Как называется проблема когда выполнение работ затягивается так чтобы занять все отведенное время

Без воды и догадок разбираемся в механизмах вредной привычки и предлагаем способы от неё избавиться.

Что такое прокрастинация

Что мы знаем

Прокрастинация — это склонность откладывать на потом дела, у которых есть дедлайн. Например, когда вам нужно работать над задачей, но вы тянете время, читая соцсети (или статьи на vc), — это прокрастинация. Ей страдают все, причём 20-40% людей — регулярно. Прокрастинации подвержены даже те, кто занимается психологией: исследование Гвадалахарского университета в 2017 году показало, что 91% учёных в этой сфере нередко откладывают важные дела, а потом стрессуют от этого.

Чем она опасна

С бытовой точки зрения это вредное явление: оно мешает нам быть продуктивными, выполнять обязательства вовремя, распределять работу равномерно. Если вы писали курсовую или диплом, то наверняка знаете, о чём речь. 90% работы за 10% отведённого времени — классический результат прокрастинации.

Но есть последствия страшнее просроченных дедлайнов. У многих прокрастинация вызывает сильный стресс, нарушения иммунной системы, тревогу и депрессивные тенденции. Откладывать дела напоследок буквально опасно для здоровья. Не говоря уже о том, что от этого падает качество работы и продуктивность.

Впрочем, изредка у прокрастинации бывают и плюсы. Некоторые откладывают задачи осмысленно, потому что знают, что работают продуктивнее под давлением. Таких называют «активными прокрастинаторами», правда, среди подверженных прокрастинации их меньшинство.

Откуда она возникает

Прокрастинация кажется совершенно нелогичным явлением: почему мозг решает откладывать что-то важное на потом, особенно если знает, что будет страдать от этого? Причины её возникновения учёные ищут ещё со второй половины 20-го века, и до сих пор не пришли к однозначным выводам. Сейчас прокрастинацию чаще всего рассматривают как феномен, связанный одновременно с эмоциями, мышлением и поведением, изучая его связь с другими механизмами психики и особенностями мозга.

Одна из главных причин прокрастинации — негативные эмоции, которые вызывает задача. Люди откладывают те вещи, которые делать неприятно, скучно или сложно. Некоторые исследователи считают, что желание отсрочить негативный опыт — это фундаментальная, естественная человеческая черта.

Но большинство учёных ищет более глубокие корни. Многие уверены, что прокрастинация прочно связана с самопрезентацией — образом себя, который человек старается создать во внешнем мире. В частности, некоторые люди могут откладывать трудные дела из-за страха показаться неумелым, недостаточно умным или старательным.

Если задача сложная, то есть большая вероятность её провалить или не оправдать ожиданий («я должен был сделать лучше»), что приводит к стыду («я плох и ничего не умею») и страху осуждения («меня будут ругать и осмеивать»). В когнитивно-поведенческой терапии такие мысли называются автоматическими. Это догадки о реальности, которые проистекают из наших установок о себе и мире.

Ещё хуже становится, если к этой цепочке добавляется перфекционизм — стремление делать всё идеально. В таком случае человек не только боится потерпеть неудачу, но и требует от себя нереалистично высоких результатов. Перфекционизм вызывает много стресса сам по себе, а также подпитывает прокрастинацию, что усиливает напряжение.

Ряд исследований демонстрирует связь между прокрастинацией и низкой самооценкой. Сомнения в собственных силах, нерешительность, негативные установки о себе заставляют людей откладывать дела. Причина всё та же — желание отсрочить момент, когда придётся столкнуться с «горькой правдой», что ты якобы недостаточно хорош и в тебе обязательно разочаруются.

Одна из работ доказала, что у молодых людей на прокрастинацию влияют и отношения с родителями. Напряжённые отношения почти всегда сопровождаются сильной прокрастинацией и низкой самооценкой, и наоборот. Логично, ведь большинство нездоровых установок и схем поведения человека закладывается в детстве его родителями.

Чувствуя внутренний конфликт из-за этих убеждений, люди часто вступают в конфронтацию не только с самими собой, но и теми, кто для них исполняет роль контролирующей или осуждающей стороны. Родители — идеальный кандидат.

У прокрастинации также бывают физиологические причины. Учёные обнаружили, что ей больше подвержены люди с аномальным строением или обменом веществ в тех отделах мозга, что отвечают за память, предположения о будущем, управление поведением и эмоциями.

Прокрастинацию изучили с множества сторон, и практически все исследования указывают на одно: она тесно связана с внутренними конфликтами. В корне прокрастинации всегда лежит борьба между потребностью выполнить задачу и потребностью, которая ей противоречит, — к примеру, желание избежать скуки или сохранить положительный образ себя. Эти потребности могут быть как осознанными, так и бессознательными — когда человек не знает, почему ему чего-то хочется или что-то не получается.

То, что прокрастинация коррелирует со многими другими феноменами, вызывающими стресс (низкая самооценка, перфекционизм, тревога, страх неудачи), показывает, что она не появляется сама по себе. Это всегда симптом более глубоких проблем.

Что с ней делать

Так как прокрастинация — это симптом, то разбираться нужно в первую очередь с источником проблемы — конфликтом потребностей. Для этого есть несколько способов, завязанных в основном на работе с эмоциями и бессознательными переживаниями.

КПТ

Когнитивно-поведенческая терапия — это вид психотерапии, взаимодействующий с тем, что человек думает и как действует. Исследования показывают, что КПТ эффективнее других способов снижает прокрастинацию. А ещё помогает справиться с перфекционизмом, который часто её сопровождает.

Всё потому, что КПТ даёт возможность вытащить наружу, осознать и проработать потребности, которые вступают в конфликт. В том числе через работу с автоматическими мыслями и токсичными установками, которые живут в человеке.

Лучший способ проходить КПТ — обратиться к психотерапевту, который специализируется на этом виде терапии. Но некоторые упражнения можно начать выполнять самому — такие, как разбор автоматических мыслей. В следующий раз, когда столкнётесь с прокрастинацией, попробуйте сформулировать мысль, которая мешает начать работу. Например, «Я плох и не справлюсь с задачей» или «Проект слишком большой, он меня истощит».

Дальше запишите её и задайте к ней следующие вопросы:

Такой разбор снизит тревогу и сопротивление перед работой. Анализировать можно не только мысли, связанные с прокрастинацией, но и вообще любые установки, которые вызывают тревогу, страх и доставляют дискомфорт.

Развивать сочувствие к себе

Сочувствие к себе — это умение заботиться о себе и своих чувствах. Сочувствующий себе человек относится к себе доброжелательно, принимает свою неидеальность и умеет взглянуть на ситуацию со стороны. Он прощает себя за ошибки и проявляет понимание и сострадание, когда это нужно.

Доказано, что сочувствие к себе не только нивелирует прокрастинацию, но и заметно снижает психологический стресс. И наоборот, привычка ругать себя, завышать ожидания и требовать многого вызывает сильное напряжение и часто заставляет откладывать дела на потом.

Сочувствие к себе — не суперспособность, доступная только избранным, а просто набор навыков, которые возможно развить. Человеку, который привык себя ругать, может быть сложно переделать старые привычки. Но начать сострадать себе нетрудно. Вот несколько упражнений:

Повышать осознанность

Осознанность — это способность фокусироваться на настоящем моменте, понимать, что ты чувствуешь и почему это происходит. Доказано, что люди с высокой осознанностью прокрастинируют гораздо меньше, так как сосредотачиваются на настоящем. Вот три несложных упражнения для развития этой способности.

Работать над регуляцией эмоций

Регуляция эмоций — это комплекс навыков, дающих возможность отслеживать эмоции и управлять их интенсивностью. Они позволяют регулировать стресс и эффективнее справляться с его причинами. Чем лучше человек регулирует эмоции, тем легче он преодолевает сопротивление перед задачей, и поэтому меньше прокрастинирует.

Вот несколько методов, которые помогут справиться с сильными эмоциями.

Дайте эмоции пространство. Не давите её в себе, не пытайтесь заглушить делами. Позвольте себе погрузиться в неё, прочувствовать. Это может быть неприятно, но бегать от сильной эмоции или игнорировать её вредно для здоровья, а иногда и смертельно.

Обратите внимание на то, как реагирует ваше тело. Возможно, где-то начинает болеть, где-то мышцы непроизвольно сжимаются. Постарайтесь почувствовать запрос организма и ответить на него: например, попить воды, сделать несколько глубоких вдохов, помахать кулаками в воздухе. Это даст возможность лучше понять свою реакцию на эмоции и научиться справляться с ними более здоровыми способами вместо того, чтобы копить их или срывать на окружающих.

Иногда эмоции захватывают так, что обдумывать действия, кажется, невозможно. Чтобы вернуть себе контроль над поведением, можно пользоваться техникой из четырёх шагов:

Организовать рабочий процесс

Прокрастинацию можно снизить, правильно организовав работу. Вот несколько способов.

Прокрастинация доставляет много проблем, но её можно побороть. Заодно вы повысите осознанность, проработаете внутренние конфликты и научитесь понимать и регулировать свои эмоции. Это позволит не только избавиться от вредной привычки, но и повысить качество жизни.

Кадр: фильм «Алиса в Стране чудес»

Научный коммуникатор, интересуется маркетингом и UX-исследованиями, работает в PR.

