Как правильно распределить время на работе - Контакты компаний и предприятий

Если постоянно заваливает работой и домашними делами, возможно, стоит пересмотреть подход к планированию. Управление временем — целая наука. Рассказываем, как работает тайм-менеджмент и как управлять своим временем

Что такое тайм-менеджмент

Экономист Питер Друкер писал, что менеджмент будет все больше выходить за рамки коммерческих предприятий, где появился в попытке организовать производство вещей.

Тайм-менеджмент — это техники и методы для управления временем. Это самоорганизация и управление собой. Тайм-менеджмент помогает человеку или компании планировать время и экономить ресурсы.

Например, если завалило работой, а вы не знаете, за что браться в первую очередь, следует расставить приоритеты. Матрица Эйзенхауэра помогает разобраться, какие задачи срочные и важные, а какие просто отвлекают. Не стоит забывать и про знаменитое «правило Парето», согласно которому всего 20% усилий приносят 80% результата и наоборот.

Чем больше задуманного мы успеваем сделать, тем лучше качество нашей работы и жизни в целом. А в условиях цифровой трансформации и ускорения изменений, четкое распоряжение временем помогает сохранять фокус на целях, не отклоняться от курса и в конечном итоге не стать «сбитым летчиком» на рынке труда.

Принципы тайм-менеджмента

Практически все существующие методы управления временем состоят из трех компонентов: приоритизации, планирования и структурирования.

Приоритизация. Чтобы выполнить задачу, нужно определить, насколько она срочная, сложная и важная, и только потом приступить к ее выполнению.
Планирование. Чтобы выполнить задачу, нужно разобраться, когда ее следует сделать и сколько времени на это уйдет.
Структурирование. Чтобы выполнить задачу, нужно понять, как отслеживать ее выполнение и результаты.

Большая часть техник тайм-менеджмента опирается на структурирование и приоритизацию, и только малая часть — сложная комбинация всех трех принципов. Мы разберем 15 лучших методов тайм-менеджмента: от простых техник к сложным системам управления.

Лучшие методы тайм-менеджмента

1. Подготовка с вечера

Подготовка с вечера подойдет тем, кому трудно вставать рано утром — совет психолога Ника Уигнала [1]. Записывайте рабочие и личные задачи на завтра в конце рабочего дня. Так вы поймете свою нагрузку заранее и распределите задачи без утренней спешки. Можно готовить вечером план задач, рабочую одежду или обед с собой, если вы работаете вне дома.

План задач на завтра можно составлять в блокноте на бумаге или в приложении

2. Хотя бы N минут

Метод помогает справиться с прокрастинацией — откладыванием задач «на потом», даже если это важные или срочные дела. Если вы не хотите ничего делать, попробуйте начать хотя бы с нескольких минут на задачу: пять или десять. По мнению Джулии Мюллер, профессора Университета Лейпцига, так у человека останется право передумать, и оно повышает чувство контроля над ситуацией. Он перестает думать, что его принуждают делать что-то, чего он делать совершенно не хочет [2], поэтому дальнейшая работа идет легче.

3. Дедлайны

Ставьте четкие сроки сдачи работы — дедлайны. Понятные сроки стимулируют работать быстрее и помогают справиться с прокрастинацией. Исследователи Массачусетского технологического института выяснили, что даже самостоятельно установленные дедлайны помогают сдвинуть дела с мертвой точки [3]. При этом такие сроки работают хуже внешних дедлайнов, которые ставит руководитель или конкурсная комиссия. В личных делах внешним куратором может быть друг, коллега или родственник.

4. Поедание «лягушки»

Бизнес-тренер Брайан Трейси предлагает съедать «лягушку» каждое утро [4]— делать самую сложную и неприятную задачу самой первой. С утра мозг меньше нагружен информацией, поэтому вам будет проще справиться с трудным делом. После такой задачи все остальные покажутся пустяковыми и на них по-прежнему останутся силы.

5. Мелкие задачи

Это полная противоположность предыдущему методу. Делайте мелкие задачи — на 1–2 минуты — первыми, по возможности в тот же момент. Например, проверьте почту и оборудование, отправьте запросы или раздайте задачи. Это правило взято из метода Getting Things Done (GTD) бизнес-тренера Дэвида Аллена [5].

6. Автофокус

Метод «автофокуса» подойдет людям, которые часто работают с задачами без дедлайна. Два предыдущих принципа обязывают выбирать дело, и это чувство обязанности вызывает отторжение. Автор метода Марк Форстер считает [6], что сначала следует выписать все дела в единый список, а потом медленно его прочитать, пока не захочется остановиться на одной задаче. Объем задачи не имеет значения, важнее желание сделать ее прямо сейчас. Если получилось завершить дело сегодня — вычеркните его. Не получилось — перенесите в конец списка, и прочитайте его заново.

7. Сделайте это завтра

Автор книги «Сделай это завтра» [7] Марк Форстер рекомендует не браться за срочные задачи сразу, а откладывать их на завтра. Для этого нужно вести закрытые списки дел. В закрытый список невозможно добавить новую задачу, но можно занести в список на следующий день. Такой подход помогает сохранять фокус на текущих делах и делать только свою работу.

Форстер разделяет «свою настоящую работу» и «занятость». Настоящая работа помогает продвигаться в бизнесе или профессии. Здесь вы полноценно применяете свои навыки и знания. Часто выходите из зоны комфорта — делаете то, чего не делали раньше. Работать по-настоящему сложно, такая работа может вызывать небольшое сопротивление.

Занятость появляется, когда вы откладываете настоящую работу ради мелких задач. Деятельность — не то же самое, что действие. Если работа вызывает ощущение перегруженности, но не кажется сложной, — скорее всего, это занятость. Настоящая работа бывает сложной, но не заставляет чувствовать себя «белкой в колесе».

8. Деление большой задачи

Эту технику также называют поеданием салями или слона по кусочкам. Глобальная задача может испугать объемом. Чтобы к ней приступить, следует разложить большую задачу на небольшие этапы, декомпозировать. Например, «запуск нового проекта» звучит громко и давит ответственностью. Но когда в нем появляются конкретные шаги, становится проще: «начать исследование аудитории» → «поговорить с Сашей по пунктам анализа» → «изучить результаты» → «подготовить макет по результатам исследования». Задача «обрастает» конкретикой и уже не кажется невыполнимой миссией.

9. Одна задача в один промежуток времени

Многозадачность в интеллектуальном труде не работает. В 2009 году исследователи из Университета Стенфорда провели эксперимент [8]. Они выяснили, что когда человек делает несколько интеллектуальных дел одновременно, например, читает и разговаривает по телефону, то хуже запоминает и содержание разговора, и прочитанное. При этом не может определить, какая информация была важной, а какую можно было опустить. Если человек работает только над одним делом в один промежуток времени, он лучше справляется с задачей и хорошо запоминает информацию.

10. Методы фиксированного времени

Сюда относят методы работы по таймеру. Если завести привычку работать по таймеру, вы будете знать цену своему времени, работать продуктивнее, научитесь управлять ожиданиями, натренируете силу воли и предотвратите выгорание.

Техника Pomodoro. Метод помидора — это «система 25 минут» Франческо Чирилло. «Помидором» называют отрезок времени в 30 минут — 25 минут на работу и пять минут на отдых. Вы работаете 25 минут, делаете пятиминутный перерыв, затем снова уходите в работу. Через каждые четыре повтора — перерыв 30 минут.

Кстати, таймер называется «помидорным» потому, что Франческо Чирилло вначале использовал небольшой кухонный таймер в виде помидора.

Чаще всего таймер Pomodoro выглядит так

(Фото: bakunin.com)

Метод «90 на 30» Тони Шварца [9] и метод «52 на 17», который появился в результате исследования сервиса The Muse [10], строятся по похожему принципу. Первое значение — время в минутах, которое нужно отводить для работы, второе — время для перерыва.

