Как выбрать надежную аутсорсинговую компанию

О чем речь? Бухгалтерский аутсорсинг – сложный процесс, в ходе которого нередко у сторон возникают споры и недопонимания. Тем не менее, многим видам бизнеса эта услуга крайне необходима, и ее можно получить без особого риска для себя.

На что обратить внимание? В первую очередь нужно понимать, что ответственность за деятельность организации несет ее генеральный директор или собственник. Однако надежная компания-поставщик бухгалтерских услуг всегда компенсирует расходы, возникшие из-за собственных ошибок. Главное – составить правильно договор и найти надежных аутсорсеров.

Суть бухгалтерского аутсорсинга

Любая коммерческая организация обязана вести учет своих доходов и расходов, вовремя уплачивать налоги и перечислять за своих сотрудников взносы во внебюджетные фонды. Это значит, что в штате должен быть соответствующий специалист, а то и несколько. Для них придется оборудовать рабочие места, покупать и обновлять бухгалтерские программы, выплачивать им зарплату, отпускные, премии, а также нести другие расходы.

Для крупной компании это не проблема: доходы позволяют ей иметь необходимое количество профессионалов и требовать от них выполнения служебных обязанностей. Но если речь идет об индивидуальном предпринимателе или мелкой фирме, услуги штатного бухгалтера будут серьезной нагрузкой на бюджет. К тому же большую часть времени ему просто будет нечего делать, поскольку объем работы в малом бизнесе невелик.

Оптимальный выход из подобных ситуаций найден давно: обязанности по ведению бухгалтерского учета можно делегировать специализированной компании. В Соединенных Штатах так поступают 92 % владельцев малого бизнеса, в Европе – 86 %. В России доля небольших предприятий, передающих свой бухучет сторонним организациям, достигает 60 %.

Бухгалтерский аутсорсинг предполагает заключение договора с фирмой, готовой взять на себя все обязанности по обслуживанию малого бизнеса. Преимущество такого сотрудничества для предпринимателей очевидно: им не надо беспокоиться о соблюдении сроков представления отчетности, платить налоги и взносы за дополнительного сотрудника. Достаточно найти надежную компанию с хорошей репутацией и доверить ей ведение своей учетной документации.

Услуги аутсорсеров обойдутся дешевле, чем содержание собственной бухгалтерии. К тому же специалисты, работающие в таких фирмах, регулярно проходят обучение, следят за изменениями в законодательстве, владеют актуальными сведениями. Следовательно, качество ведения бухгалтерского учета находится на высоте, а значит, у представителя малого бизнеса не будет проблем с налоговой службой и другими контролирующими органами.

Виды бухгалтерского аутсорсинга

Консалтинг

Потребность в услугах этого типа возникает в нескольких случаях:

• предприниматель сам ведет бухгалтерский учет, но хочет проконсультироваться по отдельным вопросам;
• в организации только один бухгалтер, и он не владеет информацией по некоторым темам;
• бухгалтерия компании не знает, как поступить в той или иной сложной нестандартной ситуации.

В договоре с аутсорсером предусматриваются условия сотрудничества, в том числе указывается, когда можно обращаться за консультацией – круглосуточно и без выходных или строго в рабочее время. Кроме того, оговариваются способы предоставления информации: письменно, по электронной почте, с помощью мессенджеров, по телефону, видеосвязи или при личной встрече.

Выборочный аутсорсинг

Сторонним специалистам можно делегировать часть функций штатного бухгалтера, с которыми он не справляется по причине их высокой трудоемкости. Например, на аутсорсинг часто передают такие стандартные рутинные операции, как начисление и выплата зарплаты. Освободившееся рабочее время предприниматель или бухгалтер фирмы тратит на решение более важных задач с точки зрения бизнес-целей предприятия.

Есть и другой вариант, когда привлеченным специалистам поручаются функции, выполнение которых требует высокой квалификации, например, исчисление и уплата налогов или экспортно-импортные операции.

Полный аутсорсинг

Если владелец малого бизнеса не собирается сам вникать в тонкости ведения учета и не планирует нанимать штатного специалиста, бухгалтерское обслуживание полностью осуществляется компанией-аутсорсером. Предприниматель предоставляет ей доступ к клиент-банку для оформления платежных поручений и передает на хранение первичную документацию.

Сотрудники сторонней организации берут на себе весь спектр обязанностей: начисляют зарплату, уплачивают налоги, представляют отчетность. При необходимости они консультируют клиента по входящим в их компетенцию вопросам, если этот момент предусмотрен в договоре.

