Как называется руководитель управляющей компании

Управляющая компания — это организация, которая обслуживает многоквартирный дом, а собственники квартир ей за это платят.

Такие компании следят за лифтами, поддерживают чистоту в подъездах, ремонтируют трубы в доме. Еще они в ответе за то, чтобы не текла крыша и ни на кого не упала сосулька.

Основной документ, регулирующий деятельность управляющей компании, — Жилищный кодекс РФ.

Что входит в обязанности УК

УК оказывает эти услуги самостоятельно или нанимает подрядчиков. Управляющая компания отвечает за качество и сроки работ перед собственниками.

Контакты с другими поставщиками. Кроме управляющей компании дом обслуживают другие поставщики коммунальных услуг: за электричество, воду и отопление управляющая компания обычно не отвечает.

Она выступает посредником между поставщиками и жильцами дома:

1. Контролирует счетчики коммунальных услуг. Часто управляющая компания отправляет поставщикам показания квартирных счетчиков за жильцов.
2. Собирает плату и работает с должниками. Люди платят поставщикам, а управляющая компания помогает в этом.
3. Предупреждает собственников о перебоях. Например, если будут менять трубы и отключат воду.
4. Информирует об авариях. Если на линию электропередач рухнул столб, УК не будет это чинить, но может сообщить, что произошло и когда дадут свет.

В каких вопросах управляющая компания может и не может помочь

Услуга	Может помочь	Не может помочь
Уборка в подъезде	На лестницах грязь — УК нанимает и отвечает за уборщиц	Сосед высыпает мусор перед дверью — разбирайтесь с соседом или обратитесь в полицию
Электричество	У вас перегорела лампочка — если не можете поменять сами, УК пришлет электрика. Услуга может быть платной	Авария на линии электропередач — УК только проинформирует, а ремонтировать будет поставщик электроэнергии
Водопровод	В квартире сломался кран — УК пришлет сантехника	Летом отключили горячую воду и ведут технические работы — УК только предупредит об отключении
Отопление	Зимой в вашей квартире холодные батареи, а у соседей горячие — УК проверит систему отопления	В холодное время года просто плохо топят — это поставщик может экономить топливо

Как проверять УК

Управляющие компании размещают информацию на сайтах и предоставляют ее по требованию собственника.

Что проверять. УК обязана предоставлять данные о своей работе по просьбе жильцов. Вы имеете право проверить:

1. Правильно ли выставили счета для оплаты коммунальных услуг. Не завышены ли тарифы.
2. Как управляющая компания выполняет свои обязанности по договору — что сделала, что планирует сделать.

Куда жаловаться на управляющую компанию

Руководитель управляющей компании. Сначала обратитесь в саму УК — напишите заявление на имя руководителя. Жалоба в другие места будет весомее, если вы пытались решить вопрос напрямую, но не смогли. Последующие жалобы подкрепите письменным отказом управляющей компании либо укажите, что они проигнорировали обращение. К тому же иск в суд могут не принять, если с вашей стороны не было попытки досудебного урегулирования.

Некоммерческие организации. С нарушениями в жилищно-коммунальном хозяйстве борются политические партии и общественные организации, например общества по защите прав потребителей.

Суд. Если жалобы не помогают, вы имеете право подать иск в суд. Почитайте, как правильно выбрать суд.

Кто контролирует управляющие компании

Это не обязательно те же самые организации, в которые жалуются на УК. Некоторые органы контролируют и рассматривают жалобы, другие только контролируют, а жаловаться туда не стоит. Контроль за управляющими компаниями ведут по нескольким направлениям: соблюдение нормативов, лицензионный контроль, контроль за тарифами и проверка качества работы.

Лицензирование. Управляющие компании лицензирует Госжилнадзор, а потом устраивает для них проверки. Это называется лицензионным контролем. В ходе таких проверок жилищная инспекция ищет нарушения — и если найдет, то может отозвать лицензию. Если вы сообщите о нарушении в Госжилнадзор, они могут провести внеплановую проверку УК.

Контроль за тарифами. Федеральная антимонопольная служба следит, чтобы управляющая компания устанавливала тарифы на услуги по закону. Этим же занимается региональный комитет по тарифам, а если его нет — региональное министерство энергетики.

Все эти вопросы проверяют также муниципальные органы власти. Обычно это управление ЖКХ при городской администрации. Раз в год они должны проводить плановые проверки, а внеплановые устраивают при поступлении жалоб.

Жильцы дома тоже могут контролировать свою управляющую компанию — об этом мы рассказали выше.

Чаще всего для управления МКД жильцы выбирают заключение договора с управляющей компанией. Перед принятием окончательного решения, многие интересуются, кто является директором выбранной ими УК.

И это закономерно, ведь качество работы компании, во многом, зависит от директора, который ей управляет.

Таким сложным делом, как хозяйство жилого дома, должны заниматься профессионалы, с грамотным и опытным руководителем во главе. Эта должность требует от претендента определенного опыта работы в сфере ЖКХ, а его права и обязанности полностью регламентированы должностной инструкцией.

Показать содержание

• Требования к директору управляющей компании ЖКХ и образец должностной инструкции
• Права и обязанности
• Зарплата
• Ответственность, в том числе уголовная
• Особенности работы
• Чем занимается заместитель?

Требования к директору управляющей компании ЖКХ и образец должностной инструкции

На должность генерального директора управляющей компании не может быть назначен некомпетентный человек, без соответствующего уровню этой должности образования и опыта. Не стоит путать директора УК с управляющим, поскольку эти должности отличаются своими должностными инструкциями.

Требования к соискателю на должность директора УК в сфере ЖКХ таковы:

1. Наличие высшего образования технической или экономической направленности.
2. Опыт трудовой деятельности на руководящем посту не менее 5 лет (в строительстве, сфере производства стройматериалов, ЖКХ и т.п.).
3. Умение руководить персоналом, организовывать работу и контролировать ее исполнение.

Знания человека, занимающего такую должность, должны охватывать различные аспекты деятельности управляющей компании ЖКХ. Директор УК должен свободно ориентироваться в таких сферах:

• нормативно-правовая база и законодательные акты;
• основы бухучета и экономики, а также организации труда в области ЖКХ;
• специализация, особенности структуры ЖКХ;
• способы управления данным подразделением;
• технология производственных процессов и перспективы улучшения дел;
• требования техники безопасности и охраны труда..

Справка! Функции этой должности сосредоточены в постоянном контроле за непрерывным обеспечением жильцов многоквартирного дома максимально качественными услугами, без срывов и аварий.

Права и обязанности директора подробно изложены в должностной инструкции.

Скачать образец должностной инструкции директора управляющей компании ЖКХ

Права и обязанности

Директор УК многоквартирными домами обязан:

1. Заключать договора с поставщиками энергоресурсов (воды, электроэнергии, тепла, газа).
2. Контролировать своевременную оплату поставщикам ресурсов.
3. В соответствии с планами, организовывать выполнение текущих ремонтов в общих помещениях домов.
4. Контролировать выполнение текущих и профилактических ремонтов технического оборудования (насосов, котлов, лифтов и т.п.).
5. Координировать деятельность специалистов УК по правильной эксплуатации наружных и внутренних магистралей и сетей.
6. Принимать меры по улучшению благоустройства прилегающей к дому территории.
7. Контролировать финансовое состояние УК.
8. Представлять УК в городских структурах и органах.

Должностная инструкция обязывает директора управляющей компании ЖКХ знать все о состоянии дел предприятия, в том числе и финансов, владеть информацией о работе каждого из своих сотрудников.

Директор УК многоквартирным домом наделен такими правами:

• подписывать финансовые, отчетные и иные документы;
• заключать от имени УК договора, соглашения;
• согласовывать калькуляции и утверждать тарифы, договорные цены на услуги;
• утверждать должностные инструкции для инженеров, паспортистов, и даже дворников, вносить изменения в штатное расписание, увольнять сотрудников или принимать их на работу;
• поощрять добросовестных работников и наказывать взысканиями нерадивых;
• следить за сохранностью имущества многоквартирного дома;
• обеспечивает исполнение коллективного договора;
• создавать безопасные условия работы;
• держать ответ перед муниципальными органами и жильцами за качество работы предприятия.

Важно! Главная цель руководителя УК — обеспечить бесперебойное и качественное предоставление услуг жильцам всеми силами и средствами, находящимися в его власти и распоряжении.

Зарплата

Управляющие компании — это коммерческие организации, созданные для получения прибыли. Этот факт имеет непосредственное отражение на заработной плате директора УК, которая состоит из:

• установленного оклада;
• премиальных выплат.

Труд директора управляющей компании полностью оплачивается собственниками жилья. В квартплату, которую они ежемесячно платят, заложена статья расходов на заработную плату всего обслуживающего персонала и, в том числе, руководящего аппарата.

Оклад является фиксированной величиной. Он устанавливается при заключении трудового договора Советом Учредителей коммерческой организации. Директор не вправе самовольно увеличивать свой оклад.

Премиальные выплаты не имеют установленных критериев. Они могут выплачиваться по результатам работы за месяц, квартал или год. Премии начисляются из прибыли УК.

Если за отдельно взятый период поступающие денежные средства не ушли на ремонтные работы, устранение аварийных ситуаций или другие нужды, они могут быть распределены между работниками компании. Дополнительная плата с жильцов на увеличение зарплаты директора не взимается.

Ответственность, в том числе уголовная

Директор УК подписывает договор с владельцами квартир МКД, где указывается, что всю ответственность по управлению домом он берет на себя. Законодательно эта норма закреплена в статье 53.1 ГК РФ и статье 44 ФЗ №14.

Внимание! Если по вине директора был нанесен материальный ущерб или упущена денежная выгода, то в соответствии со статьей 15 ГК РФ сумма потерь возмещается из его зарплаты.

Руководитель УК может быть привлечен к административной ответственности по статьям:

— 8.1 – нарушение экологических норм при строительстве и эксплуатации зданий;

— 8.4 – невыполнение требований по проведению экологической экспертизы или отказ от нее;

— 19.5 – невыполнение в срок законного предписания.

Штрафные санкции для должностных лиц определены в размере от 5-ти до 10-ти тысяч рублей.

Директор управляющей компании, как физическое лицо, может привлекаться к уголовной ответственности. Основания для уголовного преследования:

• неуплата налогов;
• нарушение трудовых норм;
• ущерб интересов кредиторов и многое другое.

Руководитель УК несет ответственность по действующим законодательным нормам. Он отвечает не только перед жильцами МКД, но и перед муниципальными органами власти за сохранность вверенного ему имущества.

Особенности работы

Деятельность на должности директора УК многоквартирным домом имеет свои особенности. Связано это с тем, что УК выступает посредником между организациями, предоставляющими услуги и ресурсы и потребителями, то есть жильцами. И с одними, и с другими УК связана договорами, на которых стоит подпись главы.

Директор в своей деятельности контактирует со всеми своими сотрудниками, держа руку на пульсе компании, и всегда должен быть осведомлен обо всех, самых мелких проблемах, чтобы понимать, когда следует вмешаться и перенести их решение на другой, более высокий уровень.

Внимание! Управлять такой сложной многофункциональной структурой, как УК, может только действительно очень грамотный, компетентный и деятельный человек с личностными качествами руководителя.

Подписав на основании ст.162 ЖК РФ договор, директор становится ответственным за все, от наличия тепла в каждой квартире до наличия достаточного количества качелей на детской площадке.

Чем занимается заместитель?

Директор управляющей компании может назначить своего заместителя, как в целом, так и в какой-то конкретной области. Чаще всего, от заместителя директора требуется опыт работы в сфере ЖКХ и менеджмента, а также экономическое либо техническое образование.

