автор ответа, консультант Аскон по бухгалтерскому учету и налогообложению в бюджетных организациях
ВОПРОС
Наша образовательная организация является непрерывно действующей с круглосуточным пребыванием обучающихся.
На период введения ограничительных мер, в целях организации выполнения мероприятий, исключающих возможность проникновения коронавирусной инфекции, недопущению возникновения и распространения случаев заболевания коронавирусной инфекции среди обучающихся и персонала образовательной организации, работники, задействованные в осуществлении образовательного процесса на период действия ограничительных мер, переведены на круглосуточное пребывание на территории учреждения по графику работы.
Сотрудники работают 6 дней с 09.00 до 21.00 с предоставлением времени для приема пищи (завтрак, обед, ужин) — 2 часа, а также с предоставлением времени для отдыха (сна) с 21.00 до 09.00 часов (размещение на территории работодателя).
В приказе и графике работы указано, что с 21.00 до 09.00 часов время отдыха (сна).
В ночное время трудовую функцию данные сотрудники не выполняют, поскольку в штате имеются ночные воспитатели, которые осуществляют присмотр за детьми.
Как в графике работы указывать рабочее время — 10 фактически отработанных часов или 22 часа с учетом отдыха и сна на территории работодателя? Как производить оплату фактически отработанных часов (10 часов исполнения своих должностных обязанностей) или необходимо оплачивать и время пребывания на территории работодателя с 21.00 до 09.00 при условии, что трудовую функцию и должностные обязанности они не исполняют?
ОТВЕТ
График работы составляют в произвольной форме. Требования к составлению графика работы (как отдельного документа) нормативно не определены.
По нашему мнению, время отдыха (сна) с 21.00 до 09.00 должно быть зафиксировано в приказе как время отдыха, а также может быть отражено в графике работы как время отдыха.
В табеле учета рабочего времени время отдыха с 21.00 до 09.00 не подлежит отражению, и в рабочее время не включается, соответственно, оплате не подлежит.
Оплату следует производить за фактически отработанное время, которое должно быть отражено в табеле учета рабочего времени (т.е. за часы с 09.00 до 21.00).
По нашему мнению, возможно предусмотреть в локальном акте учреждения (коллективном договоре) доплату (компенсацию) сотрудникам за период с 21.00 до 09.00 в связи с введением такого режима работы (невозможностью покинуть территорию работодателя и невозможностью распоряжаться своим временем отдыха)
Порядок установления такой надбавки (компенсации) рекомендуем согласовать с вышестоящим органом (учредителем).
ОБОСНОВАНИЕ
Согласно ст. 106 ТК РФ время отдыха — время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и которое он может использовать по своему усмотрению.
В соответствии со ст. 107 ТК РФ междусменный отдых относится к основным видам времени отдыха. Таким образом, междусменным отдыхом является время с момента окончания работы и до ее начала на следующий день или на следующую смену согласно графику работы (графику сменности). Продолжительность междусменного отдыха может быть закреплена в локальном акте организации, например, в правилах внутреннего трудового распорядка работника.
Особенности режима рабочего времени и времени отдыха могут устанавливаться для отдельных категорий работников другими документами.
Все элементы режима рабочего времени и времени отдыха необходимо отразить в правилах внутреннего трудового распорядка или трудовом договоре, если у работника особенный режим рабочего времени (ч. 1 ст. 100 ТК РФ).
Трудовой кодекс РФ не содержит определения «график работы». График работы составляют в произвольной форме, так как нормативно утвержденной нет.
Требования к составлению графика работы (как отдельного документа) нормативно не определены. Поэтому действуйте так, как вы определили правилами внутреннего трудового распорядка.
Рекомендуем включить в график, в частности:
- структурное подразделение, Ф.И.О., должности работников, на которых распространяется график работы;
- учетный период, на которой оформляется график работы или период, на который составляете график, если он не совпадает с учетным периодом;
- чередование рабочих дней и выходных дней, общую продолжительность, начало и окончание рабочего дня (смены);
- время начала и окончания обеденного перерыва (если он предоставляется работнику).
Вы можете включить в график работы и иную информацию. Таким образом, вы можете включить в график время с 21.00 до 09.00, указав, что данное время является временем отдыха.
Особенности режима рабочего времени и времени отдыха педагогических и иных работников организаций, осуществляющих образовательную деятельность, утверждены Приказом Минобрнауки России от 11.05.2016 N 536.
Подпунктом «а» п. 1.2 Особенностей режима рабочего времени и времени отдыха педагогических и иных работников организаций, осуществляющих образовательную деятельность, утвержденных Приказом Минобрнауки России от 11.05.2016 N 536, установлено, что режим рабочего времени и времени отдыха педагогических работников и иных работников организации устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка в соответствии с трудовым законодательством, иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором с учетом режима деятельности организации, связанного с круглосуточным пребыванием обучающихся, пребыванием их в течение определенного времени, сезона, сменностью учебных, тренировочных занятий и другими особенностями работы организации.
