автоматизации для тех, кто только начинает путь к информационным технологиям. Произошло это из-за его доступности: практически на каждом компьютере установлен пакет Microsoft Office и пользоваться этим инструментом учат даже в некоторых школах.

Exel подходит для автоматизации расчетов и отчетности: по заданным формулам и макросам можно производить самые сложные вычисления, после чего представлять их в наглядном виде.

Кроме этого в нем ведут и различные базы, которые можно фильтровать и сортировать. Хоть сам по себе инструмент и доступный, но пользоваться им на всю мощь способны лишь его истинные поклонники. Большинство же пользователей используют его от силы на 5-10% от всех возможностей.

Ну и будем откровенны, Exel не самый эффективный инструмент автоматизации, хотя и подойдет для автоматизации простейших функций в бизнесе.

Программные продукты 1С

Это второй по популярности инструмент для автоматизации в России. Каждый кто хоть как-то относится к бизнесу слышал это сочетание “один эс”. У кого-то это вызывает мурашки по коже и трепет ужаса внутри, а для кого-то это эффективный инструмент. 1С применяется для автоматизации практически на всех участках бизнеса и вот некоторые из них:

1. 1С Бухгалтерия. Для автоматизации бухгалтерского учета;
2. 1С Зарплата и управление персонала. Для автоматизации кадрового учета и работы с зарплатой;
3. 1С Розница, 1С Управление торговлей. Для автоматизации работы розничных магазинов: складского и товарного учета;
4. 1С Управление предприятием. Для автоматизации управленческого учета, бюджетирования и планирования;
5. 1С Документооборот. Для автоматизации документооборота;
6. 1С Отчетность. Для автоматизации взаимодействия с государственными органами и т.д.

Перечислять их можно бесконечно. Кроме автоматизации отдельных участков бизнеса, 1С предоставляет и комплексные решения по автоматизации предприятий в отдельных сферах: для сельского и лесного хозяйства, медицины, образования, общепита, строительства, производства, финансового сектора и государственных учреждений.

1С — действительно крупный игрок на российском рынке с большим количеством представительств в любой точке России.

Интересно. Упростить все процессы в розничном магазине поможет сервис Cloudshop. Внутри: складской учет, автоматизация рабочего места кассира, готовая онлайн-касса, поддержка дисконтных карт и база покупателей, а также многое другое. Кликайте -> Cloudshop (по промокоду «PDGRY1» + 600руб. на тестирование).

Но обольщаться не стоит: хоть 1С и позволяет автоматизировать практически весь бизнес, но так просто в их продуктах не разобраться. Необходимо иметь квалифицированного специалиста для внедрения, использования и обслуживания систем данного производителя. И скажу по секрету, они не совсем удобные. Но это только между нами.

CRM-системы

Данный инструмент стремительными темпами внедряется в российский бизнес. Он позволяет автоматизировать, оптимизировать и анализировать продажи, маркетинг, работу над проектам.

Основная задача CRM-систем заключается в повышении качества обслуживания Ваших клиентов за счет автоматизации рутинных задач менеджеров. А также улучшения контроля за каждой сделкой, оперативной аналитики и совмещения всех инструментов, которые необходимы менеджерам в одном месте.

Продвинутые CRM-системы кроме вышеперечисленного могут и маркетингом управлять, и всем предприятием в целом. Если сказать простыми словами, то CRM-системы создают экосистему внутри предприятия, которая позволяет сотрудникам работать продуктивнее, не отвлекаясь на что-то лишнее.

Лидерами рынка таких систем в России являются Мегаплан, S2 CRM. У каждого игрока свои преимущества и недостатки, своя ценовая политика и в целом системы, рассказывать о которых в рамках данной статьи нецелесообразно.

Кстати. Если Вы решили использовать CRM, то рекомендую Мегаплан, Пачка,  LPTracker или S2 CRM (промокод «jbjnws» скидка 50% на тариф «Корпорация+»).

ERP-системы

Это такие системы, которые позволяют автоматизировать основные процессы в компаниях с помощью одного инструмента: начиная от производства, заканчивая документооборотом и бухгалтерией.

Это обширные комплексные решения, которые позволяют превратить бизнес в единую систему управления ресурсами и активами, увеличить эффективность менеджмента, благодаря постоянной оптимизации существующих бизнес-процессов и внедрения новых.

Ключевой принцип всех ERP-систем является модульность, что позволяет внедрять их в бизнес поэтапно. То есть сначала можно автоматизировать производство, потом продажи и сбыт, после этого взяться за документооборот и коммуникации внутри коллектива. Лидерами в сфере ERP-систем являются SAP, Oracle, Microsoft. Ну и естественно 1С, куда без него.

PM-системы

Project Management системы созданы для автоматизации управления проектами. В таких системах автоматизации бизнес-процессов можно выбрать ответственного исполнителя, разбить проект на мелкие задачи, установить для каждой сроки и приоритет выполнения.

Такие системы важны для предприятий, где ведется много проектов параллельно. Они помогают понять производительность персонала, их загруженность, соблюдение дедлайнов.

А также в одном месте видеть всю историю работы над конкретным проектом или работы в целом, что может помочь в решении спорных ситуаций. Принцип работы таких систем, в целом, одинаков. Различаются они интерфейсом, какими-то фишками, возможностями расширения или интеграции с другими инструментами.

Примерами подобных систем являются Trello, Asana, WEEEK. Также, системы управления проектами в той или иной мере реализованы в современных CRM и ERP системах.

Лайфхак. Прибыль любой компании зависит от эффективности сотрудников, поэтому рекомендуем Вам организовать рабочие процессы через специальный сервис Week. С его помощью Вы сможете распределить задачи, установить дедлайн и контролировать процесс работы в одном месте. Кликайте и тестируйте бесплатно -> Week

Системы аналитики

Системы аналитики направлены на помощь бизнесу в принятии решений: с помощью них можно выявлять тренды, закономерности и исключения, прогнозировать исходы принятия того или иного решения.

Системы аналитики собирают исходные данные воедино, благодаря аналитическим моделям формируют различные отчеты, на основе которых можно принимать взвешенные решения. Таким образом автоматизируется процесс принятия решений.

Существуют инструменты аналитики, которые просто позволяют видеть картину бизнеса и важные показатели. К такому виду относятся, например, инструменты web-аналитики от Яндекс и Google (Яндекс.Метрика и Google Analytics соответственно).

Существуют инструменты и прогнозной аналитики от SAP, Oracle и Microsoft, о которых я писал не так давно. Такие системы позволяют не только видеть общую ситуацию, но еще и прогнозируют, что будет при различных вариантах событий.

Кстати. Если Вам нужна детальная аналитика, то рекомендую сервисы: Roistat (по промокоду “INSCALE1120″ +7500 руб. на баланс сервиса для тестирования) или же Callibri (по промокоду “76C6IMERUQ” + 500 руб.).

Другие системы

На остальных системах детально останавливаться не буду, т.к. они по сути являются либо частью предыдущих, либо узкоспециализированными, которые не всем нужны.

1. Системы автоматизации рекламы. Позволяют в автоматическом или полуавтоматическом режиме управлять рекламными кампаниями в интернете. Они могут управлять ставками в контекстной рекламе, например, eLama, инструменты Roistat или управлять рекламой в социальных сетях;
2. Системы контроля рабочего времени. Позволяют анализировать часы реальной работы сотрудников — время начала и окончании работы. Кстати, некоторые из них позволяют смотреть, чем именно сотрудник занимается на компьютере. Примеры таких программ: Kickidler, StaffCop, ManicTime, CrocoTime;
3. Системы управления сайтами. Как ни странно, но CMS — это тоже инструмент автоматизации. Если раньше web-специалистам приходилось для добавления каждого элемента на сайт писать код, то сейчас Вы можете это делать самостоятельно через понятную админ-панель. Примеры таких систем: WordPress, Joomla, Bitrix и прочие.

