Как справиться с большим объемом работы за короткое время

Многие из нас одержимы идеей повышения собственной продуктивности, и в этом нет ничего удивительного: чем больше мы успеваем сделать в течение рабочего дня, тем больше времени остается на жизнь вне офиса. Как стать более продуктивным? На первый взгляд, все просто: предельная сосредоточенность и самоотдача на работе равняются полноценной жизни за ее пределами. Проблема состоит в следующем: мотивировать себя на выполнение определенного задания довольно легко, а вот держать себя в рамках все это время гораздо сложнее.

Так происходит потому, что большинство из  нас трактуют понятие продуктивности не  совсем верно: речь идет не  об  использовании новейших методик тайм-менеджмента и  даже не  о  том, как приковать себя к  рабочему месту и  взяться в  конце концов за  выполнение задания, срок сдачи которого уже давно миновал.

Речь идет о  понимании принципов работы головного мозга, а  если быть более точными  — о  том, как использовать полученные знания в  собственных интересах.

• Лень и  прокрастинация: в  среднем 3 часа из  8 наемный работник «серфит» и  болтает

Сегодня мы поговорим о некоторых закономерностях работы нервной системы, о продуктивности в целом и о методах борьбы с самыми большими подводными камнями, мешающими человеку достигать поставленных целей.:) Из этой статьи вы узнаете, как работать более продуктивно.

Все, что нужно знать о продуктивности!
Мифы о силе воли
Как это возможно?
Как все-таки быть более продуктивным?
Как стать дисциплинированным?
Продуктивность и многозадачность
Методы борьбы с многозадачностью
Вместо заключения

Все, что нужно знать о  продуктивности!

Очевидно, что за  столь короткий промежуток времени невозможно рассказать обо  всех исследованиях, имеющих отношение к  проблеме продуктивности. Однако авторам данного трехминутного ролика удалось сосредоточить внимание на  наиболее важных моментах.

Итак, всего за  три минуты вы  узнаете:

• почему, пытаясь укрепить силу воли, вы лишь теряете время;
• как экспертам мирового класса удается оставаться продуктивными… и что именно они делают не так;
• как с научной точки зрения можно объяснить зависимость между контролем над расходом энергии и повышением продуктивности;
• в какие распространенные ловушки, становящиеся причиной постоянной прокрастинации, вы можете попасть, задаваясь вопросом, как продуктивно работать.

Рассмотрим каждый из  пунктов более подробно.

Мифы о  силе воли

Как стать продуктивнее? Достаточно ли для этого силы воли в чистом виде? Множество фактов доказывает обратное. Именно поэтому мы прежде всего должны разрушить некоторые стереотипы и признать несколько очевидных вещей.

Согласно исследованию профессора психологии Торонтского университета (University of Toronto) Джанет Поливи (Janet Polivy), мы испытываем вполне естественный страх перед большими проектами и часто не достигаем долгосрочных целей только потому, что, столкнувшись с первыми трудностями, легко поддаемся соблазну все бросить.

Вспомните, к примеру, чем обернулась ваша последняя попытка сесть на диету и начать вести здоровый образ жизни. Исполнившись энтузиазма, вы до отказа набиваете холодильник здоровой пищей, разрабатываете график тренировок, начинаете вести дневник питания и т. д. Так продолжается до того момента, пока вы однажды не пропускаете тренировку или не позволяете себе расслабиться с друзьями, подумав: «Да ладно, ничего не случится. Завтра снова вернусь к привычному режиму». В большинстве случаев это значит, что вашей диете конец.

Кеннет Макгроу (Kenneth McGraw), преподаватель психологии в  Университете штата Миссиссипи (University of  Mississippi), доказал, что наибольшим препятствием на  пути к  успеху чаще всего является просто боязнь нового начинания. В  научном мире это парадоксальное явление известно как « эффект Зейгарник», названный так в  честь основательницы отечественной патопсихологии Блюмы Вульфовны Зейгарник.

Как продуктивно использовать время? Сначала нужно понять, почему вы тратите его впустую. Согласно исследованию Зейгарник, человек прокрастинирует работу над масштабными проектами, так как заранее подсознательно визуализирует самые трудоемкие его части и попросту боится провала.

Что вместо этого предпочитает делать мозг человека? Джон Барг (John Bargh), преподаватель социальной психологии Йельского Университета (Yale University), утверждает, что наш мозг будет симулировать продуктивную деятельность, сосредоточившись на  мелких абсолютно бессмысленных вещах, позволяющих « убить время».

Выглядит это примерно так:

«Завтра нужно сдать проект? Хм, что-то я  давно не  пересматривал (а) свою коллекцию марок».

Наверное, хуже всего то, что практически все исследования концепции самоистощения предоставляют поразительные доказательства того, что наша сила воли  — это весьма ограниченный ресурс. Здесь возникает вполне логичный вопрос: что  же можно сделать, чтобы повысить свою продуктивность без ущерба силе воли? В  поисках ответа многие ученые провели огромное количество экспериментов и  рассказали об  удивительных секретах продуктивности.

• Наука о  самоконтроле  — 6 способов укрепить силу воли

Привычки продуктивных людей

Если  бы вас попросили описать, как проходит день всемирно известного музыканта, вероятнее всего, вы  бы представили какого-тоартиста-затворника, который в  перерывах между гастролями целыми днями оттачивает свое мастерство в  музыкальном классе, а  по  ночам настраивает инструмент.

Андерс Эриксон (Anders Ericsson), профессор психологии Университета штата Флорида (Florida State University), поприсутствовав на  репетициях всемирно известных скрипачей, сделал несколько любопытных наблюдений: каждый из  них предпочитал ограничивать время занятий несколькими часами в  день, но  все это время оставался предельно сконцентрированным на  игре, что позволяло работать с  большей самоотдачей и  продуктивностью. Помимо этого, самые успешные музыканты никогда не  отказывали себе в  паре-тройке дополнительных часов сна.

• Почему умные и  ленивые лидеры являются более эффективными?

Как это возможно?

Как продуктивно провести день, не переутомляясь? Ответ на  этот вопрос Эриксон дал в  своем последующем исследовании. По  мнению ученого, музыканты сумели достичь успеха благодаря так называемой « осознанной практике». Иными словами, они посвящали больше времени работе над самыми сложными партиями и  разумно управляли своими энергетическими запасами.

Рассмотрим следующую ситуацию. Представьте, что вы  хотите улучшить свои навыки игры в  баскетбол. Вероятнее всего, большую часть времени вы  посвятите работе над определенными видами проходов или бросков, с  которыми у  вас возникали трудности.

Вы  вряд  ли выделите день-два для того, чтобы отточить мастерство выполнения штрафных, ведь так? Этим  же принципом руководствовались и  скрипачи: правильное распределение времени позволяло им  оставаться продуктивными, постоянно совершенствовать свою игру и  не  страдать хроническим недосыпанием.

Очевидно, что « осознанная практика» требует активизации умственной деятельности. Но  как тогда реализовать данный подход, не  расточая свою силу воли?