Согласно п. 3.2 названных Особенностей в исключительных случаях в организации с круглосуточным пребыванием обучающихся, в которых чередуется воспитательная и учебная деятельность в течение дня в пределах установленной нормы часов, работодатель с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации или иного представительного органа работников (при наличии такого представительного органа) устанавливает локальным нормативным актом для воспитателей, осуществляющих педагогическую работу в группах обучающихся школьного возраста, режим рабочего дня с разделением его на части с перерывом, составляющим два и более часа подряд, с соответствующей компенсацией такого неудобного режима работы в порядке и размерах, предусматриваемых коллективным договором. Время указанного перерыва в рабочее время не включается. Перерывы в работе, образующиеся в связи с выполнением воспитателями педагогической работы сверх установленных норм, к режиму рабочего дня с разделением его на части не относятся.
Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником (ст. 91 ТК РФ).
Для государственных и муниципальных учреждений независимо от их типа Приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н утверждена унифицированная форма табеля учета использования рабочего времени (ф. 0504421);
Методические указания по применению форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями (далее — Методические указания). Они содержат разд. 1, посвященный общему порядку составления и заполнения первичных учетных документов, а также разд. 2, содержащий порядок применения непосредственно табеля.
Табель предназначен для отражения информации об использовании рабочего времени. Понятие «рабочее время» — это время, в течение которого работник, в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора, должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами относятся к рабочему времени (ст. 91 ТК РФ).
Из Методических указаний следует, что вопросы применения и заполнения табеля прописываются в учетной политике и графике документооборота учреждения в случаях, которые прямо не предусмотрены Методическими указаниями.
Таким образом, время отдыха (сна) с 21.00 до 09.00 часов в рабочее время включать не следует и в табеле учета рабочего времени отражать не надо. При этом возможно предусмотреть в локальном акте учреждения (коллективном договоре) доплату (компенсацию) сотрудникам в связи с введением такого режима работы. Установление такой надбавки (компенсации) рекомендуем согласовать с вышестоящим органом (учредителем).
Трудовое законодательство не запрещает работодателям организовывать работу сотрудников в режиме суточного графика. Но устанавливает при этом определенные правила, нормы, ограничения и запреты. Если их не учитывать, привлечение сотрудников к суточной работе будет неправомерным. Подробности — в этом материале.
Что такое суточный график работы
Суточной работой принято называть исполнение работником своих трудовых обязанностей непрерывно в течение 24 часов в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка (ПВТР) и условиями трудового договора.
Понятие «суточная работа» в ТК РФ не расшифровано. Однако на практике работодателям часто приходится организовывать. такую работу. По суточным графикам могут работать сотрудники МЧС, медики, охранники, работники иных профессий.
Чтобы на законных основаниях в компании организовать работу по суточному графику нужно соблюдать следующие требования (ст. 91, ст. 103, ст. 110 ТК РФ):
Все три условия должны выполняться одновременно, иначе установление такого режима работы будет неправомерным. Права работников не должны быть нарушены при работе по суточным графикам.
Пренебрежение этими правилами может привести к усталости, депрессиям и болезням, что неминуемо скажется на производительности труда сотрудников и эффективности работы компании в целом. Допущенные работодателем при организации суточной работы и составлении графика нарушения могут обернуться для него штрафами.
О чем еще нужно помнить работодателю, привлекающему сотрудников к работе по суточным графикам, узнайте далее.
Как установить работнику суточный график работы
Если вы решили ввести в своей компании суточный график работы, следует прописать такой режим в ПВТР. Или в трудовом договоре с сотрудником, если этот график индивидуален или ваша компания относится к микропредприятиям, отказавшимся принимать локальные акты.
В тексте ПВТР и/или трудового договора следует указать (ч. 1 ст. 100, ч. 2 ст. 103 ТК РФ):
- продолжительность рабочей недели и смены;
- чередование рабочих и выходных дней;
- начало и окончание смены;
- время перерывов в течение смены (для приема пищи, отдыха и т. д.);
- указание на одну смену в сутки.
Затем составьте график сменности с учетом требований законодательства, о которых рассказано в предыдущей части материала.
Графики сменности нужно доводить до сведения работников не позднее чем за один месяц до введения их в действие (ст. 103 ТК РФ).
Кого из сотрудников нельзя переводить на суточный график работы
Для большинства работников можно установить любую продолжительность смены, в том числе суточную (ч. 1 ст. 93, ч. 1 ст. 100, ч. 1 ст. 103 ТК РФ). Но отдельные категории сотрудников имеют ограничения по допустимой продолжительности ежедневной работы (Письмо Роструда от 02.12.2009 № 3567-6-1). К примеру, максимальная продолжительность смены сотрудника-инвалида определяется медицинским заключением (абз. 4 ч. 1 ст. 94 ТК РФ).
Поэтому прежде чем включать работников в суточный график работы проверьте, позволяет ли трудовое законодательство конкретного сотрудника привлекать к сменной работе продолжительностью в 24 часа (сутки), а также не запрещено ли ему работать в ночное время.
В частности, нельзя привлекать к суточной работе беременных женщин, несовершеннолетних лиц (кроме тех, кто участвует в создании и/или исполнении художественных произведений), работников, занятых на работах с вредными и/или опасными условиями труда, где установлена сокращенная продолжительность рабочего времени, и некоторые другие категории работников (ст. 92, ст. 94, ст. 96 ТК РФ).
Как составить суточный график работы
Покажем на примере, как составить суточный график работы.
