Как называется совокупность реквизитов делового письма

Помогите пожалуйста срочно!!

1. При отсутствии данных о Ф.И.О. должностного лица в де-ловом письме указывается …а) только наименование организации;б) только должность;в) только адрес места расположения организации.

2. Если документ адресован организации, то сначала указы-вается …а) наименование организации в дательном падеже;б) название документа;в) наименование организации в именительном падеже.

3. Специальная доверенность дает право на …а) общее управление имуществом доверителя;б) совершение одного конкретного действия;в) совершение каких-либо однородных действий.

4. Как называется совокупность реквизитов делового пись-ма?а) меморандум;б) формуляр;в) нота.

5. По структурным признакам деловые письма делятся на …а) регламентированные и нерегламентированные;б) простые и циркулярные;в) письма-запросы и письма-просьбы

«Кадровый вопрос», 2013, N 11

ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО Деловая переписка

Деловая переписка — это переписка с партнерами или сотрудниками, это обмен мнениями, новыми мыслями и предложениями. Деловые письма отличаются от личных писем в первую очередь тем, что деловые письма, если они только не конфиденциальные, открыты для ознакомления многих и это налагает на них определенный — деловой стиль изложения.

Одним из главных каналов связи различных предприятий, организаций и учреждений с внешним миром является именно деловое письмо. С помощью писем ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, в деловых письмах излагаются взаимные претензии, приглашения, просьбы и т. п. Письма сопровождают материальные ценности и иные важные документы.

И даже несмотря на наличие в современной жизни стационарного и мобильного телефонов, факса, электронной почты и Интернета, объем деловой переписки все равно ведется глобальный, даже в сравнительно маленькой фирме. Из-за этого огромное количество отправляемых писем требует однотипного их составления, оформления. То есть требуется своеобразная унификация формы делового письма. Если проанализировать современную деловую переписку между организациями и предприятиями, то выяснится интересный момент — большинство секретарей и работников, в чьи должностные обязанности входит составление и оформление деловых писем, не знают точно, какие реквизиты в нем должны присутствовать, как их правильно оформлять. Это затрудняет работу с письмами. Эксперты считают, что любое деловое письмо должно занимать по своему объему не более страницы. Ведь данные письма — это не художественная проза для чтения, эта сжатая информация, которая должна быть донесена до клиента либо партнера и побудить их к совершению определенных действий.

Текст делового письма не должен допускать двояких толкований. Ввиду юридической значимости писем их язык и стиль должны удовлетворять тем же требованиям, что и язык законов и иных нормативных актов в государстве. «Всегда, во все века однозначность языка деловой бумаги, строгая его формализованность рассматривались людьми как средство ограничения произвола власти. Еще в V в. до нашей эры древнеримский плебс требовал введения четких «писаных» законов. Создание зафиксированных на бумаге установлений и правил было также главным требованием многих средневековых восстаний. Когда же такие законы появились, от делопроизводителей требовались абсолютная точность формулировок, доскональное соблюдение формы. Иначе документ терял юридическую силу».

В настоящее время во многих странах происходит процесс унификации формы деловых писем. К примеру, в Англии разработан кодифицированный стиль официального общения, который называется Zip-Cole (в переводе означает «код-молния»). В Америке из-за широкой автоматизации информационных процессов в управлении в век компьютеризации американское деловое письмо переживает «второе рождение».

Унификация стиля и формы деловых писем затрагивает абсолютно все: и словарный состав, и синтаксис с морфологией, и графику, и пунктуацию.

Важным является и тон делового письма: он не должен быть сухим и бесчувственным. Самое лучшее, если в письме будут присутствовать достоинство и дружелюбие, готовность сотрудничать и возводить не стены, а именно мосты. Также важно в деловом письме избегать вульгарности и запанибратства.

Существуют определенные ограничения, касающиеся стиля и языка делового письма. Если говорить в общих чертах, то идеальным письмом считается именно то, которое сочетает в себе радушие и достоинство. Такие письма сообщают получателю и адресатам чувство искренности и дружеского расположения написавшего это письмо (отправителя). Однако не стоит и злоупотреблять радушием в деловых письмах, что может привести к обратному эффекту, и читающий потеряет интерес к письму.

Вежливость и точность неотъемлемы в деловой корреспонденции и оформлении деловых писем, однако общий тон письма может меняться в зависимости от его содержания. Письма, направленные важным государственным деятелям, прошения или заявления о приеме на работу должны иметь более официальный и уважительный тон, чем обычное деловое письмо.

Каждое письмо преследует свою собственную цель, поэтому оно должно быть написано таким языком, который будет способствовать достижению этой цели наилучшим образом. Переписка между людьми, общающимися на протяжении некоторого времени, может быть менее официальной в отличие от переписки между корреспондентами, впервые вступающими в контакт.

Сообщение в письме должно быть изложено простым и естественным языком. Часто в письмах пользуются такими фразами и выражениями, которые давно потеряли всякий смысл. Таких выражений следует избегать, так как они, во-первых, устарели, во-вторых, нарушают четкость стиля.

Деловые письма чаще всего составляют от имени коллективного субъекта, так как обычно они несут в себя не волю одного человека, а интересы всей компании, фирмы, организации.

Деловые письма пишутся на специальных бланках, которые должны соответствовать стандарту. Письма подготавливаются в двух экземплярах: один отсылается адресату, другой экземпляр остается в организации.

Для подобных бланков установлен комплекс обязательных атрибутов (реквизитов), которые должны располагаться в определенном, а не в хаотичном порядке.

Бланк официального письма — это лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными элементами. Таким образом, мы представляем себе, что деловое письмо состоит из самой рамки письма и внутри данной рамки располагается текст. Помимо текста, письмо должно содержать информацию об отправителе и получателе письма (адресате).

Бланки могут быть с угловым и продольным расположением реквизитов. Бланки необходимо изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Как мы уже указали ранее, допускается изготавливать бланки типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники. Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов РФ.

Бумага для вашего делового письма должна быть хорошего качества, абсолютно чистой, аккуратно обрезанной.

Ширина поля с левой стороны листа должна быть не менее двух сантиметров, абзац начинается с красной строки с отступлением в пять интервалов от левого края строки; текст печатается через полтора-два интервала; желательно избегать переноса слов.

Резолюции на всех видах входящей корреспонденции должны делаться карандашом или на отдельных листах; деловое письмо складывается текстом внутрь, а наиболее важные деловые письма не сгибаются, для чего посылаются в больших плотных конвертах.

На телеграфный запрос следует дать ответ в течение трех дней, на деловое письмо — в течение десяти дней; если запрос требует подробного рассмотрения, то в течение трех дней следует сообщить, что деловое письмо принято к сведению, и дать окончательный ответ в течение 30 дней (целого месяца).

К содержанию деловых писем предъявляются следующие требования:

— точность и ясность изложения мыслей — короткие слова, короткие фразы, короткие абзацы;

— максимальная доступность текста для понимания, употребление простых фраз, точно и однозначно выражающих суть;

— грамотность;

— корректность.

Но все данные требования и правила мы подробнее рассмотрим далее.

На бланках оформляются только постоянные реквизиты, переменные реквизиты добавляются уже при печатании делового письма.

Оформление подобного бланка делового письма, которое соответствует всем техническим и эстетическим параметрам, позитивно влияет на восприятие его содержания.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов — А4 (210 x 297 миллиметров) и А5 (148 x 210 миллиметров).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 миллиметров — левое поле;

10 миллиметров — правое поле;

20 миллиметров — верхнее поле;

20 миллиметров — нижнее поле.

Бланки документов оформляют в соответствии с приложением, которое будет указано нами ниже. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков — угловой и продольный.

Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

— центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

— флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

— общий бланк;

— бланк письма;

— бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и при необходимости ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и при необходимости ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посредине верхнего поля листа.

Многие советуют верхнюю часть делового письма делать более насыщенной и интересной, а нижнюю более «устойчивой». Это положительно влияет на способности человеческих глаз. Наверное, по данной причине эмблемы и товарные знаки организаций, которые обычно яркие и интересные, располагают в самом начале (вверху) письма.

Стандарты на формуляры-образцы устанавливают форматы и размеры полей всех документов, которые входят в состав унифицированной системы документации, и, конечно же, требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, реквизиты и правила их расположения.

Документы, входящие в состав унифицированных систем документов, состоят из трех основных частей. Данные части располагаются в пределах четко разграниченных зон. Подобное построение документа обеспечивает необходимую быстроту восприятия его содержания и текста.

Установление подобных стандартов на формуляры-образцы определяет и требования к бланку официального делового письма. Данное обстоятельство вызвано необходимостью унифицировать процесс его оформления. Все вышеперечисленное способствует:

— организованности процесса централизованного изготовления бланков для деловых писем;

— уменьшению стоимости машинописных работ;

— сокращению затрат времени и сил на составление, написание и оформление писем;

— облегчению поиска необходимой информации в тексте деловых писем;

— внедрению вычислительной и иной техники при обработке писем.

Формуляр-образец помогает сконструировать документы любого уровня для управленческой и иной документации.

Деловое письмо является документом более надежного и доступного носителя информации.

По содержанию деловых писем можно выделить следующие их виды:

— коммерческие письма: письмо-запрос, оферта, рекламация, различные виды ответов;

— деловые письма: сопроводительное, договорное письмо, напоминание, подтверждение, просьба и т. п.;

— нерегламентированные письма: рекламные, информационные, письмо — представление фирмы и т. п.;

— личная служебная переписка: поздравления, приглашения, ответы на приглашения, выражение соболезнований, рекомендации и т. п.;

— пресс-релизы: письма для прессы.

По форме деловые письма могут быть:

— письмо-напоминание — факт напоминания;

— гарантийное письмо — выражение гарантии, документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо, например места работы, проведения исследований, заключение или продление договора и т. п. Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным;

— письмо-подтверждение — указание на достигнутую степень согласия, свершившийся факт;

— письмо-ответ — по своему содержанию носит зависимый характер от инициативных писем, так как тема его текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы;

— информационное письмо — информирование о намечаемых или уже проведенных мероприятиях;

— письмо-приглашение — письменное приглашение адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем;

— инициативное письмо — это письмо, требующее ответа. Большая категория таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов;

— сопроводительное письмо — письменный текст, который информирует адресата о направлении документов, прилагаемых к письму;

— письмо-предупреждение — предупреждение о возможных ответных шагах и т. д.

В целом же все деловые письма можно разделить по функциональному признаку на две группы:

а) письма, требующие письма-ответа;

б) письма, не требующие письма-ответа.

Любое деловое письмо имеет свои обязательные реквизиты, порядок оформления которых определяет Государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст). Настоящий Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее — документы), включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000). Данный документ устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Например, Стандарт диктует правила расположения Государственного герба, эмблемы организации и ее товарного знака. Устанавливает, в каком случае в заголовке документа пишется сокращенное наименование организации, а в каком нет и из каких элементов состоит регистрационный номер приказа.

Для делового письма требуются следующие обязательные реквизиты:

— Государственный герб Российской Федерации (для государственных предприятий и организаций);

— герб субъекта РФ (для государственных предприятий и организаций);

— эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), если не государственная организация;

— код организации;

— код формы документа;

— наименование организации;

— основной государственный регистрационный номер (ОГРН);

— идентификационный номер налогоплательщика;

— справочные данные об организации;

— дата документа;

— регистрационный номер документа;

— ссылка на регистрационный номер и дату документа (в письмах-ответах);

— адресат;

— заголовок к тексту;

— текст документа;

— отметка о наличии приложения (в сопроводительных письмах);

— подпись;

— отметка об исполнителе (фамилия или фамилия, имя, отчество и телефон);

— идентификатор электронной копии документа.

При поступлении письма добавляются реквизиты:

— резолюция;

— отметка о контроле.

Все документы состоят из отдельных реквизитов. Слово «реквизит» происходит от латинского слова «reguisitum», что означает «необходимое», «требуемое». Совокупность реквизитов официального делового письма называется формуляром или формой. Чтобы документ (приказ или деловое письмо) отвечал своему назначению, он обязательно должен быть составлен согласно форме, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления разнообразных документов зависит их юридическая и доказательная сила. Например, когда это требуется для подтверждения конкретных фактов, событий или действий.

Расскажем конкретно про оформление реквизитов делового письма.

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках деловых писем в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст. 5021).

Порядок применения бланков с изображением Государственного герба Российской Федерации установлен Постановлением Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. N 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации». Есть еще ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования». Он был принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 25 декабря 2001 г. N 573-ст.

А именно: изображение Государственного герба Российской Федерации помещают на бланках деловых писем согласно Положению о Государственном гербе Российской Федерации на верхнем поле документа центрованно относительно наименования организации.

В документах, создаваемых в негосударственных организациях, герб не изображается.

Государственный герб Российской Федерации может изображаться в многоцветном варианте, одноцветном и одноцветном без геральдического щита в виде главной фигуры — двуглавого орла со скипетром и державой.

Изображение герба субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с нормативными актами, принимаемыми органами государственной власти республик, краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов.

Дополнительно на бланках деловых писем могут воспроизводиться утвержденные в установленном порядке изображения (гербы) территории или населенных пунктов (требования к их оформлению ГОСТом не указываются).

Эмблема организации — это символическое графическое изображение. Эмблема может представлять собой рисунок, символ либо буквенное изображение. Эмблему организации (товарный знак, знак обслуживания) помещают на бланках организаций согласно уставу организации. Размеры эмблемы не ограничены, но располагать ее необходимо в верхнем поле делового письма. Обычно эмблему размещают на левом поле документа на одном уровне с наименованием организации. Обратите внимание на то, что эмблемой нельзя заменять наименование организации.

Товарный знак или знак обслуживания воспроизводятся на бланке делового письма с соблюдением требований законодательства России о товарных знаках и знаках обслуживания (ныне это часть четвертая Гражданского кодекса Российской Федерации). Товарный знак — это обозначение, служащее для индивидуализации товаров юридических лиц или индивидуальных предпринимателей (ст. 1477 Гражданского кодекса РФ).

Правовая охрана товарного знака в России предоставляется на основании его государственной регистрации. Право на товарный знак охраняется законом. Товарный знак может быть зарегистрирован на имя юридического или физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность. На зарегистрированный в должном порядке товарный знак выдается соответствующее свидетельство.

Владелец товарного знака имеет исключительное прав пользоваться и распоряжаться своим товарным знаком, а также запрещать его использование другими лицами.

В качестве товарных знаков могут быть зарегистрированы словесные, изобразительные, объемные и другие обозначения либо их комбинации.

Зона и правила расположения товарного знака на бланках аналогичны эмблеме.

Если на бланке делового письма имеется Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта РФ, то эмблему или знак обслуживания (товарный знак) не изображают.

