Как рассчитать среднюю стоимость часа работы

Повременная система

При повременной системе зарплата работника прямо связана с объемом отработанного времени. Работодатель устанавливает стоимость единицы времени: это может быть месяц, смена или рабочий час. При помесячной оплате устанавливается оклад, при посменной или почасовой — тарифная ставка.

Оклад. При 40-часовой рабочей неделе и стандартном графике основной вид начислений — это оклад, часто к нему добавляется премия. Тогда заранее можно понимать сумму, которую сотрудник получит за месяц, отработанный полностью. Если в рабочем месяце были пропуски, то месячная зарплата зависит от отработанного времени.

Чтобы рассчитать зарплату за день в этом случае, нужно базовую сумму оклада за весь месяц разделить на число рабочих дней в этом месяце. Есть нюанс: сумма оклада одна для каждого месяца, а число рабочих дней в разных месяцах разное, согласно производственному календарю. Поэтому сумма дневного заработка в разных месяцах может отличаться.

Пример расчета зарплаты за день при повременной системе. Работник с окладом 40 000 рублей берет день отпуска за свой счет. Если он оформляет такой отпуск в мае 2021 года, то при норме рабочего времени 19 рабочих дней дневной заработок равен:

40 000 / 19 = 2 105,26 рублей

А его зарплата с учетом отпуска составит:

40 000 / 19 * 18 = 37 894,75 рублей

Если он оформляет такой отпуск в июле с 22 рабочими днями, то дневной заработок будет равен:

40 000 / 22 = 1 818,18 рублей

А зарплата с учетом отпуска составит:

40 000 / 22 * 21 = 38 181,81 рубль.

Как видим, стоимость рабочего дня выше в мае, а в июле брать отпуск за свой счет выгоднее.

Тарифная ставка. Если сотрудник работает посменно, то его заработок можно рассчитывать, исходя из оклада, но у бухгалтера и самого работника могут возникнуть вопросы: например, когда в одном месяце отработанных смен было больше, чем в другом. Поэтому в такой ситуации лучше использовать для расчетов тарифную ставку, которая устанавливает плату за смену или час. Тогда и зарплату за день рассчитать проще.

Пример расчета зарплаты за смену по тарифу. Кофейня работает с 10 до 20 часов, график работы бариста — 2 дня через 2, рабочая смена длится 10 часов. Один бариста в июне отрабатывает 16 смен, другой — 14. Если тариф установлен за смену, то легко рассчитать заработок. Например, смена стоит 1 500 рублей. Тогда:

• первый сотрудник получит 2 000 * 16 смен = 32 000 рублей;
• второй сотрудник получит 2 000 * 14 смен = 28 000 рублей.

Если сотрудник решит взять дневной отпуск за свой счет, его стоимость будет равна тарифу за смену и не вызовет вопросов.

Если те же самые бариста получают зарплату исходя из оклада, ситуация будет другой. Допустим, их зарплата 30 000 рублей. Нужно определиться с нормой рабочего времени в месяц. Для расчета суммы зарплаты фактически отработанное время можно взять из графика бариста, а вот где указана норма — неясно. Закон не оговаривает этот момент отдельно, но есть разные варианты определения нормы рабочего времени: по графику сотрудников, по календарю для 40-часовой недели и по средней годовой норме. Рассмотрим каждый случай отдельно.

1. Пример расчета зарплаты за смену по окладу, норма определяется графиком. У каждого сотрудника будет своя норма, ведь и число смен у них разное. Но если оба бариста отработали все смены, то зарплата у них все равно будет одинаковой, потому что отработаны все смены по графику:

• 30 000 / 16 × 16 = 30 000;
• 30 000 / 14 × 14 = 30 000.

Это может вызвать вопросы у работников, ведь они были заняты неравномерно, но получили одинаковую зарплату. Вопросов становится больше, если работник берет пару дней отпуска за свой счет. Тогда зарплату рассчитают исходя из отработанного времени, и при одинаковой загрузке бариста получают разную зарплату:

• 30 000 / 16 ×14 = 26 250 рублей;
• 30 000 / 14 × 14 = 30 000 рублей.

Зарплата за день тоже будет разной:

• 30 000 / 16 = 1 875 рублей;
• 30 000 / 14 = 2 142,85 рублей.

