Как выставить счет на оплату в альфа бизнес онлайн

Счета на оплату клиентам

В AlfaCRM вы можете выставлять счета на
оплату вашим клиентам. При оплате счета
информация о платеже будет добавляться
в систему автоматически. В системе есть
два способа выставить счет: автоматически
или вручную.

При выборе
пункта Вручную вы можете указать любую
сумму к оплате и период оплаты. При
выборе пункта По прогнозу оплаты система
сама рассчитает сумму к оплате исходя
из текущего состояния баланса клиента,
привязанного абонемента, количества
запланированных уроков и периода, за
который будет выставлен счет. Сумма
выставленная таким образом фиксированная
и изменить ее нельзя.

Ели у вас в
карточке клиента есть привязанные
абонементы с раздельным типом счета,
то при выставлении счета вручную, вы
можете выбрать, за какой абонемент вы
выставляете счет. Для этого в графе
клиентский счет укажите счет с названием
абонемента, на который нужно зачислить
средства. Деньги автоматически зачислятся
на указанный счет.

В графе За период вы можете указать за какой период
оплачивает клиент.

Внимание!
Если вы выставляете счет по прогнозу
оплаты нельзя изменить дату начала
периода. В таком случае период
рассчитывается со дня, в который вы
выставляете счет.

Чтобы
отправить счет клиенту вам необходимо
нажать на кнопку «Скопировать
ссылку» — нажать на конвертик рядом с
номером телефона или имейлом вашего
клиента — вставить скопированную ссылку
в поле Текст SMS/письма — указать тему
письма, если вы отправляете имейл —
нажмите на кнопку отправить.

Перейдя по
ссылке, ваш клиент увидит форму счета,
в которой указаны ваши реквизиты, ссылка
на договор-оферту (по умолчанию ссылка
указана на договор оферты с AlfaCRM) и сумма
к оплате. Чтобы оплатить счет необходим
нажать на кнопку «Перейти к оплате», по
этой кнопке клиента переведет в платежную
форму банка, с эквайрингом которого у
вас настроена интеграция.

Если вам
необходимо изменить реквизиты вашей
компании в счете или указать ссылку на
договор оферты перейдите в меню
лицензирование, нажав на аватар в правом
верхнем углу экрана.

Для того,
чтоб система автоматически
выставляла счет на оплату необходимо
настроить автоматическую рассылку
счетов. Для этого перейдите в меню
Настройки системы (гаечный ключ) —
раздел Автодействия и рассылки — пункт
Автоматические рассылки. Нажмите на
кнопку добавить.

Раздел
«Что рассылаем?»

В
этом разделе вы можете настроить условия
отправки автоматической рассылки.

1.
Чтобы отправить счета на оплату необходимо
указать Тип рассылки:
Счета на оплату клиентам.

2.
При автоматической отправке счетов
доступен только один Метод
расчета: По прогнозу
оплаты. Система сама рассчитает сумму
к оплате исходя из текущего состояния
баланса клиента, привязанного абонемента,
количества занятий и
типа периода.

3. В графе Тип
расчетов необходимо выбрать на какой
счет клиента будет выставляться счет
на оплату. На базовый, если вы ведете
все абонементы по базовому счету. По
абонементу, если в карточках учеников
абонементы ведутся по раздельному типу
расчетов либо если ученики занимаются
по нескольким направлениям и счета на
оплату должны приходить по разным
абонементам. И по всем счетам, в случае
если у учеников есть абонементы и по
базовому счету и по раздельным счетам.

4.
В графе Тип периода
вы можете указать на
какой период выставится счет на Следующий
или Текущий. Например, если у вас
помесячный абонемент, и он действует с
1.09. Если выбрать тип периода Текущий,
то сумма будет рассчитана с 1.09 и до
30.09. Если выбрать тип периода Следующий,
то сумма будет рассчитана на период с
1.09 и до 31.10.