Из статьи вы узнаете:

• что такое прокрастинация;
• какие бывают виды прокрастинации;
• чем прокрастинация отличается от лени;
• почему мы прокрастинируем;
• может ли прокрастинация быть признаком депрессии или выгорания;
• как справиться с прокрастинацией;
• что почитать о победе над прокрастинацией.

---

Прокрастинация — это когда человек откладывает важные дела на потом, при этом осознавая, что это может привести к срывам дедлайнов, конфликтам и упущенным возможностям.

Зависит от того, насколько часто она вас одолевает. Не переживайте, если время от времени вместо уборки или подготовки к экзамену вы залипаете на YouTube или увлекаетесь книгой. Это вовсе не значит, что вы хронический прокрастинатор.

Но хронические прокрастинаторы и правда встречаются довольно часто. Согласно исследованиям, около 20% взрослых американцев откладывают дела во всех сферах жизни.

Психолог Полина Максимова говорит, что типичная схема прокрастинации выглядит так: ты думаешь о чём-то сложном или неприятном → возбуждаются болевые центры мозга → ты меняешь фокус внимания на что-то более приятное → испытываешь временное облегчение от того, что удалось избавиться от дискомфорта.

Прокрастинация похожа на нездоровую привычку, которая со временем может укорениться. В долгосрочной перспективе привычка прокрастинировать приводит к тому, что люди упускают возможности, плохо выполняют работу, находятся в постоянном стрессе, чувствуют себя несчастными.

Некоторые исследователи подразделяют прокрастинаторов на два типа:

• Пассивные прокрастинаторы откладывают задачу, потому что у них есть проблемы с принятием решений и их реализацией.
• Активные прокрастинаторы целенаправленно откладывают задачу, потому что работа под давлением позволяет им почувствовать мотивацию и вызов.

Другие учёные выделяют шесть типов прокрастинации, основанных на разных поведенческих стилях.

• Перфекционист откладывает задачу, потому что боится, что не сможет выполнить её идеально. Его основной страх — не оправдать ожиданий, не только окружающих, но и своих.
• Мечтатель не может приступить к работе, так как в его картине мира всё легко, в то время как реальные задачи заставляют напрягаться.
• Беспокойный так боится перемен, что старается избегать каких-либо действий и не покидать зону комфорта. Вдруг его действия нарушат привычный порядок вещей?
• Кризис-мейкер тянет до последнего, без должного давления и горящего дедлайна он просто не может приступить к работе. Это те самые люди, которые ждут последней ночи перед сдачей проекта, чтобы выпить 10 чашек кофе и наконец выполнить задачу.
• Непокорный не согласен выполнять поставленные ему кем-то задачи. Так он показывает свой бунт и ощущает власть. Да, он обещает выполнить просьбу, но затем «забывает» сделать это.
• Угодливый стремится взять на себя все задачи, лишь бы его похвалили. Однако его внимание сосредоточено не на выполнении задач, а на том, какое впечатление он производит. До дела угодник обычно не доходит, придумывая отговорки и мнимые причины для откладывания задач.

Основное различие между прокрастинацией и ленью — ощущения.

По своей природе люди стремятся экономить энергию. То есть биологическая суть лени в том, чтобы получать больше выгоды, при этом тратить меньше своих сил и ресурсов. Поэтому, когда человек ленится, он думает, что всё делает правильно, и не испытывает стресса и чувства вины.

А когда он прокрастинирует, то чувствует ответственность за это. Он осознаёт, что нужно решать задачу, но никак не может к ней приступить. А ещё часто при прокрастинации люди не валяются на диване, а занимаются другими, менее важными в данный момент вещами, например, вместо работы могут сидеть на сайте строительного магазина и выбирать обои, которые нужны, но не прямо сейчас.

В большинстве случаев прокрастинация не является признаком серьёзной проблемы. Это распространённая тенденция, которой большинство из нас периодически поддаются.

Есть несколько когнитивных искажений, из-за которых возникает прокрастинация.

• Думаем, что у нас ещё много времени. Когда мы считаем, что у нас много времени до дедлайна, то возникает ложное чувство безопасности. Отсюда и затягивание. Дедлайн всегда приходит незаметно, замечали?
• Считаем, что справимся с задачей быстро. Наверняка вы тоже думали, что курсовую или диплом можно написать за пару дней, а домашку по английскому сделать за час, а на деле эти задачи занимали в два раза больше времени. С автором этого текста такое случается постоянно 🙂 Все мы склонны недооценивать задачу, пока не поймём, как много в ней подводных камней и незаметных сложностей.
• Ждём, когда наступит «рабочее настроение». Люди часто считают, что для работы они обязательно должны чувствовать вдохновение и мотивацию. Но иногда легче просто взять и сделать. Потому что, если задача неприятная или скучная, вдохновение вряд ли наступит. Делать что-то, что тебе не нравится, ещё и впопыхах, — тот ещё кошмар.

Прокрастинация сама по себе не является психическим заболеванием. Но в некоторых случаях она может быть симптомом психических расстройств.

• Депрессия. Недостаток энергии, чувство беспомощности и безнадёжности могут затруднять выполнение задачи. Депрессия также приводит к неуверенности в себе. Когда вы не можете понять, как справиться с проектом, или чувствуете неуверенность в своих способностях, вам легче отложить его.
• Обсессивно-компульсивное расстройство (ОКР). ОКР часто связывают со слишком сильным чувством перфекционизма, который вызывает страх перед совершением новых ошибок и сомнения в том, правильно ли вы что-то делаете. Люди с ОКР также часто имеют склонность к нерешительности, которая заставляет их откладывать решение задачи.
• Синдром дефицита внимания и гиперактивности (СДВГ). Человек с СДВГ отвлекается на внешние стимулы и внутренние мысли, поэтому ему может быть трудно приступить к выполнению задачи, особенно если эта задача сложная или неинтересная.

Однако помните, что депрессия, ОКР и СДВГ — это диагнозы, которые ставит психиатр. Если вы чувствуете себя плохо, обратитесь к врачу. Ни в коем случае не принимайте лекарственные препараты без его назначения.

Способов борьбы с прокрастинацией множество. Расскажем о самых популярных.

• Составьте список дел. Напротив каждого пункта укажите дедлайн. Оцените, сколько времени займёт выполнение каждой задачи, а затем удвойте этот срок, чтобы точно всё успеть.
  

• Разделите задачу на этапы. Иногда большой объём работ пугает и вызывает чувство безнадёжности. Разбейте задачу на небольшие шаги, чтобы задача не казалась такой объёмной и непонятной. Преодоление каждого небольшого этапа даст чувство удовлетворения и мотивацию продолжать.
  

• Распознайте начало прокрастинации. Обратите внимание на любые мысли о том, чтобы отложить важное дело, и сделайте всё возможное, чтобы противостоять побуждению. Заставьте себя потратить хотя бы несколько минут на работу над своей задачей. Вполне вероятно, что в процессе вы увлечётесь и обнаружите — выполнить задачу сейчас легче, чем снова её отложить.
  

• Устраните отвлекающие факторы. Спросите себя, что отвлекает ваше внимание больше всего, — будь то соцсети, обновления в телеграм-каналах или сообщения в мессенджерах, — и отключите их. Можно попробовать использовать метод Pomodoro: 25 минут работы, 5 минут — перерыв, использовать приложения для фокусирования.
  

• Вознаграждайте себя. Когда заканчиваете пункт в своём списке дел вовремя, балуйте себя. Это может быть чашка чая, звонок другу или немного времени на YouTube. Главное — выберите то, что действительно будет вас мотивировать.

• «Не от­кла­ды­вай на зав­тра», Ти­мо­ти Пи­чил. Автор книги — профессор психологии в Карлтонском университете. Он исследует проблему прокрастинации и пишет о ней уже 27 лет. В основе книги актуальные научные исследования и конкретные техники борьбы с прокрастинацией и деструктивными привычками.
• «Сила воли», Кел­ли Мак­го­ни­гал. Келли Макгонигал — доктор философии, психолог и профессор Стэнфордского университета, эксперт в области изучения взаимосвязи между психическим и физическим состоянием человека. Благодаря книге вы научитесь легко управлять своим вниманием, чувствами и желаниями. Книга подойдёт тем, кому не хватает силы воли и кто твёрдо решил добиться поставленных целей.
• «Не ме­шай себе жить», Марк Го­ул­стон и Фи­лип Гол­дберг. Марк Гоулстон — психиатр, специализирующийся в области бизнеса. Филип Голдберг — новеллист и автор книг. Книга поможет тем, кто попал в ловушку саморазрушени и хочет изменить привычки. В книге приводится анализ 40 моделей саморазрушительного поведения и даются практические рекомендации по преодолению самосаботажа.

Научитесь: Кто я и чего хочу?
Узнать больше

Почему прокрастинаторы прокрастинируют (откладывают дела «на потом») и как побороть прокрастинацию

pro-cras-ti-na-tion |prəˌkrastəˈnāSHən, prō-|
существительное
задержка или откладывание чего-либо: первый совет — избегайте прокрастинации.

Кто бы мог подумать, что после десятилетий борьбы с прокрастинацией словари будут содержать решение проблемы.

Избегать прокрастинации. Так элегантно в своей простоте…

Пусть люди, страдающие ожирением избегают переедания, те кто в депрессии пусть избегают апатии, и, пожалуйста, кто-нибудь скажите выбрасывающимся на берег китам, что им нужно избегать нахождения вне океана.