2. Пример расчета зарплаты за смену по окладу, норма определяется по производственному календарю за месяц. Если норму берут из календаря, появляется другая сложность: в разных месяцах установлены разные нормы, и у работников будут вопросы, почему суммы зарплат отличаются. Скажем, в июле норма рабочего времени для 40-часовой недели — 176 часов. Оба баристы работали меньше нормы и при окладе 30 000 рублей получат:

• 30 000 / 176 × 160 = 27 272,73 рубля;
• 30 000 / 176 × 140 = 23 863,64 рубля.

А в феврале 2021 норма по календарю составляет 151 час. В этом месяце сотрудники работают либо по 14 смен, но зарплата все равно будет отличаться от июльской при той же нагрузке:

30 000 рублей / 151 час × 140 часов = 27 814,56 рублей.

Все это может вызывать вопросы у работников. Зарплата за день тоже будет отличаться в разных месяцах. Например, в июле она составит 1 704,54 рубля, а в феврале 1 986,75 рублей. 

3. Пример расчета зарплаты за смену по окладу, норма определяется по производственному календарю в среднем за год. Чтобы рассчитывать зарплату таким способом, оклад работника умножают на 12 месяцев, затем делят на число рабочих часов в году по производственному календарю. В 2021 году это:

30 000 рублей * 12 месяцев / 1 972 часа = 182,56 рубля.

Так мы определяем стоимость часа, а зарплату за день можно узнать, умножив этот показатель на число рабочих часов в смене. В случае с нашими бариста это 1 825, 6 рублей. Но тогда в трудовом договоре работника на сменном графике лучше зафиксировать норму за час или за смену. Так работнику будет проще понимать, из чего складывается его заработок.

Сдельная система оплаты

При сдельной системе заработок не связан с потраченным временем работника, а зависит от результатов работы, которые можно измерить: например, число сшитых комбинезонов, упакованных наборов продукции и т.д. Чтобы определить зарплату за день в этом случае, можно ориентироваться на дневную норму выработки. Скажем, за смену швея изготовляет два комбинезона, упаковщик сдает 100 коробок с продукцией.

Несмотря на это учет рабочего времени таких сотрудников все равно ведется, табель заполняется, а если они работают в ночную смену, труд оплачивается по повышенному тарифу.

На практике такую систему часто применяют для работы с фрилансерами, совместителями или удаленными сотрудниками со свободным графиком. Тогда возникают вопросы уже у бухгалтера — о том, как оформить такого сотрудника. С одной стороны, компания должна вести учет рабочего времени, а работник не должен трудиться больше 40 часов в течение недели. С другой стороны, компания не сможет это отследить. Возможное решение — издать приказ, согласно которому сотрудник сам заполняет табель, а в трудовом договоре упомянуть, что график и рабочие часы он определяет самостоятельно, но не должен трудиться больше нормы по производственному календарю.

Пример сдельной оплаты за выработку. За смену сотрудница швейного цеха шьет 6 пар рукавиц — это дневная норма. Ставка за дневную норму — 1 800 рублей, за одну пару рукавиц — 300 рублей. За месяц швея сдала 140 пар рукавиц. Месячный заработок швеи:

300 рублей * 140 изделий = 42 000 рублей.

Сдельная оплата по норме времени. Норма времени на изготовление пары рукавиц у швеи — 70 минут. Часовая ставка — 257,14 рублей. За месяц швея изготовила 140 изделий. Оплата работы составит:

257,14 рублей * 70 минут / 60 минут = 300 рублей за изделие;
300 рублей * 140 изделий = 42 000 рублей.

Бонусная система оплаты труда

Эту систему оплаты часто применяют к сотрудникам, которые своим трудом могут заметно увеличить выручку компании: к продавцам, маркетологам. В этом случае обычно есть небольшая базовая часть зарплаты, которая не зависит от результатов труда, и есть бонусная часть, которая напрямую зависит от выручки компании или суммы, которую принес компании менеджер. Тогда каждая организация самостоятельно прописывает порядок расчета этой бонусной части заработка. 

От того, насколько понятен расчет сотруднику, во многом зависит его мотивация к работе, так что лучше делать эту формулу понятной и прозрачной. Правда зарплату за день в этом случае рассчитать непросто, и для бухгалтерии придется прописать ясный алгоритм для такого расчета, например, на случай, если сотрудник возьмет день отпуска за свой счет.

На практике компании сочетают многие системы оплаты труда и создают свои системы оплаты. Такие разработки нужно закреплять в локальных нормативных актах и обязательно знакомить с ними сотрудников, чтобы они понимали порядок расчета.