Шаг 5. Внедряем

После того, как Вы определились и с бизнес-процессами, и системами, благодаря которым их можно автоматизировать, перед Вами встает вопрос: а каким образом их внедрить в свой бизнес?

Варианта всего два: своими силами или с помощью сторонних специалистов.

Нет какого-то абсолютно верного варианта, каждый решает этот вопрос, исходя из своих возможностей и своего персонала, бюджета на внедрение и сроков. Ну а я расскажу особенности каждого из вариантов.

Внедрение своими силами

В зависимости от компетенций своего персонала, Вы можете доверить им внедрение ПО для автоматизации различных бизнес-процессов. Очевидно, чем сложнее система, тем большими компетенциями должен обладать Ваш персонал.

Причем речь идет не только о технической стороне вопроса, но и понимании самих бизнес-процессов.

И далее о плюсах и минусах:

• Относительно небольшой бюджет. По факту, Вы тратите деньги только на оплату самой системы, а специалисты и так уже получают свою зарплату;
• Понимание бизнеса. Штатные сотрудники понимают бизнес лучше, чем привлеченные специалисты. Поэтому Вы потратите меньше времени на описание своих бизнес-процессов;
• Конфиденциальность. Большее доверие к своим сотрудникам, из-за чего риск утечки конфиденциальной информации минимизируется.

• Продолжительность. У сотрудников нормированный рабочий день с фиксированной зарплатой, поэтому они незаинтересованны в ускорении сроков внедрения;
• Нет опыта. У каждой системы есть свои тонкости и нюансы, которые могут знать только профильные специалисты. При самостоятельном внедрении можно их не учесть;
• Полное погружение. Работа по автоматизации требует полного погружения в процесс, из-за чего могут страдать другие участки ответственности выбранного сотрудника.

Внедрять своими силами я бы советовал не очень сложные инструменты, настройка которых предполагает только регистрацию и пару кликов в самой системе.

Ну а если у Вас большой штат высококвалифицированных специалистов, как технических, так и понимающих в организации бизнес-процессов, и есть возможность на некоторое время добавить им обязанностей, то можете делегировать им и внедрение самых сложных систем.

Внедрение с помощью сторонних специалистов

Как Вы уже поняли, автоматизация бизнес-процессов дело ответственное, и если произвести ее некорректно, то в лучшем случае не будет никакой пользы, а может стать еще и хуже, чем было.

Поэтому, на мой взгляд такую работу стоит отдавать на исполнение высококвалифицированным специалистам, которые уже собаку съели на автоматизации, а желательно еще и в Вашей сфере.

И далее о плюсах и минусах:

• Опыт. Они знают все тонкости, нюансы и часто возникающие проблемы, что поможет сократить сроки внедрения и максимально-эффективное функционирование;
• Оперативность. У сторонних специалистов высокая мотивация завершить проект внедрения в кратчайшие сроки — от этого зависит их прибыльность;
• Бизнес на плаву. Вы не отвлекаете своих сотрудников от их текущей деятельности, следовательно, бизнес не проседает, продуктивность не страдает. Да и сотрудники не бурчат на Вас.

• Кот в мешке. Можно нарваться на недобросовестного исполнителя или даже на мошенника, который пропадет с предоплатой;
• Нюансы бизнеса. Сторонние специалисты не могут знать нюансов Ваших бизнес-процессов. Поэтому к сроку внедрения добавляется срок на изучение Вашего бизнеса;
• Дополнительные расходы. Кроме стоимости самой системы, Вам придется оплатить и работу по внедрению. А у высококвалифицированных специалистов это стоит не дешево.

Если Вы решили обратиться к сторонним исполнителям, то чтобы выбрать наиболее подходящую Вам кандидатуру, следуйте следующим советам:

1. Изучите опыт. Желательно, чтобы был опыт именно в Вашей сфере, изучите кейсы, отзывы, не стесняйтесь спросить контакты клиентов кандидата, чтобы подтвердить общедоступную информацию;
2. Выбирайте с узкой специализацией. Например, если Вы решили внедрить в свой бизнес amoCRM, то лучше обратиться к исполнителю, который занимается только ей, а не всеми CRM-системами;
3. Отдайте предпочтение организациям. Да, можно найти и хорошего фрилансера, но судя по опыту, они более склонны к безответственной работе, затягиванию сроков и обману. Поэтому лучше переплатить, но обратится в агентство;
4. Сравнивайте предложения. Не обращайтесь к первому откликнувшемуся: анализируйте не только стоимость, но и подход к работе, опыт, команду и так далее. Это может открыть Вам и некоторые нюансы о внедрении, о которых Вы и не знали;
5. Заключайте договор. Ну и напомню: не начинайте работать без договора и четко прописанных условий сотрудничества. И тем более, не оплачивайте деньги до подписания необходимых документов.

Шаг 6. Составляем инструкции

Это один из самых важных этапов в автоматизации Вашего бизнеса. Вы должны подробно описать каждое действие, которое должен каждый сотрудник, так или иначе участвующий в автоматизированных бизнес-процессах.

Важно описать их однозначно и подробно, без возможности двойного трактования. Также важно уделить внимание и тому, что сотрудник не должен параллельно с новыми инструментами использовать старые, иначе все Ваши труды будут напрасны. 

В таких инструкциях должны быть описаны основные действия внутри системы, возможные проблемы, ошибки и пути их решения. Кроме этого важно описать процессы взаимодействия с другими сотрудниками в процессе пользования новой системой.

В каком виде могут быть инструкции:

1. Текстовый документ. Самый простой, но в то же время не очень эффективный способ: такие документы получаются объемными, сложными для восприятия и не совсем наглядными. Сложно описать действия автоматизированных систем словами;
2. Текстовый документ со скриншотами. Это уже эффективнее. Сотрудник сразу понимает, что и как работает, куда надо нажимать, как это происходит на практике. Но такие документы и разрабатываются дольше, и по объему значительно больше;
3. Чек-листы. Удобны в восприятии, но из-за своей сути не могут раскрыть полную информацию, что может вызвать затруднение. Это больше дополнение к основным инструкциям, нежели инструмент обучения;
4. Видео уроки. Это, наверное, самый эффективный способ донесения информации о работе в новой системе. Видео информация усваивается лучше, и это хороший способ показать наглядно и на практике, как необходимо работать в системе.

Шаг 7. Обучаем персонала

После того, как Вы разработали инструкции и регламенты для своих сотрудников, необходимо воплотить их в жизнь и научить свой персонал работать по-новому. Одна из самых эффективных схем обучения выглядит следующим образом:

1. Теория. Рассказать в теории, каким образом будет происходить работа по-новому;
2. Пример. Показать на своем примере, что и как необходимо делать;
3. Совместная работа. Заняться совместно с сотрудниками работой с новыми инструментами;
4. Изучение. Дать время для самостоятельного изучения и усвоения;
5. Тестирование. Провести тестирование персонала по полученным навыкам.

Большинство сотрудников, особенно на рядовых позициях, не очень любят менять свои рабочие процессы, особенно кардинальным образом. Поэтому Вы можете столкнуться с саботажем новых инструментов.

И чтобы этого не случилось, Вам сначала необходимо донести выгоды от перехода на новый способ работы, ответить на все вопросы сотрудников. Ну и не будет лишним замотивировать персонал премией или бонусами. В процессе обучения важно составить план с указанием сроков и контрольных точек, назначить ответственного за обучение, а также не отпускать на самотек процесс обучения.