Код организации (юридического лица) проставляют в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций (ОКПО) при государственной регистрации. К примеру, в г. Москве любая организация (юридическое лицо) должна быть зарегистрирована в Московской регистрационной палате и иметь свидетельство о том, что она внесена в специализированный реестр. После данной процедуры Московский городской комитет по статистике присваивает организации код по ОКПО. Код состоит из восьми чисел, последняя его цифра печатается через пробел, к примеру 0608945 6. Данный код может быть заранее проставлен на документе, к примеру еще в типографии при изготовлении бланков делового письма организации. Каждая цифра в данном коде имеет свое значение и несет определенную информацию в себе, например отнесение организации к определенной отрасли, виду деятельности и т. п.

Коды, проставляемые на документах, являются элементами их электронной идентификации и служат для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи, сокращая количество возможных ошибок при передаче данных.

Код организации — это своеобразное подтверждение правомочности организации — автора делового письма.

Код формы документа проставляют согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) только на документах, имеющих унифицированную форму, название которой включено в Классификатор управленческой документации (класс 0200000). Данный код может быть заранее нанесен на бланк делового письма. Код по ОКУД указывается справа от кода организации.

Наименование организации, от которой исходит деловое письмо, должно быть прописано в соответствии с наименованием, указанным в учредительных документах организации. Над наименованием организации указывают сокращенное, если сокращенного наименования не имеется, то полное наименование вышестоящей организации.

Сокращать названия организаций произвольным образом недопустимо. Сокращенные наименования организаций образуются следующим образом:

— по первым буквам слов, входящих в наименования. К примеру, МИД (Министерство иностранных дел). Аббревиатуры пишутся слитно и буквы в них не разделяются точками;

— по начальным слогам букв, входящих в наименование, к примеру Газпром (Газовая промышленность);

— смешанным способом, когда сложносокращенные наименования образуются частично из начальных букв, частично из усеченных слов и пишутся в первой части прописными буквами, во второй — строчными. ГидропромНИИ (Гидропромышленный научно-исследовательский институт). Все подобные слова пишутся слитно.

Наименования организаций регионов России, имеющих вместе с русским языком в качестве государственного национальный язык (к примеру, татарский или башкирский), печатают на двух языках — на национальном и на русском.

Если у организации есть сокращенное наименование — его указывают ниже полного в скобках.

Образец.

Общество с ограниченной ответственностью

«Инновационные и компьютерные технологии»

(ООО «Инновкомтех»)

МОСКОВСКИЙ ТОРГОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

Саратовский филиал

Сокращенное наименование должно быть обязательно закреплено в учредительных документах организации.

Аналогично поступают и с наименованием на иностранном языке. То есть если оно имеется и закреплено в уставе организации — его располагают ниже наименования на русском языке. При этом имеются следующие варианты расположения наименований на русском и иностранном языках:

— данные наименования располагаются симметрично справа и слева вдоль верхнего поля делового письма;

— либо продольно: строка — на русском языке, строка — на иностранном языке.

Образец.

Международная промышленная International Industrial

корпорация «Мир» Corporation «World»

Международная промышленная корпорация

«Мир»

International Industrial Corporation

«World»

Наименование филиала, территориального отделения, иного структурного подразделения, представительства организации указывается в том случае, если деловое письмо исходит именно от данного структурного подразделения, а не от главной организации, и располагается ниже наименования организации.

Автором любого делового письма может быть и должностное лицо, представляющее конкретную организацию.

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Номер включает в себя 13 знаков.

Образец.

ОГРН 2148811250687

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. ИНН и КПП имеют соответственно десять и девять знаков, к примеру ИНН 3439019571/781001001.

Реквизит «Справочные данные об организации» используется только в служебных и деловых письмах и не проставляется на внутренних документах организации (например, на приказах). Подобные данные необходимы для почтовой, телеграфной, телефонной и электронной связи с организацией, а также для выполнения расчетно-денежных операций в банке, счет которого указан в письме.

Таким образом, справочные данные об организации — это почтовый и электронный адреса, номера контактных телефонов, факсов, номер и реквизиты счета в банках и иные сведения по усмотрению организации.

По законодательству некоторых стран на бланке требуется определенная дополнительная информация. Например, акционерное общество с ограниченной ответственностью в Британии должно указывать имена своих директоров, адрес своего зарегистрированного офиса, место регистрации и регистрационный номер. Многие деловые письма имеют напечатанные слова, указывающие место, оставленное для ссылок.

Ссылка состоит из инициалов исполнителя и его контактного телефона. Для ссылок можно использовать буквы и цифры, обозначающие отдел или сектор пишущего, номер дела и т. д. (в британских письмах ссылка обычно помещена над датой, в американских письмах она указывается в левом нижнем углу листа письма).

В почтовых адресах не должно быть сокращенных названий и наименований, условных букв, цифр или каких-либо знаков. При этом должен соблюдаться следующий порядок написания адреса адресата:

— наименование адресата (фамилия, имя, отчество для физических лиц);

— название улицы, номер дома, номер корпуса дома, номер квартиры;

— название населенного пункта (города, поселка, деревни и т. п.);

— название области, края, автономного округа, автономной области, республики;

— страна (для международных почтовых отправлений);

— почтовый индекс.

Почтовый адрес в международных деловых письмах состоит обычно из номера дома и улицы; местности; названия округа, штата или провинции; почтового кода. В зарубежной корреспонденции необходимо добавить и название страны назначения (на языке страны отправителя). Если у адресата имеется почтовый ящик, то номер почтового ящика проставляется вместо номера дома и улицы. Когда письмо посылают на временный адрес человека (или письмо личного характера человеку на адрес компании), то используют сокращение c/o (care of).

Образец.

Mr John Black

c/o Hilton Hotel

Почтовый адрес может содержать специальные инструкции для почты и (или) адресата.

Образец.

(By) Air Mail Авиапочтой

Registred (Mail) Заказной корреспонденцией

Express Delivery Срочная доставка

Poste Restante До востребования

To be called for До востребования

Printed matter Бандероль

Please forward Пожалуйста, направьте

To be forward Переслать (отправить по месту назначения)

If undelivered, return to: В случае неполучения адресатом письма вернуть

Urgent Срочное

Personal Личное

Confidential Конфиденциальное

Письмо, помеченное Personal (личное), не должно распечатываться никем, кроме самого адресата; письмо, помеченное Confidential (конфиденциальное), может быть распечатано также личным помощником или секретарем.

В аналогичном порядке производится и написание адреса отправителя.

Образец.

Большая Садовая ул., д. 239/241, г. Энгельс

Саратовская область, 404670

Для более быстрой и оперативной связи с организацией, конечно же, используются номер телефона, факса, телетайпа, адрес электронной почты и др.

Образец.

Тел.: (8452) 49-79-29, факс: 49-79-70

e-mail: centr_apelsin2008@yandex. ru

Банковские реквизиты необходимы только на деловых писем, которые касаются расчетно-денежных операций (к примеру, это гарантийные письма).

Образец.

Счет N 42307.810.5.5611.5305487

Банк получателя: Саратовское ОСБ

N 8622 АК Сбербанк

Российской Федерации, г. Саратов

БИК 046311649

Корреспондентский счет 30101810500000000649

Получатель: ИНН 7707083893

КПП 645531002

АК Сбербанк Российской Федерации

фил. Ленинского отд. N 7324/0279

г. Саратов, расчетный счет 47422810656119910001

Назначение платежа: «Зачисление на счет N…»

Официальное письмо является единственным документом, на котором не указывается наименование. Остальные документы, например приказ, акт, идут со своим названием.

Образец.

