Аутсорсинг персонала только начинает набирать обороты в России. Некоторые относятся к нему насторожено и считают, что лучше все делать собственными силами. Но аутсорсинг – это перспективное направление: он экономит деньги на содержание штата персонала, время на погружение в незнакомую задачу, средства на обучение кадров новому навыку.
Как и у любого явления, у аутсорсинга есть свои тонкости, плюсы и минусы. Расскажем о них подробнее.
Содержание
- Что такое «аутстаффинг» и «аутсорс»
- Законодательные основы
- Виды аутсорса
- Плюсы и минусы аутсорсинга
- Основы заключения договора на предоставление услуг персонала
Что такое «аутстаффинг» и «аутсорс»
До недавнего времени понятия «аутсорсинг» и «аутстаффинг» подменяли друг друга и стали чуть ли не синонимами. Однако их следует различать, все просто:
- Аутсорсинг персонала – это передача части функций компании сторонней организации. Сотрудники, которые решают поставленные задачи, продолжают работать в своей фирме и находятся в подчинении компании-исполнителя.
- Аутстаффинг – это когда компания-исполнитель на время передает своих сотрудников в штат компании-заказчика. Тут уже работники в подчинении у фирмы-заказчика, хоть и не связаны с ним трудовым договором.
Давайте рассмотрим на конкретном примере. Допустим, есть небольшое предприятие, которое производит свою линейку косметики: шампуни, мыло, гели для душа, скрабы. Предприятие направляет все свои силы на разработку новых формул, повышение качества, увеличение объемов производства и так далее, а проблемы логистики и маркетинга делегирует сторонней организации. Это аутсорсинг. Причем компании-производителю не обязательно знать в лицо конкретных сотрудников, которые занимаются логистикой и маркетингом.
Продолжим тему косметической продукции: есть парфюмерно-косметический салон, в котором решили устроить предновогодние распродажи. В такой период ажиотажа не хватает работников: консультантов, супервайзеров, продавцов. Салон решает обратиться за помощью к сторонней организации и берет в «аренду» недостающий персонал на определенный срок. Таким образом, нанятые работники трудятся на территории компании-заказчика, но при этом они связаны трудовым договором со своей организацией. Это аутстаффинг.
Обратите внимание, что договор аутстаффинга не может быть заключен больше, чем на 9 месяцев.
Таким образом, когда требуется выполнить разовые, временные работы, когда не хватает трудовых ресурсов – выручает аутстаффинг. Аутсорсинг же подходит для более длительных задач. Ниже мы еще вернемся к видам аутсорсинга и, рассмотрим, где его чаще всего применяют.
Законодательные основы
Только с 2016 года аутсорсинг и аутстаффинг начали регулироваться законодательно. До этого момента их свободно применял крупный и малый бизнес.
1 января 2016 года в Трудовой кодекс РФ было внесено изменение – новая глава №53.1. Внесены поправки и в другие нормативно-правовые акты. Теперь договоры аутстаффинга и понятие аренды персонала запрещены. Однако появился другой термин – «деятельность по предоставлению труда персонала». Это понятие практически легализует аутстаффинг, но с некоторыми ограничениями.
Право на осуществление деятельности по предоставлению труда персонала принадлежит аккредитованным частным агентствам занятости и некоторым другим организациям.
Руководитель частного агентства занятости «Кадровичек» решает оказывать услуги аутстаффинга – для этого нужно пройти аккредитацию. И вроде бы «Кадровичек» соответствует всем требованиям:
- уставный капитал – 1 млн рублей;
- нет задолженностей по уплате налогов;
- у руководителя есть высшее образование, двухлетний стаж на должности «руководитель отдела кадров», нет судимостей.
Но вот приходит юрист, проверяет документы и находит неприятный момент: «Кадровичек» использует упрощенную систему налогообложения. С 2016 года в Налоговом кодексе РФ четко написано, что частным агентствам занятости нельзя использовать «упрощенку», если хотят осуществлять услуги по предоставлению труда персонала.
Тогда руководитель агентства дает указание перейти на общий режим налогообложения, проходит аккредитацию и начинает оказывать запланированные услуги.
Кроме частных агентств занятости, предоставлять труд работников могут юридические лица в следующие компании:
- аффилированные организации;
- акционерные общества;
- юридическим лицам – сторонам акционерного соглашения с направляющей стороной.
С аутсорсингом дела обстоят легче. Когда руководитель маркетингового агентства решил отдать ведение бухгалтерского учета на аутсорсинг, он обратился к ст. 421 Гражданского кодекса РФ. Там ясно прописано: «юрлица свободны в заключении договора». Руководитель агентства связался с компанией-исполнителем, и они заключили договор «возмездного оказания услуг». Также они могли заключить договор подряда.
Обратите внимание, в договорах нельзя использовать следующие формулировки: «аутсорсинг персонала», «аутстаффинг», «предоставление или аренда персонала».
Возможно, у вас возникнет вопрос: почему столько ограничений? Напомним, что в России крепостное право отменили в 1861 году. С тех пор нельзя «продавать», «арендовать», «предоставлять» людей – можно только их услуги. Государство таким образом защищает права и интересы работников.
Виды аутсорса
Аутсорсинг персонала бывает следующих видов:
- Бухгалтерский. Детская школа английского языка недавно открылась и пока не может содержать штат бухгалтеров. Руководитель решил, что более выгодно будет делегировать бухучет сторонней организации.
- Рабочего персонала. В небольшой офис агентства недвижимости 2 раза в неделю приходит уборщица со швабрами, тряпками и прочими инструментами, а еще раз в месяц приходит мойщик окон. К рабочему персоналу также относятся охранники, курьеры и другие работники неквалифицированного труда.
- Технического и строительного персонала. В салоне красоты хулиганы выбили окна. Менеджер магазина обращается к строительной компании, чтобы те выделили рабочих для починки окон. К техническому персоналу относятся все виды работ по ремонту, строительству, монтажу электроустановок, наладке и т.д. Салонам красоты, да и другим видам малого и среднего бизнеса, накладно держать штат строителей – их услуги требуются крайне редко.
- Складского персонала. Директор продуктового магазина обратился в аутсорсинговую организацию за товароведами, упаковщиками и кладовщиками. На первых порах это более выгодно и легче, чем нанимать собственных рабочих.
- Временного персонала. Руководитель отдела продаж предприятия пищевой промышленности обратился в аутсорс-организацию, которая специализируется на риск-менеджменте. Руководителю нужно выяснить, какие могут возникнуть риски при реализации новой линейки продукции (ему нужна разовая услуга).
- Персонала в IT-сфере. Руководитель образовательной интернет-платформы обратился в аутсорс-компанию, чтобы ее работники помогли внедрить быстрый анализ онлайн-статистики и сделали сайт доступным даже в пиковые нагрузки. Некоторые компании полностью делегируют обслуживание своей IT-сферы.
Мы рассмотрели самые распространенные виды. Кроме них существуют кадровый, финансовый, аутсорсинг обучения кадров и другие. Возьмите любую сферу деятельности – и найдете предложения аутсорсинга.
Интересный факт. Многим известно, что компания Apple отдает на аутсорсинг в Китай производство своей продукции, но к таким услугам прибегают не только корпорации, крупные и мелкие компании, но и страны: в США и Великобритании государство делегирует даже сбор налогов.
Плюсы и минусы аутсорсинга
Плюсы:
- Экономическая выгода. Компании-заказчику не нужно содержать собственный штат работников, платить им зарплату, оформлять соцпакет, обучать персонал и прочее. Давайте следовать принципу А. Лаффера: «Каждый доллар, который мы тратим на аутсорсинг, тратится на наши товары или реинвестируется в наш рынок».
- Профессионализм. Если грамотно подойти к выбору компании-аутсорсера, то вы получите работу, выполненную опытными узкими специалистами. При этом у них в распоряжении будут все необходимые инструменты для работы. Генри Форд еще в 30-х годах прошлого столетия говорил: «Если есть что-то, что мы не умеем делать лучше и дешевле, чем конкуренты, то нет смысла делать это вообще; такую работу мы должны передать тем, кто ее выполнит с заведомо лучшим результатом».
- Компания-заказчик снижает затраты на персонал и направляет свои ресурсы на решение других важных проблем: расширение производства, улучшение качества продукции или оказываемых услуг.
- Договор. Заключение контракта сводит риски сотрудничества к нулю.
Минусы:
- Вероятность, что услугу выполнят некачественно. В результате ошибок компания может потерпеть убытки. Однако этот риск остается даже при выполнении задач штатными сотрудниками.
- Руководитель не может влиять на работу сотрудников аутсорсинга.
- Риск утечки информации. «ТрейдБанк» обратился в стороннюю организацию, чтобы программисты повысили безопасность хранения данных клиентов. В итоге недобросовестная компания-аутсорсер украла клиентскую базу и продала новому банку. Теперь он назойливо звонит клиентам «ТрейдБанк». Это привело к оттоку клиентов и удару по репутации «ТрейдБанка».
- Сложность в выборе организации. Услуги аутсорсинга предоставляет большое количество компаний, поэтому выбрать наиболее ответственных и квалифицированных иногда очень сложно.
Мы подскажем, на что обращать внимание, чтобы снизить риски:
- Отзывы, кейсы. Менеджер гостиницы хочет отдать на аутсорсинг бухучет. Для этого он изучает сайты организаций: у кого сколько успешных проектов, насколько у них хорошая репутация, кому больше доверяют люди.
- Прозрачность бизнес-процессов аутсорсинга. Менеджер гостиницы встречается с несколькими компаниями и спрашивает, как проходит работа. У одних так: заключается договор, передаются необходимые документы и информация, бухгалтеры выполняют работу, заказчик получает результат. У других то же самое, но менеджеру показали бухгалтеров, их дипломы, сертификаты, рассказали, как именно они работают, разрешили обращаться к ним в любое время и уточнять ход работы. Менеджер выбрал вторую организацию.
- Навыки управления. Менеджер также пытался выяснить, как обстоят дела внутри компании. Он уже сталкивался с тем, что компании-аутсорсеры берут на себя много работы и не успевают делать ее в срок или делают некачественно.
- Гибкость. В случае нашего менеджера это не такой важный показатель: бухучет везде строится по одному принципу. Но если вы доверяете на аутсорсинг построение маркетинговой стратегии или подбор персонала, следите, чтобы исполнители к каждому случаю подходили индивидуально, а не предлагали единый шаблон.
Мы не стали включать в список заключение договора – это само собой разумеется. Нет договора – считайте, что вам никто ничего не должен.
Интересный факт. Согласно исследованиям 2016 года, треть представителей малого и среднего бизнеса в России не считают нужным привлекать сторонних специалистов. Однако в Европе, Израиле и США до 95% представителей бизнеса пользуются услугами аутсорсинговых компаний.
Основы заключения договора на предоставление услуг персонала
На примере IT-организации рассмотрим, как заключать договор на возмездное оказание услуг.
Руководитель IT-компании желает повысить эффективность своей организации, поэтому он решил обратиться к HR-аутсорсингу. Он хочет, чтобы HR-специалист подобрал сотрудников в отдел связи и технической поддержки, рассчитал зарплаты персонала, а также занялся их мотивацией и обучением.
Встречаются руководители IT-компании и аутсорса, садятся за стол переговоров. Им нужно решить и прописать в договоре следующие моменты:
- Перечень оказываемых услуг. Тут четко прописывается, что сотрудник компании-исполнителя должен провести конкурс кандидатов в отдел связи и технической поддержки, затем отобрать соискателей, провести собеседование и выбрать конкретных работников. Сотрудник должен рассчитать зарплаты нанятого штата, а также обучить новых работников и мотивировать их: тут подробно описывается, какие мероприятия будут проведены.
- Сроки исполнения обязательств. Руководители договариваются и четко прописывают: подбор кадров должен быть завершен 11.04.2020 года; зарплаты должны быть рассчитаны не позднее 25.04.2020 года; мероприятия по обучению и мотивации сотрудников должны быть завершены до 10.08.2020 года. Также прописывается, что срок действия договора до 10.08.2020 года.
- Ответственность сторон. В договоре руководители прописывают конкретные суммы пени за дни просрочки, суммы штрафа, а также ссылаются на общие нормы закона.
- Условия расторжения договора аутсорсинга.
Таким образом, в договоре четко прописаны обязанности сторон, сроки и ответственность, поэтому руководитель IT-компании спит спокойно и не переживает о возможных проблемах аутсорсинга.
Интересный факт. Компания финансовых услуг First American одна из первых поручила подбор кадров на аутсорсинг. За 5 лет они сэкономили 12,3 млн долларов.
Рассказываем об аутсорсинге главное, что нужно знать менеджеру и руководителю. Когда аутсорсинг полезен, а когда к нему лучше не обращаться?
Аутсорсинг — популярный способ оптимизировать работу компании. С его помощью можно решить сразу три задачи:
- снизить расходы на сотрудников;
- улучшить качество работы без увеличения трат;
- избежать типичных проблем, которые возникают при найме сотрудников в штат.
В аутсорсинге выделяют несколько направлений, которые соответствуют функциям подразделений компании:
- IT-аутсорсинг — передача поддержки, модернизации IT-инфраструктуры компании, разработки программного обеспечения по техническому заданию;
- аутсорсинг бухгалтерского учёта — передача обработки первичных документов, авансовых отчётов, командировочных документов;
- аутсорсинг кадрового делопроизводства — передача ведения и учёта трудовых книжек, оформления приёмов и увольнений, массового приёма и массовых увольнений, администрирования командировок, отпусков, подготовки справок и копий документов для сотрудников;
- аутсорсинг административных функций — передача функций ресепшена, курьерской службы, колл-центра, секретаря, закупки, продажи, маркетинга;
- аутсорсинг производственных процессов — передача провайдеру одного или нескольких этапов производства;
- складской аутсорсинг — передача функций хранения, выдачи и обслуживания товара.
Этот список не исчерпывающий. Компания может передать внешнему провайдеру любые задачи или бизнес-процессы. Чаще всего передают то, что поддерживает работу компании, но не является для неё ключевым.
Чем аутсорсинг отличается от предоставления труда работников
Как мы говорили выше, аутсорсинг — передача непрофильных функций компании-подрядчику.
В этом процессе принимают участие две стороны: компания-заказчик и аутсорсинговая компания (провайдер). Заказчик передаёт провайдеру управление своими бизнес-процессами, провайдер несёт полную или частичную ответственность за результат.
Часто под аутсорсингом персонала подразумевают предоставление труда работников, но это разные понятия.
Предоставление труда работников — привлечение компанией-заказчиком работников, которые официально трудоустроены в другой компании — компании-исполнителе. Они работают в интересах, под управлением и под контролем заказчика, но зарплата и другие выплаты им приходят от компании-исполнителя — их официального работодателя, который, по сути, выполняет функцию кадрово-расчётного центра.
При такой схеме взаимодействия заключают договоры двух типов:
- гражданско-правовой договор о предоставлении труда работников — между компанией-заказчиком и компанией-исполнителем;
- трудовые договоры — между компанией-исполнителем и временными сотрудниками.
С 2016 года в России предоставлять труд работников могут только частные агентства занятости, которые получили аккредитацию Федеральной службы по труду и занятости.
