Как организовать работу в бухгалтерской компании

Бухгалтерия — самостоятельная структурная единица, она находится в центре всех интересов организации и на пересечении всех ее подразделений: 

• администрации;
• отдела кадров, 
• основного производства;
• юридического отдела;
• других структурных подразделений. 

Отовсюду идут бумаги, первичные документы, информация: из отдела кадров — по начислению зарплаты, от администрации — приказы и распоряжения, с производства — требования, складские свидетельства, документы по готовой продукции и реализации, из юротдела — договоры и допсоглашения. И все это обрабатывает и хронологизирует бухгалтерская служба.

И, конечно, должен быть человек, который отвечает за организацию учетного процесса. Такой человек — главный бухгалтер. 

Главный бухгалтер — центральная фигура в бухгалтерском учете. Перечислим его основные задачи:

• Требовательность и контроль. Требования главбуха в части оформления документов утверждены Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», и никто на предприятии не может их игнорировать. Применяемая первичка, методология учета, способы организации документооборота — все это закрепляется в учетной политике компании, ее выполнение тоже контролирует главный бухгалтер.
• Отстаивание интересов бухгалтерии. Главбух как руководитель должен показать, что бухгалтерия — не хуже, чем, например, производственный отдел, или транспортный, или отдел кадров: это такая же структурная единица, где работают живые люди, где могут быть внутренние конфликты, противоречия и даже неприятные инциденты с другими отделами. Отстаивать интересы своих подчиненных — задача главбуха.
• Обеспечение документооборота с другими подразделениями, своевременная передача первички. А еще есть оборот материальных ценностей, оргтехники, информационный и программный обмен. И это тоже обеспечивает главный бухгалтер.

Как известно, кадры решают все. Удовлетворение потребности организации в кадровом составе бухгалтерии — тоже задача главного бухгалтера. И, конечно же, мнение главбуха учитывается при разработке кадровых внутренних документов: штатного расписания, графика отпусков и других. 

Остановимся на вопросах кадрового менеджмента в бухгалтерии.

Расчет кадровой потребности бухгалтерской службы

Штат бухгалтерии зависит от:

• масштаба предприятия: чем оно больше, тем больше учетной работы;
• вида деятельности: в производстве операций и документов больше, в услугах — меньше;
• объема текущей оперативной работы;
• наличия (отсутствия) дистанционной занятости на предприятии;
• привлечения сторонних специалистов на временную занятость: на период инвентаризации, внутренних проверок, в летний период;
• функций, возложенных на бухгалтерию, напрямую не связанных с бухучетом: например, сдача СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ.

Кадровый учет часто дается бухгалтерам в нагрузку к основной работе, особенно на микропредприятиях. Не будем рассуждать, хорошо это или плохо, но такое есть. А значит, главному бухгалтеру придется решить, как закрыть эту дополнительную трудовую функцию имеющимися средствами. 

Подбор и расстановка кадров по участкам работы

Для рациональной расстановки людей по трудовым участкам главбух должен быть не только менеджером, но и немного психологом: нужно иметь представление, кто на каких участках лучше ориентируется.

Поэтому главный бухгалтер обязан:

• знать все участки ведения учета досконально — и тогда он сможет грамотно поставить задачу и проверить результат работы;
• уметь объяснить подчиненному его объем занятости;
• участвовать в собеседовании кандидатов на вакансии, чтобы выявить компетенции кандидата на тот или иной участок работы.

Основные участки бухгалтерской службы, по которым необходимо распределить кадровый потенциал: зарплата, материалы и внеоборотные активы, реализация (сбыт, готовая продукция), касса, налогообложение, отчетность. 

Составление отчетности — мегаответственный участок бухгалтерской работы, поэтому разумно его взять главбуху на себя.

Эргономика в работе бухгалтерской службы

Эргономика — процесс организации труда, направленный на создание безопасных, комфортных условий с целью повышения производительности. 

Эргономические параметры работы бухгалтерии:

1. Контроль первички и входящих бумаг. На рабочих столах должны быть только текущие (оперативные) документы. Проведенные и отработанные не копите, а быстро подшейте в соответствующие папки.
2. Комфортные условия труда. Неудовлетворенность рабочей обстановкой — причина «текучки» кадров: прессинг главбуха, отсутствие удобств (слабая освещенность, неудобное рабочее место).
3. Техническая оснащенность. Скоростной интернет и лицензионное ПО, поддержка технических специалистов, обслуживающих бухгалтерию, — все это звенья эффективной работы.
4. Готовность главбуха обсуждать с подчиненными проблемы, преобразования и уклады работы бухгалтерии. Это любые вопросы, которые возникают в коллективе — от человеческих отношений до покупки чайника.

Бухгалтерский учет — бесконечное развитие. Новые стандарты, законы, указания, инструкции, письма, методические рекомендации — это надо ежедневно мониторить и оперативно исполнять.

Но бухучет — не только дебет-кредит, но и знание смежных направлений: трудового, гражданского законодательства, а если бухгалтер работает на промышленном предприятии, то и технологии производства. 

