Какие реквизиты есть у договора? Как оформить изменение его условий, перечисленных в тексте, а также иных реквизитов и сведений (например, при изменении места нахождения или иных контактных данных организации, при переименовании или реорганизации компании, смене ее руководителя, банковских реквизитов)? Когда для этого сторонам договора надо подписывать дополнительное соглашение, а когда достаточно направить одно уведомительное официальное письмо и что к нему приложить?
Какие у договора реквизиты?
Специалисты в области права под реквизитами договора понимают реквизиты сторон, указанные в заключительной части документа перед подписями (отмечено цифрой 7 в Примере 1) — обычно здесь перечисляются регистрационные сведения сторон, адреса, банковские реквизиты, контакты для связи. Однако это слишком узкое толкование, на самом деле реквизитами договора являются1:
- его наименование;
- номер;
- дата договора;
- место заключения;
- наименования сторон договора (авторов документа);
- существенные и иные условия договора в виде текста, разбитого на разделы и пункты;
- реквизиты сторон;
- подписи сторон.
Для наглядности в Примере 1 продемонстрируем самую распространенную структуру договора (номера реквизитов здесь соответствуют их номерам в списке выше).
Пример 1. Структура договора
Хотя, учитывая действующий принцип свободы договора в гражданском праве, договор может иметь и иную структуру, включать в себя любые условия, о которых договорились его стороны. Если договор подлежит нотариальному удостоверению, то на нем еще будет стоять удостоверительная надпись и печать нотариуса. Или если договор подлежит государственной регистрации, то на нем появится отметка уполномоченного госоргана о регистрации (с соответствующим штампом и гербовой печатью).
Наименование договора
Разновидности основных договоров перечислены в Гражданском кодексе РФ (части 2 и 4), к ним, например, относятся: купля-продажа, поставка товаров, энергоснабжение, продажа недвижимости, продажа предприятия, мена, дарение, рента, аренда, наем жилого помещения, безвозмездное пользование, подряд, выполнение научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, возмездное оказание услуг, перевозка, транспортная экспедиция, заем, кредит, финансирование под уступку денежного требования, банковский вклад, банковский счет, хранение, страхование, поручение, комиссия, агентирование, доверительное управление имуществом, коммерческая концессия, простое товарищество, лицензионный договор, договор об отчуждении исключительного права и др.
Наименование договора указывается выше текста договора в самом начале страницы. Причем не существует правила о том, указывать ли полное наименование договора, например, «Договор подряда на выполнение строительно-монтажных работ» или сокращенное «Договор». Наименование не влияет на правовой смысл договора, поскольку квалифицировать его правовую природу специалисты будут не по названию, а по существу его условий. К примеру, даже если в наименовании документа указано «договор оказания услуг», а по условиям договора будет ясно, что его предметом является изготовление конкретной вещи в определенный срок, то, скорее всего, данный договор будет квалифицирован юристом как договор подряда, и к нему будут применяться нормы законодательства, регулирующие отношения, вытекающие из подряда.
Номер договора
Порядок нумерации договоров обычно утверждается в Инструкции по делопроизводству организации, Положении о договорной работе или ином локальном нормативном акте, устанавливающем порядок работы с договорами в компании. С точки зрения правил делопроизводства у любого документа должен быть свой регистрационный номер, что облегчает идентификацию и оперативный поиск документов.
Номер может содержать не только цифровые, но и буквенные символы, например, № ПР-Н/2-2017. И располагается он сразу после наименования договора — в той же строке. Между тем с правовой точки зрения не возбраняется и отсутствие номера у договора, на его юридическую силу это не влияет.
Место заключения договора
Местом заключения договора является указание на населенный пункт, в котором стороны подписывают договор (обычно указывается в верхнем левом углу договора в одной строке с датой). Чаще всего место заключения договора совпадает с местом нахождения одной из его сторон.
Например, одна организация находится в Москве, другая — в Екатеринбурге. Если для переговоров и заключения договора руководитель (или иной представитель) приехал из Екатеринбурга в Москву, то столица и будет значиться в документе местом заключения договора. Если же «никто никуда не ездил», а документ для подписания курсировал по почте, то, в принципе, все равно, какой город будет здесь указан.
Закон позволяет также писать в качестве места заключения договора место проведения переговоров (например, если руководители этих организаций встретились на международном форуме в Санкт-Петербурге) и место нахождения имущества, являющегося предметом договора.
Место заключения договора иногда влияет на место рассмотрения судебного спора, связанного с невыполнением контрагентом своих обязательств по заключенному договору.
Дата договора
Дата проставляется числовым или буквенно-числовым способом: «01 августа 2017 г.» или «01.08.2017», хотя иногда можно увидеть полное буквенное выражение: «Первое августа две тысячи семнадцатого года». Иными словами, возможны различные варианты.
Однако вопрос с определением даты договора в правовом смысле не так прост, как кажется. Датой заключения договора является дата, проставленная в правом верхнем углу договора (так называемая «титульная дата»), только в том случае, если стороны подписали договор как единый документ в присутствии представителей обеих сторон. Но бывают и иные ситуации.
Например, если 2 экземпляра проекта договора сначала подписала одна сторона (проставив на нем титульную дату), потом направляет их с курьером другой стороне с просьбой после подписания 1 экземпляр вернуть обратно, то в этом случае:
- единый договор подписывается сторонами в разные дни (отмечено цифрами 1 и 2 в Примере 2);
- дата получения (см. цифру 3 в Примере 2) стороной, подписавшей договор первой, документа с подписью второй стороны и вовсе может быть позже даты проставления подписи второй стороной (цифра 2 там же);
- датой заключения договора признается дата, когда сторона, подписавшая договор первой, получит экземпляр договора, подписанный второй стороной (цифра 3 там же).
Об этом говорится в п. 1 ст. 433 ГК РФ. И это вполне логично: давайте представим, что ваша компания подписала договор и направила 2 его экземпляра контрагенту по почте. Контрагент, получив их через неделю, подписал со своей стороны договор и 1 экземпляр направил вам обратно почтовой связью. Если бы договор считался заключенным с даты его подписания контрагентом, то к моменту, как вы бы его получили, он уже мог бы давно действовать, а ваша компания была бы даже не в курсе, что уже обязана исполнять этот договор! Но договор считается заключенным, только когда ваша организация получит от контрагента договор с подписями обеих сторон, и это спасает ситуацию.
