Как забрать базу 1с у аутсорсинговой компании

Исчезновение бухгалтера обычно связано с банальными причинами: просто он пытается избежать ответственности за допущенные в силу собственной некомпетентности промахи. Случается пропажа такого специалиста, как правило, накануне серьезных отчетных мероприятий либо после получения суровых уведомлений и требований из налоговой инспекции, ареста счетов компании. Самое неприятное, если бухгалтер не просто прекратил работу и не выходит на связь, но и не отдает документы, в статье мы рассмотрим, что делать в подобных ситуациях.

При каких обстоятельствах бухгалтер не желает отдавать базу и документы?

Если безответственного сотрудника, запустившего дела и не умеющего исправить ситуацию, можно оперативно заменить более грамотным, то пропажа учетной бухгалтерской базы для компании почти трагична. Кратко о причинах такой ситуации.

Некорректное ведение учета, ошибки в оформлении документов

Некомпетентность может стать причиной некорректного ведения бухучета, ошибок в оформлении финансовых документов. Осознавая эти проблемы, бухгалтер может удерживать базу, чтобы скрыть собственное профессиональное невежество.

Учет нескольких клиентов в одной базе

Аутсорсер ведет базы всех имеющихся у него клиентов в одном файле. При завершении трудовых отношений с каким-либо из работодателей не умеет разделить сведения, а отдать все базы вместе третьим лицам не имеет права.

Формат базы несовместим со стандартами 1С

Здесь причиной может стать опять же неумение или банальная лень. Бухгалтер ведет  бухгалтерский учет в нестандартной для такой деятельности программе. Из-за несовместимости форматов возникают проблемы переноса данных в 1С.

База отсутствует

Редко, но еще встречаются бухгалтеры, не умеющие пользоваться продуктами 1С и ведущие базы в примитивных электронных таблицах. Если работодатель слишком доверчив, отсутствие должного бухучета обнаруживается лишь при налоговой проверке, что чревато для компании серьезными неприятностями.

Удерживание базы как способ давления на работодателя

Такие ситуации чаще всего возникают, если бухгалтер не получил заработанные деньги или иные полагающиеся выплаты.

Какие ошибки в договоре с бухгалтером были допущены?

Ситуации, при которых бухгалтер не отдает базу 1С и первичные документы на бумажных носителях, складываются из-за пробелов в договоре, который компания заключила со специалистом при найме. Вероятнее всего, там не были четко прописаны должностные инструкции, включая:

• необходимость хранения учетной базы в компьютерах организации, а не на личном оборудовании;
• периодичность мероприятий по административному контролю над работой бухгалтера;
• санкции, применяемые к специалисту, при нарушении им регламентов работы.

Можно ли  обратиться в суд и потребовать возврат 1С-базы и документов от бухгалтера?

Если бухгалтер не отдает документы, оформленные на бумажных носителях, и/или учетную базу в электронном виде, компания или ИП может подать иск в суд. В зависимости от особенностей ситуации к недобросовестному специалисту применимы несколько статей, в частности:

• статья 15 ГК РФ, касающаяся возмещения убытков, — в данном случае под ущербом могут пониматься затраты на восстановление базы и упущенная прибыль;
• статья 325 УК РФ, устанавливающая уголовную ответственность за похищение или порчу документов.

Однако сначала лучше попробовать урегулировать конфликт досудебным способом, чтобы избежать задержек и судебных издержек. Если же попытка окажется несостоятельной, направить иск в арбитраж.

С какими бухгалтерами чаще всего возникают подобные ситуации: штатный или бухгалтер-аутсорсер?

Чаще из поля зрения работодателей, прихватив бумажные документы и учетные базы, пропадают аутсорсеры, особенно если отношения с такими сотрудниками не оформлены в рамках ГК РФ. Внезапное исчезновение штатного бухгалтера — редчайшее событие, поскольку для самого специалиста такой поступок чреват серьезными проблемами: от утраты трудовой книжки до уголовного наказания. Ведь при найме в штат с бухгалтером заключается официальный трудовой договор.

Как застраховаться от подобных ситуаций в будущем?

Разобравшись, что делать, если бухгалтер не отдает базу 1С, важно понять, как обезопасить компанию от подобных проблем в дальнейшей работе.