Можно сказать, что это модификация дедлайнов, но в них жестко ограничивается само время на работу. Обилие коротких перерывов помогает «разгружать мозг», сменить деятельность и отвлечься.

Если хотите попробовать методы на практике, помните, что в них одинаково важны не только промежутки работы, но и промежутки отдыха. Чтобы методы работали, важно отдыхать и возвращаться к задаче в установленное время.

11. Принцип девяти дел

Этот метод основан на иерархии задач. Согласно принципу, в течение дня нужно «закрыть» одну крупную задачу, три задачи поменьше и пять мелких. Подходят дела вроде подготовки к встрече с будущими клиентами, и задачи попроще, например покупка корма питомцу. Так домашние дела не пропадают из вида и входят в расчет собственной нагрузки.

Вариация этого метода — «принцип трех дел» Криса Бейли [11]. Этот метод поможет тем, кто легко погружается в рутину и не уделяет должного внимания своим долгосрочным целям. По мнению Бейли, нужно завершать три дела в день, которые приближают вас к достижению глобальной цели. Например, час в день делать грамматические упражнения на английском или сформировать заявку на стипендию, если ваша глобальная цель — учеба за рубежом.

12. Канбан

Канбан — это метод организации работы, чтобы распределять нагрузку между людьми и делать работу точно в срок. Метод помогает видеть нарастающий темп работы и ничего не забывать. Наравне со Scrum, канбан является одним из ключевых методов системы управления Agile, которую также надо внедрять с умом, чтобы не добиться противоположного результата.

Классический канбан — это таблица с тремя столбцами «Нужно сделать», «В работе» и «Сделано». Но столбцов может быть и больше, например, по количеству этапов в вашем проекте или на производстве, а их названия также могут меняться по усмотрению компании.

Все дела по умолчанию заносятся в первый столбец отдельной строкой или на отдельном стикере, карточке. Потом они перетаскиваются из одного в другой, пока, не попадут в последний столбец. Благодаря такому «перетаскиванию» можно легко отследить прогресс отдельного человека и всей команды.

13. Хронометраж

Экономист и автор книг по тайм-менеджменту Глеб Архангельский считает, что в основе планирования — понимание, где время расходуется эффективно, а где не очень. Архангельский предлагает планировать в три этапа.

Зафиксировать. В течение нескольких недель раз в один-два часа фиксируйте выполненные задачи и время, которое понадобилось на их выполнение. Дела на две-три минуты можно опустить. Цель этапа — фиксация, стороннее наблюдение за собой.
Найти важное. По прошествии этих недель отметьте в той же тетради, когда время было потрачено с пользой, когда можно было сделать задачу быстрее, а когда время пропало впустую.
Планировать. Скорректируйте расписание и процесс работы на основе своей статистики.

14. Матрица Эйзенхауэра

Система ведения дел и приоритизации, которую придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр в середине XX века. Все текущие и будущие дела распределяют по четырем категориям матрицы в зависимости от их срочности и важности. Матрицей сложно пользоваться постоянно, но можно периодически к ней возвращаться, если завалило работой и домашними делами. Вот как ей пользоваться.

Матрица Эйзенхауэра

Важно и срочно — сделать. Это задачи с дедлайнами. Например, завершить проект для клиента, отправить черновик статьи, ответить на важные письма, забрать детей из школы. Если их не сделать, это чревато неприятными последствиями.
Важные и несрочные — запланировать. Это дела без крайнего срока, которые, нужны для вашего роста. Например, сходить в спортзал, заняться изучением иностранного языка, пойти на нетворкинг-сессию. Такие дела нужно планировать заранее, чтобы не потерять.
Неважные и срочные — делегировать. Рутина, которая не требует специфических навыков. Например, выложить посты в блог, приготовить еду, сделать рассылку для коллег, поставить одежду в стирку. Эти задачи стоит аккуратно и обоснованно делегировать своим сотрудникам или коллегам, чтобы освободить свое время для важных и срочных дел.
Неважные и несрочные — удалить. Это занятия, которые не приносят пользы в работе и не помогают достигать цели. Например, листать ленту в соцсетях, играть в видеоигры, смотреть телевизор. Такие дела забирают много времени, поэтому их нужно контролировать или отказаться вовсе.

15. Тайм-менеджмент по хронотипу

Метод подойдет тем, кто хочет составить для себя идеальный распорядок дня. Кандидат медицинских наук и клинический психолог Майкл Бреус считает [12], что существует четыре хронотипа. У каждого из них свое идеальное время для пробуждения, пик продуктивности и режим сна:

«Медведи». Им комфортно просыпаться с 7 до 11 утра, пик продуктивности приходится на период с 11 до 18 часов, а отход ко сну должен быть не позднее 23 часов.
«Львы». Могут просыпаться без будильника с 5:30 до 10 утра, наиболее продуктивны с 10 до 17, уйти на боковую им лучше до 22:30.
«Волки». Очень тяжело встают по утрам, их время с 7:30 до 12 часов, эффективно работают до 20 часов и легко уходят спать в 00:00.
«Дельфины». Люди с беспокойным режимом сна, поэтому даже если они встают с 6 до 10, могут легко заснуть обратно. Чтобы уснуть к полуночи, им нужно убрать любые экраны за два часа до сна. Пик их активности — с 10 до 18 часов.

Бреус считает: если подстроить личное и рабочее расписание под собственные биоритмы, качество жизни станет намного лучше. Вы также можете ознакомиться с советами Германа Грефа, Павла Дурова и других бизнес-лидеров о том, как и когда лучше работать и отдыхать.

Приложения для управления временем

Эти приложения пригодятся, чтобы управлять задачами. Они подходят для большинства методов тайм-менеджмента из нашего списка.

Focus To-Do — таймер Pomodoro и таск-менеджер одновременно.
Trello — канбан-доска для личных нужд и работы в команде.
Forest — таймер для телефона: пока вы не трогаете свой смартфон, на его экране растет дерево. Стоит вам разблокировать его в неположенное время, дерево погибает.
Notion — база данных для хранения и систематизации практически любой входящей информации.
Todoist — планировщик, который можно настроить под разные методы планирования, в том числе матрицу Эйзенхауэра.
SingularityApp — таск-менеджер, который умеет переделывать письма из электронной почты в задачи.

Книги по тайм-менеджменту

Эти книги дополняют статью и раскроют техники подробнее.

Источник

Организуйте жизнь так, чтобы ни минуты не тратить впустую.

1. Правило 1‑3‑5

AndreyPopov / Depositphotos.com

Ваше рабочее время в течение дня ограничено, и правило 1‑3‑5 позволяет потратить его наиболее разумно. Суть его в следующем: за день вы можете сделать только одну большую задачу, три средние и пять мелких. Всего — девять дел, не больше и не меньше. Правило поможет постепенно разгрести завалы, успевая в срок и не переутомляясь.

2. Правило трёх

Для тех, кто не в ладах с цифрами или не может делать по девять дел за день, Крис Бейли, автор книги «Мой продуктивный год», придумал правило трёх. Оно гласит, что для достижения продуктивности достаточно каждый день выполнять три самых важных дела.

Вместо того, чтобы распылять свои силы и внимание на пару десятков пунктов в чек‑листе, просто выберите три самые важные задачи на день и сфокусируйтесь на них. На следующий день выберите ещё три, и так далее. Так вы будете сохранять сосредоточенность. Это же правило можно применять для постановки целей на неделю, месяц или год.

3. Способ 10 минут

У вас есть какая‑то задача, к которой вы не хотите приступать? Скажите себе: «Я позанимаюсь этим только 10 минут, а потом пойду отдохну». Скорее всего, за это время вы втянетесь в работу и уже не сможете остановиться.

