Как организовать облачное хранилище для компании

Идеи

Сравниваем цены, возможности и преимущества

Поделиться

СВЕЖИЕ СТАТЬИ

Другие материалы из этой рубрики

Не пропускайте новые статьи

Подписывайтесь на соцсети

Делимся новостями и свежими статьями, рассказываем о новинках сервиса

«Честно» — авторская рассылка от редакции Unisender

Искренние письма о работе и жизни. Свежие статьи из блога. Эксклюзивные кейсы
и интервью с экспертами диджитала.

Подборка российских облачных сервисов для малого и среднего бизнеса — с плюсами, минусами и ценами.

Сейчас многие оказались в ситуации, когда срочно нужно искать корпоративное облако для хранения данных — желательно на всякий случай базирующееся в РФ. Сделал короткое сравнение отечественных сервисов: особенности, тарифы, объем.

Облачное хранилище для корпоративных документов с возможностью совместного редактирования.

Плюсы:

· клиенты для всех популярных платформ: Windows, Linux, Mac, Android, iOS;

· поддержка истории версий для всех файлов (легко вернуться к прежнему варианту);

· возможность задать квоты дискового пространства для каждого пользователя или папки;

· автоматические уведомления об изменившихся файлах, новых общих ресурсах, исчерпании дисковой квоты и т. д.

· развёртывание как в облаке, так и на серверах заказчика;

· безопасность (доступ по HTTPS, двухфакторная авторизация);

· поддержка протокола WebDAV (облачное хранилище монтируется как сетевой диск и становится доступным из любого файлового менеджера);

· просмотр документов и медиафайлов без скачивания;

· поиск с фильтрами;

· возможность работы через агрегатор облачных сервисов «Диск-О»;

· администрирование (добавление, удаление пользователей и управление их доступом);

· наглядная совместная работа (изменения в документах видны всем участникам сразу в процессе их редактирования);

Минусы:

· объём хранилища зависит от числа пользователей. К примеру, в стандартных тарифных планах нельзя купить 1 ТБ на 20 человек, а кастомные варианты доступны по запросу только для крупных компаний (от 301 сотрудника);

· при задержке платежа более чем на трое суток пользователя переключают на бесплатный тариф. При этом весь объём свыше 3 ГБ тарифицируется по 3 рубля за каждый гигабайт в месяц;

· автоматическое удаление всех данных, если платеж не поступил в течение 14 дней.

Резюме: продвинутый и удобный отечественный сервис, который не доставит проблем, если платить вовремя. Подходит большинству корпоративных заказчиков.

Яндекс.Диск

Плюсы:

· прозрачная тарификация без ограничения по числу сотрудников;

· есть бесплатная версия: 10 ГБ на каждого сотрудника и доступ ко всем сервисам;

· возможность выделить до 3 ТБ каждому пользователю;

· безлимитный почтовый ящик (ограничения касаются только количества писем в рассылках);

· низкая цена: от 24 копеек до 1,29 руб. за гигабайт в месяц для каждого пользователя;

· безопасность (сервис авторизации Яндекс ID, сертифицированный по стандарту AICPA SOC 2; все данные шифруются при передаче как во вне, так и внутри облака Яндекса).

Минусы:

· в бесплатной версии показывается реклама и недоступна быстрая техподдержка;

· для начала работы в Яндекс 360 пользователи должны иметь аккаунты в Яндексе;

· если ранее Яндекс блокировал аккаунт за любое нарушение правил, нельзя подключиться к Яндекс 360 нельзя;

· невозможно управлять сервисами разных организаций из одного аккаунта в Яндексе, так как реквизиты организации привязаны к учётной записи её владельца.

Резюме: один из самых дешёвых вариантов хранения корпоративных данных в облаке. Полностью бесплатный для тех, кто готов уложиться в 10 ГБ и смотреть рекламу.

Облачный сервис хранения и обмена файлами от одноимённой компании. Работает на базе двух её собственных ЦОД.

Плюсы:

· безлимитное по трафику и объёму облачное хранилище;

· доступ для совместной работы с любых устройств;

· интеллектуальная система управления версиями файлов и конфликтующими операциями;

· поддержка режима доступа офлайн для выбранных папок;

· возможность организовать совместный доступ для пользователей из разных компаний;

· наличие встроенных приложений: корпоративный чат, веб-редакторы с поддержкой комментирования и сложной вёрстки, конвертация и стриминг видео с поиском по видеофайлам;

· широкие возможности по интеграции через API (подключение CRP, EPR и других внешних систем, включая любые сервисы пост-процессинга);

· бесплатный тестовый период — 30 дней.

Минусы:

· рассматриваются заявки на подключение от 50 рабочих мест;

· непрозрачная схема тарификации (по запросу);

· нет двухфакторной аутентификации;

· по умолчанию данные в облаке не шифруются (это опция).

Резюме: подойдёт организациям, которым требуется интенсивный обмен данными. Сервис ориентирован в первую очередь на совместный доступ к видеозаписям и другим «тяжёлым» файлам, а также их обработку внешними сервисами через API.

Корпоративный облачный диск от компании «ИТ-ГРАД» (с 2018 года принадлежит МТС).

Плюсы:

· хранение данных в зашифрованном и обезличенном виде;

· возможность интеграции с антивирусами и системами управления событиями безопасности (SIEM);

· простое квотирование и управление доступом на уровне отдельных пользователей и групп;

· возможность обмена файлами с внешними пользователями;

· высокая скорость обновления состояния файлов (вносимые изменения сразу отображаются всем пользователям);

· подключение от 3 пользователей с выделением от 300 ГБ за 1560 руб. /мес.

· раздельная тарификация доступного места и количества пользователей.

Минусы:

· нет десктопных клиентов для Windows и Mac;

· вместо публичного размещения подробной документации заказчикам предлагается запросить консультацию о сервисе;

· дисковое пространство можно увеличивать только добавлением объёма, кратного 100 ГБ.

Резюме: сравнительно молодой облачный сервис, доступен компаниям любого уровня. Особенно интересен будет тем, кто ищет возможность хранить данные в обезличенном виде с размещением в российском облаке и поддержкой отечественного шифрования.

Выбор оборудования для корпоративного облачного хранилища

Данные — основа любого бизнеса. Если место их хранения недостаточно надежно или неспособно обеспечить постоянный доступ, то под угрозой будет практически вся деятельность предприятия.

Конечно, можно и нужно обеспечивать сохранность и доступность информации правильным выбором серверного ПО и грамотной конфигурацией. Но не менее важно и железо — оборудование, которое хранит и обрабатывает данные. Если оно не соответствует потребностям компании, то никакой софт не сделает его достаточно надежным и отказоустойчивым.

В этой статье мы рассмотрим один из подходов к выбору железа для создания корпоративного облачного хранилища.

Почему облако?

Облачная инфраструктура имеет ряд преимуществ:

• Возможность быстрого масштабирования. Увеличение ёмкости и вычислительной мощности хранилища достигается с помощью быстрого подключения дополнительных серверов и СХД. Особенно это актуально для компаний, у которых нагрузка на облако предполагается нерегулярной.
• Снижение расходов. Облако позволяет создать единый центр, в котором будут выполняться все вычислительные процессы, в то время как для увеличения дискового пространства будет достаточно простого приобретения накопителей, без необходимости организации установки новых серверов.
• Упрощение бизнес-процессов. Облачное хранилище, в отличие от локального, подразумевает возможность постоянного доступа к нему. Это значит, что с файлами можно работать в любое время суток из любого места. Сотрудники смогут получать необходимую для работы информацию проще и быстрее, станет возможным организовать удаленные рабочие места.
• Повышенная отказоустойчивость. Вполне очевидно, что, если данные хранятся на нескольких серверах, то их сохранность в случае технических проблем будет выше, чем если бы они находились только на одной машине.

Почему своё?