Способы повышения профессиональных компетенций бухгалтера: 

• участие в семинарах, вебинарах, мастер-классах, проводимых учебными центрами и профсообществами;
• повышение квалификации членам ИПБ РФ, аудиторам;
• профпереподготовка бухгалтеров на заместителя главбуха, внутреннего контролера или аудитора, сотрудника финансового блока;
• организация стажировок молодежи;
• освоение новых направлений и бухгалтерских методик: МСФО, автоматизация, ЭДО, работа с государственными информационными ресурсами (онлайн-кассы, «Честный знак», «Меркурий» и др.), проявление должной экономической осмотрительности при работе с контрагентами, поиск и обработка информации.

Мы все психологически идем за лидером и равняемся на лучший результат. Выработать качества лидера, поставить себя в коллективе и стать примером для подчиненных можно только одним способом — собственным профессионализмом.

Решение общечеловеческих и организационных моментов в области управления бухгалтерским коллективом — тоже задача главбуха. Нужно продумать, как обеспечить взаимозаменяемость сотрудников, спланировать рабочие мероприятия, проработать нормы этики.

Взаимозаменяемость сотрудников

Взаимозаменяемость персонала предполагает освоение работниками смежных функций. Это обязательное условие современного бухучета. На период временного отсутствия специалисты должны уметь заменять друг друга.

Способность заменить коллегу — показатель профессионализма бухгалтера. И еще один плюс взаимозаменяемости: бухгалтер, который знает несколько участков учета, владеет несколькими параллельными компетенциями, сможет реализовать себя на любом предприятии и при необходимости быстро трудоустроится на новое место работы.

Планирование бухгалтерских мероприятий

С участием бухгалтера проводится большое количество рабочих мероприятий. Для эффективной работы распланируйте периоды:

• отпусков: у главбуха и зама они должны быть разведены во времени, а отпуск бухгалтера по зарплате — максимально удален от срока начисления;
• работы с внешними проверяющими — ПФР, ФСС, ФНС: посмотрите графики проверок, выделите наиболее компетентных сотрудников по профилю проверки;
• ежегодного аудита: продумайте, кто из бухгалтеров будет общаться с аудиторами, а также кто заменит этого сотрудника на его постоянном участке работы; 
• ежегодной инвентаризации: решите, сколько бухгалтеров будет в ней занято, и как будет выполняться работа во время их отсутствия.

Таким образом, нужно определить: перечень мероприятий, кто будет в них участвовать со стороны бухгалтерии, а также заменяющих сотрудников.

Отношения с подчиненными

Бухгалтерская профессия — это бесконечные отчеты, документы, проверки. Жизнь бухгалтера фактически подстраивается под работу. В свою очередь, главбуху стоит пойти навстречу подчиненным, когда им это необходимо.

Сдвиньте рабочие часы, если сотрудник перед работой должен заскочить в детский сад или добирается на службу издалека. Рассмотрите перевод на дистанционную работу: например, бухгалтера по учету материальных ценностей.

Если нет серьезного повода, не беспокойте подчиненных в выходные дни и поздно вечером.

Профессиональная этика бухгалтера

Бухгалтер владеет конфиденциальной информацией, разглашение которой не только неэтично, но и преследуется по закону. Кто сколько получает, сколько стоит машина руководителя, какой диагноз стоит в больничном коллеги, замужем ли сотрудница, на кого и по какому поводу пришел исполнительный лист — эта и подобная информация должна остаться в бухгалтерии. 

И еще один этический момент. Бухгалтер в последнее время стал проводником законов «от чиновников до народа». Многие люди не понимают тех вещей, которые являются ежедневной работой бухгалтера: что такое имущественный вычет, как считаются налоги с зарплаты, как заполнить 3-НДФЛ.

К кому обратиться с этими вопросами? Кто-то полезет в интернет, а кто-то постучится в дверь с надписью «Бухгалтерия». 

Бухгалтер относится к той категории профессиональных служителей финансового Олимпа, которые не откажут своим коллегам: дадут исчерпывающую информацию, помогут подготовить документы. Создание благоприятного микроклимата в бухгалтерии было и остается функцией главного бухгалтера. 

Подготовила Ольга Якушина, редактор

Каждый, кто пользуется бухгалтерским аутсорсингом впервые, задается логичным вопросом: а с чего все начинается? Именно в начале сотрудничества с выбранной бухгалтерской компанией закладываются основы последующего взаимодействия, эффективного или не очень. Давайте разберемся, что представляет собой передача бухгалтерии на аутсорсинг на начальном этапе.

---

Отправная точка.

Итак, что нужно для сотрудничества с профильной бухгалтерской компанией? Прежде всего, статус ИП или юридического лица. Если речь идет о последнем, на старте передачи бухгалтерии на аутсорсинг понадобятся:

• учредительные документы;

• данные о постановке на учет в ФСС, ПФ, Росстате;

• бухгалтерский документооборот (для давно работающих компаний – за последние 5 лет, для новых – за весь период             осуществления деятельности);

• налоговая отчетность за последние 3 года (или весь период, если компания зарегистрирована недавно);

• документы о наличии задолженности перед бюджетом, если таковая имеется.

Все это необходимо для подбора оптимального формата бухгалтерского аутсорсинга. Кроме того, без учредительных документов с компанией не будет заключен договор о предоставлении услуг.

