Как правильно организовать управление бизнесом

Многим из нас приходится приобретать необходимые навыки на ходу. Разумеется, мы можем читать полезные блоги и книги или перенимать опыт наставников и других лидеров. Однако частенько нам приходится учиться на собственных ошибках.

В данной статье мы рассмотрим 11 важных уроков, которые покажутся до боли знакомыми многим профессиональным руководителям. Конечно, они не смогут предостеречь вас от всех ошибок, но кое-где они будут весьма полезны.

1. Делайте все возможное и невозможное

Мы не сомневаемся в том, что вы прилагаете все усилия, чтобы стать лучшими в своем деле. Однако проблема в том, что ваши конкуренты тоже стараются, и в некоторых случаях у них это получается даже лучше. Поэтому вы должны сделать все возможное и невозможное, чтобы превзойти их. А это, в свою очередь, означает, что вам необходимо выйти на новый профессиональный уровень.

Недостаточно просто приложить максимум усилий и почивать на лаврах. Стремитесь превзойти пределы своих возможностей. Даже если вы достигли определенной цели, необходимо ставить перед собой новые. Ведь не зря говорят, что отсутствие прогресса – это регресс.

У вас накопилось много работы в офисе? Откажитесь от своих личных дел. У вашей компании мало продаж? Вооружитесь огромным списком email-адресов своих клиентов и начните продавать свои товары и услуги самостоятельно. Возможно, это покажется вам крайностью, но иногда именно подобные меры являются залогом успеха.

2. Определите фундаментальную проблему и сконцентрируйтесь на ней

В повседневной суете мы часто отвлекаемся от важных задач. Беремся за одну проблему, а затем, по мере исследования своей отрасли, обнаруживаем другие задачи, которые тоже требуют решения. И если они кажутся нам более простыми, переключаемся на них. Так может продолжаться до бесконечности… В итоге, мы остаемся ни с чем.

Единственный выход из данной ситуации – проявить силу воли. Постарайтесь сконцентрироваться на самой важной задаче, какой бы сложной она ни казалась. При этом забудьте временно о существовании других задач. Как только вы справились с этой проблемой, вы можете смело переходить к другим.

3. Меняйте свой характер, если это необходимо для достижения ваших целей

Причина, по которой люди часто отвлекаются, заключается не в отсутствии проблем, которые нужно решить, а в нехватке дисциплины, смелости и уверенности для того, чтобы сконцентрироваться на одной задаче. Однако это всего лишь черты вашего характера, которые вы можете и должны изменить, поскольку они могут противоречить вашим бизнес-целям.

Возможно, у вас есть знания, необходимые для решения той или иной проблемы, но, будучи несмелыми, вы никогда не сможете приступить к работе над ней. Возможно, вы уже находитесь в процессе решения проблемы, но без дисциплины вы никогда не сможете сконцентрироваться на ней. Возможно, у вас есть отличная идея, но без находчивости вы не сможете сформировать эффективную команду.

Не стоит отказываться от своих целей, если они вам не подходят. Вместо этого, необходимо выяснить, каких черт характера вам недостает, и неустанно работать над их развитием.

4. Создавайте «простые, четкие и запоминающиеся» торговые призывы

Эффективность торгового призыва будет определяться вашим умением рассказывать истории. Ведь вы читаете только те статьи и книги, которые представляют для вас интерес. Поэтому презентация ваших товаров и услуг тоже должна быть интересной для целевой аудитории.

Постарайтесь сделать свой торговый призыв простым и четким. Избегайте сложных цифр и таблиц, которые могут вызвать недоумение у ваших потенциальных клиентов. Вы хотите, чтобы они запомнили вашу презентацию? Тогда излагайте свои мысли четко и лаконично. Как только вы начнете ходить вокруг да около, вы потеряете своих клиентов.

И еще один совет: не сдерживайте свой пыл. Будьте активными во время презентации своей компании – двигайтесь по сцене, жестикулируйте, повышайте громкость голоса, чтобы показать свой энтузиазм и заразить им аудиторию.

5. Нанимая сотрудников для своей компании, изучайте их характер

Кен Шено, генеральный директор компании American Express, всегда задает соискателям работы следующий вопрос: «Каковы самые сложные задачи, с которыми вы сталкивались в своей жизни?» И это не случайно, ведь при наборе кадров, нельзя полагаться лишь на опыт и звания потенциальных сотрудников. Даже если они кажутся идеальными кандидатами, судя по резюме, это не означает, что они подойдут именно для вашей компании.

В каждом бизнесе есть времена взлетов и падений, особенно если вы управляете стартапом. Поэтому нет смысла нанимать на работу первоклассного студента, если он не в состоянии справиться с постоянным напряжением и неопределенностью.

Нанимая сотрудников, в первую очередь, обращайтесь внимание на их характер. Берите в свою компанию тех, кто не боится сложностей, способен признавать свои ошибки и учиться, а также проявлять ответственность и усердие.

Ваш босс демотивирует вас – простой тест и проверка на формулах!

6. Создайте сильную команду

Если вы когда-либо смотрели фильмы Квентина Тарантино, наверняка, вы заметили одну интересную закономерность. Дело в том, что в большинстве его работ всегда фигурирует сильная команда. Вспомните тех же самых напарников из «Криминального чтива», роли которых исполняли Джон Траволта и Сэмюэль Л. Джексон, или группу солдат из фильма «Бесславные ублюдки». В этих и других фильмах Тарантино, каждый член группы выполняет свою роль. У каждого из них свои сильные стороны и навыки, которые они объединяют, чтобы достичь общей цели. Они работают сообща и поддерживают друг друга в любой ситуации.

Вы должны формировать свою команду таким же образом. Выясните, какие навыки являются необходимыми для достижения вашей коммерческой цели, и нанимайте сотрудников, исходя из этого. При отборе кандидатов на должность в вашей компании всегда спрашивайте себя, сможет ли этот человек удачно вписаться в вашу команду.

7. Следите за своими финансами

Одним из важнейших мотивов нашей деятельности являются деньги, разве не так? Тем не менее, мы частенько тратим их бездумно, пока полностью не окажемся на мели. Отсюда вывод: контролируйте поток денежных средств в своей компании! Вы должны точно знать размеры своих расходов, источники доходов и типы инвестиций, которые вы осуществляете. Таким образом, вы будете иметь представление о количестве денег на вашем счету, и неожиданное банкротство точно не застанет вас врасплох.

8. Придерживайтесь политики прозрачности

Если вы хотите получить максимум пользы от своей команды, вы должны стать более открытыми. Все сотрудники вашей организации должны иметь доступ к необходимой информации. Коммуникация и взаимопомощь являются основой продуктивной команды. И именно политика прозрачности формирует эту основу. Открытость способствует вовлеченности вашего персонала и повышает его продуктивность.

Позаботьтесь также о том, чтобы каждый сотрудник осознавал свою роль, а также общие цели компании. Не стоит прятать важные документы от своих сотрудников – они должны быть доступными для различных уровней и подразделений вашей организации. Кроме того, поощряйте в своих сотрудниках инициативность, позволяя им открыто выражать свое мнение.

