1 Для токен-пользователей — в ФНС, ПФР, ФСС, Росстат. Для пользователей электронной подписи с подтверждением в виде СМС — ФНС.
2 Услуга по осуществлению электронного документооборота (прием/передача электронных документов) с государственными органами предоставляется в рамках сервиса «Электронный документооборот».
3 При наличии действующего пакета услуг «Лёгкий старт», «Набирая обороты» или «Полным ходом» подключённого с 11.10.2021 года.
Сервис «Электронный документооборот» предоставляет ПАО Сбербанк с привлечением ООО «КОРУС Консалтинг СНГ», ОГРН: 1057812752502, адрес местонахождения: 194100, г. Санкт-Петербург, Большой Сампсониевский пр., д. 68, лит. Н, пом. 1Н. Сервис «Электронный документооборот» представлен в интернет-банке СберБизнес — системе дистанционного банковского обслуживания для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, позволяющей клиентам банка получать через интернет широкий спектр банковских услуг. В отношении информационной продукции без ограничения по возрасту (0+). Для использования сервиса «Электронный документооборот» необходим доступ в сеть Интернет. Подробную информацию о сервисе «Электронный документооборот», интернет-банке СберБизнес, условиях их подключения, стоимости и тарифах, а также об имеющихся ограничениях вы можете узнать на сайте банка, по телефону контактного центра 8 800 555 5 777 или в отделениях, обслуживающих юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.
ПАО Сбербанк. Генеральная лицензия Банка России на осуществление банковских операций № 1481 от 11.08.2015
Реклама. Рекламодатель ООО «КОРУС Консалтинг СНГ».
Программа E-invoicing от Сбербанка позволяет предпринимателям и крупным организациям перевести обмен документами в режим онлайн. Сервис будет полезен для ведения бизнес-деятельности любого масштаба.
Содержание статьи:
- Что такое E-invoicing
- Функции ЭДО
- Для кого нужен электронный документооборот
- Тарифы E-invoicing от Сбербанка
- Как подключить E-invoicing от Сбербанка
- Преимущества E-invoicing
- Как отключить E-invoicing
E-invoicing от Сбербанка
E-invoicing — это электронный сервис для обмена юридически значимыми документами в режиме онлайн. Также сервис предусматривает возможность отправки отчетов в ФНС и ПФР.
%colored_text_box=2%
К 2018 году клиентам предоставили возможность не только отправлять документы через E-invoicing, но и создавать их. В программу был интегрирован конструктор документов, включающий 1400 шаблонов.
%evaluation_block=1%
Функции ЭДО от Сбербанка
Электронный документооборот от Сбербанка предоставляет возможность не только отправлять и получать документы. Сервис имеет еще несколько полезных и значимых для ведения бизнеса опций.
Работа с документами
В программе можно создавать документы по шаблонам или загружать их из стороннего ресурса. Они могут иметь определенную структуру или быть составлены в произвольной форме.
Любой документ в системе имеет юридическую силу благодаря возможности подписывать бланки, акты или договора при помощи электронной подписи. Она оформляется онлайн совершенно бесплатно.
%colored_text_box=1%
Например, так может выглядеть путь договора до отправки:
- Юрист составляет документ.
- Менеджер согласовывает договор.
- Гендиректор подписывает его и отправляет.
Таким образом в режиме онлайн можно наладить документооборот не только между партнерами по бизнесу, но и внутри компании.
Отправка отчетов
Сервис E-invoicing позволяет сдавать отчетность в ФНС, ПФР, ФСС и Росстат. Возможна как отправка нулевой отчетности, так и составление отчетов с внесением необходимых данных. Все документы для отчета могут быть сформированы автоматически — достаточно внести необходимые данные.
%colored_text_box=8%
Хранение документации
Наличие электронного архива позволяет хранить документы в электронном виде. Это значительно проще и надежнее, чем хранение их в бумажном виде. Риск потери важного договора или акта сводится практически к нулю. Стоит отметить еще несколько полезных опций электронного архива:
- автоматическое архивирование документов через полгода;
- возможность редактирования сохраненной документации онлайн;
- удаление и составление акта о ликвидации;
- возможность выгрузки документов из архива на диск.