По всем указанным выше пунктам на старте сотрудничества с бухгалтерской фирмой будет определен объем работ. Если нужно что-то доделывать, корректировать, это будет включено в программу аутсорсинга.

---

Информация по отчетности.

Передача бухгалтерии на внешнее управление, как правило, предусматривает аутсорсинг отчетности. Чтобы специалисты компании-исполнителя могли провести аудит, им необходима полная информация по отчетным документам за несколько периодов. Вводные данные определяются по договоренности сторон. Если проблем с налоговой у заказчика бухгалтерского аутсорсинга нет, чаще всего дело обходится отчетностью за последний год.

Важно отметить, что при передаче информации компании-исполнителю особое внимание следует уделить формату и способу коммуникации с контролирующими структурами. Иными словами, аутсорсер должен знать, каким образом компания-заказчик ранее передавала отчетную документацию по инстанциям (сдавали лично, отправляли почтой, заполняли отчетные формы на сайте ФНС, пользовались сервисами Такском, Контур, СБИС и т.п.). Специалисты аутсорсера проведут анализ эффективности актуального способа коммуникации с контролирующими структурами и предложат более выгодную альтернативу в случае необходимости.

---

Доступ к клиент-банку.

Данная опция обязательной не является. Часто сотрудничество строится по следующему принципу:

•   Аутсорсер берет на себя обязательства по формированию платежных поручений по налогам, взносам, сборам и другим актуальным платежам.

•   Клиент самостоятельно подписывает и отправляет готовые поручения, заходя в клиент-банк, используя свой уникальный логин, пароль.

По договоренности сторон аутсорсер может проводить платежи через банковский сервис. Такой формат сотрудничества обсуждается в индивидуальном порядке. Нюансы работы с клиент-банком прописываются в договоре на оказание услуг или дополнительном соглашении.

Каждый из указанных способов отправки обязательных платежей имеет свои особенности. В первом случае клиент передает на внешнее управление только часть работы с клиент-банком. Перечисления остаются его прерогативой. Соответственно, риск финансовых потерь и нарушения конфиденциальности равен нулю.

Во втором случае клиент получает возможность передать на внешнее управление функцию исчисления и уплаты налогов полностью. Неразглашение коммерческой информации гарантируется аутсорсером. Что касается финансовых рисков, минимизировать таковые позволяет грамотно составленный договор на оказание услуг, включающий однозначное и подробное описание полномочий аутсорсера по работе с клиент-банком.

---

Первичная документация.

Ведение бухгалтерского учета осуществляется на основании соответствующих первичных документов. Они должны быть предоставлены аутсорсеру на начальном этапе сотрудничества. В дальнейшем бухгалтерская первичка передается исполнителю в порядке, установленном двусторонним договором.

Работа с первичкой может быть организована и другим способом. Он предусматривает передачу функции на аутсорсинг полностью. То есть компания-исполнитель берет на себя и создание первичных документов, и принятие их к учету. Формат работы с бухгалтерской первичкой обсуждается на этапе переговоров о возможном сотрудничестве и при подписании договора.

---

Зарплата и кадры.

Если аутсорсинг бухгалтерии предусматривает ведение кадрового учета, расчет зарплаты, аутсорсеру на начальном этапе сотрудничества необходимо предоставить:

• данные сотрудников из электронных баз;

• кадровую документацию (по приему, перемещению, увольнению сотрудников);

• данные и документы учета подотчетных лиц (подтверждения командировочных, представительских расходов, авансовые отчеты и т.п.).

В дальнейшем указанные документы будет оформлять аутсорсер. Вводные данные необходимы для оценки состояния кадрового учета, проведения экспресс-аудита, разработки рекомендаций по исправлению ошибок, если таковые будут обнаружены.

---

Ответственное лицо.

Аутсорсинг бухгалтерии обычно в компании курирует конкретный специалист. Какая информация о нем нужна компании-исполнителю? Конечно, контактные данные, график работы и т.п.

Коммуникация с ответственным специалистом может быть организована по-разному. Универсальный вариант – электронная почта или любой другой защищенный канал связи.

Ответственный специалист передает аутсорсеру необходимые документы, получает отчеты о проделанной работе, запрашивает данные учета в случае необходимости. Коммуникация через куратора – удобный обеим сторонам вариант. Он позволяет оптимизировать администрирование процесса.

---

Дополнительные документы и данные.

На начальном этапе сотрудничества с бухгалтерской компанией может возникнуть необходимость в передаче других данных, документов. Фактически их объем и содержание определяются типами актуальных для заказчика услуг. Бухгалтерский, налоговый аутсорсинг достаточно специфичен. Каждая опция здесь требует использования определенного пакета документов. Так, например, если в фокусе на старте сотрудничества находится сверка с контрагентами, заказчиком исполнителю должны быть предоставлены все документы, подтверждающие сделки и взаиморасчеты.

Если речь идет о сопровождении налоговой проверки, в фокусе находятся документы по участкам учета, представляющим интерес для инспекторов. Аутсорсер проводит аудит, дает рекомендации на предмет устранения имеющихся проблем.

