Как оптимизировать логистику в транспортной компании

Вы узнаете

Как правильно классифицировать транспортные расходы в целях их оптимизации

Как определить приоритетность направлений оптимизации транспортных расходов

Какие методы оптимизации транспортных расходов применяют на практике

С помощью каких способов достигают наибольшей оптимизации транспортных расходов компании

На транспортные расходы приходится существенная часть операционных затрат компании, поэтому экономическая служба должна систематически анализировать их эффективность, искать возможности для оптимизации. Оптимизация транспортных затрат поможет предприятию снизить себестоимость выпуска и реализации продукции, получить конкурентные преимущества на рынке сбыта. Однако в ходе этих работ следует придерживаться баланса между соображениями экономии затрат и обеспечения бесперебойности процессов транспортной логистики. О приоритетных направлениях и наиболее эффективных способах оптимизации транспортных расходов компании читайте в статье.

СТРУКТУРА ТРАНСПОРТНЫХ РАСХОДОВ И МЕТОДЫ ИХ ОПТИМИЗАЦИИ

Чтобы мероприятия по оптимизации транспортных расходов достигли своих целей, транспортную логистику предприятия нужно рассматривать как самостоятельный бизнес-процесс, состоящий из четырех групп процессов (рис. 1).

К группе основных процессов относятся процессы, которые непосредственно связаны с оказанием транспортных услуг:

• транспортировка груза от места загрузки до места выгрузки;

• погрузочно-разгрузочные работы;

• экспедиционное обслуживание перевозки груза.

Группа вспомогательных процессов:

• техническое обслуживание и ремонт транспорта;

• обеспечение работы складской и ремонтной инфраструктуры;

• внутрихозяйственная транспортировка товарно-материальных ценностей (ТМЦ).

Группа обслуживающих процессов:

• материально-техническое снабжение (закупка горюче-смазочных материалов (ГСМ), запасных частей, спецодежды, инструмента, расходы на хозяйственные нужды и т. д.);

• медицинское обеспечение;

• осмотр транспорта перед выездом;

• обеспечение транспорта местами стоянки и хранения.

Группа управленческих процессов:

• планирование производственной деятельности;

• обеспечение предприятия заказами на услуги;

• управление деятельностью предприятия;

• контроль и учет результатов деятельности предприятия.

Возможности оптимизации транспортных расходов необходимо рассматривать по каждой группе процессов в отдельности.

По основным процессам возможные методы оптимизации расходов целесообразно рассматривать и в классификации по целевым направлениям использования транспортных средств компании (рис. 2).

Так, для направлений доставки ТМЦ от поставщиков и готовой продукции/товаров покупателям наибольший эффект оптимизации транспортных затрат дает контроль эффективности загрузки и оптимальности маршрутов транспортировки.

Затраты на доставку персонала и на транспорт для офиса оптимизируют путем сравнения стоимости содержания собственного и использования наемного транспорта. Расходы на транспорт для хозяйственных нужд предприятия оптимизируют через подбор такого графика использования транспорта, который позволит удовлетворить транспортные потребности с минимальными затратами.

При разработке мероприятий по оптимизации транспортных расходов следует учитывать структуру этих расходов в аналитике статей затрат. Так, в общей структуре затрат на транспорт можно выделить следующие группы:

• заработная плата сотрудников с отчислениями во внебюджетные фонды;
• горюче-смазочные материалы;
• техобслуживание и ремонт транспортных средств;
• услуги подрядных организаций;
• прочие расходы на транспорт.

Среднестатистическая доля указанных групп затрат в общей величине транспортных расходов приведена на диаграмме (рис. 3).

На основании показателей диаграммы можно сделать вывод, что для наибольшего эффекта в первую очередь следует оптимизировать такие затраты, как зарплата и расход ГСМ, а затем перейти к оптимизации расходов на техобслуживание/ремонт транспорта и услуги подрядных организаций.

Важный момент: прочие расходы следует оптимизировать выборочно по отдельным статьям и только в случае, если экономия затрат будет существенно превышать затраты по их оптимизации.

НАИБОЛЕЕ ЭФФЕКТИВНЫЕ СПОСОБЫ ОПТИМИЗАЦИИ ТРАНСПОРТНЫХ РАСХОДОВ

Существует достаточно много способов сокращения транспортных расходов, мы рассмотрим наиболее эффективные.

Использование сдельно-тарифной формы оплаты труда

Применение сдельно-тарифной формы оплаты труда помогает оптимизировать транспортные расходы в части заработной платы в случае, когда объем грузоперевозок на предприятии нестабильный и меняется в течение года.

Суть способа: у сотрудников, непосредственно занятых грузоперевозками, заработная плата делится на постоянную и переменную части. Переменная часть переводится в расценки за единицу услуг, в качестве которой чаще всего выступает тонно-километр (т/км).

Если у предприятия падает объем оказываемых транспортных услуг, то снижается сумма начисленной переменной части заработной платы. Если объем услуг повышается, у предприятия сумма переменной части заработной платы увеличивается, но при этом снижается себестоимость единицы услуги в части расходов на зарплату.

Для современного бизнеса важно наладить все процессы, от выбора поставщиков до доставки товара клиенту. При этом одна из самых важных и затратных областей – это логистика транспортных перевозок. Её компетенция распространяется от доставки материалов на производство до развоза готового товара конечным покупателям.

Грамотно организованная система перевозок позволяет сократить расходы на содержание автопарка, а также минимизировать риски задержек и порчи груза. Именно для этого необходимо постоянно оптимизировать систему транспортной логистики, тем самым уменьшать затраты без потери качества перевозки.

Для чего необходима оптимизация перевозок?

Оптимизация транспорта необходима при неконтролируемом росте издержек, а именно:

• Затрат на погрузку и разгрузку;
• Затрат на доставку в конечную точку и промежуточные пункты;
• Топливных затрат и затрат на эксплуатацию ТС;
• Оплаты труда водителям, механикам и пр.

Таким образом, при росте этих показателей при сохранении объёма и скорости перевозки необходимо проанализировать текущую логистическую стратегию и определить причины и возможные риски увеличения затрат. Как правило, анализу подвергаются следующие этапы:

• Способ перемещения груза и выбор транспортного средства;
• Маршруты перевозок и схема расположения складов компании;
• Выбор логистических посредников (при необходимости).

По итогам анализа специалистами составляется список рекомендаций, нацеленных на рост эффективности управления транспортом и перевозками. 

Основные методы оптимизации перевозок

При оптимизации транспортных процессов внимание уделяется трём направлениям:

• Выбор оптимальных способов перевозки. Правильный выбор транспортного средства, основанный на задачах и типе груза, позволяет значительно сократить издержки. Так, например, в пределах одного населённого пункта лучше перевозить груз малогабаритными моделями.
• Выбор маршрута. Распределение промежуточных точек, выбор трассы, использование платных автомагистралей и прочие детали позволяют увеличить качество перевозки, а именно её скорость и объём.
• Анализ необходимости собственного автопарка. Для владельцев крупного бизнеса обычно более выгодно иметь собственный транспорт, а не пользоваться услугами логистических компаний.

После проработки этих направлений создаются и утверждаются списки рекомендаций, которые позволят сократить издержки и повысить качество перевозки. 

Автоматизация транспортной логистики

Автоматизация управления транспортной логистикой — еще один способ сделать перевозку грузов максимально эффективной. AXELOT TMS X4 значительно упрощает организацию всего процесса перевозки, от обработки заявок и выбора ТС до подготовки сопроводительной документации. С его помощью формируются оптимальные маршруты для транспорта, ведется контроль за движением автомобилей  в реальном времени, фиксируются расходы на топливо и ГСМ, ведутся базы учета технического состояния автопарка и т.д.