Должность заместителя директора УК является руководящей, подчиняется он непосредственно директору. Все права, обязанности и ответственность зама прописаны в его должностной инструкции.

К основным обязанностям замдиректора в УК относят:

1. Работа с жильцами дома. Он должен проводить с жильцами систематическую просветительскую работу, целью которой является повышение бытовой культуры жильцов МКД.

   Такая работа обусловлена тем, что УК обязана поддерживать чистоту на общей территории дома, а осознанность граждан в этом вопросе и их ответственное отношение к общему имуществу позволяет экономить затраты УК.

2. Помощь директору в подборе кадров. Заместитель директора не имеет права самостоятельно увольнять либо брать на работу сотрудников. Однако он принимает участие в подборе профессиональных кадров, рекомендуя их руководству, следит за условиями и качеством их работы.
3. Работа с должниками. Заместитель проводит постоянную работу с жильцами МКД, информирует их о необходимости оплачивать платежи. В трудных случаях, занимается сбором документации для подачи иска с целью взыскания дебиторской задолженности.
4. Выполнение функций директора во время его отсутствия — подпись договоров, принятие решений.

Скачать образец должностной инструкции заместителя директора управляющей компании ЖКХ

Подписав договор с жильцами, директор управляющей компании принимает на себя обязанности по управлению МКД. Сфера его деятельности, без преувеличения, является широкой. Он должен администрировать большое количество процессов — от подписания договоров с РСО до соблюдения чистоты во дворе дома.

Кандидат на такую должность, помимо экономических знаний и навыков менеджмента, должен быть прирожденным лидером. Также, как и его заместитель, директор несет материальную ответственность за причинение вреда имуществу МКД управляющей компанией, которую он возглавляет.

Любое использование материалов медиапортала РШУ возможно только с разрешения

редакции.

Владельцы квартир всегда желают найти тех, кто будет хорошо заботиться о нормальном существовании их дома, поэтому чаще всего отдают предпочтение лицензированной управляющей компании.

Это дает жильцам уверенность, что за их жилым комплексом будут ухаживать грамотные профессионалы, возглавляемые опытным директором. Но мало кто знает, за что именно отвечает директор управляющей компании в сфере ЖКХ. Попробуем в этом разобраться.

Показать содержание

• Общие положения
• Обязанности
• Права
• Ответственность
• Особенности работы
• Правила составления и изменения документа

Общие положения

Нельзя допускать, чтобы директором УК стал человек, не разбирающийся и не имеющий какого-либо опыта работы в данной сфере услуг. Поэтому общие требования к человеку, который претендует на место руководителя управляющей организации, следующие:

• Высшее образование технического или экономического профиля.
• Не менее 5 лет опыта работы на должности руководителя или его заместителя (в строительстве; сфере производства стройматериалов, ЖКХ и т.п.).
• Наличие хороших навыков руководства персоналом, организации работы и контроль за ее исполнением.

Функции директора управляющей компании:

• Постоянный контроль за обеспечением владельцев жилых домов ЖКХ услугами высшего качества, без срывов и аварий.
• Формирование условий для внедрения новейшего технического оборудования и технологий.
• Владение информацией о работе каждого из сотрудников его компании.
• Контроль за соблюдением законов в деятельности организации, которой он руководит.

Обязанности

Основные обязанности главы управляющей компании:

1. Заключение договоров с поставщиками различных ресурсов, необходимых жилому комплексу (воды, электроэнергии, отопления, газа).
2. Контроль за своевременной оплатой коммунальных услуг.
3. Координирование обеспечения предприятия необходимыми материальными благами техническими условиями для ее нормальной деятельности.
4. Обеспечение благоприятных и безопасных условий проживания граждан.
5. Организация запланированных ремонтных работ и контроль за их выполнением.
6. Наблюдение за тем, как производится текущий и профилактический ремонт технологического оборудования (насосов, котлов, лифтов и т.п.).
7. Утверждение мер по улучшению качества благоустроенности прилегающей к дому территории.
8. Контроль за материальным положением управляющей компании.
9. Координирование работ специалистов.
10. Представление управляемого им предприятия в различных городских структурах и органов государственной власти.

СПРАВКА. Руководитель УК обязан предоставлять свободный доступ к информации об основных показателях ее деятельности, об оказываемых услугах, их стоимости, о тарифах на предоставляемые коммунальные услуги в Интернете или на стендах в офисе управляющей компании.

Если эта информация по каким-то причинам скрывается, жильцам нужно обратиться в суд.

Права

Руководитель управляющего предприятия в сфере ЖКХ имеет право на:

• Составление и подписание финансовых, отчетных и других документов.
• Представление интересов управляющей компании без доверенности при общении с гражданами и разными организациями.
• Заключение и расторжение любых видов договоров. (Например, трудовых.).
• Открытие в банках счетов всех видов.
• Утверждение и подписание должностных инструкций подчиненных сотрудников, приказов и распоряжений, принятие на работу и увольнение работников, поощрение или привлечение к материальной ответственности служащих.
• Установление принципов внутреннего трудового распорядка, а также штатного расписания.
• Распоряжение собственностью и финансами управляющей компании.
• Принятие решений в пределах своей компетенции. Например, согласовывать калькуляции или утверждать тарифы.

Ответственность

После того, как жильцы дома выбрали управляющую организацию, они подписывают с ее руководителем договор на содержание дома. В этом документе сказано, что последний берет на себя всю ответственность за деятельность УК. Поэтому именно директор несет ответственность:

1. За отсутствие качественного и своевременного осуществления функций управляющей компании.
2. За убытки, которые были причинены жильцам, действием или бездействием предприятия в процессе исполнения его обязанностей.

   Взыскать материальную компенсацию за убытки, принесенные управляющей компанией, можно через подачу иска в суд по статье 14 Закона РФ «О защите прав потребителей».

3. За разглашение информации, которая содержит коммерческую тайну.
4. За целостность и продуктивное использование имущества жильцов дома.
5. За финансовые и хозяйственные результаты предприятия в тот момент, когда начальник находился на своем посту и последствия решений, которые он принимал.
6. За правонарушение, которые были совершены в тот момент, когда он управлял компанией.

Руководитель такого предприятия несет личную ответственность за последствия утвержденных им постановлений, которые выходили за пределы его полномочий.

Также глава организации не может освободиться от ответственности, даже если правонарушения, влекущие за собой последствия, были совершены людьми, которым он передал свои полномочия.

Особенности работы

Управляющая компания в сфере ЖКХ всегда выступает в качестве посредника между владельцами жилых комплексов и учреждениями, которые поставляют услуги, необходимые собственникам домов. С каждой из этих организаций директор должен составить договоры, а также составить с жильцами домов соглашение на предоставление услуг управляющей компании.

С этого момента глава управляющей организации отвечает практически за все, что касается содержания многоквартирного дома и прилежащей к нему территории. От наличия отопления в каждой квартире до вывоза мусора и чистоты детских площадок возле многоэтажек.

Правила составления и изменения документа

Должностная инструкция директора управляющей компании в сфере ЖКХ – это документ, в котором прописаны все требования к руководителю такой организации или человеку, желающему занять эту должность. Кроме этого, в инструкции указаны права и обязанности начальника УК, а также случаи, за которые он несет ответственность.

Должностная инструкция имеет следующую структуру:

1. Шапка – вверху слева должно быть указано название организации, в которой предстоит работать директору. А справа – имя должностного лица, который утвердил этот документ.
2. Информационная составляющая – этот элемент содержит в себе общие положения, функции, должностные обязанности, права и ответственность директора, описанные выше.
3. Дата утверждения, а также подписи начальников юридического отдела и кадровой службы.

• Скачать бланк должностной инструкции директора управляющей компании ЖКХ
• Скачать образец должностной инструкции директора управляющей компании ЖКХ

При составлении должностной инструкции необходимо пользоваться тарифно-квалификационными справочниками. Например, Единым квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих.

Если у директора управляющей компании расширяется список выполняемых им обязанностей, должностную инструкцию следует изменить в следующем порядке:

1. Подготовить новую редакцию должностной инструкции, где прописаны новые функции, права и обязанности директора управляющей компании (или документ, содержащий перечень поправок в действующую инструкцию).
2. Утвердить новую редакцию или документ приказом.
3. Ознакомить директора с новой должностной инструкцией (или приказом об утверждении перечня поправок в действующую инструкцию).

• Скачать бланк приказа об утверждении новой должностной инструкции
• Скачать образец приказа об утверждении новой должностной инструкции для директора УК

Должность начальника управляющей компании в сфере ЖКХ является одной из важных административных вакансий для штата УК. Без директора невозможно создание и нормальное функционирование компании по обеспечению жилых домов различными ресурсами.

Поэтому важно, чтобы эту службу нес человек, который разбирается в основных законодательных актах, регулирующих деятельность ЖКХ; азах экономики, бухгалтерского учета и организации труда.

Структура раздела:

• Организационная структура управляющей
  компании

• Штатное расписание УК

• Система премирования в УК

Организационная структура управляющей компании

Структура УК определяется количеством
и содержанием выполняемых компанией
функций. Управление таким сложным
инженерным объектом, как многоквартирный
дом, требует специальных профессиональных
знаний, реализации различных функций,
количество которых может расти, образуя
новые направления и требуя привлечения
дополнительных человеческих ресурсов.
Приведенные в предыдущем разделе функции
УК носят рекомендательный характер и
могут быть детализированы с учетом
положения и размера управляющей компании,
необходимых профилей должностей
сотрудников и работников компании.

Общее руководство:

1. Руководство деятельностью управляющей
   компании в соответствии с действующим
   законодательством и согласно утвержденному
   уставу и договору управления с
   собственниками помещений.

2. Организация и ведение бухгалтерского
   учета в соответствии с едиными
   методологическими основами бухгалтерского
   учета и отчетности на территории
   Российской Федерации для организаций,
   являющихся юридическими лицами
   независимо от подчиненности и форм
   собственности.

3. Обеспечение кадрами требуемой
   квалификации и специальности, организация
   учебно-методической работы по необходимым
   видам и формам подготовки и повышению
   квалификации работников управляющей
   компании.

4. Документальное оформление управленческих
   решений, действий, связей; организация
   документооборота; упорядочение и
   хранение исполненной документации;
   контроль своевременного исполнения
   приказов, поручений и распоряжений,
   техническое обслуживание работы
   руководителя управляющей компании.

5. Обеспечение работников всем необходимым
   для их деятельности, прием, хранение и
   отпуск товарно-материальных ценностей;
   контроль за их использованием.
   Хозяйственное обслуживание зданий и
   помещений УК в соответствии с правилами
   и нормами производственной санитарии
   и пожарной безопасности.

Рекомендуемый перечень должностей:
генеральный директор компании,
коммерческий директор, заместитель
директора по производству (главный
инженер), главный бухгалтер, инспектор
по кадрам, секретарь, заведующий
хозяйством.

Технический контроль и
планирование:

1. Анализ технического состояния жилых
   домов.

2. Создание и ведение базы данных
   технического состояния жилых домов.

3. Проведение инвентаризации инженерного
   оборудования, капитальности и других
   параметров объектов жилых домов,
   определение необходимости и возможности
   ремонта объектов.

4. Анализ сложившегося состояния находящихся
   в управлении жилых домов, уровня и
   качества предоставляемых услуг и работ,
   подготовка предложений по повышению
   качества обслуживания домов.

5. Планирование и организация работ по
   техническому обслуживанию, текущему
   и капитальному ремонтам.

6. Планирование и организация выполнения
   мероприятий по повышению благоустройства
   жилых домов.

