Кассовая книга формируется на основе приходных и расходных ордеров. Для того чтобы сформировать кассовую книгу, откройте закладку Кассовая книга и заполните следующие поля:
Организация
Поле содержит реквизиты фирмы (рис. 1). Вы можете выбрать название организации в списке, который откроется при нажатии кнопки со стрелкой вниз. Более быстрый способ — начать набирать на клавиатуре нужное наименование. Если такое наименование уже есть в списке, то курсор автоматически перейдет на него. Если эта фирма не обнаружилась, то читайте в разделе «Элемент работы со справочником», как внести ее в список организаций.
Рис. 1. Ввод названия фирмы
Смотрите также раздел «Фирмы»
Примечание
В этом поле можно указать дополнительную информацию.
Период с __ по __
В поле указывается период, за который составляется кассовая книга. Дату можете ввести с клавиатуры, поставив курсор в окно и набрав нужную дату, например, 01.01.2009. Для того чтобы установить текущую дату, нажмите на кнопку с изображением сегодняшнего числа. Есть возможность воспользоваться календарем и выбрать из него нужную дату (рис. 2).
Рис. 2. Ввод даты
Остаток на начало периода
Поле для ввода суммы на начало периода.
Дата листа __ к печати __
В программе есть возможность распечатать:
- всю кассовую книгу;
- лист книги на выбранную дату;
- титульный лист книги;
- последнюю страницу книги.
В поле Дата листа укажите дату для вывода на печать документов, сформированных за это число, и выберите нужный пункт в поле к печати.
Рис. 3. Выбор вида печати книги
Советуем прочитать:
Создание документа, Архив документов, Печать документов и отчетов, Элементы управления.
Кассовая книга в «Бизнес пак 7» есть?
<Светлана>, проверьте, совпадает ли фирма от которой вы выписывали расходники и фирма, по которой вы формируете кассовую книгу? Возможно у вас несколько фирм с одинаковым названием?
<Любовь>
16 октября 2016, 20:10#
<Аптека>,
<екатерина>
екатерина> 25 июня 2013, 14:01#
Здравствуйте! У меня бизнес пак 7.5(1373)не могу сформировать кассовую книгу,приходники и расходники-в архиве,а дальше как? В кассовой книге заполнила все окошки,как внести в кассовую книгу приход и расход?Помогите,пожалуйста!
<Любовь>, кассовая книга формируется по заведенным в программе РКО и ПКО. Проверьте, совпадает ли организация от которой выписаны документы с организацией, которую вы выбираете в кассовой книге. Так же проверьте период и какое значение указанно в поле «к печати».
<pizza14@list.ru>
20 октября 2016, 12:10#
Здравствуйте. подскажите как заполнить кассовую книгу в бизнес паке 7.7 ???
<pizza14@list.ru>, кассовая книга заполняется на основании приходных и расходных ордеров. В окне формирования кассовой книги нужны выбрать организацию и период.
<Alisa>
14 ноября 2016, 19:11#
Добрый день, подскажите можно ли сформировать в Бизнес Пак 7.7 (3083) кассовую книгу, таким образом, чтобы дни, в которых отсутствуют кассовые операции формировались не чистыми листами, а пустой(без операций) формой кассовой книги? Или такой возможности нет. Налоговики требуют ежедневное заполнение кассовой книги, даже при отсутствии в этот день операций с наличкой.
<Alisa>, напишите по данному вопросу письмо и отправьте на почту com@pvivon.ru.
<Максим>
26 Май 2017, 19:05#
Здравствуйте, подскажите пожалуйста, пробиваю приходный ордер — пишет поступление на расчетный счет, а расходный — выдача из кассы. Как поменять? Куда происходит зачисление вижу только при распечатке КУДиР
<Светлана>
07 июня 2017, 18:06#
Добрый день! Подскажите, пожалуйста, как мне внести поступления от покупателей по банку, и чтобы это попало в книгу доход-расход УСН?
<Максим>, опишите более подробно, где отображается поступление на расчетный счет или в кассу?
<Светлана>, используйте документ «Платежное поручение».
<Светлана>
08 июня 2017, 16:06#
speaker,
Оплата от туристов за тур.продукт в основном приходит в кассу, но иногда оплата приходит через р/с. Расход п/п в книгу попадает, а приход п/п -нет. Выход один — приходовать ПКО.
<Светлана>
19 июля 2017, 14:07#
Здравствуйте, отредактировала ПКО через редактор в окне «ОК и печать», нужно было удалить квитанцию. Так теперь все остальные ПКО без квитанции…Как вернуть отрывную квитанцию?
<Светлана>, скачайте установочный комплект и установите в папку с программой Бизнес Пак. Все стандартные отчёты восстановятся.
<Светлана>
20 июля 2017, 11:07#
speaker, Спасибо большое за помощь!)))
<Алина>
03 марта 2020, 23:03#
Здравствуйте, подскажите пожалуйста как исправить нумерацию в кассовой книге, вносила изменения и ошибочно вместо заменить нажала на кнопку создать новую. Как теперь быть. Спасибо
<Алина>, поясните проблему на снимках экрана, которые следует отправить на почту all@pvision.ru
<Станислав >
19 декабря 2020, 00:12#
Всем добрый день Подскажите пожалуйста сохранил в бизнес паке приходно-кассовый ордер Как вернуть обратно
<Станислав >, если вам нужно удалить документ, то это можно сделать из архива с помощью правой кнопки мыши.
<Алексей >
29 Май 2022, 15:05#
Здравствуйте!
Подскажите, пожалуйста, как в печатной форме архива ПКО и РКО добавить поле «основание»?
Спасибо
<Алексей >,
Добавьте в select запроса qryArch строку r_Doc_X.»fV5″ «fV5″, и вызовите [qryArch.»fV5»] в необходимом месте отчета.
Для кого оформление кассовой книги обязательно?
Главный правовой акт, регламентирующий ведение кассовых книг российскими организациями, — указание Банка России № 3210-У от 11.03.2014 (далее — Указание).