Сейчас на рынке есть множество публичных облачных сервисов. Для многих малых и средних компаний они действительно становятся хорошим выбором, особенно если речь идет об услугах с оплатой только за использованные ресурсы либо проведении тестирования сервиса. Однако свое облачное хранилище также дает ряд преимуществ. Оно придется очень кстати, если:

• Деятельность компании налагает ограничения на местоположение серверов. Российские гос. учреждения, а также организации, занимающиеся обработкой персональных данных, по закону обязаны хранить всю свою информацию на территории РФ. Соответственно, арендовать заграничные серверы для них не представляется возможным, да и в целом очень нежелательно доверять деликатную информацию подрядчикам. Создание частного хранилища поможет использовать все преимущества облака без нарушения правовых норм.
• Необходимо полное управление политиками безопасности. Как устроена защита данных в сервисах Microsoft или Amazon, точно узнать невозможно. Полностью обезопасить информацию так, как вы считаете это необходимым, можно только в собственном облаке.
• Настройка оборудования под себя. При аренде приходится работать с тем, что дает поставщик. Однако имея в распоряжении собственные серверы, можно сконфигурировать их на под решение конкретных задач именно для вашего бизнеса, а также использовать то ПО, которым в совершенстве владеет ваша IT-команда.

Выбор оборудования

При приобретении оборудования под облачное хранилище часто возникает вопрос: арендовать машины или покупать свои. Выше мы уже разбирались, в каких случаях собственный сервер незаменим. Однако организовать облако можно и на сторонних сервисах. Особенно это актуально для небольших компаний, потому что не всегда есть возможность выделить из бюджета необходимую сумму на покупку серверов, не всегда есть возможность создать собственную серверную, да и не нужно тратиться на обслуживание машин.

Но если вы всё же решили брать собственные серверы под облачное хранилище, то стоит иметь ввиду, что изменить оборудование будет проблематично и затратно. Не страшно, если мощности окажется недостаточно: всегда можно добавить еще одну машину в кластер. А вот если производительность окажется избыточной, то с этим ничего уже сделать не получится. Поэтому перед выбором стоит сделать следующее.

Четко определить цель, для которой будет использоваться сервер. В нашем случае — это файловое хранилище. Соответственно, наибольший интерес представляют накопители. На что следует обратить внимание при их выборе:

Ёмкость. Зависит от того, сколько сотрудников будет пользоваться хранилищем, какие типы файлов они будут закачивать на сервер, сколько информации уже сейчас ждет переноса в облако и на сколько увеличивается объем рабочих данных ежегодно.

В среднем для работы с текстовыми файлами, презентациями, PDF и небольшим количеством изображений нужно в среднем 10-15 Гб на сотрудника. Для работы с большими объемами высококачественных картинок и фотографий нужно увеличить минимум до 50-100 Гб, а то и больше. Потребности персонала, занимающегося обработкой видео и аудио, могут достигать нескольких терабайт на человека. В ряде случаев, например, при использовании крупных корпоративных программных пакетов с поддержкой версионности проектов, речь может идти и о 10 терабайтах на одного пользователя облака. Не забудьте учесть емкость под резервные копии файлов и непредвиденные нужды компании.

Что касается RAID-контроллеров, то для корпоративного облака лучше не использовать набортные решения. Их производительности может оказаться недостаточно для обслуживания большого количества запросов с удовлетворительной скоростью. Так что лучше выбрать дискретные модели из нижнего и среднего ценовых диапазонов.

Также необходимо определиться с вычислительной мощностью. Если вы создаёте облачное хранилище на базе нескольких серверов, то рекомендуется подбирать идентичные или очень близкие конфигурации. Это несколько упростит управление распределением нагрузки. И вообще лучше не делать ставку на одну мощную машину, комплектуя её дорогим процессором и оперативной памятью, а купить подешевле 2-3 машины. Почему?

Если ваше хранилище будет только принимать и отдавать статичные файлы, без возможности их запуска, то мощность процессора не слишком важна. Поэтому лучше не гнаться за количеством ядер и выбрать модель с хорошим «тактом». Из недорогих вариантов неплохо подойдут процессоры Intel Xeon серии E56XX с 4 ядрами, из более дорогих моделей можно порекомендовать машины на Intel Core i5.

Примеры моделей серверов

Если вы предпочитаете не собирать сервер самостоятельно, а сразу приобретать готовое к работе оборудование, то обратите внимание на несколько подходящих моделей для создания файлового хранилища.

Dell PowerEdge T110. Сервер оснащен процессором Intel Core i3 2120 с всего двумя ядрами, но зато каждое из них обладает неплохой тактовой частотой в 3,3 ГГц, что для нашего облака важнее. Начальная конфигурация оперативной памяти не очень велика — 4 Гб, однако может быть расширена до 32 Гб. Сервер поставляется в двух комплектациях — без предустановленного жесткого диска или с HDD-накопителем емкостью в 1 Тб и интерфейсом SATA.

Lenovo ThinkServer RS140. Имеет мощный процессор Intel Xeon E3 с четырьмя ядрами по 3,3 Ггц каждое. Оперативная память «из коробки» — 4 Гб, плюс еще четыре слота для ее расширения. Также в комплект входят два жестких диска по 1 Тб с SATA-интерфейсом.

HP ProLiant ML10 Gen9. Во многом схож с описанной выше моделью — всё тот же Intel Xeon E3 и два терабайтовых HDD. Основное отличие в оперативной памяти — сервер HP имеет две пластины по 4 Гб каждая.

Достаточно ли места для хранения файлов?

Объем хранилища — краеугольный камень файлового сервера. Произведя оценку объема хранимых данных и динамики роста, можно через полгода прийти к неприятному выводу, что с прогнозом вы ошиблись, и данные растут быстрее, чем планировалось.

В случае виртуализации хранилища вы практически всегда (при разумном подходе к планированию СХД) сможете расширить дисковую подсистему виртуальной машины или увеличить LUN. В случае физического файлового сервера и локальных дисков, ваши возможности будут значительно скромнее. Даже не смотря на наличие свободных слотов в сервере для дополнительных дисков, можно столкнуться с проблемой подбора накопителей, подходящих для вашего RAID-массива.

Но прежде чем решать проблему экстенсивным путем, следует вспомнить и о технических средствах, помогающих бороться с нехваткой места.

Дисковые квоты NTFS

Один из самых старых и надежных механизмов ограничения пользователей — квоты файловой системы.

Включив квоты для тома, вы можете ограничивать объем файлов, сохраняемых каждым пользователем. В квоту пользователя попадают файлы, для которых на уровне NTFS он является владельцем. Главным недостатком механизма является то, что, во-первых, не так просто определить, какие файлы принадлежат конкретному пользователю, а во-вторых, файлы, созданные администраторами, не будут включены в квоту. Механизм квот редко используется на практике, его практически полностью заместил File Server Resource Manager, впервые появившийся в Windows Server 2003 R2.

File Server Resource Manager

Этот компонент Windows Server позволит квотировать дисковое пространство на уровне конкретной папки. Если вы выделяете для сотрудников персональные домашние каталоги на файловых серверах, а также выделенные папки для общих документов отделов, то FSRM — наилучший выбор.

Конечно, квотирование само по себе не увеличит объем файлового хранилища. Но пользователи, как правило, лояльно относятся к справедливому (равному) делению ресурсов, а в случае нехватки готовы преодолеть небольшие бюрократические процедуры для расширения дискового пространства.

Квоты помогут и от перегрузки сервера в случае случайного размещения пользователем большого объема информации. По крайнее мере, это не скажется на других сотрудниках или отделах.

Кроме того, FSRM включает в себя механизм «скрининга» (фильтрации) файлов, которые можно сохранять на сервере. Если вы уверены в том, что mp3- и avi- файлам не место на файловом сервере, то можно запретить их сохранения средствами FSRM.

Компрессия NTFS

Обычные файлы хорошо поддаются сжатию средствами NTFS, а с учетом производительности современных процессоров, у сервера достаточно ресурсов на эту операцию. Если места не хватает — можно смело включать её для тома или отдельных папок. К примеру, в Windows Server 2012 появился более совершенный механизм, при использовании которого NTFS-сжатие на файловых серверах для большинства сценариев остается в прошлом.

Дедупликация

Windows Server 2012 включает в себя возможность дедупликации данных, расположенных в томе NTFS. Это достаточно продвинутый и гибкий механизм, сочетающий в себе как дедупликацию с переменной длинной блока, так и эффективную компрессию сохраняемых блоков. При этом для разных типов данных механизм может использовать разные алгоритмы сжатия, а если сжатие не эффективно — не использовать её. Такие тонкости недоступны традиционному сжатию средствами NTFS.