К информации, передаваемой компании-исполнителю, предъявляются стандартные требования. Она должна быть полной и достоверной. В противном случае невозможно организовать эффективное взаимодействие и обеспечить качество бухгалтерского аутсорсинга. Что касается продолжительности переходного периода, она может быть разной. Все зависит от масштабов бизнеса, пакета услуг.

---

Как вы думаете – что, по мнению налоговой инспекции, является основной обязанностью бизнесмена? Получение прибыли или, быть может, уплата налогов? Нам представляется, что ни первое, ни второе, а, всего-навсего, сдача отчетности. Судя по вниманию к этому вопросу со стороны налоговиков, ООО или ИП могут даже не работать и, соответственно, не платить налоги, но отчётность сдавать должны в срок, согласно налоговому календарю.

Если юридическое лицо не подает признаков жизни, то есть в течение года не сдает отчетность и не проводит никаких операций по банковскому счету, то согласно ст. 21.1 закона «О госрегистрации» N 129-ФЗ оно признается фактически прекратившим свою деятельность и получает статус недействующего. Такое юридическое лицо может быть исключено из ЕГРЮЛ по инициативе налоговой инспекции. Учредителям (участникам) общества вменят в вину нарушение представления налоговой декларации по ст. 119 НК РФ и непредставление налоговому органу необходимых сведений по ст. 126 НК РФ.

Индивидуальных предпринимателей, не сдающих налоговую отчетность, почему-то решили контролировать гораздо жестче остальных субъектов предпринимательской деятельности. В статью 14 закона № 212-ФЗ добавлена часть 11, согласно которой если у ФНС не будет сведений о полученных предпринимателем доходах, то ПФР будет взыскивать с него сумму страховых взносов, рассчитанную по формуле 8МРОТ * 26% * 12, что в 2016 год составит 154 852 рублей.

Мы надеемся, что те, кто дойдет до суда, смогут в итоге отбиться от этих претензий Пенсионного фонда, но советуем поберечь нервы и время, и просто вовремя сдать отчетность.

Кому нужно ведение бухгалтерского учета?

Тут придется немного разобраться в терминологии: что такое учет и отчетность, и чем отличается бухгалтерский учет и отчетность от налогового. Учет как понятие – это непрерывный процесс сбора, регистрации и обобщения информации, а отчетность формируется на базе данных учета, то есть это две тесно связанные составляющие. Таким образом, ведение бухгалтерского учета – это сбор и непрерывное отражение информации об организации в специальных бухгалтерских документах. 

Неправильное ведение бухгалтерского учета приведет к формированию недостоверной отчетности, и наоборот, неправильно составленная отчетность исказит данные правильного учета. Очень важно вовремя выявить такие ошибки, поэтому рекомендуем всем владельцам собственного бизнеса периодически устраивать генеральную проверку бухгалтерских документов. А тем, у кого нет времени самостоятельно в этом разбираться, обратиться к услуге бесплатного аудита:

Теперь – в чем состоит разница между налоговым и бухгалтерским учетом и отчетностью? Налоговый учет ведут абсолютно все налогоплательщики, независимо от организационно-правовой формы и системы налогообложения, и он необходим для формирования налоговой базы, то есть денежной величины облагаемого дохода. Основные формы налоговой отчетности — это налоговая декларация и книги учета доходов и расходов.

Что касается бухгалтерского учета, то в двух словах его объектом можно назвать хозяйственные операции, обязательства и имущество организации. Мы намеренно не приводим здесь сложные профессиональные определения и термины, желающие могут найти их в законе «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 N 402-ФЗ, ПБУ и прочих официальных документах.

Обеспечить ведение бухгалтерского учета обязаны все организации, в том числе ООО. Ведение бухгалтерского учета ИП не обязательно.

Разницу между налоговым и бухгалтерским учетом мы привели по причине частой путаницы этих двух видов учета. Индивидуальный предприниматель, который ищет бухгалтерские услуги, на самом деле имеет в виду налоговый учет, то есть сдачу налоговых деклараций, ведение КУДиР, сбора и хранения подтверждающих документов, банковских и кассовых документов и т.д. Качественные бухгалтерские услуги, разумеется, будут включать в себя все, что полагается по закону, даже если собственник бизнеса не видит разницы между ведением бухгалтерского учета и налогового.

Бухгалтерские услуги — это комплекс услуг по непрерывному ведению бухгалтерского учета, составлению и своевременной сдачи всех необходимых форм налоговой и бухгалтерской отчетности в строгом соответствии с нормами законодательства.

Таким образом, обеспечить ведение бухгалтерии, под которой понимаются расчеты с бюджетом, контрагентами и работниками, банковские и кассовые операции, учет и хранение документов, сдача отчетности, работа с дебиторской задолженностью, обратная связь с контролирующими органами и т.д., обязан каждый налогоплательщик. Можно сказать, что бухгалтерские услуги, в их житейском понимании, необходимы абсолютно всем субъектам предпринимательской деятельности, в том числе и временно неработающим.

Как можно организовать ведение бухгалтерии?

Чтобы избежать негативных последствий для бизнеса, каждому вновь созданному (зарегистрированному) субъекту предпринимательской деятельности нужно решить первоочередную задачу – организовать ведение бухгалтерии.

