Для работодателя стоимость сотрудника — это не только его зарплата. Даже с учетом налогов.
Допустим, работодатель недобросовестный — не платит налоги и зарплату выдает в конверте. И все равно работники обходятся ему дороже, чем плановые выплаты им. А если все по-белому, со всяческими бонусам и премиями, то работодатель тратит на сотрудника еще больше денег.
Я работала в ИТ-компании, которая занималась автоматизацией процесса бюджетирования, а потом вела собственные проекты. Поэтому знаю, какие расходы работодателю нужно закладывать на работников. Расскажу в статье, что компания может посчитать как «стоимость сотрудника» в своем бюджете.
Бюджет штата сотрудников и отчет P&L
При ведении бюджета обычно используют такую штуку, как P&L Statement, или просто P&L — отчет о прибылях и убытках, он же отчет о доходах и расходах. В реальности все используют его как хотят, но я опишу общий вариант ведения бюджета и расскажу, какую роль в отчете P&L играет именно сотрудник.
В статье буду использовать обобщенные примеры, а не бюджет конкретной компании. Потому что зарплаты сотрудников и P&L организации — это конфиденциальная информация в отличие, например, от отчета о финансовых результатах, который вместе с балансом раз в год сдают в ИФНС.
Предположим, есть некое брендинговое агентство ООО «Умные люди». Чтобы упростить расчеты, будем считать, что договоры, которые ООО «Умные люди» заключает с заказчиками, всегда учитывают оплату сотрудников по человеко-дням. То есть при заключении договора стороны согласовывают стоимость одного рабочего дня у каждого из сотрудников в зависимости от его квалификации. Компания получает плату за каждого работника, равную количеству отработанных дней, умноженному на человеко-ставку из договора.
В цифрах это будет выглядеть так. Допустим, за работу программиста заказчик готов платить по 18 600 Р за человеко-день. Тогда, например, за октябрь 2021 года, если сотрудник отработает все рабочие дни, ООО «Умные люди» получит от заказчика: 18 600 Р × 21 день = 390 600 Р.
Это месячный доход, который принесет компании конкретно этот сотрудник — программист.
На самом деле неважно, что именно делает фирма: в любом случае сотрудники напрямую или косвенно приносят компании доходы. Чтобы прибыль оказалась не меньше запланированной и компания не ушла в минус, важно детально оценивать расходы. Например, если бы ООО «Умные люди» что-то производило, в расходах компании надо было бы учитывать закупку материалов для создания товаров, аренду складов и прочее. Но в статье я специально упрощаю: есть доходы от сотрудников, и есть расходы на них, которые нужно учитывать в бюджете.
Продолжим разбираться на примере ООО «Умные люди». Предположим, заказчик просит увеличить команду на его проекте и нанять еще одного программиста. Оценить возможный доход за год компания может так: всего в 2021 году 247 рабочих дней, из них 28 календарных — это примерно 20 рабочих дней — сотрудник будет в отпуске.
То есть максимальный доход, который сможет принести за год новый программист: 227 дней × 18 600 Р = 4 222 200 Р.
Теперь попробуем оценить расходы на сотрудника, которые компания должна заложить в своем бюджете. Вот что в них входит:
- Затраты на поиск нового сотрудника.
- Все плановые выплаты: зарплата, премии, доплаты, компенсации и т. д.
- Расходы на организацию рабочего процесса: например, оснащение рабочего места и аренда офиса.
- Стоимость других кадров, которые обеспечивают работу нового сотрудника.
- Социальный пакет: ДМС, спортзал и другие плюшки.
Расскажу обо всех расходах подробнее.
Поиск сотрудника
Чтобы в компании появились новые сотрудники, их надо найти. Вариант просто самому позвать друга не всегда эффективен и слабо работает для найма большого масштаба — для этого обычно требуются услуги HR-специалистов. Это либо отдел в самой фирме, и тогда в бюджет закладывают зарплату штатного эйчара, либо нанятые на аутсорс или аутстаф специалисты. Аутсорс — это когда сотрудники внешней организации самостоятельно выполняют работу по договору с заказчиком. Аутстаф — когда сотрудники сторонней компании работают под руководством и контролем заказчика.
Для начала необходимо создать вакансию — максимально точно сформулировать требования к опыту и квалификации будущего сотрудника, кратко описать область деятельности, планируемые задачи и будущие проекты, а также указать зарплатную вилку, то есть сумму минимального и максимального оклада.
Затем вакансию надо забюджетировать. Для этого логично посчитать расходы на потенциального сотрудника, как будто он уже в штате — учесть все возможные выплаты и планировать, что его зарплата будет максимально возможной для такой позиции в штате компании.
После этого вакансия передается эйчарам. Они подбирают подходящих под описание кандидатов и направляют их резюме руководителю. Дальше все стандартно: тех, кто заинтересовал начальника, приглашают на собеседование. Если кандидат успешно проходит собеседование, его нанимают на работу — оформляют в штат, а вакансию закрывают.
В зависимости от квалификации нанятого сотрудника эйчарам часто выплачивают бонус за закрытие вакансии. Это деньги сверх оплаты самого процесса поиска сотрудника, и неважно, в штате эйчар или нет. Иногда бонусов несколько: после того как кандидат примет оффер — официальное предложение работодателя о трудоустройстве, и после того как сотрудник пройдет испытательный срок.
Допустим, ООО «Умные люди» не обращается к сторонним рекрутинговым компаниям, чтобы найти программиста, — у них есть свой HR-специалист. Но чтобы эйчар максимально оперативно нашел хорошего сотрудника, руководитель компании установил мотивирующую премию — 20% от зарплаты нового специалиста. Эту премию руководитель выплатит эйчару после найма сотрудника. То есть если компания возьмет в штат программиста с зарплатой 160 000 Р, эйчар дополнительно получит 32 000 Р.
Зарплата, надбавки и налоги
Зарплата. Самое интересное для рядового сотрудника — размер его зарплаты. При этом в трудовом договоре обязательно прописывается только сумма оклада, а сам работник может получать больше — с учетом надбавок и премий. Компания же должна закладывать в бюджете в качестве расходов на сотрудника максимальную сумму, со всеми надбавками и премиями.
Зарплату сотрудника можно разделить на несколько частей. Например, так:
- Оклад по трудовому договору. Эта сумма, которую сотрудник в любом случае будет получать ежемесячно после вычета НДФЛ.
- Различные надбавки: за важность работы, стаж, лояльность компании и на что хватит фантазии. Все эти выплаты могут быть в разное время года — зависит от договоренностей. Например, надбавку могут дать только на полгода из-за какой-то особо важной работы с ценным клиентом.
- Бонусы за результат работы. Например, если сотрудник — эйчар, то бонус по результатам его работы — премия за закрытие вакансии. А если сотрудник продает телефоны, может получить процент от выполненных им продаж.
- Премии: ежемесячные, квартальные, годовые, ко дню рождения компании и другие.
Когда работодатель предлагает кандидату условия работы и оплаты, то может иметь в виду не оклад по трудовому договору, а средний ежемесячный доход — сумму всех выплат за год, разделенную на 12 месяцев. Именно эту сумму работодатель планирует в своем бюджете. Сотрудник может работать из рук вон плохо и получать только гарантированный оклад, но в бюджет все равно надо заложить его хорошую работу и максимальные премии.
Еще есть индексация зарплаты, но ее обычно не бюджетируют. Во-первых, невозможно предугадать инфляцию и итоги закрытия года. Во-вторых, бюджет делается на финансовый год, а индексация относится уже к следующему году. Поэтому в новый финансовый год всему штату просто увеличивают зарплаты на сколько-то процентов.
Налоги и отчисления на обязательное страхование. Сейчас на собеседованиях принято вместо оклада озвучивать сумму планируемого дохода net — деньги, которые работник получает на руки после всех планируемых выплат и вычета НДФЛ, то есть «чистыми».
Но в бюджете в качестве зарплаты работодатель закладывает выплаты не net, а gross — с учетом НДФЛ — и с этой суммы отчисляет государству 13% как налоговый агент.
Какую зарплату указывают работодатели в вакансиях
| Всегда net | 42% |
| Всегда gross | 32% |
| Чаще gross, чем net | 15% |
| Чаще net, чем gross | 11% |
Помимо НДФЛ работодатель в любом случае обязан отчислять с ежемесячных выплат сотруднику gross:
- Взносы на пенсионное страхование — 22%.
- Взносы на медицинское страхование — 5,1%.
- Взносы на социальное страхование, без учета взносов от несчастных случаев — 2,9%.
Это основные тарифы, но есть и льготные. Например, малый и средний бизнес с выплат работнику свыше МРОТ на пенсионное страхование платит 10%, на медицинское — 5%, на соцстрахование — 0%.
То есть работодатель при планировании своего бюджета дополнительно считает ежемесячные выплаты работнику — премии, надбавки, бонусы, а также налоги и взносы — это еще 43% от суммы, которую в итоге получает сотрудник на руки.