Пример
Исходные данные: режим работы ─ сутки через трое, учетный период ─ месяц, норма часов рабочего времени в июле 2021 года ─ 176 час.
Фактически отработанное время рассчитывается исходя из продолжительности смены (24 часа) и количества смен за месяц. Например, при восьми сменах в месяц это время составит 192 часа (24 часа х 8 смен), а переработка равна 16 час. (192 час. – 176 час.).
Образец суточного графика работы Скачать
Суммированный учет рабочего времени при суточном графике работы
По общему правилу нормальная продолжительность рабочей недели не может превышать 40 часов в неделю (ч. 2 ст. 91 ТК РФ). По суточному графику сотрудники в один месяц могут не доработать до нормы, а в другой — переработать. В связи с этим работодатели применяют суммированный учет рабочего времени сотрудников, работающих по суточному графику работы.
Суммированный учет рабочего времени позволяет:
- реализовать графиком продолжительность рабочего дня и рабочей недели в среднем за учетный период;
- сбалансировать недоработку или переработку часов таким образом, чтобы сумма отработанных в этот период часов была равна норме часов этого периода для данной категории работников.
Учетный период не может превышать один год, а для учета рабочего времени работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, — 3 месяца (ч. 1 ст. 104 ТК РФ).
Порядок расчета нормы рабочего времени на определенные календарные периоды времени (месяц, квартал, год) в зависимости от установленной продолжительности рабочего времени в неделю утвержден Приказом Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 13.08.2009 № 588Н.
Организация суммированного учета рабочего времени – это право, а не обязанность работодателя. Поэтому он может применять для сотрудников, работающих по суточному графику, обычный (не суммированный) учет рабочего времени (ч. 1, ч. 4 ст. 104 ТК РФ).
Как оплатить работу по суточному графику
Для сотрудников, работающих по суточному графику, можно установить любую систему оплаты труда: повременную, сдельную и т. д. В трудовом законодательстве нет специальных указаний или запретов на этот счет.
Оплате подлежат фактически отработанные часы или выполненный объем работы. За работу в ночное время необходимо доплачивать за каждый час ночного времени как минимум 20% от оклада/часовой ставки (ст. 154 ТК РФ, Постановление Правительства РФ от 22.07.2008 № 554). Праздничные дни, на которые выпала смена по графику, оплачиваются не менее чем по двойной ставке или по одинарной, если работник берет за «праздничную» смену отгул (ч. 3 ст. 153 ТК РФ).
Отдельно остановимся на порядке оплаты недоработок и переработок сотрудников, образовавшихся по итогам учетного периода.
При оплате недоработок необходимо учитывать нормы ст. 155 ТК РФ:
Если работник отработал по итогам учетного периода сверх установленной нормы часов, у него образуется переработка. Оплачивать ее следует как сверхурочную работу:
- за первые 2 часа — минимум в полуторном размере, а если эта работа уже оплачена в одинарном размере при выплате зарплаты, то нужно доплатить минимум до полуторного размера;
- последующие часы — минимум в двойном размере, а если они уже оплачены в одинарном размере, следует доплатить минимум до двойного размера.
По желанию сотрудника за переработанные часы он может взять отгул: не менее времени, отработанного сверхурочно (ч. 1 ст. 99, ч. 1 ст. 152 ТК РФ, Письма Минздравсоцразвития от 31.08.2009 № 22-2-3363).
Чтобы не ошибиться в подсчете и оплате сверхурочных, работодателю важно обратить внимание (ч. 6 и 7 ст. 99 ТК РФ):
- на скрупулезный подсчет переработок каждого сотрудника;
- контроль за объемом переработок ─ за год сверхурочная работа не должна превышать 120 часов (ч. 6 ст. 99 ТК РФ).
Работа в выходные и праздничные дни к сверхурочной не относится (ч. 3 ст. 152 ТК РФ).
При подсчете часов переработок и недоработок следует учесть, что у разных работников норма часов за учетный период может отличаться. Из нормы часов исключается время, когда работник не работал, но за ним сохранялось место работы — он находился в отпуске или на больничном, проходил медосмотр. В таких случаях норму рабочего времени работника нужно уменьшить на количество часов такого отсутствия, приходящихся на рабочее время (Письмо Минтруда от 21.05.2019 № 14-2/ООГ-3606).
Если у вас остались нерешенные вопросы, ответы на них вы можете найти в КонсультантПлюс.
Сколько лет хранить суточный график
Сроки хранения графиков работы установлены в п. 402 Перечня типовых управленческих архивных документов, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236:
| 402. | Табели (графики), журналы учета рабочего времени | 5 лет | При вредных и опасных условиях труда – 50/75 лет |
Суточный график работников с вредными и/или опасными условиями труда нужно хранить:
- 50 лет, если он закончен делопроизводством после 01.01.2003;
- 75 лет, если он закончен делопроизводством до 01.01.2003.
Срок хранения графика нужно исчислять с 1 января года, следующего за годом, в котором закончился график (ч. 1 ст. 17, ст. 21.1 Федерального закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, п. 4.1 и п. 4.8 Инструкции, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 237, Письмо Росархива от 13.03.2020 № Р/М-479).