Кроме того, дедупликация не оптимизирует файлы, с которыми пользователи работали последние 30 дней (этот интервал можно настроить) для того, чтобы не снижать скорость работы с динамично изменяемыми данными.

Оценить потенциальную прибавку свободного места можно утилитой ddpeval. На типичном файловом сервере экономия составляет 30-50%.

Производительность файлового сервера

Как мы отмечали ранее — файловый сервер не самый требовательный к ресурсам сервис, но всё же следует разумно подойти к конфигурации дисковой и сетевой подсистем.

Дисковая подсистема
Линейная скорость чтения или записи не играют для файлового сервера решающего значения. Любой современный жесткий диск имеет высокие характеристики линейной скорости чтения/записи, но они важны лишь в тех случаях, когда пользователь копирует к себе на локальный диск большой файл, или, наоборот, размещает его на сервере.

Если посмотреть на статистику Perfmon, средняя скорость чтения/записи для 150-200 пользователей достаточно низка и составляет всего лишь несколько мегабайт в секунду. Более интересны пиковые значения. Но следует иметь в виду, что и эти пики ограничены скоростью сетевого интерфейса, а для обычного сервера это 1 Гбит/с (т.е. 100 Мб обмена с дисковой подсистемой).

В обычной работе доступ к файлам идет нелинейно, с диска считываются и записываются произвольные блоки, поэтому более критичным является производительность диска в операциях случайного доступа, то есть максимальный IOPS.

Для 150-200 сотрудников показатели достаточно скромны — 10-20 операций ввода вывода в секунду с дисковой очередью в пределах 1-2.

Этим требованиям удовлетворит любой массив из стандартных SATA дисков.

Для 500-1000 активных пользователей количетсво операции подскакивает до 250-300, а дисковая очередь достигает 5-10. Когда очередь достигает этой величины, пользователи могу заметить, что файловый сервер «подтормаживает».

На практике для достижения производительности в 300 IOPS вам уже потребуется массив как минимум из 3-4 дисков типичных SATA-дисков.

При этом следует учесть не только «сырую производительность», но и задержку, вносимую работой RAID-контроллера — так называемую RAID penalty. Эта тема доступно разъяснена в статье https://habrahabr.ru/post/164325/.

Для определения необходимого количества дисков используем формулу:

Total number of Disks required = ((Total Read IOPS + (Total Write IOPS*RAID Penalty))/Disk Speed IOPS)

RAID-5 с penalty на запись в 4 операции, профилем чтение 50%, запись 50%, скоростью диска в 75 IOPS, целевая производительность в 300 IOPS:

(300*0,5 + (300*0,5*4))/75 = 10 дисков.

Если у вас много активных пользователей, то вам потребуется ёмкий сервер или более производительные диски, такие как SAS со скоростью вращения 10 000 RPM.

Скорость сетевого интерфейса
Низкая скорость сетевого интерфейса — одна из причин задержек при работе с файловым сервером. В 2016 году сервер с 100 Мбит/с сетевой картой — нонсенс.

Типичный сервер оборудован сетевой картой со скоростью 1 Гбит/с, но и это ограничивает дисковый обмен скоростью около 100 Мб/с. Если в сервере несколько сетевых карт, то вы можете объединить их (агрегировать) в один логический интерфейс для увеличения как производительности, так и доступности облака. Хорошая новость в том, что для файлового сервера («много клиентов обращаются к одному серверу») агрегация работает хорошо.

Владельцы серверов HP могут использовать фирменную утилиту HP Network Configuration Utility

Если вы используете Windows Server 2012, то более простым и надежным способом будет использование штатного средства NIC Teaming.

Подробнее об этой настройке и нюансах использования ее в среде Hyper-V вы можете узнать из этой статьи.

Многие облачные хранилища данных позиционируют себя как идеальные решения для частных лиц и бизнеса, однако не могут при этом справиться даже с самыми базовыми потребностями своих корпоративных клиентов. Будем объективны: одно дело, когда кому-то надо создать резервную копию данных своего ПК, и совсем другое — когда нужно наладить резервное копирование данных в масштабе малого бизнеса или крупной компании.

Если вы ищете облачное решение для бизнеса, то в первую очередь вам надо искать сервисы, созданные в первую очередь для компаний и учитывающие все их потребности. Также вам нужны надежные инструменты защиты и гибкие форматы совместного доступа к файлам. Увы, далеко не у всех есть возможность анализировать десятки сервисов, чтобы найти подходящий.

Вот почему я решила подробно изучить мир облачных хранилищ и протестировать популярные сервисы резервного хранения данных, предлагающих тарифы для бизнеса. В результате я составила этот список из пяти лучших облачных хранилищ для бизнеса — самых выгодных, функциональных и безопасных. Читайте дальше, чтобы узнать о них больше — а также о тех сервисах, которые в этот список не вошли!

Как мы выбирали лучшие облачные хранилища для бизнеса

Мало просто предлагать тариф для бизнеса — все сервисы в этом списке также соответствуют следующим критериям:

• Обширное файловое хранилище. Бизнес, каким бы он ни был, генерирует огромный объем данных. Я остановила свой выбор на сервисах, предлагающих не менее 1 ТБ в рамках своих бизнес-тарифов.
• Обмен данными. Совместная работа, особенно в крупных командах, является одним из ключевых вопросов. Я искала облачные хранилища данных, поддерживающие разные форматы совместного доступа к файлам, подходящие как для штатных сотрудников, так и сторонних специалистов.
• Многоуровневое шифрование. Все сервисы в моем списке используют как минимум два уровня шифрования для защиты данных — как во время хранения, так и на этапе передачи. Также я искала сервисы с дополнительными функциями защиты (например, двухфакторной аутентификацией и автоматическим завершением сессий).
• Соответствие глобальным стандартам защиты данных. Если ваш бизнес хранит персональные данные клиентов и покупателей, крайне важно обеспечить соответствие всем локальным и глобальным стандартам. Я рассматривала только те сервисы, которые отвечают как минимум двум международным стандартам.
• Восстановление данных. Увы, данные могут быть утеряны, повреждены или иным образом скомпрометированы. Как следствие, крайне важно иметь доступ к разным версиям файлов, а также быть в состоянии восстановить их при необходимости. Все сервисы в этом списке предлагают соответствующие инструменты и возможности.

Функционал облачного хранилища IDrive создан специально для команд, малого бизнес и предприятий. Тарифы сервиса без проблем масштабируются под конкретного клиента. Сервис также предлагает тарифы для личного пользования, один из которых бесплатный, однако в полной мере он раскрывается именно в своих бизнес-инструментах, в том числе для восстановления данных.

Помимо восстановления файлов из облачного хранилища, IDrive предлагает еще две опции сохранения и восстановления крупных объемов данных с использованием физических дисков. IDrive Express — это бесплатный сервис для команд и компаний, которым пользователи могут воспользоваться трижды в год. Если же у вас не просто «много», а «очень много» данных, то воспользуйтесь IDrive BMR (bare-metal restore) — аналогичной функцией, позволяющей создавать резервные копии нескольких компьютеров сразу.

Одним из основных преимуществ IDrive является функция клонирования резервной копии. С ее помощью можно создать резервные копии дисков, операционных систем, а также программных и системных файлов с помощью настольного приложения. Большинство облачных хранилищ данных не поддерживают клонирование резервных копий, а если и поддерживают, то лишь за отдельную и весьма немалую плату.

Возможности и особенности

• Решения для рабочих станций. Если вы управляете крупной компанией, то с помощью IDrive 360 сможете с легкостью защитить все ваши активы. Так, вы сможете задать график резервного копирования, создавать копии резервных копий и восстанавливать файлы сразу на нескольких компьютерах.
• Удобный интерфейс. Я должна отметить, что интерфейс IDrive отличается продуманностью, и работать с ним очень удобно. Это как нельзя лучше подойдет для компании, которой требуется облачное хранилище, подходящее в том числе и для начинающих пользователей. Через панель управления вы сможете получить доступ к подключенным устройствам, логам, файлам и резервным копиям.
• Бессрочное хранение файлов. Ваши резервные копии будут храниться в облаке, пока вы сами не удалите их вручную.
• Восстановление из предыдущих версий. IDrive сохраняет до 30 версий ваших файлов, при этом лишь самые актуальные версии учитываются при подсчете доступного в хранилище места.