Как можно решить вопрос ведения бухгалтерии? Вариантов здесь несколько, и они будут зависеть от ряда факторов:

• Активность вашей предпринимательской деятельности. В терминологии бухгалтерских услуг это называется «количество операций», под ним понимают любые хозяйственные действия (приход/расход), которые хоть на рубль изменили соотношение ваших доходов и расходов;
• Многообразие сфер вашего бизнеса. Здесь имеется в виду, насколько однотипными будут хозяйственные операции при ведении бухгалтерии;
• Сезонность или цикличность предпринимательской деятельности;
• Система налогообложения, т.к., например ведение бухгалтерии на ОСНО гораздо сложнее, чем на УСН 2016;
• Количество и категории ваших работников. Чем их больше, тем больший объем бухгалтерских услуг потребуется на составление отчетности, начисление заработной платы и других обязательных выплат;
• Наличие экспортно-импортной деятельности (или ВЭД);
• Ну и наконец, сумму, которую вы готовы тратить на качественные бухгалтерские услуги. Впрочем, на некачественные даже тратиться не стоит, т.к. они гарантированно выльются, в итоге, в финансовые потери.

К разновидностям бухгалтерских услуг можно отнести: услуги бухгалтера (штатного или даже целого отдела); приходящего или удаленного бухгалтера; онлайн-сервисы, а также аутсорсинг бухучета, то есть специализированные компании или фирмы оказания бухгалтерских услуг. Предлагаем рассмотреть эти варианты подробнее.

Кому нужны бухгалтерские услуги?

Можно, конечно, попробовать вести бухгалтерию самому. Неплохой вариант для ИП-шника – одиночки, особенно если он работает на незамысловатой УСН Доходы, ЕНВД или приобрел патент. А вот индивидуальный предприниматель, имеющий хоть одного работника, становится работодателем, а значит, обязан дважды в месяц начислять зарплату, удерживать с нее НДФЛ, уплачивать за работника страховые взносы, сдавать каждый квартал не самую простую отчетность РСВ-1 (в ПФР) и 4-ФСС (в ФСС). Далее, при необходимости, надо уметь рассчитать и выплатить отпускные, больничный и декретные.

Про ООО и говорить нечего. Каждое юридическое лицо автоматически ставится на учет в фондах, как работодатель (даже если единственный  учредитель, он же директор, не заключал с собой трудовой договор), что означает необходимость сдачи ежеквартальной отчетности. Если вы подумываете о том, чтобы самому осуществлять ведение бухгалтерии своей фирмы, но не знаете, с чего начать, советуем ознакомиться с правилами ведения бухгалтерского учета ООО самостоятельно.

Итак, за исключением небольшого числа бизнесменов, которые сдают нулевую отчетность по причине отсутствия деятельности, и тех собственников бизнеса, которые обладают достаточной квалификацией, чтобы самостоятельно разобраться в учете и отчетности, бухгалтерские услуги нужны всем хозяйствующим субъектам.

Далее мы хотим дать объективную оценку видов бухгалтерских услуг, а вы уже, применив ее к своей ситуации, сможете сделать самостоятельный выбор.

1. Ваш бухгалтер может быть штатным, то есть работником, находящимся на полном вашем обеспечении. По данным russia.trud.com, зарплата обычного бухгалтера на 1 января 2016 года в среднем по России равна 40 тыс. рублей, а главного бухгалтера – 50 тыс. рублей. На эту зарплату работодатель должен начислить и уплатить за свой счет страховые взносы в ПФР и ФСС (в размере 30% от выплат работнику) плюс бухгалтер, как любой работник, имеет право на оплачиваемый отпуск, а при необходимости, больничный и декретные выплаты. Кроме заработной платы, вы должны создать для ведения бухгалтерии технические условия, то есть, обязательно наличие отдельного компьютера с доступом в интернет, оргтехники, программ для ведения бухгалтерского учета, их обновление и сопровождение, консультационно-правовые системы. Добавим сюда программы для сдачи электронной отчетности, если способ сдачи конкретной декларации или отчета диктует только такой вариант. Поверьте, это не прихоти бухгалтера, нынешнее ведение бухгалтерии иначе невозможно.
2. Это может быть приходящий либо удаленный бухгалтер, который работает у вас по совместительству или оказывает услуги бухгалтера как ИП. В этом случае вы экономите на заработной плате, а если бухгалтер оказывается индивидуальным предпринимателем, то еще и нет необходимости платить страховые взносы на зарплату. Очень часто такие бухгалтеры имеют свое программное обеспечение, компьютер и оргтехнику, т.к. оказывают бухгалтерские услуги нескольким клиентам. Что стоит знать относительно этих двух вариантов бухобслуживания?

   Во-первых, специалист, оказывающий услуги бухгалтерии, может не иметь опыта в определенной сфере бухучета. Например, вам необходимо оформить разовую экспортную операцию, а у вашего постоянного бухгалтера в этом нет никакого опыта.
   Во-вторых, ваш бухгалтер может внезапно отказаться от оказания бухгалтерских услуг, т.к. найдет лучшие условия труда или более выгодного клиента. Вправе ли вы его за это осуждать?
   В-третьих, бухгалтер, как и каждый человек, может заболеть или оказаться в форс-мажорных обстоятельствах, которые не позволят ему вести свою деятельность.
   Кстати, а вы знаете, что такое восстановление бухгалтерского учета? Это кризисная ситуация спасения бухгалтерского документооборота, в случае если предыдущий бухгалтер некорректно вел дела: неправильно учитывал первичную документацию, не вел бухгалтерские регистры, не сдавал в срок отчетность или вообще утерял или повредил документы. Расчищать завалы после своего предшественника согласится не каждый претендент на должность бухгалтера, возможно, придется обратиться за этим в специализированную бухгалтерскую компанию.

