Как правильно выбрать офис для вашего бизнеса

Опытные брокеры коммерческой недвижимости Москвы рассказали о тонкостях подбора офисного помещения для молодых компаний

Первый офис для молодой компании — важная стадия в бизнесе. Многие фирмы начинают выбор офиса в тот момент, когда перспективы дальнейшего развития еще не ясны: в такой ситуации легко ошибиться с подбором правильного помещения и заключить заведомо невыгодный договор.

«Очень важно понимать, готова ли компания к регулярным и продолжительным тратам на аренду офиса. Компания, которая впервые снимает офис, не всегда может корректно оценить свои финансовые возможности и понять, сколько готова тратить на аренду», — предупредила директор отдела корпоративных клиентов департамента офисной недвижимости Knight Frank Мария Зимина.

Чтобы помочь начинающим бизнесменам выбрать по-настоящему подходящее помещение для офиса, редакция «РБК-Недвижимости» обратилась за советом к ведущим брокерам, работающим с коммерческой недвижимостью в Москве.

С чего начать?

Начинающим предпринимателям нужен небольшой офис, который не будет требовать слишком много денег на регулярную оплату аренды, уверены брокеры, к которым обратилась «РБК-Недвижимость». «Во многих зданиях есть небольшие офисные блоки от 100 кв. м, которые достаточно ликвидны. В основном небольшие блоки предлагаются в состоянии «с отделкой», — рассказала заместитель директора отдела офисных помещений CBRE Элина Степная.

Самое сложное в подборе помещения — определиться с размерами офиса, считает старший директор отдела корпоративных услуг компании Cushman & Wakefield Елена Колесникова. «К сожалению, очень небольшое количество качественных офисных центров делит этажи на маленькие блоки, — констатировала эксперт. — Можно нанять профессионального консультанта или собрать максимум информации из всех доступных источников».

Чтобы правильно сформулировать собственный запрос на аренду офиса, нужно ответить на несколько ключевых вопросов.

После получения ответов на все пять вопросов можно переходить к изучению рынка офисных помещений. «Получить представление о диапазоне арендных ставок в месте, которое вас интересует, помогут объявления на популярных сайтах-агрегаторах», — подсказал Дмитрий Жидков.

Куда заезжать?

Выбор территориального расположения офиса должен зависеть от того, на чем специализируется молодой бизнес, считают в Knight Frank. «Например, консультанты сидят в высококачественных зданиях в центре Москвы. К ним приезжают клиенты, и важно показать статус компании, подчеркнуть ее имидж. А вот IT-индустрия ориентируется, в первую очередь, на бюджет и своих сотрудников. Для таких компаний важнее всего комфорт работников, их удовлетворенность рабочим местом — в этой сфере высокая конкуренция за кадры, — рассказала Мария Зимина. — Компании из ретейл-сегмента занимают офисы не в премиальных локациях, так как бюджет на аренду у них, как правило, небольшой».

Самую большую сложность представляет сам поиск, так как маленькие качественные помещения пользуются большим спросом, и предложения, размещенные в интернете, не всегда актуальны, предупредила Елена Колесникова из Cushman & Wakefield. «Сегодня несложно сэкономить на аренде офисного помещения, так как на рынке наблюдается кризис перепроизводства офисных квадратов — пустует около 20% офисных помещений. Ставки на офисы находятся на дне, так что все зависит от требований арендатора к помещению и его вкуса», — считает Дмитрий Жидков.

«В центре Москвы можно снять офис в старом особняке: аренда здания площадью 2 тыс. кв. м целиком обойдется примерно в 25 тыс. руб. за 1 кв. м в год. Часто такие помещения дробятся на несколько частей, например по 500 кв. м, и сдаются по 30 тыс. руб. за 1 кв. м в год. Выгодно всем: и собственник в таком случае получает больше, и арендаторы получают офис в центре Москвы, — рассказали в компании S.A. Ricci. — Технологический стартап может арендовать помещение в одном из московских технопарков, однако для этого ему потребуется получить статус резидента. Поэтому такой вариант подходит далеко не всем начинающим компаниям».

Наиболее логичный вариант для молодого бизнеса… это офис за МКАД, заключили брокеры. В этом случае арендатор может найти комфортное помещение по цене от 8 тыс. до 10 тыс. руб. за 1 кв. м в год, указали в компании CBRE. Очевидной сложностью такого сценария станет возможная удаленность офиса от метро.

Платить в долларах или в рублях?

Долларовые ставки почти исчезли с офисного рынка Московского региона, объявили брокеры, опрошенные «РБК-Недвижимостью». «Долларовые ставки на сегодняшнем рынке — это редкое исключение, которое встречается в высокобюджетном сегменте, — заявил владелец компании «Экоофис» Андрей Ковалев. — Рынок, интересный малому, среднему бизнесу и стартапам, полностью перешел на рубли. Если арендодатель предлагает долларовые ставки небольшому арендатору, с ним определенно что-то не так».

«Совершенно очевидно, что те арендодатели, которые предлагают доллары или евро, не готовы будут поменять свое видение для одного отдельно взятого небольшого арендатора, — отметила Елена Колесникова. — Если речь идет о многих тысячах метров — думаю, есть возможность изменить точку зрения арендодателя. Относительно спроса — он существует как на рублевые, так и на долларовые проекты, это зависит от бухгалтерии арендатора».

Сколько стоит?

Офисный рынок Московского региона принято делить на классы А, В и С. Класс А — это самые дорогие и престижные бизнес-центры в наиболее удобных локациях. Класс С — экономвариант в морально устаревших зданиях далеко от метро и основных магистралей. Класс В — промежуточное звено, которое часто дробят на условно доступный В- и более дорогостоящий В+.

«В офисах класса А самая низкая арендная ставка (с отделкой, НДС и расходами на эксплуатацию) составляет 11,8 тыс. руб. за 1 кв. м в год. В классе В+ речь идет о 8,5 тыс. руб. за 1 кв. м в год, в классе В- это 7 тыс. руб. за 1 кв. м в год, — перечислил Дмитрий Жидков. — Все объекты, предлагающие офисные помещения по таким ставкам, находятся в районе МКАД либо за его пределами. Низкая ставка объясняется удаленностью объекта от центра города и от метро. Здесь наблюдается наибольшее количество вакантных площадей. Спросом такие помещения пользуются у арендаторов, для которых локация не имеет значения».

На какой срок заключать договор?

Если говорить о небольших компаниях, то есть смысл заключать краткосрочные договоры — на месяц, два, полгода и год, считают в S.A. Ricci. «Такую возможность предоставляют коворкинги, которые, помимо этого, предлагают гибкие условия аренды, — подсказал Жидков. — Если ваш бизнес быстро пойдет в гору и потребуется расширение штата и увеличение офисных площадей, коворкинг, как правило, всегда сможет предоставить такую возможность в отличие от бизнес-центра или многофункционального комплекса. А вот когда вы поймете, что ваш бизнес чувствует себя уверенно и хорошо развивается, есть смысл подумать о долгосрочном договоре аренды: в этом случае условия, на которых договор был заключен, сохранятся».

Коворкинг против офиса: плюсы и минусы

Ни один мой знакомый предприниматель не смог нормально снять офис с первого раза.

Один снял помещение «за копейки» и платит тройную цену за уборку, от которой нельзя отказаться. Другой решил подписать договор как-нибудь потом, а через полгода его вещи вынесли на улицу без объяснения причин. К третьему в офис приходит собственник помещения и ночует там с друзьями.

Я работал в компании, которая помогает с поиском коммерческой недвижимости. Расскажу, как недорого снять коммерческую недвижимость и не пожалеть об этом. Речь пойдет о небольших офисах, мастерских и выставочных пространствах.

Как выбрать помещение

Перед переездом полезно поговорить с сотрудниками и собрать с них список требований к новому офису. Это поможет не растерять коллектив после переезда.