1. Заключить с аутсорсером договор на оказание услуг, отразив все тонкости рабочих взаимоотношений, включая возможность их расторжения из-за недобросовестного или некачественного исполнения обязанностей, нарушения сроков сдачи отчетности. Важно указать принадлежность учетных баз и первичных бухгалтерских документов именно компании, необходимость полного их возврата при расторжении договора. Помните: согласно статье 431 ГК РФ пункты, составляющие договор, трактуются буквально.
2. Вести систематический внутренний контроль деятельности бухгалтера: периодически проверять банковские выписки о движении финансов, объем наличных, остатки материалов. В зависимости от размеров компании такие обязанности должно исполнять специальное аудит-подразделение или руководитель (владелец). О результатах проверок нужно сообщать бухгалтеру, чтобы сотрудник чувствовал ответственность. Контроль поможет адекватно оценить профессионализм и эффективность специалиста.
3. Хранить у руководителя компании резервные копии учетных баз1С и оригиналы первичных документов (аутсорсеру лучше доверять только копии).
4. Ежеквартально запрашивать у бухгалтера копии сданной отчетности с квитанцией о приеме.
5. Не передавать бухгалтеру подлинники учредительных документов и основную печать.

При найме на работу взять у сотрудника адреса регистрации и реального проживания, все номера телефонов, контакты в мессенджерах. Проверить актуальность этих данных.

Юрия, здравствуйте!

К какой ответственности его можно привлечь? 

В данном случае через суд обязать бухгалтера вернуть документы, а также попытаться взыскать убытки. 

ГК РФ Статья 15. Возмещение убытков

1. Лицо, право которого нарушено, может требовать полного возмещения причиненных ему убытков, если законом или договором не предусмотрено возмещение убытков в меньшем размере.

2. Под убытками понимаются расходы, которые лицо, чье право нарушено, произвело или должно будет произвести для восстановления нарушенного права, утрата или повреждение его имущества (реальный ущерб), а также неполученные доходы, которые это лицо получило бы при обычных условиях гражданского оборота, если бы его право не было нарушено (упущенная выгода).
Если лицо, нарушившее право, получило вследствие этого доходы, лицо, право которого нарушено, вправе требовать возмещения наряду с другими убытками упущенной выгоды в размере не меньшем, чем такие доходы.

Нужно ли сначала восстановить учет, чтобы доказать, что услуги оказывались некачественно? 

Для этого нужно посмотреть Ваш договор и основание расторжения.  А потом и определяться в части доказывания оказания некачественных услуг. 

Подходит ли ст.325 УК для уголовной ответственности или возможна ответственность только в рамках ГК?

УК РФ Статья 325. Похищение или повреждение документов, штампов, печатей либо похищение акцизных марок, специальных марок или знаков соответствия

Ответственность возможна. Нужно посмотреть документы, а также были ей переданы печати. 

Можете посмотреть судебную практику.https://rospravosudie.com/cate…

Если у вас возникли дополнительные вопросы, возникло  желание посоветоваться или узнать мнение по ситуации, то напишите мне  в  чат  без стеснения.

Воспользуйтесь кнопкой “Сообщение юристу/общаться в чате” под иконкой юриста, либо заходите на страницу юриста и в правом верхнем углу будет кнопка «общаться в чате».
Вы спросите: Что этом мне даст? Это даст возможность оперативно получить информацию для решения Вашей проблемы. Если заниматься самолечением без врача, то это приведет к необратимым процессам, поэтому своевременное принятие решения только в Ваших руках.               
                                                                                             С уважением, юрист Дмитрий.

Случается так, что при расставании с приходящим бухгалтером или аутсорсером они не отдают базу 1С, если имеется задолженность по выполненным работам перед ними.

Имеют ли право аутсорсеры или приходящие бухгалтера не отдавать выгрузку из 1С?

Согласно ст. 712 ГК РФ  «при неисполнении заказчиком обязанности уплатить установленную цену либо иную сумму, причитающуюся подрядчику в связи с выполнением договора подряда, подрядчик имеет право на удержание в соответствии со статьями 359 и 360 настоящего Кодекса результата работ, а также принадлежащих заказчику оборудования, переданной для переработки (обработки) вещи, остатка неиспользованного материала и другого оказавшегося у него имущества заказчика до уплаты заказчиком соответствующих сумм.»