7. Планирование и организация выполнения
   мероприятий по выполнению прочих
   требований законодательства по
   обслуживанию и эксплуатации жилых
   домов.

8. Оперативное планирование сложных
   ремонтных работ.

9. Составление перечня требуемых работ
   по обслуживанию и ремонту жилых домов
   и предоставлению коммунальных услуг.

10. Разработка проектно-технологической
    документации на проведение ремонтных
    работ и модернизации оборудования,
    ведение иной технической документации.

11. Разработка требований по качеству
    содержания и ремонта жилых домов.

12. Разработка нормативов по уходу, надзору,
    обслуживанию и ремонту оборудования.

13. Организация работ по монтажу, демонтажу
    и утилизации оборудования.

14. Разработка рекомендаций по методам и
    техническим решениям устранения
    обнаруженных дефектов.

15. Реализация инвестиционных программ

16. Организация технического контроля.

17. Контроль технического состояния жилых
    домов.

18. Осуществление контроля санитарно-технического
    состояния жилых домов, объектов
    инженерной инфраструктуры.

19. Обеспечение технических условий
    эксплуатации и осуществление контроля
    над правильной эксплуатацией и
    содержанием общего имущества жилых
    домов подрядными организациями.

20. Проведение документальных и иных
    проверок (инвентаризации и пр.) в части
    контроля над использованием по назначению
    общего имущества жилых домов.

21. Контроль объема и качества коммунальных
    услуг (в условиях наличия/отсутствия
    приборов учета).

22. Надзор за правилами эксплуатации
    оборудования и грузоподъемных механизмов.

23. Контроль и обеспечение работ по
    подготовке жилищного фонда к сезонным
    условиям эксплуатации.

24. Контроль качества и объема выполненных
    работ и предоставленных услуг, приемка
    произведенных работ и услуг согласно
    заключенным договорам.

25. Актирование выполненных работ,
    актирование фактов невыполнения
    договорных обязательств.

26. Подготовка данных для корректировки
    размера оплаты жилищно-коммунальных
    услуг в случае отклонения их качества
    от нормативного уровня.

27. Формирование заказа на работы по
    содержанию, обслуживанию и ремонту
    общего имущества домов и на поставку
    коммунальных услуг.

28. Выбор поставщиков ЖКУ и подрядчиков
    на проведение аварийных, ремонтных и
    иных работ.

29. Организация и проведение конкурсов
    между предприятиями различных форм
    собственности на обслуживание и ремонт
    жилищного фонда. Выбор перечня домов,
    выставляемых на конкурс, предоставление
    необходимой информации для потенциальных
    участников конкурса, осмотр с участниками
    конкурса выставляемых на конкурс жилых
    домов, участие в работе конкурсной
    комиссии.

30. Обеспечение взаимодействия всех
    участников процесса предоставления
    ЖКУ.

31. Работа с ресурсоснабжающими предприятиями
    по подготовке проектов договоров в их
    технической части между управляющей
    компанией и ресурсоснабжающими
    организациями.

32. Обеспечение согласованной технической
    политики с поставщиками коммунальных
    услуг.

33. Обеспечение аварийно-диспетчерского
    обслуживания.

34. Прием и регистрация заявок, ведение
    учета ремонтных работ.

35. Подготовка и предоставление собственникам
    помещений отчета о выполнении всех
    работ и мероприятий, прочее информирование
    собственников помещений.

36. Обеспечение потребителей информацией
    о нормативных показателях качества
    жилищно-коммунальных услуг, сроках их
    представления и размерах финансовых
    санкций за нарушение нормативного
    уровня качества.

37. Проверка соблюдения потребителями
    жилищно-коммунальных услуг своих
    обязательств по договору управления.

38. Работа с населением по ликвидации
    задолженности по оплате жилищно-коммунальных
    услуг.

Рекомендуемый перечень должностей:
заместитель директора по производству
(главный инженер), инженер, инспектор,
техник, сметчик, диспетчер

Финансово-экономическая
деятельность:

1. Проведение анализа финансово-хозяйственной
   деятельности управляющей компании.

2. Анализ и контроль финансовых результатов
   хозяйственной деятельности.

3. Ведение расчетного счета в кредитном
   учреждении (банке).

4. Определение резервов для оптимизации
   затрат.

5. Расчет фактической себестоимости
   оказания услуг по управлению.

6. Расчет заработной платы работникам
   управляющей компании.

7. Начисление и перечисление платежей в
   государственный бюджет, взносов на
   государственное социальное страхование,
   средств на финансирование капитальных
   вложений.

8. Формирование предложений о размере
   платы за работы и услуги по содержанию
   и ремонту общего имущества домов,
   включая услуги по управлению.

9. Расчет стоимости мероприятий по
   содержанию и ремонту общего имущества
   жилых домов.

10. Расчет стоимости мероприятий по
    повышению благоустройства жилых домов.

11. Определение размера платежей за
    жилищно-коммунальные услуги и услуги
    по управлению с учетом права на льготы.

12. Оформление платежных документов
    (счетов-квитанций) на оплату
    жилищно-коммунальных услуг и услуг по
    управлению.

13. Проведение перерасчета платежей за
    жилищно-коммунальные услуги:

    • при изменении тарифов на жилищно-коммунальные
      услуги;

    • при временном отсутствии потребителя
      по месту жительства (при отсутствии в
      жилом помещении индивидуальных приборов
      учета по соответствующим видам
      коммунальных услуг);

    • при отклонении показателей качества
      ЖКУ от нормативного уровня и (или) при
      предоставлении коммунальных услуг с
      перерывами, превышающими установленную
      продолжительность;

    • при введении дополнительных льгот или
      их отмене.

14. Проведение перерасчета платежей за
    услуги по управлению при отклонении
    показателей критериев эффективности
    работы управляющей компании.

15. Рассмотрение жалоб и заявлений граждан
    по вопросам, связанным с начислением
    платы за жилищно-коммунальные услуги.

16. Организация расчетно-кассового
    обслуживания.

17. Анализ информации о поступлении денежных
    средств на лицевые счета плательщиков;

18. Осуществление поквартирного учета и
    анализа оплаты за поставляемые жилищные
    и коммунальные услуги.

19. Выявление потребителей, имеющих
    задолженность по платежам за ЖКУ и
    услуги по управлению.

20. Работа с должниками за поставленные
    услуги.

21. Начисление пени в установленном
    договором размере при нарушении
    потребителями сроков внесения платежей
    за ЖКУ и услуги по управлению.

22. Ведение базы данных о наличии/движении
    жильцов.

23. Открытие и ведение накопительных
    лицевых счетов.

24. Мониторинг состояния накопительных
    лицевых счетов.

25. Консолидация финансовых средств для
    расчетов с подрядчиками за выполненные
    работы и предоставленные услуги в
    соответствии с заключенными договорами.

26. Осуществление расчетов с подрядчиками
    за реализованную продукцию (услуги,
    работы) в соответствии с актами оценки
    качества выполненных работ и поставленных
    услуг.

27. Своевременное перечисление средств
    поставщикам и подрядчикам за
    предоставленные ЖКУ.

28. Разработка и внедрение наиболее
    целесообразных форм расчетов с
    поставщиками и потребителями ЖКУ,
    способствующих своевременности
    платежей, уменьшению затрат, недопущению
    убытков и выполнению основных показателей
    финансового плана.

29. Предъявление претензий (совместно с
    юридическим отделом) поставщикам или
    заказчикам ЖКУ, кредитно-расчетным
    организациям банкам, в случае невыполнения
    ими условий заключенных договоров,
    контрактов.

30. Применение штрафных санкций к подрядчикам,
    осуществляющим работы по обслуживанию
    и ремонту жилищного фонда и поставке
    коммунальных услуг в соответствии с
    заключенными договорами.

31. Привлечение инвестиций для выполнения
    работ.

32. Мониторинг инвестиционных программ.

Рекомендуемый перечень должностей:
коммерческий (финансовый) директор,
заместитель директора по экономике,
главный бухгалтер, бухгалтер, экономист

Договорно-правовая деятельность:

1. Разработка и оформление договоров с
   организациями, обслуживающими жилые
   дома, и поставщиками коммунальных
   услуг.

2. Подготовка проектов договоров аренды
   общего имущества.

3. Заключение договоров на оказание услуг
   по сбору платежей населения за
   жилищно-коммунальные услуги со
   специализированными организациями.

4. Юридическое оформление договоров,
   обеспечение законности, проверка
   соответствия действующему законодательству,
   приказам инструкциям, положениям и
   другим документам правового характера,
   имеющим отношение к обслуживанию и
   ремонту жилищного фонда.

5. Контроль за выполнением договорных
   обязательств, рассмотрение и составление
   протоколов разногласий к договорам,
   обеспечение правовыми средствами
   проверки качества работ и услуг,
   обеспечение соблюдения законодательства
   о труде.

6. Контроль за уровнем дебиторской и
   кредиторской задолженности управляющей
   компании, нарушений договорных
   обязательств.

7. Расторжение заключенных договоров в
   судебном порядке или по соглашению
   сторон.

8. Анализ практики заключения и исполнения
   договоров на поставку ЖКУ и представление
   руководителю управляющей компании
   предложения по устранению выявленных
   недостатков.

9. Экспертиза договоров поставки ЖКУ.

10. Страхование риска гибели жилого
    помещения.

11. Рассмотрение предложений, жалоб,
    заявлений потребителей жилищно-
    коммунальных услуг по вопросам, связанным
    с жилищно-коммунальным обслуживанием.

12. Подготовка ответов на поступившие
    жалобы и заявления граждан.

13. Представление интересов управляющей
    компании на судебных заседаниях по
    делам о жилищно-коммунальном обслуживании
    и его оплате.

14. Подготовка материалов для судебного
    взыскания задолженности.

15. Участие в разъяснительной работе по
    содержанию общего имущества жилых
    домов.

16. Контроль соблюдения установленного в
    управляющей компании порядка предъявления
    и рассмотрения претензий к деятельности
    компании.

17. Ведение претензионной и исковой работы,
    представление в установленном порядке
    интересов управляющей компании в судах,
    органах государственного управления
    при рассмотрении правовых вопросов.

18. Методическое руководство исковой
    работой, если она ведется другими
    структурными подразделениями компании.

19. Анализ состояния претензионной и
    исковой работы, разработка и принятие
    мер по устранению недостатков в
    деятельности управляющей компании,
    выявленных при защите прав и представлении
    интересов компании.

20. Выявление нарушений действующего
    законодательства в деятельности
    компании, принятие необходимых мер по
    их предупреждению и устранению.

21. Оказание консультационной помощи
    структурным подразделениям управляющей
    компании, а также жильцам, по вопросам
    применения действующего законодательства
    в части, касающейся деятельности
    управляющей компании.

22. Экспертиза проектов внутренних
    нормативно-правовых актов управляющей
    компании на предмет соответствия их
    действующему законодательству Российской
    федерации. По согласованию с руководством
    привлекает к участию в этой работе
    должностных лиц и специалистов других
    подразделений управляющей компании.

23. Подготовка предложений руководству
    управляющей компании об изменении
    действующих или отмене фактически
    утративших силу внутренних нормативно-
    правовых актов компании.

24. Ведение систематизированного учета
    поступающих в управляющую компанию и
    издаваемых ею нормативных актов.

25. Участие в организации и проведении
    информационной работы, информировании
    сотрудников компании о действующем
    законодательстве, разъяснение практики
    его применения.

26. Проведение правового анализа результатов
    хозяйственной деятельности управляющей
    компании совместно с финансово-экономической,
    инженерно- технической службами и
    другими подразделениями компании.