Вот почему важно позаботиться о том, чтобы зафиксировать дату получения договора второй стороной. И поэтому же ошибочно считать, что датой заключения договора будет просто более поздняя дата подписи на договоре.
Пример 2. Даты на договоре
Кстати, стороны договора вправе установить, что его условия применяются к их отношениям, возникшим до даты заключения договора, например, начиная с его титульной даты (формулировка о дате вступления в силу):
Пример 3. Формулировка о дате вступления договора в силу
Дата заключения Договора определяется в соответствии с п. 1 ст. 433 Гражданского кодекса РФ. Договор распространяет свое действие на фактические отношения Сторон, возникшие с даты, указанной в титульных положениях («шапке») Договора, и действует до полного исполнения Сторонами обязательств по Договору.
Итак, перечислим ситуации, при которых датой заключения договора вместо титульной будет иная:
-
дата передачи подписанного договора одной из сторон — в случае получения акцепта в виде подписанного экземпляра договора второй стороной (данную ситуацию мы подробно рассмотрели выше). Это будет:
- дата в виде почтового штемпеля отделения получателя на конверте с договором либо
- дата проставления подписи о получении почтового отправления в уведомлении о вручении (если отправление было с уведомлением);
- а если документ передавался курьером, то почтовых документов у вас не будет, потому важно, чтобы получатель оформил на вашем экзепляре договора отметку о получении (желательно по образцу, показанному в Примере 2, см. оранжевую заливку);
- дата государственной регистрации договора — в случаях, когда она обязательна;
- дата нотариального удостоверения — когда оно обязательно по закону для данной разновидности договоров или если оно предусмотрено соглашением сторон;
- дата передачи имущества по реальному договору — когда для заключения договора необходима передача имущества, например, денег по договору займа.
Имеет ли значение, какая дата стоит в договоре: выходной это день, нерабочий праздничный или рабочий? Для гражданско-правовых договоров в большинстве своем не имеет значения, является ли дата заключения договора «рабочей». Между тем рекомендуем указывать рабочий день во избежание разногласий и споров, касающихся момента заключения договора и факта его заключения в целом.
Наименования сторон договора
Наименование юридического лица может быть полным или сокращенным. В договоре указывается, как правило, полное наименование, а затем в скобках может добавляться сокращенное, например:
- «Общество с ограниченной ответственностью «Перспектива» (ООО «Перспектива»)».
Следом пишется Ф.И.О. представителя стороны и его должность с указанием документа, на основании которого он действует, например:
- «…в лице генерального директора Суркова Андрея Павловича, действующего на основании устава…» или
- «…в лице Маркова Алексея Геннадьевича, действующего на основании доверенности от 20 августа 2017 года № 45-Д…».
Если стороной договора выступает индивидуальный предприниматель, то указывается его статус и Ф.И.О., например:
- «индивидуальный предприниматель Петров Евгений Павлович».
Для физического лица в договоре указывается его Ф.И.О. и иногда в преамбуле следом добавляются паспортные данные, место регистрации и порой даже дата рождения. Но эти дополнительные идентифицирующие сведения обычно приводятся в конце договора в реквизитах сторон, потому дублировать их в его начале (в преамбуле) совсем не обязательно:
- «Петров Максим Валерьевич».
Условия договора в виде текста
Условия договора прописываются в тексте, структурированном на разделы и пункты. Отметим, что существенными являются условия:
- о предмете договора и
- которые названы в законе или иных правовых актах как существенные или необходимые для договоров конкретного вида, а также
- все те условия, относительно которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение.
Иными словами, есть существенные условия, установленные в законе, а есть существенные условия, которые стороны сами посчитали таковыми.
Если существенные условия не будут согласованы сторонами в установленном порядке, то договор будет считаться незаключенным и, соответственно, не влекущим юридические последствия.
Реквизиты сторон
Как правило, в заключительном разделе договора под названием «реквизиты сторон» указывают регистрационные и контактные данные:
- для юридических лиц — ОГРН, ИНН / КПП, адрес места нахождения, иные контактные данные, банковские реквизиты;
- для индивидуальных предпринимателей — ОГРНИП, ИНН, адрес места жительства, иные контактные данные, банковские реквизиты;
- для физических лиц — паспортные данные, адрес места жительства, иные контактные данные, ИНН, СНИЛС, банковские реквизиты.
Подписи сторон
Подписи сторон располагаются в самом конце договора, чуть ниже реквизитов сторон. Причем подписи должны быть собственноручными. Использование факсимильной подписи допускается в исключительных случаях, например, если стороны в отдельном соглашении специально условились о порядке использования факсимиле при подписании договоров, например, так:
Пример 4. Фрагмент соглашения об использовании факсимиле
1. Стороны признают равную юридическую силу собственноручных подписей и факсимильного воспроизведения подписей (механическим способом с использованием клише) следующих лиц в договорах, приложениях и дополнительных соглашениях к ним, а также на иных необходимых документах:
В случае использования факсимиле без согласования соответствующего условия в вышеуказанном порядке не будет соблюдена письменная форма сделки в соответствии с нормой п. 1 ст. 160 ГК РФ. Следовательно, при возникновении спора между сторонами и передачи его на разрешение в суд во многих ситуациях такой договор может быть признан незаключенным.
Уполномоченными заключать договоры являются:
- руководитель организации или иное лицо, действующее от имени организации без доверенности (в соответствии с полномочиями, установленными учредительными документами организации);
- лицо, действующее на основании доверенности (глава 10 ГК РФ).
Кстати, на договоре проставлять печать необязательно, если стороны специально не предусмотрели условие о скреплении договора печатью в тексте договора. Ее оттиск продолжают ставить скорее по привычке и на всякий случай, как дополнительное заверение подписи.
Аналогично и на дополнительном соглашении к договору простановка печати по общему правилу не является обязательной.
Если меняются условия договора
Под изменением договора обычно понимают внесение дополнений, уточнений, исправлений в текст договора (т.е. в его условия). Разумеется, договор может быть изменен сторонами по разным причинам: возникновение новых обстоятельств, повлекшее нецелесообразность исполнения договора на прежних условиях, влияние инфляции, изменения курсов валют и др.
