Как правильно организовать работу склада в небольшой компании

В этой статье мы описали перечень рекомендаций по улучшению показателей работы склада и получения максимальной прибыли.

В перечень рекомендаций по улучшению показателей работы склада и получения максимальной прибыли.

Организация труда

1. Назначьте эффективного управляющего. Он должен соответствовать следующим требованиям:

• опыт работы, знание нюансов складской логистики;
• уверенный пользователь ПК и ПО для автоматизации процессов;
• знание всех процессов.

Хорошо, если такого эффективного управленца может «вырастить» самостоятельно из своих работников. Нет такой возможности? Начинайте поиск на стороне.

2. Следите за штатной численностью персонала. Не превышайте её без острой необходимости, но и не выходите за рамки нормирования рабочего времени работников согласно действующим нормам законодательства.

3. Разрабатывая нормы, локальные правовые акты, руководствуйтесь законодательством: Трудовым Кодексом, Постановлениям Санпина, действующими межотраслевыми нормами и правилами, федеральными законами, рекомендациями различных ведомств. Проведите аттестацию рабочих мест.

4. Разработайте чёткую организационную структуру персонала. Со временем её можно модернизировать и вводить новые структурные подразделения или штатные единицы.

5. Регламентируйте рабочий процесс, чтобы у персонала была чёткая инструкция к действию. Разработайте и внедрите:

• Положение о складе (это будет ваша основа основ — Конституция склада);
• регламенты, расписывающие по пунктам процессы приёмки, перемещения, хранения, отпуска, возврата, комплектации, списания;
• на каждый процесс составьте технологическую схему;
• должностные, рабочие инструкции;
•  инструкции по охране труда, пожарной и электробезопасности.

Следите за сроком действия разработанной документации.

6. Следите за разделением трудовых и технологических ресурсов. Они должны быть распределены равномерно. Ситуация, когда одна часть склада простаивает, а вторая работает на износ — недопустима!

7. Переведите работников на сдельно-премиальную оплату.

8. Начисляйте зарплату по показателям эффективности (КТР). Учитывайте не более 10 показателей, иначе их учёт приведёт к ещё большим затратам. Можно ограничиться учётом таких показателей:

— объём отгруженной продукции;
— скорость отгрузки;
— качественные показатели (отсутствие боя, брака, точности оформления ).

9. Организуйте рабочие места, оснастите их всем необходимым для выполнения должностных обязанностей. Кабинеты непосредственных руководителей расположите максимально близко к рабочим зонам подчинённых.

10. Следите за рынком труда в сфере складской логистики, отслеживайте уровень занятости и изменение зарплат.

Разгрузка и приёмка

11. Прежде чем начать разгрузку автомашины необходимо произвести сверку номеров пломб с указанными в сопроводительных документах. Проверить их целостность, правильность пломбирования. Осмотреть транспортное средство на предмет неисправности (разрыв тента, нарушение шнуровки).

12. Разработайте регламент, определяющий порядок разгрузки транспортных средств, если они прибыли одновременно. Решение о первоочерёдности принимайте исходя из специфики прибывшей продукции, её количества. В первую очередь целесообразно разгружать позиции, которые не будет храниться, а пойдут сразу на комплектацию и отправку заказчику.

13. Разгрузка должна вестись рационально в соответствии с разработанными технологическими схемами. Целесообразно вести разгрузку с одновременным занесением товара в реестр и контролем по количеству, качеству.

14. Укладывать на поддон товар можно только одного наименования. Не допускайте смешивания и пересортицы. Можно установить правило, что на одном поддоне могут храниться разные наименования, но при этом, если они отправляются в одну зону. Ставьте упаковки так, чтобы этикетки легко читались.

15. Применяемые для хранения паллеты (поддоны, штабеля) должны быть устойчивыми, исправными, обеспечивать целостность товара при перемещении. Для сохранности продукции необходимо провести её «паллетовку» — обмотать 2-3 верхних ряда несколькими слоями стрейч-плёнки.

16. Разгрузка должна осуществлять максимально быстро лучшими работниками.

17. Разгрузку принятие на хранение проводите в день прибытия.

18. Проверяйте соответствие количеству, указанного в ТТН путём:

• частичного или полного взвешивания;
• пересчёт единиц в упаковке;
• пересчёт количества упаковок.

Обязательно вскрывайте все подозрительные, повреждённые упаковки для проверки сохранности вложений.

19. Эффективный метод увеличить скорость разгрузки и постановки на учёт — присвоить поставщикам определённые категории: «сверхнадёжный», «надёжный», «требующий проверки» и т.д. Проверять груз от сверхнадёжного поставщика не надо. «Надёжный» поставщик нуждается в проверке не более 30% от объёма поставки. Груз от поставщика, который «требует проверки» проверяется досконально.

20. В случае обнаружения недостачи, излишков, пересортицы, брака и прочих претензий составляйте акт. Можно применять унифицированную форму ТОРГ-2, разработанную Госкомстатом, но она очень громоздка. Закон разрешает использовать собственную утверждённую форму акта.

Хранение

21. Для каждой категории товара должна быть выделена своя зона. А в системе управления складом должны быть созданы отдельные или так называемые «виртуальные» склады. К примеру, склад «в зоне длительного хранения» или склад «в зоне ожидания отгрузки». Таким образом Вы всегда будете знать, как перемещается товар внутри «физического» (основного) склада.

22. Внутри выделенной зоны должно быть отведено место (ящик, полка, поддон, стеллаж) для определённого артикула.

23. Часто востребованные товары должны быть легкодоступны. Такие позиции нужно размещать максимально близко к зоне отгрузки. Для определения востребованности используйте анализ АВС или специальную методику процентной доли обращения.

24. Иногда «правило востребованности» имеет исключения: крупногабаритный товар, независимо от востребованности лучше хранить рядом возле зоны отгрузки. Продукцию большой ценности целесообразно хранить в глубине помещения.

25. Определите категории товара для статистического хранения — на выделенные места, а динамического хранения — располагайте на свободные места в момент его поступления. Назначьте сотрудников, ответственных за организацию размещения.

26. Нельзя хранить товар на полу! Используйте поддоны единого стандарта 800х1200, 1000х1200 или любого другого размера.

27. Товар на хранение передавайте максимально бережно. Ежедневно осматривайте его на предмет целостности.

28. Введите правило «3 шага» для быстрого поиска: 1-ый шаг — разложите товар по группам. Персонал запомнит место хранения данной группы.

29. 2-ой шаг — адресное хранение (продукт в количестве «х» хранится в отделе «А», на стеллаже «Б», на полке «1», в ячейке «11»). Информацию занесите в учётную систему. Ярлыки сделайте разных цветов. Цвет будет помогать в идентификации.

30. 3-й шаг — внедрение автоматизированной системы учёта, использование штрих-кодов, бар-кодов, цифровых кодов, электронных меток. Данный метод помогает наладить работу быстро и эффективно, но имеет недостатки:

• высокая стоимость;
• строгое регламентирование всех действий;
• хранение только зонированное;
• наличие хорошего ПО;
• необходимо обучить персонал работе с системой.

Комплектация и отгрузка

31. Никогда не отпускайте груз без сопроводительных документов. Система управления складом ЕКАМ позволяет формировать товарно-транспортные накладные, счет-фактуру, ТОРГ-12 и многие другие документы.

32. Разработайте комплектовочные маршруты, установите сроки подготовки сопроводительных документов.

33. Установите время приёма заявок от клиентов: например заявки поданные после 16 ч, обрабатываются на следующий день, заявки поданные до 12 ч обрабатываться в этот же день после 15 ч и т.д. Назначьте должностное лицо, которое будет уполномочено принимать решение об изменение регламентов по времени комплектации.

34. Определите приоритетные к отгрузке позиции. Это:

• заказы, которые будут доставлены клиенту раньше;
• заказы на последнюю точку разгрузки транспортного средства-перевозчика.