Плюсы и минусы аутсорсинга
В начале мы говорили, что аутсорсинг помогает сэкономить ресурсы и время, привлечь к процессам лучшие кадры и избежать типичных проблем, связанных с наймом.
Вот ещё три преимущества этой формы рабочих отношений:
- Ответственность за процессы лежит на аутсорсинговой компании — заказчик получит результат работы, даже если часть сотрудников провайдера уйдёт на больничный или в отпуск.
- Растёт качество непрофильных процессов заказчика — у провайдера больше опыта и лучшие ресурсы: специалисты, софт, оборудование.
- Заказчик фокусируется на ключевых задачах, не отвлекается на второстепенные.
У аутсорсинга есть и минусы:
- Большой риск столкнуться с недобросовестным провайдером. Такие компании могут задерживать зарплаты своим сотрудникам — это сказывается на качестве работы. Проблема особенно актуальна, когда у аутсорсера нет конкурентов.
- Конфиденциальность заказчика под угрозой. Заказчик передаёт часть своих бизнес-процессов сторонней компании. Поэтому он всегда рискует, что конфиденциальную информацию разгласят.
- Этих рисков можно избежать, если включить в договор соответствующие пункты. О том, как выбрать надёжного аутсорсера, говорим ниже.
Какие компании пользуются аутсорсингом и для чего
Обычно к аутсорсингу обращаются, чтобы:
- сфокусироваться на основном направлении бизнеса;
- увеличить производительность бизнес-процессов;
- повысить качество сервиса;
- получить профессиональную помощь на первых этапах — это актуально, например, для стартапов или при открытии нового офиса, склада или производства.
Заказчиком может быть компания любого масштаба. В малом и среднем бизнесе аутсорсинг чаще всего используют для немасштабных бизнес-процессов. Например, наём сотрудника влечёт затраты на подбор, оформление и дальнейшее администрирование. Иногда выгоднее передать работу аутсорсерам.
Крупным производственным компаниям невыгодно отвлекаться на второстепенные функции — секретариат, службу ресепшен, техническую поддержку. Эти процессы требуют затрат не только на подбор и администрирование персонала, но и на обучение. А ещё нужно организовать замены на период отпусков и контроль. В этом случае тоже проще обратиться в аутсорсинговую компанию.
Какие функции нельзя передавать на аутсорс? Не рекомендуется передавать уникальные функции или ключевые бизнес-процессы компании. Например, если компания печёт пироги по собственным рецептам, она может нанять аутсорсеров для организации доставки и для развития клиентской базы, но передавать подрядчикам проработку рецептуры и выпекание в этом случае не стоит.
Как работает аутсорсинг
Организация аутсорсинга включает два основных этапа.
Подготовка к передаче процессов аутсорсеру. Заказчик решает, какой процесс лучше передать исполнителю, а также какой результат и в какие сроки он хочет получить.
Для этого заказчик составляет техническое задание: в нём подробно описывается передаваемый бизнес-процесс, критерии качества и допустимые отклонения. Это необходимо для того, чтобы и заказчик, и исполнитель чётко понимали, когда их сотрудничество эффективно.
Выбор аутсорсера. Это самый важный этап, от него зависит качество передаваемых бизнес-процессов.
Нужно обращать внимание на два фактора: экспертность провайдера и его опыт. От первого зависит, сможет ли подрядчик выполнить поставленную задачу максимально эффективно. Второе даёт уверенность в том, что при встрясках рынка, таких как пандемия или санкции, провайдер останется на плаву.
Дальше всё происходит по такой схеме:
- Заказчик обращается в аутсорсинговую компанию.
- Аутсорсинговая компания назначает менеджера проекта.
- Менеджер проекта контролирует работу и общается с заказчиком.
Менеджер проекта выполняет следующие функции:
- отвечает на запросы и обращения заказчика;
- работает с персоналом — формирует команду, обучает сотрудников, организовывает бесперебойную работу и необходимые замены;
- контролирует качество работы команды — следит за выполнением KPI, своевременно реагирует на проблемы и устраняет их;
- повышает эффективность бизнес-процессов;
- готовит отчёты о ходе работ для заказчика.
Помимо этого, провайдер:
- обеспечивает работника необходимыми ресурсами для выполнения работ;
- обеспечивает безопасные условия работы и охрану труда;
- ставит задачи работникам и контролирует их выполнение;
- отстраняет работников, которые нарушают статьи 76 Трудового кодекса РФ;
- расследует несчастные случаи.
Подведём итог
- Аутсорсинг — передача некоторых функций, операций или бизнес-процессов компании внешним подрядчикам. Предоставление труда работников — привлечение компанией-заказчиком работников, которые официально оформлены у другого лица.
- Обычно к аутсорсингу обращаются, чтобы компания могла сфокусироваться на основных бизнес-процессах.
- Главный этап при организации аутсорсинга — выбор надёжного провайдера. Чтобы обезопасить компанию, важно обращать внимание на экспертность аутсорсера, его опыт на рынке и отзывы других компаний о нём.
Автор статьи Марина Борзыгина, руководитель направления административного и производственного аутсорсинга в Colеman Group
Источник статьи: Skillbox Media
Как с ними справляются компании и как нанимают персонал, рассказывает Екатерина Муромцева, генеральный директор «СТС Групп».
Многие компании работают по принципу сезонности. Например, у производителей и поставщиков игристых вин пик приходится на новогодние праздники. Всего за один месяц они получают до 90% годовой прибыли.
У фермеров, наоборот, сезонность летом и осенью, когда созревает урожай. В активные месяцы предприятиям нужна дополнительная рабочая сила, чтобы не было простоев, незакрытых участков на предприятии и потерянной прибыли.
В любой отрасли свои особенности, но к пиковым нагрузкам надо готовиться всем — нанимать единовременно много новых работников. Это можно сделать силами самой организации, обратиться в кадровое агентство или воспользоваться аутсорсингом персонала.
Подбор персонала силами компании
Предприятия могут сами искать и подбирать сотрудников. Для работы с большим количеством людей создают отдел по массовому подбору персонала. Принимают в штат квалифицированных рекрутеров, которые знают специфику и могут быстро закрыть потребности организации в кадрах. При этом у компании появляются дополнительные расходы. Не только на ФОТ и организацию рабочих мест для рекрутеров, но и на оплату ресурсов по поиску персонала.
Такие сайты, как SuperJob, HeadHunter и другие, — одни из основных инструментов поиска. Они платные. И это не несколько тысяч, которые затеряются в общей сумме затрат. Работа с этими ресурсами обходится в сотни тысяч рублей.
Например, сегодня доступ к сервису HeadHunter по Москве и Московской области с возможностью получить всего лишь 990 контактов соискателей стоит около 100 тысяч рублей в месяц.
Если нужно закрыть сотни вакансий, такого количества кандидатов недостаточно. Существует конверсия из отобранных резюме в приглашенных на интервью и далее в оформленных. Соответственно, придется докупать доступ к контактам. И дополнительно оплатить продвижение вакансии, чтобы быстрее найти сотрудника.
А дальше, когда людей нашли и набрали, их нужно оформить, подготовить договоры и вести трудовые книжки, а еще оплачивать больничные, отпуска и декретные.
Заложите так же компенсацию при увольнении. Когда потребность в работниках снижается, содержать столько людей бессмысленно — приходится сокращать. И это огромные затраты для компании.
Рассмотрим такой вариант.
Работодатель не заключил с работником срочный трудовой договор. В этом случае он обязан предупредить сотрудника о сокращении за 2 месяца и платить ему зарплату, даже если для человека уже нет работы. При сокращении работнику выплачивают компенсацию — это еще 2 оклада. А если сокращенный не нашел работу в течение 2 месяцев и подтвердил это документом с биржи труда, то бывший работодатель платит еще одну заработную плату.
Получается, 5 окладов за сокращенного сотрудника! Такие высокие риски и издержки могут быть у компании.
Следующий важный момент — на сезонные работы в основном приезжает персонал из других городов, вахтовики. Для них нужно создать условия, чтобы сотрудники могли продуктивно работать, а не решать бесконечно бытовые проблемы. Работодатель должен предоставить им комфортное жилье, оборудовать квартиры или общежития. Обеспечить здоровое питание, транспорт до работы, спецодежду. И помогать в решении разных финансовых и административных вопросов, которые появляются у сотрудника.
Сотрудничество с кадровыми агентствами
Чтобы нанять линейный персонал на несколько месяцев, можно обратиться в кадровое агентство. В этом варианте много преимуществ. Специалисты агентства помогут быстро подобрать работников на сотни вакансий, для этого у них есть опыт и проверенные инструменты. Они знают стратегии, как быстрее найти и подобрать работника. Выберут, на каких платных ресурсах разместить вакансии и как их продвинуть. После первичного отбора рекрутеры связываются с соискателями, общаются и приглашают на итоговое собеседование.
В массовом подборе персонала есть свои тонкости. Например, не все приглашенные кандидаты приходят на встречу. И задача менеджеров по подбору — сделать так, чтобы сотрудники все-таки пришли на собеседование и устроились на работу.
По сути, их эффективность измеряется в качественно закрытых в срок вакансиях. Какой смысл во всех предварительных этапах, если человек не вышел на работу.
Профессиональные рекрутеры такого не допустят, и вы не останетесь без рабочих в самый ответственный момент.
Перейдем к затратам. Во сколько компании обходятся такие услуги? Кадровое агентство берет от 50 до 100% от ежемесячной зарплаты работника. Приведу простой пример: если искать комплектовщика или кассира, которые получают в среднем 45 000-50 000 рублей в месяц, то за него нужно выплатить агентству комиссию от 22 000 до 50 000 рублей. И таких вакансий может быть до нескольких сотен, сумма получается внушительная.
Вспомним еще раз SuperJob, HeadHunter, а также Авито и Rabota.ru. Принцип тот же, как и при найме своими силами, — агентство размещает вакансии на этих ресурсах, платит за их продвижение, чтобы соискатели увидели нужное объявление среди тысячи других. И, конечно, выставляет за это счет заказчику. А также включает в него услуги своих менеджеров, которые администрируют весь процесс.
Сотрудников нашли — отлично. А дальше работа с отобранными кандидатами ложится на самого клиента.
То есть несмотря на то, что компании обращаются в агентства, много задач они решают сами. Нужно обеспечить удобное чистое жилье, питание, транспорт до работы, спецодежду и решать административные вопросы. И во всем помогать сотруднику, пока он работает на предприятии.
Важно создать условия, чтобы приглашенный остался работать, то есть прошел адаптацию. Если он увольняется, организация теряет деньги, выплаченные за его поиск и подбор, и несет другие производственные убытки. Условия такие, что кадровое агентство не предоставляет замену линейного персонала, в отличие от офисного.
Услуги аутсорсинговой компании
Аутсорсинговая компания берет на себя функции кадрового управления «под ключ». Это значит, что они сами выполнят все этапы: найдут и подберут сотрудников, оформят и обучат их, выведут на предприятие и проконтролируют работу. А также подготовят для заказчика все необходимые отчеты.
Огромные силы предприятий уходят на административные задачи. Аутсорсинг и эти функции берет на себя и полностью освобождает компании от кадрового делопроизводства. Оформляет трудовые отношения с приглашенными сотрудниками, выплачивает зарплату и налоги, отчитывается в госорганах.
Если нужно, организовывает медосмотры, чтобы работники получили медкнижки и другие необходимые справки.
Мы все ценим хорошие условия. Поэтому аутсорсинг делает все возможное, чтобы сотрудник адаптировался и мог продуктивно работать. Если он будет чувствовать заботу о себе и ему будет комфортно, он останется в этот раз и захочет вернуться на объект в следующие смены.
Очень важно создать хорошие жилищные условия. Речь не только про аренду качественного жилья, но и про организацию быта. Ведь это приятно, когда заезжаешь в аккуратную, комфортную квартиру или комнату общежития. Когда сантехнические помещения в чистоте и порядке, есть необходимая техника — стиральные машинки, например. И аутсорсинговая компания занимается всеми этими вопросами.
Для сотрудников организовывают трансфер от места проживания до работы и обратно. Дорога может отнимать много сил, особенно в незнакомом городе. Поэтому эта важная часть заботы о приглашенных. И, конечно, одна из главных задач — организация здорового, вкусного и свежего питания.
Перед выходом на работу каждого сотрудника проверяют: состояние здоровья, внешний вид, общую готовность. На объекте всегда есть бригадир, который помогает влиться в работу, разобраться с задачами. Он контролирует производительность и ведет учет. Если сотрудник по какой-то причине не может выйти, аутсорсинговая компания оперативно предоставляет замену.
Деятельность каждого сотрудника фиксируется, и клиент получает отчет о фактически отработанных сменах или выполненном объеме работ. Поэтому он оплачивает только выполненные работы. И это не все плюсы. Аутсорсинговая компания берет на себя риски, связанные с порчей или пропажей товара, нарушением трудовой или пожарной дисциплины, участвует в инвентаризациях.
Когда заказчики обращаются к аутсорсингу, они четко понимают, сколько сотрудников, какого качества и в какие сроки они получит. Могут планировать и прогнозировать выручку, а значит эффективно управлять издержками производства.
Пример расчета расходов на персонал при использовании модели аутсорсинга:
Что выбирают предприятия?
Наша практика показывает, что крупные предприятия, имея собственный штат менеджеров по подбору персонала, все-равно обращаются в аутсорсинговые компании для найма временного и постоянного персонала. Так они снижают административную нагрузку и сокращают финансовые расходы.
Когда речь идет про сезонность и закрытие сотен вакансий в короткие сроки, то аутсорсинг персонала является наиболее эффективным решением. Компании получают гарантии, что к необходимому сроку их вакансии будут закрыты. А также избегают простоев, потому что аутсорсинговый партнер может быстро заменить сотрудника, если он не вышел в смену. То есть все кадровые задачи будут выполнены «под ключ».
Что это? При аутсорсинге персонала между организациями заключается договор, по которому одна сторона берет на себя выполнение определенных работ, связанных с текущей хозяйственной деятельностью контрагента, с помощью своих сотрудников.
На что обратить внимание? При заключении договора важно учесть все нюансы – уровень качества выполняемых работ, степень квалификации сотрудников, которым будет поручена данная работа. При этом упоминания конкретных лиц нет – играет роль качество получаемых услуг.
В статье рассказывается:
- Что такое аренда персонала, кадровый лизинг, аутсорсинг и аутстаффинг
- Какие организации могут осуществлять аутсорсинг персонала
- Виды аутсорсинга персонала
- Функции аутсорсинга в управлении персоналом организации
- Аутсорсинг персонала: плюсы и минусы
- Стоимость аутсорсинга персонал
- Внедрение аутсорсинга персонала в организацию: пошаговая инструкция
- Договор аутсорсинга на предоставление персонала
Опыт аутсорсинга пришел к нам с Запада и сейчас активно используется в реалиях отечественной деловой жизни. Почему это явление стало настолько популярным? В чем его практическое значение?
Что такое аренда персонала, кадровый лизинг, аутсорсинг и аутстаффинг
И аутсорсинг персонала, и лизинг в отношении кадров – очень близкие понятия, которые порой даже сложно отличить одно от другого. Предприниматели знакомы также с понятием аутстаффинга. Все это родственные явления в бизнес-среде.
