Как называется помощник директора в компании

10 видов секретарей и помощников, или кто именно вам нужен?

Существуют различные виды административных позиций. Важно понимать, какой именно административный персонал вам нужен.

Бизнес-ассистент

Кому необходим –  руководителям компаний с большим документооборотом

Кому подчиняется – только своему непосредственному руководителю

Бизнес-ассистент – «правая рука» владельца компании, генерального директора. В его задачи входит планирование рабочего графика руководителя, организация поездок, самостоятельное составление некоторых документов, ведение проектов и решение организационных вопросов, подготовка материалов для переговоров, совещаний, собраний акционеров, советов директоров.

Работа бизнес-ассистента предполагает не просто исполнение технических функций, но и самостоятельное решение отдельных задач. Бизнес-ассистент выполняет часть работы за и для руководителя, а руководитель пользуется результатами. Поэтому ассистент должен иметь специальные знания и образование в предметной области деятельности руководителя.

Очень часто на позицию бизнес-ассистента приглашают мужчин. Желательно подбирать специалиста с опытом работы личным помощником или бизнес-ассистентом от 3 до 5 лет, с представительным внешним видом и знанием иностранных языков (при необходимости). Требования к личным качествам – хорошие организаторские способности, навыки организации переговоров, умение самостоятельно принимать решения.

Кандидаты на данную позицию – это, как правило, уже состоявшиеся люди в возрасте от 30 до 40 лет, с высшим образованием в области управления, юриспруденции. Очень важно для этого сотрудника отсутствие излишних амбиций, так как руководитель будет пользоваться плодами его работы и присваивать все лавры себе.

Личный помощник

Кому необходим –  руководителям крупных компаний

Кому подчиняется – только своему непосредственному руководителю

Личный помощник востребован руководителями крупных компаний, в которых уже есть развитый штат административного персонала (ресепшн, секретариат). В его функции входит административное обеспечение руководителя, начиная от переговоров и заканчивая бронированием путевок, авиабилетов для начальника и его семьи.

Личный помощник не отвечает на звонки, не выполняет поручения других сотрудников (руководителей) компании. Основная задача личного помощника – освободить своего руководителя от решения административных и организационных проблем и сделать его работу максимальной комфортной.

Основные требования к личному помощнику – опыт работы секретарем-референтом или личным помощником не менее 3 лет, высшее образование, знание иностранных языков (при необходимости), возраст от 25 до 35 лет.

Персональный ассистент

Кому необходим –  руководителям крупных западных компаний

Кому подчиняется – только своему непосредственному руководителю

Персональный ассистент выполняет в основном личные поручения руководителя, касающиеся его семьи и личной жизни. В его задачи может входить организация отдыха, семейного праздника, подбор меню для детей руководителя и т.п.

Такой тип помощника востребован в основном руководителями крупных западных компаний, у которых уже есть личный помощник и бизнес-ассистент. Это распространенная практика в таких компаниях из-за большого объема работ у руководителя и его административного персонала.

Требования к персональному ассистенту – высшее образование, опыт работы на административной позиции, возраст от 26 до 35 лет, личные качества – стрессоустойчивость, ответственность, организационные навыки, оперативность.

Секретарь

Кому необходим –  компаниям малого, среднего и крупного бизнеса

Кому подчиняется – руководящему составу

Секретарь необходим практически всем компаниям. Функционал специалиста достаточно простой – встреча гостей, чай/ кофе, жизнеобеспечение офиса, ведение документооборота, организация телефонных переговоров руководителя, обработка и распределение корреспонденции

Требования к секретарю – возраст 22-30 лет, средне-специальное или высшее образование (в зависимости от уровня компании), уверенное владение ПК, умение пользоваться оргтехникой, мини-АТС, высокая скорость печати, знание этикета; приятные внешние данные и голос, знание языка (при необходимости). А также наличие определенных личных качеств – доброжелательности, ответственности, исполнительности, склонность к выполнению однообразной и монотонной работы, строгое соблюдение субординации.

Секретарь-помощник

Кому необходим –  руководителям компаний со штатом персонала до 25 человек

Кому подчиняется – руководителю

Этот специалист совмещает функции секретаря руководителя с функциями секретаря компании и отвечает за жизнеобеспечение работы офиса. Для руководителя выполняет лишь отдельные простые задачи – встречает посетителей, предлагает им напитки, печатает письма, обрабатывает корреспонденцию.

Требования – высшее или незаконченное высшее образование, высокая скорость печати, умение пользоваться оргтехникой, желателен аналогичный опыт работы от года. личные качества – дисциплинированность, исполнительность, склонность к выполнению монотонной работы.

Секретарь на ресепшен

Кому необходим –  компаниям со штатом не менее 60 человек, с большим потоком посетителей

Кому подчиняется – административному директору, офис-менеджеру, помощнику руководителя, руководителю

Секретарь на ресепшене выполняет в основном технические задачи – встречает гостей, подает чай/ кофе, принимает и распределяет звонки, взаимодействует с курьерами. Поскольку именно секретари на ресепшене первыми встречают и провожают клиентов и посетителей офиса компании, ключевыми критериями отбора кандидатов являются внешние данные и наличие определенных личных качеств – клиентоориентированности, доброжелательности.

Секретарь-референт

Кому необходим – компаниям среднего бизнеса

Кому подчиняется – руководителю

Это промежуточная позиция между секретарем и личным помощником. Секретарь-референт отвечает за документационное обеспечение, сопровождает руководителя на переговорах, ведет протоколирование встреч и совещаний, выполняет отдельные поручения руководителя.

Сейчас секретари-референты постепенно уходят с рынка – их функции выполняет помощник руководителя.

Администратор

Кому необходим – компаниям, работающим в сфере услуг

Кому подчиняется – управляющему, руководителю, административному директору

Администратор необходим компаниям, работающим в сфере услуг (. Администратор встречает гостей, проводит анкетирование, следит за порядком в переговорной, контролирует график приема/ посещений, принимает звонки. Его ключевая задача – обеспечить комфортное нахождение клиента в офисе.

Основные требования к кандидатам на данную позицию – приятный внешний вид, стрессоустойчивость, клиентоориентированность.

Офис-менеджер

Кому необходим – средние компании со штатом персонала от 25 человек

Кому подчиняется – руководителю, административному директору

Офис-менеджер отвечает за материально-техническое обеспечение работы офиса, ведет первичную документацию.

В российских компаниях офис-менеджер, как правило, выполняет и функции секретаря, в отличие от западных компаний, где обязанности четко подразделяются.

Основные требования к кандидатам на данную позицию – высшее образование, знание ПК, возраст от 23 до 35 лет, личные качества – коммуникабельность, доброжелательность, организационные навыки.

Делопроизводитель

Кому необходим – государственные компании, компании с четко выстроенным документооборотом (по ГОСТ)

Кому подчиняется – заведующему канцелярией, административному директору, руководителю.

Данная позиция сегодня встречается редко, в основном в полугосударственных компаниях, которые имеют штатное расписание, в соответствии с которым набирают административный персонал на данную позицию.

Делопроизводитель отвечает за документооборот, составляет письма, распоряжения и прочую деловую документацию, ведет архивы компании.

К данному специалисту предъявляются требования – высшее образование по специальности «документоведение», личные качества – внимательность, собранность, оперативность, грамотность.

Профессия делопроизводителя сегодня перерождается в модную позицию «заведующий канцелярией».

Источник

В статье рассказывается:

  1. Кто такой ассистент руководителя
  2. Плюсы и минусы профессии
  3. Типы ассистентов руководителя
  4. Общие обязанности ассистента руководителя
  5. Права и ответственность ассистента руководителя
  6. Компетенции ассистента руководителя
  7. Навыки ассистента руководителя
  8. 5 важных личных качеств ассистента руководителя
  9. Составление резюме ассистента руководителя
  10. Собеседование в кадровом агентстве на должность ассистента руководителя
  11. Соответствие вакансии
  12. Зарплата ассистента руководителя
  13. Перспективы карьеры
  14. Типичные ошибки начинающих помощников руководителей

Многие думают, что ассистент руководителя – очень перспективная, высокооплачиваемая и престижная должность. Отчасти это так, но о том, какой ценой дается крутой статус, мало кто задумывается. Любой помощник нанимается для того, чтобы разгрузить начальника. Соответственно, половина его рутинных обязанностей, а то и все сразу перекладываются на ассистента. В таком случае ни о каком восьмичасовом рабочем дне и речи быть не может.

Ассистенты бывают разных типов, но общий круг обязанностей у всех примерно одинаков. Немаловажно знать права и степень ответственности. Не все соискатели подходят на такую должность, они должны обладать определенными знаниями, навыками и личными качествами. Кроме этого, придется пройти собеседование, на котором приведут примеры рабочих проблем. От того, какие варианты предложит соискатель для их решения, во многом зависит шанс получить работу ассистента руководителя.

Кто такой ассистент руководителя

Не в любой компании имеется штатная должность персонального ассистента руководителя. Обычно такие позиции есть на предприятиях среднего и крупного масштаба. Наличие у руководителя ассистента говорит в пользу всей фирмы.

Ассистент руководителя — это не делопроизводитель или секретарь. Даже если он выполняет функции первого и второго, этим его обязанности не ограничиваются.