27. Изучение условий и причин возникновения
    непроизводительных расходов.

28. Подготавливает материалы по недостачам
    и хищениям денежных средств и
    товарно-материальных ценностей для
    направления их в судебные и следственные
    органы.

29. Подготовка (при необходимости) правового
    заключения по документам на списание
    материальных ценностей.

Рекомендуемый перечень должностей:
ведущий юрисконсульт, юрисконсульт.

Рекомендуемая
организационная структура управления
УК представлена на рисунке 3.1.

Рис. 3.1. Организационная структура управляющей компании, обслуживающей 700-900 тыс. кв. м. жилья, 400-450 объектов недвижимости.

Примерные
формы положений о структурных
подразделениях приведены в Приложении.

В
случае выполнения обслуживающих функций
(поддержание надлежащего состояния
общего имущества в многоквартирном
доме, обеспечение постоянной
работоспособности оборудования и
удовлетворение потребностей жильцов
дома по техническому обслуживанию или
изменению внутриквартирных коммуникаций)
самой управляющей компанией, она должна
располагать собственными дополнительными
трудовыми ресурсами.

Выполнение
данных функций работниками может
осуществляться по двум вариантам — по
гражданско-правовым договорам, когда
работники (исполнители работ) не входят
в штат управляющей компании или по
трудовому договору, когда работники
входят в штат управляющей компании.
Выбор зависит от количества работ и
состояния жилфонда.

Первый
вариант

Предположим,
что в управлении компании находится 10
домов, возраст которых до 10 лет. На этом
этапе существования домов и при таком
размере площади обслуживаемого жилищного
фонда их техническое состояние не
требует серьезной поддержки, т.к. они
новые. Следовательно, перечень обязательных
работ по обслуживанию жилищного фонда
будет небольшим, а сами мероприятия
разделяются существенным временным
промежутком. Но может возникнуть
необходимость оказания жильцам
дополнительных платных услуг, не входящих
в плату за содержание и ремонт (ремонт
квартир, перепланировка помещений,
замена водопровода, радиаторов отопления,
электропроводки, установка различной
бытовой техники: стиральных, посудомоечных
машин, водонагревателей, кондиционеров
и т.д.). Таким образом, доля дополнительных
услуг в общем объеме работ по обслуживанию
жилищного фонда может оказаться больше,
чем доля обязательных. Такое соотношение
будет являться временным и зависеть от
срока эксплуатации дома, а так же от
степени износа конструкций и оборудования.

Эти дополнительные услуги житель
оплачивает управляющей компании.
Управляющая компания, в свою очередь,
выплачивает определенную долю
непосредственному исполнителю —
сантехнику, электрику, другому
профессиональному рабочему. Размер
доли должен заранее оговариваться
компанией и работником. Контроль качества
оказания услуги осуществляет специалист
управляющей компании, например, инженер
производственно-технического отдела.

Управляющей компании невыгодно
платить рабочему фиксированную заработную
плату, т.к. его услуги по обслуживанию
и ремонту жилищного фонда требуются
редко. В этой ситуации рекомендуется
заключать гражданско-правовой договор
на оказание услуг. Данный договор имеет
три основных преимущества:

1. Управляющая компания освобождается
   от обязательных социальных выплат
   (ЕСН).

2. Управляющая компания оплачивает только
   фактически выполненный объем работ в
   соответствии с планом-графиком
   мероприятий по техническому обслуживанию,
   текущему и капитальному ремонту и не
   платит только за присутствие работника
   на рабочем месте.

3. Договор может быть заключен на любой
   срок, и в случае недовольства управляющей
   компанией выполнением работником своих
   обязанностей, расторгнуть его проще,
   чем обычный трудовой договор, возместив
   исполнителю фактически понесенные им
   расходы (ст. 782 Гражданского кодекса
   Российской Федерации).

В
приложении приведены примерные формы
договоров на оказание услуг по санитарному
обеспечению, электротехническим работам,
работам по сантехническому обслуживанию,
заключаемые управляющей компанией
соответственно с сантехниками, электриками
и уборщицами.

Второй
вариант

Рассмотрим
ситуацию, когда в составе домов,
находящихся в управлении управляющей
компании, имеется 30 домов с возрастом
примерно 25 лет. Ежедневно поступают
жалобы от жильцов на прохудившиеся
трубы, плохую работу старой проводки и
т.п. Площадь обслуживаемого жилищного
фонда большая, а его состояние требует
постоянной поддержки и вложений.

Перечень обязательных мероприятий
по содержанию жилищного фонда очень
широкий. Данные мероприятия проводятся
часто. Поэтому оплачивать труд работников
пропорционально объему выполняемых
работ управляющей компании будет очень
невыгодно, т.к. объем большой. Оплата
комплекса проводимых работ по обслуживанию
и ремонту жилищного фонда по
гражданско-правовому договору может
оказаться выше затрат на заработную
плату обслуживающего и технического
персонала, состоящего в штате управляющей
компании и получающего фиксированные
оклады. Дешевле ввести в штат управляющей
компании несколько должностных единиц
(работников) и заключить с ними обычные
трудовые договоры.

Согласно
второму варианту эти рабочие войдут в
штат инженерной службы на основании
заключенных с ними трудовых договоров.
Руководство их деятельностью рекомендуется
осуществлять инженером или другим
должностным лицом, занятым контролем
над санитарным и техническим состоянием
общего имущества дома.

Аспекты трудовых
отношений

Трудовой
договор (трудовой контракт, трудовое
соглашение) — это соглашение между
работодателем и работником о характере
трудовых отношений. Трудовой договор
юридически оформляет взаимные права и
обязанности участников трудового
процесса. Грамотно составленный трудовой
договор защитит интересы работодателя,
не ущемляя при этом прав работника.

Согласно
ст.56 ТК РФ, трудовой договор — соглашение
между работодателем и работником, в
соответствии с которым работодатель
обязуется предоставить работнику работу
по обусловленной трудовой функции,
обеспечить условия труда, предусмотренные
трудовым законодательством и другими
нормативными актами, своевременно и в
полном размере выплачивать работнику
заработную плату, а работник обязуется
лично выполнять определенную этим
соглашением трудовую функцию, соблюдать
правила внутреннего трудового распорядка,
действующие у данного работодателя.

Существенными
условиями трудового договора являются
(ст.57 ТК РФ):

• место работы — наименование и
  местонахождение организации, куда
  принимается работник. Если структурные
  подразделения организации расположены
  в различных местностях и административных
  районах, то место работы при заключения
  трудового договора уточняется
  применительно к этим структурным
  подразделениям. Поскольку место работы
  является необходимым договорным
  условием, его изменение возможно только
  по взаимному согласию сторон;

• трудовая функция — род работы в
  соответствии с квалификацией по
  определенной профессии (должности),
  которую должен выполнять работник. Род
  работы остается неизменным на все время
  действия трудового договора. Работодатель
  не вправе требовать от работника
  выполнения работы, не обусловленной
  трудовым договором;

• дата начала работы (и дата ее окончания,
  если заключается срочный трудовой
  договор). Время начала работы является
  необходимым условием трудового договора
  и имеет существенное значение, поскольку
  с этого момента на работника
  распространяется законодательство об
  оплате труда. Обычно начало работы
  следует непосредственно за заключением
  трудового договора. Однако стороны
  могут договориться и о некоторой
  отсрочке этого момента; 

• условия оплаты труда (в том числе размер
  тарифной ставки или должностного оклада
  работника, доплаты, надбавки и
  поощрительные выплаты). При заключении
  трудового договора условие об оплате
  труда также должно рассматриваться в
  качестве существенного, и если стороны
  по нему не пришли к соглашению, трудовой
  договор не может считаться заключенным.
  В соответствии со ст.129 TK РФ при оплате
  труда рабочих могут применяться тарифные
  ставки, оклады, а также бестарифная
  система, если организация сочтет такую
  систему наиболее целесообразной.

Кроме
того, в трудовом договоре обязательно
нужно отметить, если он заключен на
время выполнения сезонных работ, если
он является срочным трудовым договором
или трудовым договором по совместительству.

Трудовой
договор может содержать и дополнительные
условия, например (ст.57 ТК РФ):

• об установлении испытательного срока;

• о неразглашении охраняемой законом
  тайны;

• о совмещении профессий (должностей);

• о видах и об условиях дополнительного
  страхования работника;

• об улучшении социально-бытовых условий
  работника и членов его семьи;

• об обязанности работника отработать
  после обучения не менее установленного
  трудовым договором срока, если обучение
  проводилось за счет средств работодателя;

• о продолжительности дополнительного
  отпуска, а также иные условия, не
  ухудшающие положение работника по
  сравнению с ТК РФ, законами и иными
  нормативными правовыми актам (ст.57 ТК
  РФ).

Приложение
к договору — это правовой документ,
являющийся неотъемлемой частью договора
и содержащий дополнительные данные о
сделке. В трудовых договорах используются
следующие приложения:

• Должностная инструкция;

• График работы;

• Соглашение о неразглашении конфиденциальной
  информации; 

• Перечень расценок работ.

Основными
отличиями трудового договора от
гражданско-правовых договоров являются
личное выполнение работником своих
трудовых функций и подчинение работника
внутреннему трудовому распорядку
организации.

Согласно
ст. 40 ТК РФ коллективный договор — правовой
акт, регулирующий социально-трудовые
отношения в организации или у
индивидуального предпринимателя и
заключаемый работниками и работодателем
в лице их представителей.

Отношения
между наемным работником и собственником
предприятия регламентируются трудовыми
договорами с сотрудниками и Трудовым
кодексом. Трудовой договор устанавливает
отношения между отдельным работником
и работодателем, тогда как коллективный
договор включает в себя правила, которые
касаются всего коллектива, трудовой
договор устанавливает минимальные
требования, которые работодатели могут
уточнять в коллективном договоре.

Государство
поощряет компании, заключившие
коллективные договоры. В соответствии
со ст. 255 Налогового кодекса РФ, расходы
на премии и любые социальные выплаты,
прописанные в коллективном договоре,
а не во внутренних документах, относятся
на себестоимость как необходимые расходы
и работодатель не платит с них налоги.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

На данный момент в организационной структуре ЖКХ встречается больше 30 направлений деятельности. Наиболее известны из них электро-, водо-, газоснабжение, гостиничное направление. Также занимается структура и жилищным хозяйством, оказанием ритуальных услуг.

Объекты благоустройства

Благоустройством дорог, тротуаров в населенных пунктов, а также мостов занимается также руководство ЖКХ. Оно же несет ответственность за освещение улиц, сооружений. Очисткой их от мусора, снега также занимается данное учреждение.

Всего в его рамках функционирует больше 50000 предприятий, а трудится в нем примерно 4 000 000 человек. Хотя объем услуг, продуктов, предоставляемых системами управления ЖКХ, постоянно увеличивается, немало предприятий официально признаются убыточными. Все компании, входящие в структуру, считаются юридическими лицами.

По этой причине к ним всегда предъявляется немало требований, которые связаны с закреплением расписания. Они во многом определяются наличием различных подразделений в структуре, количеством домов, находящихся в управлении.

Во главе учреждения находится директор управляющей компании. Он отвечает за его эффективную работу. В наиболее крупных компаниях у него имеются и заместители, начальники отдельных участков. Они выполняют такие же функции, что и главный руководитель. Но их полномочия распространяются на отдельные группы домов. Для каждой группы предназначаются свои диспетчерская и аварийная службы.