Обучить персонал можно своими силами, если есть сотрудник, который полностью разбирается в системе. Также Вы можете делегировать этот процесс сторонним специалистам, которые автоматизировали Ваши бизнес-процессы.

Но даже если Вы нанимаете сторонних специалистов, внутри компании все равно необходимо назначить ответственного за обучение.

Очень важно. Учите пользоваться системой правильно сразу, максимально эффективным образом. Переучить сотрудников будет намного сложнее, нежели научить с нуля.

Шаг 8. Анализируем и корректируем

Если Вы дошли до этого пункта — поздравляю! Вы завершили автоматизацию бизнес-процессов где-то на 50%. На этом этапе начинается не очень приятная, но нужная работа.

После того, как Вы автоматизировали тот или иной процесс, Вам необходимо постоянно следить за эффективностью нового способа работы, сравнивать его с прошлыми результатами, выявлять точки роста и корректировать работу.

Москва не сразу строилась. Поэтому и Вы не переживайте, если с первого раза идет не так, как Вам бы хотелось. Это нормально.

Важно адекватно оценивать ситуацию и не бояться корректировать инструкции и работу в целом: постоянно собирайте обратную связь со своих коллег, анализируйте ее и предпринимайте меры, если что-то идет не по плану.

И не останавливайтесь на достигнутом. Выявляйте новые и новые процессы, которые можно автоматизировать, интегрируйте решения между собой, стремитесь оптимизировать Вашу работу по-максимуму.

Ошибки и проблемы

Статья уже подходит к концу, но я не могу Вас отпустить автоматизировать свой бизнес без рассказа о возможных ошибках и проблемах, которые могут встретиться в процессе автоматизации, а также о том, как их можно избежать.

• Нет плана работ. Проект по автоматизации не разбит на этапы, не обозначены сроки, из-за чего процесс сильно затягивается. Поэтому, не забывайте обозначать дедлайны, действовать постепенно и назначать ответственных;
• Нет понимания, что автоматизировать. И каким образом это должно выглядеть. Чтобы этого избежать, сначала изложите для себя, как Вы видите тот или иной процесс, а после проконсультируйтесь с опытными специалистами;
• Нет ресурсов. Важно изначально рассчитывать свои силы и подсчитать выделенные ресурсы для автоматизации. Не забывайте про это, иначе Вы рискуете начать проект-долгострой, который не закончится никогда;
• Нет одобрения сотрудниками. Донесите до сотрудников необходимость изменений и выгоду. Ну и как правило, есть один или несколько особо протестующих сотрудников — попробуйте уладить с ними конфликт. Ну ли увольте зачинщиков бунта;
• Нет должного внимания. Если Вы замечаете, что проект исполняется по остаточному принципу, исполнитель безынициативный и постоянно затягивает сроки, то для начала выясните причины или меняйте исполнителя;
• Нет критериев оценки автоматизации. Чтобы грамотно оценить эффективность автоматизации — ставьте перед собой конкретные цели и задачи, например, сократить время обработки заявок на 30%.

Коротко о главном

Автоматизация бизнес-процессов — это то, на что необходимо делать упор в ближайшее время. Конкуренция сейчас ушла в разрез эффективности бизнеса, скорости и сервиса.

Если раньше автоматизация была доступна только крупному бизнесу, то сейчас это инструмент развития и малых предприятий. Можно даже сказать, что необходимый инструмент.

Поэтому не закрывайте глаза на современные информационные технологии, старайтесь адаптировать их под нужды Вашего бизнеса. Но не забывайте и про то, что эффективность технологий зависит от людей, которые ими управляют.

Нашли ошибку в тексте? Выделите фрагмент и нажмите ctrl+enter

Состав материала

• Определение автоматиазции бизнес-процессов
• Что такое последовательный и комплексный подход к автоматизации?
• Последовательный подход 
• Комплексный подход
• Пример подхода
• Какие бизнес-процессы можно автоматизировать, а какие автоматизировать сложно?
• Для каких предприятий требуется автоматизация бизнес-процессов?
• Исключаем человеческий фактор из бизнес-процессов компании
• Примеры автоматизации бизнес-процессов предприятия
• Пример 1. Автоматизация бизнес-процессов при помощи 1С
• Пример 2. Автоматизация отдела закупок
• Пример 3. Автоматизация взаимодействия с арендаторами
• Пример 4. Автоматизация станков и производства (с ЧПУ и без ЧПУ)
• Пример 5. Автоматизация HR, сбор резюме
• Пример 6. Автоматизация управленческой отчетности
• Пример 7. Обучение персонала
• Пример 8. Автоматизация отдела продаж
• Пример 9. Автоматизация взаимоотношений с В2В-клиентами (В2В-портал и бек-офис)
• Пример 10. Автоматизация E-commerce
• Пример работы автоматизации формирования цены
• Заключение 

​​

В обзорной статье нашего блога мы решили осветить тему автоматизации бизнес-процессов.

Данный материал применим ко всем типам бизнеса и производства. Но соответствующий разбор мы попробуем осуществить не на сухой теории, а с применением достаточно развернутых примеров, хотя немного теоретической части зацепить все же придется.

Автоматизация бизнес-процессов, также может встречаться под названиями «АБП», «BPM» (Business Process Management) и «BPA» (Business process automation).

Примечание: важно будет добавить, что автоматизация бизнес-процессов, или комплексная автоматизация предприятия, в данном материале рассматривается не с точки зрения установки роботизированного оборудования, станков ЧПУ или конвейерных линий на производство, а сточки зрения автоматизации за счет внедрения программных продуктов в бизнес-процессы компании.

Определение

Для того, чтобы разобраться, что такое автоматизация бизнес-процессов компании, необходимо начать с того, что такое вообще бизнес-процессы и какие они бывают. В данном случае мы не будем изобретать какого-то своего определения, поэтому просто обратимся к Википедии.

«Бизнес-процесс — совокупность взаимосвязанных мероприятий или работ, направленных на создание определённого продукта или услуги для потребителей. Управленческая концепция BPM (от англ. business process management) рассматривает бизнес-процессы как важные ресурсы предприятия, и предполагает управление ими как одну из ключевых организационных систем.

Выделяют три вида бизнес-процессов:

• управляющие — бизнес-процессы, которые управляют функционированием системы, такие как корпоративное управление и стратегический менеджмент;

• операционные — представляющие основную деятельность организации, создающие основной поток доходов (снабжение, производство, маркетинг, продажи или взыскание долгов);

• поддерживающие — обслуживающие организацию (бухгалтерский учет, подбор персонала, техническая поддержка).»

Подробнее о бизнес-процессах можно узнать тут

Но, что такое именно автоматизация бизнес-процессов? Как такового не существует какого-то университетского определения, что такое автоматизация БП, поэтому специалисты из разных сфер понимают это по-своему, в рамках профессиональной направленности или специфики.

Например, для бухгалтера, автоматизация бизнес-процесса может заключаться во внедрении учетной системы от 1С и создания выгрузок, а вот для маркетолога это может быть разработка сводного кастомного интерфейса между всеми информационными системами, с которыми он работает, в том числе с сопряжением 1С, чтобы иметь возможность оперативно отслеживать спрос на продукцию, остатки, рекламные каналы, бюджеты и так далее.

Поэтому, мы предлагаем следующее определение для понимания, что же такое автоматизация бизнес-процессов:

Автоматизация бизнес-процессов — это оптимизация, упрощение и ускорение работы компании, производства или сотрудника, в любом требуемом направлении, за счет внедрения программных и аппаратных решений, с целью увеличения качества и эффективности работы компании.

