Как реквизиты относятся к юридически значимым

Составление документа — это важный шаг, который необходим для подтверждения действий или фактов. Правильно указанные реквизиты необходимое для того, чтобы документ стал законным, однако не все люди знают, какие реквизиты относятся к юридически значимым.

Какие реквизиты первичного документа необходимы?

После подписания документа должностным лицом можно установить подлинность документа. Юридическая сила подтверждается электронной подписью. Сертификат удостоверяет идентичность подписи.

Следует отметить, что существует несколько десятков реквизитов. В государственный стандарт включены реквизиты, которые ни в одном виде бумаг не встречаются вместе. Назначение и правила составления определяются формуляром конкретного вида документа.

Если реквизиты постоянные, то они не меняются никогда или длительное время, а переменные могут поменяться (текст или дата).

Юридически значимые реквизиты документа

Если официальная бумага может доказать определенные факты, то она имеет юридическую силу.

Юридически значимы следующие реквизиты:

1. Печать.
2. Текст.
3. Наименование организации (автор документа).
4. Вид документа.
5. Дата подписания или дата принятия.
6. Санкционирующий содержание гриф.
7. Регистрационный номер.
8. Гриф согласования.

Что такое электронный документооборот?

Политика подобного документооборота содержит стандарты и руководящие принципы, определяющие организацию создания аутентичных, полных, надежных и доступных документов и управления ими с течением времени.

В политику включены все соответствующие процессы, начиная с захвата цифрового документа и заканчивая его возможным уничтожением или долгосрочным сохранением.

Метаданные — это информация в электронной форме, связанная с файлом и не зависящая от его содержания. Основной функцией метаданных является предоставление информации о характеристиках записи, её производственной единице, а также об административной функции и порядке, к которому он принадлежит.

Метаданные могут храниться либо в самом файле, либо в отдельных репозиториях, при условии, что последние обеспечивают точную ссылку между информацией и метаданными.

Электронный файл — это набор цифровой информации. Он соответствует административному файлу, независимо от того, какой вид информации в нем содержится. 

Это компьютерная система, предназначенная для контроля, хранения и управления офисными файлами. Она управляет электронными файлами и записями на этапе административной деятельности и позволяет их модифицировать. Пользователи системы контролируют разработанные в системе процессы документооборота, а также назначение минимально необходимых обязательных и дополнительных метаданных.

Фиксация — это процесс, который помечает ввод данных в систему документооборота и присваивает им уникальный идентификатор. Во время фиксации назначаются минимальные обязательные метаданные для установления связи между файлом, его автором и контекстом, в котором был произведен документ.

Оцифровка заключается в получении электронного изображения оригинального документа на не электронном носителе в условиях, обеспечивающих его достоверное соответствие.

Временная метка — это механизм, позволяющий неопровержимым образом доказать, что набор данных существовал в определенный момент времени и с этого момента не претерпел изменений. Временная метка гарантирует подтверждение аккредитации даты и времени любой операции или сделки, совершенной с помощью электронных систем.

Юридическая сила электронного документа

Средства доказательства подлинности подобной информации являются более сложными и дорогостоящими.

В таких случаях компьютерные специалисты должны проанализировать всю информацию «под» видимой частью файла — метаданные.

Метаданные обычно используются для анализа того, был ли изменен документ и дата его создания или последнего изменения. Кроме того, всегда будет полезной любая дополнительная информация (письма, отправленные между сторонами, текстовые сообщения, звонки, события и т.д.).

Видео об особенностях электронного документооборота: 

Вопрос:

Чем определяется юридическая сила документа?

Ответ:

Юридическая сила документа – это его свойство быть подлинным доказательством тех фактов, событий и действий, которые отражены в нем. На приобретение документом юридической силы оказывают влияние различные факторы. Мы остановимся на так называемых формальных требованиях, т. е. соблюдение ответственными лицами требований предъявляемых к форме документа наличие в нем необходимых реквизитов.

Реквизиты в свою очередь подразделяются на юридически значимые и обычные. Например, отсутствие в документе почтового адреса усложнит работу секретаря организации, получившей документ по почте. Отсутствие подписи должностного лица сделает документ бессильным (теряющим юридическую значимость).