Далее мы рассмотрим особенности каждого из способов решения насущных задач с привлечением посторонних ресурсов:
-
аутсорсинг персонала организации;
-
аренда персонала (данный договор называется «аутстаффингом», «аутсорсинг» — это совсем другой вид соглашения);
-
лизинг персонала.
При аутсорсинге персонала между организациями заключается договор, по которому одна сторона берет на себя выполнение определенных работ, связанных с текущей хозяйственной деятельностью контрагента, с помощью своих сотрудников.
Сторона, предоставляющая услугу, гарантирует, что действия будут поручены квалифицированным специалистам, которые смогут их выполнить наилучшим способом. При этом в договоре нет упоминания конкретных лиц. Важен лишь факт качественного сервиса.
Аутстаффинг, как и лизинг, подразумевает передачу сотрудников одного предприятия в другое на согласованный в договоре срок.
И здесь важны конкретные люди, в профессионализме которых нуждается сторонняя фирма. За вознаграждение они работают какое-то время в принимающей компании, продолжая оставаться штатными работниками передающей организации.
Это коренное отличие аутстаффинга от аутсорсинга персонала. Оба названия происходят из английского языка. Первое сформировано из слов «out» и «staff», а второе – из слов «out» и «source».
Дословный перевод первого понятия обозначает «вне штата», что подразумевает вывод работодателем определенных специалистов за пределы своего кадрового состава. При этом в компании-заказчике у работников формально нет трудовых отношений. Он числится в штате предприятия-аутстаффера. Документ, который оформляет отношения, – это договор аутстаффинга между передающей и принимающей организациями на обеспечение деятельности по подбору сотрудников на платной основе.
При аутсорсинге персонала компания-аутсорсер по соглашению возмездного оказания услуг (аутсорсинг является именно таким видом отношений) препоручает принимающей стороне свои собственные силы для совершения каких-либо действий, делегирует во временное пользование свою функцию.
Аутстаффинг нужен, прежде всего, для того, чтобы минимизировать свои затраты на персонал. Многим компаниям экономически выгодно заключить договор оказания услуг, сократив при этом штат сотрудников. Вот что происходит в действительности: формально работник увольняется из первоначальной фирмы и переходит в организацию-аутстаффер, но фактически продолжает выполнять ту же самую трудовую функцию (либо меняет по желанию руководства) на предприятии заказчика.
Оба эти варианта связаны с налоговой оптимизацией. Аутсорсер выполняет необходимые заказчику задачи, избавляя его от вынужденного набора персонала в штат. Аутстаффер забирает на себя оформление нужных клиенту работников. Но оба варианта выгодны для заказчика с экономической точки зрения. Хотя эти способы оптимизации имеют свои недостатки.
Обратите внимание!
Договор аутстаффинга не имеет четкого законодательного урегулирования, поэтому стороны нередко злоупотребляют подобным обстоятельствам. Фискальные органы выявляют схемы ухода от налогов и проявляют повышенное внимание к этому виду соглашений.
Основные различия договоров аутсорсинга персонала и аутстаффинга
Условия | Аутсорсинг | Аутстаффинг |
Предмет сотрудничества | Выполнение функции, необходимой компании-заказчику, сторонней компанией | Передача сотрудника в штат подрядчика с сохранением фактического рабочего места в компании-заказчике. |
Срок действия договора | Нет ограничений | Максимум 9 месяцев |
Условия оплаты работы | По условиям договора | Те же самые, что у штатных сотрудников на аналогичных должностях |
Документальное оформление | Договор возмездного оказания услуг | Запись в трудовой книжке сотрудника и дополнительное соглашение к трудовому договору |
Несчастные случаи с внештатным персоналом | Расследует компания-исполнитель | Расследует компания-заказчик |
Ответственность за невыплату зарплаты | Несет компания-исполнитель | Субсидиарная ответственность |
Чем же тогда отличаются аутстаффинг и лизинг персонала?
Существует такая разновидность аутстаффинга, при которой работники другой компании как бы арендуется предприятием-заказчиком. То есть сотрудники не были никогда в штате заказчика и не переводятся туда, хотя фактически выполняют работу у организации-арендатора.
По окончании срока контракта персонал возвращается в свою первоначальную компанию, в которой он официально оформлен. При договоре лизинга имеется возможность «выкупа» сотрудников арендатором по завершению соглашения.
Теперь посмотрим, в каких случаях выгоднее использовать тот или иной вид контракта:
-
При необходимости выполнения разовых либо временных работ, когда требуется привлечение дополнительных трудовых ресурсов или замена отсутствующих, очень выручит договор аутстаффинга.
-
Аренда распространяется на профильных сотрудников.
-
Аутсорсинг персонала выгоден тогда, когда компания вынуждена решать какие-либо неспецифичные задачи, к выполнению которых она не готова и не может осуществить их силами своих работников.
Все три разновидности договоров, связанных с использованием чужих ресурсов, направлены на снижение расходов на оплату персонала.
10 интересных фактов про аутсорсинг персонала
-
Название аутсорсинга впервые было присвоено договору, заключенному между компаниями «Кодак» и «АйБиЭм», Говардом Андерсеном – основателем «Янки Груп» еще в 1990 году.
-
Практика аутсорсинга персонала очень распространена в Европе, Израиле, США – там представители среднего и малого предпринимательства (80-95%) используют такой вид отношений.
-
Нередко фирмы передают функцию подбора кадров сторонним организациям. Впервые такой метод использовала американская компания «First American». Договор корректировался и совершенствовался, но за 5 лет он позволил сэкономить 12,3 млн долларов.
-
В истории аутсорсинга персонала фигурируют имена крупных политиков. Так основателем бухгалтерского аутсорсинга ADP был будущий сенатор штата Нью-Джерси Фрэнк Лаутенберг. А создателем компании EDS – одного из первых аутсорсеров в области IT-процессов стал Росс Перо, который в свое время пытался занять пост президента Соединенных Штатов.
-
Судить о выгодности аутсорсинга персонала можно по цифрам. В XXI веке затраты на этот вид услуг составили более триллиона долларов.
-
В 2002 году компания «Проктэр энд Гэмбл» занималась поиском организации для оказания услуг IT-аутсорсинга. Если сложить документы, полученные в качестве оферты на соответствующий договор, то в высоту они составят 180 см и будут весить 70 килограммов. После выбора победителя, а им стала компания «Хьюлетт-Паккард», был составлен контракт аж на 10 лет стоимостью 3 млрд долларов. Он состоял из 10 тысяч страниц.
-
Известен такой случай, когда сотрудник крупной американской компании передавал часть своей работы труженикам Китая за чисто символическую плату (20% от зарплаты). Когда его изобретательность перестала быть тайной для руководства, предприимчивый программист был уволен.
-
В 2004 году Шнобелевской премии удостоилось духовенство Ватикана. Из-за нехватки служителей часть молитв о здравии передавалась индийским священникам. Этот процесс был налажен, и требы пересылались через религиозные организации. Индийские помощники в накладе не остались, так как получили за свою работу в пять раз больше, чем за аналогичную деятельность на своей родине.
-
В США и Великобритании аутсорсерам государство доверяет даже сбор налогов.
-
Лидирующими странами на рынке аутсорсинга персонала выступают Индия, Индонезия, Эстония, Сингапур, Китай, Болгария, Филиппины, Таиланд, Литва и Малайзия. Россия занимает в рейтинге лишь 24 место.
Правда ли, что аутсорсинг персонала с 2016 года запрещен?
Законодательному регулированию заемный труд подвергся совсем недавно. С 2016 года установлен запрет на деятельность по распоряжению работодателя в интересах и под руководством другой организации, но владельцы предприятий ради экономической выгоды все же находят способы обходить это ограничение. Глава 53.1 Трудового кодекса содержит ряд условий, при которых перевод специалистов из одной компании в другую допускается.
Предоставление сотрудников другому работодателю разрешается лишь на определенный срок, который не может превышать 9 месяцев, и по указанным ниже причинам:
-
работодатель нуждается в работниках лишь на ограниченный период в связи с расширением производства;
-
необходимо заменить временно отсутствующего сотрудника;
-
надо оказать помощь в домашнем хозяйстве физическим лицам.
Круг субъектов, выполняющих услуги аутсорсинга персонала, также ограничен. Это могут быть лишь те лица, которые не планируют работать постоянно:
-
студенты очной формы обучения;
-
одинокие и многодетные родители, воспитывающие несовершеннолетних детей;
-
освобожденные из исправительных учреждений.
Эти работники направляются в организации на тех же условиях, как если бы с ними заключали трудовой договор.
Следовательно, внештатные сотрудники все же могут быть приняты на работу, но законодатель установил множество ограничений, которые не позволяют злоупотреблять инструментом аутсорсинга персонала.
Условия, при которых нельзя принимать временных сотрудников
-
забастовках штатного персонала;
-
ситуации вынужденного простоя либо введения режима неполного рабочего времени, во время процедуры банкротства;
-
отказе штатных работников от выполнения обязанностей, в том числе из-за задержки зарплаты больше, чем на 15 дней;
-
необходимости выполнения работ на объектах I и II классов опасности;
-
необходимости выполнения работ во вредных (3-й или 4-й степени вредности) либо особо опасных условиях труда;
-
замещении сотрудников, наличие которых является требованием в получении лицензии, условием членства в СРО или выдачи свидетельства о допуске к определенному виду работ;
-
необходимости замещения членов экипажей морских судов и судов смешанного плавания.
Какие организации могут осуществлять аутсорсинг персонала
Не любое предприятие может взять на себя осуществление аутсорсинга или аутстаффинга с 2016 года. Чтобы предоставлять в аренду работников, организации требуется пройти специальную аккредитацию в Федеральной службе по труду и занятости.
Компания, которая подает заявку на получение полномочий, должна иметь:
-
уставный капитал не менее 1 млн рублей;
-
отсутствие долгов по налогам и другим обязательным платежам;
-
руководителя с высшим образованием и стажем работы в области трудоустройства не менее 2-х лет за последние 3 года, с отсутствием судимости за совершение преступлений против личности или в сфере экономики;
-
общую систему налогообложения.
Пройдя такую процедуру аккредитации, агентство сможет беспрепятственно оказывать услуги по предоставлению персонала. Но такие взаимоотношения также возможны между головным и дочерним предприятиями, между сторонами акционерного соглашения – это законом не возбраняется.
Все ограничения устанавливались ради лишь одной задачи – защитить права и интересы трудящихся, повысить ответственность принимающих компаний.
С этой целью введены следующие меры:
-
С сотрудником необходимо заключить дополнительное соглашение к его трудовому договору, где будут указаны наименование и другие данные принимающей организации, а также сделать запись в трудовой книжке о временной работе.
-
Внештатные специалисты должны получать зарплату наравне с обычными штатными сотрудниками на соответствующих должностях. Конечно, жалование выплачивать будет компания-аутстаффер, но величина вознаграждения напрямую определяет цену услуги аренды. Точно так же агентство занятости будет перечислять соответствующие взносы за работников во вредных условиях, пропорционально увеличивая стоимость договора с принимающей стороной.
-
Несчастные случаи с сотрудниками полагается расследовать принимающему предприятию, а не компании-аутстафферу.
-
За оплату вознаграждения обязательство возлагается не только на организацию, предоставляющую персонал в аренду, но и на принимающую сторону. Субсидиарная ответственность означает, что при отсутствии расчета за труд со стороны агентства работник вправе потребовать оплаты от компании-заказчика.
Виды аутсорсинга персонала
Перечислим все основные виды аутсорсинга персонала, которые могут применяться на предприятиях.
-
Бухгалтерский аутсорсинг. Применяется организациями, в штате которых отсутствуют бухгалтеры, либо имеются в недостаточном количестве. Экономически выгоднее для них воспользоваться услугой стороннего специалиста.
-
Аутсорсинг рабочего персонала – часто используется компаниями для выполнения неквалифицированного труда.
-
Аутсорсинг технического персонала. Распространяется на функцию технического и оперативного обслуживания, производства работ по ремонту, наладке или монтажу электроустановок.
-
Аутсорсинг складского персонала – обеспечение обязанностей складских работников и логистов в организации.
-
Аутсорсинг временного персонала. Нередко рабочие требуются лишь на определенный срок.
-
Аутсорсинг строительного персонала. Используется для выполнения строительных работ, осуществления ремонта или реконструкции.
-
Аутсорсинг производственного персонала. Наем промышленных специалистов.
-
Аутсорсинг обслуживающего персонала подразумевает также неквалифицированный труд (курьер, охранник и т.д.)
Отдельным видом следует выделить аутсорсинг обучения персонала:
-
планирование обучения персонала компании, выявление необходимости подготовки, создание комплексных образовательных программ;
-
управление образовательными проектами;
-
проведение обучения;
-
организация дистанционной подготовки;
-
анализ эффективности обучения.
Кейс: VT-metall
Узнай как мы снизили стоимость привлечения заявки в 13 раз для металлообрабатывающей компании в Москве
Узнать как
Функции аутсорсинга в управлении персоналом организации
В современной бизнес-среде очень распространен этот вид аутсорсинга, который подразумевает:
-
подбор сотрудников и их адаптацию;
-
мотивацию и стимулирование персонала;
-
обучающие мероприятия;
-
анализ эффективности работы персонала;
-
кадровое делопроизводство;
-
расчет зарплаты сотрудников;
-
произведение налоговых, пенсионных и страховых отчислений.
Возможность передать функцию по управлению персоналом сторонней организации позволяет содержать в штате лишь наиболее ценных узкоспециализированных сотрудников, которые будут сосредоточены исключительно на основной деятельности предприятия, приносящей прибыль.
Когда аутсорсинг персонала очень желателен и необходим
-
недостаток собственного опыта, плохое знание законодательства;
-
вынужденное сокращение штата, отсутствие финансовой возможности содержать специалистов и оборудовать им рабочие места должным образом;
-
отсутствие возможности заниматься какими-либо иными функциями, кроме профильных;
-
неспособность соответствовать скорости продвижения бизнеса при замедленном темпе развития структуры организации;
-
территориальная рассредоточенность подразделений предприятия по разным городам и регионам, связанная с необходимостью консолидировать и обрабатывать данные в центральном офисе;
-
организация нового проекта, который нуждается в высококлассных опытных специалистах;
-
необходимость в кратчайший срок сократить расходы на управленческий персонал;
-
возникновение срочной потребности в осуществлении работ, для которых требуется квалифицированные сотрудники.
Преимущества кадрового аутсорсинга очевидны:
-
уменьшение расходов на персонал;
-
быстрое привлечение высококвалифицированных специалистов;
-
возможность сконцентрироваться только на профильных функциях;
-
повышение эффективности текущей деятельности;
-
переход значительной части рисков к организации-аутсорсеру;
-
оптимизация структуры предприятия.
Аутсорсинг персонала: плюсы и минусы
Плюсы аутсорсинга персонала
Выгоды принимающей компании имеют, прежде всего, экономический характер. Ведь получая квалифицированных работников, которые выполняют нужную функцию и добиваются желаемого результата, организация-заказчик несет расходы только по договору аутсорсинга.