VIMS Communication специализируется на программной автоматизации бизнес-процессов, а именно на разработке и внедрении софтверных продуктов в соответствии с техническим заданием клиента.

Другими словами, мы решаем проблемы бизнеса за счет привлечения технологий.

Для автоматизации бизнес-процессов мы разрабатываем кастомные продукты или интегрируем готовые коробочные решения с персональной адаптацией под клиента.

Что такое последовательный и комплексный подход к автоматизации?

В автоматизации бизнес-процессов есть 2 основных подхода к внедрению, для упрощения назовем их «последовательный» и «комплексный». Возможно, это не совсем верно с точки зрения терминологии используемой в IT, но задача данного материала рассказать об автоматизации бизнес-процессов, как раз специалистам не из области IT.

Последовательный подход 

Последовательный подход применяется при автоматизации бизнеса в том случае, если компании требуется автоматизировать не все бизнес-процессы, а только часть из них или автоматизировать всю компанию, но постепенно.

Последовательным этот подход можно назвать по тому, что после внедрения автоматизации в какой-то бизнес-процесс, возможно перейти к автоматизации следующего бизнес-процесса. Таким образом продвигаясь по цепочке бизнес-процессов компании, до момента полной автоматизации предприятия.

Последовательный подход выбирается по нескольким причинам:

• Автоматизация части бизнес-процессов позволяет сократить инвестиции относительно инвестиций в комплексную автоматизацию предприятия;
• Последовательная автоматизация позволяет сократить объем инвестируемых ресурсов на старте проекта и начать с небольшой предоплаты за один бизнес-процесс (под предоплатой стоит понимать не только финансовые, но, также, временные и кадровые инвестиции);
• Быстрая автоматизация и оперативный запуск в работу относительно комплексной автоматизации всего предприятия.

В случае последовательного подхода, заказчик, вместе с разработчиком (мы рекомендуем VIMS Com.) определяют всю схематику бизнес-процесса, автоматизация которого требуется.

Комплексный подход

Комплексный подход ориентирован на автоматизацию всего предприятия.

Комплексный и последовательный подходы тесно связаны друг с другом. По сути, комплексный подход — это цепочка из последовательной автоматизации бизнес-процессов, но с возможной разработкой единого программного продукта, единого логического ядра системы и общего интерфейса. Такая разработка требует подготовки емкого технического задания с детализацией каждого бизнес-процесса и их совместного взаимодействия.

Рассмотрим на примере оба подхода

Допустим, торгово-производственная компания «N» решила автоматизировать свой бизнес.

В таком случае определяются те направления, в которых требуется автоматизация.

Если компания нуждается в автоматизации только процессов закупок материалов для производства и в автоматизации работы менеджеров по продажам, то эти две системы логически могут быть абсолютно не связаны между собой и их реализация возможна в форме двух отдельных программных продуктов.

То есть, работа закупщика и работа менеджера по продажам, в данном случае абсолютно не переплетаться, а значит, для сокращения затрат, можно применить последовательный подход.

Допустим второй вариант, отдел закупок и менеджеры по продажам тесно связаны друг с другом.

В данном примере, менеджер, при подтверждении заказа от клиента, отправляет заявку на производство, производство, в свою очередь, формирует заявку в отдел закупок, с просьбой приобрести достаточное количество материала для реализации заказа. 

В данной цепочке может фигурировать и склад, который должен понимать объем ввозимого материала на производство, а также логисты, бухгалтерия, менеджеры и т.д. 

Во втором примере компании потребуется разработка и внедрение АБП, но с единым логическим ядром обработки данных и интеграцией во все учетные системы компании.

Такой подход даст возможность оперативно предоставлять всем специалистам необходимую информацию в процессе производства и передачи заказа клиенту.

Вариант комплексной автоматизации из второго примера, с большой долей вероятности, будет реализован в рамках одного программного продукта и нацелен на работу для всех подразделений компании.

На примере видно, что программные продукты, используемые в автоматизации, могут быть как в виде нескольких программных продуктов, так и в виде одного.

Какие бизнес-процессы можно автоматизировать, а какие автоматизировать сложно?

Автоматизировать можно все бизнес-процессы компании без исключения.

При автоматизации БП важно, чтобы логику процесса возможно было заключить в какую-то математическую форму. Другими словами, автоматизировать можно любой математически понятный процесс предприятия, а вот особые сложности доставляет автоматизация процесса, который напрямую связан с «творческой» или «невербальной» составляющей.

Описывать вопрос творчества в автоматизации достаточно сложно и долго, поэтому просто рассмотрим на примере:

Работа специалиста по кадрам (HR) заключается в обработке неограниченного количества данных о новых сотрудниках, по заданным параметрам. Например, специалист может искать сотрудника по критерию образования, опыта работы, специальным навыкам и так далее.

Затем, из собранных анкет выбираются кандидаты, которые приглашаются на собеседование, после чего появляется решение о приеме или отказе.

Так вот, если рассмотреть автоматизацию бизнес-процесса поиска сотрудников, то тут нет ничего сверхъестественного — развернутый сбор данных по необходимым параметром при помощи разработанного программного продукта.

Автоматизировать вопрос сбора и обработки анкет соискателей с абсолютно любого количества площадок, вопрос относительно простой и в данном случае автоматизация легко справляется с подбором актуального пула специалистов в самое короткое время.

А вот автоматизировать принятие решения по кандидату достаточно сложно.

Во время личной встречи с кандидатом, HR обращает внимание не только на профессиональную подготовку, опыт работы, но и на сопутствующие факторы, например, поведение, внешний вид, психологический портрет, качество ответов на вопросы и много чего еще и вот в этом кроется основная сложность автоматического подбора сотрудника.

Алгоритму или компьютеру сложно заменить профессиональные качества профессионального HR. Программный комплекс лишен интуитивного подбора и оценки невербальных факторов, поэтому результат все равно будет основываться на математическом выводе.

Теоретически можно автоматизировать вопрос подбора кандидата, допустим с привлечением нейросетей, но опять же автоматизация творческой составляющей или каких-то невербальных и неочевидных параметров — это достаточно сложный процесс, который, в любом случае, потребует инвестиции и большого ресурса.

Важно заметить, что не смотря на сложность автоматизации подобных бизнес-процессов, это направление активно развивается и вызывает большой интерес у крупных международных компаний.

Для каких предприятий требуется автоматизация бизнес-процессов?

Справедливо будет сказать, что автоматизировать бизнес-процессы возможно в абсолютно любой компании.

Но в первую очередь, автоматизация требуется тем предприятиям, у которых достаточно много рутинных процессов, большие массивы данных, парк производственного оборудования, и растянутая цепочка коммуникаций между отделами и специалистами.

Исключаем человеческий фактор из бизнес-процессов компании

Исключение человеческого фактора является одним из важнейших преимуществ, которые дают АБП.

Спроектированные, разработанные и внедренные БП, делают компанию быстрее и точнее в обработке входящих и исходящих данных.

Как правило, работа АБП не завязана на сотрудниках, не имеет выходных, отпусков и легко справляется с обработкой больших объемов данных в течении короткого времени без ошибок и по заданному алгоритму.

Одним из самых простых примеров в понимании применения автоматизации бизнес-процесса может быть построение управленческой и производственной отчетности.

Часто, в ручном варианте такого отчета, задействовано от одного до нескольких сотрудников, которые занимаются сбором, анализом и сведением актуальных данных в течении нескольких дней или недель в то время, как автоматизированный вариант этого же отчета может выстраиваться сразу после нажатия необходимой кнопки, что дает в моменте оперативность и точность полученных данных.