4. Pomodoro

alessandrozocc / Depositphotos.com

Эту систему придумал Франческо Чирилло, чтобы облегчить себе подготовку к экзаменам. Она помогает сосредоточиться людям, которые легко отвлекаются. Кроме того, это хороший способ контролировать, сколько времени у вас уходит на ту или иную работу.

Вот как Pomodoro работает: вы берёте таймер и ставите его на 25 минут. После этого фокусируетесь на работе. Когда 25 минут истекут, вы отдыхаете 5 минут, а затем повторяете всё заново. Через четыре цикла вас ждёт большой перерыв на полчаса.

5. Метод 90/30

Методом 90/30 пользуются писатель и блогер Тони Шварц, сооснователь сервиса Buffer Лео Видрич, литературный критик Бенджамин Че Кай Вай и предприниматель Томас Оппонг.

Суть его заключается в следующем: вы напряжённо работаете 90 минут, потом отдыхаете полчаса, а затем повторяете цикл. При этом первые 90 минут вы отводите под самую важную задачу, которую должны сделать за день, а следующие отрезки посвящаете менее важным делам.

Согласно исследованиям специалиста из Йеля Перетза Лафи, 90 минут — это оптимальное время, в течение которого человек может эффективно сосредотачиваться на одной задаче. А получаса достаточно для полного отдыха, что подтверждается изысканиями нейрофизиолога Натана Клейтмана.

6. Метод 52/17

Это частный вариант предыдущего способа. Он не отличается ничем, кроме цифр: вы работаете 52 минуты, а потом 17 минут отдыхаете. Согласно эксперименту, проведённому сервисом по трудоустройству The Muse с помощью приложения DeskTime, эти временные отрезки позволяют сохранять продуктивность и избегать переутомления. Поэтому используйте метод 52/17, если чувствуете, что вам не хватает сил работать 90 минут подряд.

7. Поедание лягушек

Метод придумал мотивационный оратор и автор книг по саморазвитию Брайан Трейси. «Лягушками» он называет неприятные и сложные задачи, которые вы должны выполнять, несмотря на своё нежелание. С самого начала дня сделайте одно такое дело — «съешьте лягушку». И потом вам будет легче: вы сбросите этот камень с души и обеспечите себе хорошее настроение на весь день.

8. Временные блоки

Viviamo / Depositphotos.com

У списков задач есть одна неприятная особенность: они совершенно не дают представления, сколько времени требует то или иное дело. «Купить хлеб» и «Закончить отчёт» занимают в перечне одну строчку, но задачи эти несопоставимы по сложности и важности.

Календарь куда лучше списка дел: он позволяет контролировать время визуально. Вы видите большой блок и понимаете, что задача нелёгкая. Поэтому попробуйте технику «временных блоков»: помещайте их в календарь и каждому отводите время сообразно сложности задачи. И пока делаете то или иное задание, не отвлекайтесь на другие.

9. GTD

GTD (Getting Things Done) — это система продуктивности, придуманная бизнес‑тренером Дэвидом Алленом. Её основные принципы заключаются в следующем:

Записывайте все дела и идеи в одном месте, так называемом Inbox («Входящих»).
Периодически сортируйте содержимое Inbox, присваивая делам приоритеты и сроки. Размещайте заметки по папкам в соответствии с их содержимым — «Работа», «Дом», «Покупки» и так далее.
Проводите ревизии — выбрасывайте ненужные заметки, вычёркивайте выполненные дела, перемещайте утратившие актуальность материалы в архив.
Когда всё распланировано, приступайте к исполнению. Задачи, которые можно сделать за пару минут, решайте сразу же. Другие же можно делегировать или поместить в календарь.

Узнать все тонкости GTD можно в нашем руководстве.

10. ZTD

Лео Бабаута, автор блога о продуктивности Zenhabits, считает, что система GTD Дэвида Аллена очень сложна и требует слишком много усилий. Он предлагает свою систему в стиле дзен — Zen to Done. Чтобы ей следовать, нужно выработать 10 простых привычек.

Собирайте всю информацию в Inbox.
Обрабатывайте все записи, не откладывая их в долгий ящик.
Планируйте основные цели на каждый день и самые крупные задачи — на неделю.
Каждый раз фокусируйтесь только на одном деле, не распыляя внимание.
Создавайте простые короткие списки дел.
Организовывайте заметки по категориям в зависимости от их содержимого, как в оригинальном GTD.
Регулярно просматривайте ваши записи и избавляйтесь от лишнего.
Упрощайте. Сократите список своих задач и целей, пишите коротко и понятно.
Чтобы настроиться на работу, поддерживайте определённый режим дня постоянно.
Занимайтесь тем, что вам действительно интересно.

11. Канбан

comzeal / Depositphotos.com

Японский метод продуктивности, который помогает отслеживать, какие дела вы выполняете, что вы уже сделали и чем нужно будет заняться в будущем. Канбан наглядно визуализирует рабочий процесс.

Вы берёте доску для стикеров (или регистрируетесь в каком‑нибудь менеджере дел вроде Trello) и рисуете на ней три столбца: «Сделать» (To do), «Делаю» (Doing), «Сделано» (Done). Затем пишете свои дела на стикерах и помещаете в соответствующий столбец в зависимости от того, чем занимаетесь и что уже сделали.

12. Правило двух минут

Это правило — неотъемлемая часть GTD, но его можно использовать, даже если вы не фанат методики Аллена. Если задача займёт не более двух минут — сделайте её немедленно. Так вы разгружаете свой мозг, потому что вам не придётся больше помнить об этом деле.

13. Zero Inbox

Zero Inbox придумал писатель и эксперт по производительности Мерлин Манн, и метод этот отлично сочетается с GTD. Манн применял его к электронным письмам, но точно так же можно обрабатывать дела, документы, заметки и прочие сведения. Как следует из названия, задача этой методики — поддерживать ваш Inbox пустым.

В оригинальной системе GTD во «Входящих» постоянно скапливается куча записей. Нужно выделить время, чтобы их разобрать, и в забитом Inbox легко проглядеть что‑нибудь важное. Манн рекомендует разбирать содержимое сразу по мере поступления. Вы открываете Inbox и решаете, что сделать с каждым пунктом: удалить, делегировать, ответить, отложить или выполнить. Не закрывайте его, пока не произведёте одно из указанных действий со всеми элементами.

Кроме того, значительно сэкономить время вам помогут автоматические фильтры в почте, умные папки и программы для сортировки документов.

14. Fresh or Fried

Fresh or Fried переводится как «Свежий или жареный». Эта философия создана блогером Стефани Ли. Согласно ей, когда вы просыпаетесь утром, ваш мозг «свежий», но с течением дня он «поджаривается». А значит, вы должны определить время своего пика продуктивности и успеть сделать за этот период всё самое важное за день. Вот как это работает.

В конце дня, когда вы уже устали, уделите 15 минут, чтобы создать список дел на завтра.
Перенесите самые важные задачи на начало дня, в раздел Fresh. Туда же отправляются дела, которые вы не любите — те самые «лягушки». Их нужно сделать, пока у вас ещё есть силы.
Менее срочные, не очень сложные и более приятные дела отправляются в раздел Fried — то есть во вторую половину дня, в зависимости от вашего расписания. Они будут меньше загружать вам мозг.
На следующее утро следуйте вашему списку. Затем вечером составьте новый.

Стефани рекомендует FoF людям, которые каждый вечер обнаруживают, что абсолютно выбились из сил, но ничего не успели, хотя и весь день работали.

15. Метод айсберга

Рамита Сети, автор книги «Я научу вас быть богатым», использует этот метод, чтобы сохранять информацию на потом. Работает он так: вы сохраняете все электронные письма, заметки, статьи, списки в одном месте — например, в сервисе для заметок вроде Evernote или Notion либо в виде документов. Затем распределяете эти материалы с помощью тегов, папок и категорий — как вам удобно.