35. Разумно использовать сочетание двух способов комплектации:

• индивидуального, когда из отделов изымается нужное количество товара для одного заказа;
• комплексного, когда изымается продукт, присутствующий в нескольких заказах.

Назначьте работника, который будет принимать решение о методе комплектации.

36. Скомплектованный товар укладывайте в тару, контейнер, ставьте на отдельную паллету, обматывайте плёнкой. Маркируйте, указывая наименование клиента, адрес доставки.

37. Заведите «Журнал комплектации», где каждый работник, ответственный за комплектацию заказа, будет ставить свою подпись.

38. Осматривайте транспортное средство на предмет соответствия перевозимому грузу. Не допускайте отгрузку в несоответствующий транспорт.

39. Не превышайте разрешённую грузоподъёмность транспортного средства, нагрузку на ось.

40. Не допускайте загрузки «навалом» или установки тяжёлого товара поверх лёгкого. Если продукция повредилась в процессе отгрузки, то сразу замените её — возврат от клиента неизбежен, но обойдётся дороже. По завершению загрузки пломбируем транспортное средство согласно установленному регламенту.

Зонирование склада

41. Определите, какие помещения вам необходимы, исходя из рисунка:

42. Разделите всю площадь помещения на зоны.

34. Площадь каждой зоны необходимо использовать с максимальной пользой, тогда может оказаться, что часть помещений можно сдать в аренду.

44. Не допускайте распространения зоны хранения на другие отделы.

45. Используйте научный подход для расчёта необходимых площадей для каждой зоны. Расчёт ведётся на основании показателей грузооборота и оборачиваемости складских запасов.

46. Создайте зону «брака», складывайте туда продукцию, не соответствующую установленным требованиям. Желательно наглядно отгородить её.

47. Пусть управляющий ежемесячно представляет отчёт о продукции в зоне «брака» с предложением решений о её дальнейшем использовании.

48. Примите меры, чтобы количество брака уменьшалось:

• снижение цены;
• бонусы для менеджеров по продажам;
• акции, распродажи;
• возврат производителю;
• ремонт, восстановление;
• продажа своим работникам;
• благотворительные акции;
• утилизация.

49. Наличие проходов и проездов внутри склада обязательно!

50. Административно-бытовые помещения должны быть в достаточном количестве: туалеты, душевые, раздевалки, комнаты отдыха. Оптимальная норма — 3 кв. метра на 1 человека.

Порядок на складе

51. Даже при значительной нехватке площади оставьте вдоль стен проходы минимум 50 см, это даст возможность обходить склад по периметру для осмотра и во время уборки.

52. Если не хватает места, то продумайте возможность добавочных полок на стеллажах, пристройки антресолей сверху. А может можно сократить пространство между полками?

53. Не храните на складе посторонние вещи.

54. Используйте современную осветительную систему. Потолок покрасьте в светлый цвет — это усиливает световой поток.

55. Создайте такую систему освещения, которая будет освещать только те части, которые необходимо осветить в данный момент. Это значительно сократит энергозатраты.

56. Используйте принципы эргономики: стены, потолок светлого цвета визуально увеличат пространство. Яркой окраской выделите травмоопасные места.

57. На пол нанесите разметку для движения техники. Обозначьте места её стоянки.

58. Оборудуйте склад предупреждающими знаками, информационными табличками. Обязательно повесьте стенд с информацией о технике безопасности.

59. Поддерживайте чистоту. Проводите систематическую уборку, дератизацию. Следите за исправностью всех систем: канализации, вентиляции, кондиционирования.

60. Учтите, что о вашем складе будут знать далеко за пределами вашего региона — перевозчики охотно делятся информацией об условиях работы.

Складская техника

61. Погрузочно-разгрузочная техника весьма недешёвая. Расчёт её необходимого количества лучше провести по известной методике Гаджинского. Важно правильно рассчитать показатель запаса: когда определённое число тележек при разгрузке можно дополнить простаивающими из соседнего отдела.

62. Каждая единица техники должна быть закреплена за конкретным человеком — индивидуальная ответственность многократно повышает срок её службы.

63. В техническом отделе должно быть всё необходимое для обслуживания: щётки, тряпки, пылесос, вёдра. Материалы для смазывания и ухода также должны быть доступны и располагаться в техотделе.

64. Учтите, что сотрудники, работающие со сложной техникой, обязаны пройти обучение. Для проведения обучения требуется заключить контракт с учебной организацией.

65. Гарантийный срок истёк? Проведите осмотр на основании которого примите решение о целесообразности дальнейшего использования, продаже, закупке новой техники.

66. Старайтесь делать закупку у одного производителя. Запчасти от списанной техники подойдут для ремонта.

67. Въезд техники в вагон или кузов транспортного средства — оправдан. Используйте для этого эстакады, регулировочные мостики.

68. Выбирая производителя учитывайте:

• стоимость, условия оплаты;
• срок эксплуатации;
• отзывы других покупателей;
• технические характеристики;
• как организовано сервисное обслуживание.

69. На ровном полу применяйте колёса с полиуретановым покрытием. При неровном, земляном полу, асфальтовом покрытии — резиновые колёса или ролики из нейлона.

70. Купите 80% гидравлических тележек с двумя роликами — для работы по всей длине поддона. 20% тележек с одним роликом — для работы с поддоном сбоку, вполне достаточно.

Снижение себестоимости, оптимальное бюджетирование

71. Управляйте себестоимостью операций, которая рассчитывается как зависимость расходов на обработку от грузооборота за период времени. Данные о себестоимости позволят увидеть пути оптимизации технологических процессов.

72. Сделайте показатель себестоимости основной мотивацией управляющего персонала: чем он ниже, тем больше бонусов.

73. По возможности определите себестоимость каждой операции — это поможет выявить и исключить не нужные, не приносящие прибыль.

74. Для уменьшения себестоимости внедряйте ИТ-технологии и принципы бережливости.

75. Уменьшите количество ручных операций с перемещением груза до минимально возможного. Производительность труда повысится – затраты уменьшатся.

76. Повышайте уровень подготовки персонала. Создайте гибкую систему мотивации.

77. Утвердите нормы на расходные материалы. Периодически их пересматривайте.

78. Составляйте бюджет заранее — это позволит эффективно расходовать средства.

79. Предоставьте управляющему некоторую финансовую независимость: пусть он решает вопросы с приоритетностью платежей.

80. Помните! Склад не тратит деньги, он их зарабатывает! Способов много:

Сохранность материальных ценностей

81. С каждым работником заключайте договор о материальной ответственности.

82. Требуйте от персонала строгого соблюдения установленных правил, норм , регламентов.

83. Не допускайте наличия «пиковой» нагрузки на склад, это приводит к возникновению разного результата по факту и документации.

84. Сотрудники должны знать, что убытки покрываются из чистой прибыли компании.

85. Не наказывайте никого материально без установления причин и условий недостачи (порчи продукции).

86. Исключите возможность кражи товаров, нахождения посторонних.

87. Особый контроль требуется зонам отгрузки — здесь происходит 90% краж.

88. Выплачивайте вовремя заработную плату персоналу.

89. Периодически проверяйте работников на предмет алкогольного опьянения, наркозависимости.

90. Применяйте современные охранные системы или хотя бы их муляжи.

Инвентаризация

91. Регламентируйте процедуру инвентаризации. Чётко определите цели, сроки проведения. Целями инвентаризации могут быть:

• выявление несоответствие между документальными и фактическими данными;
• повышение эффективности управления запасами;
• повышение уровня сервиса и другое.

92. Проведение инвентаризации объявляется приказом, где определяется дата проведения мероприятия, состав комиссии, цели, участники.

93. Перед процедурой остановите движение продукции внутри и за пределы склада.

94. Поручите работникам подготовить склад к проведению мероприятия.

95. В инвентаризации должны принимать участие самые компетентные работники склада.

96. Полную инвентаризацию проводите 1 раз в год, периодическую — ежемесячно или еженедельно. Анализируйте данные предыдущих проверок.

97. Иногда проводите внеплановые инвентаризации для проверки эффективности управляющего.

