Как открыть аутсорсинговую компанию по бухгалтерскому учету с нуля

Услуги бухгалтера сейчас очень востребованы. В текущих условиях рыночной экономики правильные расчеты – один из ключевых моментов, нужных для успеха бизнеса. Специалистов по бухучету сейчас немало, однако у всех у них есть работа, несмотря на высокую конкуренцию. И чем опытнее бухгалтер, тем больше у него клиентов, включая серьезные компании.

При наличии достаточного умения и опыта выгоднее открыть свою фирму, нежели работать наемным сотрудником. В этом материале мы приведем детальный бизнес план бухгалтерской фирмы с примерными расчетами окупаемости дела, расскажем о важных деталях организации дела.

Актуальность бизнеса

С тех времен, когда учет сводился к зарубкам на камнях, до сегодняшнего момента бухгалтерия эволюционировала в многогранную науку. Без нее попросту невозможно вести бизнес.

В России рынок счетоводных услуг сейчас превышает 2 трлн руб. Лидеры, конечно, Москва и Санкт-Петербург, но с каждым годом бухгалтерских фирм, работающих на аутсорсе, открывается все больше по всей стране. Компаниям удобнее платить за учет в стороннюю фирму, чем держать в штате своего бухгалтера.

Основным потребителем этого рода услуг является торговля (25% от всего объема рынка), далее идет нефтяной и финансовый секторы.

Бухгалтеры нужны предприятиям промышленности, бюджетным учреждениях и организациях, частным фирмам и индивидуальным предпринимателям. Бухгалтерия ведет учет всех расходов, убытков и прибыли предприятия, расчет зарплаты и налогов.

Предоставляемые услуги

По условиям бизнес-плана, бухгалтерская фирма будет работать в качестве аутсорсинговой компании, заниматься оказанием комплекса счетоводных услуг для юридических и физических лиц, связанного с бухгалтерскими подсчетами, созданием финансовых отчетностей и другими финансовыми услугами.

Оказываемые клиентам услуги можно разбить на несколько категорий:

• составление бухгалтерского баланса для физ. и юр. лиц, бухучет;
• консультативные услуги бухгалтера;
• составление нулевых отчетностей;
• подготовка к аудиторским проверкам;
• финансовых операций;
• услуги по регистрации, восстановления учета, начисления зарплаты и др.

 

Оплата зависит от типа контракта. Если заключен постоянный договор, клиент переводит ежемесячную плату на реквизиты фирмы. Если клиент разовый, то он платит отдельно за каждую операцию. Деньги нужно брать перед началом работы, чтобы предупредить появление каких-либо проблем с оплатой в дальнейшем. По технологиям бухгалтерской компании Global Finance Вы можете привлекать клиентов на бухгалтерское обслуживание с чеком от 50 тыс. рублей в месяц и более.

Пошаговая инструкция открытия бухгалтерской фирмы

Основные деньги при организации бизнеса уйдут на аренду и подготовку офиса, включая закупку оборудования. Важная статья расходов – зарплата. Основные деньги будет получать опытный бухгалтер, меньшие – молодой специалист (набирается специально без опыта работы).

Таблица 1. Размер первоначальных расходов для открытия бухгалтерской фирмы.

 

Работа и сбыт предполагается в городе с населением 1,5-2 млн чел. В дополнительных расходах указаны затраты на коммунальные платежи, маркетинг, аутсорсинг и др. Размеры налоговых отчислений в расчете не учтены.

На сайте Global Finance, оставив заявку, Вы получите детальную финансовую модель, в которой подробно расписаны все статьи расходов.

Регистрация бизнеса

Сперва необходимо выбрать организационно-правовую форму ведения деятельности – работать в качестве физического или юридического лица. Выбор формы тезисно рассмотрен в следующим подразделе.

Далее подается заявление на регистрацию. Указываются нужные коды ОКВЭД:

• 69 «Деятельность в областях бухгалтерского учета и права»;
• 69.2 «Оказание услуг по бухгалтерскому учету, проведению финансового аудита, налоговому консультированию».

 

Вместе с документами заявителям подаются копии паспорта, ИНН и квитанция об уплате гос. пошлины.

Бизнесмен должен выбрать систему налогообложения. В нашем случае подойдет УНС и доходами как объектом налогообложения.

Документы рассматриваются в течение нескольких недель, и за это время нужно решить другие организационные вопросы.

ООО или ИП

Работать можно в качестве физического лица – индивидуального предпринимателя – либо как юридическое лицо (ООО самая простая форма юр. лица). Выбор дело каждого, но новичку лучше начать работать в качестве ИП. Это дешевле и проще в регистрации. И штрафы за возможные ошибки ведение учета меньше, чем у ООО.

С другой стороны, юридическое лицо воспринимается намного серьезнее, и крупные компании выбирают сотрудничество именно с ООО, а не ИП.

Однако, если человек недостаточно опытен в этом бизнесе и/или не имеет предварительной договоренности с крупной компанией, начинать стоит с ИП. Уже в дальнейшем, с увеличением количества клиентов и дохода, можно переоформиться как ООО.

Напомним, ИП ставиться на учет по месту проживания физ. лица, ООО – по месту расположения фирмы.

Лицензирование

Этот бизнес не требует лицензирования. Чтобы успешно работать, нужно иметь опыт и навыки работы в счетоводстве. Необходимо внимательно изучить различные нормативно-правовые акты РФ в области регулирования бухучета:

• ФЗ «О бухгалтерском учете»;
• Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ;
• План счетов бухгалтерского учета;
• Положения по бухучету, о документах и документообороте в бухгалтерском учете;
• Методические указания по применению отдельных положений бухгалтерского учета.