Какие же реквизиты следует признать юридически значимыми?

Во-первых, это наименование организации. Оно должно полностью соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах (уставе). Встречаются случаи, когда для придания большей значимости своему бланку (а значит и своему имиджу) используют на документах изображение государственного герба или нечто подобного рода (пример использования наименования Министерства юстиции РФ на том основании, что МРО имеет государственную регистрацию). Эти действия незаконны.

Вторым реквизитом, обеспечивающим юридическую силу документа, является дата его подписания, утверждения или того события, которое зафиксировано в документе. Так, ничтожной является доверенность, выданная без указания даты ею совершения (ст. 186 ГК РФ). Не будет признан действительным протокол учредительного собрания, если на нем не стоит дата проведения собрания.

Юридически значимым является и реквизит «регистрационный номер документа». Этот реквизит является не только гарантией того, что документ прошел все предусмотренные в организации стадии обработки, но и своеобразным подтверждением официального характера документа, его законности.

Обязательным реквизитом является подпись. Она как бы подтверждает ответственность поставившего ее лица за все изложенное в документе. Право подписи не документах имеют уполномоченные должностные лица организации. Много вопросов возникает о порядке подписания документов, отражающих деятельность комиссий. Как правило, это протоколы и акты. Протоколы заседаний комиссий подписываются председательствующим на заседании и секретарем. Этих двух подписей вполне достаточно для правомерности документа. Акт является документом, подтверждающим или отрицающим какое либо событие, действие, факт. Члены комиссии, составившие акт, несут ответственность за его содержание. Поэтому необходимо наличие подписей всех членов. Первой ставится подпись председателя комиссии.

Реквизит «печать» также является юридически значимым и применяется в целях заверения подписи должностного лица на некоторых видах документов. Оттиск печати является дополнительным свидетельством подлинности документа, его принадлежности к указанному на документе наименованию организации. Оттиск проставляется на документах, в которых отражена информация о фактах, имеющих особое юридическое значение: о создании, реорганизации или ликвидации организации; удостоверяющих права организации или отдельных лиц (доверенности); фиксирующие факты, связанные с финансовыми средствами и материальными ценностями (акты списания мат. Ценностей, платежные поручения). Такие документы обретают юридическую силу лишь с момента заверения печатью.

При подготовке и оформлении документов используют реквизиты, определения которых приведены в ГОСТ Р 7.0.8

01 — герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);

02 — эмблема;

03 — товарный знак (знак обслуживания);

04 — код формы документа;

05 — наименование организации — автора документа;

06 — наименование структурного подразделения — автора документа;

07 — наименование должности лица — автора документа;

08 — справочные данные об организации;

09 — наименование вида документа;

10 — дата документа;

11 — регистрационный номер документа;

12 — ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

13 — место составления (издания) документа;

14 — гриф ограничения доступа к документу;

15 — адресат;

16 — гриф утверждения документа;

17 — заголовок к тексту;

18 — текст документа;

19 — отметка о приложении;

20 — гриф согласования документа;

21 — виза;

22 — подпись;

23 — отметка об электронной подписи;

24 — печать;

25 — отметка об исполнителе;

26 — отметка о заверении копии;

27 — отметка о поступлении документа;

28 — резолюция;

29 — отметка о контроле;

30 — отметка о направлении документа в дело.

реквизиты документов

В процессе своего развития у человека появилась такая функция (потребность + возможность), как документирование информации, которую он получает извне из окружающего мира и создает в собственном мозге изнутри, которая выражается в действиях по фиксированию этой информации на каком-то материальном носителе. Понятие реквизит.

Определение реквизиты документа

Каждый первичный документ обладает индивидуальностью, которая выражается в содержании в нем какой-то части информации, которая позволяет его идентифицировать – т.е. отличить от других документов. Часть документа, позволяющая его идентифицировать, как раз и называется реквизитом документа.