Такое качество отчета достигается за счет того, что логический блок АБП связан со всеми информационными и учетными системами компании, принимающими участие в построении и представлении данных (склад, производство, бухгалтерия, логистика, 1С и т.д).

Примеры автоматизации бизнес-процессов предприятия

Теперь перейдем к примерам автоматизации бизнес-процессов.

Объективно будет заметить, что мы, естественно, в рамках одного материала не сможем рассмотреть абсолютно все варианты возможной автоматизации для всех предприятий, т.к. автоматизация бизнес-процессов или комплексная автоматизация — это очень емкая тема, которая разрабатывается, развивается и внедряется по индивидуальному сценарию каждой компании, а соответственно, таких примеров может быть бесконечное множество.

Пример 1

Автоматизация бизнес-процессов при помощи 1С

Самым понятным и распространённым программным решением по АБП являются продукты от компании 1С.

Мы уверены, что в бизнес-среде нет людей, которые бы не слышали про 1С.

О программных решениях от 1С можно написать (и уже написаны) сотни книг, но задача нашего материала дать информацию, что такое автоматизация бизнес-процессов предприятия, как ее понимать, начинать, планировать и внедрять.

1С является базовым программным продуктом для автоматизации предприятий. Практически, каждая компания начинает свой путь в автоматизации с внедрения именно 1С.

1С позволяет упростить и систематизировать работу бухгалтерии, склада, управлять небольшим и большим предприятиям, производством, за счет своих программных решений, названия которых уже отсылают нас к направлению автоматизации, для которой этот продукт был разработан, например:

• 1С:Предприятие
• 1С:Бухгалтерия
• 1С:Управление торговлей
• 1С:Комплексная автоматизация
• 1С:Управление нашей фирмой
• 1С:Зарплата и управление персоналом

Автоматизация от 1С возможна в любой сфере. Компания предоставляет огромное количество редакций и различных вариаций, с возможностью доработки и адаптации их под любое предприятие.

Наличие 1С или других учетных систем, является фундаментальным при рассмотрении вопроса автоматизации в целом.

Учетная система — это база, от которой строится вся работа компании и ее дальнейшее развитие.

В нашей практике есть кейс, где архитектура существующего, достаточно большого и дорогостоящего E-commerce-проекта была переработана и изменилась в связи с необходимостью внедрения 1С, как источника данных. Перестройка архитектуры проекта, произошла потому, что на старте не рассматривалось внедрение 1С, но с ростом проекта появилась серьезная необходимость во внедрении системы учета, как источника данных.

1С хранит и распределяет в себе все данные о продуктах, наценках, себестоимости, зарплате, амортизации, остатках, закупках, балансе, оборудовании и т.д., реально упрощая (автоматизируя) работу во всех заданных направлениях.

Внедрение 1С автоматизирует в первую очередь учет компании и является основным источником данных для других внутренних и внешних систем, которые способны работать как в виде одностороннего, так и двустороннего обмена.

За внедрением 1С вы можете обратиться к нам

Пример 2

Автоматизация отдела закупок

Приведем пример одного нашего достаточно интересного кейса по автоматизации процесса закупок. 

Для конспирации, снова возьмем торгово-производственную компанию «N», чья деятельность связана с продажей металла, производством изделий и металлоконструкций, продажей крепежа и сопутствующих товаров.

Ассортимент компании насчитывает более 25.000 единиц различной продукции, хранящейся на нескольких складах.

Компания «N» сотрудничает более чем с 8.000 поставщиков по всей России, СНГ, Азии и Европе.

Основная сложность работы отдела закупок компании «N» заключалась в контроле остатков, прогнозировании необходимого объема закупок, частотности закупок, сезонности, формировании запросов на закупку для поставщиков, а также выборе актуального поставщика с учетом особенностей, расположения и логистики.

Проблемы, с которыми сталкивалась компания, были сосредоточены в недостаточно оперативной отработке минимальных остатков, большом отделе закупок, превентивно настроенной системе учета, справочнике актуальных / неактуальных поставщиков, некорректно заведенной номенклатуре и артикулов, отсутствии рейтинга поставщика и ручном отборе коммерческих предложений. 

Другими словами, закупка товаров проводилась абсолютно бесконтрольно, на усмотрение закупщика, в ручном режиме, без прогнозирования каких-либо результатов и сроков, с учетом человеческого фактора. Дополнительно стоит отметить, что процесс закупки не был прозрачным и не внушал абсолютно никакой уверенности, что выбираются действительно лучшие предложения.

Все это напрямую сказывалось на ассортименте компании, наличии товара на складах и стоимости продукции для конечного потребителя, в связи с чем и появился вопрос автоматизации данного бизнес-процесса.

В рамках работ по автоматизации закупок мы перестроили систему учета компании, внедрили все необходимые внутренние процессы по контролю и отслеживанию остатков номенклатуры на складах компании и магазинах. В связи переработкой и настройкой учетной системы, а также разработкой автоматических процедур контроля, отдел закупок получил возможность отслеживания наличия товара на всех складах уже на первом этапе автоматизации.

Следующим шагом был переработан и настроен справочник актуальных и неактуальных поставщиков, с присвоением ручного рейтинга от закупщика. В дальнейшем рейтинг был автоматизирован, но возможность его ручной корректировки сохранена.

Рейтинг поставщиков в этом проекте влияет на автоматический подбор актуальных предложений с дальнейшей графической маркировкой для специалистов из отдела закупок.

В процессе автоматизации закупок была реализована система автоматического формирования запроса на коммерческое предложение по поставщикам компании.

То есть, когда количество товара на складе опускается до минимально актуального значения, система формирует запрос по каждой позиции или группе позиций, рассылая электронную форму поставщикам с уведомлением отдела закупок.

Выбор поставщиков и отправка запроса для получения КП происходит на основании справочника поставщиков, наличии актуального ассортимента и рейтинга.

Важно будет добавить, что в системе автоматизированных закупок предусмотрено и реализовано несколько вариантов передачи цен от поставщика:

1. Веб-форма;
2. Файловый обмен;
3. Прямая интеграция с учетной системой поставщика.

После получения всех необходимых КП в течении заданного времени (задается закупщиком), система закупок предоставляет специалисту сформированную таблицу с выводом всех предложений и графической маркировкой лучшего из них.

Если подробнее рассмотреть формирование итоговой таблицы, то выбор актуального поставщика, относительно остальных поставщиков компании, осуществляется по совокупности таких параметров, как: стоимость продукции, наличие альтернативы, ассортимент, надежность поставщика, расположение, история сотрудничества, наличие логистики и стоимость логистики.

Всего в логике автоматического подбора поставщика задействовано более 20 различных параметров.

Для удобной работы закупщика, нами были разработаны специализированные интерфейсы, взаимодействующие и с 1С, и с разработанной системой закупки.

После внедрения системы автоматизированной закупки, компания «N» стала намного оперативнее и точнее производить закупку товара, сократились издержки, сократилось количество специалистов в отделе, исключился человеческий фактор, а работа компании перестроилась на надежных поставщиков.

Пример 3

Автоматизация взаимодействия с арендаторами

Этот кейс с примером автоматизации, как видно из подзаголовка, направлен на упрощение взаимодействия между арендодателем и арендатором.

Данный вариант автоматизации применим ко всем типам помещений, требующих обслуживания и подразумевающих коммуникацию «клиент-сервис» — торговые и бизнес-центры, городские комплексы и ТСЖ, а также стрит-ритейл.

Проблема, которую требовалось решить путем автоматизации, заключалась в высокой нагрузке на офис управляющей компании бизнес-центра (постоянное присутствие арендаторов, по абсолютно любым вопросам, в офисе администрации).