Нет, «избегайте прокрастинации» — хороший совет только для не настоящих прокрастинаторов. Для тех, кто говорит «Я захожу на Facebook несколько раз в день на работе. Я такой прокрастинатор!». Это те люди, которые будут говорить настоящему прокрастинатору «Не откладывай дела на потом и у тебя все будет хорошо».

Дело в том, что ни словари ни не настоящие прокрастинаторы не понимают, что для настоящих прокрастинаторов прокрастинация — не дополнительная опция. Это что-то, что они не знают как не делать.

Внезапная свобода, обретенная в колледже, стала для меня катастрофой. Я не делал ничего и никогда. Единственным исключением была необходимость сдавать работу время от времени. Я начинал делать ее за день до дедлайна пока не осознал, что на самом деле могу начать ночью. Я начинал работу ночью до тех пор пока не понял, что могу начинать ее ранним утром в день дедлайна. В итоге я был не в состоянии начать мою 90-страничную дипломную работу раньше, чем за 72 часа до сдачи. Этот опыт закончился для меня в кабинете врача. Там я узнал, что нехватка сахара в крови была причиной онемения моих рук.

Даже этот пост занял гораздо больше времени, чем требуется. Я провел несколько часов рассматривая картинку с гориллой, размышляя над тем как легко она могла бы победить меня в схватке, потом размышляя могла бы горилла победить тигра, затем интересуясь кто бы победил в бою между тигром и львом, гугля ответ и читая об этом еще какое-то время (тигр бы победил). У меня проблемы.

Чтобы понять почему прокрастинаторы прокрастинируют, давайте начнем с понимания как работает мозг не-прокрастинатора:

«Я делаю вещи, которые имеют значение. Я мыслю на перспективу. Я не ребенок».

Довольно нормально, правда? А теперь давайте посмотрим на мозг прокрастинатора:

«У меня та же цель, что и у парня с картинки выше. Мы одинаковые».

Заметили разницу?

Похоже рациональный Человечек, Принимающий Решения (Rational Decision-Maker) в мозге прокрастинатора сосуществует с домашним животным — Обезьянкой Немедленного Удовольствия (Instant Gratification Monkey).

Все бы было хорошо, даже мило. Но, к сожалению, никто не учил прокрастинатора как жить с обезьяной. Выполнять какую-либо работу становится совершенно невозможно.

«Отличное время, чтобы начать работу»
«Неа!»

«Давай посмотрим несколько видео на Youtube о созданиях из глубин океана, а затем пойдем смотреть другие предложенные видео. Посмотрим речь Ричард Фейнман о теории струн и закончим на интервью мамы Джастина Бибера!»

«Затем реорганизуем список дел, проверим стоимость носок на Amazon, и разделим наш iPhoto альбом на несколько более мелких альбомов»

«К тому времени будет уже 2 часа дня, а у нас назначена встреча на 4:30. Будет уже поздно начинать что-либо в этот момент.»

Обезьянка Немедленного Удовольствия должна быть последним существом, которое должно принимать решения. Она думает только о настоящем, игнорируя уроки прошлого и совершенно не обращая внимание на будущее. Ее интересует исключительно простота и удовольствие текущего момента. Человек и обезьянка совершенно не понимают друг друга. Зачем бежать, когда можно остановится, думает обезьянка. Зачем делать что-то, что совсем не весело? Зачем использовать компьютер для работы, в то время как в интернете столько всего интересного? Она думает, что люди не в своем уме.

Обезьяна знает, что если покушать когда голоден, поспать когда устал, и не делать ничего сложного, ты довольно успешная обезьяна в обезьяньем мире. Проблема для прокрастинатора в том, что обезьяна поселилась в мире людей, ставя высоко неквалифицированную Обезьянку Немедленного Удовольствия у руля. В это время, Человечек, Принимающий Решения, обученный принимать рациональные решения, а не соревноваться за управление, не знает как бороться с обезьянкой. Он думает о себе все хуже и хуже. Чем больше он проигрывает обезьяне, тем больше ругает себя прокрастинатор.

С обезьянкой у руля, прокрастинатор обнаруживает себя в месте называемом Темная Игровая Площадка (the Dark Playground). * Наверняка, многие из вас находятся сейчас на Темной Игровой Площадке, читая эту статью

Каждый прокрастинатор отлично знает это место. Это место, где отдых происходит в неподходящее для отдыха время. Веселье, которые происходит на Темной Игровой Площадке, на самом деле вовсе не веселье. Потому что оно совершенно не заслужено и воздух наполнен виной, тревожностью, ненавистью к себе, и страхом. Иногда Человечек, Принимающий Решения отказывается тратить впустую время на нормальный отдых, а Обезьянка Немедленного Удовольвия совершенно точно не даст вам работать, тогда вы обнаружите себя занимаясь ерундой.

И несчастный Человечек, Принимающий Решения пытается понять, как он снова это допустил.

С учетом такого сложного положения, как прокрастинатор вообще способен что-то выполнить?

Оказывается, существует одна вещь, которая до смерти пугает Обезьянку Немедленного Удовольствия:

Паника дремлет большую часть времени, но неожиданно просыпается когда дедлайн уже слишком близко и когда есть опасность публичного унижения, краха карьеры и других страшных последствий.

Обезьяна Немедленного Удовольствия, обычно непоколебимая, напугана Паникой. Как еще вы можете объяснить, что тот же самый человек, который не может написать вступительное предложение к своей работе в течение 2-х недель, внезапно способен не спать всю ночь, борясь с усталостью, написать 8 страниц? По какой еще причине невероятно ленивый человек начнет строгую тренировку в спортзале, кроме как Панический страх стать менее привлекательным?

И это везучие прокрастинаторы. Есть некоторые, которые не реагируют на Панику. И в самый отчаянный момент они бегут на дерево вместе с обезьянкой.

Конечно, это не правильный образ жизни. Даже для прокрастинатора, который в итоге способен выполнить работу и сохранить репутацию в обществе, что-то должно измениться. И вот почему:

1. Это неприятно. Слишком много драгоценного времени проведено на Темной Игровой Площадке. Время, которое могло быть потрачено на наслаждение результатом труда и заслуженным отдыхом, если бы вещи были сделаны по более логичному расписанию. Паника не радует никого.

2. Прокрастинатор не достигает своего полного потенциала в конечном итоге. Неспособность достигнуть своего потенциала съедает его со временем и наполняет сожалением и самоунижением.

3. Могут происходить «Должен сделать», а не «Хочу сделать». Даже если это прокрастинатор с постоянной Паникой, которая позволяет ему выполнить работу, другие важные вещи, такие как научиться играть на гитаре, поддерживать себя в спортивной форме, написать книгу, или сделать смелый карьерный шаг, никогда не происходят. Потому, что Паника обычно не вмешивается в такие дела. Такие вещи, которые делают нашу жизнь интереснее и счастливее, для большинства прокрастинаторов остаются в пыли.

Так как же прокрастинатор может стать счастливее? Как победить прокрастинацию?

Несколько заметок прежде чем мы начнем:

— Я не профессионал. Всего лишь прокрастинатор, который думает на эту тему все время. До сих пор в постоянном сражении со своими привычками. Но достиг кое-какого успеха в последние годы и хочу с вами поделиться идеями, которые работают для меня.

— Этот пост был опубликован поздно. Не только потому, что написать его заняло 2 000 лет. Но еще и потому, что поздно ночью я решил, что мне срочно нужно открыть Google Карты и просмотреть всю Индию вдоль и поперек, чтобы больше узнать о стране. У меня проблемы.

Прокрастинатор пытается победить Обезьянку, использую все те же не работающие методы снова и снова. Глубоко внутри он знает, что Обезьянка победит. Он клянется измениться, но паттерн поведения остается прежним. Почему это происходит снова и снова?

У прокрастинатора невероятно низкая самооценка когда дело касается этой части его жизни, позволяющей ему стать рабом обреченных на провал пророчеств. Давайте назовем это пророчество Сюжетной Линией (Storyline). Сюжетная Линия прокрастинатора развивается примерно так:

Ради «Надо Сделать» в моей жизни, я подожду до последней минуты, паникуя и в итоге либо сделаю меньше, чем я могу или спрячусь и вообще не сделаю ничего. Ради «Хочу Сделать» в моей жизни, давайте будем честными — я либо начну и брошу или скорее всего вообще не подойду к этому списку.

Проблема прокрастинатора лежит глубоко и требует немного больше чем просто самодисциплины или изменения привычек. Корень проблемы встроен в Сюжетную Линию, и именно Сюжетная Линия должна быть изменена.

Перед тем как поговорить о том, как изменить Сюжетную Линию, давайте определим во что она должна быть изменена. Как выглядят правильные привычки и где на самом деле прокрастинатор столкнется с проблемами?

Существуют 2 компонента, которые помогают достигнуть цели. Планирование и выполнение. Давайте начнем с простого.

Планирование
Прокрастинаторы любят планировать. Просто потому, что планирование не включает выполнение, а выполнение — это криптонит для прокрастинатора.

Но когда прокрастинаторы планируют, они делают это в очень смутной форме, которая не содержит деталей. Поэтому планирование не способствует выполнению какой-либо работы. Планирование прокрастинатора выглядит так:

Большой список противных, сомнительных задач и начинаний.