Знакомые предприниматели рассказывают, что после переезда у них всегда кто-то собирается уйти. Если обсудить требования и учесть их хотя бы частично, то получится сэкономить на поиске новых сотрудников взамен уволившихся.

Требования стоит разделить на важные и желательные. Получится два списка, например такие.

Важно:

• в районе станции метро «Смоленская»;
• не дольше 15 минут пешком до метро;
• минимум 3 парковочных места;
• собственный туалет;
• не менее 20 кВт электричества для серверного оборудования, с отдельной проводкой и распределительным щитком;
• охрана пускает гостей по звонку.

Было бы неплохо:

• парковка для велосипедов;
• несколько кафе в пешей доступности;
• не первый и не последний этажи;
• кирпичное здание с высокими потолками;
• можно покрасить стены;
• отдельная комната под переговорку.

Подумайте, сколько сотрудников будет в вашей компании через год. В офисе требуется не менее 5 м² на человека.

Как найти новый офис

Когда у вас составлен список требований, поиск офиса можно поручить любому свободному сотруднику — по крайней мере подбор вариантов.

Искать самому. Объявления об аренде офиса размещают на «Циане», «Авито», «Из рук в руки» и других сайтах. Приготовьтесь листать тысячи одинаковых объявлений и звонить по сотням номеров. Так офис находят примерно за месяц.

Полезно искать не только на сайтах, но и живьем. Погуляйте по желаемому району в рабочий день, заходите в понравившиеся здания и спрашивайте, сдается ли у них что-нибудь. Иногда собственники по старинке подают объявления только в газеты и не идут в интернет. Бывает, помещение под офис освободится на днях и объявления еще нет. Так можно снять помещение, которое не выставлено на сайтах.

Обратиться к посредникам. Компании-посредники размещают на сайте отборные объявления и помогают снять офис. Комиссию за свою работу они получают от арендодателя. Самые известные посредники — это Biz-cen.ru, Officescaner.ru, Office.ru.

К посредникам стоит обращаться, если вы готовы снимать офис за обычную рыночную цену. Если хотите сэкономить — ищите сами. Посредники не работают с самыми дешевыми вариантами и маленькими офисными центрами.

Будьте осторожны с квартирами и субарендой у друзей. Большая уютная квартира может оказаться выгоднее бизнес-центра по соседству. Поэтому компании из 3—5 сотрудников часто снимают квартиры под офис. Но у компании могут возникнуть проблемы. Если налоговая узнает, то заставит внести изменения в ЕГРЮЛ, или сделает в реестре запись о недостоверных требованиях — это отпугнет осторожных контрагентов. Кроме того, могут возникнуть трудности с визами для сотрудников. Сотрудники одной компании долго не могли получить визы в Европу и США: посольства не доверяли компании, которая обитала в обычной квартире.

Иногда начинающие предприниматели арендуют часть офиса у дружественных компаний. Это удобно, но нужно быть готовым съехать в любой момент. Друзья могут переехать или разориться — придется срочно искать новое помещение.

Еще стоит уточнить, есть ли в договоре друзей разрешение на субаренду. Если разрешения нет, то собственник может быть против — он выгонит из офиса, не даст ключи, не пустит гостей.

Не стоит снимать у друзей помещение, если собираетесь устанавливать в нем дорогое оборудование. Вы в офисе на птичьих правах, в случае конфликта будет сложно забрать его законным путем.

Просмотр помещения

Когда найдете подходящий офис, вас пригласят на просмотр. В пустом офисе будет сидеть представитель собственника и от скуки начнет задавать разные вопросы о вашем бизнесе. Обстановка такая, что хочется поскорее подписать любые документы. Но вы не сдавайтесь.

Осмотрите помещение. Обойдите помещение вдоль всех стен. Загляните за каждую картину и убедитесь, что под ней нет дыры, трещин и звукозаписывающей аппаратуры — их часто маскируют плакатами. Если не заметите трещину и подпишете договор, то она станет вашей проблемой.

Загляните в туалет, включите воду и спустите воду в унитазе. Унитаз должен смывать, в кранах должна быть вода. Если сантехника неисправна, просите всё починить до подписания договора. Если вода только холодная — что тогда?

Включите кондиционеры и дайте им поработать пару минут. Убедитесь, что они работают и в помещении не пахнет пылью, плесенью, сыростью, гниением, крысами, трупами или чем похуже. Пыльные кондиционеры придется чистить вам.

Если в офисе есть вайфай, подключитесь к нему с телефона и с ноутбука. Запустите тест скорости соединения на Speedtest.net. Если есть телефон — позвоните себе на мобильный. Если не можете дозвониться, а арендодатель юлит, мол, сейчас технические работы, то знайте: связь может так и не заработать.

Арендодатели часто хитрят с интернетом. Они говорят, что в офисе нет сети, но они помогут с подключением по выгодному тарифу от дружественного провайдера. На деле арендатору предложат подписать договор с ежемесячной платой 10—15 тысяч рублей — в несколько раз дороже средней цены на рынке. Знакомый владелец веб-студии полгода платил 50 тысяч рублей, но потом расторг договор и купил всем сотрудникам безлимитные мобильные модемы. Теперь платит 3 тысячи рублей за всех.

Поговорите с соседями. Полезно зайти в соседние офисы. Скажите, что собираетесь снять помещение в этом бизнес-центре, и попросите телефон для консультации. Не стоит разговаривать о недостатках аренды в бизнес-центре во время просмотра: вам вряд ли будут жаловаться при арендодателе. Лучше позвоните вечером и поговорите спокойно.

Знакомые предприниматели советуют спросить о кражах. Воровали ли из офиса что-нибудь в последнее время? Если воровали, то, скорее всего, у помещения проблемы с охраной.

Уточните детали

Иногда арендодатель выставляет небольшую стоимость за офис в надежде заработать на дополнительных услугах: коммуналке, уборке, охране. Важно обсудить их отдельно, чтобы сбить цену.

Вот возможные услуги, которые вам придется оплачивать.

Коридорный коэффициент. Арендодатель просит оплатить часть общих помещений — коридоров, фойе.

Оплата коммунальных услуг. Узнайте заранее, как арендаторы оплачивают электричество, интернет, воду и вывоз мусора. Коммунальные платежи должны оплачиваться по счетчику. Иначе арендодатель может выставить за них произвольные счета, которые трудно оспорить. Кроме того, важно включить коммунальные услуги в договор (их можно назвать переменной частью арендной платы) — тогда с них получится вернуть НДС.

Парковка для сотрудников и гостей. Спросите, сколько парковочных мест полагается к вашему помещению. Парковочные места бывают фиксированные и свободные. Если важно ездить в офис на машине, то нужны фиксированные места. Иначе парковка будет забита другими арендаторами, которые приедут на работу раньше.

Охрана офиса. Нужно заранее выписывать пропуск для гостей или достаточно встретить их у охраны? Можно ли работать в офисе вечером? Некоторые бизнес-центры закрывают двери в 9 часов.

Если в офисе есть турникет, то полезно узнать про дополнительные ключи: как их получить, сколько они стоят. Иногда арендодатель пытается дорого продать ключи для новых сотрудников.

Уборка. Часто арендодатель настаивает на отдельной плате за это. Можно предложить убираться в своем офисе самостоятельно и гарантировать чистоту.

Арендные каникулы на ремонт. Если помещению нужен ремонт, то стоит попросить у арендодателя каникулы на месяц или два. Во время каникул арендатор не платит аренду, но обязуется сделать косметический ремонт по утвержденному с арендодателем плану. Обычно косметический ремонт обходится дешевле аренды, а предпринимателю достанется чистый офис с белыми стенами.

Договор и документы

Когда офис мечты найден и все детали оговорены, остается подписать договор и акт приемки помещения.

Перед подписанием договора нужно попросить собственника помещения показать документ на право собственности. Адрес офиса должен совпадать с адресом в документе.

