Печать является механическим приспособлением, устройством, содержащим клише печати для последующего проставления оттиска на бумаге. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах.
В ГОСТ Р 6.30-2003 изменилось название реквизита по сравнению с ГОСТ Р 6.30-97, новое название — «оттиск печати», которое более соответствует существу реквизита.
Оттиск печати в соответствии с ГОСТ заверяет подлинность подписи на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинности подписи.
Каждая организация для заверения подлинности подписи должностных лиц имеет круглую печать с собственным наименованием. Ряд организаций в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» использует для заверения подлинности подписей должностных лиц печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации или гербовую печать. Требования к гербовой печати установлены ГОСТ Р 51511-2001 (с изменениями N 1 к ГОСТ Р 51511-2001).
Кроме того, в организации могут использоваться печати структурных подразделений и иные круглые и треугольные печати, имеющие узкое функциональное назначение (для пакетов, для пропусков и т.п.). Печати, кроме наименования организации, могут иметь изображения товарных знаков, эмблем, символов, а также иные реквизиты, установленные нормативными правовыми актами.
Для упорядочения использования печатей в организации разрабатывается инструкция по применению печатей. Инструкция утверждается руководителем организации в связи с особой значимостью удостоверения подлинности документа.
Инструкция может иметь следующие разделы:
— перечень печатей, используемых в организации;
— места хранения и должности лиц, имеющих право пользования печатями;
— порядок пользования печатями.
Инструкция должна содержать также перечни документов, заверяемых гербовой печатью (печатью организации), печатью без воспроизведения герба или иной символики, печатью структурного подразделения. Подготовка инструкции должна увязываться с разработкой табеля унифицированных форм документов организации, в котором имеется графа «печать».
В инструкции определяется место хранения печатей и лица, уполномоченные вести организацию хранения, использования печати и осуществляющие контроль за ее правильным применением.
Перечень печатей включает:
— название и количество экземпляров каждой разрешенной для использования печати <*>;
———————————
<*> Разрешенное количество экземпляров каждой печати в нормативных актах не оговаривается. В ГОСТ Р 51511-2001 (с изм. N 1 2002 г.) «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» в пункте 3.5 предполагается изготовление гербовой печати для данного юридического лица «не в единственном экземпляре».
— должности лиц, уполномоченных хранить, использовать оттиски печатей и контролировать правильность их использования.
Порядок пользования печатями устанавливается организацией в соответствии с действующими нормативными актами и с учетом специфики документирования своей деятельности.
Правила пользования устанавливаются для оттиска каждой разрешенной печати по следующей примерной схеме:
|
Оттиск печати службы ДОУ |
|
|
Наименование документа |
Должность работника, который проставляет оттиск |
|
Оттиск гербовой печати |
|
|
Наименование документа |
Должность работника, который проставляет оттиск |
Основу инструкции составляет перечень документов, заверяемых гербовой печатью. В ней могут быть указаны:
— штатное расписание;
— образцы подписей на открытие счетов и др.
Вносить изменения и дополнения в перечень допускается только по указанию руководителя организации.
Пользование печатями в организации разрешается только работникам, специально назначенным приказом руководителя. Право пользования гербовой печатью предоставляется первым руководителям, должностным лицам из числа работников службы ДОУ или финансовой службы.
Оттиск печати проставляется на документах, оформленных с соблюдением действующих правил, подписанных и согласованных в установленном порядке.
Печати подлежат учету в службе ДОУ и выдаются в структурные подразделения пользователям под расписку в регистрационно-учетной форме. В подразделениях печати хранятся в надежно запирающихся шкафах.
Уничтожение печатей происходит в случаях ликвидации организации, прекращения деятельности в результате слияния, присоединения, преобразования, переименования организации или обособленного структурного подразделения, а также механического износа клише. Уничтожение производится по акту с отметкой в регистрационно-учетных формах.
Регистрационно-учетные формы печатей, а также заверенные службой ДОУ листы с их оттисками включаются в номенклатуру дел организации.