 

Наличие опыта и навыков счетоводной работы – ключевые факторы в деле достижения успеха и создания хорошей репутацией. Среди множества бухгалтерских фирм далеко не все заслуживают доверия. Только высокие профессиональные компетенции позволят удержать старых и привлечь новых клиентов, включая крупные компании.

Аренда офиса

Работать на аутсорсе в первое время можно и дома – это способ сэкономить первоначальные расходы. Но в дальнейшем все равно придется арендовать себе офис. Поначалу большого помещения не потребуется.

Помещение будет рассчитано на двоих бухгалтеров. В этом случае нужно подбирать офис площадью 30-40 кв. м.

Он должен находиться в черте города, лучше – в достаточно людном районе. Конечно, не нужно арендовать помещение в центре города, но лучше, чтобы потенциальные клиенты могли без сложностей найти фирму. Рекомендуется снять офис в месте, где есть крупная парковка: большая часть клиентов будет приезжать на авто. Неплохо, если офис будет располагаться неподалеку от здания Налоговой службы.

Работа бухгалтеров достаточно напряженная, потому нужно создать все условия для результативной работы и комфортного приема посетителей.

Необходимый персонал

В штате будет числиться 2 бухгалтера. Если бизнесмен сам бухгалтер по профессии, он может занять должность одного из сотрудников, либо будет необходимо найти и трудоустроить двух специалистов.

По крайней мере один из работников должен иметь соответствующее образование, опыт и навыки работы. На место второго сотрудника можно взять молодого бухгалтера, у которого есть знания, но недостаточный опыт работы. Такие кандидаты могут начать работать и за меньшие деньги. Молодой работник будет заодно набираться опыта у более старшего товарища.

Персонал должен уметь работать не только качественно, но и быстро. Зачастую клиенты просят выполнять поручения в сжатые сроки.

С расширением деятельности целесообразно увеличить штат, нанимая бухгалтеров на конкретные направления работы.

Могут потребоваться услуги, юриста и курьера. Но держать их лучше на аутсорсе, при необходимости подключая их к работе.

Закупка оборудования

Основные деньги при организации бизнеса уйдут на подготовку помещения к работе и приему клиентов. Чтобы снизить расходы, весь необходимы инвентарь и оборудование лучше закупать по спецпредложениям.

Необходимо купить следующее:

• мебель: компьютерные столы, офисные стулья, кресла посетителей, шкафы для документов, диван, стол;
• оргтехнику: ноутбуки, МФУ (принтер-сканер-копир), шредеры и планшеты при необходимости;
• ПО: бухгалтерские и правовые программы;
• кассовый аппарат;
• канцтовары, включая офисную бумаги и пр.
• дизайнерские элементы для украшения офиса.

 

Программное оборудование лицензионное, то есть за него придется платить. Без такого ПО современному бухгалтеру просто не обойтись. Также полезно будет закупить рабочие телефоны для персонала.

Программное обеспечение

Сейчас работа любой счетоводной фирмы предполагает использование специальных бухгалтерских программ. На рынке представлено много программных продуктов в помощь бухгалтерам. Можно выделить 3 группы.

Таблица 2. Основные группы и виды бухгалтерского ПО.

 

Каждый бухгалтер налаживает сотрудничество с компанией, предлагающей лицензионное ПО. За определенную цену (на регулярной основе) предоставляется ключ к полному функционалу программы. Компании предоставляют все услуги по поддержке и обеспечению.

Реклама и маркетинг

Привлекать клиентов в свою фирму можно оффлайн и онлайн. Продвижение бухгалтерской фирмы имеет свои особенности: маркетинговая кампания по большей части ориентирована на пассивное привлечение клиентов.

1. Создание лендинг-сайта и продвижение его в интернете всеми возможными средствами (через инструменты продвижения в поисковиках, контекстную рекламу в соц. сетях).
2. Печатная реклама очень эффективна. От раздачи визиток с эффектным дизайном, создания и рассылки фирменных брошюр и до рекламы в специализированных журналах экономической, бухгалтерской тематик и газетах своего региона.

 

Полезно делать «холодный» обзвон, проводить личные встречи с потенциальными клиентами, участвовать в бизнес-мероприятиях.

Можно использовать и более нестандартные ходы – например, завести страницу в Инстаграмме, выгладывая интересные снимки и давая читателям какую-либо полезную информацию с отсылкой на себя.

Финансовый план

Сделаем примерный расчет прибылей и убытков предприятия, на основе которого определим примерный срок окупаемости. Для этого установим следующие условия: средний чек составит 10 тыс. руб.

Среднее количество клиентов в месяц – 50 чел. Достичь такой посещаемости в первый же месяц не удастся, однако через 9 мес. работы (при условии маркетингового продвижения) – реально.

Установим среднюю посещаемость в первом квартале на уровне 20 человек в месяц, во втором – на уровне 35 человек в месяц.

Таблица 3. Экономическое обоснование бизнес идеи.

 

Даже при месячной посещаемости в 20 человек толковый бухгалтер сможет выйти в плюс и получить чистую прибыль уже в первый месяц работы.

Риски проекта

Для данного бизнеса можно выделить 2 основных риска.