При этом она не затрачивается на поиск персонала, содержание кадровой службы, на отчисления по заработной плате и другим обязательным взносам, сокращая тем самым и значительную часть своего бухгалтерского учета.
Снижая расходы на персонал, принимающая организация направляет ресурсы на решение насущных задач, расширение производства, прием в штат узкоспециализированных сотрудников, которые в итоге принесут большую прибыль.
Среди положительных моментов аутсорсинга можно также выделить следующее:
-
Значительно облегчается работа бухгалтера и кадровика, если они имеются в штате.
-
Вопросы с отсутствием сотрудника решаются очень просто и эффективно. Аутсорсер всегда представляет специалиста на замену.
-
Если в организации существует социальный пакет с дополнительными бонусами (бассейн, дополнительное медицинское страхование, питание и т.д.), он распространяется только на штатных работников.
-
Аутсорсинг персонала направлен на то, чтобы быстро и качественно выполнить задачу в области, которая выходит за рамки ключевой деятельности организации.
-
К сотрудникам по договору аутсорсинга не имеет смысла применять стимулирующие методы, заниматься дополнительной мотивацией.
Минусы и проблемы аутсорсинга персонала
Несмотря на то, что компания-аутсорсер обязуется предоставить предприятию-арендатору персонал для решения важных и насущных для заказчика задач, все равно остается вероятность, что услуга будет оказана некачественно. И, как правило, оценить результат получается только по прошествии времени.
Возможно, ошибка исполнителя приведет к большим убыткам или другим неблагоприятным последствиям для заказчика. Конечно, штатные сотрудники также могут привести к подобным результатам, а значит, этот момент можно выделить как минус чисто условно.
Руководителю легче управлять собственными штатными сотрудниками, чем теми работниками, которые фактически числятся в другом месте. Здесь сложно каким-то образом мотивировать их и влиять на качество работы. Остается лишь полагаться на порядочность и хорошую деловую репутацию компании-аутсорсера.
Один и ключевых рисков аутсорсинга персонала – угроза утечки информации. Доступ к конфиденциальным данным получают посторонние люди. А это всегда несет потенциальную опасность.
Это может привести к серьезным последствиям на конкурентном рынке. Заполучив сведения о коммерческой тайне, организации-соперники смогут подавить ваш бизнес.
Среди других минусов аутсорсинга персонала:
-
Нечестность аутсорсера в отношении заявленной квалификации и опыта в том или ином вопросе. Избежать последствий такого некачественного взаимодействия можно, проведя несколько пробных испытаний.
-
Сложность оценки деятельности в целом – отсутствие стандартов качества. Эту проблему можно решить, заключая договора на отдельные этапы работ, прописывая в них конкретные критерии оценки. В соглашении можно предусмотреть ответственность за неблагоприятные последствия для исполнителя.
-
Недостаток эффективного проектного управления.
-
Имеется вероятность снижения работоспособности штатных сотрудников из-за утраты мотивации.
-
В договоре аутсорсинга персонала следует подробно предусмотреть ситуацию расторжения договора и процедуру возврата функций внутрь бизнеса.
Компании, которые успешно используют аутсорсинг персонала
Многие компании, имеющие мировой успех, эффективно используют систему аутсорсинга персонала.
Например, IKEA привлекает 2500 сторонних организаций для решения своих задач. Собственно, основной функцией (розничные продажи) она занимается самостоятельно, а все остальное практически полностью разнесено по аутсорсерам.
NOKIA все усилия и средства направляет на разработку новых гаджетов, на производство различных технических устройств и маркетинг, оставляя прочие задачи на откуп внештатным специалистам.
Такие лидеры мировой индустрии как NIKE, DELL и многие другие также активно пользуются услугами аутсорсеров.
Стоимость аутсорсинга персонала
Стоимость услуги складывается из множества факторов:
-
Срок договора – чем дольше, тем дешевле.
-
Количество привлекаемого персонала – чем больше, тем дешевле.
-
Квалификация, опыт, образование. Профессионалы стоят дороже.
-
Сезонность. В периоды повышенного спроса на услугу она стоит дороже.
-
Удаленность компании и трудность с транспортировкой работников.
-
Продолжительность рабочего дня.
-
Иногда стоимость определяют какие-либо повышенные требования к специалистам (например, к гражданству, внешним данным).
Средняя цена за труд работника высокой квалификации составляет 150-250 рублей в час.
Скачайте полезный документ по теме:
Деловая переписка: чек-лист для составления идеального письма
Внедрение аутсорсинга персонала в организацию: пошаговая инструкция
Внедрение аутсорсинга не приемлет спешки – важно все тщательно обдумать, понять, насколько это необходимо и будет ли выгодным. Потребуется собрать определенные данные, рассчитать экономику и это не говоря уже о том, как сложно будет выбрать аутсорсинговую компанию с хорошей репутацией. Но обо всем по порядку.
Шаг 1. Анализ фактического состояния компании
Ни одно дело не следует начинать без предварительного подробного анализа и расчета. Постарайтесь составить проект в документальном виде, оперируя цифрами, чтобы иметь четкое представление о целесообразности привлечения аутсорсинговой компании. Каковы цели предприятия на конкурентном рынке? Каковы ее приоритеты? Есть ли существенные проблемы для развития на нынешнем уровне? Какой именно вид работ можно передать на аутсорсинг?
Попробуйте просчитать свои затраты с использованием аутсорсинга персонала и при осуществлении деятельности собственными силами (какое количество сотрудников нужно привлечь дополнительно, сколько вложить средств на расширение площади для новых работников, на закупку добавочного оборудования, компьютерной техники и т.д.).
Шаг 2. Принятие решения
Только взвесив все «за» и «против», обдумав возможные пути развития, подсчитав предстоящие затраты, можно принимать решение о переходе на аутсорсинг персонала.
Как мы уже упоминали, в привлечении сотрудников со стороны тоже существуют свои риски, и плата за договор также составит строку расходов, поэтому важно понять, какой из вариантов будет менее затратным конкретно для вашей организации в осуществлении какой-либо функции. Помните, что результат привлечения аутсорсинговых услуг во многом зависит от выбора компании-исполнителя.
На данном этапе план развития должен быть сформирован, иначе не удалось бы его проанализировать. Цели и задачи проекта установлены. Следовательно, необходимо назначить его руководителя и создать рабочую группу. И теперь остается только определить тот объем работ, который будет поручен аутсорсинговой компании и, собственно, выбрать фирму.
Шаг 3. Выбор аутсорсинговой компании
Не остается сомнений в том, что подбор надежного контрагента – это почти 90% успеха в начинаемом деле. Если компания-исполнитель будет определена неверно, значит, посреди реализации бизнес-процесса придется расторгать договор аутсорсинга персонала и подыскивать нового подрядчика, что выльется в реальные убытки.
До заключения договора внимательно изучайте рынок, проводите тщательный поиск партнера и исследуйте его деловую репутацию.
Определив перечень организаций, которые вызывают у вас интерес, проанализируйте каждую из них по следующим параметрам:
-
скорость реакции на запросы о выезде на место, удаленном администрировании или просьбы о консультации;
-
объем услуг, включенных в договор;
-
влияет ли изменение численности компании на стоимость договора;
-
степень контроля компанией-аутсорсером за своими сотрудниками;
-
форма взаимодействия с аутсорсером в непредвиденных ситуациях;
-
уровень квалификации сотрудников;
-
процедура расторжения договора на оказание аутсорсинговых услуг;
-
система безопасности в компании-аутсорсере.
Сравнение можно проводить в виде таблицы. Этот анализ поможет сделать адекватный и обоснованный выбор.
Шаг 4. Подготовка договора
Составление договора аутсорсинга персонала – очень важный этап сотрудничества. Его можно назвать фундаментом благополучных деловых отношений. Стадия заключения соглашения предваряется длительными переговорами, в рамках которых обсуждаются цели, задачи и нюансы, определяющие права и обязанности сторон в различных ситуациях.
Не бойтесь переспрашивать и возвращаться к рассмотрению одних и тех же вопросов. У партнеров должно быть предельно точное понимание путей реализации намеченных проектов. Сам момент перехода на аутсорсинг также следует определить максимально ясно.
Учитывая то, что компания-исполнитель должна обладать большим опытом в решении задачи, которую организация-заказчик ставит перед собой впервые или от случая к случаю, порой следует прислушиваться к советам аутсорсера. Они могут быть очень полезными.
Без юридического сопровождения заключать столь серьезный договор не стоит. Если в штате заказчика нет юриста, всегда можно привлечь специалиста со стороны.
Грамотное составление соглашения позволит избежать в дальнейшем проблем с толкованием и разграничением прав и обязанностей. В договоре нужно указать тот объем функций, который передается на аутсорсинг.
Шаг 5. Переход на новый формат работы
Новый этап в развитии предприятия, связанный с привлечением аутсорсинговой компании, имеет определенные особенности, связанные с изменениями в психологическом микроклимате коллектива. С работниками стоит провести инструктаж, и, возможно, даже не один, выполнить подробную разъяснительную работу, чтобы донести до людей все подробности нового формата деятельности.
Обязательно нужно сопровождать объяснения письменными материалами. По окончании инструктажа работники оставляют свои подписи в соответствующем журнале, приказе, распоряжении либо иных внутренних документах.
Особую деликатность надо проявить с увольняемыми сотрудниками. Зачастую люди уходят из организации с обидой и разочарованием. Некоторые из них обращаются с жалобами в надзорные органы.
Крайне желательно было бы разработать и утвердить некоторые локальные документы, которые предусматривали бы планомерную реализацию проекта и порядок действия нового состава сотрудников. Полезно было бы написать или откорректировать должностные инструкции.
Шаг 6. Запрос отчетов о проделанной работе
Взамен рабочей группы теперь в организации появился конкретный сотрудник, которому поручена важная функция. Необходимо установить для него обязанность предоставлять начальству отчеты с определенной периодичностью.
В итоге руководство заказчика проводит анализ функционирования системы аутсорсинга на основе обратной связи сотрудников, руководителей и партнеров, проводит оценку результатов услуг аутсорсера в соответствии с плановыми показателями и принимает решение о целесообразности дальнейшей реализации проекта.
Если результат сотрудничества с аутсорсером вас не устроил, не перекладывайте всю вину на исполнителя. Проанализируйте, возможно, причиной всему стал неудачный проект, а реализация его была выполнена вполне достойно.
Весь процесс осуществления поставленной задачи должен проходить под постоянным надзором. И чем важнее составленный проект, чем больше рисков, связанных с его исполнением, тем внимательнее и тщательнее нужно контролировать его реализацию. Способы надзора зависят от вида деятельности.
Договор аутсорсинга на предоставление персонала
Договор аутсорсинга регулируется нормами о возмездном оказании услуг (гл. 39 ГК РФ).
Важными условиями, которые непременно следует согласовать при заключении соглашения являются:
-
перечень оказываемых услуг;
-
сроки предоставления информации и результатов работы;
-
ответственность исполнителя и заказчика;
-
условия расторжения договора.
Перечень услуг, которые будут оказываться
На стадии заключения договора заказчик не всегда знает полный перечень услуг, которые потребуются ему в дальнейшем. Он знает базу, которую следует включить в соглашение.
Но очень часто случается, что при выполнении определенной функции возникает потребность в непредвиденных работах. Они могут быть связаны с дополнительной наладкой оборудования, к примеру, перенастройкой программы – здесь возможны какие угодно ранее непредусмотренные услуги. Все это будет оформлено дополнительным соглашением к основному договору аутсорсинга и повлечет за собой добавочные расходы.
Такие ситуации возникают нередко, даже если заказчик подробно планирует свою дальнейшую деятельность. Но в тех случаях, когда компания относится к постановке своих задач чисто формально, оставляя все на откуп аутсорсеру, то в дальнейшем это может вылиться в непредвиденные расходы или судебные тяжбы.
Не допускайте двойственного толкования в формулировках договора аутсорсинга персонала. Перечень услуг и обязанности сторон нужно прописать максимально корректно.
К примеру, если в соглашении среди оплачиваемых услуг значатся консультации по бухучету и аудит, то заказчик не имеет права требовать от исполнителя представления его интересов в суде в рамках заключенного договора.
В этом случае при конструктивном обсуждении возникшей потребности стороны могут прийти к заключению дополнительного соглашения, которое также следует оформлять в письменном виде.
Сроки предоставления информации
Сроки аутсорсинга персонала следует предусматривать четко, потому что от них зачастую зависит итог оказания услуг. Выполненная не вовремя работа порой утрачивает ценность для заказчика.
А если указание срока не точно и допускает различные толкования, то это неизбежно приведет к ссорам и разногласиям сторон, которые вполне могут перейти в судебное разбирательство.
Четко описанный период предоставления услуги позволяет заказчику избежать разногласий с аутсорсинговой компанией. Потому важно зафиксировать сроки и для предоставления информации, и для выполнения обязанностей, а также прописать ответственность за несоблюдение этих условий.
Ответственность сторон
Грамотное составление договора аутсорсинга персонала с подробным изложением пункта об ответственности сторон намного упрощает процедуру решения сложных вопросов, связанных с нарушением обязательств. Зоны ответственности должны быть очерчены максимально четко.
Если в договоре включены санкции за несвоевременное выполнение своих полномочий аутсорсинговой компанией, разумно предусмотреть и поручительство заказчика за непредставление в срок необходимой информации, которая могла вызвать нарушение обязательств исполнителем.
Ответственность может быть выражена как ссылкой на общие нормы закона, так и конкретным указанием суммы пени за каждый день просрочки, суммы штрафа, а также обязанностью возмещения потерь в части не покрытой неустойкой.
Кроме того, некоторые организации умудряются взыскивать не только убытки, но и упущенную выгоду, хотя это не так просто. Есть и другой вариант – ограничение ответственности каким-то процентом от общей стоимости договора.
Условия расторжения договора
Срок договора аутсорсинга персонала не ограничен законодательством, это может быть и месяц, и полгода, и год, и несколько лет. Все зависит от того, насколько масштабную задачу ставит заказчик, и от степени доверия выбранной компании-аутсорсеру. Ведь не все организации имеют долгую предпринимательскую судьбу, некоторые ликвидируются еще до того, как цель заказчика будет осуществлена.
Стандартная форма договора содержит условие о возможности пролонгации. Обычно продление не требует дополнительного оформления и происходит автоматически, если ни одна из сторон не выражает желания расторгнуть соглашение по окончании срока его действия.
Если же участники не хотят продолжать договор, они оформляют свое желание в письменном виде. Стороны вправе также расторгнуть контракт досрочно – это особенность соглашения об оказании услуг. И исполнитель, и заказчик могут отказаться от дальнейшего выполнения своих обязанностей в одностороннем порядке на любом этапе исполнения договора, возместив при этом фактические расходы на момент расторжения (ст. 782 ГК РФ).
Процедура разрыва договора связана с трудностями передачи функции другой организации-аутсорсеру. Поэтому в соглашении аутсорсинга персонала желательно посвятить отдельный раздел механизму расторжения, в котором будет прописан порядок передачи информации от исполнителя к заказчику, обязанность исполнителя какое-то время консультировать вторую сторону по окончании действия договора, связанная с невозможностью прекращения запущенных во время действия контракта процессов. Следует предусмотреть финансовые затраты, сопряженные с передачей данных, и прочие условия.
