Суммированный учет рабочего времени вводят в организациях из-за специфики деятельности. Разберем, когда его можно ввести, как установить учетный период и оформить процедуру без ошибок
Правило 1. Суммированный учет рабочего времени вводят в строго определенных случаях
Суммированный учет рабочего времени вводят, когда по условиям производства, работы при выполнении отдельных видов работ не может быть соблюдена установленная для работников ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени (ст. 104 ТК РФ). Сотрудники, занятые на работах с вредными или опасными условиями труда, — не исключение. Правило касается организаций и индивидуальных предпринимателей.
Суммированный учет рабочего времени надо вводить, если:
- работа круглосуточная;
- применяется междусменный режим работы;
- есть работники, которым установлено гибкое рабочее время;
- при вахтовом методе работы — в этом случае суммированный учет обязателен.
Суммированный учет вводят в целом по организации или для определенных категорий работников. Например, проводникам, продавцам, охранникам и др.
Некоторым работникам суммированный учет рабочего времени устанавливают на основании нормативных правовых актов органов исполнительной власти. Например, водителям автомобилей устанавливают суммированный учет с учетным периодом в месяц, если им невозможно соблюдать нормы ежедневной или еженедельной продолжительности рабочего времени (п. 8 Приказа Минтранса России от 20.08.2004 № 15).
Правило 2. Надо установить учетный период
Допускается вводить суммированный учет рабочего времени с тем, чтобы продолжительность рабочего времени за учетный период (месяц, квартал и другие периоды) не превышала нормального числа рабочих часов (ст. 140 ТК РФ). Учетный период не может превышать один год, а для учета рабочего времени работников, занятых на работах с вредными или опасными условиями труда, — трех месяцев.
В общем случае учетный период может быть один месяц, два месяца, три месяца и пр. То есть минимальный учетный период составляет один месяц, максимальный — один год.
Какой учетный период наиболее оптимальный?
Совет: составьте график сменности (см. правило 5) на более длительный период, например на год. И станет видно, за какое количество месяцев общее число рабочих часов наиболее близко к норме, установленной производственным календарем. Этот период целесообразно принять за учетный.
- Продолжительность учетного периода утверждает руководитель организации.
Если в компании вредные или опасные условия труда…
Если речь идет о работниках, которые заняты на работах с вредными или опасными условиями труда, учетный период не может превышать трех месяцев. Его можно увеличить до года из-за сезонных или технологических причин. Условие об увеличении должно быть предусмотрено коллективным договором или локальным нормативным актом организации.
В конце статьи есть шпаргалка
Почему при ведении суммированного учета рабочего времени целесообразно устанавливать не оклад, а часовые тарифные ставки?
Комментирует преподаватель Контур.Школы Юлия Бусыгина:
Хотите знать больше? Записывайтесь на курс повышения квалификации «Суммированный учет рабочего времени. Коды А, Е. 40 ак. часов». В программе курса:
- алгоритм установления режимов рабочего времени,
- порядок введения суммированного учета рабочего времени,
- оплата труда при суммированном учете,
- особенности вахтового метода работы.
Полная программа курса
Правило 3. Продолжительность рабочего времени за учетный период не должна превышать нормальное число рабочих часов
Это правило является одним из самых важных при суммированном учете рабочего времени.
Из ст. 104 ТК РФ следует, что нормальное число рабочих часов за учетный период определяют из установленной для данной категории работников еженедельной продолжительности рабочего времени.
- Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю (ст. 91 ТК РФ).
- Другую продолжительность рабочего времени в неделю можно установить отдельным категориям работников. Пример: работникам, занятым на работах с вредными и опасными условиями труда, — 36 часов в неделю.
За несоблюдение еженедельной нормальной продолжительности рабочего времени компанию могут оштрафовать на сумму от 30 000 руб. до 50 000 руб. Разрабатывая график работы при суммированном учете, учитывайте ограничения, приведенные в ст. 91 ТК РФ.Порядок исчисления нормы рабочего времени на определенные календарные периоды (месяц, квартал, год) в зависимости от установленной продолжительности рабочего времени в неделю утвержден Приказом Минздравсоцразвития России от 13.08.2009 № 588н.
- При подсчете нормы рабочего времени исключаются периоды, когда работник фактически не работал. Например, был в отпуске, на больничном, в командировке, проходил профессиональное обучение и пр.
- Если работник в учетном периоде отработал все дни по графику (не был в отпуске, на больничном, в командировке и т.д.), то норма часов за учетный период будет соответствовать норме часов за месяцы этого периода по производственному календарю.
Онлайн-курс для кадровика
Суммированный учет рабочего времени. Повышение квалификации
Посмотреть программу
Пример
В ООО «Прогресс» работает Алексей Сушкин. Ему установлен суммированный учет рабочего времени. Учетный период — месяц. Этот сотрудник занят на работах с вредными условиями труда. Продолжительность рабочей недели для Алексея не может составлять более 36 часов в неделю.
Определим норму рабочего времени в январе 2023 года, если с 9 по 13 января работник был в отпуске:
1. Определяем норму часов на январь. Норма рабочего времени конкретного месяца рассчитывается так: продолжительность рабочей недели (40, 39, 36, 30, 24 и пр.) делится на 5, умножается на количество рабочих дней по календарю пятидневной рабочей недели конкретного месяца. Из полученного количества часов вычитается количество часов, на которое производится сокращение рабочего времени накануне нерабочих праздничных дней (Приказ Минздравсоцразвития России от 13.08.2009 № 588н).
36/5 х 17 рабочих дней = 122,4 ч. — эта цифра совпадает с указанной в производственном календаре.
17 — количество рабочих дней в январе по календарю пятидневной рабочей недели.