«Ок, у меня есть: прочитать вещи, которые помогут в работе; сделать усовершенствования в доме; придумать идею для книги; научиться программировать; спланировать поездку с друзьями; увлечься азиатской кухней; подумать о новой карьере; и еще 24 пункта»
«Звучит отлично»

Большой список сомнительных задач смешит Обезьянку Немедленных Удовольствий. Когда вы составляете список вроде этого, обезьянка говорит: «Замечательно, звучит просто». Даже если ваше доверчивое сознание верит, что способно выполнить поставленные цели, обезьянка знает, что в вашем подсознании, у вас нет никаких намерений выполнить эти задачи.

Эффективное планирование, с другой стороны, программирует вас на успех.

Эффективное планирование берет большой список и выбирает победителя.

Большой список — это начальная стадия планирования, но планирование должно закончится выставлением приоритетов и выбором одного победителя, который станет для вас первым приоритетом. И это должен быть пункт, который наиболее важен для вашего счастья. Если вовлечены срочные пункты, они должны идти первыми и выполнены как можно скорее, чтобы освободить место наиболее важным пунктам. (Прокрастинаторы любят использовать срочные, но не важные пункты в качестве оправдания для откладывания важных пунктов.)

Эффективное планирование делает мерзкие пункты не мерзкими:
Мы все знаем, что такое мерзкие пункты. Они мрачные и неясные и мы не очень представляем где начать, как действовать и где взять ответы на вопросы по этому поводу.

Давайте представим, что вы мечтаете создать собственное приложение. И вы знаете, что создав свое приложение, вы можете уйти с текущей работы и стать полноценным программистом. Вы думаете, что способность программировать — это грамотность 21 века. И у вас в любом случае нет денег на стороннего программиста и вы решили сделать «Научиться программировать» победителем вашего списка. Захватывающе, верно?

На самом деле нет. Потому что «Научиться программировать» — это чрезвычайно мерзкий пункт. И каждый раз когда вы подумаете, что неплохо бы начать, вы по случайному совпадению также решите почистить входящую почту и протереть пол на кухне как можно скорее. И никогда не начнете.

Чтобы сделать этот пункт «не мерзким», вам нужно читать, исследовать и задавать вопросы, чтобы понять как люди учатся программировать, по шагам и сколько времени это занимает.

Было:

Должно стать:

Шаг 1: Записаться на 12-недельный курс по программированию
Шаг 2: Пройти курс до середины февраля
Шаг 3: Определить пробелы в знаниях и заполнить их с помощью уроков Khan Academy
Шаг 4: Создать прототип приложения и получить обратную связь

Эффективное планирование превращает сомнительные пункты в серию коротких, ясных, выполнимых задач:

Мерзкие и сомнительные пункты превращаются в стеройдное зелье для Обезьянки Немедленных Удовольствий. Но перевод мерзких пунктов в не мерзкие не означает, что задачи станут менее большими. Ключ в том, чтобы принять факт:

Удивительные, восхитительные достижения — это серия обыкновенных, не восхитительных задач.

Никто не «строит дом». Они кладут кирпич за кирпичом снова и снова и в конечном итоге получается дом. Прокрастинаторы — великие мечтатели. Они любят мечтать о прекрасном особняке, который они однажды построят. А на самом деле им нужно стать рабочими, которые кладут один кирпич за другим, день за днем, не сдаваясь, пока дом не будет построен.

Практически каждое большое дело может быть разбито на основные блоки — кирпичи. 45-минутная тренировка в спортзале — кирпич отличной спортивной формы. 30-минутный урок игры на гитаре — кирпич в становлении великим гитаристом.

Среднестатистический день в неделе «хочу быть писателем» и «настоящим писателем» практически одинаков. Настоящий писатель пишет несколько страниц, кладет кирпич. А «хочу быть» писатель не пишет ничего. 98% остального дня у них практически одинаково. Но спустя год, настоящий писатель закончил первую версию черновика книги, а «хочу быть» писатель не имеет ничего.

Все дело в кирпичах.

Но кирпичи требуют расписания. Итоговый шаг в планировании — График (Brick Timeline), который складывает кирпичи в календарь. Интервалы времени для этих кирпичей не обсуждаемы и не отменяемы. Это ведь действительно важно для вас, не так ли? Первая дата — самая важная. Вы не можете начать учиться программировать «в ноябре». Но вы можете начать учиться программировать 21 ноября с 6 до 7 вечера.

Просто следуйте расписанию и вы станете программистом. Единственное, что осталось — это выполнение…

Выполнение
Не то что бы прокрастинаторы не любят концепцию выполнения. Они смотрят на кирпичи в своем расписании и думают «Отлично. Это будет весело». Потому что когда они представляют момент в будущем, они представляют это будущее без присутствия Обезьянки Немедленного Удовольствия. Представление прокрастинатора о будущем никогда не включает обезьянку.

Но когда наступает момент укладки кирпичей, прокрастинатор делает то, что он умеет лучше всего — он позволяет обезьянкe взять контроль над ситуацией и все испортить.

Мы подчеркнули выше, что все достижения сводятся к возможности класть кирпичи в строго отведенное время в расписании. Давайте рассмотрим конкретную проблему в укладке одного кирпича:

Диаграмма представляет проблему с которой вы сталкнетесь при выполнении любой задачи. Сделать презентацию в Power Point для работы, пойти на пробежку, поработать над скриптом, и т.д. Критический Вход (The Critical Entrance) — то, где вы начинаете работать над задачей. Темный Лес (the Dark Woods) — процесс выполнения работы. Как только вы закончите, вы обнаружите себя на Счастливой Игровой Площадке (The Happy Playground) — месте, где вы чувствуете удовлетворение и где отдых приятен и приносит удовольствие, потому что вы выполнили что-то сложное. Иногда вы можете увлечься тем над чем работаете и оказаться в Потоке (Flow), где вы настолько погружены в задачу, что потеряли счет времени.

Эти пути выглядят следующим образом:

Кажется просто, правда?

К сожалению для прокрастинаторов, они имеют тенденцию упускать возможность попасть на Счастливую Игровую Площадку (The Happy Playground) и в Поток (Flow).

Например, вот прокрастинатор, который никогда не начинает работу над задачей. Вместо этого он проводит часы на Темной Игровой Площадке (The Dark Playground), ненавидя себя:

А вот прокрастинатор, который начинает работу над задачей, но не может оставаться сфокусированным на ней и продолжает делать длинные перерывы для серфинга в Интернете или приготовления еды.

А вот прокрастинатор, который не мог заставить себя начать работу, вне зависимости от того, что дедлайн был уже близок. В конечном итоге, дедлайн был настолько близко, что появилась Паника (the Panic Monster), напугав его настолько, что он пролетел сквозь задачу, чтобы успеть к дедлайну.

После окончания работы, он чувствует себя порядочным человеком, потому что выполнил что-то, но не удовлетворен в полной мере, потому что знает, что потратил весь день впустую прокрастинируя без причины и не выполнил задачу так хорошо как мог бы. Он попадает в Парк Смешанных Чувтсв (Mixed Feelings Park).

Если вы прокрастинатор, давайте посмотрим на правильный путь, который принесет вам больше счастья.

Первое, что вы должны сделать — это зайти в Критический Вход (the Critical Entrance). Это значит прекратить делать, то что вы делаете когда приходит время выполнять задачу, избавиться от всего, что вас отвлекает, и начать работу. Звучит просто, но это самая сложная часть. Это тот этап, на котором Обезьянка Немедленного Удовольствия будет сопротивляться больше всего:

Обезьянка ненавидит прекращать делать что-то веселое ради чего-то сложного. Если вам удалось затащить обезьянку в Темный Лес (the Dark Woods), вы сломали часть ее воли.

Конечно она совсем не собирается сдаваться.

Темный Лес (The Dark Woods) — это место, в котором вы находитесь в момент работы. Ничего веселого там нет и обезьянка не хочет там находится. Темный Лес (the Dark Woods) окружен Темной Игровой Площадкой (the Dark Playground), любимым местом обезьянки. И так как обезьянка видит как близко эта площадка, она старается покинуть Темный Лес так сильно, как только может.

Будут времена, когда вы врежетесь в дерево — может быть вам нужна Excel формула, которую вы не знаете, может быть песня, над которой вы работаете, не складывается — это момент когда обезьянка захочет улизнуть.

Нет никакого смысла в том, чтобы покинуть Темный Лес (the Dark Woods) ради Темной Игровой Площадки (the Dark Playground). Они оба темные. Но разница в том, что Темный Лес ведет к счастью, а Темная Игровая Площадка ведет только к большему страданию. Но Обезьянка Немедленного Удовольствия — не логичное существо. И для нее Темная Игровая Площадка кажется весельем.

Хорошая новость в том, что как только вы преодолеете часть Темного Леса, может произойти интересная вещь. Прогресс в выполнении задачи создает позитивные чувства и повышает самооценку. Когда вы чувствуете самоуважение, обезьянка встречает Банан Высокого Самоуважения (High Self-Esteem Banana) на своем пути. Он отвлекает ее на какое-то время.

Когда вы выполнили 2/3 или 3/4 задачи, вы начинаете чувствовать себя замечательно, конец уже виден. Это ключевой переломный момент.