На основании нормативных правовых актов и собственного опыта в организации составляется перечень наименований документов, заверяемых гербовой печатью (печатью организации), и перечни наименований документов по каждому структурному подразделению, заверяемых печатью соответствующего подразделения. В перечнях устанавливается, кто персонально и в каких случаях имеет право заверения подлинности подписи документа. Право иметь и пользоваться печатью следует фиксировать в положении о структурном подразделении.
Расположение оттиска гербовой печати по отношению к подписи в действующих правовых актах не установлено. Рекомендуется оттиск печати ставить так, чтобы была четко видна подпись и вся информация на оттиске печати.
Возможно оттиск размещать, не задевая подписи, на свободном месте.
ПЕЧАТЬ
представляет собой устройство круглой формы, предназначенное для нанесения оттисков на бумагу. Состоит из клише печати, где имеется определенная информация, и оснастки, к которой приклеивается клише.
КЛИШЕ
— элемент печати или штампа, выполненный из лазерной резины или полимера. Клише содержит определенную информацию, которая отпечатывается на бумаге при проставлении оттиска.
ОСНАСТКА
— корпус печати или штампа, который служит основой для крепления на нем клише. В зависимости от конструктивных особенностей оснастка бывает ручной, карманной и автоматической.
АВТОМАТИЧЕСКАЯ ОСНАСТКА
— корпус печати, при нажатии на который происходит автоматическое окрашивание клише краской, благодаря встроенной штемпельной подушке. Такой механизм позволяет равномерно распределить нагрузку и гарантирует получение четкого отпечатка. В оснастке штемпельная подушка быстро и легко заменяется на новую при необходимости.
КАРМАННАЯ ОСНАСТКА
— корпус печати или штампа, имеющий малый размер. В карманной оснастке клише пропитывается краской при закрытии печати. Как правило, оснастки выпускают в виде «таблетки» со встроенной штемпельной подушкой. Металлическая карманная оснастка изготавливается из специального сплава алюминия, покрытого никелевым слоем, что придает респектабельный внешний вид. Такие модели бывают со штемпельной подушкой и без нее.
ПОЛУАВТОМАТИЧЕСКАЯ ОСНАСТКА
— устройство, совмещающее в себе штемпельную подушку и клише печати или штампа. Перенос краски на клише в ней осуществляется за два этапа.
РУЧНАЯ ОСНАСТКА
— корпус для приклеивания клише. С помощью ручной оснастки и настольной штемпельной подушки осуществляется проставление оттисков на бумаге вручную.
ШТЕМПЕЛЬНАЯ ПОДУШКА
представляет собой материал, содержащий штемпельную краску, которая переносится на клише печати благодаря ее контакту с подушкой.
МАКЕТ
является предварительным рисунком, который используется для изготовления печати или штампа.
ОТТИСК
является чернильным отпечатком клише печати или штампа на бумаге.
ШТАМП
— вид печати, имеющий прямоугольную или треугольную форму. Формально штампы заменяют рукописную запись в бумажном делопроизводстве. По существу штампы — это реквизиты, которые ускоряют документооборот и участвуют в придании документу юридической силы. В зависимости от назначения они бывают нескольких видов: угловой, регистрационный, штамп ограничения доступа, с реквизитами предприятия и маркировочные штампы.
ФАКСИМИЛЕ
— образец личной подписи, который перенесен на печать и предназначен для проставления штемпеля на внутренних документах с целью ускорения документооборота.
ЭКСЛИБРИС
— художественно выполненный ярлычок, книжный знак, который свидетельствует о принадлежности книги определенному владельцу. Этот штамп проставляется в книге, как правило, на внутренней стороне переплета.
ОСНОВНАЯ ПЕЧАТЬ ОРГАНИЗАЦИИ
— печать, на которой представлены реквизиты организации, в частности ее полное название в именительном падеже, организационно-правовая форма, регистрационный номер и место регистрации. Печать по желанию компании может содержать другие символы и знаки, разрешенные законодательством.
ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ ПЕЧАТЬ ОРГАНИЗАЦИИ
воспроизводит наименование организации, вид печати и структурное подразделение. На дополнительной печати должна быть надпись: «Для счетов», «Секретариат», «Для справок» и т.п. Оттиск дополнительных печатей проставляется для подтверждения подлинности копий документов, справок, учетных документов, выписок из документов и др.
ГЕРБОВАЯ ПЕЧАТЬ
— печать, которая в центре имеет отображение герба государства. Она используется только для подтверждения подлинности документов, оформленных и подписанных должностными лицами исполнительной и государственной власти, а также других федеральных учреждений и органов, которые определены Положением о государственном гербе.
ПЕЧАТЬ ПО ОТТИСКУ
отличается от исходного оригинала расхождением изображения не более чем на три процента. Подобная точность необходима для печатей, которые ставятся на платежных поручениях в банке.
САМОНАБОРНЫЕ ПЕЧАТИ И ШТАМПЫ.
Вид штемпельной продукции, позволяющий при необходимости самостоятельно корректировать текст на оттиске с помощью пинцета и кассы букв. Чаще всего такие печати и штампы применяются, когда текст должен периодически меняться, например, раз в день.
ДАТЕР
является устройством, предназначенным для проставления даты. Датеры бывают в разном формате, исполнении, в различных корпусах, с латинским или русским шрифтом.
НУМЕРАТОР
— это устройство, используемое для отпечатывания порядковых или произвольных номеров. Различают ленточные и автоматические нумераторы. С помощью ленточного нумератора можно самостоятельно менять и выставлять любое число. В автоматических же номера переводятся автоматически с заданной последовательностью.
В любом делопроизводстве используются штампы и печати. Они служат своеобразным знаком достоверности документов, и фактом «наделения» их соответствующей юридической силой. Сразу стоит отметить, что штамп и печать имеют разную юридическую силу.
Печать – это онлайн-эскиз или физическое приспособление, который используют юридические и физические лица, чтобы подтвердить подлинность документов, придать им официальный статус.
Поэтому, именно печати используются при оформлении всех важных документов: договоров, соглашений, уставов, приказов и так далее. Штамп в этих случаях использовать строжайше запрещено, так как документ не будет иметь никакой юридической силы.
Штамп – это ручной инструмент, который по своей сути не имеет большой юридической силы, как печать. Может иметь любую геометрическую форму в основании (треугольник, круг, прямоугольник). Стоит отметить, что информацию на штампе, в отличие от печати, можно менять. Главная функция штампа – это полноценная замена рукописного текста.
Читать также: Как делать печать для ИП и ООО и как заказать печать онлайн
Поэтому его используют в качестве быстрого фиксирования и отображения достаточно специфической информации. Это помогает значительно ускорить документооборот, сократить количество ошибок при оформлении большого количества документов и быстрого оформления должным образом значительного числа однотипных бумаг изделий.
Какая информация может быть указана на штампе:
Полное краткое наименование организации, ее реквизиты, юридический и фактический адрес, контактная информация.
Фразы – «штампы», ограничивающие доступ большинству сотрудников к ознакомлению, дальнейшему использованию и распространению информации, содержащейся в документах.
Различная рекламная информация некоторых компаний, которые при помощи штампов распространяют свои данные на максимально большую территорию.
Технические данные определенной группы предметов, которые используют только внутри предприятия (например, тару или ткань) или их принадлежность к определенной компании (то есть то, что их используют только в данной фирме).
Точные даты. Это необходимо по многим причинам: чтобы можно было отследить, когда пришли документы. Когда их отправили, с какой даты вступает в силу определенный документ и так далее.
Состав печати и штампов практически одинаков: клише с зеркальным объемным изображением текста и рукоятка. Также в набор входит штемпельная подушечка, которая заправляется тушью, краской или специальными чернилами. Штамп может быть изготовлен из некоторых металлов (латунь, сталь, магний, медь), фотополимеров или резины (микропористой, мягкой или твердой).
Какие могут быть штампы организаций?