ООО «Дети Арбата»

ПРИКАЗ

За границей каждая фирма тоже имеет свое определенное название. Частные фирмы, принадлежащие одному лицу (в Соединенных Штатах Америки называемые единоличной собственностью), могут быть зарегистрированы под именем собственным (именем основателя или владельца) или под нарицательным именем (Mother Nature Health Food Store). Типичные примеры товариществ: Black, Smith Johnson, Brown Co, Baker Son Green Bros. В названиях некоторых товариществ нет собственных имен. Названия государственных компаний Великобритании включают в себя сокращение PLC (plc), а частные компании с ограниченной ответственностью — слово «Limited» (Ltd). Американские корпорации имеют названия, оканчивающиеся словами «Company» (Co), «Corporation» (Corp) или «Incorporated» (Inc); Pty Ltd (Propriety Limited) обозначает частные компании с ограниченной ответственностью в Австралии и Южной Африке; Pte Ltd — сокращение, используемое частными компаниями в Сингапуре.

Дата делового письма — это дата его создания, подписания, принятия, согласования или утверждения. Если авторами делового письма являются несколько организаций, то датой письма будет служить наиболее поздняя дата его подписания.

Дата оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: сначала день месяца, затем месяц и год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными между собой точкой, год оформляется четырьмя арабскими цифрами. Для обозначения дней месяца и месяцев всегда используется именно пара цифр, а не одна цифра, то есть для чисел месяца с 1 по 9 и для месяцев с января по сентябрь в датах добавляется «0».

К примеру, дату 2 октября 2013 г. необходимо оформлять следующим образом: 02 октября 2013. Обозначения «год», «года», «г.» не проставляются.

Можно и словесно-цифровым способом прописать: 2 октября 2013 г. или, например, изменить последовательность (сначала год, затем месяц и число): 2013.10 февраля. Здесь также обязательно добавление «0» для чисел с 1 по 9. При первом способе написания, когда месяц прописывается словами, необходимо обязательно после цифр, обозначающих год, ставить букву «г.» с точкой или слово «год». Данный метод в России практически не применяется.

При датировании документов и служебных писем не допускается использование римских цифр.

В Великобритании обычно порядок таков: день, месяц, год — 10 декабря 19… или 10-е декабря, 19…

Американцы обычно ставят сначала месяц, за которым следует день и год: Декабрь 10, 19… (форма 10 декабрь 19… также широко используется в Соединенных Штатах Америки).

Международная организация по стандартизации (ISO) рекомендует следующую цифровую форму в таком порядке — год, месяц и день: 19…-12-10.

Другие цифровые формы, как 10-12-19…, 10 декабря 19…, 10/12/19… не должны применяться в деловых письмах, так как они легко могли бы внести путаницу, и 10/12 означает то ли 10 декабря то ли 12 октября?

Во многих современных организациях можно обратить внимание на достаточно распространенную ошибку при датировании документов, в том числе и служебных писем: дату на документе (например, на приказе или письме) печатают при его изготовлении. Но дату на документе проставляет должностное лицо, подписывающее его, непосредственно при подписании. При этом допускается напечатать в проекте документа обозначение месяца и года, а число проставлять от руки при подписании документа.

Движение деловых писем и вообще документов любого вида (входящих, исходящих и внутренних) сопровождается их регистрацией. Данный порядок обязателен для всех документов, «требующих учета, исполнения и использования в справочных целях» (п. 7.1.2 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти), то есть регистрируются организационно-распорядительные, финансовые, кадровые и иные документы.

Регистрация делового письма либо приказа — это запись учетных данных о документе по установленной форме, которая фиксирует факт его создания, отправления или получения (пп. 65 п. 2.2.2 ГОСТ Р 51141-98).

Регистрация деловых писем и иных документов осуществляется в следующих целях:

— происходит количественный учет документов, который необходим для подсчета объема документооборота;

— обеспечивается сохранность документов и устраняются возможности их утраты или потери;

— восстановление информации утраченного документа с помощью регистрационных форм и имеющихся заверенных копий;

— обеспечивается возможность ведения контроля исполнения различных документов, в том числе деловых писем и приказов;

— обеспечивается возможность ведения информационно-справочной работы по документам и поиска информации по запросам работников организации и внешних потребителей.

Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние — в день подписания или утверждения. Все регистрационные номера присваиваются в пределах одного календарного года.

Все входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно друг от друга.

Регистрационный номер (индекс) делового письма состоит из его порядкового номера. Это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое каждому исходящему (отправляемому), внутреннему и входящему (поступившему) документу при его регистрации.

Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он был включен в информационный массив организации и находится под контролем и ответственностью.

Образец.

N 1234/06-11 или N 120/01-06/11

Организация по своему усмотрению может проставить индекс дела по номенклатуре дел, а также добавить информацию о корреспонденте, исполнителе письма и пр. Если деловое письмо исходит от нескольких организаций, то регистрационный номер должен состоять совместно из регистрационных номеров, присваиваемых ему каждой из организаций. Проставляются данные регистрационные номера через косую черту в порядке указания авторов в деловом письме.

Образец.

письмо N 67/52

Для входящих документов характерна их повторная регистрация в структурных подразделениях и филиалах организации. Но новый номер присваивать недопустимо. Документ должен регистрироваться под тем же номером, который был ему присвоен в главной организации.

Не подлежат регистрации:

— письма, присланные для сведения (копии);

— письма о разрешении отпусков и командировок;

— сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня;

— претензии;

— поздравительные письма;

— корреспонденция, адресованная работникам организации с пометкой «лично» и общественным организациям, и пр.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа (именно в деловых письмах-ответах) включает регистрационный номер (номера) и дату документа (письма), на который дается ответ. К примеру, данный реквизит может быть оформлен следующим образом: «На N _____ от «__» ________________ г.» и заполняется только в той ситуации, когда составляется ответ на поступившее в организацию письмо. С поступившего письма переписываются его регистрационный номер и дата поступления и вбиваются в деловое письмо. Сопоставление дат отправки и получения писем дает представление о степени оперативности работы организации с входящей и исходящей корреспонденцией.

Образец.

На N 2143/02-08 от 24 февраля 2013 г.

При ссылке на входящий документ нежелательно употребление слов «ваше», «наше», «ваш» и т. п.

Ни в коем случае не следует помещать данный реквизит в самом тексте письма.

В каждом документе должно быть обязательно указано место его составления или издания, то есть название местности, области, города или территории, где был создан документ. В деловых письмах обычно подобная информация содержится в справочных данных об организации.

Адресатами могут быть организации, их различные структурные подразделения, должностные и даже физические лица. При адресовании делового письма конкретному физическому лицу (гражданину) или должностному лицу сначала указываются инициалы, затем фамилия.

Образец.

А. В. Наумову

ул. Уфимцева, д. 6,

корп. 2, кв. 69.

Саратов, 410035

Если лицо, на имя которого пишется деловое письмо, имеет ученое звание (ученую степень), его следует указывать перед фамилией.

Образец.

Акад. А. И. Демидову

Проф. В. А. Абдулову

Д. ю. н. П. П. Николаеву

К. ю. н. Н. Н. Оверьянову

Текстовое сокращение «гр.» (от слова «гражданин») возможно только в тех случаях, когда лицо, которому адресовано деловое письмо, рассматривается как субъект гражданских правоотношений. При деловой переписке с различными организациями и фирмами зарубежных стран слова «господин», «госпожа», «господину» и т. п. передаются сокращениями «г.», «г-ну».

Наименование организации — получателя письма и (или) ее структурного подразделения необходимо указывать в именительном падеже.

Образец.

Министерство образования и науки

Российской Федерации

Управление контроля качества образования

Недопустимо адресование типа «Предприятию «Маяк» или «В фирму «Руслан и Людмила».

В целях ускорения исполнения делового письма, если известна фамилия лица, которое будет его рассматривать, рекомендуется указывать и эту фамилию. В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 при направлении письма должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия лица — в дательном падеже.

Образец.