Каждые 4–6 недель просматривайте эту информацию и думайте, можно ли применить её на практике. Если что‑то бесполезно — выбрасывайте или архивируйте. Это позволяет создать собственную базу знаний.

16. Автофокус

«Автофокус» изобрёл эксперт в области производительности Марк Форстер. Эта система планирования подходит творческим людям, которым тяжело следовать GTD.

Запишите все ваши дела в тетрадь без какого‑либо порядка. Затем просмотрите список, выберите те, что нужно сделать как можно скорее, и разберитесь с ними. Когда неотложные задачи решены, приступайте к тем, что вам сейчас больше по душе. Не доделали что‑то — перенесите в конец списка, вернётесь к этому потом. И повторяйте эти действия день за днём.

17. Матрица Эйзенхауэра

Эта схема создана американским президентом Дуайтом Эйзенхауэром. В матрице четыре раздела для задач: «Несрочные и неважные», «Срочные, но неважные», «Важные и несрочные» и «Срочные и важные». Распределите ваши дела по разделам и сможете узнать, на что больше всего тратите времени и каким задачам стоит уделить больше внимания.

18. Метод 4D

4D придумал Эдвард Рэй, мотивационный писатель и консультант. Метод призван помочь людям, которые при виде своего списка задач приходят в ужас и не знают, как подступиться ко всем скопившимся пунктам.

Рэй утверждает, что нужно запомнить только четыре слова на букву D, и тогда у вас не будут опускаться руки перед горами дел. Вот они:

Do (сделать) — если вам назначили задачу, лучше всего выполнить её сейчас же и сразу вычеркнуть из списка.
Delegate (делегировать) — когда вы не можете или не успеваете что‑то исполнить, но у вас есть относительно свободный помощник, передайте задачу ему.
Delete (удалить) — некоторые дела не так уж и важны. Откажитесь от них, окончательно удалив из списка задач. Если вам пытаются навязывать лишние обязанности, научитесь вежливо говорить «нет».
Delay (отложить) — когда задача слишком объёмная или не требует немедленного исполнения, её можно и отложить. Но вы должны обязательно установить ей чёткие сроки, иначе она так и будет лежать мёртвым грузом.

Выберите задачу, произведите с ней одно действие из 4D, а затем перейдите к следующей.

19. Хронометраж

Обычно люди, пытающиеся стать продуктивными, тщательно отслеживают время, которое тратят на важные дела, и совершенно забывают учитывать периоды, в которые занимаются ерундой. Эту проблему решает техника «Хронометраж», которую придумал эксперт в области управления временем Глеб Архангельский. Она позволяет понять, на что уходит ваше время, приучает внимательнее относиться к тому, чем вы занимаетесь, и меньше отвлекаться.

Возьмите тетрадь и записывайте все свои действия и сколько вы ими занимались, с точностью до 5–10 минут. Фиксируйте и рабочие моменты, и переговоры, и встречи, и даже время, проведённое на YouTube и в играх. Уделите этому пару недель. Потом пролистаете тетрадь, узнаете в лицо своих «хронофагов» и сделаете выводы. Может, вам нужно меньше смотреть забавные видосики, или реже отлучаться пить кофе, или ваш враг — телефонные звонки.

20. Метод Тима Феррисса

Тимоти Феррисс — гуру продуктивности, придумавший свой метод организации работы, базирующийся на двух правилах. Первое — правило 80/20, или принцип Парето, согласно которому 80% наших дел можно сделать за 20% времени. На оставшиеся 20% будет затрачено 80% времени. Второе — закон Паркинсона: работа заполняет всё время, отпущенное на неё.

По словам Феррисса, из этого вытекает следующее: чтобы всё успевать, не надо больше работать — нужно лучше фокусироваться. Пусть вы будете трудиться с полной отдачей всего 20% рабочего времени, зато сможете переделать все действительно важные дела. А оставшиеся 80% можно уделить простой текучке — так вы сфокусируетесь на приоритетных задачах и избежите переутомления.

Читайте также ⏲

В чём разница между продуктивностью и эффективностью и что важнее
50 золотых советов для повышения продуктивности
Как справиться с выгоранием и вернуть себе былую продуктивность

Источник

О смене профессии задумываются многие, однако решаются на переобучение не все. Частая причина — страх, что не хватит времени: на работе копятся задачи, дома тоже ждут дела, а ещё нужно уделить внимание семье и близким.

Совмещать всё действительно непросто, но вполне реально, если грамотно подойти к планированию своего дня. Расскажем, с помощью каких приёмов это можно сделать.

Статья будет полезна тем, кто хочет добавить в свой плотный график учёбу, но продолжать преуспевать и в других сферах жизни.

Прежде чем планировать время на обучение и реализацию других планов, нужно определить, сколько его есть в запасе. Расчёты будут более точными, если сделать их не в часах, а в минутах.

Микропотери времени сильно влияют на общую эффективность. Кажется, что 5 минут — это немного. Но если каждый час в течение 8-часового рабочего дня отвлекаться на 5 минут, а затем сложить эти перерывы — получится 40 минут. Уже ощутимо.

И обратная сторона: если в течение активного дня нужно найти дополнительное время — можно сократить обычные дела на те же 5 минут. Спим 8 часов, бодрствуем 16. 16 умножаем на 5, получаем дополнительные 1,5 часа в день.

Правда, далеко не всегда можно объединить эти минуты в единый блок. Тогда в такие короткие промежутки можно закрывать небольшие дела: ответить на сообщения, свериться с планами, заказать доставку, сделать гимнастику, то есть провести время с пользой.

Если у вас на работе принят стандартный 8-часовой график, с подсчётом не возникнет проблем: на выполнение рабочих задач в таком случае у вас есть 450 минут — с учётом одного часа на обед и двух условных перерывов по 15 минут.

Если вы занимаетесь фрилансом, и в течение недели нагрузка распределяется неравномерно, постарайтесь сформировать усреднённый тип дня.

Пример расчёта: в сутках 1 440 минут, и при стандартном рабочем графике в остатке у вас должно получиться 990 минут. На фрилансе эта цифра может варьироваться в большую или меньшую сторону.

Дальше нужно исключить время на:

рутину: гигиену, перекусы, покупку продуктов, готовку, уборку и так далее;
семейные и прочие обязанности: например, прогулку с детьми или встречи с друзьями;
дорогу до офиса и обратно;
сон — на него закладывайте не меньше 7 часов (420 минут), а лучше 8–9 часов (480–540 минут).

Оставшееся количество минут — это и будет свободное время, которое вы можете запланировать на обучение и саморазвитие.

Значение →

Количество минут

Семейные и прочие обязанности →

120

Дорога до офиса и обратно →

Остаток — свободное время →

210

В остатке получилось 210 минут — это 3,5 часа. Даже если из них мы отнимем 2 часа на отдых и хобби, в запасе ежедневно остаётся ещё 1,5 часа. Как раз их и можно запланировать на обучение.

Найти свободное время и запланировать на него дела довольно просто, но следовать плану на практике получается не всегда. Наш пример, скорее, идеал, но он вполне может быть реальным. Чтобы задачи оставались в рамках расчётов и на учёбу действительно оставалось время, полезно внедрить в свою жизнь тайм-менеджмент.

Последнее время всё в мире меняется быстрыми темпами, поэтому актуальность навыков тайм-менеджмента только возрастает. Ещё 10 лет назад дополнительное обучение было опцией, которая особо не влияла на жизнь, работу и востребованность специалистов на рынке труда. Сегодня учиться, расширять и обновлять свои компетенции — это необходимость.

Но не у всех людей получается грамотно спланировать день и выделить время на учёбу. Самая распространённая ошибка — использование отдельных инструментов тайм-менеджмента. Например, только списков задач или календаря. Либо другой вариант — человек может использовать и списки, и календарь, но при этом не придерживаться правил работы с входящей информацией.