Полноценной статьи реквизиты документов Википедия в настоящее время не имеет, но я нашел хорошее определение реквизиты документа на Академике:

(от лат. requisitum – необходимое)

1) обязательные данные, сведения, которые должен содержать акт, документ (например, контракт, вексель, чек), чтобы обладать подлинной юридической силой, служить основанием совершения операций (например, название документа, сумма, подлежащая оплате, наименование плательщика, его банк и номер счета);

2) адресные данные, телефоны, которые одна из договаривающихся сторон сообщает другой для поддержания связи; размещаются на фирменном бланке организации.

Как видим, данное описание реквизиты документа содержит понятие обязательные реквизиты документа, которые придают документу юридическую силу, так как соответствуют общепризнанным правилам и государственным законам, применимы для оформления важных документов. Для многих важных документов индивидуальный набор реквизитов и число реквизитов строго ограничено. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным.

Набор обязательных реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности получил название формуляр документа.

Закон реквизиты документа

Смысл реквизиты документа можно понять из официального определения документа, которое дает Федеральный закон от 29.12.1994 №77-ФЗ “Об обязательном экземпляре документов”

документ – материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения

Определение реквизиты документа в законе толкуются как части самого документа, необходимые для его идентификации. Термин реквизиты документа употреблен в узком смысле, но с учетом современных средств документирования и сохранения информации на материальном носителе.

Состав реквизитов документов

Создание любого документа складывается из двух взаимосвязанных процессов составления текста:

1. составление содержательной частью – анкетирование или разработка таблицы, печатание и т.п.;
2. и оформления документа с целью придания ему юридической силы.

В каждом документе, относящемся к унифицированной системе организационно-распорядительной документации, можно выделить три составные части:

• заголовочную;
• содержательную;
• оформляющую.

Заголовочная часть документа включает сведения об организации – авторе документа и первичные данные о самом документе (например, дата, регистрационный номер). Эти часть документа образуют постоянные реквизиты документа.

Содержательная часть документа является основной частью документа, раскрывающей его суть и назначение. Как правило, эти части документа индивидуальны для каждого документа, включая дату создания. Они образуют переменные реквизиты документа.

Оформляющая часть документа содержатся сведения, подтверждающие подлинность документа и достоверность, имеющейся в нем информации в соответствии с общепризнанным графическим видом документа (образцом). Оформительская часть документа включает графическую и содержит вспомогательные надписи на документах (например, номер и серию документа), облегчающие работу с ними.

Реквизит является законченным информационным элементом, т.е. содержит полную информацию по своей локальной теме, например авторство, возможность доступа для прочтения, место хранения.

Реквизиты могут быть графическими (герб, печать, эмблемa), но в основном являются текстовыми.

Текстовые реквизиты могут быть простыми, состоящими из одного – двух слов (вид документа) или цифр (дата, номер листа), или сложными, в свою очередь включать в себя несколько самостоятельных частей (грифы утверждения, согласования, ссылки, адресат и др.).

Часть информации реквизитов может быть заранее внесена в шаблон (бланк) будущих документов, она называется постоянной частью, т.е. постоянные реквизиты – это символы и индексы, наносимые на типовые заготовки документов (бланки и формы) типографским и другим способом.

ГОСТ реквизиты документов

Для удостоверения юридической силы в разных документах состав реквизитов документов должен быть достаточным и необходимым. К числу наиболее юридически значимых реквизитов относятся: наименование организации, код организации, наименование и код формы документа, дата и регистрационный номер документа, подпись, печать, грифы согласования и утверждения.

Документ

В делопроизводстве каждой государственной или коммерческой организации важной информационно-технологической составляющей частью является правильный документооборот. Основное понятие документов, их назначение и виды, а также некоторые образцы документов – все это Вы найдете в нашей статье.

В ГОСТе ИСО 15489-1-2007 понятие документа определено, как информация с реквизитами, зафиксированная на материальном носителе.

Наличие реквизитов дает возможность идентифицировать информацию, которая была создана и сохранена юридическим или физическим лицом на носителе с целью подтверждения деловой деятельности либо правовых обязательств.

В свою очередь, носитель информации представляет собой некий материальный объект, использующийся для сохранения языковой, изобразительной или звуковой информации. В качестве носителя может использоваться бумага, флэш-накопители, диски и другие современные технические средства.