Кто такой ассистент руководителя

В принципе, по названию должности можно догадаться, каковы должностные обязанности ассистента руководителя организации. Помощник должен предоставить начальнику всё необходимое, а именно:

  • канцтовары;

  • сведения о текущих планах;

  • материалы о текущем состоянии дел в компании;

  • иногда — питание (не всегда директор фирмы имеет возможность сам заказать столик в ресторане или организовать бизнес-ланч с партнёрами).

Грамотный ассистент руководителя — это, по сути, его правая рука. Возможно, его должность формально звучит как секретарь, референт, ивент-менеджер, специалист по кадрам, социолог, психолог, делопроизводитель. Это зависит от штатного расписания организации.

Плюсы и минусы профессии

Плюсы Минусы

● Богатый и разноплановый опыт.

● Высокая оплата труда (если компания достаточно крупная). Грамотные начальники ценят хороших ассистентов и нередко мотивируют их доплатами.

● Возможность работать удалённо, хотя и не всегда (некоторые вакансии — исключительно офисные).

● Не всегда требуется профильный опыт и высшее образование.

● График ненормированный: если у шефа возникло срочное дело, он звонит ассистенту даже поздно вечером.

● Маленькая зарплата в небольших конторах (даже по сравнению с заработком фрилансера-копирайтера или контент-менеджера).

● Стресс, необходимость оперативно реагировать на задачи и действовать очень быстро.

● Часто требуется знание иностранного языка (обычно английского) на высоком уровне.

Типы ассистентов руководителя

В отечественном бизнесе руководители только начинают осознавать, сколь важна профессия помощника. Если босс «тонет» в текучке и рутинных операциях, ему становится некогда заниматься стратегическими задачами.

Но уже сейчас наблюдается разделение личных ассистентов руководителей по специализациям. Рассмотрим их подробно.

Секретарь-ассистент

Является правой рукой начальника.

Есть профессиональный стандарт для секретарей-помощников, отражающий все их обязанности: это не только базовый пул непосредственных задач ассистента, но и выполнение простых поручений руководителя. Миссия такого работника — снять всю рутину с плеч начальника.

Персональный ассистент руководителя

Больше ориентирован на исполнение личных поручений, документооборот и организационные задачи.

Персональные ассистенты всегда прикреплены к конкретному руководителю. Их функционал включает и типичные обязанности помощника (общение с посетителями, ведение графика, работу с документами), и личные поручения.

Личные поручения руководителя могут звучать так:

  • организовать празднование дня рождения его дочери;

  • купить подарок на Новый год его жене;

  • приобрести картину для его личной коллекции; и т. п.

Такие работники нужны топ-менеджерам крупных предприятий, а также медийным персонам — политикам, блогерам, певцам и др.

Типы ассистентов руководителя

Бизнес-ассистент

Помимо стандартного ассистентского функционала, выполняет множество бизнес-поручений.

Обычно этих ассистентов не нагружают заданиями личного характера. Таких специалистов, досконально понимающих производственные процессы и способных выполнять бизнес-задачи, готовят на специализированных курсах.

Начальник делегирует им часть своих функций, непосредственно связанных с бизнесом, а именно:

  • курирование рабочих коллективов;

  • ведение проектов;

  • отбор интернет-агентств;

  • помощь в подготовке к профильным выставкам;

  • расширение партнёрской, дилерской сети и т. п.

Бизнес-ассистент руководителя обязательно должен иметь развитые кросс-функциональные навыки в области менеджмента проектов, бизнес-процессов, маркетинга.

Общие обязанности ассистента руководителя

Должностные обязанности и инструкции ассистента руководителя отражены в документации предприятия:

  • Техническое и организационное обеспечение работы управленца (подготовка его рабочего места, закупка канцтоваров и т. п.).

  • Обработка входящей корреспонденции.

  • Подготовка документов, которые директор должен подписать.

  • Распределение корреспонденции по отделам фирмы.

  • Подготовка нужных руководителю материалов.

  • Контроль за выполнением текущих проектов, реализацией планов.

  • Сбор, анализ, предоставление нужных сведений руководителю для выработки стратегических решений, ознакомление персонала с ними.

  • Выполнение служебных поручений.

  • Написание отчётов, запросов по подразделениям, писем, подготовка коммерческого предложения и официальных ответов.

  • Организация заседаний, собраний того или иного масштаба (выбор места, техническое оснащение, приглашение участников), селекторных совещаний.

  • Контроль за тем, как персонал выполняет распоряжения.

  • Приём обратной связи, рацпредложений, пожеланий от сотрудников, их обработка и подача шефу на рассмотрение.

  • Формирование дел, отправка их в архив.

  • Ведение личных и телефонных переговоров.

  • Ведение корпоративной картотеки и др.

У ассистента и любого помощника руководителя может быть гораздо более широкий круг обязанностей, но это не должно вас пугать. Штатные расписания составляют так, чтобы они были под силу человеку. Кроме того, не всегда все функции ассистента ложатся на единственного человека: крупные сети и корпорации содержат целые штаты помощников и распределяют обязанности между ними в соответствии с их профессиональной подготовкой, чтобы снять часть нагрузки с управленческого состава.

Обязанности ассистента руководителя

Права и ответственность ассистента руководителя

Сказав об обязанностях ассистента главы компании, нельзя не сказать о его правах. Чтобы такой специалист выполнял свои прямые обязанности качественно, следует отразить в его должностной инструкции следующие права:

  • Предлагать способы улучшить свою работу, усовершенствовать бизнес-процессы во всей компании.

  • Требовать соблюдать права, установленные трудовым договором, и добиваться обеспечения подходящих условий для работы.

  • Принимать только те решения, которые входят в компетенцию ассистента руководителя.

  • Получать нужные данные и документы, требующиеся для исполнения должностных обязанностей.

Этот список может варьироваться в соответствии с родом деятельности фирмы.

Любой наёмный работник должен выполнять свои функции на надлежащем уровне. С момента подписания ассистентом должностной инструкции начинается ответственность сотрудника за недостаточную компетентность и недобросовестный труд. Ее объёмы определяются Трудовым кодексом РФ. Это может быть ответственность дисциплинарная, материальная, а иногда и уголовная, если он допустил серьёзные нарушения.

Права и ответственность ассистента руководителя

Причины наступления ответственности ассистента руководителя

  • материальный ущерб предприятию;

  • игнорирование трудовых обязанностей, халатность;

  • личные дела в рабочее время;

  • нарушение трудовой дисциплины, распорядка компании, правил пожарной безопасности, техники безопасности труда;

  • хамство в отношении клиентов и коллег, невежливость в общении;

  • действия за рамками установленного круга обязанностей.

Компетенции ассистента руководителя

В некоторых вакансиях ассистентов генеральных директоров прямо прописано требование наличия среднего профессионального образования, но фактически нужно большее. Как минимум – бакалаврский, а то и магистерский диплом, вернее, компетенции, который подтверждает этот документ. Поскольку помощник главы компании выполняет обязанности, связанные с управлением, то ему непременно нужны качественное образование и профессиональная подготовка.

Ассистент руководителя должен обладать навыками:

  • основ организации и ведения бухгалтерского, налогового, финансового и управленческого учёта;

  • кадрового делопроизводства;

  • знать основы менеджмента;

  • понимать методологию бизнес-процессов;

  • на базовом уровне разбираться в экономике.

Также кандидату очень пригодятся знания по корпоративной психологии и конфликтологии, кадровому менеджменту, навыки тайм-менеджмента. Иногда требуется владеть иностранным языком на высоком уровне (если ассистент сопровождает шефа международной корпорации на переговорах с зарубежными партнёрами как переводчик).

Компетенции ассистента руководителя

И, конечно, нужно уметь работать с ПО, автоматизирующим бизнес-процессы. Чтобы быть действительно полезным руководителю, ассистенту следует погрузиться в специфику деятельности компании, особенности отрасли, нюансы корпоративного законодательства и налогообложения.

Навыки ассистента руководителя

Чтобы добиться успеха, ассистент руководителя должен обладать целым рядом софт-скиллов (помимо профессиональных навыков и знаний). К счастью, их можно натренировать.

Хороший помощник директора:

  • проактивен (способен видеть на шаг вперёд, прогнозировать несколько вариантов развития событий и готовить план «Б» на любой случай);

  • креативен;

  • любознателен;

  • обладает развитым эмоциональным интеллектом;

  • дисциплинирован;

  • внимателен;

  • имеет превосходную память;

  • стрессоустойчив;

  • коммуникабелен;

  • грамотно и красиво говорит, не имеет проблем с дикцией.

5 важных личных качеств ассистента руководителя

Многочисленные анкетирования управленцев показали, что ассистента руководителя делают ценным и незаменимым пять личных качеств. Если они есть, вам будут повышать зарплату, защищать перед вышестоящими, давать перспективные проекты.

  1. Главное — быть преданным интересам фирмы и своему конкретному начальнику.

  2. Быть исполнительным.

  3. Сохранять конфиденциальность.

  4. Обладать смекалкой.

  5. Быть трудоголиком.

Личные качества ассистента руководителя

Кроме того, управленцам важны: опрятная внешность ассистента, его ловкость (если нужно, например, сервировать стол, требуется изрядная сноровка, чтобы не опрокинуть напиток на почётного гостя). А если вы умеете выгодно преподнести себя, то ваши шансы на трудоустройство растут.