%colored_text_box=7%
Проверка контрагентов
Надежность партнеров — одна из гарантий успешного и безопасного ведения коммерческой деятельности. Сбербанк предоставляет своим клиентам возможность получить информацию о контрагентах, которая позволит убедиться в их надежности.
Сервис проверки контрагентов позволяет получить выписку из ЕГРЮЛ и ЕГРИП, узнать о дочерних компаниях контрагентов, его арбитражных делах и просмотреть важные изменения в деятельности выбранной организации.
Электронный документооборот E-invoicing от Сбербанка — официальное видео
Для кого нужен электронный документооборот
Сервис ЭДО от Сбербанка будет полезен как частным предпринимателям, так и владельцам крупных организаций и холдингов. Для мелкого и среднего бизнеса актуальна будет возможность заключения договоров с поставщиками и клиентами в режиме онлайн, а также отправка отчетности в контролирующие органы.
Крупные организации могут использовать сервис не только для работы с партнерами, но и для передачи документов между подразделениями в разных городах. Таким предприятиям также будет полезна функция создания маршрута для согласования документов.
%colored_text_box=9%
Тарифы E-invoicing от Сбербанка
Сбербанк предоставляет возможность пользования сервисом как бесплатно, так и на платной основе. В процессе использования возможен переход с одного тарифа на другой. При подключении дополнительных сервисов плата увеличивается.
При активации услуги «Электронный архив» она составит 490 рублей, а при подключении «Конструктора документов» — 995 рублей.
Тариф «Основной»
В рамках базового тарифа клиенты Сбербанка могут получать документы в электронном виде от контрагентов, в том числе и с кодами маркировки, производить обмен документацией с ПАО «Сбербанк».
Отключена функция создания новых документов, а также подписания всех созданных, за исключением технических квитанций. Плата за пользование сервисом по тарифу «Основной» не взимается.
Тариф «Дополнительный»
В рамках тарифа «Дополнительный» клиентам доступен более широкий спектр услуг. Документы контрагентам и ПАО «Сбербанк» можно не только получать, но и отправлять. Предусмотрена возможность отправки отчетов в ФНС, ПФР, ФСС и Росстат. Подключен модуль для работы в программе 1С.
%colored_text_box=3%
Как подключить E-invoicing от Сбербанка
Для подключения услуги E-invoicing необходимо иметь личный кабинет в «Сбербанк Бизнес Онлайн». После входа в него необходимо в меню найти раздел «Услуги» и выбрать «E-invoicing». Автоматически будет подключена базовая версия.
Для перехода на расширенный тариф в разделе «Тарифы» необходимо выбрать «Дополнительный» и произвести оплату.
Для того, чтобы подписывать документы в рамках пользования сервисом ЭДО, необходимо выпустить электронную подпись. Эта процедура также довольно проста. Необходимо:
- В личном кабинете сервиса ЭДО найти раздел «Электронная подпись» и нажать «Выпустить».
- Ввести необходимую информацию, приложить скан — копии документов (паспорт и СНИЛС) — и отправить на обработку.
%colored_text_box=4%
Преимущества E-invoicing
Использование электронного документооборота значительно упрощает ведение коммерческой деятельности. Можно выделить несколько основных преимуществ сервиса:
- Сохранность документов. Риск потерять документацию в электронном виде намного ниже, чем в бумажном. Сервис предусматривает резервное копирование сразу в нескольких местах.
- Конфиденциальность. Все передаваемые данные и информация, указываемая в документации, надежно защищены.
- Быстрая отправка. Отправленные договора, счета и другие документы могут быть получены в считанные секунды.
- Возможность согласования. При необходимости согласования документа несколькими сотрудниками можно настроить маршрут, и он будет составлен, согласован, подписан и отправлен в режиме онлайн.
- Автоматическое заполнение документов и отчетов. Использование конструктора документов позволяет не только пользоваться готовыми шаблонами, но и автоматически вносить необходимую информацию. Также есть возможность сформировать как нулевые отчеты, так и вносить в них данные.
%colored_text_box=5%
Как отключить E-invoicing
Для отключения услуги достаточно найти на любой из вкладок сервиса кнопку «Отключить услугу» и нажать на нее. После этого услуга будет отключена.
%colored_text_box=6%
Для того, чтобы подключить сервис снова, следует просто нажать на кнопку «Подключить услугу». Сервис снова станет активен.