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 30.11.2020 в кассовый порядок внесены изменения. Так например, обособленные подразделения, которые сдают наличность в главную кассу организации, освободили от обязанности вести кассовую книгу.
Что еще изменилось в порядке ведения кассовых операций с 30.11.2020, узнайте из разъяснений экспертов, приведенных в системе КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
А об изменениях, действующих с 2017 года, читайте в статьях:
- «Изменения в порядке ведения кассовых операций»;
- «Новые правила работы с подотчетниками».
Основная часть его положений (включая те, что непосредственно касаются ведения кассовых книг) вступила в силу с 01.06.2014. В соответствии с ними оформление кассовых книг обязательно для всех предприятий, осуществляющих те или иные операции с наличными средствами, вне зависимости от применяемой формы налогообложения.
Не снимает обязанность по ведению кассовой книги и использование онлайн-касс.
Что это такое и для чего ввели онлайн-кассы, читайте здесь.
Да, с переходом на онлайн-ККТ необходимость ведения некоторой кассовой первички отпала. Ее теперь заменяют фискальные документы, которые формируются и хранятся в электронном виде. Но кассовой книги это не касается. Она ведется по так называемой «главной кассе», в которой происходят не только расчеты с покупателями, но и другой наличный оборот. Поэтому вести кассовую книгу нужно, как и прежде.
Подробнее об этом читайте в статье «Нужна ли кассовая книга для ведения онлайн-кассы?».
Кассовая книга может на законном основании не заполняться индивидуальными предпринимателями, которые ведут в установленном порядке учет доходов, расходов, физических показателей и иных объектов налогообложения, характеризующих тот или иной вид коммерческой деятельности (п. 4.1. Указания). Поскольку ИП практически всегда обязаны вести учет доходов и расходов (как при ОСН, так и при ЕСХН, УСН, ПСН) либо физических показателей (при ЕНВД), то данную норму правомерно трактовать как распространяющуюся на всех ИП.
Подробнее о ведении учета доходов и расходов индивидуальными предпринимателями читайте в статье «Как вести книгу доходов и расходов при УСН (образец)?».
Эксперты КонсультантПлюс разъяснили правила работы с кассовой книгой в различых ситуациях. Если у вас нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Наша задача в данной статье — исследовать, как заполнить кассовую книгу, рассмотреть образец алгоритма внесения в нее данных, порядок обращения с соответствующим документом.
Как вести кассовую книгу?
Кассовая книга должна вестись организацией по форме КО-4, утвержденной постановлением Госкомстата № 88 от 18.08.1998 и соответствующей номеру 0310004 в ОКУД (п. 2 Указания). Скачать ее можно на нашем сайте:
Скачать кассовую книгу
Заполнять кассовую книгу нужно только в те дни, когда организацией осуществлялся практический прием (выдача) денежных средств.
О порядке, который следует соблюдать при ведении кассовых операций, читайте в материале «Порядок ведения кассовых операций в 2020 — 2021 годах».
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 19.08.2017 делать записи в кассовой книге не обязательно должен кассир. Это может быть любой уполномоченный на это работник организации, к примеру, бухгалтер. Соответствующее изменение в кассовый порядок было внесено указанием Банка России от 19.06.2017 № 4416-У (что еще поменялось, см. здесь). Но дальше в статье мы продолжим привычно называть такого работника кассиром.
Существует 3 способа заполнения кассовых книг:
- вручную на готовых бланках;
- на компьютере (с последующей распечаткой);
- на компьютере с сохранением файла кассовой книги в реестрах ПО.
Далее мы рассмотрим нюансы задействования каждого из способов подробнее. Пока же изучим то, какова структура кассовой книги, и каким образом в ней заполняются поля.
Заполненный образец кассовой книги можно скачать на нашем сайте.
Скачать образец кассовой книги
Структура кассовой книги (правила заполнения полей)
Кассовая книга, соответствующая форме № КО-4, содержит 3 типа страниц:
- лицевые (образец обложки или титула);
- внутренние (страницы с 3 по 10);
- завершающая (располагающаяся в конце документа).
На лицевых страницах указываются сведения о фирме, а также год, за который кассовая книга отражает операции с денежными средствами. На внутренних страницах документа присутствуют следующие графы:
- «Касса за» (в ней фиксируются даты тех или иных операций с денежными средствами);
- «Лист» (здесь указывается порядковый номер конкретного листа кассовой книги);
- «Номер документа» (в этой графе фиксируется номер ордера — приходного либо расходного);
- «От кого получено или кому выдано» (инициалы человека или фирмы, которые вносят либо получают наличные средства);
- «Номер корреспондирующего счета, субсчета» (в данной графе фиксируется счет, который корреспондирует в установленном порядке со счетом 50, ИП не заполняют данную область кассовой книги);
- «Приход» (фиксируется сумма средств по приходным ордерам);
- «Расходы» (указывается сумма денежных средств по расчетным ордерам);
- «Итого за день» (суммируются поступления, а также денежные выплаты за рабочую смену кассира);
- «Остаток денежных средств на конец дня» (указывается величина остатка в кассе).
В графе «Перенос» кассовой книги может фиксироваться суммарная величина денежных средств по ордерам обоих типов, отражаемая в конкретной таблице, для того чтобы у кассира была возможность продолжить внесение сведений на следующей странице.
В конце каждой внутренней страницы кассовой книги должны стоять подписи:
- кассира организации, который заполняет основные сведения в кассовой книге;
- бухгалтера (который одновременно указывает количество ПКО и РКО, а также удостоверяет тот факт, что получил и проверил ордера).
На последней (завершающей) странице документа указывается, сколько листов прошито и пронумеровано, дата составления кассовой книги, а также проставляются подписи:
- главного бухгалтера;
- руководителя фирмы.