За что работодателя могут наказать
К оформлению работы по суточному графику работодателю следует относиться серьезно, как и к соблюдению порядка оплаты труда по такому графику. Иначе может последовать административная ответственность по ч. 4, 5 ст. 5.27 КоАП РФ. К примеру, могут наказать за неоплату недоработки по вине работодателя или оплату работы по суточному графику с опозданием/не в полном объеме.
Если работодатель в трудовом договоре с сотрудником, который работает по суточному графику, не пропишет режим рабочего времени и времени отдыха, когда он отличается от общих правил работы в компании, его могут привлечь к административной ответственности по ч. 4, 5 ст. 5.27 КоАП РФ.
Могут также наказать за отсутствие суточного графика, если такой режим работы установлен в компании, или за любое нарушение порядка составления графика (по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ).
Административная ответственность по ст. 13.20 КоАП РФ может грозить работодателю, допустившему нарушение правил хранения суточного графика.
Подводим итоги
- Суточный график работы предполагает исполнение работником своих трудовых обязанностей непрерывно в течение 24 часов в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора.
- Чтобы работа в таком режиме не нарушала нормы трудового законодательства, работодателю нужно выполнить одновременно три условия по продолжительности рабочего времени и времени отдыха.
- Запрещено включать в суточные графики беременных женщин, несовершеннолетних лиц и некоторые другие категории лиц.
- Оплата работы по суточному графику должна учитывать фактически отработанное сотрудником время, а также доплаты за работу в ночное время, праздники и т. д.
К нам в редакцию пришло письмо с вопросом о работе при графике «сутки через трое». Читательница спрашивала, какой продолжительности должна быть смена – ведь нельзя же 24 часа работать без обеда? Действительно, в некоторых организациях необходимы работники, которые будут трудиться круглыми сутками, – охранники, продавцы и пр. И конечно же, необходимо правильно организовать для них рабочий процесс, чтобы были соблюдены нормы трудового законодательства. Может ли смена длиться 24 часа или из нее нужно вычитать время на обед? Какой учетный период лучше для такого режима работы? Надо ли составлять графики и знакомить с ними за месяц до введения? В чем особенность оплаты труда при работе «сутки через трое»? На эти и некоторые другие вопросы вы получите ответы, прочитав статью.
Суммированный учет рабочего времени
При графике работы «сутки через трое» сложно соблюсти установленную трудовым законодательством продолжительность рабочего времени, ведь работник должен находиться на рабочем месте 24 часа. В таком случае в компании вводится суммированный учет рабочего времени (ст. 104 ТК РФ) – чтобы продолжительность рабочего времени за учетный период (месяц, квартал и др.) не превышала нормальное число рабочих часов. Учетный период не может превышать один год, а для учета рабочего времени работающих во вредных и (или) опасных условиях труда – три месяца.
Нормальное число рабочих часов за учетный период определяется исходя из установленной для данной категории сотрудников еженедельной продолжительности рабочего времени. Для работающих неполный рабочий день (смену) и (или) неполную рабочую неделю нормальное число рабочих часов за учетный период соответственно уменьшается. Более подробно о том, как рассчитать норму рабочего времени, говорится в Приказе Минздравсоцразвития РФ от 13.08.2009 № 588н «Об утверждении Порядка исчисления нормы рабочего времени на определенные календарные периоды времени (месяц, квартал, год) в зависимости от установленной продолжительности рабочего времени в неделю».
К сведению
При суммированном учете рабочего времени количество рабочих часов в течение одного дня или одной недели может превышать допустимую норму. Однако такое превышение компенсируется за счет уменьшения количества рабочих часов в течение других дней или недель в пределах учетного периода.
Отметим, что соблюдение нормы рабочего времени придется проверять два раза: на этапе составления графика и по итогам учетного периода.
Дело в том, что некоторые периоды сокращают норму рабочего времени, например:
- ежегодные оплачиваемые отпуска;
- периоды временной нетрудоспособности;
- командировки.
Порядок введения суммированного учета рабочего времени устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка (ч. 4 ст. 104 ТК РФ). Если такой учет вводится в компании впервые, необходимо скорректировать указанные правила и в письменной форме уведомить об изменении режима работы сотрудников, которых новшества коснутся. Согласно ст. 74 ТК РФ это нужно сделать не менее чем за два месяца до введения суммированного учета.
При суммированном учете рабочего времени обязателен график работы. Для нашего случая при работе «сутки через трое» график тоже необходим, причем лучше всего его разработать на весь учетный период. В графике следует определить время начала и окончания работы, ее продолжительность, а также время отдыха. Желательно, чтобы превышения нормального числа рабочих часов в графике не было.
| График работы | |||
| Координирует работу сотрудников | Информирует сотрудников о начале и окончании рабочего времени и времени отдыха | Помогает соблюдать норму рабочего времени |
Нужно ли график работы «сутки через трое» согласовывать с профсоюзом и знакомить с ним работников под подпись не менее чем за месяц?
Нет, и вот почему. Действительно, при составлении графиков работы требуется учитывать мнение представительного органа работников и утвержденные графики доводятся до сведения работников не позднее чем за месяц. Однако такая обязанность установлена лишь для трудящихся по сменам.
Согласно ст. 103 ТК РФ сменной считается работа в две, три или четыре смены, когда длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность ежедневной работы. Соответственно, отличительная особенность такой работы в том, что в течение дня один работник сменяется другим.
