Как называется планирование времени в бизнесе

Любой бизнес – ненормированный рабочий день с нескончаемым потоком дел. Жизнь многих предпринимателей напоминает изнурительный марафон с редкими передышками, что в конечном итоге приводят к снижению продуктивности, стрессам, эмоциональному выгоранию.

Поэтому очень важно научиться правильно распоряжаться своим временем. В современных реалиях навыки тайм-менеджмента – не просто преимущество. Это одно из ключевых условий успеха, как в бизнесе, так и в жизни.

Что такое тайм-менеджмент

В дословном переводе тайм-менеджмент означает “управление временем”. Разумеется, временем управлять нельзя. Речь идет о технологии, помогающей повысить свою эффективность. То есть способность быстрее достигать намеченных целей благодаря более высокой продуктивности (получения больших результатов на единицу времени).

Проще говоря, чем рациональнее вы используете свое время, тем больше успеваете и, как следствие, большего добиваетесь.

Пик популярности тайм-менеджмента наблюдался лет 10 назад. Технология, разработанная исключительно для трудовой деятельности, постепенно превратилась в самостоятельное направление, охватывающее самые разные аспекты жизни человека.

На сегодняшний день существует множество систем тайм-менеджмента, разработанных гуру саморазвития и личной эффективности. Одни уже успели устареть, другие слишком сложны для использования или подходят только для определенного круга лиц. Однако есть несколько проверенных техник, которые помогут “прокачать” личные качества, забыть об усталости и добиться максимальных результатов в бизнесе.

Как подружиться со временем

Если вы серьезно решили стать на путь грамотного распределения времени, в первую очередь необходимо овладеть базовыми навыками самоорганизации и культивировать полезные привычки.

Правильно формулируйте свои цели. Так называемое целеполагание – один из “”китов”, на которых базируется тайм-менеджмент. Специалисты рекомендуют ставить перед собой реалистичные, но труднодостижимые “высокие” цели, которые требуют больших усилий и мотивации. При этом они должны быть конкретными, четкими и измеримыми, а их выполнение ограничивалось жесткими сроками.

Чем конкретнее сформулированы цели, тем проще осуществлять контроль за их реальным достижением.

Один из самых популярных инструментов, используемых для целеполагания, является технология SMART. Она позволяет оценить цель/задачу на соответствие определенным критериям:

Важно, чтобы как можно больше людей узнали о ваших целях. Публичные обязательства повышают личную ответственность и усилия по ее достижению.

Чтобы главная задача не затерялась среди рутинных дел и всегда была на глазах в буквальном смысле, визуализируйте ее в виде большого плаката над столом, фотоколлажа, обоев на рабочем столе компьютера и т.д.

Ведите учет времени. Настройтесь на интенсивную неделю и каждый день с периодичностью в 20 минут фиксируйте свою занятость. Записывайте абсолютно все, что делаете, включая прием пищи, душ, поход в магазин или общение с семьей. По завершении эксперимента вы получите подробную хронику своего дня. Проведя ее анализ, вы будете знать, на что уходит больше всего времени, а на что не хватает. Какие задачи требуют вашего непосредственного участия и внимания, а какие мешают достижению цели и чем можно пожертвовать для реализации более масштабных планов.

Стройте долгосрочные и краткосрочные планы. Регулярное составление списка дел на день, неделю, месяц, год – отличная привычка, которая увеличивает продуктивность минимум на 25%. Заведите ежедневник и начните со списка на день, который лучше готовить с вечера.

Помните, если вашей задачи нет на бумаге или в электронном виде, значит ее не существует.

В одной колонке напишите важные задачи с жесткой привязкой ко времени. Для каждого события предусмотрите небольшой временной резерв на случай непредвиденных ситуаций. В другую колонку внесите дела, которые могут быть выполнены в любое время.

Объемные задачи обязательно делите на несколько мелких подзадач. Фрагментарный подход особенно актуален в бизнесе, когда большая цель разбивается до уровня мелких каждодневных действий.

В течение дня продолжайте работать со списком, добавляя новые дела с учетом приоритетности. И обязательно вычеркивайте задачи, с которыми успешно справились. Это даст вам ощущение удовлетворенности, зарядит энергией и энтузиазмом. Вечером не забудьте “пробежаться” по своему списку, чтобы подвести итоги и приступить к планированию следующего дня с учетом полученных результатов.

Не переживайте, планирование не превратит вас в робота. Наоборот. Точно зная, что нужно сделать, вы будете меньше потворствовать своим плохим привычкам, быстрее справляться с рутинными делами, освобождая время для генерации новых идей.

Расставляйте приоритеты. Суть тайм-менеджмента – в концентрации на главном. Хаотично переходя от одной задачи к другой, вы снижаете свою продуктивность в 5 раз. Поэтому начинайте день с первостепенных дел, пока вы максимально сосредоточены и полны энергии.

Один из эффективных способов правильного ранжирования задач – матрица Эйзенхауэра, разработанная президентом США. Суть метода заключается в распределении дел по 4 категориям:

Не пытайтесь делать все и сразу. Выберите самую важную и трудоемкую задачу, выполните ее до конца, а затем переходите к менее значимым делам.

Минимизируйте отвлекающие факторы. Если хотите преуспеть в бизнесе, научитесь не отвлекаться по мелочам и фокусироваться на рабочем процессе. Бесконечная проверка почты, бесцельный серфинг в соцсетях, просмотр видео в YouTube, переписка в мессенджерах и разговоры по телефону ни о чем, “перекуры” и перерывы на кофе – основные поглотители времени.

Запланируйте несколько перерывов на день, в течение которых вы сможете расслабиться. В остальное время используйте для продуктивной работы. Приучите окружающих не отвлекать вас чтобы ни случилось. Выделите полчаса утром или вечером на проверку всех сообщений и общение. При выполнении неотложных задач отключите уведомления мессенджеров и звук телефона.

Еще одной серьезной проблемой для многих является прокрастинация – привычка не доводить начатое до конца, откладывание важных и неприятных дел в “дальний ящик”, нежелание идти на риск. Обычно причина кроется в неуверенности в себе, природной рассеянности, отсутствии конкретных целей и мотивации, неумении организовать свою работу. Победить инерцию поможет правило двух минут:

Если какое-то дело можно выполнить в течение 2 минут, сделайте это, не внося задачу в список и не откладывая.

Если для выполнения задачи требуется больше времени, заставьте себя уделить ей внимание две минуты. Велика вероятность, что вы уже не сможете бросить начатое.

Работайте в соответствии с личными биоритмами. С детства из нас делают “жаворонков”, и многие успешные люди начинают свой день очень рано.

“Хочешь, чтобы грезы превратились в жизнь, просто проснись”, — говорит Анна Винтур (главред Vogue), которая встает в 5 утра.

Хотя это хорошая привычка, позволяющая “увеличить” количество часов в сутках, у каждого человека свои пики активности, плато и периоды упадка сил. Вы, как владелец собственного бизнеса, можете себе позволить жить в гармонии со своим телом. Планируйте свой день таким образом, чтобы самая сложная и ответственная работа приходилась на время, когда вы чувствуете максимальный прилив энергии. Оставшиеся часы можно использовать для выполнения более простых и незначительных задач.

Автоматизируйте свою работу. Современные технологии значительно расширили возможности ведения и продвижения бизнеса. Если говорить об МЛМ, то в арсенале современных сетевиков множество онлайн-инструментов, которые позволяют:

Отличным подспорьем в работе могут стать автоматизированные системы. Это полноценные платформы с необходимым функционалом для построения и управления партнерскими структурами любого масштаба.

Не забывайте об отдыхе. Тайм-менеджмент – это в первую очередь баланс между личной жизнью и работой. Он направлен на то, чтобы успевать делать самое важное и при этом получать удовольствие от каждого дня.

Поэтому важно следить за своим здоровьем, поддерживать хорошую физическую форму и выделять время на полноценный отдых для восстановления сил.

Хотя бы один день в неделю позволяйте себе расслабиться. Подумайте, что вам поможет быстро “подзарядиться”. Возможно это спорт, прогулка на свежем воздухе, путешествие, хобби. А может вам достаточно уединиться с любимой книгой на диване или провести время в кругу друзей и семьи. Зачастую простое общение может стать лучшим лекарством от усталости, депрессии и неудач. Главное в такие дни полностью отключиться от работы, забыть о телефоне и компьютере.

Тайм-менеджмент, конечно, не панацея, и универсальных методик, которые подходят всем, не существует. Экспериментируйте с различными техниками и приемами, адаптируйте их под свой ритм жизни, приоритеты, личные качества, сильные и слабые стороны. Со временем вы сможете создать собственную уникальную систему организации времени, которая поможет стать более продуктивным и ускорить продвижение к успеху.

Тайм-менеджмент: основные правила и эффективные инструменты управления временем

16.04.2019

Стремительный темп жизни и ограниченные временные рамки часто мешают достигать поставленных целей. Чтобы не путаться в бесконечных потоках информации, нужно научиться планировать рабочий день, правильно расставлять приоритеты. Именно это умение отличает успешных бизнесменов от остальных и является одним из главных требований престижных работодателей.

Что такое тайм-менеджмент

Time-management – комплекс методик, направленных на выработку навыков по эффективной организации личного времени. Предусмотренные им инструменты помогают успевать справляться с множеством дел в короткие сроки, избавиться от хронической усталости, давления временных ограничений и вечных стрессов. При правильном применении рекомендуемых техник существенно улучшается результативность труда, находится время на отдых.

Различные системы тайм-менеджмента тренируют осознанный контроль над количеством времени, затрачиваемым на выполнение задач, позволяют оптимально распределить работу, способствуют профессиональному и личностному росту.

Практики включают обширный спектр действий:

• постановка целей;
• планирование рабочего дня;
• распределение личного времени;
• приоритизация задач;
• управление ресурсами;
• разработка действенных стратегий;
• формирование списков;
• делегирование (перепоручение) задач;
• определение, фиксирование, анализ временных затрат.

На тему тайм-менеджмента написано множество книг, статей и публикаций. Массу полезного можно почерпнуть в работах Дэна Кеннеди «Жесткий тайм-менеджмент», Керри Глиссона «Работай меньше, успевай больше», Ричарда Брэнсона «К черту все! Берись и делай!», Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок».

Закон тайм-менеджмента

Преимущества применения тайм-менеджмента

Сотрудник, владеющий методиками тайм-менеджмента:

• развивается в разных сферах деятельности;
• правильно распоряжается собственными временными ресурсами;
• продуктивно работает в любых ситуациях;
• четко выделяет цели в порядке приоритетности;
• избегает ненужных ошибок;
• не отвлекается на посторонние вопросы и проблемы;
• выполняет задачи на порядок быстрее коллег;
• справляется с делами в минимальные сроки;
• менее других подвержен стресс-факторам;
• поддерживает благоприятную атмосферу в коллективе;
• уделяет достаточно внимания семье, отдыху, хобби, самосовершенствованию.

Такой специалист бесценен для любой компании. Многие успешные фирмы стараются «воспитать» в персонале подобные качества, отточить навыки дисциплинированности, самоорганизации. Для этого руководство устраивает регулярные тренинги, семинары, курсы, охватывающие теоретическую базу и практическое освоение тайм-менеджмента.

Реальные «убийцы» времени

На уроках освещаются следующие темы:

1. Предпосылки, цели, основные этапы управления временем.
2. Целеполагание, определение приоритетных и второстепенных задач, структура временного ресурса.
3. Планирование дел: выделение перспектив, просчет шагов, составление эффективного плана действий.
4. Системы управления временным ресурсом.
5. Инструменты, хитрости и приемы, повышающие личную эффективность.