Первый ответ не  отличается особой привлекательностью, но  не  вспомнить о  нем нельзя: самый простой способ побороть страх  — просто начать действовать. В  1982 г.оду, через 60 лет после того, как научный мир узнал об  упомянутом ранее « эффекте Зейгарник», группа психологов во  главе с  Кеннет Макгроу провели еще одно исследование, результаты какового подтвердили выводы, сделанные Зейгарник ранее.

Каждому участнику эксперимента нужно было собрать пазл повышенного уровня сложности. По  прошествии некоторого времени от  начала эксперимента ученые попросили участников остановиться и  оставить работу на  том этапе, на  каком она находилась в  конкретный промежуток времени. Однако 90% участников не  отреагировали на  просьбу психологов, продолжив корпеть над головоломкой.

«Такова природа человека  — стремиться завершить все начатое. В  противном случае есть риск возникновения когнитивного диссонанса»,   — Кеннет Макгроу.

То  же самое происходит, когда нам нравится какая-то книга, фильм или телевизионный проект  — мы  хотим узнать, что будет дальше и  чем  же это все-таки закончится.:)

• Когнитивный диссонанс и интернет-маркетинг

Что мешает нам работать?

Тони Шварц (Tony Schwartz), исполнительный директор компании The Energy Project, соавтор книги « Жизнь на  полной мощности», убежден, что большинство людей не  в  силах достичь пика продуктивности из-за неправильного чередования рабочего времени и  перерывов для отдыха. Другими словами, вместо того, чтобы работать с  максимальной самоотдачей в  течении сравнительно короткого промежутка времени, мы  весь день находимся в  энергосберегающем режиме и  тратим время на  совершенно бесполезные вещи.

• Распорядок дня: советы от  7 известных предпринимателей

Как все-таки быть более продуктивным?

В  своей книге Шварц неоднократно упоминает об  исследовании, проведенном экспертами Федерального управления гражданской авиации США, в  ходе какового было выявлено, что короткие перерывы в  ходе работы повышают концентрацию и  улучшают производительность сотрудников в  среднем на  16%.

Исследование, проведенное профессором Израильского технологического института Перецом Лави (Peretz Lavie), посвященное изучению ультрадианных ритмов (разновидность биоритмов длительностью не  более суток), показало, что вариант чередования рабочего времени и  перерывов длительностью 90 и  20  минут соответственно практически полностью совпадают с  природными биоритмами человека и  позволяют на  протяжении долгого времени оставаться на  пике продуктивности.

Наиболее любопытно то, что большинство музыкантов из  исследования Андерса Эриксона использовали именно этот распорядок  — 90  минут работы с  последующим 20-минутным перерывом.

Итак, мораль истории такова: сложно оставаться на пике продуктивности, пытаясь не расточать энергию в течении дня. Нашему головному мозгу гораздо проще перестроиться в рабочий режим и выдать ожидаемый результат, если он знает, что после полутора часов активной умственной деятельности последует долгожданный двадцатиминутный отдых. Если вам интересно, как заставить работать людей продуктивно, учтите эту информацию, составляя расписание для своих подчиненных.

Как бы парадоксально это ни звучало, но все же: отдых — это лучшая мотивация для работы.;)

Но  несмотря на  то, что эта методика отлично подходит для работы над сложными масштабными проектами, она не  решает многие проблемы, связанные с  самодисциплиной.

• Эффект Йеркса-Додсона в интернет-маркетинге

Как стать дисциплинированным?

Приобщившимся к  тяжелым наркотикам людям приходится ежедневно бороться с  физическими и  психическими расстройствами, развивающимися у  них спустя некоторое время после прекращения приема наркотика или уменьшения его дозы. Считается, что наркоманы в большинстве случаев не способны брать на себя какие-либо обязательства, однако результаты эксперимента 2011 года доказывают обратное.

В  ходе тестирования способности пребывающих в  наркодиспансере людей написать эссе, состоящее из  5 пунктов, было выявлено, что наркоманы, зафиксировавшие время сдачи работ, в  90% случаев заканчивали их  вовремя.

Результаты данного эксперимента коррелируют с  теми, что были получены во  время тестирования дисциплинированности людей, не  имеющих вредных привычек. Например, в  ходе исследования способности придерживаться низкокалорийной диеты, ученые пришли к  выводу, что участникам, ведущим дневники питания, гораздо проще следовать составленному диетологами рациону.

Последний по  счету, но  не  по  значению, эксперимент Дэна Ариэли еще раз доказывает важность дэдлайнов. Группа студентов, определившая для себя жесткие сроки сдачи годового проекта, справилась с  заданием гораздо быстрее и  качественнее, нежели та, что не  была поставлена ни  в  какие рамки.

Отслеживание собственного прогресса является одним из ключевых компонентов продуктивности. Вот ответ на вопрос: продуктивная занятость — это как? Осталось внедрить эту методику в повседневную жизнь.

Один из наиболее простых способов — карта целей, чтобы отслеживать, что вам удалось сделать в течение рабочего дня. Этот инструмент очень прост в использовании: достаточно взять чистый лист бумаги (или открыть любой текстовый редактор) и сделать две колонки:

• колонка 1: временные интервалы (к  примеру, по  90  минут);
• колонка 2: выполненные задания.

 

Этот простой метод работает столь эффективно по  двум довольно неординарным причинам:

1. Доктор Кентаро Фудзита (Kentaro Fujita) доказал, что использование карты целей для отслеживания собственной деятельности увеличивает способность к  самоконтролю, так как человек видит, что он  реально сделал за  день, и  лишается таким образом возможности немного приукрасить перечень выполненных заданий, дофантазировав пару-тройку лишних пунктов.:)
2. По  мнению Джона Барга, карта целей является отличным оружием в  борьбе с  главным врагом продуктивности  — бесполезной работой.

• Как повысить собственную продуктивность с  помощью списка дел?

Продуктивность и  многозадачность

Если в  1999 г.оду многозадачность позиционировалась как пик возможной продуктивности, то  сегодня нейробиологи и эксперты в  области позитивной психологии и  тайм-менеджмента доказывают обратное.

Чжень Вонг (Zhen Wang), доцент кафедры коммуникации Университета штата Огайо (Ohio State University), доказала, что люди, пытающиеся выполнить несколько дел одновременно, менее результативны, но  чувствуют эмоциональную удовлетворенность от  созданной ими  же иллюзии продуктивной работы.

Профессор Стэнфордского университета Клиффорд Насс (Clifford Nass) оценил способность таких сотрудников:

1. обрабатывать информацию,
2. переключаться с одного задания на другое,
3. помнить о важных деталях каждого выполняемого ими дела,

Они получили «неуды» по всем трем параметрам.:)

«Мы  были просто шокированы. Более того  — все наши ставки прогорели! Как оказалось, сотрудники, работающие в  режиме многозадачности, плохи сразу во  всем»,   — Клиффорд Насс.