Штампы у каждой организации разные, так как их используют для оформления внутренней документации. Стоит сразу отметить, что видов штампов очень много, и тут речь идет только о современных решениях, не учитывая старые печати и штампы. Их можно условно разделить на группы.
Полезная информация для вас:
MyStampReady позволяет быстро сделать печать любом городе
Конструктор макетов онлайн бесплатно с сохранением результата
Адресный (угловой) штамп
Данный вид штампа используется в тех случаях, когда необходимо проставить на документах конвертах общую информацию по организации: наименование, адрес, контактные данные. Такой штамп придает конверту документу некоторую официальность. Также данный штамп можно использовать при краткосрочной переписке или выдаче некоторых видов справок от организации.
Регистрационный штамп
Его используют только в случаях установки и отсчета срока действия документа, выполнения определенных обязанностей одной из сторон или при строгом фиксировании поступлении отправки документации.
Штампы, ограничивающие доступ к информации
К этому виду штампов относят штампы красного цвета: «Секретно», «Для служебного использования», «Закрытая информация», «Для использования отделом…», «Конфиденциально» и так далее. Стоит отметить, что в ряде случаев этот гриф дополняют ссылками на государственные документы (например, о государственной тайне) или на внутренние распоряжения приказы. Именно такие штампы показывают важность документа.
Рекламные штампы
Одни из самых распространенных штампов на данный момент времени. Форма и цвет может быть абсолютно любой, никаким документом они не регламентируются. Суть данного штампа достаточно проста: быстрое распространение на большой территории рекламной информации определенной организации. Опытный сотрудник может легко вставить печать в пдф онлайн.
Штамп с реквизитами предприятия
Этот гриф применяют для внутренней документации или недолгой переписки. Он содержит в себе название компании организации, адрес регистрации, адрес расположения офиса, расчетный счет, наименование банка, ИНН и контактную информацию (телефон, электронная почта, факс). Сделать печать ООО легко можно в нашем конструкторе.
Маркировочные штампы
Их используют сугубо внутри организации. Формат, содержание, цвет этого грифа законодательством не регламентируется. Его применяют для «отметки» посуды, постельных принадлежностей, древесных плит, различных заготовок, материалов и так далее.
Датер (штамп с меняющейся датой)
Один из самых широко распространенных штампов, который просто сделать в нашем редакторе! Благодаря своей простой конструкции и условиям использования, его можно использовать практически для любых целей. Главная особенность такого штампа – это расположенные на барабане, в верхней части штампа, три вертикальные резиновые ленты: две с цифрами от 0 до 9, а третья — название месяца. Это позволяет делопроизводителям не прописывать вручную даты, а спокойно их менять на штампе и применять сразу в работе.
Нумератор (штамп с меняющимся номером)
Этот штамп схож с датером. Но вместо месяца и дат на лентах установлены только цифры. Это позволяет использовать данный штамп при регистрации документов, назначении и определении их порядкового номера. Поэтому такой штамп можно встретить в различных архивах или библиотеках.
Банковский штамп
Он включает полное наименование юридического лица, платежные реквизиты, ИНН, КПП, юридический и фактический адрес предприятия, реже – контактный телефон, адрес электронной почты, факс.
Адресный штамп юридического лица
Данный гриф должен включать в себя такие данные, как: краткое или полное название предприятия, адрес сайта, адрес регистрации фирмы, электронный и почтовый адрес организации, дата документа, исходящий и входящий номер документа.
Дата публикации 2022-11-14
Елена ШИРИМОВА,
юрист, ведущий эксперт журнала «Кадровое дело»
Еще со школьной скамьи мы усвоили: документ без печати недействителен. Вот и ставим печать чуть ли не на всех бумагах – каши маслом не испортишь. Но так ли это необходимо? На каких кадровых документах действительно нужно ставить оттиск печати, а какие могут обойтись и без него?
К нам в редакцию часто приходят письма с вопросами, которые так или иначе связаны с правильным использованием оттиска печати. «Нужна ли печать на трудовом договоре?» – спрашивает предприниматель из Самары. «Где найти перечень документов, на которых обязательно ставить оттиск печати?» – интересуется московский менеджер по персоналу. «Я случайно поставила в трудовой книжке работника печать другой организации. Что же теперь делать?» – сетует кадровик из Ставрополя. Сегодня мы разрешим эти и многие другие проблемы.