Компаниям, практикующим данные методики, удается сформировать работоспособный коллектив, ориентированный на главные цели. Это исключает пустую, бесполезную трату времени, способствует достижению максимальных результатов при минимальных усилиях и временных затратах.

Также планирование помогает преодолеть основные барьеры, затрудняющие своевременное выполнение задач:

• прокрастинация – желание отложить важные дела и мероприятия на «завтра», уклонение от текущих обязанностей;
• перфекционизм – постоянная неудовлетворенность результатами.

Согласно правилам тайм-менеджмента, производительность увеличивается не за счет скорости или большего объема работ. Результативность растет благодаря исключению сотен мелких, бессмысленных дел, разграничению личного и рабочего, устранению хронофагов – отвлекающих объектов, мешающих основной деятельности.

Высказывание Сенеки о планировании времени

Запуская какой-либо бизнес в сфере e-commerce, в первую очередь необходимо постараться создать эффективную команду, от которой во многом зависит дальнейшая прибыль, популярность, успешность, конкурентоспособность проекта. В некоторых фирмах есть отдельная должность тайм-менеджера. Этот специалист обучает сотрудников самоорганизации и планированию.

Главные принципы управления временем

Наука управления временем состоит из системы принципов. Данные положения служат фундаментом любого инструмента, применяемого в рамках time-management:

1. Планирование действий. Дела нужно планировать всегда: на ближайший день, неделю, месяц. Составляйте четкие краткосрочные и долгосрочные планы, способствующие эффективной, оперативной работе. Обозначайте цели на бумаге или в электронном ежедневнике. Разбивайте объемные дела на мелкие подзадачи, заранее продумывайте последовательность действий в масштабных проектах. Оставляйте резервный запас времени на форс-мажоры.
2. Формулировка конкретных целей. Важная составляющая тайм-менеджмента – целеполагание. Применяйте правило «декомпозиции целей»: ставьте глобальные задачи, делите их на более конкретизированные, локальные дела, переходя от общего к частному. Вместо расплывчатого образа рисуйте четкую картину. Разработайте систему ценностей, учитывайте возможные ошибки. Определяйте последствия достижения целей, мотивирующие к работе (рост узнаваемости бренда, лояльность клиентов, увеличение объемов продаж).
3. Фиксирование плана. Применяйте действенные инструменты для наглядного отображения планов. Задавайте нужный алгоритм действий компании, подразделению, отдельному сотруднику. Иллюстрируйте поэтапное выполнение работ, оперативно вносите правки: это поможет предотвратить нежелательные сбои, вовремя стабилизировать ситуацию. Специалисты рекомендуют использовать планнеры – программы для планирования дел. Отличные варианты для предпринимателей – Evernote, Trello, Basecamp.
4. Расстановка приоритетов. Ранжируйте дела по степени важности. Выполняйте действия последовательно: начинайте с неотложных задач, плавно переходя ко второстепенным. Сосредотачиваясь на текущих пунктах, не забывайте о главном направлении. Планируйте сложные дела на часы пиковой производительности.
5. Фокусирование на главном. Концентрируйте внимание на глобальных целях. Главный практический навык тайм-менеджмента – не отвлекаться на постороннее. Выполняйте менее важные дела в «не ресурсное» время. Умейте говорить «нет», избегая незапланированных перерывов: старайтесь отказываться от пустой болтовни с коллегами, интернет-серфинга по соцсетям, просмотра ТВ и чтения желтой прессы в рабочие часы.
6. Анализ опыта. Оставайтесь осознанными, наблюдайте за изменениями в собственной жизни со стороны. Анализируйте ситуации, которые привели к особым потерям личных ресурсов. Разбирайте ошибки, принимайте меры по предотвращению неудач в будущем. Делайте прагматичные выводы, создавайте индивидуальный свод правил по тайм-менеджменту, подстраивая их под особенности конкретной деятельности.
7. Планирование отдыха. Полноценный отдых – один из элементов эффективного управления временем. Желая улучшить личную результативность, планируйте не только бизнес-задачи, а и качественный досуг. Не экономьте на общении с близкими, высыпайтесь, берите выходные дни. Использовать психофизиологические возможности в полной мере можно лишь при условии полного и регулярного восстановления сил.

Правила тайм-менеджмента

Планирование – залог успеха. Большинство успешных людей планирует день поминутно.

Эффективные методы планирования

От теоретических основ перейдем к непосредственной практике и разберем эффективные инструменты тайм-менеджмента, которые применяются в различных бизнес-сферах.

Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра – известная концепция тайм-менеджмента для выделения приоритетов. Основное предназначение методики – грамотная сортировка дел по категориям срочности и важности. Подход, рекомендованный президентом США Дуайтом Эйзенхауэром, помогает не запутаться в бесконечном списке задач, легко выделяя главное.

Важность дела определяется его влиянием на бизнес, срочность – привязанностью к конкретной дате/времени. Каждое дело необходимо занести в матричную схему и распределить по отдельным колонкам, соответствующим характерному типу:

1. Важное, срочное («Сектор пожара»). Неотложные дела с «горящими» сроками, требующие немедленной реализации сегодня – разрешить кризисные ситуации, воплотить главные проекты, сдать налоговую отчетность, обновить лицензии.
2. Важное, не срочное. Задачи, ориентированные на будущее – планировать новые цели, налаживать взаимоотношения с партнерами, разрабатывать действенные маркетинговые стратегии, совершенствовать ассортимент, техническую часть сайта, изучать перспективные направления бизнеса.
3. Не важное, срочное. Ежедневная рутинная работа – совершить деловые телефонные звонки, проверить почту, разослать письма, провести совещания.
4. Не важное, не срочное. То, что лучше вовсе вычеркнуть из повседневного списка – хронофаги.

Прежде всего следует выполнять дела, отнесенные к первому типу, затем – ко второму. Задачам третьего типа можно посвятить оставшуюся часть дня или перепоручить их подчиненным. Такая последовательность предотвратит кризисные ситуации, несущие ущерб для бизнеса, даст проекту новые возможности развития. Старайтесь не допускать, чтобы важные дела перетекали в сектор срочных.

Матрица Эйзенхауэра

ABCDE

Данный метод также предполагает распределение дел по уровню важности. После тщательного анализа текущего списка задачи расставляются по соответствующим приоритетам от «A» до «E»:

1. «A». Важные, приоритетные дела. Не терпят отлагательств, имеют серьезные последствия для работы (при больших количествах нужно использовать дополнительную градацию A-1, A-2, A-3).
2. «B». Важные дела, не предусматривающие столь серьезных последствий.
3. «C». Желательные мероприятия без неприятных последствий в случае невыполнения.
4. «D». Задачи, которые можно делегировать коллегам, подчиненным.
5. «E». Занятия, от которых стоит отказаться.

К задачам из каждого последующего уровня необходимо приступать только после завершения предыдущих. Желательно ставить дедлайны, планируя окончание каждого процесса к определенному времени.

SMART

После формулировки основной цели следует конкретизировать подзадачи. Для этого отлично подходит метод SMART.

Локальная цель должна соответствовать ряду критериев:

1. Specific – конкретика.
2. Measurable – измеримость.
3. Attainable – достижимость.
4. Relevant – актуальность (истинность).
5. Time-based – временная ограниченность.

Задачи, сформулированные по методу SMART, проще выполнять: в их описании содержатся конкретные требования. Двигаясь к крупной миссии с помощью последовательных действий, можно существенно сократить время на выполнение работы.

Постановка целей по SMART

Практический пример. Маркетологу коммерческой фирмы необходимо до конца 2019 года поднять продажи на территории Украины до 30%. Разбиваем глобальную цель на SMART-задачи, проставляя сроки выполнения:

• провести пиар-акции до 31.07;
• пересмотреть вопрос ценообразования до 30.06;
• запустить масштабную рекламную кампанию в печатных СМИ, интернете до 31.08.

Получаем четкий план действий.

Принцип Парето

В основу метода Парето заложен принцип, сформулированный известным итальянским экономистом: «Примерно 80% результатов приносят 20% усилий». Это значит, что за большую долю результата отвечает меньшая часть вкладываемых средств и прилагаемых усилий. Например, во многих интернет-магазинах преимущественную часть прибыли в денежном выражении дает 20% ассортимента товаров, 80% прибыли поступает от 20% покупателей.

Практически 4/5 потраченных сил не оказывает влияния на ход дела. Чтобы оптимизировать деятельность, нужно найти 20% эффективных действий и сосредоточиться на них, отсеяв ненужное. Минимум ключевых шагов позволяет не растрачивать лишнюю энергию и время, быстрее достигать запланированных целей.

Диаграмма Ганта

Оптимальный способ наглядной фиксации планов – диаграмма Ганта. Метод предполагает визуальное отображение дел в виде календаря с указанием сроков, продолжительности и порядка выполнения. Используя такую диаграмму, можно составлять планы на текущий день, год, месяц или несколько лет вперед, контролировать этапы реализации. Однотипные действия группируются в один пункт, объемные – разбиваются на последовательные.

Пример диаграммы Ганта

Метод «Помидора»

Инструмент назван в честь кухонного таймера. Его суть – в максимальной концентрации внимания, которая необходима для выполнения работы в сжатые сроки. Например, написать отчет, разработать макет дизайна, составить письмо для e-mail рассылки клиентам.

Порядок действий в рамках техники «Помидор»:

1. Сформулируйте четкое задание.
2. Выставьте таймер на 25 минут.
3. Не прерывайтесь до звукового оповещения.
4. Устройте пятиминутный перерыв.
5. Приступайте к очередному раунду.
6. После каждого 4-го этапа отдыхайте 15-20 минут.

После завершения практики запишите список отвлекающих моментов, мешавших работе. Это «пожиратели времени», которых нужно стараться избегать.

Метод «Помидора»

Интеллект-карты

Mind maps – разработка известного писателя Тони Бьюзена. Такие карты помогают эффективно структурировать информацию, способствуют мышлению с полным задействованием интеллектуального и творческого потенциала. Они полезны для проведения мозговых штурмов, самоанализа, разработки сложных проектов, планирования времени.

Интеллект-карты активно применяют в офисах коммерческих компаний. На них рисуют знаки, символы и картинки, наглядно демонстрирующие план и детали рабочего дня. Основная идея разбивается на уровни и подуровни, отражая четкую стратегию действий.

Пирамида Франклина

Система планирования по Бенджамину Франклину – отличный помощник в качественном распоряжении временем. Ее используют в жизни и в бизнесе.

Согласно пирамиде, жизненные или рабочие цели распределяются по отдельным пунктам, имеющим определенную степень важности:

1. Фундамент – главная миссия, ценности и ориентиры, вектор направления движения.
2. Глобальная цель.
3. Генеральный план реализации идеи, промежуточные задачи.
4. Долгосрочный план на 1-5 лет с точными сроками исполнения.
5. Краткосрочный план на неделю/месяц.
6. Ежедневный план.

Четкое планирование каждого дня, неизменное следование плану, постоянный анализ и корректировки служат залогом максимально эффективной работы.

Пирамида Франклина

Подведем итоги, сделав выжимку из основополагающих правил тайм-менеджмента:

• концентрируйтесь на первостепенном;
• последовательно переключайтесь между заданиями, не хватаясь за все одновременно;
• отдыхайте, делайте перерывы;
• учитывайте биоритмы;
• фильтруйте входящую информацию;
• оборудуйте комфортное рабочее место;
• ограничивайте перфекционизм;
• мотивируйте себя;
• анализируйте опыт.

Выводы

Временной ресурс – ключевая ценность для человека, которую невозможно купить, накопить, восполнить. Не тратьте его впустую, смотрите на каждый новый день, как на возможность. Умение управлять временем не ограничивает свободу, а создает ее.