Договор может быть изменен, во-первых, по соглашению сторон, если в договоре или законе не указан иной способ (см. Пример 5). Существенное изменение обстоятельств, из которых стороны исходили при заключении договора, — самое распространенное основание изменения договора по соглашению сторон. Изменение обстоятельств можно считать существенным, когда они изменились настолько, что если бы стороны могли это разумно предвидеть, то они не заключили бы договор вовсе или заключили его на значительно отличающихся условиях.
Во-вторых, закон допускает внесение изменений в договор в судебном порядке по требованию одной из его сторон. Основаниями таких требований могут быть, например, нарушение договора контрагентом, влекущее для другой стороны ущерб, при котором она в значительной степени лишается того, на что была вправе рассчитывать при заключении договора, а также иные случаи, предусмотренные законом или договором.
При этом требования заинтересованной стороны об изменении договора в связи с существенным изменением обстоятельств могут быть рассмотрены судом в исключительных случаях, если расторжение договора:
- противоречит общественным интересам либо
- влечет для сторон ущерб, значительно превышающий затраты, необходимые для исполнения договора на измененных судом условиях.
Пример 5. Соглашение о внесении изменений в договор
Однако до обращения в суд сторона, желающая внести изменения в договор, должна обратиться с соответствующим предложением к своему контрагенту. И только после получения от него отказа она может подать исковое заявление в суд. По общему правилу ждать ответ на данное обращение контрагент должен 30 дней. Ему могут:
- сообщить о согласии с предложением (в этом случае договор будет считаться измененным с момента получения сообщения о согласии) либо
- сообщить об отказе от предложения (получив отказ, можно обратиться в суд) либо
- предложить иные условия изменения договора (договор будет считаться измененным на условиях, согласованных сторонами).
Важно помнить, что изменить или расторгнуть можно договор, который еще не исполнен, поскольку исполнение договора в целом прекращает договорные обязательства сторон.
Соглашение об изменении договора заключается в той же форме, что и сам договор, если из закона, иных правовых актов, договора, обычаев делового оборота не вытекает иное (п. 1 ст. 452 ГК РФ).
То есть если договор заключен в простой письменной форме, то и соглашение об его изменении должно быть сделано в простой письменной форме. Если договор был удостоверен нотариально, то и соглашение о внесении изменений в договор также следует удостоверить у нотариуса. Если договор подлежал государственной регистрации, то соглашение о внесении в него изменений также подлежит государственной регистрации — кстати, тогда:
- пункт 5, показанный в допсоглашении из Примера 5, формулируется иначе: «5. Настоящее дополнительное соглашение составлено в 3 (трех) идентичных экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, — по одному для каждой из Сторон и третий экземпляр для регистрирующего органа»;
- а в пункте 3 корректируется условие о дате вступления допсоглашения в силу.
В наименовании допсоглашения обязательно указываются наименование, дата и номер договора, к которому оно составлено.
Номер, дата и место составления самого допсоглашения оформляются по тем же правилам, как и у договора. Преамбула обычно копируется из основного договора с добавлением фразы «заключили настоящее дополнительное соглашение к договору от … №… (далее — «Договор») о нижеследующем:». Далее перечисляются вносимые изменения. А следом за ними идут стандартные формулировки, которые в Примере 5 оказались в пунктах 3, 4 и 5.
Обычно допсоглашение подписывается теми же лицами, что и основной договор. Но это не обязательно — главное, чтобы подписанты имели право заключать сделки, к которым относится договор, корректируемый этим допсоглашением.
Если меняются иные реквизиты, сведения
Однако измениться могут не только условия договора, но и реквизиты сторон, например:
- наименование юридического лица или
- адрес места нахождения;
- счет в банке;
- контакты сторон (номера телефона / факса, адреса электронной почты и пр.).
Нередко специалисты в области делопроизводства задаются вопросом, влечет ли изменение наименования организации возникновение нового юридического лица, которое должно заменить прежнюю сторону договора. Ответ очевиден: если изменяется только наименование организации без проведения реорганизации юридического лица, то новое юрлицо не образуется, соответственно, никаких соглашений о замене стороны в обязательстве делать не нужно.
Между тем изменение наименования организации может быть как связанным, так и не связанным с реорганизацией. Реорганизация юридического лица может быть осуществлена в одной из следующих форм (п. 1 ст. 57 ГК РФ):
- слияние,
- присоединение,
- разделение,
- выделение,
- преобразование (п. 1 ст. 57 ГК РФ).
При любой форме реорганизации, кроме присоединения, возникают новые юридические лица — безусловно, они будут иметь другие наименования (юридическое лицо считается реорганизованным с момента государственной регистрации вновь возникших юрлиц согласно п. 4 ст. 57 ГК РФ).
При реорганизации юридического лица в форме присоединения к нему другого лица первое из них считается реорганизованным с момента внесения в ЕГРЮЛ записи о прекращении деятельности присоединенного юрлица (п. 4 ст. 57 ГК РФ). Таким образом, юридическое лицо, к которому осуществлено присоединение, не является новой организацией, а его наименование может измениться или остаться прежним.
Если у юридического лица изменилось только наименование или место нахождения (не в результате реорганизации), то перезаключать договор не нужно, так же как и заключать дополнительное соглашение к договору о произошедших изменениях. Достаточно уведомить о новом наименовании / месте нахождения вторую сторону договора и приложить надлежащим образом заверенные копии:
- учредительных документов,
- решения о смене наименования и
- выписки из ЕГРЮЛ.
При реорганизации контрагенту следует предоставить надлежащим образом заверенные копии документов, подтверждающих правопреемство юридического лица, полученного в результате реорганизации, — это:
- учредительные документы;
- свидетельство о государственной регистрации в качестве юридического лица, в настоящее время — лист записи ЕГРЮЛ;
- выписка из ЕГРЮЛ;
- свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;
- документы, подтверждающие полномочия лица, выступающего от имени контрагента.
Также обычно предоставляется карточка контрагента с новыми реквизитами за подписью уполномоченного выступать от имени данного лица либо соответствующие новые реквизиты указываются в письме партнеру по сделке.