ОАО «Саратовский жировой комбинат»

начальнику отдела кадров Е. Ю. Гришиной

Должность лица, которому адресовано деловое письмо, указывают в дательном падеже.

Образец.

Генеральному директору

Центра издательской и

юридической деятельности «Апельсин»

Л. В. Суняеву

ОАО «СеверСталь»

Главному бухгалтеру

Е. А. Миненковой

Мы выше указали, что если письмо адресуется руководителю организации (директору, генеральному директору и т. п.), то название организации должно входить в состав наименования должности адресата.

Если деловое письмо отправляется сразу нескольким адресатам (к примеру, в однородные организации) или в несколько структурных подразделений одной организации, то можно указать их обобщенно.

Образец.

Кафедрам ГОУ ВПО

«Саратовская государственная академия права»

Допускается центрировать каждую строку реквизита адресата по отношению к самой длинной строке.

Образец.

Директору ЗАО «Рудники Китая»

П. П. Плюшкину

Можно в поле адресата включить и его почтовый адрес согласно почтовым правилам.

Образец.

Всероссийский государственный колледж строительства мостов и гидротехнических сооружений

ул. М. Горького, д. 8,

Саратов, 410002

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, следом ее почтовый адрес (мы уже указали выше образец). Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные организации и постоянным корреспондентам. Для этого удобнее всего применять конверты с уже заготовленными и заранее напечатанными адресами.

Если письмо адресуется официальному лицу, то сначала указывается должность, затем фамилия и инициалы, адрес организации.

Образец.

Директору открытого

акционерного общества

«СибГазНефтьПром»

Г. Г. Ульянцеву

Площадь Свободы, д. 5,

Новосибирск, 560700

При адресовании письма физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, следом его почтовый адрес.

Образец.

Косолапову М. М.

ул. Бардина, д. 5, кв. 117

г. Энгельс, Саратовская

обл., 410067

Любое деловое письмо не должно содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами и в иных местах ставить не нужно.

Знаки препинания во внутреннем адресе могут быть опущены. Наименование организации, имя и фамилию лица, которому письмо адресовано, необходимо писать так, как они были даны на исходящей от этой организации корреспонденции или как в справочнике.

Когда отправляют большое количество писем, необходимо составить список (реестр) на рассылку и на каждом экземпляре документа указывается только один адрес.

При отправлении деловых писем зарубежным адресатам реквизит «Адресат» включает в себя инициалы имени и фамилию адресата, его должность, наименование организации, номер дома, название улицы, название населенного пункта, почтовый код либо индекс, название страны. Если письмо, к примеру, отправляется в Соединенные Штаты Америки, после названия города нужно указывать и штат; при отправке писем в Великобританию указывается конкретное графство. Все составные части реквизита излагаются в той последовательности, которая соответствует традициям страны назначения делового письма.

Согласно международным стандартам составные части реквизита выравниваются по левой его границе, как мы делали выше. Количество строк адресата должно быть ограничено шестью, а количество букв — тринадцатью. Если в строке более тринадцати знаков, то реквизит «Адресат» можно оформить шрифтом меньшего размера. Прописными буквами рекомендуется писать название местности, учреждения, осуществляющего доставку, и страну назначения делового письма.

Если документ адресуется организации, вначале указывается ее название, затем почтовый адрес.

Если письмо адресуется должностному лицу организации, сначала указывается его имя (либо инициалы имени), затем фамилия, должность, название организации (фирмы) и почтовый адрес. Если письмо направляется частному лицу, то порядок такой же, только без должности и названия организации соответственно.

Заголовок к тексту должен нести в своем содержании основной вопрос, затронутый в данном деловом письме. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком)? (например: Приказ о создании аттестационной комиссии); чего (кого)? (например: Должностная инструкция ведущего эксперта).

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

Заголовок должен быть кратким, лаконичным и емким. Сформулирован он должен быть всего из одной фразы. Содержание письма выражается в нем формой предложного падежа с предлогом «о» или «об». Никакими кавычками и скобками заголовок не выделяется, пишется он с прописной буквы и начинается сразу от левого поля листа делового письма ниже реквизитов бланка (при угловом расположении реквизитов бланка). Подобное расположение сохраняется и при продольном расположении реквизитов. Но необходимо заметить в данном случае, что в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти предусмотрено именно центрованное относительно текста делового письма или приказа расположение заголовка к тексту.

Образец.

О продлении договора аренды транспортного средства

О расторжении договора

Об организации выездных проверок

О закупке оборудования

Об организации и проведения совместной конференции

Заголовок обычно составляет исполнитель письма, так как он лучше ориентируется в тексте данного документа, знает, о чем он написан и какой смысл в себе несет.

Если заголовок написан правильно и точно, то работнику, который разбирает и сортирует входящую корреспонденцию, должно быть сразу понятно, к какой категории писем относится данное деловое письмо и куда его следует направить. Данный фактор очень важен тогда, когда в письме конкретно не указан получатель (должностное лицо).

Заголовок также избавляет от необходимости читать все письмо целиком. Посмотрел на заголовок — и сразу стало ясно, к кому данное письмо нужно направить и что с ним делать.

В заголовке нежелательно употреблять такие слова, как «касательно», «относительно», «касается», «по делу». Последнее выражение «по делу» характерно для юридических писем, писем, адресованных правоохранительным органам, и т. п.

Образец.

Начальнику Следственного управления

г. Саратова

А. А. Александрову

По делу гр. Иванова И. И. (дело N 670-01)

Информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации, называется текстом официального документа.

Текст документа по структуре, принятым формулировкам, устойчивым синтаксическим конструкциям непосредственно связан с видом документа (деловое письмо, приказ и пр.) и его разновидностью (приказ по основной деятельности или приказ по личному составу, гарантийное письмо или письмо с предложением и пр.).

Основные требования к текстам деловых писем:

— краткость и точность изложения информации, исключение двоякого и иного толкования;

— достоверность, правдивость и объективность информации;

— составление по возможности простых (одноаспектных) писем, то есть содержащие в себе всего лишь один вопрос;

— структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части, как введение, доказательство, заключение;

— распространенное использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций.

Текст делового письма или приказа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов РФ в соответствии с законодательством нашей страны и законодательством регионов.

Необходимо огромное внимание уделять языку и стилю служебных документов, так как при составлении текстов деловых писем и приказов используется деловой стиль со специфическими признаками:

— без эмоциональной окраски, то есть нейтральный тон изложения;

— точность и ясность изложения, то есть исключение образных слов и выражений, использование уточнений и дополнений и пр.;

— краткость текста, исключение повторов, излишних, порой ненужных подробностей и деталей;

— употребление устойчивых, шаблонных словосочетаний, например «сообщаем, что в период…», «проверкой установлено, что…», «доводим до вашего сведения, что…», «сообщаем вам, что…», «направляем на рассмотрение и утверждение…»;

— должна быть обязательно ограниченная сочетаемость слов: «вносить предложения», а не «давать предложения»; «предоставить кредит», а не «выдать кредит»; «вступать в силу», а не «входить в силу»; «обладать правом», а не «владеть правом» и др.;

— использование отглагольных существительных: «оказать содействие», а не «посодействовать»; «оказать поддержку», а не «поддерживать»; «производить ремонт», а не «ремонтировать» и т. д.;

— безличный характер изложения текста делового письма;

— употребление специальных терминов;

— использование сокращенных слов;

— использование универсальных слов с неопределенным значением;

— исключение из текста архаизмов, таких как «сего года», «при сем направляем»;

— исключение заимствованных слов, имеющих аналог в русском языке: «продлить договор», а не «пролонгировать договор», как обычно пишут.