Планирование в равной степени необходимо бизнесменам, офисным сотрудникам, менеджерам, руководителям, творческим личностям, домохозяйкам. Ответственный, серьезный подход к режиму дня позволит высвободить колоссальные временные ресурсы, использовать их для насыщенной, полноценной жизни, развития личной продуктивности. Тайм-менеджмент – верный способ сократить путь от момента появления идеи до ее реализации.

Возможно вам также будет интересно:

Что такое тайм-менеджмент

Экономист Питер Друкер писал, что менеджмент будет все больше выходить за рамки коммерческих предприятий, где появился в попытке организовать производство вещей.

Тайм-менеджмент — это техники и методы для управления временем. Это самоорганизация и управление собой. Тайм-менеджмент помогает человеку или компании планировать время и экономить ресурсы.

Например, если завалило работой, а вы не знаете, за что браться в первую очередь, следует расставить приоритеты. Матрица Эйзенхауэра помогает разобраться, какие задачи срочные и важные, а какие просто отвлекают. Не стоит забывать и про знаменитое «правило Парето», согласно которому всего 20% усилий приносят 80% результата и наоборот.

Чем больше задуманного мы успеваем сделать, тем лучше качество нашей работы и жизни в целом. А в условиях цифровой трансформации и ускорения изменений, четкое распоряжение временем помогает сохранять фокус на целях, не отклоняться от курса и в конечном итоге не стать «сбитым летчиком» на рынке труда.

Принципы тайм-менеджмента

Практически все существующие методы управления временем состоят из трех компонентов: приоритизации, планирования и структурирования.

1. Приоритизация. Чтобы выполнить задачу, нужно определить, насколько она срочная, сложная и важная, и только потом приступить к ее выполнению.
2. Планирование. Чтобы выполнить задачу, нужно разобраться, когда ее следует сделать и сколько времени на это уйдет.
3. Структурирование. Чтобы выполнить задачу, нужно понять, как отслеживать ее выполнение и результаты.

Большая часть техник тайм-менеджмента опирается на структурирование и приоритизацию, и только малая часть — сложная комбинация всех трех принципов. Мы разберем 15 лучших методов тайм-менеджмента: от простых техник к сложным системам управления.

Лучшие методы тайм-менеджмента

1. Подготовка с вечера

Подготовка с вечера подойдет тем, кому трудно вставать рано утром — совет психолога Ника Уигнала [1]. Записывайте рабочие и личные задачи на завтра в конце рабочего дня. Так вы поймете свою нагрузку заранее и распределите задачи без утренней спешки. Можно готовить вечером план задач, рабочую одежду или обед с собой, если вы работаете вне дома.

2. Хотя бы N минут

Метод помогает справиться с прокрастинацией — откладыванием задач «на потом», даже если это важные или срочные дела. Если вы не хотите ничего делать, попробуйте начать хотя бы с нескольких минут на задачу: пять или десять. По мнению Джулии Мюллер, профессора Университета Лейпцига, так у человека останется право передумать, и оно повышает чувство контроля над ситуацией. Он перестает думать, что его принуждают делать что-то, чего он делать совершенно не хочет [2], поэтому дальнейшая работа идет легче.

3. Дедлайны

Ставьте четкие сроки сдачи работы — дедлайны. Понятные сроки стимулируют работать быстрее и помогают справиться с прокрастинацией. Исследователи Массачусетского технологического института выяснили, что даже самостоятельно установленные дедлайны помогают сдвинуть дела с мертвой точки [3]. При этом такие сроки работают хуже внешних дедлайнов, которые ставит руководитель или конкурсная комиссия. В личных делах внешним куратором может быть друг, коллега или родственник.

4. Поедание «лягушки»

Бизнес-тренер Брайан Трейси предлагает съедать «лягушку» каждое утро [4]— делать самую сложную и неприятную задачу самой первой. С утра мозг меньше нагружен информацией, поэтому вам будет проще справиться с трудным делом. После такой задачи все остальные покажутся пустяковыми и на них по-прежнему останутся силы.

5. Мелкие задачи

Это полная противоположность предыдущему методу. Делайте мелкие задачи — на 1–2 минуты — первыми, по возможности в тот же момент. Например, проверьте почту и оборудование, отправьте запросы или раздайте задачи. Это правило взято из метода Getting Things Done (GTD) бизнес-тренера Дэвида Аллена [5].

6. Автофокус

Метод «автофокуса» подойдет людям, которые часто работают с задачами без дедлайна. Два предыдущих принципа обязывают выбирать дело, и это чувство обязанности вызывает отторжение. Автор метода Марк Форстер считает [6], что сначала следует выписать все дела в единый список, а потом медленно его прочитать, пока не захочется остановиться на одной задаче. Объем задачи не имеет значения, важнее желание сделать ее прямо сейчас. Если получилось завершить дело сегодня — вычеркните его. Не получилось — перенесите в конец списка, и прочитайте его заново.

7. Сделайте это завтра

Автор книги «Сделай это завтра» [7] Марк Форстер рекомендует не браться за срочные задачи сразу, а откладывать их на завтра. Для этого нужно вести закрытые списки дел. В закрытый список невозможно добавить новую задачу, но можно занести в список на следующий день. Такой подход помогает сохранять фокус на текущих делах и делать только свою работу.

Форстер разделяет «свою настоящую работу» и «занятость». Настоящая работа помогает продвигаться в бизнесе или профессии. Здесь вы полноценно применяете свои навыки и знания. Часто выходите из зоны комфорта — делаете то, чего не делали раньше. Работать по-настоящему сложно, такая работа может вызывать небольшое сопротивление.

Занятость появляется, когда вы откладываете настоящую работу ради мелких задач. Деятельность — не то же самое, что действие. Если работа вызывает ощущение перегруженности, но не кажется сложной, — скорее всего, это занятость. Настоящая работа бывает сложной, но не заставляет чувствовать себя «белкой в колесе».

8. Деление большой задачи

Эту технику также называют поеданием салями или слона по кусочкам. Глобальная задача может испугать объемом. Чтобы к ней приступить, следует разложить большую задачу на небольшие этапы, декомпозировать. Например, «запуск нового проекта» звучит громко и давит ответственностью. Но когда в нем появляются конкретные шаги, становится проще: «начать исследование аудитории» → «поговорить с Сашей по пунктам анализа» → «изучить результаты» → «подготовить макет по результатам исследования». Задача «обрастает» конкретикой и уже не кажется невыполнимой миссией.

9. Одна задача в один промежуток времени

Многозадачность в интеллектуальном труде не работает. В 2009 году исследователи из Университета Стенфорда провели эксперимент [8]. Они выяснили, что когда человек делает несколько интеллектуальных дел одновременно, например, читает и разговаривает по телефону, то хуже запоминает и содержание разговора, и прочитанное. При этом не может определить, какая информация была важной, а какую можно было опустить. Если человек работает только над одним делом в один промежуток времени, он лучше справляется с задачей и хорошо запоминает информацию.

10. Методы фиксированного времени

Сюда относят методы работы по таймеру. Если завести привычку работать по таймеру, вы будете знать цену своему времени, работать продуктивнее, научитесь управлять ожиданиями, натренируете силу воли и предотвратите выгорание.

Техника Pomodoro. Метод помидора — это «система 25 минут» Франческо Чирилло. «Помидором» называют отрезок времени в 30 минут — 25 минут на работу и пять минут на отдых. Вы работаете 25 минут, делаете пятиминутный перерыв, затем снова уходите в работу. Через каждые четыре повтора — перерыв 30 минут.

Кстати, таймер называется «помидорным» потому, что Франческо Чирилло вначале использовал небольшой кухонный таймер в виде помидора.

Метод «90 на 30» Тони Шварца [9] и метод «52 на 17», который появился в результате исследования сервиса The Muse [10], строятся по похожему принципу. Первое значение — время в минутах, которое нужно отводить для работы, второе — время для перерыва.

Можно сказать, что это модификация дедлайнов, но в них жестко ограничивается само время на работу. Обилие коротких перерывов помогает «разгружать мозг», сменить деятельность и отвлечься.

Если хотите попробовать методы на практике, помните, что в них одинаково важны не только промежутки работы, но и промежутки отдыха. Чтобы методы работали, важно отдыхать и возвращаться к задаче в установленное время.

11. Принцип девяти дел

Этот метод основан на иерархии задач. Согласно принципу, в течение дня нужно «закрыть» одну крупную задачу, три задачи поменьше и пять мелких. Подходят дела вроде подготовки к встрече с будущими клиентами, и задачи попроще, например покупка корма питомцу. Так домашние дела не пропадают из вида и входят в расчет собственной нагрузки.

Вариация этого метода — «принцип трех дел» Криса Бейли [11]. Этот метод поможет тем, кто легко погружается в рутину и не уделяет должного внимания своим долгосрочным целям. По мнению Бейли, нужно завершать три дела в день, которые приближают вас к достижению глобальной цели. Например, час в день делать грамматические упражнения на английском или сформировать заявку на стипендию, если ваша глобальная цель — учеба за рубежом.

12. Канбан

Канбан — это метод организации работы, чтобы распределять нагрузку между людьми и делать работу точно в срок. Метод помогает видеть нарастающий темп работы и ничего не забывать. Наравне со Scrum, канбан является одним из ключевых методов системы управления Agile, которую также надо внедрять с умом, чтобы не добиться противоположного результата.

Классический канбан — это таблица с тремя столбцами «Нужно сделать», «В работе» и «Сделано». Но столбцов может быть и больше, например, по количеству этапов в вашем проекте или на производстве, а их названия также могут меняться по усмотрению компании.

Все дела по умолчанию заносятся в первый столбец отдельной строкой или на отдельном стикере, карточке. Потом они перетаскиваются из одного в другой, пока, не попадут в последний столбец. Благодаря такому «перетаскиванию» можно легко отследить прогресс отдельного человека и всей команды.

13. Хронометраж

Экономист и автор книг по тайм-менеджменту Глеб Архангельский считает, что в основе планирования — понимание, где время расходуется эффективно, а где не очень. Архангельский предлагает планировать в три этапа.

• Зафиксировать. В течение нескольких недель раз в один-два часа фиксируйте выполненные задачи и время, которое понадобилось на их выполнение. Дела на две-три минуты можно опустить. Цель этапа — фиксация, стороннее наблюдение за собой.
• Найти важное. По прошествии этих недель отметьте в той же тетради, когда время было потрачено с пользой, когда можно было сделать задачу быстрее, а когда время пропало впустую.
• Планировать. Скорректируйте расписание и процесс работы на основе своей статистики.

14. Матрица Эйзенхауэра

Система ведения дел и приоритизации, которую придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр в середине XX века. Все текущие и будущие дела распределяют по четырем категориям матрицы в зависимости от их срочности и важности. Матрицей сложно пользоваться постоянно, но можно периодически к ней возвращаться, если завалило работой и домашними делами. Вот как ей пользоваться.

• Важно и срочно — сделать. Это задачи с дедлайнами. Например, завершить проект для клиента, отправить черновик статьи, ответить на важные письма, забрать детей из школы. Если их не сделать, это чревато неприятными последствиями.
• Важные и несрочные — запланировать. Это дела без крайнего срока, которые, нужны для вашего роста. Например, сходить в спортзал, заняться изучением иностранного языка, пойти на нетворкинг-сессию. Такие дела нужно планировать заранее, чтобы не потерять.
• Неважные и срочные — делегировать. Рутина, которая не требует специфических навыков. Например, выложить посты в блог, приготовить еду, сделать рассылку для коллег, поставить одежду в стирку. Эти задачи стоит аккуратно и обоснованно делегировать своим сотрудникам или коллегам, чтобы освободить свое время для важных и срочных дел.
• Неважные и несрочные — удалить. Это занятия, которые не приносят пользы в работе и не помогают достигать цели. Например, листать ленту в соцсетях, играть в видеоигры, смотреть телевизор. Такие дела забирают много времени, поэтому их нужно контролировать или отказаться вовсе.

