Как осуществляется документооборот в компании - Контакты компаний и предприятий

В первую очередь документооборот любой организации можно разделить на внутренний и внешний в зависимости от его направленности.

Пользователями внутренних документов являются:

Сотрудники.
Руководитель.
Другие пользователи извне по необходимости или требованию закона, при этом, как правило, им либо передаются копии, а не оригиналы, либо предоставляются оригиналы с возвратом.

Во внутренних документах присутствуют только подписи ответственных лиц, многие даже не требуют печати. Внутренняя переписка может вестись и вовсе в безбумажном формате. Сотрудник идентифицируется по логину или адресу почты (выдаются при трудоустройстве).

Кстати! Для организаций наличие печати не обязательное условие, но если она есть, то ее необходимо использовать. ИП также может работать без печати.

Формы регламентируются учетной политикой, особенностями делового оборота и внутренними установка компании, если только речь не о строго утвержденных формах, хотя таких осталось немного.

К пользователям внешних документов относятся:

Покупатели (клиенты).
Государственные органы (ФНС, ФСС, ПФР, Трудовая инспекция, Ростехнадзор и т.д.).
Поставщики.
Учредители (участники, акционеры и т.п.).
Банки.
Инвесторы.
Заинтересованные физические и юридические лица (например, потенциальные клиенты или кредиторы).

Внешние документы часто имеют строго утвержденную форму (декларации, справки, заявления). Иногда их передача должна сопровождаться предъявлением доверенности и подтверждением личности представителя компании.

Способы организации

В зависимости от вида и направленности можно создать различные системы документооборота:

Традиционная (бумажная). Все документы оформляются на бумаге, подписи только «живые», нельзя применять факсимиле. Можно использовать распечатанные факсы, сканы и копии, в случае если это допускается внутренними положениями, обычаями делового оборота и договоренностями с контрагентами. Чаще всего применяется ИП, поскольку для них нет необходимости вести бухгалтерский учет, а налоговый иногда ограничивается записями в книге учета.
ЭДО. Обычно организуется в крупных компаниях, с большим количеством филиалов, торговых точек и обширной сетью персонала. Для этого подключаются специальные системы учета или работа идет в специализированных программах. Сотрудники имеют логины и пароли и/или ЭЦП для идентификации и подписи. Внешний ЭДО действует аналогично: поступает внешняя документация, фиксируется, подписывается также электронно и направляется обратно контрагенту.

Важно! Действующее законодательство не предусматривает полного перехода на ЭДО, потому что некоторые документы, в частности связанные с кадрами, необходимо подписывать работникам лично (собственноручно) без ЭЦП.

Смешанный тип. Применяется как ЭДО, так и обычные бумажные документы, пока это наиболее часто встречающийся вариант.

Ведение внутренней документации обычно ограничено только фантазией руководства. Служебные записки, распоряжения, инструкции, отчеты о проделанной работе станут обязательными, если они есть во внутренних положениях, должностной инструкции и сотрудник был ознакомлен при трудоустройстве со своими обязанностями и корпоративными правилами.

Для того чтобы обмениваться в электронном виде с поставщиком или клиентом актами, накладными и другими документами, придется указать такую возможность в договоре. Если ваши покупатели делают заказ через сайт, то подобные условия стоит разместить в разделе правил пользования и напомнить покупателю, что он соглашается с ними, а также запросить необходимую информацию. Например, для отправки чека онлайн-кассы может понадобиться мобильный номер или электронная почта.

Системы ведения ЭДО

Огромное количество операторов и производителей программного обеспечения предлагают сейчас услугу электронного документооборота. Причем организовать учет можно совершенно по-разному и с помощью операторов и без них:

Облачный сервис.
- Плюсы: не требуется установка на ваших компьютерах, не нужно беспокоиться о сохранности данных, можно пользоваться с любого настроенного рабочего места или из дома. Очень удобно, когда компания привлекает дистанционных работников, операторов для звонков (распределенные call-центры), менеджеров по продажам и т.п. сотрудников.
- Минусы: есть опасения в плане закрытости информации от конкурентов или других заинтересованных лиц. Даже банки порой теряют данные клиентов. В некоторых случаях, когда кончается срок пароля/сертификата, период действия ЭЦП или по каким-то причинам блокируется пользователь, невозможно получить доступ к информации. Для возобновления обслуживания нужно оплатить услугу. Мало того, архив базы также без отдельной оплаты могут не передать, если решите прекратить работу с данным оператором. Возможно, не получится выгрузить документы в нужном формате или сервис не работает с той программой учета (или ее версией), которую вы используете.
- Обратить внимание: соотношение цены и набора услуг, ограничения (количество пользователей, срок доступа, форматы выгрузки, архивация и т.д.), гарантии. Обращаться лучше к давно действующему, зарекомендовавшему себя на рынке поставщику, предварительно изучив отзывы о нем.
Специальная программа. На компьютеры устанавливают программу, которая работает в сетевом режиме между ними. Можно настроить различные права: руководитель выполняет любое действия в сетке, а работник только вносит, например, первичные документы. Система распространяется не только на помещении, офис, но и город, страну, мир. Достаточно только поставить на рабочем месте софт, настроить его и подключить в сеть. Иногда даже не нужно ставить отдельное обеспечение, функционал просто дополнительно встраивается или активируется.
- Плюсы: плата изначально выше, но в дальнейшем систему обслуживания можно выбрать, исходя из потребностей, не включая излишние компоненты, а может, и вовсе отказаться от нее. Больше контроля над данными и доступом к ним, в большинстве случаев пользоваться хотя бы основным функционалом можно и при прекращении оплаты по обслуживанию. Более индивидуализированные настройки. Самостоятельное архивирование сведений.
- Минусы: возможно, придется проводить обновления, которые придется оплачивать отдельно, если они не входят в регулярную плату по обслуживанию. Быстродействие и скорость передачи данных зависят от «железа», т.е. характеристик ваших компьютеров. Программа занимает большое место на жестком диске. Архивацию, скорее всего, придется делать на внешний носитель. Обеспечивать безопасность тоже придется самостоятельно.
- Обратить внимание: что входит в базу при покупке и последующем обслуживании, ограничения (аналогично облачному сервису), системные требования.
Дополнение к сдаче отчетности. Некоторые операторы предлагают возможность пользоваться ЭДО в рамках системы, применяемой для отправки отчетов. Иногда это бесплатная услуга, с определенными ограничениями (например, входящие документы до N-го количества), иногда отдельная за дополнительную плату. Часто отправка происходит при помощи браузера: пользователь заходит на сайт в свой аккаунт, раскрывает нужный раздел, подгружает или заполняет прямо там форму и отправляет ее, подписав своей ЭЦП (применяется та же подпись, что для отчетов). Получатель ставит свою подпись, и пользователь получает соответствующее подтверждение.
- Плюсы: опять же не нужна покупка отдельных программ, просто появляются дополнительные возможности. Используется одна и та же ЭЦП.
- Минусы: рассчитано скорее на внешний обмен, контрагент также должен быть клиентом сервиса, иначе он просто не получит документы. Вероятно, придется подгружать готовую форму, к тому же не все они могут распознаваться и проходить контроль.
- Обратить внимание: согласовать вариант обмена с получателем, закрепив его в договоре или дополнительном соглашении, уточнить какие именно формы могут и будут передаваться.
Корпоративная система. Это может быть внутренняя почтовая служба, закрытый чат, канал связи, группа в мессенджере и даже социальной сети. Некоторые компании создают и собственную организованную сетку для отправки и приема сообщений, служебных записок и рабочих инструкций и распоряжений. Она может носить обязательный и неформальный характер. Например, можно с помощью оповещения через чат пригласить сотрудников на совещание, а можно отсканировать и направить для согласования проект контракта.
- Плюсы: все в руках самой организации: как организовать документооборот, общение, совещания, переписку, чтобы более оперативно работать с данными и проводить согласования.
- Минусы: если разрабатывается собственная система, то, вероятно, придется вложить немало средств в ее создание и обслуживание. Использование мессенджеров и соцсетей не исключает утечку информации. Юридически не каждое действие признается законным. Придется описать и этикет и правила общения в собственной сетке, чтобы избежать злоупотреблений. Придется устанавливать собственный сервер, если необходим доступ к каким-то сведениям круглосуточно.
- Обратить внимание: существует ли реальная потребность в такой сети, насколько реально ее контролировать. Есть ли финансовые возможности на последующее поддержание (заработная плата программистов, сетевых администраторов). Соответствует ли оборудование требованиям нагрузки.

CRM-системы

Прогресс заставляет бизнесменов учиться и использовать для привлечения покупателей и заказчиков особые системы CRM (расшифровывается как Customer Relationship Management – управление взаимоотношениями с клиентами). Родоначальником современного подхода к продажам был американец Джон Генри Паттерсон (1844 г. — 1922 г.), он считал, что во главе угла стоит клиент. Именно для сбора и обработки сведений о покупателях, их потребностях, интересах и созданы CRM-системы.

Используют CRM обычно сотрудники call-центров, менеджеры по продажам, маркетологи, руководители отделов, филиалов и компании в целом.

Основные этапы работы:

Обращение и заинтересованность в товаре или услуге (как вариант, не клиент обращается в организацию, а менеджер связывается с покупателем по телефону, в соцсети, электронной почте и другими способами, предлагая покупку).
Отметка об уровне интереса (не интересно, купил бы, но не сейчас, может порекомендовать того, кто зачет совершить покупку, просит связаться позже и т.д.) или оформление заявки
Обработка заявки (передача данных администратору, замерщикам, бухгалтеру для расчета. стоимости, выезду на место, составления счета или запись на встречу).
Передача заказчику данных (информация о дате и времени записи, сроках выезда специалиста).
Получение оплаты.
Общение с клиентом в процессе работы (согласование новых сроков, подключение дополнительных опций, перенос встреч, решение проблем с заказом).
Завершающий этап (передача результатов или товара, получение отзыва, определение будущей заинтересованности и потенциальных интересов покупателя), отправка (подписание) документов.

Важно! В результате общения в системе появляется карточка, сохраняющая подробную информацию о покупателе. Для обработки персональных данных физического лица необходимо получить его согласие.

При помощи CRM происходит обмен с клиентом документами и взаимодействие между отделами. Обычно в обороте фигурируют заявка, счет, акт или накладная, наряд, договор. Они могут формироваться в самом сервисе, что упрощает работу менеджера и увеличивает скорость его работы, а значит, объем продаж.