Менеджеры AXELOT будут рады ответить на все вопросы по тел. +7(495)961-26-09. Также вы можете написать нам через форму

Обратная связь

Соглашение о конфиденциальности

и обработке персональных данных

1.Общие положения

1.1.Настоящее соглашение о конфиденциальности и обработке персональных данных (далее – Соглашение) принято свободно и своей волей, действует в отношении всей информации, которую ООО «Инсейлс Рус» и/или его аффилированные лица, включая все лица, входящие в одну группу с ООО «Инсейлс Рус» (в том числе ООО «ЕКАМ сервис»), могут получить о Пользователе во время использования им любого из сайтов, сервисов, служб, программ для ЭВМ, продуктов или услуг ООО «Инсейлс Рус» (далее – Сервисы) и в ходе исполнения ООО «Инсейлс Рус» любых соглашений и договоров с Пользователем. Согласие Пользователя с Соглашением, выраженное им в рамках отношений с одним из перечисленных лиц, распространяется на все остальные перечисленные лица.

1.2.Использование Сервисов означает согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нем условиями; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сервисов.

1.3.Сторонами (далее – «Стороны) настоящего Соглашения являются:

«Инсейлс» – Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус», ОГРН 1117746506514, ИНН 7714843760, КПП  771401001, зарегистрированное по адресу: 125319, г.Москва, ул.Академика Ильюшина, д.4, корп.1, офис 11 (далее — «Инсейлс»), с одной стороны, и

«Пользователь» –

либо физическое лицо, обладающее дееспособностью и признаваемое участником гражданских правоотношений в соответствии с законодательством Российской Федерации;

либо юридическое лицо, зарегистрированное в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

либо индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

которое приняло условия настоящего Соглашения.

1.4.Для целей настоящего Соглашения Стороны определили, что конфиденциальная информация – это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности (включая, но не ограничиваясь: информацию о продукции, работах и услугах; сведения о технологиях и научно-исследовательских работах; данные о технических системах и оборудовании, включая элементы программного обеспечения; деловые прогнозы и сведения о предполагаемых покупках; требования и спецификации конкретных партнеров и потенциальных партнеров; информацию, относящуюся к интеллектуальной собственности, а также планы и технологии, относящиеся ко всему перечисленному выше), сообщаемые одной стороной другой стороне в письменной и/или электронной форме, явно обозначенные Стороной как ее конфиденциальная информация.

1.5.Целью настоящего Соглашения является защита конфиденциальной информации, которой Стороны будут обмениваться в ходе переговоров, заключения договоров и исполнения обязательств, а равно любого иного взаимодействия (включая, но не ограничиваясь, консультирование, запрос и предоставление информации, и выполнение иных поручений).

2.Обязанности Сторон

2.1.Стороны соглашаются сохранять в тайне всю конфиденциальную информацию, полученную одной Стороной от другой Стороны при взаимодействии Сторон, не раскрывать, не разглашать, не обнародовать или иным способом не предоставлять такую информацию какой-либо третьей стороне без предварительного письменного разрешения другой Стороны, за исключением случаев, указанных в действующем законодательстве, когда предоставление такой информации является обязанностью Сторон.

2.2.Каждая из Сторон предпримет все необходимые меры для защиты конфиденциальной информации как минимум с применением тех же мер, которые Сторона применяет для защиты собственной конфиденциальной информации. Доступ к конфиденциальной информации предоставляется только тем сотрудникам каждой из Сторон, которым он обоснованно необходим для выполнения служебных обязанностей по исполнению настоящего Соглашения.

2.3.Обязательство по сохранению в тайне конфиденциальной информации действительно в пределах срока действия настоящего Соглашения, лицензионного договора на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договора присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ, агентских и иных договоров и в течение пяти лет после прекращения их действия, если Сторонами отдельно не будет оговорено иное.

2.4.Не будут считаться нарушением настоящего Соглашения следующие случаи:

(а)если предоставленная информация стала общедоступной без нарушения обязательств одной из Сторон; 

(б)если предоставленная информация стала известна Стороне в результате ее собственных исследований, систематических наблюдений или иной деятельности, осуществленной без использования конфиденциальной информации, полученной от другой Стороны;

(в)если предоставленная информация правомерно получена от третьей стороны без обязательства о сохранении ее в тайне до ее предоставления одной из Сторон; 

(г)если информация предоставлена по письменному запросу органа государственной власти, иного государственного органа,  или органа местного самоуправления в целях выполнения их функций и ее раскрытие этим органам обязательно для Стороны. При этом Сторона должна незамедлительно известить другую Сторону о поступившем запросе;

(д)если информация предоставлена третьему лицу с согласия той Стороны, информация о которой передается.

2.5.Инсейлс не проверяет достоверность информации, предоставляемой Пользователем, и не имеет возможности оценивать его дееспособность.

2.6.Информация, которую Пользователь предоставляет Инсейлс при регистрации в Сервисах, не является персональными данными, как они определены в Федеральном законе РФ №152-ФЗ от 27.07.2006г. «О персональных данных».

2.7.Инсейлс имеет право вносить изменения в настоящее Соглашение. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Соглашения вступает в силу с момента ее размещения, если иное не предусмотрено новой редакцией Соглашения.

2.8.Принимая данное Соглашение Пользователь осознает и соглашается с тем, что Инсейлс может отправлять Пользователю персонализированные сообщения и информацию (включая, но не ограничиваясь) для повышения качества Сервисов, для разработки новых продуктов, для создания и отправки Пользователю персональных предложений, для информирования Пользователя об изменениях в Тарифных планах и обновлениях, для направления Пользователю маркетинговых материалов по тематике Сервисов, для защиты Сервисов и Пользователей и в других целях.

Пользователь имеет право отказаться от получения вышеуказанной информации, сообщив об этом письменно на адрес электронной почты Инсейлс — contact@ekam.ru.

2.9.Принимая данное Соглашение, Пользователь осознает и соглашается с тем, что Сервисами Инсейлс для обеспечения работоспособности Сервисов в целом или их отдельных функций в частности могут использоваться файлы cookie, счетчики, иные технологии и Пользователь не имеет претензий к Инсейлс в связи с этим.

2.10.Пользователь осознает, что оборудование и программное обеспечение, используемые им для посещения сайтов в сети интернет могут обладать функцией запрещения операций с файлами cookie (для любых сайтов или для определенных сайтов), а также удаления ранее полученных файлов cookie.

Инсейлс вправе установить, что предоставление определенного Сервиса возможно лишь при условии, что прием и получение файлов cookie разрешены Пользователем.

2.11.Пользователь самостоятельно несет ответственность за безопасность выбранных им средств для доступа к учетной записи, а также самостоятельно обеспечивает их конфиденциальность. Пользователь самостоятельно несет ответственность за все действия (а также их последствия) в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя, включая случаи добровольной передачи Пользователем данных для доступа к учетной записи Пользователя третьим лицам на любых условиях (в том числе по договорам или соглашениям). При этом все действия в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя считаются произведенными самим Пользователем, за исключением случаев, когда Пользователь уведомил Инсейлс о несанкционированном доступе к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи.

2.12.Пользователь обязан немедленно уведомить Инсейлс о любом случае несанкционированного (не разрешенного Пользователем) доступа к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи. В целях безопасности, Пользователь обязан самостоятельно осуществлять безопасное завершение работы под своей учетной записью по окончании каждой сессии работы с Сервисами. Инсейлс не отвечает за возможную потерю или порчу данных, а также другие последствия любого характера, которые могут произойти из-за нарушения Пользователем положений этой части Соглашения.

3.Ответственность Сторон

3.1.Сторона, нарушившая предусмотренные Соглашением обязательства в отношении охраны конфиденциальной информации, переданной по Соглашению, обязана возместить по требованию пострадавшей Стороны реальный ущерб, причиненный таким нарушением условий Соглашения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

3.2.Возмещение ущерба не прекращают обязанности нарушившей Стороны по надлежащему исполнению обязательств по Соглашению.