Главные направления деятельности

Важнейшим направлением является общение с собственниками жилья, осуществление надзора над тем, чтобы все правила охраны труда соблюдались. ЖКХ района занимается и контролем над деятельностью сотрудников, осуществляющих ремонт зданий и дорог, постоянно взаимодействует с официальными органами. Обязанности каждого сотрудника закрепляются в должной инструкции. Она у каждой категории имеется своя. Также всегда имеется и свое штатное расписание. Именно в нем перечисляются все тарифные ставки, оклады.

Технический контроль

Важнейшее направление деятельности управляющих компаний – осуществление технического контроля над состоянием помещений. Дома обслуживаются, регистрируются жалобы и заявки на получение тех или иных услуг. Контролируется и качество предоставляемых услуг, разрабатывается, ведется соответствующая документация.

В штате структуры жилищно-коммунального хозяйства имеется множество самых разных должностей. Есть те, которые в обязательном порядке присутствуют в любом хозяйстве, если услуги в нем предоставляются качественные. К числу таких обязательных сотрудников относится диспетчер.

Диспетчер

Диспетчеры занимаются приемом заявок от жильцов, находящихся под управлением управляющей компании. Они же передают их структурным подразделениям коммунальных хозяйств. Диспетчеры обязаны консультировать жильцов по интересующим их вопросом, подтверждать выполнение заявок, заниматься контролем графика работы теплоэнергетического хозяйства. Они же передают заявки в аварийную службу. Диспетчер отвечает за невыполнение обязанностей, которые указаны в должностной инструкции.

Сантехник

Сантехники занимаются оформлением заказов на инструментарий, которым они пользуются в ходе работы. Именно они отвечают за то, чтобы материалы использовались разумно и аккуратно. Предусмотрена ответственность для сантехников за нарушение распоряжений министерства ЖКХ, несоблюдение дисциплины, отлынивание от своих обязанностей.

Электрики

Важнейшая категория сотрудников, имеющихся в штате коммунальных хозяйств, – электрики. Именно они занимаются устранением всевозможных неполадок в электросетях. Они производят ремонт, обслуживают оборудование, которое и обеспечивает стабильное электричество в жилых домах. Электрики обнаруживают незаконные подключения к сети, предотвращают всевозможные аварийные ситуации. Всю информацию, в том числе о деятельности по заявкам жильцов, они вносят в специальные журналы.

Электрики ответственны за нарушения законодательства, связанные с электросетями, которые будут иметься в их смену.

Дворники

Эта категория сотрудников обязательно присутствует в предприятиях по уборке территорий населенных мест. Они ответственны за то, чтобы территории участков были чистыми. Помимо этого, они обучаются навыкам, связанным с противопожарной безопасностью, в случае необходимости выходят на связь с аварийными службами.

Финансирование

Разбираясь в структуре учреждения, необходимо учитывать, что на текущий момент все отношения между жильцами и данными предприятиями – коммерческой основы. Все жильцы своевременно вносят оплату за предоставляемые услуги предприятиям обслуживания инженерных сетей и сооружений, за воду, газ и так далее. В обязательном порядке оплате подлежат и ремонтные работы, прочая деятельность, прописанная в договорах.

Услуги, предоставляемые министерством ЖКХ, делятся на разряд обязательных и необязательных. За первую категорию оплата осуществляется каждый месяц. К ним относится непосредственно обслуживание жилья – замена ламп, ремонт кровли. Вторая категория включает новые элементы. И жители самостоятельно решают, будут ли заказывать подобные услуги.

Финансирование

Во всех случаях структура ЖКХ включает финансовый отдел. Его возглавляет финансовый директор либо бухгалтер. В зависимости от объема участка здесь могут трудиться и экономисты. Все эти специалисты рассчитывают объем потребляемых ресурсов, выявляют общую стоимость предоставленных услуг. Они же занимаются передачей документации в налоговые службы.

Роль данного штаба в структуре ЖКХ переоценит невозможно. На него возложен большой объем функций. Благодаря правильности расчетов компании получают прибыль, а жильцы остаются удовлетворенными услугами.

Правовой отдел

Ни одна структура ЖКХ не обходится и без правовой поддержки. Нередко юридические задачи передаются УК сторонним компаниям. Если имеется правовой отдел, он занимается оформлением договоров, разрабатывает их проекты по самым разным направлениям. Помимо этого, на правовой отдел возложена задача по ведению исков. Именно его специалисты рассматривают жалобы жильцов, готовят ответы на них, на апелляции. Слежением за тем, чтобы документы министерства ЖКХ и сотрудники данного отдела соответствовали нормам закона, также.

Порой его называют юридическим.

Делопроизводство

Поскольку документооборот в таких учреждениях всегда очень большой, важность грамотного оформления документации также остается высокой. По этой причине здесь работают профессиональные секретари, делопроизводители, деловоды, администраторы и прочего рода управленцы.

Вне зависимости от того, как в конкретном учреждении будет названа данная должность, специалист будет регистрировать все входящие документы, оформлять и исходящие бумаги. Также им будет заполняться архив, обязательно ведется и деловая переписка, часты телефонные переговоры. В случаях, если ЖКХ не нуждается в большом штате сотрудников, всеми этими функциями могут заниматься диспетчеры, паспортисты.

В любой сфере деятельности, которой занимается ЖКХ – в транспорте, электроснабжении, канализационном обеспечении – нередко приходят заявки от жильцов. В таком случае всегда регистрируется прием заявления. Прописывается и отчет о предпринятых действиях, формируются протоколы.

Как правило, для фиксации подобной информации предназначается отдельный журнал. К его оформлению выдвигаются строгие требования вплоть до того, как именно он должен быть прошит.

Чтобы делопроизводство шло проще, важно предварительно принять меры по подготовке макетов документации. К примеру, обычно сотрудники службы пользуются готовыми бланками и формами отчетов.

Отдел по работе с жильцами

Немыслима организация данного рода без отдела по работе с жильцами. Иначе называют его паспортным столом. Специалисты его выдают, меняют паспорта для населения. Помимо этого, они оформляют регистрацию для граждан по определенному месту жительства, выдают справки, выписки из домовых книг. Паспортный стол подчинен как управляющей компании, так и ГУВМ МВД. Конечная же структура будет зависеть от того, сколько конкретно функций выполняет служба. По большей части направлений в ЖКХ имеется три – техническая, финансовая и юридическая.

Общая структура

Итак, стандартная структура учреждения включает: предприятия водопроводно-канализационного хозяйства, уборки улиц, бань, плавательных сооружений. Данную группу называют санитарно-техническими предприятиями.

Следующая группа – транспортные учреждения, которые отвечают за функционирование автобусов, метрополитена, трамваев и водного транспорта в населенном пункте.

Выделяют в следующую группу предприятия по электроснабжению и уличному освещению. Сюда входят ТЭЦ, электростанции. К данной категории относят и газовые службы ЖКХ.

Имеются и учреждения, отвечающие за внешнее благоустройство поселений. На них лежит ответственность за водопроводно-канализационное хозяйство, предотвращение оползней и иного рода аварийных ситуаций, связанных с водоснабжением. Они занимаются поддержанием оптимального состояния дорог, мостов.

В коммунальное хозяйство включают и отели, инвентаризацию построек, предприятия ритуальных услуг, крематории. Еще одна сфера деятельности – содержание жилых помещений, к которым и проведены вышеперечисленные коммуникации.

Техника

Невозможной была бы нормальная деятельность жилищно-коммунальных хозяйств без соответствующей техники. Ведь на данные службы возлагаются задачи по поддержанию дорог в пригодном состоянии в любое время года. Именно они обеспечивают бесперебойность подачи воды, газа, энергии в жилые помещения. Мусор вывозится теми же учреждениями, а значит, без их эффективной деятельности города буквально бы увязли в нем.

Для этих целей в любом автопарке ЖКХ содержатся специальные мусоровозы, водяные системы, гидросистемы, щетки. Не обойтись при уборке улиц и без бульдозеров-погрузчиков. Их применяют почти во всех городах России из-за относительно низких цен и надежности в использовании. К примеру, распространен ДЗ-133. У него имеется и ковш, и отвал.

Популярны снегоочистители, которые способны справиться даже с масштабными завалами. Они отбрасывают выпавший снег в стороны либо погружают в отдельную машину.

Обязательно имеются среди техники ЖКХ в России и подметально-уборочные машины. Модели же закупаются разные, работа их осуществляется по двум различным концепциям. Если машина вакуумная, в ней имеется своя вихревая система. В ходе ее деятельности поднимаются загрязнители с самой поверхности, а затем переносятся в рабочие бункеры.

Бытовые отходы нередко загружают и перевозят, применяя отечественную машину модели КО-427. Мусор погружается в маленькие контейнеры, а выгрузка осуществляется посредством специальной выталкивающей плиты.

Также часто применяются и КамАЗы с прессующими плитами. Они действуют по принципу самосвала. При этом механизм допускает регулирование частоты вращения двигателей. Благодаря этому прессование осуществляется эффективно.

Весьма деликатным направлением в деятельности ЖКХ с применением техники считаются ассенизационные работы. Их выполняют посредством вакуумных машин. С этой целью используются как зарубежные MORO, так и российские КО. Машинами выполняются и каналопромывочные работы.

Навесная техника позволяет проводить ремонт и восстановление систем водоснабжения. Чтобы трубы эффективно очищались от жирных отложений, используется поперечный сопел. Также важно применение специальных насадок, насосов. Ими порой необходимо откачивать воду из колодцев либо отстойников. Важнейшим пунктом является грамотный подбор щеток, ведь благодаря им работа техники становится эффективной.

Так как Россия располагается на северных территориях, здесь часто используется техника для борьбы с заносами снега. Это лаповые снегоочистительные машины. Как правило, у каждого производителя техника, выполняющая одну и ту же задачу, значительно различается по реализованным идеям и самим технологиям работы.

Объекты и инновации

К объектам ЖКХ относят непосредственно жилые помещения определенного участка, отели, не включая туристических, общежития, бассейны, пляжи. Сюда же включают и объекты водо-, газо-, электроснабжения. Объектами считаются и дворцы спорта.

Примечательно, что в данный момент в жилищно-коммунальном хозяйстве по большей части используются системы, которые давно уже устарели. Об автоматизации на них речи и не идет. В то же время разработки автоматических систем ведутся активно, и их внедрение – лишь вопрос времени. Так, на данный момент началось внедрение современных способов выполнения обязанностей диспетчерами – некоторыми элементами стало возможно управлять посредством планшета, смартфона, ноутбуков. Важную роль здесь играет обеспечение защиты при передаче данных.

Для управляющих компаний разрабатываются новые веб-сервисы, позволяющие получить о текущем состоянии объекта самую актуальную информацию. Данный момент крайне важен для эффективной деятельности ЖКХ и своевременного реагирования служб на все происходящие на подконтрольных объектах изменения.

В некоторых хозяйствах начало внедрение специальных удаленных диспетчеров, которые были наделены возможностью осуществлять контроль над объектом, внося при этом записи не только в журнал, но и в электронную систему. Благодаря этому все сотрудники стали своевременно получать сообщения о происходящем.

Данные нововведения приводят к более эффективному реагированию, а значит, значительному сокращению жилищно-коммунальных хозяйств при предотвращении аварийной ситуации. Происходит и экономия на горючем, замена техники, которая вышла из строя по причине нарушения правил эксплуатации.

Подобные системы полезны и рядовым жильцам. Ведь многие заинтересованы в получении достоверных данных о количество потребляемой электроэнергии и прочих благах, предоставляемых УК. Вся эта информация и может содержаться в веб-сервисах. В данном случае важнейшим моментом будет обеспечение быстродействия подобных систем. Ведь задержки могут спровоцировать негативные реакции. Веб-сервисы должны поддерживать одновременно множество оперативных систем. По этим причинам внедрение сервисов, позволяющих ознакомиться лично жильцам с данными о количестве поступившей в жилое помещение воды, потребляемой электроэнергии, только набирает обороты в ряде УК.

