Добавить в «Нужное»
Положение об отделе кадров
Трудовой путь работника на предприятии практически всегда начинается с посещения отдела кадров. Работа этого подразделения должна быть слаженной и четкой, ведь именно на нем лежит ответственность за подбор талантливых и опытных работников. Организовать эту работу призвано положение об отделе кадров. Рассмотрим каждый раздел данного документа по отдельности.
1. Общие положения
Независимо от того, кто на предприятии занимается кадровыми вопросами — одно лицо или целый отдел, решение о создании кадровой службы принимает руководитель предприятия. Он же выносит приказы о реорганизации и ликвидации данного отдела. Кадровик или кадровая служба подчиняются руководителю предприятия, а кадровые работники внутри отдела – начальнику отдела, который назначается главой предприятия.
2. Задачи
Отдел кадров фактически является лицом предприятия, так как именно с него начинается знакомство нового работника с предприятием, на эту структурную единицу возлагается много задач, связанных с регулированием трудовых отношений. При этом основные направления деятельности кадровика – подбор персонала и работа с имеющимися кадрами.
Перед кадровиками всегда ставятся определенные задачи:
- поиск и отбор наиболее подходящих компании кадров исходя из анализа потребностей компании;
- расстановка кадров с учетом их профессиональной подготовки и производственной необходимости подразделений предприятия;
- ведение кадрового документооборота (оформление приема на работу, увольнения, отпусков, учет отработанного времени и т.д.);
- организация обучения и повышения квалификации работников;
- разработка и реализация кадровой политики предприятия.
3. Структура
Как уже было сказано ранее, кадровые задачи могут быть возложены как на одного-двух сотрудников, так и на целый отдел. В первом случае речь идет о малых предприятиях с численностью персонала до 100 человек, а во втором – о более крупных компаниях, в которых кадровая работа имеет немаловажное значение и является одним из инструментов развития бизнеса.
В структуру отдела кадров могут входить подразделения, занимающиеся только определенными вопросами:
- приемом на работу;
- увольнением;
- учетом отработанного времени;
- обучением и др.
4. Функции
В этом разделе перечисляются обязанности, возложенные на отдел кадров, связанные с решением кадровых вопросов.
Приведем примеры функций кадровой службы, которые могут быть указаны в соответствующем положении:
- ведение и хранение личных дел работников;
- оформление приема на работу, расстановка и организация обучения и адаптации новых работников, а также оформление увольнений и переводов;
- организация аттестации работников, принятие мер по решениям аттестационной комиссии;
- разработка системы оценки результатов деятельности работников;
- ведение и хранение трудовых книжек и другой кадровой документации;
- выдача справок работникам о трудовой деятельности;
- подготовка необходимых сведений и документов для награждения и поощрения работников;
- подготовка документов по пенсионному, медицинскому и социальному страхованию;
- систематический анализ кадровой обстановки на предприятии, разработка мероприятий по решению кадровых проблем (например текучести кадров);
- учет отработанного времени, составление графиков отпусков и др.
5. Права
Для осуществления своих функций кадровая служба должна обладать соответствующими полномочиями.
В связи с этим положение об отделе кадров предоставляет данной службе следующие права:
- осуществлять контроль за соблюдением работниками трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;
- получать от других подразделений необходимую информацию;
- вносить предложения по оптимизации кадровой работы руководителям других подразделений;
- осуществлять контроль за выполнением работниками предприятия внутренних актов, касающихся кадровых вопросов.
6. Ответственность
Ответственность за надлежащее выполнение функций отдела кадров возлагается на его начальника. Другие работники несут ответственность в соответствии с положениями своих должностных инструкций.
Служебное взаимодействие
В процессе своей деятельности отдел кадров постоянно взаимодействует с другими отделами и подразделениями компании. В бухгалтерию он представляет документы для начисления заработной платы, премий, пособий и т.д. Юридический отдел снабжает кадровиков информацией об изменениях законодательства. Руководители отделов, занимающихся непосредственно производством, могут обращаться в кадровую службу с сообщениями о нехватке персонала или необходимости перевода какого-либо работника на другую работу. Руководитель предприятия может потребовать у отдела кадров информацию о текучести кадров, уровне эффективности работы персонала, потребностях в кадрах.