Чтобы узнать больше про IDrive, прочитайте обзор нашего эксперта.

2. pCloud — лучшие возможности масштабирования

pCloud предлагает всего один тариф для бизнеса, но зато он подойдет как для больших, так и для малых компаний. Подписку можно оплачивать ежемесячно и ежегодно, однако выгоднее все же последний вариант.

Одной из лучших особенностей pCloud является простая структура ценообразования — вам придется платить только за количество пользовательских профилей. При этом вы сможете добавить сколько угодно пользователей, что как нельзя лучше подходит для активно растущего бизнеса. Если ваша компания нанимает новых сотрудников или увольняет уже нанятых, вы сможете изменить количество профилей через настройки бизнес-аккаунта.

Помимо щедрого лимита файлового хранилища (1 Тб на пользователя), pCloud Business имеет несколько других интересных особенностей. Например, все пользователи смогут использовать папку Crypto — безопасный и защищенный паролем каталог, доступ к которому можно получить на настольном ПК, онлайн и через мобильные приложения. Прежде чем попасть в папку Crypto, файлы автоматически шифруются на стороне клиента.

Возможности и особенности

• Бесплатный брендинг. Бизнес-тарифы позволяют создать общие ссылки, ведущие на страницы, где посетители могут узнать больше про ваш бизнес. Вы сможете добавить на эти страницы не только логотипы и графику, но и различные аудиофайлы.
• Срок хранения файлов — до 180 дней. Случайно удалили файл и хотите его восстановить? У вас будет целых полгода, прежде чем файл будет стерт с серверов сервиса полностью.
• Комментарии к файлам. Это полезная функция, входящая во все бизнес-тарифы сервиса. Она особенно хороша тем, что все примечания создаются в безопасной (зашифрованной) среде.
• Свободный обмен файлами. Вы сможете предоставить доступ к своим общим папкам всем — в том числе людям, не имеющим учетной записи pCloud. Вы можете делиться ссылками по электронной почте, в Twitter или Facebook.

Прочитайте наш обзор pCloud, чтобы узнать больше про этот сервис.

3. Zoho WorkDrive — лучший сервис для управления данными

Zoho предлагает WorkDrive — доступное облачное хранилище и систему управления файлами. Это решение отличается одним из самых удобных интерфейсов, с которыми мне доводилось работать, который также доступен на русском языке. Через консоль администратора вы сможете управлять членами команды и отслеживать данные компании.

В панели управления вы найдете ряд продвинутых и полезных инструментов. Так, вы сможете быстро создавать рабочие отчеты с возможностью фильтрации по пользователям и датам. Шаблоны данных легко настраиваются, поэтому добавить информацию в общие папки не составит труда. В разделе Управление устройствами (Manage Devices) вы сможете задавать права доступа, включать синхронизацию и открывать доступ к файлам на мобильных устройствах.

Особенно полезной опцией Zoho WorkDrive является функция переноса данных. Если ваша команда использовала другое облачное хранилище для бизнеса (например, G Suite, Dropbox или OneDrive), вы можете бесплатно перенести свои данные в Zoho WorkDrive. Если вы использовали другой сервис, служба поддержки создаст инструмент для переноса из соответствующей платформы специально для вас.

Моим единственным замечанием к Zoho WorkDrive является тот факт, что тариф Business предлагает всего 5 Тб совместного хранилища для не более чем 10 пользователей. После этого дополнительные пользователи будут получать всего 500 Гб. За дополнительную плату вы можете добавить 10 Гб, 100 Гб и 1 Тб хранилища к своему тарифу.

Возможности и особенности

• Совместная работа в облачном формате. Основное преимущество WorkDrive заключается в том, что эта платформа позволяет с легкостью создавать, обновлять и управлять файлами онлайн, а также предоставлять к ним совместный доступ. Функция Team Folders даст вам контроль над всеми аспектами управления проектами: вы сможете приглашать других исполнителей, создавать отчеты о проделанной работе, ограничивать доступ к файлами и задавать до 5 уровней доступа.
• Создание файлов в WorkDrive. Решение Office Suite от Zoho позволит вам создавать документы, таблицы и презентации в WorkDrive, а также открыть к ним доступ другим пользователям. Кроме того, вы сможете сохранять эти файлы в формате, совместимом с Microsoft Office.
• Мобильный доступ. Если вы ищете мобильное приложение, включающее в себя все возможности аналогичного настольного или онлайн-решения, то вы его нашли. Приложения для iOS и Android от Zoho содержат все те же функции, что и онлайн-платформа. Вы сможете получать уведомления в режиме реального времени, работать с папками Team Folders и моментально синхронизировать файлы в облаке прямо на своем мобильном устройстве.
• Экономия места на диске. Настольное приложение WorkDrive позволяет синхронизировать все файлы вашего компьютера. Вы даже сможете выбрать те, которые будут храниться вне Сети, и синхронизировать все остальные с облачным хранилищем.

Прочитайте наш подробный обзор Zoho WorkDrive, чтобы узнать больше про возможности этого сервиса.

Sync — это одно из самых доступных облачных хранилищ для бизнеса. Всего за $15.00 за пользователя в месяц вы сможете использовать тариф Teams Unlimited, подходящий для команд любых размеров и предлагающий безлимитное хранилище данных. А ведь у других сервисов хранить данные без ограничений можно лишь в тарифах для крупных корпораций!

Тариф Teams Unlimited от Sync не просто позволяет хранить сколько угодно файлов: вы сможете использовать собственный брендинг, получите поддержку по телефону (которая в менее продвинутых тарифах отсутствует) и сможете восстанавливать файлы и отслеживать их изменения в течение 365 дней.

Если же безлимитное хранилище вам не требуется, воспользуйтесь тарифом Teams Standard — с ним вы получите 1 Тб места в облачном хранилище. А если в вашей компании работает более 100 человек, вам может быть интересен тариф Enterprise, стоимость которого определяется отдельно для каждого клиента. Другой интересной особенностью тарифа Enterprise является тренинг, который Sync проведет для ваших сотрудников, чтобы научить их работе с платформой.

Возможности и особенности

• Безлимитная передача данных. Тариф Business от Sync позволит вам передавать данные без ограничений. Это еще одна уникальная особенность сервиса, которая редко встречается у других облачных хранилищ, причем даже в тарифах для бизнеса.
• Надежная защита приватности. Sync использует сквозное шифрование и двухфакторную авторизацию, также сервис соответствует глобальным стандартам приватности данных. Вы сможете защитить доступ к общим файлам и папкам паролями и таймерами, а все украденные и скомпрометированные файлы уничтожать удаленно.
• Архивация файлов без потери доступа к ним. Sync не только создает резервные копии ваших файлов в облаке, но и синхронизирует их в режиме реального времени. Если вам нужно поместить файлы в архив, воспользуйтесь Vault — облачным хранилищем Sync.
• Профессиональные клиентские порталы. В этом смысле Sync работает практически так же, как и другие сервисы, использующие совместно доступные папки. Вы сможете отправлять и получать файлы, просматривать документы, активировать уведомления и делиться мнениями в безопасной рабочей среде, защищенной паролями.

Хотите узнать больше? Прочитайте наш полный обзор Sync.

Zoolz BigMIND имеет множество преимуществ, однако самым выдающимся из них является соответствие стандартам защиты данных. А ведь если ваша компания работает с личными данными клиентов, которые должны получить соответствующую защиту, то и выбирать облачное хранилище для своего бизнеса вы будете именно по этому параметру, не так ли?

Zoolz BigMIND отвечает требованиям законов о защите данных, принятых во множестве стран, в том числе в Австралии (Privacy Act), Малайзии (PDPA – 2010), Евросоюзе (GDPR) и США (HIPAA). BigMIND также имеет крайне подробное соглашение об обработке данных (Data Processing Agreement, DPA), в котором подробно описано, какие данные сервис собирает и как их использует.