Переломный Момент (The Tipping Point) — важный момент не только потому, что вы можете почувствовать запах Счастливой Игровой Площадки (the Happy Playground) впереди, обезьянка тоже может его чувствовать. Обезьянке все равно, если она получит удовольствие за ваш счет или вместе с вами, она просто любит веселье. Как только вы столкнетесь с Переломным Моментом (the Tipping Point), обезьянка станет более заинтересована в достижении Счастливой Игровой Площадки чем Темной Игровой Площадки. Когда это произойдет, у вас не будет желания прокрастинировать и вы оба поспешите к финишу.

Не успеете оглянутся, а вы уже все закончили дела и сидите на Счастливой Игровой Площадке. Впервые за долгое время, вы и обезьянка — команда. Вы оба хотите веселиться.

Другая вещь, которая может произойти после прохождения Переломного Момента (the Tipping Point), зависит от типа задачи и как хорошо вы ее выполняете. Вы можете начать чувствовать себя фантастически и продолжение работы становится более привлекательно, чем отдых. Вы становитесь одержимы задачей и теряете интерес практически ко всему остальному, включая еду и время. Вы попадаете в Поток (Flow).

Обезьянка тоже любит блаженство. Поэтому вы снова команда.

Борьба сквозь Переломный Момент (the Tipping Point) очень тяжела. Но самое сложное в борьбе с прокрастинаций то, что у Обезьянки Немедленного Удовольствия короткая память. Даже если вы невероятно преуспели в понедельник, когда вы начинаете задачу во вторник, обезьянка уже все забыла и будет вновь сопротивляться Темному Лесу.

Вот почему настойчивость — критический компонент успеха. Есть только один способ по-настоящему победить прокрастинацию:

Вам нужно доказать самому себе, что вы можете это сделать.

Вам нужно показать самому себе, что вы можете это сделать, а не просто сказать. Вещи начнут меняться когда вы покажете самому себе, что это возможно. До тех пор, вы не поверите в это и ничего не изменится.

1. Попытайтесь усвоить факт, что все что вы делаете — это выбор.
Причина по которой я использовал столько терминов в этой статье в том, чтобы внести ясность в реальность решений, которые вы принимаете. Это помогает раскрывать плохие решения и подчеркивать, когда это наиболее критично, хорошие.

2. Создавайте методы, которые помогают вам одерживать победу над обезьянкой

Некоторые возможные методы:

— Попросите внешней помощи, рассказав одному или нескольким друзьям или членам семьи о своей цели и попросив их удерживать вас на ней. (Некоторые эксперты говорят, что это непродуктивно. Все зависит от вашей конкретной ситуации.)
— Создайте Панику (Panic Monster). Если вы пытаетесь закончить альбом, забронируйте место для выступления и разошлите людям приглашения.
— Если вы хотите начать свой бизнес, увольнение с работы делает Панику (the Panic Monster) вашим новым соседом.
— Оставляйте записки самому себе, напоминая принимать хорошие решения.
— Поставьте будильник, напоминающий о задачах.
— Минимизируйте развлечения. Продайте телевизор, если он вас действительно очень отвлекает. Купите второй компьютер исключительно для работы и заблокируйте Facebook. Включите Airplane Mode на телефоне во время работы.

Если эти методы не работают, измените их. Поставьте себе напоминание через месяц от текущего момента «Если ситуация не улучшилась, изменить методы».

3. Стремитесь к медленному, устойчивому прогрессу.
Ключ не в том, чтобы стать сразу идеальным, а в том чтобы просто усовершенствоваться. Автор, который пишет одну страницу в день, напишет книгу через год. Прокрастинатор, который становится немного лучше каждую неделю, станет совсем другим человеком через год.

Не думайте о том, как попасть из А в Я, начните от А к Б. Измените Сюжетную Линию от «Я прокрастинирую над каждой сложной задачей» к «Раз в неделю я выполняю тяжелую задачу без прокрастинации». Если вы можете это сделать, вы положите начало тренду. Я все еще несчастный прокрастинатор, но я гораздо лучше чем был год назад.

Почему я написал такую огромную статью на эту тему? Потому что победа над прокрастинацией — то же самое, что и приобретение контроля над собственной жизнью. Это стоит того, чтобы относиться к этому серьезно.

— Продолжение: Матрица прокрастинации

UPD: TED-выступление Тима Урбана

Статьи Тима Убрана «Why Procrastinators Procrastinate» и «How to Beat Procrastination» переведены Натальей Сахновой, бывшим директором по маркетингу компании Мегаплан и SeoPult.

Управление
рабочим временем (тайм-менеджмент)
является необходимым условием успешной
деятельности любой организации, так
как только эффективное использование
рабочего времени позволяет достичь
поставленных целей с минимальными
временными расходами.

На
практике часто возникает проблема
нехватки рабочего времени у руководителя,
его «перегрузка» работой, причиной
которых часто является неорганизованность
и неумение планировать рабочее время.

Рассмотрим
типовые причины неэффективного
использования руководителем рабочего
времени.

Отсутствие
приоритета в работе.

Первоочередное
выполнение срочных «текущих» дел
отодвигает решение важных проблем,
имеющих наибольшую значимость для
выполнения основных функций. Как правило,
«текущие» дела (несущественные
задачи) составляют 65% общего числа задач,
решаемых руководителем в течение дня,
но составляют лишь 15% общей «стоимости»
всех дел.

Отсутствие
планирования рабочего времени.

Отсутствие
четкого планирования на день, месяц,
квартал, препятствует продуктивной
работе руководителя. Так, регулярно
планируя в течение 10 минут свой рабочий
день, можно сэкономить 2 часа рабочего
времени, а также лучше справиться с
важными делами.

Нарушение
режима труда и отдыха.

Увеличение
продолжительности рабочего дня не
позволяет за оставшееся на отдых время
восстановить работоспособность, а,
следовательно, снижает эффективность
работы. Например, в среднем продолжительность
рабочего дня начальника отдела превышает
нормальную на 15 — 20%, руководителя
управления и организации — на 35%. Иногда
продолжительность рабочего дня
руководителей составляет 14 часов.

«Вредные»
привычки (перекуры, чаепития, посторонние
разговоры и т.п.).

Сотрудник,
выкуривающий каждый час сигарету в
течение 5 — 7 минут, за год тратит на
курение 29 рабочих дней, а на чаепитие
дважды в день по 15 минут — 16 рабочих дней.

Откладывание
работы «на завтра», «на потом».

Если
у сотрудника отсутствует навык быстрого
реагирования на письма, то приходится
читать их дважды — в момент поступления
и в момент подготовки ответа.

Отсутствие
систематизации документов.

Беспорядок
в документах создает лишнюю работу и
отнимает время на поиски нужного
документа.

Другими
причинами неэффективного использования
рабочего времени являются плохая
самодисциплина, проведение политики
«открытых дверей»и т.д.

Устранение
основных «поглотителей» времени
является необходимым этапом рационализации
использования рабочего времени и
предшествует этапу его планирования.

Планируя
свою ежедневную деятельность, необходимо
учитывать основные закономерности
деловой активности и принципы планирования
рабочего времени (см. табл. 1).

Таблица
1

№ п/п	Название	Описание	Рекомендации по применению	Примечание
1	Соотношение 60:40	60% — запланированная активность; 20% — непредвиденная активность; 20% — спонтанная активность.	Составляйте план только на 60% своего рабочего времени.	При 8-часовом рабочем дне запланированное время должно составлять около 5 часов.
2	Принцип Парето 80:20	За 20% производительного рабочего времени, затраченного на решение «жизненно-важных» проблем, достигается 80% результатов.	Планируйте работу с учетом ее важности. Нерационально первоочередное выполнение мелких, интересных или требующих минимальных затрат времени дел.	Планируйте «жизненно-важные» дела на ту часть рабочего дня, на которую приходится пик Вашей работоспо-собности.
3	Принцип Эйзенхауэра	Установление приоритетов выполнения дел по критериям их срочности и важности.	Срочные и важные дела выполняйте немедленно и самостоятельно; срочные, но менее важные дела всегда перепоручайте подчиненным; важные, но менее срочные дела полностью или частично делегируйте другим сотрудникам; воздержитесь от выполнения несущественных и несрочных дел.
4	Закон Паркинсона	Объем работы возрастает в той мере, в какой это необходимо, чтобы занять время, выделенное на ее выполнение.	Устанавливайте обоснованные сроки выполнения работ.	Чем меньше времени отводят на то или иное дело, тем быстрее мы стремимся его выполнить.

Существуют
определенные правила рационального
использования рабочего времени.

Управление
работоспособностью.

Работоспособность
человека в течение рабочего дня
неравномерна и зависит от подъемов и
спадов его физиологической активности.
Выделяют два периода деловой активности
и потенциально самой высокой
работоспособности человека: с 10 до 12
часов и с 16 до 18 часов. Однако, индивидуальная
работоспособность сотрудника зависит
не только от периода рабочего дня, но и
биоритма человека.

Для
построения индивидуального графика
работоспособности специалисты рекомендуют
ответить на следующие вопросы:

• Когда
  Вы начинаете чувствовать усталость в
  течение обычного рабочего дня?

• Когда
  Вам просто необходимо сделать небольшую
  паузу в работе, чтобы снять усталость?

• Когда
  Вы чувствуете взлеты работоспособности
  и интеллектуальный подъем?

• В
  какое время дня Вы чувствуете себя
  почти неспособным к работе?

• В
  какое время Вы можете заниматься
  рутинной механической работой, но не
  в состоянии сконцентрироваться и
  принять важное решение?