Как видим, деятельность кадровой службы многогранна и охватывает много вопросов. Все эти грани в целях конкретизации и упорядоченности отражаются в положении об отделе кадров. И хотя этот документ не является обязательным для принятия, как, например, правила внутреннего трудового распорядка, такое положение послужит хорошим руководством для организации слаженной работы данной службы.
Название организации
УТВЕРЖДЕНО
приказ директора
от ________ № _________
ПОЛОЖЕНИЕ
об отделе кадров
дата № 1
г. _________
1. Общие положения
1.1. Отдел кадров является структурным подразделением ___________ (название организации).
1.2. Создание, переименование, упразднение отдела кадров проводятся по решению директора Общества и оформляются приказом по основной деятельности.
1.3. Руководство отделом кадров осуществляет начальник отдела кадров, который подчиняется непосредственно директору Общества, принимается на работу и увольняется его приказом.
1.4. В своей деятельности работники отдела кадров руководствуются:
— Трудовым кодексом Российской Федерации;
— другими нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права;
— нормативными актами по делопроизводству и архивному делу;
— уставом Общества;
— инструкцией по кадровому делопроизводству;
— правилами внутреннего трудового распорядка Общества;
— настоящим Положением;
-правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты Общества;
— иными локальными нормативными актами Общества.
1.5. В состав отдела кадров входят:
— начальник отдела кадров;
— ведущий специалист;
— специалист 2 категории;
— специалист.
2. Задачи отдела кадров
Основными задачами отдела кадров являются:
2.1. Подбор, отбор, оформление приема на работу и организация расстановки кадров на основе оценки их квалификации, деловых и личных качеств.
2.2. Учет кадров.
2.3. Обеспечение трудовых прав, льгот и гарантий работников Общества.
2.4. Создание кадрового резерва.
2.5. Организация и проведение аттестации работников.
2.6. Организация профессиональной подготовки, переподготовки, повышения квалификации работников.
2.7. Ведение кадрового делопроизводства.
2.8. Ведение воинского учета.
2.9. Консультирование работников Общества по вопросам трудового права.
3. Функции отдела кадров
В соответствии с возложенными задачами отдел кадров выполняет следующие функции:
3.1. Определение и разработка кадровой политики и стратегии Общества.
3.2. Составление штатного расписания Общества.
3.3. Поиск кадров по заявкам структурных подразделений.
3.4. Документальное оформление приема, перемещения и увольнения работников, составление проектов приказов по личному составу, оформление трудовых договоров с работниками и дополнительных отношений к ним, заполнение личных карточек работников.
3.5. Прием, учет, заполнение, хранение, выдача при увольнении трудовых книжек работников Общества.
3.6. Составление и ведение графика отпусков.
3.7. Оформление и учет служебных командировок.
3.8. Прием от работников и обработка листков нетрудоспособности.
3.9. Прием от структурных подразделений Общества и обработка табелей учета рабочего времени.
3.10. Подготовка и выдача справок по запросам работников Общества.
3.11. Взаимодействие со страховыми компаниями, военными комиссариатами, Пенсионным фондом РФ.
3.12. Подготовка и оформление дел по личному составу для передачи в архив Общества.
3.13. Контроль за соблюдением дисциплины труда в Обществе, за выполнением работниками Общества Правил внутреннего трудового распорядка и иных локальных нормативных актов Общества.
3.14. Ведение воинского учета работников Общества.
3.15. Проведение аттестации работников Общества.
3.16. Планирование, организация и документальное оформление обучения, переподготовки и повышения квалификации работников Общества.
3.17. Формирование и подготовка кадрового резерва для выдвижения на вышестоящие должности.
4. Права и обязанности
4.1. Работники отдела кадров имеют право:
4.1.1. взаимодействовать по вопросам выполнения возложенных на отдел задач и функций с другими структурными подразделениями Общества, государственными и муниципальными органами и другими организациями;
4.1.2. требовать от работников иных структурных подразделений Общества материалы и сведения, необходимые для выполнения возложенных на отдел задач и функций;
4.1.3. заверять в установленном порядке копии документов, относящихся к трудовой деятельности работников;
4.1.4. контролировать соблюдение Обществом трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, льгот и гарантий работников;
4.1.5. представлять руководству Общества предложения по повышению эффективности деятельности в рамках возложенных на отдел задач и функций;
4.1.6. представительствовать от имени Общества по вопросам соблюдения трудового законодательства, трудовых прав, льгот и гарантий работников.
