Как оформить протокол совещания интервью михаила колмакова днк бизнеса

Содержание

• Перед встречей
• Во время встречи
• После встречи

Протоколы собрания — это подробные записи, которые служат официальным письменным протоколом собрания или конференции. Организатор собрания обычно просит одного из участников заняться этим заданием. Однажды этим кем-то могли быть вы. Хотя это не такая уж сложная работа, очень важно уделить ей несколько минут. Поскольку протоколы заседаний являются официальным документом о том, что произошло, точность имеет решающее значение. Вам нужно будет делать подробные заметки о встречах, чтобы люди могли обратиться к ним позже, если это необходимо.

Вот несколько советов, которые помогут вам справиться с этой задачей изящно. Узнайте, что делать до, во время и после встречи, чтобы эффективно использовать минуты.

Перед встречей

• Выберите свой инструмент записи. Вы пойдете в старую школу и будете использовать ручку и бумагу, или вы пойдете на высокие технологии и будете использовать ноутбук, планшет или смартфон? Посоветуйтесь со своим начальником, предпочитают ли они, чтобы вы использовали тот или иной метод.
• Убедитесь, что выбранный вами инструмент находится в рабочем состоянии, и имейте резервную копию на случай, если ваш оригинальный выйдет из строя. Если вы, например, возьмете с собой ноутбук, имейте под рукой ручку и бумагу. Вам не нужно останавливать встречу, пока вы ищете что-нибудь, что можно написать, если ваш компьютер выйдет из строя.
• Ознакомьтесь с повесткой дня встречи до ее начала. Это позволит вам составить план для ваших минут. Оставьте немного места под каждым элементом и делайте там свои заметки. Это немного упростит вашу работу, если человек, ведущий собрание, придерживается повестки дня.

Во время встречи

• Передайте лист посещаемости и убедитесь, что все вошли в систему. Вам нужно будет включить список всех участников в официальный протокол собрания.
• Убедитесь, что вы знаете, кто все. Таким образом вы сможете определить, кто говорит, и правильно записать эту информацию.
• Отметьте время начала встречи.
• Не пытайтесь записывать каждый комментарий. Можно включать только основные идеи. Будьте очень осторожны, чтобы не пропустить пункты, с которыми вы не согласны. Ваши предубеждения не должны на вас влиять. Помните, что это официальная версия, а не ваше мнение о том, что произошло.
• Запишите все предложения, кто их сделал, и результаты голосования, если таковые были; вам не нужно записывать, кто поддержал ходатайство. Конечно, правила вашей организации могут отличаться, поэтому сначала уточните их у начальника.
• Если голосование по любым предложениям или обсуждениям откладывается до следующего собрания, запишите это.
• Запишите время окончания встречи.

После встречи

• Напечатайте протокол как можно скорее после встречи, пока все еще свежо в вашей памяти. Если вы обнаружите ошибку в заметках к собранию или у вас есть вопрос, вы можете быстро устранить его, поговорив с другими участниками.
• В окончательной копии протокола укажите название организации, название комитета, тип собрания (ежедневное, еженедельное, ежемесячное, ежегодное или специальное) и его цель.
• Назовите время, когда это началось и закончилось.
• Предоставьте список участников и заметку о том, кто проводил собрание. Включите свое имя в список участников и в скобках после вашего имени скажите, что вы взяли протокол. Кроме того, в конце документа вы можете подписаться, написав «Соответственно отправлено кем», за которым следует свое имя.
• Вычитайте протоколы перед их отправкой. Попросите кого-нибудь из присутствовавших посмотреть и на них. Они смогут сообщить вам, если вы случайно что-то упустили.
• Отправьте их лицу, проводившему собрание, если не указано иное.