Специалисты
рекомендуют планировать выполнение
наиболее важных, приоритетных задач на
время максимальной работоспособности.
Задачи, требующие минимума интеллектуальных
затрат, целесообразно выполнять, когда
работоспособность минимальна. В часы,
когда работоспособность достигает 50%
от максимальной планируют выполнение
задач умеренной умственной активности
(составление писем, договоров, контроль
за выполнением заданий и т.п.). Попытки
интенсивно работать в часы, когда
организм входит в периоды спада
активности, могут привести к возникновению
стрессов, неврозов, гипертонии.

Можно
отметить определенные закономерности
и в изменении работоспособности человека
в течение недели. Так, в первые дни она
возрастает, пик работоспособности
наблюдается на третий день, затем идет
постепенное уменьшение и резкое падение
работоспособности в последний рабочий
день.

Управление
вниманием.

Одной
из типичных для служащего проблем
является перегруженность сознания
большим количеством дел, поручений,
задач. По приблизительным оценкам их
количество в день может доходить до 60
— 70. Всякое переключение внимания с одной
задачи на другую требует затрат времени
и сил. С другой стороны, слишком долгое
удержание внимания на одном деле
утомляет. Основным правилом управления
вниманием является максимальное его
переключение при выполнении трудоемких
дел и минимизация мелких переключений.

Например,
работа по подготовке отчета на компьютере
приводит через 1,5 — 2 часа к утомлению и
должна быть прервана. Переключение
внимания на активную работу, например,
телефонные переговоры будет способствовать
отдыху. Объединение «исходящих»
телефонных разговоров в блоки (до 30
минут) сократит время на подготовку для
выполнения однородной работы и
минимизирует количество переключений
внимания.

Делегирование.

Одним
из необходимых условий рационального
использования рабочего времени является
применение техники делегирования. Под
делегированием понимают передачу
подчиненному задачи с правом принятия
решения и ответственности за ее
выполнение. В связи с этим перед
планированием рабочего времени необходимо
определить, какая работа должна быть
выполнена лично, а какая может быть
делегирована подчиненным. Целесообразно
делегировать рутинную работу,
специализированную деятельность,
частные вопросы и подготовительную
работу. Не подлежат делегированию задачи
особой важности и высокой степени риска,
а также необычные, исключительные дела
и поручения доверительного характера.

Разработаны
правила эффективного делегирования:

• Целесообразно
  делегировать, учитывая способности и
  возможности сотрудников и необходимость
  их мотивации и стимулирования.

• Делегируйте
  задачу или работу целиком, а не в виде
  частичных изолированных заданий.

• Однородные
  задачи делегируйте по возможности
  одному сотруднику.

• Передавайте
  сотруднику вместе с рабочей задачей
  полномочия и компетенцию, необходимые
  для ее выполнения.

• Контролируйте
  конечные результаты порученного дела
  и информируйте сотрудника о результатах
  контроля.

Установление
временных норм.

Каждое
поручение и задание должно иметь
временные нормы его выполнения. Точные
сроки исполнения для всех видов
деятельности способствуют концентрации
внимания, самодисциплине сотрудника.

С
целью повышения эффективности
использования рабочего времени
целесообразно применять на практике
методы планирования личной работы.

Ведение
расписания дел — наиболее
часто встречающийся прием планирования
времени — записи на листках перекидного
календаря или в ежедневниках. Основным
недостатком календарей-памяток является
их неприспособленность для планирования
постоянных и рутинных дел, «затяжных»
задач, а также отсутствие фиксации
продолжительности намеченных дел и их
приоритета. Календарь может быть удобен
для фиксации перечня дел сотрудников,
чьи обязанности четко фиксированы и
какие-либо непредвиденные, нестандартные
дела возникают редко.

Планирование
с помощью органайзера.
Органайзер предназначен для стратегического,
тактического и оперативного планирования
работы. Органайзер состоит из нескольких
разделов, посвященных различным областям:
клиентам, финансам, семейным проблемам
и т. д. В каждом из разделов следует вести
ежедневный учет задач и фиксировать
четкие сроки их выполнения. Как
показывает опыт, заполнение органайзера
является достаточно трудоемкой работой.

Графики

Для
планирования постоянных дел и отражения
их продолжительности удобно использовать
графики. В начале планируемого периода
(месяца, года, квартала) следует заносить
в график все заранее известные сведения:
выходные дни, часы докладов подчиненных
лиц, встречи с сотрудниками, доклады у
руководителя, время постоянных заседаний,
обеденные перерывы и т. п. Регулярно
повторяющиеся мероприятия можно отмечать
в графике цветными чернилами или
карандашами. Постоянные дела удобнее
не записывать, а отмечать какими-либо
условными знаками, обозначениями. В
свободные места этого графика заносят
сведения о видах деятельности нерегулярного
характера, особенно такие, которые
требуют многодневной предварительной
подготовки: доклады, отчеты, заседания.

Таблица
2

График постоянных дел
	Пн	вт	ср	чт	пт	сб	вс
9-10					Прием
10-11		(засед.)		(засед.)
11-12	ИАН/НПВ

Ресурсно-календарный
график планирования времени.

Ресурсно-календарный
график планирования является результатом
перенесения в технику личной работы
таких известных инструментов проектного
менеджмента, как график Гантта и ресурсный
график. На графике Гантта отмечаются
работы с их длительностями и взаимосвязями.
Ресурсный график отражает расходы
различных ресурсов на каждую операцию.
Ресурсно-календарный график может быть
использован для укрупненного планирования
работ служащего.

Создается
он следующим образом:

1. Определяют
   бюджет времени,
   имеющийся в распоряжении (иначе говоря,
   имеющееся количество ресурсов).

1. Намечают
   критические сроки исполнения.

1. Распределяют
   имеющийся бюджет времени между различными
   делами (делят предполагаемые трудозатраты
   в часах на количество дней, в течение
   которых можно заниматься этим делом,
   получают количество часов в день,
   которые следует затрачивать на данный
   вид работы, чтобы успеть к нужному
   сроку).

1. Используют
   график для управления собственной
   деятельностью.

Необходимым
условием эффективного применения
ресурсно-календарного планирования
является хорошее знание структуры
времени, умение приблизительно определять
продолжительность и трудоемкость работ.

Метод
«Альпы»

Метод
“Альпы” предназначен для оперативного
ежедневного планирования рабочего
времени. Метод включает пять стадий:

1. составление
   перечня заданий на день;

1. оценку
   длительности планируемых заданий;

1. резервирование
   времени ;

1. принятие
   решений по приоритетам, перепоручению
   или сокращению заданий;

1. контроль.

Первая
стадия — составление перечня заданий.
В план включают: задачи из списка дел
или из недельного (месячного) плана;
невыполненное накануне; новые дела;
сроки исполнения дел; периодически
возникающие задачи.

Запись
заданий основана на мнемотехнике:
начальные буквы символизируют предметные
понятия. Например: В
— визиты, совещания; Д
—
делегирование дел; К
— контроль; П
— в процессе (задача уже выполняется);
ПК
—
поездки, командировки; ПР
—
письменная работа, деловые письма,
диктовка; С
— секретарь; Т
—
телефонные разговоры; Ч
—
процесс чтения (отчетов, документов,
газет и т. п.).

Вторая
стадия — определение длительности
выполнения заданий.

В
списке заданий против каждого
запланированного дела проставляется
приблизительное время его выполнения.
Суммирование продолжительности
выполнения всех заданий позволяет
ориентировочно определить общее время,
необходимое для запланированной работы.

Третья
стадия — резервирование рабочего времени.

Согласно
основному правилу планирования 40%
рабочего времени должно быть оставлено
в качестве резервного времени для
непредвиденных дел. Если составленный
план рассчитан более, чем на 60 % рабочего
времени, следует сократить список дел
или время, запланированное на выполнение
каждого задания.

Четвертая
стадия — принятие решений по приоритетам,
сокращению или перепоручению заданий
(сначала устанавливают приоритеты
заданий и уточняют в соответствии с
ними задачи дня. Затем перепроверяют и
по возможности сокращают время на
выполнение заданий). Каждое задание
рассматривают с точки зрения возможности
его перепоручения и рационализации
выполнения. В окончательном варианте
план дня может выглядеть следующим
образом:

Таблица
3

		Приоритет	Часы	Перепоручения
П	Проект изучения рынка	А	2,0
Ч	Новое постановление о налогах	Б	0,5	(Б)
ПК	Новое помещение для офиса	В	2,0	Завтра
К	Статистика продаж	А	1,0
ПР	Васильев (письмо)	Б	0,5	(С)
Д	Петров	Б	0,5
Б	Бухгалтер	А	1,5
	ИТОГО		5,0

Пятая
стадия — контроль выполнения плана дня
и перенос несделанного на другой день.

Целесообразно
составлять план дня (1 — 4 стадии) до начала
работы, т.е. планировать следующий день.
Это обеспечивает лучший настрой на
предстоящий рабочий день, концентрацию
внимания на наиболее существенном,
преодоление забывчивости.

Как
показывает опыт, планирование рабочего
дня с помощью метода “Альпы” относительно
просто и в среднем занимает не более
10 минут в день.