4.2. Работники отдела кадров обязаны:
4.2.1. обеспечивать сохранность персональных данных работников и кандидатов на вакансии Общества;
4.2.2. соблюдать нормы действующего законодательства при выполнении возложенных на отдел функций и задач.
4.3. Работники отдела кадров имеют иные права и обязанности, установленные трудовым законодательством, иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, трудовыми договорами и должностными инструкциями, а также иными локальными нормативными актами Общества.
5. Ответственность
Начальник и другие работники отдела кадров несут персональную ответственность в пределах должностных обязанностей, определенных трудовым договором и должностной инструкцией, и могут быть привлечены к дисциплинарной, материальной, административной, уголовной ответственности в случаях и порядке, предусмотренных законодательством.
6. Взаимодействие с другими структурными подразделениями
Работники отдела кадров, выполняя возложенные на него функции и задачи, взаимодействуют:
6.1. С работниками всех структурных подразделений Общества по вопросам:
6.1.1. получения:
— табелей учета рабочего времени;
— листков нетрудоспособности;
— заявлений работников;
— заявок на подбор персонала;
6.1.2. предоставления:
— справок;
— копий и выписок из документов по личному составу.
6.2. С работниками бухгалтерии по вопросам:
— начисления и выплаты пособий;
— оформления служебных командировок.
6.3. С работниками юридического отдела по вопросам получения разъяснений действующего законодательства и порядка его применения.
6.4. С работниками канцелярии по вопросам общего делопроизводства и хранения документов по личному составу.
СОГЛАСОВАНО
Директор по правовым вопросам _______ / __________________________
Начальник юридического отдела _______ / ___________________________
С положением ознакомлены:
Начальник отдела кадров ______________ / ________________________
Ведущий специалист ______________ / ________________________
Положение о структурных подразделениях (департаментах, отделах, дирекциях) организации является локальным нормативным актом, который не обязателен с точки зрения трудового законодательства. Положения о структурных подразделениях помогают решать многие вопросы, связанные с организационным строительством, так как они закрепляют распределение ролей и функций между подразделениями внутри организации. В статье предложена пошаговая технология разработки положения о структурном подразделении, которая может быть использована в работе кадровика любого предприятия.
Положения о структурных подразделениях (департаментах, отделах, дирекциях) закрепляют распределение «ролей» и функций между подразделениями внутри одной организации. Они не являются обязательным документом с точки зрения трудового законодательства, но помогают решать многие вопросы, связанные с организационным строительством. В статье для вас будет представлен пошаговый алгоритм для разработки положения о структурном подразделении.
Типовой шаблон положения о структурном подразделении
Требования к содержанию положений могут быть определены внутренними документами организации (например, стандартом предприятия). Если таких документов в компании нет, то при разработке положения можно использовать типовой шаблон положения о структурном подразделении (см. Таблицу 1).
В любом случае при разработке положения необходимо исходить из того, что в нем должны быть указаны:
- место в структуре организации (самостоятельное подразделение или входит в состав департамента, управления и т.д.),
- какими документами в своей деятельности руководствуется (федеральными законами, Уставом, другими документами предприятия),
- структура подразделения,
- непосредственный руководитель подразделения,
- основные задачи подразделения,
- функции, права, ответственность подразделения.
Положение визируется руководителем подразделения и утверждается руководителем организации.
Пример 1. Пример типового шаблона положения о структурном подразделении
Рассмотрим этапы разработки положения о структурном подразделении на примере разработки положения о кадровой службе (см. Пример 2).
Положение о кадровой службе регламентирует порядок построения и функционирования системы кадрового менеджмента компании. Положение о кадровой службе устанавливает:
- статус кадровой службы в иерархической структуре компании;
- цели и задачи кадровой службы;
- функции кадровой службы компании;
- взаимоотношения кадровой службы с другими подразделениями компании;
- права и ответственность сотрудников кадровой службы.