График документооборота

Если просто дать сотрудникам задачи и ждать их выполнения без указания конкретных сроков, то нужные документы бухгалтерия получит не скоро. Чтобы обеспечить своевременное поступление первички, понадобится график.

Для начала стоит составить список всех документов, которые будут использованы конкретно в вашей компании, и обозначить сроки их составления и передачи в следующий отдел или бухгалтерию. Можно также, если требуется согласование каких-то процедур, установить отведенный для этого период.

Кстати! Нарушение графика как самостоятельно, так и в составе других нарушений может стать причиной дисциплинарного взыскания и даже увольнения (п. 5 ст. 81 ТК РФ).

Затем определить, кто именно (не ФИО, а должность) отвечает за подготовку, подписание т.д. Соединить сведения в единую таблицу. Можно воспользоваться готовыми вариантами из сети. Потребуется ознакомить сотрудником под подпись с приказом (сам график — это неотъемлемое приложение к нему).

Требовать можно только те документы, которые предусмотрены должностной инструкцией, законодательством и правилами, относящимися к выполняемой сотрудником работе. Стоит обеспечить доступ к графику и его наличие на рабочих местах, чтобы сотрудники наглядно видели свои обязанности. В электронных системах и при наличии ЭДО можно настроить программы и сервисы таким образом, чтобы они указывали срок исполнения и предупреждали о приближении времени сдачи.

В описанных выше CRM-системах часто устанавливаются настройки времени на каждое действие. Например, для связи с клиентом после оформления им заявки на сайте дается 15 минут, на выставление счета после согласования условий – 10 минут, на выполнение работы или поставку –2 дня, на выставление закрывающих документов – 1 день. Это тоже своеобразный график, причем строго контролируемый. Не успел сделать что-то вовремя, информация тут же попадет к старшему менеджеру или руководителю отдела – придется объясняться.

В чем поможет график:

Проконтролировать исполнителей в части составления и передачи документов.
Выявить ответственного (возможно материально) в случае нарушения сроков.
При необходимости в соответствии с положением о премировании начислить (или нет) премию.
Заставить сотрудников более организованно подходить к работе, ставить себе определенные цели.
Найти систематические нарушения и выявить их причину (например, некомпетентного сотрудника).
Определить нагрузку по обработке документов на определенных участках учета

Современные достижения в области программирования дают широкие возможности для внедрения как целого комплекса, так и скромных локальных систем для организации документооборота организации. Даже если компания небольшая, наличие четкого графика и строгих сроков позволяет улучшить не только внутреннюю работу, но и качество обслуживания клиентов.

Источник

Организация документооборота в организации

Понятие документооборота специалистами трактуется как процесс движения документов – от момента их появления (получения (поступления извне) либо создания внутри) до завершения работы с ними (исполнения). Последний этап – списание в дело (передача на хранение) или отправка внешнему адресату.

Организовать системное и эффективное управление документацией – это значит обеспечить прохождение и должное использование документов на каждом из этапов их существования. При этом специфика управления этими событиями определяется не только тем, предприятие это, учреждение или иной вид, но и выбором способа обработки корреспонденции. Сегодня в противовес традиционным «бумажным» технологиям все чаще используются информационные.

Организация документооборота на предприятии (на примере ООО)

Рассмотрим создание системы управления документами на примере наиболее востребованной организационно-правовой формы предприятий – общества с ограниченной ответственностью. Этот процесс можно условно можно разбить на следующие этапы:

разработка схем документопотоков;
закрепление этих схем в нормативных актах (инструкциях, регламентах);
внедрение в практику.

Для современных бизнес-структур, независимо от их размеров, характерно разнообразие видов документов и маршрутов их движения, а также быстрое накопление информационно-документационных массивов. Традиционный («бумажный») способ обработки этих материалов становится малопригодным. Системы электронного документооборота (СЭД/ECM-системы) превращаются в важнейший инструмент повышения эффективности деятельности, а внедрение информационных технологий является популярным направлением реинжиниринга бизнес-процессов.

При принятии решения о внедрении специализированного продукта следует взвешенно подходить к его выбору. Сейчас уже не принято рассматривать делопроизводство изолированно, как явление, нужное только канцелярским работникам. Чтобы документирование качественно обеспечивало основную деятельность, его следует включить в общий контур управленческого учета. А это возможно только при использовании для автоматизации ECM-решений, интегрированных в IT-инфраструктуру компании.

Современные решения, в частности, продукты ЭОС – «ДЕЛО» и EOS for SharePoint, отличаются тем, что поддерживают уже не только классическое делопроизводство, но и другие бизнес-процессы. В основу их архитектуры заложен принцип масштабирования на смежные сферы. Также они включают и дополнительные возможности, востребованные в современном менеджменте:

имеют разнообразные интерфейсы для работы, в том числе с мобильных устройств;
содержат модули подготовки аналитических отчетов;
поддерживают различные способы получения данных (введения в базу) и форматы;
могут быть адаптированы под специфику конкретного предприятия без программирования;
легко интегрируются с другими IT-решениями – программами для автоматизации бухгалтерии, CRM, BPM, HR и т.д.