• 10 поразительных фактов о  работе головного мозга

Методы борьбы с  многозадачностью

Как начать день продуктивно и отказаться от многозадачности? Одним из  самых популярных методов борьбы с  многозадачностью является ежедневный ритуал планирования приоритетных заданий на  следующий день. По  мнению психологов, необходимо каждый вечер уделять этому несколько минут.

Причина, по  которой лучше планировать следующий день накануне, очень проста: утром у  вас может не  хватить времени или вы  попросту забудете об  этом, тем самым обрекая себя на  выполнение бесполезной работы и  борьбу с  прокрастинацией.

Ну  и  конечно  же, не  стоит игнорировать всевозможные мобильные приложения, значительно упрощающие и  ускоряющие процесс планирования.:)

• 8 фактов о  влиянии музыки на  работу головного мозга

Вместо заключения

Подведем небольшой итог и  вспомним, о  каких методах повышения продуктивности шла речь в  данном посте:

1. Силы воли недостаточно. Никто не  спорит с  тем, что ваше настроение и  внутренняя мотивация играют в  данном случае не  последнюю роль, но  для того, чтобы оставаться дисциплинированным и  научиться держать себя в  рамках, потребуется немного больше, чем просто усилие воли.

2. Экспериментальный распорядок. Не  бойтесь позволить себе отдохнуть. Чередуя время сосредоточенной работы с  небольшими перерывами, вы  убережетесь от  стресса и  повысите собственную производительность. Если эксперты мирового класса не  пренебрегают данной методикой, то  почему  бы вам не  попробовать?:)

3. Планируйте и  фиксируйте. Создав собственную карту целей, вы  сможете реально оценить объемы проделанной работы и  избежите соблазна немного приукрасить действительность, оправдывая себя в  своих  же глазах.:)

4. Многозадачность  — ваш враг! Проведите небольшой эксперимент. В  следующий раз, когда вы  будете жевать бутерброд, разговаривать по  телефону и  отвечать на  сообщение в  Facebook, попробуйте засечь время. Позже проделайте все выше перечисленные операции по  отдельности и  сравните суммарное количество времени с  полученным ранее числом. Поверьте, результаты вас удивят.:)

Высоких вам конверсий!

По материалам sparringmind.com, image source Santos «Grim Santo»

05-02-2014

Как делать недельный объём работы за два дня

Я работал много. 60, 80, даже 100 часов в неделю. Я гордился этим. Я очень любил рассказывать окружающим, как я занят и как много я делаю. Звучит знакомо? Оглядываясь назад, я понимаю, что работой пытался заполнить пустоту в себе. Но эта пустота, как чёрная дыра, поглощала всё, что я мог отдать. И, сколько бы я ни работал, заполнить её не мог…

Так начал свою статью Крис Уинфилд (Chris Winfield), предприниматель, писатель и тренер из Нью-Йорка. Однажды Крис понял: что-то пошло не так в его жизни. И попытался переосмыслить ценности, понять, что действительно важно. Нужны были изменения, чтобы работать эффективнее, а не дольше.

Нужно было оптимизировать рабочий процесс. И Крису удалось изменить рабочий день, а в итоге — и свою жизнь при помощи простой техники Pomodoro, название которой хорошо известно постоянным читателям Лайфхакера. В статье мы делимся советами от Криса Уинфилда по использованию техники Pomodoro.

Что такое техника Pomodoro

«Помидорная» техника проста. Кстати, именно простые вещи работают обычно лучше всего. В 2006 году создатель техники Pomodoro Франческо Чирилло (Francesco Cirillo) выпустил книгу, в которой объяснил не только саму методику, но и её психологические основы. После прочтения книги понимаешь, что Pomodoro гораздо сложнее, чем кажется, но, если правильно работать по ней, жизнь действительно изменится.

Вот четыре основных принципа «помидорной» техники:

1. Работайте в паре со временем, а не против него.
Время не враг вам. Не надо гнаться за ним, чтобы закончить задачи в срок и не сорвать дедлайны. Техника Pomodoro учит союзничать со временем, а не бороться с ним.

2. Избегайте «выгорания».
Короткие перерывы избавляют от работы из последних сил. Придерживаясь «помидорной» системы, невозможно переработать.

3. Управляйте отвлекающими факторами.
Отвлечения постоянно преследуют нас: телефонные звонки, сообщения в соцсетях или навязчивая мысль о том, что в машину пора долить масло. Это может подождать. «Помидорная» техника позволяет отложить посторонние дела, а точнее — поставить их в приоритет на другое время.

4. Найдите лучший баланс работы и жизни.
Знакомо ли вам чувство вины из-за того, что вы срываете дедлайн, которое мучает вас и не даёт расслабиться вечером и в выходной? Чем эффективнее вы работаете, тем больше удовольствия получаете от свободного времени. Став мастером в технике Pomodoro, вы сможете составить эффективное расписание для выполнения приоритетных задач и искренне наслаждаться свободным временем.

25 минут cфокусированности: как работать с «помидорками»

• Выберите одну задачу. Только одну на данный момент времени.
• Установите таймер на 25 минут.
• Работайте над задачей, пока не прозвенит таймер, затем поставьте отметку, что первые 25 минут прошли.
• Сделайте пятиминутный перерыв — вы закончили первую «помидорку»!
• После трёх «помидорок» сделайте перерыв на 15 минут.

«Поработать 25 минут — да нечего делать! Это легко!» — подумали вы. Но не торопитесь с выводами. 25 минут вы должны заниматься только одной задачей. Нет многозадачности, нет звонкам и сообщениям, недопустимы никакие отвлечения!

«Помидорные» инструменты

Вот что понадобится вам для работы в технике Pomodoro и поможет овладеть ей в совершенстве:

• кухонный таймер или приложение для смартфона, компьютера, расширение для браузера;
• авиарежим на телефоне;
• тихое место (если такого нет, то звукоизоляционные наушники или беруши);
• лист бумаги и ручка, чтобы отмечать законченные «помидорки»;
• 5 минут каждое утро, чтобы составить план задач на день;
• 30 минут в конце каждой недели, чтобы проанализировать её и запланировать задачи на следующую.

Три моих разочарования в «помидорной» технике

Как и в любом деле, в начале освоения техники вас ожидают разочарования. Важно их преодолевать, расти и учиться дальше. Вот какие разочарования ждали меня:

1. Я думал, что за день легко сделаю 16 «помидорок», ведь я привык так много работать, что 7 рабочих часов казались ерундой. В первый день я сделал только 12 «помидорок» и чувствовал себя неудачником. Я не достиг своих целей, был усталым и несчастным.
2. В течение нескольких следующих дней я пытался уменьшить количество задач на день. Когда мне удавалось выполнить задуманное, я чувствовал себя суперпродуктивным и был счастлив. В другие дни я не успевал сделать намеченное количество «помидорок» и чувствовал себя отвратительно. Я был убеждён, что Pomodoro — самая глупая система в мире.
3. Однажды я решил отказаться от Pomodoro и вернулся к многозадачности. Я был не сфокусирован, непродуктивен и разочарован, но, стиснув зубы, продолжал работать в таком режиме несколько дней. В итоге обнаружил, что я выполнил задачи, но продуктивность была несравнимо ниже, чем при работе в «помидорной» технике.