Этапы разработки Положения о кадровой службе
1. В первую очередь необходимо изучить типовые и примерные положения, а также ранее действовавшие организационно-правовые документы.
Особенно полезно изучить типовые образцы тем специалистам, которые работают во вновь созданных фирмах, в которых нет ранее действовавших документов и опираться в работе не на что.
2. Следует также изучить организационную и распорядительную документацию компании: учредительные документы, штатное расписание и др. Цель данного этапа заключается в определении места кадровой службы в компании, зон ответственности и полномочий.
3. Составление проекта Положения, определение его структуры и содержания разделов (см. Таблицу 2).
Таблица 1
4. Обсуждение с руководством компании проекта Положения.
Цель данного этапа заключается в выяснении мнения руководства по поводу разрабатываемого документа, его назначения и принципиальных положений. Важнейшее условие развития кадровой службы компании – позиция высшего руководства, так как невозможно рассчитывать на успех, если высшее руководство не относит проблему управления людьми к числу ключевых приоритетов работы компании. К обсуждению нужно привлечь и руководителей ведущих структурных подразделений.
Часто в компаниях возникает ситуация непонимания менеджерами среднего звена круга задач и функций кадровой службы, так как они видят в ней лишь подразделение, основная задача которого – ведение кадрового делопроизводства. Поэтому их участие в обсуждении содержания Положения о кадровой службе поможет изменить сложившиеся стереотипы и представления.
5. Согласование и подписание документа.
Положение должно содержать визы согласования руководителей структурных подразделений, принимавших участие в обсуждении документа на стадии его разработки. Положение подписывает руководитель кадровой службы и утверждает руководитель компании. Сотрудники кадровой службы должны быть ознакомлены с Положением под расписку.
Положение является фундаментом, на котором строит свою работу кадровая служба. Оно закрепляет ее статус, полномочия и уровень ответственности и является базовым документом, на основании которого разрабатываются должностные инструкции сотрудников кадровой службы.
Пример 2. Пример Положения об Управлении кадров
Разработав положение об отделе кадров, вы сможете выстроить наиболее эффективную организацию кадрового делопроизводства вашего предприятия.
Данный документ используется для достижения различных целей:
- Регулирование работы отдела;
- Конкретизация задач, стоящих перед сотрудниками;
- Полномочия и обязанности персонала.
В нашей сегодняшней статье вы узнаете, как правильно составить положение об отделе кадров, вооружившись советами по оформлению от экспертов.
Для чего требуется положение об отделе кадров?
Положение об отделе кадров – это внутренний локальный акт, требующийся в случае, если в вашей компании создается кадровая служба в формате отдельного структурного подразделения. Обратите внимание, что законодательство не требует обязательного принятия положения об отделе кадров. Но, вместе с тем, этот документ дает сотруднику отдела четкое и конкретное представление об их работе. При разработке положения необходимо руководствоваться ст. 8 ТК РФ.
По сути, данное положение выступает своего рода инструкцией, которая определяет работу кадровых сотрудников с персоналом организации. В частности, в положении об отделе кадров:
- Закреплены основные направления работы отдела кадров, а также правила работы с кадровой документацией.
- Прописаны необходимые кадровые мероприятия.
- Между сотрудниками распределены обязанности, а также схемы подчинения/контроля.
- Систематизированы варианты взаимодействия сотрудников отдела кадров с остальным персоналом.
Несмотря на то, что законодательство не обязует работодателю издавать данный документ, такое требование может содержаться в коллективном договоре или в правилах внутреннего трудового распорядка. В указанной ситуации работодатель уже должен разработать и принять положение об отделе кадров.
Что должно включаться в положение об отделе кадров?
При создании данного документа следует учесть:
- Численность сотрудников кадровой службы и всего персонала в целом.
- Стоящие перед кадровиками задачи.
- Наличие смежных структурных подразделений. Этот пункт наиболее важен, поскольку его учет позволяет избежать такой проблемы как пересечение зон ответственности.