Вернемся к программисту в ООО «Умные люди». Во время собеседования кандидат сказал, что хочет получать на руки 180 000 Р ежемесячно. На это работодатель предложил ему оклад 183 908 Р, что соответствует чистому окладу net в размере 160 000 Р в месяц. Разницу в 20 000 Р менеджер фирмы предложил закрыть ежемесячной надбавкой за особую важность работы — 12 000 Р, и тринадцатой зарплатой в конце года.
Кандидат подсчитал, что с такими условиями выплат он будет в среднем за год ежемесячно получать примерно 185 000 Р: 160 000 Р + 12 000 Р + (160 000 Р / 12 месяцев). Сумма оказалась даже немного больше той, что он просил. Поэтому программист принял оффер.
Компания же заложила в свой бюджет 276 935 Р ежемесячно: 185 333,33 Р — выплаты сотруднику, 27 693,49 Р — НДФЛ, 63 908,04 Р — страховые и пенсионные взносы.
Почему граждан другой страны неохотно берут на работу в РФ
За иностранцев работодатель обязан уплатить налог 30%, если сотрудник не попадает в категорию-исключение. Например, если это не иностранец с патентом на работу, не гражданин стран ЕАЭС или не высококвалифицированный специалист, который участвует в реализации проекта «Сколково».
Если договариваться с кандидатом на зарплату net, чистыми, то дополнительные 17% — сумма сверх привычных 13% налога с дохода граждан РФ — это в чистом виде дополнительный расход компании на сотрудника-иностранца.
Офис и рабочее место
Аренда офиса. Нововведение 2020 года — повальная удаленная работа. Но все равно не так много компаний отказались от офисов.
Чаще всего офисы арендуют. Стоимость аренды делится на всех сотрудников при планировании бюджета, ведь чем больше сотрудников, тем больше нужен офис и, например, больше требуется переговорных комнат.
Даже если сотрудники временно работают из дома, работодатель все равно ежемесячно оплачивает аренду офиса.
Если у сотрудника есть свое рабочее место, то на него распределяется стоимость части квадратных метров офиса. Это фактически выделенный размер рабочего места и процент от общей территории: кухни, переговорных, коридоров и т. д.
Самый простой способ забюджетировать расходы на офис — высчитать процент от стоимости аренды на каждое рабочее место и распределить стоимость оставшейся части площади на всех.
Предположим, ООО «Умные люди» арендует небольшой офис на 32 человека. Площадь офиса — 383 м², арендная плата — 950 000 Р в месяц. В офисе несколько помещений: кабинет директора, кабинет бухгалтерии и эйчара, несколько комнат разных отделов и общие помещения.
Пример распределения площади помещений в офисе при бюджетировании
| Помещение | Площадь | Рабочих мест | Доля в помещении на одного сотрудника |
|---|---|---|---|
| Кабинет генерального директора | 20 м² | 1 | 5,22% |
| Кабинет бухгалтерии и эйчара | 45 м² | 3 | 3,92% |
| Комната 1 — отдел аналитики | 92 м² | 8 | 3% |
| Комната 2 — отдел проверки качества | 30 м² | 5 | 1,57% |
| Комната 3 — отдел разработки внешних проектов | 74 м² | 8 | 2,42% |
| Комната 4 — отдел разработки внутренних проектов | 70 м² | 7 | 2,61% |
| Общие помещения | 52 м² | Все сотрудники, 32 человека | 0,42% |
Кабинет генерального директора
Доля в помещении на одного сотрудника
5,22%
Кабинет бухгалтерии и эйчара
Доля в помещении на одного сотрудника
3,92%
Комната 1 — отдел аналитики
Доля в помещении на одного сотрудника
3%
Комната 2 — отдел проверки качества
Доля в помещении на одного сотрудника
1,57%
Комната 3 — отдел разработки внешних проектов
Доля в помещении на одного сотрудника
2,42%
Комната 4 — отдел разработки внутренних проектов
Доля в помещении на одного сотрудника
2,61%
Рабочих мест
Все сотрудники, 32 человека
Доля в помещении на одного сотрудника
0,42%
Как только на работу выйдет новый программист, его разместят в комнате 3, так как он будет работать в отделе разработки внешних проектов. Тогда количество рабочих мест увеличится, и проценты от общей площади распределятся по-другому. Из 74 м² одно рабочее место будет занимать 8,22 м²:
74 м² / (8 + 1) человек
Это 2,15% от общей площади офиса.
Также изменится распределение общей площади: 52 м² нужно будет делить уже на 33 сотрудника, то есть на каждого будет приходиться по 0,41% от общей площади офиса.
Итого стоимость рабочего места одного сотрудника составит 24 320 Р в месяц:
(2,15% + 0,41%) × 950 000 Р
Мебель и оборудование. Сюда относится офисная мебель, канцтовары, техника на рабочем месте, чай, кофе, кулеры, униформа и многое другое. Все это тоже закупает работодатель, когда создает рабочее место или когда планово обновляет оборудование. Либо компания делает регулярные закупки в объеме, который соответствует размеру штата.
Даже если сотрудник работает не в офисе компании, но по трудовому договору, на него распространяются все правила, как для офисного работника. То есть если удаленному сотруднику требуется степлер или блокнот, их должны ему выдать.
Социальные плюшки. Это, например, корпоративная столовая, массажный кабинет, настольный футбол и все, на что готов пойти работодатель ради комфорта своих сотрудников.
Например, генеральный директор — фанат спорта и здорового образа жизни. Тогда он наверняка откроет в офисе спортзал. А если штат сотрудников состоит в основном из женщин, у которых есть дети, работодатель может организовать в офисе детскую комнату с няней.
В ООО «Умные люди» мебель предоставляет собственник офиса — ее стоимость и амортизация включены в арендную плату. Однако новому сотруднику надо купить новый ноутбук, монитор, гарнитуру и мышку. Работодатель планирует потратить на закупку 100 000 Р.
Кроме того, в бюджете на текущий год заложено порядка 850 000 Р на различные канцтовары. После оформления нового сотрудника затраты на человека составят примерно по 2150 Р в месяц.
Никаких дополнительных плюшек в офисе нет. Чай, кофе и печеньки также включены в стоимость аренды помещения.
Непроизводственный и административный персонал
Так как мы пробуем оценить прямые и косвенные расходы на производственного сотрудника — того, кто непосредственно приносит компании доход, то уместно включить в бюджет и других сотрудников, которые не работают на получение дохода.
Непроизводственный персонал. При планировании бюджета можно распределить на производственных сотрудников затраты на вспомогательные службы, которые обеспечивают их работу.
В каждой компании непроизводственный персонал может отличаться: где-то есть отдельный штат финансистов, а где-то их работу выполняет бухгалтер. В компании могут быть менеджеры отделов, или производственные сотрудники могут сами «менеджерить» проекты.
Вот стандартные непроизводственные кадры, которые обычно есть в фирме:
- Бухгалтерия. Она начисляет выплаты сотрудникам, следит за отчислениями на обязательное страхование и уплатой налогов.
- HR-отдел. Эйчар составляет штатное расписание, ведет вакансии, личные дела, трудовые книжки, следит за отпусками и больничными.
- Администраторы или секретари.
- ИТ-отдел или корпоративный хелпдеск — те, кто чинит и настраивает все оборудование.
- АХО — административно-хозяйственный отдел. Они хранят канцтовары, выдают пропуска, закупают чай, кофе и печенье.
Администрация — это все крупные руководители, совет директоров, топ-менеджеры, руководители отраслей, отделов или проектов. Обычно административно-управленческий персонал составляет примерно 10—15% от общего штата. При бюджетировании затраты на них также можно разделить на производственных сотрудников.
В ООО «Умные люди» есть генеральный директор, ежемесячные расходы на которого составляют 750 000 Р. Отдел разработки внешних проектов состоит из двух групп сотрудников, в каждой из которых есть руководитель.
В группе, куда входит программист, 8 рядовых сотрудников, включая его, а также руководитель, расходы на которого ежемесячно составляют 350 000 Р.
Кроме этого, в компании есть кадровая и бухгалтерская служба. Их содержание ежемесячно обходится компании в 250 000 Р.
Так как это непроизводственные сотрудники, то расходы решили бюджетировать так.
Расход на гендиректора делится на всех производственных сотрудников: 750 000 Р / (33 сотрудника − 5 руководителей − 3 сотрудника из кадровой и бухгалтерской службы) = 30 000 Р ежемесячно.
Руководитель отдела не успевает работать на проекте как полноценный сотрудник, и затраты на него также распределяются. Но только на его сотрудников: 350 000 Р / 8 человек = 43 750 Р ежемесячно.
Расход на кадровую службу и бухгалтерию должен делиться на всех сотрудников без исключения, но чтобы упростить бюджетирование, этот расход опять же решили распределять только на производственных сотрудников: 250 000 Р / 25 человек = 10 000 Р ежемесячно.
Итого дополнительная нагрузка на непроизводственный персонал для программиста — 83 750 Р ежемесячно.
Социальный пакет
Еще одна большая статья расходов на сотрудника — социальный пакет. Он может быть самым разным, но в любом случае в более-менее крупных фирмах он есть практически всегда.
Вот что может входить в соцпакет:
- Добровольное медицинское страхование.