   Помимо минусов, у постоянного бухгалтера есть и плюсы: такой специалист, если он во всех смыслах профессионал, будет переживать за успех вашего предприятия, первичные документы будут оформляться сразу на рабочем месте. К нему можно обратиться за консультацией по вопросам, выходящим за рамки услуг бухгалтера, а в некоторых случаях личные связи бухгалтера могут помочь вам в деловых вопросах и в общении с контролирующими органами. В небольших предприятиях штатный бухгалтер может совмещать функции кассира, кадровика и офис-менеджера. Надо только не забывать, что бухгалтерские услуги такого профессионала не могут стоить дешево, поэтому такой вариант оправдан, прежде всего, при большем объеме работы на предприятии.

1. Сервисы, предоставляющие возможность ведения бухгалтерии онлайн, могут стать хорошим решением для тех, кто в ладу с компьютером, неплохо разбирается в системах налогообложения и правилах учета и готов затратить свое время на ведение бухгалтерского учета. Тут, правда, стоит подумать о том, что возможно собственнику бизнеса лучше уделить свое время, которое он затратит на заполнение полей форм в онлайн-сервисе, на более перспективные, в плане получения дохода, занятия. Например, провести анализ результатов последней рекламной кампании, улучшить качество продукта или услуги, оценить работу конкурентов и т.д.
   Кроме того, подобные сервисы – это все-таки не более, чем вспомогательное средство для ведения бухгалтерского учета, и если вы введете неправильные данные либо опоздаете со сроками сдачи отчетности, пенять будет некому. Но стоит отметить, что клиентов у онлайн-бухгалтерий с каждым годом становится больше.

1. Ну и последний, набирающий все большую популярность, вариант – аутсорсинг бухгалтерских услуг. Это специализированные компании или фирмы, предоставляющие комплексное бухгалтерское обслуживание. По данным рейтингового агентства «Эксперт РА», за 2009-2014 гг объем российского рынка бухгалтерского аутсорсинга вырос в два с половиной раза — до 9 млрд рублей. Еще больше объем связанных бухгалтерских услуг — налогового консалтинга, который часто предоставляют те же специализированные бухгалтерские фирмы.

   Поручив ведение бухгалтерии такой компании, вы снимаете с себя груз ответственности за некорректный бухгалтерский учет. Бухгалтерская фирма заключает с вами договор о профессиональной ответственности и предоставляет гарантии полного возмещения материального ущерба. И, в отличие от бухгалтера – физического лица, в состоянии реально сразу погасить этот ущерб, в то время, как взыскание ущерба с работника возможно только в пределах определенной доли его зарплаты.

   Хорошие бухгалтерские компании дорожат своей репутацией, имеют штат узкоспециализированных сотрудников, собственное программное обеспечение, обширный опыт в разных ситуациях и сферах бухучета, в том числе прохождении налоговых проверок и составления аудиторских заключений. В этом случае вам не придется переживать из-за болезни, отпуска, декрета вашего бухгалтера или каких-то личных недоразумений с ним.

   Стоимость бухгалтерских услуг в таких фирмах часто может быть выигрышнее, чем штатное обслуживание, за счет гибкой системы ценообразования. За основу расчета могут браться количество оформляемых документов или хозяйственных операций. Можно передать на аутсорсинг не всю бухгалтерию, а например, только подготовку отчетов, оставив за собой ведение первичной документации, или передать только ведение кадров и расчет зарплаты, в тех случаях, когда с остальными вопросами собственник справляется сам.

Чтобы вы без каких-либо материальных рисков могли попробовать вариант аутсорсинга бухгалтерских услуг и решить подходит ли он вам, мы совместно с фирмой 1С готовы предоставить нашим пользователям месяц бесплатного бухгалтерского обслуживания:

Таблица сравнений вариантов бухгалтерских услуг

Оценивать преимущества каждого варианта бухгалтерских услуг имеет смысл только относительно вашего конкретного предприятия, но мы все же хотим показать небольшой пример сравнения услуги штатного бухгалтера и аутсорсинга бухучета. В качестве примера специализированной бухгалтерской компании предлагаем взять хорошо известную нам фирму, в репутации которой мы уверены – «1С:БухОбслуживание».

Субъект предпринимательской деятельности начал торгово-посредническую деятельность в г. Екатеринбург. Выбранный режим налогообложения УСН Доходы минус расходы достаточно сложен для учета. Здесь есть специфика не только по учету отдельных видов расходов, но и подход к подтверждению расходов такой же, как для налога на прибыль.