Составление резюме ассистента руководителя

Для выпускника вуза позиция ассистента руководителя проекта, отдела и т. п. — отличный карьерный старт. Это не просто первая работа, но и ценный уникальный опыт. Но и соискатели, уже имеющие за плечами какой-либо опыт работы, могут попробовать себя в должности помощника директора, особенно если хотят перейти в другую сферу деятельности.

На основе базового пула обязанностей ассистента руководителя нетрудно составить резюме. Отправка этого документа в агентство или на предприятие означает, что вы знакомы с работой ассистента хотя бы теоретически и готовы начать трудиться.

Вот основные данные, которые должны присутствовать в резюме кандидата на позицию ассистента руководителя, личного помощника и т. п.:

  • Фамилия, имя, отчество (или только имя и фамилия, если документ предназначен для иностранной фирмы).

  • Семейное положение. Оно имеет значение из-за ненормированного рабочего графика. Нужно показать, что семейная жизнь не помешает вам работать в таком режиме.

  • Образование. Перечислите места учёбы в хронологическом порядке, а если вы ещё не доучились, обязательно укажите, когда окончится ваше обучение. На такие должности нередко нанимают студентов старших курсов с перспективой дальнейшего повышения. И, кстати, не забудьте указать свой уровень владения иностранными языками.

  • Профессиональный опыт. При отсутствии такового подойдут стажировки, волонтёрство, общественная деятельность, участие в профессиональных организациях, прохождение практик. В крайнем случае можно попросить на своей кафедре характеристику и указать в резюме, что можете предоставить её.

  • Личные особенности. Опишите их максимально честно: охарактеризуйте себя с позиций классической психологии, перечислите собственные недостатки и сильные стороны.

  • Дополнительная информация. Это доводы для работодателя, убеждающие нанять именно вас, а не других соискателей. Здесь же указывают остальные навыки: наличие водительских прав, дополнительное образование и профильные курсы.

  • Контактные данные. Чем больше способов связи вы оставите (телефоны мобильный и домашний, e-mail, страницы в соцсетях, мессенджеры), тем лучше. Но все контакты должны быть актуальны.

Резюме ассистента руководителя

Грамотно составленное резюме непременно привлечёт внимание работодателя.

Собеседование в кадровом агентстве на должность ассистента руководителя

Обычно ни крупные, ни средние фирмы, создавшие себе имя на рынке, не афишируют вакансий ассистентов руководителя (особенно если помощник нужен собственнику бизнеса). Ещё более конфиденциальным становится поиск такого специалиста, если он необходим на замену нынешнему помощнику. Наткнуться на подобную вакансию просто так невозможно. Иногда руководство фирмы прибегает к помощи кадрового агентства, которое ищет и отбирает кандидатов, если в его базе есть нужные резюме.

Искать работу ассистентом руководителя (удалённого или в офис) через агентство удобно, поскольку:

  • Кандидатов подробно познакомят с деятельностью компании, особенностями характера начальника, дополнительными требованиями.

  • Бесплатно посоветуют, как правильно себя вести во время собеседования.

  • Помогут доработать резюме, красиво его оформить.

  • Проконсультируют по поводу дресс-кода, внешнего вида на собеседовании.

Соответствие вакансии

Только вы можете решить, откликаться или нет на появившуюся вакансию.

Если не полностью отвечаете требованиям, то отклик и трата времени, своего и рекрутеров, целесообразны лишь в одном случае: если ключевым критериям вы всё-таки соответствуете.

Вот главные моменты, которым надо удовлетворять и которые работодатель вряд ли сможет проигнорировать.

Опыт работы

Обычно для ассистентов руководителей принципиально наличие релевантного опыта. Если в требованиях есть длительность опыта работы на схожих должностях, это значит, что нужен строго определённый профессиональный уровень. Если работаете всего пару лет, возможно, у вас просто маловато опыта, и, возможно, не справитесь с поставленными задачами.

Неплохие шансы заполучить заветное место ассистента руководителя есть у тех, кто проработал немного меньше нужного времени, зато в крупных корпорациях. В этом случае акцентируйте свои достижения и победы, участие в сложных проектах, качество работы.

Специфика бизнеса

Зачастую к ассистентам предъявляют строгое требование – знать специфику сферы деятельности фирмы, особенно если этот работник будет участвовать в бизнес-процессах. Уточнив функционал, вы поймёте, насколько это критично: действительно ли нужно глубоко разбираться во всём или это просто абстрактный образ идеального кандидата, пожелание. Иногда на позицию помощника берут специалистов из аналогичных структур. Однако опыт работы именно в данной сфере – весомый плюс.

Величина организации

В зависимости от оргструктуры предприятия, стиля взаимодействия между отделами и направлениями, уровня клиентов и поставщиков, конкуренции на рынке и степени его охвата, оборота, прибыли, числа работников, предъявляются те или иные требования к коммуникативной компетентности соискателя. Эти же факторы определяют, насколько важно для будущего специалиста знание бизнес-процессов и степень вовлечённости в текущие проекты и задачи. Всё это характеризует профессиональный уровень ассистента руководителя.

По этим причинам крупные фирмы предпочитают нанимать помощников из столь же больших бизнесов, в противном случае специалист не будет эффективен.

Знание иностранных языков

Если компания международная либо работает с зарубежными партнёрами и коллегами, ассистент директора обязательно должен знать английский. Это его базовый рабочий инструмент. Не стоит откликаться на вакансию, если пока не можете бегло говорить на этом языке: недостаток знаний обнаружится при первом же тесте.

Возраст

Это очень деликатный момент. По российским законам, работодатели не имеют права предъявлять в объявлениях о вакансии требования к возрасту соискателей (пункт 6 статьи 25 Закона РФ «О занятости населения в Российской Федерации» от 19 апреля 1991 года № 1032-1 в редакции от 19.11.2021). Однако эта характеристика продолжает оставаться в числе ключевых и решающих факторов. Так, если руководитель видит на месте своего ассистента только юную симпатичную девушку, то солидная дама предпенсионных лет ему точно не подойдёт.

Соответствие вакансии

К несчастью, дискриминация по возрасту — главная неофициальная причина отказа в работе. Чтобы определить, подойдёте ли вы по этому параметру, внимательно проанализируйте текст вакансии, обращая внимание на все намёки. Обычно сразу видно, какая возрастная группа кандидатов интересует работодателя.

Есть общий принцип: молодые руководители обычно нанимают для себя таких же ассистентов, а зрелому боссу, женатому и с детьми, лучше подойдёт более опытный помощник. Если же ваш предполагаемый начальник не имеет семьи, то требования к возрасту менее жёсткие. Просмотрите корпоративный сайт фирмы: иногда там можно найти достаточно информации о возрастных предпочтениях боссов. Обязательно укажите в резюме полную дату рождения и снабдите его своей фотографией в строгой деловой одежде.

Зарплата ассистента руководителя

Глава компании или подразделения начинает нуждаться в персональном ассистенте, когда:

  • на предприятии образуется два или более уровня подчинённости;

  • управленцу приходится поддерживать множество контактов за пределами организации.

Однако по факту у всех руководителей сегодня есть персональные помощники. Потребность в них тем сильнее, чем более крупные задачи берёт на себя компания и чем шире масштаб её деятельности. Предприниматели прекрасно осознают, насколько важен такой работник и для них лично, и для всей корпорации.

Зарплаты ассистентов разнятся в зависимости от их рабочего функционала и планки требований:

  • Базовые секретарские функции плюс обязанности офис-менеджера: $ 1 500–2 000.

  • В дополнение к ним — административное сопровождение, отдельные личные поручения начальника: $ 2 000–3 000.

  • Сверх этого — внедрение инноваций, ведение проектов и курирование работы со всеми партнёрами, исполнение всех личных поручений шефа: $ 3 000–5 000.

  • Помимо перечисленного, также персональное сопровождение руководителя на встречах, разряд по единоборствам и стрельбе, профессиональная спортивная подготовка: $ 5 000–6 000.

Перспективы карьеры

Иногда работа ассистентом руководителя даёт отличную базу для собственной управленческой карьеры. Являясь «продолжением» своего шефа, опытного управленца, помощник быстро учится, как правильно обращаться с подчинёнными, принимать ключевые решения и делать всё то, чем занимается руководитель.

Перспективы карьеры ассистента руководителя

Но для некоторых это просто проходная должность. Однако у данной профессии есть неприятный нюанс: хорошие ассистенты — на вес золота, и директора сами держатся за них, поэтому не спешат повышать такого специалиста в должности.

Преимущество должности ассистента — в широких карьерных перспективах и льготах (если он сумел стать действительно незаменимым для своего босса). В любом случае руководитель сам ответственен за важные задания, которые поручает своему протеже.

Обнаружив недюжинные способности и таланты в работнике и его незаменимость, адекватный начальник будет способствовать карьерному росту такого человека. Для этого ему нужно установить хорошие личные отношения с начальником.

Ближайшие ступеньки карьерной лестницы для помощника руководителя — это, например, место ассистента управляющего департаментом, отделением, отделом и т. д. На такую позицию перейти проще. Лучше начинать с малого. На такие посты обычно берут работников, чтобы проверить, на что они способны, и, вероятно, в ближайшем будущем повысить.