Иногда у арендодателей случаются проблемы с собственностью из-за судов или претензий регулирующих органов. Тогда они пытаются подсунуть сертификат другого помещения в надежде, что арендатор не будет вчитываться в бумагу. Вместо красивой гербовой бумаги арендодатель предоставляет выписку из реестра недвижимости. Проверить выписку можно на сайте Росреестра.

Иногда офис сдает не собственник, а другой арендатор: когда-то он снял большое помещение, а сейчас сдает его часть. Нужно попросить у него договор аренды: там должно быть указано, что арендодателю не запрещено пересдавать офис.

Также важно заглянуть в технический или кадастровый паспорт. Посмотрите на площадь помещения, которая указана в паспорте: она должна совпадать с площадью помещения в договоре. Знакомому предложили снять офис площадью 80 м², ставка — 2000 рублей за метр. Заглянул в кадастровый паспорт, а там указана настоящая площадь: 78 м². Стоимость аренды снизилась на 4000 рублей еще до начала торга.

С вашей стороны для заключения договора потребуется пакет документов:

1. Выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП не старше 4 месяцев.
2. Копии свидетельств о регистрации юридического лица и его постановки на учет.
3. Банковские и почтовые реквизиты (в том числе юридический адрес).
4. Копии учредительных документов (ИНН, ОГРН, КПП).
5. Копия паспорта руководителя и копия документа, который подтверждает его полномочия.

Все копии нужно заверить печатями.

Письмо о намерениях. Чтобы помещение не ушло к другому арендатору, пока вы собираете документы, подпишите с арендодателем письмо о намерениях в свободной форме. В нем кратко опишите условия аренды: площадь, стоимость, возможность расторжения. Письмо о намерениях — это предварительный договор, в будущем он меняется на долгосрочный. Вместо письма о намерениях арендодатель может попросить залог под расписку.

• «Арендатор безусловно обязуется допускать арендодателя и его представителей в помещение в любое время. В экстренном случае, если разрешение арендатора получено не было, арендодатель и его представители могут посещать помещение самостоятельно, без присутствия арендатора и его представителя», — к вам в офис смогут ходить посторонние люди, не пустить их нельзя.
• «Арендодатель может в одностороннем порядке изменять условие предоставления дополнительных услуг, связанных с уборкой помещения».

Часто офисы сдают на 364 дня или на 11 месяцев. Это делают для того, чтобы не регистрировать договор в Росреестре и не платить пошлину. Важно, чтобы договор не запрещал продлить аренду.

Найдите в договоре пункт об индексации арендной платы. При аренде на 11 месяцев арендодатель часто пишет о ее автоматическом увеличении на 10% раз в год. А в долгосрочных договорах аренды цену обычно фиксируют на всё время.

Согласуйте в договоре, на каких условиях вы будете съезжать: когда нужно предупредить арендодателя, когда вам вернут залог, какие могут быть неустойки.

Акт приемки. Укажите в договоре, что переедете в офис после подписания акта приемки. Подписывайте его за день или за два до переезда. Внимательно изучите помещение и запишите в акт все проблемы или особенности. Внесите в акт скрипучие окна, трещину в коридоре и сломанную решетку вентиляции в туалете — с вас потом не возьмут неустойку за эти проблемы.

Укажите в акте всю технику, которая есть в офисе: роутеры, чайник, мебель. Укажите количество ключей, которые вам отдали. Арендодатель не выставит вам претензии за вещи, которых у вас не было.

Запомнить

1. Составьте список требований к будущему офису.
2. Ищите сами или с помощью посредников. Заходите в понравившиеся офисы в районе, где ищете.
3. На просмотре проверяйте всё. Свяжитесь с соседями и спросите у них про проблемы.
4. Торгуйтесь за мелочи: парковку, уборку, коммунальные платежи.
5. Не переезжайте без договора. Не подписывайте договор не читая.
6. Попросите у арендодателя право на собственность или договор субаренды.
7. Подпишите акт приема коммерческого помещения. Укажите в нем технику, ключи и проблемы офиса.

Покупка или аренда

Прежде чем думать о том, как же правильно подобрать офис для своего бизнеса, нужно определиться, какую сумму на это планируется выделить? Тут возможно 2 варианта:

• покупка;
• аренда.

Первый возможен при наличии весомых средств. Если у бизнесмена еще совсем нет опыта, то вкладывать большие суммы в покупку нежелательно, лучше ограничиться арендой. При этом выгода такого решения состоит в следующем:

1. отсутствие необходимости тратить большое количество средств на покупку;
2. возможность более быстрой смены местоположения в случае неэффективности.

Что касается покупки, то тут, конечно, тоже есть свои плюсы:

1. покупка недвижимости сама по себе является выгодным вложением, при необходимости офис можно сдавать другой организации;
2. неограниченность действий внутри своего помещения (в пределах допустимых норм).

При этом бизнесмен должен понимать, что большая часть денежных средств будет изъята из обращения и вложена в покупку недвижимости. Если вдруг понадобятся инвестиции, изъять их из помещения будет невозможно, разве что продать, но и это небыстрая процедура.

Факторы, влияющие на выбор офиса

Бизнесмен, подбирая для своей организации помещение для офиса должен особое внимание уделять следующим факторам:

• Местоположение

Этот аспект особенно важен, если работа компании будет напрямую связана с непосредственным общением клиентов и персонала на территории офиса. Для такого бизнеса лучше всего выбирать помещение в центре города или вблизи него. При этом необходимо обращать внимание на 2 момента:

1. Насколько развита в районе инфраструктура?
2. Просто ли до офиса будет добраться потенциальным клиентам?

Если же основная часть работы будет основываться на взаимодействии с постоянными клиентами, то можно выбрать помещение подальше от центра. При этом важно оценить уровень конкурентной среды в месте расположения. Так, при прямых продажах офис нужно выбирать вдали от наиболее опасных конкурентов.

Бизнесмен должен соизмерить стоимость с получаемой выгодой, чтобы совершить действительно выгодную сделку. Нельзя забывать, что в отдаленных частях города цена аренды, как правило, оказывается ниже в разы.

• Инфраструктура

Престижное место – это, несомненно, очень важный фактор, но нельзя забывать и об удобстве своих клиентов. Подбирая помещение для офиса, нужно заранее узнать следующую информацию:

1. Есть ли рядом со зданием парковка?
2. Есть ли вблизи остановки общественного транспорта?

При этом важно, чтобы клиент мог без проблем найти офис, а не блуждать по закоулкам. Путь до него должен быть удобным и беспроблемным.

• Наличие поблизости зданий общепита

При этом недорогое кафе, расположенное вблизи офиса, может выполнять сразу несколько функций:

1. обеспечить питанием самого бизнесмена и его сотрудников;
2. место для проведения деловых встреч с партнерами или клиентами.

• Время работы офисного центра

Конечно, лучше всего найти такой офис, в который можно будет попасть бизнесмену, его сотрудникам и клиентам беспрепятственно в любое время дня, в том числе и в выходные.

На деле же часто оказывается, что торговый или офисный центр имеет свой режим работы, который придется соблюдать. Поэтому стоит сопоставить график работы собственной организации и всего здания.

• Уровень конкурентной среды в самом центре

Выбирая офис, на этот пункт надо обратить особое внимание. Отказаться от аренды в бизнес центре лучше, если в нем работают:

1. прямые конкуренты;
2. косвенные конкуренты.

Многие считают этот фактор незначительным, но дело тут не только в переманивании клиентов, но и действующего в организации персонала.

Если же в центре работает смежная организация, то такое место аренды стоит рассматривать обязательно. Так, если в одном здании работают веб-дизайнеры и рекламщики, то они могут перенаправлять своих клиентов друг другу или даже организовать какие-то совместные проекты.

• Расположение входа в здание и вывески организации

Обязательно нужно узнать, как далеко от дверей офиса находится главный вход. На фасаде здания следует повесить яркую вывеску. Поэтому нужно узнать, есть ли на нем свободное место и предусмотрено ли его использование в договоре.