При графике сутки через трое в течение работы сотрудника никто не сменяет, значит, она не является сменной и ее график не нужно согласовывать с представительным органом работников и соблюдать сроки, определенные ст. 103 ТК РФ для ознакомления персонала с таким графиком.
Продолжительность работы
Сотрудник с графиком сутки через трое находится на работе 24 часа. Означает ли это, что все 24 часа – рабочие? Данный вопрос часто возникает при составлении графика работы и последующем табелировании.
Обратимся к ст. 108 ТК РФ, в силу которой в течение рабочего дня (смены) работнику должен быть предоставлен перерыв для отдыха и питания продолжительностью не более двух часов и не менее 30 минут, который в рабочее время не включается.
Время предоставления такого перерыва и его конкретная продолжительность устанавливаются правилами внутреннего трудового распорядка или по соглашению между работником и работодателем. Например, в течение рабочего дня продолжительностью 24 часа можно установить два перерыва по 45 минут или четыре перерыва по 30 минут. Вариантов множество.
Однако, если по условиям производства (работы) предоставление перерыва для отдыха и питания невозможно, работодатель обязан обеспечить работнику возможность отдыха и приема пищи в рабочее время (ст. 108 ТК РФ).
Следовательно, у работника, трудящегося в режиме сутки через трое, может стоять в табеле и 24 часа (когда перерыва нет по условиям работы), и меньше, например, 22 часа (когда работник может отлучиться с рабочего места, а 2 часа обеда включаться в рабочие часы не будут). Как видим, все зависит от того, каким образом предоставляется перерыв для отдыха и питания и может ли работник покинуть рабочее место.
Для табелирования необходимо учитывать не только продолжительность ежедневной работы, но и периоды, которые могут ее скорректировать. В табеле отражаются фактически отработанные часы. Их число может отличаться от количества по графику, поскольку в нем указываются планируемые дни и часы работы и отдыха. Работник же в учетном периоде может отправиться в командировку, заболеть, оформить отпуск без сохранения заработной платы и т. д.
Оплата труда
Во-первых, напомним, что заработная плата устанавливается трудовым договором в соответствии с действующими у данного работодателя системами оплаты труда, которые включают в себя:
- размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов);
- доплат и надбавок компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных;
- системы доплат и надбавок стимулирующего характера;
- системы премирования, –
- и устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами.
Почему это важно? Потому что работодателю необходимо определиться с порядком начисления заработной платы при суммированном учете рабочего времени.
Поскольку у сотрудников с суммированным учетом рабочего времени за учетный период (квартал, полугодие, год) количество рабочих часов в разных месяцах будет отличаться, в каждом месяце заработную плату лучше всего рассчитывать, исходя из количества отработанных часов.
Вы спросите: а как же оклад? Выплатил определенную сумму – и не нужно больше ничего считать. Да, некоторые работодатели полагают, что это самый простой вариант. Однако оклад при суммированном учете рабочего времени служит базой для расчета ставки за час работы. Значит, в начисленных суммах заработных плат будет отражена разница в количестве смен, отработанных сотрудниками одной квалификации за один и тот же месяц.
Есть два варианта расчета часовой ставки исходя из оклада:
1. Расчет производится с учетом нормы рабочих часов данного месяца по производственному календарю. В таком случае в разных месяцах учетного периода часовая тарифная ставка будет различной.
Пример 1
Рассчитаем часовую тарифную ставку для июня 2016 года, если работнику установлен оклад 30 000 руб.
По производственному календарю норма рабочих часов при 40‑часовой рабочей неделе в июле 2016 года – 168. Соответственно размер часовой тарифной ставки в июле будет 178,57 руб./ч (30 000 руб. / 168 ч). В августе 2016 года при большей норме количества рабочих часов размер часовой ставки будет меньше – 163,04 руб./ч (30 000 руб. / 184 ч).
2. Расчет производится исходя из среднемесячного числа рабочих часов за год. В данном случае тарифная ставка определяется единожды и остается неизменной в течение всего календарного года. При этом зарплата работника будет зависеть только от количества отработанных часов в каждом месяце.
Пример 2
Рассчитаем часовую тарифную ставку при окладе работника 30 000 руб.
Сначала определим среднемесячное число рабочих часов за год. Их 164,5 (1 974 ч по производственному календарю / 12 мес.).
Размер часовой ставки будет равен 182,37 руб./ч (30 000 руб. / 164,5 ч).
Отметим, что порядок определения часовой ставки законодательно не закреплен, поэтому его необходимо закрепить в локальном нормативном акте компании или коллективном договоре (Письмо Минздрава РФ от 02.07.2014 № 16‑4/2059436).
Как только мы определим часовую ставку, можно посчитать заработную плату сотрудника. Для этого нужно умножить ставку на количество часов, отработанных в конкретном месяце.
Обратите внимание
Если сотрудник по графику полностью отработал месячную норму по производственному календарю, определять часовую ставку не нужно – надо просто начислить оклад. Если рассчитывать заработную плату с учетом тарифной ставки, чаще всего сумма оклада не получается (разница возникает из‑за округления).
Целесообразнее часовую ставку определить путем деления установленного работнику оклада на среднемесячное количество рабочих часов в зависимости от продолжительности рабочей недели в часах. При таком расчете оплаты сверхурочной работы (в ночное время или нерабочие праздничные дни) за равное количество часов, отработанных в различных месяцах, работник получит одинаковую плату.
