Как принимать дела у аутсорсинговой компании

Когда в организации меняется бухгалтер, это вызывает волнение руководства. Во-первых, на его место придет новый человек (сработаемся — не сработаемся?), во-вторых, от уходящего бухгалтера иногда бывают проблемы: выявляются на стадии передачи дел или даже позднее, когда уже и спросить не с кого. А что если новичок — не человек, а целая компания? Как правильно передать дела аутсорсинговой организации, какие нюансы учесть и на что стоит обратить внимание самим аутсорсерам — об этом сегодня и поговорим.

Для начала, необходимо определить сроки. Ведь заявление об увольнении по правилам пишется за 2 недели, но не все его соблюдают. Тем не менее, даже если руководитель готов отпустить сотрудника раньше, то нужно учитывать специфику работы. Возможно кроме церемониальной передачи папок с документами, нужно будет ввести ответственное лицо аутсорсера в курс дел.

К примеру, у вас могут быть заключены контракты с заказчиками, которым вы даете негласную отсрочку по платежам, хотя в договоре вообще стоит предоплата. Или есть внутренние регламенты о сроках передачи документов в бухгалтерию и стоит их сохранить при заключении договора с аутсорсерами, чтобы сотрудникам не пришлось перестраиваться под новый график. О подобных моментах стоит предупредить. И обговаривать их надо заранее ДО заключения договора. Ведь это может повлиять на стоимость обслуживания и регламент работы.

В свою очередь руководителю аутсорсинговой компании или лицу, ее представляющему, для проведении переговоров необходимо обзавестись чек-листом с вопросами, которые надо задать будущему заказчику. Это освободит от необходимости каждый раз вспоминать — что еще надо уточнить.

С чего начать

Не забудьте, что главный бухгалтер во время передачи дел все еще остается лицом, ответственным за формирование и отправку отчетности, соблюдение порядка ведения кассовых операций, расчеты с контрагентами и т.д., в зависимости от должностной инструкции. И должен продолжать эти обязанности выполнять. По мере передачи дел, конечно, отдельные участки учета могут полностью переходить под бразды правления аутсорсеров, но это нужно четко обговаривать. Лучше — в письменном виде. Например, подписывать промежуточный акт о передаче документов и указывать, что теперь эта часть работы ложится на плечи обслуживающей бухгалтерии. Так, к примеру, можно отдать уже в переходный период:

• ввод в базу первичных документов (накладных, актов, выписок, авансовых отчетов);
• выписку текущих актов и счетов;
• оформление кадровых документов;
• кассовые операции и т.д.

Можно озаботиться выгрузкой остатков по бухгалтерской базе на определенный период. Лучше конечно выгружать данные с начала года, если переход на обслуживание в стороннюю компанию происходит в середине года. Всегда лучше, когда новая база заводится с 1 января.

Аутсорсерам на заметку

Не лишним будет и проведение инвентаризации. Акты, составленные по ее результатам, будут отправной точкой в любом споре с заказчиком. Руководитель должен понимать, что это не просто цифры на бумажке, а отражение реального положения дел. Вот на складе остаток в виде материалов, а по факту их нет. Нужно разбираться куда они пропали.

Видите, каким емким получается процесс. А вдруг там столько проблем и вообще учет восстанавливать придется? Сразу хочу сказать — такое возможно и при этом вас может ожидать еще ряд проблем:

• клиент не знает, что происходит у него в учете, он будет уверен, что все хорошо и если вы начнете указывать на недостатки, решит, что вы просто пытаетесь его «развести»;
• восстановление учета — дорогая услуга, дороже, чем обычное обслуживание, поэтому даже если заказчик признает проблему, он может вообще отказаться от ваших услуг и решит поискать бухгалтера в штат, который все эти беды обнаружит только в процессе работы (и, скорее всего, будет трудолюбиво разгребать — за зарплату).

Чтобы обезопасить себя, проводите консультацию, а затем диагностику учета клиента. Эту услугу можно сделать бесплатной, но при условии, что речь не идет об аудите!

В чем разница? В том, что диагностика делается по общим параметрам: состояние учетной базы, выборочная проверка наличия документов, наличие и полнота отчетности, наличие положений по оплате труда, командировкам, отпускам, сверка расчетов с бюджетом и т.д. Это довольно поверхностная проверка уже позволяет выявить наличие глобальных проблем.

Аудит же проверяет учет глубже, например, выявляет соответствие уровня заработной платы установленному минимальному размеру, правильность и своевременность расчетов с сотрудникам по отпускам, больничным, в ходе работы проводится инвентаризация и выявляются расхождения учета с фактом, анализируется налогообложение, возможность его оптимизации, смены налогового режима. Он отличается тем, что по его итогам готовятся рекомендации по дальнейшим действиям, которым в том числе клиент может следовать и самостоятельно. Это самостоятельная услуга, отдельная строка в прайсе, если хотите. Аудит занимает больше времени, требует привлечения экспертов. Проводить его бесплатно — не путь истинного аутсорсера.