Скачайте полезный документ по теме:

Чек-лист: Секреты успешной деловой переписки

Типичные ошибки начинающих помощников руководителей

Такая должность, как ассистент руководителя, звучит солидно и производит впечатление. Но этот работник несёт серьёзную ответственность: любой его промах может создать очень масштабные проблемы для предприятия. Если вы раздумываете насчёт собственной карьеры и рассматриваете вариант помощника генерального директора, обязательно изучите, какие последствия могут повлечь ошибки на данной должности.

  • Рассеянность

Главное качество ассистента руководителя компании — это внимательность. Если вы забывчивы и рассеянны, на такой должности не преуспеете. Придётся учиться отвечать за свои действия, быть дисциплинированным и соблюдать дедлайны.

Если вы склонны отвлекаться на любую пролетающую мимо птичку, не умеете концентрироваться на задаче, то просто не справитесь с лавинообразным потоком работы, который сваливается на ассистента руководителя. Идеальный кандидат — тот, кто умеет фокусироваться, не распыляет внимание и относится к любому заданию серьёзно.

  • Опоздания

Одна из главных функций любого ассистента руководителя — правильно распределять рабочую нагрузку и следить за выполнением планов, причём не только своих, но и начальника. К моменту, когда последний входит в офис, помощник должен успеть подготовить дневной план, утренние отчёты, нужные документы.

Ошибки начинающих помощников руководителей

Чтобы это сделать, необходимо быть пунктуальным: опоздания категорически недопустимы! Ведь нельзя требовать выполнения внутреннего распорядка от других, если сам его нарушаешь. Личные помощники являются «продолжением» своего шефа, а его репутация должна быть безупречна.

  • Ответственность за ошибки других работников

Ассистенты директоров отвечают за то, как соблюдают регламент и выполняют трудовые обязанности все члены команды. Это непросто. Но есть ряд приёмов, позволяющих простимулировать выполнение поручений руководства.

Задача считается решённой, только когда топ-менеджер её проверил и принял, даже если сотрудник уверен в обратном. Может быть, он не врёт, а просто не совсем понимает обратную связь от начальника, не получил её вообще и сам решил, что всё уже доделано. Но лишь одобрение босса является маркером завершения процесса.

  • Срыв сроков

Любой бизнес-процесс имеет дедлайны и конечный срок выполнения. Не уложиться в них допустимо только по одной причине: если появилось что-то более важное и срочное, поэтому текущую задачу пришлось отложить. Помните об эффекте домино: опоздание по одной задаче влечёт за собой сдвиг сроков по проекту в целом. Наихудший вариант для ассистента руководителя — это провалить задание, вызвать гнев шефа и вынудить его делать эту работу самостоятельно. Помощник не вправе по своему усмотрению менять сроки сдачи проектов: не надо становиться тем айсбергом, который потопит «Титаник».

Чем сильнее конкуренция, тем более значимую роль играет качество менеджмента и распределения стратегических ресурсов компании (организационных, административных). Быстрый выбор правильной управленческой стратегии определяет успех и процветание бизнеса. Поэтому руководители нуждаются в комфортных условиях, ресурсах и средствах, чтобы заниматься своими задачами максимально эффективно, не отвлекаясь на формальные и организационные мелочи. Эту работу и берёт на себя ассистент руководителя. Если сравнить топ-менеджера с капитаном корабля, то ассистент — это тот, кому доверяют компас.

Алексей Бояркин

Облако тегов

Понравилась статья? Поделитесь:

Источник

Мы уже не раз упоминали о том, что очень сложно определить типичные обязанности секретаря или помощника руководителя. Многое зависит от сферы деятельности компании, ее размера, фантазии руководителя и практически ничем не регламентируется. Кроме того, существует деление внутри самой профессии, которое, как показывает практика, по-разному понимается работниками и работодателями.

Сами секретари чувствуют разницу, порой интуитивно, поэтому на форумах не стихают споры о том, кто «главнее», какая иерархия существует внутри профессии, что является высшей ступенью в карьере административного работника. Единого мнения на этот счет среди моих коллег пока нет.

Тем не менее если эти многочисленные названия существуют, то должны существовать и явления, которые они описывают.

Давайте разбираться во всех тонкостях классификации административных должностей.

Разбираемся с понятиями

Перечислим основные административные должности: «секретарь», «референт», «секретарь-референт», «помощник руководителя», «секретарь на reception», «офис-менеджер». Прежде чем мы рассмотрим их подробнее, разберемся, что понимается под каждой из этих должностей.

Википедия не дает определения должности «секретарь». В ней есть только статья «Секретарь-референт», в которой содержится такое определение: секретарь-референт – офисный работник с широким кругом обязанностей от приема телефонных звонков (ресепшионист) до помощника руководителя (личный секретарь).

Здесь же указан список обязанностей, выполняемых секретарем-референтом:

  • прием телефонных звонков, поступающих руководителю;
  • работа с документами: определение важности, подготовка, оформление, рассылка, получение, хранение, систематизация;
  • планирование и подготовка приема посетителей;
  • помощь в планировании рабочего графика начальника, иногда – заказ гостиниц и авиабилетов;
  • участие в подготовке деловых переговоров;
  • заказ канцтоваров и прочих вещей, необходимых для жизнедеятельности офиса, иногда – обеспечение руководителя продуктами.

Особой ясности после прочтения этой статьи не появилось. То, что круг обязанностей широк, мы все и так знаем, а вышеперечисленные может выполнять и секретарь, и помощник руководителя. К тому же это далеко не половина обязанностей, которые приходится выполнять типичным представителям нашей профессии. Или, может быть, это общее название для всей группы профессий? Вряд ли, у большинства людей на слуху все-таки именно «секретарь», без всяких приставок.

Слово «секретарь», как известно, происходит от лат. secret («секрет, тайна»). А в Древнем Риме секретарями назывались доверенные лица. Вывод: у секретаря есть доступ к определенным сведениям, не подлежащим публичному разглашению, и для выполнения своих обязанностей он должен заслужить доверие руководителя.

Что касается происхождения слова «референт», то название также латинское – «воспроизводящий, сообщающий». Следовательно, данный человек работает с информацией. В общем, происхождение слов, несомненно, имеет отношение к современной профессии, но не объясняет полностью, чем же данный сотрудник занимается в организации.

Подытожим: большинство из нас является все-таки именно секретарями-референтами. Однако в штатном расписании и трудовой книжке это отражается крайне редко: многие из моих коллег «называются» иначе.

Чтобы не было путаницы

Секретарь на reception – должность, которая в массовом сознании связана с приемом и распределением звонков и корреспонденции. Иногда такие сотрудники могут осуществлять и первичный прием посетителей. Среди секретарских должностей эта единственная, из названия которой сразу понятно, что придется выполнять. Хотя, конечно, бывают и исключения.
Офис-менеджер – это калька с англ. office manager, т.е. управляющий офисом. Его основные обязанности заключаются в управлении административными, финансовыми и другими ресурсами для обеспечения бесперебойного функционирования отдельно взятого офиса и его сотрудников. Офис-менеджер – одна из младших руководящих должностей.
В подчинении такого работника могут быть водители, уборщицы, а нередко и секретари. По причине того, что офис-менеджер ответственен за жизнеобеспечение офиса и его сотрудников, многие думают, что эта должность сродни должности завхоза. У них довольно много сходных обязанностей, однако упаси вас бог перепутать и назвать офис-менеджера завхозом! В последней нет ничего зазорного, но степень ответственности офис-менеджера намного выше и предполагает более высокую квалификацию.
Помощник руководителя – должность, которую многие считают высшей ступенью в карьере административного работника. В западных компаниях должность часто звучит как «личный ассистент» (дословный перевод с англ. personal assistant). Мне больше нравится традиционный вариант, потому что в названии должности заложена вся ее суть. Помощник – от слова «помогать». Помощник руководителя помогает своему начальнику выполнять его обязанности. Что именно будет входить в функции помощника, зависит от многих факторов.

Таким образом, обязанности двух специалистов, формально занимающих одну и ту же должность, могут кардинально отличаться: один из них работает с документацией, распределяет телефонные звонки и осуществляет прием посетителей, а другой принимает участие в совещаниях руководства и наделен полномочиями принимать важные решения. Это, кстати, совершенно не исключает факта, что и тот, и другой пришивает оторванные пуговицы и ищет няню для детей своего руководителя. Опять-таки, никакого порядка: название в данном случае проясняет лишь ваше предназначение, а как именно вы будете его исполнять – неизвестно.

Изучаем нормативные документы

Существует документ, описывающий все должности, представленные на территории нашей страны, – «Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов» (ОКПДТР, ОК 016-94). Если возникли трудности с определением какой-либо должности в компании, то можно обратиться к этому документу и выбрать наиболее подходящее.

Этот классификатор можно найти на сайтах: http://professions.org.ru/, http://www.etks.info/. На последнем, помимо ОК 016-94, есть «Единый тарифно-квалификационный справочник» (ЕТКС) и «Общероссийский классификатор занятий» (ОКЗ 010-93, ОКЗ). Это два раздела ОК 016-94. Первый включает профессии рабочих, второй – должности служащих.