98. Используйте разные методики: по географическому признаку, производителю, группе товаров и т.д.

99. Снятие остатков — задача ответственных людей! Добейтесь выполнения этого.

100. Результаты инвентаризации оформляются актом, подписи ставят все материально ответственные работники.

Складская логистика — сложная система, выполняющая решающую роль в цепочке поставок. Данная сфера многогранна и разнообразна, здесь всегда есть место улучшению, повышению эффективности и прибыльности.

В этой статье мы привели перечень советов и рекомендаций, которые помогут улучшить показатели работы склада. Рекомендации основаны на многолетнем опыте нашей команды внедрения, которая выполнила более 50 комплексных проектов по организации и улучшению работы складов разных форматов.

Организация и улучшение работы склада

Организация склада и складского учета включает работу над самими процессами склада, так же требует автоматизации рутинных процессов. Сохраните этот перечень себе и отметьте, какие работы у вас уже выполнены, а что еще предстоит реализовать.

Разгрузка и приёмка

1. Используйте регламент для упорядоченной разгрузки, с учетом специфики товаров, количества, необходимости комплектации и времени отправки.
2. Ведите разгрузку, одновременно регистрируя и контролируя по количеству/качеству.
3. Не допускайте пересортиц, этикетки должны легко читаться.
4. В день прибытия разгружайте и принимайте на хранение.
5. Количество должно соответствовать указанному в накладной.
6. Увеличение скорости разгрузки и постановки на учёт возможно за счет присваивания поставщикам определённых категорий: «самый надежный», «надёжный», «нужно проверить» и т.д. — таким образом вы можете сэкономить время на контроле товара.
7. Составляйте акт при недостачах, излишках, пересортицах.

Размещение товаров после приема должно производиться с учетом весогабаритных характеристик

Зонирование склада

1. Площадь склада делите на зоны на основании показателей грузооборота и оборачиваемости складских запасов.
2. Используйте каждую зону склада с максимальной пользой, неиспользуемые помещения сдавайте в аренду.
3. Создайте зону «брака» для товаров, которые не соответствуют установленным требованиям.
4. Обеспечьте достаточную ширину проходов и проездов внутри склада.

Кейс Организация складского учета для сети АЛЛО

Как эффективная организация складского учета товаров и автоматизация склада на базе системы складского учета ABM WMS позволила сети АЛЛО оптимизировать складские процессы и улучшить финансовые результаты. В ходе проекта:

• Выстроены масштабируемые и легко адаптируемые под задачи бизнеса процессы склада.
• Улучшена эффективность использования площадей и ресурсов склада.
• Оптимизированы расходы на содержание склада.

Порядок на складе

1. На складе не должны храниться посторонние вещи (макулатура, автомобильные колеса и так далее).
2. Пользуйтесь принципами эргономики: пространство зрительно увеличивается за счет светлого цвета стен, потолка. Нанесите на пол разметку для движения техники, обозначьте места стоянки.
3. Оборудовать склад желательно предупреждающими знаками, информационными табличками. Должен быть стенд по технике безопасности.
4. Содержите склад в чистоте, а системы канализации/вентиляции/кондиционирования/пожаротушения исправными.

Ознакомьтесь с функционалом системы ABM WMS



Эффективная организация работы складского персонала

1. Эффективный управляющий, знающий все процессы и нюансы, опытный, желательно «выращенный» из работников склада.
2. Не превышайте штатную численность персонала и нормируйте рабочее время согласно пунктам законодательства, регламентируйте рабочий процесс, используйте биллинг ресурсов склада.
3. Не допускайте простоев частей склада, равномерно распределяйте трудовые и технологические ресурсы.
4. Внедрите сдельно-премиальную оплату труда согласно показателям эффективности (объем отгруженной продукции, скорость отгрузки, отсутствие боя/брака).

Сохранность материальных ценностей

1. Уделите особенное внимание зонам отгрузки — здесь происходит 90% краж.
2. Применяйте современные охранные технологии.
3. Не задерживайте выплату заработной платы персоналу.
4. Проводите периодическую проверку работников склада.

Инвентаризация

1. Процедура инвентаризации должна быть регламентирована, анализируйте данные предыдущих проверок. Чётко определите цель и сроки проведения. Для проведения инвентаризации не останавливайте работу склада.
2. Используйте разные методики проведения инвентаризации: по географическому признаку, по производителю, по группе товаров и т.д.

Склад играет значительную роль в цепочке поставок, нет предела совершенствованию — повышение эффективности работы склада и прибыльности происходит в компании постоянно.

Хотите организовать или улучшить ваш склад?

Обращайтесь к нашим экспертам!

Запросить презентац

С помощью здравого смысла, 50 тысяч рублей и рулетки.

Добрый день, меня зовут Данила Тривайло, в этой статье хочу поделиться с вами опытом оптимизации одного из отделов. Речь пойдет о складе, но я старался написать статью таким образом, чтобы вы могли применить мой опыт к своим задачам.

Предисловие

Подходил к концу первый год, когда я развивал интернет-магазин электрики. Те, кто начинал бизнес с нуля, знают, как выглядит жизнь предпринимателя в этот период. Объем задач в десять раз превышает твои возможности, ресурсов катастрофически не хватает, заканчиваешь строить что-то одно, ломается другое. Наш опыт не был исключением.

В таком формате прошел год, все начало постепенно устаканиваться. Мы обуздали большую часть процессов и перестали заниматься только «тушением пожаров». С учетом рекламных мощностей и всех вводных все шло к тому, что в следующий год мы должны были вырасти в два-три раза.

Когда мы поделились планами с коллективом, после планерки подошел руководитель склада и сказал, что тогда им нужно в два-три раза больше сотрудников. Что они не справляются физически, очень устали, сил нет, так дальше невозможно.

— Слушай, ну может, вы можете как-то оптимизировать работу?

— Не, никак не получится.

— Ну может что-то можно придумать?

— Невозможно.

Если бы вы знали, сколько раз я слышал эту фразу. От программистов, от продавцов, от клиентской службы, от отдела доставки. Увы, это невозможно. И ровно столько же раз в итоге мы находили решение проблемы.

Я начал разбираться и понял, что мы фактически пустили работу склада на самотек. С самого начала работы компании этим отделом никто системно не занимался. Вначале взяли на склад хорошего знакомого (учета особого не было, все велось в экселе, основная задача была — чтобы нормально работали и не воровали).

Потом, когда он перестал справляться, взяли еще одного человека, потом еще одного. Все это время ребята как-то сами выстраивали свой рабочий процесс, я особо в него не вникал. Ну отгружают заказы и отгружают.

Поспрашивал про склад у других отделов. Проблема правда есть. Клиентская служба сослалась на рост количества ошибок в заказах, отдел доставки жаловался на то, что проверять заказы с клиентами стало невозможно, весь товар внутри коробки свален в кучу. Самовывоз сетовал на скорость сборки.

В тот период я немного разгрузился и решил вникнуть в работу склада — что же там происходит и что можно с этим сделать? Мне показалось самым эффективным решением просто пойти на неделю поработать на складе и посмотреть на все процессы изнутри.

Часть 1. Поиск готовых решений.

Я никогда не взаимодействовал со складом, как с бизнес-подразделением. В моих предыдущих бизнесах не было такой функции, поэтому как делать правильно, я особо не знал. Что делать, когда есть проблема и ты не знаешь, как ее решать? Обратиться к тем, кто уже решал ее до тебя. Знакомые, книги, статьи, сайты.

Первое, что начал искать — это как устроены системы склада и хранения в Amazon, Ozon, Lamoda и других крупных интернет-магазинах. Начал искать видео со складов, фото, какие-то интервью. Стало понятно, как выглядит эталонный склад, где работают люди (не берем в расчет, когда все делают роботы). У сотрудника на руке крепится устройство типа небольшого планшета.