2. Определяем норму рабочего времени на январь с учетом времени отпуска. На период отпуска с 9 по 13 января приходится 5 рабочих дней. Норма времени для Алексея Сушкина на январь:
122,4 – (36 / 5 х 5 рабочих дней) = 122,4 — 36 = 86,4 часа.
Если учетный период состоит из нескольких месяцев, сначала определяют норму рабочих часов за каждый месяц, а затем полученные результаты складывают. Для работников, работающих неполный рабочий день (смену) или неполную рабочую неделю, нормальное число рабочих часов за учетный период соответственно уменьшается.
Правило 4. Правильно оформляйте процедуру
Суммированный учет вводится приказом руководителя и фиксируется в правилах внутреннего трудового распорядка. Если в организации есть профсоюз, то важно его мнение о данном режиме рабочего времени.
Работников надо обязательно ознакомить с приказом о введении суммированного учета.
Правило 5. График работ должен быть обязательно
Работники должны знать свой график работы, поэтому наличие такого документа, как график работ, обязательно.
Если суммированный учет устанавливается работникам со сменным графиком (то есть предполагается выполнение работы несколькими работниками), то в обязательном порядке должен быть составлен график сменности.
График работ и график сменности — разные понятия.
- Сменная работа — это работа в две, три или четыре смены. Вводится в тех случаях, когда длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность ежедневной работы, а также в целях более эффективного использования оборудования, увеличения объема выпускаемой продукции или оказываемых услуг (ст. 103 ТК РФ). При сменной работе каждая группа сотрудников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности.
- Графики сменности, как правило, являются приложением к коллективному договору. Графики сменности доводятся до сведения работников не позднее чем за один месяц до введения их в действие. То есть если в организации составляется график сменности на июль 2023 года, то не позднее 31 мая 2023 года работников необходимо с ним ознакомить.
А вот порядок ознакомления с графиком работ законодательно не установлен, поэтому правилами внутреннего трудового распорядка следует его установить. Следует помнить, что работа в течение двух смен подряд запрещается.
Шпаргалка
В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:
-
Пример расчета заработка при суммированном учете
641.1 КБ
Скачать
Как составить график работы водителя при суммированном учете рабочего времени?
Всем доброго дня! По должности «Водитель» предполагается суммированный учет рабочего времени с учетным периодом один месяц.
Можно ли изначально составить график работы таким образом, чтобы итоговое количество рабочих часов совпадало с количеством часов в месяце по производственному календарю? Т.е., например, стандартный рабочий день у водителя длится 8 часов, но в какой-то из незагруженных заказами дней вместо 8-и часов он отработает 4.
Или водитель, в любом случае, должен отработать 8 часов, а работодатель — оплатить ему сверхурочную работу?
г. Новосибирск191 971 балл
Добрый день.
Цитата (ИнШпектор):Можно ли изначально составить график работы таким образом, чтобы итоговое количество рабочих часов совпадало с количеством часов в месяце по производственному календарю?
Оно и должно совпадать в графике с учётным периодом 1 месяц. И с любым другим учётным периодом.
Цитата (ТК РФ, Статья 104. Суммированный учет рабочего времени):Когда по условиям производства (работы) у индивидуального предпринимателя, в организации в целом или при выполнении отдельных видов работ не может быть соблюдена установленная для данной категории работников (включая работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда) ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени, допускается введение суммированного учета рабочего времени с тем, чтобы продолжительность рабочего времени за учетный период (месяц, квартал и другие периоды) не превышала нормального числа рабочих часов.
Цитата (ИнШпектор):Т.е., например, стандартный рабочий день у водителя длится 8 часов, но в какой-то из незагруженных заказами дней вместо 8-и часов он отработает 4.
Или водитель, в любом случае, должен отработать 8 часов, а работодатель — оплатить ему сверхурочную работу?
Если водителю установлен 8-часовой рабочий день, он не может уйти с работы на том основании, что «заказов нет».
Вам при таких условиях не суммированный учёт вводить нужно, а гибкий график.
Цитата (ТК РФ, Статья 102. Работа в режиме гибкого рабочего времени):При работе в режиме гибкого рабочего времени начало, окончание или общая продолжительность рабочего дня (смены) определяется по соглашению сторон.
Работодатель обеспечивает отработку работником суммарного количества рабочих часов в течение соответствующих учетных периодов (рабочего дня, недели, месяца и других).
Цитата (Sveto4Divny):Оно и должно совпадать в графике с учётным периодом 1 месяц.
Вот про это я и спрашиваю. Можно сразу составить график с учетом нормы по производственному календарю, но для этого нужно будет либо уменьшить количество часов в графике работы, либо увеличить. В противном случае, будут расхождения с производственным календарем.
Содержание страницы
- Особый вид учета рабочего времени – суммированный
- График суммированного учета рабочего времени (СУРВ)
- Оплата и сверхурочные (переработка при суммированном учете рабочего времени)
- Суммированный учет рабочего времени по периодам
- Пример расчета суммированного учета рабочего времени
- Правила суммированного учета рабочего времени
Запомните, СУРВ расшифровывается — суммированный учёт рабочего времени.
Существуют организации с такими особенностями организации труда, которые не позволяют устанавливать ежедневные или еженедельные нормы рабочих часов, например, сезонные производства. Но регулярно подсчитывать отработанные часы работодатель обязан в любом случае.
Для таких предприятий ТК РФ предусматривает особый режим учета – суммированный.
Как бы ни распределялись трудовые часы в продолжение недели, декады, месяца, квартала, их общее количество за учетный промежуток, который не превышает года, должен соответствовать нормативам, установленным в законодательстве.