Деятельность предполагается активная, поэтому заложим 50 хозяйственных операций в месяц. Нагрузка немалая, значит, вполне будет оправдано привлечение бухгалтера в штат. Средняя зарплата обычного бухгалтера в г. Екатеринбург на 1 января 2016 года составляет 27 000 рублей, добавим к этой сумме еще страховые взносы на зарплату (8 100 рублей), то есть содержание бухгалтера в месяц обойдется работодателю в 35 100 рублей. Если мы учтем, что бухгалтер уйдет в оплачиваемый отпуск, то есть он фактически отработает не 12 месяцев в году, а 11 месяцев, то его услуги обойдутся работодателю в 38 290 рублей в месяц.

Стоимость технического оснащения бухгалтерии приведем примерную, на наш взгляд – минимально возможную:

• Компьютер и принтер – 30 тыс. рублей;
• Рабочее место бухгалтера (стол, стул, стеллаж для бумаг) – 20 тыс. рублей;
• Стоимость базовой версии 1С:Бухгалтерия в год 3900 рублей;
• Стоимость сервиса 1С-Отчетность для Свердловской обл. в год 3900 рублей;

Итого, разовые затраты на создание условий для ведения бухгалтерии составят 57 800 рублей, но, конечно, собственник может потратить на это и большую сумму.

Теперь рассмотрим, во что обойдутся бухгалтерские услуги от «1С:БухОбслуживание» в г. Екатеринбург при тех же 50 операциях в месяц и режиме УСН Доходы минус расходы. Можно выбрать три варианта тарифов:

А какой объем бухгалтерских услуг от «1С:БухОбслуживание» в г. Екатеринбург можно получить за сумму, равную расходам на зарплату штатного бухгалтера в 38 290 рублей в месяц?

Ведение 80 операций в месяц и отчетность за 4-х работников обойдется в близкую сумму в 38 925 рублей в месяц. Справится ли с таким объемом работы один штатный бухгалтер – еще вопрос. Выбор за вами, а узнать стоимость бухгалтерских услуг «1С:БухОбслуживание» в вашем регионе вы можете у наших партнёров.

Организовать эффективную работу бухгалтерской службы — одна из самых нетривиальных задач как в бизнесе, так и при любых других формах хозяйствования. Часто можно наблюдать, что на предприятии, начиная с обеда, бухгалтеры красят ногти и раскладывают пасьянс «Косынка». В то же время, на других позициях, или в другой организации специалисты, не поднимая головы, трудятся во внеурочное время. Как организовать рациональное распределение обязанностей работников бухгалтерии, чтобы увеличить производительность этого участка, рассказываем ниже.

Как определить объем работы бухгалтерии

Всегда очень сложно определить, чем вызваны частые переработки бухгалтера — завышенным объёмом работ, недостаточной квалификацией, неумением распределить свое рабочее время, личностными качествами (ленью, медлительностью, отсутствием сообразительности и т. д.). Для одного сотрудника ведение 200 единиц основных средств может казаться непосильной ношей, а для другого и 20 000 не предел.

Для установления истинных объемов проводимых операций необходимо произвести нормирование труда. Практикуются несколько методов такого нормирования:

1. Предоставить главному бухгалтеру право самостоятельно определить объемы работ для каждого сотрудника или участка бухгалтерии. Этот метод распространен, но его эффективность вызывает сомнения. Главный бухгалтер может быть прекрасным специалистом, головокружительно представлять интересы компании в спорах с налоговыми органами, контрагентами и государственными структурами. При этом он может быть тираном, или наоборот — слишком лояльным к своим подчиненным, а также совершенно не разбираться в нормировании труда и подсчету временных затрат.
2. Внедрить подходящие по роду деятельности предприятия уже разработанные нормативы. Изучением этой проблемы занимаются как научные институты («ВНИИ Труда и социального страхования» Минтруда России, Академия Плеханова), так и отраслевые организации, производящие расчет норм согласно специфике своего производства. Этот метод гораздо эффективней и объективней, чем первый. Однако каждый хозяйствующий субъект имеет свои нюансы деятельности, о которых самый уважаемый институт знать не может и не обязан.
3. Самостоятельно разработать нормативы труда. Суть заключается в том, что замеры временных затрат руководители производят внутри предприятия. Сделать это можно следующими способами:
   • При помощи специальных программ. В этом случае сотрудник не знает о проверке, и есть возможность отследить эффективность его работы, а также измерить время на выполнение одной операции (заполнение платежного поручения, например).
   • С использованием секундомера, в присутствие сотрудника.
   • Полагаясь на устный или письменный ежедневный отчет сотрудника о проделанной работе и затраченном времени на него. Следует учитывать, что чем больше бухгалтер вовлечен в установление норм для него самого, тем мягче они будут.
   • Привлечение сторонних специалистов-нормировщиков, ежедневно исполняющих такие замеры, или передача этой работы в аутсорсинговую компанию. При этом методе главная проблема — выбор специалистов или компании с высоким уровнем компетенции и благонадежности. Если выбор сделан правильно, то беспокоится руководителю уже не о чем.

Организация бухгалтерского учета на предприятии

Как распределить обязанности в бухгалтерии

Определив объёмы и нормы работ, необходимо разработать штатное расписание.