При этом вывеска должна быть хорошо видна пешеходам и проезжающим в транспорте людям. Такая возможность имеет сразу два существенных плюса:

1. клиенты быстро найдут офис;
2. дополнительно будут появляться новые клиенты, случайно увидевшие информацию об организации.

• Состояние офиса (его внешний вид, отделка, необходимость в проведении ремонта и затраты на него)

Осматривая возможное помещение для офиса, нужно обратить внимание на все детали, в особенности на следующие:

1. состояние окон (открываются ли они, не дует ли от них);
2. розетки (работают ли они);
3. освещение (уровень освещенности, возможность добавить осветительные приборы в помещение);
4. кондиционер (есть ли он, если да, то в каком состоянии находится);
5. замки и двери (надежны ли они, сколько их);
6. крыша (не течет ли она, не нарушена ли ее целостность – этот фактор особенно важен для тех, кто арендует офис на последнем этаже здания);
7. состояние внутренней и внешней отделки.

Помещение под офис обязательно должно быть аккуратным и ухоженным, чтобы и сотрудникам, и клиентам в нем было приятно находиться и работать.

Не обязательно арендовать площадь с косметическим ремонтом, его можно провести и позже в счет стоимости аренды, например. Это поможет выделить и фирменный стиль организации (цветовые решения, стенды, эмблемы).

• Состояние инженерных сооружений, их соответствие принятым нормам

Обращать внимание при этом нужно на состояние:

1. вентиляции;
2. кабелей;
3. отопления;
4. интернет-подключения;
5. водоснабжения и прочих систем.

Не обязательно отказываться от аренды, если что-то придется отремонтировать самостоятельно. Нередко это существенно снижает арендную стоимость, что может оказаться очень выгодным для предпринимателя.

Если же каких-либо инженерных сетей нет в здании совсем (например, интернета), то заниматься проведением их будет уже невыгодно. Это дополнительные траты и серьезные неудобства уже на начальном этапе работы.

• Уровень спроса

Открывать офис лучше всего там, где предоставляемые организацией услуги или товары будут наиболее востребованы со стороны населения.

Так, например, если вблизи находится ювелирный салон, то предпринимателю стоит задуматься об открытии свадебного салона. А вот рядом с центром занятости будет выгодно открыть кадровое агентство.

• Перечень услуг, которые входят в арендную стоимость

Лучшим вариантом будет заключение договора, когда в него уже включены затраты на электроэнергию, воду, отопление, охрану, вывоз мусора и прочие удобства, предоставляемые арендодателем. Хотя в практике подобные случаи встречаются не очень часто. Обычно арендатору приходится производить оплату услуг отдельно.

• Уровень безопасности

Очень важно, охраняется ли здание, есть ли сигнализация и видеонаблюдение на территории офисного центра. Стоит уточнить, по какому графику работает охрана. Наличие пропускного режима тоже является положительным моментом, увеличивая безопасность и сохранность ценностей и различных вещей, находящихся в офисе.

• А есть ли мебель?

Иногда арендодатели сдают офис вместе с мебелью. Для тех, кто имеет не так много средств или не хочет вкладывать большое количество денег в ее покупку, такой вариант будет самым оптимальным. Особой популярностью такие офисы пользуются среди начинающих бизнесменов, которые не уверены в 100% успехе своего дела.

• Стоимость аренды

Для многих этот вопрос нередко становится определяющим. Бизнесмен должен понимать, что в угоду своему статусу арендовать офис по очень высокой и необоснованной цене не нужно. Это может не только снизить прибыль, но и стать причиной серьезных убытков.

Чтобы быть в курсе цен, лучше изначально рассматривать сразу несколько вариантов, это поможет освоиться на рынке, узнать среднюю стоимость и выбрать наиболее подходящую для себя.

Если предпринимателю нужен имиджевый офис, то размещение в жилых домах, подвалах и на цокольных этажах придется исключить сразу же. Искать помещение нужно в новых районах города, активно используемых в качестве бизнес центров.

О размере офиса

Этот фактор выделен неслучайно. Ведь, изначально человек определяется с тем, сколько человек будет работать в его офисе, какие кабинеты в нем будут. Все это позволяет обозначить наиболее подходящую площадь. При этом нужно учесть и то, что в офисе будут появляться клиенты с определенной частотой. Во многом параметры зависят еще и от специфики бизнеса, требуемых норм.

Хороший руководитель должен понимать, что работать в небольшом и тесном помещении труднее, чем в просторном кабинете. Поэтому важно обеспечить сотрудникам комфортные условия.

Клиенты тоже обращают внимание на офис. Они предпочитают приходить в ухоженный и просторный офис с хорошим освещением. Это лишний раз докажет, что человек не ошибся в выборе продавца/партнера.

Итак, прежде чем искать помещение, предприниматель должен определить следующие параметры:

• Количество сотрудников, которые будут одновременно трудиться на территории офиса. При этом необходимо произвести и расчет минимальной площади. Существует официальная норма, закрепленная в СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03, которая обязует на каждого работника иметь не менее 4,5 м² площади в помещении. При этом необходимо прибавить расстояние проходов. Дополнительно понадобятся квадратные метры для размещения мебели, стеллажей, тумб, шкафов, гардероба.

Санузел в офисе не обязателен, главное, чтобы он был хотя бы на этаже.

Предприниматель, планируя заниматься, должен изучить законодательство. Для некоторых отраслей бизнеса предусмотрены дополнительные санитарные нормы к помещениям, причем они довольно жесткие. Сюда подпадают парикмахерские, стоматологические кабинеты, некоторые разновидности магазинов и некоторые другие сегменты.

• Необходимость в личном кабинете. Если она есть, то придется выбирать помещение, имеющее несколько комнат. Дополнительно можно предусмотреть помещения для отдыха или переговорной.

Если предприниматель в будущем планирует расширять свою деятельность, ему необходимо узнать, возможно ли будет в этом же здании арендовать большее по размеру помещение. Тут стоит поинтересоваться, как часто сменяются арендаторы, есть ли подходящие помещения и заинтересован ли арендодатель в их предоставлении конкретному бизнесмену.

С какими трудностями можно столкнуться

Нередко бизнесмен узнает о подводных камнях, которые могут существенно повлиять на работу организации. Предприниматель обязательно должен уделять внимание следующим аспектам:

1. Какая цена указана в договоре – с учетом или без учета НДС? Иногда арендодатели в документе указывают стоимость без учета НДС. Тогда арендатору приходится платить на 18% больше, нежели планировалось заранее.
2. Включены ли дополнительные услуги в стоимость или за них нужно платить отдельно? Это также прописывается в договоре. Обязательно нужно уточнить, придется ли дополнительно платить за коммунальные услуги, вывоз мусора, уборку, охрану и прочее.
3. Парковка для предпринимателя – бесплатно ли? Закрепление парковочного места – такую услугу иногда предлагают офисные центры. Иногда за нее приходится платить дополнительно, нередко довольно ощутимую сумму.
4. Сколько будет стоить интернет и есть ли возможность провести его самому? Иногда бизнес центры предлагают только одного провайдера, который в итоге запрашивает кругленькую сумму за доступ к интернету.
5. Размер пени. Среднерыночное значение составляет 0,1%. Если в договоре указан больший процент, стоит попробовать договориться с арендодателем о его снижении.
6. Если оплата электричества и некоторых других услуг производится по счетчикам, то в первый день работы необходимо снять показания и занести их в договор или зафиксировать письменно в другом виде.
7. Если офис достался предпринимателю через другого арендатора, нужно получить согласие на такие действия со стороны владельца помещения.
8. Перед заключением договора необходимо обязательно попросить документы на собственность. Если арендодатель их предоставлять отказывается, то заключать с ним сделку будет опасно. Это не касается бизнес-центров, там риск обмана сведен к нулю.
9. Нельзя забывать, что размещение офиса в жилом помещении незаконно. Поэтому, если снимать планируется квартиру, то предварительно нужно убедиться, что она переведена в коммерческую недвижимость.
10. В договоре стоит указать, когда и на сколько арендодатель может повысить плату. Там же нужно поместить информацию о том, что делать арендатору, если он будет не согласен с увеличением цены.
11. Чтобы максимально обезопасить себя, в договоре нужно закрепить за арендатором право преимущественной аренды помещения после того, как срок документа истечет. В противном случае, при желании арендодатель может сдать офис кому-то другому, а предпринимателю придется искать новое помещение.