Если в компании сменился руководитель, ранее подписавший договор, нужно ли переподписывать данный договор или заключать дополнительное соглашение об изменении подписанта?
Ответ: конечно же, такой необходимости нет. Наличие надлежащих полномочий имеет значение лишь на момент заключения сделки. Далее, если в процессе исполнения договора необходимо подписывать какие-либо документы (акты, накладные, счета-фактуры и пр.), а руководитель уже другой, то этот новый руководитель будет подписывать документы. Чтобы контрагент убедился в законности полномочий нового руководителя, достаточно прислать ему заверенные копии документов, которые их подтверждают:
- решения об избрании или назначении руководителя,
- выписки из ЕГРЮЛ.
Еще на практике часто возникает вопрос: нужно ли заключать дополнительное соглашение к договору в случае, когда у одной из сторон изменились банковские реквизиты для перечисления денежных средств в счет исполнения обязательств по оплате. Делать это также не обязательно. Для уведомления контрагента достаточно письма о соответствующих изменениях с определенной даты, направленного заказным отправлением с уведомлением или врученным под расписку уполномоченному представителю организации. Кроме того, не лишним будет отправить такое письмо на официальный электронный адрес компании. Ваш экземпляр письма необходимо хранить вместе с договором (в т.ч. в информационной системе). Образец такого письма показан в Примере 7.
На всякий случай можно предусмотреть в договоре следующий пункт:
Пример 6. Обязательство об уведомлении в договоре
7.2. Стороны Договора обязаны письменно уведомлять о реорганизации, переименовании, смене адреса места нахождения, банковских реквизитов не позднее 3 (трех) рабочих дней с начала действия указанных изменений.
Учитывая несопоставимость изменения условий договора и реквизитов сторон (ведь последнее не меняет права и обязанности сторон договора, его существенные условия), заключать специально дополнительное соглашение о внесении подобных изменений в договор не имеет правового смысла. Тем не менее по настоянию одной из сторон договора в него может быть включено подобное условие:
«В случае изменения реквизитов для осуществления платежей, предусмотренных настоящим договором, Стороны заключают дополнительное соглашение к договору об изменении банковских реквизитов в течение 5 рабочих дней со дня изменения реквизитов».
И тогда составление допсоглашения становится обязательным. В Примере 8 мы показали, как его можно оформить.
Что касается возможного изменения контактных данных сторон, указанных в заключительной части договора, то достаточно уведомительного порядка для сообщения об этом контрагентам и всем заинтересованным лицам. Как правило, об изменении контактов сообщают по электронной почте.
Пример 7. Письмо с уведомлением об изменении банковских реквизитов
Следует внимательно относиться к изменениям, происходящим в процессе исполнения договоров. В большинстве ситуаций лучше перестраховаться и заключать двусторонние соглашения об изменениях, это уж точно не вызовет никаких проблем в случае, если второй стороной договора впоследствии произошедшие изменения будут проигнорированы.
Пример 8. Дополнительное соглашение об изменении банковских реквизитов
Договор — это документ, подтверждающий согласие сторон выполнить определенные взаимные обязательства: поставить товар, предоставить в аренду имущество, выполнить работу. Традиционно последней частью соглашения является информация о сторонах и подписи уполномоченных лиц. Рассмотрим, какие данные понадобятся в зависимости от того, кто выступает контрагентом, и обязательно ли указывать банковские реквизиты в договоре.
Образец реквизитов сторон — юридических лиц
В законодательстве не предусмотрен четкий перечень данных, которыми компании должны обмениваться при заключении любого соглашения. Поэтому традиционно в контракте указывают информацию, которая позволит идентифицировать организацию, а именно:
- наименование;
- регистрационные данные (как минимум ИНН и КПП);
- адреса для отправки почтовой корреспонденции;
- контактные данные — телефон, e-mail, факс.
Это минимальный набор сведений, и он может расширяться. Чаще всего это происходит за счет банковских реквизитов, которые необходимы, если предполагается оплата товаров или услуг. Указывать их необязательно, но поскольку данные о расчетном счете и банке, где он открыт, все равно понадобятся для перечисления средств, можно упростить общение с контрагентом.
Образец адресов и реквизитов сторон в договоре, заключенном между двумя юридическими лицами, выглядит так:
Образец реквизитов в договоре между организацией и физическим лицом
Соглашения могут заключаться не только между юридическими лицами, но и между компанией и физическим лицом, в том числе ИП. Какие данные указывать в таком случае?
Для компании перечень данных не изменится. Организация указывает информацию, по которой ее можно идентифицировать и поддерживать с ней контакты. Аналогичный набор сведений потребуется и от индивидуального предпринимателя:
- наименование;
- ИНН;
- адрес регистрации;
- контактные данные;
- информация о счете и банке, в котором он открыт, если предполагается оплата товаров, услуг, работ.
Картинка ниже демонстрирует, как чаще всего оформляют последний раздел контракта между ООО и ИП.
Если в качестве одной из сторон выступает физическое лицо, не имеющее статуса ИП, то в контракте будут данные, идентифицирующие конкретного гражданина. В частности, прописывают сведения из документа, подтверждающего личность. Чаще всего это паспортные данные, включающие информацию не только о самом паспорте, но и о прописке и месте временной регистрации (если прописка не совпадает с местом проживания).
Дополнительно может быть прописан ИНН физлица и СНИЛС, если оба номера есть. Номера понадобятся, в первую очередь, при заключении трудового договора или договора подряда. Эти идентификаторы нужны работодателям в основном для отчетности перед налоговыми органами и ПФР.
При подписании соглашений о сотрудничестве организации также просят указывать данные о банковской карточке — для перечисления оплаты (заработной платы). Такие сведения можно сравнить с банковскими реквизитами, которые уточняют в контрактах ИП и организации.
Шаблон для уточнения сведений в соглашении между компанией и гражданином, не являющимся ИП, смотрите ниже. Образец демонстрирует, как может быть оформлена заключительная часть трудового соглашения.