Рассмотрим нюансы, касающиеся графика такого учета, а также проанализируем, как он будет реализовываться при сменном режиме труда. Коснемся вопросов начисления вознаграждения за труд при таком методе учета, в том числе и в ситуациях, когда имела место переработка. Покажем, как происходит расчет рабочих часов при суммировании на конкретном примере.
Как работодателю установить суммированный учет рабочего времени?
Особый вид учета рабочего времени – суммированный
Суммированный учет – это, по сути, специальный рабочий режим, основанный на соблюдении определенных графиков (как правило, это «скользящие» или сменные графики).
Основанием для установления таких графиков является причина «от противного» – когда нет возможности спланировать режим таким образом, чтобы рабочая неделя составляла твердое количество часов, предусмотренное нормами ст. 91-92 ТК РФ:
- 24 – для молодежи до 16 лет;
- 35 – для имеющих группу инвалидности;
- 36 – для педагогов и работников вредных производств;
- 39 – для медиков
- 40 часов – стандартная продолжительность.
Рабочая неделя не может включать больше 40 часов.
При СУРВ недоработка в течение одного периода сможет быть компенсирована переработкой в другие временные промежутки, что в сумме выходит на требуемый нормой результат.
График суммированного учета рабочего времени (СУРВ)
ВАЖНО! Рекомендации по составлению графика суммированного учета рабочего времени от КонсультантПлюс доступны по ссылке
При введении на предприятии системы СУРВ обязательным документом является график работы.
К СВЕДЕНИЮ! Ст. 103 ТК РФ однозначно требует составления графика СУРВ только для режима работы, предусматривающего сменность. Для остальных рабочих режимов такое требование не является законодательно обязательным. Тем не менее, чаще всего работодатели предпочитают составлять такие графики, поскольку обеспечить соответствие рабочего времени законодательным нормам, особенно в длительном учетном периоде, иным способом практически невозможно.
График составляется на основе нормативных документов предприятия:
- колдоговора;
- трудовых индивидуальных договоров или допсоглашений к ним;
- правил внутреннего трудового распорядка;
- иных локальных актов.
ВНИМАНИЕ! График СУРВ может составляться как для всего предприятия в целом, так и для отдельных групп сотрудников или лиц, применяться на постоянной основе или вводиться временно.
Главные сложности при составлении графика
Организация графика суммированного учета – довольно кропотливая процедура. Составители сталкиваются в процессе планирования со многими сложностями, решать которые приходится, исходя из конкретных ситуаций. Рассмотрим основные сложности, стоящие на пути составителя графика СУРВ, и наметим возможные пути их преодоления.
- Установка чередования смен и выходных дней. В зависимости от продолжительности смены, за учетный год может накопиться такое количество часов работы, которое не уложится в установленную годовую норму. Такое может случиться, если, например, норма за год получается нечетной, а смена рассчитана на четное количество. Выход может быть в том, чтобы составлять график с минимальной недоработкой либо корректировать отработку дополнительными выходными днями. Для этого не стоит прописывать в нормативных документах слишком строгое сочетание периодичности рабочих смен и выходных дней, чтобы иметь возможность «маневров».
- Санкции за превышение часовых норм. Закон не разрешает переработки свыше установленных лимитов. Поэтому, если график спланирован так, что предусматривает переработку, инспекционные органы могут счесть это нарушением. Выход: при невозможности точного соблюдения нормы в графике менее «травматична» запланированная недоработка (разумеется, минимальная), чем даже небольшая переработка. Недоработку по вине работодателя придется просто оплатить по среднему уровню заработной платы, а переработка чревата штрафными санкциями.
- Ознакомление работников с графиком. Ст. 103 ТК РФ требует ознакомления работника с графиком сменности не позднее 30 дней до его введения под его письменное подтверждение согласия. Однако, тут у работодателя может возникнуть еще одна сложность. СУРВ – такой режим, при котором производственная необходимость в любой момент может заставить корректировать принятый график. Конечно, общее число часов за учетный период в любом случае должно остаться без изменений, но может потребоваться исправить соотношение выходных и рабочих смен. А ознакомление работника под роспись делает невозможным любые изменения графика меньше, чем за месяц.
Если же такие изменения будут внесены, они будут признаны отклонением от режима работы, соответственно, их отработка будет квалифицирована как сверхурочная работа либо занятость в выходной, а это уже другие нормы оплаты.
К тому же, для такой отработки опять-таки требуется согласие сотрудника и издание письменного распоряжения руководства. Выход: знакомить работника с графиком работодатель, безусловно, обязан, но закон не говорит, что согласие должно подтверждать график сразу на весь учетный период, даже если он и составляет целый год. Работодателю целесообразно составить предварительный годовой график учета СУРВ, а вводить его в работу небольшими частями, удобнее всего месячными периодами. Таким образом, работник будет знакомиться с новым графиком и подписывать его ежемесячно, и в него можно будет своевременно вносить необходимые коррективы.
Оплата и сверхурочные (переработка при суммированном учете рабочего времени)
Трудовое вознаграждение при соблюдении графика СУРВ
Способ начисления оплаты выбирает работодатель, согласовывает его с принимаемым на работу сотрудником, что закрепляется в трудовом или коллективном договоре. Возможно применение различных систем зарплаты.
Наиболее часто применяется система оплаты труда за фактически отработанное время:
- почасовые тарифные ставки: ежемесячно выплачиваемая сумма рассчитывается исходя из отработанных часов в течение каждого конкретного месяца;
- должностные оклады: ежемесячно выплачивается фиксированная сумма, если отработаны все смены в соответствии с запланированными графиком.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! При окладной системе средняя зарплата за 1 час труда будет разная в тот или иной месяц, общая сумма «набежит» только по окончании учетного периода. При почасовой тарификации стоимость часа всегда одинаковая, поскольку является фиксированной величиной, закрепленной документально.