Особенности оплаты ночных, сверхурочных работ и работ в праздники
Естественно, когда работники трудятся круглосуточно, часть их смены так или иначе попадет на ночное время. А может получиться, что сотрудник работает и в нерабочий праздничный день, и ночью. Как же посчитать зарплату в таких случаях?
Для начала напомним основные положения трудового законодательства по оплате труда в названные периоды.
Работа ночью. Ночным считается время с 22.00 до 6.00 (ст. 96 ТК РФ). Каждый час работы в это время должен оплачиваться в повышенном размере по сравнению с работой в нормальных условиях. Таково правило ст. 154 ТК РФ. Минимальный размер повышения платы за работу ночью составляет 20 % часовой тарифной ставки (оклада (должностного оклада), рассчитанного за час работы) за каждый час[1].
Конкретные размеры повышения оплаты труда в ночное время устанавливаются коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения представительного органа работников, трудовым договором.
Пример 3
Оклад сотрудника – 35 000 руб. Режим работы – с 10.00 до 10.00. Перерывы для отдыха и питания – с 14.00 до 15.00 и с 21.00 до 22.00. Доплата за работу ночью – 25 %. Норма рабочего времени исчисляется исходя из 40‑часовой рабочей недели. Рассчитаем зарплату за апрель 2016 года, если в соответствии с графиком сотрудник полностью отработал норму рабочего времени.
Сотрудник в апреле полностью отработал норму – 7 полных смен по 22 часа и часть смены 14 часов (30 апреля).
Количество всех рабочих часов, подлежащих оплате в апреле, – 168 (7 смен х 22 ч + 14 ч). Из них ночных часов – 58 (7 смен х 8 ч + 2 ч).
Поскольку сотрудник полностью отработал норму рабочего времени, начисляем оклад – 35 000 руб. Дополнительно рассчитаем доплату за ночное время.
1. Часовая ставка за месяц равна 208,33 руб. (35 000 руб. / 168 ч).
2. Доплата за работу ночью составит 3 020,79 руб. (208,33 руб. х 25 % х 58 ч). Итого к выплате работнику за апрель полагается 38 020,79 руб. (35 000 + 3 020,79).
Работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается не менее чем в двойном размере (ст. 153 ТК РФ):
- сдельщикам – не менее чем по двойным сдельным расценкам;
- работникам, труд которых оплачивается по дневным и часовым тарифным ставкам, – в размере не менее двойной дневной или часовой тарифной ставки;
- работникам, получающим оклад (должностной оклад), – в размере не менее одинарной дневной или часовой ставки (части оклада (должностного оклада) за день или час работы) сверх оклада (должностного оклада), если работа в выходной или нерабочий праздничный день производилась в пределах месячной нормы рабочего времени, и в размере не менее двойной дневной или часовой ставки (части оклада (должностного оклада) за день или час работы) сверх оклада (должностного оклада), если работа производилась сверх месячной нормы рабочего времени.
А вот с выходными несколько сложнее. Понятно, что при работе по графику выходные предоставляются в различные дни недели, то есть не только в субботу и воскресенье. Соответственно, если согласно графику смена выпадает, например, на воскресенье, этот день считается рабочим и зарплата начисляется в одинарном размере. Но если сотрудник выйдет на работу в день, не указанный в графике как рабочий, это время должно быть оплачено в повышенном размере.
Сверхурочные работы. При суммированном учете рабочего времени получается два вида переработки:
- запланированная – когда часы заложены в графике, который не удалось составить в пределах нормы. Их количество уточняется по окончании учетного периода;
- незапланированная – когда работа сверх нормы осуществляется по инициативе работодателя (так происходит в случаях, названных в ст. 99 ТК РФ, например, при неявке сменяющего сотрудника). Эти сверхурочные оплачиваются сразу по окончании месяца.
К сведению
При подсчете сверхурочных часов по окончании учетного периода работа в праздничные дни, произведенная сверх нормы рабочего времени, не должна учитываться, поскольку она уже оплачена в двойном размере (п. 4 Разъяснения № 13/П-21 «О компенсации за работу в праздничные дни», утвержденного Постановлением Госкомтруда СССР, Президиума ВЦСПС от 08.08.1966 № 465/П-21).
По общему правилу первые два часа сверхурочной работы оплачиваются не менее чем в полуторном размере, последующие часы – не менее чем в двойном размере (ч. 1 ст. 152 ТК РФ). Однако для суммированного учета есть особенность, установленная Постановлением Госкомтруда СССР № 162, ВЦСПС № 12‑55 от 30.05.1985 «Об утверждении Рекомендаций по применению режимов гибкого рабочего времени на предприятиях, в учреждениях и организациях отраслей народного хозяйства». Согласно п. 5.5 названных рекомендаций подсчет сверхурочных работ ведется по окончании учетного периода, то есть сверхурочными считаются только часы, переработанные сверх установленного для этого периода нормы рабочего времени.
Оплата таких сверхурочных производится:
- не менее чем в полуторном размере – за первые два часа, приходящиеся в среднем на каждый рабочий день учетного периода;
- в двойном – за остальные часы.