Планирование
по системе Франклина

В
основе системы Франклина лежит «дробление»
глобальной задачи, стоящей перед
сотрудником, на задачи, подзадачи, более
мелкие подзадачи и т.д. Графически
система планирования Франклина может
быть представлена в виде пирамиды (см.
рис.1)

Наверняка у вас так случалось: кажется, что времени на задачу достаточно, и вы откладываете её выполнение на последний момент, а потом ничего не успеваете. Конечно, в таких ситуациях можно обвинять злой рок или ретроградный Меркурий, но это всего лишь оправдания, и они никак не повышают вашу работоспособность и эффективность.

Не спешите разочаровываться в себе. На самом деле, в происходящем виноваты не просто внешние факторы и прокрастинация. Дело в законах Паркинсона, которые незаметно, но сильно влияют на жизнь и работу.

Что за законы Паркинсона и почему они так называются

Законы названы в честь их «первооткрывателя» Сирила Норткота Паркинсона — британского военного историка и учёного в области государственного управления. Паркинсон прожил 84 года и написал более 60 книг, но настоящим бестселлером стала книга «Закон Паркинсона», впервые изданная в 1957 году. Законы, о которых говорил учёный в этой книге, оказались мощными и подкреплялись фактами и цифрами. К тому же оказалось, что они ощутимо влияют на жизнь каждого человека, и это не абстракция или голословное заявление — так работает наш мозг, о чём автор подробно рассказал в книге.

Законов всего три, они охватывают как профессиональную, так и личную жизнь гражданина любой страны, независимо от его мировоззрения или образования. Рассмотрим подробно, что же это за законы.

Закон №1. Работа занимает всё время, отпущенное на неё

Первый закон Паркинсона даёт понимание, почему люди прокрастинируют, ленятся, срывают дедлайны и опаздывают.

Фраза «Работа заполняет всё время, отпущенное на неё» означает следующее: даже если вы поставили максимальный срок на выполнение определённой задачи — она займёт всё запланированное время, а возможно, и больше, но точно не меньше. Таков закон.

Чем больше времени отведено на выполнение задачи, тем больше часов тратится, чтобы её решить

Из-за того, что вы тратите на задачу больше времени, чем она того требует, могут возникнуть две ситуации: либо вы прокрастинируете, чтобы отдалить начало работы, либо никак не можете закончить работу и постоянно шлифуете её. Рассмотрим подробнее каждую ситуацию.

Ситуация №1: вы прокрастинируете

Допустим, вам нужно написать статью в блог, и вы можете сделать всю работу за день, но отводите целую неделю — так спокойнее и вы подстраховываетесь в случае непредвиденных ситуаций.

В реальности происходит так: 6 дней вы занимаетесь чем угодно, только бы не собирать фактуру, изучать источники или хотя бы набросать план в спокойном режиме. По ощущениям времени ещё много, но в результате задача откладывается на последний момент: весь седьмой день вы посвятите статье, но для этого вам придётся работать без перерывов на отдых, да и качество самой статьи в итоге может быть ниже, чем если бы вы писали её в спокойном темпе.

Объясним на бытовом примере. Представьте, что вы каждый день собираетесь на работу в течение часа, но в один день вы проспали и на сборы осталось 15 минут. При этом вы успели и себя в порядок привести, и позавтракать, и кота покормить. На следующий день вы выполняете те же самые дела, но растягиваете их на час, хоть и требуется не более 15 минут — это вы успели проверить. Вы могли бы лишние полчасика поспать

Согласно первому закону Паркинсона, откладывание запланированных дел на последний момент — обычное явление. Когда у вас достаточно времени, вы подсознательно начинаете тратить его на всякие мелочи. Получается, что вы крадёте время у самого себя: вы могли бы закончить задачу быстрее и взяться за другую, но вместо этого оттягиваете выполнение на последний момент.

Ситуация №2: вы занимаетесь бесконечным «улучшайзингом»

Допустим, вы пишите диплом: начали буквально сразу и за первые несколько дней написали несколько глав, но вдруг поняли, что их можно улучшить. Так вы несколько раз меняете картинки, переписываете отдельные абзацы и подбираете более интересные примеры. Диплом постепенно пишется и переписывается, и в один момент начинает казаться, что эта работа бесконечная — настолько много времени она отнимает. Вместо 8–10 недель дело растягивается на полгода. Вам действительно кажется, что можно сделать ещё лучше, но при этом всё равно в ночь перед сдачей вы дописываете куски и шлифуете презентацию.

Работу над задачей можно сравнить с тюбиком зубной пасты. Пока пасты много хочется выдавить чуть больше, чем требуется. Когда паста заканчивается, вы этот тюбик сворачиваете бесконечное количество раз, чтобы выдавить ещё. Так и со временем, отведённым  на задачу: сначала вы щедро расходуете его на любые незначительные дела, а когда подходит дедлайн — пытаетесь выкроить любые свободные минутки

Нет ничего удивительного в том, что люди ставят слишком отделённый финальный срок для выполнения задачи: хочется взять время с запасом, чтобы подстраховаться на случай форс-мажоров и экстренных ситуаций, главное расходовать его с пользой.

Как победить первый закон Паркинсона

Чтобы обойти первый закон Паркинсона, важно сделать следующее:

1. Заранее прикиньте, сколько времени вам понадобится на решение задачи. Так вы сможете спланировать её выполнение без надрывов.
2. Представьте, что у вас есть в два раза меньше времени. Ответьте себе честно, сможете ли вы в этом случае выполнить задачу качественно.
3. Подумайте, какой результат вы считаете удовлетворительным. Важно понимать, к чему стремиться, чтобы рассчитать силы.
4. В зависимости от того, как на вас влияет первый закон, начинайте выполнять задачу. Прокрастинаторам важно сделать первый шаг здесь и сейчас, не откладывая даже на пять минут. Перфекционистам можно разбить задачу на несколько небольших мероприятий, поставить промежуточные дедлайны и постоянно сверяться с планом.
5. Постарайтесь не откладывать на потом. Чтобы всё делать вовремя, нужна дисциплина: заставляйте себя не поддаваться на внутренние призывы отложить работу или ещё раз её улучшить. Сделайте основное, а затем переходите к деталям.

Грамотно организовать рабочий процесс, не прокрастинировать и делать всё вовремя помогают техники тайм-менеджмента. Читайте нашу статью о 10 популярных техниках и внедряйте их в свою жизнь

Закон №2. Расходы растут вместе с доходами

Закон, раскрывающий отношение человека к финансам, был опубликован во второй книге Паркинсона «Закон и прибыли». Он объясняет, почему большинство людей, несмотря на усилия и продвижение по карьерной лестнице, не могут похвастаться наличием внушительной суммы на банковском счёте.

Согласно второму закону Паркинсона, человек тратит всё до последней копейки и даже больше, независимо от того, сколько зарабатывает

Денег никогда не бывает достаточно — это суровая реальность, с которой нужно смириться. Причина такого положения дел проста: вместе с доходами растут и расходы.

Допустим, вы джун и устраиваетесь на работу в известную IT-компанию. Постепенно накапливаете опыт и растёте до мидла. Вместе с этим растёт и зарплата, а с ней — потребности, которые нужно срочно удовлетворить. Теперь вы покупаете более дорогую одежду, больше путешествуете, меняете автомобиль и переселяетесь в престижный район. А вместе с этим растут ваши налоги и другие обязательные платежи: парковка, взносы в управляющую компанию и др. Выходит, что более высокий доход приводит к новым тратам

Как только повышается заработок, практически каждому человеку хочется тратить больше, и в противоположную сторону это не работает — даже заложенный в человечество природой инстинкт самосохранения не спасает от лишних трат. Неважно, сколько у вас денег: 20 тысяч или 20 миллионов — к концу месяца может ничего не остаться.

Как победить второй закон Паркинсона

Чтобы не попасться на второй закон Паркинсона, займитесь своей финансовой грамотностью. Допустим, можно начать откладывать по 10% от заработка в неприкосновенный запас. На первых порах это покажется сложным, но вы удивитесь, какой можно получить результат. Кроме того, можно вести личный дневник и фиксировать в нём все расходы.

Закон №3. Рост приводит к усложнённости, а усложнённость — конец пути

Согласно третьему закону, количество элементов в любой развивающейся системе постепенно увеличивается, сама система усложняется и это приводит её к упадку. Чтобы не упасть, важно вовремя распределять силы между всеми участниками, удалять лишнее, делегировать и внедрять то, что упростит работу. Но негативного сценария можно избежать, только если следить за тем, насколько усложняется система.

Сирил Паркинсон говорит, что любое развитие — путь к усложнению, которое, в свою очередь, является финалом этого пути

Предположим, вы фрилансер и ведёте один проект. Вам хватает времени и вы всё успеваете. Но со временем вы берёте ещё несколько проектов — теперь их пять. Вы справляетесь, но сил на работу тратите больше. Спустя время у вас появляется ещё два проекта, и вы уже понимаете: чтобы их взять и всё успеть, нужны помощники. Так вы набираете команду, количество проектов растёт, и ваша система усложняется. Теперь вам нужно выстраивать взаимодействие с каждым членом команды и распределять между ними обязанности. Если не организовать процессы грамотно — упадок в виде снижения прибыли или срывов дедлайнов по проектам неизбежен.

Как победить третий закон Паркинсона

Когда система начинает усложняться: появляется больше проектов, ставятся более сложные задачи и вы набираете новых сотрудников, важно вовремя обратить на это внимание и принять меры. В первую очередь спланируйте свою загрузку. Для этого можно использовать трек-листы и специальные приложения-планировщики вроде Trello или Notion.