Возможно применение сдельной оплаты труда, когда вознаграждение начисляется в зависимости от количества единиц произведенной продукции или выполненных операций.
Оплата за переработки при СУРВ
При режиме СУРВ, как и при иных рабочих режимах, иногда складывается производственная необходимость в отработке большего количества часов, чем это допускают нормы трудового права.
Сверхурочная работа – это переработка сверх нормированного количества часов, составляющих учетный период. Понятие «учетный период» здесь является ключевым, поскольку сама логика СУРВ предусматривает переработку в другие временные промежутки, компенсируемую меньшей отработкой в другие периоды. Таким образом, при годичном учетном периоде не может быть сочтена сверхурочной переработка за неделю или месяц, даже если ее не заложили при составлении графика.
СПРАВКА! Подсчет и начисление платы за сверхурочные часы производят исключительно по итогам всего учетного периода, а если сотрудник уходит, то на дату его увольнения.
Инспекционные органы относятся с пониманием к сложностям планирования СУРВ, допуская переработку, не превышающую установленных пределов: для каждого члена рабочего коллектива в течение года не может быть переработано больше 120 часов, а в продолжение 2 дней подряд – более 4 часов (ст. 99 ТК РФ).
Если составить график без заложенной в него переработки не представляется возможным, это значит, что в организации не хватает кадров, и ей следует увеличить численность персонала.
Нормы оплаты сверхурочных
Трудовое законодательство предусматривает особый регламент начисления трудового вознаграждения за сверхурочное время:
- за первые переработанные два часа полуторная оплата;
- за последующие часы – удвоенная почасовая ставка (при часовой тарификации);
- доплата в сумме еще одного соответствующего почасового тарифа (при сдельной оплате).
ПОМНИТЕ! Нельзя компенсировать переработку в одном учетном периоде недостачей рабочих часов в следующем.
За ночной труд предусмотрены дополнительные финансовые бонусы, составляющие не ниже 20% от средней тарифной почасовой ставки за каждый отработанный час ночной смены.
В праздники и выходные дни оплата за работу также предусматривает повышенный размер:
- почасовикам – двойная ставка за час;
- сдельщикам – двойная расценка;
- «сидящим» на окладе – одинарный или двойной среднедневной или среднечасовой заработок (удвоение зависит от того, имела ли место переработка наряду с выходом в нерабочий день).
Решение особо сложных вопросов оплаты работы в выходные дни при суммированном учете рабочего времени
Допускается компенсация не в финансовой форме, а в виде дополнительного времени для отдыха (это согласовывается с самим рабочим).
ВАЖНО! Если выход сотрудника в день праздника или выходного предусмотрен по графику СУРВ, то это время засчитывается как рабочее и входит в норму, которая установлена за учетный период.
Суммированный учет рабочего времени по периодам
Важный момент при планировании СУРВ – выбор оптимального учетного периода.
Нужно установить тот временной промежуток, в течение которого персонал гарантированно наберет более или менее постоянную сумму отработанных часов, соответствующих нормам. Закон оставляет этот выбор за работодателем, который последний делает, исходя из соображений целесообразности. Он может составлять:
- декаду;
- месяц;
- двухмесячный промежуток;
- квартал;
- полугодие;
- год.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Срок, превышающий годичный, законодательно не предусмотрен!
Для некоторых видов деятельности учетный период прописан в законодательстве, например, для водителей он должен быть равен месяцу. Для сотрудников вредных производств и трудящихся в опасных условиях при СУРВ нельзя превышать трехмесячный учетный период.
Если периодичность рабочих и выходных более-менее постоянная, то стоит устанавливать «четный» учетный период (2 месяца, полугодие, год), чтобы переработки одной половины перекрывали недостачи рабочих часов в другой. При сезонной работе целесообразен максимальный учетный период, тогда «сезон» легко перекроет «несезон».
Суммированный учет: рекомендации для работодателя, чтобы ничего не нарушить
Пример расчета суммированного учета рабочего времени
Приведем конкретный пример расчета СУРВ.
В организации принят суммированный учет рабочего времени. За норму принята стандартная неделя в 40 часов, учетным периодом выбран квартал.
Сначала вычисляется норма рабочего времени. Для этого 40 часов нужно разделить на 5 дней (стандартную продолжительность рабочей недели), а затем умножить на количество рабочих дней в каждом месяце. Не забываем вычесть по 1 часу за каждый предпраздничный день. Можно не производить этих вычислений, а просто посмотреть данные производственного календаря, где они уже заранее подсчитаны и приведены для разных вводных данных: для учетного периода в неделю, месяц, квартал или год при рабочей неделе различной продолжительности.
Теперь посмотрим фактически отработанные временные показатели. За 1 квартал года время, фактически отработанное в соответствии с графиком, составило:
- в январе – 158 часов;
- в феврале – 150 часов;
- в марте – 172 часа.
Итого в сумме 480 часов.
Если свериться с производственным календарем на этот год, то в 1 квартале норма рабочего времени насчитывает 482 часа. Таким образом, мы видим 2-часовую недоработку по вине работодателя, которую работникам нужно будет оплатить по среднечасовому тарифу, он вычисляется путем деления месячной заработанной суммы на количество часов, отработанных в этом месяце.
За 2 квартал отработанные часы составили:
- в апреле – 164 часа;
- в мае – 156 часов;
- в июне – 188 часов.
В сумме это 508 часов.
Производственный календарь предусматривает как раз это количество, так что график выполнен без переработок и недоработок.