4.Иные положения

4.1.Все уведомления, запросы, требования и иная корреспонденция в рамках настоящего Соглашения, в том числе включающие конфиденциальную информацию, должны оформляться в письменной форме и вручаться лично или через курьера, или направляться по электронной почте адресам, указанным в лицензионном договоре на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договоре присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ и в настоящем Соглашении или другим адресам, которые могут быть в дальнейшем письменно указаны Стороной.

4.2.Если одно или несколько положений (условий) настоящего Соглашения являются либо становятся недействительными, то это не может служить причиной для прекращения действия других положений (условий).

4.3.К настоящему Соглашению и отношениям между Пользователем и Инсейлс, возникающим в связи с применением Соглашения, подлежит применению право Российской Федерации.

4.3.Все предложения или вопросы по поводу настоящего Соглашения Пользователь вправе направлять в Службу поддержки пользователей Инсейлс www.ekam.ru либо по почтовому адресу: 107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12 БЦ «Stendhal» ООО «Инсейлс Рус».

Дата публикации: 01.12.2016г.

Полное наименование на русском языке:

Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус»

Сокращенное наименование на русском языке:

ООО «Инсейлс Рус»

Наименование на английском языке:

InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)

Юридический адрес:

125319, г. Москва, ул. Академика Ильюшина, д. 4, корп.1, офис 11

Почтовый адрес:

107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12, БЦ «Stendhal»

ИНН: 7714843760 КПП: 771401001

Банковские реквизиты:

Р/с 40702810600001004854

В ИНГ БАНК (ЕВРАЗИЯ) АО, г.Москва,
к/с 30101810500000000222, БИК 044525222

Электронная почта: contact@ekam.ru

Контактный телефон: +7(495)133-20-43

Статьи расходов

Транспорт

Перевозки можно совершать собственным транспортом или нанимая перевозчиков. Если содержать собственный автопарк, то это подразумевает траты не только на покупку и лизинг транспорта, но и на обслуживание и ремонт, горюче-смазочные материалы.

Компании можно искать самому или обратиться к экспедитору. Ставки на работу экспедитора будут выше, но взамен он гарантирует доставку груза в полном объеме, в срок и правильно подписанными документами.

Трудозатраты

Чтобы перевозка состоялась, требуется работа специалистов со стороны грузовладельца. Логисты ищут исполнителей и следят за тем, чтобы груз был доставлен, бухгалтеры готовят документы и проводят оплату, работники склада загружают товары в машину, руководитель того или иного уровня контролирует все эти процессы. Чем больше сотрудников участвуют в процессе, тем больше затраты.

IT-решения

Конечно, можно вести переговоры с контрагентами по телефону, а документы заполнять в гугл-таблицах, но чаще логисты грузовладельца используют специальные решения для учета документов, общения с подрядчиками и контроля за маршрутом машины.

Кто-то подключает комплексные решения, кто-то использует отдельные приложения для каждой задачи.

Риски

Если что-то случится с машиной, то заказчик потеряет груз и прибыль, а также получит штрафы от своих клиентов. Еще один риск — потеря лояльности клиента.

Чем больше перевозок не состоится, тем больше вероятность, что грузополучатель, например, торговая сеть, не будет заказывать груз у вашей компании.

Страхование рисков

Чтобы быть уверенным в том, что груз не пострадает в дороге и придет в срок, его нужно страховать. Как правило, страховой тариф невелик, он составляет от 0,05 до 0,2% от стоимости груза.

Но чем больше перевозок, тем больше страховая нагрузка. Также страхование грузов можно возложить на перевозчика, но тогда вырастет цена перевозки.

Как уменьшить затраты

Правильная организация процессов

Для экономии можно настроить бизнес-процессы: оптимизировать число сотрудников, работающих над каждой задачей, оптимизировать маршруты доставки, настроить электронный документооборот.

Эти цифры выдуманы, но проводить подобный анализ эффективности важно в каждой компании.

Также грузовладельцы иногда теряют деньги на оплате работы склада: собирают бригаду, которая погрузит 100 машин, а из-за ошибки логиста приходит только 30 машин. Компания  теряет деньги на несостоявшихся перевозках и еще на том, что оплачивает простой складских работников. Для решения таких проблем важно помогать логисту в коммуникациях и учете перевозок.

Например, производитель велосипедов в Пермском крае может заказать сырье и детали в соседней Свердловской области или Приморском крае. При равном качестве продукции проще заказывать у ближайших поставщиков — это будет быстрее и дешевле.

Чем быстрее сотрудники заполняют документы и обмениваются ими, тем быстрее они организуют перевозки. Лучше всего для этого подходят специальные IT-решения: в них уже есть шаблоны необходимых документов, достаточно их заполнить и отправить контрагентам. Также эти документы не потеряются и их не придется заново заполнять и тратить время.

Правильный выбор перевозчика

Для того чтобы выбрать правильного перевозчика, нужно сформулировать критерии его надежности и качества работы. Проще всего создать для этого команду из логистов, службы безопасности и юристов.

Логисты сформулируют критерии, касающиеся опыта работы, СБ будет отвечать за проверку сотрудников компании, а юристы — за проверку юридических и финансовых документов.

Например, важными критериями для логистов станут количество перевозок без штрафов, объем автопарка и опыт работы. Для юристов важнее будет узнать, насколько своевременно перевозчик платит налоги. Ведь если компания вступит в сделку с недобросовестным налогоплательщиком, то налоговая нагрузка упадет на нее.

После того как критерии сформулированы, нужно проверять каждого нового перевозчика, то есть, проводить аккредитацию. И уже с аккредитованными перевозчиками строить долгосрочные отношения.

Также важно не только проверять конкретных перевозчиков, но и следить за состоянием рынка в целом. Так вы будете знать рыночные цены на перевозки, увидите скидки или специальные предложения от транспортных компаний.

Проведение тендеров и аукционов

Главная часть транспортных расходов — это оплата перевозки. Найти лучшую цену позволяют аукционы и тендеры.

Для проведения торгов важно выбрать площадку с подходящими условиями — проще всего пользоваться узкоспециализированными площадками, на которых разыгрываются не все тендеры, а только тендеры на перевозки.

Налоговая нагрузка

Компания может получить налоговый вычет с НДС с каждой перевозки. Для этого в бухгалтерии должны быть документы, подтверждающие факт перевозки, то есть транспортная накладная, которую компании передаст перевозчик. Выходит, чем быстрее компания получит нужные документы, тем быстрее сможет получить вычет.

Загрузка машин

Чем больше товаров компания сможет перевезти одной машиной, тем дешевле ей выйдет перевозка. Из-за неправильной упаковки может сильно увеличиться объем груза, поэтому работники склада должны уметь упаковывать груз так, чтобы он был надежно зафиксирован, но занимал мало места.

Для того чтобы правильно загрузить фуру, можно пользоваться калькуляторами, которые показывают, как правильно расположить груз. Также можно использовать сборные грузы, то есть одной машиной доставлять товары сразу нескольким клиентам.

Аналитика

Если руководитель компании или старший логист считает эффективность перевозок, то это позволит сэкономить в следующие месяцы. Например, можно будет сократить количество логистов, выбирать других перевозчиков или добавить больше машин на определенные направления.

Важно, чтобы аналитические отчеты были исчерпывающими и включали в себя все факторы, а также делались быстро. Для этого лучше использовать специальные IT-решения, которые позволяют собирать информацию о перевозках и представлять ее в удобной для восприятия форме, таблицей или графиком.

Как внедрить экономию в организации

Составить план

Лучше всего, если это будет не просто план улучшений, а транспортная стратегия. В ней будут учтены все объемы перевозок, затраты, предполагаемая и получаемая прибыль.