Во-первых, высокая конкуренция. Сейчас бухгалтеров и бухгалтерских фирм развелось очень много. Нужно хорошо проанализировать ситуацию и конкурентов, их особенности и слабые стороны. Полезно посмотреть на предложение глазами потенциальных клиентов, понять, какие инструменты и каналы использовать, чтобы обратить их внимание на себя, и предпринять нужные меры.

Во-вторых, отсутствие клиентов. Это актуально в начале работы фирмы. Этот риск решается проведением грамотной рекламной кампании и проработкой клиентской базы. Последнее лучше сделать еще до открытия фирмы, чтобы на момент запуска бизнеса иметь наработки и предварительные договоренности.

Чтобы добиться успеха и удерживать высокую планку, необходимо постоянно повышать свой профессиональный уровень. Это достигается как за счет построения эффективной команды, прохождения курсов повышения квалификации, освоения новых умений и технологий, так и за счет ускорения рутинных процессов. Полезно создавать свои шаблоны, чек-листы, которые будут ускорять рабочий процесс.

Можно порекомендовать обзавестись партнерами из смежных областей деятельности: юридических, аудиторских, маркетинговых, консультационных компаний и т.д. Рекомендуя клиентам своих партнеров, реально создать дополнительный источник доходов.

Подводя итог, можно сказать, что бухгалтерский учет – направление для бизнеса интересное и перспективное, несмотря на высокую конкуренцию. При наличии достаточных навыков и знания особенностей ведения дела можно добиться долгосрочного успеха и хорошего дохода.

Начинающим предпринимателям покажется интересной идея, как открыть аутсорсинговую компанию с нуля. Для этого не нужны большие финансовые вложения, достаточно лишь опыта в определенных сферах деятельности. Но и без него в некоторых случаях можно обойтись, наняв в штат профессионалов.

Российские компании все больше становятся заинтересованными в привлечении отдельных специалистов со стороны, способных за невысокую плату выполнять отдельные второстепенные функции. И если в Европе такая практика уже давно зарекомендовала себя лучшим образом, то у нас это направление лишь начинает развиваться, открывая широкие перспективы предприимчивым людям.

Для начала разберемся, что это такое. Аутсорсинг представляет собой передачу второстепенных функций компании специальным исполнителям. Иногда это происходит на временной, но чаще на постоянной основе.

Управлять бизнесом не так просто, как кажется с первого взгляда. Помимо первостепенной деятельности, на которой специализируется фирма, приходится выполнять ряд дополнительных работ – вести бухгалтерию (подчас сложную), искать и нанимать квалифицированный персонал, грамотно им управлять, рекламировать товар, продвигать идеи на рынок, заниматься транспортировкой, следить за работой техники и многое другое.

Все это не входит в прямые обязанности директора. И если раньше для каждого направления приходилось нанимать в штат дополнительных сотрудников, то сегодня достаточно пригласить специалиста со стороны, который сделает все на профессиональном уровне и потребует за это относительно невысокую плату. Таким образом, расходы на содержание персонала снижаются до 50%!

Для работы в аутсорсинговой компании подходят лишь специалисты высокого уровня, которые справятся с возложенными на них обязанностями качественно и в короткие сроки. Одна такая фирма может заниматься сразу делами многих предприятий.

Преимуществами выбора услуг по системе аутсорсинга являются:

1. Можно сконцентрироваться полностью на своей основной деятельности.
2. Качество предоставляемых услуг окажется выше по сравнению с наймом профильных специалистов.
3. Расходы на оплату труда значительно сокращаются.
4. Благодаря таким контактам расширяются деловые связи.
5. Бизнес оказывается застрахованным от большинства ошибок.

Предлагаемые услуги

Перечислим основные виды деятельности, которые можно выполнять таким образом. Обычно они являются второстепенными для большинства компаний, но тем не менее нужны для поддержания их функционирования. Аутсорсинг предоставляет следующие услуги:

• по бухгалтерскому учету (внутренний аудит, ведение налоговой отчетности);
• юридическое сопровождение;
• решение проблем логистики (доставка, снабжение, транспорт);
• по подбору персонала;
• в сфере IT-сервиса;
• клининга;
• по продаже и реализации товаров;
• рекламного характера;
• офисной и полиграфической печати;
• call-центры и пр.

Прежде чем создать аутсорсинговую компанию, решите для себя, что она будет предлагать, чем заниматься и какого профиля специалистов потребуется найти для выполнения основной деятельности. Для этого можно опираться на свои знания и навыки, опыт либо же проанализировать рынок в регионе и оценить востребованность тех или иных услуг.

Оформление документов

Для начала нужно обязательно зарегистрироваться в налоговой службе. В зависимости от количества соучредителей, а также будущих перспектив развития выбирают более подходящую форму – ИП или ООО. Первый вариант (индивидуальное предпринимательство) предполагает ведение простой бухгалтерской отчетности, низкую стоимость регистрации, но личную ответственность перед кредиторами.

Если вы не чувствуете в себе уверенности по открытию дела с нуля, но желаете заниматься подобным бизнесом, тогда лучше воспользоваться гарантированным предложением – купить франшизу в интересующей области. В результате на руках у вас будет четкая схема действий, грамотный бизнес-план, известное имя компании, а опытные предприниматели научат управлять отлаженным механизмом.

Составление договора

Обратите внимание, что для работы с каждым клиентом должен быть подписан грамотный договор на предоставление услуг. Для того чтобы составить базовый документ желательно проконсультироваться с опытным юристом. Он поможет уточнить все пункты и укажет на основные тонкости.