- Оплачиваемая мобильная связь.
- Оплачиваемый проезд в транспорте.
- Бесплатное питание в офисе.
- Льготные путевки для сотрудников и их детей.
- Абонемент в фитнес-центр.
- Обучение или повышение квалификации за счет компании.
- Льготные займы.
ДМС — добровольное медицинское страхование. Это одна из самых популярных плюшек. Она особенно актуальна для иногородних сотрудников, которые не прикреплены к местной поликлинике по ОМС. При просмотре вакансий зачастую можно увидеть, что ДМС указывается как преимущество условий работы в компании чуть ли не вторым после белой заработной платы.
Сами программы ДМС могут быть общими для всех сотрудников или расширяться в зависимости, например, от должности или стажа конкретного работника. Некоторые компании даже дополнительно готовы частично или полностью профинансировать договор ДМС на родственников сотрудников.
Набор основных услуг ДМС в зависимости от размеров фирм
| Крупные фирмы | Средние фирмы | Малые фирмы | |
|---|---|---|---|
| Амбулаторная помощь | 100% | 100% | 100% |
| Стоматология | 100% | 100% | 73% |
| Госпитализация | 100% | 100% | 89% |
| Скорая медицинская помощь | 100% | 100% | 89% |
| Экстренная помощь по России | 100% | 93% | 43% |
| Аптека | 80% | 25% | 0% |
| Ведение беременности | 0% | 11% | 0% |
| Родовспоможение | 0% | 11% | 0% |
Скорая медицинская помощь
Экстренная помощь по России
Средняя стоимость договора ДМС на человека
| 2020, прогноз | 17 587 Р |
| 2019, прогноз | 16 436 Р |
| 2018, прогноз | 15 361 Р |
| 2017, оценка | 14 356 Р |
| 2016 | 13 436 Р |
Компенсация занятий спортом. Кроме ДМС работодатель может предложить корпоративные тарифы в фитнес-центры, а может частичную или даже полную оплату занятий спортом по выбору самого сотрудника. В итоге бюджетируется определенная сумма, которую компания готова ежемесячно тратить на оплату спортивных занятий каждого сотрудника.
Компенсация дополнительных дней отдыха или больничного. Это приятный бонус для сотрудника, но с точки зрения бюджетирования расходов он не учитывается как непосредственно компенсация: на каждого сотрудника просто считают зарплату на все 12 месяцев, будто он не болеет и отдыхает ровно 28 календарных дней.
Такие компенсации, скорее, влияют на доход, так как у сотрудника становится меньше фактически отработанных дней. Но для работодателя эти дни — дополнительные расходы на конкретного сотрудника.
Обучение. Первый месяц сотрудник все равно будет работать практически в ноль для работодателя. Хорошо, если не в минус. Его надо обучить, показать ему новые задачи. Обычно спустя месяц работы уже появляется некий уровень экспертизы, и сотрудник становится полноценным участником команды. Но это в среднем: все сильно зависит от сферы деятельности, самого сотрудника и того, насколько ему действительно требуется погружение в деятельность компании.
Кроме этого, работодатели понимают, что чем квалифицированнее специалист, тем больше дохода он может принести компании. Но и тем дороже он будет стоить при поиске на рынке. Поэтому наиболее бюджетный вариант — это не искать суперспециалиста извне, а обучить его самостоятельно. Для этого придется вложиться и оплатить разнообразные курсы и билеты на конференции или приглашать менторов и лекторов к себе в офис.
Еще в зависимости от сферы деятельности компании могут требоваться специалисты с определенными навыками, сертификатами или званиями: например, чтобы получать больше заказов или выигрывать больше конкурсов. Тогда придется дополнительно оплачивать сдачи и пересдачи экзаменов. Работодатель, заинтересованный в качественных специалистах, скорее всего, будет планировать в своем бюджете затраты на повышение квалификации своих сотрудников.
Если же обучение или повышение квалификации организовывает сам работодатель, он может заключить с сотрудником так называемый ученический договор, чтобы получить гарантию, что деньги не будут потрачены зря. Этот договор обязует работника либо отработать в компании сколько-то лет, либо возместить расходы на обучение. Аналогичные условия работодатель может включить и в трудовой договор.
Средний бюджет на обучение одного сотрудника за год
| Топ-менеджмент | 293 000 Р |
| Средний менеджмент | 76 000 Р |
| Линейный персонал | 43 000 Р |
| Начинающие специалисты | 26 000 Р |
Средний менеджмент
76 000 Р
Линейный персонал
43 000 Р
Начинающие специалисты
26 000 Р
Релокация и аренда жилья. Если работодатель заинтересован в конкретном сотруднике, он может дополнительно компенсировать ему затраты на переезд из другого города или страны и даже ежемесячную плату за квартиру.
Служебная пенсия — накопительная пенсия только для сотрудников крупных корпораций. Компании типа «Газпрома» или «Роснефти» могут себе позволить ежемесячно формировать накопительную пенсию сотрудника.
Льготные путевки особенно часто встречаются в госкомпаниях. Их могут предоставлять не только самому сотруднику, но и членам его семьи.
Прочие компенсации. Вариантов компенсаций много, и работодатель выбирает их на свой вкус и в зависимости от своих финансовых возможностей. Например, бывают такие:
- Компенсация расходов на бензин и амортизации автомобиля. Такая компенсация обычно включается, если сотрудник часто и много ездит на своей личной машине по рабочим вопросам.
- Компенсация расходов на няню или ежемесячные доплаты для сотрудников с детьми.
- Поощрительные доплаты сотрудникам, которые не курят. Такое тоже встречается.
Кафетерий социальных льгот. Многие работники не успевают воспользоваться всеми возможностями соцпакета, а некоторые, наоборот, используют его по максимуму. Например, мне за несколько лет работы так ни разу и не пригодился полис ДМС. Зато у мужа на работе даже было письмо от руководства с призывом обращаться в страховую пореже, потому что она повысила тарифы из-за частых страховых случаев.
Поэтому сейчас во многих компаниях появился так называемый кафетерий социальных льгот. В рамках него бюджетируется определенная сумма на каждого сотрудника, и он сам выбирает себе льготы в пределах этой суммы.
Допустим, ООО «Умные люди» решило, что кафетерий социальных льгот подходит компании больше всего. Поэтому фирма добавила по 10 000 Р ежемесячно каждому сотруднику на компенсацию выбранных им льгот. Кроме того, для производственных сотрудников в бюджете запланировали обучение и повышение квалификации — в среднем по 30 000 Р в год на штатную единицу.
Что в итоге
Подсчитаем и попробуем построить простейший P&L за текущий год по новому сотруднику — программисту ООО «Умные люди».
Планируемые расходы на нового сотрудника за год — 4 927 858,36 Р
| Годовая зарплата | 1 920 000 Р |
| Административный персонал, бухгалтерия и кадровая служба | 1 005 000 Р |
| Страховые взносы | 766 896,48 Р |
| НДФЛ | 332 321,88 Р |
| Содержание рабочего места | 317 640 Р |
| Премии | 160 000 Р |
| Надбавки | 144 000 Р |
| Кафетерий социальных льгот | 120 000 Р |
| Оборудование рабочего места | 100 000 Р |
| Поиск и наем сотрудника | 32 000 Р |
| Обучение | 30 000 Р |
Годовая зарплата
1 920 000 Р
Административный персонал, бухгалтерия и кадровая служба
1 005 000 Р
Страховые взносы
766 896,48 Р
Содержание рабочего места
317 640 Р
Кафетерий социальных льгот
120 000 Р
Оборудование рабочего места
100 000 Р
Поиск и наем сотрудника
32 000 Р
Получается, на нового сотрудника ООО «Умные люди» потратят почти 5 млн рублей. Это почти в два раза больше суммы, которую сам работник будет получать на руки. А еще более чем на 700 000 Р больше предполагаемого дохода, который сотрудник мог бы принести компании, работая без больничных 227 дней: ООО «Умные люди» планировали заработать при помощи нового программиста 4 222 200 Р за год.
Значит, возможно, компания наняла слишком дорогого сотрудника. А может, другие работники получают гораздо меньше, и в целом проект, под который наняли нового сотрудника, окупается. Однозначного ответа тут нет.
Но точно можно сказать одно: компании тратят на своих сотрудников гораздо больше, чем зачастую думают заказчики или сами работники.
При планировании бюджета предприятия важно понимать, в какую сумму будет обходиться каждый сотрудник. Для этого надо знать среднюю величину оплат по должности и рассчитать обязательные платежи, которые начисляются с заработной платы.
Рассмотрим, как можно заранее посчитать затраты компании-работодателя на одного сотрудника.
Немного теории
В соответствии с законодательством расходы на сотрудников — это выплаты из фонда оплаты труда. В него входят:
- зарплата;
- оплата отпускных;
- надбавки и премии;
- выплаты за вредные и опасные условия работы;
- налоги за каждого сотрудника.
Величину зарплаты, которую человек получит на руки, определяет руководство предприятия (ее размер не должен быть ниже МРОТ). Отпускные и премии устанавливаются, исходя из размера зарплаты, и не сильно влияют на величину бюджета по оплате труда. А вот налоги и выплаты в различные государственные фонды — это значительная статья расходов компании, которая регламентируется Налоговым кодексом.