Заполнение кассовой книги вручную (образец алгоритма работы с документом)
Порядок ведения кассовой книги вручную требует прошить и пронумеровать ее еще до внесения данных. Основная особенность бумажного варианта кассовой книги — документ предполагает деление на 2 части — основную и отрывную.
Кассир, приступая к смене, должен подложить отрывную часть кассовой книги под основную, а между ними расположить копировальную бумагу. После нужно зафиксировать остаток наличных средств по состоянию на начало дня. В ходе смены следует фиксировать в кассовой книге данные о ПКО и РКО — по тем графам, что рассмотрены нами выше.
В конце смены кассир должен подсчитать все обороты по ПКО и РКО за день и зафиксировать их в кассовой книге, проставить в документе свою подпись, а затем отнести его вместе с ордерами бухгалтеру.
О санкциях за нарушение правил ведения операций по кассе читайте в статье «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение».
Как заполнять кассовую книгу КО-4 на компьютере?
Заполнение формы № КО-4 на компьютере может осуществляться с помощью бухгалтерской программы либо офисного приложения (например, Excel). После внесения на ПК в кассовую книгу необходимых сведений в соответствии с алгоритмом, рассмотренным нами выше, кассиру необходимо:
- распечатать все страницы кассовой книги;
- подписать 2 экземпляра документа и отнести бухгалтеру, взяв с собой ПКО и РКО, оформленные за день.
Ежегодно все распечатанные листы кассовой книги следует прошивать и пронумеровывать (в случае с заполнением формы вручную они, как мы отметили выше, должны быть прошиты и пронумерованы изначально), а после этого направлять на подпись главному бухгалтеру и руководителю компании.
«Оцифрованная» схема заполнения кассовой книги
Фирмы вправе заполнять и вести кассовую книгу без распечатки на принтере (п. 4.7 Указаний), формируя соответствующий документ полностью в электронном виде. Данная возможность может задействоваться, если в распоряжении составителя кассовой книги имеются технические средства, гарантирующие:
- защиту от несанкционированного доступа;
- отсутствие ошибок при внесении данных в кассовую книгу;
- защиту от потерь информации.
Электронные образцы кассовых книг должны подписываться ЭЦП, соответствующей требованиям ФЗ № 63 от 06.04.2011. Виртуальный образец оформления кассовой книги может отличаться от формы № КО-4 по внешнему виду, но графы в нём будут такими же.
См. также «Порядок внесения исправлений в кассовую книгу (нюансы)».
Итоги
Кассовая книга — обязательный документ при работе с денежной наличностью, будь то выручка или иные платежи. Её форма и порядок ведения строго регламентированы, а нарушения при работе с ней могут повлечь ответственность. Поэтому очень важно вести этот кассовый регистр аккуратно и без ошибок.
Законы
Кассовая книга: кому нужна и как вести
При работе с наличными, будь то получение выручки или выдача зарплаты, необходим учёт кассовых операций. Для этого используют кассовую книгу (форма КО-4). Давайте разберёмся, какими бывают кассовые книги, нужна ли кассовая книга в вашем случае, и как правильно ее вести.
Если вы ИП: можно без кассовой книги
По закону индивидуальные предприниматели не обязаны фиксировать кассовые операции в книге. При этом неважно, на каком налоговом режиме вы работаете: ОСНО, УСН, ЕНВД или патенте (п.4.6 Указания Банка России №3210-У от 11.03.2014).
Если вы хотите контролировать наличку, можете вести кассовую книгу для себя. Например, вы работаете не в одиночку, а с наёмными сотрудниками, и принимаете от них или выдаёте им наличные. Кассовая книга поможет ничего не упустить, не запутаться с документами и держать под контролем остаток в кассе.
Если вы начали вести кассовую книгу, но передумали, можно отказаться в любой момент. Для этого достаточно выпустить соответствующий приказ.
Скачать образец приказа (.doc)
Если у вас ООО: кассовая книга нужна
Организации должны ежедневно вести учёт кассовых операций в кассовой книге (п.4.6 указания Банка России №3210-У).
За отсутствие кассовой книги грозит штраф (ст. 15.1 КоАП РФ):
- должностному лицу и ИП — 4000 ₽ до 5000 ₽,
- компании — 40 000 ₽ до 50 000 ₽.
Кассовая книга нужна, даже если у вас онлайн-касса
Часто у предпринимателей возникает вопрос, нужно ли вести кассовую книгу при использовании онлайн-кассы. От ряда первичных бухгалтерских документов действительно можно отказаться, но кассовая книга в их число не входит.
Правила ведения кассовой книги
- Заводят книгу в начале календарного года и заканчивают в конце. Если вы только создали книгу, начинайте вести её с первой кассовой операции. Книгу можно вести на бумаге или в электронном виде.
- Заполнять бумажную книгу можно ручкой, а вот карандаш использовать нельзя. Запрещены любые помарки и исправления.
- Книгу заполняют каждый день, новый день — это новый лист. Если кассовых операций в течение дня не было, ничего заполнять не нужно.
- Кассовые операции вписывают в каждую строчку без пропусков.
- Лист кассовой книги заполняется в двух экземплярах: один остаётся в книге, а второй отдают в бухгалтерию или руководителю компании.
- Назначьте сотрудника, который будет отвечать за ведение книги. Это может быть кассир или бухгалтер. Определите, кто будет контролировать ведение кассовой книги — главный бухгалтер или руководитель компании.
- Храните использованную книгу и другие кассовые документами пять лет (п. 362 Перечня, утв. приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558).
Как вести кассовую книгу на бумаге
Есть утвержденная форма бумажной кассовой книги — от неё нельзя отступать (Информация Минфина №ПЗ10/2012). Кассовую книгу по этой форме можно купить в любом магазине, который торгует товарами для офиса, или заказать по интернету. Если не хотите покупать, скачайте и распечатайте готовый бланк. В нём есть обложка кассовой книги, образцы стандартного и пломбировочного листа.