В ней будут зафиксированы все возможные проблемы и предложены их решения. Такую стратегию можно составить самостоятельно или нанять консалтинговую компанию. Также в этом помогают некоторые IT-компании, отвечающие за профессиональные решения для управления логистикой: они проводят аудит, разрабатывают стратегию и предлагают свои услуги в качестве решения.

Найти исполнителей

Как правило, компания, которая проводит аудит транспортных расходов, уже может предложить исполнителей. Конечно, это не значит, что нужно прислушиваться к их рекомендациям, но проверить и сравнить с другими решениями стоит.

Существуют IT-системы, в которых можно комплексно решить проблему: в них реализованы электронный документооборот, отчеты об эффективности, мониторинг перевозчиков, проведение торгов. Также можно пользоваться отдельными решениями, например, заказывать приложение для аналитики у одной компании, а калькулятор загрузки фуры — у другой.

Запустить

Обычно компании, предлагающие комплексные решения, помогают с внедрением новой системы. Но в любом случае большая нагрузка ложится на руководителей. Важно, чтобы он объяснил сотрудникам необходимость перемен, перестроил систему мотивации и выделил время и ресурсы на обучение.

Еще один вариант — перевести часть логистов на работу по новой системе, а часть оставить работать по-старому. Это позволит провести эксперимент и показать всем, насколько удобен новый формат работы. С другой стороны, экономический эффект будет мощнее, если все сотрудники будут работать по-новому.

Контролировать эффективность

При расчете транспортной стратегии определяют прогнозируемую эффективность действий, направленных на экономию. А затем после запуска ее ежемесячно сверяют с фактом.

На первых этапах важно считать эффективность часто — это позволит увидеть прибыль, придаст дополнительную мотивацию сотрудникам и поможет исправить ошибки, если вариант был выбран неправильно.

Что в итоге

1. Транспортные расходы складываются из стоимости перевозок, трудозатрат сотрудников, рисков, связанных с доставкой. 
2. Для экономии важно учитывать многие факторы: правильно выбирать перевозчика, оптимизировать бизнес-процессы, эффективно загружать машины. 
3. Чтобы начать экономить, важно составить транспортную стратегию, в которой будут подсчитаны все затраты и планируемые улучшения.

Фото: Gorodenkoff / Shutterstock

Логистикой называют весь процесс передачи товаров и услуг конечному потребителю: от закупки сырья у поставщиков до доставки заказа. То есть это все, что связано с поставками, доставками, перемещением продукции между филиалами и цехами, хранением, отгрузкой.

Разбираемся, как правильно организовать логистику начинающему предпринимателю. Спойлер: придется хорошо потрудиться, но это более чем окупится в дальнейшем.

Что такое логистика

Часто думают, что логистика — это просто организация доставок: заказали ГАЗель, выдали товар, проконтролировали, чтобы груз вовремя доехал к получателю. На самом деле нет.

Логистика — это контроль и оптимизация передачи продукции и услуг от поставщика конечному потребителю на всех этапах производства. Главная цель логистики — минимизировать затраты на производственные процессы, а значит, снизить расходы и повысить прибыль. Доставка заказов, выбор маршрута, контроль груза — тоже логистика, но лишь небольшая ее часть.

Работа над логистикой предполагает контроль поставок сырья, обеспечение предприятия запасами, обработку продукции на складе, организацию быстрого обмена информацией внутри компании. Специалисты оптимизируют бизнес-процессы, алгоритмизируют и автоматизируют все, что можно. Обычно всем этим занимается целый отдел, но если предприятие небольшое, это может взять на себя руководитель или поручить одному специалисту.

Логистика включает в себя:

• Управление транспортом. Логисты решают, какой вид транспорта оптимально использовать для конкретных перевозок, подбирают автомобили, следят за исполнением заказов. Также могут контролировать обслуживание ТС.
• Коммуникации. Одна из главных задач логистики — сделать так, чтобы заказы нормально обрабатывались, водители вовремя получали информацию о доставках, отделы внутри компании владели информацией, необходимой для работы.
• Обеспечение запасов. Это заказ новых партий сырья, обеспечение бесперебойных поставок товаров, управление запасами на складах.
• Оформление документов. В крупных компаниях именно логисты принимают участие в заключении контрактов с поставщиками, оформлении сопроводительных документов на грузы, таможенном оформлении товаров.
• Управление складами. В компетенции логистов управление всем, что происходит на складах: сортировкой, упаковкой, приемкой, отгрузкой товаров.

Без грамотной организации логистики начнется бардак: простои производства, потерянные заказы, долгая доставка продукции и, вследствие этого, — недовольство клиентов. В результате расходы на производство будут расти, а чистая прибыль — снижаться.

Логистика нужна всем компаниям, которые так или иначе доставляют товары покупателям или заказывают что-то у поставщиков.

Приведем пример: в небольшом городе работает магазин стройматериалов. Владелец купил ГАЗель, чтобы закупать товары в ближайшем крупном городе с оптовыми складами и привозить доски, металлопрофиль и металлопрокат клиентам. Даже при небольшом обороте он уже работает с логистикой:

• следит за наличием товаров в магазине и, когда что-то кончается, сам едет закупать новую партию или заказывает продукцию у поставщиков, договаривается с ними о времени доставки и следит, чтобы все привезли вовремя;
• когда покупатель приезжает или звонит, чтобы заказать доставку, передает данные о заказе грузчикам и водителю, чтобы те выполнили его.

То же самое можно сказать о ресторанах, суши-барах, маркетплейсах, зоомагазинах: все они получают поставки, а некоторые — доставляют заказы клиентам.

О том, в каких случаях еще компаниям нужна логистика, нам рассказал Александр Храпунов — руководитель отдела продаж транспортно-экспедиционной компании «ТЭК Оператор»:

«На самостоятельную организацию внутренней логистики компании переходят по нескольким причинам:
— Организация новая, начинающая. На этапе становления самостоятельно выбирает оптимальные варианты доставки заказа от поставщика и/или конечному покупателю.
— Компания давно на рынке, но развивает новые услуги, связанные с необходимостью доставки партий грузов.
— Компания давно существует, но раньше закупала товар с доставкой силами своего поставщика, а теперь, в целях оптимизации, сама вывозит его со склада своего отправителя. А значит, перевозка грузов ложится на плечи ее сотрудников.
— Компания расширяет географию присутствия. Для новых регионов ей требуется организация новых логистических процессов.
— Компания расширяет варианты сбыта продукции, увеличивает объемы закупок. Ей требуются новые мощности и более выгодные варианты транспортировки»

Какие виды логистики бывают и какие нужны вашей компании

Бизнес-процессы и типы используемой логистики на предприятии будут зависеть от его сферы деятельности. Есть разные виды логистики:

1. Транспортная

Это обеспечение транспортной инфраструктуры и доставка заказов или получение сырья точно в срок, без задержек и материального ущерба. Конкретные работы зависят от того, есть ли у компании свой транспорт.

Если есть, логисты могут:

• подбирать транспортное средство под конкретный тип груза — рефрижератор для скоропортящихся товаров или КАМАЗ для сыпучих грузов;
• строить оптимальный маршрут доставки с учетом загруженности и состояния дорог, установленных знаков, необходимого времени доставки;
• контролировать состояние водителей и самих транспортных средств с помощью тахографа;
• составлять планы поставок или доставок в зависимости от информации, полученной от других отделов на предприятии.

Если собственного транспорта нет, логисты могут заказывать доставку у подрядчиков — транспортных компаний. В этом случае они просто будут получать информацию от других отделов, совершать заказы и контролировать ход их выполнения.

Единственные, кому не нужна транспортная логистика в широком понимании — это те, кто продает товары со склада самовывозом и получает сырье от поставщиков их транспортом. Тогда будут использоваться другие виды логистики.