Я считаю, что ключевой особенностью BigMIND является соответствие различным стандартам приватности данных, однако в плане функционала сервис также не уступает аналогам. Например, BigMIND умеет мгновенно сканировать и распознавать лица на фотографиях и создавать индексируемые миниатюры для каждого отдельного человека. Смарт-фильтры и система меток позволяют гораздо быстрее находить нужные данные, даже если у вас тысячи файлов и каталогов.

Возможности и особенности

• Тщательные проверки. Вы сможете проверить свои данные самым полным образом: пользовательские авторизации, запрошенные и открытые файлы, удаленные файлы, добавленные или удаленные устройства, просмотренные видео и так далее. Это очень полезно, если вы храните конфиденциальные данные клиентов или должны вести записи для внутренних проверок.
• Хранилища 3 типов. Сервис предлагает три уровня доступа к файлам (по приоритету, по запросу и через архив), поэтому вы можете разделить свои материалы для более эффективной работы с ними. Пусть приоритетные файлы синхронизируются с облаком, а файлы, доступные по запросу, загружаются по мере необходимости. Редко используемые и архивные файлы можно хранить в облаке по льготной цене.
• Резервные копии не только для ПК. Серверы, сетевые диски, внешние диски, смартфоны, планшеты и даже учетные записи в других облачных хранилищах (например, Dropbox, Box и Drive) можно сохранить с помощью BigMIND. Вы даже сможете создать резервные копии своих учетных записей в Facebook, Twitter и Hotmail!
• Поиск по учетным записям. BigMIND позволяет подключить ваши аккаунты в других облачных хранилищах и сервисах (Dropbox, Box, Facebook и так далее) и использовать свои продвинутые системы распознавания лиц и добавления меток для поиска материалов в разных учетных записях.

Прочитайте больше про Zoolz BigMIND в обзоре нашего эксперта.

Считаете, что профилями вашей компании в социальных сетях давно пора заняться? Вот наш список лучших инструментов для работы с соцсетями для бизнеса в 2023, где эксперты поделятся своим мнением о том, какие платформы предлагают самые удобные и полезные инструменты.

Сервисы, не вошедшие в этот список

• Apple iCloud — использование Apple iCloud на ПК ограничивает возможности платформы, также сервис не предлагает мобильное приложение для Android.
• Google Drive — Google Drive имеет заметно меньше функций, чем другие облачные хранилища в этом списке (например, здесь нельзя клонировать резервные копии и использовать пользовательские ссылки), однако на стоимости услуг это почему-то не сказалось.
• Amazon Drive — в отличие от других лучших облачных хранилищ данных, попавших в этот список, у Amazon нет клиента для настольных ПК под управлением Linux, что может ограничить доступность этой платформы.
• Microsoft OneDrive — некоторые базовые функции облачных хранилищ, в том числе создание резервных копий настольных устройств, недоступны в базовом тарифе OneDrive.

Найдите лучшее облачное хранилище для вашего бизнеса

Ответ на вопрос о том, какое облачное хранилище подойдет для вашего бизнеса, зависит в первую очередь от потребностей вашей компании. Также следует учесть размер компании и определиться с тем, какой именно формат вы собираетесь использовать: платформу для совместной командной работы или просто надежное хранилище данных клиентов.

pCloud — это отличный вариант для растущей компании. Гибкие тарифы планы позволяют платить только за добавленных пользователей, причем каждый из них получает 1 ТБ данных — это больше, чем многие другие облачные хранилища предлагают за подписку на тариф целиком. Также ваши файлы будут удерживаться 180 дней.

Тариф Teams Unlimited делает Sync, как считаю лично я, самым выгодным сервисом. Помимо безлимитного хранилища, этот тариф также позволяет передавать данные без ограничений и отслеживать ревизии файлов в течение года, также сервис использует надежные протоколы защиты. Наконец, здесь доступна безопасная папка для хранения (и только хранения!) файлов — Vault, доступ к которой можно получить онлайн или через мобильное приложение.

Если вам нужен максимально функциональный сервис, то я бы посоветовала вам выбрать IDrive. Это облачное хранилище позволяет создавать полные резервные копии системы и предлагает комплексные решения для конечных точек, позволяет вечно хранить файлы и имеет приложения с удобным интерфейсом. Сервис получил 4.6 баллов из 5 в нашем обзоре IDrive. Более того, стоимость подписки начинается всего от $52.12 в месяц.

Вот сопоставительная таблица сервисов, которые я рекомендую.

FAQ

Какое облачное хранилище самое безопасное?

IDrive с полным на то основанием носит лавры самого безопасного облачного хранилища, причем как для бизнеса, так и для частных лиц. Он располагает всеми стандартными функциями защиты, в том числе двухфакторной аутентификацией, а также дает пользователям возможность использовать собственные приватные ключи шифрования.

Сколько в среднем стоят услуги облачного хранилища?

Сумма, которую вам придется ежемесячно или ежегодно тратить для оплаты облачного хранилища, будет зависеть преимущественно от того, какой объем хранилища вам требуется, какие функции вы планируете использовать и сколько пользователей собираетесь подключить. Стоимость большинства базовых тарифов составляет порядка 1000 рублей в месяц. Конечно, цены могут достигать десятков и даже сотен тысяч рублей в год.

Какие меры предосторожности следует принимать, выбирая облачное хранилище для бизнеса?

Крайне важно, чтобы выбранное вами облачное хранилище для бизнеса обеспечивало высочайший уровень защиты и отвечало требованиям законов о приватности, принятых в различных странах — как, например, Zoolz BigMIND и Sync. Также следует обратить внимание на наличие таких функций, как обмен файлами и синхронизация устройств. Ищите облачные хранилища, где регулярно создают резервные копии данных, а также поддерживается одновременно передача файлов — для более быстрой загрузки новых сведений.

Подойдут ли бесплатные облачные хранилища для малого и среднего бизнеса?

Бесплатные облачные хранилища отлично подходят для личного использования, но даже для малого бизнеса их возможностей может не хватить. Так, бесплатные тарифы обычно предлагают порядка 5 Гб места, чего будет недостаточно для маленькой компании. Также бесплатные облачные хранилища не могут предложить своим пользователям продвинутые возможности — например, использование собственных брендовых материалов компании или создание срока действия для совместно доступных ссылок.
Даже если ваше предприятие совсем маленькое, оплата услуг облачного хранилища станет отличной инвестицией. Если вы все еще рассматриваете доступные варианты, обратите внимание на наш список безопасных и надежных облачных сервисов резервного копирования в 2023, чтобы найти лучшие из доступных в настоящий момент предложений.

Достаточно ли возможностей бесплатного облачного хранилища для малой компании? Смотрим и сравниваем.

Что облачные хранилища предлагают для бизнеса

Сразу скажем, что облачные провайдеры предусматривают два варианта использования облака: для физического лица и для бизнеса. Бизнес-аккаунты отличаются тем, что их владелец может создавать команду пользователей, назначать уровни доступа к той или иной информации, контролировать действия с файлами, а при увольнении сотрудника лишать его доступа к общим файлам и папкам.

Физические лица тоже могут делиться файлами с другими пользователями (и отзывать доступ по ссылке) и при этом даже иногда выбирать уровень доступа: просто скачать файл или отредактировать. Однако у них не будет инструментов для мониторинга действий пользователей, распределения их на группы, простого исключения пользователя в случае его увольнения. В некоторых случаях это непринципиально: например, если в бизнесе участвует всего три человека, отношения между ними доверительные, да и особо конфиденциальной информации нет. Но иногда облачные хранилища для бизнеса и частного использования у одного и того же разработчика называются по-разному: скажем, в первом случае Google предлагает Google Suite, а во втором – Google Drive, и уж тут бизнес-инструменты просто необходимы.

Понятно, что все бизнес-аккаунты платные (в отличие от частных), и для удобства мы собрали информацию по каждому из них (см. таблицу).

