Как отследить время работы удаленных сотрудников

В этой статье представлен рейтинг лучших тайм-трекеров и ПО по контролю удаленных сотрудников. Каждая программа сопровождается обзором функционала платной и бесплатной версии. Этой информации будет достаточно, чтобы вы, независимо от своего статуса (фрилансер, начинающий предприниматель или руководитель крупной компании), смогли подобрать наиболее удобное для себя решение.

Критерии выбора программного обеспечения

Как известно, время ― деньги. Сберечь и то и другое поможет специальная программа для контроля удаленных сотрудников, которая будет осуществлять мониторинг удаленной работы штатных специалистов или привлеченных к проекту фрилансеров.

Оценка эффективности персонала не сможет быть полной, если к выбору тайм-трекера подойти без должного внимания. При этом стоит отметить, что далеко не все сервисы контроля удаленных сотрудников являются бесплатными. В большинстве случаев демо-версии содержат весьма ограниченный функционал. Его, как правило, недостаточно для полноценного контроля работников на удаленке и тогда руководителям приходится подключать лицензионные пакеты, которые обычно оплачиваются на год вперед. Поэтому, прежде чем вложить деньги в установку ПО для отслеживания действий удаленных сотрудников за компьютером, убедитесь, что выбранная программа имеет достаточно полный набор базовых опций. В него могут входить следующие важные функции.

Возможно, в вашем бизнесе всесторонний контроль работы сотрудников потребует наличия и других функций, например, блокировки конкретных сайтов или инструмента захвата экрана с записью видео того, что происходит на мониторе, а может, для вас принципиальное значение будет иметь возможность выставления счетов сразу в интерфейсе сервиса. Найти идеальный вариант, будет не просто, но облегчить эту задачу можно, если заранее определиться с индивидуальными потребностями вашего предприятия. В большинстве случаев сделать это удается только опытным путем, пробуя разные специальные программы для дистанционного контроля удаленных сотрудников и отмечая преимущества и недостатки взаимодействия с этими сервисами. Демо-версии и бесплатные пакеты, которые есть практически у каждого разработчика, также хорошо помогают в поиске лучшего варианта, а еще сориентироваться в многообразии предложений можно благодаря данному рейтингу, в котором отражены особенности разных цифровых продуктов.

Следующий критерий выбора ― легкость доступа к сервису, простота его интеграции в цифровую инфраструктуру компании и удобство управления. Учитывая все это, вы сможете создать собственную цифровую экосистему, которая сделает бизнес-процессы максимально продуманными и удобными.

Не последнюю роль в выборе лучшего сервиса для контроля офиса на удаленке, конечно, будет играть и финансовый вопрос. Не все из доступных вариантов можно назвать бюджетными, но в большинстве случаев на выбор дается несколько тарифных планов, среди которых можно найти хорошее соотношение цены и функциональности. Отобрав по всем перечисленным критериям программы, способные осуществлять контроль удаленных сотрудников, не забудьте напоследок сравнить стоимость каждого варианта подписки, чтобы не упустить возможную выгоду.

Теперь, когда мы выяснили, на что обращать внимание при поиске систем учета рабочего времени удаленных сотрудников, стоит приступить к детальному рассмотрению наиболее интересного софта.

1 место. Программа Bitcop

Bitcop ― мощная система учета и контроля рабочего времени, помогающая отслеживать действия сотрудников на удаленке. Он заслуженно занимает первое место в рейтинге. Эта программа удаленного контроля помогает не только регистрировать время, потраченное на решение конкретных задач, но и дает широкие возможности для аналитики с последующей оптимизацией методик управления компанией. Еще один плюс Bitcop ― наличие специальных опций для защиты информационной безопасности.

Данная программа для контроля удаленных сотрудников имеет платную и бесплатную версии. При этом оба варианта не сильно отличаются между собой по функциональности. Разница состоит в количестве подконтрольных ПК, а также в сроке хранения данных.

Мониторинг активности удаленных сотрудников от Bitcop строится на базе следующего функционала:

Бесплатная версия ПО позволяет устанавливать полноценный контроль рабочего времени одного удаленного сотрудника. Покупая локальную версию, можно не только расширить число отслеживаемых ПК до нужного вам количества, но и получить доступ к кейлоггеру. Эта функция позволяет сохранять и анализировать используемые сочетания клавиш на клавиатуре, что необходимо для своевременного выявления угроз корпоративной безопасности.

Стоимость полной версии программы для контроля удаленных сотрудников: облачная версия ― 99 рублей за 1 профиль, локальное программное обеспечения ― 3 600 рублей за 1 ПК без необходимости регулярного продления подписки.

2 место. Программа Insightful

Говоря про специальные системы контроля работы сотрудников, нельзя обойти вниманием эту программу. Она занимает второе место в обзоре лучшего ПО учета оплачиваемого времени, так как представляет собой довольно мощный управленческий инструмент с возможностью аналитики поведения пользователей. Функционал Insightful включает в себя следующие полезные опции.

Insightful подразумевает два сценария использования. Первый подходит большим компаниям, когда ПО устанавливается на корпоративное оборудование сотрудников. Система мониторинга деятельности персонала может активироваться автоматически при включении ПК или в конкретные часы, а также при подключении к определенной сети. Второй сценарий отслеживания работы предназначен для фрилансеров и удаленных сотрудников, решающих производственные задачи из дома. В этом случае систему можно активировать самостоятельно с помощью ручного запуска.

Стоимость полной версии программы Insightful для контроля удаленных сотрудников: от 6,4 долларов в месяц за 1 корпоративный профиль. Бесплатного пакета нет, но можно воспользоваться демо-доступом, который будет активен 14 дней.

3 место. Программа ActivTrak

Этот сервис замыкает тройку лидеров в рейтинге лучших, так как имеет весьма интересный функционал и доступен по цене. Программа контроля рабочего времени ActivTrak примечательна тем, что объединяет в себе опции, помогающие одновременном выполнении сразу 3 задач.

Возможности данной программы контроля штатных сотрудников и фрилансеров включают в себя доступ к следующему функционалу.

Цена ActivTrak — программы для контроля удаленных сотрудников: от 9 долларов за один подключенный профиль ежемесячно. Также предусмотрен бесплатный тарифный план, и он не имеет ограничений по функционалу, но при его использовании ПО можно масштабировать только на аккаунты трех сотрудников компании, а собранная в оплачиваемое время статистика будет храниться всего 30 дней.

4 место. Программа Hubstaff

Данный сервис не случайно занял почетное четвертое место в рейтинге лучшего ПО для удаленного учета рабочего времени. Делая выбор в пользу этого софта, вы получаете доступ к уникальной системе дистанционного контроля удаленных сотрудников. Программа Hubstaff в большей степени рассчитана на взаимодействие внутри небольших команд фрилансеров. В ней нет, например, кейлоггера и автоматически обновляемого таск-менеджера, но есть набор инструментов, обеспечивающих полноценный контроль за ходом реализации проектов, уже принятых в проработку.

В бесплатной версии Hubstaff, правда, большей части этого функционала нет. Чтобы получить к нему доступ, придется покупать лицензионный пакет. В пробном варианте возможен мониторинг работы только 1 сотрудника, а среди доступных опций вы найдете лишь функцию формирования отчета по использованию рабочего времени. Еще в бесплатном тарифе можно делать скриншоты экрана, но количество памяти для их хранения существенно ограничено. Примечательно также, что Hubstaff поддерживает не только Windows, но и такие операционные системы как Mac или Linux, что существенно расширяет границы использования ПО.

Стоимость полной версии программы для контроля удаленных сотрудников: от 7 долларов за 1 профиль в месяц (при условии, что вы решите интеграцию сразу на год). Есть несколько тарифных планов с разным объемом облачного хранилища, а также с некоторыми функциональными различиями. Самая дорогая версия обойдется в 16,67 долларов в месяц за 1 пользователя.

5 место. Программа Time Doctor

Эта серверная система для удаленного всестороннего контроля работы персонала разместилась на пятом месте в рейтинге наиболее удобных и эффективных программ за счет главной особенности ― ПО может не только контролировать рабочее время фрилансеров и штатных сотрудников, но и сделает управление проектами максимально удобным. Разработчик предлагает не ограничиваться облачным вариантом ПО. Можно купить и локальную коробочную версию продукта, который будет контролировать рабочее время удаленного сотрудника независимо от качества интернет-соединения.

Time Doctor подойдет начинающим предпринимателям, руководителям небольших компаний, стартаперам и просто фрилансерам. Софт делает взаимодействие с клиентом максимально прозрачным. С его помощью вы можете предоставить документальное подтверждение проделанной работы, где также будет отражено время, затраченное сотрудником на ее выполнение. Финансовые отношения с удаленными специалистами также будут всегда под контролем. В Time Doctor можно создавать платежные ведомости и рассчитываться по ним через системы TransferWise, PayPal или Payoneer. Конечно, этим функционал сервиса не ограничивается. Программа мониторинга сотрудников поддерживает и следующие полезные опции.

К сожалению, дизайн и удобство интерфейса нельзя назвать полностью проработанными. Это является существенным недостатком данного сервиса. Некоторым внешнее оформление Time Doctor может показаться устаревшим. Другие отметят сложность поиска отдельных функций. Несмотря на это, данная программа для контроля сотрудников и их рабочего времени достойна того, чтобы занять свое место в рейтинге лучших, так как объединяет в себе сразу несколько полезных инструментов.

Стоимость полной версии программы Time Doctor для контроля удаленных сотрудников: 9,99 долларов в месяц за 1 профиль. Тарифный план один, но при покупке более 10 лицензионных разрешений есть возможность получить скидку. Бесплатная демо-версия действует 14 дней.

6 место. Программа Harvest

Довольно неплохое приложение для контроля специалистов на удаленной работе, которое может использоваться руководителями небольших стартапов и командами фрилансеров. С увеличением штата и объема производственных задач, требующих своевременного выполнения, масштабировать эту программу будет сложно, да и представленных в ней опций может не хватить для выстраивания всей цепочки бизнес-процессов, но на первых порах Harvest может существенно облегчить рабочий процесс. Для этого данная система мониторинга деятельности сотрудников имеет следующий полезный функционал.

Пользователей Harvest подкупает простота взаимодействия с этим софтом, но тарифы на доступ к ПО нельзя назвать самыми демократичными на рынке.

Цена полной версии программы для контроля удаленных сотрудников: от 10,8 долларов за 1 корпоративный аккаунт в месяц. Есть доступ к бесплатному пакету с возможностью мониторить 1 ПК и работу по 2 проектам.

7 место. Программа DeskTime

На седьмом месте рейтинга расположилась очередная хорошо продуманная программа для удаленного контроля работы сотрудников и фрилансеров, которая содержит в своем арсенале все необходимые функциональные возможности.

Главным недостатком DeskTime является то, что в бесплатной версии функциональные возможности данной программы по контролю удаленной работы сильно урезаны. При использовании демо-режима вы сможете отслеживать только 1 ПК, а доступная отчетность будет ограничена лишь выгрузкой базовых данных о задействовании удаленным сотрудником разных приложений и сервисов. Однако даже на бесплатном тарифе можно получить доступ как десктопному, так и к мобильному варианту DeskTime.

Стоимость полной версии программы для контроля удаленных сотрудников: от 7 долларов за 1 интеграцию 1 профиля в месяц. Есть и более дорогие тарифы с премиальным набором опций и неограниченным количеством поддерживаемых аккаунтов. Для больших команд предусмотрены скидки, и при подключении более 10 пользователей стоимость 1 лицензии может опуститься до 5,5 долларов в месяц. Однако оплату по этим тарифным пакетам нужно вносить сразу на год вперед.

8 место. Программа Toggl

С этим приложением удаленный контроль сотрудников не очень удобен, но зато подобная программа учета рабочего времени отлично подойдет тем фрилансерам и штатным работникам, которые, будучи на удаленке, заинтересованы в повышении личной продуктивности.