2. Закупочная

Ее еще называют логистикой снабжения. Это обеспечение работы производства или продаж, если компания занимается перепродажей. К ней относится все, что связано с закупками расходных материалов, сырья, товаров.

В логистику снабжения входят:

• поиск поставщиков, которые могут предложить необходимые товары или сырье;
• сравнение условий у разных поставщиков, выбор самого выгодного предложения;
• составление, изучение и подписание договоров на поставки;
• контроль над исполнением обязательств со стороны поставщиков и принятие мер в случае, если они срывают сроки или привозят брак.

Основная цель такой логистики — обеспечить бесперебойную работу компании и по возможности оптимизировать затраты без потери качества.

3. Логистика запасов

Это создание запасов для определенной точки инфраструктуры, чтобы она работала бесперебойно. То есть компания должна постоянно иметь минимальное количество ресурсов, которое позволит не останавливать производство даже в случае каких-либо неблагоприятных внешних факторов.

Для логистики запасов характерно постоянное отслеживание наличия запасов, их обработка при необходимости: утилизация продуктов с истекшим сроком годности. Также специалисты будут заниматься заключением длительных контрактов на поставки и контролем над их исполнением.

Такое обычно не нужно начинающим предпринимателям, потому что они закупают сырье или товары по мере необходимости. Когда бизнес только начал развиваться, велик шанс сделать что-то не так, из-за чего производство остановится, а запасы станут не нужны.

Логистика запасов входит в закупочную логистику, но используют ее не всегда.

4. Таможенная

Это все то, что связано с импортом и экспортом. Цели таможенной логистики — минимизировать издержки, доставлять и получать товары в срок и без проблем. Кстати, сократить издержки можно не только за счет логистики — в блоге «ПланФакта» уже рассказывалось о 13 способах снизить расходы компании.

В этом случае логисты могут заниматься:

• поиском поставщиков за рубежом, оформлением договоров с поставщиками или клиентами;
• подготовкой документов для таможенных служб: сертификатов, лицензий на товар, других сопроводительных бумаг;
• оценкой соответствия продукции таможенным требованиям, определением стоимости и состояния товаров;
• оформлением документов непосредственно на таможенном посту и сопровождением груза уже после пересечения границы вплоть до загрузки или отгрузки товара.

Если возникают какие-то проблемы — например, таможенные органы требуют дополнительные документы — специалисты решают их.

Таможенная логистика нужна только тем, кто работает с импортом и экспортом. Если покупаете сырье в России и продаете готовую продукцию местным компаниям, она не нужна.

5. Информационная

Так называют внутренний и внешний обмен информацией. Внутренний — между разными отделами компании. Внешний — взаимодействие с покупателями, поставщиками и подрядчиками.

Цель информационной логистики — сделать так, чтобы все отделы вовремя получали информацию, необходимую для работы. Например, чтобы снабженец узнавал о том, что на производстве кончается краска, в этот же день, или чтобы заказ от клиента моментально поступал в обработку на склад и к курьеру.

Чаще всего проблемы информационной логистики решают с помощью CRM-систем. В них сотрудники видят информацию о закупках и сделках с покупателями и могут оперативно реагировать на все изменения. В блоге «ПланФакта» уже сравнивали 6 CRM-систем для бизнеса: посмотрите, какая подойдет вам.

Информационная логистика нужна всем без исключения. Просто если в условной компании работает пара менеджеров по продажам и один водитель-доставщик, для коммуникации необязательно использовать сложные решения: достаточно чата в Telegram или личного общения между сотрудниками.

6. Складская

Это все, что связано со складским хранением запасов, сырья, готовой продукции. Цели складской логистики — оптимизировать затраты на обработку материальных ценностей, соблюсти правила хранения продукции, не перегружать склад и вовремя отгружать с него товары.

В складскую логистику входят:

• обработка продукции на складе — маркировка, упаковка, перемещение внутри склада;
• оптимизация: специалисты с учетом планов и требований к конкретным продуктам решают, как и где хранить партии товаров;
• прием и отгрузка продукции — получение информации от других отделов, подготовка товара к транспортировке или подготовка мест хранения новой партии сырья.

У компании может даже не быть выделенного склада, но складская логистика будет ей нужна. Ее используют для управления сырьем, которое может находиться в производственном цеху, и готовой продукцией, которую отвозят на склад подрядчика.

Складская логистика нужна почти всем, потому что в подавляющем большинстве случаев компании что-то хранят: запасы продуктов в подсобных помещениях в магазине, игрушки на складе, песок для производства бетона.

Выделяют и другие виды логистики — производственную, сервисную и финансовую. Производственная по сути включает в себя логистику закупок: ее цель в том, чтобы все отделы вовремя обеспечивались предметами и средствами труда. Сервисная больше относится к маркетингу, так как ее задача — добавить нематериальные блага продукции за счет оптимального ассортимента, соблюдений условий хранения, своевременной отгрузки. Финансовая логистика больше относится к обязанностям финансового директора, а в небольших компаниях за все денежные потоки отвечает собственник или руководитель. Эти три вида логистики — не то, с чем нужно работать с первых дней: начинающему предпринимателю стоит сначала организовать основные бизнес-процессы.

Чтобы сделать это, важно понять, какие виды логистики понадобятся вашему предприятию. Отталкивайтесь от ниши и бизнес-процессов внутри компании. Например, занимаетесь производством тротуарной плитки: у вас есть цех с оборудованием, склад для хранения готовой продукции и отдельные помещения на территории для хранения сырья. Его привозят поставщики, а продаете плитку оптовым покупателям, которые приезжают сами. Значит, вам нужны:

• складская логистика, чтобы понимать, есть ли место на складе, и вовремя упаковывать плитку перед приездом клиента;
• закупочная, чтобы заказывать новую партию сырья, когда старая уже почти израсходована;
• информационная, чтобы вы могли видеть данные о состоянии продукции на складе и принимать решения о дальнейшей нагрузке на производство, а отдел продаж быстро информировал работников склада о поступившем заказе.

Также в работе будете использовать производственную логистику: со временем начнете оптимизировать затраты и перенесете бункер для песка ближе к цеху, чтобы тратить меньше времени и средств на его транспортировку по территории.

Как грамотно организовать логистику на предприятии

Начинающему бизнесу не обязательно создавать целый отдел логистики. Главное — выстроить бизнес-процессы так, чтобы в конечном итоге не терять деньги. Например, можно частично разделить функции отдела логистики между сотрудниками: пускай менеджеры по продажам передают информацию о заказах на склад грузчикам и водителю, а мастера на производстве сами информируют руководителя о том, что скоро нужно будет докупать сырье.

В целом организацию логистики можно разделить на четыре этапа.

1. Алгоритмизация бизнес-процессов

Чтобы сотрудники не запутались, кому сообщать данные и куда бежать, если клиент недоволен опозданием курьера, нужно разработать алгоритмы действий на каждый бизнес-процесс. Для этого распишите для каждого вида логистики, как сотрудники должны действовать. Например, для закупочной логистики:

• Как должны узнать, что сырье на складе скоро кончится — кто должен им это сообщить?
• Когда и в течение какого срока после сообщения о том, что сырье кончается, они должны оформить заявку на поставку или найти нового поставщика?
• Какие документы должны подготовить, чтобы обеспечить поставку, и кому их передать?
• Как должны проконтролировать поставку и узнать о том, что все доставили вовремя?
• Что должны сделать, если поставщик привез брак, или если задерживает доставку на 1-2 дня?

В результате ответов на вопросы должен получится четкий алгоритм действий: бизнес-процесс, позволяющий обеспечить сырье необходимыми для производства материалами.