Мотрой Алена
Журналист
В 2004 г. окончила факультет журналистики МолдГУ по специальности «Журналистика и наука общения». В 2003-2011 работала в известных молдавских социально-политических изданиях. После переезда в РФ, с 2014 г. сотрудничаю с российской онлайн-прессой
Все статьи автора
Вам может быть интересно:
Подписывайтесь на наш канал в Telegram
Мы расскажем о последних новостях и публикациях
На основании ст. 420 Гражданского Кодекса Российской Федерации «Договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей».
СОПРОВОЖДЕНИЕ СДЕЛОК
Порядок составления договора.
Несколько основных правил составления Договоров:
1) При заключении любого Договора нужно четко понимать, какие цели должны быть достигнуты по результатам его реализации и согласовать с контрагентом важные моменты для обеих сторон по оформлению, подписанию и исполнению такого Договора.
2) Если предложение о заключении Договора поступает от неизвестной организации, необходимо провести всестороннюю проверку контрагента и провести тщательный анализ предложенного проекта Договора на всевозможные риски.
В таких случая, лучше всего, заключать Договор, разработанной заинтересованной стороной, а не получать готовый проект от контрагента.
3) При подписании Договора необходимо убедиться, что подписант, представляющие интересы контрагента, имеет на это полномочия.
Подписант, представляющий интересы контрагента, может действовать на основании Устава или же Доверенности.
4) Ни в коем случае не допускать двусмысленности условий договора и нечеткости фраз, которая может привести к нарушениям условий Договора.
5) Четко оговаривайте сроки выполнения условий по Договору для того чтобы избежать затягивания получения какой-либо услуги или поставки товара.
6) Четко оговаривайте условия оплаты оказываемой услуги по Договору. Из-за размытых формулировок в данном пункте, Вы можете остаться без оплаты оказанных Вами услуг.
7) Обязательно, при составлении проекта Договора привлекайте компетентных юристов, они помогут не только грамотно сформулировать ту или иную фразу, но и снизить всевозможные риски.
ДОГОВОР ОКАЗАНИЯ УСЛУГ МЕЖДУ ЮРИДИЧЕСКИМИ ЛИЦАМИ
Структура договора:
Любой договор условно можно разделить на четыре части:
- Преамбула (или вводная часть).
- Предмет Договора.
- Прочие условия.
Преамбула (или вводная часть):
1) Наименование договора (Договор купли-продажи, поставки, комиссии, транспортных услуг, аренды, подряда, юридических услуг и т.п.).
Наименование Договора дает четкое понимание, какие правоотношения он несет. Однако, всегда помните, что сущность Договора вытекает не из наименования, а из его содержания.
2) Дата подписания Договора. Это очень важный момент, дата подписания определяет начало обязательств сторон по Договору, если иное не установлено в самом договоре.
3) Место подписания Договора. Иногда место заключения Договора играет не мало важную роль. Договор может регулироваться законодательством той страны, в которой он был заключен.
4) Полное фирменное наименование контрагента, под которым последний зарегистрирован в государственном реестре, а так же сокращенное название стороны по договору («Арендодатель», «Покупатель», «Заказчик» и пр.).
5) Должность, фамилия, имя, отчество лиц, подписывающие Договор, а так же документ, регулирующий их полномочия (Устав, Доверенность).
Предмет Договора:
Данная часть содержит его существенные условия:
- Предмет Договора, т.е. о чем конкретно договорились стороны.
- Обязанности и права сторон, подписавшие данный Договор.
- Цена Договора и порядок расчетов.
- Срок выполнения сторонами оговоренных в Договоре обязательств.
СОСТАВЛЕНИЕ ДОГОВОРА АРЕНДЫ
Дополнительные условия Договора:
В настоящем разделе оговариваются:
1) Срок действия договора и с какого момента наступают обязательства по подписанному Договору.
2) Ответственность сторон за нарушение того или иного пункта подписанного Договора.
3) Способы обеспечения обязательств (регулируются гл. 23 ГК РФ, ст. 329 ГК РФ).
4) Условия изменения или расторжения подписанного Договора (гл. 29 ГК РФ).
5) Порядок разрешения споров между сторонами подписанного Договора.
ВСТРЕЧНОЕ ИСКОВОЕ ЗАЯВЛЕНИЕ В АРБИТРАЖНЫЙ СУД
Реквизиты сторон:
Особое внимание уделите наличие полных и правильных банковских реквизитов, так как без них сложно будет взыскать убытки, в случае их возникновения.
Помимо банковских реквизитов обязательно должны быть отражены:
- Почтовые реквизиты;
- Местонахождение контрагента (фактических адрес);
- ИНН/КПП и ОГРН сторон Договора;
- Подписи сторон.
Что такое реквизиты договора, какие сведения относятся к ним?
Договор — это соглашение двух или более лиц об установлении, прекращении или изменении гражданских прав и обязанностей. Как правило, заключается он в письменной форме, в связи с чем к порядку его составления как законом, так и правилами делового оборота предъявляются определенные требования.
Обязательными реквизитами договора принято считать элементы, невключение которых в контракт повлечет его признание незаключенным. На законодательном уровне понятия рассматриваемого термина не раскрывается, т. е. данный вопрос принято считать общетеоретическим. Между тем правильное формирование договоров с указанием всех необходимых реквизитов имеет ключевое значение, поэтому любому юристу-практику важно четко понимать, как составляется контракт и какие данные в него требуется включить.
Реквизиты принято разделять на два вида:
- Основные сведения, содержание которых выделяет договор среди других видов аналогичных документов.
- Юридические элементы контракта.
Первый вид обязательных реквизитов договора включает сведения о сторонах сделки, их наименования, банковские реквизиты, название договора, его номер, дату заключения, место подписания, подписи сторон. Иными словами, это сведения (данные, информация), которые обеспечивают юридическую силу и значимость документа.
Под юридическими элементами понимаются сведения правового характера, подлежащие включению в договоры в силу требований закона (например, существенные условия).
Реквизиты сделки могут быть как обязательными, так и факультативными. Первые должны быть включены в письменные контракты императивно и безальтернативно (например, подписи сторон, существенные условия договора); вторые же необязательны для указания, однако в некоторых ситуациях могут иметь определяющее значение.
Если реквизиты внесены в договор неверно, их можно изменить уже после его заключения.
Составляем дополнительное соглашение об изменении реквизитов
Наименование договора, его номер, дата заключения, место подписания
Что из этого обязательно, а что нет? Сейчас разберемся.