Toggl, расположившийся на восьмом месте рейтинга ПО для удаленного контроля оплачиваемого времени, привлекает пользователей простотой и дружелюбностью своего интерфейса, а также доступом к широкому набору полезных опций.

В бесплатной версии система контроля может отслеживать до 5 рабочих профилей. При этом здесь же представлены почти все функции из основного пакета. Смысл покупки лицензии состоит лишь в том, чтобы получить доступ к более широким и гибким настройкам выстраивания отчетов.

Стоимость программы Toggl для контроля удаленных сотрудников: от 9 долларов за 1 пользователя в месяц.

9 место. Программа TimeCamp

TimeCamp ― универсальная система для мониторинга трудовой деятельности удаленных сотрудников. Она дает возможность менеджерам проекта взаимодействовать между собой внутри интерфейса, а также следить за ходом реализации поставленных задач и их статусом. Для этого в TimeCamp представлены следующие опции.

Эта программа для отслеживания действий сотрудников на ПК относится к числу облачных решений. Она обладает простым и понятным интерфейсом, а также хорошо интегрируется в бизнес-процессы. С TimeCamp командная удаленная работа может стать более слаженной и продуктивной. Данное ПО совместимо с более чем 50 приложениями для управления проектами разного уровня сложности (Zendesk, Asana, Basecamp и прочие), что также является важным преимуществом данного продукта.

Стоимость программы TimeCamp для контроля удаленных сотрудников: от 7 долларов за 1 монитор в месяц. Если вы планируете использовать TimeCamp только для оценки собственной продуктивности, можете подключить бесплатный пакет, позволяющий отслеживать 1 ПК.

10 место. Программа RescueTime

Еще одно приложение для контроля повседневной работы удаленных сотрудников за компьютером, рассчитанное в большей степени для личного мониторинга производительности. Некоторая ограниченность функционала является, главным недостатком этой программы, но зато она поддерживает интеграцию с разными ОС, в том числе и с Mac, Linux.

RescueTime не отправляет автоматических уведомлений всем менеджерам, а потому вряд ли подойдет для выставления задач и отслеживания их исполнения в большой команде. Программа позволяет удаленному сотруднику самому определять желаемые цели и анализировать свою продуктивность в течение рабочего времени. Сервис поможет ему отследить, какие приложения и веб-адреса открывались в течение дня, и на основе этих данных создаст сводку производительности труда. При этом программа разрешает самостоятельно устанавливать перечень тех URL и инструментов, которые система контроля будет считать полезными для работы сотрудника или, напротив, вредными и отвлекающими.

Ценообразование полной версии программы для контроля удаленных сотрудников: 9 долларов в месяц за 1 аккаунт, а при подключении годовой подписки ― 72 доллара. Если подключать RescueTime к разным ПК не требуется, можете ограничиться бесплатной версией RescueTime Lite.

Итог

Дистанционный контроль за работой удаленных сотрудников и фрилансеров вполне возможен, и для этого существует ряд специальных программ, подробный обзор которых был представлен в этом рейтинге. Вероятно, что развитие ниши цифровых продуктов мы сможем наблюдать и дальше, но и сейчас имеющийся выбор позволяет найти ту систему мониторинга работы удаленного персонала, которая будет максимально подходить определенному режиму труда и специфике деятельности конкретного предприятия.

Управлять сотрудниками на удаленке иногда сложнее, чем в офисе. Инструменты, которые подходят для штатных ситуаций, не всегда эффективны в виртуальной среде. Руководителю важно учитывать мотивационные, организационные и психологические факторы, которые влияют на сотрудников. Рассмотрим, как эффективно контролировать работу удаленщиков.

Зачем нужен мониторинг удаленных сотрудников

Около половины сотрудников компаний как минимум один день в неделю работают на удаленке. Согласно социологическим исследованиям, через 4 года более 50% компаний будут полностью работать дистанционно.

Существуют специальные сервисы, которые контролируют сотрудников и собирают статистику при дистанционной работе. Чем полезны такие программы:

Потребность в инструментах для дистанционной работы постоянно растет, и компании активно внедряют ПО для контроля сотрудников.

Что беспокоит работников на удаленке

Важно следить за отношениями внутри коллектива удаленщиков. Недавно более тысячи человек участвовали в социологическом исследовании, которое провел журнал Harvard Business Review. Опрос показал: удаленные сотрудники беспокоятся, что другие работники будут негативно о них отзываться и начнут действовать только в своих интересах.

Кроме того, много времени уходит на споры и разногласия. В 84% случаев люди тратят несколько дней, чтобы найти оптимальное решение. У 47% участников споры длятся неделями.

По мнению исследователей, удаленные работники страдают от тревожности чаще штатных сотрудников. Постоянное беспокойство повышает уровень стресса и снижает продуктивность, из-за чего приходится увеличивать затраты и продлевать сроки выполнения задач. Закономерный результат этого — текучка кадров.

Иногда удаленные сотрудники настолько боятся отстать от офисных, что берут на себя намного больше задач. На первый взгляд это звучит неплохо. Но на деле все кончится выгоранием удаленщика.

Поддерживайте личные отношения

Важно, чтобы коллеги доверяли руководству и друг другу. Это касается и сотрудников на удаленке. Надо узнать, что мотивирует каждого участника команды, какие у него интересы, увлечения и т.д. Это требует времени, но в результате работники станут лояльнее, а руководитель получит от них больше отдачи.

Нужно учитывать особенности характера подчиненных. Например, одним людям нравится, когда их поощряют публично, другие предпочитают, чтобы их хвалили в личной беседе.

Также важно понимать, в какое время удаленный сотрудник наиболее эффективно работает, и по-разному мотивировать «сов» и «жаворонков».

Также руководителю стоит задуматься, почему его сотрудники предпочитают удаленку. Обычно ее ценят за гибкий график и возможность сбалансировать работу и личную жизнь.

У удаленных работников должно быть достаточно времени, чтобы выполнять рабочие задачи. Если сотрудник регулярно срывает сроки сдачи, руководителю стоит выяснить, осталась ли мотивация подчиненного прежней.

Многие фрилансеры подчеркивают, что им важна поддержка куратора при всей необходимости самомотивации, поскольку помощь куратора значительно повышает эффективность работы.

Знакомство с новичками

Дистанционная работа — это не причина пренебрегать внутренним распорядком компании. Когда в коллективе появляются новые сотрудники, их нужно ознакомить с существующими требованиями и представить команде. Новичок должен узнать о компании и специфике задач, которые он будет выполнять. Также ему нужно предоставить все рабочие инструменты: почту, номера телефонов, приложения для онлайн-конференций и т.д.

Будет здорово, если новый сотрудник сразу увидит, что ему рады в коллективе.

Как отслеживать рабочее время

Если руководитель и сотрудники находятся в разных местах, то контролировать работу достаточно сложно. Иногда люди пользуются тем, что за ними никто не наблюдает, и отвлекаются на посторонние дела. Результат — потеря времени, но ее можно предотвратить с помощью технологических решений.

Так, система мониторинга работы персонала и контроля рабочих мест позволяет быстро и точно подсчитывать количество рабочих часов, чтобы правильно начислять зарплату и соблюдать интересы работодателя и сотрудников.

Будьте на связи

У фрилансера должна быть высокая трудовая дисциплина и развитая самомотивация. Еще нужно искать способы взаимодействия с работодателем. Ключевой фактор здесь — коммуникация с куратором, которому необходимо получить от сотрудника максимум отдачи.

Можно поддерживать связь по электронной почте, общаться в мессенджерах, отправлять друг другу ссылки на различные ресурсы — все это способствует здоровым отношениям в команде. Также полезно проверять, нужна ли работнику помощь, и своевременно отвечать на вопросы.

Если необходимость мотивации очевидна, то о фидбеке иногда забывают, хотя он не менее важен. В некоторых компаниях менеджеры знакомят фрилансеров с отзывами клиентов и советуют, как повысить качество работы. В результате удаленные сотрудники достигают большей продуктивности.

Планирование времени

При активном сотрудничестве с фрилансерами в команде появляется много людей, которые живут в разных часовых поясах. Из-за этого сложнее планировать видеоконференции, потому что не все могут выйти на связь в определенное время. Например, у москвичей рабочий день только начинается, а у жителей Хабаровска заканчивается. В таких случаях следует заранее четко оговаривать время для видеозвонка.

Лучше не доводить сотрудников до ночного бдения. Кто же будет работать днем?

Хвалите внештатных сотрудников

Удаленные работники тоже хотят, чтобы их работу заметили и поощрили. Стоит подумать, как выделять отличившихся. Например, можно выдавать премию по итогам месяца. Важно, чтобы сотрудники понимали: они полезны для компании, их ценят.

Социализация на удаленке

Дистанционные работники лишены общения на рабочем месте. Чтобы люди не «выпадали» из социума, можно создать специальный корпоративный канал в мессенджере или ветку в электронной почте. Там сотрудники смогут неформально общаться, посылать друг другу мемы, делиться новыми треками и т.д.

Корпоративный канал — это аналог курилки в традиционном офисе. Главное, чтобы он не отвлекал от задач, и при этом позволял удаленным работникам чувствовать себя частью коллектива.

Happy hour для всех

Корпоративы объединяют, поэтому время от времени стоит устраивать happy hours для всех, включая сотрудников на удаленке. Вечеринка в баре в режиме видеоконференции — это интересно и необычно. Чтобы сплотить команду, можно согласовать время и собраться за «виртуальным столом» с любимыми напитками.

Корпоратив через Zoom или Skype тоже может быть веселым.

Общий сбор хотя бы раз в год

Обычно на встречах лицом к лицу можно услышать: «В жизни ты совсем другой!». Такие мероприятия полны неожиданностей, но важнее другое. За один-два дня тесного общения вживую можно узнать сотрудника лучше, чем за год дистанционной работы. Совместные поездки бывают затратными, но эти инвестиции оправданы. В путешествии можно обсуждать новые идеи, строить планы и знакомиться с культурными особенностями других людей.

Оценка эффективности с помощью метрик

Задача руководителя — создать систему коммуникации и отчетности, чтобы оценить производительность труда и поощрять сотрудников за конкретные достижения, а не просто оплачивать рабочее время. На удаленке важнее результат, поэтому менеджерам не стоит переживать о том, что подчиненные не работают по 40 часов в неделю.

При создании системы надо понимать, на что необходимо ориентироваться и какие метрики применять. Бизнес-процессы должны быть описаны и задокументированы, чтобы руководитель отслеживал эффективность и контролировал удаленных работников. Пример полезной метрики — отчеты по рабочему времени из системы мониторинга работы персонала и контроля рабочих мест.

Как организовать мониторинг

Программы мониторгинга нужны для просмотра рабочего стола удаленных сотрудников и наблюдения за их работой. ПО помогает решать разные задачи, например, следить, чтобы сотрудники своевременно выполняли работу.

При знакомстве с фрилансером руководитель изучает его резюме и портфолио, оценивает тестовое задание и получает общее представление о навыках работника, но не о его личных особенностях. Система мониторинга работы персонала и контроля рабочих мест дисциплинирует сотрудников и помогает им своевременно выполнять задачи. Руководителю будет особенно полезна функция скриншотов экрана, которая показывает, на каком этапе находится работа.

Также сервис оценивает продуктивность по снимкам. Это ускоряет и упрощает анализ эффективности.

Учет рабочего времени на компьютере позволяет руководителю знать, успевает ли сотрудник выполнить задачу в срок.

Также с помощью ПО можно решить проблему отчетности. Иногда сотрудники в корыстных целях указывают неверные данные в отчетах, чтобы получить дополнительную оплату за приписанные себе часы. Система мониторинга работы персонала и контроля рабочих мест точно определяет количество отработанного времени, формирует соответствующий отчет и оценивает продуктивность. Благодаря ему руководитель знает, за что конкретно компания платит сотруднику.

Кроме того, ПО позволяет своевременно исправлять ошибки. Часто исполнители не совсем верно понимают суть задачи. Если работник и руководитель не обсудят все нюансы, то сотрудник выполнит задание по своему усмотрению.