Есть умная система, которая учитывает приоритетность задач, сроки, расположение товара. Все данные он ранжирует по приоритету. Как итог: кладовщик просто послушно выполняет поручения этой системы — «возьми товар с ячейки Р1567», «положи товар с артикулом SES123 в ячейку Р1987» и так далее.

Я посчитал, сколько будут стоить приборы, софт, интеграция с нашей системой и обслуживание, и… ******* (пришел в смятение). Я начал дальше искать советы, как можно улучшить склад маленького интернет-магазина, который развивается на свои деньги. К моему удивлению, я не смог найти какого-то вразумительного ответа на свой запрос. Было пару учебников на тему хранения, несколько невнятных статей. Но почти все касалось советов для взрослых и больших складов с площадями по несколько десятков тысяч квадратных метров, гейтами для фур, автоматизацией и тд. Большие многоэтажные формулы для расчетов оптимального срока хранения. Это, само собой, здорово и необходимо для больших компаний. А как быть нам, маленькой молодой компании со складом в 150 квадратных метров в подвале?

«Ладно», — подумал я. Буду использовать то, что у меня есть в арсенале. Возможный бюджет на тот момент был 50 тыс. рублей. Я положил рулетку в карман и отправился на склад.

Часть 2. Принципы оптимизации.

Когда начинаешь любой процесс оптимизации, есть несколько ключевых принципов, которые стоит держать в голове.

Максимальная оцифровка. Очень тяжело что-то улучшать, если это нельзя посчитать. Поэтому для начала надо постараться прийти к каким-то измеримым критериям. То есть формулировку «склад работает неэффективно» надо превратить в конкретные цифры. На какие показатели мы собираемся влиять? В моем случае это было два ключевых числовых KPI: процент ошибок и количество собранных заказов на одного сотрудника склада в месяц.

Декомпозиция. Это второй базовый принцип оптимизации. Первым делом надо понять, как все процессы выглядят сейчас. Мы дробим отдел «Склад» на конкретные и понятные процессы. И после того, как мы понимаем, из каких блоков состоит бизнес-процесс в целом, мы начинаем работать с каждым из этих блоков.

Что значит работать? Нужно ответить на следующие вопросы:

Приоритизация. Третий крайне важный принцип. Нельзя делать все и сразу. Даже если на старте все очень плохо. Лично я всегда пользуюсь такой матрицей.

То есть в начале выписываем все идеи по оптимизации. Желательно делать это в формате мозгового штурма. Это значит, что мы садимся и начинаем выписывать абсолютно все идеи, которые озвучиваются без какой-либо критики. После этого фильтруем список на адекватность и здравый смысл. Далее раскладываем полученные инструменты по 4 квадратам. И начинаем реализовывать.

Часть 3. Наблюдение.

Настал день Х, и я вышел первый день на склад. Первое, что бросилось в глаза — всеобщее напряжение. Кладовщики начали воспринимать меня как инородный организм. Я бы даже сказал, как угрозу. Поэтому я начал с того, что собрал их и объяснил, зачем я тут и какая у меня цель. В целом посыл у меня был такой: «Моя задача — помочь наладить процесс. Склад буксует, из-за этого страдают другие отделы, так дальше не пойдет. Я верю, что мы можем улучшить процесс, надеюсь на Вашу помощь».

Второе, что сильно выделялось — это желание показать, как все сложно и плохо. Ребята постоянно делали акцент на том, что «это не то, то не так, все не работает и т.д.».

Первые два дня я просто работал вместе с ними и наблюдал. И видел, что дела правда очень плохи. Что я увидел в итоге:

В общем стали очевидны две вещи:

— ребята правда работают из последних сил, и если мы увеличим объем заказов в 2-3 раза, они этого не выдержат,

— процессы запущены настолько сильно, что нужно немедленное вмешательство, потому что склад сейчас — узкое горло в компании.

Спустя несколько дней мы сели и начали выписывать все возможные способы оптимизации, которые мы видим. Как и говорил, раскидали их по приоритетности и начали внедрять.

Часть 4. Оптимизация.

Проблема 1. Бардак на складе.

Это была первая и самая очевидная проблема. Весь склад был в мусоре, коробках, пакетах. Ребята оставляли все это на утро, но утром иногда не было времени, поэтому на следующий день мусора было еще больше. Доходило до того, что физически перемещаться было проблематично.

Решение. Вначале мы пытались договориться, что они будут убираться. Выяснилось, что понимание чистоты у всех разное. В итоге мы пришли к тому, что каждый день вечером сотрудник должен сделать 8 снимков с конкретных ракурсов, на которых будет видно, в каком состоянии находится склад, место сборки, транзитная зона заказов и их рабочие места. Это стало железным правилом. Через неделю волшебным образом на складе образовалась чистота. Думаю, что кладовщикам было самим некомфортно, что все сотрудники будут видеть, какой у них свинарник, поэтому ежедневный отчет из 8 снимков полностью решил эту проблему.

Проблема 2. Отсутствие инструментов.

Для сборки и упаковки ребятам нужен скотч и держатель для скотча, маркеры, канцелярские ножи, принтер. Когда я сам собирал заказы, на поиск нужного инструмента иногда уходило несколько минут. Приехали коробки от поставщика — их нужно вскрыть, а ножа нет. Собрал заказ — его нужно запечатать, а скотча нет. Добавил товар в коробку — нужно заполнить сборочный лист, а кто-то забрал мой маркер. Кажется, что это мелочи, но на них суммарно тратится много времени и нервов.

Решение. Первым делом я купил недостающий инвентарь: второй принтер, 5 дополнительных диспансеров для скотча, 50 ручек и 50 канцелярских ножей, которые разложил по всему складу. Плюс — к вечерней уборке мы добавили специальный чек-лист. Сотрудник, который остаётся вечером и закрывает склад, должен был подготовить все расходники к «грядущей битве». Убедиться, что диспансеры заправлены скотчем, в нужных местах лежат ручки, маркеры и ножи. В принтере есть бумага, хватает картриджей и т.д. Таким образом, когда ребята приходили утром, все «патроны были заряжены». Позже добавили ребятам пояса для электриков, но в итоге, они не прижились.

Проблема 3. Неэффективный график работы.

Все кладовщики начинали работать с 10 и работали до 19 часов. С 10 уже начинали работу все отделы. Я стал замечать, что когда ребята приходили к 10, очень часто они натыкались на какие-то проблемы, которые стопорили работу всего склада. Не работает интернет, сломался принтер, отключили свет. Откуда-то постоянно приходили «сюрпризы». С другой стороны, вечером часто не хватало совсем немного времени, чтобы закончить дела. Спокойно сделать инвентаризацию, оформить бумаги, что-то проверить.

Решение. Мы договорились, что один человек каждый день будет работать с 9 до 18, а еще один с 11 до 20 часов. Вроде бы небольшое изменение, но дало ощутимый результат. Когда человек приходил на час раньше, он решал те проблемы, которые потом могли сильно стопорить работу всего склада. Заклинил замок, сломался принтер, отвалился интернет. Все новости такого формата мы получали на час раньше и это давало фору.

С другой стороны, человек, который уходил на час позже, тоже давал преимущество — поставщик мог спокойно привезти товар, кладовщик мог в спокойной обстановке убраться, еще раз проверить документы и навести порядок. При этом, утро и вечер не были пиковыми периодами в работе — самое напряженное время: это середина дня. Это также решило вторую проблему. Самовывоз работал до 19:00 и клиенты иногда задерживались. В такой конфигурации сотрудник мог спокойно дождаться клиента без лишних волнений.

Проблема 4. Хаотичный процесс сборки товара в заказ.

Проработав два дня на складе я пришел в ступор, когда увидел, как именно происходит сбор товаров для заказов. Выглядело это так.

Кладовщик берет лист сборки. Первая позиция — подрозетники. Он идет за ними и приносит их к столу сборки. Вторая позиция — контакторы. Пошел за контакторами и снова вернулся к столу. И так с каждой позицией! Почему? Ну так все привыкли с начала, так и продолжают.