Еще одна важная функция облачных хранилищ – интеграция с другими приложениями и сервисами, в частности веб-версиями офисных программ. Такая возможность предусмотрена в Google Drive и Google Suite, в OneDrive, «Яндекс.Диске» и т. д. и очень удобна для пользователей, которые постоянно работают с документами, причем коллективно: можно совместно редактировать тексты в онлайн-режиме прямо в браузере, не загружая их в компьютер. Или написать комментарии к созданному коллегой документу.

Многие облачные хранилища позволяют прямо в браузере просматривать файлы распространенных форматов: документы, таблицы, фотографии, видео. В работе это довольно важно — не надо скачивать файл, чтобы посмотреть его содержимое. Не нужна эта функция только в том случае, если облако используется как архив, к которому обращаются довольно редко.

И еще один актуальный параметр, на который следует обратить внимание, — шифрование файлов. Некоторые облака могут хранить файлы в зашифрованном пользователем виде, при этом ключ есть только у самого пользователя и он не хранится на сервере (то есть даже владельцы облака не смогут прочитать содержимое). Кстати, именно поэтому не получится использовать зашифрованные файлы и в режиме предварительного просмотра. В зашифрованном виде можно хранить сугубо конфиденциальную информацию, а использование для этого облачных технологий объясняется просто удобством доступа к ней (с ключом, разумеется) из любой точки мира.

Если облачное хранилище будет использоваться для предоставления публичного доступа к файлам (например, видео), то нужно иметь в виду, что некоторые провайдеры выставляют ограничения на объем скачивания (например, 1 Тбайт в месяц). При частом скачиваний файлов больших размеров этот ресурс можно легко выбрать, и тогда доступ будет ограничен.

Сравнение облачных хранилищ

Приведем примеры облачных хранилищ, которые можно использовать в малом бизнесе. Так как подобных предложений на рынке достаточно, ограничимcя теми, которые поддерживают русский язык (начинающему пользователю легче в них освоиться), содержат средства предварительного просмотра и хотя бы минимальный набор инструментов для командной работы.

	Dropbox	Google Drive (или Google Suite)	Облако@Mail.ru (или Teambox)	Яндекс.Диск	OneDrive	pCloud	Mega
Специальная версия для бизнеса	Есть	Есть	Есть	Нет	Есть	Есть	Нет
Интеграция с офисными приложениями	Microsoft Office Online	Google Документы	Microsoft Office Online	Microsoft Office Online	Microsoft Office Online или	Нет	Нет
Microsoft Office 365
Предварительный просмотр фотографий, документов, видео	Есть	Есть	Есть	Есть	Есть	Есть	Ограниченный
Бесплатный объем хранилища в версии для частного использования, Гб	2	15	8	10	5	10	50
Тарифы на частное использование хранилища (за год)	Plus (1 Тб) – $99	100 Гб – 1390 руб.	64 Гб – 690 руб.	10 Гб – 300 руб.	50 Гб – 1680 руб.	Премиум (500 Гб) – €47,88	Pro Lite (200 Гб) – €49,9
Professional (1 Тб) – $198,96	1 Тб – 6990 руб.	128 Гб – 1490 руб.	100 Гб – 800 руб.	1 Тб (вместе с Office 365) – 2699 руб.	Премиум плюс (2 Тб) – €95,88	PRO I (1 Тб) – €99,9
		256 Гб – 2290 руб.	1 Тб – 2000 руб.	5 Тб (вместе с Office 365 для 5 человек) – 3399 руб.	Есть тарифы с постоянной лицензией	PRO II (4 Тб) – €199,9
		512 Гб – 3790 руб.				PRO III (8 Гб) – €299,9
		1 Тб – 6990 руб.
		2 Тб – 13 900 руб.
		4 Тб – 27 900 руб.
Тарифы на бизнес-аккаунты (за пользователя при оплате сразу за год)	Standard (2 Тб) – $150	Basic (30 Гб) – $50	3 руб. за 1 Гб в месяц (независимо от кол-ва пользователей)	Нет	План 1 (1 Тб) – 3748,8 руб.	1 Тб – $95,88	Нет
Advanced (безлимит) – $240	Business (безлимит) – $120	План 2 (безлимит) – 7497 руб.
	Enterprise (безлимит) – $300
Ограничения на скачивание (передачу)	Нет	Нет	Нет	Есть	Нет	1 Тб	Pro Lite – 1 Тб
PRO I – 2 Тб
PRO II – 8 Тб
PRO III – 16 Тб
Ограничения на объем загружаемого файла	20 Гб	5 Тб	2 Гб – в бесплатной версии, 32 Гб – в платной,	Нет данных	10 Гб	Нет ограничений	Нет ограничений
15 Гб – в бизнес-версии

Dropbox

Одно из старейших облачных хранилищ и, наверное, самое известное.

В версиях для личного использования поддерживается интеграция с Microsoft Office Online, а во всех трех бизнес-версиях — и с Microsoft Office 365 (одна даже позволяет создавать рабочие группы и управлять доступом к файлам). Бесплатный объем для личного использования – всего 2 Гбайт, зато по самому дешевому бизнес-тарифу доступны целых 2 Тбайт, а в более дорогих объем облака не ограничен. Поддерживается 256-битное шифрование AES.

Google Drive (или Google Suite для бизнеса)

Тоже довольно известный продукт. Бизнес-версия, помимо стандартных функций, предусматривает интеграцию с голосовыми и видеочатами, календарем, корпоративной почтой на базе Gmail.

 

Кстати, управлять доступом к файлам можно и в Google Drive:  программа позволяет установить три уровня – просмотр, комментирование и редактирование. Доступ можно дать только конкретным пользователям (им потребуется авторизоваться в Google) или по ссылке. То есть при желании можно настроить более или менее нормальную работу в команде даже при использовании Google Drive. Есть интеграция и с «Google Документами». Бесплатный объем для личного пользования – 15 Гбайт. По самому дешевому бизнес-тарифу доступно 30 Гбайт, но по всем другим объем облачного хранилища не ограничен.

«Облако@Mail.ru» (или «Teambox для бизнеса»)

Услуга от отечественного IT-гиганта предусматривает интеграцию с Microsoft Office Online, поэтому создавать и редактировать документы, таблицы и презентации можно прямо в браузере с автоматическим сохранением изменений в облаке.

Бизнес-версия, помимо стандартных функций, обладает интеграцией с протоколом WebDAV, позволяя работать с облаком как с обычными папками на компьютере. Ценообразование тоже очень простое: 3 рубля за 1 Гбайт в месяц. Версия для частного использования сейчас обеспечивает бесплатно 8 Гбайт (в самом начале предлагался целый терабайт).

В «Облаке@Mail.ru» можно настроить два уровня доступа к папкам (просмотр и редактирование) и вручную назначить пользователей, которые будут иметь к ним доступ, либо создать на них ссылку для любых пользователей.

«Яндекс.Диск»

У «Яндекса» нет специальной версии облачного хранилища для бизнеса, но уровни доступа к папкам можно настроить так же, как в «Облаке@Mail.ru».

Есть интеграция с Microsoft Office Online. Бесплатный объем – 10 Гбайт, а цены на дополнительный довольно демократичны: скажем, 1 Тбайт за 2000 рублей в год. Многим россиянам «Яндекс.Диск» хорошо знаком, так что его использование в бизнесе не потребует дополнительных навыков.

OneDrive

Продукт от Microsoft. В бизнес-версии, помимо стандартных, имеется функция удаленного доступа к файлам. А значит, можно изменять загруженный на компьютер файл без подключения к Интернету и все изменения автоматически синхронизируются при подключении.

Во всех версиях есть интеграция с Microsoft Office Online.

В версии для частного использования можно делиться папками с другими пользователями, разрешая или запрещая их редактировать. Бесплатный объем облака для частного хранения – всего 5 Гбайт.

pCloud

Относительно молодое облачное хранилище, офис разработчика находится в Швейцарии. В бизнес-версии каждому пользователю доступен 1 Тбайт информации, а в обычной – 10 Гбайт бесплатно и еще 10 получаешь, участвуя в акциях, но все дополнительные объемы  платные. Интеграции с офисными приложениями нет, но просмотреть документы, фото (в том числе в формате RAW) и видео можно прямо в браузере, не загружая в компьютер. Поддержка pCloud Crypto позволяет зашифровать свой файл собственным ключом, так что даже разработчики не смогут прочитать содержимое.