В таком договоре прописываются обязанности специалиста, длительность их выполнения, объем предлагаемых услуг, стоимость и пр. Важно также прописать ответственность про разглашение конфиденциальной информации. Причем это касается обеих сторон. В случае нарушения каких-либо пунктов накладываются крупные штрафы. Все это должно быть детально прописано.

Обустройство помещения

Для ведения деятельности и заключения соглашений с клиентами нужно арендовать подходящий офис. Желательно, чтобы он находился в центральной части города, в деловом районе. Не экономьте на аренде престижного помещения в бизнес-комплексе. Это сослужит вам хорошей рекламой и поможет завоевать доверие клиентов.

Обязательно внесите в бизнес-план затраты на приобретение технического и другого оснащения. Так, для ведения бухгалтерской или юридической деятельности достаточно:

1. Офисной мебели.
2. Компьютеров или ноутбуков для каждого сотрудника.
3. Нескольких шкафов для хранения документов.
4. Многофункционального аппарата, выполняющего ксерокопирование, сканирование и распечатку бумаг.
5. Телефонов, модема, факса.
6. В отдельных случаях нужно и лицензионное программное обеспечение (например, 1С).

Не забудьте про канцелярские принадлежности и другие расходные материалы.

Подбор персонала

Часто подобные услуги предлагает один человек, специалист в своем деле, и лишь с ростом клиентской базы задумывается о том, что следует нанять помощников. Но если вы решили открыть аутсорсинговую компанию и заявить о себе на рынке, как о конкурентоспособном учреждении, то желательно сразу поискать профильных работников.

Все они должны иметь значительный опыт, обладать навыками и знаниями в определенной области. Особое внимание уделяйте уровню их профессионализма, так как от того, насколько грамотно и качественно они будут выполнять свои обязанности, зависит репутация вашего агентства.

Рекламная кампания

Поскольку прибыль такого бизнеса всецело строится на объемах выполненных работ и количестве клиентов, нужно привлекать их всеми доступными способами. Поэтому не стоит экономить на рекламе, воспользуйтесь разными методами, чтобы заявить о себе:

• Разместите объявления в местных газетах, журналах, на телевидении и радио.
• Распечатайте визитки, листовки и другую полиграфическую продукцию, чтобы информировать о своем открытии как можно большее количество людей.
• Создайте сайт, где подробно будет описан род деятельности вашей фирмы, указан перечень предоставляемых услуг, а также основные преимущества для владельцев компаний при сотрудничестве с вами. Здесь же стоит давать возможность клиентам оставлять свои отзывы.
• Зарегистрируйтесь в различных каталогах.
• Используйте интернет-рекламу – баннерную, таргетирование, контекстную и пр.
• Распространяйте информацию о себе в социальных сетях, группах, на специализированных форумах.
• Одним из лучших методов на сегодня остается так называемое сарафанное радио – если ваши первые клиенты будут довольны качеством и обслуживанием, то они обязательно порекомендуют фирму своим знакомым.

Советы начинающим

Важно узнать не только, что нужно, чтобы открыть аутсорсинговую компанию, но и с самого начала выбрать правильную стратегию развития фирмы. Для этого опытные предприниматели дают следующие рекомендации:

1. Не стоит пытаться заняться сразу несколькими видами деятельности по аутсорсингу. Сосредоточьтесь для начала на чем-то одном, узкой специализации, но в которой хорошо разбираетесь.
2. Расширяться и развиваться желательно постепенно.
3. Ответственно отнеситесь к составлению договора по предоставлению услуг. Не жалейте денег на консультацию грамотного специалиста, который пропишет все важные пункты, которые смогут защитить вас в будущем от неприятных ситуаций.
4. Особое внимание уделите рекламной кампании. От ее успешности и целенаправленности будет зависеть, как скоро у вас появятся клиенты.
5. Всегда следите за репутацией фирмы. Качество работы ваших специалистов, презентабельный офис, положительные отзывы – все это поднимает рейтинг компании среди конкурентов и привлекает новых заказчиков.
6. Не стоит пренебрегать названием. Уделите время поиску благозвучного и запоминающегося имени для фирмы.

Здесь можно скачать бесплатно бизнес-план аутсорсинговой компании в качестве образца.

Финансовые вопросы

Указать точные цифры для создания аутсорсинговой компании довольно сложно. Ведь здесь многое зависит от региона, количества сотрудников, выбранного направления и расценок на рынке. Основные капитальные инвестиции будут вложены в:

• аренду, ремонт и обустройство помещения;
• оплату работы персонала;
• техническое оснащение;
• рекламу;
• регистрацию деятельности.

К примеру, чтобы открыть агентство по предоставлению бухгалтерских или кадровых услуг, придется потратить около 300 тысяч рублей. Выйти на окупаемость можно за полгода, если изначально иметь хотя бы 2-3 постоянных заказчиков. Специалисты утверждают, что уже через год плодотворной работы рентабельность проекта достигает 40%.

Видео: как работает аутсорсинг?

Отзывы

Галина:
«Занимаюсь предоставлением бухгалтерских услуг. Начинала как индивидуальный предприниматель и выполняла заказы самостоятельно. Но с ростом клиентской базы пришлось расширяться и я оформила ООО, так оказалось даже выгодней».

Ольга:
«Уйдя из юридической конторы, долго думала, какой формат деятельности выбрать и остановилась на аутсорсинге. Правда, сложность поначалу заключалась в том, чтобы объяснить клиентам, что так работать им выгоднее, нежели нанимать в штат отдельного юриста».