Бухгалтерские фирмы разрабатывают несколько пакетов услуг, чтобы удовлетворить потребности разных заказчиков. Так, в базовый набор функций для ИП на упрощенке обычно входят расчет налогов, составление отчетности, подготовка нулевой декларации и ответы в чате на возникающие вопросы. В зависимости от пожеланий клиента в базовый пакет добавляются такие услуги, как ведение эквайринга, сопровождение кассы, валютные операции, заключение агентских соглашений и другие.

Мифы про бухгалтерский аутсорсинг

Многие компании малого и среднего бизнеса по достоинству оценили преимущества, которые дает передача полномочий по ведению учета сторонней организации. Тем не менее, доля предпринимателей, считающих аутсорсинг бухгалтерских услуг сервисом, не заслуживающим доверия, довольно велика. Существует несколько мифов, удерживающих владельцев малого бизнеса от перехода на этот вид услуг.

Миф 1. Доступ сторонней организации к конфиденциальной информации чреват ее утечкой

Полностью вероятность такого случая исключать нельзя, но большинство бухгалтерских компаний дорожат своей репутацией и не будут использовать данные клиентов в корыстных целях. Аутсорсеры заинтересованы в длительном сотрудничестве с предприятиями малого бизнеса. Чтобы свести к минимуму риск утечки информации, необходимо тщательно подбирать организацию, опираясь на отзывы тех, кто уже пользуется ее услугами.

Дополнительную защиту обеспечат следующие шаги:

• Ознакомьтесь с нормативными документами компании-аутсорсера, регламентирующими вопросы неразглашения сведений (должностные инструкции сотрудников, корпоративное положение о конфиденциальности, степень защиты компьютерной сети и т. д.).
• Убедитесь, что в договоре о сотрудничестве есть пункт о защите коммерческой тайны, содержащий порядок выплаты компенсации за разглашение секретных данных.

Миф 2. В законодательстве отсутствует понятие аутсорсинга

Гражданским кодексом РФ такая услуга не предусмотрена, в ОКВЭД (общероссийском классификаторе видов экономической деятельности) он также не упоминается. Между заказчиком и исполнителем заключается договор подряда или возмездного оказания услуг.

Чтобы свести риски к минимуму, необходимо:

• Предусмотреть в договоре цели, задачи и условия взаимодействия, четко прописать процедуру предоставления услуг, их объем и критерии качества;
• Утвердить регламент сотрудничества с подробным перечислением всех действий исполнителя.

Миф 3. Аутсорсеры предоставляют некачественные услуги

На рынке бухгалтерского сопровождения поначалу преобладали юридические и консталтинговые компании, для которых ведение учета было дополнительной возможностью заработать. Этим объясняется невысокое качество предоставляемых ими услуг. Среди частных бухгалтеров встречаются недобросовестные или недостаточно грамотные специалисты, внесшие свой вклад в негативное мнение об аутсорсинге.

Как найти надежную компанию:

• Обращайтесь в организации с безупречной репутацией, работающие на рынке бухгалтерского сопровождения на протяжении длительного времени. Плюсом будет обширный перечень оказываемых услуг и наличие собственных курсов для обучения специалистов.
• Проследите, чтобы в договоре были указаны критерии, по которым можно оценить качество работы исполнителя, а также меры ответственности за несоответствие стандартам.

Кому стоит перевести бухгалтерию на аутсорсинг

Делегировать функции по ведению финансовой документации сторонней организации могут только те предприниматели, которые работают полностью по белой схеме.

Передать бухгалтерский учет на аутсорсинг может любая компания, но в первую очередь такой способ рекомендуется следующим субъектам предпринимательства:

• Зарубежный бизнес. Для иностранца процесс погружения в нюансы российского налогового и финансового законодательства может быть слишком сложен. Оптимальный выход – заключить соглашение со специализированной фирмой и доверить ведение документации местным профессионалам.
• Стартап. Начинающие предприниматели могут доверить бухучет опытным специалистам, чтобы не отвлекаться от реализации инновационных бизнес-идей.
• ИП, микропредприятия и малый бизнес. При небольшом объеме работы держать штатного бухгалтера не имеет смысла, проще заключить договор о сотрудничестве с аутсорсерами.
• Сезонная активность. В некоторых отраслях деятельность носит ярко выраженный сезонный характер. В период простоя услуги бухгалтерского сопровождения таким предприятиям не требуются, поэтому выгоднее иметь дело со сторонней организацией, которая будет вести учет, когда это необходимо.
• Специфический бизнес. Бухгалтерский учет ведется по общим правилам, но у каждого вида деятельности есть свои особенности. В аутсорсинговых фирмах проще найти профессионала, знакомого с нюансами конкретной отрасли.
• Холдинги. Масштабный бизнес значительно сокращает издержки, передавая аутсорсерам рутинные участки своей бухгалтерии.