Находим личный баланс

Я решил вернуться к Pomodoro и начал экспериментировать с маленьким количеством «помидорок» в день. Начал с 5 и постепенно увеличил число до 8. Это была моя цель — 8 «помидорок» каждый рабочий день, то есть 40 «помидорок» в неделю.

Но жизнь ставит свои условия. Иногда в день было много совещаний, на которых я должен был присутствовать, или моя дочь выступала в школе, и я не хотел это пропустить. В общем, не всегда мне удавалось выполнить 8 «помидорок» в день. Однако для меня было очевидно, что 40 «помидорок» в неделю — моё волшебное число и я должен его придерживаться, при этом понять, как вписать его в рабочую неделю.

40 «помидорок» в неделю = 1 000 минут работы + 350 минут перерывов. То есть примерно 16,7 часа работы в неделю.

В дни, когда мне приходилось отвлекаться или когда я был истощён физически и морально, я не успевал сделать 8 «помидорок». И мне не нравилось отставать, а на следующий день догонять график, пытаясь выполнить 14 циклов. Это утомительно, и качество работы страдает. Я понял, что надо пересмотреть рабочую неделю и найти свой личный график.

Как я полюбил семидневную рабочую неделю

Когда я решил изменить свою жизнь и не посвящать работе всего себя, я поклялся не работать в выходные, праздники, отпуск и даже после окончания рабочего дня. Сообщаю, что я нарушил клятву и очень этому рад.

В те дни, когда я не мог закончить 8 «помидорок» до окончания рабочего дня, я расстраивался, чувствовал себя неудачником. И я стал думать, зачем я установил для себя ограничения, в какое время я должен работать? Я сделал это, потому что раньше моя жизнь была заполнена работой, которая меня истощала.

Теперь я не просто много часов провожу в работе, я делаю осмысленные необходимые вещи. К тому же могу позволить себе заняться личными делами в те часы, которые обычно отводят для работы. И моё мышление изменилось.

Пазл сложился, когда я передвинулся от пятидневки с рабочим днём с 8:00 до 17:00 к семидневной рабочей неделе, в которую я работаю тогда, когда мне нужно и когда есть возможность.

В неделе 168 часов. Раньше я работал 40–45 из них, чтобы обязательно закончить 40 «помидорок» в рабочие дни. Теперь я распределяю их на 7 дней. Чистого рабочего времени получается 16,7 часа. То есть я работаю только 10% времени в неделю! Вот это разница!

Как можно сделать недельную работу за два рабочих дня?!

16,7 часа — это чуть больше двух типичных рабочих дней. Вы возмутитесь, конечно, что работаете в неделю куда больше. Я соглашусь с вами и в то же время опровергну это утверждение.

Во время своей сорокачасовой рабочей недели 20–25 часов я совещался, проводил встречи, разговаривал по телефону или Skype и занимался другими задачами, не требующими сфокусированности. Они важны, но я не считаю их «рабочим временем».

16,7 часа — это чистая работа, и за это время я успеваю сделать в несколько раз больше, чем за 25 часов. Вы не сможете отключиться от внешнего мира и погрузиться в идеальную рабочую среду. Жизнь всё равно втянет вас в свой круговорот. Но вы сможете работать эффективнее, при этом не посвящая работе всего себя без остатка.

Найти в работе радость — значит обнаружить источник молодости.

Пёрл Бак (Pearl Buck), американская писательница

американская писательница

Психология мотивации: осознайте свою энергию

В идеальном мире у меня 8 важных задач на день. Я начинаю с самой приоритетной и выполняю их одну за другой с одинаковым энтузиазмом. Я не отвлекаюсь, не прерываюсь и за 3 часа успеваю закончить запланированную на день работу. Звучит восхитительно, но наш мир даже не стремится к такому идеалу.

А реальность такова, что человек живёт среди других людей. А ещё я устаю и у меня есть эмоции, с которыми я не могу бороться. Некоторые задачи мне никак не хочется делать, хотя я осознаю их важность. Чтобы успешно работать в технике Pomodoro, нужно союзничать со своим мышлением и эмоциями.

Мои энергетические запасы и настроение влияют на то, как я выполняю работу. Поэтому важно при составлении плана на день обращать на это внимание. Вот какие вопросы я задаю себе, когда планирую день:

• Моя физическая энергия — насколько я здоров?
• Моя эмоциональная энергия — насколько я счастлив?
• Моя ментальная энергия — насколько я могу сфокусироваться на чём-то?
• Моя духовная энергия — зачем я делаю это? Какова моя цель?

Поскольку я учитываю своё настроение и энергетические запасы, когда планирую задачи, я не делаю ничего только потому, что «должен».

Когда я чувствую, что мне не хватает физической энергии, я делаю что-то, чтобы улучшить здоровье и самочувствие. Когда мне не хватает энергии эмоциональной, я провожу время с женой и дочкой и становлюсь счастливее.

И, конечно, я нашёл работу, которая меня наполняет, а не истощает. Благодаря которой у меня есть время, чтобы стать лучше, быть с семьёй и друзьями, быть здоровым во всех отношениях: телом, умом и душой.

Расскажите, используете ли вы технику Pomodoro и помогает ли она вам успевать больше, а уставать меньше?

В современном мире есть все, но почти нет свободного времени. Поэтому, если вы хотите за короткое время успевать делать больше, чем вы успеваете сделать сейчас, вам нужно научится всего двум вещам: организованности и самодисциплине. В этой статье вы найдете 25 главных правил, с помощью которых вы сможете делать больше за меньшее количество времени.

1. Определитесь с целью и сосредоточьтесь на главном

Не имея четкой цели вы постоянно будете блуждать среди множества дел, которые вам не только не помогут достигнуть цели, а скорее наоборот, будут от нее отвлекать и забирать ваше ценное время.

2. Стимул и мотивация

Если работа нам нравится, то мы выполняем ее легко и быстро. Поэтому, если хотите успевать больше, находите в каждом деле стимул для себя. Например, если закончить отчет до конца рабочего дня, то вечером останется время хобби, общение с семьей или на просмотр хорошего фильма.

3. Используйте правило 80/20

Не важно, как много у вас есть времени, но важно, как и на что вы его расходуете. Есть замечательный принцип Паретто, который гласит, что 20% усилий приносит 80% результата, и наоборот 80% ваших усилий приводят всего к 20% результата. Мы эффективно работаем не более 20% своего рабочего дня. Поэтому важно сначала делать важное, а потом заниматься остальными делами. В быту также работает закон Паретто: 80% вещей, которые находятся у нас дома или в машине, практически не используются (вещи, которые мы не носим, книги, которые мы не читаем, посуда, которую мы не используем и т.д.). Избавляйтесь от лишнего, освобождая пространство и энергию.