Тексты большого объема принято разделять на пункты, подпункты, разделы, применяя нумерацию арабскими цифрами с точками после них.

Тексты документов оформляют также в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «обладаете» или «были», «присутствовали» и т. п.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Любая анкета содержит в себе постоянную и переменную информацию. Постоянной информацией являются наименования признаков, то есть задаваемые вопросы, а переменной информацией — их характеристики (сами ответы).

Анкета может иметь следующие варианты изложения информации:

— вопросы и отведенные места для ответов на них;

— вопросы и варианты ответа на них для выбора;

— отведенные места для информации, вносимой анкетируемым дополнительно, по его усмотрению.

Образец.

Анкета для поступления на работу

1. Фамилия ______________________

2. Имя __________________________

3. Отчество _____________________

4. Дата рождения ________________

5. Образование __________________

6. Стаж работы __________________

7. Предыдущее место работы ___________________

8. Отношение к военной службе ________________

9. Семейное положение ________________________

10. Какого рода деятельность для Вас является наиболее приемлемой и

предпочтительной (нужное подчеркнуть):

творческая исполнительская

управленческая посредническая

организаторская иная

Подпись ________________ Дата________________

Анкеты наиболее предпочтительны для кадровых документов и управления персоналом.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Подзаголовок, имеющий самостоятельное значение, пишется с прописной буквы.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. Точки в заголовках и подзаголовках граф не ставятся. В таблицах принято употреблять общепринятые условные обозначения.

Если таблиц в документе несколько, то над каждой таблицей справа пишут слово «Таблица» и указывают ее порядковый номер (без самого знака «N»). В тексте делового письма или иного документа обязательно должны быть ссылки на все содержащиеся в тексте таблицы.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления делового письма или приказа, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма — просьбу без пояснения).

Максимальная длина стандартной строки делового письма обычно равна шестидесяти четырем печатным знакам, что составляет около семнадцати сантиметров. Обычно строка вмещает от шестидесяти до шестидесяти двух знаков. Именно такая длина строки объясняется тем, что наиболее употребляемым форматом при составлении деловых писем является формат А4.

В тексте письма, подготовленного на основании писем других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации — автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту (мы об это уже писали ранее).

Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В приказах организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «прошу», «предлагаю»).

В письмах и приказах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («совет постановляет», «директорат решил»).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили», «посчитали необходимым»).

Самое сложное в тексте делового письма — изложить суть дела. Для этого необходимо правильно употреблять слова и словосочетания с учетом их значения и формы. При составлении текстов приказов и деловых писем нужно учитывать нормы словообразования, управления и употребления предлогов.

Отметка о наличии приложения делается в том случае, если к письму прилагаются какие-либо документы. В левом нижнем углу письма сразу от поля ставится слово «Приложение», затем помещаются названия прилагаемых документов в цифровой последовательности с указанием количества экземпляров и листов.

Таким образом, отметка о приложении имеет несколько вариантов оформления:

— указывается, сколько высылается документов (один или несколько);

— в тексте сопроводительного письма указываются наименования всех высылаемых документов или их наименования не указаны совсем;

— указывается, сброшюрованы или нет прилагаемые к деловому письму документы;

— указывается, по скольким адресам высылаются прилагаемые документы (по нескольким или по одному), если письмо отправляется в несколько адресов.

Каждое название должно быть расположено на отдельной строке. Под словом «Приложение» никакая запись не производится.

Образец.

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

Приложение: копия договора с закрытым акционерным обществом «Саломея» на 2 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют.

Образец.

Приложение:

1. Положение об оплате труда и премировании на 3 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов ОАО «СаратовАлмазСервис» на 10 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают иной документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Образец.

Приложение: письмо Росгосстраха от 15 декабря 2004 г. N 21-7/879 и приложение к нему, всего на 4 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Образец.

Приложение: на 4 л. в 2 экз., только в первый адрес.

В приложении к приказу на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение N _____» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.

Образец.

Приложение N 1

к приказу Комитета по спорту

от 15 декабря 2013 г. N 801

Возможно напечатание слов «ПРИЛОЖЕНИЕ N _____» и прописными буквами, а также допускается центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки.

При большом количестве приложений их названия перечисляют в самом сопроводительном письме после слова «Приложение». В данной ситуации очень удобно оформить список (реестр) описи вложений на отдельном листе в произвольной форме.

Опись должна быть подписана и указана дата ее составления и подписания. В сопроводительном письме делается отметка.

Если прилагаемый документ сам тоже имеет приложение, то это указывается в отметке о наличии приложения.

Образец.

Приложение: приказ ЗАО «Руслан и Людмила» от 28 апреля 2007 г. N 34 и приложение к нему, всего на 5 л.

Документы-приложения должны иметь соответствующую отметку, указывающую на их связь с основным документом. Данная отметка ставится в правом верхнем углу документа-приложения и включает в себя слово «Приложение», а при необходимости и его номер (в данном случае со знаком N), наименование, дату и номер основного документа.

Образец.

Приложение N 3

к приказу генерального директора

ООО «Апельсин»

от 11 февраля 2013 г. N 102

Все документы, входящие в состав приложения, должны иметь все необходимые реквизиты, такие как наименование вида документа, заголовок, дату, подпись. На приложениях в верхнем углу справа делается отметка, которая указывает на связь приложения с основным документом (деловым письмом). Если приложение является самостоятельным документом, то оно направляется с сопроводительным письмом.

В американских письмах обозначения приложений ставятся прямо под начальными буквами ссылки. Пишется слово «Enclosure», обозначающее «Приложение», или слово «Enclosures» — «Приложения», чаще сокращенно «Encl». Если имеются два приложения и более, то указывается их число.

При поступлении документов работники и специалисты должны сверить соответствие наименований, количества документов и количества листов в них наименованиям и количеству, указанным в приложениях. Все конверты обычно прилагаются к документам.

Во многих организациях (к примеру, в судах) при просмотре доставленной почтовой корреспонденции проверяется сохранность упаковки, правильность ее направления по адресу, указанному не только на конверте, но и в самом документе (деловом письме). Ошибочна доставленная корреспонденция должна пересылаться по принадлежности или быть возвращена отправителю с сопроводительным письмом.

Целесообразно иметь в организации трафаретный текст подобного сопроводительного письма о возврате корреспонденции.

Бланк письма Адресат организации

О возврате полученной корреспонденции

Уважаемый ________________________________!

Нами получено Ваше письмо от ________________________ N ______, к

которому приложены документы по вопросу: __________________________________

Однако после вскрытия конверта было обнаружено, что в приложении

отсутствуют:

документы: ____________________________________________________________

листы: ________________________________________________________________

экземпляры: ___________________________________________________________

Просим Вас обеспечить срочную высылку недостающих документов (листов,

экземпляров).

С уважением

зав. канцелярией И. О. Фамилия

В случаях отсутствия в почтовых поступлениях указанных в приложении документов, повреждения документов и упаковок должен быть составлен акт в трех экземплярах, который подписывается не менее чем двумя специалистами отдела (службы, управления и пр.). Акт также поможет избежать в дальнейшем конфликтных ситуаций.

Наименование организации

АКТ

«__» ___________ 200_ г. N _____

Место составления

об отсутствии документов в полученной корреспонденции

Работниками общего отдела (канцелярии, секретарем) ____________________

(должности, фамилии

_________________________ в присутствии ___________________________________

и инициалы) (должности, фамилии и инициалы)

при вскрытии письма (бандероли) от _____________________________ N _______,

поступившего от __________________________________________________________,

(наименование организации-отправителя)

было обнаружено отсутствие ________________________________________________

___________________________________________________________________________

(наименование документов, материалов)

Составлен в трех экземплярах:

1-й — в дело N _____;

2-й — в организацию — отправитель полученной корреспонденции;

3-й — в архив.