9. Проявляйте активность

Никто не сделает вашу работу за вас. Истории успеха других людей, советы наставников и чужой опыт могут, в какой-то мере, вдохновить вас на новые свершения. Однако сколько бы вы книг не прочитали и сколько бы мнений вы не выслушали, все это будет бесполезным, если вы не будете действовать. В общем, меньше слов – больше действий.

10. Выполняйте свою работу, чтобы сделать мир лучше

Вашей целью не должны быть слава и богатство. Разумеется, никто не запрещает вам мечтать о крутой иномарке или особняке на тропическом острове, но все это не должно быть вашим главным мотивом для основания бизнеса. Если вы хотите начать какое-то дело, вы должны делать это ради правильных целей. Подумайте о том, как ваш бизнес может принести пользу другим людям или улучшить мир, и начинайте действовать. Только в этом случае ваша деятельность станет по-настоящему осмысленной.

11. Найдите мудрого наставника

Помощь наставника никогда не будет для вас лишней. Ведь мы не рождаемся с готовыми знаниями об успешном управлении бизнесом. Наши шансы на успех повысятся, если рядом с нами будет человек, который сможет указать нам верный путь. Даже самые успешные люди иногда испытывают трудности. Именно в таких ситуациях им нужен совет более мудрого человека. Наставники дают нам указания, основываясь на своем жизненном опыте, что является бесценным. Поэтому выберите человека, которым вы восхищаетесь. Установите с ним отношения и постарайтесь постоянно учиться у него чему-то новому.

Все приходит с опытом

Мы рассмотрели некоторые из рекомендаций, предложенных опытными руководителями, которые многое повидали в своей профессиональной жизни. К сожалению, невозможно с точностью предсказать все ситуации, с которыми вы можете столкнуться при управлении своей компанией. Поэтому вы все равно будете допускать свои ошибки, несмотря на все меры предосторожности. Но не стоит из-за этого переживать. Как говорится, отрицательный результат – тоже результат.

Перевод и адаптация материала 11 Business Management Lessons I Learned the Hard Way.

Все еще ставите перед собой цели? И зря! – вот 5 актуальных стратегий

Любое использование материалов медиапортала РШУ возможно только с разрешения

редакции.

Под управлением хорошего руководителя компания функционирует как отлаженный механизм и стабильно приносит своему владельцу прибыль. Но практика показывает, что управлять бизнесом эффективно могут далеко не все. Для этого недостаточно интересных идей и таланта, руководитель должен обладать определенными личностными качествами и придерживаться некоторых принципов. Из-за неумелого менеджмента даже изначально успешное дело может через год прекратить свое существование.

Определение эффективного управления

Эффективное управление – это комплекс процессов, направленных на достижение целей бизнеса. Руководитель должен выстроить грамотную стратегию и осуществлять контроль за всеми этапами ее воплощения. В распоряжении бизнесмена есть несколько управленческих инструментов: функционально-стоимостный анализ, моделирование стратегии, мониторинг ключевых показателей и т. д.

Если еще в середине прошлого века предприниматели могли успешно управлять бизнесом, обладая исключительно талантом и деловой хваткой, то сегодня в связи с жесткой конкуренцией на рынке правила игры изменились. Теперь руководителям нужно располагать глубокими знаниями в области менеджмента.

Таким образом, для эффективного управления бизнесом потребуется опыт работы, профессиональное образование и набор необходимых личных качеств. Отметим, что работодатели отдают предпочтение профессионалам, имеющим степень MBA или квалификацию ACCA, CIMA, CIA и т. д.

Хороший управленец должен уметь:

• планировать и организовывать бизнес-процессы;
• оперативно решать тактические и стратегические задачи, возникающие в процессе развития компании;
• управлять финансами;
• мотивировать сотрудников и создавать сплоченную команду, нацеленную на достижение результата;
• делегировать полномочия;
• использовать в бизнесе концепцию бережливого производства, основанную на стремлении устранить все виды потерь;
• рассчитывать необходимое количество человеческих и материальных ресурсов для производства продукции;
• разрабатывать стратегии для привлечения новых покупателей и удержания постоянных клиентов;
• оперативно реагировать на меняющиеся потребности клиентов.

Именно управленец будет нести ответственность за рентабельность бизнеса независимо от политической и экономической ситуации в стране. Для повышения эффективности наемных руководящих лиц работодатель должен непрерывно их контролировать.

Критерии оценки эффективности управления бизнесом

Эффективность управления бизнесом – относительная характеристика, показывающая результативность системы менеджмента. Она отражается в количественных и качественных показателях. Оценку эффективности следует проводить регулярно. Это позволит своевременно выявлять сильные и слабые стороны и вносить корректировки.

В общем виде эффективность измеряют как соотношение результатов и затрат на ведение бизнеса. Так как коммерческие организации работают с целью получения прибыли, ключевое значение будут иметь показатели экономической оценки эффективности системы менеджмента.

Анализ выполняют по таким направлениям:

• эффективность производственной деятельности объекта управления (компании). При этом оценивают использование материальных и трудовых ресурсов, основных фондов. Рассчитывают такие показатели: производительность труда, фондоотдачу, материалоотдачу;
• эффективность финансовой деятельности бизнеса. Анализируют имущественное состояние компании, финансовую устойчивость, платежеспособность, рентабельность, прибыль. Можно использовать не все показатели, а только те, которые необходимы руководству для получения полной картины состояния дел;
• эффективность управленческого аппарата. Оценивают производительность, экономичность и результативность топ-менеджеров.

Каждый показатель рассчитывается по определенной формуле:

• производительность труда – отношение объема производства или продаж в денежном выражении к количеству работников аппарата управления;
• экономичность – отношение затрат на управление к общему объему затрат компании. Рассчитывают также долю затрат на оплату труда управленцев в общем фонде оплаты труда работников;
• результативность – отношение прибыли от ведения бизнеса к затратам на управление.

Показатели нужно оценивать в динамике, определяя тенденцию к увеличению или снижению. Рост метрик говорит о повышении эффективности управления.

Можно выделить такие критерии эффективности управления бизнесом:

• действенность. Показывает, в какой степени руководству удается достигать целей бизнеса;
• экономичность. Характеризует эффективность расхода ресурсов;
• прибыльность. Рассчитывается как соотношение между полученной прибылью и суммарными издержками;
• качество. Показывает, соответствуют ли характеристики товаров/услуг утвержденным стандартам и ожиданиям клиентов;
• продуктивность. Характеризует соотношение объема выпущенных или реализованных товаров к затратам ресурсов, соответствующих этому объему продукции;
• условия труда персонала компании;
• инновационная активность. Показывает, внедрялись ли инновационные новшества в бизнес-процессы.

Основные принципы эффективного управления бизнесом

Управление бизнесом состоит из отдельных шагов и действий руководителя, направленных на достижение оперативных и промежуточных целей. Хороший управленец должен уметь правильно подобрать сотрудников, поставить перед ними задачи, мотивировать их работать на достижение единой цели и проконтролировать выполнение. Это и определяет ключевые принципы управления:

• планирование,
• организацию,
• мотивацию,
• контроль.