Также программа показывает, насколько эффективно работает сотрудник. Узнать актуальные данные можно как при просмотре в онлайн-режиме, так и за определенный период.

Заключение

Постоянная связь — это главная составляющая эффективного взаимодействия руководителя с удаленными участниками команды. Большинство фрилансеров предпочитает работать в тихой домашней обстановке, поскольку это повышает продуктивность. Но есть и те, кто в рабочее время занимаются далеко не рабочими задачами. Поэтому руководителю лучше контролировать своих сотрудников.

Иногда удаленным работникам кажется, что о них забыли. В таких случаях люди быстро покидают компанию. Руководителю стоит узнавать, чего добились сотрудники, как развиваются их проекты. Если работники живут недалеко от офиса, можно периодически устраивать встречи.

Время на вес золота: тайм-трекинг для удаленной работы

Преимущества и недостатки тайм-трекинга в организациях и обзор десятка лучших приложений в нише. Сравниваем трекеры между собой по ключевым характеристикам и цене.


Менее чем за месяц миллионы людей по миру были вынуждены перейти на удаленную работу из-за пандемии COVID-19. Масштаб и скорость этого сдвига превратили его в беспрецедентную проблему. Владельцы бизнеса борются с двойными опасениями — насколько острые последствия пандемии будут для глобальной экономики, и какие шаги нужно предпринять сейчас, чтобы удержаться на плаву. Перевод штата на работу из дома — только первый шаг. Второй, намного более сложный — налаживание эффективности в новых рабочих условиях.

Для руководителя, менеджера или члена команды, знание того, на что тратится время, имеет первостепенное значение. Так было и до перехода на дистанционную занятость — меняются только инструменты измерения.

Если вы не фиксировали детально время раньше, то можете удивиться, узнав, что многие считают это источником жизненной силы своего бизнеса. Это похоже на рентгеновское зрение для проектов, с которым становится заметно, зарабатываете вы деньги или сжигаете.

Отслеживание времени касается не только компаний, оно помогает и самозанятым — большинство из преуспевающих фрилансеров расскажут о тайм-менеджменте, даже если их разбудят посреди ночи. Для “одиночек” или небольших компаний подходят решения, направленные на то, чтобы обнаруживать попусту потраченное за рабочим местом время. Например, фиксирующие, какие сайты и приложения используются чаще всего и сколько на это уходит, далее представляя общую оценку производительности. Так можно сравнивать рабочий день от недели к неделе, учиться на собственном опыте и оптимизировать свой график.

Такие инструменты не способны масштабироваться и быть точными для команды из 10+, 100 и тем более 1000 человек. В них нет прямой связи с проектами и задачами внутри предприятия и объединения с другими данными, такими как расписание и ресурсы. Более выгодный для организаций вариант заключается в отслеживании времени непосредственно на выполнение задач. Чаще всего это делается с помощью комбинированного решения для управления проектами и ресурсами.

Преимущества

В бизнесе всегда задействовано много маленьких задач, при этом большинство даже не осознает, сколько из них решаются одновременно. ПО для отслеживания времени гарантирует, что большие и малые задачи будут готовы вовремя. Главные преимущества обеспечения трекеров:

• Ясное понимание рабочих процессов

С ПО управления временем, вы лучше понимаете происходящее в организации. Владельцы получают обзор того, как сотрудники распределяют время. Благодаря этому, процессы оптимально упорядочиваются, а корректировки вносятся на ходу. Подсчет времени дает понимание о работе и самим сотрудникам, помогая фокусироваться на выполнении задач, четко представляя распорядок. Улучшается и планирование, когда каждый в команде знает время для выполнения тех или иных задач.

• Сокращение расходов и упрощенный биллинг

При наличии ПО, отслеживающего время, “дыры” в рабочих процессах становятся заметны сразу же, позволяя решать их в момент возникновения, а не понимать при оформлении банкротства.

Другая проблема, с которой сталкиваются компании — выставление корректных счетов клиентам. Если ваш бизнес выставляет счета клиентам по часам, а не по проекту, использование обеспечения гарантирует, что с клиентов взимается правильная сумма.

• Сотрудники ответственны за свободное время

Когда команда получает доступ к информации о том, сколько дней отпуска осталось, и есть ли у них неиспользованные больничные дни, каждый сам регламентирует свободное время исходя из этих данных.

• Меньше бухгалтерской работы

Отделам начисления заработной платы бывает сложно правильно рассчитать часы и убедиться, что каждый сотрудник получает выплаты точно. При использовании трекеров допускается намного меньше ошибок при уменьшении рутинной работы. Кроме того, некоторые системы не только отслеживают время сотрудников, но и создают расписания, позволяющие сразу рассчитать зарплату.

Потенциальные проблемы

Решения по отслеживанию времени могут иметь проблемы при внедрении, однако большинство из них решаются обдуманным подходом.

• Управление проектом или отслеживание времени

Если время — основной показатель, который имеет значение, приложение для отслеживания времени подойдет лучше. Но при управлении сложными проектами, понадобятся и другие инструменты проектного менеджмента.

• Проблема принятия: конфиденциальность, паранойя, юзабилити

Как правило, людям не нравится, когда их деятельность детально отслеживают — это вызывает жуткое ощущение жизни в оруэлловском мире. Кроме нарушения конфиденциальности и ухудшения рабочей атмосферы, это может ввести в ступор творческие умы. Помните, что измерения продуктивности должны подстраиваться под штат. Скорее всего будут те, кто с трудом соблюдает ежедневные сроки, но все же отлично справляется с поставленной задачей.

Впрочем, иногда причина медленной адаптации к программам кроется не в моральных дилеммах — приложение попросту может быть неудобно в пользовании, например, для выполнения одной функции требуется много щелчков.

• Производительность не всегда зависит от времени

Некоторые задачи легко оцениваются на основе рабочего времени, но, например, сферы маркетинга и креатива не подчиняются фиксированной временной структуре напрямую. Эти задания лучше оценивать на основе результатов: квота продаж, целевые показатели рентабельности и творческие результаты. Очень важно помнить, что продуктивность не равноценна потраченному времени. Не доводите контроль до того, чтобы сотрудники выполняли задачу спустя рукава, зато вовремя. К тому же, чрезмерный уровень мониторинга на рабочем месте может нанести вред и ментальному здоровью.

Что делать?

Если вы действительно хотите, чтобы проектный и тайм менеджмент прижились в компании, будьте готовы проводить беседы. Внедряя решение без предварительных обсуждений, вы можете даже потерять кого-то из штата. Критически важно, чтобы ваши сотрудники знали, что использование этого ПО не является средством слежки за ними и не исходит из недоверия к ним или их способностям.

Команда должна усвоить, что решение устанавливается для того, чтобы повысить производительность и навыки, а не для ежеминутного наблюдения. Такой разговор даст сотрудникам не только понимание истинных причин установки ПО (сокращение расходов, упрощение управления, автоматизация задач), но и позволит почувствовать, что вы заботитесь не только о бизнесе, а и о них.

Критерии выбора программного обеспечения

Выбирая тайм-трекер, стоит ориентироваться на специфические нужды компании. Но есть и универсальные параметры, которым качественный продукт должен соответствовать.

Отслеживание времени
Очевидно, что это первый критерий, о котором следует подумать. Важно ознакомиться с тем, как именно это будет происходить — например, удаленным сотрудникам нужен пакет, который позволяет использовать несколько способов входа и выхода. Лучше всего, если решение поставляется с автономной поддержкой, чтобы коллеги не зависели от присутствия или отсутствия сети.

Timesheets

ПО должно включать обработку расписаний. Это значительно упрощает составление счетов. Качественный пакет позволяет руководителям проектов мгновенно утверждать или отклонять расписания.

Управление проектом

Для полноценного видения процессов необходимо также отслеживание ресурсов проектов, задач и возможность комментирования. В продвинутых системах включена поддержка учета расходов и создание счетов.

Отчеты

Это must have — любое стоящее ПО должно иметь функцию отчетности, позволяющую составлять отчеты разных типов. Именно благодаря этому менеджеры узнают о затраченном времени, расходах, счетах. Грамотно подобранное обеспечение позволяет настраивать отчеты, где пользователи смогут включать точную информацию в каждый отчет.

Интеграции

Наконец, стоит учесть интеграции. Оптимально, если решение сможет синхронизироваться с данными из другого программного обеспечения, которое у вас работает. Хорошей идеей будет поиск ПО, предполагающего интеграцию с пакетами CRM, расчета заработной платы, управления контентом, ERP, которое в компании уже установлено.

Теперь переходим к обзору конкретных трекеров. В отобранной десятке мы смотрели на такие параметры: автоматическое отслеживание времени, инвойсирование, биллинг, автономный режим, бюджет проекта, планирование работы, форматы экспорта файлов, расширения браузера, количество дней бесплатной пробной версии для организаций и цене.

Больше деталей сравнения по каждому из продуктов доступно в таблице — так, например, в статье не рассматривается возможности комментирования, GPS трекинга, обнаружения простоя и доступа к истории.

Toggl

Toggl — интуитивно понятный в использовании сервис, который предоставляет необходимые инструменты для отслеживания времени на выполнение задач. Запускается как онлайн, так и офлайн, работает из веб-интерфейса, есть приложения для настольных компьютеров, iOS и Android.

В бесплатном тарифе, за который, кстати, продукт полюбился фрилансерами, поставляются основные инструменты тайм-трекинга. Входит туда и поддержка автономного режима, опции еженедельных отчетов, неограниченное количество проектов и клиентов. Доступны функции управления командой (до пяти команд).

Оплату Toggl берет за предоставление функции бизнес-анализа — запланированная email рассылка и оповещения, сохранение отчетов и экспорт в XLS, управление проектом (задачи, доски, приблизительное время окончания).

Подойдет для: обновления древних корпоративных расписаний. Позволяет гибко отслеживать рабочее время, не требуя дополнительного обучения, дает представление о производительности и прибыльности.

Интерфейс

Автоматическое отслеживание времени: есть
Инвойсирование: есть
Биллинг: есть
Автономный режим: есть
Бюджет проекта: есть
Планирование работы: есть
Файловые форматы экспорта: CSV, PDF, XLS
Неограниченные проекты и задачи: да
Поддерживаемые платформы: Windows, macOS, Linux, iOS, Android
Расширения браузера: Chrome, Firefox
Бесплатная пробная версия для организаций: 30 дней
Наличие бесплатной версии и цена: бесплатная версия с ограниченным функционалом; платная от $9 в месяц за пользователя

TSheets Intuit

TSheets — облачное решение, помогающее владельцам и менеджерам следить за рабочим временем штата с помощью веб и мобильных приложений. Сотрудники используют собственные устройства для входа и выхода — смартфоны, компьютеры, мобильные приложения, смс или даже стационарные телефоны.

TSheets помогает пользователям настраивать предупреждения о возможной сверхурочной работе — оповещения отправляются с помощью смс, электронной почты или даже через Twitter.

Решение предоставляет настраиваемые фильтры, собирающие точную информацию расписания каждого пользователя, проекта и далее сортирует данные по дате, группе, коду работы и периоду расчета.

Подойдет для: всех, от фрилансеров до больших компаний, которые хотят отслеживать часы сотрудников в зависимости от конкретной работы.

Интерфейс

Автоматическое отслеживание времени: есть
Инвойсирование: нет
Биллинг: есть
Автономный режим: есть
Бюджет проекта: нет
Планирование работы: есть
Файловые форматы экспорта: CSV, PDF, XLS
Неограниченные проекты и задачи: нет
Поддерживаемые платформы: Windows, macOS, Linux, iOS, Android
Расширения браузера: Chrome
Бесплатная пробная версия для организаций: 14 дней
Наличие бесплатной версии и цена: платная от $8 в месяц за пользователя +$20 в месяц за подписку

Hubstaff

Hubstuff хорош тем, что фокусируется на одной задаче — оптимизированном наблюдении за временем сотрудников. Правда, здесь уже больше функций отслеживания, чем в предыдущих вариантах, например — захват снимков экрана сотрудников и слежка за работой клавиатуры и мыши.