Организация документооборота в бухгалтерском учете

Бухгалтерский документооборот является важнейшей составной частью документопотоков предприятий и учреждений. Как правило, он регулируется специальным утвержденным графиком, регламентирующим всю совокупность документационных операций (от создания самого простого счета до сдачи годового отчета), соблюдение которого является обязательным для всех участников.

Наиболее важными для документирования бухучета являются первичные документы (те, что подтверждают факт хозяйственной операции и составляются в момент ее совершения или сразу после окончания). К ним относят договоры, акты, счета, накладные, журналы учета, приходные и расходные ордера, платежные ведомости, табели, приказы и т.д. Многие из них предполагают процедуру согласования по сложным маршрутам. Поэтому целесообразно организовать ее через СЭД/ECM, взаимосвязанную с бухгалтерской программой. Документация будет поступать на рассмотрение в СЭД, проходить по маршрутам и возвращаться уже в полностью согласованном виде. Это существенно упростит саму процедуру и сэкономит время на согласование и введение документов в базу данных.

Для этой цели компанией ЭОС разработана специальная опция «Интеграция ДЕЛО — 1С». Она предназначена для обеспечения взаимодействия СЭД «ДЕЛО» с популярной в России программой 1С. ЭОС имеет и другие решения для упрощения согласования документации, созданной в специализированных системах бухучета и ERP.

Организация документооборота по учету основных средств

Основные средства – пожалуй, самая регламентированная область бухучета. Все операции с основным средствами обязательно документируются в специальных учетных формах, к их содержанию также предъявляются жесткие требования. Чтобы правильно организовать учет ОС, необходимо:

установить перечень форм первичной документации для объектов ОС (к ним относятся акты (приемки-передачи, приемки-сдачи, о списании), инвентарные карточки и др.);
определить схему документооборота (она должна включать график движения документации и ответственных за ее оформление).

Движение этих учетных форм – частный случай документирования бухгалтерских операций. Оно также взаимосвязано с общими документопотоками и предполагает сложные маршруты согласования, поэтому может быть реализовано средствами СЭД, интегрированной с бухгалтерией.

Организация документооборота в банке

Бизнес-процессы в документационном обеспечении банков существенно отличаются от аналогичных процессов в других коммерческих компаниях. Это определяет специфику требований к банковским системам автоматизации управления документопотоками. В списке обязательных характеристик и требований, которые банки предъявляют к СЭД/ECM-системам, содержатся следующие:

возможность использования ЭП (электронной подписи) и шифрования;
масштабируемость;
высокое быстродействие;
повышенный уровень защищенности;
возможность интеграции с различными IT-продуктами;
соответствие требованиям банковского законодательства и иным нормативным актам в этой сфере и др.

Казалось бы, при таких требованиях непросто подобрать «коробочный» продукт. Между тем, многие банки давно и успешно используют решения ЭОС для банков.

Выбор способа управления корреспонденцией и иной документацией – важное событие. Оно может стать значимым фактором для роста эффективности управленческой и основной деятельности, а может стать решением, влекущим за собой нежелательные последствия и финансовые потери.

Лучший способ избежать ошибок – обратиться за консультацией к специалистам на этапе выбора, а не после приобретения программного продукта. Если вы оставите заявку в шаблоне, который здесь приведен, наши эксперты с удовольствием ответят на ваши вопросы.

Источник

Инструкция по делопроизводству: организация работы с документами

Продолжаем цикл статей, посвященный разработке инструкции по делопроизводству. В этой статье говорим о разделе инструкции, в котором должны быть описаны основные правила и принципы организации работы с документами в компании.

Что фиксировать в разделе «Организация работы с документами»?

Автору инструкции по делопроизводству при написании этого раздела рекомендуем взять за основу следующие положения:

1. Раздел III «Организация документооборота» Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления[1] (далее – Правила делопроизводства).

2. Подраздел 3.4 «Организация документооборота» Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления[2] (далее – Методические рекомендации).

3. Раздел V «Организация документооборота» Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях[3].

Структура раздела «Организация работы с документами» отображена в Схеме. Подробно рассмотрим, из чего должен состоять каждый подраздел этого раздела.

Подраздел «Документооборот в Обществе»

Сначала следует установить, что такое документооборот (не забудьте поместить этот термин и его толкование в раздел «Термины и определения» инструкции по делопроизводству). Важно зафиксировать, из каких операций состоит этот процесс. Они перечислены в п. 3.1 Правил делопроизводства. В последующих разделах их нужно пошагово рассмотреть и расписать.

Далее следует изложить принципы документооборота. Они перечислены в п. 3.4.1 Методических рекомендаций. Подробно описывать значение этих принципов нет необходимости. Весь текст инструкции и само ее существование в организации направлены на их соблюдение.

В этом подразделе также необходимо указать, что документооборот в организации осуществляется при помощи СЭД [4], обозначить обязанности участников делопроизводственных процессов, связанные с помещением в СЭД как документов, так и информации о них. Если в компании принято учитывать в СЭД не только готовые документы, но и их проекты, об этом тоже нужно написать.

В конце этого подраздела нужно перечислить потоки документов, которые действуют в компании. Потоков традиционно три: входящие, исходящие и внутренние документы. В инструкции по делопроизводству обычно описывают общие правила обращения с документами всех потоков.

Текст подраздела «Документооборот в Обществе» раздела «Организация работы с документами» инструкции по делопроизводству приведен в Примере 1.