Документ является обязательным элементом во внутренней организации работы любого предприятия, независимо от его правовой формы и вида деятельности. Как носитель информации, документ может служить основанием для принятия управленческих решений, материалом для проведения справочных работ, доказательством исполнения решений и другое. 

Отметим, что в управленческой деятельности документ является одновременно предметом и результатом труда, поскольку принятое решение записывается и закрепляется одним документом.

Автором документа может являться как физическое, так и юридическое лицо, создавшее информацию. Каждый документ может иметь юридическую силу, то есть способность, предоставленную действующим законодательством, порядком оформления и компетенцией органа, его выдавшего.

Юридическая сила документа обеспечивается определенными реквизитами, перечень которых установлен для каждого отдельного вида документов, и заключением.

Состав реквизитов, а также, последовательность, зоны и схемы их размещения на документе установлены государственным стандартом.

Основные функции документов

Все официальные документы могут исполнять сразу несколько функций, удовлетворяя определенные потребности граждан. Вместе с тем, функции документов подразделяются на: 

1. Общие – информационная (создаются с целью сохранить информацию), социальные (создаются с целью удовлетворения социальных потребностей), коммуникативная (используются как средства связи между отдельными структурами, относящимися к одному объекту, в т.ч. фирме, предприятию, общественному учреждению и т.д. ) и культурная (создается в целях сохранения и передачи культурных традиций общества).
2. Специфические – управленческая (документ создается как инструмент управления и включает в себя плановые, отчетные, организационные и другие виды документов), правовая (когда документ является средством изменения и закрепления правоотношений внутри общества, и, кроме того, выступает в качестве доказательной базы в судах), историческая (создается с целью сохранения в архиве исторических сведений, касающихся развития общества).

Виды и классификация документов

Вся документация классифицируется по определенным функциям, назначению и содержанию, а также степени доступности информации. Институтом документооборота определен ряд факторов, разделяющий документы на отдельные типы и виды. Документы, создающиеся в целях обслуживания сферы управления, классифицируются по следующим видам оснований: 

• По-происхождению:
  • личного происхождения – документ, не относящийся к служебной деятельности (личная переписка, личные воспоминания и т.д.); создается в частной жизни человека;
  • официальные– документы, которые создаются физическим или юридическим лицом, с соблюдением установленного порядка к оформлению и удостоверению; к официальным документам относятся документы, удостоверяющие личность, подтверждающие образование, специальность, трудовой стаж и другое;
  • служебные – официальные управленческие документы, которые являются непосредственной составляющей частью текущей деятельности предприятия.
• По способу документирования:
  • письменные документы, несущие информацию, зафиксированные любым видом письма;
  • текстовые документы, несущие в себе речевую информацию;
  • рукописные документы, содержащие информацию, написанную от руки;
  • машинописные документы, содержащие информацию, нанесенную с применением технических средств;
  • электронные документы, которые создаются и читаются посредством компьютера;
  • фотодокументы, созданные методом фотографирования;
  • документальная видеограмма представляет собой воспроизведение документа на экране электронно-лучевой трубки.
• По отношению к аппарату управления:
  • внутренние руководящие документы, создаваемые и используемые для организации внутреннего документооборота организации;
  • входящая документация – документы, поступившие в организацию;
  • исходящая документация – документы, отправленные из организации.
• По количеству затронутых вопросов:
  • простые документы, в содержании которых рассматривается один вопрос (письмо, заявление и т.д.);
  • сложные документы, в которых рассматривается одновременно несколько вопросов с привлечением нескольких должностных лиц и структурных подразделений (приказы, решения, протоколы собраний, инструкции и другое).
• По ограничению доступа:
  • секретные документы, работа с которыми предполагает наличие специального разрешения; данный вид документов снабжается грифом секретности с особой пометкой;
  • для служебного пользования – документы, предназначенные для использования сотрудниками определенной организации; документы имеют пометку и гриф «для служебного пользования».
• По способу изложения текста:
  • индивидуальные документы, содержащие информацию в виде связанного литературного текста; такой вид документов может быть посвящен одному или нескольким вопросам, касающимся определенной задачи управления;
  • трафаретные документы, в содержании которых используются стандартные фразы и пропуски для заполнения меняющейся информацией (анкеты, справки); как правило, такой вид документов печатается на бланках, в которых содержится постоянная информация и переменная, которая вписывается от руки;
  • типовые документы, содержащие информацию для документирования однотипных ситуаций (инструкции, договоры, письма); типовой текст, содержащийся в данном виде документа, является основой для создания в последующем аналогичных текстов.
• По степени подлинности:
  • подлинник (оригинал) официального документа – первый экземпляр, обладающий юридической силой; подлинный экземпляр имеет собственноручную подпись должностного лица, оттиск печати, гриф утверждения, и кроме того, данный документ должен содержать сведения, которые подтверждают его достоверность (дата и место создания, данные автора);
  • копия документа – экземпляр, содержащий информацию подлинника, но не имеющий юридической силы; для придания копии документа юр.силы необходимо проставление необходимых реквизитов и нотариального удостоверения;
  • дубликаты – повторный экземпляр оригинального экземпляра документа (подлинника), обладающий юридической силой; сопровождается отметкой «дубликат».
• По срокам хранения:
  • документы долговременного хранения (хранятся свыше 10 лет);
  • документы временного хранения (хранятся менее 10 лет);
  • документы постоянного хранения.