Скачать бланк кассовой книги (.pdf)
Кассовые книги бывают на 48 или на 96 листов, цена начинается от 35 ₽
Кассовые книги бывают на 48 или на 96 листов, цена начинается от 35 ₽
Как правильно заполнять кассовую книгу
- Подготовьте пломбировочный лист:
- укажите количество листов;
- напишите должности и ФИО ответственных и контролирующих ведение книги;
- поставьте подписи;
- укажите дату заполнения.
2. Прошейте все листы, кроме обложки и титульного листа, толстой иглой или шилом с суровой ниткой. Достаточно двух дырок. Оба конца нитки выводите на последней странице. Сделайте достаточно свободную петлю, чтобы любой разворот книги открывался без проблем. Завяжите двойной узел и приклейте его к обложке пломбировочным листом. Печать фирмы должна стоять и на пломбировочном листе, и на обложке книги одновременно. Так никто не сможет подтасовать информацию о количестве листов.
3. На титульном листе напишите название компании, восьмизначный код по общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Если не знаете свой код ОКПО, уточните на сайте Федеральной службы государственной статистики. Для этого понадобится ИНН или ОГРН/ОГРНИП вашей компании.
Укажите год или месяц, когда вы начали вести книгу. В зависимости от количества кассовых операций в компании, книгу заводят на один месяц, на один квартал или на один календарный год. На одном листе помещается максимум 7 операций.
4. Каждый день вносите в книгу все операции с наличкой. Как мы уже упоминали выше, лист кассовой книги состоит из двух половинок, информация о кассовых операциях в них полностью дублируется. Чтобы не тратить время на переписывание одних и тех же операций на обе половины листа, согните его по линии отреза. Сверху должна оказаться часть с надписью «Остаток на начало дня». Между листами проложите копирку от начала таблички и до строчки «Итого за день».
Укажите напротив надписи «Остаток на начало дня», сколько у вас денег в кассе со вчерашнего дня, а затем записывайте каждую операцию c новой строчки:
5. В конце дня проверьте, соответствует ли сумма наличных в кассе данным в кассовой книге. Запишите эту сумму в нижней правой части листа в графе «Остаток на конец дня» и заверьте подписью. Ниже укажите количество приходных и расходных документов.
6. Передайте книгу на проверку сотруднику, которого вы назначили контролёром: главному бухгалтеру или руководителю фирмы — они должны расписаться в нижней правой части листа.
7. Если вы ошиблись в какой-то из записей, аккуратно зачеркните неправильную информацию и напишите корректную. Рядом поставьте вашу подпись с расшифровкой и укажите дату исправления.
Как вести кассовую книгу в Экселе
Ещё один вариант ведения кассовой книги — заполнять её в электронном виде, а в конце дня распечатывать листы в двух экземплярах. Для этого достаточно стандартного пакета офисных программ: MS Office Word, Excel.
Поставьте на обоих листах подпись и передайте бухгалтеру. В конце года из первых листов сформируйте кассовую книгу. Прошейте листы, соблюдая нумерацию, так, как описано в разделе про бумажную книгу.
Второй экземпляр листа должен подписать ваш бухгалтер и вернуть вам для отчётности.
Скачать шаблон кассовой книги (.xls)
Скачать образец заполнения (.xls)
Как вести кассовую книгу в бухгалтерской программе
Если ваша компания ведёт учёт в специализированной программе, например, 1С-Бухгалтерия, Инфо-Бухгалтер, Контур.Эльба, то кассовую книгу можно вести только в электронном виде. Просто каждый день вносите данные в программе и заверяйте электронной подписью. После того, как вы поставили электронную подпись, в книге уже ничего нельзя будет исправить. Электронная кассовая книга считается равноценной бумажной, только если она надежно защищена от взлома, подписана электронной подписью и у вас есть её резервное копирование (ст. 6 закона №63-ФЗ). Если в вашей бухгалтерской программе всё это есть, распечатывать кассовую книгу не нужно.
Так выглядит лист кассовой книги в программе 1С-Бухгалтерия
Так выглядит лист кассовой книги в программе 1С-Бухгалтерия
Подытожим
Если вы ИП, то не обязаны вести кассовую книгу, если ООО — обязаны, даже если у вас есть онлайн-касса. Кассовую книгу можно вести на бумаге вручную, заполнять в Экселе и распечатывать, а если у вас есть электронная подпись — вести только в электронном виде в специальной программе. За отсутствие кассовой книги грозит штраф от 4 000 до 50 000 ₽.
Получайте раз в неделю подборку лучших статей Жизы
Рассказываем истории из жизни бизнесменов, следим за льготами для бизнеса и
даём знать, если что-то срочно пора сделать.
Избежать штрафов
Пожбезопасность: что делать, чтобы не оштрафовали
Законы · 24 March
Предприниматель персонально отвечает за пожарную безопасность в компании. Если приедет проверка и найдёт нарушения, к собственнику придут с вопросами и могут оштрафовать на сумму до 400 000 ₽. Рассказываем, что нужно делать, чтобы избежать претензий пожнадзора.
Как продавать товары онлайн и не нарушить права потребителей
Законы · 24 March
Когда покупатель делает заказ через интернет, он не видит товар вживую. А закрыться интернет-магазин может за минуту, в отличие от обычного. Из-за этих особенностей для розничных онлайн-продавцов есть специальные правила.
Семь сервисов для проверки подрядчика
Законы · 24 March
Новый заказчик с чертовски привлекательным предложением может оказаться мошенником или фирмой-однодневкой. Вот шесть сервисов, которые позволят вам понять, кто перед вами.
СОУТ: выбрали компанию-оценщика, что дальше
Законы · 24 March
Выбрать подходящего оценщика — только полдела. Вам нужно организовать работу экспертов, а после оценки — забрать отчёт и заполнить декларацию соответствия. Показываем по шагам.
Что предпринимателю надо знать про СОУТ
Законы · 24 March
По закону работодатели обязаны проводить оценку условий труда. Они не знают, что с этим делать, и боятся штрафов. Наш налоговый консультант успокоила: всё не так страшно.