После принятия решения о разработке положения об отделе кадров далее следует подготовить проект этого документа. Здесь руководствуйтесь нормами профессионального стандарта «Специалист по управлению персоналом». Этот профстандарт имеет четкую структуру, емко описывает функционал кадровика, а также содержит требования к работе сотрудника и критерии оценки его профессиональных знаний и навыков.
Помимо этого, вы можете использовать также следующие документы:
- Квалификационный справочник, который был утвержден постановлением Минтруда № 37;
- Общероссийский классификатор занятий (МСКЗ-08).
Законодательство не регламентирует вопросы содержания положения об отделе кадров. Однако, при разработке проекта документа следует убедиться в том, что его пункты не нарушают закон, а также права и обязанности остальных работников.
Структура документа и его содержание
Из каких разделов состоит положение об отделе кадров:
- Общие положения.
- Состав кадрового отдела по должностям.
- Компетенция кадровиков и ее пределы.
- Задачи, поставленные перед подразделением (функции и цели).
- Права и обязанности сотрудников отдела кадров.
- Виды ответственности кадровиков.
- Механизмы взаимодействия сотрудников отдела кадров с остальными структурными подразделениями.
- Вопросы, касающиеся материального обеспечения.
Эксперты рекомендуют прописывать каждый раздел документа максимально подробно, используя точные формулировки, исключающие двусмысленность интерпретации. Такой подход дает возможность кадровикам лучше разбираться в сути документа, а также снизить вероятность возникновения конфликтных ситуаций.
В рамках вводной части типового положения следует:
- описать общие характеристики кадрового отдела;
- указать перечень законодательных актов и иных документов, которыми следует руководствоваться сотрудникам кадровой службы в своей работе. Это могут быть ТК РФ, ПВТР или иная учредительная документация компании.
В положении должна быть подробно расписана структура кадрового отдела, указаны конкретные должности и иметься отсылка к штатному расписанию.
Кроме того, важно раскрыть функции и задачи (общие и частные), которые ставятся перед кадровиками. К примеру, следует указать сферу вопросов, порученных отделу. Это может быть:
- организация и осуществление обучения персонала;
- подбор сотрудников;
- организационные мероприятия, связанные с аттестацией;
- ведение кадрового документооборота.
Исходя из специфики деятельности отдела, документ может иметь соответствующее название, например, положение кадрового правового отдела.
В положении также указывается сфера ответственности кадровых работников и правила взаимодействия не только с отдельными сотрудниками, но и остальными структурными подразделениями/службами компании, в частности:
- какие структурные подразделения должны передавать кадровикам соответствующую отчетность (сроки и способы предоставления документов);
- взаимодействие с юридическим и бухгалтерским отделом;
- способы отчетности, установленные для самих кадровых сотрудников.
Пример:
Сотрудники отдела кадров должны предоставлять в бухгалтерию сведения для начисления заработной платы. Или необходимость привлечения службы безопасности в рамках процедуры подбора кандидатов на трудоустройство.
В положение об отделе кадров должны включаться все текущие изменения в законодательстве. Кроме того, важно не забывать о включении пунктов о подаче СЗВ-ТД.
Обратите внимание! С главным (готовым) проектом документа должны быть ознакомлены корпоративные юристы вашей организации. После этого положение об отделе кадров отправляется на утверждение к руководителю. Ввод документа происходит на основании издания соответствующего Приказа. Все сотрудники компании должны быть ознакомлены с документами под роспись. Кроме того рекомендуется указать, что руководитель кадровой службы несет ответственность за своевременное и надлежащее выполнение порученных задач.
Это важно знать! Так как положение об отделе кадров не является обязательным локальным актом, то его можно не согласовывать с профсоюзной организацией.
Срок хранения
Данный вопрос регулируется нормами ФЗ № 125 «Об архивном деле». В соответствии с ним положение об отделе кадров как документ, относящийся к документации о личном составе, должен храниться не менее установленного срока (75 лет), если он был создан до 2003 года, и не меньше 50 лет, если создан с 2003 и последующих годов.
В каких случаях разногласия по положению могут перейти в судебное разбирательство?
Наиболее частая причина исковых заявлений от сотрудников кадровой службы – это увольнения или вынесение различного рода взысканий. Как правило, работники имеют возражения относительно принятых мер. В таких случаях положение об отделе кадров помогает внести ясность в подобный спор.