Сергей:
«У нас в городе уже достаточно большая конкуренция между аутсорсинговыми компаниями. Нужно постоянно работать на репутацию, создавать имя, делать рекламу, придумывать новые методы привлечения клиентов, а это не так легко, как казалось поначалу».

Одним из последних трендов в сфере крупного и малого бизнеса является делегирование части своих прав и обязанностей. Говоря простым языком, аутсорсинг (далее иногда А.) – это передача части функций или отделов компании в управление другому предприятию, специалистам в узкой области. В настоящее время эта сфера означает передачу, делегирование части неосновных функций (отделов) организации и всех связанных с ними активов в управление наемному лицу (аутсорсеру), которое разбирается в данной области лучше организации. К примеру, вы не хотите вести бухучет самостоятельно, для этого вам всего лишь нужно обратиться в компанию по предоставлению аутсорсинга бухгалтерского учета и всё, ваша проблема решена. Таким способом вам не нужно будет нанимать и искать специалистов, ведь за вас всё сделает аутсорсер.

Аутсорсинг выгоден предприятию, так как специалист может предоставить услуги высокого качества и по более низкой цене, чем обойдется организации самостоятельное управление чуждой для нее деятельностью. Уменьшение расходов на непрофильную деятельность может составить от 10 до 40 процентов.

История возникновения

Исторически как вид договорных отношений и коммерческой деятельности А. появился в 1962 г., когда удачливый бизнесмен и неудачливый кандидат в президенты США Росс Перро, чья фирма EDS проводила расчеты для банков, арендуя ночное время на мэйнфреймах (больших ЭВМ), принесла «General Motors» годовую экономию в 44% (больше 4 млрд долл.), взяв на себя сопровождение всех информационных потоков этой огромной корпорации. Именно тогда Перро понял, что стоит у истоков нового многообещающего бизнеса. Тогда он даже не предполагал, что структура А. настолько прочно вольется во все хозяйственные сферы деятельности, что станет отдельным видом предпринимательства, приносящим огромные доходы. Период активного внедрения модели А. в мире пришелся на 1990-е, и уже к концу прошлого века компании оценили ее преимущества.

Классификация аутсорсинговых услуг

Данная идея бизнеса в сфере услуг делится на функциональную, операционную и ресурсную. Эта классификация связана с разновидностью передаваемых аутсорсинговым компаниям функций. Могут быть переданы функции управления, производства и покупка ресурсов на стороне при отказе от собственных ресурсов.

Наиболее распространенные услуги:

• по работе с информационными технологиями (IT);
• бухгалтерией;
• маркетингом;
• кадровой службой;
• логистической службой.

Также в его область входит приобретение услуг по определенным проектам, например, проекты по защите информации, программы документооборота и хранения информации и пр.

Аутсорсинг осуществляется на договорной работе и доверии, являясь скорее формой партнерского сотрудничества, а не заключением сделки по продаже услуги или товара.

Какого рода могут быть заключены договоры?

1. Договор полного A. Сотрудники и активы на время действия договора передаются в штат аутсорсинговой компании.
2. Договор частичного A. Большая часть служб и отделов по-прежнему ведутся основной организацией.
3. Договор совместного A. Обе стороны договора становятся партнерами.
4. Договор промежуточного A. Организация передает функцию управления своими высококлассными специалистами аутсорсинговой компании.
5. Договор трансформационного A. Компания-аутсорсер разрабатывает какой-либо проект или продукт специально под нужды клиента и продает его клиенту.

Преимущества аутсорсинга для клиента

Самое главное преимущество такой сложной схемы работы – это снижение затрат на содержание непрофильного отдела или его работы при повышении качества работы. Фирмы-аутсорсеры обычно являются узкими специалистами в определенной области, а работу, как известно, лучше поручить профессионалам: они сделают ее и быстрее, и качественнее, и, в случае аутсорсинга, дешевле. Помимо этого, компания-заказчик данных услуг теперь не отвлекается на непрофильные задачи и может все свое внимание сосредоточить на основном деле и нуждах своих клиентов.

Какие задачи решает аутсорсинг?

Outsourcing в дословном переводе с английского – применение стороннего ресурса. Ведение любого официального бизнеса – не только собственно производство, оказание услуг или торговля, это множество посторонних для директора или индивидуального предпринимателя вопросов, отвлекающих внимание от главного:

• Поиск квалифицированных специалистов. Это собеседования, выявление личных качеств претендентов, изучение их дипломов и трудовых книжек.
• Оформление принятых сотрудников в соответствии с ТК и другие вопросы по кадровому учету.
• Бухгалтерия с вечными квартальными и годовыми отчетами, общение с налоговой инспекцией и другими контролирующими структурами.
• Юридическое сопровождение сделок, отслеживание постоянно меняющегося законодательства, судебные тяжбы (страшный сон).
• Бесперебойная работа компьютеров и оргтехники, своевременное обновление бухгалтерских и производственных программ.
• Охрана производства и складов.
• Продвижение продукции или услуг избалованным и одновременно уставшим от рекламы покупателям.
• Доставка товаров потребителям вовремя, в заказанных объемах и в надлежащем состоянии.
• Своевременная и качественная уборка помещений. От нее зависит презентабельность офиса и санитарное состояние производства, особенно, если оно пищевое.

Любая из этих задач может быть решена не усилиями руководителя бизнеса, а по договорам с другими организациями, которые предоставят квалифицированных специалистов в любом секторе из приведенного списка. Иначе говоря, по договору аутсорсинга.