4. Отключите все отвлечения

Сложно не среагировать, когда что-то пиликает под ухом. Поэтому отключаем: звук телефона, любое оповещение из социальных сетей, автоматическую проверку почты. А чтобы не пропустить действительно что-то важное, поставьте автоответчик на телефон и электронную почту, в котором укажите, когда с вами снова можно будет связаться.

5. Будьте решительны

Если вы что-то сделали/сказали/решили, то не стоит терять время на бессмысленные размышления о правильности принятого вами решения. Что сделано, то сделано, сделайте выводы и двигайтесь дальше. Не совершает ошибок лишь тот, кто ничего не делает.

6. Научитесь говорить «нет»

Если вы хотите успевать многое в течение дня, научитесь отказывать. Люди любят перекладывать свои дела и обязанности на других. Помогать — не значит делать чью-то работу.

7. Доводите дела до конца

Многие любят откладывать дела на не определенный срок и не доводить начатое до конца. Список таких дел имеет свойство накапливаться и груз невыполненного и осознание, сколько вам еще предстоит сделать, давит на вас ежедневно. Если возьмете за привычку не начинать новое дело, пока не закончено старое, это не только будет вас стимулировать побыстрее закончить начатое, но и научит вас не оставлять дела на потом.

8. Список дел

Составьте список дел, которые нужно закончить и начните вычеркивать из него то, что сделано. Когда закончите со старыми делами, возьмите себе за привычку составлять список дел на сегодня, завтра, неделю и т.д. Это поможет вам быть организованней.

9. В первую очередь выполняйте важные дела

Сделайте таблицу, как показано ниже, и запишите все ваши дела, разделив их на 4 группы: Срочные и важные дела, Не срочные, но важные, Срочные, но не важные, Не срочные и не важные дела. Конечно же, в первую очередь выполняйте дела из первой группы, а делами из последней группы можно заняться, если есть свободное время.

10. Поддерживайте порядок

Очень много времени экономится, когда у вас порядок в вещах, на рабочем столе и в компьютере. У каждой вещи должно быть свое место, документы должны быть систематизированы, с работы нельзя уходить, пока на рабочем месте не будет идеального порядка. 5 минут на поддержание порядка сэкономят вам в итоге часы, которые могут быть потрачены на поиск нужного документа или вещи.

11. Избавьтесь от шаблонного мышления

Как правило, наша работа однообразна, поэтому так легко стать жертвой шаблонного мышления. Попробуйте делать свою работу по-другому, ведь привычное — не всегда самое лучшее. Возможно, вашу работу можно выполнить быстрее, если ее автоматизировать или делегировать ваши обязанности.

12. Фокусируйте внимание на том, что делаете

Так уж устроен наш ум, что мы думаем о многих вещах одновременно и в результате, практически не умеем сосредотачиваться. Если заниматься усердно чем-то одним, ни на что не отвлекаясь, это гораздо эффективнее и по времени, и по затраченным усилиям, чем если делать несколько дел, перескакивая с одного на другое. Мультизадачность не поможет вам стать более продуктивными.

13. Сразу беритесь за работу

Многие люди перед тем, как приняться за работу, начинают наводить порядок в бумагах или на столе, пить кофе, читают социальные странички, а потом поражаются, куда подевалось время, отведенное на работу! Если вы знаете, что надо делать, сразу беритесь за работу, а если справитесь быстро, в виде бонуса можно и кофе попить, и в социальные сети заглянуть.

14. Используйте время без остатка

Мы много времени тратим впустую, а ведь его можно было бы использовать с пользой. Например, во время поездки на работу можно слушать аудиокнигу, во время завтрака — составлять план на день, а стоя в очереди, составлять список покупок или просматривать записи, вычеркивая сделанное и добавляя новые задачи на вечер или эту неделю.

15. Отслеживайте потраченное время

Вы можете сберечь не один час свободного времени, если будете более разборчивыми, выбирая фильмы и телепередачи, которые вы смотрите, журналы и газеты, которые вы читаете.

16. Меняйте занятия

Тело никогда не устает целиком, обычно одновременно устают лишь некоторые группы мышц. Смена занятий поможет с этим справиться. Например, если вы несколько часов подряд работали сидя, переключитесь на ту работу, где можно что-то делать стоя либо в движении. И наоборот. Попрактикуйте этот метод хотя бы неделю и вы убедитесь, насколько больше способен выдержать ваш организм.

17. Начинайте пораньше

Замечено, что если прийти на работу на полчаса раньше, можно успеть гораздо больше. Если правильно организовать свой день, то можно ложиться спать вместе с детьми, т.е. не позднее 10 часов вечера, и вставать в 5 утра. За 2 утренних часа, пока не встанут дети, можно успеть сделать гораздо больше, чем в вечернее время с 22 до 24, когда вы порядком устали под конец дня.

18. Работайте, когда работается

Вы наверняка замечали, что есть дни, когда работа «кипит и спорится», а есть дни, когда делать не хочется абсолютно ничего. Это нормально и нужно относиться к этому с пониманием и спокойствием. Если нет срочной работы, то вполне можно позволить себе день-другой отдыха.

19. Установите режим дня

Мы будем гораздо больше успевать, если все будет делать вовремя и в установленное время. Режим дня позволит вашему организму работать, как часы. Для этого тщательно распланируйте свой день, включая приемы пищи и сон. Вы гораздо быстрее будете засыпать и легче просыпаться, если это будет в одно и то же время, даже на выходных. Если принимать пищу в строго установленное время, это также благоприятно скажется на вашем пищеварении и общем самочувствии. Если уходить с работы в одно и тоже время, это не даст вам повода не закончить работу.

20. Будьте внимательны

Если вы хотите сэкономить время, внимательно слушайте, записывайте указания и сведения, и уточняйте, если необходимо. Это поможет вам избежать недоразумений, повторений и переделок.

21. Избавьтесь от «пожирателей» времени

К счастью или сожалению, в сутках всего 24 часа. И что бы вы не делали, их не будет 25 или 30. Поэтому, если вы действительно хотите успевать сделать многое в течение дня, вам нужно избавиться от тех занятий, на которые тратиться впустую ваше драгоценное время.

22. Сядьте на информационную диету

В наше время мы все время подвержена информационным атакам, наш мозг практически не отдыхает: новости по телевизору, сплетни коллег, рабочие моменты, домашние разговоры и т.д. В результате, мы ощущаем, что наша голова опухает от переизбытка информации, мы становимся рассеяннее и заторможеннее. Тим Феррис, автор «4 часовой рабочей недели», предлагает нам сесть на диету с “низким содержанием информации”.

23. Оптимизируйте работу

Подумайте, что забирает у вас много времени. Например, готовка. Сейчас есть мультиварки, которые прекрасно справятся с приготовлением еды практически без вашего участия. Или возьмем покупки. Учитесь заказывать и покупать вещи через интернет. Так вы сэкономите много времени, сил и денег. Покупая продукты через интернет, вы, во-первых, не купите ничего лишнего, а только то, что есть в вашем списке, во-вторых, вы не будете тратить время на поход в супермаркет, стояние в очереди, в-третьих, вам все занесут в дом, зачем вам лишний раз напрягаться.