Планирование

Планирование – это вид деятельности, направленный на постановку стратегических целей бизнеса и разработку мер для их достижения. В процессе планирования управленец определяет приоритетные направления, затем формирует цели и ставит конкретные задачи. Кроме того, на этом этапе надо выявить ресурсы, необходимые для осуществления планов, и их источники.

Наличие составленного плана еще не гарантирует успех. Но функционировать без него не сможет ни один бизнес. В процессе работы план может улучшаться и дополняться. От того, насколько качественно он будет составлен, зависит успех следующего этапа – организации. С помощью планирования управленец обеспечивает направление усилий всех сотрудников компании на достижение общих целей.

Планирование помогает получить ответы на такие вопросы:

• где сейчас находится компания, каковы ее сильные и слабые стороны;
• куда владелец бизнеса стремится двигаться и чего хочет достичь;
• какие факторы препятствуют реализации планов;
• какими путями бизнес будет достигать поставленных целей.

Организация

Суть организации заключается в координации отдельных бизнес-процессов, достижении слаженного функционирования элементов системы. Организация помогает руководителю установить взаимосвязь между различными видами работ, распределить ответственность и полномочия между персоналом, установить режимы работы подразделений, обеспечить компанию ресурсами, необходимыми для решения поставленных в процессе планирования задач.

Организация подразумевает создание некой структуры из отдельных элементов: персонала, информации, материальных и финансовых ресурсов. Ключевой показатель ее эффективности – быстрое реагирование бизнеса на изменение факторов внешней среды. Созданная структура должна ориентироваться на результат, быть динамичной и легко перестраиваться в соответствии с текущими задачами.

Мотивация

Под мотивацией подразумевается стимулирующее воздействие на поведение нанятых работников с целью добиться от них максимальной отдачи в интересах компании. Мотивация может быть материальной и нематериальной. Грамотное применение инструмента помогает собственнику бизнеса оперативно управлять ситуацией, подстраиваясь под текущие условия и задачи.

Для создания надежной мотивационной основы управленец должен понимать, что способно побудить подчиненных к эффективной деятельности, что движет ими при выполнении порученных задач и принятии решений. Не менее важно уметь определять потребности сотрудников и обеспечивать их удовлетворение через осуществление профессиональной деятельности.

Сегодня владельцам бизнеса доступны такие эффективные инструменты мотивации:

• увеличение заработной платы;
• система премирования, начисление бонусов;
• моральное поощрение;
• возможность продвижения по карьерной лестнице;
• повышение квалификации за счет компании;
• система штрафов и т. д.

Наибольший эффект достигается, если оценка работы персонала будет напрямую связана с оплатой труда. Такие меры заставят сотрудников выкладываться на полную, так как от приложенных усилий зависит уровень их заработной платы.

Для эффективного управления бизнесом руководство должно уметь признавать достоинства подчиненных и открыто выражать им благодарность. Тогда сотрудники будут готовы свернуть горы. Пренебрежительное отношение к персоналу отобьет желание эффективно трудиться на благо компании.

Контроль

Контроль подразумевает систему наблюдений и проверок, целью которой является обеспечение соответствия фактической деятельности фирмы утвержденным планам и целям. Предметы проверок: качество и количество продукции, технические характеристики, настроение и поведение сотрудников, служебные документы, информационные и финансовые потоки и т. д.

Управление бизнесом становится эффективнее, когда руководитель непрерывно получает информацию о происходящем внутри организации. Он должен знать не только о достижениях, но и о допущенных ошибках и недоработках. Чем быстрее управленец выявит слабые места в бизнесе, тем скорее он сможет устранить их и двигаться дальше. Недооценивать значение функции контроля нельзя, так как благодаря ему люди начнут осознавать последствия своих действий.

Аспекты управленческого контроля:

• четкая постановка задач, которые нужно решить за определенный временной промежуток;
• измерение достигнутых результатов и сравнение их с запланированными показателями;
• пересмотр целей, разработка корректирующих действий.

Виды контроля:

• предварительный. Проводится до начала выполнения работ. Проверке подлежат человеческие, финансовые и материальные ресурсы;
• текущий. Осуществляется во время выполнения работ;
• заключительный. Полученные результаты используются руководством для планирования аналогичной деятельности в будущем и для разработки системы мотивации.

Инструменты эффективного управления бизнесом

Даже самые опытные руководители физически не могут успеть одновременно вести большое количество проектов, разрабатывать эффективные стратегии ведения бизнеса и контролировать подчиненных. Мощной опорой для управленца станут современные инструменты, позволяющие автоматизировать деятельность и снизить затраты времени на выполнение различных операций. Использование же устаревших инструментов, например переписки с сотрудниками по электронной почте или общения по телефону по каждому вопросу, снижает продуктивность управления.

CRM-системы

CRM-системы предназначены для эффективного управления рабочими процессами и взаимоотношениями с клиентами. Использование CRM ускоряет обработку заявок, повышает конверсию и уровень продаж.

Возможности CRM-систем:

• предоставление детализированной статистики в режиме реального времени;
• прогнозирование показателей с учетом поведения клиентов;
• отслеживание эффективности рекламных кампаний;
• хранение информации обо всех клиентах;
• проведение сделок по этапам воронки продаж;
• интеграция с другими системами автоматизации;
• отслеживание работы отдельных сотрудников и структурных подразделений.

Бухгалтерские программы

Использование ПО в бизнесе упрощает ведение финансового учета. Бухгалтерские программы автоматизируют документооборот, экономят время сотрудников, обеспечивают точное выполнение расчетов и снижают количество ошибок.

Программы для автоматизации складского учета

Внедрение и интеграция ПО и электронного торгового оборудования упростит любые бизнес-процессы, связанные со складом и логистикой. Возможности софта:

• учет поступивших и выданных товаров;
• формирование остатков;
• сбор заказов;
• составление сопроводительных документов и т. д.

Программы для автоматизации учета сделают более эффективной деятельность розничной и оптовой торговой точки, интернет-магазина, производственного предприятия.

Планировщики задач

Владельцам бизнеса сложно удерживать в голове большой объем информации и помнить обо всех запланированных мероприятиях. Безусловно, можно вести записи в ежедневнике. Но сегодня в распоряжении предпринимателей есть более удобные инструменты – планировщики задач. Они могут быть установлены как на компьютеры, так и на мобильные.

Возможности планировщиков:

• напоминание о встречах и других событиях;
• контроль выполнения задач;
• отслеживание результатов в отчетах;
• поддержка связи с подчиненными;
• назначение лиц, ответственных за результаты.

Чаты в корпоративных мессенджерах

Чаты создаются для того, чтобы у работников из разных отделов была возможность обмениваться документами, файлами и информацией внутри компании. Кроме того, они позволяют поддерживать связь с подрядчиками и партнерами. Чаты могут быть платными или бесплатными.

Контекстная реклама

Контекстная реклама – это эффективный инструмент, направленный на увеличение продаж и привлечение покупателей через Интернет. Особенность контекстной рекламы заключается в том, что объявления показываются только заинтересованной аудитории. Оплата производится за клики. Во время настройки рекламы можно выбрать регионы для показа и добавить ключевые фразы, по которым клиенты будут переходить на сайт.