Взаимодействие с собственниками

Нужно учитывать, что плата за коммунальные услуги отличается от дома к дому, так как каждое жилое помещение требует своих затрат на содержание. Определяют итоговые суммы, исходя из общей ведомости и сметы. В расчетах учитывают данные приборов учета. На конечную стоимость оказывает влияние и количество услуг, которые потребовались за определенный временной отрезок.

Размер коммунальных платежей изначально устанавливается на собрании собственников жилья при встрече с представителями управляющей компании. Как правило, минимальные сроки, в течение которых действует установленная норма – год. Нередко возникают случаи, когда жильцы принимают решение расторгнуть договор с компанией, ЖКХ.

Договор данного типа заключает с УК каждый собственник жилой площади в отдельности при том, что управляющую компанию в целом выбирает совет собственников. Но порой УК выбирает товарищество собственников. В таком случае подписание осуществляется ТСЖ. Если же жилое здание относится к собственности муниципалитета, договор подписывают органы власти и ЖЭУ.

В договоре перечисляются списки услуг, предоставляемые ЖКХ конкретному дому, состав собственности, определяется порядок оплаты коммунальных платежей, фиксируются правила, связанные с надзором над УК.

Встречаются случаи, когда договора попросту нет – его никто не заключал. В таком случае данное нарушение требуется немедленно устранить. Такая ситуация приводит к тому, что жильцы лишаются оснований требовать отчетов от ЖКХ по устранению тех или иных недостатков в обслуживании жилья. Такие собственники, оставшиеся без договора с ЖКХ, обладают правом подать обращение в Государственную жилищную инспекцию, Роспотребнадзор.

Проблемы и потребности

Современная система ЖКХ продолжает сталкиваться с проблемами, возникшими десятки лет назад. На данный момент процессы деятельности служб автоматизированы на низком уровне, из-за этого обмен данными нередко не оперативен. В итоге возможность использовать своевременно полученную информацию также ограничивается. Данная ситуация часто приводит к финансовым утратам, которые попросту не оправданы.

По этой причине обеспечение эффективного информационного обмена между различными службами и отделами ЖКХ – задача фактически первостепенной важности в данной области.

Важно чтобы новые технологии оказывали информационные услуги органам власти, местному самоуправлению, населению, прочим субъектам.

На данный момент вокруг сферы жилищно-коммунального хозяйства на регулярной основе возникают конфликты. Это связано с тем, что жилищный фонд, техника оказываются изношенными, как и коммунальные сети. Процедуры фиксации тарифов так и не стали прозрачными, и у населения возникает немало вопросов по поводу высоких цен. Конкуренция среди управляющих компаний развита достаточно слабо, и услуги их низкокачественные, в то время как стоимость их остается высокой. Имеются в сфере и недобросовестные сотрудники.

Согласно официальным данным, у муниципальных образований попросту не имеется достаточных средств для того, чтобы решить подобные вопросы. Вместе с тем комфорт граждан, жильцов многоквартирных домов, зачастую сильно страдает из-за некачественного обслуживания.

В официальных сводках имеются сведения о том, что положительный результат от нововведений Фонда содействия реформированию ЖКХ наблюдается, и все же сфера нуждается во многих доработках. Ведь цели повысить эффективность применения ресурсной базы по-прежнему не ставится. Потери не понижаются, а уровень благоустройства жилого фонда не растет. И даже если дом недавно был отремонтирован, он не соответствует современным требованиям. И такая ситуация встречается повсеместно на российской территории, жители многих регионов живут в подобных домах.

Можно завоевать вселенную, сидя на коне, но управлять ею, оставаясь в седле, невозможно

кому: собственникам, топ-менеджерам

Исполнительный директор — противоядие для собственника от бега по кругу оперативных задач

Кому информация будет полезна и почему

Статья в первую очередь предназначена для собственников, которые занимают должность генерального директора в своих компаниях, и при этом погрязли в оперативных вопросах.

Топ-менеджеры и управляющие, ознакомившись со статьёй, могут помочь своему шефу в делегировании полномочий и решении вопросов оперативного управления. Что, безусловно, укрепит их собственный профессионализм.

Другие руководители смогут увидеть путь, по которому необходимо идти, чтобы стать исполнительным директором.

Крест собственника, или Бег по кругу оперативных задач

Представьте собственника, все ежедневные действия которого сводятся к одной функции: “тушение пожаров и форс-мажоров”, которым нет конца и края. Настал момент, когда у владельца от бессилия опускаются руки. Предприниматель приходит на работу с мыслью, что он навечно застрял в “дне сурка”. И вместо любимой работы по стратегическому развитию и придумыванию новых идей, он вынужден снова заниматься… рутиной!

Как это происходит? Модель следующая. Владелец компании рассчитывает, что вот сегодня наконец-то он “потушит все пожары”, а завтра энергично возьмётся за решение вопросов стратегического развития, пересмотрит систему продаж и наконец-то приструнит расслабившийся коллектив (возможно, с помощью регулярного менеджмента). “Завтра” откладывается снова и снова по следующим причинам:

• В то время, когда собственник тушит одни “пожары”, на соседних направлениях возникают новые. Ведь у владельца не было времени на принятие превентивных мер по их предотвращению.
• Подчинённые и сотрудники привыкли приходить со всеми проблемами к шефу. Более того, они с удовольствием несут ему задачи, которые в состоянии решить сами. Но собственнику разобраться и обучать сотрудников некогда, т.к. он слишком занят “тушением пожаров”.

Внутренние препятствия к спасению

Возможно ли вырваться из этого замкнутого круга? Ответ кажется очевидным — найти и нанять человека, который будет разбираться со всей “оперативкой”.

Но и здесь не всё так просто, есть два “внутренних” препятствия в “головах” собственников:

1. Управление — это не работа. В России многие всё ещё не считают управление полноценной работой: на неё жалко денег, да и непонятно как оценивать промежуточные результаты. Услышать через 6 месяцев “извините, не получилось” — зря потратить деньги и время. Да и не совсем понятно, как правильно передать задачи, чтобы они вновь не “прилетели” к собственнику в возросшем объёме.
2. Ревность к собственному детищу. Я же владелец бизнеса, значит и сам должен и могу справиться со всеми управленческими задачами! Если возьму управляющего — распишусь в собственной беспомощности. Все будут говорить, что я добился успеха “только с помощью управляющего”.

Список безусловно можно продолжить. Если вы обнаружили что-то из перечисленного у себя — обдумайте этот момент. Уверен, что и без моей помощи вы сможете прийти к правильной мысли. Остальные же сомнения относительно необходимости исполнительного директора я постарался развеять во второй части статьи.

Основная управленческая роль управляющего фирмой

Управляющий компанией — человек, который занимается оперативным контролем выполнения существующих правил, обеспечивает выполнение внутренних распоряжений; решает вопросы, которые не могут быть решены на уровне сотрудников или других руководителей. В этом и состоит основная функция управляющего — Администрирование.

Не рассчитывайте “взвалить” на управляющего дополнительно: стратегическое развитие компании, разработку системы продаж и развитие клиентских процессов. Ведь управляющий, как правило, хорошо играет управленческие роли “Администратор” и “Производитель результатов”. Такого и нужно искать в первую очередь (подробнее разобраться с управленческими ролями вам поможет статья “Как собственнику делегировать ключевые функции топ-менеджерам и руководителям среднего звена, и избежать при этом типовых ошибок”, см. раздел “Типовая ошибка №2: Требовать от руководителя исполнять противоположные управленческие роли на “отлично”).

Как называется должность управляющего — не так важно. Это может быть исполнительный или генеральный директор. В дальнейшем я буду использовать как синонимы “исполнительный директор” и “управляющий”.

Задача управляющего — взять на себя контроль за всеми административными функциями, а также оперативное управление сотрудниками вместе с поощрением и наказанием

Если вы взялись за делегирование функции управления в своей компании другим людям, — начните с управляющего. Ведь именно роль “Администратор” зачастую хуже всего развита у “Предпринимателей”.

Помните, что сейчас вы управляете каждым сотрудником, у которого нет непосредственного руководителя: и секретарём, и начальниками отделов, и другими (системный администратор, бухгалтер, HR-специалист и т.д.). Исполнительный директор возьмёт это на себя.

Затем можно перейти к делегированию развития (топ-менеджер по развитию) и, наконец, генерального директорства, где собственник сможет перейти из роли “генеральный директор” в роль “акционер”.

Обязанности управляющего могут различаться в разных компаниях, поэтому далее я приведу выдержку из требований к управляющему, которые действуют в “Открытой Студии”. Копируйте и берите их за основу.

Ключевые зоны ответственности исполнительного директора

• Осуществлять оперативное управление компанией.
• Контролировать выполнение клиентских и внутренних процессов, работу сотрудников.
• Организовать работы, в рамках согласованных стратегических, тактических и оперативных планов.

Ключевые функции (обязанности) исполнительного директора и требования к профессиональным навыкам

Все перечисленные действия должны выполняться сотрудником самостоятельно не позднее чем через 6 месяцев после выхода на работу:

1. Оперативно управлять деятельностью компании (играть роль “управляющего”)
• Самостоятельно осуществлять оперативное управление компанией в рамках предоставленных полномочий (нести полную ответственность за результаты работы всех сотрудников компании, как штатных, так и внештатных).
• Осуществлять контроль и нести личную ответственность за выполнение внутренних регламентов, инструкций и технологий всеми сотрудниками компании (в том числе и путём делегирования полномочий руководителям соответствующих подразделений). Сюда входят планирование и отчетность, работа с задачами, проектами, регламентами и т.д.
• Играть роль “фильтра” от оперативных вопросов для вышестоящих топ-менеджеров: организовать предупреждение (превентивные меры), сбор, своевременную обработку и решение возникающих оперативных вопросов: от сотрудников, организационных, событий и т.д.).
• Организовать, контролировать и развивать процессы учёта финансов (в т.ч. ежемесячный расчёт чистой прибыли, прогнозы и т.д.)
2. Контролировать выполнение клиентских и внутренних процессов в компании, участвовать в их развитии
• Организовать и контролировать соблюдение сотрудниками: стандартов качества, технологий, регламентов и правил при выполнении работ с клиентских проектами и задачами (подробнее о разработке эффективных регламентов рассказываю в мини-тренинге «Мастер регламентов»).
• Находить и ликвидировать узкие места в клиентских процессах (как эффективнее сделать работу при улучшении её качества).
3. Выполнять работы в рамках согласованных советом директоров стратегических, тактических и оперативных планов/проектов. Организовывать работу других специалистов и участников. Нести ответственность за выполнение.
4. Организовать работу с кадрами:
• Организация процесса приема и увольнения сотрудников как для штатных, так и для заштатных специалистов.
• Организация процесса (как для штатных, так и для заштатных специалистов) расчёта и перевода заработной платы, отпускных и т.д.
5. Организовать работу со всеми видами официальных бухгалтерских и внутренних документов: учёт, хранение, документооборот, отправка и т.д. Лично нести ответственность за отсутствии закрывающих Актов (или юридически значимых документов, их заменяющих) со стороны Контрагентов и Клиентов компании.
6. Организовать внутренние офисные процессы и управлять ими. Речь идет о переездах, перестановках, расширениях, инфраструктуре и т.п.
7. Работать с внешними подрядчиками / экспертами
• Оперативно управлять и своевременно решать возникающие вопросы (управленческие — самостоятельно, профессиональные — с привлечением соответствующих специалистов контрагентов-исполнителей) из области: IT, бухгалтерия, юридические, аренда помещений, другие контрагенты-исполнители.Организовать и контролировать, принимать участие в развитии следующих служб: 1) IT-служба; 2) бухгалтерия; 3) юридическая служба и др.
• Организовать (сформулировать критерии) и выполнять подбор внешних подрядчиков / экспертов по различным направлениям бизнеса: бухгалтерия, юристы, IT-специалисты, продажи и т.д.
8. Прекрасно ориентироваться в проектном и процессном управлении. Успешно управлять любыми внутренними проектами (в т.ч. нестандартными и новыми).
9. Успешно решать любые, в т.ч. нестандартные ситуации с Клиентами, партнёрами или другими контрагентами.
10. Быть положительным примером выполнения правил, стандартов, регламентов, договорённостей и принципов регулярного менеджмента для остальных сотрудников.
11. Осваивать самостоятельно новые управленческие технологии, обучать им сотрудников. Иметь высокую способность к обучаемости.