Пример 1:
Так, положение об отделе кадров помогло руководителю кадровой службы государственного бюджетного учреждения. Он обратился за оспариванием вынесенного ему выговора на основании ненадлежащего исполнения трудовых обязанностей. Однако в Приказе не содержалось уточнений относительно нарушенных сотрудником обязанностей. Иск был поддержан судом первой инстанции, а затем апелляционным судом. Принимая решение по данному разбирательству, органы суда проанализировали, каким образом распределялись обязанности между сотрудниками согласно локальным нормативным актам (определение Мосгорсуда по делу № 33-46091/2019 от 18 октября 2019 года).
Пример 2:
Гражданин П. занимал должность заместителя руководителя кадрового отдела в компании. Он был ознакомлен со всеми необходимыми документами: положением об отделе кадров, коллективным договором, должностной инструкцией и другими локальными актами компании. Было установлено, что гражданин П. нарушил должностную инструкцию в рамках пункта об обработке персональных данных. И в первой и в апелляционной инстанции суд согласился с позицией работодателя, поскольку посчитал факт нарушения обязанностей доказанным. Однако кассационный суд отправил дело на пересмотр ввиду того, что судами не был учтен тот факт, что нарушитель был привлечен к ответственности за пределами срока, который отпущен на это. А именно, ввиду того, что со дня нарушения прошло более двух месяцев (определение 2 КСОЮ по делу № 88-7871/2020 от 26 мая 2020 года).
Подводим итоги
Законодательство не устанавливает для работодателей обязанности по разработке положения об отделе кадров. Однако, как показывает практика (в том числе судебная), принять такой документ, безусловно, стоит. Строгих требований относительно структуры и содержания положения не предъявляется, поэтому данные вопросы остаются на усмотрение работодателя. Самым верным решением будет четкое и детальное описание всех пунктов документа. Именно на эти положения будут опираться сотрудники кадровой службы при выполнении своих обязанностей. Если правила будут сформулированы конкретно и юридически верно, то кадровики будут лучше знать свои права и обязанности, а, следовательно, и эффективнее их исполнять.
Если положение, которое регламентирует вопросы, касающиеся работы и взаимодействия кадровой службы, составлено грамотно, то указанный документ будет полезен и небольшой компании и крупному предприятию, в особенности, если работу с персоналом осуществляет целый департамент. В результате вы можете быть уверены, что все ваши приоритеты грамотно расставлены, зоны ответственности и обязанности правильно распределены между сотрудниками, а процесс ведения кадровой документации упорядочен в соответствии с законом.
Источник: «Юридическая азбука»
Насколько полезной оказалась эта статья?
Оцените статью!
Средний рейтинг 5 / 5. Всего голосов: 14
БЕСПЛАТНЫЕ КОНСУЛЬТАЦИИ всегда доступны для Вас! Именно Вашу проблему можно решить так:
- опишите вашу ситуацию юристу в онлайн чат;
- напишите вопрос в форме ниже;
- позвоните 8 (499) 350-55-06 доб. 145 — Москва и Московская область
- позвоните 8 (812) 309-06-71 доб. 704 — Санкт-Петербург и область
- позвоните 8-800-555-67-55 доб. 686 — По России, звонок бесплатный
Подписывайтесь на наш юридический канал Яндекс.Дзен
Подписаться
Автор статьи
Пишет статьи, в которых отвечает на важные и популярные вопросы наших читателей. Описывает примеры из судебной практики, раскрывает ответы на часто задаваемые вопросы в гражданско-правовой сфере, в трудовом праве. Компетенции автора позволяют писать статьи на легком и простом языке. Окончила Тамбовский государственный технический университет (ТГТУ), кафедра «Гражданское право и процесс», специальность «Юрист» Гражданско-правовой профиль.
Что такое кадровое делопроизводство
Под кадровым делопроизводством понимается организация порядка формирования документов, регламентирующих трудовые отношения в компании. Кадровым делопроизводством может заниматься как один человек, если штат компании небольшой, так и целый отдел кадровых специалистов в крупных компаниях.
Кадровая документация в компании состоит:
- из бланков унифицированных форм;
- положений и инструкций, разработанных самой компанией.