Наименование договора
Чтобы идентифицировать контракт, необходимо его поименовать. Как ни парадоксально, данное требование не является обязательным с точки зрения закона. Более того, в правоприменительной практике встречаются случаи, когда договор с определенным наименованием фактически является либо смешанным контрактом, либо сделкой совершенно иного вида.
Резюме: наличие не обязательно, но рекомеднуется.
Номер договора
Номер договора практики также относят к одному из его реквизитов, однако он, как и предыдущий, не является обязательным и служит только для систематизации заключенных между контрагентами соглашений. Таким образом, на практике могут существовать договоры без названия и номера, при этом они будут иметь юридическую силу. Однако данный факт не означает, что следует отказаться от указанных реквизитов. Они необязательны с юридической точки зрения, но не исходя из обычаев делового оборота.
Резюме: можно обойтись без номера, но пронумерованный договор легче идентифицировать — например, в случае судебного разбирательства.
Дата заключения договора является обязательным реквизитом, поскольку определяет момент, в который у сторон возникают обоюдные права и обязанности. Место же подписания, хотя и не является обязательным реквизитом, может повлиять на дальнейшее исполнение условий контракта, т. к. влияет, например, на выбор подсудности разрешения споров, возникших после его заключения.
Резюме: дату заключения указывать в договоре обязательно.
Адреса и реквизиты сторон в договоре
В любом гражданско-правовом договоре должны содержаться данные о его сторонах — такие сведения принято называть «реквизиты сторон договора». Закон не определяет требований к составу этих данных, однако предполагается, что необходимо прописывать их так, чтобы стороны контракта могли быть точно идентифицированы как контрагентами, так и третьими лицами.
Минимально в договоре должны отражаться наименования сторон, т. е. названия юридических лиц и Ф. И. О. физических. Это обусловлено тем, что юридические лица выступают в гражданском обороте под своим наименованием, а граждане осуществляют права под своими именами. Поскольку юридические лица не могут самостоятельно подписывать документы, от их имени действуют исполнительные органы либо представители. В связи с этим в контрактах необходимо прописывать наименование должности лица, действующего от имени организации, и основания наделения его полномочиями (например, доверенность или устав).
Возможны также ситуации, когда несколько физических лиц имеют одинаковые Ф. И. О. или несколько организаций — одинаковые наименования. В связи с этим требуется более точное указание в договоре идентифицирующих признаков сторон сделки. Для юридических лиц это ОГРН, для ИП — ОГРНИП, для граждан — паспортные данные. Кроме того, идентифицировать стороны помогает ИНН, адрес места нахождения/жительства. Указание адресов сторон имеет и юридический смысл ввиду того, что подсудность споров при их возникновении определяется по общему правилу местом нахождения/жительства ответчика.
Так как большинство сделок носят коммерческий характер, рекомендуется включать в их текст банковские реквизиты сторон. Важно это еще и потому, что банковские реквизиты являются одним из способов идентификации контрагентов. Подробнее об этом мы расскажем в рамках статьи чуть дальше.
Подписи сторон
Согласно п. 1 ст. 160 ГК РФ, письменная сделка должна быть оформлена посредством составления документа, который выражает содержание контракта и подписывается лицами, совершающими сделку, либо уполномоченными ими гражданами.
Подпись стороны договора — удостоверение ее волеизъявления на заключение сделки.
В силу п. 5.22 ГОСТ Р 7.0.97-2016 в подпись включается следующая информация:
- наименование должности подписанта;
- собственно подпись;
- расшифровка (инициалы, фамилия).
Образец подписи стороны в договоре:
Генеральный директор: (подпись) /И. И. Иванов/
Если договор не оформлялся на бланке, в подпись включается название организации.
Пример:
Генеральный директор ООО «Гарантир»: (подпись) /И. И. Иванов/
Если договор подписывается несколькими лицами, которые занимают разные по иерархии должности, их подписи должны быть расположены одна под другой в иерархичной последовательности.
Пример:
«Генеральный директор: (подпись) /И. И. Иванов/
Директор по маркетингу: (подпись) /П. П. Петров/».
ВАЖНО! Гражданским законодательством не установлено обязательных требований по наличию в договорах расшифровки подписи, поэтому ее отсутствие не влечет признания договора незаключенным (апелляционное определение Белогородского областного суда от 13.09.2016 по делу № 33-1624/2016).
Отсутствие же подписи в контракте свидетельствует о его незаключении. Это связано с тем, что договор вступает в силу лишь после подписания сторонами. Любой документ без подписи является анонимным и не имеет юридической силы.
Банковские реквизиты сторон — как правильно заполнить? Обязательны ли банковские реквизиты в договоре?
Банковские реквизиты — это сведения, которые позволяют определить куда, в каком банке и на какой счет можно перевести денежные средства для получения их именно адресатом, а не посторонним лицом.
Для правильного заполнения банковских реквизитов сторон следует указать в договоре:
- наименование банка, в котором открыт счет у стороны;
- БИК (банковский идентификационный код) банка;
- номер корреспондентского счета (обозначается как к/с) — это счет, который каждый банк открывает в ЦБ РФ, служащий для проведения межбанковских расчетов;
- номер расчетного счета клиента банка — 20-значный код, идентифицирующий банковский счет стороны договора;
- наименование владельца счета (наименование организации, Ф. И. О. физического лица);
- ИНН (идентификационный номер налогоплательщика) клиента банка;
- КПП (код причины постановки на учет в налоговом органе) юридического лица.
Свои полные банковские реквизиты либо реквизиты организации можно получить в банке, в котором открыт банковский счет. Указание этих сведений в договоре необязательно, однако рекомендуется для возмездных сделок.
Обязательные реквизиты в договоре с юридическим лицом. Как правильно заполнить реквизиты в договоре (образец)
Реквизиты договора с юридическими лицами характеризуются следующими особенностями:
- В преамбуле указывается наименование юридического лица (полное или сокращенное). У физических лиц, как известно, наименование отсутствует.
- В преамбуле же указываются сведения о представителе или исполнительном органе организации, действующем от ее имени.
- Здесь же отражается информация об основании для наделения лица, действующего от имени организации, полномочиями (уставе, доверенности).