В ходе анализа деятельности администрации бизнес-центра, определили следующий пул проблем:

• Предоставление и обмен бухгалтерской документацией с арендаторами, в т.ч. по запросу арендатора (договоры, счета, акты и акты сверки);
• Получение и передача данных с счетчиков воды и электричества от арендатора;
• Регулярное предоставление обязательной бухгалтерской документации по окончанию периода (счета на электричество, воду, обслуживание, интернет, клининг, переговорные и т.д.);
• Предоставление документации и пропусков на въезд, выезд, загрузку для коммерческого и личного транспорта арендаторов, а также замена и восстановление пропусков;
• Нагрузка на административно-хозяйственный отдел (АХО) по обслуживанию помещений арендаторов (электрика, интернет, камеры видеонаблюдения, СКУД, замена оборудования и ремонт);
• Запросы на бронирование переговорных комнат и конференц-залов;
• Запросы на аренду и подготовку оборудования для проведения конференций и переговоров;
• Проблема в идентификации специалиста, который проводил какие-либо ремонтные или ответственные работы в случае появления повторной проблемы у арендатора;
• Интерактивная схема расположения арендаторов на этажах и офисах, с указанием названия компании и юридического лица, для оперативной навигации сотрудников по запросам.

Для решения проблем, перечисленных выше, мы разработали коммуникационную веб-платформу по системе СервисДеск и ХелпДеск, с предоставлением личных кабинетов, двусторонней интеграцией с 1С, файловым обменом, а также привязкой актуальных отделов структуры бизнес-центра к обслуживанию запросов арендаторов.

Система представляет собой веб-платформу, расположенную на сервере бизнес-центра, с личными кабинетами для арендаторов и возможностью формировать свой запрос сразу в необходимый отдел.

Разберем элементы системы на перечисленных выше проблемах:

Предоставление и обмен бухгалтерской документацией с арендаторами, в т.ч. по запросу арендатора (договоры, счета, акты и акты сверки).

Данная проблема полностью решена за счет реализации личных кабинетов и связки с 1С.

То есть, по готовности документов, из 1С бизнес-центра автоматически осуществляется формирование и выгрузка документов в личный кабинет арендатора. Документы сохраняются внутри личных кабинетов в течении всего периода работы арендатора в бизнес-центре. Такая модель предоставления документов полностью исключает потерю и поиск документов арендатором за любой период.

В случае, если арендатору требуется получить какие-то документы дополнительно, он может сформировать заявку на их предоставление, внутри своего личного кабинета.

Заявка арендатора поступает непосредственно в бухгалтерию бизнес-центра в порядке очереди. Ответ на заявку выгружается в личный кабинет арендатора, с указанием контактов сотрудника, обработавшего заявку, а также с уведомлением арендатора по почте.

Если арендатор использует ЭДО, то выгрузка документов осуществляется и в ЭДО, и в личный кабинет. 

Получение и передача данных с счетчиков воды и электричества от арендатора.

Автоматизация приборов учета построена на автоматическом сборе данных счётчиков, через программную прослойку связанную с 1С бизнес-центра.

Другими словами, данные с счетчиков учета воды и электричества, расположенные в офисах арендаторов, автоматически передаются в 1С, где формируются все необходимы документы, после чего документы поступают в личный кабинет арендатора.

Внутренняя обработка 1С отслеживает статус счетов и передает их в интерфейс веб-платформы.

Для формирования счетов за период, бухгалтеру требуется нажать 2 кнопки – «сформировать счет» и «отправить счет»

Автоматизация выставления счетов, дала возможность полностью отключить от процесса предоставления и обработки данных как самих арендаторов, так и бухгалтерию бизнес-центра.

Регулярное предоставление обязательной бухгалтерской документации по окончанию периода (счета на электричество, воду, обслуживание, интернет, клининг, переговорные и т.д.).

Как видно из описания решения первых двух проблем, этот пункт также решен путем автоматического формирования документов и автоматической выгрузки документов в личный кабинет арендатора, а также в ЭДО.

Предоставление документации и пропусков на въезд, выезд, загрузку для коммерческого и личного транспорта арендаторов, а также замена и восстановление пропусков.

Автоматизация транспортных и пропускных документов похожа на автоматизацию вопросов бухгалтерии, только в данном случае заявка арендатора направляется не в бухгалтерию, а в АХО, к соответствующему специалисту.

Все заявки выстраиваются в виде очереди, такая схема дает возможность специалисту БЦ не терять обращения арендаторов и двигаться последовательно.

Если предоставление пропуска связано с оплатой, то специалист АХО может самостоятельно сформировать счет и отправить его арендатору (напомним, что административные кабинеты специалистов связаны с 1С и имеют двусторонний обмен), после чего отслеживается статус оплаты внутри заявки. Как только счет оплачен, эта информация поступает в интерфейс заявки и меняет статус.

Обработка заявки занимает не более 2 минут. Все данные по арендатору необходимые для оформления счета и пропуска подтягиваются из формы заявки, а стоимость, реквизиты и названия юр.лица из 1С.

После того, как пропуск или документы на въезд готовы, арендатору поступает уведомление.

Нагрузка на административно-хозяйственный отдел (АХО) по обслуживанию помещений арендаторов (электрика, интернет, камеры видеонаблюдения, СКУД, замена оборудования и ремонт).

Автоматизация блока АХО заключается в том, что все узкопрофильные обращения арендаторов поступают непосредственно к нужному сотруднику или отдел бизнес-центра, без привлечения администрации БЦ к процессу распределения и выбора специалиста.

Например, если арендатору нужно поменять лампочку, то заявка попадет к специалисту, который занимается заменой лампочек.
Внутри заявки специалист согласовывает все необходимые условия по работам. После осуществления работ, исполнитель устанавливает статус заявки как «Выполнено». Если арендатор подтверждает выполнение заявки в своем ЛК, то заявка закрывается и отмечается, как выполненная. Если арендатор не согласен с качеством работ, то заявку можно отправить на доработку. В том случае, если арендатор забыл закрыть заявку, заявка будет закрыта автоматически через 30 дней (параметр настраивается для каждого отдела).

Все заявки, по каждому сотруднику и арендатору хранятся в истории заявок внутри платформы, администрация бизнес-центра может формировать отчет или просматривать детали всех выполненных работ за любой временной интервал по каждому сотруднику или отделу.

Также, при повторном появлении проблемы, администрация и арендатор знают какой специалист проводил работы.

Если работы требуют оплаты, то выставление счета осуществляется по такому же принципу, который описан в проблеме «пропусков».

Интерактивная схема расположения арендаторов на этажах и офисах, с указанием названия компании и юридического лица, для оперативной навигации сотрудников по запросам.

В разработке интерактивной схемы расположения арендаторов нет ничего необычного, плюс-минус похожая схема есть практически у каждого современного торгового центра.
Но в нашем проекте существуют некоторые доработки, которые сделали схему полезной не только для навигации, но и для отдела продаж.

Разработанная нами схема нужна не только для того, чтобы персонал и арендаторы легче ориентировались в бизнес-центре, но и для того, чтобы коммерческий отдел бизнес-центра визуально понимал, какие помещения будут свободны, у кого какая стоимость метра аренды, какая общая стоимость аренды, когда заканчивается договор, на какой период заключен договор, PDF-договора, какие офисы свободны, какие дополнительные услуги подключены, сколько арендатор работает в БЦ, как часто обращается в АХО и так далее.

То есть мы сделали не просто навигационную схему, но и разграничив пользовательские доступы, предоставили удобный инструмент для отдела продаж, который в моменте может предоставить все необходимые данные при диалоге с клиентом, не обращаясь к бумажной версии договора.