В веб-сервисе Контур.Бухгалтерия можно вести кадровый учет и начислять зарплату, отправлять отчеты по сотрудникам. Вы можете назначить оклад или тарифную ставку, выбрать график, и сервис сам рассчитает зарплату работника. А еще в системе есть учет, расчет и уплата налогов, отчетность через интернет, управленческие отчеты и другие возможности. Сервис можно бесплатно тестировать 14 дней.

Что мешает бухгалтерам зарабатывать больше

Первая и главная причина в том, что многие бухгалтеры понятия не имеют, какова реальная себестоимость их услуг. А не зная этого, они соглашаются на условия, которые предлагает им клиент: «5000? Ну ок, тоже деньги». Выходит, что клиент сам диктует вам условия работы.

Ещё одна причина: бухгалтеры теряют ресурсы, работая с токсичными клиентами. Клиенты в последний момент  присылают первичку, изводят вопросами и звонками, считают, что в любое время дня и ночи вы должны всё  бросить и решать их проблемы. Одним словом, отнимают время и нервы, а денег не приносят.

В итоге бухгалтер работает много, а денег нет — ни на развитие бизнеса, ни на себя. Если это продолжается долго, наступает профессиональное выгорание. Так было и со мной: не хотелось вставать по утрам и идти на работу, а когда звонили клиенты, внутри всё обрывалось. 

Но если просто взять и поднять цены, ситуация радикально не изменится. Это будет цена, взятая с потолка, у вас не будет внутренней уверенности, что ваша работа стоит именно столько, а значит, вы не сможете обосновать эту цену клиентам. Да и развитию вашего дела это не поможет: непонятно, что входит в эту стоимость, что вы себе можете позволить при новых ценах, а что нет. 

Поэтому начинать нужно с расчёта себестоимости своих услуг. Это позволит вам составить адекватный прайс и пересмотреть отношения с клиентами. Расскажу о методике,  которую я даю в Школе бухгалтерского бизнеса.

Рассчитать себестоимость своих услуг

Этап 1. Сводим все расходы в единый финплан

Финансовый план — это часть бизнес-плана. Он позволяет увидеть, как будет развиваться ваша фирма, поставить дедлайны, определить, на каком этапе какие ресурсы будут нужны: когда настанет момент подключать маркетинг, а когда придётся нанимать новых сотрудников. Видя план по выручке и затратам, вы всё это можете легко просчитать.

Расписать нужно все ваши расходы помесячно на ближайший год. Можно, конечно, распланировать всё и на два, и на три года вперёд, но это сложно. Начните с 12 месяцев.

Насколько полезен будет этот расчёт, зависит от того, сможете ли вы просчитать все статьи затрат максимально детально. Перечислю статьи, расходы по которым часто занижают.

Зарплата сотрудников. Если планируете развивать бизнес и наращивать обороты, обдумайте, сможете ли вы распределить новые задачи по нынешним сотрудникам  или придётся расширять команду. Если не заложите эти расходы в себестоимость сейчас, потом эти деньги просто неоткуда будет взять.

Ваша зарплата. Если вы совмещаете несколько ролей, отразите это в финплане. Если эту работу выполняете вы, это не значит, что клиенту она должна доставаться бесплатно. Но чтобы  себестоимость не взлетела до небес, закладывайте по каждой должности не целую ставку, а долю, чтобы в итоге получалась единица, например: 0,4 — руководитель, 0,4 — главбух, 0,2 — менеджер по продажам. Если потом захотите передать эти задачи подрядчику или наёмному сотруднику, у вас будет под это ресурс. 

Маркетинг. Закладывайте эти расходы, даже если пока не занимаетесь продвижением. Сайт, соцсети, реклама — всё это требует постоянных вложений.

Капитальные затраты. Даже если вы их уже понесли, вы записываете их в план, распределяя пропорционально на весь период полезного использования.  

Орграсходы. Статей здесь может быть множество, постарайтесь отразить всё по максимуму: аренду офиса, уборку, коммунальные услуги, доставку питьевой  воды, бумагу и тонер для принтера.

По сути, это план движения денежных средств. Вы планируете расходы, чтобы не только не сталкиваться с кассовыми разрывами, но и иметь возможность развивать своё дело.

Этап. 2. Рассчитываем плановую прибыль

Итак, вы распределили расходы по месяцам исходя их срока полезного использования. Теперь важно понять, получите ли вы нужную прибыль с учётом этих расходов. Посмотрите  на ваш финансовый план в точке А — где вы находитесь сейчас. Оцените рентабельность вашего бизнеса сегодня:

Рентабельность = прибыль / себестоимость * 100 %

Теперь посмотрите на точку Б — к чему вы хотите прийти в течение года. Соотнесите прибыль и расходы и снова посмотрите на рентабельность. Устраивают ли вас эти показатели? Если нет, возвращаемся на первый этап и «докручиваем» план.