Отдельные инструменты помогают решать локальные задачи, но чтобы использовать всё своё время эффективно, необходимо выстраивать систему тайм-менеджмента. Расстановка приоритетов, планирование задач и времени по сферам жизни, организация рабочего пространства, отдыха, работы с информацией — всё это части элементов системы.

Теперь когда вы знаете, сколько времени у вас ежедневно есть в запасе, нужно выбрать, как его сознательно провести. Расскажем об установках, которые в этом помогут — особенно если использовать их в комплексе.

Чтобы достичь желаемого, нужно поставить чёткую цель и определить сроки — это поможет сфокусироваться на том, что действительно важно.

Цели можно разделить на долгосрочные и краткосрочные. Долгосрочные цели — своего рода курс, которому вы выбираете следовать. Они затрагивают большие промежутки времени: год, 3, 5, 10 и более лет. Это может быть покупка квартиры, переезд в другую страну, получение образования и так далее.

Среди долгосрочных целей есть те, которые требуют регулярных действий, иначе прогресс обнуляется. К ним относятся спортивные результаты, изучение иностранного языка, похудение, налаживание отношений с другими людьми.

Краткосрочные цели — как раз те шаги, которые приближают к достижению долгосрочных. Они чётко определены, с конкретными дедлайнами, а их результат легко измерить.

Подумайте, к чему вы хотите прийти через год или несколько лет, и определите этапы реализации своей мечты. Например, вы решили освоить новую специальность — это долгосрочная цель. Разделите её на несколько краткосрочных: профориентационное тестирование, выбор курса, учёба по модулям, подготовка и защита дипломного проекта. Сформулируйте из этого конкретные задачи, которые сможете добавлять в свои ежедневные планы. Для начала можно:

Пройти тест на профориентацию.

Сформулировать для себя критерии выбора курса.

Отобрать несколько курсов, сравнить и определиться.

Понять, как проходит обучение, и записаться.

Посетить вводное занятие.

Хочется запланировать многое, но объективно успеть всё невозможно, поэтому нам постоянно приходится делать выбор. В идеале приоритизировать задачи нужно по степени их важности и срочности. Понять разницу не всегда просто, поэтому иногда мы тратим время впустую и не приближаемся к намеченной цели.

Приоритеты можно расставить с помощью матрицы Эйзенхауэра, разделив задачи на четыре категории:

Важное срочное — задачи, часто связанные с форс-мажорами. Они сильно влияют на нашу жизнь в моменте, чаще всего мы даже не думаем о том, чтобы от них отказаться. Их игнорирование может привести к потере денег, репутации, отношений, здоровья.

Важное несрочное — задачи, связанные с долгосрочными целями. Они не имеют горящих дедлайнов, поэтому часто возникает иллюзия, что здесь и сейчас всё в порядке. Однако их невыполнение, как и в случае с важными срочными, может привести к плохим последствиям. Эта группа — предмет тайм-менеджмента, как раз над ней и стоит работать.

Неважное срочное — задачи, которые завтра сделать уже будет нельзя, но особого эффекта от их выполнения сегодня не будет. Они съедают время, при этом приносят мало выгоды. Такие активности часто можно делегировать.

Неважное несрочное — приятные дела, часто мы начинаем их совершать неосознанно. Они не несут практической пользы, но порой отнимают много времени, если их не контролировать.

Вот так может выглядеть матрица Эйзенхауэра с делами на ближайшее время:

Задачи из первого блока нужно выполнять в первую очередь, часто у нас даже нет выбора.

Дальше займитесь вторым блоком — важными несрочными задачами, они ведут к реализации долгосрочных целей. Из примера выше получается:

первый модуль курса — шаг к тому, чтобы пройти обучение;
спортзал поможет укрепить здоровье и похудеть;
планирование летнего отпуска нужно, чтобы качественно отдохнуть.

Третий блок задач стоит делегировать: можно нанять клининг, попросить зайти в сервис кого-то из членов семьи, заказать доставку.

Делегировать — действительно полезно. Поделитесь своими долгосрочными целями с близкими и объясните, почему какое-то время не сможете уделять достаточно времени домашним делам. Не стесняйтесь попросить помощи.

Делегировать можно не только домашние обязанности, но и некоторые рабочие моменты. Возможно, какие-то задачи вы готовы отдать на аутсорс, чтобы высвободить время на более важные дела.

Четвёртый блок — неважное несрочное — постарайтесь взять под контроль, чтобы не тратить время впустую. Не отвлекаться на новостные ресурсы и соцсети помогут блокировщики сайтов, например, BlockSite или Cold Turkey.

Часто мы отвлекаемся на бесполезные занятия, потому что хотим отдохнуть. Но важно помнить, что отдых должен быть качественным, — соцсети вряд ли помогут восполнить ресурс. О том, как правильно организовать отдых, чтобы почувствовать себя лучше, мы недавно писали.

Полностью исключить отвлекающие факторы невозможно. Тем более, они бывают разные по своему весу. Например, звонок от ребёнка вроде и отвлекающий фактор, но проигнорировать его нельзя. Здесь просто нужно выделить время и принять решение, что делать в той или иной ситуации. Создать свои правила и чётко им следовать.

Можно начать с того, чтобы выстроить иерархию на основе ценностей. Допустим, жизнь и здоровье человека — безусловный приоритет, семейные ценности и воспитание ребёнка — тоже. И так по нисходящей.

Потом какое-то время нужно позаниматься фиксацией всего, что отвлекает. Телефонные звонки, сообщения в мессенджерах, всплывающая реклама, почтовые уведомления, информация из работающего фоном телевизора, домашние питомцы, шум — кто или что из этого списка заставляет вас отрываться от дел больше всего и почему?

Следующий шаг — на каждое событие придумать варианты действий. Например, с семьёй, знакомыми, коллегами можно договориться. Сказать, что в такое-то время вы заняты, но готовы обсудить возникающие у них вопросы в другое время.

Как ещё можно минимизировать отвлекающие факторы:

Выключайте телефон или ставьте режим «Не беспокоить», предварительно создав исключение для важных абонентов.
Домашние смотрят телевизор, не лишать же их этого удовольствия. Сделайте плейлист музыки для работы или учёбы и занимайтесь делами в наушниках.
Смартфон всё равно нет-нет да моргнёт экраном — уберите его так, чтобы он лежал не в поле зрения.
Создайте на компьютере отдельный профиль, где на рабочем столе не будет ничего, кроме работы или учёбы.
Питомцы бывают очень настойчивы, когда хотят есть. Прежде чем заняться делами, налейте им воды и положите корм.
Заранее подумайте, чем можно занять ребёнка на время, пока вы будете заняты. Безусловно, здесь нужно ориентироваться на то, как долго он может играть самостоятельно.
Отключите ненужные почтовые рассылки и уведомления, удалите неактуальные для вас чаты в мессенджерах. Просматривайте сообщения только в определённое время.

Вариантов много. Главное — понимать, что отвлекает и с какой периодичностью. Тогда можно подбирать решения под конкретные ситуации.

Мой любимый способ получать пару часов тишины — вставать в 5 утра и спокойно заниматься своими делами, пока все спят. И здесь важно именно вставать раньше, а не ложиться позже, потому что это сильно влияет на работоспособность.

Матрица Эйзенхауэра поможет и в работе. Но если вам ежедневно поступают десятки входящих задач, с расстановкой приоритетов могут возникнуть проблемы. В таком случае лучше запрашивать у коллег два дедлайна: желательный и крайний. А ещё уточнить, почему заказчик хочет раньше получить результат.

При большом потоке горящих задач о степени их важности можно поинтересоваться у руководителя. Или другой вариант — самостоятельно расставить приоритеты и затем получить одобрение начальства.

Повысите свою эффективность в личной жизни и работе
Сосредоточитесь на самом важном
Найдёте время на себя и близких, отдых и хобби

На основании обозначенных целей и приоритетов составьте распорядок дня. Удобнее это делать накануне вечером.