Пример 4

Автоматизация станков и производства

(с ЧПУ и без ЧПУ)

Интересным примером является кейс по автоматизации производственного оборудования.

Как все знают в мире уже давно существуют роботизированные станки с блоками управления, которые могут принимать и отправлять данные в информационные и мониторинговые системы.

На основании полученных данных, возможно, не только собирать статистику и следить за износом компонентов, уровнем масла, температурой и часами работы, но и реализовать проект цифрового двойника всего производственного блока компании, с тестированием различных гипотез.

А что делать, если требуется получение статистики со станков и другого промышленного оборудования, которые не оснащены компьютерами и блоками ЧПУ?

Для справки, некоторые станки с ЧПУ также не могут передавать данные во внешние системы.

На самом деле не все так однозначно, среди наших проектов есть несколько кейсов, когда мы получаем данные с некомпьютеризированного оборудования. Это возможно сделать, если на механические станки установить несколько датчиков, например датчик вибрации и наклона.

За счет активности датчиков и передачи информации с них в программную прослойку мы можем получать активное время использования станка.

Зная активное время работы станка, и информацию из 1С, мы можем предположить востребованность и загрузку оборудования на производстве, рассчитать время обслуживания и затраты на содержание.

Конечно, честно будет сказать, что полноценная автоматизация нероботизированного станка невозможна, без установки на него блока управления, но это только с точки зрения дистанционного управления станком.

Если мы рассмотрим, например, производственную отчетность, планирование загрузки или обслуживание, то такой вид автоматизации сбора данных подходит.

Среди оборудования, которое мы автоматизировали таким образом, не только современное производственное, но и советское, тепловые установки, а также любые типы двигателей и шкафы со световой индикацией.

При реализации схемы с датчиками и сбором информации с помощью них, мы можем разработать системы мониторинга, аналитики, SCADA и ERP.

Пример 5

Автоматизация HR, сбор резюме

Выше по тексту, в разделе теории, мы уже затрагивали тему сбора анкет и автоматизации работы HR.

Сделали мы это осознанно, т.к. в нашем портфолио существует такой кейс, с автоматическим сбором кандидатов.

Автоматизация этого процесса состоит из трех программных элементов:

1. Программное обеспечения для сбора анкет с основных сайтов, где размещаются резюме сотрудников;
2. Блок логической обработки полученных данных;
3. Интерфейс для HR.

Рассмотрим каждый элемент программного комплекса отдельно и то, как они влияют на автоматизацию работы отдела.

Программное обеспечения для сбора анкет с основных сайтов, где размещаются резюме сотрудников.

Программный блок занимается парсингом (сбором) резюме соискателей с трех основных сайтов о трудоустройстве.

Система сбора выстроена так, что после внесения необходимых данных HR-специалистом, запускается парсинг по параметрам сразу на трех площадках. 

Все собранные резюме выгружаются в хранилище.

Процедура и частота сбора повторяется до момента остановки парсера специалистом.

Блок логической обработки полученных данных

Блок обработки проверяет собранные резюме, отфильтровывает неподходящие и анкеты со стоп-словами, затем передает данные в хранилище и уведомляет специалиста через интерфейс о результатах.

Также, логическое ядро системы расставляет визуальную маркировку в анкетах, которые максимально соответствуют параметрам поиска.

Интерфейс для HR

Интерфейс специалиста используется для внесения критериев и параметров сбора анкет, а также для вывода результатов парсинга.

Автоматизация процесса сбора анкет соискателей дает возможность быстро собирать пул резюме подходящих специалистов, а также, мониторить биржу труда на предмет появления новых соискателей.

Пример 6

Автоматизация управленческой отчетности

Обычно автоматизируется управленческая отчетность, позволяющая в моменте отслеживать важные и ключевые параметры предприятий.

Автоматизация управленческой отчетности дает возможность быстро получать информацию о компании, в результате чего оперативно принимать стратегические бизнес-решения.

Среди наших кейсов есть реализации автоматизации управленческой отчетности в достаточно интересных версиях, например, в виде дайджеста для руководства, но описание этих работ заслуживает отдельного материала в нашем блоге.

В данном случае мы стараемся показать построение отчетности, как еще один возможный вариант автоматизации предприятия.

Как мы написали выше, управленческая отчетность позволяет оперативнее принимать стратегические решения и всегда быть в курсе ситуации во всех направлениях бизнеса компании. Это достигается за счет того, что руководству компании и начальникам отделов, доступна уже обработанная и сведенная информация в удобном интерфейсе за любой требуемый период.

Интерфейс построения отчетности разрабатывается индивидуально для каждой компании и содержит в себе все необходимые информационные показатели, параметры фильтрацию и выводы.

Для лиц компании, принимающих решение, работа с отчётностью не уходит дальше взаимодействия с интерфейсом. Чтобы сформировать отчет или получить какие-то данные, не нужно переходить в 1С, в производственный софт или запрашивать выгрузки в бухгалтерии.

Логический блок программного решения по автоматизации отчетности собирает, обрабатывает и передает информацию в интерфейс самостоятельно получая ее из ресурсов компании (1С, кассы, телефония, бухгалтерия, станки, ЧПУ, ЭДО, СКУД, датчики, метки и т.д.).

Построение отчетности для управления компанией чаще всего включает в себя следующую информацию в самом развернутом виде:

• Оборот;
• Прибыль;
• Задолженности;
• Затраты по всем направлениям;
• Издержки;
• Закупка;
• ФОТ;
• Показатели менеджеров и персонально каждого менеджера;
• % выполнения плана продаж;
• Количество входящих заявок в компанию;
• Количество заявок в работе;
• Загруженность производства;
• Статистка и износ оборудования;
• Статистика по складу;
• Статистика по транспортным средствам;
• Статистика по АХО;
• Статистика по сотрудникам.

Автоматизация управленческой и сводной отчетности предприятия дает компании стратегическое преимущество, освобождает сотрудников от ручного и монотонного труда, абсолютно исключая человеческий фактор и ошибки.

Пример 7

Обучение персонала

Еще одним вариантом возможной автоматизации компании является обучение персонала.

Все компании так или иначе сталкиваются с обучением новых или повышением квалификации существующих сотрудников.

Но есть предприятия, которые завязаны на частом обучении и сертификации своих специалистов (например, банки), либо компании, полностью специализирующиеся на обучении (учебные центры), также, исключением не являются и крупные государственные компании, такие как РЖД. 

Обученный персонал, дает бизнесу реальное конкурентное преимущество.

Если сотрудник знает процесс производства, поставки, структуру компании и продукцию, то он будет эффективнее, чем сотрудник, не проходивший обучение.

Дополнительно стоит отметить компании, которые связаны с обязательным подтверждением сертификата сотрудника, например, банки и ПОД / ФТ.

Почему стоит автоматизировать процесс обучения?

В процессе «ручного» обучения и сертификации существуют три проблемы:

1. Обучение;
2. Тестирование;
3. Контроль актуальности сертификата (часто сертификат соответствия выдается на определенный срок, допустим, на год).

Внедрение интерактивной платформы обучения персонала разом решает все проблемы.

1. Сотрудник проходит полноценное обучение по всем темам компании;
2. Сотрудник может обучаться не только на текстах и картинках, но и на видеоматериалах и файлах любого типа, это упрощает компоновку информации курса;
3. Сотрудник сдает тест без возможности списать ответы;
4. Сотрудник получает цифровой сертификат соответствия, который фиксируется в базе компании;
5. Актуальность сертификата контролируется программными средствами и при приближении срока окончания сертификата уведомляет и ответственного, и сотрудника;
6. Всю информацию и детализацию по обучению сотрудника видит преподаватель.