Любая организация по отношению к нанятым лицам является:
- налоговым агентом — из выплат сотрудникам каждый работодатель обязан делать отчисления в бюджет;
- страхователем — за каждого сотрудника необходимо выплачивать взносы в Фонд социального страхования (на случай травмы на производстве, декретного отпуска, др.) и Пенсионный фонд.
По всем выплатам работодатель обязан также вести учет и своевременно отчитываться в контролирующие органы. Обязательства по отчислениям и отчетности возникают сразу же после регистрации компании, даже если в штат пока не нанят ни один сотрудник.
Налог на доходы физических лиц
НДФЛ удерживается с заработной платы сотрудника, а также с других выплат, полученных человеком за отчетный период: премий, надбавок к зарплате, др.
Отчисления рассчитываются по таким тарифам:
- 13% от доходов для резидентов РФ с размером зарплаты до 5 млн рублей за год;
- 15% от доходов для резидентов РФ с размером зарплаты более 5 млн рублей за год. Повышенная ставка применяется только к части дохода, превышающей это значение.
- 30% от доходов для нерезидентов РФ.
Прогрессивная ставка НДФЛ действует с 2021 года — теперь работникам на высокооплачиваемых должностях нужно будет делать больше отчислений в бюджет.
Сотрудник может получить ряд вычетов из НДФЛ и таким образом снизить свои налоги. Это, например, вычеты на детей, лечение, обучение, приобретение или постройку дома, др. Чтобы учесть вычеты при расчете налога на доходы физического лица, необходимо заявление от сотрудника и подтверждающие документы — в основном это уведомления от налоговой.
НДФЛ удерживается из заработной платы в момент ее выплаты и перечисляется на счет ФНС не позже следующего дня. При этом по закону работодатель должен платить сотруднику зарплату не менее двух раз в месяц — сначала аванс, затем остаток. НДФЛ удерживается только один раз в месяц — при выплате второй части зарплаты.
Пример
Если при найме работника в зарегистрированную в РФ компанию было оговорено, что он будет получать на руки 40 000 рублей, то:
- официальный размер заработка составит 40 000 13% = 45 200 рублей;
- в бюджет ежемесячно нужно будет выплачивать 40 000 * 13% = 5 200 рублей.
Эти отчисления не относятся напрямую к затратам предприятия на одного работника, поскольку отчисляются из зарплат. С другой стороны, при невысокой зарплате 13%-й налог будет достаточно ощутим, и квалифицированные кадры могут не согласиться работать за такие деньги.
Страховые взносы
Еще одна обязанность работодателя — отчисления в различные фонды за каждого сотрудника. Такие выплаты уже полностью ложатся на расходы предприятия — по закону вычитать их из зарплат работников запрещено.
За каждого сотрудника надо ежемесячно перечислять определенный процент от дохода:
- 2,9% на случай нетрудоспособности или материнства;
- 22% на пенсионное страхование;
- 0,2 до 8,5% на случай производственной травмы или появления профессиональных заболеваний;
- 5,1% на медицинское страхование.
Эти оплаты обеспечивают всем работникам социальную защиту и право на дальнейшее получение пенсии, пособий по временной нетрудоспособности, различных выплат. Страховые взносы нужно вносить до 15 числа каждого месяца за предыдущий.
Пример
Торговая компания наняла 5 менеджеров с одинаковым месячным окладом — 50 000 рублей. Работодатель должен заложить в бюджет следующие затраты на страховые взносы:
- на случай нетрудоспособности или декретного отпуска: 50 000 рублей х 2,9% х 5 сотрудников = 7 250 рублей;
- на пенсионное страхование: 50 000 рублей х 22% х 5 сотрудников = 55 000 рублей;
- на случай производственной травмы (в торговой компании действует минимальный тариф): 50 000 рублей х 0,2% х 5 сотрудников = 500 рублей;
- на медицинское страхование: 50 000 рублей х 5,1% х 5 сотрудников = 12 750 рублей.
Всего 75 500 рублей.
Сколько нужно платить за одного сотрудника
Рассчитаем, сколько в итоге средств нужно предусмотреть для оплаты труда одного работника.
Если по трудовому договору заработная плата составляет 30 000 рублей, то НДФЛ равен 30 000×13% = 3900 рублей. Если у работника нет оснований для налоговых вычетов, то по итогам месяца он получит 30 000 — 3900 = 26 100 рублей.
Компании-работодателю ежемесячно нужно будет выплачивать за него из своих средств:
- на медицинское страхование 30 000 рублей х 5,1% = 1 530 рублей;
- на пенсионное страхование 30 000 рублей х 22% = 6 600 рублей;
- на случай нетрудоспособности 30 000 рублей х 2,9% = 870 рублей;
- на «травматизм» (для большинства видов деятельности) 30 000 рублей х 0,2% = 60 рублей.
Итого на одного сотрудника в месяц нужно 39 060 рублей.
Также в зависимости от вида деятельности, должности и т. д. нужно заложить расходы на оборудование рабочего места, снабжение расходными материалами, др. Кроме того, по закону работодатель обязан обеспечить работающего удаленно сотрудника необходимым для этого оборудованием. А если работник использует свои технические ресурсы, то ему нужно это компенсировать.
Рискованные способы снижения расходов на сотрудников
За применение откровенно нелегальных схем по оплате труда на компанию налагаются большие штрафы, поэтому многие руководители ищут законные способы оптимизации расходов на фонд оплаты труда. В основном применяются несколько вариантов нестандартных трудовых отношений, каждый из них несет определенные риски. Рассмотрим, в чем они состоят.
Оформление работников как ИП
Это очень популярный способ избежать больших налоговых отчислений с заработных плат. Если при заключении трудового договора работодатель обязан ежемесячно вносить в бюджет 30% от зарплаты, то, например, на УСН «Доходы» величина отчислений равна 6% ежегодные взносы на ОПС и ОМС в сумме 40 874. По факту, такое сотрудничество взаимовыгодно обеим сторонам, однако работник лишается всех предусмотренных государством гарантий на различные компенсации.
Риск применения такой оптимизации затрат в том, что договор с ИП легко признается в суде обычными трудовыми отношениями и переквалифицируется в трудовой договор. Для этого нужны свидетельские показания и небольшой набор доказательств, что человек выполняет свои штатные обязательства на оборудовании или в помещении компании. В таком случае последует доначисление налогов и штраф. Так что подобной схемой лучше вообще не пользоваться.
Заключение договоров гражданско-правового характера
Выгода работодателя здесь в том, что можно сэкономить на страховых отчислениях. Сотрудники на договорах ГПХ не получают гарантий, предусмотренных обычным трудовым договором. То есть работодатель по отношению к сотруднику становится налоговым агентом, но не страхователем.
Этот принцип работает не для любого вида деятельности, например, таким образом нельзя получить авторские права на интеллектуальное имущество и т. д.
Компания, подписавшая с работниками договоры ГПХ, рискует, что при наличии определенных доказательств их переквалифицируют в обычные трудовые договоры. Судебная практика полна таких решений, они выносятся достаточно быстро и за небольшим количеством доказательств. Если это произойдет, то предприятие должно будет уплатить существенные суммы в качестве штрафов и погасить начисленные недоимки в бюджете за все время подобного сотрудничества.
Сотрудники-самозанятые
При применении этого способа компания не нанимает человека в штат, а оформляет с ним отношения как с самозанятым. Самозанятый обязан оплачивать налог 6% от сделки с юридическим лицом, а с компании снимается обязанность по выплате НДФЛ и страховых взносов. Соответственно, никаких гарантий по Трудовому кодексу она тоже не обязана предоставлять.
Налоговики прекрасно знают о таком способе ухода от зарплатных налогов, поэтому быстро отслеживают наличие признаков фиктивного сотрудничества с самозанятым. Это может быть, например, использование человеком конкретного рабочего места на территории компании, ежедневное присутствие в офисе и др. Дела о переквалификации таких трудовых отношений регулярно рассматриваются в суде и решение зачастую выносится в пользу ФНС. На предприятие налагается штраф и обязанность доплатить стрховые взносы и НДФЛ за сотрудника.
Выводы
Величина налоговой нагрузки на каждого работника впечатляет — работодатель из своей прибыли должен вносить в бюджет около 30% от зарплат. Таким образом, специалист, который согласен работать за относительно небольшой оклад в 30 000 рублей «чистыми», в реальности обойдется компании в 43 000 рублей (НДФЛ 13% страховые взносы в сумме 30%). Кроме того, в этих расчетах не учтены затраты на обустройство рабочего места и другие расходы на одного сотрудника.
Многие работодатели прибегают к «серым» схемам или пытаются оформить своих работников как ИП или самозанятых. Но на практике такие способы могут привести к большим штрафам и судебным делам по искам от налоговиков.