5.
В графе Период необходимо
указать период, на который будет выставлен
счет. Это может быть день, неделя или
месяц.

6.
В графе Статус
клиента вы можете указать, клиентам с
какаим статусом будет отправлена
рассылка.

7.
В графе Тип
клиента можно указать кому отправлять
счета: физ.лицам или юр.лицам.

Если
вы хотите, чтобы клиент не оплатившему
счет повторно выставлялся счет на оплату
и отправлялось сообщение, то вы можете
поставить галочку Выставлять счет
повторно, если есть не оплаченный счет.

Раздел
«Когда рассылаем?»

В
этом разделе можно установить периодичность
рассылки. В системе
есть три варианта
периодичной рассылки: Ежедневная,
Еженедельная и Ежемесячная.
При выборе Ежедневной
рассылки вам потребуется указать время,
когда будет происходить рассылка. При
выборе Ежемесячной
и Еженедельной
рассылки необходимо будет указать еще
и день месяца/недели, когда необходимо
отправлять сообщения.

Раздел
«Как рассылаем?»

1.
Способ рассылки. На
данный момент в системе есть 3 способа
рассылки сообщений Email, SMS и Telegram. Если
у вас настроена интеграция с поставщиками
рассылок в WhatsApp в системе, при вы выборе
пункта СМС, сообщения будут отправлены
в WhatsApp.

2.
Чтобы сообщения были отправлены
необходимо указать Шаблон.
Шаблон сообщения
можно создать в меню настройки системы
(гаечный ключ) — SMS Шаблоны/Email шаблоны
— доабвить. В шаблоне вы можете
использовать теги для автотодстановка,
которые выделены красным цветом.

Важно! Теги:

{bill.url} — Ссылка

{bill.amount} — Сумма

{bill.type} — Тип

{bill.begin_date} — Начало
периода

{bill.end_date} — Конец
периода

{bill.amount_subjects_url} — Сумма
предмет ссылка

{bill.amount_url} — Сумма
ссылка

Если вы в рассылке указываете тег {customer.bills}, то по нему в рассылке будут просто ссылки на оплату каждого абонемента указываться.

Если вы будете использовать тег {customer.bills.amount_url}, то по нему будут указаны ссылки на оплату каждого абонемента, а также будет указана сумма (сколько нужно оплатить).

Если вы будете использовать тег {customer.bills.amount_subject_url}, по нему будут указаны ссылки на оплату каждого абонемента, сумма оплаты, а также предмет по этому абонементу.

Счёт на оплату услуг и товаров – один из самых популярных документов в бизнесе. Если вам часто приходится оформлять счета, советуем воспользоваться нашим онлайн-сервисом. Из этой мини-инструкции вы узнаете, как выписать счёт на оплату онлайн, и сделать это бесплатно и быстро.

Шаг 1. Ввод реквизитов документа

На первом шаге вам надо ввести основные реквизиты документа: внутренний номер счёта, дату создания, наименование товара или услуги и сумму по каждой позиции. Здесь же можно выбрать статус стороны сделки (один из вариантов):

• поставщик, продавец, исполнитель;
• клиент, покупатель, заказчик.

Наименование стороны сделки будет выводиться в виде подсказки из сведений госреестров, просто начните вводить первые буквы и выбирайте из предложенных вариантов.

При указании цены можно выбрать вариант с НДС или без него, а также нужную налоговую ставку: 20%, 10%, 0%. Если заполнение счёта происходит на основании договора, укажите его реквизиты. При желании это поле можно скрыть, для этого проставьте галочку в поле «Не выводить основание».

Шаг 2. Ввод реквизитов получателя платежа

На этом шаге надо заполнить реквизиты получателя платежа:

• ИНН и наименование;
• контактные данные;
• банковские реквизиты;
• имя должностного лица, который будет подписывать счёт (по умолчанию это сам ИП или руководитель ООО, при желании можно добавить поле для ФИО бухгалтера).