Кто особенно сильно страдает проблемами с бухгалтерским и/или налоговым учетом:

• ИП, особенно ведущие учет самостоятельно. Тут и передавать то дела некому, зачастую приходится начинать с нуля (см. выше насчет восстановления и аудита — предприниматели таких слов не любят, хотя зачастую именно в этих услугах и нуждаются);
• Фирмы на УСН. Конкретно — с режимом «доходы», кажется, что с учетом у них все просто, некоторые руководители сами ведут бухгалтерию. Результаты порой плачевные;
• «Типа нулевки» — организации, которые не сдавали отчеты, но мало-мальски вели деятельность, пока им не блокировали счета, не прислали кучу требований и вообще не привели к мысли, что надо что-то в жизни менять;
• «Брошенки» — организации, которые какое-то время находились на консервации, возможно даже из-за проблем, указанных выше, но учредители решили их реанимировать;

Бывает и так, что организация вроде работает успешно отчеты сдает, зарплату платит, но в один прекрасный момент к ним приходит выездная проверка, не обязательно даже от ФНС, возможно плановая от ФСС, совместно с Пенсионным Фондом, и оказывается, что их бухгалтер не справился с делами, учет запущен, некоторые цифры «нарисованы», а отдельные участки и вовсе не велись или велись неправильно.

Например, не удерживались суммы взносов с выплат по договорам ГПХ, не рассчитывался и не удерживался НДФЛ со сверхлимитных суточных, неправомерно включались в расходы затраты по авансовым отчетам, подтвержденные товарными чеками без кассовых и т.п.

Давайте сведем информацию, которую надо проверить перед передачей дел, в единый список:

• Бухгалтерский (документы и базу), налоговый (аналогично), кадровый и воинский (о нем никто никогда не помнит) учет. Но! Все зависит от предлагаемых услуг и содержании договора. Если передается только один участок учета или аутсорсер будет исключительно формировать и сдавать отчеты — нет смысла проверять все В зависимости от деятельности и внутреннего регламента может еще присутствовать управленческий учет, отчетность в СРО, статистику и т.д.;
• Наличие (и, по возможности, правильность применения) — учетной политики, внутренних нормативных документов;
• Сверки с ФНС, ПФР, ФСС, наличие требования, актов выездных и камеральных проверок, предписания и другая аналогичная документация;
• Отчеты во все инстанции или доступ к базе с ними. Особенно обратить внимание на периоды, приходящиеся на передачу дел и определить, кто в этот период отвечает за подготовку и отправку отчетов.

Т.к. по закону о бухучете основная масса первички, отчетности и регистров храниться в течение пяти лет, то и наличие документов нужно проверять за указанный период.

Что нужно передавать?

Если документооборот в организации электронный, то передаются сами базы или доступы к ним. Конечно, порядок работы и доступа должен быть четко организован и прописан в договоре.

Бумажный документооборот не обязательно подразумевает перевозок коробок архива в обслуживающую организацию, но если это происходит, то передача каждой папки должна быть зафиксирована. В идеале описать надо каждый документ, но на практике это очень трудно сделать и, как правило, не делается. Составляется укрупненный список:

• Накладные от поставщиков за январь — 1 папка, 54 документа
• Акты заказчикам за январь — 2 папки, 35 и 29 документов
• Выписки банка за январь — 20 листов

Примерно так. Даже количество документов не всегда считается. Дотошные распечатывают реестры из бухгалтерской программ и отмечают в них наличие документов в папках. И на самом деле это правильный путь. Но ооочень долгий.

Аутсорсер может также получить доступ к системе подготовки и сдачи отчетности, если у компании она уже есть. Ответственному лицу можно предоставить доступ к банковскому счету. Онлайн-банкинг позволяет организовать его с ограничением прав пользователя. К примеру, можно будет создавать, загружать платежные поручения, выгружать выписки, а вот подписать и отправить платеж — нельзя.

Если фирма пользуется онлайн-кассой (использует услуги ОФД), CRM-системой или облачным сервисом, где например, ведет складской учет, то доступ к этим базам тоже может понадобится. Либо придется выгружать из них данные самостоятельно и передавать с определенной регулярностью (указывается в договоре) аутсорсеру. Тоже под роспись.

Составлять список переданной текучки — в интересах каждой стороны. Для заказчика — подтверждение передачи документов, основание для выставления претензий, если что-то пойдет не так, а для обслуживающей бухгалтерии — страховка на случай тех самых претензий, а еще основание для выставления счета на допуслуги (о них мы с вами недавно тоже вели разговор), если, к примеру, превышены лимиты по объему обрабатываемых документов.

Печати, ЭЦП, ключи от торговых площадок и прочие аналогичные логины-пароли лучше оставить при себе руководителю. Ведь документ, подписанный электронной подписью Иванова В.В. директора ООО «Ромашка», сложно будет оспорить, если Иванов по наивности дал ЭЦП кому-то другому, а тот человек допустил ошибку и списал со счета вместо 10 000 рублей все 100 000, или подписался на аукцион, который заведомо компании не осилить (привет реестр недобросовестных поставщиков!).

Кстати, о банке. Если уходящий главбух имел право подписи наряду с директором, необходимо внести изменения в карточку подписей. Возможно потребуется блокировка карт доступа, паролей, рабочей почты, чтобы уволенный сотрудник не имел уже возможности получить доступ к внутренним сведениям, в том числе персональным данным. По тем же причинам нужно отменить (отозвать) доверенности на имя бывшего главбуха с даты его увольнения.

И еще один простой совет руководителю аутсорсинговой компании, решившему принять на обслуживание нового клиента — узнайте истинную причину, почему главбух покидает компанию. Некоторые неохотно делятся такой информацией, но если вам удастся разговорить увольняющегося сотрудника, вы хотя бы будете готовы к трудностям и катаклизмам. К таким как: выездная налоговая проверка, неадекватность руководства, проблемы с оплатами.

Некоторых клиентов лучше вообще избегать, я их называю — токсичными. Вы не увидите от них больших денег (если вообще увидите), зато требовать с вас будут многое, они будут задерживать передачу первички, а потом обвинять вас в неточностях деклараций, поменяют систему налогообложения, забыв об этом предупредить и т.д. Цените себя, свое дело и время.