Продвижение в соцсетях

Страница в социальной сети – это эффективный источник целевого трафика. С ее помощью бизнес сможет создать положительную репутацию, привлечь новых покупателей, увеличить объем продаж. На своей странице можно открыто предлагать посетителям купить товар или заказать услугу. Еще один вариант продвижения – публикация полезных тематических материалов и разбавление их небольшим количеством рекламы.

Ошибки в управлении бизнесом

Руководитель может делать всё возможное с его точки зрения для эффективного управления бизнесом. Он разрабатывает комплекс мер и стремится быстро внедрить их, а результата нет. Причины такого положения дел часто кроются в допущенных ошибках:

• отсутствие системы мотивации в компании. Это серьезный промах в организационной деятельности, так как у персонала нет стимула работать лучше и быстрее. В итоге бизнес недополучает прибыль;
• отсутствие четких целей. Если руководитель забыл или не посчитал нужным озвучить подчиненным целевые установки, негативные последствия вскоре будут заметны. Снизится качество работы, клиенты уйдут к конкурентам, компании будут грозить финансовые риски;
• в организации не ведется аналитическая работа, не собираются статистические данные. Работники не имеют представления о воронке продаж и не знают, как с ней работать;
• контроль проводится нерегулярно. Управленец доверяет подчиненным и не хочет лишний раз надоедать им с проверками. В итоге срываются сроки сдачи проектов, снижаются показатели;
• руководитель не делегирует задачи подчиненным, стремится всё делать сам. Невыполненные дела накапливаются, а времени для их реализации не остается. В итоге вместо эффективного управления бизнесом топ-менеджер тратит время на выполнение дел, которые смело можно было поручить кому-нибудь из сотрудников;
• трудовые функции между персоналом распределены нечетко. Один человек много работает, а другой чувствует себя расслабленно. В результате в коллективе возникают междоусобицы;
• личности сотрудников обесцениваются, не соблюдаются этические нормы поведения;
• владелец бизнеса не может или не хочет сплотить команду. Каждый из работников тянет одеяло на себя, возникает сложная психологическая обстановка. Не проводятся командообразующие мероприятия.

Как сделать управление максимально эффективным

Чтобы сделать управление эффективным, придерживайтесь этих простых рекомендаций – и результаты не заставят себя долго ждать:

• при разработке стратегии развития учитывайте сильные и слабые стороны бизнеса;
• максимально упрощайте структуру управления, децентрализуйте большинство функций;
• окружите себя профессионалами – это сильно повысит шансы на получение положительных результатов;
• наладьте коммуникацию между работниками и отделами;
• разработайте эффективную систему мотивации;
• постоянно повышайте квалификацию персонала путем обучения и переподготовки, поощряйте проявление инициативы и творческих способностей;
• сформируйте работоспособную команду, создайте благоприятный социально-психологический климат;
• прислушивайтесь к пожеланиям клиентов, собирайте отзывы, анализируйте их и делайте выводы;
• следите за тем, какие стратегии ведения бизнеса используют конкуренты. На рынке успешно работают только те, кто успевает адаптироваться к быстро меняющейся обстановке.

Заключение

Управлять бизнесом эффективно можно даже в условиях кризиса. Личность руководителя, его профессиональные качества, умение создавать сплоченную команду сотрудников и мотивировать их имеют решающее значение. Не менее важно использовать современные инструменты для автоматизации бизнеса и придерживаться четырех принципов эффективного управления: планирование, организация, мотивация, контроль.

Если вы планируете активный профессиональный рост как менеджер или хотите создать прибыльное предприятие, которое будет работать как единый механизм, то рекомендуем разобраться в разных технологиях организации управления бизнесом. Понимая особенности разных моделей, вы сможете настраивать процессы, учитывая плюсы и минусы каждой системы.

Сделали подробный обзор разных методов — в зависимости от менталитета, экономики и психологии персонала.

Как разделяют бизнес-модели в зависимости от менталитета

Выделяют четыре основных модели эффективного управления в зависимости от менталитета. Вот отличительные признаки каждой.

Японская система. Основана на коллективизме, причем речь и о принятии решений, и об ответственности за результат. Сотрудник в таких организациях не осознает себя отдельно от коллектива — если вы хотите развивать такую модель, то стоит больше внимания уделять корпоративной культуре. Задача HR-менеджера для такой системы — доказать сотрудникам, что они работают в первую очередь для создания общественной пользы, а не за деньги.

В японской системе важную роль играет концепция непрерывного обучения — когда каждый постоянно повышает свой профессионализм. Причем речь идет не только об обычном персонале, но и о менеджерах — нужно подавать пример. Возможно, стоит внедрить систему мотивации, например, если специалист хорошо отработает год, ему оплачивают дорогостоящее обучение.

В такой модели управления практикуется система пожизненного найма — когда человек приходит на работу сразу после вуза, а увольняется на пенсию. Чтобы добиться такой лояльности, необходимо создать понятную и прозрачную систему продвижения по службе, которая в том числе зависит от выслуги. Пользу принесет и открытость компании — сотрудники должны знать, куда топ-менеджмент ведет бизнес .

В японской системе бизнес-процессы строятся по принципу “Кайдзен” — с помощью постоянного ежедневного улучшения. Вместо рывков и авралов “японцы” предпочитают марафоны, когда каждый день нужно делать по чуть-чуть. Все процесс следует постоянно улучшать, автоматизировать и оптимизировать — поэтому при создании японской системы велика роль управленцев.

Американская система. Здесь в основе лежит индивидуализм — топ-менеджеры принимают решения сами, не учитывая мнение коллектива, а с них берут пример и младшие управленцы. Главный мотив работать — деньги, затем продвижение по карьерной лестнице.

«Американцы» положительно относятся к риску, если менеджеры готовы отвечать за последствия. Поэтому хорошему управленцу или бизнесмену приходится развивать аналитические способности, чтобы просчитывать вероятность успеха или неудачи.

Строя такую систему, следует создавать так называемую технократию — нужна жесткая структура и иерархия, но при этом у менеджеров есть свобода в принятии решений. Порицается бюрократия.

Европейская система. Такой системе свойственна жесткая структура управления, с четкими алгоритмами и распределением полномочий. Для «европейцев» важно добровольное участие сотрудника в работе, поэтому мотивация строится не только на деньгах, но и социальных подтверждениях, например, на возможности карьерного роста и творческой самореализации сотрудника.

В европейской системе много времени уделяется кадровой политике и стилю коммуникаций, созданию системы документооборота. От сотрудников требуют высокого профессионализма и внимания к мелочам. Позитивное отношение к обучению рассматривается как способ в дальнейшем сократить расходы за счет повышения продуктивности труда.

В европейской системе есть подвиды, которые часто практикуются в отдельных государствах:

• Британская модель — явный формализм в отношениях, отсутствие преданности к работодателю, стремление к краткосрочным инвестициям, важные решения принимаются индивидуально.
• Шведская модель — неформальные отношения, отсутствие жесткого контроля, управление демократичное, со стремлением принимать важные решения коллективно.
• Французская модель — руководство дистанцируется от персонала, решения принимаются индивидуально, коммуникации в основном письменные.