Вывод
E-invoicing от Сбербанка — удобный сервис, который позволяет осуществлять документооборот в режиме онлайн. Он будет полезен как частным предпринимателям, так и владельцам крупного бизнеса.
Анна Хмылова
Редактор и автор текстов,
Окончила «Российский университет дружбы народов» (РУДН) по специальности «Журналистика», защитив дипломную работу на «отлично». Обладает обширными знаниями в области фондовых рынков и финансов.
Электронный документооборот
Электронный документооборот за 0₽*
при открытии расчетного счета
в СберБанке
-
Быстрая подготовка закрывающих документов
Формируйте акты и счета-фактуры в один клик, скачивайте и заверяйте электронной подписью
-
Отправка документов
за минуту
Обменивайтесь юридически значимыми документами с организациями и физлицами из любой точки мира
-
Сокращение расходов
Экономьте на печати документов, логистике и хранении
Создавайте, отправляйте и получайте документы без дублирования на бумаге
Все документы подписываются электронной подписью и являются юридически значимыми.
Электронный документооборот позволяет:
Безлимитно
обмениваться документами с контрагентами
Работать с маркированными товарами
Обмениваться
документами из учетной системы 1С
Сократить трудозатраты на работу с документами примерно на 30%
Электронный документооборот
- Быстрое создание, подписание и отправка электронных документов
- Настройка индивидуальных маршрутов согласования документов внутри компании
- Обмен документами с контрагентами, которые используют другие системы ЭДО
- Работа с товарами с обязательной маркировкой и прослеживаемостью
- Быстрый поиск документов по запросу госорганов или налоговой проверке
- Работа с документами по всей филиальной сети
Отчетность в госорганы
- Отправка отчётности в ФНС, СФР и Росстат
- Формирование нулевой отчётности в ФНС и СФР
- Получение уведомлений о запросах от госорганов на электронную почту или по смс
- Формализованная и неформализованная переписка с представителями государственных органов
ЭДО с физлицами
Быстрая отправка и подписание электронных документов с физическими лицами.
- Быстрый процесс подписания договоров (включая ГПХ) и актов выполненных работ
- Простой способ подключения физлиц через СБЕР ID
- Значительная экономия денежных средств и времени на печать документов, логистику и хранение.
Документы, подписанные в сервисе, юридически значимы, соответствуют требованиям 63-ФЗ и подходят для ФНС.
ВашПрайс
Быстрое формирование прайс-листов внутри сервиса ЭДО
- Создание неограниченного количества прайс-листов
- Обновление цен, остатков и ассортимента в режиме одного окна сразу у всех клиентов
- Выставление счёта в момент создания заказа без участия менеджера и бухгалтера
Позволять сократить время оформления сделки
до 15 минут.
Тарифы для клиентов СберБанка
-
Бесплатный
Документооборот
- Получение электронных документов от контрагентов — юрлиц и ИП
- Обмен документами с ПАО Сбербанк
Отчётность
- Просмотр ранее отправленных документов
Маркировка
- Получение документов с кодами маркировки
Доступен
по умолчанию -
Базовый
Документооборот
- Безлимитный обмен документами с контрагентами — юрлицами и ИП
Отчётность
- Просмотр ранее отправленных документов
- Формирование отчётности с помощью конструктора
- Сдача отчётности в государственные органы: ФНС, СФР, Росстат
- Переписка с инспектором
Маркировка
- Получение и отправка документов с кодами маркировки
0 ₽ в месяц*
-
Расширенный
Документооборот
- Безлимитный обмен электронными документами с контрагентами — юрлицами и ИП
Отчётность
- Просмотр ранее отправленных документов
- Формирование отчётности с помощью конструктора
- Сдача отчётности в государственные органы: ФНС, СФР, Росстат
- Переписка с инспектором
Маркировка
- Получение и отправка документов с кодами маркировки
ВашПрайс
- Создание прайс-листов в сервисе ЭДО
- Получение и обработка заказов
ЭДО с физлицами и самозанятыми
- Получение, отправка, подписание документов
595 ₽ в месяц
Расчетный счет в СберБанке это:
Открытие счета — 0₽
Необязательно посещать офис банка
Обслуживание счета — 0₽