Почему этот вариант выгоден обеим сторонам?

Руководитель бизнеса, передав часть забот на аутсорсинг, взамен получает квалифицированных специалистов, которые будут избавлять его от «головных болей» качественно и в оговоренные сроки. Стоимость услуг ниже, чем зарплата персонала, который пришлось бы нанять, плюс единый социальный сбор от суммы оплаты труда (бывшие отчисления в фонды) и соцпакет для мотивации сотрудников. Главное – экономия времени, позволяющая заниматься важными делами.

Для аутсорсинговой компании клиенты – источник хорошего дохода. Конкуренция в этом секторе еще не высока.

Преимущества этого бизнеса

В этом секторе бизнеса есть ряд преимуществ:

1. Относительно небольшой начальный капитал: в некоторых видах аутсорсинга для открытия дела в провинции достаточно 300-500 тыс. руб., в столице – до 1 млн.
2. Широкий спектр оказываемых услуг.
3. Растущий спрос на услуги.
4. Простая структура организации.
5. При грамотном ведении дел вложения окупаются в первые 1-2 года.
6. Возможность выбора формы деятельности: ИП или ООО.

«Подводные» камни

Опытные бизнесмены, прорвавшиеся через тернии, дают ряд советов новичкам по избежанию неприятностей на начальных этапах:

• Начинать свое дело следует в отрасли, где личная компетенция стартапера является наибольшей. Наработав опыт, можно расширять виды предлагаемых услуг.
• Придумать емкое название проекта, логотип, корпоративные цвета и зарегистрировать их, чтобы не было проблем с «тезками», даже из других отраслей бизнеса.
• Если другим можно отдавать юриспруденцию на аутсорсинг, то оказывающим подобные услуги необходим свой высококвалифицированный юрист. Безупречное составление договоров – один из краеугольных камней успеха.
• Не экономить на рекламе, но выбирать наиболее эффективные методы.
• Неуклонно поддерживать репутацию и респектабельность фирмы. Офис в центральном или одном из престижных районов, помещение с хорошим ремонтом удержат больше клиентов, чем обшарпанный кабинет на окраине города.
• Если есть ощущение, что опыта маловато, но финансовые вложения позволяют, стоит поискать франшизу. Бизнес под ключ под опекой сильной компании в дальнейшем позволит сэкономить на юридических и рекламных расходах, иметь на руках готовый план действий. Вхождение в бизнес под франшизой обойдется в сумму около 5 млн. руб.

Интересно: Самый сложный вид аутсорсинга – логистика (управление движением товаров на складах и их перевозками). В этом секторе высокая конкуренция, отсюда главная задача – поиск классного специалиста в штат.

Регистрация

Для данного бизнеса лучше выбрать ООО.

Процесс регистрации пройдет быстро, если подготовиться заранее. В налоговую инспекцию предоставляют:

1. Паспорта и ИНН учредителей.
2. Протокол собрания учредителей с решением о создании ООО.
3. 2 экземпляра устава ООО.
4. Квитанции об уплате госпошлины на общую сумму 4000 руб. Если учредителей несколько, госпошлина делится между ними поровну.

Важно: при регистрации онлайн через Госуслуги или сайт ФНС госпошлина не взимается, при условии, что у всех учредителей есть «усиленная квалифицированная электронная подпись».

1. Документы на помещение (подтверждение права собственности или гарантийное письмо арендодателя). Регистрация общества по месту жительства учредителя – вопрос спорный, об этом стоит уточнить в местной налоговой службе.
2. Форма Р11001 – заявление о регистрации.

Для указания ОКВЭД (вида экономической деятельности) вся информация находится в классификаторе. Класс ОКВЭД зависит от направления бизнеса, например: 

• 78.30 – подбор персонала.
• 69.10 – юридическое сопровождение.
• 69.20 (с подклассами) – сопровождение по бухгалтерскому и налоговому учету.
• 74.90 – (с подклассами) – консультирование и сопровождение в прочих отраслях, в том числе в части программирования.

1. Заявление о выборе системы налогообложения. На упрощенке возможно платить 6% от суммы доходов или 15% от прибыли (доходы-расходы), но не ниже установленного минимума.

Совет: в первый год работы лучше выбрать 6% от дохода, чтобы не тратить время на учет расходов для налогообложения и не переживать, примет ли их ФНС.

Бизнес-планирование

Независимо, от источника финансирования будущего проекта (поиск инвестора или банковский кредит), начинается любое дело с бизнес-плана. Инвестору интересна окупаемость вложений, а банку – возврат кредита с процентами в договорные сроки.

Бизнес-план расписывает предполагаемые доходы и расходы на ближайший год, три, пять лет, выход на самоокупаемость и прибыль. Форматы этого документа легко найти в сети.

1. Доходы.

Опыт подобных услуг свидетельствует, что один договор с небольшой организацией стоит от 15000 руб. до 30000 руб. Количество договоров в первые месяцы работы зависит от активности бизнесмена, правильной рекламной компании и грамотной самопрезентации.

1. Расходы.

Самая «тяжелая» часть расходов – оборудование офиса. Помещение стоит выбирать место со свежим ремонтом, чтобы сократить начальные расходы. Площадь на первом этапе может быть небольшой: до 50 м. Сразу необходимо предусмотреть зонирование на рабочую и переговорную зону (она же кабинет руководителя).