Из чего складываются затраты работодателя на выплату зарплаты
Кроме той суммы, которую работодатель выдает «чистыми» на руки сотруднику, он еще перечисляет:
- НДФЛ по ставке 13%. НДФЛ удерживают из начисленной зарплаты. С 2021 года для доходов выше 5 млн рублей в год введена повышенная ставка НДФЛ — 15%. Но так как мы рассматриваем среднего сотрудника с относительно невысокой зарплатой, то учитывать этот вариант не будем.
- Страховые взносы на обязательные виды страхования: пенсионное, медицинское и социальное, без взносов на страхование от несчастных случаев. Суммарная стандартная ставка по этим взносам, без учёта льгот — 30%. Малый бизнес платит по этим ставкам только с зарплаты в пределах МРОТ, за все что свыше ставка вдвое меньше — 15 %, а для ИТ-компаний ставка 7,6 % на всю зарплату.
- Страховые взносы от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний платят по ставке от 0,2% до 8,5% в зависимости от класса профессионального риска. Для большинства видов деятельности ставка не превышает 1%. Поэтому далее будем в расчётах применять её.
Страховые взносы не удерживают из зарплаты, а начисляют сверх этой суммы до вычета НДФЛ.
Рассчитаем затраты на примере сотрудника с зарплатой 50 000 рублей для работодателей на разных системах налогообложения и фискальную нагрузку (ФН). Под фискальной нагрузкой будем понимать отношение общей суммы налогов и взносов, уплаченных в связи с начислением зарплаты, к зарплате сотрудника, полученной на руки.
Расчёт для работодателей, которые платят взносы по общим ставкам
Работодатель и сотрудник договорились о выплате заработной платы в размере 50 000 рублей на руки. Чтобы сотрудник получил эти деньги уже после вычета НДФЛ, ему нужно начислить:
50 000 + 50 000 / 87% х 13% = 57 471 руб.
7 471 рубль работодатель удержит в виде НДФЛ.
На сумму 57 471 нужно начислить страховые взносы по общей ставке 31%:
57 471 х 31% = 17 816 руб.
Итого общие затраты работодателя на НДФЛ и взносы при выплате сотруднику 50 000 рублей на руки составят:
7 471 + 17 816 = 25 287 руб.
Фискальная нагрузка:
25 287 / 50 000 х 100 % = 50,6%
Расчёт для малого бизнеса
Малые предприятия или ИП, которые включены в реестр ФНС, платят страховые взносы на льготных условиях. Общая ставка по пенсионным, медицинским и социальным взносам для них составляет 15 % вместо 30 % с той части, которая превышает МРОТ. В 2021 году федеральный МРОТ равен 12 792 руб.
Чтобы сотрудник получил на руки «чистыми» 50 000 рублей, работодателю из малого бизнеса нужно так же начислить 57 471 руб., из которых 7 471 руб. удержат в виде НДФЛ.
А вот страховые взносы на социальное, пенсионное и медицинское страхование будут меньше. С зарплаты в пределах МРОТ их рассчитают по стандартным ставкам:
12 792 х 30% = 3 838 руб.
Для оставшейся части действует пониженная ставка:
(57 471 – 12 792) х 15 % = 6 702 руб.
На взносы по страхованию от несчастных случаев льгота не действует, поэтому их рассчитаем по стандартной ставке 1%:
57 471 х 1 % = 575 руб.
Итого взносов на все виды страхования 11 115 руб.
Общие затраты работодателя на НДФЛ и взносы:
7 471 + 3 838 + 6 702 + 575 = 18 586 руб.
Фискальная нагрузка:
ФН = 18 586 / 50 000 х 100% = 37,2%
Влияние зарплаты на налоги работодателя
Для юридических лиц на ОСНО
Когда компания определяет цену товара или услуги, она закладывает туда все затраты, в том числе и зарплату со взносами. На эту цену нужно ещё начислить НДС. Но взять к вычету НДС по зарплате и взносам нельзя. Поэтому условно можно сказать, что сумма зарплаты и взносов облагается НДС, и чем выше зарплата сотрудников, тем больше НДС заплатит компания.
При этом зарплату включают в затраты при расчёте налога на прибыль, то есть налогооблагаемая база станет меньше на сумму зарплаты, а значит чем больше зарплата, тем меньше налога на прибыль заплатит компания.
Ставка по налогу на прибыль и по НДС без учёта льгот одинакова и составляет 20% и если рассматривать их вместе, то влияние зарплаты на налоги сводится к нулю.
Поэтому итоговая фискальная нагрузка на выплаченную зарплату для организации на ОСНО будет складываться только из НДФЛ и страховых взносов. Эту нагрузку мы рассчитали в примерах выше.
Для средних и крупных компаний на ОСНО фискальная нагрузка равна 50,6%, а для малых предприятий, которые тоже могут работать на общей налоговой системе — 37,2%
Для ИП на ОСНО
Предприниматели на ОСНО находятся в менее выгодном положении по сравнению с юридическими лицами. Они так же, как и организации, должны будут начислить 20% НДС на сумму товаров и услуг, в стоимость которых заложена зарплата и страховые взносы. Но т.к. ставка НДФЛ составляет 13 %, за счёт расходов на зарплату НДФЛ снизится только на 13 % от начислений.
Таким образом, у ИП появится дополнительная налоговая нагрузка в размере 7 % от затрат на сотрудника.
ИП на ОСНО начислил сотруднику зарплату в сумме 57 471 руб., в т.ч. НДФЛ 7 741 руб., и страховые взносы по общим ставкам в сумме 17 816 руб.
Общие затраты ИП на вознаграждение сотрудника составят:
57 471 + 17816 = 75 287 руб.
Итоговая фискальная нагрузка работодателя-ИП будет складываться из НДФЛ, страховых взносов и дополнительных 7% от суммарных затрат на вознаграждение сотрудника
(7 471 + 17816 + 75 287 х 7%) / 50 000 х 100 % = 61,1%
Если ИП относится к малому бизнесу и платит взносы по сниженным ставкам, взносы будут равны 11 115 руб., а общие затраты на зарплату — 68 586 руб. Фискальная нагрузка в этом случае:
(7 471 + 11 114 + 68 586 х 7%) / 50 000 х 100 % = 46,8%
За 10 минут научим как формировать и отправлять отчётность по сотрудникам в 2 клика
Попробовать бесплатно
Для УСН «Доходы минус расходы»
Ставка налога на УСН — 15 %. НДС при упрощёнке платить не нужно, а зарплата со взносами включается в расходы при расчёте налога. Поэтому работодатель получит экономию в размере 15% от суммы начисленной зарплаты и взносов.
Все упрощенцы относятся к малому бизнесу, поэтому платят взносы по сниженным ставкам.
Работодатель начислил сотруднику зарплату 57 471 руб. и страховые взносы на неё в сумме 11 115 руб.
Экономия по УСН составит 15% от общей суммы зарплаты и взносов:
(57 471 + 11 114) х 15% = 10 288 руб.
Чтобы определить общую фискальную нагрузку на зарплату, вычтем из затрат на НДФЛ и взносы экономию по УСН:
(18 585 — 10288) / 50 000 х 100 % = 16,6%
Патентная система налогообложения и УСН «Доходы»
При УСН «Доходы» и патентной системе работодатель может вычитать уплаченные страховые взносы из упрощённого налога или стоимости патента в пределах 50% суммы от налога.
Если использовать весь вычет, экономия по УСН «Доходы» или стоимости патента будет равна страховым взносам. Поэтому в итоге фискальная нагрузка работодателя на зарплату ограничится суммой НДФЛ.
Работодатель начислил сотруднику зарплату 57 471 руб. и страховые взносы на неё в сумме 11 114 руб. Вся сумма взносов ушла на уменьшение налога. Фискальная нагрузка составила:
(7471 + 11 114 – 11 114) / 50 000 х 100% = 14,9%
Единый сельхозналог (ЕСХН)
Для ЕСХН возможны две ситуации.
Небольшие сельхозпредприятия с выручкой до 70 млн рублей в год не платят НДС в 2021 году. Начиная с 2022 года этот лимит будет снижен до 60 млн рублей в год.
Такие компании будут только включать зарплату и взносы в расходы аналогично упрощенцам. Разница лишь в том, что ставка по ЕСХН ниже — 6%, а значит и экономия будет меньше.
Если же компания платит НДС, экономии не получится. Напротив, фискальная нагрузка на зарплату вырастет. Сумму зарплаты и взносов включат в стоимость товаров и услуг, и начислят НДС по ставке 20%. А снижение единого сельхозналога составит всего 6% от суммы зарплаты и взносов.
Для сопоставимости с УСН и патентом рассчитаем фискальную нагрузку по ЕСХН также для малого предприятия.
Компания на ЕСХН не платит НДС. Работодатель начислил сотруднику зарплату 57 471 руб. и страховые взносы на неё в сумме 11 114 руб, общая сумма затрат составила 68 585 рублей
Экономия по ЕСХН составит:
68 585 х 6% = 4 115 руб.
Фискальная нагрузка:
(7471 + 11 114 — 4 115) / 50 000 х 100% = 28,9%
Если компания платит НДС, вместо экономии в 6% от зарплаты и взносов появится дополнительная нагрузка в размере 14% от них (20% начисленного НДС минус 6% экономия на ЕСХН).