Решение. Я сразу купил тележки и корзинки трех форматов, как в супермаркете. Соответственно процесс сборки товаров для заказа стал похож на процесс набора продуктов в супермаркете. Очевидно, что эффективность и скорость сборки выросла раза в три.

Проблема 5. Неопрятная упаковка и отсутствие порядка укладки товара в коробки.

Как я уже писал ранее, нашим товаром была электрика. Поскольку в заказах очень много позиций и они достаточно специфические, наши курьеры обязательно проверяли все заказы с клиентами. В среднем на проверку одного заказа с клиентом уходило 20! минут. Пару раз я решил съездить и отвезти заказы сам. Когда дошло время до проверки заказа я пришел в ужас. Абсолютно одинаковые на вид товары и механизмы полностью перемешанные в коробке как овощной салат. В итоге, я потратил на проверку одного заказа 50 минут! Стало понятно, что так дальше нельзя.

Второй момент, который мне не нравился, это то, как выглядели сами коробки. Было полное ощущение рынка. Надписи от руки, неаккуратный скотч. Иногда ребята использовали коробки поставщиков, которые были грязные и помятые. В общем, стыдоба.

Решение. Мы долго экспериментировали и в итоге разработали стандарты для упаковки. Первым делом я купил 10 видов коробок разного размера, 10 видов пакетов, 10 видов пакетов zip-lock, разного вида стретч-пленки, 10 видов наклеек, различного вида наполнители (стружка, пенопласт, пакеты с воздухом, пупырчатая пленка). В общем купил все виды упаковки, которые знал или с которыми встречался. Далее мы тестировали весь арсенал в течение недели. Стало очевидно, что работает, а что неэффективно/дорого. После этого мы взяли все товары и разбили их на категории следующим образом.

Так мы проработали все товарные категории. Помимо этого, в стандарте прописали еще ряд правил:

Конечно, потом возникли проблемы с реализацией. Парни по-прежнему забывали и укладывали товары по старинке. Тогда мы ввели внутренний контроль. Выборочно через день вскрывали заказы с большим количеством позиций, звали ребят и делали разбор, что не так.

В итоге, через месяц стараний склад завалили благодарностями. Курьеры были счастливы. Особенно были рады клиенты из других городов, которые получали посылки. Писали, что упаковано все просто на 5+. Как-то раз я поехал отвезти пару заказов. Проверка заняла не более 5 минут. Реально кайф. И внешне заказы стали выглядеть куда приятней.

Проблема 5. Ошибки в заказах.

Этот параметр раньше никак не оцифровывали. Соответственно, мы начали замерять этот показатель, чтобы понять, что у нас есть на входе. Итог: 4% ошибок! То есть на 100 заказов в четырех заказах что-то было не так. Начали разбираться, в чем проблема. Тут конечно все оказалось намного сложнее, чем хотелось бы.

Решение.

Как итог — процент ошибок больше не поднимался выше 0,5%.

Проблема 6. Неорганизованное хранение.

Этот блок оказался очень большим и сложным. Как хранить и размещать товар оптимальным способом? Начал разбираться.

Идеальный способ: 1 SKU (артикул) — 1 стеллаж. У нас на тот момент было около 50 стеллажей. Можно было докупить и разместить еще штук 10. У каждого стеллажа было около 5 полок. Зачастую место использовалось неэффективно, то есть можно было увеличить средне количество полок до 7 штук. Всего на складе было около 15000 SKU. Очевидно, что выделить 1 стеллаж под 1 артикул можно, но тогда надо увеличить склад в 250 раз:) «1 артикул = 1 полка» тоже не получается. То есть нужно искать другой принцип группировки товаров, чтобы логично разместить весь товар в рамках той площади, которая у нас есть.

Решение. Мы выгрузили все товарные категории и начали разбирать их по отдельности. Ходили, замеряли размеры коробок, ширину и глубину полок, начали смотреть, какие стеллажи нам подходят лучше всего. Далее по каждой товарной группе мы составили выкладку таким образом, чтобы максимально эффективно использовать место.

Опять же — мы ввели ряд стандартов. Не более 4 этажей коробок на одной полке. Если в коробке остается менее 3 товаров, коробку надо убрать и переложить в коробку «МИКС». Если есть две коробки с одинаковым товаром, мы всегда берем частичное количество из коробки сверху. Нельзя класть товар на пол. и т.д.

Маркировка коробок. Еще одна проблема — разобрать, что в какой коробке размещено. Ребята использовали какие-то картонные коробки и писали на них маркером, что лежит внутри. Я сделал им цветные наклейки на товары, которые хранились россыпью. Помимо этого, мы подобрали специальные боксы, которые идеально вставали на наши стеллажи по размерам, укрепили их и наклеили маркировку содержимого.

Дальше я начал разбираться с самим товаром. Например, взял группу «Подрозетники». Смотрю на стеллажи — лежит около 40 видов. Меня это как-то смутило. Спрашиваю у ребят: «а чего столько видов? Есть что-то, что берут чаще всего?». «Нее, всего понемногу берут». Я все равно не поверил.

Пошел, взял выгрузку за год. И что Вы думаете? 90% продаж приходилось на 3 вида подрозетников! В общем, таким образом мы пересмотрели все категории товаров. Этот кейс, в принципе, запустил полный пересмотр подхода к ассортименту, но сейчас не про это. Мы начали не просто выкладывать товар внутри стеллажей определенным образом, а стали размещать сами стеллажи, исходя из частоты покупок. Те товары, которые берут чаще, стояли ближе ко входу и зоне сборки.

Отдельно мы купили целую кучу боксов под мелкий товар (саморезы, клеммы, болты, гайки и тд).

Когда мы добавили количество полок, стеллажей, все переставили и перекроили, мы добавили навигацию на сами полки. Да, полноценно адресное хранение сделать не получилось. Но мы все равно создали структуру, при которой искать товары стало кратно проще.

Конечно, в статье это выглядит просто как 5 пунктов, но в жизни это заняло очень много времени и сил. Тысячи замеров, попыток, постоянных изменений и экспериментов.

Проблема 7. Перегруз в пиковые часы.

Проработав на складе я обратил внимание на одну серьезную проблему. Был период примерно с 13 до 15 часов, когда склад был просто в аду. В этот момент поставщики привозили товар (в том числе, какого-то товара не хватало на сегодняшние заказы), клиенты приходили за самовывозом, нужно было оприходовать все, доупаковать, отправить курьеров, начать отгружать самовывоз… Взрыв мозга.

Решение. Тоже оказалось комплексным. По сути оптимизация этого процесса сводилась в двум задачам: 1. убрать операции из этого временного периода на более позднее или раннее время и 2. оптимизировать все действия внутри этого процесса.

Проблема 8. Необходимость системности улучшений.

Мне очень хотелось, чтобы после моего ухода со склада системная работа там продолжилась. Если говорить по существу, то было сделано два крутых решения, которые сильно подстегнули эту тенденцию.

Решение.

— Что было улучшено за прошлую неделю?

— Что они планируют улучшить за эту неделю?

— Какие сложности есть, чтобы это сделать?

Самое крутое, что такой формат задает вектор мышления. Ребята действительно начали постоянно думать — а что еще улучшить или оптимизировать? Второй положительный момент — это изменения в головах. Ребята поняли, что улучшать что-то это не так сложно. Что можно самим обустраивать пространство. Мы поставили сабвуфер, раскидали колонки по складу. Оказалось, что собирать заказы под «На лабутенах, нах» намного веселее:)

Проблема 9. Старое оборудование.

Вместе с этой историей мы и переоснастили оборудование склада. У кладовщиков стояли старые компы, которые могли открывать Excel по 3 минуты (без преувеличения). Они говорили про это, но до меня дошел масштаб проблемы, когда я на этом компьютере поработал. То же касалось и принтера. Мне кажется, что я терял час времени чисто в ожидании, когда гаджеты соизволят выполнить операцию.