Профессии рабочих (а их в классификаторе 5491) нас в данном случае не интересуют, обратимся к должностям служащих. Их 2598, и наверняка здесь можно найти все, что нам необходимо.

Начнем, пожалуй, с должности секретаря. В результате алфавитного поиска получаем следующую таблицу[1] (см. Таблицу 1).

Таблица 1

Должности в ОК 016-94, содержащие наименование «секретарь»

№

Код

КЧ

Наименование должности

Код категории

Код по ОКЗ

1

26349

7

Секретарь (дипломатический)

2

3439

2

26351

4

Секретарь комитета (общественной организации)

1

1143

3

26357

1

Секретарь незрячего специалиста

3

4115

4

26366

0

Секретарь пленума

2

2422

5

26370

1

Секретарь правления

1

1143

6

26375

1

Секретарь президиума

1

1143

7

26380

0

Секретарь приемной Президента Российской Федерации

2

1120

8

26341

0

Секретарь руководителя

3

4115

9

26389

1

Секретарь совета (научно-технического, ученого, художественно-технического)

2

3439

10

26395

7

Секретарь Совета Безопасности Российской Федерации

1

1110

11

26409

5

Секретарь суда

3

4115

12

26410

8

Секретарь суда в аппарате Верховного Суда Российской Федерации

2

1120

13

26416

5

Секретарь судебного заседания

2

3432

14

26417

7

Секретарь судебного заседания в аппарате Верховного Суда Российской Федерации

2

1120

15

26422

0

Секретарь творческого союза

2

3439

16

26426

9

Секретарь учебной части (диспетчер)

3

4115

17

26429

2

Секретарь федеральной комиссии

1

1120

18

26431

0

Секретарь федерации (по видам спорта)

1

1143

19

26436

2

Секретарь Центральной избирательной комиссии Российской Федерации

1

1110

20

26353

3

Секретарь-машинистка

3

4115

21

26405

7

Секретарь-стенографистка

3

4115

Каждая должность имеет свой код. Кроме того, разные должности имеют один код по ОКЗ, а это означает, что они объединены в одну группу. Название «секретарь руководителя» относится к группе 4115 (группа «Секретари»). Эту группу составляют следующие должности:

  • делопроизводитель;
  • секретарь незрячего специалиста;
  • секретарь руководителя;
  • секретарь суда;
  • секретарь учебной части;
  • секретарь-машинистка;
  • секретарь-стенографистка.

Вот что сказано о секретарях в упомянутой группе: Секретари выполняют технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя учреждения организации или предприятия, используя компьютер, средства оргтехники и иные технические средства.

Их обязанности включают:

  • организацию приема посетителей, телефонных переговоров, прием телефонограмм;
  • ведение стенографических записей текстов, подготовленных руководителем документов, с последующей их расшифровкой;
  • работу под диктовку или с письменными материалами, используя пишущую машину или компьютер;
  • прием и отправку в некоторых случаях информации по телетайпу, телефаксу или при помощи иных технических средств;
  • ведение делопроизводства;
  • обеспечение рабочего места руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами оргтехники;
  • выполнение родственных по содержанию обязанностей;
  • осуществление контроля за другими работниками[2].

На данном сайте есть удобное деление должностей по группам, из которого видно, что группа 4115 входит в старшую группу 411 «Секретари, операторы счетных (вычислительных) машин и родственные профессии». К последней, помимо секретарей, относятся операторы ЭВМ, стенографистки, машинистки и др.

В общем, вышеприведенные обязанности не идут в разрез с реальностью, разве что упоминание телетайпа и печатной машинки кого-то заставит улыбнуться (а кого-то и вздрогнуть). Однако любой – даже начинающий – секретарь, посмотрев на предложенный список обязанностей, спросит: «Как? И это все? А где визовая поддержка, организация командировок, протоколирование совещаний?» Мы ведь не раз говорили, что секретарь – это профессия, которая предполагает, что как минимум половину своего рабочего времени вы посвящаете бездокументному облуживанию руководителя и сотрудников. Строчка «прием посетителей» не передает всего многообразия обязанностей, которые приходится выполнять секретарю. Остальные обязанности чисто технические и относятся к работе с документами. Глядя на имеющееся описание, можно подумать, что секретарь сидит в отдельной комнате и только печатает на компьютере да пишет что-то в журнале регистрации. Но мы ведь знаем, что это далеко не так. Поэтому такое определение вряд ли может устроить специалистов.

Вернемся к классификатору: должность «офис-менеджер», равно как «управляющий офисом» и «помощник руководителя», в нем отсутствует. Зато есть должность «референт» (код 26088), входящая в группу 3431 – «Административно-управленческий персонал».

Данную группу, помимо различных наименований администраторов, распорядителей, составляют должности инспектора по контролю за исполнением поручений, референта, референта по основной деятельности.

Забавное соседство, не правда ли? В одной группе с референтом находится инспектор по контролю за исполнением поручений. Об этом контроле многие секретари знают не понаслышке, поскольку сами его осуществляют.

На сайте http://www.etks.info/ сказано, что административно-управленческий персонал и персонал родственных профессий осуществляет решение административно-координационных вопросов в деятельности организаций и их структурных подразделений, ведение документации и информационное обеспечение.

Их обязанности включают:

  • ведение деловой переписки, протоколов и другой административной документации;
  • планирование и организацию проведения заседаний совещаний, деловых встреч и поездок;
  • согласование сроков проведения различных мероприятий, контроль за их соблюдением;
  • помощь руководителям и сотрудникам в решении вопросов административно-организационного характера;
  • подготовку проектов контрактов, договоров, ведение переговоров, организацию приема посетителей и сотрудников;
  • выполнение родственных по содержанию обязанностей;
  • руководство другими работниками.

Сколько обязанностей из этого списка вы выполняете? Как при этом называется ваша должность? «Секретарь»? «Офис-менеджер»? «Помощник руководителя»?

Если вспомнить о том, что традиционно работа секретаря делится на документное и бездокументное обслуживание и большинство из нас выполняет обязанности из списков для обеих рассмотренных групп («Секретари» и «Административно-управленческий персонал»), то можно сделать вывод о том, что исходя из выполняемых обязанностей, большинство из нас является секретарями-референтами.

Получается, что автор статьи в Википедии был прав. Однако открыв любой из сайтов для поиска вакансий, вы обнаружите, что объявлений с таким названием очень мало.

Что это значит? Почему в классификаторе не отражены такие должности, как «помощник руководителя» или «офис-менеджер»? Почему на практике должности есть, а в классификаторе их нет? Может, он устарел или составители не потрудились разобраться в ситуации на современном рынке труда?

Конечно, данный классификатор несколько консервативен. Но ведь орфографические словари тоже консервативны. Люди по-разному говорят и пишут, но существуют определенные правила, принятая специалистами норма, и грамотные люди ориентируются на нее. Все инструкции, классификаторы и прочие официальные документы, разработанные специалистами, подразумевают существование идеальной организации, где секретарь занимается работой с документами, контроль их исполнения осуществляют инспекторы, а визовая поддержка и работа с делегациями входит в зону ответственности службы протокола.

Не думайте, что так не бывает. Именно так построена работа многих крупных государственных учреждений и корпораций, администраций, заводов. Во-первых, потому что они существуют не один десяток лет и в своей деятельности ориентируются на должностные инструкции и регламенты, разработанные еще в СССР, когда ситуацию «кто в лес, кто по дрова» было сложно представить. Во-вторых, подобное разделение обязанностей во многом связано с секретностью. Например, на заводах, выполняющих военные заказы, у секретарей руководителей нет доступа в Интернет, а мобильные телефоны они оставляют в сейфе на проходной. В такой ситуации сложно осуществлять поиск информации или заказ билетов. Этим занимаются отдельные специалисты, имеющие доступ к Сети.

Кроме того, одно дело, если секретарь в компании, где работает сто человек, «и швец, и жнец, и на дуде игрец», и совсем другое, когда в компании работает несколько тысяч. В этом случае большинство рабочих процессов строго регламентировано и централизовано. За них не может отвечать один специалист, существуют целые отделы.

Кстати

Что касается наличия устаревших на первый взгляд названий (например, «секретарь-машинистка»), то в нашей стране и по сей день существуют организации, в которых некоторые документы печатают только на печатной машинке (ввиду секретности). Кроме того, наличие слова «машинистка» в данном определении чаще всего указывает на большой объем работы, связанный именно с подготовкой документов. В советское время как раз машинистки и выполняли данную работу, а в крупных компаниях с централизованным делопроизводством это сохранилось и по сей день.
Можно ли назвать эту должность, скажем, «оператор ПК»? Конечно, во многих компаниях так и делают. Но зачем, если в массовом сознании за данным понятием уже закрепился определенный список обязанностей? Язык не любит никаких искусственных нововведений. Когда этот термин потеряет свою актуальность, он исчезнет.

Почему же на практике существуют секретари, которые выполняют обязанности и референтов, и инспекторов по контролю за исполнением документов, и даже переводчиков? Потому что теория всегда отличается от практики. Компании, особенно небольшие, стремятся в первую очередь сэкономить, повесив на одного сотрудника массу разнородных обязанностей. Одна моя коллега дала такое определение должности секретаря: «человек, который делает то, что другие работники делать не хотят». Что ж, бывает и такое. Кроме того, как мы уже говорили, расхождение в обязанностях часто связано с невозможностью ввода определенной единицы в штатное расписание, а также непониманием работодателей градаций, существующих внутри профессии.