Сроки хранения каждого отдельного вида документов определены требованиями Федеральной архивной службы и закреплены в перечнях документов, содержащих информацию по срокам их хранения.

• По способу передачи документы делятся на: письма; телеграммы и телефонограммы; электронные сообщения; факсограммы.
• По срокам исполнения документы делятся на: срочные, второстепенные, итоговые и периодичные.
• По функциональному признаку документы подразделяются на: требующие ответа (запросы, предложения, рекламация) и не требующие ответа (сопроводительные письма, подтверждения, напоминания, предупреждения).
• По фактору доступности документы бывают: открытого пользования, ограниченного доступа и носящие конфиденциальный характер.

Реквизиты документа

                                  ПЛАН

1. Введение.
2. Классификация документов.
3. Реквизиты и оформление документов .

           4. Электронный документ: понятие, реквизиты, преимущества и недостатки.

 6.Заключение

Введение.

Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, специфических для каждого типа документов. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам. Юридическая сила — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.

Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов – обязательных элементов оформления документа.

Управление предприятием любой формы собственности неизбежно требует создания многих видов документов. Это проекты, сметы, спецификации. При управлении персоналом издаются приказы, ведутся документы кадрового учёта, составляются протоколы, акты. Огромный массив документов составляют документы по учёту труда и заработной плате, первичные документы бухгалтерского учёта.

Деловая переписка позволяет обсуждать и решать важные вопросы и проблемы. Умение составить текст официального письма, коммерческое предложение, ответить на запрос во многом определяет эффективность работы организации в целом, определяет ее имидж и культуру.

В наше время наряду с термином «делопроизводство» в последние годы употребляется и синонимичный ему термин «документационное обеспечение управления».

Возникновение его связано с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию, ставшее возможным благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и современных информационных технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации в управлении. Таким образом, термин «документационное обеспечение управления» как бы подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства.

В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления управленческих документов, которые установлены государственными нормативными актами – стандартами. В стандартах изложены правила, устанавливающие требования , построению и оформлению деловых документов.

Выполнение правил оформления документов обеспечивает: юридическую силу документов; оперативное и качественное составление и исполнение документов; организацию быстрого поиска документов; осуществление компьютерной обработки деловых документов для сокращения затрат труда на их обработку.

1. Классификация документов.

Документ возник, прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу – доказательство, свидетельство. Документ ( documentum (лат.

) – свидетельство) – это материальный носитель данных с записанной на нём информацией, предназначенный для её передачи во времени и пространстве.

Документы обеспечивают закрепление, сбор и обработку информации, передачу и использование информации, а также её хранение.

Управленческий (деловой) документ предназначен для однократного использования. Его цель — принятие или исполнение непосредственных управленческих решений. Он содержит первоначальные исходные фактические сведения, показатели, параметры и т. п.