24. Всего три задачи в день

Хотите успевать больше? Съешьте лягушку на завтрак — так говорят западные специалисты по тайм-менеджменту. Съесть лягушку означает сделать что-то не самое приятное, но очень важное с самого утра. Когда это дело будет сделано, остальные задачи покажутся пустяковыми по сравнению с утренней. Запланируйте три важных дела на сегодняшний день, первое из которых и будет «лягушкой». Выполнив три важных дела, остальные дела по мере сил и возможностей. Таким образом, у вас каждый день будет эффективным, ведь как минимум три дела сделано!

25. Разделите большую работу на мелкие задачи

Всегда страшно приступать к серьезной работе или разбирать накопившиеся завалы. Гораздо проще решать мелкие задачи, которые являются часть чего-то большего. Большая цель становится достижимой благодаря маленьким действиям, которые вы совершаете каждый день.

10 лучших книг для тех, кто хочет успевать жить

Керри Глисон «Работай меньше, успевай больше»

Джек Кэнфилд «Цельная жизнь. Ключевые навыки для достижения ваших целей»

Глеб Архангельский «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать»

Дэвид Аллен «Как поддерживать дела в порядке»

Стивен Р. Кови «Главное внимание главным вещам»

Марина Ярославцева «Как все успеть. Тайм-менеджмент для мам»

Ицхак Пинтосевич «Действуй! 10 заповедей успеха»

Мартин Бьяуго «Меньше, но лучше. Работать надо не 12 часов, а головой»

Эрин Доланд «Упрости себе жизнь»

Ричард Ньютон «От слов к делу! 9 шагов к воплощению вашей мечты»

Последние три недели были для меня адскими по объему работы. Я готовилась к предпродажам моего курса «Душевная мастерская блогинга», а затем все это дело проводила. И после неделю работала над одной масштабной задачей. За это время мне удалось сделать столько, сколько в спокойном темпе я успела бы где-то месяца за полтора-два, не меньше. Обычно такие запарные этапы жизни я всегда прохожу через страдания и заканчиваю простудой.

Поднимите руку, если и для вас результат работы кажется важным и достойным только в том случае, если вы достаточно настрадались в процессе. Вот у меня так всю жизнь. Если ночами не спать, страдать, уставать до чертиков, болеть в итоге — вот тогда я молодец и все делаю правильно.

И даже если умом уже осознаешь, что успех и результат — это итог не страданий, а знаний и умений в совокупности с вложенным в дело временем, мышление продолжает по привычке отправлять тебя назад путешествовать по твоим персональным кругам ада.

Но теперь я хочу, чтобы все было по-другому. В этот раз я решила, что не буду насиловать себя и мучить. Лучше я замедлюсь, с чем-то опоздаю, но дам себе больше времени, свободы и спокойствия. И буду больше отдыхать, чтобы здоровье поберечь.

Последствия таких издевательств над собой нам уже известны. И ведь в итоге самое лучшее получается и создается именно в таком режиме — не со страданиями, тревогой, самобичеванием, а вот так — медленно, постепенно, с заботой о себе, о здоровье, с пониманием, что важно не только отпахать, но и восстановиться. И при этом убиваться и страдать вовсе не обязательно. Любовь и спокойствие — наша сила.

Почему же тогда мы выбираем страдать?

Возможно, это отголоски перфекционизма. Возможно, всему виной мышление жертвы, неосознанное. Несколько лет я плотно изучаю эту тему. Понимаю, насколько это состояние в меня вросло, что я на полном серьезе считала, что это моя суть и характер — и ничего не поделать.

Оказалось, что очень даже можно поделать. Мышление перестроить непросто — это как заново себя перепрошить. Но что-то в этом году со мной произошло, что я твердо решила — как раньше уже не будет! Я больше этого не хочу и не позволю! Потому что это не жизнь мне испытания подбрасывает. Частично да, но все же большую часть мучений я организовываю себе сама. Хотя могу устроить все по-другому.

Я решила, что по-прежнему могу много работать, успевать, но только без мучений, страданий и болезней. И многое получилось. Хочу для себя зафиксировать, что именно мне помогло. И поделиться с вами.

Что мне помогло справиться с огромным объемом работы и при этом чувствовать себя ничего так

1. План.

Без него все действия хаотичны и, скорее всего, не ведут к результату. Но нужно быть готовым к тому, что все пойдет не так, как задумано, не сойдутся сроки, возникнет тысяча непредвиденных задач.

Я, например, переоценила чуток свои возможности по времени. Мне казалось, что я справлюсь со всем за неделю. Но даже при занятости с утра до ночи — не вышло.

Возникали проблемы технического характера, многие задачи отнимали в десятки раз больше времени, чем я прикидывала. При том что я делаю все довольно быстро.

Главное в такой ситуации — принять, что это норма, ни в коем случае не винить себя и не ругать, что не справляешься. Потому что справляешься. Потому что просто человек, и не все в твоей власти — время замедлять ты точно не умеешь.

Планы будут рушиться и сдвигаться. В наших силах их менять, ориентируясь на новую ситуацию и возможности.

2. Знания, умения, навыки.

Мне очень повезло, что мне не нужна ничья помощь. Хотя повезло, конечно, условно, ибо все это чудом на голову не свалилось — регулярно вкладываю много времени, сил и денег в обучение.

Все, что важно для запуска продаж и организации курсов — работа с сайтами, лендинги, платформы, рассылки, тексты, подключение всяких сервисов — я умею сама.

И это, конечно, очень успокаивает. Зависишь только от себя, своего времени и состояния. И чем больше изучишь нового — тем проще будет в дальнейшем. Так всегда.

3. Не ждать поддержки от других. Давать ее себе самому в десятикратном размере.

Мыслями, словами, действиями. Искренне верить, не позволять ни малейшему сомнению в себе просачиваться в мысли. Заботиться, оберегать себя как самого любимого ребенка. Хвалить за успехи.

Поддерживать, если что-то идет не так. И никогда-никогда не ругать. Сколько же ресурса, силы это дает — невероятно!

Это ведь самое простое для нас, не требующее много усилий. Но почему мы обычно ждем поддержки и веры в нас от других, когда сами позволяем себе такие внутренние издевательства, что диву даешься.

4. Помогать себе, формируя среду, условия.

Этому я недавно научилась.

Дисциплина — слово страшное. У меня, например, сразу возникают ассоциации какого-то насилия над собой, перебарывания — заставлять себя, контролировать себя.

А что, если дисциплина может быть другой? И идти не из борьбы с собой, а из помощи?

Поняла, что для формирования новых привычек не нужно над собой издеваться. Достаточно изменить среду, условия. Например, когда понимаешь, что впереди дело сложное и страшное, что труднее всего? Правильно, засесть за него. Все страхи и непонимание следующих шагов растворяются в действии. Но до этого действия еще надо добраться.