15. Тайм-менеджмент по хронотипу

Метод подойдет тем, кто хочет составить для себя идеальный распорядок дня. Кандидат медицинских наук и клинический психолог Майкл Бреус считает [12], что существует четыре хронотипа. У каждого из них свое идеальное время для пробуждения, пик продуктивности и режим сна:

• «Медведи». Им комфортно просыпаться с 7 до 11 утра, пик продуктивности приходится на период с 11 до 18 часов, а отход ко сну должен быть не позднее 23 часов.
• «Львы». Могут просыпаться без будильника с 5:30 до 10 утра, наиболее продуктивны с 10 до 17, уйти на боковую им лучше до 22:30.
• «Волки». Очень тяжело встают по утрам, их время с 7:30 до 12 часов, эффективно работают до 20 часов и легко уходят спать в 00:00.
• «Дельфины». Люди с беспокойным режимом сна, поэтому даже если они встают с 6 до 10, могут легко заснуть обратно. Чтобы уснуть к полуночи, им нужно убрать любые экраны за два часа до сна. Пик их активности — с 10 до 18 часов.

Бреус считает: если подстроить личное и рабочее расписание под собственные биоритмы, качество жизни станет намного лучше. Вы также можете ознакомиться с советами Германа Грефа, Павла Дурова и других бизнес-лидеров о том, как и когда лучше работать и отдыхать.

Приложения для управления временем

Эти приложения пригодятся, чтобы управлять задачами. Они подходят для большинства методов тайм-менеджмента из нашего списка.

Книги по тайм-менеджменту

Эти книги дополняют статью и раскроют техники подробнее.

Чтобы
бизнес развивался успешно, владельцам нужно уделить внимание планированию
рабочего
времени — своего и команды. Правильно выбранный метод тайм-менеджмента
повысит производительность труда, оптимизирует затраты и сэкономит ресурсы
компании. В списке популярных — установка дедлайнов, автофокусировка, работа по
таймеру, составление планов

Содержание

Тайм-менеджмент: характеристики и
польза для работы
Приемы тайм-менеджмента
Принципы планирования рабочего времени
Методы тайм-менеджмента
Ошибки планирования

Тайм-менеджмент:
характеристики и польза для работы

Тайм-менеджментом называют набор методов управления
временем для формирования целей. Они помогут распределить задачи для эффективного
ежемесячного, поквартального планирования работы предприятий и команд.

В рамках тайм-менеджмента проводят:

• анализ
  целей;

• оптимизацию
  трудовых ресурсов;

• выбор
  инструментов, технологий и стратегий;

• планирование
  достижения большой цели;

• определение
  подзадач, расстановку приоритетов;

• составление
  списков дел;

• графики
  реализации планов;

• корректировку управления
  рабочим
  временем;

• оценку
  результатов.

Польза от использования методов
тайм-менеджмента:

• прогнозируемое
  достижение поставленных целей,

• повышение
  производительности труда,

• эффективное
  распределение времени,

• построение
  долгосрочной стратегии развития бизнеса,

• повышение
  стрессоустойчивости руководителя и подчиненных,

• предотвращение
  выгорания сотрудников,

• рациональное
  распределение времени.

Приемы тайм-менеджмента

Чтобы планировать время, прибегают к таким
приемам:

1. Постановка
   цели. Необходима для эффективной деятельности. Цели формулируют
   перед началом работы для снижения временных, финансовых, интеллектуальных
   затрат компании. Чтобы было понятно, как достичь поставленных целей,
   прописывают задачи, которые необходимо выполнить.

2. Составление
   плана трудового дня. Считается основным приемом
   тайм-менеджмента. Списки дел, диаграммы приоритетов повышают
   продуктивность работы. При планировании задачи решают поэтапно, снижая
   потери времени,
   ресурсов.

3. Планирование
   на ограниченные промежутки времени: кроме планов на день,
   составляют на месяц, квартал, год. Задачи фиксируют в электронном или
   бумажном документе. Выделяют основные действия в работе по проектам. Планы
   должны быть гибкими. При изменениях стратегии развития предприятия, смене рабочей
   системы, нестабильности на рынке вносятся поправки в утвержденный
   документ.

4. Самодисциплина.
   Развивать это качество полезно. Способность следовать установленным планам
   позволяет достигать больших целей, системно работать над проектами.

5. Решение важных
   задач утром. В первой половине дня качество работы у людей выше. Поэтому в
   начале дня решаются сложные задачи, а затем все остальные. После анализа рабочих
   задач лишние пункты из расписания убираются.

6. Иерархия
   задач. Прием предусматривает их ранжирование по степени важности,
   срочности, затратам времени. Реализацию начинают с важных срочных
   дел, постепенно переходя к небольшим задачам.

7. Применение
   декомпозиции. Подразумевает разделение больших целей на этапы, отдельные
   шаги. Прием позволяет упростить работу над проектами, действовать по
   плану, снизить влияние на компанию внешних факторов.

8. Отдых. Для
   стабильной работы необходимо оставлять на него время. Сон,
   расслабление, переключение между разными видами деятельности позволяют
   снижать физическую и умственную усталость, регулировать уровень стресса.
   При планировании
   отдыха повышается результативность работы.

9. Регулярный
   пересмотр рабочих задач и поиск новых способов достижения целей.

10. Фиксация
    результатов. Для повышения эффективности деятельности это важно делать
    каждый день,
    неделю, месяц.

Принципы
планирования рабочего времени

Планированием называют распределение времени
для решения краткосрочных и долгосрочных задач. Использование этого инструмента
позволяет оптимизировать задачи трудового дня, оптимизировать работу над проектами.

При планировании выбирают приоритетные цели, ограничивают
время
их выполнения, структурируют деятельность команды. Задачи рабочего дня
распределяют с учетом целей компании.

Благодаря грамотно составленному плану
можно:

• расставлять
  приоритеты на день;

• определять,
  какие задачи можно делегировать;

• оптимизировать
  работу над проектами;

• выбирать
  лучшие решения;

• распределять
  нагрузку между сотрудниками;

• планировать
  оставшееся в расписании свободное время;

• повышать
  общую продуктивность компании.

Планирование работы для руководителя

Руководителям и владельцам бизнеса следует
планировать свое время, чтобы эффективнее распределять работу над задачами
разных уровней. Например, участвовать в разработке стратегии развития компании,
контролировать деятельность ее подразделений, отдельных сотрудников. Сложные
задачи для удобства разделяют на более простые, отводя для их решения
определенные периоды.

Задачи руководителя должны быть:

• детализированными,
  реалистичными;

• направленными
  на достижение результата;

• ограниченными
  по времени;

• измеримыми;

• системными,
  структурированными.

Список задач следует регулярно
анализировать. Это нужно делать, чтобы преобразовывать цели в план действий.
Например, владельцу бизнеса нужно увеличить прибыль. Для этого он должен
самостоятельно или с помощью команды оценить ситуацию на рынке, в компании и
решить, какие шаги следует предпринять: повысить качество реализации проектов,
привлечь больше клиентов, создать и предлагать новые услуги.

Руководитель использует для анализа
ситуации открытую и экспертную информацию, результаты исследований, которые
провели его подчиненные или сторонние специалисты. Любые действия должны
занимать конкретное количество рабочих дней. Для этого заранее важно просчитать, какое время
потребуется для выполнения каждой задачи.

При составлении плана руководитель
определяет:

• продолжительность
  периода,

• цель
  периода,

• объем
  финансовых и временных ресурсов,

• очередность
  выполнения задач,

• необходимость
  подготовительных мероприятий,

• перечень
  делегируемых сотрудникам задач,

• способы
  контролировать ход выполнения работы,

• критерии
  успешного достижения цели.

Для эффективного тайм-менеджмента можно
пользоваться такими мобильными приложениями:

• Focus
  To-Do — таймер и таск-менеджер;

• Todoist —
  планировщик, позволяющий настраивать записи под разные методы
  планирования;

• Trello — доска
  для фиксации личных планов и командной работы;

• Notion — база
  данных для сохранения и систематизации входящих сведений;

• Forest —
  таймер для смартфона;

• SingularityApp
  — таск-менеджер для перевода сведений из электронной почты в рабочие
  задачи.

Планирование времени сотрудников

Сотрудники эффективно выполняют
обязанности при составленном плане работы на день, неделю, квартал.
Основным задачам отводят до 60% времени, до 20% оставляют на непредвиденные
дела и еще 20% — на ситуативные задачи. Планирование рабочего времени и
контроль за выполнением задач должны быть регулярными и системными. Результаты
сотрудников отслеживают их руководители.

Чтобы руководитель мог вовремя корректировать деятельность
команды, сотрудникам нужно регулярно отчитываться о работе. Значимую роль
играют периодичность представления отчетов, их формат и обратная связь от
руководителя.

Чтобы повысить производительность
сотрудников, необходимо:

• проанализировать
  эффективность
  их деятельности;

• сравнить
  работу на предприятии и в других организациях;

• внедрить систему
  тайм-менеджмента в отделах;

• следить за ее
  применением;

• оценивать,
  насколько эффективно система позволяет структурировать и оптимизировать
  рабочее время;

• искать
  новые приемы тайм-менеджмента, если какие-то не работают или дают низкие
  результаты.

Стандартизация работы позволяет повысить
продуктивность специалистов, рационально использовать трудовое время,
соблюдать сроки реализации проектов, снижать риски просрочек, репутационных и
финансовых потерь компании.

Методы
тайм-менеджмента

Список часто используемых методов
тайм-менеджмента:

1. Подготовка
   с вечера. Рабочие и персональные задачи записываются в конце
   текущего дня на следующий. Техника позволяет распределить нагрузку,
   поэтапно достигать целей, реализовывать проекты. План составляют в
   блокноте или мобильном приложении.

2. Дедлайны.
   Установление сроков сдачи работы стимулирует сотрудников, помогает
   преодолевать прокрастинацию, повышает скорость реализации проектов.
   Дедлайны могут быть внешними, устанавливаемыми руководителем,
   начальниками отделов, клиентами.

3. Правило
   трех. Автор метода — К. Бейли. Правило предусматривает ежедневное
   выполнение трех важных дел. Каждый раз выбирают новые задачи. Техника
   помогает сконцентрировать внимание на нескольких целях, повысить
   продуктивность. Метод подходит и для постановки целей на
   длительные периоды.

4. Способ 10
   минут. Когда трудно взяться за непростую задачу, нужно решить выполнять ее
   только в течение 10 минут, а затем запланировать отдых. Это поможет
   снизить уровень тревоги, который может возникать из-за ощущения, что
   задача крайне сложная. За время работы над ней человек обычно приходит к
   выводу, что задача не такая уж и сложная, и продолжает работу спокойно.

5. Поедание
   «лягушки». Метод разработан бизнес-тренером Б. Трейси и предусматривает
   решение сложной задачи утром. В первой половине дня человек
   не перегружен информацией, имеет больше ресурсов и легче справляется с
   трудным делом.
   Когда «лягушка» будет съедена, останутся силы на эффективную работу над
   остальными пунктами из списка.

6. Автофокус. Метод,
   разработанный М. Форстером, рекомендован людям, трудящимся без дедлайна.
   Для автофокусировки выписывают список дел. Затем выбирают одну задачу,
   которая интуитивно кажется приоритетной, и решают ее. Выполненные пункты
   из перечня вычеркивают. Незавершенные дела переносят в конец списка.