Например, чтобы выйти на нужный уровень рентабельности, нам нужно увеличить клиентскую базу. Для этого придётся вложиться в рекламу и нанять в штат ещё одного бухгалтера. Чтобы  расходы не превысили доходы, смотрим, что можем оптимизировать. Например, подыскиваем бесплатный аналог зума для созвонов с клиентами или отказываемся от своего сайта в пользу аккаунта в соцсетях: расходы на продвижение останутся, но не придётся платить за разработку и хостинг. Меняем план и снова смотрим результаты.

С цифрами в руках вы смотрите на свою бухгалтерскую фирму как собственник бизнеса, у вас появляется почва для управленческих решений.

Этап 3. Рассчитываем себестоимость

Итак, вы спланировали свои финансовые показатели с учётом желаемого роста рентабельности — теперь их можно закладывать в себестоимость. Расскажу, какие показатели вам нужно рассчитать, чтобы перейти от общих данных по вашему бизнесу к тарификации.

Стоимость часа — это главная единица измерения в услугах. Вычислив её, вы сможете посчитать и всё остальное. 

Стоимость часа = средняя сумма расходов за месяц / количество рабочих часов в месяце  

С помощью этого показателя вы можете обсчитывать не только ведение бухгалтерии, но и любые другие услуги, которые оказываете или захотите оказывать, будь то консультации, восстановление учёта, юридическое сопровождение или управленческий учёт. Себестоимость часа будет одна, а трудоёмкость услуг разная, а значит, и цена будет разной. На своё усмотрение вы можете продавать дороже услуги с высоким спросом. Главное — чтобы цена не была ниже себестоимости.

Трудоёмкость каждого типа клиентов. Посчитайте её для разных категорий клиентов, с которыми работаете. Это могут быть стартапы, микро-, средний и крупный бизнес или любые другие удобные для вас классификации.

Трудоёмкость клиента = количество часов на клиента в месяц * стоимость часа

Если вы работаете с клиентом не первый год, то легко скажете, сколько времени на него уходит. Если нет — попробуйте засечь это время или вывести его расчётным путём. 

Может оказаться, что сегодняшняя ситуация вас не устраивает и вы бы хотели тратить на клиента меньше времени. Тогда закладывайте не текущий, а плановый показатель.

Стоимость часа специалиста. Час бухгалтера по первичке, главбуха и юриста будет стоить по-разному. Вычислив стоимость каждого, вы потом с лёгкостью будете оценивать проекты, в которых участвует несколько человек.

Стоимость первичного документа (ПД) — ещё один базовый показатель, на основе которого можно формировать тарифную линейку. Засеките, сколько времени в среднем тратите на один первичный документ с момента, как взяли его в руки, и до момента, когда вы завели его в учётную систему, провели и заархивировали. Дальше — простейший расчёт:

Стоимость ПД = время на обработку ПД * стоимость часа

Например, ваш час стоит 1000 рублей. На один первичный документ у вас уходит 7 минут. Считаем стоимость ПД, не забывая перевести минуты в часы:

7 / 60 * 1000 = 117 рублей.

По аналогии можно рассчитать стоимость любой хозяйственной операции. И это будет реальная стоимость, а не взятая с потолка.

Разработать тарифную линейку

Когда начинаю рассказывать о тарифной линейке, бухгалтеры удивляются: «Какие ещё тарифы? Бухгалтерское обслуживание, да и всё». Но это не так, вариантов масса:

• пакеты услуг с абонентской платой;
• плавающая тарификация, когда клиент в зависимости от количества операций попадает в интервал с той или иной оплатой;
• комбинированный тариф;
• почасовая оплата;
• оплата за объём;
• отдельная плата за работу главбуха, зарплату и кадровый учёт и другие услуги.

Проблема большинства обслуживающих бухгалтерий в том, что они берут деньги за абонентское обслуживание, никак не ограничивая объём услуг. В результате одного клиента видят раз в месяц, другого через день — а платят они одинаково.

Ограничения можно вводить по-разному. Это может быть количество операций, первичных документов или количество сотрудников. Можно лимитировать консультации — к примеру, не больше двух часов в месяц. Главное — тарифы должны быть заточены под вашу аудиторию. Например, для клиентов с постоянным уровнем продаж удобна фиксированная оплата, для нестабильных компаний — плавающая тарификация или плата за объём. 