Если нет входящих и исходящих
операций по счету
Сервисы для бизнеса — 0₽
Сервисы для ведения и развития
бизнеса от партнеров Сбера
Дополнительные сервисы в СберБизнес
Откройте счет для бизнеса в СберБанке и получите токен для КЭП от ФНС за 0 ₽
- Удобное оформление без похода в налоговую
- Консультация по получению ЭП в СберБанке
- Настройка рабочего места для работы с ЭП
Токен для КЭП от ФНС за 0 ₽**
Отчетность в госорганы за 0₽
- Сдавайте отчетность в ФНС, СФР и Росстат онлайн без привязки к рабочему месту
- Меняйте вакансию неограниченное количество раз, пользуйтесь базой на 50 контактов
- Персональная устная консультация по правовым вопросам бизнеса
- Ведите бухгалтерию онлайн и получайте напоминания о налоговых событиях
Электронный документооборот для действующих пользователей СберБизнес
Моментальный обмен юридически значимыми документами с юрлицами, ИП, физлицами и самозанятыми, работа с маркировкой и создание прайс-листов
в интернет-банке СберБизнес
Подключите
Электронный документооборот
компаний из списка Forbes «200 крупнейших компаний России» работают с нами
клиентов используют
2 и более наших продуктов
клиентов работают
с нами 5 лет и больше
сотрудников
>в 5 городах России
СберКорус — цифровая платформа для компаний и физических лиц. Мы организуем любой бизнес-процесс без бумажных документов.
В 2004 году мы стали первым в России оператором электронного документооборота, а в 2012 году вошли в экосистему Сбера. Сегодня мы разработчик и провайдер облачных сервисов для автоматизации процессов управления цепочками поставок и взаиморасчетов, поставщик №1 для Сбера по программному обеспечению и организатор процессов цифровой трансформации крупнейших компаний из 58 регионов России.
Наша главная цель — помогать бизнесу экономить деньги за счет внедрения цифровых процессов и лучших управленческих практик.
Помогаем бизнесу
с 2004 года
*Акция действует при подключении пакета услуг «Лёгкий старт», «Набирая обороты» или «Полным ходом» подключённого с 11.10.2021 года.
**Акция действует при подключении РКО (расчетно-кассового обслуживания) в СберБанке (ПАО СберБанк)
Услуги предоставляются ООО «КОРУС Консалтинг СНГ» (входит в группу компаний Сбербанк). ОГРН: 1057812752502, юридический адрес: 194100, г. Санкт-Петербург, Большой Сампсониевский пр., д. 68, лит. Н, пом. 1Н.
Альфа-банк карта 365 дней
Кредитка Альфа-банка 365 дней без % (Классик)
Максимальный кредитный лимит 500 000 ₽. Стоимость обслуживания от 0 ₽ в 1-й год, далее от 590 ₽. Снятие наличных бесплатно до 50 000 ₽ в месяц. В течение льготного периода вы возвращаете только потраченную сумму, без переплаты
Генеральная лицензия Банка России № 1326
Сбербанк E-invoicing – сервис электронного документооборота, который дает малому бизнесу удобные возможности по отправке и получению файлов онлайн, без личного визита в государственные органы или посещений контрагентов. Пользователь может подключить и дополнительные услуги по хранению и составлению различных документов.
Возможности сервиса
Электронный документооборот в Сбербанк бизнес представлен 3 сервисами:
- Собственно документооборот.
- Архив.
- Конструктор документов.
Благодаря этому компания или индивидуальный предприниматель могут:
- получать и отправлять файлы онлайн в любое время;
- сдавать отчетность в ФНС РФ, ПФР, органы статистики и социального страхования;
- значительно или полностью сократить бумажный документооборот;
- уменьшить расходы на содержание архива;
- повысить безопасность доступа к важным данным;
- моментально удалить документ с составлением соответствующего акта;
- профессионально разработать документы для конкретного случая;
- предоставить ответы ФНС и другим госорганам.
Важно!
Отправка документов онлайн в ПФ РФ, органы статистики и Фонд соц.страхования
доступна только токен-пользователям СББОЛ. Сервис “отчетность в гос.органы” доступен круглосуточно.
Тарифы и условия обслуживания
Тарифы e-invoicing зависят от вида подключенного сервиса. Плата взимается ежемесячно с расчетного счета: условия в 2019 году, стоимость (с НДС) описаны ниже.