Общая фискальная нагрузка будет равна:
(7 471 + 11 114 + 68 585 х 14%) / 50 000 х 100% = 56,4%
Обобщим данные по фискальной нагрузке в таблице:
* для всех спецрежимов расчеты проведены с учетом льготы по страховым взносам для малого бизнеса
Как видим, зарплата не только повышает фискальную нагрузку на бизнес, но и позволяет частично снижать налоги, которые работодатель платит со своего дохода.
Соотношение между дополнительными затратами и экономией в каждом случае зависит от организационно-правовой формы, налогового режима, выручки и других параметров бизнеса.
Наибольшая фискальная нагрузка при выплате зарплаты ложится на работодателей, применяющих ОСНО, и крупные сельхозпредприятия на ЕСХН, которые платят НДС.
Минимальную фискальную нагрузку на фонд оплаты труда испытывают бизнесмены, которые работают на УСН или патентной системе.
При налоговом планировании следует учитывать фискальную нагрузку на фонд оплаты труда, особенно в случаях, когда заработная плата составляет существенную долю в расходах бизнеса.
Многие важные вопросы, волнующие будущих бизнесменов, связаны с наймом кадров. В какую сумму будет обходиться каждый сотрудник? Разобраться в этом вопросе не так сложно. Во-первых, нужно знать средние ставки заработной платы по нужным специальностям, а, во-вторых, рассчитать обязательные платежи, который начисляются с ЗП. Со второй частью вопросы попробуем разобраться в сегодняшнем материале.
Содержание
- Основная информация для работодателей
- НДФЛ
- Страховые взносы
- Пример расчета
- Как не следует экономить
Основная информация для работодателей
Любая организация, а также ИП-работодатель, по отношению к нанятым лицам является:
- Налоговым агентом по НДФЛ. Работодатель обязан исчислять этот налог с выплат сотрудникам, удерживать его и перечислять в бюджет.
- Страхователем. За каждого застрахованного наниматель уплачивает взносы на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование, а также на травматизм.
Обязанности налогового агента и страхователя заключаются не только в осуществлении непосредственно выплат, но и в ведении учета и предоставлении отчетности в контролирующие органы.
Если предприниматель не производит выплаты физическим лицам, дополнительных обязанностей у него не возникает. Все что он должен сделать, — уплатить налог в собственных доходов в соответствии с применяемой системой налогообложения, а также уплатить взносы на свое страхование — пенсионное и медицинское.
У организаций ситуация иная. В ней всегда есть как минимум 1 работник — это руководитель, даже если с ним фактически не заключен трудовой договор. Если зарплату он не получает, то и платить нечего. Однако подавать некоторые отчетные формы, в частности, связанный с персонифицированным учетом, организация обязана и в этом случае.
НДФЛ
Налог на доходы физических лиц (НДФЛ) уплачивается с разных видов дохода в денежной и натуральной форме. Доход работника — это не только заработная плата, но и различные дополнительные выплаты и поощрения, а также, например, работы, выполненные для сотрудника силами работодателя (доход в натуральной форме).
Ставки НДФЛ таковы:
- для резидентов РФ — 13%;
- для нерезидентов — 30%.
Существует ряд налоговых вычетов, которые применяют при исчислении НДФЛ. Вычеты бывают стандартные (на детей), социальные (например, на обучение, на лечение), имущественные (на приобретение или постройку жилья) и некоторые другие.
Наиболее распространены стандартные вычеты. Чтобы учесть их при расчете НДФЛ, достаточно взять с работника заявление и подтверждающие наличие оснований документы. Прочие вычеты принимаются работодателем на основании уведомления, которое выдается сотруднику налоговым органом.
НДФЛ уплачивается из средств работника. Например, если заработная плата составляет 30 000 рублей, распределяется она так:
- 26 100 рублей выплачивается на руки сотруднику;
- 3 900 рублей переводится в бюджет в виде НДФЛ.
Если же работодатель пообещал работнику при найме платить 30 000 рублей на руки, то реальный размер заработка составит 33 900 рублей (30 000 + НДФЛ 13%).
Налог на доходы физлиц удерживается в момент выплаты заработной платы и перечисляется в бюджет не позднее следующего дня. Также стоит учесть, что ЗП должна выплачиваться не реже одного раза в 2 недели — это так называемые аванс и расчет. При выплате первой части, то есть с аванса, НДФЛ не перечисляется. Соответственно, перечислить всю сумму налога нужно на следующий день после выплаты второй части заработной платы. Налог с некоторых других выплат (больничных, отпускных и прочих) перечисляется в другие сроки.
Страховые взносы
Чтобы работники могли получать пенсии, больничные и другие пособия, они должны быть застрахованы. Страхователем выступает работодатель — за каждого своего сотрудника он уплачивает взносы нескольких видов. Рассчитываются они по определенным тарифам:
- пенсионное страхование — 22% от суммы дохода;
- социальное (на случай нетрудоспособности или материнства) — 2,9%;
- медицинское — 5,1%;
- на случай травм на работе или профессиональных заболеваний — от 0,2 до 8,5% (точная цифра зависит от опасности деятельности).
В отличие от НДФЛ, страховые взносы не удерживаются с доходов работника, а выплачиваются за счет средств работодателя. Взносы перечисляются в ИФНС. Исключение составляют только взносы на травматизм — они уплачиваются в ФСС.
Пример расчета
Допустим, стороны договорились, что работник получает «чистыми» (после вычета НДФЛ) 30 000 рублей. Это значит, что его заработная плата с учетом налога должна быть равна 33 900 рублей. Из них 30 000 выплачиваются работнику, и 3 900 рублей (13% от 30 000) в бюджет.
Взносы составят:
- пенсионные — 33 900 * 22% = 7 458 рублей;
- социальные — 33 900 * 2,9% = 983,1 рублей;
- медицинские — 33 900 * 5,1% = 1728,9 рублей;
- на травматизм (по минимальному тарифу) — 33 900 * 0,2% = 67,8 рублей.
Общая сумма расходов на взносы за месяц составит 7 458 + 983,1 + 1728,9 + 67,8 = 10 237,8 рублей, а за год — более 122 000 рублей.
Итого затраты работодателя на сотрудника с «чистым» доходом 30 000 рублей составят как минимум 33 900 + 10 237,8 = 44 137,8 рублей в месяц или почти 530 000 рублей в год.
Как не следует экономить
Работодатели нередко стараются сэкономить на расходах, связанных с работниками, и внедряют различные схемы. Однако проверяющие прекрасно о них осведомлены. В итоге вместо экономии можно получить не только доначисления НДФЛ и взносов, но и штрафы за нарушение трудового законодательства.
Далее расскажем о схемах, которые точно не нужно применять в целях экономии. В них применяется общий подход — изменение статуса наемных работников на какой-то иной. Возможны такие варианты:
- Заключение договоров ГПХ вместо трудовых. По закону такое возможно, если физическое лицо нанимается, например, на определенный проект. Экономия в том, что ему не нужно создавать условия труда (обустраивать рабочее место, покупать технику и т.д.), выплачивать пособия (например, больничный), а также платить за него взносы на травматизм. При этом НДФЛ уплачивается в полном объеме, а в большинстве случаев и страховые взносы (кроме исключений из пункта 4 статьи 420 НК РФ).
- Перевод работников в статус ИП на УСН с объектом «доход». Экономия в том, что предприниматели на этом льготном режиме платят со своих доходов (без учета расходов) налог по ставке 6, а не 13%. Страховые взносы за ИП наниматель не платит, — это должен делать сам ИП. Однако обычно стороны договариваются, что работодатель будет их компенсировать. Но даже при этом ему удастся существенно сэкономить, ведь общая сумма взносов ИП составляет порядка 35 000 рублей за весь 2019 год (+1% с суммы, превышающей доход 300 000 рублей). Социальных обязательств перед ИП у нанимателя нет, как и обязанностей, предусмотренных Трудовым кодексом.
- Регистрация работников самозанятыми и перевод на уплату налога на профессиональный доход (НПД). Этот вариант «экономии» попытались внедрить отдельные работодатели тех регионов, где НПД был внедрен в качестве пилотного проекта. Выгода в том, что за работников, имеющих такой статус, вовсе не нужно платить ни налогов, ни страховых взносов. Вместо 13% НДФЛ с доходов самозанятые платят 6% НПД, причем эта сумма включает медицинские взносы. От уплаты пенсионных они освобождены. Однако с целью защиты работников законом прямо запрещено заключать договоры с самозанятыми, которые в течение 2 последних лет трудились у этого работодателя. То есть нанимать самозанятых можно, но перевести уже работающих сотрудников в этот статус не выйдет.
Все приведенные выше схемы незаконны. Подменяя трудовые отношения гражданско-правовыми, работодатель лишает сотрудников их пенсий (или существенно их уменьшает), больничных, отпусков, выходных пособий и других социальных гарантий. А бюджет в результате такой оптимизации лишается доходов в виде недоплаченных налогов.