Услугами сторонних организаций для ведения финансовой документации могут пользоваться самые разные бизнес-структуры, от ИП до корпораций. Во многих случаях это оптимальное решение, помогающее экономить деньги и трудовые ресурсы.

3 этапа бухгалтерского аутсорсинга

Передача полномочий по ведению учета специализированной фирме включает несколько обязательных процедур.

Этап 1. Подписание договора

Между сторонами заключается соглашение о предоставлении возмездных услуг, в котором должны быть отражены следующие моменты:

• Полный список услуг и стоимость каждой из них.
• Размер компенсации, выплачиваемой аутсорсером в случае допущенных ошибок. Штрафы и пени, начисленные налоговой службой, также возмещаются бухгалтерской фирмой. Страхование ответственности позволяет аутсорсинговым компаниям свести такие риски к минимуму.

  

• Перечень документов, необходимые для ведения учета в разрезе каждого вида операций. Так, чтобы оприходовать материальные ценности, требуются накладная, приходный ордер и счет-фактура.
• Порядок и сроки передачи документов.
• Распределение зон ответственности между заказчиком и исполнителем.
• Условия доступа к базе данных клиента.
• Гарантии неразглашения конфиденциальной информации.
• Порядок возвращения базы данных при окончании действия договора.

На аутсорсинговую компанию возлагаются обязанности по ведению документации, своевременному исчислению и уплате налогов и взносов. Но если клиент задержал передачу необходимых для этого сведений, ответственность за негативные последствия ложится на него.

Частные бухгалтеры не всегда готовы заключать договор, в таком случае стоит поискать другого специалиста или сотрудничать с юридическим лицом.

Этап 2. Ведение бухгалтерского аутсорсинга

Заказчик обязан вовремя предоставлять документацию, на основе которой специалисты рассчитывают зарплату, перечисляют налоги и уплачивают обязательные взносы в различные фонды.

Необязательно передавать оригиналы документов, достаточно отправить по электронной почте скан-копии.

Аутсорсер берет на себя общение с налоговой службой, сам отвечает на поступающие требования и запросы либо помогает предпринимателю составить ответное письмо.

Договором может быть предусмотрено составление документов для компании-заказчика, таких как:

• для внутренних нужд клиента: приказы о приеме на работу, трудовые договоры, приказы о предоставлении отпуска и направлении в командировку, справки в налоговую службу;
• для контрагентов заказчика: акты, накладные, счета, счета-фактуры;
• изученные бухгалтерией проекты договоров с замечаниями и предложениями.

Этап 3. Прекращение сотрудничества

Расторжение договора происходит по разным причинам: клиент решил обзавестись штатным бухгалтером или подобрал другую компанию с лучшими условиями обслуживания. Завершение работы с аутсорсером включает следующие шаги:

• Передача базы данных со всеми проведенными операциями и подготовленной отчетностью. Без этого не получится соблюсти требование о непрерывности бухгалтерского учета, содержащееся в Федеральном законе № 402-ФЗ от 06.11.2011.
• Запрос в налоговой службе сверки расчетов, чтобы исключить наличие задолженностей, которые образовались по недосмотру аутсорсинговой фирмы.
• Возврат документов, находившихся на хранении в бухгалтерской фирме.

Если у заказчика есть сомнения в качестве оказания услуг, он может заказать аудит учета и отчетности в сторонней организации.

Выбор аутсорсера бухгалтерских услуг

Прежде чем приступить к поискам подходящей компании, рекомендуется оценить все за и против: выиграет ли ваш бизнес от делегирования полномочий по ведению учета сторонним исполнителям, удастся ли сократить расходы на бухгалтерское обслуживание.

Изучите рынок аутсорсинга и составьте список компаний, предоставляющих такую услугу в вашем регионе. В качестве источников информации можно использовать рекламу в Интернете, рекомендации других собственников бизнеса, рейтинги, составленные профильными журналами и сайтами.