Есть разные методы планирования рабочих, учебных и домашних дел. Вот два самых популярных:

«1–3–5»: планируйте на день не больше 9 задач: одну главную, три менее важные и пять простых, которые тоже продвигают вас к достижению цели, но не требуют больших эмоциональных и временных усилий.
Метод Шваба: составьте список задач на день и каждой задаче присвойте номер — в зависимости от степени важности и срочности. Затем перепишите список по порядку, начиная с первого номера. Чтобы избежать переутомления, лучше планировать не более шести приоритетных дел. Все входящие в течение суток задачи нужно анализировать и затем гибко встраивать в текущий список, либо переносить на следующий день.

Закладывайте время на форс-мажоры. От внезапных поручений на работе и непредвиденных семейных обстоятельств не застрахован никто, поэтому не планируйте задачи вплотную. Если ничего экстренного за день не случится, вы сможете распорядиться свободным временем на своё усмотрение.

Протестируйте несколько методов планирования, чтобы выбрать наиболее удобный. Учитывайте, что распорядок дня должен быть реалистичным. Человек не может работать и учиться без остановки, личным делам и качественному отдыху тоже важно уделять достаточно времени. Добавьте в список задач то, что доставляет вам удовольствие, например, прогулку на свежем воздухе или встречу с друзьями — это поможет своевременно восстанавливать силы и не допустить эмоционального выгорания.

Старайтесь больше двигаться. Когда к списку рабочих и семейных обязанностей добавляется обучение, физическая нагрузка часто отходит на второй план, как менее приоритетная. Между тем регулярная двигательная активность напрямую влияет на работу мозга и в том числе способствует улучшению памяти, мышления и концентрации внимания.

Если в силу высокой занятости вы не можете посещать спортзал, занимайтесь дома. Чтобы восстановить силы и зарядиться энергией, комплекс физических упражнений лучше подобрать не изнуряющий. Хорошие альтернативы тренировкам — прогулки и йога.

Главное правило при планировании отдыха — регулярность. Обычно люди напрягаются до тех пор, пока не упадут от усталости. Перегружают себя, живут большими циклами. И в какой-то момент даже долгожданного отпуска не хватает, чтобы восстановиться. Но ориентироваться нужно не на отпуск или длинные выходные, вроде новогодних каникул или майских праздников, а на каждый конкретный день.

Очень важно высыпаться. Порой нам кажется, что если сегодня мы ляжем позже, то успеем больше сделать. Да, сегодня это, скорее всего, будет так, а вот завтра уже нет. Даже одна бессонная ночь может выбить из рабочего ритма на несколько дней. Вряд ли это сильно скажется на физической активности, но на способности к интеллектуальной деятельности отразится обязательно. Организм человека рационален. Он сделает всё возможное, чтобы спасти себя от перегруза. Сегодня передавили, завтра он по чуть-чуть начнёт экономить энергию.

В идеале ложиться спать нужно в промежутке с 22 до 23 часов, а вставать в 6–7 часов. Продолжительность сна должна быть в пределах 8 часов. Это время крайне необходимо, чтобы организм отдохнул и подготовился к следующему дню.

Также важно чередовать виды деятельности. Позанимались интеллектуальным трудом — переключитесь на физические упражнения. Это своего рода микроотдых, который позволяет поддерживать хороший уровень активности в течение дня. При высоких нагрузках отлично помогает короткий послеобеденный сон. 20–30 минут вполне достаточно, чтобы восстановить силы.

Когда человек высыпается в течение всей недели, то активные выходные дни со сменой обстановки, выездом на природу, прогулками по городу, походами в театр, кино, выставки, музей, в гости отлично разгружают и помогают зарядиться энергией на предстоящую рабочую неделю.

Нам сложно уделить чему-то сразу много времени, особенно если раньше мы этого не делали. Лучше начать с малого и постепенно увеличивать продолжительность нового занятия, так оно легче войдёт в привычный режим. Дело в том, что наш мозг воспринимает всё новое как угрозу, будь то обучение или переезд в другую страну. Он всячески препятствует изменениям, заставляет нас прокрастинировать.

Прокрастинация не возникает на пустом месте, для неё есть предпосылки. Обычно люди начинают прокрастинировать, когда:

нет необходимых навыков;
есть много вариантов действий, или не видно их вовсе;
не очевидны, не понятны результаты предстоящих действий;
стоит новая задача, но не понятно, как её решать;
мешают эмоции;
у задач заниженная или завышенная важность;
не хватает ресурсов;
есть непринятые решения.

И все эти предпосылки легко закрываются при развитом навыке планирования. На этапе постановки цели решаются вопросы важности и результатов, как следствие — появляется первичный эмоциональный настрой. На этапе составления плана прогнозируются варианты действий: как решать новые задачи, что делать с ресурсами, в том числе и навыками, которых не хватает. На этапе реализации плана постоянно анализируется ситуация и принимаются необходимые решения, что в процессе выравнивает возникающие перекосы.

Я бы даже сказал, что отсутствие прокрастинации — это признак хороших, жизнеспособных планов.

Работать над новым нужно регулярно, иначе то, что начали осваивать, забудется. Если вы решили, что будете уделять внимание учёбе три раза в неделю по часу, постарайтесь не отклоняться от курса. Зафиксируйте это время в планах, сделайте его неприкосновенным и исключите возможные отвлекающие факторы.

Есть много инструментов и сервисов, которые помогут организовать время, автоматизировать рутину и немного упростить жизнь. Можно начать с этих популярных ↓

Удобны для планирования как рабочих процессов, так и активностей из других сфер. В календаре вы можете расписать задачи на день, месяц, год и при необходимости для каждой установить напоминание.

Google Календарь — привычный многим сервис, можно пользоваться и на смартфоне:

TimeTree позволяет заводить общие календари — их могут вести сразу несколько человек. А ещё события можно комментировать:

Отличная альтернатива бумажным блокнотам. Кроме текста, в них можно добавлять изображения, аудиофайлы, документы, а ещё копировать веб-страницы и делать в них пометки. Самый простой — Google Keep.

В Evernote больше возможностей: можно распределять задачи внутри заметок, настраивать сроки и напоминания, а ещё быстро искать нужное:

Приложения для закрепления новых навыков напоминают о тренировках, помогают фиксировать результаты, следить за прогрессом и не потерять мотивацию.

Можно попробовать Habit — красочное приложение с понятным интерфейсом:

Один из самых популярных и простых — Trello. Он организован в виде пространства с досками, к которым можно крепить карточки с задачами:

Доски можно использовать разными способами. Чтобы понять, над какими задачами работать в первую очередь, удобно сделать несколько столбцов с обозначением сфер жизни. Дальше выбрать колонки, которые проседают, и описать с позиции результата — определить, что вы хотите улучшить в этом направлении. Затем создать колонку «Действия», а в ней — карточки с конкретными шагами: какие активности запланировать уже на завтра, чтобы продвинуться к своей цели.

Ещё вариант — использовать Trello для приоритизации задач по методу Эйзенхауэра или для планирования долгосрочных целей на год, 3, 5, 10 лет.

Методика предполагает чередование периодов концентрации на задачах и коротких перерывов. Для контроля времени удобно использовать специальные программы. Самый простой, но функциональный онлайн-сервис — Pomodoro Tracker:

Сервис позволяет добавлять задачи, настраивать время работы и перерывов

Focus To-Do — приложение для iOS и Android. Кроме Pomodoro, предлагает календарь и визуализирует прогресс:

Объять необъятное нельзя, но успевать работать, учиться, проводить время с близкими и заниматься хобби вполне реально. Просто нужно правильно всё организовать:

Ставьте долгосрочные и краткосрочные цели. Конкретизируйте образ будущего, а затем определите действия для движения.
Расставляйте приоритеты. Делегируйте то, что можно, избегайте отвлекающих занятий.
Планируйте всё до мелочей — не только рабочие задачи, но и свободное время.
Не забывайте о качественном отдыхе и физической активности.
Внедряйте новые задачи постепенно, но жёстко фиксируйте время на их выполнение.
Используйте инструменты для планирования времени и закрепления привычек.