Несколько советов, которые помогут избежать неприятностей

• Не нужно искать самое дешевое помещение. Подобные офисы чаще всего имеет ряд серьезных недостатков. Хорошее помещение арендодатель сдавать дешево не будет. Тут нужно исходить из своих потребностей и опираясь на среднерыночную стоимость.
• Перед заключением договора будет нелишним побеседовать с возможными соседями. Наверняка они расскажут об арендодателе, особенностях работы с ним.
• Не рекомендуется арендовать помещение на последних этажах из-за повышенного риска быть затопленными. Не очень приветствуется размещение в подвалах и на цокольных этажах. Отсутствие естественного света может вызвать депрессию у сотрудников, снизив их работоспособность.
• Ехать смотреть помещение лучше в час пик. Так можно оценить загруженность трассы, время, затрачиваемое на поездку. Это поможет понять, сложно ли найти на парковке свободное место.

Занимаясь поиском подходящего офиса, предприниматель в первую очередь должен определиться со своими желаниями, потребностями, а уже потом переходить к рассмотрению предложений на рынке. Не нужно гнаться за другими – нужно оценивать свои возможности и исходить уже из них.

Кстати, мы также писали статью о том, как выбрать склад. Если вы сталкиваетесь с выбором складских помещений в своем бизнесе, то можете прочитать ее.

И напоследок просим вас поделиться рекомендациями о том, как выбрать офисное помещение. На что вы обращаете внимание?

Когда бизнес вырастает из маленького домашнего предприятия, пора подумать о переезде в офис. Контроль сотрудников, переговоры с клиентами, складирование товара, — если вы считаете, что с этими задачами без офиса не справиться, то нужно задуматься о его аренде или покупке. В этой статье пойдет речь о том, как правильно выбрать офис для бизнеса без вреда для нервов и кошелька.

Когда офис не нужен

Вести бизнес без офиса можно, если бизнес не предполагает регулярных офлайн-переговоров, а вам не нужно постоянно контролировать сотрудников на месте. Арендой офиса можно пренебречь, если 2-3 сотрудника в режиме home-office продолжат работать в прежнем режиме. Так вы сэкономите на аренде, особенно если правильно выстроили удаленную работу. Если бизнес перерос во франшизу с представителями в нескольких десятках городов, офис необходим как минимум для солидности.

Необходимость в офисе часто зависит от отрасли компании. В режиме home-office можно заниматься репетиторством или преподаванием. Копирайтеры, дизайнеры и программисты также давно работают удаленно. Для небольших интернет-магазинов вести работу на дому — несложная задача. Если квартира и подсобные помещения справляются с функциями склада, то офис не нужен.

Многие боятся переводить сотрудников на удаленку: кажется, из дома люди будут работать хуже. При этом эффективность работы зависит скорее от того, как организован сам рабочий процесс. Контролировать сотрудников и правильно ставить задачи даже на расстоянии можно с помощью современных систем: например, управлять компанией из дома можно с помощью Билайн Бизнес Онлайн. Это целый набор инструментов, который позволяет создать удаленные рабочие места, проводить онлайн-встречи, принимать звонки клиентов, контролировать продажи и оценивать эффективность сотрудников.

Купить или взять в аренду

Здесь нет однозначного ответа. Нужно учитывать выгоду именно для вашего бизнеса — и у того, и у другого способа есть свои плюсы и минусы. Так, для офлайн-магазина лучше подойдет аренда. Велика ли проходимость и конкуренция, можно определить только после нескольких месяцев работы на месте. Аренда также подойдет для начинающих бизнесменов, которым нужен офис. Особенно это актуально для отраслей, где происходит постоянный контакт с клиентами: сфера продаж, наружная реклама, полиграфия. Покупка офиса может быть хорошим вложением, если помещение грамотно выбрано. Офис в центре города можно перепродать или сдать в случае проблем с бизнесом.

Месторасположение

Где будет располагаться офис — на окраине или в центре — зависит от специфики вашего бизнеса и его размера. Так, средняя выручка мебельного магазина за неделю окупает аренду помещения, в котором он находится. Но мебельному необходим склад. Небольшому интернет-магазину также пригодится складское помещение, а такие удобные склады находятся вдалеке от центра. Некоторые компании стараются подбирать для себя помещения поближе к центру. Это престижно и удобно, если работа связана с постоянным общением с клиентами. Но снять офис в центральных районах обычно минимум в 2 раза дороже помещений на окраине города.

Выбирая офис для бизнеса, стоит учитывать время на дорогу и наличие транспортных магистралей. Чем сложнее добраться до офиса, тем меньше персонал будет хотеть приезжать на работу, а это чревато текучкой кадров. Если вас часто посещают клиенты, то они должны без проблем добираться к вам в офис, а не блуждать по закоулкам. Однако если офисное помещение находится вдалеке от транспортных узлов, и при этом до него можно добраться без пробок, удаленное расположение становится гигантским плюсом.

Немаловажный фактор — наличие рядом удобной парковки. Идеально, если за вами будут числиться охраняемые парковочные места для сотрудников и клиентов. Впрочем, подойдет любое место, где можно припарковаться, не опасаясь за автомобиль. Чаще всего проблема с парковкой возникает в центральных районах городов.

Наконец, фактором выбора помещения становится наличие рядом заведений общепита или продуктовых магазинов. Это не основной параметр выбора офиса, а приятное дополнение — сотрудникам будет куда выйти на обеденный перерыв. К тому же кафе рядом с офисом становится местом встреч с клиентами, если у вас нет переговорной комнаты.

Площадь и комфорт

Согласно СанПину, на человека в офисе должно приходиться не менее 6 м². Если рабочий день за компьютером не превышает 4 часов, то площадь можно уменьшить до 4,5 м². Инвалиды-колясочники получают рабочее место не менее 7,65 м². Расстояние между мониторами по правилам должно быть не меньше 1,2 м, проходы между столами — минимум 2 метра . На дополнительное офисное оборудование и мебель тоже требуется площадь.

Также СанПин требует температуры в 22-24 градуса зимой и 23-25 летом. Отклонения допустимы максимум на 1 градус. При температуре выше 28 градусов рабочий день сокращается на час с каждым делением термометра. То же самое и при температуре ниже нормы — время работы сокращается от 19 градусов.

На площади и комфорте экономить нельзя. Сотрудники будут жаловаться на неподходящие условия труда, а власти — выписывать штрафы. Как итог — расходы на уплату штрафов и устранение замечаний, а также плохая атмосфера в команде.

Вывеска

Вывеска — способ привлечь внимание потенциального клиента и указать путь клиенту действительному. В зависимости от желания владельца бизнеса вывеской выступают световой короб, объемные буквы или пластиковая табличка.

На этапе подбора офиса уточните у арендодателя, предусмотрено ли размещение вывески договором или за нее нужно доплачивать. Владелец помещения минует этот этап — еще один плюс покупки офисных квадратов. Но не во всех городах России вывеску можно установить самовольно. В каждом субъекте свои требования к вывескам. В Мурманске и Новосибирске разрешение не требуется, если площадь конструкции не превышает 2 м². В Санкт-Петербурге потребуют обязательное разрешение Комитета по градостроительству и архитектуре. В Москве вывеску вешают без согласования, если она соответствует разработанным архитектурно-художественным концепциям.