Подраздел «Доставка и отправка документов Общества»

В этом подразделе следует указать каналы, по которым документы доставляются в организацию и отправляются из нее. Чем богаче выбор каналов доставки, тем сложнее делопроизводителям уследить за всей поступающей корреспонденцией и учесть ее. Также здесь нужно отметить принятый в компании способ приема корреспонденции. Он может быть:

централизованным (когда все письма, независимо от того, как попали в организацию, передают в канцелярию для регистрации);
децентрализованным (когда учет поступившей почты происходит в структурных подразделениях).

Отдельно следует указать, что делать, если письмо на бумажном носителе поступило в самом конце рабочего дня или в нерабочий день.

Также необходимо обозначить, кто отвечает за отправку документов. Особого внимания заслуживает почтовая корреспонденция на бумажных носителях. Если отправка почты происходит централизованно (например, канцелярией), то нужно описать условия, при соблюдении которых отправление примут для пересылки. При несоблюдении этих условий письмо вернут исполнителю, и отвечать за задержку отправления будет именно он. Нужно сказать и о срочной отправке почты: кто и при каких условиях должен ей заниматься.

Важно
Подраздел «Доставка и отправка документов Общества» инструкции по делопроизводству посвящен исключительно доставке и отправке корреспонденции. О приеме, предварительном рассмотрении и дальнейших операциях с входящими письмами здесь рассказывать не нужно, этому следует уделить внимание в других частях инструкции. То же относится и к исходящим письмам.

Текст подраздела «Доставка и отправка документов Общества» раздела «Организация работы с документами» инструкции по делопроизводству приведен в Примере 2.

Подраздел «Учет объемов документооборота»

В этом подразделе нужно описать, как, каким образом и для чего ежегодно происходит учет объемов документооборота. Этот подраздел нельзя игнорировать, даже если на практике руководитель совсем не интересуется итоговыми цифрами по входящим и исходящим документам за год. Зато эти цифры нужны руководителю делопроизводственной службы: они станут едва ли не единственным убедительным аргументом, когда придется «выбивать» для канцелярии новую мебель, технику или штатные единицы.

Кроме этого, здесь следует указать категории документов, количество которых нужно посчитать отдельно. Эта информация может быть очень интересна главе компании или топ-менеджерам по направлениям. Почему? Рассмотрим пример. После учета стало известно, что 10 % от всей входящей корреспонденции составляют жалобы на качество продукции или обслуживания. Безусловно, это должно привлечь внимание к подразделениям, ответственным за качество. Кстати, соотношение количества отправленных предложений о сотрудничестве числу заключенных договоров – тоже интересная информация, которая может помочь оптимизировать политику продаж.

Вопрос
Существует ли перечень документов, которые нужно учитывать отдельно при учете объемов документооборота?
Ответ
Нет. В каждой организации самостоятельно решают, учет каких именно категорий документов следует вести отдельно.

Отчет об объемах документооборота составляют в форме простой справки: статистической (если автор просто приводит цифры для сведения) или аналитической (если автор делает какие-то выводы из собранных цифр).

Текст подраздела «Учет объемов документооборота» раздела «Организация работы с документами» инструкции по делопроизводству приведен в Примере 3.

Подраздел «Организация работы с документами в структурных подразделениях Общества»

В этом подразделе инструкции по делопроизводству нужно прописать, что в каждом структурном подразделении компании должен быть работник, ответственный за делопроизводство. Также здесь следует указать:

порядок назначения делопроизводителя подразделения;
порядок организации его труда;
его функциональные обязанности.

Текст подраздела «Организация работы с документами в структурных подразделениях Общества» раздела «Организация работы с документами» инструкции по делопроизводству приведен в Примере 4.

Резюме

В четвертом разделе инструкции по делопроизводству описывают общие правила и принципы организации документооборота в компании.
В подразделе «Документооборот в Обществе» объясняют понятие документооборота, устанавливают его операции и принципы.
В подразделе «Доставка и отправка документов Общества» перечисляют каналы внешней коммуникации компании и описывают правила приема документов службой делопроизводства для отправки.
В подразделе «Учет объемов документооборота» перечисляют категории учитываемых ежегодно документов, а также указывают форму представления соответствующего отчета.
В подразделе «Организация работы с документами в структурных подразделениях» указывают, что в каждом подразделении должен быть ответственный за работу с документами, а также описывают порядок его назначения и функционал.

[1] Утв. Приказом Росархива от 22.05.2019 № 71.

[2] Утв. Приказом Росархива от 24.12.2020 № 199.

[3] Утв. Приказом Росархива от 11.04.2018 № 44.

[4] СЭД – система электронного документооборота.

[5] ЭРК – электронная регистрационная карта.

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 5, 2021.

Узнать больше:

Инструкция по делопроизводству: организация работы с документами

Что фиксировать в разделе «Организация работы с документами»?

Подраздел «Документооборот в Обществе»

Подраздел «Доставка и отправка документов Общества»

централизованным (когда все письма, независимо от того, как попали в организацию, передают в канцелярию для регистрации);
децентрализованным (когда учет поступившей почты происходит в структурных подразделениях).

Подраздел «Учет объемов документооборота»

Подраздел «Организация работы с документами в структурных подразделениях Общества»

порядок назначения делопроизводителя подразделения;
порядок организации его труда;
его функциональные обязанности.