Сравниваем обязанности

Давайте посмотрим, что работодатель имеет в виду под тем или иным названием. Для этого обратимся к сайтам для поиска работы. Выберем несколько объявлений с названиями: «секретарь», «секретарь-референт», «помощник руководителя», «офис-менеджер», отберем по три для каждой группы и сравним списки выполняемых обязанностей (повторяющиеся в различных вакансиях обязанности дублировать не будем)[3].

Офис-менеджер
  1. Прием и распределение входящих звонков.
  2. Делопроизводство, документооборот.
  3. Выполнение поручений руководителя.
  4. Жизнеобеспечение офиса.
  5. Регистрация входящей, исходящей, внутренней документации.
  6. Помощь в планировании рабочего времени руководителя.
  7. Подготовка и оформление корреспонденции и внутренней документации.
  8. Прием гостей и посетителей руководителя, организация встреч и переговоров.
  9. Общение с клиентами в офисе, создание для них дружественной уютной атмосферы. Примечание автора: на менеджере по работе с клиентами данный работодатель решил сэкономить.
  10. Прием звонков, поступивших на рекламную линию, и перевод их в нужный отдел.
  11. Контроль порядка и чистоты в офисе.
  12. Систематизация и классификация документов и информации, доведение их до непосредственных исполнителей. Примечание автора: вроде бы это и есть делопроизводство? Но нет, в данной вакансии оно указано отдельной строкой.
  13. Доведение до сведения менеджеров информации, поступающей от клиентов.
  14. Выполнение поручений сотрудников офиса по оформлению и передаче им необходимых поручений и информации.
  15. Проверка правильности оформления документов в соответствии с установленными требованиями при приеме на работу новых сотрудников. Примечание: Так и знала, кадровика в компании нет!
  16. Выполнение копировально-множительных работ.
  17. Выписка доверенностей.
  18. Ведение табеля учета рабочего времени. Примечание автора: Точно нет кадровика!
  19. Взаимодействие с подразделениями компании.
  20. Оформление документов и составление отчетов по расходованию средств на хозяйственные нужды.
Секретарь
  1. Организация документооборота, ведение деловой переписки.
  2. Исполнение поручений руководителя.
  3. Подготовка необходимой документации и отчетности.
  4. Организация и координация встреч, переговоров, совещаний.
  5. Организация служебных командировок (заказ авиа- и железнодорожных билетов, трансферы, бронирование гостиниц и т.п.).
  6. Организация приезда партнеров (бронирование гостиниц, трансферы и т.п).
  7. Прием и распределение входящих звонков.
  8. Обеспечение жизнедеятельности офиса.
  9. Выполнение поручений руководства (поиск информации, составление отчетов, общение с поставщиками сырья, часто на английском языке).
  10. Обеспечение почтовой и курьерской отправки.
  11. Обеспечение внутрикорпоративного документооборота.
  12. Почта.
  13. Административная поддержка руководителя.
  14. Контроль исполнения поручений руководства.
  15. Работа с оргтехникой.
  16. Подготовка организационно-распорядительных документов.
Секретарь-референт
  1. Организация жизнедеятельности офиса.
  2. Прием и распределение звонков.
  3. Прием посетителей.
  4. Организация встреч и переговоров.
  5. Организация командировок (заказ и бронирование билетов, гостиниц, такси, визовая поддержка).
  6. Ведение деловой переписки.
  7. Отправка и получение почты, выдача доверенностей.
  8. Делопроизводство.
  9. Выполнение поручений руководства.
  10. Работа с курьерской службой.
  11. Взаимодействие с подразделениями компании.
  12. Поддержание в офисе порядка, доброжелательной атмосферы.
  13. Обеспечение административной поддержки графика дня директора.
  14. Контроль исполнения поручений и согласования документации, инициированной директором.
  15. Подготовка организационно-распорядительной документации.
Помощник руководителя
  1. Прием входящих/исходящих звонков.
  2. Работа с почтой/корреспонденцией, деловая переписка.
  3. Анализ информации, сбор данных, отчетность.
  4. Коммуникация с руководителями подразделений.
  5. Выполнение поручений руководителя в заданные сроки.
  6. Мониторинг своевременного выполнения распоряжений/служебных заданий.
  7. Сопровождение командировок (оформление виз, бронирование ж/д и авиабилетов, трансферы, гостиницы, мероприятия, экскурсии).
  8. Организация и сопровождение приема руководством предприятия делегаций, посетителей, организация встреч, переговоров, презентаций.
  9. Контроль за расходованием канцтоваров, при необходимости заказ.
  10. Оформление, хранение подлинников информационных и организационно-распорядительных документов.
  11. Жизнеобеспечение офиса.
  12. Делопроизводство, документооборот.
  13. Регистрация входящей, исходящей, внутренней документации.
  14. Помощь в планировании рабочего дня руководителя.

Как видите, у специалистов, работающих на этих должностях, очень много сходных обязанностей. Все они занимаются (или принимают участие) жизнеобеспечением офиса, приемом и распределением звонков, организацией документооборота и выполняют поручения руководителя.

Посмотрите на списки обязанностей секретаря, секретаря-референта и помощника руководителя. Они практически идентичны. Разве что в одной из компаний от помощника ждут еще и аналитической работы. Несколько выбивается из ряда позиция офис-менеджера, от которого работодатели ждут исполнения функций инспектора по кадрам и работы. И, пожалуй, он единственный, от кого не ждут помощи руководителю (или это просто не указано в объявлении?). С уверенностью можно сказать, что помощнику руководителя придется помогать руководителю, что не избавляет его от необходимости «жизнеобеспечивать» офис.

Прежде чем делать выводы, давайте обратимся еще к одному параметру: какие требования предъявляют работодатели к специалистам указанных должностей (Таблица 2).

Таблица 2

Требования, предъявляемые работодателем к офис-менеджеру, секретарю, секретарю-референту, помощнику руководителя

Офис-менеджер

Секретарь

Секретарь-референт

Помощник руководителя
  • Умение работать с техникой.
  • Аккуратность, внимательность. Приветливость.
  • Опыт работы от двух лет секретарем/администратором/офис-менеджером.
  • Способность работать в режиме многозадачности.
  • Желательно базовые знания 1С
  • Отличное знание английского языка.
  • Высшее образование.
  • Знание ПК, оргтехники, правил документооборота.
  • Исполнительность, пунктуальность, приятный внешний вид.
  • Опыт работы от двух лет секретарем/офис-менеджером.
  • Способность работать в режиме многозадачности
  • Высшее образование.
  • Отличное знание английского языка.
  • Опыт работы не менее года.
  • Уверенный пользователь ПК и оргтехники.
  • Грамотная устная и письменная речь.
  • Знание делового этикета.
  • Ответственность, исполнительность, активность, коммуникабельность
  • Опыт работы личным помощником в крупных компаниях от года.
  • Уверенный пользователь ПК, активный пользователь Интернет.
  • Стрессоустойчивость, внимательность, грамотность, гибкость в общении, дипломатичность.
  • Презентабельный внешний вид.
  • Английский язык базовый.
  • Высшее образование.
  • Знание документооборота.
  • Четкая и ясная речь.
  • Умение работать в коллективе

Что ж, приятной внешности и высшего образования от офис-менеджера случайно выбранные нами работодатели не требуют. На наш взгляд, они не видят особых различий между секретарем и офис-менеджером. Требования к остальным трем позициям, как и выполняемые обязанности, практически идентичны. Только от помощника руководителя хотят опыта работы личным помощником, при этом не забывая об умении работать в коллективе (ни для кого не секрет, что многие помощники имеют тенденцию отрываться от коллектива – специфика работы того требует).

Конечно, на собеседовании окажется, что половину обязанностей просто «забыли» написать, и откуда-то появятся еще два десятка требований к кандидату. Но в целом тенденция понятна: работодатель видит офис-менеджером человека, который будет заботиться об офисе, всех сотрудниках да еще и о клиентах. А вот между секретарем, секретарем-референтом и помощником руководителя особой разницы не наблюдается.

То есть теория и в этот раз разошлась с практикой. Нам понятно, что секретарь должен осуществлять, скажем так, технический функционал (работа с документами и т.д.), а помощник руководителя или референт – выполнять более сложные функции (писать деловые письма, составлять аналитические обзоры и т.д.). Мне известна только одна компания, в которой обязанности распределены подобным образом. Но она из разряда идеальных. На практике такое деление скорее исключение, чем правило.

Подозреваю, что в большинстве случаев работодатели просто желают сэкономить, взяв на работу специалиста, который совмещает несколько функций. Кроме того, вводить дополнительные единицы в штатное расписание – та еще морока.

Почему же самое распространенное название для этой группы административных позиций именно «секретарь»? Во-первых, потому что оно давно у всех на слуху. Во-вторых, теоретически помощник руководителя может отказать в помощи сотрудникам отдела, а секретарю деваться некуда. В третьих, далеко не все знают, кто этот загадочный «референт», поэтому лучше не создавать лишних сложностей с терминологией.