Некоторые опции Hubstaff пересекаются с отдельным видом ПО — мониторингом всей активности сотрудников, то есть, выходят за рамки обычного тайм-трекинга. В приложении можно посмотреть, какие вебсайты и приложения открывались и посещались сотрудниками и длину этих сессий.

Решение поддерживает интеграцию с 30-тью бизнес-приложениями, включая Basecamp, Trello, Asana, Github и Paypal.

Подойдет для: растущего бизнеса и стартапов, разработчиков, сайтов электронной коммерции, юридических фирм.

Интерфейс

Автоматическое отслеживание времени: нет
Инвойсирование: есть
Биллинг: есть
Автономный режим: есть
Бюджет проекта: есть
Планирование работы: есть
Файловые форматы экспорта: N/A
Неограниченные проекты и задачи: да
Поддерживаемые платформы: Windows, macOS, Linux, iOS, Android
Расширения браузера: Chrome
Бесплатная пробная версия для организаций: 14 дней
Наличие бесплатной версии и цена: бесплатная версия с ограниченным функционалом; платная от $7 в месяц за пользователя (начинается с $14 или двух пользователей)

TimeCamp

TimeCamp — передовая программа, удобная для малых и больших команд. Благодаря функциям автоматического отслеживания в реальном времени, TimeCamp больше чем трекер — это всеобъемлющая централизованная система управления проектами. Дополнительно к внутренним инструментам проектного менеджмента, решение поддерживает 114 интеграций.

Сама компания описывает TimeCamp как “Google Analytics для подсчета рабочего времени за компьютером и офлайн”.

Поскольку TimeCamp — скорее инструмент для самоконтроля времени, здесь нет планирования или традиционного подхода регистрации времени на работе. Вместо этого отмечается время, потраченное на задачи или проекты, а ПО работает в фоновом режиме для регистраций URL-адреса и приложений, посещаемых в течение дня.

Подойдет для: B2B компаний, которым необходимо отслеживать время и измерять прибыльность проекта.

Интерфейс

Автоматическое отслеживание времени: нет
Инвойсирование: есть
Биллинг: есть
Автономный режим: есть
Бюджет проекта: нет
Планирование работы: нет
Файловые форматы экспорта: N/A
Неограниченные проекты и задачи: да
Поддерживаемые платформы: Windows, macOS, Linux, iOS, Android
Расширения браузера: Chrome
Бесплатная пробная версия для организаций: 90 дней
Наличие бесплатной версии и цена: бесплатная версия с ограниченным функционалом; платная от $5.25 в месяц за пользователя

TMetric

TMetric — удобный онлайн-трекер для фрилансеров и команд от 2 до 100 человек. Позволяет легко отслеживать рабочее время, перерывы, время на выполнение определенной задачи. Также следит за деньгами, позволяя легко посчитать расходы на учетную запись, проект или члена команды, полученный доход от проекта и клиента.

С помощью отчетов заметно и проектные затраты — TMetric рассылает уведомления по электронной почте каждый раз, когда совершается покупка.

TMetric интегрируется практически со всем, включая Asana, Basecamp, Freshdesk, GitHub, GitLab, Jira, Trello, Wrike, Todoist, Zendesk.

Подойдет для: разработчиков программного обеспечения, дизайнеров, консалтинговых агентств, интернет-магазинов, копирайтеров.

Интерфейс

Автоматическое отслеживание времени: есть
Инвойсирование: есть
Биллинг: есть
Автономный режим: есть
Бюджет проекта: есть
Планирование работы: нет
Файловые форматы экспорта: CSV, PDF
Неограниченные проекты и задачи: да
Поддерживаемые платформы: Windows, macOS, iOS, Android
Расширения браузера: Chrome, Firefox, Edge, Opera, Safari
Бесплатная пробная версия для организаций: 14 дней
Наличие бесплатной версии и цена: бесплатная версия с ограниченным функционалом; платная от $5 в месяц за пользователя

Clicktime

Удобный в использовании Clicktime подходит для всех типов пользователей на всех платформах и веб-браузерах. По сравнению с другими сервисами, ClickTime предлагает более широкий спектр функций при небольших инвестициях в ИТ.

Обеспечивает легкое документирование и управление расходами даже со смартфона — например, доступна загрузка квитанций, просмотр предложения по расходам, утверждение расходов и подготовка бюджета.

В приложение встроены функции, позволяющие делегировать задачи сотрудникам и оценивать продуктивность, а с помощью функции Project Insights продукт по запросу прогнозирует прибыльность бизнеса.

Подойдет для: бизнеса, где нужно планировать, управлять и отчитываться о времени или расходах сотрудников. Особенно — организациям, стремящимся сократить расходы, улучшить работу и взять под контроль бюджет.

Интерфейс

Автоматическое отслеживание времени: есть
Инвойсирование: есть
Биллинг: есть
Автономный режим: есть
Бюджет проекта: есть
Планирование работы: нет
Файловые форматы экспорта: CSV, PDF
Неограниченные проекты и задачи: да
Поддерживаемые платформы: Windows, macOS, Linux, iOS, Android
Расширения браузера: Chrome, Firefox, Edge, Opera
Бесплатная пробная версия для организаций: 60 дней
Наличие бесплатной версии и цена: платная от $9 в месяц за пользователя

EverHour

Everhour разработан для бесперебойной работы команд на платформах управления проектами, таких как Asana, Basecamp, Pivotal, Trello и GitHub. Это решение, которое и следит за временем, и управляет задачами.

В приложении отслеживается ход выполнения всех проектов, а также задачи каждого члена команды. Отчеты настраиваются индивидуально: добавляйте столбцы, меняйте порядок, применяйте фильтры и форматирование — все на ваш вкус.

Благодаря информации, поступающей из проектов — тегам, оценкам, этапам работы — доступны данные для полномасштабного анализа рабочих процессов.

Подойдет для: команд, где необходимо отслеживать проекты, устанавливать бюджеты и оповещения, разделять оплачиваемые и неоплачиваемые часы. Для планировки часов работы сотрудников, просмотра их рабочей нагрузки и свободного времени.

Интерфейс

Автоматическое отслеживание времени: нет
Инвойсирование: есть
Биллинг: есть
Автономный режим: нет
Бюджет проекта: есть
Планирование работы: есть
Неограниченные проекты и задачи: N/A
Поддерживаемые платформы: iOS
Расширения браузера: Chrome, Firefox, Edge, Opera
Бесплатная пробная версия для организаций: 14 дней
Наличие бесплатной версии и цена: бесплатная версия с ограниченным функционалом; платная от $8 в месяц за пользователя

Harvest

Harvest — веб-приложение для управления бизнесом, которое помимо трекинга создает и отправляет инвойсы профессионального качества непосредственно клиентам. Платформа поставляется с интеллектуальным и простым в эксплуатации интерфейсом.

Возможности решения включают мощные инструменты отчетности, которые предоставляют пользователям онлайн доступ к информации о времени, проектах и бюджете, где каждый член команды отображается рядом с гистограммой задач.

Подойдет для: фрилансеров, которым необходимо отслеживать время и выставлять счета, а также командам, отслеживающим время для нескольких проектов одновременно.

Интерфейс

Автоматическое отслеживание времени: нет
Инвойсирование: есть
Биллинг: есть
Автономный режим: есть
Бюджет проекта: есть
Планирование работы: есть
Файловые форматы экспорта: CSV, XLS
Неограниченные проекты и задачи: N/A
Поддерживаемые платформы: Windows, macOS, iOS, Android
Расширения браузера: Chrome, Firefox, Edge
Бесплатная пробная версия для организаций: 30 дней
Наличие бесплатной версии и цена: бесплатная версия с ограниченным функционалом; платная от $12 в месяц за пользователя

RescueTime

RescueTime — веб-инструмент тайм-трекинга и аналитики, работающий в фоновом режиме на компьютере, отслеживая время, потраченное на приложения и вебсайты.

Доступна классификация каждого приложения и сайта, которые вы используете, по параметрам продуктивно/непродуктивно на шкале от 1 до 5.

Присутствует возможность установить еженедельные цели, например — «тратить X часов в неделю на продуктивные задачи и меньше Y минут на непродуктивные. Существует опция «Сфокусироваться», блокирующая отвлекающие вебсайты на определенное время.

Подойдет для: компаний всех размеров, стремящихся повысить производительность труда и управлять временем сотрудников.

Интерфейс

Автоматическое отслеживание времени: есть
Инвойсирование: нет
Биллинг: нет
Автономный режим: есть
Бюджет проекта: нет
Планирование работы: нет
Файловые форматы экспорта: CSV, XLS
Неограниченные проекты и задачи: N/A
Поддерживаемые платформы: Windows, macOS, iOS, Linux, Android
Расширения браузера: Chrome, Firefox, Edge
Бесплатная пробная версия для организаций: 30 дней
Наличие бесплатной версии и цена: бесплатная версия с ограниченным функционалом; платная от $6 в месяц за пользователя

DeskTime

DeskTime — полностью автоматическое программное обеспечение для отслеживания времени, которое обещает повысить производительность труда сотрудников на 30% за первые недели пользования.

Позволяет, независимо от наличия подключения к Интернету, отслеживать время по проектам, автоматически рассчитывает расходы на основе почасовой оплаты работников. DeskTime использует компьютер для сканирования открытых приложений, вкладок вебсайтов и браузеров на экране пользователя.

Доступно создание настраиваемых отчетов внутреннего использования, планирование смен сотрудников, отпусков, расчет сверхурочных и сохранение контактной информации о каждом из команды.

Подойдет для: средних и больших компаний. Простое и безопасное приложение для отслеживания времени, которое позволяет повысить эффективность и производительность предприятия.

Интерфейс

Автоматическое отслеживание времени: есть
Инвойсирование: есть
Биллинг: есть
Автономный режим: есть
Бюджет проекта: нет
Планирование работы: нет
Файловые форматы экспорта: N/A
Неограниченные проекты и задачи: есть
Поддерживаемые платформы: Windows, macOS, iOS, Linux, Android
Расширения браузера: Chrome
Бесплатная пробная версия для организаций: 30 дней
Наличие бесплатной версии и цена: бесплатная версия с ограниченным функционалом; платная от $5.94 в месяц за пользователя

WorkTime Corporate

WorkTime — программное обеспечение корпоративного уровня для мониторинга производительности сотрудников, отслеживающее факторы использования компьютера: вход и выход из системы, персональное использование Интернета (включая использование Facebook, Twitter и других соцсетей), использование программного обеспечения, активность и время простоя.

Результаты мониторинга хранятся на клиентских серверах, решение поставляется в локальной и облачной версии. Благодаря управляемому списку функций, интерфейс не выглядит загроможденным и научиться использовать WorkTime можно относительно быстро.

Небольшой набор функций WorkTime сопоставим с его невысокой ценой — он не отслеживает ни чаты, ни содержимое документов и файлов. WorkTime полезен, если нужен краткий обзор деятельности сотрудников.

Подойдет для: ИТ-компаний, государственных учреждений, стартапов, компаний большего (10 000+) и среднего размера без необходимости строго контроля.

Интерфейс

Автоматическое отслеживание времени: нет
Инвойсирование: нет
Биллинг: нет
Автономный режим: нет
Бюджет проекта: нет
Планирование работы: нет
Файловые форматы экспорта: PDF
Неограниченные проекты и задачи: есть
Поддерживаемые платформы: Windows, Terminal/Citrix Server, Mac
Расширения браузера: N/A
Бесплатная пробная версия для организаций: 30 дней
Наличие бесплатной версии и цена: бесплатная версия с ограниченным функционалом; платная от $3 в месяц за пользователя

Teramind Starter

Teramind предоставляет программное обеспечение, которое, помимо отслеживания времени, способно выявлять подозрительные действия пользователей, обнаруживать возможные угрозы, оптимизировать производительность и обеспечивать соответствие нормативным требованиям.