Резюме

В четвертом разделе инструкции по делопроизводству описывают общие правила и принципы организации документооборота в компании.
В подразделе «Документооборот в Обществе» объясняют понятие документооборота, устанавливают его операции и принципы.
В подразделе «Доставка и отправка документов Общества» перечисляют каналы внешней коммуникации компании и описывают правила приема документов службой делопроизводства для отправки.
В подразделе «Учет объемов документооборота» перечисляют категории учитываемых ежегодно документов, а также указывают форму представления соответствующего отчета.
В подразделе «Организация работы с документами в структурных подразделениях» указывают, что в каждом подразделении должен быть ответственный за работу с документами, а также описывают порядок его назначения и функционал.

[1] Утв. Приказом Росархива от 22.05.2019 № 71.

[2] Утв. Приказом Росархива от 24.12.2020 № 199.

[3] Утв. Приказом Росархива от 11.04.2018 № 44.

[4] СЭД – система электронного документооборота.

[5] ЭРК – электронная регистрационная карта.

Е.Н. Кожанова,
специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 5, 2021.

Источник

Существует стандартный ограниченный набор процессов документооборота, который может быть представлен в организации. В зависимости от типа компании, состава и количества основных бизнес-процессов, процессы документооборота могут быть представлены не полностью.
Условно процессы документооборота организации можно разделить на несколько основных групп. Как правило, ответственными за каждый тип процессов являются разные службы.
Это важно понимать при построении системы документооборота компании, поскольку от того, какие процессы планируется выстроить, фактические заказчики и пользователи этого проекта будут разные. Также различными будут требования к знаниям тех специалистов, которые будут выстраивать эти процессы.
Каждый процесс имеет достаточно стабильный маршрут движения, который определен принятым управленческим процессом в организации и зависит от типа, состава и содержания документов, степени регламентации функций и распределения обязанностей между руководителями и структурными подразделениями, а также от принятой в организации технологии работы с документами.
Процессы, связанные с внешними коммуникациями (поступление в организацию документов и отправка в другие организации):

Обработка входящей информации.
Документопоток входящих документов составляют:
•    Документы вышестоящих организаций или органов власти и управления, центральных аппаратов министерств и др.
В состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей в организации, управленческой, производственной, технической и иной деятельности.
К этим документам относятся указы, законы, постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и рекомендации.
•    Документы подведомственных организаций, присылающих документацию и различного рода запросы;
Эти документы содержат сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о ходе выполнения заданий и отчетные сведения о своей деятельности.
По видам документов этот поток состоит из отчетов, докладных записок, писем, актов.
•    Документы организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий;
Документы направляются с целью согласования совместных действий, с целью консультирования и получения информации.
По видам документов можно разделять: письма (информационные, рекламные, запросы и др.), договоры, а также документы, сопровождающие выполнение договоров (акты, счета, заявки и др.).
•    Жалобы, предложения  и заявления граждан и организаций.

В процессе движения входящих документов выполняются следующие операции:
•    Приём входящих документов;
•    Первоначальная обработка;
•    Регистрация документа;

•    Предварительное рассмотрение и распределение (внесение проекта резолюции);
•    Рассмотрение документов руководством;
•    Исполнение резолюций;
•    Направление в архив.

Обработка исходящей информации.
Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы.
Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа.
В исходящем документопотоке выделяется группа распорядительных (при условии, что организация имеет подведомственные организации) и информационных документов – письма, докладные, справки, отчеты и другие.

В процессе движения входящих документов выполняются следующие операции:
•    Создание проекта документа;
•    Согласование проекта документа;
•    Утверждение проекта документа;
•    Регистрация документа;
•    Отправка адресату;
•    Направление в архив.

Процессы, связанные с обеспечением деятельности и организационно-распорядительной деятельностью организации. Внутренний документопоток организации.
Управленческая деятельность организации фиксируется в основном организационно-распорядительными документами, которые условно можно разделить на три группы:
•    организационные документы (устав организации, структура и штатное расписание, положения, инструкции, правила и др.);
•    распорядительные документы (приказы, распоряжения, указания, решения  и др.);
•    справочно-информационные документы (протоколы, акты, справки, информации, сводки и др.).

Организационные документы
Организационные документы являются правовой основой деятельности организации и содержат правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее структуру, функции организации в целом, а также ее структурных подразделений и работников, права и обязанности должностных лиц.

В процессе движения внутренних организационных документов в общем случае выполняются следующие операции:
•    Создание проекта документа;
•    Согласование проекта документа;
•    Утверждение проекта документа;
•    Регистрация документа;
•    Направление в архив.

Разрабатывает организационные документы руководство организации или подразделения с привлечением юридической службы и квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу организации.
В процессе подготовки организационные документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой (юристом).
Утверждаться организационные документы могут непосредственно руководителем, распорядительным документом руководителя (приказом или распоряжением) или коллегиальным органом. Датой организационного документа является дата его утверждения.
Организационные документы в основном действуют впредь до их отмены или до утверждения новых. Порядок внесения изменений или их пересмотра зависит от вида организационных документов.