Электронный документооборот
Если клиента интересует электронный документооборот в Сбербанк бизнес, он может установить основной или дополнительный пакет. Основной предоставляется бесплатно и дает несколько базовых возможностей:
- обмен документами со Сбербанком;
- удаленное получение электронной подписи;
- получение документов со стороны всех контрагентов.
Однако посылать файлы партнерам, а также в государственные органы не получится. Чтобы делать это, необходимо поставить дополнительный пакет по тарифу 295 рублей в месяц. Он позволяет:
- получать и отправлять файлы всем контрагентам;
- передавать отчетность в налоговую службу, Пенсионный фонд и другие государственные органы.
Электронный архив
Этот сервис можно приобрести за 490 рублей в месяц. Он выполняет такие функции:
- сохранение и разделение документов по группам;
- редактирование файлов;
- принятие и обработка сообщений от налоговой службы;
- уничтожение файлов с составлением соответствующего акта;
- передача, отмена прав доступа к документам;
- возможность увидеть всю историю действий с файлами.
Все эти действия можно совершать только при наличии электронной подписи. О том, как получить ее, рассказывается в последнем разделе.
Конструктор документов
Сервис подключается за 955 рублей в месяц. Конструктор позволяет профессионально разрабатывать документы, которые подходят под конкретную ситуацию пользователя. Формы составляются в режиме онлайн, причем система дает возможность выбора из большой базы образцов, поэтому каждый документ получается уникальным. Заполненный или пустой бланк можно скачать, отредактировать и распечатать в 1 клик.
Как подключить сервис
Чтобы понять, как подключить Сбербанк E-Invoicing, можно воспользоваться инструкцией:
- Необходимо зарегистрироваться в Сбербанк бизнес онлайн, создать свой логин и пароль. Восстановить эти данные и проконсультировать по другим вопросам поможет горячая линия сбербанка для бизнеса (номер 8 800 55-55-50).
- Затем в личном кабинете Сбербанк Бизнес Онлайн пользователь проходит в раздел с услугами и выбирает “e invoice sberbank”.
- Выбирает любой интересующий сервис – собственно документооборот, предоставление отчетности или конструктор по составлению документов.
На главной странице кабинета в бизнес онлайн клиент может через интернет увидеть любой документ в статусе входящего, исходящего сообщения, находящегося в обработке, в черновиках или в корзине. Отдельные разделы отражаются только для пользователя, имеющего права Администратора. Например, это файлы «без маршрута», для которых пока не создан порядок отправки, а также «документы компании». Это полная история всех файлов, посланных из личного кабинета.
Система представлена и в виде мобильного приложения. Для получения доступа к нему понадобится ввести пин-код, который получают после скачивания и установки программы. Сменить его можно в любой момент, зайдя в раздел «Настройки».
Как получить электронную подпись
Подпись можно оформить в Сбербанк Онлайн для бизнеса при условии, что в государственном реестре есть данные об организации и ее руководителе. Пользователь проходит в раздел «Электронные подписи» и нажимает кнопку «Получить». Дальнейшая последовательность действий такая:
- Загрузить качественные сканы всех документов.
- Проверить предоставленные данные и отправить заявку на получение подписи.
- Если у Сбербанка нет данных о директоре компании, предоставить соответствующие документы в офис.
- Получить бумажный сертификат о предоставлении подписи.
Система электронного документооборота действительно позволяет экономить как средства, так и деньги компании или ИП. Поэтому зачастую о ней можно встретить положительные отзывы. Ежемесячная плата за сервис электронного документооборота небольшая, поэтому воспользоваться этой услугой может практически любая организация.
Полезные статьи:
- Выписки по рублевым счетам сбербанк бизнес онлайн;
- Регистрация на Сбербанк АСТ;
- Сервис Конструктор документов;
Интернет пестрит сотнями статей и вебинаров про то, как перевести свою команду на удаленную работу, но как только дело доходит до того, чтобы в удаленном режиме подписать договор или собрать с контрагентов акты, начинается настоящий квест.
Внутри компании можно использовать различные СЭД- и CRM-системы, а при обмене документами с партнерами единственным законным и удобным вариантом будет начать работать с юридически значимым электронным документооборотом, он же ЭДО.