Решение. В итоге мы купили промышленный принтер, который печатал как пулемет, поменяли компьютеры на ноутбуки с SSD (компы просто летали, а еще у ребят появилась возможность перемещаться с ними по складу). Добавили им в оборот айпады, чтобы они могли сразу с них отгружать заказы.

Проблема 10. Отсутствие коммуникации между отделами.

Как я уже писал, склад был изолирован. Они там сами варились в своих проблемах. Я как-то вообще упустил этот аспект из вида. Самый простой пример. Мы принимаем решение добавить в ассортимент сантехнику. Склад об этом узнавал в момент, когда новый товар приезжал на склад. Как так? Они же должны понять, сколько товара мы хотим хранить, сколько SKU будет, какая фасовка, какой размер коробок, сколько цветов, как быстро наполним склад и т.д. Иначе — как они могут эффективно обустроить хранение. И оказалось, что таких вопросов масса. Причем у склада тоже было много пожеланий к другим отделам. Запустился процесс общения:).

На самом деле пишу статью и понимаю, что это далеко не все, что было сделано. Мы очень сильно изменили документооборот, многие бумаги вообще убрали, поменяли множество внутренних процессов и регламентов.

Итоги

Общий итог такой. Наш склад, который в начале оптимизации трещал от нагрузки, спокойно переварил увеличение числа заказов в 2,5 раза. В том же составе, без увеличения штата. Это все при том, что мы снизили число ошибок в 8 раз, стали экономить 20% на расходниках для склада (просто подбирая оптимальную упаковку под заказы), на 50% увеличили полезную площадь хранения товаров (это также прямая экономия в деньгах), получили кучу благодарностей от клиентов за качество упаковки. И самое интересное — парни на складе стали кайфовать.

Вот такой у меня как-то выдался месяц:) Какие выводы? Никогда не спускайте фокус на ноль. Берите на позиции руководителей тех, кто не только обслуживает процесс, но и постоянно улучшает его. Посмотрите вокруг — иногда можно очень простыми способами получить ощутимые результаты. Зачастую для оптимизации не нужно тратить много денег и времени. В рамках этой проработки, не считая замены техники, ушло около 50 тыс. рублей.

Все что требовалось, это просто наблюдательность и здравый смысл. Ну, в моем случае, еще рулетка:).

Другие статьи автора:

Успешный бизнес — это не только уникальная идея, но и правильно налаженный механизм каждого отдела: производство, продажи, склад, доставка. И если одна из “шестеренок” работает неправильно, то вся система рушится, что приводит к убыткам.

В этой статье мы хотим обсудить одну из важнейших составляющих бизнеса — организация работы складов. Помимо того, что это значимая часть, она еще и одна из самых сложных. Системы учета, контроль наличия, связь между отделом продаж и складом, отгрузка и погрузка, навигация на самом складе — все это невозможно контролировать вручную с той скоростью, с которой работают современные компании.

Сегодня груз с другого материка могут доставить за сутки, а если всю организацию работы склада оставить в ручном режиме, то сутки уйдут только на сбор заказа. Именно поэтому появились современные решения по автоматизации складской логистики.

Что такое складская логистика?

Складская логистика является неотъемлемой частью любой цепочки поставок. Когда продукты не перемещаются из одного места в другое, они хранятся на складах. В любой момент времени на складах хранится, принимается и отгружается множество товаров. Одним из основных способов оптимизации складских площадей является понимание складской логистики.

Логистика — это детальная организация и осуществление сложной операции, которая помогает перемещать материальные и нематериальные товары по всей цепочке поставок. Примером логистики может служить использование стеллажей и ящиков для хранения товаров на вашем складе. Стеллажи — это высокие полки, которые очень часто используются на складах, а ящики — это отдельные пространства внутри стеллажей. Распределяя товары по этим стеллажам и ящикам, вы сэкономите площадь своего помещения, а сотрудники вашего склада смогут найти товар в зависимости от расположения ящика или стеллажа.

2 составляющие организации склада: физическая и информационная

Складская логистика относится к физическому потоку продуктов во время получения и отгрузки, а также к данным, связанным с этим потоком. К этим данным относятся сроки выполнения или информация о продукте.

Физическая составляющая — все то, что происходит с товаром: его отгрузка, перемещение на складе, отправка заказчику. Продукт поступает на склад, и его распределяют в определенный отсек. Когда приходит заказ на продажу, товары забирают со склада и отправляют потребителю. Это и называется физический поток товаров.

Информационный поток заключается в анализе спроса на продукцию и определении того, сколько времени потребуется для выполнения заказа клиента. Когда оба этих потока синхронизированы и оптимизированы, это помогает бизнесу работать бесперебойно.

Основные шаги перед запуском работы склада

Перед тем, как начать работу склада, нужно заранее все подготовить. Такой подход поможет минимизировать негативные последствия от нарушения логистики. Итак, главные шаги перед запуском работы склада вашего предприятия:

1. Выберите правильное место для размещения вашего склада, учитывая транспортные расходы и районы с наибольшим спросом.
2. Убедитесь, что у вас достаточно капитала для создания склада.
3. Имейте оптимизированный план этажа, чтобы увеличить пространство для хранения, предотвратить несчастные случаи и эффективно функционировать. Например, хорошо бы разместить погрузочно-разгрузочный отсек поближе к дороге.
4. Нанимайте профессионалов для выполнения складских задач.
5. Выберите подходящее оборудование и технику для склада.

После того, как вы выполнили все базовые шаги и организовали склад, пора заняться более тонкими планами работы, которые помогут развиваться не в настоящий момент, а в перспективе. В основном это аналитика, планирование, автоматизация.

1. Оцените и спланируйте ежедневные эксплуатационные расходы.
2. Анализ тенденций и прогнозов продукции, которые необходимо подготовить для удовлетворения потребительского спроса.
3. Выберите правильное программное обеспечение для управления операциями на вашем складе.
4. Разработайте правильную стратегию обращения с поврежденными продуктами и возвратами от клиентов.
5. Применяйте меры по борьбе с вредителями для защиты вашей продукции.
6. Применяйте политику безопасности, которая поможет предотвратить несчастные случаи, и будьте готовы, если что-то пойдет не так.

Основные проблемы во время проработки складской логистики

Зачастую при организации работы складов, у компаний появляются затруднения на одних и тех же этапах. Все потому, что они являются одними из самых сложных в логистике:

• Наличие соответствующей компоновки
• Поиск элемента
• Обработка повреждений
• Наличие достаточного запаса
• Общение с отделом продаж или клиентом напрямую
• Управление временем

Например, если поврежденные продукты не будут идентифицированы и удалены со склада, они будут занимать пространство, которое, в противном случае, можно было бы использовать для хранения других продуктов. Эти проблемы всегда будут возникать в складской логистике, но каждый день разрабатываются новые решения. Оставаясь в курсе самых последних способов оптимизации складской логистики, вы значительно выиграете для своего бизнеса.

Например, жизненно важно использовать правильные инструменты для мониторинга и сбора данных. Допустим, вы хотите найти товар на складе. Ходить вокруг и пытаться найти этот товар невозможно, если склад большой. Программное обеспечение может помочь вам быстро найти товар.

Простое понимание проблем, с которыми вы сталкиваетесь на своем складе, и внедрение соответствующей системы управления складом устранят большинство из них. Складская логистика настолько сильна, насколько сильны собранные данные. Внедрите надежную систему и наймите хорошо обученных сотрудников, которые разбираются в ней, а также поддерживайте ваши данные в актуальном состоянии.

Преимущества эффективного плана складской логистики

Вот некоторые из способов, которыми эффективная и интуитивно понятная стратегия складской логистики может помочь вашему бизнесу:

• Повышение общей эффективности
• Лучшее управление запасами
• Точные сроки доставки и уровни переупорядочения
• Более низкие эксплуатационные расходы
• Более высокая удовлетворенность клиентов

Идеальный план складской логистики оптимизирует вашу цепочку поставок, что приведет к снижению затрат для вас как владельца бизнеса, снижению цен и ускорению сроков доставки для клиента.