Например:

• На складе остается всего 5 банок краски →
• Продавец сообщает об этом руководителю →
• Руководитель заказывает новую партию краски, сообщает продавцу о скором поступлении товара и бухгалтеру о необходимости подготовить документы →
• Бухгалтер готовит акты и оплачивает поставку →
• Продавец освобождает место на складе →
• Продавец отчитывается о том, была доставка или нет →
• Если что-то пошло не так, руководитель связывается с поставщиком →
• Если проблему можно решить, ждет, если нет — ищет другого поставщика

Расписать бизнес-процессы можно на бумаге или в Word: главное, чтобы была точно понятна последовательность действий

2. Формирование списка обязанностей

Исходя из того, какие виды логистики вам нужны, сформируйте список обязанностей, позволяющий обеспечить грамотную логистику каждого вида. В нашем примере обязанности будут выглядеть так:

• отслеживание наличия всех товаров из ассортимента на складе;
• своевременное информирование о доступном остатке и необходимости заказа новой партии товара;
• поиск поставщиков и заключение контрактов с ними;
• подготовка документов для получения новой партии товара;
• оплата поставки;
• подготовка складского помещения к приему товара;
• информирование о исполнении или неисполнении договора поставки;
• решение проблем с поставщиком, если они есть.

В список обязанностей должно входить все, что нужно для обеспечения закупочной логистики. Так же следует проработать логистику других типов, необходимую предприятию.

3. Поиск инструментов для оптимизации бизнес-процессов

Это важно, если у вас работают 10-15 сотрудников. Если вся компания состоит из 2-3 человек, можно заранее продумать пути оптимизации при росте, но пока ничего не внедрять.

Оптимизация — значит упрощение и ускорение работы сотрудников. Подумайте, как можно автоматизировать бизнес-процессы и какие инструменты использовать, чтобы все делалось вовремя. В нашем примере это могут быть:

• электронный документооборот, что позволит бухгалтерии тратить меньше времени на подготовку документов, а вам — на подписание договоров;
• система автоматизации склада, в которой будет виден остаток по каждой группе товаров из ассортимента, и можно будет настроить автоматическое уведомление о снижении запасов;
• переписка в мессенджере, посредством которой продавец будет отчитываться о том, поступила ли поставка или нет.

Также оптимизировать бизнес-процессы поможет CRM-система и другие инструменты: шаблонная подготовка документов, автоматически обновляемая база поставщиков, в которой можно сравнить условия поставок. Их внедрение всегда связано с доработками — об этом и о конкретных инструментах рассказал Петр Филашов, заместитель директора департамента внутренней логистики TFN:

«В нашей компании все отделы стремятся улучшать все процессы, внедряя все новые и новые методики, алгоритмы работы, Департамент логистики — не исключение. Значительное количество доработок возникает при внедрении любой программы, будь то программы учета товаров или программы маршрутизации транспортных средств. Одна и та же программа в разных компаниях внедряется по-разному, исходя из специфики товара и самой организации. В нашей компании работает целый проектный отдел, отдел SAP, которые обрабатывают входящие ТЗ (технические задания) и воплощают их в «жизнь». В нашей компании используется программа SAP с модулями EWM, ERP, WMS и программа для отслеживания транспортных средств «Телематика»

4. Распределение обязанностей между сотрудниками

Когда продумали бизнес-процессы и возможности их оптимизации, а также сформировали списки обязанностей, необходимых для обеспечения логистики, можете распределить их между сотрудниками. В примере от «ПланФакта» это выглядит так:

• руководитель ищет поставщиков, договаривается об условиях, заключает договор, сообщает продавцу о сроках поставки;
• бухгалтер готовит документы и оплачивает заказ;
• продавец вовремя сообщает об остатке на складе, готовит место для приема, принимает поставку и сообщает об этом руководителю.

Если видите, что обязанностей слишком много, возможно, придется нанимать на работу одного-двух сотрудников и передавать логистику или хотя бы часть бизнес-процессов им. О возможном распределении обязанностей «ПланФакту» рассказал Михаил Решетков, директор логистической компании «РТЛ»:

«Мы работаем с негабаритным оборудованием, и проекты занимают много времени. От подписания договора до исполнения может пройти 6-12 месяцев. Для реализации проекта формируется проектная команда, в которую входят специалисты оперативного отдела, таможенного и инженерно-строительного департамента. Работу специалистов координирует проектный менеджер, который ставит задачи по проекту, согласовывает с клиентом возникающие вопросы, контролирует общий ход выполнения проекта. В зависимости от масштаба и длительности проекта в проектной команде бывают задействованы от 5 до 15 специалистов.

Специалисты оперативного отдела занимаются оформлением необходимой документации, контролируют погрузку оборудования в соответствии с упаковочными листами/карго планом, контролируют подачу транспорта под погрузку или выгрузку.

Специалисты таможенного департамента берут на себя вопросы, связанные с таможенными процедурами. Еще до активной фазы реализации проекта мы знаем, какая задача стоит перед таможенным департаментом, т.к. эти вопросы прорабатываются на этапе подписания контракта.

Инженерно-строительный департамент берет на себя очень ответственный этап, связанный с обследованием и подготовкой маршрута перевозки. Негабаритная перевозка требует тщательной проверки качества дорожного полотна, мостовых сооружений, препятствий в виде ЛЭП, железнодорожных переездов, подъездных путей к площадке получателя. Достаточно часто приходится укреплять мостовые сооружения или строить объездной участок на маршруте из-за наличия препятствий. Получение разрешительной документации на перевозку негабаритного оборудования, согласование «окон» для прохождения ж/д переезда автоколонной или разрешение на демонтаж ЛЭП также является ответственностью инженерно-строительного департамента»

В идеале по мере развития бизнеса желательно сформировать отдел, который обеспечивал бы реализацию логистики на предприятии. Обычно отдел логистики включает в себя три уровня:

• Общее управление и планирование. Чаще им занимаются директора. Они изучают отчеты, координируют действия разных отделов, строят прогнозы, планируют дальнейшую нагрузку на производство в зависимости от результатов работы логистического отдела и отдела продаж.
• Программное управление. Менеджер по логистике контролирует работу конкретных подсистем и отвечает за определенный тип логистики. Он получает данные от сотрудников, формирует отчет и передает его руководству.
• Оперативное управление. Это все то, что непосредственно относится к бизнес-процессам: заключение контрактов с поставщиками, контроль отгрузки, складское управление. Специалисты не принимают самостоятельных решений, а работают по заданным вами алгоритмам.

Есть компании, в которых создан целый департамент логистики. Внутри него работа распределена по отделам. Об этом блогу «ПланФакта» рассказал Петр Филашов, заместитель директора департамента внутренней логистики TFN:

«Департамент внутренней логистики и производства состоит из нескольких отделов:
отдел доставки товаров по Москве и московской области;
— отдел региональной доставки товаров;
— транспортный отдел;
— склады с готовой продукцией;
— производственный отдел;
— отдел рекламаций.
В каждом отделе сотрудники распределены по функционалам, у каждого отдела есть свой руководитель»

На первых этапах развития предприятия за планирование, общее и программное управление отвечает собственник. Именно он формирует отчеты на основании данных, полученных от сотрудников, и принимает решение, что делать дальше. Например, если склад загружен на 90% — арендовать еще один или устроить распродажу.

Частые ошибки в логистике, которые могут привести к лишним расходам

Отсутствие автоматизации. Если все делается вручную, а данные о поставщиках или клиентах лежат в разных файлах и пересылаются друг другу по 10-20 раз в день, это значительно повышает риск ошибок из-за человеческого фактора. Не учли дозаказ при формировании партии товара — получили негативный отзыв от клиента и неустойку за опоздание с последующей доставкой.

Отсутствие связи между отделами. На складе получают информацию о заказе не сразу, а за 2-3 часа до отгрузки товара. Рабочие вынуждены торопиться, поэтому не могут качественно упаковать продукцию или вообще не успевают в срок. Возникает кавардак, который тоже способен принести убытки из-за простоев, неустоек, потерь клиентов.