- В разделе «Реквизиты и подписи сторон» договора указывается юридический адрес компании, поскольку у организаций нет места жительства.
- Реквизитом юридического лица, который отражается в договоре, является ее ОГРН.
- Подписывает договор уполномоченное лицо (как правило, генеральный директор, директор).
- ИНН организаций, который указывается в договоре, состоит из 10 цифр, а не из 6, как у физических лиц.
Приведем образец реквизитов сторон в договоре, которые указываются в заключительных положениях к договору (для юридических лиц):
Наименование: ООО «Ирис»
Юридический адрес: 123123, Россия, Москва, ул. Сидорова, дом 12, офис 7
Телефон: 1 (111) 1111111
ИНН: 21313144142
КПП: 123123123
ОГРН: 12312312312
ОКПО: 1231241412
ОКАТО: 124312414
Расчетный счет: 12312312412
Наименование банка: ПАО «Сбербанк России»
БИК: 125152352512
Корреспондентский счет: 12391249123
Юридические реквизиты договора
Юридические реквизиты договора — это условия, которые необходимо включить в его текст в качестве обязательных в силу закона. В силу ст. 432 ГК РФ для любого договора обязательным (существенным) условием является его предмет.
Так как для каждого вида сделки характерны свои существенные условия, прежде чем заключить тот или иной договор, необходимо изучить правовую базу, т. е. нормы права, которые регулируют порядок оформления такого контракта.
Визуальные реквизиты договора и правила их оформления
Несоблюдение простейших правил оформления контрактов свидетельствует о низкой правовой грамотности их составителя. Правила оформления документов изложены в ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст).
Предпочтительными размерами шрифтов являются:
- Times New Roman — 13, 14;
- Arial — 12, 13;
- Verdana — 12, 13;
- Calibri — 14.
При составлении таблиц допускается использование шрифтов и меньших размеров.
Абзацный отступ текста документа — 1,25 см. Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или выравниваются по ширине текста. Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, при этом их составные части отделяются дополнительным интервалом. Текст документа печатается через 1–1,5 межстрочных интервала. Интервал между буквами в словах — обычный, между словами — один пробел.
Текст документа выравнивается по ширине. Если договор состоит из более чем одной страницы, вторую и последующие принято нумеровать (номер ставится в верхней части посередине листа). При этом любой документ должен быть структурирован по разделам и подразделам с использованием для их обозначения римских или арабских цифр (раздел 1, 2 и т. д.; пункт раздела 1.1, 1.2 и т. д.).
Как правильно составить договор. Видео
***
Таким образом, реквизиты и подписи сторон в договоре являются обязательными для указания. Правильное оформление сделки позволит избежать как признания ее незаключенной, так и разногласий при дальнейшем исполнении условий. Приведенные выше образцы реквизитов в договоре помогут правильно отразить в документе все необходимые элементы.
***
Больше полезной информации по теме — в рубрике «Договор».
5.1 Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными актами органов местного самоуправления.
Изображение герба (Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) муниципального образования) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.
5.2 Эмблема организации, разработанная и утвержденная в установленном порядке, размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на бланках: документов федеральных органов государственной власти (за исключением случаев, предусматривающих использование изображения Государственного герба Российской Федерации), территориальных органов федеральных органов государственной власти, государственных и негосударственных организаций. Изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.
5.3 Товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном законодательством порядке, воспроизводится на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа или слева на уровне наименования организации — автора документа (допускается захватывать часть левого поля).
Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания) на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.
5.4 Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода.
Пример
5.5 Наименование организации — автора документа на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах (уставе или положении). Под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом (положением).
Над наименованием организации — автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).
5.6 Наименование структурного подразделения — автора документа (в том числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа) используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений (органов) в соответствии с локальными нормативными актами и указывается под наименованием организации.
5.7 Наименование должности лица — автора документа используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием организации или наименованием территории (края, области, автономной области и др.), если документ издает руководитель органа власти субъекта Российской Федерации, муниципального образования. Наименование должности лица — автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.
5.8 Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.
В состав справочных данных, за исключением бланков документов органов государственной власти, органов местного самоуправления, включаются: код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).
5.9 Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности) (см. рис. В.6).
5.10 Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Дата документа записывается в последовательности — день месяца, месяц, год — одним из двух способов:
арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;
словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.
5.11 Регистрационный номер документа — цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).
На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.
5.12 Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.
5.13 Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.
Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения. Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.
5.14 Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Пример
|
Коммерческая тайна Экз. N 2 |
5.15 Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).
Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.
Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.
При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указывается в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица.
Пример
|
Руководителю Федерального архивного агентства Фамилия И.О. |
При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.
Пример
|
Федеральное архивное агентство |
|
|
или |
|
|
Росархив |
При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — наименование структурного подразделения.
Пример
|
Федеральное архивное агентство |
|
|
Отдел государственной службы, кадров и наград |
При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы.
Пример
|
АО «Профиль» |
|
|
Руководителю договорно- правового отдела Фамилия И.О. |
Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.
Пример
|
г-ну Фамилия И.О. |
|
|
или |
|
|
г-же Фамилия И.О. |
При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации адресат указывается обобщенно.
Пример
|
Руководителям дочерних обществ АО «Профиль» |
|
|
или |
|
|
Руководителям управлений Росархива |
При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)».
Пример
|
Руководителям дочерних обществ АО «Профиль» (по списку) |
В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.
В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234.
Пример
|
Всероссийский научно- исследовательский институт документоведения и архивного дела |
|
|
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393 |
Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).
При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы, почтовый адрес.
Пример
|
Фамилия И.О. |
|
|
ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Люберцы, Московская обл., 301264 |
При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).
Пример
|
Всероссийский научно- исследовательский институт документоведения и архивного дела |
|
|
mail@vniidad.ru |
5.16 Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.
Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
Пример
|
УТВЕРЖДАЮ Руководитель Федерального архивного агентства |
|||
|
Подпись Дата |
И.О. Фамилия |
При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера.
Пример
|
(Регламент) |
УТВЕРЖДЕН приказом АО «Профиль» от 5 апреля 2016 г. N 82 |
||
|
или |
|||
|
(Правила) |
УТВЕРЖДЕНЫ приказом АО «Профиль» от 6 апреля 2016 г. N 83 |
При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указываются наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).