Всё получится! 🙂

Мнение автора и редакции может не совпадать. Хотите написать колонку для Нетологии? Читайте наши условия публикации. Чтобы быть в курсе всех новостей и читать новые статьи, присоединяйтесь к Телеграм-каналу Нетологии.

Источник

Как бороться со стрессом? Мы собрали советы по тайм-менеджменту и изменениям образа жизни, которые способны в этом помочь.

Семинары по антивозрастной медицине

Получайте знания, основанные на доказательной медицине из первых уст ведущих мировых специалистов. В рамках Модульной Школы Anti-Age Expert каждый месяц проходят очные двухдневные семинары, где раскрываются тонкости anti-age медицины для врачей более 25 специальностей

Узнать подробнее

Правильное распределение дел в течение дня

В идеале нужно планировать каждый день наперед. Это помогает добиваться большего и лучше контролировать свою жизнь.

Составляйте список дел на каждый день, указывая, что и когда нужно сделать. Пусть этот перечень будет коротким. Включайте только то, что вы действительно способны выполнить за день.

Работая над задачей, можно потратить большую часть своего времени на неважные дела. Действенный способ избежать этого — научиться искусству расставлять приоритеты. Как известно, задачи, которые требуют немедленного внимания, всегда должны быть в верхней части списка дел.

Держите эти перечни задач под рукой — на бумаге или в смартфоне, чтобы они были под рукой. Для этого скачайте специальное приложение.

Ежедневно устанавливайте приоритеты

Каждое утро уделяйте несколько минут тому, чтобы просмотреть расписание на день и определить срочные и приоритетные задачи.

В этом может помочь матрица Эйзенхауэра (создана американским президентом) — она предлагает классифицировать задачи, оценивая их важность и срочность.

Вот ее основные принципы:

Если задача важная и срочная, сделайте ее первой.
Если задача важная, но не очень срочная, запланируйте ее на более позднее время.
Если задача срочная, но не очень важная, подумайте о том, чтобы делегировать ее члену вашей команды.
Если задача не является важной или срочной, вам, вероятно, не следует ее выполнять.
Чтобы определить важность задачи, оцените ее последствия, попытайтесь понять, является ли она существенной или имеет ли она дополнительную ценность. Чем ближе крайний срок выполнения задачи, тем более срочной она будет.

Конечно, эти критерии субъективны. Воспринимайте их скорее как отправную точку для размышлений о вашей рабочей нагрузке.

Этот метод помогает структурировать и расставлять приоритеты для всего, что нужно сделать за определенный период.

Разбивайте большие задачи на части

В ежедневном списке дел наверняка будут задачи, с которыми слишком сложно справиться за один раз. Разумный способ — разделить их на мелкие, более управляемые части. Так вы справитесь с ними за несколько шагов.

Это, кстати, позволит избежать ступора, который обычно появляется перед началом ответственного или масштабного дела.

Установите “таймер” для каждой задачи

Теперь, когда у вас есть план и вы точно знаете, над чем вам нужно поработать, пришло время установить некоторые границы. Вам необходимо определить соответствующую продолжительность времени для каждой задачи/действия в вашем списке дел. Просто внимательно посмотрите на задачи, которые у вас есть, и установите реалистичные сроки.

Вы также можете сделать небольшой вызов самому себе во время этого процесса, и каждый раз, выполняя задачу, вознаграждайте себя.

Отвлекающие факторы

Как вы уже знаете, завершение задачи или проекта — процесс малопредсказуемый. Существуют различные отвлекающие факторы и сложности, с которыми вы можете столкнуться во время выполнения задачи.

В конце концов, лучшее время для работы — это когда вас меньше всего беспокоят. Чтобы лучше сосредоточиться, закройте свои уведомления (электронная почта, Facebook, SMS и т. д.).

Кроме того, это нормально не всегда сразу отвечать, когда вам кто-то пишет или звонит. Поэтому можно выделить специальное время на управление своими сообщениями (электронная почта, мессенджеры, SMS и т. д.). Например, вы можете заниматься этим 30 минут утром и 15 минут после ужина. При необходимости отрегулируйте частоту и продолжительность.

Эта тактика ограничивает прокрастинацию.

Оцените свою продуктивность

Нет смысла тратить время на работу, если вы не измеряете свой успех. Вам нужно отслеживать все, что вы делаете, и оценивать, добились ли вы должного результата.

Вы можете рассмотреть возможность использования специального программного обеспечения для управления проектами или инструмента отслеживания времени. Посмотрите, как вы или ваша команда работаете и какие задачи на самом деле занимают большую часть времени.

Умейте сказать «нет» вовремя

“Сосредоточиться — значит сказать “нет”, — говорил Стив Джобс, генеральный директор и соучредитель Apple.

Обязательно наступит момент, когда вы будете заняты работой, но кто-то все равно будет ожидать, что вы сможете взять на себя большее количество задач.

В таких ситуациях у вас есть два варианта: во-первых, вы можете сказать «да», увеличив собственную нагрузку, а во-вторых, вы можете сказать «нет» и сосредоточиться на текущих задачах. Помните, когда что-то неважно, лучше отложить это на потом. Не загоняйте себя в стрессовые ситуации. Ведь перегрузка вовсе не синоним успеха.

Вместо этого сосредоточьтесь на своих важных задачах или проектах, чтобы всегда выкладываться по максимуму.

Если вы постоянно перегружены, возможно стоит делегировать часть своих задач или пересмотреть методы работы.

Избегайте одновременного выполнения нескольких задач

Чтобы не переутомляться, сосредоточьтесь на одной задаче за раз.

Согласно исследованию Стэнфордского университета в США , люди, которые часто работают в режиме многозадачности, менее продуктивны и менее успешны.

Все просто: наш мозг создан для того, чтобы делать одно дело за раз. Исследователи даже предполагают, что привычка делать 100 дел сразу временно снизит наш IQ… до уровня 8-летнего ребенка.

Делайте “правильные” паузы

Важный способ сохранения баланса между работой и личной жизнью — выделять время для отдыха в своем расписании. То есть, перерывы в работе должны быть такими же запланированными, как и дела.

Однако вместо того, чтобы делать паузы просто для того, чтобы выпить кофе или выкурить сигарету, попробуйте включить в свой распорядок восстанавливающую физическую активность. Попробуйте растяжку, ходьбу, технику релаксации или даже несколько поз йоги во время перерыва, чтобы ощутить прилив энергии.

Некоторым особенно нравится техника Помидора, придуманная в 80-х.Это просто вопрос установки определенного периода рабочего времени (обычно от 25 до 50 минут), за которым следует короткий перерыв в 5 минут. Более длительный перерыв (15-20 минут) назначается после 4-х “подходов” к работе подряд.

Профилактическое, превентивное использование методов снятия стресса может помочь предотвратить накопление напряжения и усталости.

Планируйте стрессовые события

Обычно стрессовость определенных событий предсказуема, поэтому вполне можно свести к минимуму их влияние на качество вашей жизни.

Например, не стоит каждый вечер после работы заниматься перекрашиванием стен дома — лучше потратить на это несколько выходных, что снизит уровень напряжения.

Точно так же предсказуемые факторы стресса часто можно планировать на периоды, когда они более управляемы. Например, если поход в магазин в субботу после обеда вызывает стресс из-за скопления людей и длинных очередей, запланируйте шопинг в другой день.