Очевидно, что негласно принятое деление, которое ставит помощников руководителя выше, чем секретарей или секретарей-референтов, является, по сути, формальностью. Без сомнения, «ассистент директора» звучит солиднее, чем «секретарь директора». В этом, пожалуй, и вся разница. Работодателя больше интересуют ваши личные качества и опыт работы, чем то, какая запись стоит в вашей трудовой книжке. Конечно, с неразберихой в должностях мы так и не закончили. Однако тем, кто переживает по поводу того, что при всем многообразии выполняемых обязанностей его должность называется «секретарь», советуем отбросить все комплексы и на вопрос, кем работаете, гордо отвечать: «Секретарем».

 

[1]В оригинальной таблице нет порядковых номеров, здесь они введены для удобства.

[2]http://www.etks.info/okz/group-4115.html.

[3]Мы не меняли формулировки, но позволили себе внести коррективы в орфографию и пунктуацию авторов объявлений.

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 8, 2014.

Источник

Менеджер — это управляющий. 

В Квалификационном справочнике есть должность «“Секретарь руководителя»

СЕКРЕТАРЬ РУКОВОДИТЕЛЯ

Должностные обязанности. Осуществляет работу по
организационно-техническому обеспечению административно распорядительной
деятельности руководителя предприятия. Принимает поступающую на рассмотрение
руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в
структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в
процессе работы либо подготовки ответов. Ведет делопроизводство, выполняет
различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для
сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия.
Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными
подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на
исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов
документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их
редактирование. Организует проведение телефонных переговоров руководителя,
записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее
содержание, передает и принимает информацию по приемно — переговорным
устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно
доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи. По поручению
руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы
авторам писем. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых
руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и
месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы
заседаний и совещаний. Осуществляет контроль за исполнением работниками
предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков
выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль.
Ведет контрольно — регистрационную картотеку. Обеспечивает рабочее место
руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими
принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.
Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его
работы или вводит текущую информацию в банк данных. Организует прием
посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений
работников. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой,
обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. Копирует
документы на персональном ксероксе.

Должен знать: постановления, распоряжения, приказы и другие
руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности
предприятия и ведения делопроизводства; структуру и руководящий состав
предприятия и его подразделений; организацию делопроизводства; методы
оформления и обработки документов; архивное дело; машинопись; правила пользования
приемно — переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы
организационно распорядительной документации; правила печатания деловых писем с
использованием типовых форм; основы этики и эстетики; правила делового общения;
основы организации труда и управления; правила эксплуатации вычислительной
техники; основы административного права и законодательства о труде; правила
внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации. Высшее профессиональное образование без
предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование
и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

Но нет обязанности использовать только названия должностей, приведенные в квалификационном справочнике.

Ваша должность может называться  референт, секретарь референт, референт руководителя, ассистент руководителя,  ассистент по административным вопросам, главный специалист отдела административного обеспечения   и так далее

Источник

Как назвать должность помощника руководителя — генерального директора?

Добрый день! Все мы знаем, что строго соблюдать наименование должностей по квалификационному справочнику мы не обязаны, если предполагаемая должность не льготируется какими-то выплатами от государства, поэтому директор пообещал сотруднику должность, которая будет именоваться, как «Помощник руководителя-переводчик», но возник очередной вопрос: как  тогда правильнее прописать должность, если она звучит «помощник Руководителя», а сам руководитель по штатке именуется , как Генеральный директор. Можно было бы, конечно, прописать, что он Помощник генерального директора, но тогда это будет как-то дико..  подскажите, пжл, кто сталкивался… заранее благодарю..

Цитата (BelkaМила):Добрый день! Все мы знаем, что строго соблюдать наименование должностей по квалификационному справочнику мы не обязаны, если предполагаемая должность не льготируется какими-то выплатами от государства, поэтому директор пообещал сотруднику должность, которая будет именоваться, как «Помощник руководителя-переводчик», но возник очередной вопрос: как  тогда правильнее прописать должность, если она звучит «помощник Руководителя», а сам руководитель по штатке именуется , как Генеральный директор. Можно было бы, конечно, прописать, что он Помощник генерального директора, но тогда это будет как-то дико..  подскажите, пжл, кто сталкивался… заранее благодарю..

Добрый день!

А чем Вас смущает наименование должности «Помощник Генерального директора»? Тем более, что по факту работник будет именно помощником Генерального директора. Я бы так должность и обозначил.

Заполнить и сдать персонифицированные сведения через интернет

Илья, добрый день! спасибо за отклик…смущает само название, по своей сути такие должности так и называют и другой формулировки я никогда не слышала, но формируя пакет документов задумалась насколько это логично, ведь должность Руководитель чаще используется в штате бюджетных учреждений, а у нас должность называется ген дир, соответственно, я должна сформулировать наименование этой должности, как Помощник ген директора, но, чтобы так называли — никогда не слышала…)))

Цитата (BelkaМила):Илья, добрый день! спасибо за отклик…смущает само название, по своей сути такие должности так и называют и другой формулировки я никогда не слышала, но формируя пакет документов задумалась насколько это логично, ведь должность Руководитель чаще используется в штате бюджетных учреждений, а у нас должность называется ген дир, соответственно, я должна сформулировать наименование этой должности, как Помощник ген директора, но, чтобы так называли — никогда не слышала…)))

Добрый день!

Так я и предлагаю назвать должность именно «Помощник Генерального директора». Не вижу в этом наименовании ничего странного. Я лично встречал такие должности.

Составьте положение об оплате труда и правила внутреннего трудового распорядка по готовым шаблонам

Источник

Содержание страницы

  1. Должность помощника гендиректора: основные характеристики
  2. Что входит в обязанности помощника гендиректора?
  3. Какие личные качества требуются от помощника?
  4. Когда гендиректору требуется личный помощник?

На генерального директора компании возложено очень много обязанностей. С развитием организации этот круг обязанностей расширяется. Возникает много «текучки», на которую руководителю приходится тратить время вместо решения задач, направленных непосредственно на развитие компании. Это снижает эффективность деятельности специалиста. Часть задач, для решения которых не нужно высокой квалификации, может перепоручаться помощнику гендиректора.

Что такое текучесть кадров?

Должность помощника гендиректора: основные характеристики

Должности помощника гендиректора сложно дать определенные характеристики. Дело в том, что круг обязанностей этого специалиста определяется на основании потребностей генерального директора. Деятельность сотрудника может быть акцентирована на одном аспекте. Рассмотрим должности, в роли которых на практике работают помощники:

  • Делопроизводитель. Этот специалист отвечает за работу с документацией. В зоне его ответственности находятся звонки, различные повседневные задачи.
  • Личный помощник. Специализируется на организации рабочего дня генерального директора, деловых встреч и совещаний. Специалист также сопровождает руководителя в деловых поездках.
  • Заместитель гендиректора. Сотрудник имеет право принимать решения по ограниченному кругу вопросов.

Какие квалификационные требования предъявляются к делопроизводителю?

Как правило, на деле помощник совмещает функции нескольких специалистов. В крупных компаниях у генерального директора может быть два помощника. К примеру, один организует рабочее время руководителя, а другой – занимается бумажными делами.

Помощник относится к категории руководителей. Подчиняется он непосредственно гендиректору. Требования, которые обычно предъявляются к сотруднику:

  • Высшее образование по соответствующему профилю (к примеру, юридическое).
  • Стаж работы от трех лет.

Как правило, в подчинении помощника гендиректора находятся другие сотрудники. Он обладает широкими полномочиями: от права на издание приказов до контроля над работой различных отделов.

ВАЖНО! Назначение помощника – это вовсе не излишество. Эта мера позволяет руководителю сосредоточиться на решении задач, которые требуют высокого профессионализма, креативности. «Текучка» же делегируется помощнику. Это значительно повышает КПД деятельности как гендиректора, так и самой компании.

Нормативно-правовая регламентация

ВАЖНО! Образец трудового договора с помощником руководителя от КонсультантПлюс доступен по ссылке

Деятельность помощника гендиректора регламентируется нормативными актами:

  • Методическими рекомендациями.
  • Уставом.
  • Трудовым соглашением.
  • Приказами руководителя.
  • Должностной инструкцией.

ВАЖНО! В должностной инструкции рекомендуется максимально подробно расписать обязанности помощника гендиректора. Если какая-либо обязанность ничем не регламентирована, сотрудник вполне может от нее отказаться.

Что входит в обязанности помощника гендиректора?

Обязанности помощника гендиректора варьируются в зависимости от размера компании. В небольших компаниях сотрудники занимаются контролем над работой курьеров, менеджеров, жизнеобеспечением деятельности офиса. В больших организациях у гендиректора, как правило, есть два помощника. Один личный помощник организует рабочий день руководителя, второй – занимается всеми прочими делами. Перечень обязанностей специалиста может значительно варьироваться. В любом случае обязанности должны быть прописаны в должностной инструкции. Рассмотрим примерный перечень:

  • Организация переговоров, в том числе по телефону.
  • Прием корреспонденции.
  • Организация совещаний и собраний: подготовка сопутствующих материалов, контроль над соблюдением регламентов, оформление протоколов, стенография.
  • Контроль над исполнением поручений гендиректора.
  • Предоставление бумаг на подпись руководителю.
  • Прием посетителей гендиректора.
  • Организация командировок (к примеру, бронирование номеров, заказ билетов).
  • Обеспечение эффективной работы гендиректора.
  • Составление плана рабочего дня.
  • Информационное сопровождение гендиректора.
  • Участие в совещаниях и деловых встречах.
  • Организация деловых встреч.
  • Организация презентаций.
  • Подготовка отчетов о тратах.
  • Исполнение личных поручений.
  • Создание баз данных, виртуальных презентаций с помощью ПК.