7. Канбан. Этот
   метод организации работы позволяет перераспределять нагрузку между
   сотрудниками и выполнять задачи в срок; оценить нарастающий
   темп в работе. Перечень дел в виде карточек или стикеров вносят в столбец
   «Нужно сделать» (названия можно менять на свое усмотрения, сохраняя суть).
   Доска со столбцами может быть реальной, осязаемой, а может быть
   представлена в электронном виде. 
   Когда работа над задачей начинается, карточку с ней перемещают в
   столбец «В процессе». По завершению она попадает в «Выполнено». Задачи
   перемещают по одной схеме из первого столбца в соседние и доходят до
   последнего столбца. Метод позволяет отслеживать прогресс сотрудников,
   команды, временные затраты.

8. Правило 1–3–5.
   Метод
   заключается в выборе дел, которые нужно сделать в течение дня. В их число
   должны войти одна большая задача, три средние и пять мелких. Соблюдение
   правила помогает разобрать нерешенные дела, соблюсти сроки проектов.

9. Хронометраж.
   Методика разработана Г. Архангельским. Предполагает фиксацию
   продолжительности каждого действия. В таблицу с данными включают
   на начальном этапе все действия в течение дня. По мере того как
   формируется привычка отмечать в ней каждое дело и время, затраченное на
   него, таблицу усложняют. Туда могут добавляться расчеты КПД, столбцы с
   комментариями, шкалой удовлетворенности процессом или результатом. Метод
   помогает анализировать, что чаще всего отвлекает от работы,
   на какие дела уходит неоправданно много времени, какие задачи лучше делегировать.
   

10. Правило 2
    минут. По методике необходимо решать небольшие рабочие задачи сразу, не
    откладывая. Способ помогает разгрузить график, повысить результативность
    сотрудников.

11. Матрица
    Эйзенхауэра. Схема позволяет распределять дела по четырем группам, ориентируясь
    на их важность и срочность. Метод помогает понять, что лучше перепоручить,
    что выполнить без промедления, а на какие дела следует заложить время.

12. Getting
    Things Done. Метод GTD создан бизнес-тренером Д. Алленом. Предполагает
    фиксацию задач и их сортировку в зависимости от того, выполнимы ли они,
    сколько времени занимают. По мнению Аллена, лучше фиксировать всю
    необходимую информацию, не полагаясь на память; хранить записи можно в
    удобном виде и формате; прежде всего искать решение и намечать необходимые
    действия, а не думать о проблемах; концентрироваться на одной задаче в
    конкретный момент времени, борясь с многозадачностью.

Планируя рабочее время, можно использовать и
другие методы, такие как введение временных блоков, тайм-менеджмент с учетом хронотипа.

Telegram Деловой среды

Больше пользы для вас и вашего бизнеса каждый день в нашем Telegram-канале

Подписаться на Telegram

Ошибки
планирования

Распространенные ошибки при планировании:

1. Неправильная
   расстановка приоритетов. Производительность компании повышает выполнение важных дел.
   Дела на перспективу, анализ выполняют после решения срочных вопросов.

2. Чрезмерное
   внимание к небольшим задачам. Согласно закону Парето, 20% усилий помогают
   достигать 80% результата при грамотном определении целей.

3. Отсутствует время
   на отдых. Высокая концентрация дел в течение рабочего дня снижает
   производительность. Если нет границ между этапами проектов, видами
   деятельности, у сотрудников и руководителя постепенно снижается
   концентрация, развивается эмоциональное выгорание.

4. Отсутствие
   контроля за временем решения задач. Прокрастинация, просмотр писем,
   длинные телефонные переговоры снижают производительность. Необходимо
   отслеживать эффективность трудового дня, анализировать результаты,
   оптимизировать задачи.

5. Постоянная
   работа в режиме многозадачности. Регулярное выполнение нескольких
   проектов, совмещение трудовых обязанностей по разным направлениям снижает
   способность к концентрации внимания. Продуктивность сотрудников падает.
   Для сложной умственной деятельности необходима поэтапность. Продуктивно
   работать над задачей в течение одного временного цикла с перерывами.

Планировать время работы полезно как
владельцу бизнеса, так и его сотрудникам. Тайм-менеджмент дает возможность
оптимизировать время, вовремя выполнять поставленные задачи и допускать при
этом минимум ошибок.

🚀 Сервис для быстрого старта бизнеса

Зарегистрируйте бизнес бесплатно и без визита в налоговую — через сервис от Деловой среды

Подать заявку онлайн

Допустим, у вас не один интернет-магазин, а два. Или три. Или пять. Или есть работающая офлайн-точка и вы задумываетесь перенести часть продаж в интернет. Как не запутаться в ассортименте и одинаково эффективно работать с каждым проектом? Читайте в нашей следующей статье.

Кому будет полезна эта статья?

Всем тем, кому приходится решать несколько задач одновременно.

Итак, если вы:

• предприниматель, который открыл несколько интернет-магазинов;
• владелец офлайн-бизнеса, который хочет открыть интернет-магазин в дополнение;
• владелец нескольких офлайн-бизнесов — в одной сфере и в разных;
• контент-менеджер или маркетолог, который ведет несколько интернет-проектов одновременно.

Что такое тайм-менеджмент?

Очевидно, что “управление временем” — любой ребенок знает. Предполагается, что освоивший эту науку сам является хозяином своего времени, сам планирует рабочий день, неделю, месяц, сам определяет, какие задачи приоритетны, а какие могут и подождать. И самое главное — он знает, как успевать больше за ту же единицу времени. То есть работать меньше, а успевать больше — мечта же просто!

Еще русский физиолог Николай Введенский отметил: “Мы устаем и изнемогаем не потому, что много работаем, а потому, что плохо работаем, не организованно работаем, бестолково работаем”. Наверное, вы не раз замечали: когда день не распланирован, когда не поставлено четких задач — мы болтаемся как некая субстанция в проруби, перескакиваем с одного на другое, отвлекаемся. В результате вечером, подводя итоги, с горечью резюмируем: ничего полезного за день не сделано, какая-то суета и тлен.

Рассмотрим на примерах. У нас есть гипотетический школьник, который приходит домой и делает уроки. Один может растянуть процесс выполнения домашки на 5 часов, постоянно отвлекаясь на игрушки, другой соберется и выполнит все за час — а дальше долгожданная свобода. Кто из них лучший управленец своим временем?

Пойдем дальше. Мальчишки выросли, стали бизнесменами. У обоих несколько бизнесов, десятки сотрудников, постоянные задачи, которые надо решать в режиме рабочего времени. Один по привычке прокрастинирует, мешает рабочее с личным или пытается решить все сразу — в итоге ничего не успевает и зашивается от текущих задач. А в долгосрочной перспективе его ждет профессиональное выгорание, ибо нельзя все время работать на пределе возможностей. Второй поставил все на поток и теперь может работать по нескольку часов в день — и качество бизнеса от этого не пострадает.

Для чего нужно знать основы тайм-менеджмента?

• чтобы жить полноценной жизнью, находить время не только для работы, но и для отдыха;
• чтобы эффективно распределять время на личное и рабочее, полезное и для отдыха, решение важных задач и не очень;
• чтобы научиться отделять зерна от плевел — важные задачи от несущественных;
• чтобы осмысливать свои цели и вообще жизненные поступки. Учет времени — хорошая практика и в повседневной жизни. Научившись планировать время, вы по привычке будете переносить эти умения и на жизнь в целом. А значит, она будет более осмысленной и наполненной;
• чтобы мотивировать самого себя более эффективно работать и жить.

Основные принципы тайм-менеджмента

1. Составляйте списки дел. Все, что запланировали, обязательно фиксируйте — как вам удобнее. Хоть на бумаге, хоть в мобильном приложении, хоть в ежедневнике. Еще оптимальнее — указывайте время, в течение которого задача будет выполнена. Например, 9.00 — планерка с сотрудниками. 10.00 — встреча с поставщиком. 11.00 — совещание с маркетологом, разработка рекламной кампании. И так далее. Это даст вам четкий план и инструкцию, как и когда все успеть. И потом, когда вы записываете, мозг лучше запоминает информацию. Так вы точно ничего не забудете!

2. Разделяйте большие задачи на малые. Так проще даже в психологическом плане — крупные задачи висят над нами, как Дамоклов меч, к ним страшно приступить и так тянет отложить на потом! Когда большая задача разделена на несколько малых, уже не так страшно. Планомерно выполняйте каждую — и увидите, как быстро вы достигнете результата.

3. Расставляйте приоритеты. Каждый день определяйте самое важное дело и бросайте на него все ресурсы и возможности. Выполняйте его первым или возвращайтесь к нему в течение дня — главное, чтобы задача была выполнена. Между делом выполняйте задачи менее важные — о них тоже не следует забывать.

Как правило, самые важные дела — обычно и самые сложные. Или неприятные. Например, надо договариваться об отсрочке платы за аренду или заводить тяжелый разговор с проштрафившимся сотрудником. Вот тут-то поднимает голову прокрастинация — мы оттягиваем момент, убивая время мелкими делами или вовсе тратя его на ерунду. Возьмите за правило выполнять главное дело первым — увидите, как быстро упадет камень с вашей души. Дальше все пойдет просто как по маслу!

4. Не отвлекайтесь. Заведите себе определенные часы для продуктивной работы, во время которых вас запрещено отвлекать. Приучите сотрудников: что бы ни случилось, решайте проблемы сами, а начальник должен работать. Сами не отвлекайтесь на звонки, письма, общение в мессенджерах — именно они съедают несколько часов вашего личного времени. Лучше выделить по полчаса утром, в обед и вечером, чтобы проверить все сообщения и пообщаться, и не выходить за рамки этого лимита.

5. Четко формулируйте цели. Не “повысить объем продаж”, а “увеличить средний чек на 20%”. Не “увеличить конверсию сайта”, а “добиться повышения трафика засчет контекстной рекламы”. В этом вам помогут основные показатели эффективности бизнеса — мы писали о них в этой статье.

6. Ставьте цели правильно. Это нужно для того, чтобы не было мучительно больно за бездарно потраченное время. Любая цель должна быть конкретной, актуальной, достижимой за реальный период времени (а не когда-то там потом), измеримой. Например, “хочу стать лучшим в своей нише” — неправильная, слишком размытая цель. “Хочу за 2020 год обогнать главного конкурента” — уже лучше. “Хочу за 2020 год обогнать конкурента, использовав современные тренды маркетинга” — еще лучше. “В 2020 году увеличу объем продаж на 30%, обгоню конкурента, используя рекламу у блогеров и задействуя дополнительные рекламные каналы” — вот это правильная цель!

7. Ставьте высокую планку. Намечайте чуть больше задач, чем сможете выполнить. Ставьте чуть более ранние сроки, чем планировали — например, запустить продажи новой коллекции через месяц, а не через полтора. Теперь хочешь не хочешь — а придется выполнять! Если не получится — всегда сможете отыграть назад, но с большей вероятностью вы азартно будете стараться успеть все в срок.

8. Или наоборот — оставляйте запасное время. Да, планы и четкие графики нужны, но в любом бизнесе могут случиться форс-мажоры. То поставщик подведет, то сотрудник накосячит — всякое бывает. Не планируйте выполнить задачи, особенно крупные, за минимальный срок — дайте себе фору. За это оставленное про запас время вы сможете исправить ситуацию, если что-то пойдет не так.

9. Делайте текучку, не забывайте о главном. Даже если в данный момент вы работаете над повседневными задачами — выбираете новый ассортимент, принимаете на работу нового сотрудника — всегда помните, во имя чего вы это делаете. Вспомните о миссии компании — отвечает ли конкретная текущая задача главной цели? Если да — прекрасно, вы на верном пути. Если нет — цель надо скорректировать.