1С:Предприятие 8. WMS Логистика. Управление складом

В организации складской логистики отлично поможет автоматизация и специальные программные обеспечения. 1С давно начал работать над решением этой проблемы и создал отдельный продукт 1С:Предприятие 8. WMS Логистика. Управление складом. Он вмещает в себя множество функций, о которых мы сейчас и поговорим.

Система 1С как раз и решает те проблемы, которые чаще всего вызывают затруднения:

• оптимизирует использование помещения склада при размещении и хранении товара;
• сокращение затраты на хранение;
• ускоряет обработку складских операций;
• уменьшает влияние человеческого фактора на работу склада;
• повышает точность и оперативность учета товара;
• исключает потери, связанные с выходом сроков годности реализации товаров;
• уменьшение затраты на заработную плату складских работников;
• увеличивает эффективность сотрудников за счет упрощения и ускорения работы.

К тому же можно подключить дополнительные модули, которые еще больше расширят возможности автоматизации и оптимизации работы как склада, так и всего предприятия в целом.

1С:Предприятие 8. WMS Логистика. Управление складом позволяет в онлайн-режиме отслеживать наличие товаров, контролировать работу персонала, контролировать поставки и отгрузки. В вашем распоряжении будут таблицы, различные графики, диаграммы, где будут отмечены статусы товаров, их количество, сколько отгружено/принято, в каком состоянии находятся заказы, в какой из зон склада самая большая загруженность.

Все это можно контролировать здесь и сейчас и не нужно беспокоить ответственного на складе, чтобы узнать, сколько единиц товара осталось. Это значительно упрощает коммуникацию между отделами предприятия, ускоряет и упрощает работу, делает ее более эффективной.

Эту систему вы можете приобрести у нас, а также заказать подключение, настройку и обучение персонала работе с ним. Если вы хотите внедрить продукт на свой склад или задать вопрос о нем или автоматизации производства в целом — заполняйте заявку на нашем сайте.

Этично стремиться к поставке качественной продукции по максимально низкой цене для ваших клиентов. Складская логистика является ключевым фактором в этом. Лучшая логистика означает более эффективную цепочку поставок и более низкие затраты для вас и ваших клиентов.

Для компаний, специализирующихся на производстве или торговле товарами, наличие собственной площади под хранение продукции является одним из основных условий, определяющим эффективность построения и управления процессами логистики. При этом стоит учитывать, что аренда, а тем более строительство подобных объектов требуют особого учета и грамотного подхода, позволяющих избежать ненужных трат и потерь уже на старте работы — еще до того, как первая поставка доберется до розничного магазина или клиента. Как оборудовать и открыть оптовый склад с нуля, какие идеи для организации бизнеса использовать и что нужно, чтобы открытие принесло желаемый результат без лишних потерь? Давайте разбираться.

Общее представление

План и стратегия обустройства изначально определяются исходя из представления о том, какой функционал должен обеспечивать будущий комплекс. Руководствуясь общепринятой классификацией, можно выделить три основных категории складских помещений:

• Административно-бытовые. Предназначены для размещения инвентаря, расходных материалов и запасов, не относящихся к реализуемой ассортиментной матрице.
• Технологические. Промежуточный пункт, на котором размещается продукция собственного производства, а также товары, закупаемые у сторонних поставщиков.
• Подсобные. Вспомогательные объекты для выполнения сопутствующих задач, не связанных напрямую с основной деятельностью организации.

Некоторые предприниматели, демонстрирующие чудеса экономии, ухитряются использовать одну и ту же площадь для обустройства складов всех трех видов, однако это вряд ли можно назвать эффективным решением. В первую очередь — из-за постоянного пересечения сотрудников и возникновения помех для полноценной реализации системы бизнес-процессов.

С чего начать

Последовательность действий в решении рассматриваемой задачи можно представить следующим образом.

Выбор формата складского помещения

Сократить продолжительность выхода на точку окупаемости позволяет уменьшение инвестиций в строительство и оснащение, что во многом определяется как конструктивными характеристиками, так и разновидностью будущего склада.

Тип конструкции

Выбор между монолитными строениями и металлическими каркасами обусловливается перечнем конкретных задач, результатами предварительных маркетинговых исследований и издержками, связанными с региональной и климатической спецификой. Каждый из вариантов имеет свои преимущества, также принимаемые во внимание при проектировании.

Плюсы бетонного монолита

• Подходит для построек различной конфигурации.
• Позволяет рационально использовать выделенный участок.
• Гарантирует прочность конструкции.
• Обходится на 25% дешевле.

Положительные стороны металлоконструкций

• Сокращение времени, необходимого для строительства.
• Простота обустройства высоких потолков для вертикальной загрузки.
• Возможность реализации масштабных проектов.

Аренда помещений

Альтернативный вариант, заметно уменьшающий статью расходов на предварительном этапе — поиск подходящего объекта, предлагаемого на арендных условиях. В этом случае важным аспектом становится юридическая проработка заключаемого договора, уточнение сопутствующих нюансов — от оплаты коммунальных расходов до ответственности за прилегающую территорию. Кроме того, нужно учитывать срочность подобных соглашений — внезапное решение собственника о смене арендатора может обернуться серьезными проблемами, связанными с поиском нового склада в авральном режиме.

Организация рабочих условий

Арендовать складское помещение — половина дела, однако эффективность его эксплуатации во многом зависит от того, насколько качественно будет организована инфраструктура для персонала. Создание оптимальной среды предусматривает:

• Проведение черновых работ — расстановку стеллажей и перегородок, подготовку участка и установку необходимого оснащения.
• Согласование внешней или внутренней логистики для перевозки товарных запасов на новый объект в указанные сроки.
• Формирование штата, соответствующего запланированной численности, и обладающего достаточной квалификацией.
• Интеграция специализированного программного обеспечения для складского учета товаров от компании «Клеверенс», разработанного с целью оптимизации рутинных бизнес-процессов.

Внимание к сотрудникам

Человеческий фактор — один из ключевых в организации любого бизнеса, и открытый склад является наглядным примером его значимости с точки зрения достижения намеченных целей. Подбирать персонал можно как самостоятельно, так и с помощью кадрового агентства, в распоряжении которого имеется не только база резюме потенциальных кандидатов, но и проверенные методики, позволяющие отсеять недостаточно компетентных претендентов. Параллельно нужно решить вопросы, связанные с обеспечением комфортных условий труда — начиная с закупки спецодежды и инвентаря, обустройства раздевалок и мест для отдыха, и заканчивая проработкой техники безопасности.

Контроль работы

В любом деле важно уметь делегировать полномочия, но при этом постоянно «держать руку на пульсе», отслеживая качество исполнения вмененных обязанностей. Понятно, что ежедневно сидеть на складе, наблюдая за тем, как трудятся грузчики и кладовщики, занятие бессмысленное и бесполезное. Оптимальный вариант — использование современных учетных программ, позволяющих отслеживать процессы товародвижения в режиме реального времени, контролировать погрузку и остатки, анализировать скорость обработки заявок и количество возникающих потерь. Сегодня для этого достаточно обычного смартфона или планшета, технические характеристики которых позволяют запускать профильные приложения без потери производительности.

Как организовать склад: простые советы

Исходя из личной практики, стоит сделать акцент на некоторых моментах, заслуживающих особого внимания.

№1. Аренда — лучший вариант для старта

Складское помещение можно построить, купить или арендовать. При желании можно обратиться к идее с аутсорсом, при котором процедурами обработки продукции будет заниматься нанятая сторонняя компания. Однако из всех перечисленных опций именно подписание арендного соглашения видится наиболее целесообразным решением, позволяющим сократить объем стартовых инвестиций, разобраться в особенностях функционирования распределительного центра и выстроить грамотную логистику. Наработки и полученный опыт станут залогом для дальнейшего развития, в рамках которого уже может возникнуть идея о собственном объекте.