Доступен встроенный контроль удаленного рабочего стола (RDP), оповещения и журналы в реальном времени. Teramind позволяет просматривать рабочий стол сотрудника, и, если необходимо, разрешать или блокировать удаленный контроль над системой для предотвращения злонамеренных действий. Блокировка, перенаправления и предупреждения выполняются автоматически, чтобы обеспечить максимально эффективную и безопасную работу.

Пользовательский интерфейс предлагает командный центр с точными функциями мониторинга, инструментальными панелями и отчетами, в то же не усложняя навигацию и настройку.

В Teramind все действия индексируются. В списке веб-страниц и приложений отображаются гистограмму наиболее активных приложений и отдельную разбивку по отметкам рабочего времени сотрудника, процессов или URL-адресов, которые они запускали, продолжительность посещения.

Подойдет для: крупных и корпоративных предприятий, потому что это комплексная платформа, поддерживающая большое количество устройств, с расширенными функциями предотвращения потери данных.

Интерфейс

Автоматическое отслеживание времени: да
Инвойсирование: да
Биллинг: нет
Автономный режим: да
Бюджет проекта: нет
Планирование работы: да
Файловые форматы экспорта: N/A
Неограниченные проекты и задачи: есть
Поддерживаемые платформы: Windows, Mac, Web-Based, Android
Расширения браузера: N/A
Бесплатная пробная версия для организаций: 7 дней
Наличие бесплатной версии и цена: бесплатная версия с ограниченным функционалом; платная от $12 в месяц за пользователя, минимальное количество пользователей — 5

Автор: Наталка Чех, для ROI4CIO

Если люди работают в офисе, их легко контролировать: подойти и посмотреть, чем они занимаются на рабочем месте, или в любой момент вызвать в кабинет и попросить предоставить отчет. С теми, кто работает удаленно, все сложнее.

Разбираемся, как контролировать сотрудников на удаленке, зачем это нужно и что о контроле говорит закон.

Зачем контролировать сотрудников, работающих удаленно

Казалось бы, контроль не нужен. Люди понимают, что в их интересах работать хорошо, чтобы получать зарплату с премиями, а не выговоры. Но на удаленке много отвлекающих факторов: дети бегают, нужно выгулять собаку, жена просит помочь с уборкой. Сотрудник, работающий удаленно, часто отвлекается и тратит меньше времени на работу: 40% компаний заметили снижение эффективности в 2020 году при переводе работников на удаленку.

Работать так, как стоковых фото, мало у кого получается — дома всегда есть соблазн посмотреть телевизор или поиграть в видеоигры, если нет срочных задач

Контроль позволяет частично решить проблему с эффективностью труда. Если сотрудники понимают, что за ними наблюдают, они отвлекаются меньше: не зависают в социальных сетях, а работают с базой клиентов.

Работники могут не только отвлекаться, но и вредить компании: целенаправленно или случайно. Для выполнения задач сотрудники часто вынуждены использовать персональные данные клиентов и сведения, которые относят к коммерческой тайне. Если они попадут в общий доступ, это может пошатнуть репутацию компании или разрушить ее в случае утечки важных данных о внутренних бизнес-процессах.

Кто-то установил программу с подозрительного сайта — и вирус украл все данные, хранящиеся на диске. А кто-то осознанно продал спамерам базу номеров телефонов клиентов. Обе ситуации вполне реальны: 58% компаний столкнулись с информационными утечками в 2020 году.

Контроль сотрудников на удаленке позволяет предотвращать утечки или хотя бы вовремя замечать их. Если использовать вместе с контролем и другие способы защиты информации — например, разграничивать доступ сотрудников к данным — это существенно снизит риск негативных последствий для бизнеса.

Читайте также:
Как перенести сайт без потери позиций

Что говорит закон о контроле на удаленке

Контролировать удаленных сотрудников можно, но только с их согласия. Включите в Правила трудового распорядка информацию о том, как и что будете контролировать, и ознакомьте работников с ней под подпись.

Читайте также:
Какие документы нужны для нормальной работы сайта?

Согласно Статье 22 ТК РФ, работодатель вправе «требовать от работников исполнения ими трудовых обязанностей». Это значит, что он может контролировать ход работы. Например, посещение сотрудником развлекательных сайтов, применение средств для защиты информации от утечек и режим работы удаленного сотрудника, если он указан в трудовом договоре. Нельзя в процессе контроля узнавать личные данные подчиненного и все то, что не относится к работе: например, проверять, работает он из дома или из кафе, если качественно выполняет свои обязанности.

Увольнять сотрудников на удаленке можно по тем же причинам, что и офисных работников. По Статье 81 ТК РФ работодатель может расторгнуть договор, если сотрудник не исполняет трудовые обязанности, грубо нарушает их, умышленно уничтожает ценные сведения. А по Статье 312.8 ТК РФ удаленных работников дополнительно можно увольнять за:

• отсутствие взаимодействия с работодателем в течение двух рабочих дней — если сотрудник перестал выходить на связь;

• переезд сотрудника, если он уезжает туда, где не сможет выполнять обязанности по договору на прежних условиях: например, в село с нестабильным интернет-соединением, если оно важно в работе.

Как отследить работу сотрудника на удаленке

Есть два основных метода: постоянное наблюдение и контроль на определенных точках.

Постоянное наблюдение — когда на смартфон, планшет или компьютер сотрудника, с которого он работает, устанавливают специальную программу. Она фиксирует все действия: записывает скринкасты, фиксирует нажатия клавиш, делает скриншоты открытых вкладок и так далее. Вы можете посмотреть короткий отчет о рабочем дне, а при необходимости— полную историю.

Читайте также:
Таблица сочетаний клавиш

Контроль на определенных точках — когда сотрудник поэтапно предоставляет отчеты о ходе выполнения работы. Он может заполнять подготовленный вами чек-лист, присылать скриншоты или таблицы в мессенджер или общаться с вами каждый день на планерке по видеосвязи и рассказывать, на каком этапе находится задача.

Выбор метода контроля зависит от того, какие обязанности у удаленного сотрудника и есть ли в компании CRM. Например, удаленным менеджерам по продажам не нужен отдельный контроль: информация об их эффективности будет в отчетах внутри CRM-системы.

В остальном выбор зависит от вас. Чаще всего постоянное наблюдение организуют за теми, кто выполняет какие-то рутинные действия: обзванивает базу, настраивает рекламные кампании, программирует. Контроль на определенных точках применяют там, где важен результат. Условный дизайнер может день просидеть за компьютером в поисках идей, посещая разные сайты, а потом нарисовать логотип за пару часов. В программе для контроля поиск идей будет выглядеть простоем, а на самом деле в это время шла работа.

Читайте также:
Инструкция по составлению NDA, или соглашения о неразглашении конфиденциальной информации с готовым шаблоном

Программы для контроля сотрудников на удаленке

Для контроля на определенных точках достаточно CRM-системы или сервиса управления проектами: Trello, Notion и других. А если удаленных сотрудников мало, будет достаточно даже чата в Telegram.

Читайте также:
Notion для бизнеса — что это такое и как им пользоваться

Для постоянного наблюдения созданы специальные программы. Они могут не только записывать действия сотрудников, но и предотвращать утечки данных. Популярные программы:

CrocoTime

Подсчитывает отработанное время и показывает, как оно распределяется: сколько часов сотрудник отвлекался и сколько работал продуктивно. Ведет учет используемых сайтов и приложений — можно посмотреть, сколько времени работник потратил на условные таблицы Excel и «ВКонтакте».

Так выглядит отчет. В нем можно посмотреть данные и по сотрудникам, и по отдельным проектам

Программа доступна в облачной и локальной версиях. Для облачной нужно интернет-соединение, устанавливается она за несколько минут. Ее стоимость — 250 рублей ежемесячно за сотрудника. Локальная может работать без интернета, а купить ее можно по бессрочной лицензии. Стоимость зависит от штата. В обоих случаях есть тестовый доступ сроком на 14 дней.

Bitcop

Тоже ведет учет рабочего времени и запоминает сервисы, с которыми взаимодействовали сотрудники. Делает скриншоты экранов с заданной периодичностью, отслеживает посещения сайтов во всех популярных браузерах и может блокировать доступ к некоторым ресурсам во время работы. Например, исключить отвлечения на социальные сети.

В программе доступны стандартные отчеты за день и оперативная сводка — в ней видно, кто чем занят прямо сейчас

Программа может моментально уведомлять о нарушениях и запоминать поисковые запросы, которые задает сотрудник. В числе дополнительных функций — незаметная работа и встроенная DLP-система, защищающая от утечек информации.

У Bitcop есть облачная и локальная версии. Облачная стоит от 99 рублей ежемесячно за сотрудника, локальная — от 3 300 рублей бессрочно за сотрудника. Можно оценить функционал в бесплатном тарифе на одного работника.

StaffCop

Учитывает рабочее время сотрудников, делает скриншоты экранов. Составляет отчеты о том, с какими сайтами и программами взаимодействовал работник, автоматически разделяет их на продуктивные и непродуктивные. Может заполнять табель рабочего времени, засекая, сколько часов работал человек каждый день.

Так выглядит отчет по конкретному сотруднику

Программа может присылать оповещения каждый раз, когда сотрудники что-то нарушают, и каждый раз, когда они покидают рабочее место в неположенное время. Также она позволяет наблюдать за рабочим столом работника онлайн: подключаетесь — и видите все, что у него на экране.

Стоимость программы зависит от нужного функционала и количества работников. Можно подать заявку на бесплатный доступ, оценить удобство, а потом принять решение о подключении.

Kickidler

Строит отчеты о действиях и бездействии сотрудников: учитывает все время, проведенное ими за компьютером. Заносит данные автоматически в табель. Показывает, какими именно приложениями и сайтами пользовался работник. Вы можете задавать индивидуальные настройки для каждого сотрудника: кому-то запретить открывать «ВКонтакте», кому-то — разрешить.

Один из возможных вариантов отчета о расходовании рабочего времени

В Kickidler можно не только смотреть на рабочие столы сотрудников в онлайн-режиме, но и управлять их устройствами удаленно: настраивать программы, восстанавливать или удалять данные. Также софт ведет записи всего, что происходит на экране: в отчете можно быстро найти нужные отрезки видео и посмотреть их.

У программы есть облачная и локальная версии. Стоимость облачной — от 300 рублей за сотрудника ежемесячно, стоимость локальной обсуждается индивидуально.

Есть и множество других решений с подобным функционалом: записью видео, скриншотами, отчетами по сотрудникам, дням, проектам. Протестируйте несколько программ в течение бесплатного периода, чтобы понять, в какой вам будет комфортно вести контроль работы сотрудников на удаленке.

Онлайн-версии программ можно установить со специалистами техподдержки самостоятельно. Для развертывания локальных версий может понадобиться помощь программиста. Можно найти его на Workspace: создайте тендер и опишите в нем суть задачи, а потом выберите подходящего исполнителя.

На самом деле не так важно, как вы будете контролировать удаленных сотрудников. Главное — чтобы они работали эффективно, а этого можно добиться не только контролем. Правильно ставьте задачи и постройте грамотную систему мотивации: тогда сотрудники сами будут заинтересованы в том, чтобы как можно лучше выполнять рабочие задачи.

Удаленные сотрудники выгоднее работодателю — им не нужно арендовать квадратные метры офиса, а самим работникам не приходится проводить пару часов в день в общественном транспорте. Такая работа может показаться идеальной с точки зрения работника, а вот с точки зрения эффективности — все не так однозначно.

Чтобы сотрудники работали, а не сидели в Instagram, есть два метода контроля: постоянное слежение и проверка на контрольных точках. Рассказываем, как их организовать.

Постоянный контроль — зачем он вам и как его создать

Постоянный контроль — это все время «держать руку на пульсе». Когда вы буквально можете отследить каждый шаг сотрудника в рабочее время и проверить, какие документы он кому-то отправил, вовремя ли отреагировал на обращение потенциального клиента, как взаимодействовал с другими отделами.