Автоматизация процесса обучения и сертификации, снижает нагрузку на преподавателей, увеличивает общую эффективность компании и исключает необходимость контроля срока сертификата сотрудником.

Интерактивная платформа обучения и сертификации персонала

Пример 8

Автоматизация отдела продаж

На наш взгляд одним из самых простых примеров для понимания автоматизации бизнес-процессов являются различные CRM-системы для отдела продаж. 

CRM-системы для менеджеров по продажам делятся на два основных типа:

1. готовые решения; 
2. кастомная разработка.

Какую бы CRM-систему не выбрала компания для работы своих менеджеров, задача этой CRM будет заключаться в автоматизации работы сотрудника отдела продаж.

Любая CRM дает возможность сопровождать клиента от первого запроса до, непосредственно, сделки. 

Основные отличия готовых CRM от кастомных заключаются в уровне проработки бизнес-процесса компании. 

Готовые решения ориентированы для всех компаний, они не индивидуальны и содержат в себе общий бизнес-процесс применимый ко всем компаниям в мире, с возможностью небольшой настройки для удобства.

Кастомная CRM разрабатывается персонализировано для компании, с учетом всех пожеланий и нюансов в процессе продажи.

Кастомная CRM система является ориентированным на компанию-заказчика продуктом, а соответственно дает реальные преимущества за счет комплексной автоматизации процесса.

Текст о кастомной и коробочной разработке

Разработка CRM c VIMS Communication

Пример 9

Автоматизация взаимоотношений с В2В-клиентами

(В2В-портал и бек-офис)

Хорошим примером решения по автоматизации взаимоотношений с B2B-клиентами является B2B-портал или цифровой бек-офис.

Суть работы B2B-портала заключается в автоматизации рутинных и линейных процессов, возникающих во время сотрудничества между компанией и ее партнерами.

Внутри портала партнер компании может самостоятельно осуществлять все необходимые действия без привлечения сотрудников компании:

• Сформировать заказ и предзаказ продукции;
• Получить индивидуальные условия и скидки на закупку продукции;
• Выбрать и оформить логистическую цепочку с указанием даты доставки;
• Выгрузить необходимую бухгалтерскую документацию за любой период сотрудничества;
• Получить доступ к базе актуальных рекламных акций и маркетинговых материалов;
• Получать новости и уведомления;
• Осуществлять работу в любое удобное для себя время и день.

Портал является интерфейсом, связанным с информационными системами бренда через программное ядро, за счет чего достигается необходимая точность и оперативность предоставления информации для каждого партнера.

Внедрение B2B-портала на любое торговое предприятие значительно снижает нагрузку на такие отделы как: 

• Бухгалтерия;
• Отдел развития;
• Отдел продаж;
• Отдел закупок;
• Маркетинг и реклама.

После внедрения B2B-портала можно произвести оптимизацию кадров.

Интеграция B2B-портала в деятельность компании увеличивает продажи продукции и удовлетворенность партнеров от сотрудничества.

Разработка B2B-порталов

Пример 10

Автоматизация E-commerce

Этот пример автоматизации бизнес-процессов является одним из наших кейсов и успешно применяется в нескольких достаточно крупных интернет-проектах.

Для понимания сути автоматизации необходимо представить интернет-магазин с большим количеством товаров, допустим 100.000 позиций.

1С в данном проекте это поставщик данных для интернет-магазина, передающий всю необходимую информацию в карточку товара – цена, скидка, количество, описание, артикул и т.д. (так работает практически любой интернет-магазин, учет товаров которого ведется в 1С).

Автоматизация проекта, реализованного нами, заключается в автоматическом выстраивании стоимости для каждого товара магазина. Это сделано для того, чтобы весь ассортимент магазина продавался по актуальной цене в любой момент времени, без ручных корректировок.

Рассмотрим работу в деталях

В электронной коммерции наиболее важный параметр для осуществления продаж — предложение товара посетителю по лучшей цене. Лучшая цена товара должна обеспечиваться в любой момент времени.

Если говорить о наценке на товар, то тут все просто, к актуальному предложению поставщика прибавляется наценка интернет-магазина после чего формируется финальная цена товара в каталогах сайта, такая модель обработки реализуема в 1С.

Но в онлайн-продажах существует еще один немаловажный элемент, ограничивающий формирование наценки и частотность продаж – это конкуренты.

Перед тем, как принять решение о покупке, пользователь сравнивает предложения различных интернет-магазинов и маркетплейсов с целью выбора лучшего.

Соответственно, решение задачи по увеличению продаж интернет-магазина заключается в постоянной поддержке лучшей цены, но проблема в сборе цен конкурентов и корректировке цены на сайте.

Физически достаточно сложно поменять цену на 100.000 товаров в ручном режиме или отследить ее по принципу «ручного мониторинга конкурентов». Во-первых, это не оперативно, во-вторых, не прогнозируемо, в-третьих, требует кадровых ресурсов.

В проекте по автоматизации электронной коммерции мы разработали программное решение, которое дает возможность комплексно оценивать цены поставщиков и конкурентов, а затем автоматически формировать лучшую цену по всему ассортименту интернет-магазина.

То есть, программный комплекс состоит из парсеров сбора данных о ценах и скидках всех конкурентов, а также аналитики поставщиков.
Другими словами, наше программное решение, мониторит цены на всех площадках конкурентов, мониторит цены поставщиков, выставляет лучшую цену продукта на рынке с учетом всех полученных параметров и выводит стоимость в каталог сайта.

Частота сбора данных поставщиков, конкурентов и изменения цены задается в интерфейсе программного решения.

Дополнительно стоит отметить, что обновление цены в интернет-магазине, может осуществляться как в автоматическом потоковом режиме, так и после ручного подтверждения специалистом.

Наш программный комплекс отслеживает и сохраняет динамику изменения цен и продажи по каждому товару, формируя сегментированную финансовую отчетность о прибыли.

Пример работы автоматизации формирования цены

Рассмотрим зоомагазин с большим количеством товаров.

Возьмем какой-нибудь популярный корм для кошек, допустим сухой Whiskas «Кролик» 350 гр. с артикулом от поставщика А-001.

Цена нашего поставщика на данный товар — 200 рублей.

Запускаем систему аналитики и осуществляем сбор информации конкурентов, используем параметры, полученные от поставщика и задействованные на нашем сайте: артикул, название, вес, описание, вкус, упаковку

(система может запускаться автоматически).

После программного анализа конкурентов и маркетплейсов, мы получаем информацию:

Средняя цена товара на рынке — 300 рублей

Лучшая цена — 290 рублей в магазине «Х»

Худшая цена — 310 рублей в магазине «N»

Рекомендуемая лучшая цена — 288 рублей

Рекомендуемая наценка — 88 рублей

Маржинальная прибыль — 50 рублей

Система позволяет выставлять наценку товара, как в рублях, так и в процентах относительно цен поставщиков и конкурентов.

Например, можно выставить параметр -1% или -10 рублей от лучшей цены конкурента.

Динамика изменения цен и продаж формируется в финансовую отчетность.

Системы сбора и обработки данных

Заключение 

Как видно из описания автоматизации бизнес-процессов, подходов к внедрению и примеров — автоматизировать можно любое направление деятельности для любой компании.

Автоматизация возможна не только в производственном оборудовании, но и во всех бизнес-процессах компании, от обучения сотрудников, до цифровых двойников промышленных холдингов.

Главное, что необходимо учитывать при автоматизации бизнес-процесса — это цель, срок и возможные ресурсы для АБП.

#Автоматизация #1C #Комплекснаяавтоматизация #BPM #CRM #ERP