Схема взаимодействия в компании с исполнительным директором

Если раньше все нерешённые вопросы от сотрудников “прилетали” к генеральному директору (собственнику), то теперь управляющий становится своего рода барьером от потока оперативных задач и принимает “удар” на себя. Схема взаимодействия выглядит так:

• ВОПРОС ПО ЗАДАЧЕ → постановщик задачи → руководитель проекта → руководитель постановщика задачи → ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ ДИРЕКТОР → собственник.

Заметьте, если у сотрудника по задаче нет руководителя проекта и линейного руководителя, то при отсутствии исполнительного директора она сразу же “прилетает” к собственнику.

Отсюда вытекает призрачность возможности заменить одного управляющего несколькими линейными руководителями по направлениям или руководителями проектов. Да, функции распределить можно. Но не будет сотрудника, который полностью отвечает за весь процесс (это опять же будете только вы). А значит, все проблемы на стыке направлений, или нерешённые руководителями направлений и проектов, — опять же “постучатся” сразу к вам.

Хотелось бы отметить, что исполнительный директор находится на “переднем крае”, обеспечивая выполнение далеко не всегда популярных решений

Фактически исполнительный директор находится на “переднем крае” (все оперативные контакты замыкаются на него) и несёт бремя информирования сотрудников и воплощения в жизнь далеко не всегда популярных решений.

Поэтому если кто-то думает, что быть управляющим-профессионалом “может любой дурак”, он глубоко заблуждается. Профессия управляющего сложная, требует постоянного обучения, развития управленческих компетенций и время от времени сопровождается нервотрёпкой. Одним словом, заслуживает глубокого уважения тот, кто профессионально выполняет эту роль.

Исполнительный директор (управляющий) в коммерческой компании: ответы на вопросы собственников

В моей компании управляющий работает более 4-х лет. Также мне довелось видеть много примеров делегирования функций и полномочий исполнительному директору у своих Клиентов: как положительных, так и отрицательных. Ситуации бывают разные.

Дальнейшую информацию по исполнительному директору (управляющему) я решил представить в формате “вопросы и ответы”.

Я постарался в общих чертах собрать рекомендации и кратко прокомментировать, почему советую делать именно так.

Среди вопросов: 1) мои собственные, на которые когда-то я затруднялся ответить; 2) вопросы Клиентов, с которыми я сталкиваюсь при внедрении регулярного менеджмента; 3) собранные мной вопросы в социальных сетях от директоров и собственников компаний специально для этой статьи. Ещё раз выражаю глубокую признательность всем авторам вопросов.

Многие из рекомендаций в равной степени относятся, как к другим топ-менеджерам, так и к руководителям среднего звена

Хочу сразу отметить важный момент: варианты и сценарии действий, которые я предлагаю, — не догма. Полезно будет не просто “брать и делать”, а сначала проанализировать, насколько они применимы лично в вашей ситуации.

Из плюсов: многие из рекомендаций в равной степени относятся как к другим топ-менеджерам, так и к руководителям среднего звена. Поехали!

Где и как мне найти управляющего для своей компании?

Вопрос настолько обширен, что кратко на него ответить не представляется возможным. Поэтому подробно всё распишу в отдельной статье. Но краткую информацию всё же дам.

На мой взгляд, большое заблуждение, что эту задачу можно полностью делегировать HR-специалисту. В одной компании собственник удивлялся: почему HR не может подобрать ему исполнительного директора, а отобранные кандидаты показывают свою проф. непригодность. Будьте готовы: для успешного найма в большинстве этапов поиска вам будет необходимо принять личное участие — начиная от формирования требований и создания фильтров подбора и заканчивая личным участием в собеседованиях после “сортировки заведомо неподходящих”.

Но вопросов по найму значительно больше. Как понять, что мы сработаемся? Лучше найти опытного человека или растить в своем коллективе? Стоит ли искать управляющего только среди знакомых “надёжных” людей? Обо всём этом — в отдельной статье.

Должен ли исполнительный директор иметь опыт работы в сфере деятельности, в которой работает компания?

На мой взгляд, если компания работает на рынке корпоративных услуг (рынок B2B), опыт работы с клиентскими процессами будет значительным преимуществом кандидата на должность исполнительного директора. Во-первых, это поможет лучше понимать внутренние отраслевые нюансы, а во-вторых, наличие практики позволит более осмысленно контролировать процессы, с которыми работают сотрудники.

Но возможен вариант, когда управляющий будет из смежной сферы и без опыта работы на клиентских процессах. Тогда имеет смысл при вводе его в должность сделать так, чтобы он получил практический опыт работы с клиентами, поучаствовал в клиентских процессах.

Не торопитесь бросать исполнительного директора “в бой”. Если есть такая возможность, сначала проверьте его управленческие навыки на “уровне ниже”, заодно и опыт передадите.

Генри Форд старался не брать на руководящую работу специалистов в конкретной области, так как они во многом, по его мнению, обладают “отраслевым” шаблонным мышлением и едва ли от них можно ожидать прорывов.

Но если у вас небольшая компания и важно, чтобы исполнительный директор мог быть “горячей заменой” ключевых сотрудников, работающих с клиентами, то ищите с опытом. Рынок труда тоже не забудьте изучить. Чем более узкие требования, тем меньше вероятность найти.

Какая система оплаты труда должна быть у исполнительного директора? Какая мотивация?

Первая часть — денежное вознаграждение в виде достаточно высокого оклада. Формулы здесь нет, но сумма должна явно выше среднего по компании. Оклад важен, т.к. исполнительный директор во многом ориентирован на выполнение заранее зафиксированных процессов.

Можно сделать часть оклада в виде достижения некоторых KPI. Но будьте с ними осторожны. В одной транспортной компании собственник поставил в зависимость “количество нерешённых проблем, которые до него доходят” и “зарплату управляющего”. До владельца проблем стало доходить меньше, но оказалось, что перестали доходить и те, которые мог решить только он (исполнительный директор всеми силами пытался решать ситуации, лежащие далеко за его областью ближайшего развития). В результате KPI формально выполнялся, но из-за этого компания несла убытки.

Вторая часть денежного вознаграждения исполнительного директора — процент от чистой прибыли. Как правило, управляющий может влиять на неё с помощью сокращения издержек, а также точности соблюдения технологий и ликвидации перекосов в них. Размер процента обсуждается индивидуально.

Про варианты “мотивировать долей” читайте в ответе на вопрос «Стоит ли мотивировать исполнительного директора долей в компании? Должен ли я сделать его партнёром при успешной работе?”

Стоит ли приглашать управляющего, чтобы он внедрил в компании регулярный менеджмент?

Важно отделять процесс “внедрение регулярного менеджмента” от процессов “активное участия во внедрении” или “администрирование в рамках регулярного менеджмента”.

В лучшем случае у управляющего будет кроме “администрирования” ещё и “опыт участия”. Как я уже упоминал в начале статьи, хорошее одновременное выполнение функций “стратегического развития” и “администрирования” крайне редко встречаются в одном управленце.

Но многие конечно же хотят всё и сразу по принципу “волшебной таблетки”. Я же предлагаю два вариант действий:

1. Взять управляющего вместе со стартом проекта внедрения регулярного менеджмента или чуть позже («проверить его в бою», подключить его к активной работе над проектом внедрения регулярного менеджмента).
2. Пригласить, когда для системы управления компанией будет заложен фундамент с помощью регулярного менеджмента.

Пользуясь случаем, рекомендую к прочтению статью “Время «Ч»: Когда внедрение регулярного менеджмента в вашей компании неизбежно, а оттягивание старта лишь принесёт дополнительные убытки”.

Как правильно ввести в должность управляющего?

Будет неплохо, если управляющий сначала поработает на должности управленца, который непосредственно участвует в наиболее важном процессе для компании. Чтобы прочувствовал всё “на своей шкуре”.

Например, для компании, которая занимается продажей частных домов, это может быть менеджер, курирующий стройку от принятия денег от клиента до сдачи ключей. Т.е. руководствоваться принципом: “Прежде чем доверить армию, дайте покомандовать ротой”.

Во время испытательного срока исполнительный директор может совмещать две функции (соотношения между выделяемым временем могут быть разными и зависят от опыта управляющего, его профессиональных навыков и текущей ситуации в компании).

Прежде чем доверить армию, дайте покомандовать ротой

Первая функция принятого сотрудника — исполняющий обязанности исполнительного директора (выделять от 60% до 80% времени), вторая — руководитель клиентского процесса (в примере — строительством частного дома). Это даёт возможность исполнительному директору лучше узнать клиентский процесс на практике, увидеть в нём нестыковки и перекосы.

Когда есть время, то можно и вовсе выделить 3 месяца на работу только со второй функцией. И лишь затем постепенно подключать функцию исполнительного директора.

После выхода на работу, исполнительному директору потребуется апгрейд управленческой квалификации. Подробнее об организации процесса читайте в “Система грейдов, или Как вырастить руководителей и сотрудников-профессионалов”.

Как уменьшить вероятность риска, что управляющий “уведёт” мой бизнес или откроет параллельный и будет втихую перетаскивать клиентов?

Пожалуй, это один из самых значимых страхов собственников. Если в случае производства “увести бизнес” не так просто (попробуй, перенеси себе завод по производству зубной пасты), то в компаниях, оказывающих услуги или в компаниях-посредниках (продажа оборудования, товаров, в т.ч. оптовая), проблема “увода бизнеса” стоит значительно острее.

Типовая схема выглядит так: в какой-то момент сотрудник начинает “уводить” часть клиентов “налево”, в свою фирму. Или сразу после ухода из компании использует клиентскую базу и технологии, предлагая “всё тоже самое, но со значительной скидкой”.

Привяжите свою “корову” так, чтобы “унести” или “подоить” её без вашего ведома было невозможно

Отсюда, естественно, не следует, что теперь нужно перестать всем доверять. Но принцип “доверяй, но проверяй” никто не отменял. А ещё лучше сделать так, чтобы с помощью “продолжения картины мира в будущее” показать, что с вами подобный номер не пройдёт (продление картины мира в будущее необходимо начинать ещё на этапе собеседования, о чём, как и обо всём процессе поиска, расскажу в одной из следующих статей).

Хочу отметить, что все перечисленные ниже способы предотвращения негативных сценариев относятся ко всем сотрудникам, работающим с клиентами.