Статья опубликована: 27.07.2018
Облако тегов
Понравилась статья? Поделитесь:
Содержание
- Аутсорсинг персонала – что это такое простыми словами
- 10 любопытных фактов об аутсорсинге персонала
- Преимущества и недостатки аутсорсинга персонала
- Чем аутсорсинг отличается от стандартной схемы лизинга и аренды персонала
- Для решения каких задач подходит аутсорсинг в управлении персоналом
- Можно ли использовать аутсорсинг персонала для руководящих должностей
- Что учесть, прежде чем воспользоваться услугами аутсорсинга персонала
- Пошаговое внедрение аутсорсинга персонала в компании
- Как правильно составить договор аутсорсинга персонала
- От чего зависит цена аутсорсинга персонала
Обновлено 5 июля 2022
Аутсорсинг персонала как форма сотрудничества со сторонними специалистами для ведения бизнеса – относительно новое явление для России. Тем не менее многие компании уже по достоинству оценили его многочисленные преимущества. Если говорить в целом, аутсорсинг – это привлечение сотрудников извне для выполнения отдельных работ или решения комплекса задач на договорной основе. Аутсорсинг при этом не предполагает полноценного трудоустройства. Такая форма сотрудничества открывает перед предпринимателями обширные возможности и новые перспективы для продвижения. Безусловно, сбрасывать со счетов аутсорсинг точно не стоит.
Аутсорсинг персонала – что это такое простыми словами
Почти у всех компаний рано или поздно возникает необходимость в той или иной деятельности, напрямую не связанной с основным фронтом работы. И возникшие задачи должен кто-то решать. Нанимать специально для этого сотрудников в штат часто экономически нецелесообразно. На помощь здесь как раз и приходит аутсорсинг.
Аутсорсинг предполагает, что компания перекладывает на основании соглашения некоторые непрофильные функции на стороннюю организацию – аутсорсера.
Сам термин «аутсорсинг» заимствован из английского языка (outsourcing: outer-source-using). Дословно переводится как «использование внешнего ресурса». Следовательно, аутсорсинг – это применение не внутренних трудовых ресурсов в лице штатного персонала, а внешних, то есть работников других компаний или фрилансеров.
В каких сферах услуги аутсорсеров наиболее востребованы? Их много. Это бухгалтерия, юриспруденция, клининг, транспортные перевозки, IT-сфера и другие.
Приведем пример аутсорсинга. Возьмем небольшое предприятие, специализирующееся на выпуске и продаже пластиковых окон. Его профильные специалисты – прежде всего, работники, задействованные на производстве, менеджеры по продажам, реализующие готовый продукт, и, наконец, мастера по установке. Именно этот персонал приносит предприятию прибыль.
Вместе с тем компания нуждается и в других специалистах:
- бухгалтере – для ведения отчетности;
- юристе – для перепроверки договоров с покупателями и представления интересов фирмы в суде при необходимости;
- IT-специалисте – для разработки и администрирования официального сайта;
- уборщице – для поддержания чистоты в офисе;
- электрике соответствующего разряда и ответственного за пожарную безопасность – для соблюдения законодательных требований.
Предположим, наняли в штат 5 сотрудников. Они не участвует в производственном процессе, не приносят компании доход – то есть «паразитируют». Иными словами, не создают напрямую ту ценность, за которую компании платят покупатели. Что делать? Уволить их? Но как работать без юриста и бухгалтера?
Забронировать место на бесплатный онлайн-курс по соцсетям
Зарегистрируйся прямо сейчас и получи в подарок 50 полезных сервисов для работы в соцсетях
Забронировать место
Есть несколько вариантов:
- Принять на работу сотрудников, а деньги на выплаты им взять из оборотных средств. Обустроить помещения для работы. Приобрести мебель и необходимые инструменты. Что в результате? Большие и постоянные расходы.
- Распределить обязанности юриста, бухгалтера, программиста и уборщика между персоналом. Вроде бы решение неплохое. Но ваши сотрудники в итоге потребуют повысить им зарплату, что совершенно резонно. Работа сверх нормы должна оплачиваться. Проблемы возникнут и с квалификацией персонала, а хороший юрист – это специалист с соответствующим образованием и достаточным опытом работы. В результате – большие регулярные расходы и не всегда качественная работа.
- Обращаться к аутсорсерам тогда, когда это необходимо. Любая работа аутсорсера должна оплачиваться. Но оплачиваться разово и за услугу, которую окажет квалифицированный и опытный специалист. Что в результате? Непостоянные затраты и всегда качественная работа.
Пойдя первым путем, вы понесете большие издержки. Из-за этого компания вообще может стать убыточной ну или, в лучшем случае, ее возможный доход уменьшится в несколько раз. Аутсорсинг персонала – лучший вариант здесь. Наймите нужных специалистов через аутсорсинговую компанию и заключите договор. Так вы значительно сократите потенциальные расходы и обеспечите фирме качественную работу.
Аутсорсинг персонала компании в последние годы становится все более востребованным методом организации трудовой деятельности. Множество предприятий, как крупных, так и небольших, постоянно его используют, стремясь получить выгоду.
10 любопытных фактов об аутсорсинге персонала
- Впервые термином «аутсорсинг» назвали договор между компаниями Kodac и IBM. Присвоил это название Говард Андерсен – основатель «Янки Груп» – в 1990 году.
- Предоставление услуг аутсорсинга персонала – очень популярная схема работы для европейских, американских стран и Израиля. Ее используют 80–95 % компаний малого и среднего бизнес-сегмента.
- Зачастую компании поручают сторонним специалистам подбор персонала. Аутсорсинг в этом случае – очень удобный вариант. Первой так поступила компания First American (США). Договор корректировали, улучшали, но за 5 лет благодаря ему удалось сэкономить 12,3 млн долларов.
- Известные политики тоже оставили след в истории аутсорсинга. Так, бухгалтерский аутсорсинг ADP основал будущий сенатор штата Нью-Джерси Фрэнк Лаутенберг. А компанию EDS – одного из первых аутсорсеров в сфере IT – создал Росс Перо, баллотировавшийся в свое время на пост президента США.
- Выгоден ли аутсорсинг персонала организаций? Сделать выводы помогают цифры. В XXI веке расходы на аутсорсинговые услуги превысили триллион долларов.
- В 2002 году компания Procter & Gamble искала компанию-аутсорсера на предоставление IT-услуг. Сложенные вместе документы, полученные в качестве оферты на соответствующий договор, составили бы 180 см в высоту и весили 70 кг. Победила тогда фирма Hewlett-Packard. С ней заключили договор на 10 лет стоимостью 3 млрд долларов. В документе было 10 тысяч страниц.
- Один работник крупного предприятия в США начал перекладывать часть своих рабочих задач трудолюбивым китайцам за символическую плату (20 % от зарплаты). Руководство, узнав о такой изобретательности, сразу же уволило предприимчивого сотрудника.
- В 2004 году духовенству Ватикана вручили Шнобелевскую премию. Поскольку служителей не хватало, часть молитв о здравии решили передавать священникам Индии. Процесс был полностью отлажен, требы пересылались через религиозные организации. Священников из Индии не обидели. За свои услуги они получили в 5 раз больше, чем за аналогичную деятельность у себя в стране.
- Государство США и Великобритании доверяет аутсорсерам даже сбор налогов.
- Страны-лидеры на рынке аутсорсинга сегодня – Индия, Индонезия, Эстония, Сингапур, Китай, Болгария, Филиппины, Таиланд, Литва и Малайзия. Россия на 24 месте.
Преимущества и недостатки аутсорсинга персонала
Если говорить в целом, аутсорсинг во многих аспектах выигрывает у традиционного трудоустройства. Практика показывает, что компании, грамотно выстраивающие процесс аутсорсинга, увеличивают расходы при снижении постоянных затрат и решают важные кадровые задачи.
Об основных плюсах аутсорсинга мы поговорили выше. Если судить в общем, это направление приносит следующие положительные результаты:
- Снижение налоговой нагрузки.
- Возможность сотрудничать с опытными профессионалами в тех отраслях, в которых экономически нерационально брать работников в штат.
- Эффективное обозначение сферы ответственности с дополнительным гарантиями.
- Оптимизация затрат рабочего времени.
- Улучшение решения организационных вопросов в определенной степени.
Опять же, практика показывает, что аутсорсеры более мотивированы, профессиональны и подготовлены, чем большинство штатных работников.
Как метод организации рабочей деятельности, кадровый аутсорсинг персонала имеет и плюсы, и множество минусов. Если бы не было минусов, этот способ превратился бы в единственный вариант работы.
Несмотря на явный положительный эффект, аутсорсинг может проигрывать традиционной форме сотрудничества со специалистами. Остановимся на его недостатках:
- При такой форме сотрудничества работники не несут ответственность по ТК РФ.
- На наемный персонал рычагов воздействия меньше.
- Внутренние правила и трудовой распорядок – не обязательные условия, если не указаны в договоре.
- Необходимо составлять точный договор, где учтены все детали аутсорсинга.
- Специалисту-аутсорсеру нужно платить больше, чем штатному работнику.
- Очень сложно найти подходящий персонал, особенно в маленьких населенных пунктах.
- Если должность не требует специфических навыков, то сотрудничество с аутсорсерами дает лишь незначительные преимущества.
- Специалист меньше погружен в бизнес-процессы, и компания не уверена, что он будет сотрудничать с ней длительное время.
- Аутсорсинговые взаимоотношения не настолько глубоко регулируются в правовом отношении, как трудовые.
- Если компания нарушает правила организации труда, то правовые отношения с аутсорсерами рассматриваются как трудовые.
- Для бухгалтеров и специалистов по подбору кадров труднее организовать работу на аутсорсинге.
- Существует риск утечки технической информации и коммерческой тайны.
- Прямые вопросы решаются дольше, особенно при работе через аутсорсинговое агентство.
Большую часть из вышеперечисленных минусов можно легко устранить, если правильно составить договор аутсорсинга на предоставление персонала и учесть в нем все нюансы. Но любой бизнесмен и специалист по подбору персонала, так или иначе, должен очень внимательно подходить к аутсорсингу.
Чем аутсорсинг отличается от стандартной схемы лизинга и аренды персонала
Основное отличие аутсорсинга в том, что трудовые отношения здесь оформляют только юридически. У многих возникают вопросы, чем аутсорсинг сотрудников отличается от заключения договора подряда. И правда, эти понятия во многом схожи. Но есть две основные характеристики, отличающие именно аутсорсинг персонала:
- Компания, прибегающая к услугам аутсорсинга, – это по факту клиент (потребитель услуг). Когда она заключает договор подряда, то выступает в роли фактического работодателя.
- Стороны договора при оформлении аутсорсинга – два юридических лица (предприятие-заказчик и компания, оказывающая услуги). Договор заключают непосредственно между работником (выполняющим работу) и руководителем компании. Если речь идет об аутсорсинге, то о непосредственном исполнителе работ может быть сказано в дополнительных приложениях или же не сказано вообще. Так или иначе, он – не один из участников договора.
Услуги аутсорсинга не всегда заказывают юридические лица. В роли заказчиков выступают и частные предприниматели. При этом нужно сразу оговориться: об обычных частных лицах речи здесь не идет. Что это значит? Если предприятие не берет уборщицу в штат, а нанимает ее на аутсорсе, это аутсорсинг. Но если уборщицу нанимает человек для клининговых работ у себя дома, то он простой заказчик услуг. Вывод: заказчик аутсорсинговых услуг – это априори лицо, способное выступать в роли работодателя.
Часто под термином «аутсорсинг» понимают вывод работников из категории штатного персонала. Юридически их переводят в другую компанию. При этом они продолжают выполнять свои трудовые функции. Для чего компании так делают? Для искусственного снижения нагрузки через рассредоточение трудовых ресурсов. В некоторых сферах деятельности это может быть целесообразно в плане налогообложения.
Нередко аутсорсинг персонала путают с двумя схожими бизнес-процессами: арендой и лизингом. Хотелось бы поговорить о различиях между этими понятиями.
Аутсорсинг – это процедура, предполагающая, что одно предприятие заказывает у другого те или иные услуги, заключая соответствующее соглашение. Это соглашение подтверждает, что квалифицированный персонал окажет необходимые услуги в установленное время. Конкретные специалисты в документе не упоминаются. То есть нет привязки к чему-то определенному. Важен сам факт оказания услуг.
Лизинг или аренда сотрудников (аутстаффинг) подразумевает передачу персонала на конкретный период одной организацией другой. Здесь мы имеем в виду определенных специалистов, формально числящихся как работники одной компании, но по договору работающих в другой и выполняющих свои трудовые функции там. Лизинг подразумевает возможность дальнейшего официального перехода специалиста в штат предприятия, арендующего его.
Очень важно понимать, в чем отличие аутсорсинга от схожих понятий, таких как аутстаффинг, консалтинг, лизинг сотрудников.
При аутсорсинге компания нанимает квалифицированный персонал на продолжительный срок. При аутстаффинге выводит уже работающих на нее специалистов за пределы штата.
Что экономически выгоднее: аутсорсинг или аренда персонала? Все зависит от конкретной ситуации. Как правило, арендовать персонал целесообразнее, если нужно провести какие бы то ни было разовые, временные, сезонные работы, например на сельхозпредприятии или если требуется замена временно отсутствующего специалиста. При этом в аренду компании могут брать профильных специалистов, формирующих доход.
Аутсорсинг – более выгодный вариант, если вам нужны специалисты, которые бы регулярно выполняли профильные работы.
Как бы то ни было, и аутсорсинг, и аренда, и лизинг нацелены на оптимизацию рабочих процессов в компании и одновременное сокращение расходов на зарплату.
Сравним в таблице аутсорсинг, аренду и лизинг сотрудников:
№ |
Аутсорсинг |
Лизинг |
Аренда персонала (аутстаффинг) |
1 | Важен сам факт предоставления услуг заказчику, а не место пребывания персонала | Сотрудники лизингового предприятия могут перейти на постоянную работу в фирме заказчика через какое-то время | Персонал фирмы-аутстаффера располагается на территории предприятия-заказчика |
2 | Надежность | Сотрудники предоставляются на продолжительный период | Выгодный для фирмы-заказчика вариант для выполнения сезонных работ |
3 | Экономически выгодно (+) | Экономически выгодно (+) | Экономически выгодно (+) |
В таблице ниже рассмотрены ключевые различия между договорами на аутсорсинг работников и аутстаффингом:
Условия |
Аутсорсинг |
Аутстаффинг |
Предмет сотрудничества | Проведение необходимых работ, в которых нуждается компания-заказчик или сторонняя компания | Передача специалиста в штат подрядчика с сохранением фактического рабочего места на предприятии-заказчике |
Период действия договора | Ограничения отсутствуют | Максимум 9 месяцев |
Условия оплаты труда | В соответствии с условиями договора | Те же, что у штатных работников на аналогичных должностях |
Документальное оформление | Договор на возмездное предоставление услуг | Запись в трудовой книжке работника и дополнительное соглашение к трудовому договору |
Несчастные случаи с внештатными сотрудниками | Расследует фирма-исполнитель | Расследует фирма-заказчик |
Ответственность за неоплату труда | Несет компания-исполнитель | Субсидиарная ответственность |
Для решения каких задач подходит аутсорсинг в управлении персоналом
Областей применения аутсорсинга немало, как и задач, которые он решает.