Распорядительные документы.
Распорядительные документы выполняют функции оперативного регулирования деятельности.  В этих документах фиксируются решения по административным и организационным вопросам деятельности организации.
Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. С помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления вопросы; их адресатом являются конкретные организации, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.
В процессе движения внутренних распорядительных документов выполняются следующие операции:
•    Создание проекта документа;
•    Согласование проекта документа (в том числе и сторонними организациями);
•    Утверждение проекта документа;
•    Регистрация документа;
•    Рассмотрение документов руководством;
•    Исполнение резолюций;
•    Направление в архив.

Информационно-справочные документы
Информационно-справочными документами являются: докладная, служебная и объяснительная записки, предложение, протокол, акт, справка и другие.
Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения. Они не содержат поручений и не обязывают выполнять поручения.
Особенностью информационно-справочных документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации т.д.

В процессе движения внутренних информационно-справочных документов выполняются следующие операции:
•    Создание документа;
•    Согласование документа;
•    Подписание документа;
•    Регистрация документа;
•    Рассмотрение документа руководством;
•    Исполнение резолюций;
•    Направление в архив.

Источник

diadoc

Подключитесь к Диадоку, поможем внедрить систему ЭДО

Подключиться

Система электронного документооборота (ЭДО) — совокупность программных средств, которые необходимы для организации безбумажного обмена документами с контрагентами. Она помогает перевести в онлайн их создание, подписание, отправку, получение, хранение.

Системы электронного документооборота позволяют:

оптимизировать расходы на печать и пересылку;
уменьшить количество рутинных задач;
ускорить делопроизводство;
наладить дистанционную работу.

Структуру информационной системы электронного документооборота оценивают с двух сторон: программно-техническое обеспечение и функциональность.

С точки зрения технического наполнения в состав систем электронного документооборота входят программы, облачные серверы, функциональные модули. Состав меняется в зависимости от способа использования, например для веб-интерфейса не понадобятся интеграционные решения.

Если говорить о доступных функциях, структура системы электронного документооборота включает модули для ввода информации, управления доступом, интеграции в учетную систему, хранения файлов.

Базовые возможности систем ЭДО включают опции:

создание и загрузка документов с компьютера;
согласование, подписание;
отправка и получение;
настраиваемые шаблоны;
хранение информации о действиях с файлом;
поиск по ключевым словам;
автоматизированные маршруты движения;
разграничение доступа пользователей.

Рассмотрим общую характеристику системы электронного документооборота на примере Контур.Диадока.

Возможность	Базовая версия	Дополнительная функциональность
Создание и отправка электронных юридически значимых документов	+	+
Подписание документов электронной подписью	+	+
Хранение данных на серверах Контура без ограничения по объему	+	+
Поиск файлов с отбором по фильтрам	+	+
Выгрузка документов для передачи в ФНС через систему интернет-отчетности	+	+
Поиск и приглашение контрагентов	+	+
Обмен сообщениями в онлайн-сервисе	+	+
Обмен документами с абонентами других операторов ЭДО — роуминг	+	+
Интеграционные решения		+
Передача данных в Честный ЗНАК по маркированному товару		+
Международный ЭДО		+
Распределение входящих документов по подразделениям или сотрудникам		+
Создание электронного архива		+
Маршруты согласования		+
Шаблоны документов		+

diadoc

Узнайте больше информации о системе электронного документооборота Контур.Диадок от нашего менеджера

Оставить заявку

Посредством системы электронного документооборота компания может оптимизировать работу, снизить расходы, разгрузить бухгалтерию. Разберем преимущества подробнее:

Ускоренный доступ к информации. Бумажный документ долго движется по цепочке, а отследить статус не всегда получается. В системе ЭДО документы перемещаются мгновенно, сохраняется история действий пользователя.
Оптимизация хранения данных. Отсутствуют физические архивы — документы находятся в облачном хранилище, так они защищены от повреждения или кражи.
Автоматизация бизнес-процессов. Можно настроить маршрут движения документа по заданному пути в определенный срок, что позволяет прогнозировать время решения задачи.
Улучшение качества обслуживания. Ускорение процессов и оперативный доступ к нужной информации помогают эффективнее работать с клиентами.
Уменьшение количества ошибок. Система ЭДО проверяет формализованные документы на соответствие формату. Сократить операции по переносу данных вручную поможет интеграция в учетную систему, а настраиваемые шаблоны позволят избежать неточностей в оформлении и содержании документов.
Обеспечение конфиденциальности и сохранности сведений. За счет настроек контролируют доступ сотрудников к информации. Единая база позволяет архивировать и восстанавливать данные.
Повышение качества работы. Понятные процессы дают возможность вводить регламенты, которые легко соблюдать.

Таким образом, система электронного документооборота предназначена для удобного обмена документами и оптимизации бизнес-процессов. Система электронного документооборота обеспечивает управление потоками входящих и исходящих документов и разгружает сотрудников от рутинной работы.

Классифицировать электронный документооборот можно по разным параметрам: виду правовых отношений между участниками, типам документов, географии. Разберем детальнее.

По типу отношений между участниками процесса документооборота выделяют обмен внутри компании, с контрагентами и с контролирующими органами. Мы сравнили виды ЭДО в таблице.