Непродуманные бизнес-процессы. Сотрудники не знают, какие у них обязанности, куда сообщать о том, что скоро кончится кофе, а менеджеры по продажам не понимают, кому именно говорить о грядущей отгрузке по новой сделке. Заявки от покупателей обрабатываются дольше или производство вынуждено простаивать, потому что сырья нет.

Недостаточный контроль подрядчиков. И поставщиков, которые привозят расходные материалы. Это может привести к порче товара, срыву сроков доставки, несоблюдению надлежащих сроков хранения. Или просто к тому, что поставщик привезет брак, и вы потеряете время и деньги.

О других возможных ошибках, приводящих к потерям, блогу «ПланФакта» рассказал Александр Храпунов — руководитель отдела продаж транспортно-экспедиционной компании «ТЭК Оператор»:

«Неспособность учесть все нюансы. Неопытные компании часто согласовывают контракты с подрядчиками, не учитывая деталей. Например, отправляют товар в контейнере железной дорогой, а на месте, когда контейнер доставляют конечному получателю на склад, оказывается, что у получателя есть возможность выгрузить его только верхом (краном). А конструкция контейнера не позволяет сделать такую выгрузку.

Заказчику не пришло в голову уточнить этот момент, а экспедитор не подумал за клиента и сделал так, как тот просил. В таких случаях экспедитор не виноват: он выполнил все условия по договору и заявке. Поэтому дополнительные расходы ложатся на плечи заказчика: возврат контейнера на станцию назначения, перегруз товара в более подходящий вид транспорта (чаще всего автомобильный), повторная доставка груза конечному получателю.

Страх пробовать новые варианты. Мы часто сталкиваемся с тем, что неопытные в грузоперевозках компании боятся менять привычный вид транспорта. Например, один из наших клиентов до сотрудничества с нами отправлял свою продукцию по всей России и в страны СНГ исключительно автомобильным транспортом. Если конечный покупатель находится на Дальнем Востоке, стоимость доставки могла достигать полумиллиона рублей и выше. Мы предложили им контейнерную перевозку по железной дороге. Затраты снизились втрое! Хотя ранее компания даже не рассматривала этот вариант.

Выход — анализируйте предлагаемые вам логистические решения, даже если есть неудачный опыт с этим транспортом или опыта вовсе нет. Правильный экспедитор поможет снизить затраты на логистику.

Работа с одной транспортной компанией. У нас есть пример: клиент возит медицинскую технику из Китая. После того как мы отправили ему наше коммерческое предложение, выяснилось, что экспедитор зарабатывает на нем сверхприбыль. В этом случае совет: обязательно сравнивайте коммерческие предложения от разных транспортных компаний. Вы удивитесь, насколько могут отличаться цены. Появляется насмотренность, понимание, как складывается стоимость, и общее представление о рынке. Не бойтесь задавать вопрос: почему у вас настолько дороже/дешевле. И обязательно надо соотносить стоимость перевозки и транзитное время. Часто очень дешевые предложения означают очень долгую доставку. Предприниматель должен понимать, что для него приоритетнее: стоимость или сроки.

Работа с гигантами рынка. Часто начинающие предприниматели обращаются за логистическими услугами к крупным транспортным компаниям. Но для таких компаний мелкий бизнес не приоритетен. Они работают с ним, но на своих условиях. И не всегда эти условия выгодные для заказчика: например, гиганты могут просить предоплату. У тех, кто только начинает перевозить грузы, обычно немного свободных денег. С мелкими или средними транспортными компаниями вероятнее договориться о партнерских условиях, в том числе по оплате. Сравнивайте предложения: отправляйте заявки как гигантам рынка, так и мелким ТК.

Распределение обязанностей между сотрудниками. У маленьких компаний нет отдела логистики. Вопросами транспортировки там занимается сотрудник, который, как правило, имеет еще и много разных других обязанностей. Это нормально на старте. Но по мере развития компании выделяйте штатную единицу, а впоследствии — и отдел для решения логистических задач. Даже самый хороший экспедитор не сможет полностью взять на себя решение всех ваших задач. Грамотный логист окупится.

Отсутствие планирования. Одна из ошибок неопытных предпринимателей — обращаться к транспортной компании с задачей доставить груз как можно скорее. А это означает, что цена на срочную транспортировку будет высокой. Сократить расходы на логистику можно с помощью правильного планирования с учетом времени на производство продукции, на предварительную организацию, транзит»

Организация грамотной логистики — сложный процесс для начинающего предпринимателя. Но важно сделать это как можно раньше, потому что логистика нужна всем. Грамотно выстроенные бизнес-процессы позволят работать без простоев, доставлять заказы клиентам точно в срок и производить качественный товар. Все это снизит затраты и повысит чистую прибыль.

Именно столько времени потребуется Вам для того, чтобы руководствуясь ниже представленными рекомендациями составить план оптимизации логистики компании.

В условиях высокой конкуренции и тотального сокращения затрат компании стремятся к минимизации расходов в каждом звене логистической системы, что не всегда благотворно влияет на ситуацию в целом. В примерах, представленных ниже, представлены ситуации, в которых методология логистического менеджмента не применяется, что приводит к значительным финансовым потерям для компании.

Например, менеджеры по закупкам компании «HerrmannTradeCompany» для сокращения расходов и получения скидок на заказываемую у поставщиков продукцию, принимают решение о покупке более крупных партий товара. В следствие этого, цена за единицу товара сокращается, закупщик получает дополнительную скидку за партию в следствие чего удается сократить затраты на закупку на 8%, в денежном эквиваленте (250 тыс. долл). В то же время, расходы на хранение более крупных партий товаров увеличились на 270 тыс. долл.

Другой пример неоптимального сокращения расходов: департамент логистики компании «ЛэндБридж» для сокращения расходов на аренду принимает решение о переносе распределительного центра (РЦ) из Москвы в Московскую область. В результате того, что решение о переносе РЦ принималось без учёта транспортной работы, расположения и объемов отгрузок от поставщиков и потреителям, в течение первых же 3 месяцев работы увеличение затрат на транспортное обеспечение превысило экономию от сокращения арендной платы, а годовые потери компании составили более $850000.

Таким образом, для оптимизации логистики на предприятии необходимо применять комплекс мероприятий, позволяющих снизить издержки не только в отдельном элементе цепи поставок, а в совокупности во всей цепи.

Для этого необходимо воспользоваться методологией логистического менеджмента. Логистический менеджмент это совокупность способов и методов управления процессом товародвижения, основывающихся на определении оптимальных параметров (критерием оптимума могут быть минимальные общие логистические издержки, уровень сервиса, предоставляемого клиентам, уровень рисков в цепях поставок).

Функциональные области логистики	Метод оптимизации	Достигаемый результат
Закупки	Внедрение системы управление запасами	Уменьшение затрат на закупку (в среднем, до 28 — 30%) Избежание накопления неликвидов
Внедрение системы анализа финансовой устойчивости поставщиков	Минимизация рисков по закупке продукции
Склад	Внедрение концепции JIT	Оптимизация расходов на хранение продукции
Расположение склада	Сокращение расходов на транспортировку от 10% до 30%
Реконструкция внутренней технологии	Повышение эффективности работы склада на 15-40%
Транспорт	Решение об использовании собственного или наемного транспорта	Сокращение себестоимости перевозок до 40%
Внедрение системы маршрутизации	Сокращение затрат за счёт минимизации холостых пробегов на 30%-40%

В разных компаниях разный уровень логистического менеджмента , свои проблемы и сформировать универсальный план оптимизации логистики для всех предприятий невозможно. Но основываясь на представленных ниже методах оптимизации можно составить индивидуальный план по повышению эффективности движения товаропотока на предприятии.