В 3 квартале наблюдалась такая картина по графику:
- в июле – 166 часов;
- в августе –174 часа;
- в сентябре – 172 часа.
Сумма составляет 512 часов, тогда как производственный календарь на 3 квартал данного года предусматривает 500 часов. Получается переработка в 12 часов, которую по закону надо оформить и оплатить как сверхурочные: 2 часа по полуторному тарифу, остальные 10 часов – по двойному. Дополнительная выплата должна быть начислена в сентябре.
Правила суммированного учета рабочего времени
Подытожим требования к СУРВ: работодатель при планировании такого режима работы должен учитывать следующие важные моменты.
- СУРВ в обязательном порядке вводится в организациях, которые не могут обеспечить постоянное соблюдение рабочих часов в продолжение рабочего дня (смены) или недели.
- Количество отработанного времени при СУРВ за учетный период не должно превышать предусмотренное законодательными нормами.
- График СУРВ обязателен при организации посменного режима труда и желателен при всех остальных режимах.
- Учетный период при режиме СУРВ устанавливается произвольно, кроме тех видов деятельности, где он предусмотрен законом, и его неправомерно устанавливать длиннее 1 года.
- В графике СУРВ обязательно должны быть регламентированы следующие позиции:
- начало и завершение трудового процесса;
- длительность смены (рабочего дня) в часах;
- периодичность рабочих смен и выходных дней;
- время междусменного отдыха.
- Запрещается закладывать в график существенную переработку (это чревато админответственностью), нежелательна и недоработка. Если фактически произошло то или другое, это должно быть компенсировано работодателем в установленном законом порядке.
- Сверхурочные часы вычисляются и оплачиваются после истечения учетного периода.
- Работа в государственные праздники по графику входит в общую норму часов, хотя и дополнительно оплачивается или компенсируется, не являясь при этом сверхурочной.
- Для работника, приступившего к своим обязанностям не в начале учетного периода, общая часовая норма уменьшается.
- Отсутствие сотрудника по уважительной причине, в частности, из-за больничного или отпуска, исключает пропущенные часы из его нормы по учетному периоду.
Какими нормами трудового законодательства руководствоваться при введении и учете суммированного учета рабочего времени?
Как вести суммированный учет рабочего времени правильно?
О каких нюансах следует помнить при расчете заработной платы, оплаты сверхурочных и праздничных дней, ночных смен при применении суммированного учета?
Как оплачивать не полностью отработанный сотрудником период при суммированном учете рабочего времени?
Как составить график работы для учетного периода?
Специфика деятельности некоторых организаций такова, что норму рабочего времени за неделю соблюсти невозможно. Чаще всего сотрудники в таких компаниях работают не по пятидневке, а выходят на работу по графику. Продолжительность рабочего дня у них может быть больше 8 ч, при этом за неделю выходит то больше 40 ч рабочего времени, то меньше. В такой ситуации работодатель имеет право применить суммированный учет рабочего времени.
Правила ведения суммированного учета четко в законодательстве не прописаны. Поэтому у руководства организации, отдела кадров и бухгалтерии возникает множество вопросов по его применению: в каких нормативных документах компании отражается порядок ведения суммированного учета, для всех ли сотрудников компании нужно вводить этот учет или для тех, кто работает по графику сменности, как оплатить переработку, выходные и ночные часы. Постараемся на них ответить.
Правила применения суммированного учета рабочего времени установлены в ст. 104 трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ).
К сведению
Суммированный учет рабочего времени вводят на тех производствах или при выполнении отдельных видов работ, когда не может быть соблюдена норма ежедневной или еженедельной продолжительности рабочего времени, например, при вахтовом методе работы (ст. 300 ТК РФ), режиме гибкого рабочего времени (ст. 102 ТК РФ), работе по сменам (ст. 103 ТК РФ).
Перечисленные режимы работы не дают возможность выдержать установленный норматив недельного или дневного труда. Например, на одной неделе у работников выходят переработки, на другой, наоборот, свободное время.
При обычном учете рабочего времени переработки нужно оплачивать как сверхурочные в повышенном размере. Чтобы избежать таких ситуаций, законодательство дает возможность нанимателю использовать суммированный учет рабочего времени. Это означает, что отработанное время подсчитывается не за неделю, а за иной промежуток времени (месяц, три месяца, другие периоды). Такой промежуток называют учетным периодом.
Продолжительность рабочего времени за учетный период не должна превышать нормального числа рабочих часов. Учетный период не должен превышать год, а для учета рабочего времени работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда — три месяца, для водителей — 1 месяц.
Порядок введения суммированного учета
Согласно ст. 104 ТК РФ порядок введения суммированного учета рабочего времени устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка (далее — ПВТР).
В ПВТР регламентируется режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя.
Суммированный учет рабочего времени на предприятии может быть введен приказом (распоряжением) работодателя с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (если на предприятии есть профсоюз).
Суммированный учет рабочего времени может быть введен во всей организации либо для конкретных сотрудников. Условие суммированного учета обязательно вносится в трудовой договор.
Согласно ст. 74 ТК РФ если определенные сторонами условия трудового договора, связанные с изменением организационных или технологических условий труда, не могут быть сохранены, допускается их изменение по инициативе работодателя, за исключением изменения трудовой функции работника.
То есть если ПВТР изначально не предусматривали суммированный учет рабочего времени, при его применении должны быть внесены соответствующие изменения.
Как внести изменения в ПВТР
Согласно ч. 1 ст. 190 ТК РФ ПВТР утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников. Поэтому при внесении любых изменений в ПВТР необходимо соблюдать данный порядок.
К сведению
Если в организации нет профсоюза, то работники на общем собрании (конференции) могут поручить представление своих интересов избранному из числа работников представителю (представительному органу) (ст. 31 ТК РФ).