По факту «оптимизированный» сотрудник мало чем отличается от штатных — он является на работу ежедневно, выполняет те же обязанности, использует средств производства работодателя. Если проверяющие из ИФНС смогут собрать достаточно доказательств, то в суде такие отношения могут быть квалифицированы в трудовые. Причем это произойдет задним числом — с даты фактического допуска работника к исполнению его обязанностей. Работодателю это грозит штрафами и доначислениями.
28.09.2022
Методология расчета стоимости найма одного сотрудника
- #Подбор персонала
В прошлый раз мы говорили об оценки стоимости подбора, как основного инструмента оценки эффективности рекрутмента. Сейчас мы расскажем про методологию расчета стоимости найма одного сотрудника.
Расчет стоимости включает следующие затраты:
- Формирование HR-бренда и его продвижение;
- Затраты, связанные с процессом рекрутмента;
- Затраты, связанные с адаптацией сотрудников компании, возникшие после выхода сотрудника на работу:
• расходы на вводный курс;
• расходы на on-boarding;
• прямые затраты (заработная плата и налоги) на наставника, тренера, специалиста по охране труда и т. д.
Итак, основные статьи затрат, которые обязательно должны быть учтены в ваших расчетах:
- Вложения в формирование бренда работодателя. Рекомендуется равномерно распределять расходы на количество наймов, произведённых в течение 2-х лет после запуска EVP (стандартный срок актуальности бренда работодателя — максимум 3 года).
- Затраты на продвижение бренда работодателя, включают стоимость продвижения в основных каналах:
• социальные сети;
• контекстно-медийные сети;
• новостные каналы и ленты;
• ВУЗЫ, ССУЗы;
• сайт компании.
- Процесс подбора персонала:
• количество этапов отбора кандидатов, продолжительность каждого этапа и всего процесса;
• количество интервьюеров разного уровня (включая нанимающих менеджеров, НМ+2), аллокация их прямых затрат*;
• стоимость инструментов для отбора и оценки (тестирование сотрудников, интервью и т. п.);
• уровень позиций, как следствие — уровень нанимающего менеджера;
• стоимость основных каналов привлечения (агентство, referral program, работные сайты и т. п.);
• стоимость проведения СБ, мед. осмотров и других дополнительных инструментов верификации;
• текучесть (замена кандидатов на испытательном сроке);
• потерянная выгода компании в зависимости от роли кандидата при отсроченном найме (применить ROI по компании к заработной плате кандидата за год).
- On-boarding и адаптация:
• разработка программ и подготовка материалов;
• тренер, наставник, инженер по охране труда, нанимающий менеджер, прямые затраты (заработная плата и налоги);
• прямые расходы на самого сотрудника до момента выхода на продуктивный уровень.
- Неотъемлемая часть трат:
• управление процессом, применительно ко всем 4-м пунктам (HRM, ТА).
Итого, формула для расчета:
Стоимость одного сотрудника = сумма всех затрат за период / количество наймов (включая текучесть) за этот период.
Для расчета мы разработали калькулятор. Вы можете использовать его при разработке стратегии по найму персонала и прогнозировании, для аргументации финансистам, закупкам и вышестоящему руководству.
Ирина Авдонина, директор ANCOR RightForce
_______________________________________________________
* В прямые затраты входят, как правило:
• заработная плата;
• премиальные по итогам работы;
• применимые налоги и сборы;
• компенсационный пакет (страхование, машина, аренда квартиры, акции, мобильная связь и т. п.).
** В целях настоящего расчета мы учитываем только прямые затраты, связанные с процессом привлечения и отбора, принимая во внимание, что:
• затраты на рекрутера и специалистов по бренду работодателя полностью аллоцируются;
• затрат остальных участников процесс аллоцируются в зависимости от количества часов, уделенных процессу привлечения и подбора:
— нанимающий менеджер в среднем на 1 кандидата, 1 час на интервью, 1 час на скриннинг short list, 1 час на брифинг по вакансии, 1 час на собеседование финальных кандидатов, 1 час на согласование со своим руководителем и согласование оффера;
— охрана труда — 1 час на 1 сотрудника.
Подробнее об услуге RPO
Сколько приходится платить за наёмного сотрудника и как сократить эти расходы
На каждого штатного сотрудника уходит почти в два раза больше денег, чем та сумма, которую он получает на руки.
Давайте разберёмся, во сколько на самом деле обойдётся вашей компании штатный маркетолог Иванова И. И. и как законным способом уменьшить эти затраты.
Вам придётся позаботиться не только о заработной плате, премиях, отпускных и больничных, но и ещё о ряде прямых и косвенных расходов на персонал.
Прямые расходы
Налог на доходы физических лиц (НДФЛ) — 13%
Название налога может ввести в заблуждение: кажется, что ответственность по его уплате лежит на физическом лице, то есть на работнике. Вот только не всё так просто, потому что в России существует такое понятие, как налоговый агент — это когда работодатель сам является тем самым субъектом, который должен перечислять налог в бюджет. Делается это для того, чтобы максимально сократить контакты государства с многочисленными гражданами.
Что это значит для работодателя? Несмотря на то, что формально этот налог платит работник, он не воспринимает эти деньги как те, которые действительно зарабатывает. Именно с этим связан такой частый вопрос на собеседованиях, как «Эта сумма на руки или нет?».
Итак, если маркетолог Иванова И. И. получает на руки 60 000 рублей, то в её зарплатный фонд вам надо заложить на 13% больше.
К начислению — 60 000 / 0,87 = 68 965,52 рубля.
НДФЛ — 8 965,52 рубля.
На руки — 60 000 рублей.
Страховые взносы за работников
Каждый работодатель также обязан выплачивать за сотрудников, оформленных по трудовому или гражданско-правовому договору, страховые взносы. И если НДФЛ как бы платит работник, то все страховые взносы ложатся на плечи работодателя: то есть работник даже не догадывается об этой части ваших на него затрат.
- На обязательное пенсионное страхование — 22%. Уменьшается до 10%, если общая сумма выплат сотруднику в течение года превысит лимит. В 2019 году эта сумма составляет 1 150 000 рублей.
- На обязательное медстрахование (ФОМС) — 5,1%. Начисляется в течение всего года.
- В Фонд социального страхования (ФСС) — 2,9% (без учёта взносов от несчастных случаев). Как только выплаты переваливают за 865 000 рублей в текущем году, взносы в ФСС делать не надо.
- Страховые взносы «на травматизм» в ФСС — от 0,2% до 8,5%. Выплачиваются только за сотрудников, оформленных по трудовому договору. Размер выплаты зависит от класса профессионального риска.
Что же происходит с затратами на маркетолога Иванову И. И.? На руки она получает 60 000 рублей, но выплачивать страховые взносы надо с официальной зарплаты, которая составляет 68 965,52 рублей. А значит, нам надо забюджетировать ещё взносы:
- в Пенсионный фонд 22% от 68 965,52 рубля — 15 172,41 рубля;
- в Фонд медицинского страхования 5,1% от 68 965,52 рубля — 3 517,24 рубля;
- в Фонд социального страхования 2,9% от 68 965,52 рубля — 2 000 рублей;
- в ФСС «на травматизм» (если маркетолог работает в торговле) 0,2% от 68 965,52 рубля — 137,93 рубля.
Итого на взносы закладываем ещё 20 827,59 рубля.
Иванова И. И. получает 60 000 рублей, а мы уже на этапе прямых расходов потратили на неё 89 794,10 рубля.
Косвенные расходы
На этом этапе каждый работодатель вкладывается по-разному, поэтому подсчитать косвенные затраты хотя бы примерно будет сложно. Но мы напомним о том, какими эти затраты могут быть.
Рабочее место
Да, мало нанять маркетолога Иванову И. И. и выплачивать ей зарплату со всеми налогами и взносами, надо её ещё куда-то посадить и обеспечить рабочими инструментами. Поэтому сюда смело закладываем суммы на аренду офиса, покупку компьютера и программного обеспечения для него. Конечно же, не забываем добавить плату за электроэнергию и интернет. Ах да, ещё замена картриджей в принтере и покупка канцелярии. И так, пока не кончится ваша фантазия или бюджет.
Обслуживающий персонал
Это те люди, которые напрямую не приносят прибыль вашей компании, но которых вам всё равно придётся нанять. Как правило, минимальный состав таких сотрудников — бухгалтер и уборщица.
Печеньки и плюшки
Сюда мы относим то, без чего можно условно обойтись, но что так или иначе есть в каждой компании. Включаем сюда всё: от воды в офисном кулере и электрического чайника до ДМС и оплачиваемого фитнеса.
Попытаемся хотя бы примерно рассчитать минимальные ежемесячные траты на содержание рабочего места маркетолога Ивановой И. И. Предположим, что стул, стол и компьютер у вас уже были.
- Программное обеспечение — 5 000 рублей.
- Канцелярские принадлежности — 1 000 рублей.
- Аренда офиса и коммуналка (делим расходы на всех сотрудников) — 5 000 рублей.
- Обслуживающий персонал (делим расходы на всех сотрудников) — 2 000 рублей.
- Вода и чай — 300 рублей.