Внешний вид вашего офиса

Ремонт в офисе и его внешний вид — важный фактор выбора. Потрескавшаяся штукатурка и плохое освещение, да еще и в полуподвальном помещении отпугнут клиентов. В глазах партнеров и покупателей офис — показатель успеха компании. Сотрудники тоже будут не рады работать в обшарпанных кабинетах. Однако на покупке офиса без ремонта можно хорошо сэкономить. Но ремонт так или иначе придется делать.

Если вы снимаете офис, уточните у арендодателя, предоставляются ли арендные каникулы на период ремонта. Такая сделка выгодна обоим: владелец помещения не тратится на ремонт, а вы получаете помещение приемлемого вида.

Бизнесу на начальных этапах развития обычно не нужен классный ремонт и стильный вид. Чистые белые стены, пространство и освещение, — этого достаточно. Фирме с хорошими прибылями этого мало. Вариант — нанять дизайнера и сделать проект «офиса мечты». Стоимость дизайн-проекта часто включается в стоимость самого ремонта. Заказать дизайн отдельно будет стоить 15 000+ рублей за проект.

Проверка инженерных коммуникаций

Офис для вашего бизнеса может быть красивым, доступным, да еще и с удобным расположением. Но без проверки инженерных коммуникаций снимать помещение нельзя. Персонал работает 5 дней в неделю по 8+ часов в офисе. Если здание было поражено грибком, то сотрудники получат проблемы со здоровьем. За полную проверку помещения специалисты запросят от 100 рублей за м². Не стоит экономить — от этой проверки зависит не только рабочая атмосфера, но и доходы компании. Если вы арендуете офис, то проверку помещения можно заказать за счет владельца.

На просмотре при выборе офисного помещения проверьте стены на предмет трещин. Если пропустите хоть одну, она станет проблемой. Включите на несколько минут кондиционеры. Они должны работать, а в комнате не должно быть запаха пыли, гнили, разложения. Проверьте окна и розетки, замки, отопление и освещение. Убедитесь, что интернет-провайдер организует связь без перебоев. Обратите отдельное внимание на туалет — сантехника должна быть исправной.

Офис в бизнес-центре

Бизнес-центры — это готовый вариант для предпринимателей. Хороший ремонт, а иногда и офисная мебель, уже включены в стоимость квадратных метров. За дополнительную плату вы также получаете охрану, парковку и клининговые услуги. Случайные люди в такой центр не попадут, пройти дальше вестибюля можно только по пропуску.

Купить офис в бизнес-центре обычно можно только на этапе строительства, поэтому их арендуют. Для малого бизнеса такие центры не являются идеальным вариантом. Возникают сложности с размещением рекламной вывески, ведь не все бизнес-центры отдают фасад под рекламу. Аренда офиса в бизнес-центрах в среднем дороже в два раза. Помещение в 1- или 2-этажном здании окажется попросту выгоднее для начинающих предпринимателей. И, напротив, развитый бизнес выберет офис в таком центре: удобная инфраструктура, парковка, кафе в здании и никаких «лишних людей».

Плюсами офиса в бизнес-центре можно назвать престижный статус в глазах партнеров, удобную инфраструктуру, наличие охраны и парковки.

Минусы офиса в бизнес центре — это высокая стоимость аренды и строго определенные часы работы.

Документы для оформления договора аренды

Итак, подобранный офис устраивает даже после тщательных проверок. Тогда нужно заключать договор и принимать помещение. Для договора понадобятся:

• выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП;
• заверенные копии свидетельства о регистрации юрлица и его постановки на учет;
• копии учредительных документов;
• паспорт руководителя компании и документ, подтверждающий его полномочия (обычно это устав);
• банковские и почтовые реквизиты, в том числе юридический адрес.

Не спешите сразу же подписывать договор. Возьмите паузу на пару дней и внимательно его перечитайте. Посмотрите, правильно ли указаны данные. Посоветуйтесь с юристом. Он укажет на скользкие места в документе. Например, договоры часто заключают на срок в 11 месяцев, при этом повышая стоимость аренды по прошествии этого срока на 10-15%. То есть, если вы не хотите переезжать, придется платить дороже. Долгосрочные договоры имеют фиксированную арендную плату на весь период — вам нужны такие.

Не переезжайте и не проводите ремонтных работ без подписанного договора и акта приемки. Устное соглашение не поможет в спорных вопросах, в случае их возникновения правда будет на стороне владельца помещения. В акте должны быть указаны все нюансы: количество ключей, техника, мебель. Если сломано окно или имеется трещина в стене, также укажите это в документе.

Пошаговая инструкция для выбора офисного помещения

1. Рассмотрите вариант ведения бизнеса без офиса.
2. Покупка собственного помещения подойдет только крупным компаниям.
3. Подберите офис в удобном для сотрудников и клиентов месте.
4. Учтите требования в отношении площади офиса для своего персонала.
5. Правильно выбрать офис поможет команда, учтите мнение сотрудников при подборе.
6. Проверьте инженерные коммуникации.
7. Уточните у арендодателя возможность размещения вывески.
8. Хорошо прочитайте договор перед подписанием.

Свободных офисных помещений, сдаваемых в аренду, на рынке много. При этом выбрать по-настоящему хороший вариант не так просто. На что обращать внимание компаниям при поиске офиса, рассказывает старший консультант департамента брокериджа компании Colliers International в Беларуси Константин Каряпин.

– Мнимая экономия может обернуться незапланированными затратами. Подбирая офис, важно учитывать не только арендные ставки (хотя это тоже немаловажный аспект), но и те расходы, которые сопутствуют процессу поиска недвижимости и въезда.

Предлагаю несколько рекомендаций по поиску и аренде офиса.

1. Сформулируйте для себя критерии нужного вам помещения:

• Предпочтительное месторасположение
• Размер
• Наличие вспомогательных помещений внутри офиса (количество комнат для переговоров, серверное помещение, кухня, кладовая)
• Концепцию вашего офиса (бэк-офис для размещения персонала или фронт-офис, или, как бывает чаще всего на практике, сочетание двух функций)
• Комфортная ставка аренды
• Прочие важные для вас параметры

Не стоит зацикливаться на одном-двух критериях и отбрасывать варианты только потому, что они не соответствует этим нескольким критериям. Вполне возможно, что у объекта есть и другие положительные стороны. Не исключено, что в офисе можно будет и создать нужные вам условий, если их там изначально не было (к примеру, не во всех помещениях есть кухни; санузлы иногда могут быть в общем пользовании и проч. – все это можно изменить/добавить).

При кажущемся многообразии предложений, в реальности наш рынок не настолько велик, чтобы найти помещение, которое бы подходило под все критерии.

2. Посмотрите варианты лично. Часто клиенты отказываются от очень хороших помещений не глядя, потому, что им не нравится локация, здание не соответствует вкусам, а зачастую и в силу стереотипов. Поэтому, отобрав варианты, не поленитесь лично посмотреть каждый. Любое помещение лучше один раз увидеть, чтобы понять подходит ли оно вам.

3. Выбирайте помещение, принадлежащее профессиональным игрокам рынка аренды.  Особенно это актуально для арендаторов крупного формата.

На ранней стадии развития для рынка недвижимости в Беларуси была характерна модель долевого строительства. Люди инвестировали свои деньги в строительство офисных помещений. Поскольку эти инвестиции, как правило, были небольшими, то и офисы строили небольшого формата. В этих условиях крупным арендаторам приходилось заключать договоры аренды в одном здании с двумя, а то и тремя-четырьмя собственниками. Все это плохо сказывалось и сказывается на сроках и качестве решения текущих проблем, возникших в процессе эксплуатации помещений.

Чаще всего такие инвесторы не понимают специфики арендного бизнеса. Поэтому немногие из них сегодня пошли на снижение ставок, полагая, что арендатор все равно придет.

Сейчас на рынке стали появляться объекты с одним собственником и единой управляющей компанией. Кризис заставил профессиональных девелоперов снизить ставки аренды: не будет арендатора – нечем будет возвращать кредит, а помещение будет обузой, статьей расходов. Следовательно, на таких арендодателей можно обратить внимание.