Mega

Продукт новозеландского разработчика. Здесь нет ни бизнес-аккаунта, ни интеграции с офисными приложениями, даже нельзя просмотреть файлы Microsoft Word (хотя фото и PDF можно). Зато Mega обеспечивает бесплатно целых 50 Гбайт всем зарегистрированным пользователям.

Таким образом, если нужен именно архив и желательно бесплатный, то этого объема будет вполне достаточно, а значит, Mega – весьма удачный вариант. Скорость скачивания не ограничена, но объем передачи информации в месяц по самому дешевому тарифу – всего 1 Тбайт (правда, если использовать Mega как архив, это непринципиально).

*   *   *

Итак, если облачное хранилище планируется использовать только в качестве архива, стоит обратить внимание на «Яндекс.Диск» или One Drive – у них самые демократичные цены. Самый большой бесплатный объем хранения предлагает Mega – 50 Гбайт. Активно работать с файлами в облачном хранилище в онлайн-режиме позволяют все рассмотренные решения, кроме pCloud и Mega.

Хранение документов в облаке: как организовать своё облачное хранилище

Облачное хранилище – сервис, который позволяет загружать и хранить данные – например, фотографии, видео, сканы документов, текстовые документы, таблицы, презентации и аудиофайлы.

Что такое облачное хранилище?

Облачное хранилище можно использовать не только в личных целях – для хранения памятных снимков или документов. Сотрудники компаний часто используют облачные хранилища для обмена объемными файлами – чертежами, базами данных и другими рабочими документами.

А фирмам зачастую выгоднее купить место для хранения информации в облаке, чем поднимать и обслуживать собственный сервер данных.

Как работает облачное хранилище?

Компания, которая предоставляет услуги облачного хранилища, создает пул собственных серверов хранения данных и набирает команду профессионалов для их обслуживания. На сервера загружаются все файлы пользователей, которые хранятся в Облаке. После того как пользователь загрузил информацию в Облако через интернет, файлы появляются на удаленном сервере компании.

Даже когда вы удалите данные со своего компьютера, они останутся в Облаке, так как уже продублированы на сервере. В любой момент пользователь может просмотреть или скачать сохраненный в облаке файл, а также поделиться им через ссылку.

С помощью ссылки вы можете давать пользователям просматривать и скачивать ваши файлы. Это удобно для обмена семейными фотографиями или рабочими документами.

Если во время загрузки файла вы потеряли соединение с интернетом, не переживайте – как только соединение будет восстановлено, и вы сможете продолжить загружать файлы на Облако с сохранением прогресса. Для этого зайдите в «Загрузки» и нажмите «Продолжить».

Насколько надежно хранить данные в облаке?

Как правило, данные дублируются на нескольких серверах, которые размещают в разных местах на случай природной или техногенной катастрофы: при физической гибели одного сервера данные будут сохранены на другом.

Помимо физической гибели серверам могут грозить хакерские атаки – над обеспечением безопасности данных Облака Mail.ru работают высококвалифицированные специалисты.

Кроме того, если вы потеряете свой гаджет, через облако можно будет стереть загруженные на него данные, и злоумышленники не смогут украсть ваши данные – личные фото, видео, документы и пароли.

Чтобы быть уверенными в надежности хранения данных, при выборе облачного хранилища обратите внимание на его репутацию. Так, в Облаке Mail.ru не было ни одного случая технического сбоя с удалением файлов пользователей.

Какие данные можно хранить в облаке?

Хранение данных не ограничено форматами. Вы можете загружать на облако любые файлы:

• личные фотографии, аудио и видео. Это поможет сохранить важные воспоминания о лучших моментах. Кстати, в интерфейсе Облака Mail.ru предусмотрены Истории, в которых вы сможете пересматривать снимки разных лет;
• рабочие файлы. Вы можете залить на облако исходные файлы любых программ, например – AutoCAD или Photoshop*, или поделиться архивом.
• документы. Если вы переживаете за сохранность важных документов, которые не используете ежедневно – например, заграничных паспортов, дипломов, свидетельства о рождении, их можно сдать в банковскую ячейку. А чтобы все данные были под рукой, отсканируйте их и загрузите на Облако Mail.ru.

Кстати, Облако Mail.ru обладает интеллектуальной системой распознавания документов, что поможет быстро найти нужные файлы, даже если вы не задумывались о том, чтобы упорядочить систему хранения информации.

Как долго хранятся файлы?

Файлы будут храниться все время, пока вы используете Облако. Если вы регулярно заходите в него, беспокоиться не о чем. Но если аккаунт будет неактивен больше года, он может быть удален. Перед этим мы обязательно пришлем письмо с уведомлением, чтобы вы смогли войти в аккаунт и сохранить свои данные.

Если вы случайно удалили нужный файл, его можно найти в «Корзине» – информация хранится 14 дней после удаления.

Какой объем файлов можно хранить в облаке?

Базовый объем облака для каждого пользователя составляет 8 гигабайт – пространство предоставляется бесплатно. Максимальный размер файла при этом составляет 2 гигабайта. Если этого хранилища для вас недостаточно либо вы хотите загрузить файл большего размера, рассмотрите платные тарифы.

Мобильные тарифы

Дают возможность приобрести от 32 Гб до 1 Тб на год или на месяц. Приобретенный объем будет добавлен к текущему бесплатному объему хранилища.

Размер загружаемых файлов не должен превышать 32 Гб. Такой тариф можно подключить через iOS- и Android-приложение Облака.

Веб-тарифы

Дают возможность приобрести от 128 Гб до 4 Тб дополнительного пространства на 1 месяц или год. Приобретенный объем будет добавлен к текущему бесплатному объему хранилища.

Дополнительное удобство для бизнеса – гибкий объем хранилища. В любой момент тариф можно изменить под ваши нужды: увеличить пространство для дополнительных данных или, наоборот, сэкономить, если необходимости в хранении больших объемов данных сейчас нет. Юридические лица могут запросить индивидуальный размер хранилища объемом от 2 Тб.

Размер загружаемых файлов не должен превышать 32 Гб. Такой тариф можно подключить через веб-версию Облака.

PRO-тарифы

Дают возможность загружать от 512 Гб до 4 Тб дополнительно, подписку можно оформить на 6 месяцев или год. Приобретенный объем будет добавлен к текущему бесплатному объему хранилища.

Также в стоимость входят дополнительные возможности:

• подписка на VK Combo;
• отключение рекламы на облаке;
• полная версия приложения Диск-О:. Эта программа позволяет объединить в одном месте данные из 13 облачных хранилищ, включая такие популярные, как Облако Mail.ru, Яндекс Диск, Dropbox, Google Диск и другие;
• 60 дней истории изменения файлов;
• возможность назначать дату для автоматического удаления совместных папок;
• скидка 20% на аренду оборудования для фото- и видеосъемок у партнера Облака Rentaphoto.

Размер загружаемых файлов не должен превышать 100 Гб.

Чем отличаются платные сервисы от бесплатных?

Бесплатные сервисы отличаются от платных облачных хранилищ ограниченным функционалом по следующим параметрам:

• Ограниченный объем

По бесплатной подписке доступный объем хранения информации не превышает, как правило, 20 Гб. Такого объема недостаточно даже для небольшой компании, оперирующей «легкими» файлами, например, бухгалтерской документацией.

• Ограниченная функциональность для корпоративного сегмента

Целевой сегмент бесплатных сервисов — обычные пользователи, а не корпоративные заказчики. В бесплатных хранилищах не предусмотрен такой функционал, как интеграция со службой каталогов ОС и справочником пользователей, функционал для отдела информационной безопасности. Например, журнал для отслеживания перемещения документов и резервное копирование данных.

• Безопасность информации

В пользовательском соглашении бесплатных сервисов закреплен пункт о том, что компания оставляет за собой право предоставлять доступ к вашей информации, хранимой в ее облаке, при запросе государственных органов. В корпоративных облачных сервисах предусмотрено разграничение уровней доступа: при правильной настройке ваша информация не будет видна ни одному сотруднику облачного хранилища. Вы можете даже хранить данные в зашифрованном виде.