Шаг 3. Ввод реквизитов плательщика

Чтобы завершить счёт на оплату онлайн, остаётся ввести реквизиты плательщика, т.е. контрагента, который оплачивает ваши товары или услуги. Здесь достаточно указать наименование и ИНН плательщика, а также его контактные данные.

Шаг 4. Формирование счёта на оплату

На последнем шаге вы увидите, как выглядит ваш счёт. Внимательно проверьте введённые данные, если обнаружите ошибку, нажмите кнопку «Назад» и отредактируйте текст. Если всё в порядке, то выберите «Сформировать счёт».

Документ можно скачать в формате doc и отредактировать на своём компьютере. Кроме того, счёт доступен в формате pdf. Остаётся только выставить счет онлайн, т.е. направить его на email вашего контрагента. Добавим также, что сервис позволяет формировать неограниченное количество счетов в любое удобное для вас время.

Для чего нужен счет

Счет — это платежный документ, который формируется продавцом и направляется покупателю с целью произвести взаиморасчеты по приобретенным товарам и оказанным услугам. В нем указываются условия сделки, определяя конкретные товары и услуги, а также порядок их приобретения. Счет можно выставлять как на основании заключенного договора, так и без его оформления.

Выставление счета на оплату и подписание его плательщиком, как правило, означает подтвержденное согласие последнего заплатить за приобретенные товары, услуги. Если приложить к расчету кассовый (товарный) чек, сделка будет иметь ту же юридическую силу, что и заключенный контракт.

Поставщик может оформить бумажный расчет либо сделать счет онлайн. По условиям договора или устной договоренности расчетная документация выставляется либо до момента получения покупателем товаров, услуг, либо по факту поставки.

В соответствии с действующим законодательством, продавец имеет право не выставлять счет на бумаге или онлайн. При взаиморасчетах достаточно будет указывать счет-фактуру, который сопровождает все операции, облагаемые НДС. Однако есть список ситуаций, при которых выставление счета на оплату (на бумаге или онлайн) является обязательным:

1. В случае если заказчик рассчитывается с поставщиком на сумму, которая заранее неизвестна и в договоре не зафиксирована (например, услуги связи, коммунальные услуги, сервисное обслуживание).
2. В случае предоплаты за товары и услуги.

На практике также нередки случаи, при которых компании приходится перевыставить счет. Это представляется возможным, когда товары или услуги получает одно учреждение, а оплату осуществляет другое (договор аренды, в рамках соглашения о комиссии или по поручению).

Для того чтобы перевыставить платежный регистр онлайн, в условиях договора надлежит прописать обязанность оплаты одного участника сделки по обязательствам другого.

Формат счета

Действующее законодательство не регламентирует формальный вид счета, то есть унифицированной формы для бумажной или онлайн-формы не предусмотрено. Бланк счета может быть разработан организацией самостоятельно. Учреждение также вправе выставить счет, используя многочисленные шаблоны. Главное, что должен знать бухгалтер в данном случае, — это какие реквизиты нужны для выставления счета онлайн.

Для того чтобы выставить бумажный либо онлайн-вариант счета, необходимо заполнить следующие данные:

• номер по порядку и дату формирования счета;
• наименование продавца и покупателя, их юридические и фактические адреса;
• организационные (ИНН, КПП, ОГРН) и реквизиты банка от обеих сторон;
• сведения о приобретаемых товарах, работах или услугах — их название, количественные, качественные (единица измерения) и стоимостные характеристики;
• наличие (отсутствие) НДС;
• при необходимости — последний срок оплаты;
• ответственные лица сторон, их инициалы и подписи: для ИП — одна подпись, для коммерческих и некоммерческих организаций — две подписи (руководитель и главный бухгалтер);
• для бумажного документа (при наличии) — печать.