Пример 4
Учетный период – месяц. Оклад сотрудника – 35 000 руб. В апреле 2016 года он отработал по графику 8 смен по 23 рабочих часа. Из них 64 часа ночных (доплата 20 %). Какой будет его зарплата за апрель, если часовая тарифная ставка рассчитывается с учетом нормы рабочих часов данного месяца по производственному календарю?
По производственному календарю норма рабочего времени в апреле 2016 года – 168 часов. Всего сотрудник отработал 184 часа (8 смен х 23 ч).
Заработная плата за фактически отработанное время – 38 333,33 руб. (184 ч х (35 000 руб. / 168 ч)).
Теперь рассчитаем доплаты:
- За работу ночью. Рассчитаем часовую ставку за месяц – 208,33 руб. (35 000 руб. / 168 ч). Доплата за работу ночью составит 2 666,62 руб. (208,33 руб. х 20 % х 64 ч).
- За сверхурочную работу. Поскольку первые 2 часа, приходящиеся на каждую смену, оплачиваются в полуторном размере, проверим, укладываются ли 16 часов (184 ‑ 168) переработки в эту норму. Для этого умножим 8 смен на 2 часа. Получили 16 часов – количество первых 2 часов сверхурочной работы в среднем на каждую из 8 смен.
Переработка не превышает среднее число часов, подлежащих оплате в полуторном размере, следовательно, оплачиваем их именно так.
Доплата за сверхурочные часы составит 1 666,64 руб. (208,33 руб. х 16 ч х 0,5). Отметим, что 0,5 – это коэффициент доплаты, так как в однократном размере эти часы уже оплачены в составе отработанных часов.
Итого работнику к выплате за апрель полагается 42 666,59 руб. (35 000 + 2 666,62 + 1 666,64).
Однако помимо сверхурочной работы у сотрудника может образоваться недоработка – если он не отработал полной нормы рабочего времени, хотя выходил во все смены согласно графику.
За данную недоработку работодатель должен доплатить, ведь она образовалась по его вине – работодатель должен был постараться так составить график работ, чтобы норма рабочего времени была выполнена.
Согласно ст. 155 ТК РФ в этом случае время недоработки оплачивается в размере не ниже средней заработной платы сотрудника, рассчитанной пропорционально фактически отработанному времени.
Пример 5
Оклад работника – 30 000 руб. Учетный период – месяц. Смена – 24 часа, 23 из которых рабочих, а час разбит на два перерыва для отдыха и приема пищи по 30 минут. В апреле 2016 года сотрудник отработал 161 час. Часовая тарифная ставка согласно локальному нормативному акту определяется исходя из среднемесячного числа рабочих часов за год. Рассчитаем зарплату за апрель.
Определим часовую тарифную ставку – 182,37 руб./ч (30 000 руб. / (1 974 ч / 12 мес.)).
За апрель работнику полагается 29 361,57 руб. (161 ч х 182,37 руб.).
Однако норма рабочего времени при 40‑часовой рабочей неделе в апреле составляет 168 часов, следовательно, образовавшуюся недоработку (7 часов (168 ‑ 161)) необходимо оплатить.
Для этого требуется исчислить средний часовой заработок, исходя из фактически начисленной зарплаты и отработанного времени (в часах) за 12 календарных месяцев с 01.04.2015 по 31.03.2016. Предположим, он равен 203 руб. Значит, оплата времени недоработки составит 1 421 руб. (203 руб. х 7 ч). Всего за апрель 2016 года сотруднику полагается 30 782,57 руб. (29361,57 + 1 421).
[1] Постановление Правительства РФ от 22.07.2008 № 554.
!
Важно! Обязательными для включения в ПВТР являются следующие условия:
- режим работы;
- время отдыха.
!
I. Рабочее время — время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды, которые нормативными правовыми актами Российской Федерации отнесены к рабочему времени.
Режим рабочего времени — порядок распределения времени работы в пределах определенного календарного периода (месяца, недели и т.п.).
Важно! Режим рабочего времени устанавливается каждым работодателем в зависимости от характера производства, особенностей трудового процесса, нормы рабочего времени, условий деятельности и иных факторов.
При формировании раздела ПВТР о режиме рабочего времени работодателю необходимо определить следующие параметры (ст. 100 ТК РФ):
1. продолжительность рабочей недели:
— пятидневная с двумя выходными днями;
— шестидневная с одним выходным днем;
— рабочая неделя с предоставлением выходных дней по скользящему графику;
— неполная рабочая неделя;
2. работа с ненормированным рабочим днем для отдельных категорий работников (при наличии таких в организации);
3. продолжительность ежедневной работы (смены), в том числе неполного рабочего дня (смены);
4. время начала и окончания работы;
5. время перерывов в работе;
6. число смен в сутки;
7. гибкое рабочее время;
8. разделение рабочего дня на части;
9. чередование рабочих и нерабочих дней (например, предоставление выходных дней по скользящему графику) и др.
Важно! Для некоторых категорий работников федеральными органами исполнительной власти могут быть установлены особенности режима рабочего времени, которые работодателю необходимо учитывать при составлении ПВТР.
Например, такие особенности установлены для работников транспорта, для работников связи.
Если по условиям производства или при выполнении отдельных видов работ не может быть соблюдена ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени, допускается введение суммированного учета рабочего времени. При этом, продолжительность рабочего времени за учетный период (не более одного года) не должна превышать нормального числа рабочих часов (из расчета 40 часов в неделю).