Вся кадровая документация визируется руководителем компании или уполномоченным сотрудником.
Какие документы кадрового делопроизводства бывают
Всю кадровую документацию можно разделить на две группы:
- документы, которые регулируют взаимоотношения работодателя с каждым сотрудником по отдельности;
- документация, отражающая трудовые отношения в целом по всей компании.
К первой группе относится следующая кадровая документация:
- приказ о приеме на работу (Т-1);
- контракт с сотрудником (ТД-1);
- трудовая книжка (приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н);
- личная карточка сотрудника (Т-2);
- документы о переводе (Т-5);
- приказ об оформлении отпуска (Т-6);
- приказ об увольнении (Т-8);
- приказ о направлении работника в командировку (Т-9);
- командировочное удостоверение (Т-10);
- служебное задание (Т-10А);
- распорядительный документ, свидетельствующий о поощрении сотрудника (Т-11).
Узнайте больше о новом порядке ведения трудкнижек в соответствии с приказом № 320н здесь.
Ко второй группе относятся:
- график отпусков (Т-7);
- штатное расписание (Т-3);
- приказ об увольнении нескольких работников (Т-8а);
- распоряжение о командировании работников (Т-9а);
- приказ о поощрении сотрудников (Т-11А);
- табель учета рабочего времени (Т-12);
- документ, на основании которого осуществляется контроль количества отработанных часов и расчета ЗП (Т-13);
- журнал проверок воинского учета граждан;
- приказ об организации воинского учета;
- внутренние положения:
- коллективный договор;
- положение об охране труда;
- положение о премировании;
- правила внутреннего распорядка;
- положение о командировках;
- положение о коммерческой тайне;
- положение об оплате труда;
- положение об использовании личного транспорта в служебных целях.
О хранении кадровых документов читайте в материале «Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел».
Что из кадровой документации обязательно должно быть в наличии
В любой компании обязательными являются документы, которые отражают:
- перемещение персонала: прием на работу, перевод на другую должность, увольнение;
- отработанное время: учет отработанного времени, командировки, отпуска.
- доход сотрудника: заработная плата, премии;
- общую информацию о сотрудниках: их численность и должности;
- обязательные правила, действующие внутри компании.
ВАЖНО! С 08.01.2015 командировочное удостоверение и служебное задание вышли из перечня обязательных документов (постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595).
Ранее командировочное удостоверение и служебное задание подтверждали расходы предприятия при исчислении налогов. Теперь в этих целях применяются иные документы — о них рассказали эксперты «КонсультантПлюс». Получите бесплатный пробный доступ к соответствующим разъяснениям.
Следует отметить, что в зависимости от специфики деятельности компании и работы конкретного сотрудника перечень обязательных документов может меняться. Рассмотрим на примерах.
Пример 1. В компании некоторые сотрудники пользуются личным автомобилем для выполнения служебных заданий. Следовательно, в организации следует издать положение, в котором будет регламентирован порядок компенсации за использование сотрудником личного транспорта.
Подробнее о компенсации транспортных расходов работнику читайте здесь.
Пример 2. В контракте с каждым сотрудником предусмотрен порядок выплаты премий. Таким образом, в компании не нужно формировать положение о премировании.
Кто осуществляет контроль кадрового делопроизводства
Основным органом, отвечающим за контрольную деятельность по кадровому делопроизводству, признается Государственная инспекция труда.
Помимо контрольной деятельности, инспекция выполняет функции:
- защиты трудовых прав сотрудников;
- уведомления компаний и их сотрудников об оптимальных способах соблюдения ТК РФ;
- информирования компетентных органов о выявленных правонарушениях.
Начиная проверку, контролирующий орган запрашивает всю кадровую документацию, на основании которой он проводит оценку соответствия кадрового учета действующему трудовому законодательству. Обнаружив какие-либо отклонения от нормы, привлекает работодателя к ответственности.
ТК РФ предусматривает следующие виды ответственности за нарушение законодательства:
- дисциплинарная (ст. 192 ТК РФ);
- административная (ст. 5.7, 5.27–5.34, 5.39 КоАП РФ);
- уголовная (ст. 143, 145, 145.1, 146, 147, 215, 216, 217 УК РФ);
- гражданско-правовая (ст. 15, 151 и гл. 59 ГК РФ).