Должности Расшифровка подписей

Подпись — собственноручная роспись полномочного должностного лица.

Реквизит «Подпись» помещается слева под текстом письма сразу от поля.

В состав реквизита «Подпись» входят:

— наименование должности лица, подписавшего документ (полное, то есть с наименованием организации, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке);

— личная подпись;

— расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Образец.

Генеральный директор

компании «Апельсин» Личная подпись Л. В. Еременко

или на бланке:

Генеральный директор Личная подпись Л. В. Еременко

Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Образец.

Заместитель генерального

директора ООО «Апельсин» Личная подпись О. Л. Суняева

При оформлении делового письма или приказа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Образец.

Генеральный директор Личная подпись Р. Л. Наумова

Главный бухгалтер Личная подпись Е. Ю. Гришина

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

Образец.

Заместитель директора Заместитель директора

по рекламе по кадрам

Личная подпись Е. Ю. Гришина Личная подпись Л. В. Еременко

Все экземпляры писем, остающиеся в делах организаций, должны содержать подлинные подписи должностных лиц.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте письма, отсутствует на момент его отправления, то письмо подписывает лицо, исполняющее его обязанности, либо его заместитель. При этом обязательно указываются фактическая должность лица, подписавшего деловое письмо (например, рядом ставится «и. о.», «зам.» и т. п.), и его фамилия.

Если в реквизите «Подпись» наименование должности пишется в две и более строки, то личная подпись и расшифровка подписи располагаются на уровне последней строки.

Образец.

Начальник отдела по жилищно-коммунальному хозяйству

ЗАО «Газпромстрой» (подпись) С. И. Семенов

Подпись располагается после текста документа (на последней странице делового письма) или после отметки о наличии приложения. В необходимых случаях во избежание, к примеру, подделок в документах (в приказах и т. п.) допускается подписание документов постранично, а не после текста (то есть несколько, а не один раз).

Также необходимо заметить, что действующими нормативными актами не предусмотрено проставление в документах факсимильной подписи, то есть подписи руководителя, вырезанной на штампе. По рассматриваемому нами ГОСТ Р 6.30-2003 требуется именно личная подпись руководителя, проставляемая им от руки, и никакая иная.

Согласование проекта текста любого документа со специалистами соответствующего профиля — это процедура, сопровождающая подготовку каждого организационно-распорядительного документа. В ходе согласования документа его текст корректируется и изменяется на основе замечаний, уточнений, дополнений, вносимых специалистами в первоначальный вариант документа. Процедура согласования документов — важная составная часть процесса их принятия и оформления.

Круг должностных лиц, привлекаемых к согласованию документов, определяется обычно индивидуально исходя из каждой конкретной ситуации. Но при документировании типовых, повторяющихся ситуаций, которые сопровождаются подготовкой документов определенных видов, целесообразно указывать в инструкциях по делопроизводству, с кем должны быть согласованы подобные документы, каким образом. Вся данная информация также в дальнейшей работе должна быть внесена в должностные инструкции сотрудников в раздел «Должностные обязанности».

Согласование может быть внутренним и внешним. Внутреннее согласование осуществляется с должностными лицами организации. Внешнее — с коллегиальными органами общественных объединений, к примеру с представительным органом работников — профсоюзным комитетом.

Для обоих типов согласования предусмотрены разные формы: для внутреннего согласования используется визирование документов, для внешнего — оформляется гриф согласования.

Гриф согласования — это реквизит официального документа, выражающий согласие организации (учреждения) или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования. Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

Образец.

СОГЛАСОВАНО

письмо Российского транспортного товарищества

от 1 февраля 2013 г. N 80

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания правления

Российской государственной

страховой компании «Согласие»

от 1 апреля 2013 г. N 561

Гриф согласования располагают ниже реквизита «Подпись», а если грифов несколько, то на отдельном листе согласования. При этом на документе делается отметка: «Лист согласования прилагается». На листе согласования должна быть отметка о его принадлежности к основному документу.

Образец.

Приложение

к протоколу разногласий

Лист согласования

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Генеральный директор Директор

ЗАО «Информатика» ООО «Комета»

(подпись) Е. А. Миненкова (подпись) Е. Ю. Гришина

11 апреля 2013 г. 11 апреля 2013 г.

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Директор Председатель правления

ООО «Техника» АКБ «Инвестстрой»

(подпись) Р. Л. Наумова (подпись) О. А. Макеева

11 апреля 2013 г. 11 апреля 2013 г.

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа рекомендуется осуществлять в следующей очередности:

— с организациями, интересы которых затрагивает документ;

— с организациями, занимающимися научными исследованиями в области, к которой имеет отношение содержание документа;

— с общественными организациями (при необходимости);

— с органами государственного контроля (надзора) в определенной области (санитария, экология, пожарный надзор и т. п.);

— с вышестоящими или межотраслевыми органами в случаях, когда законодательством предусмотрена возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов.

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Образец.

Т. М. Григорьева

Тел.: 43-98-90

Идентификатором электронной копии делового письма или приказа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Резолюция указывает на исполнение действия и т. п., указанного в письме. Она проставляется в верхнем правом углу документа между реквизитами «Адресат» и «Текст».

Резолюция пишется от руки на подлиннике делового письма соответствующим должностным лицом и включает в себя фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись должностного лица и дату.

Образец.

Киселевой О. Г.

Суняевой Р. Л.

Сухих Ю. А.

Прошу Вас организовать совещание по вопросам сотрудничества с ООО «Атлант», ЗАО «Антей» и ООО «Прокофьев и Ко» до 12 апреля сего года.

Подпись 02.04.2013

При наличии в резолюции нескольких фамилий указывается ответственный исполнитель, а если такого указания нет, то исполнителем будет являться то лицо, которое указано в списке первым (в данном случае это Киселева О. Г.).

На деловых письмах, которые не требуют дополнительных указаний по их исполнению, в резолюции просто указывается исполнитель, ставятся подпись должностного лица и дата.

При необходимости написания второй и последующих резолюций они проставляются на любом свободном месте лицевой стороны делового письма или приказа.

Возможно оформление резолюции на отдельном листе бумаги обязательно с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. При создании подобных резолюций на отдельных листах их подшивают в дело вместе с письмом (не приклеивая к письму и не скрепляя их с письмом скрепкой или металлическими скобками).

Отметка о контроле. Срок исполнения указывается в резолюции. Если данный срок не указан — он определяется в один месяц или как указано в самом деловом письме. Данная отметка обычно обозначается словами «Контроль» или просто буквой «К», поставленными цветным карандашом или специальным штампом. Подобная отметка располагается на служебном поле документа в правом верхнем углу.

При составлении текстов деловых писем необходимо соблюдать определенные правила. А именно нужно учитывать, что нежелательно составлять письма, включающие одновременно несколько разных вопросов. Письма, которые содержат в себе один вопрос, значительно быстрее обрабатываются и исполняются.

Но тем не менее деловые письма бывают одноаспектные и многоаспектные. Один аспект может составить и содержание всего письма, обычно такими письмами являются те, которые не требуют ответа (письма информационного характера). Для многоаспектных писем разработаны определенные устойчивые синтаксические конструкции для выражения того или иного аспекта содержания. Текст подобного делового письма обычно состоит из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов. Изложение каждого аспекта необходимо начинать с абзаца. Но для современной деловой переписки характерна тенденция составления преимущественно одноаспектных писем.