Из мебели стоит предусмотреть:

• Столы, стулья, ноутбуки или компьютеры по количеству сотрудников с доступом в интернет.
• Стол для руководителя с приставкой для переговоров.
• Кресло для директора.
• Кресла или удобные стулья для клиентов.
• Стеллажи для бумаг (не больше двух).
• Шкаф для верхней одежды работников и вешалка для одежды клиентов.
• Многофункциональное устройство (принтер, сканер, копир).
• Служебные симкарты корпоративной направленности.
• Стационарный телефон с факсом (по необходимости).
• Кофе-машина.
• Канцтовары длительного использования (папки, подставки под мелкие канцтовары, ежедневники, степлер, дырокол).
• Настенные часы, картины или фотографии для оформления интерьера.
• Кондиционер (при необходимости).

На оборудование уйдет минимум 300-400 тыс. руб. Для экономии можно обратиться на Авито. Фирмы, завершающие свою деятельность частенько распродают имущество, но приобретаемый «секонд-хэнд» должен выглядеть солидно, как новый.

Кроме разовых расходов ежемесячно образуются текущие платежи:

• Аренда офиса.
• Фонд оплаты труда работников.
• Коммуналка.
• Реклама.
• Налог на УСН 6%.
• Единый социальный сбор (вместо платежей в социальные фонды) 20% от ФОТ, направленный на пенсионное обеспечение, пока выручка не превысит 79 млн руб.
• Канцтовары (бумага, ручки, краска для принтера, маркеры и т.п.).

По расчету ЦИАН средняя ежемесячная стоимость арендованного помещения площадью до 50 квадратов в бизнес-центрах категории «В» в столичном Центральном округе составляет около 160 тыс. руб., в Северном – около 60 тыс. руб., в Северо-Западном – около 55 тыс. руб. 

Дополнительная информация: в крупных бизнес-центрах предлагается сдача помещений «под ключ»: с мебелью, коммунальными расходами, предоставляемыми по графику переговорными комнатами, оргтехникой, кофеавтоматами. Цена таких офисов дороже в 2-2,5 раза, но стоит подсчитать, что будет экономичнее – все по отдельности или оптом.

Подбор персонала

В случае аутсорсинга – опыт и квалификация – главные критерии при рассмотрении кандидатов. Фирма должна предоставить для клиента услуги качественнее, чем тот выполнит сам.

Внимательность, пунктуальность, умение извлечь ценное зерно из массы окружающей информации, обучаемость и стремление к повышению квалификации также важны. Профессиональное владение современными гаджетами и профессиональными программами даже не обсуждается, оно должно просто быть. 

Реклама

На рекламе экономить нельзя, но и «сливать» рекламный бюджет впустую – нерационально. Лучшая реклама – «сарафанное радио», но до него надо «дослужиться».

На первых порах подойдут:

• Информация в газетах бесплатных объявлений (но не однострочная, а крупная, хорошо бросающаяся в глаза).
• Сотрудничество с местными деловыми журналами (их обычно раскладывают в салонах красоты, платных медицинских клиниках и.т.п.).
• Участие в местных деловых форумах, семинарах и «тусовках» предпринимателей (неформальное общение в перерывах с потенциальными клиентами).
• Посещение (а не участие со стендом) отраслевых выставок, где крупные клиенты заявляют о себе.
• Создание сайта компании (сам интернет-ресурс как таковой не работает, главное – его профессиональное продвижение).
• Реклама в интернете – таргетированная, контекстная (при условии правильного наполнения сайта, иначе – это «слив» рекламного бюджета).
• Создание сообществ в соцсетях, подача личной странички в качестве бренда (никаких котиков-собачек и банкетов с бутылками на заднем фоне, только качественные фото, лучше от профессионального мастера).
• Электронные «доски» типа «Авито».
• Участие в интернет-форумах, профильных сообществах.
• Печать визиток в корпоративном стиле с указанием не только ФИО, телефона, наименования компании, но и интернет-ресурсов.
• Печать буклетов в ограниченном количестве – только для личной раздачи на выставках, в салонах, медклиниках (оставить по договоренности). Экономия на большом объеме печатного заказа может выйти пустым расходом средств. Постоянно занятым предпринимателям и руководителям фирм некогда читать листовки и другую макулатуру. Этот метод при бизнесе b2c в современных условиях работает лучше, чем в b2b.

Подводя итог

Только отработав один вид аутсорсинга до автоматизма, можно браться за следующий, расширять сферу деятельности. 

Последний совет профессионалов: с первых дней часть доходов откладывать на развитие и поддерживать репутацию на высочайшем уровне.

Каждый, кто пользуется бухгалтерским аутсорсингом впервые, задается логичным вопросом: а с чего все начинается? Именно в начале сотрудничества с выбранной бухгалтерской компанией закладываются основы последующего взаимодействия, эффективного или не очень. Давайте разберемся, что представляет собой передача бухгалтерии на аутсорсинг на начальном этапе.

---

Отправная точка.

Итак, что нужно для сотрудничества с профильной бухгалтерской компанией? Прежде всего, статус ИП или юридического лица. Если речь идет о последнем, на старте передачи бухгалтерии на аутсорсинг понадобятся:

• учредительные документы;

• данные о постановке на учет в ФСС, ПФ, Росстате;

• бухгалтерский документооборот (для давно работающих компаний – за последние 5 лет, для новых – за весь период             осуществления деятельности);

• налоговая отчетность за последние 3 года (или весь период, если компания зарегистрирована недавно);

• документы о наличии задолженности перед бюджетом, если таковая имеется.

Все это необходимо для подбора оптимального формата бухгалтерского аутсорсинга. Кроме того, без учредительных документов с компанией не будет заключен договор о предоставлении услуг.

