Как в сбисе пригласить компанию к электронному документообороту сбис

Оставайтесь в курсе новостей

Отправлять электронные документы из СБИС можно любой организации, даже если у нее нет ЭДО. Контрагент получит документ на email, сможет подписать своей ЭП или скачать в виде pdf-файла. Чтобы получатель присоединился к СБИС, пригласите его.

1. Проверьте договор с партнером: указано ли в нем, в каком виде отправлять документы. Если отмечено, что документы должны быть бумажными, подпишите с контрагентом дополнительное соглашение. Например, такое.
2. Узнайте статус контрагента, чтобы понять, нужно ли приглашать его к ЭДО. Для этого найдите организацию в сервисе «Все о компаниях» и наведите указатель мыши на значок подключения .

   

   • Приглашения нужны:

     «Пригласить в СБИС» — контрагент еще не участвует в ЭДО;

     «Пригласить в СБИС повторно» — контрагент уже был приглашен к ЭДО, но не подключился;

     «Подключен в роуминге. Оператор ЭДО …» — контрагент подключен к ЭДО через другого оператора, с которым необходимо настроить роуминг. Для этого воспользуйтесь инструкцией.

   • Приглашения не нужны, компании можно сразу отправлять документы:

     «Подключен» — контрагент подключен к ЭДО через другого оператора или использует сервис СБИС «Электронная отчетность»;

     «Головная организация подключена к СБИС» — головная организация контрагента подключена к ЭДО через другого оператора либо использует сервис СБИС «Электронная отчетность»;

     «Находится в активированном аккаунте» — контрагент участвовал в ЭДО, но срок действия его лицензии истек;

     «Головная организация находится в активированном аккаунте» — головная организация контрагента участвовала в ЭДО, но срок действия ее лицензии истек.

3. Отправьте приглашение. Это можно сделать в карточке контрагента или вместе с документами.

Когда получатель примет или отклонит приглашение, вы получите уведомление в СБИС.

Лицензия, права и роли

В разделе «Компании» введите ИНН/КПП контрагента и откройте его карточку. Наведите курсор на значок статуса, чтобы увидеть оператора и идентификатор ЭДО контрагента. Если указан оператор «1С-ЭДО», попросите контрагента отправить приглашение вам.

С наступлением эпохи цифровой информации все больше организаций стали отдавать предпочтение электронному, а не традиционному бумажному документообороту. Если вы хотите вести свой бизнес в ногу со временем, тогда наступил самый подходящий момент вывести порядок ведения делового взаимодействия с контрагентами на новый уровень.

Наши эксперты рекомендуют использовать для этих целей программное обеспечение СБИС Электронный документооборот – это один из самых современных и функциональных продуктов, предназначенных для автоматизации документооборота современных компаний. Наряду с СБИС Электронная отчетность – сервисом, который позволяет оптимизировать процессы подготовки и отправки отчетности в различные надзорные органы – мы предлагаем вам также упростить процедуры, которые связаны с подготовкой, согласованием и отправкой документов (договоров, первичной бухгалтерской документации и др.) вашим контрагентам. Еще несколько лет назад эта опция была доступна исключительно для взаимодействия с государственными инстанциями (например, с ФНС или ПФР), однако, сейчас такими возможностями могут воспользоваться абсолютно все юридические лица и индивидуальные предприниматели, которые понимают, что такого рода автоматизация позволит им оптимизировать бизнес-процессы и сократить издержки, связанные с курьерскими и почтовыми услугами, ведь работать в СБИС можно с партнерами из разных уголков нашей необъятной страны.

Имейте в виду, что для работы с любой системой ЭДО вам потребуется квалифицированная электронная подпись. Если вы еще не используете ее в своей работе, тогда настало самое время выбрать и купить ее. Удобно и быстро заказать ее можно на сайте нашего Центра ЭЦП.

Как подключить ЭДО выгодно?

Использование СБИС помогает организациям в значительной мере сократить затраты на отправку бумажной корреспонденции, при этом тарифы на работу в этом сервисе очень демократичны. Стоимость отправки трехсот пакетов документации в течение одного квартала – около 6 500 рублей. Не переживайте, если ваша потребность в отправке намного больше, это не проблема – программа легко масштабируется. Например, отправка комплекта документов свыше 300, но меньше 1000 обойдется вам всего лишь в 5 рублей за каждый дополнительный комплект. Даже письма в пределах одного города Почта России доставляет дороже, а если еще к их тарифу прибавить стоимость курьера, который относит корреспонденцию в отделение, то выгода работы в системе электронного документооборота будет очевидна.

Стоит отметить, что, чем больше вы направляете документов, тем ниже будет стоимость одного комплекта. Например, 5001 пакет обойдется вам всего в три рубля! Дальше – скидка больше!

С кем вы сможете работать в ЭДО?

Существуют два основных варианта использования систем электронного документооборота:

• Внутренний – это когда система функционирует внутри компании и работают в ней сотрудники предприятия;
• Внешний – в этом случае персонал сможет направлять документацию в надзорные органы, а также контрагентам.

Вы можете подключить электронное взаимодействие со своими основными поставщиками и упорядочить его: например, с провайдером связи и телефонии, арендатором и т.п. В целом на законодательном уровне нет каких-либо ограничений в области использования ЭДО – обмениваться бумагами в таких системах можно с любыми организациями, которые уже работают или только планируют начать работу в них. В свою очередь, за юридическую значимость всех передаваемых через такие системы документов будет отвечать электронная квалифицированная подпись, которая является обязательным атрибутом работы через ЭДО.

Как подключить электронный документооборот? Два основных сценария

В целом работа в системах электронного документооборота может реализовываться двумя основными способами:

1. Прямой обмен документацией в электронном виде;
2. Обмен документацией через посредника.

Если вы решите работать по первому сценарию, тогда вам необходимо будет заключить контракт с каждым контрагентом, с которым вы хотели бы перейти на электронное взаимодействие. В соглашении будут прописаны основные параметры работы, в том числе, порядок и условия обмена документами. Если вы хотите обойтись без такого соглашения, тогда необходима электронная цифровая подпись – именно так все реализовано в сервисе СБИС.

Также на рынке сегодня есть компании, которые разрабатывают специальные интерфейсы для обмена и подписания документов. Конечно, вся информация в таких системах надежно защищена, но наличие посредника на пути передачи конфиденциальных документов приемлемо далеко не для всех компаний.

Как подключить к СБИС Электронный документооборот своего контрагента?

Если вы много обмениваетесь документами с тем или иным поставщиком, но до сих пор делаете это в традиционном бумажном виде, тогда вам необходимо просто пригласить своего бизнес-партнера к электронному взаимодействию через систему СБИС. Это не сложно — для начала вам необходимо проверить, работает ли этот контрагент в системе ЭДО от СБИС. Это можно сделать довольно легко, открыв карточку организации в системе. Там могут быть указаны три основных статуса:

1. Компания уже работает через СБИС. В этом случае, вы можете начинать взаимодействовать с ним незамедлительно;
2. Компания не работает в СБИС и не была приглашена в систему. В этой ситуации вам необходимо нажать кнопку «Отправить приглашение»;
3. Компания получала приглашение к работе через систему СБИС, но до сих пор не подключилась к сервису. Тогда вам стоит направить повторное приглашение представителям организации и, может быть, устно проговорить с ним возможность и выгоды от подключения к ЭДО от СБИС.

Чтобы пригласить компанию к совместному электронному документообороту, найдите ее по наименованию и реквизитам в справочнике компаний в интерфейсе вашей системы. Открыв карточку, найдите значок самолетика» и нажмите на него. После этого на экране появится форма, в которой необходимо будет заполнить обязательны поля. Как только вы это сделаете, нажимайте на кнопку «Отправить» и ждите, когда ваш контрагент присоединится к электронному документообороту через СБИС.

Если вы отправите документацию через систему контрагенту, который еще не работает в ней, тогда он обязательно получить электронное письмо с информацией об этом.

Остались вопросы по подключению и работе в СБИС? Задайте их нашим консультантам!

Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию и выгодное предложение на СБИС уже сегодня.

Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию уже сегодня!