Если вы рассчитывали увидеть здесь статью, как отправить курьера по квартирам директоров и партнеров, тут такой инфы не будет, сорян.
В этой статье я подготовил чек-лист, что нужно сделать, если с ЭДО вы ранее не были знакомы.
Шаг 1. Соберите реестр документов и контрагентов
Для начала необходимо понять, как часто и какими типами документов вы обмениваетесь с вашими партнерами. Например, если у вас есть партнеры, которые ничего не оплатят без актов, то лучше уже сейчас понять крайние сроки, когда нужно получить документы.
Документы в ЭДО делятся на структурированные (акты, счет-фактура, счет), которые регламентируются законодательством, и неструктурированные (договор, приложение, отчеты).
Зачем это нужно:
- Вы поймете, какие типы документов потребуются в работе.
- Определите приоритетных контрагентов, с которыми необходимо осуществить переход на ЭДО в срочном порядке.
- В будущем сможете составить список тех, с кем уже можно работать по ЭДО.
Шаг 2. Выберите способ работы с электронными документами
Веб-версия
Подключение займет от часа до 12 часов.
Наиболее простой способ работы с документооборотом. Не нужно ничего настраивать в своих учетных системах, ставить дополнительный софт на компьютер. Просто заходите в веб-сервис, загружаете документы и отправляете всего за пару кликов.
Через банк-клиент
Подключение в течение 15 минут.
Если вы и ваши контрагенты обслуживаются в «Сбербанке», у вас есть возможность подключиться к ЭДО через «Сбербанк Бизнес Онлайн». Продукт представлен в маркетплейсе банка и подключается в пару кликов. Подробнее почитать можно тут.
Такая функция, возможно, есть и у других банков, но подробной инфы не нашел.
Модуль «1С»
Настройка займет от одного до семи дней.
Если трафик по документообороту достаточно велик и вы используете типовую версию «1С», можно отправлять документы, не покидая интерфейса «1С». На настройку и установку специального модуля уйдет от пары часов до недели.
Но важно понимать: если вы сильно переписывали свой «1С», с установкой готовых решений могут быть проблемы. В этом случае вам придется заниматься интеграцией, а это вопрос небыстрый.
Решения на базе «1С» есть практически у всех операторов, у части оно платное, у кого-то предоставляется бесплатно при более-менее крупном документообороте.
Интеграция с другими учетными системами
Интеграция займет от одного до шести месяцев.
Если в вашей компании используется SAP, модифицированная «1С», Directum и прочие учетные системы, тогда потребуется интеграция или интеграция через API. Либо можно попробовать поискать готовые интеграции, но их адаптация под ваши процессы займет время и деньги.
API, как правило, все операторы дают бесплатно, но за консультирование по его использованию нужно будет заплатить.
Шаг 3. Внесите изменение в учетную политику
Пропишите в учетной политике возможность использования электронных документов, в частности пункт о том, что первичные документы могут составляться в электронном виде и подписываться электронной подписью. Также советуем в шаблоны ваших договоров включить пункт о возможности работы через электронный документооборот.
Будьте готовы к тому, что некоторые контрагенты попросят подписать дополнительное соглашение о готовности работать с вами в системе ЭДО (оно необязательно), его также можно подписать в онлайне.
Шаг 4. Составьте маршрут движения документов
Каждый документ имеет свой жизненный цикл.
Обычно он выглядит так: создание → согласование → подписание.
Однако на каждом этапе есть люди, которые должны сказать свое торжественное ОК, чтобы вы смогли завершить цикл документооборота. Кто-то при этом имеет право подписи, а кто-то должен просто согласовать.
Понимание всей цепочки и ответственных лиц на каждом ее этапе потребуется для настройки маршрута движения документа в сервисах электронного документооборота.
Если ваша компания небольшая, можно этот пункт смело пропустить.
Шаг 5. Выберите оператора документооборота
Выбор оператора чаще всего будет зависеть от цены и тех решений, которые он предлагает и абонентской базы. Подключение к сервисам ЭДО, как правило, бесплатное, а вот за пакеты исходящих документов нужно будет заплатить, поэтому лучше заранее понимать, сколько документов вы планируете отправлять. При этом у всех операторов входящие документы не тарифицируются.
Как правило, цена вопроса за передачу документа, находится в пределах 4–8 рублей за документ, чем больше документов вы отправляете, тем дешевле каждый документ.