Отобрав несколько аутсорсинговых фирм, проанализируйте доступные вам сведения:

• Как долго компания работает в области бухгалтерского сопровождения.
• Что о ней говорят другие клиенты. Доверять отзывам на сайте организации можно, но лучше поискать положительные мнения и на других платформах, например, в социальных сетях и на форумах.
• Внимательно изучите ценовую политику фирмы. Вас может привлечь низкая стоимость услуг, но при дальнейшем рассмотрении окажется, что за небольшие деньги доступно лишь частичное бухгалтерское сопровождение.
• Входят ли в штат компании другие специалисты помимо бухгалтеров (юристы, кадровики, финансовые аудиторы и т. д.).
• На какой странице поисковика размещена ссылка на сайт аутсорсинговой компании, регулярно ли обновляется ресурс, легко ли найти на его страницах контактные данные, предлагается ли пользователям удобный вариант связи (бесплатный звонок, общение в мессенджерах и т.п.).
• Предлагают ли менеджеры направить образец договора по электронной почте для спокойного ознакомления с документом, насколько доброжелательны и корректны в общении.

Личное посещение офиса должно либо подтвердить ваше намерение сотрудничать с этой компанией, либо стать поводом для исключения организации из списка вероятных аутсорсеров. Внешний вид офиса может многое рассказать о том, каково финансовое положение компании. Возможно, услуги маленькой фирмы, снимающей комнатку в подвале, и обойдутся дешевле, но вряд ли в таких условиях согласятся работать высококлассные специалисты.

Поговорите с руководителем бухгалтерского направления, а также с сотрудником, который будет заниматься вашим учетом. Убедитесь, что вы получите понятные ответы на заданные вами вопросы. Поинтересуйтесь, как именно вы будете взаимодействовать с компанией-аутсорсером, как будут передаваться документы и контролироваться ее работа.

Будьте готовы к тому, что услуги опытных профессионалов не могут стоить дешево. Это не значит, что непременно надо передавать свои дела на бухгалтерский аутсорсинг компании с самым высоким ценником. Выбирайте надежную фирму с хорошей деловой репутацией и большим количеством положительных отзывов, исходя из собственных финансовых возможностей.

Нюансы контроля и заключения договора с аутсорсером бухгалтерских услуг

Понятие аутсорсинга в гражданском законодательстве отсутствует. Стороны подписывают типовой договор о возмездном оказании услуг. В документе указывается, какие обязанности берет на себя бухгалтерская фирма, сколько стоят ее услуги, в какой форме будет производиться их оплата.

Обязательный пункт договора – ответственность сторон, именно этот момент требует особого внимания:

• Встречаются компании, которые ограничивают срок ответственности одним годом, при этом возместить ущерб обещают только в размере стоимости обслуживания за один квартал. Серьезные аутсорсинговые организации гарантируют компенсацию понесенных по их вине финансовых потерь в полном объеме на протяжении трех лет с момента представления отчетности. Такой срок объясняется возможностью налоговой службы проверять деятельность предприятия в рамках истекшего трехлетнего периода. Дополнительной гарантией для клиентов будет наличие у бухгалтерской фирмы полиса страхования профессиональной ответственности.
• Не менее важно убедиться, что аутсорсер работает в соответствии с разработанными им правилами или регламентом. С этим документом необходимо ознакомиться до подписания договора. В нем должен быть подробно расписан порядок оказания услуг, в том числе действия клиента (когда должны быть предоставлены учетные документы, в какой форме, как происходит оплата услуг).

Владельцы бизнеса хотят быть в курсе того, как именно осуществляется ведение их учета, и бухгалтерские компании тоже заинтересованы в налаживании прозрачных взаимоотношений с клиентами. В личном кабинете можно посмотреть, какие задачи решает специалист в текущий момент. Кроме того, предприниматели получают круглосуточный доступ к базам аутсорсера. Все это позволяет избежать недопонимания между сторонами и создает условия для доверительных отношений.

Клиент в любой момент может обратиться к стороннему аудитору, чтобы проверить, насколько грамотно ведется учет и представляется отчетность в контролирующие органы. Многие аутсорсинговые компании сами внедряют автоматизированные инструменты контроля, чтобы упростить процесс мониторинга своей деятельности для заказчиков.

Ответственность бухгалтера на аутсорсинге

Компания, которой вы доверили ведение учета, обязуется четко выполнять взятые на себя обязанности. Привлечь ее к ответственности предприниматели могут в следующих случаях:

• отчетность сдана позже установленных законодательством сроков;
• неверно исчислены налоги;
• утеряны или испорчены документы компании.

Готовность отвечать за допущенные промахи подтверждают при заключении договора практически все аутсорсинговые фирмы, но в каждом конкретном случае речь может идти о разном объеме ответственности.