Ещё один вариант варьировать стоимость услуг — коэффициенты. Они могут быть повышающими и понижающими. К примеру, вы работаете в основном со средними предприятиями, но есть 2-3 ИП без сотрудников с небольшими оборотами. Можно не составлять под них отдельный тариф, а умножать стандартную оплату на понижающий коэффициент. Повышающие коэффициенты можно вводить для отраслей со специфическим документооборотом, для компаний с ВЭД, назначать разово за просрочку первички или сложные разовые задачи.

Проанализировать клиентскую базу

Теперь, когда вы рассчитали себестоимость своих услуг и сформировали новую тарифную линейку, пришло время внедрить эти изменения. Первый шаг — определить по каждому клиенту, прибыльный он или убыточный. Вы увидите, кто вас «кормит»,  а где вы теряете ресурсы. Возможно, анализ подскажет вам, с кем из клиентов отношения лучше не продолжать вообще — ни за какие деньги. Итак, алгоритм.

1. Определить доход от клиента: тариф плюс выручка от дополнительных услуг.
2. Посчитать прямые расходы на обслуживание клиента:
   • время сотрудников, потраченное на клиента, включая все плановые и внеплановые задачи, коммуникации;
   • ФОТ рабочей группы или сотрудника, закреплённого за клиентом;
   • расходы на обслуживание ПО клиента;
   • прочие расходы по клиенту.

1. Рассчитать себестоимость клиента: время на клиента * ФОТ / количество рабочих часов в месяце + прямые расходы.
2. Вычислить маржу по клиенту: доход минус себестоимость.
3. Определить маржинальность клиента: маржа / доход * 100 %. Маржинальность должна быть не менее 60 %.

Пересмотреть отношения с клиентами

Остался последний шаг — начать работать с клиентами по-новому. Не торопитесь и не торопите клиентов: дайте им время всё взвесить, решить, остаются ли они с вами, а если остаются — то выбрать  подходящий тариф.

Разработайте регламент перехода на новые тарифы. Распланируйте, когда с какими клиентами вы общаетесь. К примеру, у вас 30 клиентов. Первую десятку вы берёте в марте, вторую в апреле, третью в мае. Каждому клиенту оставляете 3 месяца на раздумья и закладываете эти даты в регламент. Прописываете, с какими клиентами достаточно будет созвона, а с кем придётся провести переговоры лично. Если волнуетесь, пропишите, что скажете клиенту в письме и лично.

Проведите переговоры с клиентами. Скорее всего, пообщаться лично придётся с убыточными клиентами, для которых стоимость ваших услуг должна будет вырасти. Если вы правильно выстроите коммуникации, убыточные клиенты вполне могут превратиться в прибыльных.

Попробуйте выстроить партнёрские отношения: «Вы владелец бизнеса, и я тоже. Вы  прекрасно понимаете, из чего складывается стоимость услуги. А мы сейчас плюс к этому меняем бизнес-процессы, нанимаем новых  сотрудников. Текущие цены для нас убыточны: они не покрывают наших расходов. Работать с вами на прежних условиях я не смогу. Но для нас важно сохранить клиентов. Мы готовы предложить вам разные варианты тарификации. Возможно, какой-то из них вам подойдёт».

Какой вариант выберет клиент, вам, по большому счёту, без разницы: все они рассчитаны исходя из себестоимости ваших услуг.  Если клиент выберет дешевый тариф — вы будете меньше с ним работать. Выберет дорогой — тоже хорошо, вы получите адекватные деньги. 

Закрепите договорённости. С каждым клиентом, который согласится на новые условия, нужно будет подписать допсоглашение к договору. Составьте шаблоны документов заранее. Это самая важная часть работы: пока вы не пропишете новые условия в договорах, платить больше вам не будут. Без этого шага расчёты не имеют смысла.

Несколько лет назад я провела эту работу в своей компании. Все адекватные клиенты остались со мной. Кто-то стал платить в два раза больше, но не ушёл, потому что знал меня и доверял мне. «Отвалилось» несколько токсичных клиентов, но это к лучшему: то, как они выносят мозг, не окупается ни при каком ценнике. Не бойтесь взять на себя ответственность и всё изменить. Это ваш бизнес, и вы ведь создавали его, чтобы зарабатывать деньги, а не просто пахать с утра до ночи, правда?

Автор — Полина Муртазина, основатель международной Школы бухгалтерского бизнеса

Подготовила редактор Мария Скобелева