4. Арендуйте помещения недалеко от транспортных развязок. Чтобы сотрудникам было легче добираться до работы.

Если же офис не имеет удобной транспортной локации, вопрос всегда можно решить за счет организации подвоза сотрудников. Конечно, это дополнительная статья расходов, но экономия на аренде (чем дальше офис от развязок, тем он обычно дешевле) даст такую возможность.

В нашей практике был случай, когда одна крупная международная компания переехала из центра города за кольцевую автодорогу. Изначально сотрудники были крайне негативно настроены к этому. Но плохая локация компенсировалась высоким качеством нового помещения. Экономия на аренде позволила организовать транспорт и купить новую мебель.

Поэтому не всегда стоит слишком много времени уделять выбору места. Исключение: компании с высоким уровнем миграции сотрудников и конкуренцией, как, например, в ИT-сфере.

5. Отбирайте несколько вариантов. Часто бывает, что компания выбирает только один вариант и начинает вести по нему переговоры, которые часто ничем не заканчиваются. И арендатору снова необходимо начинать поиски.

Чтобы не терять свое время, ведите переговоры одновременно с двумя, а то и тремя собственниками. Создавайте эффект «тендера»: кто даст лучшее предложение, тот и победит.

6. Обращайте внимание на строящиеся объекты. В строящихся проектах, чаще всего, можно получить более выгодные коммерческие условия, нежели в готовых.

В зависимости от предполагаемых сроков вхождения в проект, у бизнеса будет возможность договориться с собственником о строительстве офиса под конкретные нужды компании в рамках сметы и за счет арендодателя.

Например, какие-то перегородки можно не ставить или расположить в другом месте, можно перенести системы вентиляции и кондиционирования, развести сети, выбрать тип и цвет коврового покрытия и многое другое.

Это дает вам возможность сэкономить на своем ремонте, на «подгонке» помещения под требования вашего бизнеса или корпоративного стиля.

В этом случае бизнесу необходимо подготовить техническое задание и оценить стоимость работ. К примеру, арендодатель заложил усредненную стоимость отделочных работ в размере $100 на м². Компания же хочет видеть стены и полы из других материалов, стоимость которых – $125 м².  В процессе строительства (если время сдачи объекта позволяет) можно договориться, чтобы арендодатель сделал ремонт по требованиям будущего арендатора, который затем компенсирует разницу в смете.

Эта разница в любом случае будет существенно меньше ваших затрат на адаптацию под свои нужды уже построенного и отремонтированного помещения.

7. Обращайтесь к независимым консультантам. Выбрав несколько вариантов офиса, рекомендую обратиться к специалистам, которые помогут грамотно разместить отделы в нем по их функциональному назначению и коммуникации внутри компании. Консультанты помогают профессионально посмотреть на организацию внутренних процессов, часто также подсказывают, на чем можно снизить издержки.

Также следует обращать внимание на эффективность использования самих помещений. Часто бывает, что приходится арендовать коридоры и другие пространства, которые использовать никак нельзя. Считается, что коэффициент потерь эффективности в районе 12-20% является нормой (в зависимости от класса недвижимости). Иногда большее по площади помещение с меньшей ставкой аренды из-за своей неэффективности может стоить столько же, сколько стоит меньшее, но более дорогое и эффективное помещение.

8. Не бойтесь открытых пространств (помещений с минимальным количеством перегородок). Они позволят вам создать в офисе планировку, которая необходима и удобна вашей компании. Это может повлечь дополнительные затраты, но здесь мы можем вернуться к вопросу эффективности использования рабочего пространства. Либо вы делаете офис максимально эффективным сразу, либо вы постоянно тратите деньги на низкоэффективные площади, за которые вы тоже платите.

9. Обращайтесь к дизайнерам. Многие компании дизайнерски оформляют свои офисы. Это один из способов удержания и привлечения сотрудников (помимо финансовой мотивации).

Эта же рекомендация относится и к мебели. Весьма странно видеть, когда компания арендует офис, делает красивое пространство для работы, но при этом покупает (или перевозит) старую мебель, не соответствующую помещению и ремонту в нем.

Красивая, удобная, эргономичная мебель поможет сотрудникам сосредоточиться на своих обязанностях, а не отвлекаться на мысли о больной спине или затекшей шее.

10. Уделяйте внимание деталям. Уточняйте информацию про системы вентиляции, кондиционирования, открывающиеся окна, силовые и слаботочные электрические сети, возможность их переноса в другие места в случае установки дополнительных перегородок, стоимость таких работ и кто будет их оплачивать.

Как вариант – для таких работ можно провести тендер. Это позволит получить оптимальное предложение по стоимости, качеству и срокам. Правда, важно также уточнить у собственника его отношение к сторонним подрядным организациям. Также можно попросить самого арендодателя (если он готов это делать) помочь в организации работ.

Не стоит отказываться от офиса, если в нем не разведены слаботочные сети (телефонные провода, ТВ-кабели, оптоволоконные провода). Еще не ясно, что дешевле: сделать сети под себя или адаптировать имеющиеся.

11. Обращайте внимание на эксплуатационные расходы. Уточняйте, что в них входит. Обычно это услуги, необходимые для поддержания здания и самого арендованного помещения в нормальном состоянии. Есть несколько способов взимания платы за эти услуги: 

• По факту, пропорционально арендованной площади. Оплата по факту позволит постоянно контролировать расходы, получая документы, их подтверждающие. Но в силу того, что расходы могут быть разными из месяца в месяц, такой способ выглядит неудобным. Особенно если бизнес бюджетирует все свои расходы. Для такого арендатора предпочтительнее фиксация ставки.
• Фиксированные платежи (бывают в виде тарифа на оказываемые услуги или определяются арендодателем отдельно и включаются в арендную плату).

12. Не забывайте о парковке. Как правило, у офисных зданий есть закрытая для общего доступа парковочная зона. Аренда мест на ней платная.

Чаще всего, ставки зависят от стоимости аренды земельного участка. Если парковочные места не зарегистрированы в качестве отдельных объектов недвижимости, нужно грамотно прописать право доступа на парковку в самом договоре аренды (для этого проконсультируйтесь с юристами).

Стоит также учитывать, что бизнес-центры в своем большинстве строятся в загруженных местах города. Что автоматически влечет за собой проблему с парковочными местами. Она актуальна практически для всех бизнес-центров.

13. Обратите внимание на систему контроля доступа в офис. Она бывает (кроме варианта с размещением охраны на входе) нескольких видов:

• Турникеты на входе в здание
• Карточная система доступа на выходе из лифтового холла на этаж
• Комбинированная – оба варианта

Некоторым компаниям важно иметь открытый доступ, но при этом контролировать его. В такой ситуации предпочтительной кажется установка систем контроля доступа на выходе из лифтового холла или непосредственно на дверях входа в офисное помещение.

14. Обращайте внимание на заполненность здания и его узнаваемость. Важно знать, кто еще арендует помещения в этом здании. Во-первых, если в нем есть компании с известными именами – это означает, что офис соответствует высоким стандартам качества. Крупные арендаторы за этим следят.

Во-вторых, чем больше арендаторов, тем меньше ремонтных работ (и, соответственно, шума) будут издавать соседи во время заезда. Даже если здание не заполнено полностью, оговаривайте с собственником режим проведения ремонтных работ, чтобы они не мешали вам.

15. Изучите инфраструктуру вокруг здания. Хорошо, если рядом есть магазин, почта, химчистка. Как минимум, должно быть какое-то место для питания сотрудников – кафе или ресторан с обеденным меню. Это тоже важно, коль скоро мы хотим создать второй дом для сотрудников.

16. Внимательно обсуждайте условия аренды. Они впоследствии лягут в проект вашего договора с арендодателем. Хорошо, если у вас есть своя юридическая служба, которая проследит за грамотностью составления договора и минимизацией рисков. Если же такой службы нет – можно обратиться к внешним юристам. Эти расходы не так велики, как риски, которым вы можете подвергнуть компанию.