Как быть, если удерживается не только неоплаченный кусок 1С, но вся база данных 1С компании (Вы не просили выгрузку из 1С ежемесячно)?

1. необходимо изучить договор, особенно пункт порядка приема выполненных работ 

2. если Вы не подписывали акты выполненных работ ежемесячно, а также в договоре порядок не прописан, то можно рассматривать оплату, как аванс, который можно требовать вернуть, если Вам не докажут обратное, то есть не предоставят базу и отчеты, которые свидетельствовали бы, что бухгалтер работал.

3. сделать для себя вывод на будущее: архив базы должен быть всегда. Если с Вами работают аутсорсеры или приходящий бухгалтер — это ежемесячная выгрузка данных, причем желательно, чтобы эту выгрузки хоть одним глазом просмотрел специалист и подтвердил, что работа велась. Отчеты сданы в полном объеме и своевременно. Так же обращаем внимание, что с аутсорсерами и с приходящим бухгалтером должны быть гражданско-правовые договора на выполнение работ. Именно договора в такой сложной ситуации будут основным Вашим помощником, для того, чтобы договорится по спорным вопросам в дальнейшем и иметь рычаг воздействия. 

Если мы говорим о штатном бухгалтере, то с ним должен быть заключен трудовой договор, а на 3 и 6 месяц испытательного срока желательно пригласить специалиста, чтобы он оценил качество работы. При этом Вашим сисадмином должно быть сорганизовано сохранение резервных копий всего того, с чем работает бухгалтер и желательно на диск, к которому бухгалтер не имеет доступа.

Экспресс-аудит стоит не таких больших денег, чтобы их жалеть. Цена начинается от 1800р. (устная форма) и заканчивается 25 тыс. рублями (письменная форма сделанных выводов по работе штатного бухгалтера). 

Если на текущий момент Вы столкнулись с данной проблемой, аутсорсер (приходящий бухгалтер) не отдает Вам базу, мы готовы подключиться и помочь Вам, чем сможем, предоставив в помощь юриста.

Здравствуйте, уважаемый автор вопроса! По существу вашего вопроса поясняю следующее:

1) Самым важным моментом является содержание заключенного с бухгалтером договора на оказание услуг, которое в соответствии со ст. 431 подлежит буквальному толкованию и которое будет анализироваться при привлечении бухгалтера как к уголовной, так и гражданско-правовой ответственности.
То есть, именно в договоре должны быть отражены все тонкости ваших взаимоотношений с исполнителем услуг.

2) Статья 401 ГК РФ содержит общие основания гражданско-правовой ответственности, ответственность за неисполнение обязательств по договору предусмотрена главой 25 ГК РФ, а договор может предусматривать как повышенную, так и пониженную ответственность, независимо от вины, в том числе ответственность даже при наличии форс-мажорных обстоятельств.

Договор может ограничить ответственность только теми случаями, когда нарушитель действовал умышленно, и это придется доказывать вам.
В соответствии со ст.12 ГК РФ одним из способов защиты гражданских прав является возмещение убытков.
Таким образом, для правильного решения вопроса следует определиться с позицией защиты.
И, безусловно, в случае доказательств вины бухгалтера, можно будет взыскать расходы, другие убытки и даже упущенную выгоду, наличие и сумму которых следует доказать в суде. Также можно будет взыскать госпошлину, оплаченную при подаче иска в арбитражный суд.
Однако решение спора следует начать с досудебного порядка, хотя, как я полагаю, досудебный порядок Вами пройден.

Исковое заявление Вы вправе подать в арбитражный суд параллельно с заявлением о привлечении бухгалтера к уголовной ответственности по 325 УК РФ.

3) При подаче заявления о привлечении бухгалтера к уголовной ответственности по 325 УК РФ следует зарегистрировать, желательно получить талон. В таком заявлении Вы можете указать общую фразу «Счета-фактуры за 2015 год», а более подробную информацию предоставить в письменном пояснении, когда пригласят в полицию.

Если возникли дополнительные вопросы и требуется более подробная консультация или помощь в составлении юридически грамотных документов, обращайтесь, в т.ч. на мой эл. адрес. При этом изучение договора обязательно, можете прислать его копию. Конфиденциальность гарантирую.
Желаю удачи! Буду признательна за оценку ответа. Надеюсь, он стал полезен. С уважением, 2014_jurist@inbox.ru