Знакомьтесь: печать
Вначале немного расскажем о том, что представляет собой печать. Это клише из твердой резины для нанесения оттисков на бумагу в целях подтверждения подлинности документа. Технические требования к гербовым печатям – их форме, размерам, размещаемому на них тексту и символам – изложены в государственном стандарте ГОСТ Р 51511-2001*.
* Государственный стандарт РФ «Печати с воспроизведением герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» (утвержден постановлением Госстандарта России от 25 декабря 2001 г. No 573-ст).
Технические требования к печатям без герба в государственном стандарте пока не закреплены. В законодательстве почти ничего не сказано о правилах использования печатей. Неясно, например, какие печати должны быть в организации, в каких случаях их нужно ставить, кто несет ответственность за их сохранность, сколько у фирмы должно быть печатей и т. п. Все эти вопросы остаются на усмотрение руководства организации.
Печати бывают трех видов: гербовые, приравненные к гербовым и простые.
Гербовые печати (с изображением герба РФ) используются только в органах государственной власти и государственных учреждениях. Кроме того, гербовую печать получают организации, которые наделены государственными полномочиями. Например, частные нотариальные конторы.
Акционерное общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование и адрес
Коммерческие фирмы используют печати, приравненные к гербовым. На них изображена фирменная эмблема, логотип или просто написано название компании. Как на гербовых, так и на приравненных к ним печатях указывается ИНН юридического лица и номер свидетельства о государственной регистрации.
Есть свои печати и у частных предпринимателей. По своему статусу они считаются приравненными к гербовым. Но на такой печати вместо герба и эмблемы располагается фамилия, имя и отчество индивидуального предпринимателя, а также указывается его местонахождение, ИНН и регистрационный номер.
Штампы, датеры, факсимиле
Штамп – это вид печати прямоугольной формы с каким-либо текстом. Чаще всего штампы используют, чтобы нанести на документ реквизиты организации. Бывают штампы, подтверждающие определенное действие. Например «Оплачено», «Выдан вкладыш».
Датер – штемпельный прибор для автоматического проставления дат. Порядок использования штампов и датеров в законодательстве не урегулирован, поэтому организация должна определить его самостоятельно.
Факсимиле – это печать или клише, с помощью которого воспроизводится подпись человека. В соответствии со статьей 260 Гражданского кодекса факсимиле можно использовать только в установленном законом порядке. Однако такого порядка пока не существует. На кадровой и бухгалтерской документации факсимиле ставить нельзя – там нужна только собственноручная подпись должностного лица. А вот на письмах, грамотах, поздравлениях – вполне допустимо.
Гербовые и приравненные к ним печати ставят на документы, требующие особого подтверждения подлинности, – договоры, грамоты и свидетельства, трудовые книжки, служебные удостоверения и т. п.
Простыми считаются печати структурных подразделений компании, печати для отдельных видов документов, штампы. Они бывают разной формы – круглые, треугольные, прямоугольные, квадратные. Ставятся на те документы, которые не требуют особого подтверждения подлинности (справки, пропуска, копии и т. п.).
Технические требования к печатям без герба в государственном стандарте пока не закреплены
Где расположить оттиск печати?
Оттиск печати должен располагаться внизу документа, рядом с подписью должностного лица. Обратите внимание: печать ставится таким образом, чтобы частично закрыть слово, которое обозначает должность, но не попасть на подпись и расшифровку подписи.
На некоторых документах стоит специальная отметка «М. П.» (место печати). Если она есть – одной заботой меньше: ставьте оттиск прямо на нее. Буквы «М. П.» присутствуют на титульном листе трудовой книжки, на бухгалтерских бумагах, бланках удостоверений.
Для чего нужна печать?