Перед тем как принимать решение о внесении изменений в ПВТР, работодатель должен направить проект, в котором содержатся основные положения, касающиеся изменений локального нормативного акта, с приложением обоснований представителю (представительному органу). Представитель не позднее пяти рабочих дней со дня получения проекта ПВТР направляет работодателю мотивированное мнение по проекту в письменной форме.
Если представительный орган или представитель не согласен с проектом ПВТР или поступили предложения по совершенствованию проекта, работодатель может согласиться с мнением представителя либо не согласиться.
В течение трех дней после получения мотивированного мнения работодатель проводит дополнительную встречу с представителем или представительным органом в целях достижения согласия.
Если стороны не договорятся, оформляется протокол разногласий. После этого работодатель имеет право принять локальный нормативный акт.
В свою очередь, представительный орган вправе обжаловать текст утвержденных работодателем правил в государственной инспекции труда или в суде.
Как внести изменения в трудовой договор
Если до ввода суммированного учета сотрудник находился на другом режиме, например, 5-дневная рабочая неделя с двумя выходными, то к трудовому договору оформляется дополнительное соглашение, в котором отражаются условия применения суммированного учета рабочего времени. В разделе «Режим рабочего времени» дополнительного соглашения к трудовому договору целесообразно указать следующие пункты:
1. Работнику устанавливается суммированный учет рабочего времени.
2. Порядок введения суммированного учета рабочего времени устанавливается Правилами внутреннего трудового распорядка.
3. Учетным периодом является месяц.
4. Норма рабочего времени за учетный период устанавливается исходя из 40-часовой рабочей недели с двумя выходными.
5. Дата и время выхода работника на работу, продолжительность работы, время окончания работы, выходные дни определяются в графике работы.
6. Графики работ доводятся до сведения сотрудника не позднее чем за 1 месяц до введения их в действие.
7. Перерыв для отдыха и питания (45 минут) предоставляется каждые 4 часа работы.
8. Часовая ставка для расчета заработной платы сотрудникам на окладе рассчитывается путем деления должностного оклада на среднегодовое нормативное количество часов и остается неизменной в течение текущего года.
Обратите внимание!
Уведомить работников об изменении условий трудового договора (в нашем случае — о переходе на суммированный учет рабочего времени) работодатель обязан письменно не позднее чем за 2 месяца (ч. 2 ст. 74 ТК РФ) — например, издать приказ о внесении изменений в ПВТР с приложением списков сотрудников.
Если работник отказывается от условий работы в новом режиме, т. е. в новых организационных условиях, то трудовой договор прекращается в соответствии с п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.
При переходе на суммированный учет рабочего времени работодатель обязан разработать график работ, который содержит информацию о норме рабочего времени, количестве выходных и рабочих дней, границах и длительности рабочего дня, а также сочетании рабочих периодов с промежутками отдыха.
Оформление графика работы и табеля учета рабочего времени при суммированном учете
График работ может быть введен приказом руководителя организации. Специальной процедуры, предусматривающей форму и срок ознакомление работников с графиком работ, законом не установлено. Поэтому работодатель может самостоятельно определить порядок ознакомления с графиком работ, предусмотрев при этом разумные сроки.
Напоминаем, что Трудовой кодекс РФ определяет в общем случае нормальную продолжительность труда как 40-часовую рабочую неделю (ст. 90 ТК РФ). Длительность выполнения трудовых обязанностей за учетный период должна быть не больше нормальной недельной, умноженной на количество недель в принятом учетном периоде.
При составлении графика работ учитывается протяженность учетного периода, которая не должна превышать год.
В зависимости от специфики работы компании для разных должностей могут устанавливаться рабочие графики с разной продолжительностью рабочего времени с сочетаниями периодов отдыха.
В качестве примера — режимы работы специалистов путей сообщения (железной дороги) (табл. 1).
При составлении графика работы учитывается следующее:
1. Норма рабочего времени. Количество рабочих часов по графику за учетный период не должно быть больше количества рабочих часов по производственному календарю за тот же период.
2. Одна смена не может длиться дольше 12 ч.
3. Запрещено работать на протяжении двух смен подряд.
4. Еженедельный непрерывный отдых должен быть не менее 42 ч.
5. Перерыв на отдых и питание — от получаса до двух часов.
6. Продолжительность смен в ночное время должна быть сокращена на один час без последующей отработки.
7. В предпраздничный день продолжительность смены сокращается на 1 час.
8. Учитывается ежегодный отпуск продолжительностью 28 календарных дней.
9. График работ не должен содержать условий по сверхурочным работам.
Чтобы правильно составить график работы, в первую очередь нужно определить количество человек на одно рабочее место.
Сколько сотрудников нужно на одно рабочее место, можно рассчитать следующим образом:
(Количество календарных дней в учетном периоде) × (Продолжительность рабочего дня в часах) / (Норма за учетный период по производственному календарю – Количество рабочих дней, приходящих на отпуск).
Пример 1
Режим работы торговой организации — с 10:00 до 20:00 без выходных. Нормальная продолжительность рабочего времени — не более 40 ч в неделю. Учетный период — квартал. На него приходится 480 ч (40 ч × 4 нед. × 3 мес.) рабочего времени.
Отпуск продолжительностью 28 календарных дня. На него приходится 160 рабочих часа (4 нед. × 40 ч).
Определим, сколько сотрудников нужно на одно рабочее место, чтобы не было переработки:
90 дн. × 10 ч / (480 ч – 160 ч) = 2,8 чел., т. е. на 1 рабочее место нужны 3 сотрудника.