В европейских системах получило широкое распространение явление семейного бизнеса.

Арабская модель. По мнению исследователей, она сильно отличается от трех остальных. Например, в ней при планировании ориентируются не на показатели эффективности трудового процесса, а на личностные характеристики конкретного сотрудника. Мотивировать специалистов можно с помощью их стремления получить как можно более широкие полномочия.

Ученые отмечают, что в арабской системе активно практикуется использование личных коммуникативных каналов, сильно развита клановость, в частности, менеджеры обычно подбираются из одной семьи или социальной группы, например, из одного учебного заведения.

Иерархия довольно жесткая, построена по принципу пирамиды — нижестоящие несут ответственность перед вышестоящими по уровню. В построении системы стоит учитывать религиозные нормы.

Обратите внимание — это разделение технологий управления компаниями по типу менталитетов, а не по географическим признакам. Система, выстроенная по арабским признакам, может успешно работать на западе, а “японский” менеджмент может быть внедрен в западных компаниях.

Необязательно использовать классические модели — наоборот, стоит анализировать их и использовать те практики, которые будут полезны в вашей ситуации.

Например, та же гибкая методология Agile, которую сегодня используют в крупных ИТ-компаниях, включая российский Сбербанк, появилась на Западе. Ее суть в том, чтобы сначала создать прототип, а затем небольшими итерациями, с учетом мнения клиентов, улучшать продукт. Но многое в Agile взято из Lean, концепции бережливого производства, а эту методологию сформировали на заводе Toyota в Японии. Ее смысл в том, чтобы постоянно улучшать продукт.

И если приглядеться, то в основе этих методологий лежит принцип “Кайдзен”, который считается основной японского менеджмента — постоянного ежедневного улучшения и оптимизации.

Модели с точки зрения экономики

Разделить виды управления бизнесом можно с точки зрения подхода к экономическим процессам. Например, так:

• Классическая административно-хозяйственная модель — предприятие воспринимают как беспрерывно работающий организм. Задачи управленца в такой модели — запустить процесс, отладить производство, наладить сбыт. Например, по таким моделям часто работают производители в секторе товаров народного потребления.
• Проектный подход — обычно используют в инновационных сферах. В этом варианте есть четкое начало и конец проекта, его цели, сроки сдачи. Например, по проектной модели может работать производитель ИТ-систем — под конкретную задачу заказчика собирается команда, проект разрабатывается и сдается, затем люди перераспределяются на другие проекты.
• Продуктовый подход — система, в котором предприятие ориентируется на быстрое создание продукта, вывод его на рынок и постепенное улучшение. Основа стратегии — выяснить, что нужно клиенту, дать ему это с минимальными для компании затратами.

Модели с точки зрения управления коллективом и психологии

В исследовании Белгородского университета кооперации, экономики и права выделяется сразу несколько типов управления бизнесом с кадровой точки зрения:

• Модель управления на основе делегирования — это модель, в которой менеджер выстраивает технологию ведения бизнеса, предполагая передачу большинства функций подчиненным. В таком типе преобладают иерархические уровни управления. Нужна четкая постановка задач и инструкции.
• Еще есть модель на основе минимизации управленческого вмешательства — похоже на делегирование, но все основано на условной “свободе” сотрудников. Людям дается много свободы в принятии решений, есть инструкции и алгоритмы. Сотрудники понимают, какие решения не могут принять сами, и только в таком случае приходят к менеджеру уровнем выше.
• Модель на основе результатов предлагает менеджерам сосредоточиться не на процессах в компании, а на конкретных результатах. Нужно сделать систему, в которой вы доносите до сотрудников нужные результаты, а уже они в свою очередь придумывают процессы. Главный нюанс — менеджеру нужно давать задачу с конкретными, измеримыми результатами. Абстрактные поручения с высокой степенью креатива сотрудника в такой модели будут неэффективны.
• Модель управления по отклонениям. Менеджер в такой системе выявляет и анализирует только явно хорошие или явно плохие ситуации, например, отклонения планов сбыта или производства от нормы. KPI ставятся как бы “коридором” — не точное число, а некий диапазон. Плюс такой системы — за счет «коридора» вы выявляете проблемы сразу, когда результаты еще в пределах нормы.
• Модель по процессу — менеджеры выстраивают систему, в которой сотрудники могут не даже не понимать, каким образом влияют на конечный результат. Управленцы уровня глав отделов занимаются контролем и поддержанием официальных правил и регламентов. Весь процесс разделен на отдельные операции.

Как научиться строить современные модели управления бизнесом

Система управления бизнесом — это не какая-то отдельная технология, а комплексный метод, который включает в себя множество процессов. Топ-менеджер, который создает систему, должен уметь анализировать ситуацию в компании, чтобы выбрать подходящий способ организовать процессы. Разбираться в управлении персоналом, уметь создавать механизмы мотивации, которые будут работать на всех уровнях бизнеса. Быть лидером, за которым пойдут сотрудники и в идеи которого поверят.

Тем, кто планирует научиться строить современные модели управления бизнесом, мы рекомендуем курс “Mini MBA Эксперт: Управление компанией”. В программе есть все, что нужно эксперту — аналитика, soft skills, взгляд на управление с точки зрения маркетинга, финансов и персонала. Вы узнаете, как создать эффективную систему управления компанией, выстроить работу отделов и повысить продуктивность сотрудников.

Источник: материалы сайта uprav.ru

Содержание

1. Что значит “Управление бизнесом”.

2. Виды процессов управления бизнесом.

3. Управленческие навыки руководителя.

4. Результат правильного управления бизнесом.

5. Как внедрить системное управление бизнесом.

  В этой статье мы разберем какие инструменты нужно использовать для управления бизнесом на разных стадиях развития от стартапа до корпорации. Поделимся практическим опытом о том, как сделать управление системным. 

1. Что значит “Управление бизнесом”

Управление бизнесом – это, по сути, управление всеми процессами в компании для достижения главной цели бизнеса. Так вот здесь нужно понимать 2 важнейших момента:

1. Все процессы в бизнесе можно разделить на 4 вида. Далее опишем подробнее.
2. Во время развития компании от стартапа до системной компании и корпорации способы управления этими процессами будут меняться! То есть те приемы управления бизнесом, которые используют крупные компании, не подойдут для управления стартапом. Как говорят: “Не нужно сравнивать свое начало с чьей-то серединой”.  Если у Вас команда из 10 человек, то Вам скорее всего не подойдут приемы управления от Норникеля или Сбербанка.

А теперь давайте посмотрим — какие же бывают процессы в бизнесе и как ими управлять на разных стадиях развития.

2. Виды процессов управления бизнесом

 Управленческие — планирование (в том числе финансов), организация всех остальных процессов, контроль, мотивация. Это процессы верхнего уровня, они управляют всеми остальными процессами в организации.