Я решила для себя эту проблему игрой. Работаю блоками, но не по таймеру, а по секундомеру в приложении «Forest». Как только нажимаю «старт», мозг моментально переключается в режим максимальной концентрации — все вокруг меня меркнет, кроме работы. Прямо волшебство. Внутренний ребенок ликует. А работа делается.

В среднем один блок — это час-два. Встаю, когда чувствую, что устала или когда доделана одна глобальная задача.

5. Принятие эмоций, расслабление.

Заметила, что больше всего устаю не от работы как таковой, а от эмоций, переживаний — когда что-то страшненько, когда вдруг возникают ошибки или проблемы, когда много переписок с людьми с непредсказуемой развязкой.

Лучшее решение — выдохнуть, расслабиться и продолжать. Ибо уже понимаешь, что все страхи и неприятные эмоции растворятся в действии или в конечном результате. Если страшное, волнительное долго откладывать — эмоция сожрет и отнимет все силы. Если продолжать делать, схватив ее за руку и подпитавшись от нее — она проживется и отпустит.

Еще работаю над тем, чтобы снижать интенсивность эмоций. Подавлять нельзя — чревато болезнями и депрессией. Но значительно уменьшить количество входящих внешних эмоциональных раздражителей можно (соцсети, сериалы, новости, люди).

6. Правильный отдых

Вот скажите мне, как вы обычно отдыхаете в перерывах или после работы? Тут даже не нужно быть предсказателем. Скорее всего, уткнувшись в телефончик, телевизор или ютубчик. За очень редким исключением.

Я сама такая. И долгое время страдала, что отдохнуть не получалось, что бы я ни делала. Но оказалось, что самый лучший, самый восстанавливающий отдых — банальный и простой, но в то же время дико сложный, скучный и бесячий. Догадаетесь?

Просто лежать! Лежать! Без телефона, без книг, без телевизора. Только наедине со своими мыслями и в полном расслаблении тела. Мне тоже с этим сложно. Чаще хочется отдыхать с эмоциями, с дофаминчиками и эндорфинчиками. А такой отдых кажется скукой смертной.

Но скажу честно — даже 15 минут в день полной тишины перезагружают мозг и возвращают к жизни и в рабочее состояние. Я была в шоке, как это просто и сложно одновременно. А если еще и целый выходной такому отдыху отводить? Вообще можно горы сворачивать.

7. Идеи, выловленные в тишине.

Когда мы перестаем грузить мозг потоком входящей информации — даже самой интересной и развлекающей, начинаются чудеса. Включается режим блуждания ума. В мысли на блюдечке летят бесценные сгустки идей и лучших решений по волнующим вопросам.

Поэтому порой важнее просто посидеть, походить, полежать в тишине, чем пыхтеть над задачей, которая не идет. Или помыть посуду, заняться уборкой, пооткисать в душе. Моментально придумается, что делать дальше. Подробнее об этом читайте в посте САМОЕ ЦЕННОЕ ИЗ КНИГИ «РАЗРЕШИ СЕБЕ СКУЧАТЬ» МАНУШ ЗОМОРОДИ.

8. Растущая вера в себя и в свои силы.

Вытекающая из всего вышеперечисленного реальность: чем больше получается, тем еще больше получается.

Ты осознаешь, что справляешься, что умеешь, что все удается. А если не удается, то поддержишь себя и придумаешь, как все решить. А значит, сможешь еще больше и лучше.

---

Друзья, есть у вас подобный опыт? Чтобы быстро и качественно успевался большой объем дел? И при этом вы чувствовали себя живым? Поделитесь, что вам помогает себя поддерживать в такие моменты.

Все (ну или хотя бы большинство из нас) чувствуют себя перегруженными на работе. Кажется, что ты ничего не успеваешь, а устаешь так, как будто выполняешь работу за себя и за того парня. Это ощущение вызвано постоянно растущими требованиями нашего времени, а также отвлекающими факторами, конечно же. Как итог — чувство беспокойства, стресс и эмоциональное выгорание, которые мешают нормально функционировать не только на работе, но и дома.

Если ты чувствуешь себя перегруженным на работе, вот восемь стратегий, которым ты можешь следовать.

1. Записывай всё, чтобы разгрузить свой разум

Первое, что ты можешь сделать, чтобы снизить нагрузку и стресс, — это изложить на бумаге список всех незаконченных задач или дел на день. Таким образом ты избавишь себя от необходимости постоянно держать в уме то, что тебе следует выполнить, и снизишь риск забыть о неотложных делах.

К слову, записывать можно не только то, что тебе нужно сделать по работе. Порой на рабочем месте наши мысли заняты личными проблемами и переживаниями — их ты тоже можешь записать. К примеру, если ты поссорился с любимым человеком перед приходом на работу, то можешь добавить в свой график дел пункт «помириться» или «купить цветы по дороге домой». Это избавит тебя от чувства подавленности и позволит вздохнуть с облегчением хотя бы на время.

2. Реши, сколько времени потребуется на выполнение твоих задач

После того как ты «опустошишь голову», просмотри свой список и оцени, сколько времени потребуется на выполнение рабочих задач. Внушительный перечень дел пугает только с первого взгляда. Может оказаться, что некоторые задачи займут у тебя всего лишь пять или десять минут, а остальные — не больше получаса.

Не беспокойся об этом. Просто сосредоточься на том, чтобы оценить, сколько времени тебе понадобится, чтобы выполнить каждый пункт в плане в меру твоих возможностей. Когда ты чувствуешь, что загружен, и не можешь справиться с накопившимися делами, бывает полезно прикинуть, сколько времени на самом деле ты должен потратить.

7 способов понять, почему ты считаешь свою работу бесперспективной

4. Отмечай дела в календаре или ежедневнике

Просмотри свои дела и запланируй в календаре время для их выполнения. Сгруппируй похожие задачи. К примеру, определи время, в которое ты будешь обрабатывать все письма сразу, чтобы не отвлекаться на проверку электронной почты в течение дня. Точно так же, если тебе нужно написать отчет или подготовить презентацию, добавь эти пункты в свой календарь и рассчитай, сколько времени займет каждая из этих задач.

Когда все важные дела, которые тебе нужно сделать за день/неделю/месяц, находятся у тебя перед глазами, тебе становится легче, потому что ты знаешь, что запланировал их выполнение, и тебе больше не кажется, что времени катастрофически не хватает.

5. Принимай решения

Для тех вещей, которые ты записал и которые у тебя на уме, разработай план действий. Просто прими решение, что ты будешь делать с каждой из задач. Ты думаешь об этих делах только потому, что еще этого не сделал.

Если у тебя возникла проблема с коллегой, другом или любимым человеком, подумай о том, как лучше всего ее решить. Чаще всего простой разговор с вовлеченным человеком проясняет ситуацию и автоматически решает проблему.

Если это более серьезная проблема — реши, как лучше с ней бороться. Поговори со своим начальником или попроси совета у коллеги. Главное, что бы ты ни делал, не игнорируй проблему. Это не устранит ее, а только заставит тебя раз за разом возвращаться к мыслям о ней. Чем раньше ты внесешь хоть какую-то ясность в ситуацию, тем быстрее проблема будет решена, а ты избавишься от источника стресса, мешающего тебе нормально работать.