К покупке офиса стоит подойти с умом и по науке. Все-таки дело непростое: если прогадаете, можно даже прогореть в бизнесе. Для тех, кто задумался о покупке офисных помещений, составили чек-лист в помощь.

Что искать

Выбор будет зависеть от вашей цели. Если вы покупаете офис, чтобы вести бизнес самостоятельно, ориентируйтесь на свою специфику.

Отдельно стоящее здание

Этот вариант подойдет более-менее крупной фирме с большим количеством сотрудников. Что немаловажно, в таких зданиях ситуация с парковочными местами гораздо лучше, чем в офисных зданиях, где обитает множество контор. Поэтому даже если у вас не слишком большая компания, но нужно много мест для парковки, возможно, стоит рассмотреть именно такой вариант.

Еще в подобных зданиях проще найти нестандартную планировку, так что, если вам зачем-то нужны кабинеты в мансарде или с французскими окнами, от офисных многоэтажек тоже лучше сразу отказаться.

Офисы в многоэтажках

Оптимальный вариант для маленьких компаний, филиалов или тех, кто хочет сэкономить на рекламе – при условии, что бизнес позволяет привлекать клиентов витриной. К примеру, если вы торгуете косметикой или эко-био-добавками, вашими покупателями могут стать не только работники из соседних офисов, но и их клиенты. То же самое касается услуг – человек скорее пойдет в соседний офис, если ему понадобится купить турпутевку или проконсультироваться у юриста, чем полезет искать это в интернете.

В принципе, даже большие компании нередко приобретают площади в офисных зданиях, просто у них и размах соответствующий – выкупают кабинеты этажами.

Что учесть

Месторасположение. Если клиенты чаще приходят к вам, чем общаются удаленно, стоит поискать офис в проходном месте. Если ваша работа строится на общении по телефону, интернету и ваших выездах к клиенту, можно сэкономить и купить помещения в “медвежьем углу”.

Площадь. Если у вас в штате много людей или вы используете большое количество оборудования, покупайте большой метраж.

Конфигурация. В зависимости от специфики бизнеса подыскивайте варианты с несколькими помещениями или одним-двумя большими залами. Продумайте места, где будут ожидать своей очереди клиенты, если ваш бизнес связан с визитами посетителей. Вы можете оборудовать отдельную комнату или устроить уголок ожидания в общем помещении среди рабочих мест ваших сотрудников.

Ремонт. Здесь на первый план выходят финансы. Можно купить помещение с какой-никакой отделкой, чтобы сразу начать работать, а уже потом, заработав денег, довести ремонт до ума. Можно взять офис без ремонта или вовсе с предчистовой отделкой и сразу обустроить его под себя. Главное, чтобы желания соответствовали возможностям.

Какие документы нужны

У продавца должны быть правоустанавливающие и правоудостоверяющие документы.

Правоустанавливающие подтверждают факт приобретения имущества. Это могут быть договоры купли-продажи, мены, дарения, долевого участия в строительстве; свидетельства о праве на наследство; решения или определения суда; акт ввода в эксплуатацию.

Правоудостоверяющие подтверждают, что право собственности на недвижимость зарегистрировано в установленном законом порядке. До января 1999 года регистрация производилась БТИ и подтверждением служит большой штамп с печатью, проставленные на правоустанавливающем документе. С января 1999 по июль 2016 регистрация подтверждалась свидетельством о государственной регистрации права, отпечатанном на номерном бланке с водяными знаками с подписью регистратора и печатью регистрирующего органа. С июля 2016 года подтверждением госрегистрации служит выписка из Единого государственного реестра недвижимости.

Тонкости оформления

На кого оформить покупку

Прежде всего определитесь, как вы будете приобретать недвижимость – на физическое лицо или на компанию. Если у вас ООО, можно купить офис как физлицо, а потом сдать его в аренду или безвозмездное пользование своей же компании. Так можно снизить налог на имущество: для физлиц ставка ниже, чем для юрлиц. Правда, есть нюанс: снизить налогооблагаемую базу фирмы за счет покупки вы уже не сможете. Деталей много, поэтому лучше заранее просчитать все варианты вместе с бухгалтером, чтобы выбрать самый выгодный вариант.

Документы на объект

Если право собственности продавца зарегистрировано в ЕГРН, то дополнительных документов собирать не придется. Если регистрация была до января 1999 года, придется заказать технический и кадастровый паспорт, а также справку, что на продаваемое имущество запретов и арестов не наложено. Технический паспорт и справка берутся в БТИ, кадастровый паспорт – в кадастровой палате.

Обратите внимание – если вы покупаете отдельно стоящее здание, земля под ним тоже должна быть оформлена. Это может быть право собственности или долгосрочная аренда, но оформление должно быть обязательно. Заодно проверьте, чтобы целевое использование земли, обозначенное в документах, совпадало с фактическим – например, может значиться что-то вроде «для обслуживания офисного здания». В этом случае земельный участок тоже должен быть переоформлен на вас вместе со строением.

Документы сторон

Если сделка заключается между физлицами, достаточно предъявления паспорта. Только проследите, чтобы он был действителен – без помарок, повреждений и замененный в срок в соответствии с возрастом. В случае, когда договор будет подписывать представитель, понадобится нотариально удостоверенная доверенность и паспорт доверенного лица. Продавец-физлицо должен будет также обеспечить нотариальное согласие своей супруги, если имущество приобреталось в браке.

Если сторона-участник – это юрлицо, придется собрать пакет документов. В регистрирующий орган надо будет представить: устав компании; свидетельства о госрегистрации и присвоении ИНН; документы, подтверждающие полномочия руководителя; доверенность, если на сделке присутствует кто-то из сотрудников, а не собственник лично; свежую выписку из ЕГРЮЛ.

Устав и свидетельства могут быть в виде нотариально заверенных копий или простых ксерокопий. Во втором случае вместе с копиями придется представить оригиналы для сверки. Копия документа, подтверждающего полномочия, заверяется самой компанией.

На что обратить еще внимание

Проследите, чтобы в договоре фигурировала полная стоимость имущества. Не поддавайтесь на уговоры поставить сумму ниже, а на разницу оформить расписку. В случае судебной тяжбы и отмены сделки суд вполне может не принять расписку во внимание и присудить к выплате только то, что указано в договоре. Не рискуйте понапрасну.

Если приобретаете офис на основании договора участия в долевом строительстве, требуйте государственной регистрации договора. Если застройщик будет предлагать вам оформить отношения в какой-то иной форме – договором об инвестировании или чем-то аналогичным, лучше откажитесь от покупки и поищите другой вариант. Договор долевого участия – единственная форма взаимоотношений, которая наиболее полно защитит ваши права, в том числе, если застройщик не выполнит свои обязательства.

Если покупаете под сдачу

Если берете офис под сдачу, учитывайте такие нюансы:

❗маленькие комнаты в большом здании проще сдать, но стоимость аренды будет невелика и есть риск, что арендаторы будут часто меняться

❗большое отдельное здание принесет солидный ежемесячный куш, но и сдать его не так просто. К тому же такие варианты арендаторы рассматривают либо уже с хорошим ремонтом, либо с отделкой своими силами, но в счет арендной платы

❗отремонтированное помещение выглядит более привлекательным для потенциальных арендаторов. Пусть это будет простенький ремонт без огромных вложений, но если он будет свежий, шансы быстро сдать помещение повысятся

❗офис в проходном месте скорее привлечет внимание желающих арендовать помещение. Кстати, не бойтесь покупать помещения в спальных районах — там тоже может найтись немало желающих, но в этом случае проходимость месторасположения будет играть ключевую роль

❗наличие хоть какой-то возможности припарковаться даст вам дополнительные очки в поисках арендаторов. Если возле вашего офиса в радиусе трех кварталов категорически негде оставить машину, скорее всего, арендаторов вы будете искать долго.