Аутсорсинг персонала очень эффективен, если:
- Отсутствующим специалистам на время нужна замена. Во всех компаниях ключевые сотрудники рано или поздно уходят на больничные, в декреты. Что делать, если срочно требуется замена? Заключить новый трудовой договор бывает проблематично. Далеко не все соискатели согласны работать по срочному договору и качественно выполнять обязанности, зная, что все равно покинут компанию.
- Нужно оптимизировать процессы, не предполагающие постоянного пребывания работника в штате, но требующие определенной профподготовки. Аутсорсинг персонала – оптимальное решение, позволяющее с минимальными расходами покрыть потребность в профессионалах, постоянное присутствие которых в штате не требуется на протяжении всего периода сотрудничества. Аутсорсинг, как правило, актуален для бухгалтерских услуг или техобслуживания.
- Требуются профессиональные услуги с определенными расширенными гарантиями. Обычно степень ответственности работников и компаний, работающих на аутсорсинге, выше, чем у штатных специалистов. То есть такая кадровая политика способна дополнительно гарантировать компании безопасность.
- Необходимо сократить расходы на трудоустройство. Работодатель и его подчиненный, связанные трудовыми отношениями, имеют гораздо больше обязанностей, связанных с уплатой налогов и отчислениями в социальные фонды. Благодаря аутсорсингу налоговая нагрузка снижается.
- Нужно сократить фактический штат сотрудников. В соответствии с нормативами ГК РФ, ТК РФ и НК РФ, требования к численности персонала достаточно высокие. Если мы говорим об аутсорсинге, то персонал, работающий по такой схеме, не числится в официальном штате компании. Следовательно, его не учитывают при определении соответствия бизнеса установленным нормативам.
Услуги аутсорсинга традиционно делят по направлениям деятельности. Выделяют несколько основных отраслей, где часто требуются аутсорсеры:
- Бухучет. К аутсорсерам обращаются и малые, и довольно крупные компании. Даже если в штате уже есть бухгалтер, руководитель может захотеть проверить качество выполненной работы и нанять специалиста извне для объективного анализа.
- Аудит. Описанная выше форма, но в несколько ином виде. Зачастую аудит проводят перед налоговой проверкой. Аудитор выдает независимое заключение, указывает на недочеты и помогает их устранить.
- Ведение баз, разработка сайтов. Часто услугами аутсорсеров пользуются маленькие компании, просто не нуждающиеся в штатном программисте.
- Маркетинг. Даже крупнейшие корпорации, у которых есть штат маркетологов, нередко доверяют разработку маркетинговой кампании внешним специалистам. Объяснение простое: нужны свежие идеи.
- Юриспруденция. Гораздо выгоднее оплачивать услуги высококлассного профессионала разово, когда это нужно, чем содержать юриста в штате. Необходимо только заключить договор со сторонней юридической компанией.
- Охрана. Чтобы обеспечить надежную защиту компании, нужно располагать подходящим оборудованием и необходимыми навыками. Формировать собственную службу зачастую невыгодно и даже бессмысленно. Лучше заключить договор с охранным предприятием.
- Обслуживающий персонал. Уборщиц, дворников, мастеров-ремонтников, как правило, приглашают для каких-то определенных работ. Они могут регулярно оказывать услуги предприятию, не находясь в штате.
- HR. Все чаще компании предпочитают сотрудничать со специалистами по подбору персонала на аутсорсе. Причин сразу несколько. Прежде всего, компании нуждаются в объективной оценке. То есть это гарантирует непредвзятое отношение менеджера по персоналу к тому или иному работнику. Кроме того, HR-специалисты на аутсорсе обычно в курсе всех трендов и новостей в бизнесе. Эти знания и навыки помогают им отбирать кадры, опираясь на актуальные сегодня техники и тенденции.
Для классификаций аутсорсинга персонала по отдельным категориям выделяют и геополитические критерии. В соответствии с ними аутсорсинг бывает:
- Внутренним – когда соглашение заключают стороны, действующие в правовом поле одной страны.
- Международным – когда решение определенных задач передают иностранному государству, поскольку необходимый вид или уровень услуг на внутреннем рынке отсутствует.
- Офшорным, когда в приоритете у компании – привлечь недорогую промышленную силу и ресурсы по выгодной цене. Это международный аутсорсинг персонала, функции и сфера деятельности у которого бывают разными. Здесь речь может идти о производстве, создании программного обеспечения, кол-центрах и т. д. Самые привлекательные страны для офшорного аутсорсинга сейчас – Румыния, Китай, Филиппины, Индия, Россия, Пакистан, Украина, Болгария, Бангладеш и Египет.
Сегодня аутсорсинг – это гораздо больше, чем самостоятельный кадровый инструмент. Среди специфических его видов выделяют перенос производственных мощностей в разные регионы страны, использование техоборудования, интеллектуальных прав, прочих объектов и субъектов хозяйственной деятельности.
Можно ли использовать аутсорсинг персонала для руководящих должностей
Все чаще в последние годы владельцы фирм привлекают руководителей извне. При выборе собственники рассматривают лучшие кандидатуры: специалистов, которые работали в известных мировых компаниях, проходили практику за границей, имеют в арсенале многочисленные сертификаты, дипломы, награды.
Мировой опыт показывает, что множество транснациональных корпораций привлекают к управлению топ-менеджеров, ранее не работавших на предприятии.
На первый взгляд, привлечение руководителей извне – разумный шаг, поскольку управлять бизнес-процессами будет действительно опытный специалист. Но для нашей страны эта тенденция чужда. Дело здесь, главным образом, в менталитете. Психология россиян такова, что они не могут в достаточной степени уважать специалиста, не отработавшего в компании долгое время.
Кроме того, самому руководителю, привлеченному извне, трудно управлять предприятием, в специфике которого он разбирается поверхностно. Но трудно только тогда, когда мы говорим об узкоспециализированной компании. Например, сложно руководить деревоперерабатывающим цехом без глубоких знаний в этой отрасли.
Компании на грани банкротства часто привлекают антикризисных управляющих. Но такие специалисты решают по большей части финансовые, а не производственные вопросы. Поэтому здесь можно посоветовать привлекать специалиста-аутсорсера лишь в качестве бизнес-тренера, советника, чтобы он помогал владельцу решать приоритетные для компании вопросы. Но превращать его в полноправного руководителя не стоит.
В самом процессе управления персоналом может возникать достаточно спорный вопрос. Зачастую представители организаций, предоставляющих аутсорсинговые услуги, отказываются от выполнения поручений, мотивируя это тем, что прямой руководитель, которому они юридически подчиняются, не дал соответствующих указаний. Появляется множество загвоздок и сложностей: заказчику нужно связываться с начальством непосредственного исполнителя, чтобы потом его руководитель дал соответствующие распоряжения.
Как правило, с такими проблемами сталкиваются молодые компании низкого уровня. Решать их нужно максимально быстро. Заранее или после первой же загвоздки решите, как устранять такие сложности во избежание дальнейших неприятностей.
Что учесть, прежде чем воспользоваться услугами аутсорсинга персонала
Прибегать к аутсорсингу необходимо с учетом некоторых нюансов работы. Здесь мы имеем в виду не только особенности менеджмента, но и юридические тонкости.
Для успешного внедрения аутсорсинга учитывайте важные моменты:
- Следить, как решаются обозначенные задачи, должен представитель компании. Даже если бухгалтерией занимается приглашенный специалист, этот факт не снимает ответственности с руководителя компании. А вместе с тем эта ответственность предусмотрена законом РФ.
- Руководящие посты не должен занимать специалист-аутсорсер.
- Сначала приглашенному работнику нужно поручить решение лишь некоторых задач и постепенно расширять круг его обязанностей и степень ответственности.
- В соглашении нужно обозначить условия сотрудничества и уровень ответственности. Здесь мы имеем в виду не только прямо нанесенный, но и косвенный ущерб (например, если приглашенный бухгалтер допустил ошибку, из-за которой фирма вынуждена была заплатить крупный штраф, или если специалист по рекламе запустил маркетинговую кампанию, из-за которой серьезно пострадала репутация предприятия и продажи упали).
- Перед заключением договора поищите отзывы о компании в Интернете. Крупные, хорошо зарекомендовавшие себя предприятия никогда не скрывают, с кем работали ранее. Руководители фирм-клиентов тоже, в свою очередь, почти всегда готовы рассказать о сотрудничестве.
- Подписав договоры со специалистами (теми, кто будет принимать непосредственное участие в рабочем процессе), сообщите, кто отвечает за тот или иной фронт работ и в каком объеме. Уточните, какие вопросы решает сотрудник, когда к нему можно обращаться, оставьте его контактные данные. Руководителей и подразделение, куда будут привлечены специалисты-аутсорсеры, нужно ознакомить с основными положениями заключенного договора, чтобы люди могли при необходимости сослаться на подписанный договор и потребовать выполнения тех или иных обязанностей.
Важно оформить соглашение правильно. Именно от правильности его составления будет зависеть возможность доказать в спорных ситуациях, что тот или иной специалист виновен или же что его вины нет.
В законе РФ термины «аренда» и «лизинг» применимы только в отношении имущества. В ст. 655 ГК РФ сказано, что слово «аренда» нельзя употреблять по отношению к живому человеку. Все логично: человека нельзя, как неодушевленный предмет, передать кому-то на платной основе за деньги для использования другим человеком.
Предупреждение! Поскольку писать в соглашениях фразы «лизинг персонала», «аренда сотрудников» запрещено, вместо этого устно и письменно употребляют словосочетание «предоставление персонала», что на языке юриспруденции соответствует простой хозяйственной процедуре.
Под предоставлением персонала понимают операцию, в рамках которой одно предприятие передает трудовые ресурсы другому.
С 01.01.2016 в законе РФ присутствуют два новых понятия. Первое – заемный труд. Его использовать ЗАПРЕЩЕНО. Второе – деятельность по предоставлению персонала. Его употреблять МОЖНО.
Заемный труд – неконтролируемая аренда любого персонала для решения любых задач и осуществления любой трудовой деятельности. В России термин запрещен с 2016 года.
Да, заемный труд сейчас запрещен. А предоставлять персонал можно, на основании ФЗ №116 от 05.05.2014. В законодательстве РФ указаны правила составления договора и обозначено, кто вправе предоставлять услуги. Подробно описаны ситуации, когда сотрудники не могут быть привлечены на основании соглашения о предоставлении персонала.
Основное нововведение состоит в том, что договор о предоставлении персонала должны подписывать компания-исполнитель и сотрудник; компания-исполнитель и компания-заказчик (в договоре указано, что должен делать заказчик в отношении временного работника). В общей сложности должно быть два договора. Это стандартная схема для лизинга сотрудников.
Предоставлять персонал другому работодателю можно только на конкретный период не более 9 месяцев. На это есть ряд причин:
- работодателю нужен персонал только на ограниченный срок, поскольку расширяется производство;
- есть необходимость во временной замене отсутствующего работника;
- надо помочь физлицам в ведении домашнего хозяйства.
Также стоит помнить, что круг лиц, выполняющих услуги на условиях аутсорсинга, ограничен. Ими могут быть только субъекты, не планирующие работать на постоянной основе:
- студенты на очном обучении;
- одинокие и многодетные родители, воспитывающие детей младше 18 лет;
- освобожденные из исправительных учреждений.
Эти сотрудники направляются в компании на тех же условиях, как если бы с ними подписывали трудовое соглашение.
В некоторых ситуациях временных работников принимать запрещено. Среди них:
- забастовки штатных сотрудников;
- вынужденный простой или введение режима неполного рабочего дня в процессе процедуры банкротства;
- отказ штатных специалистов от выполнения обязанностей, в том числе из-за задержки заработной платы более чем на 15 дней;
- необходимость работы на объектах I и III классов опасности;
- необходимость работы во вредных (III или IV степени опасности) или особо опасных условиях труда;
- необходимость временной замены работников, присутствие которых обязательно для получения лицензии, вступления в СРО, получения свидетельства о допуске к определенному виду работ;
- необходимость замены членов экипажей морских судов и судов смешанного плавания.
Соответственно, внештатные специалисты все же могут быть взяты в штат. Однако в законе РФ есть определенные ограничения, не позволяющие прибегать к аутсорсингу персонала постоянно.
Юристам советуют заключать соглашения «Возмездного предоставления услуг». Подробно о них сказано в ст. 39 и 779 ГК РФ.
Приведем пример легальной реализации аутсорсинга сотрудников из пяти этапов:
Шаг 1. В кадровое агентство поступил запрос на водителя погрузчика. Требования: мужчина 30–45 лет. Договор действует в течение полугода.
Шаг 2. Агентство выбирает нужного человека и принимает его в штат. Заключается трудовое соглашение.
Шаг 3. Выбирается способ взаимодействия предприятия-заказчика с агентством. Создается договор, где указывают сумму оклада, сроки, условия и объем работы, размер комиссии агентства.
Шаг 4. Составляются договоры: между сотрудником и кадровым агентством; между заказчиком и кадровым агентством.
Шаг 5. Предприятие-заказчик получает водителя погрузчика на необходимый период.
В результате предприятие-заказчик:
- не тратит время на поиск водителя;
- не оформляет его на должность;
- снимает с себя обязанности, связанные с выплатой больничных и пособий;
- автоматически освобождается от решения вопроса, связанного с его дальнейшим увольнением.
Пошаговое внедрение аутсорсинга персонала в компании
1. Анализ фактического состояния компании
Прежде чем начать реализовывать любой проект, необходимо оценить состояние предприятия и проанализировать аргументы, доказывающие экономическую выгоду и потенциал от выполнения планируемых действий. При этом опираться нужно на сухие факты и цифры.
Для объективной оценки состояния бизнеса следует проанализировать цели компании и конкурентов, установить стратегические приоритеты развития бизнеса, найти слабые места, определить, какие задачи можно переложить на специалистов-аутсорсеров, и спрогнозировать объем этих работ.
Затем нужно рассчитать, сколько стоит самостоятельно выполнить функцию или реализовать бизнес-процесс (затраты, которые можно подсчитать заранее: цена за аренду офисного или другого помещения, стоимость и габариты техоборудования, необходимого для решения этой задачи, сумма на оплату труда задействованных в этих процессах специалистов).
На этой ступени формируют рабочую группу, которая занимается сбором необходимой информации, обсуждает ее, ведь, так или иначе, метод мозгового штурма всегда приносит лучшие результаты по сравнению с индивидуальным решением.
2. Принятие решения о переходе на аутсорсинг
Итак, вы все же решили заказать аутсорсинг персонала. Для начала рекомендуем проанализировать все преимущества и недостатки, возможности и риски, с которыми можете столкнуться. Сравните затраты на самостоятельное решение необходимых задач или их выполнение аутсорсерами, а потом установите, целесообразно ли привлекать персонал.