Итого добавляем еще 19% на затраты, или 13 300 рублей. То есть пока Иванова И. И. получает свои 60 000 рублей, мы закладываем в бюджет уже 103 094,10 рубля.
Как не разориться
Давайте постараемся вместе найти способы законного уменьшения затрат на персонал.
Если можете не нанимать сотрудников, не нанимайте
Всех непрофильных сотрудников берите «взаймы». Пусть бухгалтер будет на аутсорсе, а тот самый маркетолог — из агентства. Таких сотрудников не надо усаживать в офис, а это уже приличная экономия.
Передаём маркетинговую функцию агентству, платим ему 60 000 рублей (столько же, сколько на руки получала Иванова И. И.) и экономим 517 129,20 рубля ежегодно.
Используйте упрощённую систему налогообложения
УСН «Доходы» позволит уменьшить свой налог на сумму выплат в фонды. Поскольку это является вашим правом, а не обязанностью, то в налоговой вам про такую возможность не расскажут. Уведомление о переходе на УСН можно подать в налоговой при регистрации компании или в течение 30 дней после. Уже зарегистрированные компании переходят на УСН только с начала следующего года, так что придётся ждать 2020-го. Предприниматель без сотрудников при удачном стечении обстоятельств может не платить налог вообще, а ИП, у которого есть штатные сотрудники и ООО, — списать до 50% налога.
Допустим, вы применяете упрощённую систему налогообложения. За прошедший квартал вы должны налоговой 200 000 рублей. За этот же квартал ваша компания выплатила 110 000 рублей страховых взносов с зарплат сотрудников. Вот эту сумму и можно использовать для уменьшения основного налога, вместо 200 000 рублей заплатив половину — 100 000.
Заранее снижайте расходы, открывая новый бизнес
Выбирайте «льготный» вид деятельности
С 2019 года пониженные тарифы страховых взносов ИП на упрощённой системе налогообложения отменены, но их всё ещё можно применять следующим категориям:
- российским организациям, действующим в сфере информационных технологий (взносы в ПФР — 8%, в ФОМС — 4%, в ФСС — 2%);
- некоммерческим предприятиям на УСН с деятельностью в области соцобслуживания, научных исследований, образования, здравоохранения, любительского спорта, библиотекам, музеям, театрам и архивам, а также благотворительным организациям (взносы в ПФР — 20%, остальные не выплачиваются).
Открывайте своё дело в правильном месте
Можно стать резидентом:
- проекта «Сколково» (выплачиваются только взносы в ПФР — 14%);
- свободной экономической зоны или территорий опережающего социально-экономического развития (взносы в ПФР — 6%, в ФОМС — 0,1%, в ФСС — 1,5%).
Что такое рыночная стоимость сотрудника или соискателя
Рыночная стоимость соискателя или работника — это средний размер заработной платы, которую работодатели предлагают на рынке труда тем, кто обладает аналогичными имеющимся у соискателя опытом, знаниями и навыками.
Зачем соискателю или сотруднику рассчитывать свою рыночную стоимость
Рыночный спрос на специалистов определенной специальности или квалификации — та объективная реальность, на которую при переговорах о заработной плате могут ссылаться и работодатели, и соискатели, и сотрудники.
Если соискатель стремится не торговаться, а договариваться о справедливом размере вознаграждения, он должен уметь обосновывать на переговорах с потенциальным нанимателем свою позицию.
Для того чтобы выплачиваемая работнику заработная плата была конкурентоспособной, а предложение для соискателей привлекательным, и соискателям, и работодателям, и работникам стоит понимать, каков «порядок цен» на рынке труда.
Курс «Специалист по подбору персонала»
Логика ценообразования на рынке труда
разная у всех участников рынка — работодателей, соискателей и сотрудников.
Некоторые работодатели готовы платить столько, сколько «не жалко», кто-то готов платить «больше всех», рассчитывая на прямую зависимость результата работы сотрудника от размера заработной платы.
Кто-то борется за повышение рентабельности бизнеса, тщательно оценивая долю затрат на персонал в своих расходах и выверяя свое предложение, у кого-то дела идут настолько хорошо, что он может платить своим сотрудникам «выше рынка».
Заявленные в резюме запросы соискателей и желания сотрудников зачастую никак не связаны с оценкой стоимости их труда потенциальными и действующими работодателями, судить о которой можно по среднему значению в выборке вакансий с аналогичным содержанием работы.
Желание зарабатывать не меньше, чем на предыдущем месте работы или оценка сотрудником результатов работы в компании как основание для 20-50% повышения заработной платы вполне объяснимы и понятны, как и другие личные мотивы, определяющие запросы всех, кто работает по найму, но нужно помнить, что в большинстве случаев, договариваясь о размере заработной плате, работодатель исходит из реалий рынка труда — оценивает размер заработной платы, предлагаемый другим нанимателями за такую же работу.
Как рассчитать рыночную стоимость сотрудника или соискателя
Если вы читали статью про Зарплатный калькулятор, то знаете, что для расчета рыночной стоимости должности нужна выборка вакансий с содержанием работы, близким к тому, что вы указываете для вашей должности и/или с такими же требованиями к соискателям, какие предъявляет ваша компания.
Смысл в том, чтобы понять, сколько предлагают на рынке труда за определенную работу или сколько предлагают тому, кто способен ее выполнять.
Подход к оценке соискателя или сотрудника другой.
Чтобы понять, на какую заработную плату он может рассчитывать, нужно сделать выборку из представленных на рынке вакансий, руководствуясь критерием соответствия опыта, знаний, навыков и т.д. предъявляемым работодателями требованиям.
Собрав выборку из «подходящих» вакансий, можно рассчитать сумму, на которую может рассчитывать соискатель или сотрудник, если он ищет работу или готов выйти на рынок труда.
Пошаговый алгоритм расчета стоимости сотрудника или соискателя
Шаг 1
Определяете перечень должностей, на которые соискатель/сотрудник может претендовать с учетом имеющихся знаний, навыков, опыта и прочих данных.
Шаг 2
Для каждой из выбранных должностей формируете выборку доступных вакансий.
Выбираете только те вакансии, на которые соискатель или сотрудник мог бы претендовать с учетом содержания работы и предъявляемых работодателем требований.
Пример.
Вы много лет работаете дизайнером, не имея специального образования.
Анализируете рынок труда и видите, что большинство вакансий дизайнеров для вас недоступны — многие работодатели требуют наличие художественного образования.
Вакансий без таких требований немного и заработная плата невысока.
Что делать? Изучайте рынок — ищите другие должности/специальности, где ваши знания, навыки и опыт будут востребованы и достойно оплачены.
Специалистам, владеющим и графическими пакетами, и 3DMax, работодатели предлагают бОльшую заработную плату, чем «обычным» дизайнерам.
И, заметьте, не требуют от них наличия художественного образования.
Шаг 3
Критично оцениваете выборку вакансий.
Пример:
Пусть вы мегаопытный программист-разработчик лет тридцати.
Вам нравится программировать и не очень нравится руководить — хотите программировать и отвечать только за себя.
Формально вам доступны все вакансии рядовых программистов — можете выполнить любую работу, требованиям соответствуете на все 100%.
Но если здраво оценивать ваши шансы на занятие вакансии рядового программиста, то они невысоки — вам могут предпочесть специалиста, квалификация и запросы которого соответствует рабочим задачам и предлагаемому уровню вознаграждения, а вашу квалификацию посчитают избыточной.
Поэтому в реальности вам доступны только вакансии рядовых программистов со сложными задачами или вакансии тимлидов, где ваш опыт и квалификация будут востребованы.
Кстати, возможно, вам и по возрасту пора в тимлиды или начальники 🙂 — вы поймете это на следующем шаге.
Шаг 4
Делаете поправку на негласные требования и ожидания работодателей.
Пример:
Работодатели нечасто нанимают бухгалтеров-мужчин.
Достижение определенного возраста или «неправильный пол» делает поиск работы непростой задачей применительно к некоторым должностям и специальностям.
С этим также нужно считаться, изучая описания вакансий и выбирая из их массива те, которые вам доступны.
Шаг 5
Обрабатываете выборку с помощью Зарплатного калькулятора или вручную, чтобы понять, какое предложение на рынке труда считать средним.
Шаг 6
Если вы соискатель и полученная сумма вас огорчила — возвращайтесь к Шагу 1 — ищите, в какой сфере вы можете заработать желаемую сумму.
Если вы работодатель — подумайте о том, как вы будете использовать полученную информацию при переговорах с сотрудником.
80 программ обучения HR специалистов
В заключение
Конечно, я бы хотел, чтобы рыночная стоимость соискателя или сотрудника рассчитывалась так же просто, как в «сколькополучателе» на hh.ru — ввел данные в 2-3 поля и поверил в результат.
Увы, не получается — без осмысленной обработки актуальных данных рынка труда — никак.
Надеюсь, описанный мной алгоритм вам пригодится.
Всем удачи и успехов!
Автор: Денис Карандашев
Перейти в Каталог статей
Перейти в Каталог программ обучения
Перейти в Каталог консультационных услуг
Подписывайтесь и получайте анонсы свежих статей
Поделитесь ссылкой на статью с друзьями и коллегами