Уголок потребителя: нужен или нет
Законы · 24 March
Часто мошенники звонят, пугают проверками Роспотребнадзора и предлагают купить стенд для уголка потребителя. Мы разобрались, какой должен быть уголок потребителя и нужен ли он вообще.
Электронные трудовые книжки: когда и как нужно перейти
Законы · 24 March
До 30 июня 2020 года каждый работодатель должен рассказать сотрудникам о новых правилах ведения трудовых книжек. А с 1 января 2021 года новые правила начнут работать. Мы разобрались, что нужно сделать уже сейчас.
Анкета Росстата: всем ИП придётся отчитаться
Законы · 24 March
Предпринимателя могут оштрафовать на 10 000 ₽, если он вовремя не заполнит анкету для Росстата. В 2020 году её заполняют не все, а только те, кто попал в выборку. Разобрались, кому нужно отчитаться перед Росстатом, и как это сделать.
Как ИП подключиться к ЕГАИС
Законы · 24 March
Чтобы торговарть алкоголем, предприниматель должен подключиться к ЕГАИС — государственной базе данных. В статье рассказываем, как это сделать.
Как законно провести конкурс среди покупателей
Законы · 24 March
Предприниматели проводят конкурсы и акции ради повышения продаж и узнаваемости производителя. Но если сделать это неправильно, то можно попасть на штраф. Рассказываем, как провести акцию или конкурс и ничего не нарушить.
Как Роструд проверяет работодателей
Законы · 24 March
По правилам Роструда инспектор может прийти на плановую и внеплановую проверку. Мы разобрались, кого и почему проверяют, и рассказываем, как подготовиться к проверке.
Как законно рекламировать алкоголь: четыре способа
Законы · 24 March
В законе о рекламе десятки запретов для продвижения алкоголя и штрафы до 500 000 ₽. Рассказываем, как можно и нельзя рекламировать алкоголь, и даём четыре законных способа обойти запреты.
Как опубликовать вакансию и не получить штраф
Законы · 24 March
Желание дать людям работу может довести до суда. Указал в объявлении, что нужен водитель со своим автомобилем — штраф. Не сообщил государству про вакансию — снова штраф. Рассказываем, за что ещё могут оштрафовать работодателя.
Что будет за работу без ИП
Законы · 24 March
Тех, кто печёт торты, шьёт одежду или делает маникюр на дому и не платит налоги, могут оштрафовать и заставить заплатить налоги. Рассказываем, кого могут обвинить в незаконном предпринимательстве и как вычисляют нарушителей.
Кассовая книга по форме КО-4
Кассовая книга – это специальный внутренний журнал предприятий и организаций, в который вписываются все операции, проводимые при помощи наличных денежных средств. То есть все юридические лица и ИП, использующие наличные расчеты, обязаны применять в своей деятельности кассовую книгу. При этом объем наличного оборота значения не имеет, если в отчетный период происходит хотя бы одна-две такие операции, данный документ все равно должен заполняться. То, какая форма налогообложения используется, также роли не играет.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк кассовой книги .xlsСкачать образец заполнения кассовой книги .xls
Кто ответственен за ведение книги
Ведение данного документа входит в компетенцию сотрудника, который отвечает на предприятии за операции с наличными средствами (обычно это или кассир или бухгалтер организации). Также в компании должен быть организован контроль за заполнением документа, который обычно возлагается на главного бухгалтера или непосредственно руководителя предприятия.
Кассовую книгу следует оформлять самым тщательным образом, так как сведения, отраженные в ней, всегда внимательно проверяют налоговые специалисты при выездных проверках.
Любые обнаруженные ошибки могут привести к серьезному административному наказанию, в виде крупных штрафных санкций.
Основные правила оформления кассовой книги
- Кассовая книга заводится ежегодно и ведется с начала до конца года. В случае, если она закончилась до окончания отчетного периода, оформляется вторая кассовая книга, записи в которую продолжают вноситься в хронологическом порядке.
- Заполнять ее можно как в рукописном варианте, так и на компьютере. Вся информация должна вписываться по порядку, без пропусков.
- Кассовая книга состоит условно из двух частей:
- титульного листа, куда вносятся сведения о компании,
- основных страниц, где указываются данные о проведенных наличных финансовых операциях за каждый день.
- Каждый лист имеет два экземпляра, один из которых после заполнения нужно оставлять в книге, а второй отрезать и передавать специалистам бухгалтерского отдела. Все листы кассовой книги следует пронумеровывать в обычном порядке и прошнуровывать. Количество листов в книге следует написать на последней странице и обязательно заверить эту информацию подписью главного бухгалтера, директора предприятия и печатью (при ее наличии).
- Допускать ошибки, помарки и неточности в документе нельзя, но если они все же случились, следует зачеркнуть неверную информацию и рядом аккуратно вписать правильную. Исправление обязательно надо заверить подписью кассира и главного бухгалтера. Заполнять кассовую книгу можно только шариковой ручкой (использование карандашей не допускается).
- Кассовая книга должна вестись ежедневно, но если никаких кассовых операций в тот или иной день не проводилось, заполнять листы не нужно. В конце каждой рабочей смены кассир обязан сдавать документ в бухгалтерию, вместе с остальной «первичкой». После проверки внесенных в нее сведений бухгалтер расписывается в книге и возвращает ее кассиру.
- На одном предприятии не может быть двух кассовых книг, за исключением случаев, когда у юридического лица имеются представительства и филиалы – у них должны быть свои подобные документы (при этом копии кассовой книги и платежных документов должны регулярно передаваться в головной офис).
Инструкция по оформлению кассовой книги
В самом начале
- На титульном листе книги сначала пишется полное наименование компании, которой принадлежит данный документ, структурное подразделение (при необходимости)
- Вносится код ОКПО (находится в учредительных бумагах фирмы) и вписывается год, на который открывается кассовая книга.