и является средством и результатом управленческой деятельности, поскольку управление обществом, отраслью народного хозяйства или предприятием (организацией, учреждением) представляет собой с точки зрения технологии процесс получения, обработки и передачи информации.

К деловым документам относятся:

 * информационные;

 * документы коллегиальных органов (служебные письма, телеграммы, телефонограммы, справки, докладные, пояснительные и служебные записки);

* распорядительные (постановления, решения, приказы, распоряжения);

* организационные (положения, уставы, инструкции);

* документы по личному составу (заявления о приеме на работу, характеристики, приказы по личному составу, приказы по отпускам и командировкам)

*документы по хозяйственно-договорной деятельности (договор поставки, подряда, о материальной ответственности, хозяйственные договоры в посреднической деятельности, комплект договоров по созданию новых форм хозяйствования, комплект договоров о взаимоотношениях предприятия и банка);

*документы по хозяйственно-претензионной деятельности (протоколы разногласий к договорам, коммерческие акты, претензионные письма, исковые заявления);

* учетно-финансовые (оформление открытия счета в банке, заявление-обязательство, отказы от акцепта, акты, трудовые соглашения, поручения);

* документы по внешнеэкономической деятельности (по организации внешнеэкономических связей и созданию совместных предприятий).

Все документы также подразделяются на следующие группы:

 по способу документирования;

  по сфере использования;

  по наименованию;

 по содержанию;

 по характеру содержания;

 по стадиям создания

 по месту составления;

 по грифу ограничения доступа (степени гласности);

 по происхождению;

 по юридической силе;

 по форме изложения (степени унификации);

 по срокам исполнения;

 по срокам хранения;

 по степени обязательности.

Внутри каждой группы документы классифицируются по видам.

По способу документирования различают документы:

— письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах);

— электронные;

— графические;

По сфере использования различают:

— организационно-распорядительные;

— финансово-бухгалтерские;

— научно-технические;

— документы по труду;

— отчетно-статистические.

По содержанию различают простые (документы, посвященные одному вопросу) и сложные документы  (освещается несколько вопросов).

По наименованию существует множество разновидностей документов: приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности и т.д.

По характеру содержания:

— первичные (содержащие исходную информацию);

• вторичные (обобщающие исходную информацию первичных документов).

По месту составления:

— внутренние (разработанные и используемые внутри организации);

— входящие (поступившие в организацию);

— исходящие (отправляемые из организации).

По грифу ограничения доступа (степени гласности):

— открытые (несекретные документы);

— с грифом ограничения доступа.

Документы могут иметь следующие грифы (по возрастанию секретности):

а) «для служебного пользования» (информация, предназначенная только для работников данной организации);

б) «коммерческая тайна» (информация, разглашение которой может нанести ущерб ее обладателю);

в) «конфиденциально» (информация, доступ к которой ограничен законодательством РФ);

г) «секретно», «совершенно секретно», «особой важности» (информация, составляющая государственную тайну).

По происхождению различают:

— официальные или служебные (составленные юридическим или физическим лицом и оформленные в установленном порядке документы, отражающие интересы организации);

• личные (затрагивающие интересы определенного лица, именные документы, письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб).

По юридической силе:

— оригиналы или подлинники (первые или единственные экземпляры официальных документов, подписанные соответствующим должностным лицом и имеющие юридическую силу);

Оригиналы документов по своему внешнему виду могут быть беловиками и черновиками. Черновик – это рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом. Беловик – это рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.

Для служебных документов оригиналом является беловик, подписанный должностными лицами, с приложением, в ряде случаев, печати.

Документ в окончательной редакции, соответствующим образом оформленный и подписанный, называется подлинником официального документа. Это может быть первый или единичный экземпляр оригинального документа.

— копия (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинников и все его внешние признаки, не имеющие юридической силы);

— отпуск (копия, изготовленная под копирку при оформлении подлинника и остающаяся в делах предприятия, как правило, подписью не заверяется);

— заверенные копии (копии с необходимыми реквизитами, придающими им юридическую силу);

— выписки (части документа с указанием, из какого документа сделана выписка, заверенные должностным лицом и имеющие печать);

— дубликаты (повторные экземпляры подлинника документа, имеющие такую же юридическую силу, как и подлинник) – выдаются при утере или уничтожении подлинника.