Иногда стрессовых событий можно просто полностью избежать. Перед покупкой или арендой дома можно изучить схемы движения на работу и переехать в район, откуда добираться легче. В качестве альтернативы можно изменить график работы, чтобы вам не приходилось ездить на работу в часы пик. Удаленная работа также может быть хорошим вариантом, если, конечно, ваш работодатель не против.

Работайте тогда, когда вы наиболее продуктивны

Вовсе не обязательно рано вставать, чтобы все успеть. Некоторые люди просто не созданы для такого графика. Прислушивайтесь к своему телу и, если можете, работайте, когда вы наиболее продуктивны .

Для этого попробуйте работать в разное время суток и наблюдайте, когда вы наиболее эффективны. Может, ваше самое продуктивное время с 7:30 до 10:30 утра или, наоборот, ближе к вечеру.

Эта стратегия синхронизирует ваш график с вашими естественными периодами продуктивности и позволит сократить напрасно потерянное время.

Эффективный тайм-менеджмент заключается в том, чтобы инвестировать свое время грамотно. И как только вы добьетесь успеха в этой части, вы получите вознаграждение во всех сферах жизни. Воспользуйтесь вышеупомянутыми советами, чтобы сохранять спокойствие даже под давлением и работать более продуктивно.

Способы избежать стресса

Стрессовые факторы повседневной жизни могут накапливаться, если мы не держим их под контролем. И если избавиться от стресса полностью невозможно, существует несколько простых рекомендаций, которые помогут легче пережить напряженные моменты.

Занимайтесь спортом. Практически любой вид физической активности снижает уровень стресса. Упражнения высвобождают эндорфины и другие естественные химические вещества, которые улучшают самочувствие. Занятия спортом также позволяют сосредоточиться на движениях тела, что может успокоить любой гнев. Выберите вариант по душе: ходьба, бег трусцой, работа в саду, уборка дома, езда на велосипеде, плавание или другая активность, которой вам приятно заниматься.
Не курите и не употребляйте алкоголь. Некоторые люди справляются со стрессом нездоровыми способами: пьют слишком много кофеина или алкоголя, курят, переедают или употребляют запрещенные вещества. Эти привычки могут нанести вред вашему здоровью, усугубив последствия стресса.
Медитируйте. Во время медитации вы концентрируете свое внимание и подавляете поток сбивающих с толку мыслей, которые могут наполнить ваш разум и вызывать стресс. Медитация помогает снять стресс, поскольку дает нам ощущение спокойствия, мира и равновесия, что может принести пользу как эмоциональному благополучию, так и здоровью в целом.

Причем различные формы медитации можно практиковать в любое время и в любом месте, будь то прогулка, поездка на автобусе или ожидание в кабинете врача. Вы также можете попробовать просто глубоко дышать в любом месте.
Высыпайтесь. Стресс может вызвать проблемы с засыпанием. Когда у вас слишком много дел и слишком много мыслей, ваш сон может пострадать. Но сон – это время, когда мозг и тело перезаряжаются.

А качество и количество сна могут повлиять на настроение, уровень энергии, концентрацию и общее функционирование. Если испытываете проблемы со сном, убедитесь, что у вас спокойный, расслабляющий режим сна, слушайте успокаивающую музыку, уберите телефон за 2 часа до засыпания и придерживайтесь постоянного графика.

Если вы спите менее восьми часов, то может привести к резкому скачку уровня кортизола — уровня стресса. Начните высыпаться и, тем самым, снизите уровень стресса.
Оградите себя от негативной информации. По возможности, перестаньте общаться с “токсичными” людьми, общество которых у вас вызывает лишь напряжение и раздражение. Это поможет избежать стресса. А в ситуациях, когда что-то “пошло не так”, постарайтесь увидеть нечто положительное, а не угрозу вашей стабильности. В непредвиденной ситуации попробуйте улыбнуться — это может вовремя снять напряжение и улучшить вашу реакцию на стресс.
Контролируйте эмоции. Один из инструментов, позволяющих научиться “фильтровать” негативные мысли — ведение дневника.

Записывание своих мыслей и чувств может быть хорошим способом высвободить эмоции, которые раньше сдерживались. Не думайте о том, что написать, пусть это будет поток мыслей. Пишите все, что придет в голову. Никто не обязан читать то, что вы пишете, поэтому не стремитесь к идеальной грамматике и правописанию.

Пусть ваши тревоги и опасения льются на бумагу или на экран компьютера. Как только вы закончите, вы можете выбросить или удалить написанное или, наоборот, сохранить, чтобы обдумать позже.
Пейте достаточное количество воды. Настоятельно рекомендуется, чтобы у вас всегда была под рукой бутылка воды, так как постоянная гидратация помогает повысить внимание и концентрацию, а также уменьшить беспокойство и стресс.

Когда наше тело достаточно увлажнено, мы более позитивны. Есть исследования, которые показывают, что обезвоживание на 2,7% может вызвать грусть, усталость и упадок сил. Употребление достаточного количества воды может повысить нашу продуктивность.
Делайте лимфодренажный массаж. Лимфодренажный массаж основан на выполнении медленных и повторяющихся движений по телу пациента, активирующих кровеносную, лимфатическую и нервную системы. Это улучшает систему очистки от токсинов и избытка гормонов(таких как кортизол и адреналин, которые присутствуют в случаях стресса), подавляет кровообращение и болевые раздражители.

Благодаря медленному ритму, в котором выполняются эти массажи тела, лимфодренаж оказывает успокаивающее и расслабляющее действие, помогая справиться со стрессом.
Проходите чекапы. Постоянное напряжение и, прежде всего, хронический стресс с течением времени могут вызвать серьезные проблемы со здоровьем:

Гипертония.

Сердечная недостаточность.

Депрессия и/или тревога.

Ожирение или анорексия.

Диабет.

Менструальные проблемы.

Проблемы с кожей.

Синдром раздраженного кишечника.

Снижение тестостерона.

Иммуносупрессия.

Поэтому стоит регулярно проходить чекапы, чтобы вовремя корректировать свое здоровье. Какие именно анализы необходимо сдать, посоветуйтесь с вашим лечащим врачом.

Все эти методы помогут победить стресс и предупредить его негативные последствия.

Онлайн обучение
Anti-Age медицине

Изучайте тонкости антивозрастной медицины из любой точки мира. Для удобства врачей мы создали обучающую онлайн-платформу Anti-Age Expert: Здесь последовательно выкладываются лекции наших образовательных программ, к которым открыт доступ 24/7. Врачи могут изучать материалы необходимое количество раз, задавать вопросы и обсуждать интересные клинические случаи с коллегами в специальных чатах

Узнать подробнее

Краткие выводы

Планируйте каждый день наперед.

Ежедневно определяйте приоритетные задачи и занимайтесь ими в первую очередь.

Разбивайте крупные дела на части.

Определяйте дедлайн для каждой задачи, но при этом он должен быть реалистичным.

Научитесь управлять отвлекающими факторами.

Избегайте многозадачности и чрезмерного количества дел.

Постарайтесь спланировать потенциально стрессовые события и дела.

Научитесь делегировать задачи.

Планируйте перерывы в работе, заполняя их, например, растяжкой или прогулкой.

Определите свои максимально продуктивные отрезки дня и старайтесь работать именно в это время.

Список использованной литературы

«Прокрастинация. Первая помощь», Таня ван Эссен, Хенри Шувенбург;

«Метод Помидора. Управление временем, вдохновением и концентрацией», Франческо Чирилло;

«Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса», Дэвид Аллен;

Сборник «Как стать продуктивнее», Harvard Business Review.

Cooper C.L., Cooper R.D., Eaker L.H. (1987) Living with Stress, Penguin.

Cooper C.L. (1995) Handbook of Stress Medicine and Health, CRC Press.

Cooper C., Palmer S. (2000) Conquer Your Stress, Chartered Institute of Personnel and Development.

Davis M. (2000) The Relaxation and Stress Reduction Work Book, New Harbinger inc.

Источник