Если вы хотите использовать облачное хранилище исключительно в виде «виртуальной флешки», можно остановить свой выбор и на бесплатных вариантах. Но если вы намерены интегрировать подобные решения в свой бизнес и заботитесь о безопасности, то за расширенный функционал и удобство работы придется заплатить. И здесь возникает следующий вопрос.

Платные облачные сервисы: минимальный функционал

Какой должен быть минимальный функционал у платных облачных хранилищ:

• Хранение неограниченных объемов информации

В платном сервисе обязательно должны быть функция оперативного расширения доступного объема хранилища до нужных размеров, а также механизм гибкой настройки необходимых квот на пользователей. Это важно даже для малого бизнеса, который впоследствии планируется масштабировать.

Хранение неограниченных объемов информации нужно компаниям, которые хранят архивы документов как минимум несколько лет. Такой функционал критичен для бизнеса, который работает с «тяжелыми» файлами (например, если ваша компания предоставляет услуги по видеосъемке).

• Интеграция с информационными системами

Облачное хранилище может интегрироваться с корпоративными информационными системами, например, с CRM, ERP, СЭД: происходит автоматическая передача файлов из облачного хранилища в необходимую систему. Дальше происходит обработка файлов, согласно принятым в компании бизнес-процессам. Проще говоря, выгружать файл себе на компьютер, чтобы потом его загрузить в 1С совершенно необязательно, достаточно сразу его разместить в нужной папке в облаке.

• Резервное копирование всей хранимой информации

Гарантия того, что все документы, с которыми вы работали, сохраняются в облаке: сотрудники их не смогут случайно или намеренно удалить, а если в сохраненных изменениях была допущена ошибка, они всегда могут откатиться к предыдущей версии файла. Некоторые сервисы не просто сохраняют копии документов, но и всю структуру папок, которую пользователи привыкли видеть на своих компьютерах.

• Синхронизация данных между устройствами

Количество гаджетов, которые мы используем в повседневной жизни, растет: компьютеры, ноутбуки, планшеты, смартфоны. Часто мы используем устройства от разных производителей с разной программной начинкой. Для оперативного решения бизнес-задач необходимо иметь доступ к актуальной рабочей документации с любого из устройств разных производителей.

• Техническая поддержка

Некоторые компании предоставляют не только техническую поддержку 24/7, но и менеджера под каждый проект, которого можно подключить для оперативного решения серьезных инцидентов. Российские сервисы обладают неоспоримым преимуществом, так как предоставляют поддержку на русском языке.

На что еще обратить внимание?

Мы рекомендуем выбрать несколько облачных хранилищ на тестовый период и на практике посмотреть, насколько удобен тот или иной сервис. С каким-то из сервисов удобно работать на ПК, но мобильная версия урезана и непригодна для полноценной работы. Другие облачные сервисы не позволяют нескольким сотрудникам работать с одним и тем же документом единовременно: приходится скачивать файлы по ссылке, вносить изменения, снова загружать в хранилище и так далее.

Во время переговоров с клиентами на деловых мероприятиях и конференциях (Национальная премия IT-решений «Цифровые вершины», BIT-2017 в Казани, конференция «Облака 2017: основные тренды») в рамках внутреннего исследования наши менеджеры опрашивали предпринимателей и владельцев компаний среднего и малого бизнеса из ритейла, телекома, энергетики, строительного и госсектора. Мы хотели выяснить, какие еще есть потребности и пожелания к функционалу сервиса по работе с корпоративными документами.

О чем мы спрашивали:

• Использует ли организация файлообменники
• Какой функционал считает наиболее важным в данном сервисе
• Готова ли компания дополнительно платить за безопасность

Наиболее привлекательными для предпринимателей оказались следующие возможности:

• Безопасность

Разграничение прав доступа должно осуществляться в соответствии с политикой информационной безопасности компании или по усмотрению руководителей. Кроме того, предпочтительно, чтобы настройки отчетности позволяли фиксировать все обращения к файлам и отслеживать любые манипуляции с ними.

• Пользовательский интерфейс

По-настоящему дружелюбный, современный и интуитивно понятный интерфейс: для работы с ним не потребуется ни специфических навыков, ни технических знаний, ни ознакомления с инструкцией пользователя и обучения сотрудников.

• Поддержка версионности файлов

Возможность начинать работу с любой из предыдущих версий документа, даже если он был изменен множество раз. Дополнительно эта функция позволяет решать проблемы человеческого фактора, например, в ситуациях, когда файлы удаляются кем-либо из пользователей случайно или специально. С точки зрения безопасности версионность позволяет защищать данные от атак вирусов-«вымогателей». Достаточно просто вернуться к предыдущей версии файла.

• Удобная совместная работа

Редактирование документов или другие манипуляции с файлами без скачивания и перехода по ссылкам. Полноценная работа с данными в онлайн-режиме должна осуществляться с помощью права доступа к редактированию, добавлению новых файлов и других функций.

• Резервное копирование

Как правило, сервисы позволяют сохранять в облаке лишь те документы, которые складываются в определенную папку. Компаниям хочется выбирать любые пути хранения файла с документами: хоть весь компьютер указать (главное, не трогать системные папки или файлы с определенным расширением) для автоматического резервного копирования и синхронизации. Резервное копирование поможет решить вопрос сохранности всех документов сотрудника и облегчит их передачу новому.

Сравниваем платные облачные хранилища

Мы выбрали 10 платных сервисов для хранения корпоративной документации и сравнили их по функционалу. Стоит отметить, что два последних — «Мой офис» и WorksPad — мы включили в таблицу несмотря на то, что они лишь частично выполняют функции облачных хранилищ, но клиенты регулярно о них спрашивают. «Мой Офис» — это офисный пакет российского производства, аналог Microsoft Office, имеет встроенное файловое хранилище, которое может хранить файлы только данного офисного пакета. WorksPad и вовсе позиционирует себя как мобильное рабочее место.

Российские компании обладают большей экспертизой в части выполнения требований законодательства, например, закона о персональных данных ФЗ-152, по которому эта информация должна обрабатываться на территории России. События на геополитической арене непредсказуемы, а санкции могут оборачиваться самым причудливым образом, важно не зависеть в своей работе от иностранных корпораций.

Таблица сравнения функционала облачных решений. Примечание 1: зеленый — есть, розовый — предоставляется частично, красный — отсутствует. Примечание 2: сравнение по параметрам носит субъективную оценку авторов текста, стоит также учитывать, что функциональность каждого продукта может меняться со временем.

Бизнесу нужно понимать, для чего ему нужно «облако»

Мы составили список вопросов, ответы на которые помогут сделать выбор в пользу правильного для вас облачного хранилища.

• Как обеспечивается сохранность размещенной в облаке информации?
• Как контролировать, кто, когда и что делает с файлами, предназначенными для совместного доступа?
• Надежно ли защищен сам облачный «сейф»?
• Насколько «дружелюбен» интерфейс, чтобы решать все вопросы администрирования быстро и просто?
• Как решить проблему, если вдруг что-то пошло не так?

Наш обзор показывает, что функционал платных облачных хранилищ достаточно похож. Компании, для которых важна экономия, а безопасность хранимой информации менее критична, могут выбрать такие популярные сервисы, как Google Диск или Mail.ru. К слову, OneDrive и Google Диск предоставляют корпоративным клиентам бесплатное место в облаке.

Так, VALO Cloud — один из немногих продуктов, который может создавать резервные копии устройств пользователя и допускает интеграции в сторонние приложения. Последнюю возможность имеет и OwnCloud. Они наиболее подходят крупным корпоративным заказчикам и государственным органам.

Самое важное для бизнеса — это четкое понимание, для чего нужно облачное хранилище и какие данные в нем будут храниться. Имея ответы на эти вопросы, можно подобрать оптимальный сервис по соотношению цены и качества.

---

Материалы по теме:

Что ждет российский рынок облачных сервисов в этом году

Почему к 2027 году каждая компания будет использовать блокчейн

Облака для стартапов: Как сэкономить на ИТ при запуске проекта

Стоит ли вводить норматив на облако? Что российские топ-менеджеры думают об облачных технологиях

Пять причин переехать на «облако»