6. Действуй

Перегруженность не всегда возникает из-за нехватки времени или слишком большого количества работы — она также может быть вызвана нежеланием действовать. К примеру, тебе не очень хочется разгребать электронные письма, и поэтому ты оттягиваешь этот момент, занимая себя другими делами. В конце концов тебе всё равно придется взяться за просмотр электронной почты и рассылку ответов, но прежде чем ты это сделаешь, ты здорово себя измотаешь.

Не хочется делать что-то? Сделай это сразу, как только проблема нарисовалась на горизонте. Приятно осознавать, что впереди тебя будут ждать дела, которые не вызовут раздражения.

9 шагов, которые помогут тебе уверенно действовать и принимать решения

8. Не бери на себя слишком много

Есть ли смысл напоминать тебе о том, что, пока ты не разберешься со своими задачами, брать на себя чужие как минимум неразумно? Дозируй количество дел, которыми ты занимаешься в течение дня. Не бери на себя больше, чем сможешь выполнить. Оценивай свои силы адекватно.

Научись вежливо отказывать в помощи тогда, когда у самого дел по горло, а также четко обозначать свои обязанности в командной работе. Не позволяй окружающим вызывать у тебя чувство вины или каким-либо другим образом перекладывать на тебя свои задачи.

You aren’t alone if you feel anxious and overwhelmed by a mountain of work. Chronic stress can lead to high blood pressure, insomnia and a weakened immune system. Workplace productivity slips when workers don’t feel well and use sick leave frequently. Learning how to manage a heavy workload successfully can relieve a pressure cooker situation and help you thrive under even the most challenging circumstances.

Volume of Work Definition

Volume of work, by definition, consists of tasks, duties, projects, and obligations that comprise an employee’s workload. In general, work requirements are expected to be completed within a specified time. Many jobs demand that employees quickly tackle a high volume of work and produce high-quality results.

You may be required to punch a time clock and meet daily quotas to keep your job, which further contributes to stress. You may be expected to perform at top speed consistently, even in the face of distractions. For example, phone calls from long-winded customers and frequent interruptions from chatty coworkers may compete for your time and affect your daily output and productivity.

Assess the Situation

Objectively discern whether the volume of work you’re assigned is appropriate for the type of position you hold. The World Health Organization indicates that employee health is closely tied to working conditions, such as being given a manageable volume of work. High-pressure jobs are not adversely perceived when employees enjoy the challenge and feel equipped to get the job done. However, employees can experience severe stress when the work volume is overly burdensome and not appropriate for their training or experience.

If you accepted a job knowing the workload would be difficult to manage, determine what you need to succeed. For example, you may want to seek additional training that will help you increase your speed and enhance your performance. Consider reaching out to a coworker for tips on efficiency. Share ideas with your boss if you see ways of streamlining processes and eliminating unnecessary steps that could reduce the volume of work for everyone.

Identify Top Priorities and Goals

Managing a high volume of work requires excellent time management skills. According to Webster University, the key to time management is setting priorities and goals for those tasks that are the most important to complete. Seek clarification from your boss to understand which assignments are most pressing. You want to be on the same page when identifying priorities and meeting deadlines.

You may also find it helpful to develop a daily, weekly, and monthly list of things to do. The list can be continually revised. Save the lists to track progress toward meeting your short-term and long-term goals.

Develop a Plan of Attack

A high volume of work can be stressful if not strategically managed. Develop a plan of attack before diving into assignments that await you. Start smart when you arrive at work. Determine which tasks to do first. Decide what tasks you can knock off quickly. Roughly estimate what you can realistically accomplish before and after lunch. Consider delegating tasks, partnering with a coworker, or forming a team.

An optimal workload keeps you busy and makes the day go by quickly. When you feel in control, you can harness your anxiety and use it as a source of energy. Achieving measurable results can give you a deep sense of pride and accomplishment. Your positive attitude and stress tolerance can impress your boss, which is helpful if your company offers merit pay or promotional opportunities.

Break Down the Work

Dealing with a high volume of work gets easier when tasks are broken down into manageable chunks. Small projects can be further subdivided into action steps that a team can handle better than an individual. The Usability.gov website recommends incorporating project management software and web analytics to help teams set timelines and track progress.

If you’re a member of a team, brainstorm ways of divvying up the high volume of work among team members. Clarify roles, responsibilities and accountability measures. Establish clear goals and desired outcomes.

Limit Unnecessary Communication

Use technology to increase efficiency and eliminate wasted time. For example, Forbes suggests that timely email communication is essential, but over-reliance on email creates inefficiencies. Know when it’s better to call or go down the hall to talk with a coworker to avoid an endless stream of emails. Limit the amount of time you check and respond to email to avoid spending the day on back and forth emails that don’t accomplish anything significant.

Similarly, avoid the temptation to check personal emails, text messages and social media feeds throughout the day. Wait until break or lunch to catch up on the news or social happenings. You may feel less anxious about work and life in general if you limit consumption of bad news about the economy, current events, or politics that upset you.

Practice Relaxation Techniques

Deep breathing exercises calm jittery nerves and diffuse escalating emotions, according to the American Psychological Association. When you feel like there is way too much to do, take a few deep breaths and relax the tension in your muscles while slowly releasing your breath. Attempt one manageable task at a time. If you experience racing thoughts, gently refocus your mind on what you are doing in that moment.

Practice relaxation and self-care outside work to enhance your ability to deal with a heavy workload. Yoga, meditation, running and healthy eating exemplify strategies you can use to maintain self-esteem and a positive outlook. Workload meaning is tied to perspective. You can reframe a seemingly impossible workload as a doable one if you feel grounded and confident in your abilities.

Let Go of Perfectionism

Coping with a high volume of work requires realistic expectations of what is possible and appropriate. Work quality is subjective. Sometimes the employer simply wants the job done and is not concerned about inconsequential details. Perfectionists set themselves up for failure, and they risk disappointing their employers when they try to go the extra mile on every assignment.

Perfectionists may also alienate their coworkers and derail the productivity of their work team by demanding high standards that are not realistic due to the expected volume of work. Brown University suggests that perfectionists are more productive when they acknowledge that perfectionism is unattainable. Instead of trying to do everything perfectly, perfectionists should set reasonable goals and deadlines.

Meet With Your Boss

Schedule a meeting with your boss if the high volume of work expected of you is beyond your pay scale or job description. Approach the meeting with a positive attitude and a sincere desire to find solutions to your burdensome workload. Remember that employers do not always recognize inequities in the workload. Because of your skill and proficiency, you may be getting more than your fair share of new assignments or accounts.

Discuss options such as assigning more work to others or extending your deadlines. If your boss has come to depend on you and you’re willing and able to handle a high volume of work, you may want to negotiate. For example, you could ask for a pay increase or perks, such as a flexible schedule and more vacation leave.