- На последней странице документа необходимо обязательно указать количество листов в нем, подпись руководителя, главного бухгалтера и дату закрытия кассовой книги. Оформляются указанные данные на первом листе бланка кассовой книги.
Основная часть книги
- На нужном листе следует указать дату его заполнения, а также номер (по порядку ведения кассовой книги).
- Затем в таблицу в первый столбец вписывается номер первичного документа (приходно-расходного ордера при поступлении «налички», и расходно-кассового ордера — при ее выдаче).
- Потом вносятся сведения о том, от кого получены или кому выданы средства (здесь могут быть указаны как юридические, так и физические лица), номер корреспондирующего счета. Сумма должна быть внесена в ту колонку, к которой она относится (либо приход, либо расход).
- После того, как все необходимые строки будут заполнены, пустые нужно перечеркнуть в виде буквы Z или крест накрест, а на конец дня следует подсчитать окончательную сумму в каждом столбике и указать их в ячейках «Итого».
- Ниже, в соответствующую строку следует вписать остаток наличных средств в кассе на конец дня.
- В заключение документ должен подписать кассир, заполнивший документ, а также главный бухгалтер (с расшифровками подписей).
Хранить кассовую книгу нужно не менее пяти лет.
Скопировать урл
Распечатать
Ваш вопрос – наш ответ
Задать вопрос
-
Редактор Мария Власова
24 марта 2023 в 18:02
Теперь действует Приказ Минтруда России от N 320н. В нем не сказано про необходимость подписи. Ранее…
Ведение личных дел работников
-
Редактор Мария Власова
24 марта 2023 в 17:56
То есть вы не будете их строить, только обслуживать?
Деятельность по чистке и уборке жилых зданий…Регистрация деятельности печника
-
Гость_7369
24 марта 2023 в 12:53
подскажите, пожалуйста, а раньше в каком нормативном акте это было? Очень нужно для понимания и чтобы доказать…
Ведение личных дел работников
-
Редактор Мария Власова
24 марта 2023 в 12:26
Раньше требовалось подписи под каждой записью в личном деле брать. Но это уже отменили.
Может быть, есть…Ведение личных дел работников
Кассовая книга в 2021 году, как и ранее, оформляется владельцами бизнеса, имеющими оборот наличности. Причем, она ведется одна, даже при использовании нескольких видов деятельности и разных режимов налогообложения. Рассмотрим, как правильно заполнять кассовую книгу в 2021 г. и какие данные в ней отражаются.
Бухгалтерский учет для УСН
Комплексный бухгалтерский учет для УСН Доходы под ключ для малого и среднего бизнеса по выгодным тарифам.
Узнать подробности
Кассовая книга: что она собой представляет
Кассовая книга ― учетный регистр, где отражаются данные о проведенных финансовых операциях в точной последовательности, согласно сведениям, представленным в первичных документах. Информация о проведенных операциях регистрируется сразу после их совершения. Главный бухгалтер, закрепленный за предприятием, контролирует работу кассиров и других сотрудников, на которых возложена обязанность по заполнению кассовой книги.
Приходный и расходный кассовый ордера могут создаваться на основе разных оправдательных документов. К примеру, фискальных, формируемых с помощью онлайн-кассы. Если предприниматель по закону освобожден от расчетов на ККТ, вместо фискальных документов, применяются товарные чеки, БСО.
Кассовая книга используется при совершении любых кассовых операций, как задокументированных, так и не прошедших фискализацию. Примером последней является выдача денег сотруднику под отчет.
Кто ведет кассовую книгу
Юридические лица обязаны вести кассовую книгу в 2021 году. Что касается ИП, в отношении их работы такая обязанность не закреплена. Однако должны вести сводные документы с регистрацией расхода и прихода средств, как альтернативу кассовой книге. Как правило, в подобных случаях применяется КУДИР. Принцип ее заполнения аналогичен: отражаются данные о совершенных операциях, согласно первичной документации.
Одна из причин использования книги учета для юридических лиц заключается в контроле над лимитом предприятий. По результатам каждой операции образуется денежный остаток. Его размер не должен превышать лимит, установленный законодательно. Если он окажется выше, излишек перечисляется на банковский счет. Субъект хозяйствования с этой целью предварительно заключает договор с банком об обслуживании денежно-кредитных операций.
Относительно максимальных лимитов для индивидуальных предпринимателей действует послабление. То есть, для ИП они не установлены. Но по желанию разрешается создавать отдельный норматив с целью регулирования оборота наличности в рамках предприятия.
Обратите внимание!
Кассовая книга не предназначена для документирования денежных операций, осуществляемых в рамках эквайринга (безналичные платежи). Однако через онлайн-кассу они проводятся в обязательном порядке. Выручка с эквайринга поступает на расчетный счет, закрепленный за предприятием. А в книге учета регистрируется только наличность, и лишь она влияет на лимит.
Правила ведения кассовой книги в 2021 году
Заполнение электронного документа требует использования цифровой подписи, предназначенной для его заверки. Она выдается аккредитованным Удостоверяющим центром лично руководителю предприятия или его доверенному лицу. Бумажный бланк подписывается вручную. Если обязанность по ведению кассовой книги в 2021 году возложена на самого руководителя, образцы подписей не требуются.
Основные правила работы с кассовой книгой:
- 1. Кассовая книга начинается в начале года и завершается в конце. Исключения предусмотрены для новых предприятий, образованных в середине года. Тогда дата начала ведения книги совпадает с днем проведения первой операции. В случае приостановки деятельности в середине года, завершается и кассовая книга.
- 2. Документ оформляется на компьютере или вручную. При заполнении вручную нужно использовать шариковую ручку, но ни в коем случае не карандаш.
- 3. Данные вносятся в каждую строку, без пропусков.
- 4. Каждый лист составлен в двух экземплярах: один остается в самой книге, а второй отрезается и передается в бухгалтерию или руководителю предприятия.
- 5. Каждый лист пронумерован в хронологической последовательности и сшит с другими.