Несомненный плюс постоянного контроля удаленных сотрудников в том, что вы можете оценивать их продуктивность и фиксировать нарушения типа серфинга по соцсетям. А еще анализировать, почему сайт для интернет-магазина интимных товаров никак не могут доделать, а ресурс завода металлопроката сделали вовремя и хорошо. Большой минус подобных программ в том, что они психологически дискомфортны для самих сотрудников. Из-за тотального контроля может снижаться мотивация, а вслед за ней — производительность труда.

Организовать такой контроль можно системами учета рабочего времени. Некоторые из них способны записывать все, что делают ваши сотрудники. Работники устанавливают софт на ПК, а вы потом можете просмотреть отчеты и даже запись экрана.

Сервисы для контроля сотрудников на удаленке

1. Kickidler

Эта программа совмещает в себе несколько функций. Она может собирать информацию о нажатии пользователем клавиш, записывать экран все рабочее время, отслеживать эффективность сотрудников и формировать отчеты. Еще в ней есть функция «Автокик»: это когда софт отслеживает, чем занят сотрудник, и высылает ему оповещения, когда его производительность снижается.

Так выглядит отчет о рабочем дне — видно, кто выключает ПК раньше, а кто работает дольше

Стоимость сервиса Kickidler зависит от количества сотрудников и срока пользования. Минимальная цена — 183 руб. за одного сотрудника в месяц. Есть бесплатная версия для 6 компьютеров, но ее функционал ограничен: софт может только вести онлайн-трансляции с ПК сотрудников и записывать нажатия клавиш.

2. CrocoTime

Проводит мониторинг работы сотрудников за компьютерами, собирает информацию об используемых сайтах и программах. Формирует отчеты о том, чем работники занимались весь день, и ведет табели учета. А еще программа может анализировать бизнес-процессы компании и находить в них слабые места, подсчитывать, сколько сил и времени сотрудники вкладывают в отдельные проекты.

Отчет по посещению сторонних сайтов сотрудниками

У CrocoTime две версии: облачная и локальная. Стоимость облачной — 250 руб. в месяц за одного сотрудника. Цена на локальную обсуждается индивидуально. Есть бесплатный пробный период.

3. Bitcop

Эта программа полностью контролирует рабочее время сотрудников — ведет записи посещенных сайтов, делает скриншоты экрана с определенной периодичностью, мониторит использование программ и поисковые запросы, составляет отчеты. Кроме того, она может вообще блокировать нежелательные сайты типа социальных сетей и предотвращать утечки информации. А еще сервис может быть невидим для конечного пользователя — ваших сотрудников на удаленке.

Хронометраж рабочего дня: можно посмотреть, какие программы запускал сотрудник

Bitcop предоставляет две версии. Облачная стоит 210 руб. за одного сотрудника в месяц. Локальная — 3 300 руб. за одного сотрудника, а лицензия действует бессрочно. Есть бесплатная облачная версия, но она поддерживает контроль только одного сотрудника.

4. StaffCop

Программа автоматически заполняет табель рабочего времени на каждого сотрудника, делает скриншоты рабочего экрана, ведет учет посещений разных сайтов. Вы можете получать уведомления о нарушениях прямо на email и в любой момент подключаться к ПК сотрудников, чтобы в режиме онлайн смотреть, чем они занимаются.

Стоимость сервиса рассчитывается индивидуально. Цена зависит от количества сотрудников и необходимых функций. Чтобы узнать точную сумму, отправьте запрос на коммерческое предложение на сайте StaffCop.

Подобных сервисов много — попробуйте и выберите самчй удобный для себя. В 2020 году их популярность выросла, и в условиях повышенного спроса они развиваются быстрее. Комментирует Денис Голубцов, директор по развитию ABS-акселератора Selvery:

«Для нас и прочих компаний из этой сферы самоизоляция стала своеобразным бустером. К примеру, когда в России появились первые зараженные коронавирусом, интерес к приложению вырос на 228%, в конце февраля этот показатель вырос еще на 144%. К концу марта рост интереса к Selvery составил 414% по сравнению с январем 2020 года. Мы предполагаем, что такой спрос на сервисы, обеспечивающие дистанционную работу отделов маркетинга и продаж, сохранится в течение всего года, а тренд на «удаленку» станет нормой».

Проверка на контрольных точках

Принцип контроля прост: вы по каждому проекту назначаете точки проверки — например, в создании сайтов это может быть разработка структуры, дизайн, наполнение, верстка. А при удаленном контроле работников ТСЖ контрольной точкой может служить фотография убранного двора или окрашенной детской площадки. И неважно, как сотрудники будут делать задачи и какой стороной держать кисточку — главное, чтобы все было сделано качественно и вовремя. Фактически при таком методе вы контролируете не процесс работы, а результат. Но на всех этапах.

Такой контроль сотрудников на удаленке, конечно, комфортнее. Но есть нюанс: для некоторых работников метод может быть неэффективен из-за их недостаточной самоорганизованности или низкой мотивации. И тут есть два выхода — либо учиться мотивировать работников, либо брать на работу только людей, за которыми не придется пристально следить. Так поступает Алексей Рожков, сооснователь агентства контент-маркетинга «Сделаем»:

«Самый главный и правильный метод контроля — это тщательный отбор людей. Наш опыт помогает нам находить и включать в проекты тех, за кем не надо следить. Если кто-то подводит — мы с такими не работаем. У нас нет времени и желания нянчиться с кем-то и упрашивать делать работу вовремя.
Поэтому на наших проектах работают только самые ответственные авторы. Это решает все проблемы. Конечно, редакторы контролируют этапы выполнения задач — план, черновик, чистовик, но никакого пристального надзора у нас нет. Тем более, мы не используем трекеры времени и программы для записи экрана. Если человека надо так сильно контролировать, значит, нам с ним не по пути.
Такой подход мне кажется единственно правильным. Ты на стадии отбора прикладываешь чуть больше усилий, но получаешь боеспособного автора или редактора, которые вовлечены в проекты и за которыми не надо следить.
Мне кажется, что строгий надзор только отнимает больше сил, потому что это же куча проблем — надо накупить программ, написать регламент, реализовать все это. Но, уверен, если чуть-чуть дать слабину — все полетит к чертям. А работать в постоянном напряге — сомнительное удовольствие».

Организовать проверку удаленных сотрудников на контрольных точках можно с использованием специальных инструментов.

Ежедневные или еженедельные отчеты. Они подходят, если сотрудники работают не над конкретными проектами, а выполняют повторяющиеся действия — например, обрабатывают входящие обращения. Можно использовать CRM-системы: в них можно смотреть отчет по каждому работнику за любой период времени. Если пока не используете CRM, можно просить сотрудников присылать отчеты в мессенджеры или заполнять сводную «Google Таблицу».

Чек-листы. Это когда «отчет» пишут заранее, а потом просто отмечают этапы его выполнения. Вы видите, что контрольные точки достигнуты, и можете проверить результат. Чек-листы можно заводить где угодно, в той же CRM-системе. Популярнее всего метод канбана, когда сотрудники перемещают задачи по столбцам в зависимости от этапа их выполнения, а вы можете видеть картину целиком. Метод канбана реализован в бесплатном Trello и других таск-менеджерах.

Василий Асеев, владелец маркетингового агентства Soldi Marketing, не контролирует каждый шаг работников, а предпочитает правильно ставить задачи и оценивать важные промежуточные этапы:

«Мы ставим задачи, разбиваем их на этапы и контролируем проекты на определенных точках. Используем «Битрикс24» — в ней огромный функционал и удобная коммуникация. Все дедлайны и комментарии отслеживаем там, также ведем планерки по таблицам с KPI и задачам оттуда. Все работает хорошо, но систему контроля сейчас можно доработать. Например, дополнить регламентами и подсказками, пополнить систему обучения (академию) — тогда будет идеально»

Вне зависимости от метода нужно организовать грамотное управление удаленными сотрудниками: создать простую коммуникацию, четко ставить задачи и наладить документооборот.

Как организовать контроль сотрудников на удаленке

Универсального «рецепта» нет — все зависит от того, какая у вас ниша, продукт, штат. Если на удаленке всего пара сотрудников, можно легализовать отношения с ними и не париться с системой канбана, а сделать общий чатик в Telegram или «ВКонтакте». И получать там ежедневные отчеты и задавать вопросы на контрольных точках.

Если штат большой, следить за всеми сотрудниками сложнее. Можно построить систему контроля по-другому, например:

• по утрам проводить планерки по видеозвонкам в Skype или Zoom;
• использовать таск-менеджер, чтобы проверять контрольные точки проектов;
• отвечать на срочные вопросы в мессенджерах, там же дополнительно контролировать ход работ;
• получать ежемесячные и еженедельные отчеты.

Пока вы не попробуете какой-то метод, не узнаете, подходит ли он вам. Внедряйте понравившуюся схему контроля небольшими «порциями» и отслеживайте результаты — удобно ли вам и сотрудникам работать по ней и повышается ли производительность труда.

Опыт реальных предпринимателей

Мы опросили предпринимателей о методах контроля «удаленщиков». Сергей Дегтярев, основатель холдинга Catalyst, управляющей компании по развитию франшиз, не контролирует каждый шаг сотрудников, а создал многоступенчатую систему контроля на ключевых этапах:

«Многие компании используют для контроля сотрудников на удаленке программы записи экранов — в этом есть смысл, если возможны факты воровства, коррупции, либо других нарушений, связанных с безопасностью. Но в таком случае одной программы недостаточно, нужна служба безопасности, которая будет этим вопросом заниматься профессионально.
Мы не отслеживаем, чем в течение дня занимаются люди на рабочем месте, так как излишний контроль нарушает доверие внутри команды. Если есть возможность, то разумнее исключать варианты, когда сотрудники могут что-то украсть, дать взятку, чем отслеживать каждый шаг. В нашей компании люди просто не имеют возможности для воровства или коррупции.
Для контроля мы используем сервис Platrum, где каждый сотрудник ежедневно заполняет свои задачи и ключевые статистики. Кроме того, у нас есть несколько уровней координации в Zoom: еженедельная планерка руководителей, ежедневная координация руководителей со своими отделами и общее ежемесячное собрание компании, где присутствуют все сотрудники. Таким образом нам удается осуществлять необходимый контроль за деятельностью команды, не подрывая доверие и не превращаясь в злого полицейского, который отслеживает каждый шаг.
Мы выбрали Platrum, потому что это единственный на российском рынке сервис, предоставляющий для малого и среднего бизнеса широкие возможности, такие как управление задачами, статистиками, финансами, организационной структурой, базой знаний и многим другим.
Такой метод контроля показал себя как наиболее эффективный. Мы приняли решение работать на удаленке еще 2,5 года назад, у нас достаточно большая команда работает в таком формате, и выбранные методы и сервисы закрывают все наши потребности»

Григорий Бурденко, генеральный директор digital-интегратора DD Planet, отслеживает и ход работы, и контрольные точки. При этом не использует программы для записей экрана, а просто разбивает задачи на этапы и оценивает эффективность сотрудников:

«Нам важно отслеживать ход работы по проектам. Для постановки задач сотрудникам и контроля их выполнения мы используем корпоративный портал на «Битрикс24» (для проектов по маркетингу) и сервис Azure DevOps (для проектов по разработке).
Наш корпоративный портал на «Битрикс24» позволяет автоматизировать многие бизнес-процессы, а также там удобно планировать свой рабочий день, ставить задачи, указывать ответственных и наблюдателей, видеть эффективность сотрудников.
С точки зрения контроля работы этот инструмент удобен тем, что позволяет видеть, какие задачи сейчас в работе, какие закрыты, отслеживать комментарии и статусы по проектам. Причем не только руководителю, но и клиенту, которого тоже можно подключить к сервису. Сами сотрудники могут планировать работу исходя из приоритетов и дедлайнов, а также получать уведомления в случае приближения дедлайна или просроченных задач»

Константин Митин, руководитель направления консалтинга ГК «ЛАРГА», использует и постоянный контроль, и проверку на определенных точках в зависимости от ситуации. Он рассказал нам о том, почему выбрал конкретный сервис для организации контроля, и как все устроено в компании:

«Выбор метода зависит от того, как долго сотрудник работает в команде. Для новобранцев это всегда полное сопровождение в решении первых задач. И дело здесь не в профессионализме: если человек работает у нас, он совершенно точно профессионал своего дела. Дело в тех устоявшихся в коллективе подходах к решению задач, о которых новый сотрудник просто не знает.
Как правило, при поручении новой задачи руководитель проговаривает все неочевидные моменты и помогает в случае затруднения. Мы намеренно не используем слово «контроль», поскольку оно ассоциируется с карательными мерами. Стоит заметить, что описанный выше подход используется и для сотрудников, которые столкнулись с принципиально новой для себя задачей. В случае же понятных задач и уже сложившейся команды, мы используем систему контрольных точек, которые определяет руководитель исходя из трех критериев:
1. Контрольная точка одинаково понятна как по сроку, так и по содержанию и сотруднику, и руководителю.
2. Устанавливается не deadline, а так называемый redline – точка, в которой еще можно повлиять на ситуацию.
3. Руководитель разрабатывает контрольные точки так, чтобы буквально одного взгляда было достаточно, чтобы понять реальное положение дел.
Мы используем единую систему Битрикс24, которая объединяет множество блоков, включая и проектное управление и управление поручениями. Мы прошли достаточно долгий путь с тестированием ряда решений, но остановились именно на этом. Записью экранов или блокировкой соцсетей никогда не занимались. Надеюсь, и не будем.
Большинство наших проектов — совокупность задач с совершенно нетривиальным решением, для выработки которого просто необходим творческий подход. Четкая стандартизация тут не поможет, даже может быть откровенно вредной.
Ключевым в выборе сервиса были три критерия:
1. Задачами нужно управлять из любого места. Если это условие не выполняется, то неизбежно какие-то поручения будут забываться, что недопустимо.
2. Вторым по важности критерием я назову удобство. Управлять задачами в выбранном сервисе должно быть быстро и удобно.
3. Третье важное требование — единое информационное пространство. Я могу поставить задачу на основании, например, поступившего письма, сообщения в чате и т.п. Все эти выстраданные критерии представляют собой единую цель: минимизировать трудозатраты при управлении задачами с сохранением эффекта от этого управления.
Безусловно, нет предела совершенству, и совершенно точно всегда что-то можно улучшить. Но улучшения не должны стать самоцелью: любое изменение привычного процесса должно быть взвешенно и обоснованно»

Подписывайтесь на Telegram-канал ПланФакта, чтобы первыми получать новые полезные статьи!

Почему программы мониторинга набирают популярность 

2020 год оказался переломным для бизнеса. Многие компании были вынуждены перейти на удаленную работу, чтобы воспрепятствовать распространению коронавирусной инфекции. 

По исследованиям Microsoft, полностью или частично удаленную работу внедрили 76% компаний, тогда как до пандемии этот показатель равнялся 14%. Опрос проводили среди организаций, где работает свыше 250 человек.

Внезапный переход на удаленку ставит много новых задач и трудностей для компаний. Опрос PwC выявил три основных страха работодателей, касающихся удаленной работы:

• финансовые последствия;
• глобальный спад производства и экономического роста;
• снижение производительности.

Также, согласно отчету OWL Labs, 82% руководителей опасаются, что сотрудники на удаленке менее продуктивны и внимательны. Беспокойства обусловлены тем, что они не видят, чем заняты их подчиненные в рабочие часы. Например, кто-то может заниматься личными делами в это время. 

Сейчас руководители понимают, что удаленка будет еще долгое время, поэтому вводят инструменты, позволяющие продолжать продуктивную работу в таких условиях. Один из них — программное обеспечение для мониторинга экранов сотрудников. 

Как выбрать программу для мониторинга

Стоит помнить, что сотрудники обязаны знать о введении мониторинга экранов компьютеров в компании. Их необходимо уведомить об этом заранее, а также заключить с ними дополнительное соглашение о согласии на обработку данных. 

Все программы для мониторинга сотрудников работают по одному принципу. Пользователь устанавливает на свое устройство программное обеспечение, при включении которого происходит запись действий на экране. 

Смогут ли работники сами включать и выключать мониторинг? 

Этот вопрос особенно актуален, если программа мониторинга будет установлена на личное устройство сотрудника. В данном случае лучше обратить внимание на те платформы, которые предоставляют возможность включать и выключать мониторинг экрана в любое время. 

Таким образом подчиненный, использующий личную технику, сможет отключать программу в завершение рабочего дня или в перерывах, чтобы его личные данные не передавались компании.

Какие именно действия будут фиксироваться программой? 

Сейчас существует достаточное количество программ, позволяющих мониторить сотрудников, и все они обладают разным функционалом.

Если для компании важно знать, какие именно сайты посещает сотрудник в рабочее время, то можно присмотреться к таким сервисам как Bitcop, ActivTrak. Если руководитель хочет видеть, чем занимаются работники на рабочем месте в режиме онлайн, то ему подойдут Kickidler и Teamon.live.

Если в компании используются также сторонние сервисы для постановки задач или контроля рабочего времени, то настроить интеграцию с ними для проведения более детального мониторинга (например, отслеживание выполнения задач сотрудниками на экранах) можно с помощью платформ Hubstaff и Teamon.live.

Если начальство хочет знать, на какие клавиши и как часто нажимает сотрудник, то стоит выбрать программы, где существует решение «кейлоггер», например, это Kickidler и ActivTrak.

Также программы для мониторинга способны выводить отчеты по продуктивности сотрудников и по количеству отработанного времени, производить скриншоты экранов, предоставлять информацию о нарушениях и выполнять еще множество различных функций. 

Для подбора программы мониторинга компьютеров необходимо изучить каждую и выбрать ту, которая покажется наиболее комфортной как для руководителей, так и для сотрудников.

Как подготовить сотрудников к введению мониторинга

Для начала необходимо объяснить сотрудникам цель введения мониторинга. Они должны понимать, что это делается в первую очередь для повышения продуктивности, а не из-за недоверия к подчиненным. Так сотрудники будут более расположены к внедрению систем мониторинга и не заподозрят руководителя в постоянной слежке за своим рабочим экраном. 

Во-вторых, нужно ознакомить сотрудников с программой, которую выбрали для мониторинга. Стоит показать работникам процесс и рассказать обо всех особенностях и возможностях программы. Кроме того, сотрудников необходимо уведомить о новых правилах, которые им необходимо соблюдать, и о преимуществах, которые могут открыть для себя после введения мониторинга

Также советуем вводить системы слежения именно на устройствах компании. Так сотрудник будет спокоен, что его личные данные не тронут. Если в работе используется личная техника, то правильным будет показать сотруднику как программа выключается, и убедить, что его личные данные просматриваться компанией не будут.

И последнее — правильным будет заключить с сотрудником дополнительное соглашение о введении мониторинга. Там должны быть прописаны пункты о согласии на сбор данных и о целях использования мониторинга в компании.

Как сотрудники реагируют на мониторинг 

Многие сотрудники относятся нейтрально к внедрению данной системы. Согласитесь, что проблему можно решить быстрее, если руководитель заглянет в монитор сотрудника и подскажет ему, что нужно исправить. Кроме того, коллеги, выполняющие общие задачи, смогут быстрее прийти к единому решению, воспользовавшись информацией на мониторе друг друга.

Автор опросил своих сотрудников, работающих в компании удаленно. Вот что они ответили.

Андрей, использует личную технику в работе: «Мониторинг компьютера во время использования его в рабочих целях считаю нормальной практикой».

Алексей, использует технику компании в работе: «На мониторинг компьютера отреагировал нейтрально. Если бы он осуществлялся на личной технике, то отнесся бы скорее негативно. Думаю, у многих от этого будет паранойя, что забыл включить или что это вообще не отключается».

Олег, использует технику компании в работе: «Я лично отношусь к этому весьма положительно, если это техника работодателя. А что касается моей личной техники, то мне перед тем, как давать доступ к своему личному компьютеру, нужно удостовериться, что я могу доверять программе и человеку, который будет следить за этим компьютером».

Иван, использует свою технику на жестком диске компании: «К мониторингу компьютеров отношусь нейтрально. Если бы использовал только личную технику, то создал бы отдельную учетку для работы. Считаю, что разница с работой в офисе здесь в том, что не знаешь, когда руководитель посмотрит в твой монитор».

Дарья, использует технику компании в работе: «Считаю нормальным проводить мониторинг сотрудников. Ранее в работе использовала личную технику, и единственным минусом было то, что поначалу забывала выходить из приложения по окончании рабочего дня, в остальном дискомфорта не испытывала».

Вывод

Удаленная работа будет присутствовать в деятельности многих компаний как минимум ближайшие несколько лет. Несмотря на все трудности, организации должны научиться выстраивать работу в новом режиме и вести продуктивную деятельность. 

В этом помогают различные инструменты и сервисы, направленные на контроль рабочего времени, управление задачами и мониторинг сотрудников. 

Если вы не хотите, чтобы сотрудников душило ощущение слежки в рабочее время при использовании всех этих инструментов и в особенности мониторинга, вы должны действовать следующим образом:

• не скрывайте от сотрудников мониторинг их компьютеров;
• предоставьте им всю информацию о программе;
• расскажите подробнее о целях мониторинга и о том, какие именно данные он собирает;
• проведите собрание или онлайн-конференцию с презентацией продукта и информации о том, как им пользоваться;
• отнеситесь с пониманием к возможной первичной негативной реакцией работников и расскажите им о плюсах мониторинга компьютеров как для компании, так и для самого сотрудника.

Фото на обложке: Grusho Anna/Shutterstock.com

Тема контроля удаленных сотрудников до 2020 года не отличалась особой актуальностью. Однако в наши дни она стала очень значительной. Представляем вашему вниманию 10 программ для контроля удаленных сотрудников.

В связи с пандемией (вспышкой коронавирусной инфекции COVID-19) миллионы людей во всем мире были вынуждены перейти на дистанционный формат работы и работодателей стали волновать вопросы контроля удаленных сотрудников.

Первые программы, призванные помочь работодателям решить эту задачу, появились десятки лет назад.

Год за годом аналогичные ПО усовершенствовались и на сегодняшний день объединяют в себе инструменты для отслеживания активности сотрудников, анализа продуктивности их деятельности, а также включают системы учета рабочего времени.

Теперь географическая удаленность работника больше не является проблемой, ведь все необходимые инструменты контроля также находятся в руках работодателя.

В нашей статье мы расскажем о наиболее популярных программах, разработанных для мониторинга работников, трудящихся удаленно, а также о возможностях, недостатках и преимуществах этих ПО.

• Зачем нужен контроль удаленных сотрудников
• LanAgent
• Time Doctor
• Timely
• Hubstaff
• ActivTrak
• RescueTime
• Hours
• Harvest
• Toggl Track
• Monitask

Зачем нужен контроль удаленных сотрудников?

Сервисы, контролирующие работников, трудящихся дистанционно, дают работодателю массу преимуществ, сюда относятся:

• контроль нарушений безопасности и дисциплины,
• работодатель получает информацию о том, сколько времени работник потратил на выполнение задачи, и, если заработная плата почасовая, то счета можно выставлять согласно статистики,
• сотрудники более мотивированы на выполнение задач, поскольку знают, что все их действия на ПК в рабочее время отслеживаются,
• сотрудник может создать сам себе гибкий график работы,
• возможность отслеживания потенциально опасных для компании действий работника и т.д.

Программы для контроля удаленных работников

Наша организация с 2005 года занимается разработкой ПО мониторинга сотрудников и учета рабочего времени.

Мы тщательно изучили все самые популярные программы, сравнили их, протестировали и на основании полученной информации составили данный список.

ПрограммаLanAgent

LanAgent – программа контроля сотрудников (созданная для учета рабочего времени и отслеживания всех их действий).

У LanAgent удобный и понятный интерфейс, она очень простая как в установке-настройке, так и использовании.