При ведении деловой переписки, чтобы избежать морального и иного дискомфорта, и отправителю, и адресату следует соблюдать ряд этических требований к ведению переписки, а именно при составлении деловых писем не рекомендуется:

— начинать послание с констатации отказа. В первую очередь следует изложить мотивацию принятого решения и дать понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению вопроса можно вернуться;

— навязывать адресату ожидаемый исход вопроса, например: «Просим изучить и решить вопрос положительно», «Просим утвердить данную кандидатуру», «Просим заключить договор» и т. п.;

— побуждать адресата к спешке при вынесении решения словами «срочно», «немедленно», «незамедлительно», «в более короткие сроки». Лучше воспользуйтесь этикетными формулировками, такими как «Просим Вас ответить до такого-то числа», «Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении»;

— намекать адресату на его мнимую невнимательность, некомпетентность, вводя в текст письма формулировку типа «Предлагаем более внимательно изучить…», «Просим детально проработать…» и пр.

Для получателя деловых писем обязательными требованиями с точки зрения этических норм являются:

— отказ от формы ответа, при которой письмо-запрос или письмо-предложение возвращаются автору с размещенной на них ответной информацией;

— оперативный и четкий ответ организации-отправителю в виде письма или послания, переданного с помощью других средств связи. Задержка или отсутствие ответа может рассматриваться как нежелание сотрудничать.

Следование перечисленным выше этическим нормам деловой переписки не потребует от отправителей совершения какого-либо подвига и со временем станет необременительным и привычным. Более того, это обеспечит организации и отправителю репутацию тактичного человека и научит превращать оппонентов в союзников.

Обычно текст письма состоит из двух частей. В начале указываются причины, которые выступили основанием для составления письма (различные факты, события, ссылки на иные документы, мотивы и аргументы), далее излагаются выводы, предложения и просьбы.

Образец.

В апреле следующего года нашей организацией будут проводиться выставка и распродажа выпускаемой нами продукции.

Приглашаем представителей от ваших организаций принять участие в работе данной выставки и распродаже. Надеемся на развитие сотрудничества с вашей организацией.

При составлении любого письма необходимо предварительно наметить логическую схему его содержания. Далее мы приведем примеры структуры писем, состоящих их двух-трех частей.

Образец.

Служебное письмо-запрос:

1) обоснование актуальности запроса;

2) само содержание запроса;

3) ожидаемый результат, если просьба будет выполнена.

Сопроводительное письмо:

1) сообщение о высылаемом материале (документах и пр.);

2) уточняющие сведения.

Письмо-просьба:

1) изложение причины, побудившей обратиться с просьбой;

2) изложение самой просьбы;

3) ожидаемый результат, если просьба будет удовлетворена, выражение готовности к дальнейшему плодотворному сотрудничеству.

Письмо-ответ (отказ в просьбе или отклонение предложения):

1) повторение изложения просьбы;

2) обоснование причины неудовлетворения просьбы;

3) констатация отказа или отклонения предложения.

Некоторые деловые письма могут содержать в себе только одну часть — различное сообщение, просьбу без указания причины, напоминание и т. д.

Образец.

Подтверждаем наше согласие на заключение договора аренды помещения, достигнутое в ходе переговоров 23 марта 2013 г.

Должностные лица, уполномоченные подписывать деловые письма организаций, всегда выступают от имени организации, которая является автором данного документа. При переписке используются следующие формы изложения текста:

— от первого лица множественного числа («просим», «требуем», «предлагаем», «считаем» и т. д.);

— от третьего лица единственного числа («кафедра предлагает», «организация выступает», «компания просит», «фирма направляет» и т. д.);

— от третьего лица множественного числа («руководство акционерного общества и его акционеры обращаются к Вам», «структурные подразделения организации предлагают Вашей компании», «кафедры нашего университета направляют» и пр.).

Должностное лицо при переписке может излагать текст и от первого лица («предлагаю», «считаю», «прошу» и т. д.). Но это возможно при личном обращении к адресату письма или когда деловое письмо составляется на должностных бланках.

В современной деловой переписке принято употребление вежливых обращений, таких как «Уважаемый Петр Васильевич!», «Уважаемый господин директор!», «Уважаемая госпожа Иришкина!», «Уважаемые партнеры!», «Уважаемые господа!», «Уважаемые коллеги!».

Обязательно нужно ставить после подобного обращения восклицательный знак, как поставили мы выше во всех обращениях.

Подобное обращение необходимо печатать на отдельной строке по центру либо ставить в начале текста письма, отделяя от остального текста запятой и начиная сам текст со строчной буквы.

Образец.

Уважаемый Алексей Валерьевич!

Согласно нашей с Вами договоренности я направляю текст договора для ознакомления и изучения.

Уважаемый Алексей Валерьевич, согласно нашей с Вами договоренности я направляю текст договора для ознакомления и изучения.

Итак, вступительное обращение помещается на левой стороне письма под внутренним адресом, а заключительная формула — на правой, в конце основного текста. Обе формулы пишутся на отдельных строках.

В самом конце делового письма по правилам нужно использовать заключительную вежливую форму.

Образец.

С уважением…

С благодарностью…

С признательностью…

С надеждой на дальнейшее сотрудничество…

С пожеланием успехов,

генеральный директор (подпись) Е. Ю. Гришина

Искренне Ваша…

С наилучшими пожеланиями и надеждой на сотрудничество…

Всегда рады оказать Вам услугу…

Надеемся на дальнейшие добрые и взаимовыгодные отношения…

Заранее благодарим…

С интересом ждем от Вас новых предложений…

Мы уверены, что недоразумение будет улажено в ближайшее время…

Мы надеемся, что Вы оцените преимущества нашего проекта и примете участие в…

Надеемся, что наша просьба будет выполнена…

Убедительно просим Вас не задерживать ответ…

Данная форма печатается на отдельной строке, обязательно с красной строки и отделяется от наименования должности запятой, как мы указали выше. Следует отметить, что в некоторых источниках сказано, что в указанных формах запятая перед подписью с точки зрения пунктуации избыточна и ставиться не должна. В письмах иностранным партнерам, выполненным на английском, немецком и других языках, запятая ставится обязательно. В современной практике делового письма это правило часто переносится и на русскоязычное деловое письмо, что не является правомерным с точки зрения русской грамматики.

Образец.

С уважением

Кирилл Зверевкин, консультант «ООО «Руслан и Людмила»

http://www. ruslan_i_ludmila. ru

zverevkin@ruslanil. ru

(495) 123-457-6

(495) 113-146-6

Если в начале письма была использована форма «Уважаемый…», то завершать письмо формой «С уважением…» не следует. Лучше использовать любую другую приемлемую форму из рассмотренных нами выше.

Н. Берестова

Консультант

по кадровому делопроизводству

Подписано в печать 10.11.2013

Бланк письма

Остальные реквизиты служебного письма

В одном документе не должно быть более 4 адресатов (Пример 18). Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не ставится. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, тогда на каждом письме указывается 1 конкретный адресат или же он оформляется обобщенно.

Если бумажное письмо направляется через «Почту России» либо курьером, то им все равно надо сообщать почтовый адрес получателя. Удобно сразу вписывать его в состав реквизита «адресат» (как это сделано в Примерах 9 и 10, 21 и 22). А если еще использовать конверт с прозрачным окном, то тогда данные получателя на письме будут видны в окне конверта и их не придется дублировать на нем. Только следите, чтобы в окне не была видна «лишняя информация». Некоторые компании даже используют специальный шрифт для написания почтового индекса (Пример 22), чтобы он получался таким, каким его привыкли видеть на конвертах почтовые работники, а также их спецтехника на узлах автоматической сортировки почтовых отправлений.