№2. Анализ расположения клиентов и маршрутов доставки

Если основной объем заказчиков базируется в центре города, а склад при этом находится в области — обслуживать заявки будет как минимум неудобно. Для сокращения логистических затрат важно проработать все каналы поставок и сбыта, выбирая оптимальные схемы. В некоторых случаях более выгодным решением оказывается одновременный запуск сразу нескольких точек, ориентированных на отдельные районы, чем увеличение штата машин и персонала, вынужденного развозить продукцию в круглосуточном режиме.

№3. Цена — не единственный критерий выбора

Стоимость аренды или приобретения складского помещения — значимый аспект, который, безусловно, влияет на принятие итогового решения. Однако выбирая объекты по бросовым ценникам, стоит заранее проанализировать причину подобной «лояльности» действующего собственника. Вполне возможно, что будущие издержки, связанные с необходимостью восстановления инфраструктуры, отсутствием нормальных подъездных путей или периодическими отключениями электроэнергии на местной подстанции, обойдутся дороже, чем вложение в более дорогой, но при этом полностью готовый к эксплуатации склад.

№4. Транспортная доступность

Для доставки грузов используются различные виды автомобилей, отличающиеся габаритами, весом и типом шасси. У каждой логистической компании свой автопарк, и если речь идет о создании терминала, который планирует принимать разные машины — нужно позаботиться о том, чтобы все разновидности имели возможность свободного доступа на территорию. Не стоит забывать, что в городской черте могут действовать ограничения на проезд тяжелых грузовиков, а конфигурация зоны погрузки должна предусматривать наличие инфраструктуры для обслуживания как небольших фургонов, так и стандартных еврофур.

№5. Особенности выбранного помещения

На первых порах бизнес обычно ориентируется на поиск площадей, в полной мере удовлетворяющих его запросам с точки зрения возможности размещения необходимого товарного запаса. Обязательное требование — достаточная прочность напольного покрытия, возможность использования погрузочного оборудования и установки массивных стеллажей, качественное освещение, проветривание и надлежащий уровень температуры при любых внешних погодных условиях.

№6. Проверка арендного соглашения

Об ухищрениях, используемых недобросовестными арендодателями для получения дополнительной прибыли, вполне можно написать отдельную статью. Заявления на возмещение убытков от мнимых повреждений инфраструктуры, штрафы за несоблюдение регламента подачи данных по коммунальным приборам, попытки выселения арендаторов под видом торгов с конкурентами в целях повышения ежемесячной платы — все это создает давление на предпринимателей, мешая сосредоточиться на развитии бизнеса. Однако большинства проблем можно успешно избежать — достаточно внимательно проверить содержание заключаемого договора, убрав из него спорные пункты и сноски мелким шрифтом, и внеся все необходимые положения, связанные с ответственностью сторон.

№7. Качественная организация

Как сделать склад эффективнее и создать условия, способствующие достижению поставленных целей? Во-первых, следует заранее продумать планировку и внутреннюю логистику помещений, через которые товар проходит путь от поступления до отгрузки. Во-вторых — обеспечить систему взаимодействия сотрудников, сводящую к минимуму влияние человеческого фактора на реализацию бизнес-процессов. В-третьих — контролировать работу и вносить оперативные корректировки в проблемных зонах, требующих оптимизации.

№8. Грамотное хранение

Хаотично разбросанные по стеллажам товарные остатки, отсутствие полноценного алгоритма учета, невозможность быстрой обработки заявок и проведения инвентаризации — все это последствия пренебрежения принципами размещения продукции на территории складского помещения. Для каждой номенклатурной позиции, в зависимости от ее специфики, должно быть предусмотрено отдельное место складирования, отвечающее требованиям в плане габаритов и температурного режима, и обеспечивающее свободный доступ сотрудников и погрузочной техники. Любая операция товародвижения должна учитываться в единой базе, гарантируя своевременное пополнение остатков и отсутствие перебоев.

№9. Правильный выбор системы складского учета

Программные решения для автоматизации хранения и регистрации движения товаров, предлагаемые компанией «Клеверенс», позволяют повысить эффективность базовых бизнес-процессов, выполняемых сотрудниками ежедневно. Современные стандарты комплектования предусматривают использование терминалов сбора данных, применяемых для работы с маркированными позициями, и помогающих персоналу склада быстро обрабатывать как входящие поступления, так и заявки на отгрузку.

№10. Настройка приемки грузов

Ручной пересчет по накладным от поставщиков не только увеличивает время обслуживания отдельно взятой машины, но и повышает вероятность возникновения ошибок, вызванных человеческим фактором. Упростить и автоматизировать задачу помогает интеграция системы электронного документооборота, применение сканирующих модулей и согласование нанесения маркеров со штрих-кодами, для считывания которых используются вышеупомянутые ТСД.

№11. Каждому месту — свой адрес

Грамотно выстроенная учетная система позволяет моментально сориентироваться в разнообразии товарных остатков и найти нужную позицию при условии, что она отмечена в программе надлежащим образом. Деление стеллажей на ячейки и сегменты заметно облегчает работу с продукцией на складе, и способствует ускоренной адаптации новых сотрудников, которым не приходится проводить часы в поисках той или иной коробки.

№12. Подготовка к проверкам

Государственные органы очень любят проверять, насколько тщательно собственники и сотрудники складских помещений соблюдают стандарты безопасности и правила организации хранения товаров. Поводом для посещения может служить как плановое мероприятие, информация о котором появляется заранее, так и сигнал от «неравнодушных» конкурентов, беспокоящихся о возможных нарушениях. Кроме того, периодическим визитам проверяющих способствует недобросовестность контрагентов, участвующих в цепочках поставок — достаточно кому-то не заплатить налоги или подать заявку на необоснованное возмещение НДС.

В целом, для тех, кто не нарушает закон, достаточно будет периодически проводить внутреннюю оценку соответствия склада с точки зрения требований СЭС, МЧС, миграционной и прочих служб. Стоит помнить о том, что к штрафам может привести любая мелочь — начиная с отсутствия санитарной книжки у нового грузчика, и заканчивая просроченным огнетушителем.

Как еще можно использовать складские помещения

Помимо самостоятельной эксплуатации или сдачи в аренду, собственники также могут выбрать и другие способы получения прибыли, в том числе подходящие для начальных этапов, на которых речь идет о предварительном проектировании.

Проекты под заказ

Популярная опция — возведение объектов под конкретных клиентов, готовых к заключению долгосрочного договора пользования на арендной основе. Многие развивающиеся компании нуждаются в складах, однако не хотят строить их самостоятельно — в этом случае услуги со стороны квалифицированного исполнителя окажутся как нельзя кстати.

Комплексная аренда

Совмещение площадей для хранения с офисными помещениями — практичный вариант, позволяющий минимизировать финансовые риски и повысить доходность. При этом стоит учесть, что неудачное расположение может отпугнуть потенциальных арендаторов, не готовых организовывать собственный офис посреди условной промышленной зоны.

Где лучше строить склад

В последние годы наиболее популярным вариантом становятся складские комплексы, расположенные в непосредственной близости от черты города. Преимущества — сниженные ставки аренды, приемлемая транспортная доступность, близость междугородних магистралей и возможность заключения договора на большие площади с современной инфраструктурой.

Издержки строительства

Постройка и обустройство собственного склада предполагает внушительные вложения. В число статей затрат входят приобретение и оформление собственности на землю, подготовка и реализация проектных работ, комплектование объекта и подведение коммуникаций. При этом важно помнить, что участок должен располагаться в удобном месте — как с точки зрения собственной торговой и производственной логистики, так и в плане доступности для персонала, клиентов и поставщиков.

Вывод

Любой бизнес требует грамотных предварительных расчетов, здравого оптимизма и рациональной оценки перспектив. На сегодняшний день организация склада с нуля — перспективное направление как для компаний, специализирующихся на выпуске собственной продукции, так и для дистрибьюторов, занимающихся перепродажей. Кроме того, если речь идет о постройке объекта — существуют дополнительные опции, которые также позволяют получить коммерческую прибыль.

Количество показов: 2990