Помощник – это самое приближенное к гендиректору лицо. Часто рабочий день его не нормирован. Сотрудник решает самые разнообразные задачи, поэтому он должен иметь соответствующие личные качества.

Права сотрудника

Помощник гендиректора наделяется следующими правами:

  • Ознакомление с проектами и решениями руководителя, касающиеся деятельности помощника.
  • Право на получение необходимых сведений.
  • Право на принятие решений в рамках должностных полномочий.

Помощника гендиректора можно наделить большими полномочиями. К примеру, сотрудник может иметь право подписи документов.

Ответственность, возложенная на помощника

Ответственность, возложенная на помощника, должна быть прописана в должностной инструкции. Сотрудник несет ответственность в следующих случаях:

  • Невыполнение должностных инструкций.
  • Действия, нарушающие законы РФ.
  • Причинение ущерба.

Если помощник допустил проступок, перед наложением на него ответственности проводится расследование. Оно нужно для установления степени вины. В расследовании принимают участие ключевые сотрудники компании. По его итогам составляется документ. В зависимости от степени вины, на сотрудника может накладываться взыскание. Помощник также может быть уволен.

Какие личные качества требуются от помощника?

На личного помощника возложен самый широкий круг задач. Некоторые специалисты работают по одному направлению, однако к помощнику это не относится. От него требуется многозадачность, универсальность. Рассмотрим личные качества, которыми требуется обладать помощнику гендиректора:

  • Проактивность, работа на опережение.
  • Способность предвидеть дальнейшее развитие ситуации.
  • Предотвращение сложностей.
  • Универсальность.
  • Адаптация к быстроменяющейся обстановке.
  • Свободное владение одним или несколькими иностранными языками.
  • Способность работать с информационными потоками.
  • Умение соблюдать конфиденциальность.
  • Способность системного анализа ситуации.
  • Способность предложить сразу нескольких решений.
  • Владение ПК на среднем и высоком уровне.
  • Знание основ тайм-менеджмента.
  • Способность координировать деятельность нескольких сотрудников.
  • Дипломатичность.
  • Коммуникабельность, способность улаживать конфликты.
  • Оперативная работа с большими объемами информации.
  • Хорошая память.
  • Умение расставлять приоритеты.

Помощник должен быть грамотным, устойчивым к стрессам. Желательно знание сопутствующих специальностей (к примеру, знание основ юриспруденции).

Когда гендиректору требуется личный помощник?

Помощник нанимается в том случае, если на гендиректора возложен большой перечень обязанностей. Даже если руководитель справляется с имеющимися задачами, большая часть «текучки» может тормозить работу. Именно для работы с повседневными делами нанимается помощник. Как правило, эти сотрудники приглашаются в большие компании. Гендиректоры малых организаций в силах справиться со всей работой самостоятельно.

Источник

Обязанности личного помощника руководителя:

  • организация рабочего времени директора, сопровождение его на мероприятиях;
  • подготовка необходимых документов, контроль документооборота;
  • выполнение различных поручений и др.

Кто такой помощник руководителя

Профстандарт специалиста по документационному и организационному обеспечению управления организацией предусматривает следующие трудовые функции:

  • организация делопроизводства, контроль документооборота;
  • работа с телефонными звонками, почтой, посетителями.

Но работа персонального ассистента этим не ограничивается. На практике помощник руководителя — это лицо компании, ценный сотрудник, который держит под контролем все рабочие процессы, не упуская ничего из видимости, умеет оперативно разбираться с трудностями, конфликтами, проблемами и берет на себя любые организационные процессы. Трудовые обязанности помощник реализовывает под началом своего непосредственного шефа, являясь его правой рукой. Ассистент выполняет колоссальное количество поручений различного характера, тем самым освобождая время своего начальника для более глобальных задач в компании.

Должностная инструкция помощника директора

В соответствии со ст 57 ТК РФ, трудовая функция работника обязательно включается в его контракт. Вписать в него и конкретные должностные обязанности ассистента руководителя не возбраняется, но это делает договор чересчур объемным и создает дополнительные трудности при изменении функционала. Гораздо удобнее закрепить их отдельным документом. Чаще всего в качестве такового используется должностная инструкция, которая содержит несколько ключевых разделов: цели и задачи личного ассистента, перечень обязанностей, прав, ответственности сотрудников. Претендент на должность ассистента внимательно изучает ее еще до оформления трудового договора.

Обычно на должность помощника руководителя назначаются лица, имеющие высшее образование, опыт работы не менее одного года, знающие основы законодательства, обладающие навыками делопроизводства, владеющие иностранными языками, умеющие работать на компьютере и печатать с высокой скоростью. Обязанности помощника директора предполагают наличие определенных личных качеств:

  • исполнительность, ответственность;
  • грамотность, аккуратность;
  • стрессоустойчивость, инициативность;
  • обучаемость, трудолюбие;
  • позитивность, дипломатичность;
  • выносливость, усидчивость;
  • коммуникабельность;
  • честность, преданность;
  • дисциплинированность, организованность.

Квалификационные требования к помощнику руководителя устанавливаются профессиональным стандартом, утвержденным приказом Минтруда России от 15.06.2020 N 333н. Стандарт определяет следующие требования к работникам:

  • образование — среднее специальное;
  • дополнительное образование — программа профподготовки по профессии служащих;
  • требования к опыту — не предъявляются;
  • особые условия допуска к работе — не предъявляются.

Функции

Профессиональный стандарт необходим работодателю для понимания четких функциональных требований к сотруднику. Но закон позволяет выбирать между требованиями стандартов и квалификационных справочников. В квалификационном справочнике есть должность секретаря руководителя. В соответствии с ним, основные обязанности помощника руководителя предприятия сводятся к таким функциям:

  • осуществление работы по организационно-административной деятельности руководителя предприятия;
  • ведение делопроизводства фирмы, выполнение поручений руководителя;
  • организация процесса приема посетителей, звонков и разбор корреспонденции.

Обязанности

Что входит в обязанности ассистента директора организации, сформулировать несложно: вне зависимости от направления деятельности организации функции менеджмента практически одинаковые. Обязанности помощника сводятся:

  • к выполнению личных поручений и просьб начальника;
  • ведению документации;
  • сопровождению начальника в поездках и на деловых мероприятиях;
  • координации и распределению телефонных звонков, корреспонденции и посетителей;
  • организации звонков для руководителя;
  • ведению переписки как на бумаге, так и в цифре;
  • принятию быстрых решений в ситуациях, не терпящих отлагательства, и обеспечению начальника всей информационной базой;
  • организации рабочих мероприятий и поездок руководителя;
  • осуществлению контроля за выполнением сотрудниками поручений и указаний начальства;
  • обеспечению руководителя всеми необходимыми материалами, канцелярией, техникой;
  • участию по необходимости в переговорах;
  • организации презентации компании.

Права

Говоря о том, каков функционал помощника руководителя, необходимо упомянуть и о его правах. Для более качественного выполнения непосредственной работы в должностной инструкции имеет смысл зафиксировать право:

  • вносить предложения по улучшению своей работы и предоставлять руководству проекты по совершенствованию работы фирмы;
  • требовать соблюдения своих прав, подписанных в трудовом договоре, и создания условий, необходимых для работы;
  • принимать решения в рамках своей компетенции;
  • получать все необходимые документы и нужную информацию, необходимую для выполнения служебных обязанностей.

Перечень прав иногда отличается в зависимости от рода деятельности.

Ответственность

Каждый работник обязан выполнять свою работу надлежащим образом. После того как в компании зафиксировали, какие обязанности у помощника руководителя, и закрепили их в должностной инструкции и иных ЛНА организации, сотрудник несет ответственность за недобросовестность и некомпетентность. Уровень ответственности предусматривается ТК РФ и предполагает материальную, дисциплинарную и, в ряде случаев, уголовную ответственность за нарушения, допущенные при выполнении работы. Ответственность ассистента наступает:

  • за нанесение материального ущерба организации;
  • халатность в работе и невыполнение своих обязанностей;
  • занятие личными делами в рабочее время;
  • невыполнение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, техники безопасности и противопожарной безопасности;
  • грубость с клиентами, сотрудниками и нарушение правил вежливости;
  • действия вне своей компетенции.

Для иллюстрации — примерная должностная инструкция ассистента руководителя, которую рекомендуется дополнять в зависимости от специфики организации.

что делает помощник руководителя

Источник

Понравилась статья? Поделить с друзьями:
  • Как называется социальная сеть компании гугл
  • Как называется сувенирная продукция компании
  • Как называется человек работающий в компании
  • Как называются внутренние документы компании
  • Как найти документ по реквизиту в 1с примеры