Пример
|
(Положение) |
УТВЕРЖДЕНО Советом директоров АО «Профиль» (протокол от 12.12.2016 N 12) |
5.17 Заголовок к тексту — краткое содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?»):
приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии;
приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания;
письмо (о чем?) о предоставлении информации.
Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. В указах, постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами власти, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центруется относительно самой длинной строки.
Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 — 5 строк.
5.18. Текст документа составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. В органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных учреждениях республик наряду с государственным языком Российской Федерации могут употребляться государственные языки республик. В деятельности государственных органов, организаций, предприятий и учреждений Российской Федерации используются государственный язык Российской Федерации, государственные языки республик и иные языки народов Российской Федерации.
(в ред. Изменения N 1, утв. Приказом Росстандарта от 14.05.2018 N 244-ст)
(см. текст в предыдущей редакции)
В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:
— наименование вида документа, наименование организации — автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту;
— наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.
Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.
В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю»).
В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («коллегия… постановляет», «собрание… решило»).
Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции…», «в состав управления входят…», «комиссия провела проверку…»).
В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).
В деловых (служебных) письмах используются формы изложения:
— от первого лица множественного числа («просим направить…», «представляем на рассмотрение…»);
— от третьего лица единственного числа («министерство не возражает…», «общество считает возможным…»);
— от первого лица единственного числа («считаю необходимым…», «предлагаю рассмотреть…»), если письмо оформлено на должностном бланке.
В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.
При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.
В деловых (служебных) письмах могут использоваться:
— вступительное обращение:
Уважаемый господин Председатель!
Уважаемый господин Губернатор!
Уважаемый господин Прохоров!
Уважаемая госпожа Захарова!
Уважаемый Николай Петрович!
Уважаемая Ольга Николаевна!
Уважаемые господа!
В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.
— заключительная этикетная фраза:
С уважением, …
(Измененная редакция, Изм. N 1).
5.19 Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах — приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).
В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:
— если приложение названо в тексте:
|
Приложение: |
на 2 л. в 1 экз. |
— если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения:
|
Приложение: |
1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз. |
|
2. Справка о кадровом составе Управления регионального кредитования на 2 л. в 1 экз. |
— если приложение (приложения) сброшюровано:
|
Приложение: |
отчет о НИР в 2 экз. |
— если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:
|
Приложение: |
письмо Росархива от 05.06.2015 N 02-6/172 и приложения к нему, всего на 5 л. |
— если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):
При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.
В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:
— в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: … (приложение) или … (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: … (приложение N 2);
— на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:
Пример
|
Приложение N 2 к приказу АО «Профиль» от 15.08.2015 N 112 |
Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.
Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.
Пример
|
Приложение 1 |
|
|
УТВЕРЖДЕНО приказом АО «Профиль» от 18.05.2015 N 67 |
5.20 Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:
— на первом листе документа (если документ имеет титульный лист — на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);
— на последнем листе документа под текстом;
— на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.
Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.
Пример
|
СОГЛАСОВАНО Директор ВНИИДАД |
||
|
(подпись) Дата |
И.О. Фамилия |
Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указывают: вид документа, организацию — автора документа, дату и номер письма.
Пример 1
|
СОГЛАСОВАНО Советом директоров АО «Профиль» (протокол от _________ N ____) |
Пример 2
|
СОГЛАСОВАНО письмом Росархива от _________ N ____ |
5.21 Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.
Пример
|
Руководитель юридического отдела |
||
|
Подпись Дата |
И.О. Фамилия |
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Пример
|
Замечания прилагаются. Руководитель юридического отдела |
||
|
Подпись Дата |
И.О. Фамилия |
В организациях, применяющих системы электронного документооборота, согласование может проводиться в электронной форме согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1.
В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.
В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.
По усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений.
5.22 Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).
Пример
|
Генеральный директор |
Подпись |
И.О. Фамилия |
Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Допускается центровать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.
Пример
|
Генеральный директор АО «Профиль» |
Подпись |
И.О. Фамилия |
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.
Пример
При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.
Пример
|
Директор института |
Подпись |
И.О. Фамилия |
|
Главный бухгалтер |
Подпись |
И.О. Фамилия |
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.
Пример
|
Заместитель директора по финансовым вопросам |
Заместитель директора по административным вопросам |
|||
|
Подпись |
И.О. Фамилия |
Подпись |
И.О. Фамилия |
В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии.
Пример
|
Председатель комиссии |
Подпись |
И.О. Фамилия |
|
Члены комиссии |
Подпись Подпись Подпись |
И.О. Фамилия И.О. Фамилия И.О. Фамилия |
При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением).
Пример
|
И.о. генерального директора |
Подпись |
И.О. Фамилия |
или
|
Исполняющий обязанности генерального директора |
Подпись |
И.О. Фамилия |
При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.
5.23 Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:
а) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;
б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;
в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;
г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).
Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.
Пример
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ┌──────────────────────────────────────────┐ │
│ │ ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН │ │
│ │ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ │ │
│ Наименование│ │ │
│ должности │ Сертификат 1а111ааа000000000011 │ Н.Н. Николаев │
│ │ Владелец Николаев Николай Николаевич │ │
│ │ Действителен с 01.12.2012 по 01.12.2017 │ │
│ └──────────────────────────────────────────┘ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
5.24 Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).
5.25 Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.
Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, на оборотной стороне внизу слева.
Пример
|
Забелин Иван Андреевич, Контрольное управление, ведущий специалист +7(495) 924-45-67, Zabelin@gov.ru |
Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.
5.26 Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).
Пример
|
Верно Инспектор службы кадров Дата |
Подпись |
И.О. Фамилия |
Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N … за … год») и заверяется печатью организации.
Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.
5.27 Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.
Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.
5.28 Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.
Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости — срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.
Пример
|
Фамилия И.О. Прошу подготовить предложения к 10.11.2016. Подпись Дата |
5.29 Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом «Контроль» на верхнем поле документа.
5.30 Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.
Пример
|
В дело N 01-18 за 2016 г. Зав. отделом корпоративных проектов |
||
|
Подпись |
Дата |
Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.