По всем указанным выше пунктам на старте сотрудничества с бухгалтерской фирмой будет определен объем работ. Если нужно что-то доделывать, корректировать, это будет включено в программу аутсорсинга.

---

Информация по отчетности.

Передача бухгалтерии на внешнее управление, как правило, предусматривает аутсорсинг отчетности. Чтобы специалисты компании-исполнителя могли провести аудит, им необходима полная информация по отчетным документам за несколько периодов. Вводные данные определяются по договоренности сторон. Если проблем с налоговой у заказчика бухгалтерского аутсорсинга нет, чаще всего дело обходится отчетностью за последний год.

Важно отметить, что при передаче информации компании-исполнителю особое внимание следует уделить формату и способу коммуникации с контролирующими структурами. Иными словами, аутсорсер должен знать, каким образом компания-заказчик ранее передавала отчетную документацию по инстанциям (сдавали лично, отправляли почтой, заполняли отчетные формы на сайте ФНС, пользовались сервисами Такском, Контур, СБИС и т.п.). Специалисты аутсорсера проведут анализ эффективности актуального способа коммуникации с контролирующими структурами и предложат более выгодную альтернативу в случае необходимости.

---

Доступ к клиент-банку.

Данная опция обязательной не является. Часто сотрудничество строится по следующему принципу:

•   Аутсорсер берет на себя обязательства по формированию платежных поручений по налогам, взносам, сборам и другим актуальным платежам.

•   Клиент самостоятельно подписывает и отправляет готовые поручения, заходя в клиент-банк, используя свой уникальный логин, пароль.

По договоренности сторон аутсорсер может проводить платежи через банковский сервис. Такой формат сотрудничества обсуждается в индивидуальном порядке. Нюансы работы с клиент-банком прописываются в договоре на оказание услуг или дополнительном соглашении.

Каждый из указанных способов отправки обязательных платежей имеет свои особенности. В первом случае клиент передает на внешнее управление только часть работы с клиент-банком. Перечисления остаются его прерогативой. Соответственно, риск финансовых потерь и нарушения конфиденциальности равен нулю.

Во втором случае клиент получает возможность передать на внешнее управление функцию исчисления и уплаты налогов полностью. Неразглашение коммерческой информации гарантируется аутсорсером. Что касается финансовых рисков, минимизировать таковые позволяет грамотно составленный договор на оказание услуг, включающий однозначное и подробное описание полномочий аутсорсера по работе с клиент-банком.

---

Первичная документация.

Ведение бухгалтерского учета осуществляется на основании соответствующих первичных документов. Они должны быть предоставлены аутсорсеру на начальном этапе сотрудничества. В дальнейшем бухгалтерская первичка передается исполнителю в порядке, установленном двусторонним договором.

Работа с первичкой может быть организована и другим способом. Он предусматривает передачу функции на аутсорсинг полностью. То есть компания-исполнитель берет на себя и создание первичных документов, и принятие их к учету. Формат работы с бухгалтерской первичкой обсуждается на этапе переговоров о возможном сотрудничестве и при подписании договора.

---

Зарплата и кадры.

Если аутсорсинг бухгалтерии предусматривает ведение кадрового учета, расчет зарплаты, аутсорсеру на начальном этапе сотрудничества необходимо предоставить:

• данные сотрудников из электронных баз;

• кадровую документацию (по приему, перемещению, увольнению сотрудников);

• данные и документы учета подотчетных лиц (подтверждения командировочных, представительских расходов, авансовые отчеты и т.п.).

В дальнейшем указанные документы будет оформлять аутсорсер. Вводные данные необходимы для оценки состояния кадрового учета, проведения экспресс-аудита, разработки рекомендаций по исправлению ошибок, если таковые будут обнаружены.

---

Ответственное лицо.

Аутсорсинг бухгалтерии обычно в компании курирует конкретный специалист. Какая информация о нем нужна компании-исполнителю? Конечно, контактные данные, график работы и т.п.

Коммуникация с ответственным специалистом может быть организована по-разному. Универсальный вариант – электронная почта или любой другой защищенный канал связи.

Ответственный специалист передает аутсорсеру необходимые документы, получает отчеты о проделанной работе, запрашивает данные учета в случае необходимости. Коммуникация через куратора – удобный обеим сторонам вариант. Он позволяет оптимизировать администрирование процесса.

---

Дополнительные документы и данные.

На начальном этапе сотрудничества с бухгалтерской компанией может возникнуть необходимость в передаче других данных, документов. Фактически их объем и содержание определяются типами актуальных для заказчика услуг. Бухгалтерский, налоговый аутсорсинг достаточно специфичен. Каждая опция здесь требует использования определенного пакета документов. Так, например, если в фокусе на старте сотрудничества находится сверка с контрагентами, заказчиком исполнителю должны быть предоставлены все документы, подтверждающие сделки и взаиморасчеты.

Если речь идет о сопровождении налоговой проверки, в фокусе находятся документы по участкам учета, представляющим интерес для инспекторов. Аутсорсер проводит аудит, дает рекомендации на предмет устранения имеющихся проблем.

К информации, передаваемой компании-исполнителю, предъявляются стандартные требования. Она должна быть полной и достоверной. В противном случае невозможно организовать эффективное взаимодействие и обеспечить качество бухгалтерского аутсорсинга. Что касается продолжительности переходного периода, она может быть разной. Все зависит от масштабов бизнеса, пакета услуг.

---