Также здесь ставят цели и задачи проекта, назначают руководителя, создают рабочую группу, согласовывают с топ-менеджером количество задач, передаваемых аутсорсерам, и требования к привлеченным специалистам.
Безусловно, окончательно решает, нужен подбор персонала на основе аутсорсинга или нет, гендиректор или владелец компании.
3. Выбор компании, предоставляющей услуги аутсорсинга
Очень важно правильно выбрать партнера. Если ошибиться, впоследствии придется менять компанию, оказывающую услуги аутсорсинга, – соответственно, повторять довольно долгое преобразование предприятия для работы в новом формате.
Для снижения риска неверного выбора партнера и исключения субъективных факторов нужно проанализировать рынок аутсорсинговых услуг и проверить репутацию компаний, с которыми вы потенциально могли бы сотрудничать. Так у вас автоматически сформируется перечень потенциальных партнеров. Теперь главная задача – выбрать подходящего.
Здесь можно учитывать:
- скорость реагирования на запросы при необходимости выезда, консультирования или дистанционного администрирования;
- тип услуг, включенных в договор и оплачиваемых отдельно/не предоставляемых;
- влияние изменения численности компании на стоимость соглашения;
- форму контроля над своим персоналом организации-аутсорсера;
- формат взаимодействия с аутсорсером в непредвиденных обстоятельствах;
- квалификацию персонала потенциального партнера;
- процесс расторжения договора на предоставление услуг аутсорсинга;
- организацию системы безопасности на аутсорсинговом предприятии.
В выборе партнера вам поможет таблица. Внесите в нее сведения по вышеуказанным критериям оценки и сравните варианты. И в целом таблицы часто помогают принимать верные решения в различных деловых ситуациях.
4. Разработка условий договора на аутсорсинг
Следующий шаг – обсуждение с новыми партнерами условия сотрудничества. Четко обозначьте перед ними цели и задачи и, конечно, установите сроки перехода на аутсорсинг. Не стесняйтесь уточнять детали. Важно удостовериться в том, что обе стороны четко представляют дальнейший формат работы и картина текущего положения дел в бизнесе совпадает. Ошибки при реализации проектов возникают именно из-за ошибок в коммуникации. Помните, самое сложное в переходе на аутсорсинг персонала – сформулировать запрос.
Будьте готовы к тому, что партнеры озвучат свой вариант решения проблемы. К рекомендациям, конечно, прислушаться стоит, хотя бы потому, что аутсорсинговая компания реализовала не один проект, а значит, опытнее вас.
При разработке соглашения в состав рабочей группы обязательно включают юриста. Если его в штате нет, обратитесь за консультацией к специалисту извне.
В договоре непременно должны быть указаны ключевые параметры, определяющие структуру взаимодействия с аутсорсинговой компанией.
Заключая договор, помните, что обязанности на аутсорсинг можно передавать как полностью, так и частично.
5. Переход на новый формат работы
Любая компания при переходе на аутсорсинг учитывает эмоциональный климат в коллективе. Советуем провести разъяснительную работу с сотрудниками, предоставить им необходимую информацию о переходе на новую форму работы и ознакомить со всей документацией под подпись.
Важно уделить особое внимание тем специалистам, с которыми фирма хочет сотрудничать дальше, и деликатно сообщить о прекращении трудовых отношений тем, в ком больше не нуждается.
На этом этапе также разрабатывают необходимую документацию и положения: план работы по внедрению проекта и новое штатное расписание. Если нужно, создают новые или корректируют существующие должностные инструкции.
6. Функционирование проекта на отчетном этапе
Рабочая группа больше не нужна. Главным становится работник, который передает руководству отчетность с заранее оговоренной периодичностью.
При подведении итогов за отчетный период: оценивают, как функционирует система аутсорсинга на основе обратной связи персонала, руководства и партнеров; сопоставляют результаты работы аутсорсинговой компании с запланированными KPI. Кроме того, участники процесса коллективно обсуждают промежуточные итоги реализации проекта.
Если в системе выявляются слабые места, причин может быть две: несоблюдение условий договора и ошибки в планировании. Главное – понять, что стало причиной недочетов, и начать их устранять.
За качеством решения задач, переданных на аутсорсинг, нужно постоянно следить, как, впрочем, и других. Уровень контроля зависит от того, насколько важны для бизнеса переданные задачи, высоки риски и компетентны сотрудники поставщика.
Примерно так для любой компании выглядит процесс перехода на аутсорсинг. Безусловно, его можно корректировать в зависимости от специфики деятельности. Но в целом схема такая.
Как правильно составить договор аутсорсинга персонала
Как правило, юридически предоставление персонала – аутсорсинг оформляется между двумя бизнес-субъектами как договор на оказание услуг. Форма составления документа произвольная. Главное – соблюдать деловую и нормативную терминологию и общие правила делопроизводства.
В соглашении обязательно расписывают все условия сотрудничества. В большинстве случаев рекомендуется использовать не типовые соглашения, а индивидуальные.
Составляя договор аутсорсинга на предоставление персонала, внимательно оценивайте следующие нюансы:
- Официальные термины в документе нужно использовать дословно, если рассматриваемая тема регулируется законодательно.
- Предмет договора должен быть четко определен и максимально детализирован. Важно, чтобы в нем было сказано, какие работы нужно выполнить, какие обязательства несут участники, какие услуги необходимо предоставить и на каких условиях. Обычно специалистам-аутсорсерам платят за по факту отработанное время, результат и конкретный период.
- Соглашения должны подписывать уполномоченные на это представители двух сторон. Это очень важно для специалистов по кадрам – их обязанности на предприятии на подписание такой документации должны быть указаны в трудовом договоре, дополнительных соглашениях к нему или правилах внутреннего распорядка.
Вот что обязательно должно быть описано в договоре:
- предмет;
- количество и квалификация привлекаемых сотрудников;
- объем работы, которую нужно выполнить;
- цена на услуги аутсорсеров;
- порядок оплаты привлеченным работникам;
- права и обязанности участников;
- период договора;
- порядок приемки услуг.
При этом сами договоры заключают на аутсорсинг разного типа:
- Полный. Аутсорсер узнает все (или почти все) о работе предприятия и оказывает все виды услуг в выбранном направлении. Например, может разрабатывать и внедрять оптимальные логистические решения на всех уровнях деятельности компании.
- Частичный. Аутсорсер получает лишь часть обязанностей в конкретном направлении. Допустим, обслуживает определенное программное обеспечение, но при этом не получает доступ ко всей IT-системе бизнеса.
- Совместный. Аутсорсер получает часть задач по субдоговорам. Например, бухгалтерию компании ведет один человек, а сдает налоговую отчетность привлеченный им подрядчик.
- Промежуточный. Здесь собственные специалисты предприятия передаются под управление аутсорсера.
Необходимо учитывать, что российское законодательство не регулирует вопрос выполнения работ на условиях аутсорсинга. Это, конечно, недостаток сотрудничества с компаниями-аутсорсерами. Именно поэтому единственный вариант контролировать ход выполнения условий работы с партнером – договор.
В документе нужно описать пути разрешения всех вероятных споров. Также должен быть указан подробный список выполняемых работ. Соглашение подписывают стороны, имеющие на это право. Иногда целесообразно проверять, есть ли у компании-аутсорсера лицензия на предоставление услуг.
От чего зависит цена аутсорсинга персонала
Если брать абсолютные показатели, аутсорсинг обходится компаниям дороже, чем наем работника в штат. Но следует помнить о том, сколько времени они экономят благодаря аутсорсингу, а также учитывать альтернативные расходы.
Фирма-аутсорсер отвечает за все выплаты, связанные с зарплатой работника: взносы на страхование, больничные, декретные, отпуска. Если случаются временные простои, то расходы, связанные с ними, также несет аутсорсер.
Множество фирм-аутсорсеров при заключении договоров на длительный период предлагают скидки за объем работы. Аутсорсинговые услуги оплачиваются только по факту проведенных работ.
Не будем приводить какие-то определенные цифры, так как показатели для каждой страны, области, города разные и, кроме того, изменчивы. Поэтому укажем на несколько важных параметров, от которых зависит аутсорсинг персонала стоимость:
- Продолжительность сотрудничества с аутсорсером. В этом случае, как и в любом бизнесе, «опт выгоднее». То есть, заключая соглашение на длительный период, вы платите немного меньше за месяц использования аутсорсинговых услуг.
- Численность сотрудников. Опять же, «дешевле оптом». Если привлекаете много работников по схеме аутсорсинга, услуги одного сотрудника обойдутся дешевле.
- Профессиональный уровень. Конечно, квалифицированные опытные специалисты стоят дороже. При расчете затрат на аутсорсинг это тоже учитывают.
- Сезонность. Для компаний, деятельность которых носит явно сезонный характер, в сезон аутсорсинг производственного персонала или специалистов другого профиля стоит дороже.
- Расположение предприятия. Если работники-аутсорсеры вынуждены тратить много времени на дорогу на работу, на стоимости их услуг это тоже, конечно, сказывается.
Аутсорсинг оплачивается тремя способами:
- за результат;
- за указанный в соглашении период;
- за фактически отработанное время.
Чаще всего компании платят по итогу: переводят деньги лишь после конкретного измеримого результата, например изготовления определенного количества деталей.
Оплата по указанный в договоре период, как правило, практикуется в тех случаях, когда аутсорсер решает нестандартные задачи, по которым нет точных временных нормативов. Здесь фирма-аутсорсер предлагает время, за которое справится с заданием, а заказчик соглашается на этот период.
Третий вариант – оплата за фактически отработанное время. Используют ее тогда, когда, например, заказывают аутсорсинговые услуги по найму сотрудников. Аутсорсер тратит время на поиск работников и за дальнейшую деятельность принятых в компанию специалистов не отвечает. Ему платят только за отработанное по факту время.
В этой статье мы постарались подробно рассказать о том, что такое аутсорсинг рабочего персонала, каким он бывает, какие задачи помогает решать, осветили его плюсы и минусы. Надеемся, эта информация обязательно пригодится вам в бизнесе.
Сегодняшний бизнес действительно глобальный. От инструментов и информации, которые пересекают границы, до предметов, созданных в других странах, экономики нашего мира взаимосвязаны. На современных рынках компетенции важнее границ, и поиск подходящих сотрудников может вывести вас далеко за пределы вашей страны. Если вы думаете о привлечении удаленных сотрудников к своей рабочей силе, есть много способов сделать это, и некоторые из них имеют ограничения. Рассмотрим основные недостатки аутсорсинга.
Что такое аутсорсинг?
У вашего бизнеса есть основная направленность, и когда вы работаете в этой области, вы, скорее всего, пришли и развили навыки и знания, которые поддерживают эту направленность. Однако, как бы вы ни старались, вы, вероятно, не знаете всего. Вы можете не быть IT-специалистом, или, в зависимости от размера вашего бизнеса, у вас может не быть сотрудников, являющихся специалистами в определенных областях маркетинга. В статье для Forbes специалист по маркетингу Эрик Хуберман говорит о важности сосредоточения внимания на том, что у вас получается хорошо: «При запуске бизнеса очень важно делать то, в чем вы хороши; абсолютно необходимо придерживаться своей основной компетенции». Для областей, не входящих в вашу основную компетенцию, вы можете привлечь дополнительную помощь. Некоторые компании, чтобы получить эту дополнительную помощь, выбирают аутсорсинг сотрудников. Но что на самом деле означает аутсорсинг?
Аутсорсинг определяется как «соглашение, по которому одна компания нанимает другую компанию для выполнения запланированной или существующей деятельности, которую можно было бы выполнять внутри компании, и иногда включает перевод сотрудников из одной фирмы в другую». Другими словами, компании вместо того, чтобы нанимать новых сотрудников, нанимают внешних сотрудников из аутсорсинговой компании для выполнения задач и проектов. Однако, хотя это звучит как простое решение, у аутсорсинга есть некоторые потенциальные недостатки, о которых следует помнить.
Когда вы ищете новых сотрудников, всегда важно найти того, кто подходит и понимает ценности вашего бизнеса.
Недостатки подбора персонала на аутсорсинг
Прежде чем принять решение о работе с аутсорсинговой компанией, важно узнать о недостатках, с которыми ваш бизнес может столкнуться при таком типе договоренностей.
Вот 5 основных недостатков аутсорсинга:
- Меньшее соответствие вашим ценностям
По мере того, как вы развиваете свою компанию, вы ищете не только квалифицированных специалистов, вы ищете сотрудников, культурно подходящих для вашей организации. Вы хотите, чтобы ваша организация росла на основе общих ценностей и способов ведения бизнеса. Когда вы используете аутсорсинг вместо того, чтобы нанимать новых сотрудников, у вас меньше возможностей убедиться, что ваши новые сотрудники действительно соответствуют философии вашей компании. Эти сотрудники могут обладать необходимыми вам навыками, но, поскольку они могут не работать в вашей компании в течение длительного времени, они могут не проявлять такой же приверженности видению вашей компании.
- Аутсорсинг приносит меньше согласованности
Если вы нанимаете фрилансеров или временных сотрудников, одно из преимуществ заключается в том, что вы не чувствуете беспокойства, если вам нужно их отпустить. Вы можете работать с людьми, когда они вам нужны, вместо того, чтобы платить сотруднику каждый день. Однако недостатком этой гибкости является меньшая последовательность, особенно если вы работаете со многими разными людьми в течение долгого времени. Например, если вы найдёте помощника по административным вопросам в напряжённое время года и возьмете нового помощника в следующем году, вам придётся постоянно обучать новых сотрудников и знакомить их с вашими системами и вашими клиентами. Пока работа выполняется, текучесть временного сотрудника по-прежнему является убытком и обеспечивает меньшую последовательность в обслуживании клиентов.
- Меньше возможностей роста
Когда вы работаете с сотрудниками или удаленными работниками с течением времени, у них есть возможность вырасти до своих должностей. За время работы они задавали вопросы, делали ошибки и понимали вашу клиентскую базу. В журнале Entrepreneur говорится, что «некоторые задачи имеет смысл сначала отдать на аутсорсинг, а потом передать собственными силами». Внутрикорпоративные или долгосрочные взаимодействия позволяют вам и вашим сотрудникам вместе расти на своих должностях, планируя, как совершенствоваться в будущем.
- Вы теряете контроль над своей командой
Еще одним недостатком аутсорсинга найма является то, что вы теряете контроль над своей командой. Не контролируете как микроменеджер, а контролируете, как развиваются события в вашей команде и проекте. Как бизнес-менеджер, вы можете не понимать всю глубину специальностей ваших сотрудников. Тем не менее, вы должны уметь задавать вопросы и понимать общую картину того, что этот сотрудник привносит в вашу компанию.
Если вы отдаете техподдержку на аутсорсинг, вы едва ли тесно связаны со своей командой технической поддержки. Если вы хотите держать руку на пульсе всех аспектов вашего бизнеса, вы должны иметь возможность вести долгие беседы, задавать вопросы и действительно узнавать каждую деталь вашего бизнеса.