Нельзя предъявить бухгалтерской компании претензии за обнаруженные ФНС ошибки в учете, если их причиной стали неправомерные действия самого клиента. К таким случаям относятся:

• представление подложных документов;
• передача первичных документов не в полном объеме;
• нарушение клиентом сроков перечисления налогов.

Разберем несколько типовых ситуаций.

Пример 1

Фирма по производству окон делегировала аутсорсеру обязанность по подготовке и сдаче отчетности. Бухгалтеры ошиблись при исчислении налогов, хотя клиент предоставил верные первичные документы. В этом случае ответственность несет аутсорсинговая компания.

Когда заказчиком передана недостоверная документация, пени и штрафы уплачиваются из его кармана.

Пример 2

Общество с ограниченной ответственностью, предоставляющее информационные услуги, имеет собственную бухгалтерию, но передало аутсорсеру расчет зарплаты и кадровое делопроизводство. Сотрудниками сторонней организации были допущены ошибки, ответственность за которые ложится на нее.

Другое дело, если причиной неверных расчетов стало непредоставление необходимой информации (об отпусках, командировках, листах нетрудоспособности, увольнении работников и т. д.). За такие промахи отвечает заказчик.

Пример 3

Компания, владеющая сетью пекарен, полностью доверила аутсорсерам ведение своего учета. Допущенная бухгалтерами ошибка была обнаружена при налоговой проверке, клиенту выставлено требование об уплате штрафа.

Безусловно, вся ответственность ложится на плечи аутсорсинговой компании. Она обязана компенсировать понесенные заказчиком убытки.

Стоимость бухгалтерии на аутсорсе

Единого стандарта определения стоимости услуг в этой сфере не существует. Бухгалтерские фирмы выбирают способ ценообразования, наиболее соответствующий их представлениям. Например, кто-то берет за основу количество сотрудников компании-клиента, кто-то исходит из режима налогообложения заказчика. Есть аутсорсеры, которые выставляют счет за свою работу, подсчитывая количество обработанных первичных документов.

Такой вариант чаще всего вызывает непонимание между сторонами из-за своей сложности и непрозрачности.

Наиболее распространены следующие модели ценообразования:

• Фиксированная стоимость. Встречается чаще остальных и считается самой комфортной для заказчика и исполнителя. В договоре определяется цена за подготовку и сдачу каждого из документов. Клиент может заранее ознакомиться с прайсом аутсорсера и сравнить стоимость его услуг с предложениями других бухгалтерских фирм, чтобы выбрать оптимальный вариант.
• Расчет стоимости исходя из сложности бизнес-процесса. В этом случае цена бухгалтерского сопровождения зависит от степени вовлеченности аутсорсера в деятельность заказчика. Регулярное консультирование, обработка большого количества документов, представление отчетности в несколько инстанций предполагает стоимость услуги, равную оплате труда штатного бухгалтера.
• Расчет стоимости в зависимости от формы собственности и режима налогообложения. Аутсорсинговые фирмы готовят разные прайсы для ИП и для юридических лиц. Потенциальный клиент может сопоставить цену сопровождения в нескольких компаниях и выбрать подходящего исполнителя.

Вопрос ценообразования является довольно сложным для организаций, работающих в этой сфере. Единых критериев оценки не существует, что затрудняет взаимодействие между заказчиками и исполнителями.

Например, предприниматель решил сэкономить на бухгалтере и обратиться в специализированную фирму. На деле общая стоимость оказанных ему услуг может оказаться намного выше, чем зарплата штатного сотрудника. Все дело в отсутствии утвержденных расценок на каждую операцию, производимую аутсорсером.

Исполнители тоже могут оказаться в неприятной ситуации, когда в договоре уже указана итоговая стоимость сопровождения, но фактический объем работ значительно выше, чем казалось в ходе предварительной оценки. В результате между сторонами возникает конфликт, часто завершающийся расторжением соглашения о сотрудничестве.

Выход из этой ситуации многие компании видят в создании гибкой системы расчета стоимости, основанной на оценке каждой услуги по отдельности. Фиксированный прайс подходит для сдачи отчетности. Для предприятий, настроенных на продолжительную совместную работу, подбирают индивидуальные условия.

При переходе на бухгалтерский аутсорсинг договор является основным документом, регламентирующим отношения сторон. Чем подробнее он составлен, тем больше шансов наладить взаимовыгодное и плодотворное сотрудничество между бизнес-структурами и специализированными фирмами.