По юридической силе документы подразделяют также на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По форме изложения (степени унификации):

— индивидуальные (разовый документ, содержание которого излагается в свободной форме). Разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования;

— трафаретные (когда структура и часть содержания документа заранее подготовлены, а другая часть заполняется при его составлении). Такие документы перспективны, т.к. экономят время на подготовку;

— типовые документы, создаваемые вышестоящими органами для организаций с однородными функциями и носят обязательный характер (т.е. документы, описывающие стандартные процессы явления – например, типовой технологический процесс);

— примерные документы носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии;

— унифицированные (входящие в какую-либо унифицированную систему документации) в виде анкеты и таблицы.

По срокам исполнения различают:

— срочные (с указанным сроком исполнения документа установленными законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом “срочно”);

По срокам хранения различают документы:

— временного хранения (до 10 лет);

— долговременного хранения (свыше 10 лет);

По степени обязательности:

— информационные (содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций);

• директивные (обязательные для исполнения документы, юридические или технические нормы).

Таким образом, важнейшим признаком для классификации документов является его содержание.

Служебные документы могут подразделяться: по административным вопросам; материально-техническому снабжению; планированию; оперативной деятельности; бухгалтерскому учету; подготовке и расстановке кадров; финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам и т.д.

Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств (отличительных качеств). Принято выделять несколько основных свойств документа, которые характеризуются соответствующими признаками: юридическая сила, оригинальность, подлинность.

2. Реквизиты и оформление документов.

Реквизит (requisitum (лат.) — требуемое, необходимое) — совокупность обязательных данных, без которых документ не может быть основанием для учета и не имеет юридической силы.

Это обязательные данные, установленные законом или положениями для деловых документов. Отсутствие хотя бы одного из реквизитов лишает его держателя возможности использовать документ по назначению.

Именно с помощью реквизитов документам придается стандартное оформление.

Состав и правила оформления реквизитов определяется ГОСТом Р6.30-2003. Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 – идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 – место составления или издания документа;

Понятие, состав реквизитов документов (стр. 1 из 3)

Понятие, состав реквизитов документов

В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее определение поня-тия «документ»:

Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать Федеральный закон “Об информации, информатизации и защите информации” от 20.02.95 № 24-ФЗ.

Это же определение дано и в государственном стандарте на тер-мины и определения «Делопроизводство и архивное дело». Для более полной характеристики понятия «документ» следует рас-крыть и понятие «реквизит».

Каждый документ состоит из ряда составляющих его элемен-тов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ закрепляет следую-щее определение:

Реквизит документа — обязательный элемент оформления официального документа. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Издательство стандартов, 1998.

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями и форме данного до-кумента. Для многих документов число реквизитов строго ограничено.

Для ряда документов число и состав реквизитов уста-новлены законодательными и нормативными актами.

Но в лю-бом случае, как следует из определения, информация, зафикси-рованная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Толь-ко тогда она становится документом.

Таким образом, юридическая сила документа обес-печивается комплексом реквизитов — обязательных элемен-тов оформления документа. К ним относятся: наименование автора документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Издательство стандартов, 2003. – С. 3.:

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 – место составления или издания документа;

15 – адресат;

16 – гриф утверждения документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о контроле;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложения;

22 – подпись;

23 – гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 – оттиск печати;

26 – отметка о заверении копии;

27 – отметка об исполнителе;

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 – отметка о поступлении документа в организацию;

30 – идентификатор электронной копии документа.

Каждый конкретный вид документа содержит свой набор реквизитов (обязательных элементов).

Вопрос№2

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Допускается центрировать каждую строку реквизита “Адресат” по отношению к самой длинной строке. Например:

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово “Копия” перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

скачать за 25 руб.

после оплаты нажмите на кнопку “Вернуться на сайт” – документ будет скачан автоматически