• Тайный покупатель. Лучшая проверка не только того, насколько качественно обрабатываются входящие заявки, но и “сливаются ли заявки налево” (Не так давно был в торговом центре с детьми на аттракционах. Сотрудник, который следил за “кабиной 5D”, предложил заплатить со скидкой мимо кассы).
• Контроль наиболее критичных точек (обычно это поступление и учёт денежных средств).
• Юридически значимое соглашение о неразглашении, которое подписывается как с управляющим, так и со всеми остальными сотрудниками. Обязательно укажите в нем, что клиентская база и база исполнителей — собственность компании.
• Внешние подрядчики или независимые аудиторы по ключевым направлениям (необходимо общаться на уровне собственников). Если что-то пойдёт не так — сразу просигнализируют.
• Личное знакомство с ключевыми клиентами, желательно на уровне собственников. Общение хотя бы 1 раз в 6 месяцев. Заодно прекрасная возможность получить обратную связь о работе компании.
• Выстраивайте процесс так, чтобы в первую очередь “прокачивался” бренд компании, а не управляющего (он не говорит, что всё хорошо, т.к. он гениальный, а позиционирует внутри компании свои достижения как заслугу системы управления).
• Премия за честность как для сотрудников (подрядчиков), так и для клиентов. Если вам что-то предложили мимо кассы — получите это бесплатно. Если вы стали свидетелем факта нарушения интересов компании (расшифровка понятия “факт нарушения интересов” должна быть в общем регламенте) с чьей-либо стороны — сообщите и получите премию в 10.000 руб.
• “Волчий билет” с потерей репутации на рынке (для этого надо общаться с коллегами в отрасли). Свой бизнес может и не пойти, даже с чужой клиентской базой. И что сотрудник с такой репутацией будет делать дальше?
• Прозрачность всех процессов в компании, насколько это возможно (обслуживание клиентов, отгрузки товаров / оказание услуг, учёт финансов и т.д.).

Самое главное, у собственника должна быть чёткая готовность идти до конца при борьбе с попытками увода бизнеса или клиентской базы. Готовность развернуть как юридическое преследование (юристы само собой должны быть наготове), так и другие методы (“волчий билет”).

Действуйте по принципу “двигай выгодой, удерживай вредом”. Не забывайте вознаграждать достижения своего исполнительного директора за достижения, иначе он попросту покинет вашу компанию (про мотивацию я писал выше).

Как не попасть в зависимость от управляющего? Как предупредить его “звёздную болезнь” и чувство незаменимости?

Чувство незаменимости в конечном итоге приводит, как правило, к вседозволенности в поведении. Это влияет крайне негативно на компанию, других сотрудников и, как это ни странно, на самого «незаменимого». Чувствуя себя звездой, он перестаёт развиваться.

Заведите отдельный регламент для управляющего, где будут описаны технологии и алгоритмы выполнения им своих функций. Если исполнительный директор занимается выплатой зарплаты сотрудникам, то значит в регламенте должно быть подробно описано: как необходимо рассчитывать зарплату, как её выдавать, какие таблицы и документы необходимо заполнить.

Обязуйте исполнительного директора самостоятельно поддерживать свой регламент в актуальном состоянии.

Проблема “ликвидации незаменимости” подробно разобрана в статье “Как избавиться от незаменимых сотрудников и избегать возникновения незаменимости: пошаговый алгоритм действий”.

Относятся ли к исполнительному директору принципы регулярного менеджмента или для него должны быть исключения? Как лучше всего контролировать?

Что касается регулярного менеджмента и стандартов работы, то управляющий должен быть примером их соблюдения для всего коллектива. Во-первых, любой руководитель задаёт образец действий для своих подчинённых. Во-вторых, исполнительный директор должен строго спрашивать за все принципы регулярного менеджмента с каждого сотрудника компании.

К управляющему должны применяться самые жёсткие требования по соблюдению договорённостей. Естественно, в рамках “борьбы ЗА человека”, а не “против него”. Т.е. если есть договорённость о том, что исполнительный директор приходит на работу в 10 часов, а он самовольно начинает приходить в 11, должна последовать незамедлительная реакция с вашей стороны.

К исполнительному директору применяются такие же управленческие инструменты, как и ко всем остальным сотрудникам

Контроль работы исполнительного директора осуществляется его непосредственным руководителем — собственником (если тот играет роль генерального директора). К исполнительному директору применяются такие же управленческие инструменты, как и ко всем остальным сотрудникам: планирование и учёт времени по задачам, формализация всех результатов работ (в том числе и переговоров).

Рекомендую выделить в компании функциональные процессы, за которые отвечает управляющий и контролировать их с определённой периодичностью по чек-листам.

Например, функция “управленческая работа с сотрудниками”. Чек-лист может состоять из следующих пунктов: 1) записи в личных делах сотрудников; 2) итоги переговоров; 3) обратная связь от сотрудников; 4) наличие отчётов по рабочему времени; 5) процент разобранных отчётов; 6) наличие зафиксированных планов и т.д.

Можно ли передать управляющему работу с финансами, бухгалтерией, договорами и т.д.?

Да, при формализации соответствующих процессов в виде принципов, регламентов и инструкций. И, естественно, продумывании контрольных точек.

Можно делегировать право подписи всех бухгалтерских и юридически значимых документов: договоры, акты, трудовые контракты с сотрудниками и т.д.

Предоставить полномочия решать вопросы в налоговой инспекции, всевозможных государственных фондах, работать с банковским счётом. При этом рекомендую ограничить в доверенности возможность брать кредиты.

Всё вышеперечисленное можно сделать как в рамках общества с ограниченной ответственностью, так и если вы — индивидуальный предприниматель. В случае ИП права подписи и другие функции делегируются с помощью нотариально заверенной доверенности.

Как выстроить отношения с управляющим? Должен ли он быть моим другом?

Рекомендую здесь руководствоваться фразой, которую приписывают великому полководцу Александру Суворову: «Служба и дружба — две параллельные линии — не сходятся».

Статус управляющего прежде всего поддерживают предоставленные полномочия. Например, принимать решение об увольнении сотрудника, повышении заработной платы, применять наказания и поощрения, решать заранее оговорённые вопросы без участия вышестоящего руководителя. Вобщем, как у каждого руководителя: выработка решений, претворение их в жизнь, санкционирование по итогам.

Если же вы планируете поддерживать статус исполнительного директора количеством поблажек и дружескими отношениями, то деградация качества работы и “звёздная болезнь” ждать себя не заставят.

Почему именно так и какие исключения могут быть, подробно рассказываю в статье “Родственники-подчинённые: что делать руководителю, когда они садятся на шею”.

Стоит ли мотивировать исполнительного директора долей в компании? Должен ли я сделать его партнёром при успешной работе?

Действительно, многие собственники надеются, что получив “долю в компании” управляющий начнёт работать “за троих” и “по выходным”, ведь это теперь будет и его бизнес. Это большое заблуждение. Степень заблуждения усиливается, если доля предоставлена “за слова”, а договорённости не зафиксированы на бумаге вместе со сценариями действий в случае: “что будет с долей, если условия не будут выполнены?” и “сколько времени необходимо проработать в таком режиме?” и “что вы будете делать, если человек банально заболеет?”.

Некоторые рассчитывают с помощью предоставления доли удержать ценного человека в компании. Но что будет, если через какое-то время вам покажется, что новый партнёр работает не в том направлении или недостаточно интенсивно? Как управляющего вы его могли уволить, но вот как партнёра — уже нет.

Желающих получить “на халяву” долю в бизнесе немало, вот только всё, что досталось даром, никак не мотивирует, а лишь портит

Важно помнить, что роли “управляющий — наёмный сотрудник” и “управляющий — совладелец” сильно различаются. В первом случае вы можете уволить сотрудника (равно как и он сам может уйти), а во втором — нет. Увидеть, как изменится ваше взаимодействие, поможет статья “Как «играющий собственник» разрушает бизнес своими руками: можно ли спасти свою компанию от проблем, которые создают совладельцы-партнёры?”.

Да, если вы рассматриваете возможность продать долю, то можно продать по рыночной цене или с небольшим дисконтом. Ну а если нет… Чтобы вас не шантажировали в духе “дай долю, иначе уйду и у тебя всё развалится”, выполняйте регулярно и заблаговременно все мероприятия, озвученные в вопросах про “незаменимость” и “потенциальный увод бизнеса”.

Тем не менее, варианты мотивации “совместным бизнесом” всё же существуют. На мой взгляд, если у исполнительного директора (или кого либо из топ-менеджеров) есть стремление открыть свой бизнес (насильно эту идею не вздумайте проталкивать), вы можете предусмотреть для них следующий сценарий:

• предоставить возможность покупки доли в одном из существующих направлений деятельности компании (не ранее, чем через 2-3 года работы);
• взять одно из малоразвитых на данный момент направлений деятельности компании или смежное в качестве основы для нового бизнеса (с вашим участием в качестве акционера и эксперта).

Как выстраивать отношения с коллективом после приёма на работу исполнительного директора?

Есть два типовых варианта реакции коллектива (по крайней мере его большей части) на замаячивший приход исполнительного директора:

• “Ура! Наконец-то здесь наведут порядок”. Это своего рода желаемый сценарий для собственника. Актуален, когда вам удалось собрать вокруг себя команду ответственных людей, а текущий хаос обусловлен отсутствием у вас возможностей или желания заниматься администрированием.
• “Зачем он нам нужен, и без него всё было хорошо!”. Важно понимать, что с приходом управляющего он получит власть не только за счёт передачи ему части ваших полномочий, но и за счёт сотрудников. Часть из них текущая ситуация, когда вам некогда их контролировать, вполне устраивает. Значит, и сопротивление будет.

Краткий алгоритм действий:

• Объявить перед коллективом о своих целях. Заявить: “буду делегировать оперативку!”.
• Показать сотрудникам безальтернативность сценария (“Делегирую в любом случае, даже если многое придётся изменить или с кем-то распрощаться в будущем”).
• Озвучить планируемые полномочия управляющего и его ключевые функции.
• Не “трястись” над своей репутацией. (“Ошибки допускать могу и буду. И каждый из вас может их допускать. Но буду чётко смотреть, кто мне помогает в этом процессе, а кто мешает”).
• Попросить поднять руки тех, кто планирует мешать. Если таковые есть — запланировать индивидуальную беседу с каждым по отдельности (формат похож на беседу из моей статьи “Старт внедрения регулярного менеджмента для конкретного сотрудника: пошаговый план действий”) с последующими орг. выводами. Если таковых нет, расслабляться рано. Упомянутая статья также поможет найти их и вывести на чистую воду.
• Перейти к поиску управляющего.

Бонус для внимательных читателей: образец соглашения о неразглашении (конфиденциальности) для сотрудников

Хотите получить образец реально действующего соглашения о неразглашении (конфиденциальности), которое вы сможете использовать не только для исполнительного директора, но и для штатных и удалённых специалистов?

Выполните 2 простых действия:

1) Оставьте комментарий к статье в самом низу, как на скриншоте по ссылке: https://yadi.sk/i/QHQ2_R4oiWjkV. (Напишите кратко свой опыт работы с управляющим или о своих планах его подключения к управлению).
2) Отправьте запрос на получение образца “соглашения о конфиденциальности” через мои личные аккаунты в социальных сетях (через личное сообщение):

Вместо заключения, или Преодолевая препятствия

Подведём итоги. Многие собственники рано или поздно планируют отойти от управления оперативкой в своём бизнесе. Для этого необходимо найти и организовать работу управляющего.

Здесь возникает немало вопросов, поэтому в некоторых компаниях исполнительного директора ищут годами, а если и находят — он задерживается на своём месте в лучшем случае 3 месяца.

Успешность поиска и точность подбора зависят во многом от того, как построен процесс поиска исполнительного директора. Вот об этом мы и поговорим подробно в одной из ближайших статей.