Следует отметить, что, помимо трудовой инспекции, кадровую документацию вправе затребовать:
- налоговые органы при выездных проверках;
- военкомат в целях контроля ведения воинского учета.
Как оформляется спецоценка рабочих мест
В компетенцию трудовой инспекции также входит выявление несоответствий в организации рабочих мест с существующими нормами. Данная процедура осуществляется на основании результатов специальной оценки. Спецоценку должны осуществлять все работодатели. Ее порядок регламентирует закон от 28.12.2013 № 426-ФЗ.
ВАЖНО! Проводить спецоценку нет необходимости по сотрудникам, которые осуществляют свою работу удаленно или в домашних условиях (п. 3 ст. 3 закона № 426-ФЗ).
Для проведения спецоценки нанимается сторонняя компания. Перед началом процедуры она анализирует кадровую документацию: трудовые контракты, штатное расписание, положение об охране труда и прочие. Процедура проводится с периодичностью, определяемой с учетом положений ст. 11 закона № 426-ФЗ, но бывают случаи внеплановой проверки (ст. 17 закона № 426-ФЗ).
В 2021 году в ст. 11 закона № 426-ФЗ были внесены заметные поправки. Подробности — в специальном материале.
К документам, которые формируются во время оценки, относятся:
- приказ о проведении специальной оценки, свидетельствующий о начале проверки;
- приказ об утверждении графика проведения, регламентирующий последовательность;
- декларация соответствия условий труда, отражающая соответствие нормам;
- отчет с результатами.
Ответственность за непроведение оценки предусмотрена по ст. 5.27.1 КоАП РФ: на должностных лиц и ИП налагается штраф 5 000–10 000 руб., на компании — 60 000–80 000 руб.
Об уплате взносов по результатам спецоценки смотрите в материале «Платить ли допвзносы на ОПС, если спецоценка рабочих мест не проводилась?».
Все ли компании обязаны вести воинский учет?
Согласно подп. 6 п. 1 ст. 8 федерального закона «Об обороне» от 31.05.1996 № 61-ФЗ все компании обязаны вести воинский учет. Основной целью данного учета является сбор, хранение и передача в военкомат информации о военнообязанных сотрудниках.
ВАЖНО! ИП не обязаны вести воинский учет (п. 6 ст. 1 закона «О воинской обязанности и военной службе» от 28.03.1998 № 53-ФЗ).
Узнать больше о практической организации воинского учета на предприятии вы можете из специального материала, размещенного в системе «КонсультантПлюс». Получите к нему бесплатный пробный доступ.
Ответственный за воинский учет специалист назначается руководителем компании. Для ведения воинского учета может быть привлечен как новый сотрудник, так и уже работающий, с которым оформляется контракт на совмещение должностей. Количество специалистов, ведущих данный учет, зависит от численности военнообязанных сотрудников (п. 12 постановления Правительства РФ «Об утверждении Положения о воинском учете» от 27.11.2006 № 719).
В ходе воинского учета важное значение имеют следующие документы:
- приказ об организации воинского учета;
- журнал проверок воинского учета;
- личная карточка Т-2.
О порядке внесений сведений о военном билете в Т-2 см. материал «Унифицированная форма № Т-2 — бланк и образец заполнения».
Проверка ведения воинского учета осуществляется каждые три года при численности до 500 человек. Если штат больше указанного количества, то контроль должен проводиться раз в год (п. 3 Приложения 1 к Методическим рекомендациям по ведению воинского учета в организациях, утвержденных Генштабом ВС РФ 11.07.2017).
Ответственность за нарушение в порядке ведения воинского учета предусмотрена ст. 21.1–21.4 КоАП РФ. Например, в случае, если работодатель не осуществил подачу списка военнообязанных, наступает ответственность в виде штрафа в сумме 1000–3000руб., а если не сообщил сотруднику о его вызове в военкомат – аналогичного штрафа.
Итоги
Каждый работодатель должен следить за правильностью оформления кадровой документации. Вовремя и корректно оформленные документы позволяют избежать ответственности за нарушение трудового законодательства.