Работодатель обязан учитывать рабочее время сотрудников персонально, отдельно фиксируя фактически отработанные часы каждого в табеле учета рабочего времени. Табель учета рабочего времени составляется в одном экземпляре уполномоченным на это сотрудником и передается в бухгалтерию. Заполненный и подписанный табель является основанием для расчетов с работниками и начисления им заработной платы за фактически отработанное время.
Порядок оплаты при применении суммированного учета
Пример 2. Исходя из часовой тарифной ставки
Продавцам установлен суммированный учет рабочего времени с учетным периодом один месяц. Тарифная ставка продавца — 200 руб./час. График работы — 2/2 (2 рабочих дня, дневная смена по 11 ч, 2 выходных).
По окончанию учетного периода — месяца — подсчитывается отработанное время. По табелю учета рабочего времени за месяц продавец отработал 176 ч при норме 168 ч, т. е. сверхурочно отработано 8 ч.
Сверхурочная работа оплачивается в соответствии с положениями ст. 152 ТК РФ: за первые два часа работы — не менее чем в полуторном размере, за последующие часы — не менее чем в двойном размере.
Рассчитаем заработную плату продавца и оплату сверхурочно отработанных часов.
Число рабочих часов по норме — 168.
Определим число рабочих дней по норме в учетном периоде (месяце):
168 ч / 11 ч за смену = 15 дн.
Находим среднюю продолжительность сверхурочной работы, приходящейся на 1 рабочий день учетного периода, через расчетный коэффициент:
8 ч / 15 дн. = 0,53 ч/дн. — не превышает 2 ч в день, что соответствует оплате часов переработки в полуторном размере.
Определим доплату за переработку:
8 ч × 200 руб./ч × 1,5 = 2400 руб.
Рассчитаем заработную плату за месяц по норме:
200 руб. × 168 ч = 33 600 руб.
Общая сумма зарплаты за учетный период составит:
33 600 руб. + 2400 руб. = 36 000 руб.
Часы переработки при суммированном учете рабочего времени подсчитываются после окончания учетного периода, установленного в организации (письмо Минздравсоцразвития России от 31.08.2009 № 22-2-3363).
Обратите внимание!
Переносить фактически отработанные часы, превышающие установленный лимит в одном учетном периоде, на другой учетный период даже при условии соблюдения этого лимита в следующем учетном периоде недопустимо с точки зрения требований действующего законодательства.
При применении суммового учета у сотрудников на должностном окладе при начислении заработной платы необходимо учитывать некоторые нюансы. В данном случае заработную плату нужно исчислять по средней часовой тарифной ставке, которую определяют следующими способами:
• первый способ: разделить оклад на среднегодовое нормативное количество часов. Тогда часовая тарифная ставка будет неизменной в течение года;
• второй способ: разделить оклад на среднее в учетном периоде нормативное количество часов. Тогда часовая тарифная ставка будет одинакова в каждом месяце учетного периода;
• третий способ: разделить оклад на нормативное количество часов в данном месяце. Тогда часовая тарифная ставка будет меняться от месяца к месяцу.
Обратите внимание!
Работодатель вправе выбрать любой из трех способов и закрепить его в учетной политике, положениях об оплате труда, правилах внутреннего трудового распорядка.
Пример 3
В учреждении установлен суммированный учет рабочего времени для всех сотрудников. Учетный период — квартал.
Должностной оклад инженера — 30 000 руб.
Нормальная продолжительность времени считается из расчета 40-часовой рабочей недели.
Рассчитаем заработную плату сотрудника за учетный период — II квартал — тремя разными способами. Результаты расчетов — в табл. 2.
Как видим, переработка апреля компенсируется не отработанными часами в других месяцах. Норматив по итогам квартала не превышен.
Рассчитаем зарплату инженера за учетный период тремя разными способами.
Первый способ.
Рассчитываем часовую тарифную ставку исходя из годового норматива. Она за весь период текущего года меняться не будет.
Норматив рабочих часов за год — 1970 ч.
Находим часовую тарифную ставку:
30 000 руб. / (1970 ч / 12 мес.) = 182,12 руб.
Рассчитываем заработную плату за учетный период:
• зарплата за апрель — 33 845,48 руб. (186 ч × 182,18 руб.);
• зарплата за май – 25140,84 руб.(138 ч × 182,18 руб.);
• зарплата за июнь — 26962,64 руб.(148 ч × 182,18 руб.).
Итого за учетный период — 85 949,36 руб.
Второй способ.
Рассчитываем часовую тарифную ставку исходя из норматива часов текущего квартала. Ставка в текущем учетном периоде не меняется.
Норматив рабочих часов во втором квартале — 472 ч. Найдем часовую тарифную ставку:
30 000 руб. / (472 ч / 3 мес.) = 190,68 руб.
Исчисляем заработную плату за учетный период:
• зарплата за апрель — 35 466,48 руб. (186 ч × 190,68 руб.);
• зарплата за май — 26 313,84 руб. (138 ч × 190,68 руб.);
• зарплата за июнь — 28 220,64 руб. (148 ч × 190,68 руб.).
Итого за учетный период — 90 000,96 руб.
Третий способ.
Рассчитываем часовую тарифную ставку исходя из норматива часов каждого месяца. Соответственно ставка будет меняться ежемесячно.
Норматив рабочих часов:
• апрель — 176 ч;
• май — 144 ч;
• июнь — 152 ч.
Находим часовую тарифную ставку за каждый месяц:
• за апрель — 170,45 руб. (30 000 руб. / 176 ч);
• за май — 208,33 руб. (30 000 руб. / 144 ч);
• за июнь — 197,37 руб. (30 000 руб. / 152 ч).