10. Делегируйте полномочия. Даже если вам кажется, что вы лучше всех все знаете, не бросайтесь выполнять обязанности других сотрудников. Ваша задача как руководителя — не отвечать на звонки, не фотографировать новые товары для карточек и не развозить заказы вместо курьера. Всю текучку можно смело отдавать подчиненным — а самому заниматься планированием, разработкой долгосрочных стратегий, масштабированием бизнеса и другими приятными вещами. Для того вы и нанимали сотрудников и заместителей, чтобы загружать их рабочими обязанностями и разгружать себя любимого для решения глобальных задач. Подробнее о делегировании полномочий читайте в этой статье.

11. Учитесь говорить “нет”. Герой Джима керри в фильме “всегда говори “да!” страдал избытком свободного времени — поэтому с радостью заполнил свою жизнь интересными событиями. Но у вас-то этого времени нет — так не отнимайте его у себя еще больше! Дела, к которым не лежит душа, нецелесообразные, нерентабельные вещи — настоящие убийцы времени руководителя и прибыли любого бизнеса. А всего-то надо научиться говорить “нет” и отказываться от невыгодных предложений!

12. Позволяйте себе отдыхать. Выжатый как лимон начальник — гроза для подчиненных и замедленная бомба для самого себя. Думать о работе ночью и днем, срываться в офис в законный выходной, пренебрегать личной жизнью — все это звучит героически, но к добру не приведет. Все успеть сделать все равно невозможно — хотя бы несколько раз в неделю позволяйте себе расслабиться и отдохнуть, заняться любимым делом. Так вы перезагрузите мозги, восстановитесь и будете работать в разы эффективнее. Разве это не то, чего вы хотите?

13. Живите по своим биоритмам. Все детство и юность из нас искусственно делали жаворонков — вспомните подъемы в школу и институт к восьми утра! Теперь вы — владелец собственного бизнеса и можете разрешить себе жить в гармонии со своим телом. Какой смысл, если вы сова, поднимать себя в 7.00 и ходить до обеда как вареная муха — в таком состоянии вы все равно будете непродуктивны. Гораздо полезнее как следует выспаться и начать работу в 12 дня — а потом жить по собственному графику. Если вам комфортно работать в час ночи — работайте в час ночи.

Это были основные правила тайм-менеджмента. Теперь усложним задачу — поговорим о том, как управлять несколькими проектами одновременно.

Варианты ведения тайм-менеджмента

Вариант первый. Офлайн- и онлайн-бизнес

Итак, у вас есть магазин или торговая точка. Бизнес идет неплохо, продажи растут, и вы все чаще задумываетесь о том, чтобы охватить еще один сегмент целевой аудитории: тех, кто предпочитает делать покупки в интернете. Таких становится все больше — отказываясь от онлайн-магазина, вы теряете часть клиентов. И не худшую их часть: молодых, современных, платежеспособных.

Что вам нужно сделать?

1. Главная ваша задача — сохранить плюсы офлайн-магазина (привычность, территориальная доступность, возможность потрогать и померить товар) и привлечь покупателей преимуществами онлайн-торговли. В обычном магазине оставляйте все по-прежнему, а вот с правилами открытия и продвижения интернет-магазина придется разобраться:

• цены в интернет-магазине должны быть ниже, чем в офлайн-точке: это самое главное его преимущество;
• вы можете доставлять товары не только в пределах вашего города, но и по всей стране;
• вы можете разработать собственную бонусную или партнерскую программу;
• вы можете сотрудничать с другими сайтами и ресурсами в сети. Их больше, чем кажется!

2. Автоматизируйте бизнес-процессы. Вы же не будете вручную переводить весь каталог товаров в онлайн! Проще и надежнее воспользоваться готовыми системами, например ЕКАМ.

3. Расширять каналы продвижения. Если раньше вы ограничивались стандартной рекламой: публиковали статьи в СМИ, раздавали листовки, развешивали по улицам города рекламные щиты и баннеры, с e-commerce все иначе. Вам придется одновременно рекламировать свой магазин среди вашей новой ЦА:

• в соцсетях — именно там обитает большинство молодежи;
• с помощью SEO-продвижения;
• с помощью контекстной и таргетированной рекламы;
• с помощью видео, инфографики и других современных методов продвижения.

4. Создать удобный современный сайт, в котором удобно будет не только продавать, но и покупать. Советуем обратиться в рекламное агентство или воспользоваться готовыми шаблонами InSales специально для интернет-магазинов.

5. Рекламировать офлайн-точку на сайте, а в самом магазине разместить информацию об открытии онлайн-ресурса. Люди должны знать, что вы расширяетесь и покоряете интернет.

Совет: найдите хорошего специалиста, который возьмет на себя создание и продвижение сайта и наполнение его товарами. Наблюдайте за его работой: возможно, потом вы и сами втянетесь, а пока занимайтесь лучше тем, что у вас получается на отлично: развитием офлайн-точки.

Вариант второй. Несколько интернет-проектов

Если это ваш случай — сто процентов, в интернете вы плаваете как рыба в воде и сами все знаете об открытии и продвижении интернет-магазинов. Один у вас точно есть — возможно, ассортимент слишком расширился, и вы решили разбить его на два или несколько ресурсов? Ну например, начали продавать товары для дома, и со временем в каталоге появились сотни моделей садовых товаров или инструментов — пора открывать отдельный магазин!

Можно, конечно, оставить все как есть, но в этом случае магазин превратится в скопище самых разных категорий. Покупателям будет сложно разобраться в многообразии товаров — вы будете терять клиентов и прибыль. Парадокс, но он работает!

Плюсы создания нескольких интернет-магазинов:

1. Вы сможете детально прорабатывать каждую тематику, каждую категорию. Теперь у вас есть возможность вносить в ассортимент не только стандартные товары, но и редкие, необычные модели на любителя — поверьте, и на них обязательно будет спрос. Словом, вы сможете дать покупателю самый полный выбор в вашей нише.
2. У людей будет больше доверия к каждому магазину. Такова психология: если вы будете подчеркивать, что являетесь специалистами в каждой выбранной области, наймете несколько подкованных продавцов-консультантов, клиенты будут думать, что в этом магазине действительно работают профессионалы своего дела, которые дадут грамотный совет.
3. Вы сможете делать отдельный лендинг и свое УТП на каждый интернет-магазин. С каждого лендинга придет свой трафик — а значит, вы будете обеспечены клиентами, которые попадут в воронку продаж.

Минусы нескольких проектов:

Это затратно. Даже если вы воспользуетесь бесплатными шаблонами InSales, придется вложиться в наполнение сайта, продвижение в интернете, оптимизацию для поисковых систем, контекстную рекламу.

Что вам нужно сделать?

1. Чтобы не запутаться, сделайте магазины максимально похожими по структуре, движку, разделам. Поставьте одинаковые виджеты обратной связи, похожие фильтры: по цене, категориям, другим параметрам. Сделайте это хотя бы в начале, в период обкатки. Потом можно провести А/В тестирование и понять, какие инструменты работают лучше.
2. Выберите одинаковую CMS, или платформу интернет-магазина. Это нужно вам опять же для удобства, а также с прицелом на будущее: в случае проблем вам достаточно будет связаться с одним специалистом техподдержки. Мы, конечно, будем советовать в первую очередь платформу InSales: почитайте кейсы магазинов, которые успешно работают на этом движке. Но есть и другие варианты — главное, чтобы сайт был удобным, полезным и имел весь необходимый современный функционал.
3. Используйте одну онлайн-кассу для всех продаж. Это вполне возможно и законно, особенно если у вас один офис, из которого идет управление несколькими интернет-магазинами. Достаточно выбрать модель, которая может работать одновременно с несколькими сайтами. На чеке обязательно нужно указывать сайт магазина, в котором сделана покупка, — это регулируется настройками кассы.

Вариант третий. Несколько офлайн-проектов

Здесь надо различать — в одной сфере находятся ваши бизнесы или все же в разных. Если в одной или смежных — понятно, так проще. Все бизнес-процессы обкатаны, конкуренты изучены, поставщики найдены, схема работы с ними упорядочена — даже покупатели могут быть одними и теми же!

Когда бизнесы в разных сферах — тут намного сложнее. Поэтому мы бы все же советовали найти точки соприкосновения. Ну не монтируется магазин спортивных товаров и уютная девочковая кофейня! Слишком все разное: целевая аудитория, ассортимент, поставщики — как тут не запутаться! Нужно быть Железным Арни или биороботом, чтобы держать все в голове.

Что вам нужно сделать?

1. Перекрестную целевую аудиторию. Клиенты одной торговой точки вполне могут стать постоянными покупателями другой. Для этого облегчите жизнь клиентам: пусть один магазин рекламирует другой. Разложите на кассе промо-материалы, накажите продавцам расхваливать другие бизнесы, предлагайте скидки, устраивайте акции и распродажи.
2. Привлекать партнеров из смежного бизнеса. Или переманивать у конкурентов, или самостоятельно искать человека в теме, который поможет вам на первых порах. Так вы разграничите зоны ответственности: сами будете делать упор на один бизнес, партнер — на другой. Иначе вряд ли получится: объять необъятное еще никому не удавалось.
3. Постоянно развиваться: учиться новому, читать книги, посещать курсы по управлению. Два и несколько бизнесов — огромная ответственность, которую тянут не все.  

Основные правила тайм-менеджмента для нескольких проектов

Какой бы вариант вы ни выбрали, придется научиться распределять время между несколькими важными задачами. Приведем основные правила тайм-менеджмента, которые нужно знать каждому управленцу:

1. Составляйте графики. Допустим, у вас есть офлайн-точка и два интернет-магазина или три онлайн-точки. Возьмите ежедневник, откройте “Гугл-таблицу” и начинайте составлять расписание. В понедельник вы занимаетесь вплотную одним объектом, во вторник — другим, и так далее. Это ваши главные задачи, но есть и второстепенные: в понедельник нужно съездить на встречу к поставщикам, посмотреть макеты новой вывески, провести собеседование с продавцом. Вспомните все задачи на вторник и среду и тоже занесите их в график. Когда задачи будут выполнены — смело вычеркивайте их из списка. Это очень мотивирует.

2. Формируйте единую базу клиентов по всем проектам. Допустим, клиент оформил заказ в одном интернет-магазине — расскажите ему о другом, предложите скидку или бонус. Приручайте его, привлекайте выгодными условиями и отличным сервисом. Сделайте так, чтобы он сам никуда не ушел, а заодно и рассказал друзьям о ваших проектах.

3. Делайте перекрестную рекламу. На каждом интернет-ресурсе рассказывайте о других своих проектах. Создайте единую группу в соцсетях, где публикуйте информацию о каждом вашем проекте. Постоянно подчеркивайте, что в ваших силах вести несколько направлений сразу, что вы молоды и полны сил, а ваши сотрудники горят желанием работать не покладая рук!

4. Автоматизируйте. Везде, где можно, привлекайте искусственный интеллект — так у вас и ваших сотрудников будет больше времени. Искусственный интеллект — это не что-то из мира отдаленного будущего, алгоритмы на основе нейросетей давно работают в интернете. Это алгоритмы поисковых систем — “Палех”, соцсетей — “Прометей” и “Немезида”, голосовой помощник Алиса, чат-боты, которые общаются вместо менеджера с клиентами в “Вайбере” или “Телеграме”. Каждый из этих алгоритмов постоянно обучается и совершенствуется. Каждый направлен на облегчение жизни рядовых сотрудников и простых пользователей.

5. Играйте командой. Идеально, если к работе над несколькими проектами будут привлечены уже знакомые люди, ранее состоявшие в вашей команде. Во-первых, вы их уже знаете и можете на них положиться. Во-вторых, они уже проявили свои сильные и слабые стороны. Если вам пришлось набрать в команду новых членов — придется поработать над сплочением команды для более эффективной работы.