- Более высокий риск
В то время как ваш бизнес гостеприимен, вероятно, есть некоторая информация, которую вы хотели бы сохранить при себе. Будь то финансовая информация или технология для конкретного продукта, у каждого бизнеса есть свои внутренние процессы, которые не нужно обнародовать. Когда вы используете аутсорсинг, вы открываете свой бизнес для других, и вам нужно определить, насколько комфортно вы себя чувствуете, когда люди, не являющиеся сотрудниками, получают доступ к данным вашей компании. Кроме того, имейте в виду, что вы рискуете, когда дело доходит до результатов и результата. Вы не можете полностью контролировать процессы и то, как работают ваши внешние «сотрудники», а значит, вы не контролируете, каким будет результат. В некоторых отраслях это происходит чаще, чем в других. Одним из основных недостатков аутсорсинга ИТ-специалистов является то, что вы не можете контролировать весь процесс разработки, как если бы это была ваша внутренняя команда. И поэтому, если разработчики решат работать с другими методологиями или делать другие процессы, установить контроль будет сложнее, потому что они не являются вашими сотрудниками.
А что насчёт плюсов? Ведь их не может не быть, иначе бы аутсорсинговые компании не пользовались такой популярностью.
Вот три главных плюса аутсорсинга.
- Аутсорсинг может увеличить прибыль компании
Компании обычно решают передать производство товаров и услуг на аутсорсинг, если считают, что это может сэкономить им деньги и тем самым увеличить прибыль компании. Наиболее часто приводимый пример этого связан с затратами на оплату труда. Компании могут использовать аутсорсинг и/или офшор в стране с более низкой стоимостью рабочей силы. В то время как некоторые могут рассматривать потерю местных рабочих мест как негативный эффект аутсорсинга, компаниям трудно сопротивляться увеличению прибыли, которое может возникнуть в результате. Компании также могут привлекать аутсорсинг, чтобы сэкономить на обучении и найме всех штатных сотрудников или для расширения своего бизнеса.
- Аутсорсинг может повысить экономическую эффективность
Иногда компании прибегают к аутсорсингу из-за альтернативных издержек производства товара или услуги самостоятельно. Например, генеральный директор технологического стартапа может отдать HR на аутсорсинг, потому что считает, что время будет лучше потрачено на встречи с венчурными капиталистами и обучение ее технической команды, чем на управление вознаграждениями сотрудников. Когда высококвалифицированные люди могут отдать на аутсорсинг менее важные задачи и потратить больше времени на более важные задачи, бизнес, как правило, выигрывает. Сторонники аутсорсинга говорят, что он также может повысить общую эффективность экономики за счет распределения задач между людьми, имеющими соответствующий уровень квалификации для этих задач, и позволяя высококвалифицированным работникам работать более продуктивно.
- Аутсорсинг может укрепить международные связи
Некоторые эксперты считают, что чем больше страны торгуют друг с другом, тем меньше вероятность того, что они начнут войну друг с другом, и тем легче им будет сотрудничать для достижения общих целей. В той мере, в какой аутсорсинг укрепляет отношения между компаниями в двух или более странах, он также может укреплять отношения между правительствами этих стран. Ну и, по крайней мере, меньше вероятность, что сотрудника из другой страны мобилизуют.
Плюсы и минусы аутсорсинга HR-функций
Отдельно расскажем о плюсах и минусах HR-менеджмента на аутсорсе.
Плюсы кадрового аутсорсинга
- Экономит деньги.
Небольшие компании и стартапы обычно не могут оправдать затраты на найм сотрудника отдела кадров на полную ставку. Крупные компании также часто полагаются на аутсорсинговых экспертов для поддержки своего персонала. Самые большие выгоды приходят от аутсорсинга повторяющихся задач, которые требуют много времени, но не обязательно требуют много обучения, руководства или индивидуальных знаний. Хорошими примерами являются крупномасштабный рекрутинг, начисление заработной платы, соблюдение требований независимых подрядчиков и проверка биографических данных.
- Позволяет персоналу действовать более стратегически.
Сегодня сотрудники отдела кадров играют важную роль в наборе, найме, обучении, формировании морального духа, разработке политики, управлении рисками и многом другом. Это много для одного отдела, а тем более для одного человека. По словам Митчелла, передача некоторых из этих функций на аутсорсинг освобождает внутреннюю команду отдела кадров, чтобы она могла действовать более стратегически, чем тактически. «Они могут оказать большее влияние на бизнес с помощью управления преемственностью, коучинга и консультирования».
- Вертикальная экспертиза.
Аутсорсинг может быть хорошим вариантом, когда у вас может не быть соответствующего опыта внутри компании. Такие задачи, как соблюдение законодательства, становятся очень сложными по мере роста компании.
Минусы кадрового аутсорсинга
- Минимум коммуникации.
Некоторые из самых больших, самых сложных и самых эмоциональных событий в офисе связаны с HR. HR работает с сотрудниками и их семьями по очень личным вопросам, таким как здоровье, страхование жизни и так далее. Таким образом, риск чрезмерного аутсорсинга заключается в потере связи между руководством компании и ее сотрудниками. «Можно чувствовать себя немного оторванным, когда кто-то, занимающийся HR или HR-задачами, находится вне офиса и не является частью повседневной команды», — говорит Бейкер. «Хорошие аутсорсеры знают, как это преодолеть».
- Потеря внутренней экспертизы.
Когда компании передают HR-функции на аутсорсинг, им все равно нужно держать руку на пульсе в HR-водах. Вы все равно должны назначить кого-то из сотрудников в качестве ответственного за проверку этих задач, переданных на аутсорсинг, иначе вы рискуете, что ваша компания и команда HR находятся на совершенно разных страницах. Плюс HR должен разделять культуру компании, учитывая их тесную работу с сотрудниками.
- Меньшая доступность.
Есть большая вероятность, что ответ от внешней компании будет не таким быстрым, как от штатного HR-специалиста. Митчелл настоятельно рекомендует включать пункт об эффективности в контракты на аутсорсинг HR. «Контракты должны пересматриваться ежегодно, чтобы видеть, приносит ли аутсорсинг пользу организации и сотрудникам, и если нет, то его не следует продлевать», — говорит она.
В первой половине 2020 года российский рынок подбора постоянного персонала сократился почти вдвое. Рассказываем, почему компании перестают нанимать людей в штат и все больше обращаются к услугам аутсорсеров
1
Что такое аутсорсинг
Аутсорсинг — это передача непрофильных функций компании сторонним организациям. Например, фирмам не всегда выгодно и удобно содержать в штате уборщиков или собственную службу безопасности. Тогда они обращаются к частным охранным предприятиям или клининговым компаниям — экономят на подборе, обучении и оформлении персонала, но закрывают нужную задачу.
Слово происходит от английского outer source using, что можно перевести как «использование внешних источников». В современном виде аутсорсинг появился в 1930-х годах в США во период противостояния Ford и General Motors.
Руководитель General Motors Альфред Слоун встал у руля компании, когда та была на грани краха. Он разработал систему аутсорсинга — узкопрофильные производства и систему управления передали в руки специализированных фирм. Так Слоуну удалось не только догнать, но и значительно обогнать конкурента. Позже в Ford тоже пришли к этой модели бизнеса, но решительное лидерство уже было утрачено.
Идея аутсорсинга не нова и для России. Например, еще в СССР существовали тресты столовых — объединения отдельных компаний, которые обеспечивали питания на советских предприятиях. Современные формы аутсорсинг приобрел в России только в 1990-е годы, с приходом рыночной экономики.
2
В чем разница между фрилансом, аутсорсингом и аутстаффингом
Фриланс — это привлечение частного самостоятельного специалиста без оформления в штат компании. Аутстаффинг — почти то же самое, только внештатных сотрудников нанимают из состава профильной организации.
Различия между этими формами трудовых отношений в объеме работы, времени сотрудничества и распределении ответственности. Фрилансеров привлекают, чтобы единоразово решить конкретную задачу. Например, компания может нанять дизайнера, который отрисует оговоренное количество изображений для определенного проекта. С такими специалистами заключают договор подряда, оказания услуг или авторского заказа.
Между аутсорсингом и аутстаффингом границы менее очевидные. В обоих случаях это долгосрочные отношения. Только в первом компания-наниматель платит за определенный объем работ и заключает договор об оказании услуг. Заказчику все равно, кто и где будет заниматься задачами, главное — чтобы они выполнялись качественно и в срок. Например, аутсорсер может на постоянной основе предоставлять фирме бухгалтерские услуги. Ей будет безразлично, кто, где и как делает это, если все работает должным образом.
При аутстаффинге компании заключают договор о предоставлении персонала. В этом случае заказчик платит за конкретных специалистов под определенное рабочее место. Так, можно найти продавца-аутстаффера, который будет стоять на кассе в магазине нанимателя. Тут важнее, не сколько клиентов обслужит работник, а какое количество часов и дней в неделю он будет занят делом.
Разница между аутсорсингом и аутстаффингом
(Фото: Complete)
3
Как работает аутсорсинг
На аутсорсинг можно передать любые функции и бизнес-процессы: PR, маркетинг, ИТ, HR, бухгалтерию, поддержку клиентов, клининг, обеспечение безопасности и питания. Главное — чтобы компания-аутсорсер профессионально выполняла свои задачи.
Другое правило — нельзя делегировать другим людям ключевые для вашего бизнеса элементы. Например, если организация готовит выпечку, нанять аутсорсеров для доставки пирожков может быть вполне эффективно. Но если подрядная фирма начнет придумывать рецепты и печь за вас, ваш бизнес просто потеряет свою суть.
Для нанимателя привлечение аутсорсеров начинается с выбора подрядчика. Например, если нужны бухгалтерские услуги, можно ориентироваться на рейтинг RAEX. Затем следует изучить потенциальных кандидатов: прайс-листы, варианты сотрудничества, отзывы клиентов и опыт.
Перед заключением договора также можно посетить офис аутсорсинговой фирмы, чтобы узнать, как и в каких условиях работают ее сотрудники. Заключая контракт, стоит обратить внимание на права, обязанности и ответственность сторон за нарушения.
Когда вы наняли фирму на аутсорсинг, вам не нужно думать о начислении зарплаты ее работникам — вы просто оплачиваете услуги по договору. Но при этом нужно озаботиться контролем качества выполняемых задач. Для этого можно привлекать собственных штатных менеджеров или профильных специалистов.
4
Какие компании пользуются аутсорсингом
Еще в 2015 году около трети российских компаний использовали аутсорсинг. В 2017 году оборот этого рынка в России вырос на 10%, а в 2020 — уже на 13,7%. Корпорации по всему миру уже давно проявляют неугасающий интерес к этой практике.
Так Nike передала все производственные функции на аутсорс. Компания занимается только разработкой дизайна и продажами спортивной одежды и обуви в своих магазинах. Сами товары изготавливают подрядные организации, сосредоточенные в азиатском регионе. Это не помешало выручке Nike вырасти на 540% за последние десять лет.
Другой удачный пример аутсорсинга показывает IKEA. Транспортные и производственные функции компания практически полностью возложила на сторонних подрядчиков, а сама занимается только розничными продажами через собственную сеть магазинов.
Kodak с 1989 года делегировала ИТ-задачи компании IBM. Их договор 22-летней давности считается отправной точкой в истории ИТ-аутсорсинга, после которой все больше корпораций стали обращать внимание на этот вид взаимодействия с подрядными организациями.
Google передает на аутсорсинг разработку некоторых продуктов и поддержку клиентов, сообщает Rubrain.com. Это позволяет компании обеспечивать качественную обратную связь с потребителями и сосредоточиться на ключевых задачах бизнеса.
5
Плюсы аутсорсинга
Аутсорсинг помогает сэкономить, получить доступ к высококвалифицированным кадрам и избежать привычных проблем, возникающих при найме работников в штат.
Вот некоторые из преимуществ таких трудовых отношений.
- Сокращение затрат на работу. Компании-нанимателю не нужно оплачивать обучение сотрудников на аутсорсинге, покупать оборудование и софт, тратиться на поддержку мотивации, премии и бонусы.
- Избавление от социальных обязательств. Компания-аутсорсер сама оплачивает больничные и отпуска и переводит отчисления в налоговую, пенсионный фонд и фонд медицинского страхования.
- Независимость от обстоятельств. В рамках заключенного договора аутсорсер обязуется вовремя предоставить услуги. Работа будет выполнена в срок, даже если внештатные сотрудники уволятся, заболеют, уйдут в декрет или отпуск.
- Повышение качества непрофильных услуг. Заказчик получает доступ к интеллектуальному капиталу опытной узкоспециализированной организации и к профессионалам, знающим свое дело.
- Фокус на основной деятельности компании. Сокращаются расходы ресурсов, которых требует менеджмент неключевых для фирмы процессов, а также освобождается дополнительное время и силы HR-команды.
6
Минусы аутсорсинга
Работа с аутсорсерами имеет определенные риски, но большинство из них можно предугадать заранее и обезопасить себя соответствующими условиями в договоре.
Вот что это за риски.
- Попадание в зависимость. В отсутствие конкуренции аутсорсер может снижать качество услуг, а вам будет некем его заменить. Похожая ситуация произошла в отдаленных районах Башкирии, где соцучреждения передали подрядчикам обеспечение питанием.
- Недобросовестность. Нужно тщательно изучить фирму, которую вы нанимаете. Нечестные компании могут задерживать зарплаты своим сотрудникам и нарушать условия договора, что вызовет проблемы. Так случилось в Копейске, когда работу скорой помощи отдали организовывать частному подрядчику. Предусмотрительно будет обозначить в договоре конкретные штрафы за нарушение сроков и снижение качества услуг.
- Разглашение конфиденциальной информации. Например, предоставляющая консалтинговые услуги эквадорскому рынку компания Novaestrat слила в Сеть данные миллионов граждан страны. Обезопасить от этого помогут прописанные в договоре пункты о неразглашении таких сведений и ответственности за нарушения.
7
Перспективы аутсорсинга в России
Как прогнозирует Ассоциация частных агентств занятости, спрос на аутсорсинг и аутстаффинг будет расти, а на поиск постоянного персонала, наоборот, снижаться. Операционный директор Gi Group Людмила Зорина считает, что эта тенденция, появившаяся из-за пандемии, сохранится и в будущем. В то же время исполнительный директор Kelly Services Юрия Ефросинина отмечает, что рынок аутсорсинга в России до сих пор меньше, чем в развитых странах, что говорит о его потенциале к еще большему росту.
По словам директора по развитию бизнеса ЦОД Tet Мориса Сперга, пандемия и кризис подтолкнули многие корпорации инвестировать в цифровую трансформацию, привлекать удаленных сотрудников и обращать больше внимания на облачные системы. С этими задачами помогают справиться аутсорсинговые компании.
Основатель «Школы бухгалтерского бизнеса» Полина Муртазина ожидает, что рынок аутсорсинга учетных функций в ближайшее время вырастет на 25–30%. Эксперт связывает это с возможностью фирм по бухгалтерскому и налоговому учету работать удаленно, что является важным критерием в постковидные времена
В сфере ИТ-аутсорсинга, по прогнозу BCG, будут меняться стратегии взаимодействия. Теперь компании начинают обращаться к провайдерам высокотехнологичных услуг за помощью в цифровой трансформации бизнеса. В вопросах кибербезопасности и обеспечения непрерывности процессов корпорации планируют больше опираться на собственные ресурсы.