Исчисляем заработную плату за учетный период:
• зарплата за апрель — 31 703,70 руб. (186 ч × 170,45 руб.);
• зарплата за май — 28 750,00 руб. (138 ч × 208,33 руб.);
• зарплата за июнь — 29210,53 руб. (148 ч × 197,37 руб.).
Итого за учетный период — 89 665,07 руб.
Сравним величину заработной платы, рассчитанную тремя разными способами (данные сведены в табл. 3).
Итак, расчет заработной платы исходя из должностного оклада при применении второго способа, при котором часовая тарифная ставка за квартал не изменяется, — самый выгодный для сотрудников.
Оплата ночных часов при суммовом учете
Ночные часы (с 22:00 до 6:00) нужно учитывать отдельно и оплачивать в повышенном размере (ст. 154 ТК РФ). Минимальный размер надбавки за работу в ночное время — 20 % часовой тарифной ставки (должностного оклада), рассчитанного за каждый час работы в ночное время.
Количество отработанных ночных часов определяется по табелю учета рабочего времени (форма Т-12 или Т-13). Для отражения в табеле учета рабочего времени отработанных ночью часов используйте буквенный код «Н» или цифровой «02» с указанием количества часов работы в ночное время.
Пример 4
В компании установлен суммированный учет рабочего времени для всех сотрудников. Расчетный период — один месяц. Режим работы для отдельных сотрудников (охранников, диспетчеров, кладовщиков) — сутки через трое.
Табель учета рабочего времени за апрель представлен в табл. 4.
Рассчитаем за апрель заработную плату диспетчера Соколова В. Г. по данным табеля учета рабочего времени.
Из данных табеля учета рабочего времени следует, что в апреле диспетчер отработал 7 смен по 24 ч. Общее время составило 168 ч (7 смен × 24 ч), в том числе работа в ночное время — 56 ч.
Работа в пределах нормы. Доплачиваем за работу в ночное время.
Часовая тарифная ставка для данного специалиста — 300 руб. Надбавка за ночное время — 20 % часовой тарифной ставки.
Заработная плата за апрель будет равна:
168 ч × 300 руб. + (56 ч × 300 руб. × 20 %) = 53 760 руб.
К сведению
Если в учетном периоде имела место и переработка, и работа в ночное время, то подлежат оплате в повышенном размере и сверхурочная работа, и ночные часы, так как это работа выполняется в условиях, отклоняющихся от нормальных.
Оплата праздничных дней при суммовом учете
Согласно ст. 153 ТК РФ работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается не менее чем в двойном размере.
Обратите внимание!
При суммированном учете рабочего времени работа в выходной день и праздничные дни включается в месячную норму рабочего времени.
Чтобы правильно оформить оплату труда в праздничные и выходные дни, нужно определить, является ли праздничный день рабочим по графику сотрудника или в этот день он должен отдыхать. Если это для сотрудника рабочий день по графику и он этот день отработал, на что указывает отметка в табеле учета рабочего времени «Я», то доплата за этот день должна быть произведена в одинарном размере, так как особых отклонений для суммированного учета в ст. 153 ТК РФ нет.
То есть сотрудник при условии полного отработанного графика получит заработную плату, рассчитанную исходя из часовой тарифной ставки или оклада и доплату в размере одинарной ставки за праздничный день.
Если праздничный день по графику нерабочий, но в табеле он отражается как «РВ» — продолжительность работы в выходные и нерабочие дни, то доплата за этот день должна производится в двойном размере в текущем месяце.
В данном случае работник получит заработную плату, рассчитанную по окладу или часовой тарифной ставки, и доплату в размере двойной ставки за праздничный день.
Обратите внимание!
При подсчете сверхурочных часов по итогам учетного периода работа в праздничные дни, произведенная сверх нормы, не должна учитываться, поскольку она уже оплачена в двойном размере (п. 4 Разъяснения № 13/П-21 «О компенсации за работу в праздничные дни»).
Оплата не полностью отработанного учетного периода
Если работник не полностью отработал учетный период (например, болел), для него рассчитывают сокращенный норматив. Для этого отнимают от общей нормы пропущенное время.
Если этот усеченный норматив по итогам периода превышен, оплачивают сверхурочные, если, наоборот, времени отработано меньше, оплачивают работу по факту. Отрабатывать пропущенные по уважительным причинам часы/дни сотрудник не обязан.
Пример 5
В организации установлен суммированный учет рабочего времени. Учетный период — месяц.
Режим работы оператора Климова А. В. — 2–3 дня, смена дневная, длится 11 ч.
Табель учета рабочего времени за апрель для Климова представлен в табл. 5.
Из данных табеля следует, что Климов болел со 2 по 8 апреля включительно, 7 дней. Рассчитаем норму времени для него за апрель. Для этого нужно:
1.Определить, сколько рабочих дней по 40-часовой неделе приходится на период болезни со 2 по 8 апреля. Рабочих дней в этом интервале времени 5 (2, 3, 4, 5, 8).
2. Определить количество рабочих часов, которые сотрудник пропустил по болезни. Для этого пропущенные по болезни рабочие дни умножаем на количество рабочих часов в день по 40-часовой неделе:
5 дн. × 8 ч = 40 ч.
3. Определить норму рабочего времени для Климова. В апреле 21 рабочий день Норматив за апрель при 40-часовой рабочей неделе составляет:
40 ч / 5 дн. × 21 день = 168 ч.
Норма рабочего времени для Климова не может превышать 128 ч (168 ч – 40 ч). Согласно табелю учетного времени Климов отработал 121 ч. Норма не превышена. Отрабатывать пропущенные по уважительным причинам часы/дни сотрудник не обязан.
Статья опубликована в журнале «Справочник экономиста» № 9, 2019.