И напоследок пять ложек дегтя

Не стоит думать, что знание тайм-менеджмента сделает из вас сверхчеловека. Совсем нет — давайте развенчаем основные мифы, чтобы жизнь медом не казалась. Лучше правда, чем сладкая ложь!

1. Управлять временем нельзя. Оно бессердечно: идет и идет вперед, и ничего вы с этим не сделаете. Вы можете управлять лишь собой, убивая попытки прокрастинации, планируя день и составляя четкие планы.
2. Работать больше вы не будете, расслабьтесь. Скорее меньше — за те же единицы времени. В этом, на наш взгляд, и заключается главная фишка тайм-менеджмента. Вы повысите личную эффективность и продуктивность.
3. Тайм-менеджмент — панацея от всех бед. Ну уж нет. Если вы будете ставить изначально неправильные цели, принимать спонтанные бестолковые решения — никакое управление временем не спасет.
4. Тайм-менеджмент подходит всем. Так-то оно так, но каждый человек индивидуален, нужно выбирать стратегию под себя. Выше мы написали 13 общих принципов тайм-менеджмента и 5 правил для тех, кто ведет несколько проектов одновременно. Есть из чего выбрать!
5. Все сразу пойдет как по маслу. Стоит начать воплощать в жизнь правила тайм-менеджмента — и словно волшебную таблетку выпил. Совсем наоборот: сначала будет тяжко, ведь по сути, вы будете ломать привычный уклад жизни, вырабатывать новые навыки. Главное — не сломаться в первую же неделю. Дальше будет легче, проверено!

Многозадачность — задачка не из легких, простите за каламбур. Многим людям тяжело работать в таком режиме — в этом случае лучше сконцентрироваться на одном проекте, а остальные перепоручить надежному человеку. В противном случае вы рискуете не довести до конца ни один проект. Это не страшно: каждый живет в своем темпе. Главное — вовремя понять это и найти надежного партнера и заместителя. Удачи в управлении!

Возможно вам также будет интересно:

«Идеальный» тайм-план в виде диаграммы Гантта

Самый главный инструмент руководителя проектов — это тайм-план. Его можно строить разными способами, но часто используется диаграмма Гантта.

Про диаграмму Гантта уже было много обсуждений на Хабре:

• «Удобна ли диаграмма Гантта?»
• Альтернативные методики «Как оценить срок выполнения работ?»
• «Планирование Agile проектов с помощью диаграммы Гантта»
• «О чем молчит диаграмма Гантта или почему проекты всегда опаздывают»

Кто-то считает, что лучший тайм-план — это диаграмма Гантта, кто-то планирует даже agile-проекты с помощью этой диаграммы, а кто-то, наоборот, не видит в ней смысла и предлагает альтернативные подходы к планированию и тайм-планам.

Давайте всё-таки разберёмся, зачем вообще нужна диаграмма Гантта, как её надо составлять и какая от этого польза!

Что вас ждет в статье

Мануал по составлению диаграммы Гантта на разработку веб-проекта. Мы не будем заострять внимание на конкретном инструменте, обсудим лишь концептуальные и фундаментальные подходы. В основе — двенадцатилетний опыт работы на рынке заказной веб-разработки. За это время я смог запустить более 100 проектов. Последние три года я управляю производством в интерактивном агентстве AGIMA.

На кого рассчитана статья

Статья будет интересна руководителям проектов и всем, кто так или иначе занимается составлением и согласованием план-графиков по разработке, организацией процессов производства веб-приложений и взаимодействием с клиентом или бизнес-заказчиком.

Дисклеймер

Данная статья является не панацеей, а лишь сугубо личным мнением автора (Евгений Лобанов, исполнительный директор AGIMA). Зачастую для планирования проектов эффективен метод критической цепи, но в данной статье мы не будем его касаться и проводить каких-либо сравнительных анализов.

Для чего нужны тайм-планы

Тайм-планы нужны для корректного планирования загрузки и правильного управления ожиданиями бизнес-заказчика.

До того, как запустить любую задачу или проект в производство, у вас должен быть согласованный с командой и бизнес-заказчиком тайминг.

Кроме управления ожиданиями бизнес-заказчика и вашей команды, тайм-план очень значим с моральной точки зрения. Я считаю, что если у руководителя проекта нет чёткого плана действий с промежуточными контрольными точками до старта работ, то такой проект с очень большой вероятностью нацелен на неудачу.

Часто используются два тайм-плана — внешний и внутренний:

• внутренний обсуждается только с командой и включает в себя плановые риски из перечня явных рисков на момент оценки проекта;
• внешний тайм-план обсуждается и с командой, и с бизнес-заказчиком; кроме явных рисков включает в себя отклонения по срокам на основании прогнозируемых рисков на весь период работы над проектом.

Тайм-планы обычно представляются в виде диаграммы Гантта.

Рассмотрим, какие базовые действия необходимо совершить, чтобы приблизить наш тайм-план к реалистичности, то есть — к идеалу.

Максимально детализировать проект на этапе оценки

Важное и одно из самых фундаментальных правил при планировании проекта — помнить, что 20 часов на одну задачу — это очень много. Такую задачу нельзя проконтролировать во всех нюансах и успеть оперативно вернуть во временное русло проекта (очень сложно минимизировать неявные риски на момент оценки задачи, обычно об этих рисках становится известно в момент дедлайна или за день до него).

Поэтому все задачи важно укладывать в рабочий день специалиста (в нашей компании — это 6 часов эффективного времени; более подробно можно почитать в моей статье в разделе «рабочие процессы»). Такие задачи проще всего контролировать и повлиять на них, оставив во временном русле проекта.

Если же задача оценена более чем в 6-8 часов и не имеет промежуточных результатов для детализации, то необходимо определить критерии для фиксации прогресса.

Установить актуальный производственный календарь, проверить все исключения, установить шестичасовой рабочий день

Многие при построении план-графиков забывают о производственных календарях. Кроме «стандартных» выходных есть «плавающие» из года в год праздники, замещение их рабочими днями и т.д.

Ваш тайм-план окажется неактуальным, если вы не будете использовать реальный производственный календарь.

Как правило, для добавления производственного календаря вам необходимо воспользоваться исключениями в настройке календаря инструмента, при помощи которого вы создаёте диаграмму Гантта.

Создать все необходимые этапы проекта. Все деятельности (задачи) заносятся внутрь этапов

Очень важно сделать корректную группировку для деятельностей в нашем тайм-плане. Если диаграмма простая, то достаточно сгруппировать по этапам проекта, например:

— аналитика,
— проектирование,
— дизайн,
— вёрстка,
— разработка,
— тестирование,
— внедрение.

Но если проект сложный, то приходится применять более глубокую группировку деятельностей — она очень сильно помогает при фильтрации и ориентации по сложной диаграмме Гантта. Например, я люблю группировать по компонентам, внутри этапов проекта и т.п.

Занести все деятельности на диаграмму

Очевидно, что чем более детализированы бизнес-задачи на конкретные деятельности, тем проще и точнее мы сможем контролировать ход разработки.

Кроме основных деятельностей, не забываем занести:

• итерации правок согласно договору (если речь о заказной разработке);
• время на согласование итераций владельцем бизнеса;
• время на исправления в соответствии с обратной связью и  отладку согласно договору (если речь о заказной разработке);
• 1-2 часа на неучтённые задачи по каждой деятельности;
• создание первичного контента;
• наполнение контентом;
• тестирование в продакшене;
• бизнес-тестирование;
• внедрение.

Составить карту рисков

Необходимо взять шаблон перечня рисков, используемый для вашего типа проекта (зачастую его применение ограниченно рамками вашей организации).

У каждого риска есть два основных параметра относительно проекта:

1. Вероятность его наступления в окружении проекта.
2. Степень влияния риска на ход проекта.

Вам предстоит определить оба параметра для каждого риска из перечня. Далее необходимо отфильтровать риски по их реальному воздействию на проект — проще всего это сделать при помощи карты рисков.

Когда все явные риски для проекта определены, необходимо учитывать их минимизацию при построении тайм-плана на диаграмме Гантта.

Я разделяю три основных способа минимизации явных рисков, влияющих на основные временные и бюджетные характеристики проекта:

• дублирование ресурсов;
• минимизация функционала относительно стоимости разработки;
• определение «точек невозврата» относительно деятельностей третьих лиц в виде определения контрольной точки (milestone) на основании календарной даты.

Можно построить три сценария учёта рисков: негативный, нормальный и позитивный. Все три сценария развития проекта удобнее смотреть на диаграмме Гантта.

Занести все контрольные точки по предоставлению информации от владельца бизнеса или заказчика

Важно не забыть:

• спецификации;
• заглушки или рабочие сервисы;
• брендбук;
• весь необходимый контент для реализации;
• закрытие работ актами (если речь о заказной разработке);
• подписание основных промежуточных документов;
• предоплата (если речь о заказной разработке);
• другие формальные обязательства.

Занести все ресурсы (включая время специалистов/сотрудников заказчика)

Это позволит понять пиковые точки максимального пересечения времени одного и того же специалиста. Таким образом, вы увидите, сколько потоков разработки можно запускать и тестировать параллельно.

Дополнительно можно занести стоимости ресурсов и пиковые бюджеты, составив более точный прогноз по стоимости разработки проекта.

Указать критический путь

Проделав минимизацию рисков на диаграмме и решив все критические точки пересечения ресурсов мы смогли получить критический путь проекта.

По сути, минимальный путь проекта будет соответствовать вашему внутреннему таймингу. В котором мы уже учли:

• рабочее время специалистов;
• явные риски, которые могут произойти, и время, которое требуется на их разрешение;
• загрузку специалистов с нормальным распределением рабочего времени (без учёта овертаймов).

Что дальше

Впоследствии из внутреннего тайм-плана мы можем сделать внешний, исключив явные риски, но добавив отклонения по срокам на основании прогнозируемых рисков на весь период работы над проектом.

И всё же, диаграмма Гантта — всего лишь инструмент. Не цель, а средство. Если вы умеете работать с рисками и изменениями требований, то диаграмма Гантта, совместно с дорожной картой, — одно из самых эффективных средств для планирования всего проекта или итераций разработки.

Именно такой тайм-план и будет хоть как-то отображать действительно необходимое время на реализацию проекта. Кстати, для расчёта отклонений по срокам на основании прогнозируемых рисков часто можно использовать диаграмму сгорания (Burn Down Chart). О том, по каким параметрам её можно строить, кроме примитивных «сжиганий features», и как собрать статистику об отклонениях — расскажу в следующей статье. Stay tuned…

Тайм-менеджмент

Термин «тайм-менеджмент» является русскоязычной калькой с английского Time Management, что дословно переводится как управление временем. Такой перевод достаточно точно отражает суть понятия. Она состоит в умении планировать и организовывать рабочее время таким образом, чтобы добиться максимально возможной эффективности от расходования этого критически важного, но всегда ограниченного ресурса.

При этом не имеет особого значения, идет ли речь о деятельности одного человека или многочисленного рабочего коллектива.

Хотя в первом случае применить тайм-менеджмент намного проще, общие принципы остаются неизменными.

Зачем он нужен?

Необходимость тайм-менеджмента в современных условиях не подвергается сомнению. Главная причина его востребованности предельно проста и уже упоминалась выше – ограниченность временного ресурса. Именно время часто становится ключевым лимитирующим фактором на пути решения задач, стоящих перед человеком или компанией.

Эффективное практическое использование тайм-менеджмента позволяет достичь множества целей, среди которых:

• снижение напряженности и снятие стресса;
• контроль успешного решения промежуточных задач на пути к главной;
• эффективная организация работы с резким повышением отдачи;
• работа с акцентом на главные цели без отвлечения на вспомогательные или неважные;
• повышение уровня удовлетворенности от профессиональной деятельности;
• выделение больше времени на увлечения, хобби, отдых и полноценное восстановление.