При определении численности бухгалтерии следует учитывать факторы:

• перечень продуктов, которые производит участок;
• количество действий, связанных с их выполнением;
• эффективность использования рабочего времени (на этот параметр влияют уровень автоматизации процессов, трудовой дисциплины и мотивации сотрудников).

Главный бухгалтер, сторонний специалист или компания должны обоснованно определить штат бухгалтерии, разработать должностные инструкции, установить обязанности каждого из сотрудников по определенным объектам учета. Работник, претендующий на ту или иную позицию, проходит аттестацию, а по ее итогам либо занимает место, либо увольняется.

Организация внутреннего контроля ведения бухгалтерского учета

Еще со времен Советского Союза за каждым специалистом (или группой специалистов) закрепляется участок работ в зависимости от объекта учета. Так, в бухгалтерии могут быть созданы должности бухгалтера материального стола, бухгалтера по начислению и расчету заработной платы, бухгалтера по ведению учета основных средств, кассира или счетовода-кассира. Главный бухгалтер занимается, как правило, налоговой отчетностью и составлением баланса на основе данных синтетического учета всей бухгалтерии. Кроме того, главбух осуществляет общее руководство бухгалтерской службой.

Иногда функции объединяются, иногда разделаются на несколько сотрудников, в зависимости от объема работ. Такая структура бухгалтерии действует сегодня на большинстве предприятий.

Пример распределения обязанностей в бухгалтерии

 
Для закрепления ответственных за тот или иной участок учета издается приказ о распределении обязанностей между сотрудниками бухгалтерии.

Скачать образец приказа о распределении обязанностей в бухгалтерии

Какой должна быть эффективная бухгалтерия

Для создания эффективного подразделения мало иметь в штате первоклассного главбуха, опытных расчетчиков, аудитора, специалиста по налогообложению, IT-специалиста и юрисконсульта и т.п. Необходимо, чтобы сотрудники:

• обладали высокими компетенциями в областях налогового, финансового, трудового и бухгалтерского права;
• имели опыт успешного прохождения налоговых и аудиторских проверок;
• знали внутренние распорядки, правила налоговых органов и других государственных структур, с которыми приходится соприкасаться по ходу деятельности предприятия;
• имели навыки оптимизации налоговой нагрузки предприятия законными способами (+ аргументированно обосновывали налоговое планирование перед ФНС);
• умели спроектировать оптимальную систему для автоматизации учета;
• имели опыт успешного создания бухгалтерской службы (желательно нескольких).

Конечно, обладать всеми этими знаниями и умениями один бухгалтер не может по определению, для этого нужен целый штат сотрудников. Но не каждая фирма может позволить себе узкопрофильных специалистов, поэтому у руководителя ООО есть два варианта — время от времени привлекать внешних экспертов. Второй вариант — обратиться за помощью в бухгалтерскую компанию.

Например, в 1C-WiseAdvice в штате есть специалисты самых разных профилей: бухгалтеры, аудиторы, специалисты по налоговому планированию, делопроизводители, кадровики и пр. Каждый из них имеет не только безупречную теоретическую подготовку, но и внушительный опыт работы именно по своему направлению.

Найти квалифицированных специалистов, произвести оптимальное распределение обязанностей между работниками бухгалтерии, разработать четкий функционал для всех сотрудников участка, произвести нормирование труда, автоматизировать процессы — многозадачная цель.

Конечно, можно приложить все усилия, чтобы самостоятельно создать эффективную бухгалтерскую службу, которая будет работать на благо бизнеса. Но, как показывает практика, для большинства компаний это задача неподъемная. Потому что постоянно «выскакивают» препятствия, например, финансовые возможности не позволяют нанять крутого специалиста или внедрить современное ПО, у руководства нет желания «раздувать» штат ради создания должности «налогового консультанта», сотрудники в принципе не понимают термин «эффективная бухгалтерская служба» и чем она полезна бизнесу.

Мы сравнили, какой вариант ведения бухгалтерского учета приносит бизнесу больше пользы:

Штатная бухгалтерия	Аутсорсинговая компания
цели учета и цели бизнеса, как правило, расходятся	бухгалтерский учет ориентируется на специфику организации и бизнес-цели руководителя компании
небольшие компании не могут позволить себе (или не видят необходимости) привлечение узкопрофильных специалистов; задачи распределяются между несколькими бухгалтерами	в штате компании есть узкопрофильных специалисты, специализирующиеся на том или ином участке/вопросе (расчетчики зарплаты, налоговые консультанты, аудиторы, главные бухгалтеры и пр.)
при найме работников бухгалтерии в штат предприятие вступает в трудовые правоотношения, что накладывает дополнительную социальную ответственность на субъект бизнеса	отношения со сторонней фирмой строятся в рамках общегражданского законодательства, что значительно упрощает взаимодействие (предприятие не может заболеть, уйти в декретный отпуск)
бухгалтерия работает «по факту» — начислить, перевести, сдать отчет	проактивная позиция обслуживающей команды

Выводы

С точки зрения «полезности» бухгалтерии для бизнеса плюсы привлечения сторонней организации очевидны. Основная сложность — найти ту самую компанию, которой можно доверить самое сокровенное.

Хотите читать советы налоговых экспертов и главных бухгалтеров?

Подпишитесь на обновления блога