В первую очередь необходимо начать с планирования продаж и операций, что позволит оптимизировать закупки и уровень запасов. Необходимо проанализировать весь ассортимент закупаемой продукции и определить ту его часть, которая приносит максимальный эффект, ведь «20 % усилий дают 80 % результата, а остальные 80 % усилий — лишь 20 % результата». Для этого можно воспользоваться методикой ABC-анализа: разделить весь ассортимент на группы по востребованности товара от наиболее популярных, быстрооборачиваемых товаров к самым низкопотребляемым и нерентабельным. В свою очередь, XYZ-анализ позволит оценить регулярность сбыта той или иной группы товаров. На основе сочетания этих методов можно оптимизировать ассортимент, что приведет к уменьшению затрат на закупки и поможет избежать накопления излишней продукции.

Во-вторых, необходимо определить поставщиков продукции, составив рейтинг. Для этого необходимо определить основные критерии выбора поставщика, например: надежность поставки, цена, качество товара, условия платежа, возможность внеплановых поставок, финансовое состояние поставщика. Определить удельный вес каждого критерия. Например, если необходимо заказать продукцию, дефицит которой недопустим, то самый большой удельный вес будет у надежности поставки. Затем поставщики оцениваются по каждому критерию по бальной системе от 0 до 10. Затем рейтинг поставщика рассчитывается как сумма произведений бальной оценки величины критерия на удельный вес критерия. Поставщик, имеющий самый высокий рейтинг и является лучшим поставщиком для Вашей компании.

После оптимизации процедуры закупок и нормирования запасов возможно выбрать наиболее эффективную модель складской логистики .При решении этого вопроса необходимо учитывать финансовые возможности предприятия, объем товарооборота и другие. Собственный склад дает возможность изменять стратегию сбыта и расширять спектр предоставляемых клиентам услуг. Но использование собственного склада экономически оправдывается при стабильно высоком спросе на продукцию. При нестабильном спросе, низком товарообороте, сезонном спросе на товар, а так же при внедрении на новые рынки выгоднее использовать склады логистических операторов. При выборе местоположения склада (собственного, арендуемого или СОП) необходимо ориентироваться не только на минимальную цену, но и возможные затраты на транспортировку товаров.

Так же следует подумать о реконструкции внутренней технологии работы склада. И в первую очередь встаёт вопрос о выборе технологии грузообработки и оптимизации складского технологического процесса на складе.

В ходе оптимизации логистики не стоит забывать, что значительную роль здесь играет человеческий фактор. Именно сотрудники склада принимают товар, размещают его на полках и комплектуют при заказе. Для повышения эффективности сотрудников предлагаем разработать мотивационную модель оплаты труда. Для каждой категории работников склада разработать оригинальную систему поощрения и взысканий, прозрачную и понятную каждому сотруднику, например на основе сдельной оплаты труда.

Оптимизация транспортной логистики позволит сократить затраты на перевозку товаров и время обслуживания клиентов за счёт увеличения количества перевозимых товаров, увеличения точек доставки, уменьшения затрат на заработную плату (за счёт сокращения количества водителей), уменьшения количества транспортных средств.

Первый вопрос который встаёт здесь — какой вид транспортировки грузов выбрать: использовать собственный транспорт для доставки грузов или пользоваться услугами транспортно-экспедиционной компании. С одной стороны, себестоимость перевозок с помощью привлечения транспортно-логистических компаний примерно на 40% ниже за счет высокой производительности транспорта [1]. С другой стороны, при использовании собственного транспорта компаний не будет зависеть от тарифов на услуги, появляется возможность более точного планирования перевозок и повышается качество услуг, оказываемых клиентам.

При использовании собственного или наемного транспорта необходимо формировать оптимальные маршруты доставки товаров. Для этого необходимо прежде всего выбрать критерий оптимизации — длина маршрута или время доставки, а так же учитывать такие параметры как зона доставки, график работы клиентов, порядок доставки груза, количество клиентов в рейсе. Можно использовать маятниковые или кольцевые маршруты. Необходимо разрабатывать такие маршруты, которые позволяют сократить количество порожних пробегов.

Введение мониторинга пробега и расхода по ГСМ. Помимо стандартной системы учёта расхода ГСМ, в которую входит учёт километража, количества израсходованного топлива и чеки заправок, подающиеся водителями, необходимо использовать современные системы контроля расхода топлива, основанные на ГЛОНАСС GPS мониторинге, которые позволяет сократить затраты на ГСМ до 40% [2].

Перед транспортной логистикой стоит одна, но многофункциональная задача – обеспечить перемещение товаров внутри страны и за ее пределами. Система управления транспортной логистикой – это процесс управления сразу целым комплексом мероприятий таких, как:

• организация транспортных услуг;

• снабжение;

• производство;

• сбыт;

• анализ возможных вариантов и выбор оптимального из них с целью получения минимальных затрат на перевозку грузов.

8 ПУНКТОВ ЭФФЕКТИВНОЙ ТРАНСПОРТНОЙ ЛОГИСТИКИ

Только путем изучения и внедрения в практику основных пунктов процесса можно найти экономически выгодное решение для всех его участников. Они состоят из:

• анализа стоимости перевозимого груза;

• объединения заказов нескольких отправителей в одно направление;

• оценки и выбора поставщика;

• применения разных вариантов транспортного средства;

• создания надежных отношений с перевозчиком;

• исследования предстоящих расходов;

• привлечения внешних партнеров;

• вопросов сохранности грузов и надежности всего процесса.

Транспортная логистика экспедирование и управление автотранспортом – это сфера, где уже существует мощная конкуренция. Она не дает расслабляться специалистам, работающим в этой области. Эта ниша рынка требует от экспертов постоянного и активного изучения спроса потребительских услуг.

Противоположная картина складывается с конкуренцией продукции, производимой в нашей стране. Главной причиной такого положения стала дороговизна именно транспортных услуг. Их стоимость в 2-3 раза выше цены подобного сервиса в других странах. Доля расходов на транспорт доходит до 30 % в общей стоимости конечного продукта.

Изучение опыта функционирования транспорта, его роли и места в логистике – главные компоненты организации процесса «снабжения-производства-сбыта».

Неиспользованные возможности для сокращения расходов на грузоперевозки составляют резерв экономии ресурсов каждого специализированного предприятия.

Как повысить эффективность системы Вашей транспортной логистики — 13 пунктов!

Чтобы логистика и управление транспортными процессами были эффективными нужно провести аналитику и обратить внимание на:

• планирование;

• заключение договора;

• оформление страхования грузов;

• услуги таможенного оформления;

• подготовку отправлений;

• оптимальные комплектации мелких и крупных отправлений;

• выбор метода перевозки;

• назначение транспортного средства;

• определение и назначение перевозчика;

• организацию доставки груза до места назначения;

• информационные обеспечения;

• оптимизацию процесса;

• разгрузочные и погрузочные работы.

Так же можно обратиться к профессионалам в области транспортной логистики за консультацией. 

Постоянный поиск транспортными компаниями эффективных способов и форм организации логистики – это единственно правильный путь для удовлетворения интересов всех участников процесса.

3 неочевидных фактора влияния на эффективность транспортной логистики

Управление транспортной логистикой проявляется и в:

• сортировке грузовых отправлений;

• укладке и упаковке;

• оформлении документации об ответственности.

Каждая компания вырабатывает стратегию процесса перевозки. Но даже соблюдение последовательности в решении поставленных задач не всегда дает желаемый результат по различным причинам. Это происходит в случаях порожнего пробега, совмещения маршрута с попутной перевозкой грузов, с заменой разгрузочного транспорта, простоев при погрузке и разгрузке.

Транспортная логистика в России – это новое направление сфере перевозок. Однако она продолжает развиваться и спрос на эти услуги неуклонно растет.

Сложная статья или остались вопросы?

Отправьте вопрос нашим специалистам и они дадут более детальный ответ!

Услуги, связанные с транспортной логистикой