Принципы тайм-менеджмента

Существует несколько наиболее популярных методик тайм-менеджмента. Они заметно отличаются друг от друга, но в большинстве случаев базируются на нескольких общих принципах. Поэтому целесообразно перечислить каждый из них с небольшим комментарием.

Мотивация

Принцип мотивации основан на том, что одни задачи решаются быстро и легко, а другие – с трудом и медленно. При этом вторые могут оказаться намного важнее. Проще и правильнее всего исправить ситуацию за счет мотивации работника. Она приобретает самую разную форму – от подарка после успешного решения задачи до публичного оглашения намеченных планов, когда их срыв принесет ущерб репутации сотрудника.

Планирование

Разработка плана – краеугольный камень тайм-менеджмента. Он представляет собой главную цель, которая разбивается на несколько этапов в виде более мелких задач, причем с разным приоритетом. На реализацию каждого отводится определенное время.

Важно соблюдать баланс между детализацией плана и временем, которое тратится на его составление. Для этого необходимо следовать нескольким несложным правилам:

1. План оформляется письменно.
2. Он составляется в ежедневном режиме.
3. Нужно избегать мультизадачности и заниматься выполнением одного дела.
4. При необходимости допускается вносить в план корректировки с учетом изменившейся ситуации и приоритетов.
5. Если задача может быть решена на следующий день при наличии других, более приоритетных, имеет смысл отдать предпочтение им.

Структурирование

Данный принцип подразумевает максимально возможное структурирование сложных задач посредством разделения на более простые и менее трудозатратные. Это позволит эффективно расходовать время и последовательно переходить от решения одной к решению другой.

Расстановка приоритетов

Каждая задача ранжируется с точки зрения приоритетов. Главными из них являются два – срочность и важность. Самым популярным способом их определения выступает так называемое SMART-проектирование. Оно предусматривает четкое формулирование целей, каждая из которых должна быть:

• конкретной;
• измеримой;
• достижимой за определенный временной период;
• актуальной;
• срочной, то есть предусматривающей некоторый объем трудозатрат.

Если цель имеет описанные характеристики, она с легкостью ранжируется. Результатом становится присвоение определенного приоритета, в зависимости от которого работник приступает к ее решению.

Рационализация

Самый простой способ сделать поведение сотрудника рациональным – это избавиться от вредных привычек и привить полезные. К числу первых относятся:

• курение;
• употребление алкоголя;
• «зависание» в социальных сетях;
• недостаточный сон и т.д.

В качестве полезных привычек можно выделить такие:

• планирование рабочего времени, в том числе – с использованием различных гаджетов;
• планирование и контроль над семейным бюджетом;
• регулярные спортивные или физкультурные тренировки;
• вечерняя прогулка перед сном и т.д.

Делегирование задач

Эффективность квалифицированного и ценного сотрудника возрастает, если он занимается решением приоритетных задач. Второстепенные могут быть переданы менее опытному работнику, способному справиться с ними. Такое распределение посредством делегирования позволит увеличить отдачу от каждого из сотрудников и персонала в целом.

Анализ

Аналитическая работа должна стать перманентной, то есть регулярной и циклической. Каждый сотрудник обязан анализировать сделанное, что позволит оценить собственную эффективность, обнаружить слабые и проблемные места, после чего устранить их по мере возможности.

Отдых и восстановление

Добиться высокой производительности труда без полноценного восстановления невозможно. Поэтому отдыху следует уделять достаточно внимания и, что особенно важно, времени. Несмотря на некоторую парадоксальность данного утверждения, его справедливость давно и многократно доказана на практике.

Методы тайм-менеджмента

Количество разнообразных методов тайм-менеджмента, эффективность которых проверена и доказана в рамках практической бизнес-деятельности, достаточно велико. Некоторые из самых распространенных заслуживают отдельного и более внимательного рассмотрения.

Техника Эйзенхауэра

Методика имеет в названии фамилию 34-го президента США. Это объясняется тем, что она разработана бизнес-тренером Стивеном Кови на основании цитаты Эйзенхауэра и заключается в разделении задач на 4 категории:

• выполняемые немедленно – срочные и важные;
• выполняемые позднее – важные, но несрочные;
• отнимающие полезное время – неважные, но срочные;
• задачи с нулевой или близкой к нулю ценности – несрочные и неважные.

Главной целью работника должно стать приоритетное решение задач из первой категории. При этом необходимо в обязательном порядке выделять часть времени на вторую группу целей. Третья должна быть делегирована специалистам с меньшей квалификацией. Четвертая попросту не заслуживает внимания.

Принцип Парето

Одна из самых популярных методик, суть которой заключается в следующем правиле: 80% результата достигается за счет 20% усилий. Логичным следствием становится необходимость выделения наиболее результативных действий и выполнение их в первую очередь.

Такой подход позволяет кратно повысить отдачу от сотрудника без каких-либо дополнительных расходов.

Pomodoro (метод помидора)

Разработан Франческо Чирилло в ходе подготовки к экзаменам. Суть метода заключается в разделении времени на несколько циклов. Сначала нужно 25 минут интенсивно работать, затем 5 минут отдыхать. После четырех таких повторов дается еще 15-30 минут отдыха. Общая схема показана на скриншоте.

Методика считается универсальной и базируется на физиологических особенностях организма человека. Указанные интервалы труда и отдыха позволяют добиться сначала максимальной производительности, а затем – полноценного восстановления работоспособности. Популярность Pomodoro привела к тому, что сегодня выпущено несколько специализированных приложений для iOS, Android и Windows, которые предназначены для контроля времени в соответствии с данной методикой.

18 минут

Еще одна интервальная методика, позволяющая оптимизировать расходование временного ресурса. Она предусматривает следующие обязательные мероприятия:

• перед началом работы выделение 5 минут на составление плана;
• в течение дня – отведение 1 минуты по итогам каждого часа на анализ сделанного;
• после окончания работы дальнейшие 5 минут составляется итоговый отчет за день.

Название метода показывает, сколько именно минут требуется выделить ежедневно за планирование и анализ рабочего времени. Несмотря на кажущуюся простоту и необременительность, при грамотном применении данный способ тайм-менеджмента дает неплохие результаты. Тем более – с учетом возможности его использования на более долгосрочную стратегическую перспективу. Например, так, как показано на фото.

В завершении раздела имеет смысл перечислить еще несколько широко распространенных методик управления временем:

1. POSEC. Напоминает популярную пирамиду потребностей Маслоу. Включает пять пунктов с расстановкой приоритетов и исключением ненужных/несрочных задач.
2. COPE. Еще одна методика, название которой представляет собой аббревиатуру. Она образована из первых букв ключевых действий пользователя – от обозначения целей до работы над приоритетными задачами.
3. 10 минут. Метод используется для задач, решать которые не хочется, но нужно. Предлагается отвести на это 10 минут, после чего перейти к другой с возможностью вернуться к текущей по истечении определенного времени.

Приложения и сервисы для управления временем

Разработчики программного обеспечения выпустили немало продуктов, ориентированных на использование в рамках тайм-менеджмента. Причем их количество постоянно растет. Перечислим некоторые из наиболее популярных:

1. Any.do. Удобный планировщик времени, выпускаемый в двух версиях – полноценной платной и ограниченной по функционалу бесплатной. Основные преимущества – большой набор возможностей, удобный интерфейс и кроссплатформенность (iOS, Android).
2. Todoist. Основной конкурент предыдущего приложения. Не уступает по функционалу, хотя требует больше времени для освоения. Отличительная черта – удобные шаблоны, которые упрощают составление плана и списка задач.
3. Мои дела: Планировщик задач. Универсальный сервис для управления временем, рассчитанные на мобильные устройства, использующие Android. Имеет как платную, так и бесплатную версию.
4. Microsoft To-Do. Кроссплатформенное приложение, эффективно работающее со всеми основными операционными системами. Имеет гибкие настройки, большой набор вариантов оформления и дружелюбный интерфейс.
5. Google Календарь. Простой, удобный и надежный планировщик времени, который с легкостью синхронизируется практически с любыми приложениями, включая перечисленные выше.

Книги и медиа о тайм-менеджменте

1. Дональд Рос «Не делай это. Тайм-менеджмент для творческих людей».
2. Брайан Трейси «Тайм-менеджмент».
3. Тимоти Пичил «Не откладывай на завтра».
4. Эс Джей Скотт «Новый год прокрастинатора».
5. Максим Дорофеев «Джедайские техники».
6. Майкл Бреус «Всегда вовремя».
7. Мортен Хансен «Мастер своего дела».
8. Люси Джо Палладино «Максимальная концентрация».
9. Францеско Чирилло «Метода Помидора».

Мифы о тайм-менеджменте

Как и любые другие методики управления, тайм-менеджмент быстро оброс набором мифов, которые кочуют из одного информационного или тематического материала в другой. Поэтому целесообразно перечислить самые распространенные из них с пояснением, почему данное утверждение не имеет ничего общего с действительностью.

1. Тайм-менеджмент делает из работника робота. В реальности сотрудник получает больше свободы. Хотя бы в плане отдыха и восстановления. Другими словами, он как раз перестает быть роботом и автоматически выполнять какую-то работу, сам планирует свой день и высвобождает время для каких-то иных занятий, помимо профессиональной деятельности.
2. Тайм-менеджмент – это про деньги. С этим мифом все просто. Тайм-менеджмент ориентирован на достижение целей и рациональное расходование такого важного ресурса как время. Побочным результатом вполне может стать увеличение зарплаты. Но именно побочным, но никак не основным.
3. Тайм-менеджмент – это происки так называемых инфоцыган. Проблема низкой квалификации значительной части преподавателей на разнообразных курсах личностного роста, в том числе – связанных с тайм-менеджментом, существует. Но она решается достаточно просто: внимательным изучение информации о подобных программах, что позволяет быстро и без проблем найти по-настоящему ценные.
4. Творческий человек не должен планировать работу. Классический миф, который базируется на избранности творцов. На самом деле, любая работа, если речь идет о каждодневном труде, нуждается в управлении временем. Даже написание книги или музыкального произведения. Когда речь идет о профессиональной деятельности, тайм-менеджмент наверняка окажется очень полезным.

FAQ

Что такое тайм-менеджмент?

Это набор навыков и средств, ориентированных на эффективное расходование рабочего времени.

Для чего он нужен?

Чтобы сделать отдачу от каждого потраченного часа и, как следствие, конкретного сотрудника выше.

Какого эффекта удается добиться с его помощью?

При грамотном применении методов тайм-менеджмента работник решает следующие задачи:

• снижает эмоциональные нагрузки в процессе работы и избавляется от стрессов;
• контролирует достижение цели на каждом из промежуточных этапов;
• избавляется от необходимости выполнять ненужные или несрочные задачи;
• выделяет время на отдых и восстановление, а также хобби и различные развлечения;
• повышает удовлетворенность от собственной работы.

На чем базируются основные принципы тайм-менеджмента?

В основу тайм-менеджмента заложено несколько принципов, главными из которых выступают: планирование, расстановка приоритетов, мотивация, анализ и рационализация поведения.

Подведем итоги

1. Тайм-менеджмент – это управление временем, целью которого выступает быстрое и эффективное решение наиболее важных задач, поставленных перед работником.
2. Существует множество методик тайм-менеджмента, что позволяет подобрать оптимальную с учетом специфики профессиональной деятельности и персональных предпочтений работника.
3. Грамотное практическое применение методов тайм-менеджмента позволяет повысить КПД сотрудника при одновременном высвобождении части рабочего времени, в том числе — на другие дела – от отдыха и восстановления до хобби и увлечений.