Может ли физическое лицо выставить счет

Выставить как электронный, так и бумажный счет могут разного рода компании (ООО, ПАО, НКО и проч.), бюджетные учреждения, индивидуальные предприниматели.

Разберемся, могут ли физические лица формировать счета. Если физическое лицо зарегистрировано в качестве индивидуального предпринимателя, то проблем с выставлением счетов как на бумаге, так и в электронном виде возникнуть не должно. Если же гражданин, который не зарегистрирован как индивидуальный предприниматель, захочет выставить счет от своего имени, у него это вряд ли получится.

Такие физические лица не платят НДС, а счета могут формировать только те компании или ИП, которые являются плательщиками налога на добавленную стоимость. Если организация получит счет, который подготовил гражданин, не являющийся ИП и не уплачивающий налоги, вероятнее всего, она не будет производить по нему оплату. Следовательно, если физическому лицу нужно отправить счет, то сделать это можно только после открытия ИП или компании с иной организационно-правовой формой.

Если же организация продает товары, работы или услуги физическому лицу, то никакой проблемы в оформлении счета также не будет. Законодательно не запрещено оформлять расчетные документы на физическое лицо, выступающее в роли покупателя. В расчете в качестве реквизитов покупателя указывают его фамилию, имя, отчество и адрес.

Сроки оплаты по счету

Оплатить счет нужно в срок, который прописан в контракте и указан в самом расчетном документе. При этом в процессе исполнения договора запрещено менять условия и период оплаты.

Счет на оплату онлайн

В настоящее время находить способ, как выставить счет на оплату в электронной форме, совсем несложно. Многие сервисы в сети Интернет предлагают возможность выставить онлайн-счета абсолютно бесплатно. Это существенно облегчает работу специалистам и упрощает процедуру выставления платежных документов. Счета, сформированные таким образом, направляются заказчику по электронной почте, после чего покупатель их распечатывает и оперативно оплачивает.

Для того чтобы выставить и направить счет онлайн, заполнение реквизитов и содержательной части должно быть произведено корректно.

Рассмотрим процедуру заполнения онлайн-счета на примере одного из таких сервисов.

В первую очередь вводится номер счета по порядку. Порядковый номер может содержать буквы и числа, порядок нумерации утверждается в учетной политике организации. Далее проставляется дата.

Затем заполняются реквизиты продавца и покупателя. Данные можно ввести как по ИНН (заполнятся автоматически на основании идентификационного номера), так и вручную.

Далее вводится информация о товаре или услуге, их количестве, цене, единице измерения и налоге на добавленную стоимость.

В конце счета определяются условия оплаты.

Готовый и проверенный счет сохраняется, распечатывается или направляется покупателю по электронной почте для последующей оплаты.

Основные ошибки и комментарии при выставлении счета

Прокомментируем самые распространенные ошибки при выставлении счета.

Одной из самых существенных ошибок является нарушение срока выставления расчета — платежные документы должны быть направлены не позднее 5 дней после отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг и не позже периода, заявленного к вычету НДС.

Еще одна ошибка — отсутствие расшифровки подписей сторон. Контролирующие органы часто приводят данные о том, что на экземплярах сторон указаны разные даты.

Многие пользователи делают фактические ошибки при оформлении самого бланка, поэтому после заполнения данные счета нужно тщательно проверить.

Если после направления безналичного экземпляра платежных документов специалист обнаружил ошибку в реквизитах получателя, то заказчик обязан письменно уведомить об этом поставщика в кратчайшие сроки. Время, отведенное на исправление такой ошибки, продлевает срок исполнения контракта и фактической оплаты по платежно-расчетной документации.

Также сторонам стоит помнить, что с 01.01.2019 увеличился НДС. Теперь налог на добавленную стоимость составляет 20 %. Так как НДС часто указывается в расчете на оплату, новые значения налога нужно учесть всем специалистам, ответственным за формирование платежных документов, чтобы не допускать существенных ошибок при указании сведений об НДС.