- 6. Ошибки и неточности недопустимы. При совершении помарки необходимо зачеркнуть данные, а рядом аккуратно написать правильное значение.
- 7. Книга заполняется каждый день. Новый день ― новый лист. Но в случае отсутствия операций с наличностью в течение смены заполнять ее не требуется.
- 8. Каждый день в конце смены кассовая книга сдается на проверку в бухгалтерию. Туда же передаются первичные документы, ставшие основанием для заполнения учетного документа. После сверки информации бухгалтер подписывает и возвращает кассовую книгу кассиру.
- 9. В пределах одного предприятия ведется одна кассовая книга. Использование двух и более документов не допустимо. Исключение ― наличие филиалов. Тогда в каждом свой документ, который впоследствии передается в головной офис.
Существует возможность составить несколько типов ордеров, что не зависит от вида конкретной операции. К примеру, приходные операции бывают следующих разновидностей:
- полный расчет за товар;
- частичная оплата за продукцию (оставшаяся часть суммы оформляется в виде кредита);
- предоплата (например, покупка подарочной карты).
Тем не менее, все операции являются приходом. По каждой группе оформляется отдельный ордер.
Как правильно заполнять кассовую книгу: инструкция
Заполнять поля кассовой книги просто. Основные действия ― внесение прибывшей и убывшей наличности, а также подведение итогов в конце смены. Кассовая книга в 2021 году оформляется по форме КО-4. Законодательство позволяет не руководствоваться именно этим бланком. Можно использовать любую другую форму документа, разработанную индивидуально в рамках устава организации. Но большинство бизнесменов довольствуется КО-4, потому что она удобная и понятная.
Рассмотрим основные нюансы при заполнении кассовой книги:
- 1. Титульный лист ― «лицо» документа. Он содержит основные данные, такие как наименование организации, коды ОКПО, ОКУД, период, за который заполняется книга (как правило, календарный год).
- 2. Основа кассовой книги ― кассовые листы. Они содержат основную информацию, ради которых, собственно, и ведется книга. Сначала переносится остаток, полученный в конце предыдущей смены. Он и открывает день. Регистрируются приход и расход в течение смены, проведенные в виде наличности. Для каждого типа операции предусмотрен свой столбец. Также указывается, от кого получено либо кому выданы деньги (фамилии ИП либо наименование организаций). По завершении смены подводятся итоги. Полученный остаток переносится на начало следующего дня. На листах стоят подписи кассира, бухгалтера, которые подтверждают соответствие указанных данных фактическим сведениям.
- 3. Последняя страница заполняется тогда, когда книга за указанный период будет завершена. Обязательно указывается количество прошитых и пронумерованных листов. Бухгалтер и руководитель компании ставят подписи, при наличии печати используют и ее.
Способы заполнения кассовой книги
Как уже говорилось выше, кассовая книга в 2021 году заполняется ручкой или в электронном виде. Особенность ручного заполнения заключается в делении книги на две части. Одна ― основная, вторая ― отрывная.
При заполнении документа основная часть накладывается на отрывную, а между ними размещают лист копировальной бумаги. В результате все записи, внесенные на верхнем листе, отражаются на нижнем. Основная часть кассовой книги сшивается, а та, на которой информация скопирована, передается в бухгалтерию.
Заполнение кассовой книги на компьютере предполагает использование бухгалтерской программы либо таблицы Excel. Заполнение документа осуществляется по установленным правилам. Далее листы распечатываются, заверяются подписями и сшиваются.
Доступен еще один вариант заполнения ― в электронном виде без распечатки. Для его заверки потребуется электронная подпись, которая гарантирует целостность и защиту от доступа третьих лиц.
Хранение кассовой книги
За организацию мест для хранения документации несет ответственность руководитель предприятия. Точные сроки хранения указаны в ФЗ-402 от 06.12.2011. Согласно ст. 29 соответствующего закона, они составляют от пяти лет после отчетного года. По истечение этого срока разрешено уничтожение документов, но руководство предприятия может принять решение о его продлении.
Кассовая книга хранится в архиве предприятия, среди других значимых документов. Также их могут брать на сохранность специализированные фирмы. Они заключают договор о сотрудничестве и обеспечивают услуги хранения документов с гарантиями.
Если документы используются в судебных разбирательствах, срок их хранения продлевается до момента завершения дела.
Контроль ведения кассовой книги
Проверка кассовой дисциплины осуществляется налоговыми структурами. При выявлении нарушений на проверяемого накладываются штрафы. Целью проверки является не только выявление ошибок, допущенных в кассовой книге, но и других правонарушений, связанных с кассовой дисциплиной.
Контролирующие органы проверяют:
- документы, имеющие отношение к регистрации кассовых операций (кассовая книга является одним из них);
- отчетность из фискальной памяти ККТ;
- приказ на лимит остатка по кассе;
- отчеты по авансам и прочее.
Специалисты налоговой службы внимательно изучают кассовую книгу для определения полноты и своевременности оприходования выручки.
Напомним, что субъекты хозяйственной деятельности, должны уплачивать налоги по тарифам, предусмотренным в рамках используемой системы налогообложения. В соответствии со ст. 126 НК РФ, непредоставление налоговому инспектору документов, подтверждающих доход, влечет наказание в виде штрафов 200 рублей за каждый «скрытый» документ. Неведение кассовой книги является серьезным правонарушением. Согласно ст. 120 НК РФ, оно карается штрафами в размерах от 10 000 рублей.
Нужна помощь с бухгалтерским учётом?
Не теряйте время, мы окажем бесплатную консультацию и поможем вам вести бухгалтерский учет на самых выгодных условиях.
Ознакомьтесь с нашим каталогом продукции
В нашем интернет-магазине и офисах продаж можно найти широкий ассортимент кассового и торгового оборудования
Вам также Будет интересно:
Понравилась статья? Поделись ею в соцсетях.
Также читают:
Книгу жалоб отменили: работа с претензиями в 2021 году
Книгу жалоб отменили с начала 2021 года. Уже с первого января начали действовать изменения в правилах розничных продаж. Одним из нововведений и стала отмена книги жалоб и предложений для потребителей….