 Основные производственные — это процессы продажи и предоставления продукта (товаров или услуг). В производственной компании к основным процессам можно отнести изготовление продукции, ее продажу и доставку. В торговых — продажи, закупку и доставку товаров клиентам.

 Вспомогательные — это все процессы, которые обеспечивают основное производство, а именно поиск и найм персонала, учет финансов, ремонт оборудования, поддержание работоспособности офиса и т.д.

 Улучшения — это выявление отклонений от стандартов качества и разработка мер по устранению этих отклонений, а также системное улучшение работы компании. В небольших бизнесах эти функции часто бывают упущены.

Так вот суть управления бизнесом — это спланировать, организовать и проконтролировать выполнение ВСЕХ этих процессов и их результатов!

То есть управление — это такая же работа, как и изготовление деталей на станке, доставка груза и т.д. Только результаты совершенно другие.

Ценным конечным результатом управления является развивающаяся и прибыльная компания.

Давайте подробнее рассмотрим составляющие, которые входят именно в процессы управления бизнесом. А также, какие инструменты применять для реализации этих задач на разных этапах развития бизнеса.

2.1 Планирование.

При управлении бизнесом обязательно нужно составить планы в каждой области:

Область	Примеры того, что нужно планировать
Персонал	Найм – когда и кого нанимать. Обучение – кого и чему обучать, с какой периодичностью проверять знания.
Маркетинг	Сколько нужно заявок, какая должна быть цена заявки. Сколько потратить на рекламу.
Продажи	План продаж по выручке и по маржинальной прибыли, Количество активностей, например, звонков (при холодном обзвоне).
Финансы	Доходы и расходы, цель по прибыли, % отчислений в целевые фонды (развитие, резервы, выплаты учредителю и т.д.)
Производство	План производства, себестоимость продукта, загрузка производственного персонала.

Планы должны быть записаны в единый файл по компании и актуализироваться каждый месяц с учетом того, что запланировано на год и что получилось с нарастающим итогом с начала года.  

Особенности планирования на разных этапах развития бизнеса:

Корпорация	В крупных компаниях обычно есть отдел или департамент планирования. Есть описанная процедура составления и утверждения планов по подразделениям и компании вцелом. Используется специальное программное обеспечение.
Системная компания	Владелец создал стратегию развития с оцифрованными целями. На ее основе директор с заместителями составляет планы по подразделениям и передает их руководителям отделов и сотруднику, ответственному за контроль выполнения планов по компании. Есть плановые показатели по всем областям бизнеса. Используется 1С, CRM и специальные сервисы для сбора и анализа показателей.
Почти система	Директор составляет планы по ключевым показателям бизнеса и передает руководителям отделов. Зачастую сам их контролирует.  Используются Google-таблицы, 1С, специальные сервисы.
Ручное управление	Плановые показатели в табличке у директора и руководителей отделов. Используются Google-таблицы и специальные сервисы.
Стартап	Планы в блокноте или в табличке у предпринимателя. Сотрудники знают о планах. Используется Excel или Google-таблицы.

   Ставить «правильные» планы – это одна из основных задач при управлении бизнесом. При помощи этого инструмента руководитель направляет внимание команды на то, что действительно важно, мотивирует на результат, поощряет за выполнение и наказывает за провалы. Если планов нет, то сложно судить – на сколько успешно работает подразделение. А сравнение просто с предыдущим периодом не всегда корректно.

2.2 Организация.

  Чтобы организовать управление бизнесом нужно создать правила игры, распределить обязанности и ответственность. Каждый сотрудник должен четко понимать – что от него требуется, какие результаты, а иногда, и какие конкретно действия.

   Да, невозможно расписать обязанности до каждой мелочи, но основные повторяющиеся задачи необходимо оформить в виде схем, должностных инструкций и регламентов. Ознакомить сотрудников и принять у них экзамены на знание обязанностей.

Какие инструменты можно применять на разных стадиях развития бизнеса:

Корпорация	Процессы обучения и контроля сотрудников протекают системно с использованием корпоративных порталов.
Системная компания	Назначить сотрудника (можно на аутсорсе), ответственного за составление чек-листов и контроль соблюдения регламентов и инструкций. Организовать системный ввод в должность и обучение сотрудников, контроль соблюдения стандартов и актуализацию базы знаний.
Почти система	Обязательно составить организационно-функциональную схему. Описать все успешные действия в регламентах и должностных инструкциях. Назначить ответственного за базу знаний (можно на аутсорсе) и продолжить наполнять ее. Составить план обучения новых и существующих сотрудников. Проверять знания по тестам и контролировать по чек листам.
Ручное управление	Собрать успешный опыт по основным процессами и оформить в виде регламентов – в таблице написать кто и что должен делать, что использовать для этого. Можно составить оргсхему. Начать формировать базу знаний на сетевом ресурсе. Обучать сотрудников. Составить первые чек-листы для контроля.
Стартап	Прописать основной бизнес-процесс в виде схемы с этапами. Использовать схему для ввода в должность первых сотрудников. После получения опыта станет понятно какие действия являются успешными. В дальнейшем закрепить их в регламентах.

  Почему для управления бизнесом важно создать правила.

  Сотрудники ходят в отпуск, болеют, увольняются. Если информация об успешных действиях находится только у них в головах, то эта самая информация уйдет вместе с ними. Если же предприниматель является носителем знаний о том, «как правильно делать», то рост бизнеса и развитие будут требовать больше рабочего времени этого самого предпринимателя. Вот отсюда и работа по 12-14 часов в день, постоянно на телефоне и т.д.

Когда есть актуальная база знаний, всегда можно сказать: «Посмотри там, я же написал, как надо делать!»

А если не создавать правила игры, то работает простая истина – «Если мы не придумаем правила для сотрудников, то они придумают их сами как им удобно, а не как нам надо!».

2.3 Контроль.

  При управлении бизнесом контроль может происходить на двух уровнях:

1. На уровне действий – правильно ли сотрудник выполняет функцию, соответствует  это регламенту или нет?

2. На уровне показателей. Какие результаты и в какие сроки дают сотрудники, соответствуют эти результаты нашим планам?

И вот здесь мы как бы замыкаем цепь – ранее мы говорили, что нужно планировать и создавать стандарты (регламенты и инструкции). Верно, они как раз и нужны чтобы системно организовать контроль.

  Во-первых, нужно создать систему для сбора показатели по всем подразделениям — дашборд. Так Вы будет видеть результаты.

  Для реализации контроля уже на этапе стартапа можно переходить к CRM или другим современным сервисам.

Пример аналитики в Битрикс24:

  Во-вторых, контролировать все самому не получится. Чтобы управление бизнесом было системным, нужно организовать регулярный контроль качества. А для того, чтобы наемный сотрудник мог контролировать качество у него должны быть чек-листы и БАЗА ЗНАНИЙ. Иначе он просто не сможет выполнять проверки.

  Для автоматизации работы с чек-листами можно использовать задачи в Битрикс24. Здесь есть возможность создавать чек-листы в задачах и настроить так, чтобы робот автоматически поставил задачу на контроль нужному сотруднику при выполнении определенных условий. Например, когда заказ готов к отправке клиенту, можно автоматически поставить задачу специалисту по качеству «Проверить заказ». А в чек-листе указать параметры проверки. Например:

Для создания чек-листов так же можно использовать специальные сервисы, например «Чек-офис»:

2.4 Мотивация.