Между операторами ЭДО существует бесплатный роуминг, поэтому не нужно переживать, если ваши контрагенты обслуживаются у другого оператора, просто учитывайте пару тонкостей, о которых скажу ниже.
Шаг 6. Выпустите ЭЦП для тех сотрудников, которые имеют право подписи
Электронный документооборот невозможен без электронной подписи (она же ЭЦП), так как ЭЦП подтверждает, что документ подписали именно вы, а не кто-то другой. Подробно про то, что такое электронная подпись, расписывать не буду, только скажу, что она в десятки безопаснее, чем обычная подпись и печать.
Так как мы сейчас говорим о работе на удаленке, электронную подпись удобнее и безопаснее заказать с доставкой, чтобы лишний раз не покидать пределы своей квартиры. Важно понимать, что электронная подпись — вещь важная и обладающая юридической силой, поэтому обычными курьерскими службами ее не доставить, в некоторых случаях ее доставляют специалисты Спецсвязи или сотрудники, которые прошли необходимую сертификацию.
Шаг 7. Подключите своих контрагентов
Вот с этим шагом часто возникают проблемы. Если крупный бизнес, как правило, с ЭДО работает, то средний и мелкий бизнес про такую систему зачастую не слышал.
Вот несколько сценариев, как начать работать с ЭДО.
Партнер не подключен к ЭДО
Тут у вас есть два варианта.
- Если вы и ваш партнер — клиенты «Сбербанка», выпустить электронную подпись и работать с ЭДО он (партнер) сможет бесплатно, а вам это будет стоить 295 рублей в месяц.
- Пригласить его зарегистрироваться в ЭДО, что, конечно же, не самая тривиальная задача. Но она точно окупится.
Партнер подключен к ЭДО, но обслуживается у другого оператора
Вы пишете письмо в техподдержку оператора ЭДО с просьбой настроить роуминговое соединение. В письме указываете ИНН, название оператора ЭДО, к которому подключен контрагент. Как правило, в течение пары дней операторы настроят соединение. В некоторых случаях вас могут попросить заполнить шаблон письма о выборе конкретного оператора.
После того, как ваш партнер подтвердит взаимосвязь в интерфейсе своего оператора, вы сможете обмениваться документами.
Вы подключены к одному оператору
Это самый простой сценарий. В данном случае в интерфейсе системы нужно ввести ИНН вашего контрагента (да, это можно сделать и массово) и отправить запрос на настройку взаимосвязи. После того, как ваш партнер подтвердит, вы можете спокойно отправлять документы.
Шаг 8. Вы можете работать с электронным документооборотом
На самом деле интерфейсы систем достаточно простые и разобраться в их работе можно за пару дней.
Например, если вы хотите отправить договор, у 90% операторов схема будет выглядеть так:
- Заходите в раздел «Создать документ».
- Выбираете тип документа — договор.
- Загружаете договор (это могут быть PDF, DOCX и другие форматы).
- Подписываете его с помощью своей электронной подписи и отправляете партнеру.
- После того, как документ будет подписан с помощью ЭЦП с другой стороны, договор считается заключенным.
Сразу развею миф, что на бумаге договор более надежный.
Судебная практика по документам, переданным через ЭДО, датируется еще 2010 годом. При этом договор нельзя подделать или потерять, в нем нельзя поменять пару листов, а подпись не нужно будет отправлять на графологическую экспертизу.
Вывод
При переходе на ЭДО вы забудете, что такое сбор актов сверки в конце месяца, ожидание подписанного с обеих сторон договора и слова бухгалтера: «Пока все акты не предоставите — премию не выплатим». Ваш генеральный директор может работать хоть из Исландии, но все равно сможет подписать документы в течение пары минут.
На первый взгляд все выглядит сложно, но по факту начать работать с ЭДО можно в течение дня. Да, для более глубокой интеграции потребуется время, но это можно делать планомерно.
В условиях текущей ситуации первостепенно важно сделать так, чтобы работа вашей компании не застопорилась, а оптимизировать процессы можно постепенно, по мере накапливания требований и опыта.
P. S. Да я работаю в одном из операторов ЭДО, но старался все описать непредвзято. Неважно, какого оператора вы выберите, главное начать переход на цифровизацию документооборота.