433
Узнать больше
Кассовый аппарат для начинающих и не только
Кассовый аппарат необходим при расчетно-кассовых операциях по закону. Не так давно были внесены поправки в законодательство, которые обязали предпринимателей и организаций по всей России перейти на новый тип оборудования с…
824
Узнать больше
Кассовый аппарат с нуля и до профи
Кассовый аппарат — головная боль всех предпринимателей. После поправок в текущий закон об онлайн-кассах, а именно Федеральный закон №54, все предприниматели, которые раньше не пользовались подобной техникой, теперь обязаны применять…
637
Узнать больше
УСН «доходы минус расходы» — как правильно вести учет
УСН «Доходы минус расходы» является системой налогообложения, которая применяется преимущественно для малого бизнеса. Существенным отличием от УСН «Доходы» в данном случае значится учет затрат компании, такой подход выгоден при наличии…
457
Узнать больше
Подпишитесь на рассылку
Законодательство часто меняется, появляется новое оборудование, мы готовим для Вас интересные акции и предложения. Подпишитесь, чтобы быть в курсе последних событий.
Остались вопросы?
Мы поможем разобраться! Меня зовут Антон, задайте свой вопрос и мы ответим на него в кратчайшие сроки!
Кассовая книга в «Бизнес пак 7» есть?
<Михаил С.>
16 октября 2009, 18:10#
Добрый день Уважаемые разработчики Бизнес пака. У меня один вопрос по существу: есть ли в Кассовая книга в «Бизнес пак 7»?
Кассовая книга — это книга в которой регистрируются приходные и расходные ордера, состоит из двух частей — листов, один лист «вкладной в кассовую книгу», второй «отчёт» к которому прикалываются степлером ордера за день…
С уважением Михаил.
<Михаил С.>, на данный момент нет такого отчета, планируем добавить в ближайшее время.
<Михаил С.>
19 октября 2009, 19:10#
Потеря, потерь… 
дело в том, что с 01.01.09 все ИП должны вести кассовую книгу (даже если нет р/с в банке), уже конец 2009 года, а многие даже не начинали её вести, «за нарушение кассовой дисциплины штраф от 50тр до 100тр». Кассовая книга очень нужна! Я вообще не понимаю зачем нужен программный продукт без кассовой книги, это же не отъемленная часть тех ордеров приходных и расходных, которые есть в Бизнес паке, а кассовой книги нету, даже странно… Не доработка, со всем уважением к разработчикам Бизнес пака. С уважением Михаил.
<Михаил С.>, как раз работаем над ее добавлением, в ближайших версиях появится — следите за обновлениями.
<Михаил С.>
20 октября 2009, 12:10#
<Михаил С.>, как раз работаем над ее добавлением, в ближайших версиях появится — следите за обновлениями.
я уж как то год назад слышал в гостевой книге у Вас на сайте, что мол скоро будет…, что то нету пока, видно сложная всё таки штука, эта «книга кассовая»! 
<Алексей>
05 ноября 2009, 21:11#
Вот появилась кассовая книга — так а как там появляются записи?
У меня пока ничего не появляется… Создавал приходные и расходные ордера и остальные документы..
<Андрон-5>
06 ноября 2009, 11:11#
Здравствуйте, обновил БП-7 до версии 855 и обнаружил что появилась кассовая книга. Но она у меня не работает т. е. не даёт заполнять все данные, а штука очень нужная . Помогите Спас.!!!
<Алексей>, <Андрон-5>, кассовая книга формируется на основании созданных в программе приходных и расходных ордеров. Чтобы сформировать кассовую книгу, необходимо указать период и дату листа (то есть дату для вывода на печать документов, сформированных за это число). После того, как будут заполнены все необходимые поля, в нижней части таблицы появится список документов.
<Александр>
06 ноября 2009, 15:11#
Здравствуйте! При формировании кассовой книги не ставиться дата оплаты клиента. Почему? Хотя я эти даты указывал.
<Александр>, уточните, где именно не ставится дата оплаты?
<Александр>
06 ноября 2009, 15:11#
Бизнес-пак 7.1.(855)->архив счет-фактур->ок и печать->книга продаж. Она формируется, но в графе «дата оплаты сч.ф. продавца» ничего не проставляется
<Александр>, проверьте, поставлены ли даты в счетах-фактурах (поле «К плат.-расч. док. №»__»от»__).
<Александр>
06 ноября 2009, 15:11#
Даты в документах ставил. А именно: архив счетов-фактур ->правой клавишей мыши на строчку ->оплатить и указываешь дату. Все делаю.
<Александр>, в книге продаж «Дата оплаты счет-фактуры» берется из полей счет-фактуры («К плат.-расч. док. №»__»от»__).
<Александр>
06 ноября 2009, 16:11#
Теперь понял. Но нам так не удобно, т.к. у нас реализация. И опять возвращаться в с/ф на долго.
<Назип>
13 ноября 2009, 19:11#
Окно покупателя очень маленкое и когда заполняеш документ есть неудобство,т.е.. Мотаешь весь список сверху донизу, т.к. я работая на БП набрал клиентов очень много, и у меня возникла такая вот проблема. Может я что то не допонимаю.
Зараннее спасибою.Назип ООО «Полюс», Елабуга РТ.
<Сю>
13 ноября 2009, 20:11#
<Назип>, поиск инкриментальный юзайте (на клаве начните набирать название фирмы и оно найдется)
<Михаил С.>
14 ноября 2009, 15:11#
Во тему я поднял…, благодарю за ответы и самое главное за кассовую книгу!
а Книга доходов и расходов есть? или нету
<Михаил С.>, книга доходов и расходов есть в программе «Товар-Деньги-Товар».
Здравствуйте! При формировании кассовой книги не формируется строка «принято от», хотя в приходнике она заполнена. Подскажите пожалуйста, что делать?