Печать придает документу юридическую силу – она подтверждает подлинность подписи должностного лица. Но далеко не все кадровые документы нуждаются в этом реквизите. К сожалению, действующее законодательство четко не определяет, на каких бумагах необходимо ставить печать и какую именно печать. На основе сложившейся практики мы составили список кадровых документов, заверяемых оттиском печати в коммерческих организациях. Он представлен в таблице на стр. 33.
Печатью заверяются не только кадровые документы, но и бухгалтерские бумаги (поручения, реестры, сметы), а также учредительные документы организации, коллективный договор, различные соглашения. Документы, не упомянутые в данном перечне, заверения печатью не требуют.
Письма, выполняемые на бланках (кроме гарантийных), заверять печатью не нужно
На каких документах какие печати ставить
|
Заверяем документы по правилам
Конечно, ничего страшного не произойдет, если вы по ошибке поставите печать на кадровом приказе или письме. Но если вы не заверите печатью документ, который действительно в этом нуждается (например, договор), последствия могут быть весьма плачевными. Такой договор не будет иметь юридической силы, а суд скорее всего не станет рассматривать его как доказательство.
Чтобы избежать подобных неприятностей, советуем вам четко прописать порядок использования печати на локальном уровне. Сначала нужно определить перечень документов компании, на которых вы будете в обязательном порядке ставить печать. Затем необходимо составить инструкцию по использованию печатей, в которой написать, когда ставится печать, приравненная к гербовой, а когда – простая, как используются штампы, если они есть в организации. Отдельно оговорите, где будет храниться печать и кто назначается ответственным за ее хранение (обычно этот вопрос решает руководитель организации).
Эту инструкцию вместе с перечнем целесообразно сделать приложением к общей инструкции по делопроизводству вашей компании, а если таковой нет – самостоятельным документом или дополнением к уставу. В дальнейшем, если понадобится заверить печатью документ, не указанный в локальном акте, руководитель организации издает об этом специальный приказ. Список документов, заверяемых печатью, можно со временем дополнять.
В инструкции по использованию печатей необходимо прописать порядок уничтожения устаревших печатей
Печать в трудовой книжке
Отдельно нужно сказать об оттиске печати в трудовой книжке работника. Порядок заполнения трудовых книжек четко прописан в двух нормативных актах – Правилах ведения и хранения трудовых книжек* и Инструкции по заполнению трудовых книжек**, которые нужно соблюдать неукоснительно. Изучив эти документы, делаем вывод: существует всего три случая, когда в трудовой книжке сотрудника ставится печать организации или кадровой службы (можно использовать любую из них):
- при первичном оформлении книжки – на титульном листе;
- при изменении анкетных данных сотрудника – на внутренней стороне обложки;
- при увольнении – после записи об увольнении в разделе «Сведения о работе».
* Утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. No 225.
** Утверждена постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. No 69.
Кроме того, есть один случай, когда в трудовой книжке нужно поставить штамп – если работнику выдан вкладыш. Проставляется этот штамп на внутренней стороне обложки книжки или на титульном листе и представляет собой прямоугольный оттиск со словами «Выдан вкладыш».
Лариса САНКИНА,
доцент кафедры документоведения Российского государственного гуманитарного университета:
– К сожалению, ни один из нормативных актов, регламентирующих работу с трудовой книжкой, не говорит о том, как аннулировать неверно поставленную печать (например, печать другой организации). А между тем такая ошибка может вызвать вопросы у органов Пенсионного фонда при назначении работнику пенсии. Полагаем, что исправить ее можно в том же порядке, что и неправильную запись в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки. После последней записи поставьте следующий порядковый номер и напишите, что печать такой-то организации поставлена ошибочно. Например: «Печать открытого акционерного общества «Глория» поставлена ошибочно». Затем поставьте рядом с этой печатью правильную.
Не исключено, что сотруднику с такой отметкой в трудовой книжке все-таки придется подтверждать период работы в вашей организации копиями приказов. Поэтому выдайте сотруднику необходимые копии, когда он будет увольняться.
Подробнее с материалом можно познакомиться в журнале
«Кадровое дело» N7, июль 2005