Кроме того, LanAgent :

• Поддерживает разные режимы контроля дистанционного персонала: удаленную работу сотрудников на офисных компьютерах, на терминальном сервере, на своих домашних ПК.
• подойдет как для простого учета рабочих часов удаленных сотрудников, так и для полного контроля всех действий, совершаемых работниками за компьютером (например, когда требуется защита конфиденциальной информации компании)
• Имеет функцию скриншотов (снимков экрана), фиксацию нажатых клавиш клавиатуры, поэтому LanAgent невозможно обмануть, имитируя пустую активность. Более того, такие жульничества удаленных работников сразу будут видны.
• LanAgent можно использовать в компании с любым количеством сотрудников: от 1 до 10000 и она будет одинаково эффективна.

Среди всех систем для контроля удалённой работы, LanAgent предоставляет наиболее полную и подробную информацию о продуктивности и дисциплине сотрудников, работающих на дому:

• Снятие скриншотов экрана по событиям или по времени
• Возможность удаленного доступа к рабочему ПК сотрудника и просмотр изображений экрана Онлайн
• Точный учет рабочего времени: контроль начала и завершения рабочего дня, продолжительности работы, простоев и перерывов
• Запись всех нажатий на клавиатуре в течение рабочего дня
• Контроль и оценка эффективности сотрудников – в каких программах и сайтах велась работа (подсчет времени), автоматическая классификация их по продуктивности, учет выполняемых в течение дня задач
• Автоматическое предупреждение администратора программы о нарушении сотрудником правил безопасности и трудовой дисциплины, выявление подозрительных и опасных действий сотрудников.
• Возможность делать снимки с веб камеры в рабочее время для контроля присутствия
• В режиме защиты информации: отслеживание корпоративной почты, выгрузки файлов в Интернет, печати документов на принтер, копируемых на съемные накопители файлов и т.д.

Цена и возможность установки бесплатной тестовой версии

Перед приобретением программы LanAgent  есть возможность установить на 15 дней ознакомительную версию и протестировать ее (контроль до 3-х ПК).

Стоимость платной версии программы зависит от количества компьютеров, за которым Вы собираетесь вести мониторинг.

Подписка на 3 месяца, за 1 ПК начинается от 77 руб/месяц.

Только у LanAgent еще имеется бессрочная лицензия! Т.е. совершив однократное вложение, вы можете использовать лицензию без ограничений по времени. Базовая техподдержка действует бесплатно, обновления бесплатны в течение года.

Более подробно о ценах вы можете ознакомиться на нашем сайте.

Недостатки программы LanAgent:

Отсутствие интеграции с облачными сервисами. У следящего модуля программы нет поддержки MacOS (ее поддержка в разработке).

Time Doctor — программа для контроля сотрудников

Программа предоставляет хороший функционал для контроля сотрудников, выполняющих рабочие обязанности дистанционно и фрилансеров и расчитана на широкую пользовательскую аудиторию. Ориентирован сервис как на средний, так и на крупный бизнес.

Time Doctor не только контролирует работу персонала, но и предоставляет отчеты о том, сколько всего времени было уделено тому или иному проекту, задаче.

В функционал программы входит:

• Запись нажатия клавиш на клавиатуре
• Учет рабочего времени сотрудников
• Оплата труда персонала, например, с применением системы PayPal
• Интеграция с системами: Asana, Битрикс24, Basecamp, JIRA, Google Docs, ZenDesk, Trello,Teamwork, Slack и другими.
• В мобильной версии возможна проверка местонахождения работника по GPS
• Фиксация простоев в работе и опозданий
• Отслеживание активности персонала
• Возможность сделать фото сотрудника в рабочее время веб-камерой
• Разграничение прав доступа с помощью разных ролей.
• Повышенная безопасность.
• Инструменты для предупреждений отвлечения внимания и т.д.

Стоимость и наличие бесплатной версии Time Doctor

Для отслеживания работы фрилансеров имеется тарифный план, стоимостью $5/месяц, стоимость тарифного плана для контроля удаленных работников — $9.99/месяц. Бесплатная версия программы также имеется, однако в ней отсутствуют функции создания отчетов и мониторинга активности.

Недостатки сервиса

К недостаткам можно отнести отсутствие видеозаписи и мониторинга экранов, а также некоторые пользователи отмечают не совсем понятный интерфейс программы.

Программа Timely

Программа больше подойдет стартапам и некрупным организациям. ПО, в принципе, несложное и удобное и эффективно помогает контролировать продуктивность и выполнение задач. Timely объединяет в себе планировщик задач и суммированный учет рабочего времени.

Функционал программы для удаленного персонала

• Timely можно интегрировать с сервисами, созданными для управления проектами и общения внутри рабочего коллектива
• Учет рабочего времени
• Контроль нарушений трудовой дисциплины, простоев, отлынивания от работы
• Встроенный планировщик задач
• Отслеживание затраченного на выполнение задач и проектов времени и другие

Стоимость и возможность подключения бесплатной версии

Программа имеет бесплатную версию, однако она включает создание лишь трех задач и рассчитана на 1 сотрудника. Платные версии имеют широкий функционал и стоят от от 14$/месяц до 199$/месяц.

Недостатки сервиса

К недостаткам можно отнести не самый широкий функционал, по сравнению с вышеперечисленными программами, а также то, что Timely — это слабо масштабируемый сервис и не очень удобен при отслеживании работы большого количества персонала.

Hubstaff — поможет контролировать удаленных сотрудников

Это облачный сервис, призванный отслеживать деятельность удаленных работников и фрилансеров. Программа оптимально интегрируется с многими сервисами, например, с Paypal, Trello и другими.

По сути сервис напоминает рассмотренную выше программу, однако стоит немного дороже.

Hubstaff по функционалу очень похож на Time Doctor, только стоит немного дороже.

Что включает функционал

• Отслеживание времени деятельности сотрудника и почасовая оплата труда
• Сохранение скриншотов с экранов рабочих ПК персонала
• Отчеты о рабочем времени
• GPS-трекинг персонала
• Отслеживание активности по нажатию клавиш клавиатуры и мышки
• Поиск фрилансеров с использованием встроенного в систему инструмента и другие

Бесплатная версия и цена продукта

Сервис доступен в бесплатной версии, правда она дает возможность отслеживать деятельность только одного сотрудника (функционал этой версии включает лишь снятие скриншотов с экрана, слежением за активностью и отчетами и времени, потраченном на выполнение задач).

Платная версия имеется, базовый тарифный план стоит 5$/мес.

Недостатки сервиса

Отсутствие широкого функционала (например, нет видеозаписи с мониторов ПК сотрудников, нет онлайн наблюдения). Также программа несовместима с с Linux.

ПрограммаActivTrak

Отличный и функциональный сервис, который постоянно пополняется новыми возможностями. Он предназначен для учета рабочего времени удаленных сотрудников, анализа их деятельности и продуктивности работы.

Функционал сервиса для контроля удалённых сотрудников ActivTrak

• Возможность блокировки запрещенных сайтов и приложений
• Запись с экранов рабочих ПК видео
• Отслеживание корпоративной почты работников
• Возможность производить каждые 5 сек скриншоты с экранов
• Уведомления о нарушении трудовой дисциплины
• Отчёты по рабочему времени и другие

Бесплатная версия сервиса и цена платной

При необходимости можно воспользоваться бесплатной версией сервиса. С ее помощью можно отслеживать деятельность лишь одного работника (также стоит учесть, что резерв ее составляет не более 3 Гб на сервере). Платная версия стоит  7,2$/месяц.

Недостатки сервиса

К недостаткам можно отнести ограниченность возможностей по настройке программы и ее персонализации под собственные задачи. Вторым минусом является то, что сервис не поддерживает Mac.

RescueTime для контроля сотрудников, работающих удаленно

Это удобная в использовании современная программа, созданная как для повышения активности удаленных сотрудников, так и для отслеживания их трудовой деятельности. Интегрируется со всеми основными операционными системами и сервисами.

Программа в автоматическом режиме составляет отчеты о том, насколько продуктивно трудится тот или иной работник.

Возможности сервиса для контроля удалённых сотрудников

• Сервис сигнализирует о чрезмерно длительном выполнении проектов и решении задач
• Контроль времени, потраченном при посещении определенного приложения или сайта
• Составление отчетности по различным периодам активности сотрудника и другие

Наличие бесплатной версии программы и цена платной

Бесплатная версия имеется, но она не подходит для корпоративного применения (больше направлена на личный контроль собственной продукции). К тому же функционал в бесплатной версии ограничен.

Цена платной версии — 9$/меc.

Недостатки сервиса

В автономном режиме работа программы не осуществляется. К тому же время выполнения проектов и задач нельзя отследить.

Hours

Удобный тайм-трекер для контроля удаленного персонала с относительно небольшим набором инструментов. Можно использовать как для личного отслеживания рабочего времени, так и для корпоративного.

Что включает в себя сервис для контроля удалённых сотрудников

• Имеется синхронизация с Apple watch и Mac
• Программа производит учет времени, которое тратится на ту или иную задачу (с выгрузкой в PDF или CSV)
• Имеется система автоматических уведомлений
• Сервис составляет отчеты по фактически отработанному времени сотрудника

Стоимость сервиса и наличие бесплатной версии

Сервис имеет бесплатную версию, однако использовать его можно лишь индивидуально. Функционал совместной работы доступен после покупки платной версии стоимостью 7,99$/мес.

Harvest

В отличие от предыдущей программы Harvest – это сервис, разработанный ля организаций, имеющих значительное число клиентов. Сервис отлично интегрируется с платежными системами и позволяет выставлять счета.

Функционал сервиса Harvest для контроля удалённых сотрудников

• Составление отчетов по отработанному времени, а также по эффективности и продуктивности работы сотрудника
• Управление счетами организации
• Возможность слежения за внутренними нарушениями
• Возможность интергарции с Stripe и Paypal
• Контроль рабочего времени удаленных сотрудников офлайн и онлайн
• Имеется система внутренних уведомлений персонала

Стоимость программы и наличие бесплатной версии

Бесплатная версия имеется, но она позволяет выполнить только 2 проекта в месяц. Платная же версия стоит $12/мес.

Недостатки сервиса

Высокая цена, не самый простой инструментарий, отсутствие возможности сохранения скриншотов – все это относится к минусам программы.

Toggl Track

Популярный сервис учета рабочего времени удаленных работников. Программа помогает развить дисциплину в организации. С его помощью можно отслеживать как деятельность отдельного сотрудника, так и в целом команды. Отчеты предоставляются в виде визуальной инфографики.

Функционал программы слежения за сотрудниками Toggl Track

•  Отчетность составляется автоматически
•  Отслеживание напоминаний (в том числе сервис включает напоминания по почте)
•  Интеграция с GitHub, Trello, Asana, JIRA и другими приложениями
•  Возможность импорта задач напрямую с сайта
•  Есть возможность настройки прав доступа.
•  Выставление счетов и другие

Цена продукта и наличие бесплатной версии

Платная версия стоит 9 $ в месяц на одного сотрудника. Бесплатная версия также имеется, но ее функционал весьма ограничен.

Недостатки программы

Нет возможности подсчета заработной платы. Отсутствует учет посещения сайтов. Недоступны скриншоты.

Monitask

Отличная программа, помогающая работодателям отслеживать активность работников и вести учет рабочего времени. Также сервис позволяет создавать новые проекты, добавлять новых лиц, формировать команды и т.д. Программа предоставляет разные виды отчетов, связанных с эффективностью труда персонала.

Функционал сервиса

• Полная прозрачность действий
• Чувствительность к конфиденциальной информации.
• Автоматический учет рабочего времени
• Возможность подключения неограниченного количества пользователей и другие

Наличие платной и бесплатной версии сервиса

Имеется бесплатная версия, позволяющая вести учет рабочего времени только 1 сотрудника. Полный доступ к возможностям программы дает платная версия стоимостью 299 руб/мес.

Недостатки программы

Отсутствует интеграция с иными сервисами. Нет функции выставления счетов. Отсутствие скриншотов рабочего места.

Источник фото — сеть Интернет

Вас может заинтересовать:

Контроль дистанционной работы сотрудника

Топ программ-шпионов на компьютер

Как выбрать CRM систему