На картинке выше между «регламентом» и «дашбордом» указана «мотивация». Когда мы установили цели и правила игры для сотрудников, их нужно замотивировать на результаты.

О том, как создать систему мотивации на прибыль у нас есть отдельная статья с пошаговым планом.

3. Навыки руководителя.

Как мы с Вами уже выяснили, управление бизнесом это работа. И она требует соответствующей компетенции. Здесь мы перечислим навыки, которыми должен обладать настоящий руководитель для эффективного управления бизнесом:

Навык	Что дает
Умение поставить большую цель и разложить основные действия для достижения этой цели	Позволяет написать и реализовать стратегию развития
Умение направить усилия группы людей в нужном направлении, повести за собой	Позволяет создать эффективную команду
Умение анализировать информацию, находить закономерности, выделять общее, структурировать	Позволяет принимать верные управленческие решения на основе цифр
Способность жить и работать в условиях большой неопределенности (когда не понятно, что будет завтра)	Помогает сохранять здравый ум даже при отсутствии дохода и продолжать управлять командой

4. Результат правильного управления бизнесом.

При грамотном управлении бизнес постепенно переходит от ручного управления к системному, процессы работают по установленным правилам, сотрудники знают свои обязанности замотивированы и добиваются результатов. Владелец видит в панели управления все нужные показатели, а руководители сами принимают управленческие решения в соответствии со стратегией развития. Утопия? Нет этого можно добиться. Постепенно, пройти путь, внедрить нужные инструменты. Да не быстро, но результат того стоит.

5. Как внедрить системное управление бизнесом.

Есть технология внедрения. Никакого чуда в ней нет. Систематизация бизнеса — это планомерная работа по созданию и внедрению тех инструментов, которые мы кратко описали в этой статье.

Мы это делаем. Поэтому, если Вы хотите построить в своей компании системное управление, то записывайтесь на бесплатную диагностику, проходите тест. Мы вместе обсудим текущую ситуацию и составим план построения системы управления в вашем бизнесе.

С уважением, Елена Масалова, основатель консалтингового агентства «Цифровое управление».

Пожалуй, каждый предприниматель стремится к тому, чтобы все бизнес-процессы в его организации работали автономно, а сотрудники относились к своим обязанностям ответственно. Руководители мечтают избавиться от рутинных дел, перестать тянуть все на себе и контролировать каждый шаг подчиненных. Всего этого можно добиться с помощью автоматизации бизнес-процессов. Но часто руководители пытаются автоматизировать некую последовательность выполнения действий, даже не разобравшись в том, как это устроено. И в этом главная ошибка многих предпринимателей — без систематизации бизнеса невозможно упорядочить дела внутри организации и облегчить труд работникам. Некоторые руководители считают, что малый бизнес не нуждается в систематизации. Но это не совсем так, ведь в маленькой организации у сотрудников, как правило, очень много работы: все задачи распределяются на несколько человек, и нагрузка на работников возрастает. Поэтому можно сказать, что систематизация нужна как малому, так и крупному бизнесу.

Что входит в понятие «систематизация бизнеса»

Систематизация бизнеса — это выстраивание и структурирование всех бизнес-процессов, которые протекают в организации. Систематизация всегда направлена на то, чтобы в компании поддерживался бесперебойный режим работы. Иногда для облегчения и упрощения работы сотрудников разрабатываются новые регламенты, должностные инструкции — это тоже часть систематизации. Чтобы бизнес стал прибыльным и успешным, а руководитель перестал тащить все на себе и мог выделить время для личного и карьерного развития, требуется определенное время. Чтобы автоматизировать хотя бы часть работы, сначала нужно понять, как устроен каждый бизнес-процесс: кто в нем участвует и какие функции выполняет, кто может являться исполнителем, а кто — постановщиком задачи. Важно расписать каждый этап бизнес-процесса и проследить за тем, чтобы впоследствии автоматическое выполнение задачи было отлажено.

В зависимости от того, какие проблемы есть в компании и какие задачи стоят перед руководителем, систематизация бизнеса помогает достигать разных целей:

• последовательное, прозрачное и организованное управление компанией;
• сокращение/устранение рутинных дел и вопросов;
• предотвращение текучести кадров;
• повышение производительности труда сотрудников;
• повышение мотивации у работников;
• улучшение финансовых показателей компании;
• внедрение элементов стратегического управления;
• снижение нагрузки на руководителей отделов;
• оцифровка бизнес-процессов и последовательность их выполнения;
• масштабирование компании;
• повышение уровня конкурентоспособности организации;
• оптимизация рабочего времени каждого из сотрудников.

Систематизация бизнеса позволяет компании развиваться и работать без перебоев. Чтобы организация могла работать в автономном режиме, руководитель должен предоставить сотрудникам возможность самостоятельно принимать определенные решения и предоставить им свободу в действиях. Для этого и нужна систематизация. Если владелец бизнеса заинтересован в том, чтобы рабочие процессы внутри компании протекали без его участия и так, как это задумано, то нельзя возлагать принятие решений лишь на одного человека. Необходимо разработать правила и регламенты, опираясь на которые сотрудники будут решать задачи и принимать решения. Без систематизации внедрение новых уставов и порядков будет крайне затруднительным.

Как понять, готов ли бизнес к систематизации

Систематизация бизнеса — не такая простая вещь, какой может показаться на первый взгляд. Руководителю необходимо быть готовым к тому, что на систематизацию уйдет много времени. Чем больше сотрудников в компании, тем больше бизнес-процессов, и значит, тем дольше будет проходить систематизация. Прежде всего, нужно определиться с конечными целями, зафиксировать точку «А» и как можно подробнее расписать точку «Б». Далее нужно составить план систематизации. Для этого владелец фирмы должен ответить на несколько вопросов:

1. Есть ли у компании бизнес-стратегия? Допускается наличие черновой стратегии развития компании. Если стратегии нет, то за основу можно взять ценности бренда, принципы работы и долгосрочные ориентиры.
2. Насколько хорошо организована деятельность руководителя? Есть ли у руководителя доступ к важной информации?
3. Выполняется ли регулярное копирование важных данных в организации?
4. Может ли руководитель работать и выполнять свои обязанности без привязки к конкретным устройствам?
5. Четко ли выстроена структура организации?
6. Соблюдается ли в компании точный порядок подчинения? У каждого сотрудника должен быть только один непосредственный начальник, нельзя допускать перекрестной постановки задач.
7. Грамотно ли организован процесс приема новых сотрудников и их обучение?
8. Может ли процесс приема новых работников проходить без непосредственного участия руководителя компании?
9. Четко ли распределяются обязанности между сотрудниками?
10. Может ли повседневное управление компанией происходить без присутствия директора?
11. Есть ли в организации стандарты управления, на которые новые менеджеры и руководители могут ориентироваться?
12. Четко ли выстроена система проведения собраний и планерок? Если в компании собрании проводятся слишком часто и занимают много времени, от этого необходимо избавляться. Принятие решений должно быть быстрым и эффективным.
13. Есть ли система отчетности для определенных сотрудников? Некоторые работники могут заполнять отчеты каждый день, другие — каждую неделю или месяц. Важно, чтобы отчеты были не для галочки, а действительно помогали выполнять задачи бизнеса и решать текущие проблемы.
14. Разграничен ли доступ к ресурсам компании для каждого сотрудника?
15. Налажен ли автоматический поток заявок и клиентов? Если уровень продаж зависит от личных качеств конкретного менеджера, то это срочно нужно менять. Прибыль компании никак не должна быть связана с уходом или приходом в штат «продажника».
16. Качественно ли осуществляется обслуживание клиентов?

