Как уведомить налоговую об изменении реквизитов

Нашли неточность? Выделите текст с ошибкой и нажмите ctrl + enter.

В договоре, который заключают ИП или компании, не все можно предусмотреть заранее.

Иногда меняется цена на материалы или по ходу дела выясняется, что на выполнение заказа потребуется больше времени, чем подрядчик рассчитывал.

Но бывает, что существенные условия не изменились — просто одна из сторон сменила реквизиты. Например, компания открыла расчетный счет в другом банке на более выгодных условиях или переехала и изменила адрес в ЕГРЮЛ.

Под реквизитами понимаются как банковские: расчетный счет, БИК, название банка, так и другие данные, например адрес, телефон или контакты уполномоченного представителя.

Зачем составлять письмо о смене реквизитов

Бывают разные ситуации, когда компании или предпринимателю нужно отправить письмо о смене реквизитов.

Вот популярные причины, когда компании или ИП отправляют письмо о смене реквизитов:

• чтобы контрагент перевел оплату на актуальный расчетный счет;
• не заключать дополнительное соглашение и сэкономить время и ресурсы сторон договора.

Если вовремя уведомить другую сторону о том, что реквизиты поменялись, это поможет сохранить деловые отношения и исключить некоторые возможные проблемы с документами, деньгами и налогами.

По общему правилу, которое Минфин не раз повторял в письмах, ошибки в счетах-фактурах, которые не мешают идентифицировать налогоплательщика, не должны влиять на принятие налога к вычету. На практике в вычетах не отказывают, но запрашивают пояснения. А это время и силы, которые можно было бы не тратить.

Теперь подрядчика ждет увлекательный квест по добыче денег: придется обращаться в банк, собирать документы для подтверждения платежа и ждать. А можно было всего лишь вовремя направить уведомление.

Изменения, которые описаны в письме, начинают действовать для сторон с момента, когда контрагент его получит, если в договоре не написано по-другому. Например, заказчик может оплачивать работы подрядчика по новым банковским реквизитам с того момента, как получил письмо с указанием этих реквизитов.

Письмо о смене реквизитов можно направить контрагенту почти всегда, кроме случаев, когда в договоре напрямую указано: менять любые положения, в том числе реквизиты, можно только через дополнительные соглашения.

Но есть и хорошая новость — все меньше контрагентов вставляют такие пункты в договоры. В моей практике это иногда встречается в типовых договорах крупных госкомпаний, которые еще не перестроились на более бизнес-ориентированный подход к работе.

Что относится к реквизитам

Как прописывать реквизиты и что к ним следует относить — не определено в законодательстве. Можно сказать, что реквизиты — это данные, которые помогают точно идентифицировать стороны договора. Реквизиты сторон обычно указываются в последнем разделе договора перед подписями.

По смыслу реквизиты можно разделить на три категории:

1. Общие: наименование компании или ФИО ИП, организационно-правовая форма компании — ООО, АО и другие, ИНН, ОГРН или ОГРНИП, КПП.
2. Банковские: расчетный счет, наименование банка, БИК и корреспондентский счет банка.
3. Контактные: номер телефона и адрес электронной почты.

Письмом меняют реквизиты в двух случаях:

1. Неправильно внесли данные при заключении договора — в такой ситуации можно менять любые реквизиты, по сути, вы исправляете опечатку.
2. Реквизиты действительно изменились, а в договоре нет обязанности подписывать дополнительное соглашение.

В моей практике был случай: контрагент ликвидировал одну организацию и зарегистрировал новую. Клиентов он при этом хотел сохранить — и пытался письмом о смене реквизитов поменять ИНН, ОГРН и наименование компании в договоре.

Но в таких случаях нужно до ликвидации заключить договор с новым контрагентом или заменить контрагента на основании соглашения об уступке прав требования, об этом мы уже рассказывали подробно.

Как правильно составить письмо о смене реквизитов

Вот что я советую указать в письме, чтобы в случае вопросов от налоговой или других ведомств быть готовым к пояснениям:

• причину изменения реквизитов. Например, это может быть техническая ошибка при подписании договора или закрытие счета в одном банке с последующим открытием в другом;
• номер и дату договора, в котором меняются реквизиты;
• новые реквизиты;
• дату, с которой вы просите использовать новые данные;
• подпись уполномоченного лица и печать, если вы ее используете.

Никаких установленных сроков, за которые рассматривают письмо о смене реквизитов, нет. Если важно учесть сроки, то стороны могут прописать в договоре, в течение какого времени нужно предоставить ответ на письмо или подтвердить его получение.

Кто составляет письмо об изменении реквизитов

Письмо о смене реквизитов может составить любой сотрудник компании по шаблону. Главное — подписать письмо у уполномоченного лица. Обычно это генеральный директор либо сотрудник, у которого есть доверенность на подписание подобных документов.

Кому и куда отправить письмо об изменении реквизитов

Обычно в договоре есть пункт о том, как стороны ведут переписку. Там указывают ФИО контактных лиц с обеих сторон и адреса электронной почты, по которым нужно направлять любые сообщения в рамках договора.

Если письмо попало в спам на стороне адресата, это его риск, вы со своей стороны сделали все в соответствии с договором. Но лучше всего после отправки письма позвонить контактному лицу и уточнить, получили ли письмо.

Отправить можно Почтой России заказным письмом с уведомлением — вам выдадут квитанцию с номером для отслеживания. Вбейте номер на сайте Почты России и следите за статусом письма. Если уведомление привезут на официальный адрес, оно в любом случае считается полученным, даже если контрагент его не забрал.

Но опять же, если вы общаетесь с кем-то из сотрудников контрагента по электронной почте, рекомендуем продублировать письмо о смене реквизитов и туда. Так вы снизите риск того, что контрагент узнает об изменении реквизитов не вовремя и, например, переведет деньги на уже закрытый счет.

Контрагент получил письмо, что дальше

В письме указывается дата, начиная с которой применяются новые реквизиты. Формулировка может быть такой: «Изменения действуют с 1 мая 2022» или «Просим оплачивать по новым реквизитам с 1 мая 2022».

Иногда в договоре может быть предусмотрено, что сторона, получившая уведомление или письмо, должна на него ответить или подтвердить получение в определенный срок. В таком случае, как только вы получили уведомление, напишите об этом контрагенту по правилам, которые вы согласовали в договоре.

Запомнить

1. Если у бизнеса изменились реквизиты, то стоит отправить контрагентам письмо о смене реквизитов, указанных в договоре.
2. Письмо о смене реквизитов отправляют, чтобы уведомить другую сторону о том, что в компании что-то поменялось — и чтобы следующие платежи контрагента дошли.
3. Письмом меняют реквизиты в двух случаях: если неправильно внесли данные при заключении договора. И если реквизиты действительно изменились, а в договоре нет обязанности подписывать дополнительное соглашение.
4. Письмом нельзя изменить сторону в договоре — ИНН, ОГРН или наименование компании, либо ФИО, ИНН и ОГРНИП предпринимателя. Чтобы поменять сторону в договоре, нужно заключить новый договор с новым контрагентом или заменить сторону через соглашение об уступке прав требования.
5. После того как отправили письмо, убедитесь, что оно дошло до адресата — уточните по электронной почте или по телефону.

После регистрации бизнеса в ФНС юридические лица и индивидуальные предприниматели открывают расчетные счета в банках. Эксперты финансового портала Выберу.ру расскажут, нужно ли сообщать в налоговую об открытии расчетного счета или закрытии электронных средств платежа, в какие сроки уведомлять ФСС, пенсионный фонд и чья это обязанность, что делать при закрытии расчетного счета.

Нужно ли сообщать ИФНС об открытии счета

Уведомлять налоговый орган об открытии р/с не нужно. До 2014 года эта обязанность лежала на индивидуальных предпринимателях и юрлицах, владельцах счетов. Бизнесмены должны были уведомлять ФНС, извещать пенсионный фонд, ФСС. После выхода изменений в НК РФ обязанность уведомлять фонды с предпринимателей сняли, подачу сообщения переложили на банк.

Извещать налоговый орган, уведомлять ПФР, фонды обязательного страхования ИП и юрлицам не нужно. Это обязанность банков. Но об открытии и иных операциях в иностранных банках ФНС необходимо ставить в известность. Иначе можно получить штраф: до 5 000 руб. – для физлиц, до 1 млн руб. – для юрлиц.

Кто уведомляет налоговую

В соответствии с Налоговым кодексом и действующим законодательством РФ уведомление банка об открытии расчетного счета на территории Российской Федерации является обязанностью банка, с которым предприниматель заключил договор о банковском обслуживании.

Если речь идет об иностранных банках, уведомление ИФНС об открытии расчетного счета должен отправить сам предприниматель.

Банк обязан уведомить налоговые органы по месту своего нахождения об открытии или закрытии банковского счета ИП или юридического лица. Отправляют уведомление в электронном виде в течение трех дней после открытия-закрытия расчетных счетов (в соответствии со статьей 86 Налогового кодекса РФ). Форма обязательных уведомлений устанавливается и утверждается ФНС РФ. При открытии счета в филиале уведомление подается в головной офис банка, он извещает ИФНС.

В бланке уведомления сотрудники кредитно-финансовой организации обычно указывают:

• информацию о банке и владельце р/с;
• данные о договоре РКО;
• реквизиты, по которым открыт расчетный счет;
• дату открытия расчетного счета;
• сведения о сотруднике, заполняющем бланк сообщения.

Сотрудник банка, который заполняет и передает уведомление, несет ответственность за достоверность указанной информации (т.е., если информация была передана некорректно, например, с ошибкой в названии организации, то ответственность за это будет нести сотрудник, передавший информацию и банк).

Банки должны предоставлять ФНС информацию о счетах, вкладах, остатках, другие сведения в соответствии с требованиями НК РФ в течение трех дней после получения запроса. Отправку уведомления о счетах юрлиц и ИП, а также физлиц, не являющихся предпринимателями, банки осуществляют по запросу ФНС, связанному с проведением налоговых проверок, вынесении решений о взысканиях, приостановке операций по счетам, на основании запросов иностранных государств в рамках валютного законодательства и других причинах, указанных в НК РФ.

В ситуациях, когда клиент закрывает счет и открывает его в другом банке, обязанность уведомить ФНС лежит на двух финансовых организациях. В этом случае отправляется уведомление о закрытии расчетного счета и данные о его открытии.

Уведомление об открытии расчетного счета за границей

Направлять уведомление об открытии расчетного счета за границей, представление данных о движении финансов, изменении реквизитов, закрытии вкладов, обязан сам предприниматель — налоговый резидент РФ (№ 173‑ФЗ от 10 декабря 2003 года ст.12).

Ответственность за своевременное представление информации об открытии лицевого или других вариантов счетов за рубежом лежит только на их владельцах. Подача извещения осуществляется в ИФНС по месту учёта ИП или юрлица по установленной форме.

Дата подачи извещения налоговой — не позднее месяца с момента оформления расчетного счета, закрытия, изменения реквизитов, но до первого июня года, который следует за отчетным.

Направлять уведомление можно несколькими способами:

• лично, посетив Федеральную налоговую службу, или через законного представителя, имеющего нотариально заверенную доверенность, действующую на дату оформления уведомления для налоговых инспекций;
• отправить уведомление почтой;
• онлайн через личный кабинет на сайте Федеральной налоговой службы.

Владельцы р/с в иностранных банках обязаны ежегодно осуществлять подачу деклараций. Дополнительно предприниматели сообщают о движении своих средств на сайте финансового учреждения в течение года.

Чтобы предоставлять налоговому органу налоговые декларации в электронном виде и осуществлять подачу заявлений онлайн, необходимо зарегистрироваться в личном кабинете на сайте ФНС. Зарегистрироваться на сайте клиент может с помощью подтверждённой учетной записи на портале Госуслуг.

Если же вы проживаете за границей более 183 дней или стали резидентом другого государства – подавать уведомление и отчет в ФНС не нужно.

Последствия, если не оповестить налоговый орган

Несвоевременное уведомление ФНС об открытии р/с в РФ влечет предупреждение или штраф от 1 тысячи до 2 тысяч рублей (КоАП РФ ст. 15.4).

Если несвоевременная подача данных касается зарубежных счетов, штраф будет выше (КоАП РФ ст. 15.25):

• граждане — от 1 000 до 1 500 рублей;
• должностные лица — от 5 000 до 10 000 рублей;
• юрлица — от 50 000 до 100 000 рублей.

Непредставление в налоговую данных об открытии зарубежных банковских счетов, изменении реквизитов или закрытии счетов в зарубежных банках гражданами влечет штраф от 4 до 5 т. р.

Нарушение валютного законодательства РФ, допущенное должностным лицом, карается штрафом в размере от 40 до 50 т. р.

Непредставление данных юридическим лицом влечет штраф от 800 тысяч до 1 миллиона рублей.

Нужно ли уведомить налоговую о закрытии или смене расчетного счета

Предприниматели, закрывшие или изменившие счет, открытый в российских банках, как и те, кто открывает расчетный счет, не должны об этом сообщать. Документ отправляют банки.

Если закрыть расчетный счет или изменить его реквизиты в иностранном банке, предприниматели направляют извещение в налоговую самостоятельно. Заполнить бланк уведомления об изменении расчетного счета и представить его в ФНС необходимо в течение 30 дней после произошедших изменений.

Если банковский клиент допустил неточность в документах, которые направляются в налоговую, можно исправить ошибку. Отмена осуществляется путем отправки сообщения через личный кабинет или на электронную почту. Налоговая имеет право потребовать подробного описания причин, по которым нужна корректировка.

Популярные вопросы 

0

Реквизиты организации включают в себя сведения об адресе ее места нахождения, ОГРН, ИНН, КПП, данные о банковских счетах и иные аналогичные сведения. Такие данные обычно приводятся в договорах, заключаемых с контрагентами. Именно на основании указанных сведений хозяйственные партнеры компании отражают данные о стороне сделки в первичных и иных документах. Например, в платежных поручениях, счетах-фактурах, товарных накладных. И крайне важно обеспечивать актуальность данных сведений, т. е. своевременно информировать контрагентов об изменении каких-либо своих реквизитов. Например, организация, зная нестабильное положение своего банка, решила открыть новый счет в другом банке, но вовремя не заявила об изменениях своему покупателю. А он, в свою очередь, оплатил задолженность по договору в проблемный банк. И вины покупателя тут не будет, а задолженность перед поставщиком будет считаться погашенной. И не важно, что поставщик, к примеру, не сможет получить деньги со своего счета в банке-банкроте.

Своевременное информирование контрагентов об изменении своих реквизитов – дело особой важности. Неслучайно, в договорах часто предусматривается обязанность контрагента уведомлять в разумный срок противоположную сторону об изменении своих реквизитов.

Информационное письмо на изменение реквизитов: образец

Как правило, реквизиты организации содержатся в карточке клиента, которую компания направляет по запросу своим контрагентам. Соответственно, и при изменении реквизитов можно направить обновленный вариант такой карточки.

Но можно направить контрагентам и письмо-уведомление об изменении реквизитов. При необходимости факт направления такого письма можно подтвердить документально. К примеру, путем направления сведений заказным письмом с уведомлением о вручении или путем проставления отметки о получении при вручении письма лично.

Форму письма организация определяет самостоятельно. В нем указываются сведения, подлежащие изменению, а также дата, с которой такие изменения подлежат применению. Такое письмо может быть адресовано как конкретному контрагенту (тогда в шапке указывается его наименование), так и неопределенному числу лиц.

Приведем для информационного письма об изменении банковских реквизитов организации образец его заполнения.

Также вы можете ознакомиться с формой уведомления, подготовленной специалистами системы КонсультантПлюс.

Скачивание формы доступно подписчикам или по временному доступу

Скачать