Вид	Участники	Документы	Кто предоставляет сервис
Внутренний	Сотрудники организации	Кадровые документы, авансовые отчеты, описи, ведомости	Организуется самостоятельно внутри компании с помощью решений от разработчиков
Внешний	Контрагенты: поставщики, клиенты	Формализованные и неформализованные документы: договоры, УПД, счета-фактуры, накладные, акты	Услуги по обмену предоставляет одобренный ФНС оператор ЭДО, например СКБ Контур
С контролирующими органами (B2G-обмен)	Госорганы: ФНС, ФСС, ПФР, Росстат, РАР, РПН	Отчетность и документы по требованию в ФНС и другие органы	Системы подготовки и сдачи электронной отчетности, например Контур.Экстерн

Некоторые виды ЭДО предназначены для работы с конкретным видом документации, например: кадровой, бухгалтерской, логистической, производственной. Отличаться они будут только спецификой отрасли.

Также ЭДО классифицируют по географии: международный электронный документооборот и обмен документами с контрагентами внутри страны. Первый вариант в Контур.Диадоке реализуется в рамках подключенной системы как дополнительная услуга.

diadoc

Переведите делопроизводство в онлайн и обменивайтесь юридически значимыми документами

Попробовать

Система электронного документооборота должна обеспечивать безопасный обмен документами. Поэтому ее организацией занимаются операторы электронного документооборота. Например, такой оператор — СКБ Контур, а система для обмена документами — Диадок.

Приказ ФНС России от 8 июня 2021 года № ЕД-7-26/546@ регламентирует требования к операторам ЭДО. Оператор должен обладать техническими и правовыми ресурсами, которые создадут легитимный обмен документами между контрагентами и обеспечат защиту передаваемых сведений.

Чтобы гарантировать юридическую значимость документов, клиентам предлагают использовать квалифицированную электронную подпись (КЭП), так как по закону только КЭП аналогична собственноручной без заключения дополнительных соглашений.

У оператора ЭДО должна быть лицензия на предоставление услуг связи, работу с сертификатами ЭП, криптошифровальным программным обеспечением. Операторы, которые прошли проверку налоговой, перечислены на сайте ФНС, в числе аккредитованных — СКБ Контур.

Также операторы ЭДО:

хранят электронный архив в течение обозначенного законом срока;
отслеживают корректировки в нормативных актах, чтобы обновлять систему.

Помимо правовых требований, система ЭДО ориентируется на потребности клиентов. Так, большинство систем электронного документооборота обеспечивают ответ на следующие запросы: совместимость с ПО, понятный интерфейс, оперативная техподдержка, скорость работы.

Также важны критерии:

применение КЭП;
опыт и надежность оператора;
автоматизация создания стандартных документов;
интеграция с 1С и другим ПО;
отзывы клиентов.

Способ работы в системе ЭДО и подбор дополнительной функциональности будут зависеть от запроса организации. Крупные компании предпочтут персональные, а средний и малый бизнес — коробочные решения. Организации, которым важно перевести в цифровой вид обмен конкретным типом документов, выберут отраслевые решения, например для строительства или логистики. Предприятиям со сложной структурой подойдут гибкие настройки и возможность маршрутизации.

diadoc

Оптимизируйте работу компании с помощью ЭДО

Подключиться

Для внедрения системы электронного документооборота в компании понадобится выбрать оператора и способ работы, перевести процессы в цифровой формат, обучить сотрудников, создать новые регламенты.

Порядок действий при внедрении следующий:

Анализ текущих бизнес-процессов для перевода в онлайн. Если в результате исследования выявлены слабые места, отдайте предпочтение такому решению, которое поможет их оптимизировать.
Выбор способа работы, оператора и программного решения: веб-версия, интеграция.
Тестирование и введение в эксплуатацию. На этом этапе обучают сотрудников и настраивают ПО.
Внесение изменений в учетную политику организации, создание приказа и положения о переходе на ЭДО, где прописаны правила работы с сервисом, а также цели изменений.

Подробнее о том, как компании перейти на ЭДО, рассказываем здесь.

Как выбрать систему ЭДО?

Система электронного документооборота должна отвечать потребностям организации. Поэтому проанализируйте текущие процессы и определите, какие из них получится оптимизировать с помощью системы ЭДО. Ориентируйтесь на опыт оператора, его надежность, количество подключенных контрагентов и возможности сервиса.

Можно ли совмещать электронный документооборот с бумажным?

Да, так как не все организации могут полностью перейти на ЭДО. Тогда только часть процессов уходит в онлайн, например обмен документами в работе с маркированным товаром. Это связано с тем, что применять ЭДО обязательно для ряда категорий маркируемого товара.

Безопасно ли переходить на электронный документооборот?

Организовать систему электронного документооборота в компании помогают операторы ЭДО, к которым выдвигают строгие требования безопасности и сохранности информации. Поэтому операторы используют защищенные каналы передачи, резервные копии, предлагают пользователям двухфакторную аутентификацию. Больше о безопасности в ЭДО пишем здесь.

Кто отвечает за внедрение системы электронного документооборота?

Основную работу по внедрению ЭДО берут на себя компании-операторы: предоставляют сервис, уведомляют налоговые органы о новом пользователе, следят за соблюдением законов. Внутри организации внедрение курируют назначенные сотрудники.

diadoc

Поможем внедрить ЭДО — подключите Диадок и начните экономить на документообороте

Подключиться

Источник