В таком случае работодателю необходимо в разделе ПВТР «Режим рабочего времени» предусмотреть порядок введения суммированного учета рабочего времени.
Если для конкретного работника по соглашению сторон устанавливается иной режим работы, то у работодателя отсутствует обязанность вносить изменения в ПВТР.
В данном случае режим работы, отличающийся от принятого в организации, должен быть отражен в трудовом договоре с работником (дополнительном соглашении к трудовому договору) в качестве обязательного условия.
Однако если иной режим работы в силу закона установлен для отдельной категории (группы) работников, это обстоятельство следует отразить в Правилах ВТР.
!
II. Время отдыха — время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и которое он может использовать по своему усмотрению.
Видами времени отдыха, согласно ст. 107 ТК РФ, являются:
- перерывы в течение рабочего дня (смены);
- ежедневный (междусменный) отдых;
- выходные дни (еженедельный непрерывный отдых);
- нерабочие праздничные дни;
- отпуска.
Важно! В ПВТР следует указать все виды времени отдыха, предоставляемого работникам с учетом требований ст. 107 ТК РФ.
При установлении порядка предоставления перерывов для отдыха и питания (обеденный перерыв) необходимо указать:
- время его начала и окончания;
- продолжительность. Минимальная продолжительность такого перерыва – 30 минут в день, максимальная — 2 часа в день;
- условие о том, что такой перерыв не предоставляется работникам, если установленная им продолжительность ежедневной работы (смены) не превышает четырех часов;
- перечень работ, где по условиям производства (работы) предоставление перерыва для отдыха и питания невозможно, а также места для отдыха и приема пищи в рабочее время для таких случаев.
При необходимости предоставления специальных перерывов, обусловленных технологией и организацией производства и труда, должен быть указан перечень работ, предусматривающих предоставление работникам в течение рабочего времени таких перерывав, а также порядок их предоставления.
По аналогии с индивидуальными условиями режима рабочего времени закон допускает установление конкретному работнику времени отдыха, отличающегося от общего порядка, установленного работодателем. Такие индивидуальные условия также не обязательно включать в ПВТР, достаточно отразить их в трудовом договоре (дополнительном соглашении к трудовому договору).
В ПВТР следует указать, какие конкретно дни недели являются выходными. Общий порядок может предусматривать несколько режимов рабочего времени и времени отдыха. В этом случае условия о выходных днях для каждой из категорий работников определяются отдельно.
Важно! Устанавливая в ПВТР выходные дни, работодателю следует руководствоваться правилом о том, что в Российской Федерации общим выходным днем является воскресенье.
Таким образом, при пятидневной рабочей неделе второй выходной день должен быть установлен правилами внутреннего трудового распорядка либо коллективным договором. Выходные дни, как правило, предоставляются подряд (в любой последовательности, но в очередь друг за другом).
При шестидневной рабочей неделе выходной день только один, и он должен быть предоставлен в воскресенье. Из общих правил есть исключение. Так, если приостановка работы в выходные дни невозможна, например, при непрерывном производстве, то ПВТР с учетом ч. 3 ст. 111 ТК РФ должны предусматривать предоставление выходных в различные дни недели поочередно каждой группе работников.
В ПВТР должно быть указано, что при сменной работе выходные предоставляются согласно графику.
При установлении продолжительности еженедельного непрерывного отдыха, следует руководствоваться требованиями ст. 110 ТК РФ, согласно которым такой вид отдыха не может быть менее 42 часов (за исключением случаев, когда вводятся специальные меры в сфере экономики, а Правительство Российской Федерации установило особенности правового регулирования трудовых отношений в отдельных организациях, их структурных подразделениях и на отдельных производственных объектах).
Для отдельных категорий работников, как правило, имеющих особый характер работы, нормативными правовыми актами Российской Федерации может быть предусмотрено, что при суммированном учете рабочего времени является допустимым уменьшение продолжительности еженедельного непрерывного отдыха в отдельные недели по сравнению с установленной законодательством. Однако за учетный период такая продолжительность должна составить в среднем не менее 42 часов.
Регламентируя в ПВТР условия и порядок предоставления ежегодного основного оплачиваемого отпуска, необходимо указать его продолжительность:
- минимальная — 28 календарных дней (ч. 1 ст. 115 ТК РФ);
- если в организации имеются работники, которым положен удлиненный отпуск (ч. 2 ст. 115 ТК РФ), работодателю следует это отразить.
В ПВТР также необходимо перечислить все виды дополнительных ежегодных оплачиваемых отпусков, предоставляемых работникам в случаях, предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами, коллективными договорами и соглашениями.
Это могут быть отпуска:
- установленные законодательством, например,
— работникам за работу во вредных или опасных условиях труда,
— работникам, имеющим особый характер работы,
— работникам с ненормированным рабочим днем,
— работникам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях,
- отпуска, предоставляемые работникам по инициативе работодателя, например, за стаж работы.
Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем приводят в ПВТР. Допускается оформление такого перечня в виде приложения к правилам в качестве их неотъемлемой части.
Включение в ПВТР информации о перечне нерабочих праздничных днях является правом работодателя, а не обязанностью.