Напоследок: как повысить продуктивность

Почитаешь о законах Паркинсона и кажется, что жизнь — тлен, и работать над собой бессмысленно — природа всё равно сильнее. Но не спешите с выводами — эти законы можно если не сломить, то грамотно обойти.

Законы Паркинсона показывают ментальные ловушки, в которые попадают большинство. Задача каждого человека — научиться вовремя распознавать и ликвидировать их.

Вот несколько рекомендаций, которые помогут вам повысить собственную продуктивность:

• учитесь распоряжаться собственными деньгами и временем — необязательно сразу откладывать крупные суммы или ударяться в работу. Такой энтузиазм тоже не приведёт ни к чему хорошему — вы быстро выдохнетесь и неосознанно вернётесь к привычному ритму. Начинайте с малого и меняйте привычки постепенно, каждый день делая один небольшой шажок;
• вовремя отказывайтесь от ненужного — уходите, если чувствуете, что переросли проект, и не бойтесь избавляться от старых привычек и установок;
• продумывайте стратегию — составляйте план и ставьте адекватные дедлайны. Важно не сокращаться период выполнения задачи, но и не растягивать его: оцените реально, сколько времени вам необходимо и добавьте пару дней на форс-мажоры.

Вы скажете, что всё это легко только на бумаге, и будете правы. Но ведь с первого раза мало что получается. Не требуйте от себя невозможного и постепенно идите к цели — при должном упорстве и самодисциплине вы обязательно достигнете результата.

Apple отложила запуск своего HomePod, потому что им требовалось «немного больше времени», чтобы доработать его. Windows постоянно откладывала ожидаемую функцию для Windows 10, прежде чем полностью отказаться от нее. Даже строительство Сиднейского оперного театра предполагалось всего за четыре года. В итоге потребовалось 14. Рассказываем, как это связано с продуктивностью команды и законом Паркинсона.

Что такое закон Паркинсона?

Закон Паркинсона — это старая пословица, согласно которой работа расширяется, чтобы заполнить время, отведенное на ее завершение. Этот термин был впервые введен Сирилом Норткотом Паркинсоном в юмористическом эссе, которое он написал для журнала «The Economist» в 1955 году. Он рассказывает историю женщины, единственная задача которой за день — отправить открытку — задача, которая потребовала бы у занятого человека примерно три минуты. Но женщина тратит час на поиск карточки, еще полчаса на поиски своих очков, 90 минут на написание карточки, 20 минут на решение, брать ли с собой зонтик на прогулку к почтовому ящику… и так далее, пока не закончится ее насыщенный день.

Другой пример: выполнение задачи к дедлайну. Допустим, до внесения финальных клиентских правок остается две недели. Сама работа займет полтора-два часа, но вы усердно растягиваете ее: изучаете, почему клиенту не понравился исходник, параллельно смотрите, как (вежливо) объяснить клиенту, что он не прав со своими правками, параллельно пытаетесь вычислить, что не понравится заказчику в следующий раз и как предвосхитить последующие правки. В результате все две недели потрачены на мелкие доработки и — да — вы внесете все необходимые правки. Возможно.

В конце концов, то, что действительно должно было быть простым делом, становится чем-то, что на самом деле требует двух недель для завершения. Это закон Паркинсона в действии.

Почему задача расширяется и заполняет все ваше время?

Помимо того, что сама работа становится все более сложной, прокрастинация является еще одним ключевым звеном в законе Паркинсона. Знание того, что у нас есть определенное количество времени, чтобы что-то сделать, часто вдохновляет нас оставлять работу на самую последнюю минуту — а наши задержки в начале работы означают, что время, необходимое для этой задачи, увеличивается.

Аумари Бенипайо, менеджер программ в Atlassian, увидела это воочию на предыдущей должности, где она работала с командами разработчиков, которые организовывали работу в виде четырехнедельных спринтов. «Вся работа, которая требовалась для этого спринта, приходилась на самый конец», — говорит она. «В течение четырех недель ничего не было завершено».

Почему так происходит?

Одно предположение заключается в том, что надвигающиеся дедлайны мотивируют. Закон Йеркса-Додсона гласит, что существует оптимальный уровень возбуждения, который улучшает выполнение нашей задачи. Таким образом, эта быстро приближающаяся дата окончания дает нам столь необходимый пендель, чтобы пристегнуться и сосредоточиться.

Будем на связи! Подписывайтесь на нашу рассылку и получайте каждую неделю подборки актуальных и интересных статей от нашей команды.

Паркинсоновский закон о пустяках

Хотя о законе Паркинсона чаще всего говорят в отношении личной продуктивности, он наиболее активно работает в корпоративной среде, где постоянно присутствуют контрпродуктивные тенденции. Например, Закон о пустяках Паркинсона гласит, что люди в организациях часто уделяют нужное время и внимание пустякам.

Существует также социальная лень, когда люди, работающие в группах, прикладывают меньше усилий, чем в сольных проектах.

Как преодолеть закон Паркинсона

Понимание закона Паркинсона — это только половина дела. Что вы действительно хотите знать, так это как сократить разрыв между постановкой задачи и ее выполнением.

Преодолеть прокрастинацию можно с помощью качественного планирования в самом начале проекта. На старте вы можете определить свои ожидания в отношении того, как ваша команда будет подходить к посторонним задачам, которые могут смещать общий фокус внимания. Вот что вам следует обсудить на этапе планирования:

Представьте, что ваш босс просто попросил вас расположить в алфавитном порядке огромную стопку файлов (без спешки — всякий раз, когда вы можете дойти до нее). Вы не знаете, что это за файлы, важны ли они или почему их нужно расположить в алфавитном порядке. Насколько вы мотивированы немедленно заняться этими файлами?

Не очень, правда? Это потому, что нет явной важности или воздействия, связанного с задачей, и исследования показывают, что команды, которые понимают, как их работа вписывается в общую картину, более эффективны (к тому же они более креативны и устойчивы).

Для любого проекта, особенно для того, в котором задействовано много разных игроков и команд, очень важно, чтобы вы четко обозначили роли каждого.

Это также помогает определить ожидания в отношении общения и обратной связи, которые могут стать серьезными препятствиями в групповых проектах.

Распределение ролей устанавливает, кто имеет последнее слово при принятии решений и проектов, что устраняет множество споров о (часто противоречащих друг другу) изменениях и предложениях, которые заставляют проекты расширяться и затягиваться.

Во время запуска проекта вы и ваша команда должны заранее договориться о том, что входит в проект, а что выходит за его рамки. Установив эти руководящие принципы с самого начала, вся ваша команда будет лучше подготовлена к тому, чтобы пресекать закон Паркинсона в зародыше. Когда в ходе проекта появляется запрос на новую функцию или другое предложение, вы можете вернуться к началу своего проекта и напомнить команде, что вы все согласились, что такие вещи выходят за рамки.

Думайте об этом шаге как об обозначении границ вашего проекта. Вы определяете параметры, которым должен соответствовать проект, и это верный способ уловить расширение работы по мере того, как это происходит, а не после того, как этот процесс уже саботировал вашу временную шкалу.

Работа на удаленке может превратиться в сломанный телефон, курс «Конфлиты на удаленке» помогает преодолевать кризисы и недопонимания.

Несмотря на ваши самые лучшие намерения по организации эффективного запуска проекта, все еще возникают неожиданные сюрпризы, дополнительные требования, которые грозят вывести весь ваш проект за рамки графика.

Сроки, объем работы и бюджет являются наиболее распространенными векторами, с которыми можно поиграть, и им следует уделить приоритетное внимание во время вашего начала.

Например, если ваша команда работает над созданием нового продукта перед предстоящей конференцией пользователей, то время — ваш самый важный показатель. К дедлайну продукт обязательно должен быть готов, а это может означать, что вам придется пойти на компромисс с точки зрения объема (сокращение функций) и/или бюджета (дополнительные инвестиции).

Это почти полная противоположность закону Паркинсона — вместо того, чтобы увеличивать объем работы в соответствии с отведенным временем, вам может потребоваться сократить объем работы, чтобы соответствовать временному окну.

Интересно, что график — это последний этап запуска проекта, не так ли? В реальной жизни этого почти никогда не бывает. Но это разумный подход к проектам.

Подумайте о строительстве дома. Вы бы не подошли к строителю и сказали: «Мне нужен дом такого размера, который выглядит точно так же, как этот пример, и мне он понадобится к этому времени». Нет, вы и строитель обсудите свои ожидания и необходимые работы, а затем назначите дату завершения с учетом этой информации.

Устанавливайте сроки в днях, а не в неделях или месяцах. Одно исследование показало, что пересчет в дни может усилить фактор срочности.

Обрисовывая свою временную шкалу, вы должны определить фокусы и сроки своего проекта. «Вы должны быть действительно осознанными при разбиении групповых проектов или целей на подгруппы», — объясняет Уигнал.

Это делает более крупный проект более управляемым и придает большее чувство срочности для начала работы — даже если дата завершения всего проекта не приближается быстро, крайний срок для этой первой задачи, безусловно, наступит. Кроме того, это позволяет команде почувствовать, что они набирают значительную динамику в проекте, что очень мотивирует.

Эксклюзивное исследование сферы корпоративного обучения в России: тренды, практики, инструменты. Опыт 70 компаний совокупной командой 800 000 сотрудников. Скачать бесплатно прямо сейчас.