Ответив на все эти вопросы, предприниматель сможет понять, на каком этапе развития находится его бизнес, что можно улучшить и исправить для того, чтобы начать систематизацию и автоматизацию рабочих процессов. Полагается, что на все перечисленные вопросы должен быть только положительный ответ. Если некоторые моменты вызывают у руководителя сомнение и он затрудняется ответить на какой-либо вопрос, то лучше отложить систематизацию бизнеса до прояснения ситуации.

Как провести систематизацию бизнеса

Прежде чем проводить систематизацию, необходимо убедиться в том, что все спорные вопросы улажены, проблемные моменты устранены и все готово к изменениям. Часто бывает так, что руководитель хочет поймать двух зайцев сразу: провести систематизацию, одновременно управляя компанией и решая ежедневно рабочие вопросы. При таком подходе рано или поздно предприниматель идет на попятную: возвращается к обычной, рутинной работе и откладывает на потом принятие регламентов, разработку стратегии, выстраивание структуры и процессов. Также не следует пытаться самостоятельно систематизировать бизнес, лучше поручить это специалистам.

Этап 1. Управление потоком клиентов

Одна из важнейших составляющих бизнеса — поток клиентов. Без клиентов организация не сможет полноценно работать, прибыли не будет, руководитель не сможет выплачивать зарплату сотрудникам и закрывать другие расходы. Поэтому сначала нужно проанализировать деятельность компании за несколько месяцев по следующим показателям:

• число входящих заявок;
• число новых клиентов;
• количество сделок с действующими клиентами.

Только сравнивая показатели нескольких месяцев работы можно понять, хорошо ли работают менеджеры и оценить эффективность используемых рекламных инструментов. Чтобы двигаться дальше, нужно обеспечить стабильный поток клиентов и хороший уровень прибыли в компании. Если фирма теряет в доходах или бизнес и вовсе считается убыточным, заниматься систематизацией смысла нет.

Этап 2. Постановка целей

Теперь нужно прописать цели, как долгосрочные, так и краткосрочные. Часто предприниматели пренебрегают этим советом и занимаются лишь постановкой долгосрочных целей. Но фиксирование небольших успехов и достижений тоже важно для бизнеса: масштабных изменений можно добиться, лишь шагая маленькими, но уверенными шагами. Поэтому рекомендуется прописывать цели для ответственных лиц на каждый месяц. В работу на этом этапе уже можно включать руководителей отделов и ключевых сотрудников. Также стоит прислушиваться к мнению работников, иногда на ситуацию нужно взглянуть под другим углом.

Этап 3. Проработка бизнес-процессов

Только лишь на этом этапе можно начинать собирать информацию о всех бизнес-процессах, которые происходят в компании. Делать это нужно последовательно, не спеша: начиная от ежедневных рутинных задач, заканчивая глобальными производственными вопросами. На этом же этапе следует разработать регламенты, должностные инструкции, вспомогательные материалы — все, что нужно для того, чтобы работа в организации протекала максимально продуктивно и не требовала ежедневного контроля и присутствия руководителя.

Этап 4. Структурирование

На основе написанных бизнес-процессов необходимо заново построить структуру предприятия. Это нужно сделать потому, что часто после разработки бизнес-процессов выявляются интересные моменты. Например то, что некоторые сотрудники трудятся сверх нормы, выполняя не свои обязанности а другие, наоборот, делегируют свои задачи, срывают сроки и безответственно относятся к своим обязанностям. Возможно, функции работников придется заново пересмотреть в соответствии с должностями и подразделениями. Не исключена перестановка кадров.

Этап 5. Разработка документации

В документации тоже должен быть порядок. Поэтому документы следует обновить в соответствии с изменениями. Нормативные акты, должностные инструкции, регламенты и порядок проведения каких-либо процедур — все это необходимо пересмотреть и если требуется, перевыпустить. С обновленной документацией нужно ознакомить всех сотрудников. В некоторых ситуациях может потребоваться контрольная проверка знаний работников.

Этап 6. Внедрение управленческого учета

Чтобы руководитель мог принимать правильные управленческие решения, необходимо обеспечить постоянный контроль за доходами и расходами предприятия. Обязательно нужно внедрить систему расчета себестоимости изделий, которые производит и продает компания. Также необходимо следить за деятельностью фирмы изнутри: отмечать, кто и куда вносит информацию, как эта информация распределяется в организации, есть ли база знаний для сотрудников и где она хранится. Управленческий учет также предполагает наблюдение за уровнем стресса у сотрудников и внедрение методов по его снижению.

Этап 7. Управление персоналом

Без квалифицированных сотрудников трудно будет построить успешный бизнес. Поэтому необходимо заниматься вопросами поиска и отбора кандидатов. Оформление новых работников должно происходить по определенному сценарию. Периодически рекомендуется проводить обучения для персонала, выстраивать коммуникации между начальником и подчиненными, разрабатывать способы для мотивации сотрудников и внедрять методы для поощрения. При этом важно разработать систему оценки деятельности и эффективности труда рабочих.

Этап 8. Автоматизация бизнес-процессов

Только теперь можно приступать к испытательному этапу и пробовать запускать бизнес-процессы. Важно понимать, что тестирование бизнес-процессов не может проходить быстро и без сложностей. Чтобы запустить самый простой рабочий процесс внутри организации и обеспечить автоматизированное его выполнение, потребуется много тестовых запусков и кропотливая работа разработчиков и программистов. Параллельно с тестированием можно начинать обучение отдельных сотрудников и постепенно менять модель поведения работников через новую корпоративную культуру.

Подводя итоги

Необходимость проведения систематизации бизнеса рано или поздно появляется в любой компании. Наводить порядок в сложной, запутанной схеме работы в организации — всегда непросто, особенно если систематизация не проводилась никогда и предприятие работает уже несколько лет. Но чтобы бизнес масштабировался, развивался и приносил стабильный, высокий доход, нужно что-то делать и что-то менять. Если не проводить систематизацию, то в какой-то момент руководитель поймет, что его дело стало для него обузой. А это чревато последствиями: прибыли будет все меньше, компания потеряет рейтинг, мотивация сотрудников заметно снизится и организация не сможет избежать «текучки» кадров. Чтобы такого не произошло, следует периодически проводить систематизацию и оценивать текущее состояние бизнеса с помощью советов и инструкций, приведенных в этой статье.

Возможно вам также будет интересно: