Как научиться управлять временем на работе

Что такое тайм-менеджмент

Экономист Питер Друкер писал, что менеджмент будет все больше выходить за рамки коммерческих предприятий, где появился в попытке организовать производство вещей.

Тайм-менеджмент — это техники и методы для управления временем. Это самоорганизация и управление собой. Тайм-менеджмент помогает человеку или компании планировать время и экономить ресурсы.

Например, если завалило работой, а вы не знаете, за что браться в первую очередь, следует расставить приоритеты. Матрица Эйзенхауэра помогает разобраться, какие задачи срочные и важные, а какие просто отвлекают. Не стоит забывать и про знаменитое «правило Парето», согласно которому всего 20% усилий приносят 80% результата и наоборот.

Чем больше задуманного мы успеваем сделать, тем лучше качество нашей работы и жизни в целом. А в условиях цифровой трансформации и ускорения изменений, четкое распоряжение временем помогает сохранять фокус на целях, не отклоняться от курса и в конечном итоге не стать «сбитым летчиком» на рынке труда.

Принципы тайм-менеджмента

Практически все существующие методы управления временем состоят из трех компонентов: приоритизации, планирования и структурирования.

1. Приоритизация. Чтобы выполнить задачу, нужно определить, насколько она срочная, сложная и важная, и только потом приступить к ее выполнению.
2. Планирование. Чтобы выполнить задачу, нужно разобраться, когда ее следует сделать и сколько времени на это уйдет.
3. Структурирование. Чтобы выполнить задачу, нужно понять, как отслеживать ее выполнение и результаты.

Большая часть техник тайм-менеджмента опирается на структурирование и приоритизацию, и только малая часть — сложная комбинация всех трех принципов. Мы разберем 15 лучших методов тайм-менеджмента: от простых техник к сложным системам управления.

Лучшие методы тайм-менеджмента

1. Подготовка с вечера

Подготовка с вечера подойдет тем, кому трудно вставать рано утром — совет психолога Ника Уигнала [1]. Записывайте рабочие и личные задачи на завтра в конце рабочего дня. Так вы поймете свою нагрузку заранее и распределите задачи без утренней спешки. Можно готовить вечером план задач, рабочую одежду или обед с собой, если вы работаете вне дома.

2. Хотя бы N минут

Метод помогает справиться с прокрастинацией — откладыванием задач «на потом», даже если это важные или срочные дела. Если вы не хотите ничего делать, попробуйте начать хотя бы с нескольких минут на задачу: пять или десять. По мнению Джулии Мюллер, профессора Университета Лейпцига, так у человека останется право передумать, и оно повышает чувство контроля над ситуацией. Он перестает думать, что его принуждают делать что-то, чего он делать совершенно не хочет [2], поэтому дальнейшая работа идет легче.

3. Дедлайны

Ставьте четкие сроки сдачи работы — дедлайны. Понятные сроки стимулируют работать быстрее и помогают справиться с прокрастинацией. Исследователи Массачусетского технологического института выяснили, что даже самостоятельно установленные дедлайны помогают сдвинуть дела с мертвой точки [3]. При этом такие сроки работают хуже внешних дедлайнов, которые ставит руководитель или конкурсная комиссия. В личных делах внешним куратором может быть друг, коллега или родственник.

4. Поедание «лягушки»

Бизнес-тренер Брайан Трейси предлагает съедать «лягушку» каждое утро [4]— делать самую сложную и неприятную задачу самой первой. С утра мозг меньше нагружен информацией, поэтому вам будет проще справиться с трудным делом. После такой задачи все остальные покажутся пустяковыми и на них по-прежнему останутся силы.

5. Мелкие задачи

Это полная противоположность предыдущему методу. Делайте мелкие задачи — на 1–2 минуты — первыми, по возможности в тот же момент. Например, проверьте почту и оборудование, отправьте запросы или раздайте задачи. Это правило взято из метода Getting Things Done (GTD) бизнес-тренера Дэвида Аллена [5].

6. Автофокус

Метод «автофокуса» подойдет людям, которые часто работают с задачами без дедлайна. Два предыдущих принципа обязывают выбирать дело, и это чувство обязанности вызывает отторжение. Автор метода Марк Форстер считает [6], что сначала следует выписать все дела в единый список, а потом медленно его прочитать, пока не захочется остановиться на одной задаче. Объем задачи не имеет значения, важнее желание сделать ее прямо сейчас. Если получилось завершить дело сегодня — вычеркните его. Не получилось — перенесите в конец списка, и прочитайте его заново.

7. Сделайте это завтра

Автор книги «Сделай это завтра» [7] Марк Форстер рекомендует не браться за срочные задачи сразу, а откладывать их на завтра. Для этого нужно вести закрытые списки дел. В закрытый список невозможно добавить новую задачу, но можно занести в список на следующий день. Такой подход помогает сохранять фокус на текущих делах и делать только свою работу.

Форстер разделяет «свою настоящую работу» и «занятость». Настоящая работа помогает продвигаться в бизнесе или профессии. Здесь вы полноценно применяете свои навыки и знания. Часто выходите из зоны комфорта — делаете то, чего не делали раньше. Работать по-настоящему сложно, такая работа может вызывать небольшое сопротивление.

Занятость появляется, когда вы откладываете настоящую работу ради мелких задач. Деятельность — не то же самое, что действие. Если работа вызывает ощущение перегруженности, но не кажется сложной, — скорее всего, это занятость. Настоящая работа бывает сложной, но не заставляет чувствовать себя «белкой в колесе».

8. Деление большой задачи

Эту технику также называют поеданием салями или слона по кусочкам. Глобальная задача может испугать объемом. Чтобы к ней приступить, следует разложить большую задачу на небольшие этапы, декомпозировать. Например, «запуск нового проекта» звучит громко и давит ответственностью. Но когда в нем появляются конкретные шаги, становится проще: «начать исследование аудитории» → «поговорить с Сашей по пунктам анализа» → «изучить результаты» → «подготовить макет по результатам исследования». Задача «обрастает» конкретикой и уже не кажется невыполнимой миссией.

9. Одна задача в один промежуток времени

Многозадачность в интеллектуальном труде не работает. В 2009 году исследователи из Университета Стенфорда провели эксперимент [8]. Они выяснили, что когда человек делает несколько интеллектуальных дел одновременно, например, читает и разговаривает по телефону, то хуже запоминает и содержание разговора, и прочитанное. При этом не может определить, какая информация была важной, а какую можно было опустить. Если человек работает только над одним делом в один промежуток времени, он лучше справляется с задачей и хорошо запоминает информацию.

10. Методы фиксированного времени

Сюда относят методы работы по таймеру. Если завести привычку работать по таймеру, вы будете знать цену своему времени, работать продуктивнее, научитесь управлять ожиданиями, натренируете силу воли и предотвратите выгорание.

Техника Pomodoro. Метод помидора — это «система 25 минут» Франческо Чирилло. «Помидором» называют отрезок времени в 30 минут — 25 минут на работу и пять минут на отдых. Вы работаете 25 минут, делаете пятиминутный перерыв, затем снова уходите в работу. Через каждые четыре повтора — перерыв 30 минут.

Кстати, таймер называется «помидорным» потому, что Франческо Чирилло вначале использовал небольшой кухонный таймер в виде помидора.

Метод «90 на 30» Тони Шварца [9] и метод «52 на 17», который появился в результате исследования сервиса The Muse [10], строятся по похожему принципу. Первое значение — время в минутах, которое нужно отводить для работы, второе — время для перерыва.

Можно сказать, что это модификация дедлайнов, но в них жестко ограничивается само время на работу. Обилие коротких перерывов помогает «разгружать мозг», сменить деятельность и отвлечься.

Если хотите попробовать методы на практике, помните, что в них одинаково важны не только промежутки работы, но и промежутки отдыха. Чтобы методы работали, важно отдыхать и возвращаться к задаче в установленное время.

11. Принцип девяти дел

Этот метод основан на иерархии задач. Согласно принципу, в течение дня нужно «закрыть» одну крупную задачу, три задачи поменьше и пять мелких. Подходят дела вроде подготовки к встрече с будущими клиентами, и задачи попроще, например покупка корма питомцу. Так домашние дела не пропадают из вида и входят в расчет собственной нагрузки.

Вариация этого метода — «принцип трех дел» Криса Бейли [11]. Этот метод поможет тем, кто легко погружается в рутину и не уделяет должного внимания своим долгосрочным целям. По мнению Бейли, нужно завершать три дела в день, которые приближают вас к достижению глобальной цели. Например, час в день делать грамматические упражнения на английском или сформировать заявку на стипендию, если ваша глобальная цель — учеба за рубежом.

12. Канбан

Канбан — это метод организации работы, чтобы распределять нагрузку между людьми и делать работу точно в срок. Метод помогает видеть нарастающий темп работы и ничего не забывать. Наравне со Scrum, канбан является одним из ключевых методов системы управления Agile, которую также надо внедрять с умом, чтобы не добиться противоположного результата.

Классический канбан — это таблица с тремя столбцами «Нужно сделать», «В работе» и «Сделано». Но столбцов может быть и больше, например, по количеству этапов в вашем проекте или на производстве, а их названия также могут меняться по усмотрению компании.

Все дела по умолчанию заносятся в первый столбец отдельной строкой или на отдельном стикере, карточке. Потом они перетаскиваются из одного в другой, пока, не попадут в последний столбец. Благодаря такому «перетаскиванию» можно легко отследить прогресс отдельного человека и всей команды.

13. Хронометраж

Экономист и автор книг по тайм-менеджменту Глеб Архангельский считает, что в основе планирования — понимание, где время расходуется эффективно, а где не очень. Архангельский предлагает планировать в три этапа.

• Зафиксировать. В течение нескольких недель раз в один-два часа фиксируйте выполненные задачи и время, которое понадобилось на их выполнение. Дела на две-три минуты можно опустить. Цель этапа — фиксация, стороннее наблюдение за собой.
• Найти важное. По прошествии этих недель отметьте в той же тетради, когда время было потрачено с пользой, когда можно было сделать задачу быстрее, а когда время пропало впустую.
• Планировать. Скорректируйте расписание и процесс работы на основе своей статистики.

14. Матрица Эйзенхауэра

Система ведения дел и приоритизации, которую придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр в середине XX века. Все текущие и будущие дела распределяют по четырем категориям матрицы в зависимости от их срочности и важности. Матрицей сложно пользоваться постоянно, но можно периодически к ней возвращаться, если завалило работой и домашними делами. Вот как ей пользоваться.

• Важно и срочно — сделать. Это задачи с дедлайнами. Например, завершить проект для клиента, отправить черновик статьи, ответить на важные письма, забрать детей из школы. Если их не сделать, это чревато неприятными последствиями.
• Важные и несрочные — запланировать. Это дела без крайнего срока, которые, нужны для вашего роста. Например, сходить в спортзал, заняться изучением иностранного языка, пойти на нетворкинг-сессию. Такие дела нужно планировать заранее, чтобы не потерять.
• Неважные и срочные — делегировать. Рутина, которая не требует специфических навыков. Например, выложить посты в блог, приготовить еду, сделать рассылку для коллег, поставить одежду в стирку. Эти задачи стоит аккуратно и обоснованно делегировать своим сотрудникам или коллегам, чтобы освободить свое время для важных и срочных дел.
• Неважные и несрочные — удалить. Это занятия, которые не приносят пользы в работе и не помогают достигать цели. Например, листать ленту в соцсетях, играть в видеоигры, смотреть телевизор. Такие дела забирают много времени, поэтому их нужно контролировать или отказаться вовсе.

15. Тайм-менеджмент по хронотипу

Метод подойдет тем, кто хочет составить для себя идеальный распорядок дня. Кандидат медицинских наук и клинический психолог Майкл Бреус считает [12], что существует четыре хронотипа. У каждого из них свое идеальное время для пробуждения, пик продуктивности и режим сна:

• «Медведи». Им комфортно просыпаться с 7 до 11 утра, пик продуктивности приходится на период с 11 до 18 часов, а отход ко сну должен быть не позднее 23 часов.
• «Львы». Могут просыпаться без будильника с 5:30 до 10 утра, наиболее продуктивны с 10 до 17, уйти на боковую им лучше до 22:30.
• «Волки». Очень тяжело встают по утрам, их время с 7:30 до 12 часов, эффективно работают до 20 часов и легко уходят спать в 00:00.
• «Дельфины». Люди с беспокойным режимом сна, поэтому даже если они встают с 6 до 10, могут легко заснуть обратно. Чтобы уснуть к полуночи, им нужно убрать любые экраны за два часа до сна. Пик их активности — с 10 до 18 часов.

Бреус считает: если подстроить личное и рабочее расписание под собственные биоритмы, качество жизни станет намного лучше. Вы также можете ознакомиться с советами Германа Грефа, Павла Дурова и других бизнес-лидеров о том, как и когда лучше работать и отдыхать.

Приложения для управления временем

Эти приложения пригодятся, чтобы управлять задачами. Они подходят для большинства методов тайм-менеджмента из нашего списка.

Книги по тайм-менеджменту

Эти книги дополняют статью и раскроют техники подробнее.

 vlada_maestro / shutterstock

Пишу научпоп, люблю делать сложное понятным. Рисую фантастику. Увлекаюсь спелеологией. Люблю StarCraft, шахматы, «Монополию».

Мы все что-то не успеваем. Иногда что-то важное — и это особенно обидно. Наверное, каждый из нас мог бы больше, если бы чуть лучше управлял собой и своим временем, удачнее организовал свою работу и жизнь.

Если вам время от времени приходят такие мысли, то можно подобрать для себя одну из техник тайм-менеджмента — они помогают лучше управлять своим временем и делами. Но таких методик очень много, и разобраться в них непросто. Чтобы облегчить вам выбор, мы собрали в одной статье 15 разных техник тайм-менеджмента. Они описаны так, чтобы было удобно сравнивать, а полезные ссылки были у вас сразу под рукой.

Если вам скучно вникать в нюансы тайм-менеджмента просто чтобы успевать сделать больше рутинных задач, у нас есть для вас достойная и очень крутая цель. Можно получить новую профессию — ту, которая вас действительно вдохновляет. Или сделать шаг вперёд в той, что уже есть, — если вы любите вашу работу.

У Skillbox много курсов по дизайну, программированию, маркетингу и управлению. Хотите создавать компьютерные игры? Нравится дизайн интерьера? Мечтаете о программировании и data science? Хотите писать сильные тексты? У нас есть курсы, где все эти профессии можно освоить с нуля. И ещё множество других, не менее интересных.

Приглашаем заглянуть в наш каталог — возможно, тогда и тема тайм-менеджмента зазвучит для вас по-новому.

А теперь, когда вам есть о чём подумать, вернёмся к тайм-менеджменту.

Кто придумал: Франческо Чирилло. Он использовал этот метод для подготовки к экзаменам. Время он засекал по кухонному таймеру, сделанному в виде помидора, — и это дало название методу.

В чём заключается: поставьте таймер на 25 минут и в течение этого времени выполняйте работу, ни на что не отвлекаясь. После сделайте перерыв пять минут и повторите цикл заново — продолжайте работу. Через каждые четыре цикла сделайте большой перерыв в 30 минут. Смысл метода в том, что монотонная работа разбивается на небольшие части, и после каждой вы получаете заслуженный отдых. Так легче взяться за такие задачи, и можно выполнить их лучше.

Кому подходит: метод универсален. Может пригодиться кому угодно, когда нужно долго делать монотонную работу — например, убраться дома, написать статью или отчёт, подготовиться к экзамену.

Особенности: система настолько популярна, что для неё создано несколько приложений — под Windows, iOS и Android. Если система вам понравится, обратите на них внимание.

• Статья: «Всё, что вам нужно знать о технике Pomodoro».
• Книга: Штаффан Нётеберг. Тайм-менеджмент по помидору. Альпина Паблишер, 2020.

Кто придумал: Тони Шварц, писатель, блогер и основатель компании The Energy Project.

В чём заключается: по этому методу на работу отводится полтора часа (90 минут), а после — полчаса на отдых. После этого цикл повторяется. Каждый полный цикл занимает два часа.

Важно: первые циклы отводите на самые важные и сложные дела, а следующие – на менее важные.

Вариант метода: частный случай метода «90 на 30» — метод «52 на 17». Отличие в цифрах: здесь рабочий цикл занимает 52 минуты, а отдых — 17 минут. Используйте этот вариант, если чувствуете, что у вас нет сил работать полтора часа без перерыва.

Кому подходит: метод универсальный. Лучше подойдёт тем, кто привык мыслить временными интервалами и отводить на работу определённое время. А чтобы понять, какой временной интервал лучше подходит вам, можно попробовать оба варианта метода.

О личном опыте использования этого метода можно почитать здесь: The 90/30, 8/10 Rule (на английском языке).

В чём заключается: подход простой — за день нужно завершить одно большое дело, три средних и пять небольших. К небольшим можно отнести, например, несложные бытовые дела. Их тоже лучше планировать, чтобы они не накапливались. Идея в том, что такое количество и соотношение дел помогут потратить день продуктивно и при этом не выбиться из сил.

Кому подходит: метод универсальный. Удобен для тех, кто мыслит не столько временными интервалами (как в предыдущей методике), сколько в категориях дел и задач.

Особенности: во-первых, метод помогает выстроить чёткую иерархию задач. Во-вторых, в конце дня вы можете легко подвести итог. Кроме того, вы всегда помните о первоочередном деле.

Чуть больше информации есть в этой статье.

Кто придумал: Крис Бейли, канадский писатель и консультант.

В чём заключается: это альтернатива методу «девяти дел». Тут тоже выбор и иерархия дел, но акцент — на самые важные дела. А остальные пока подождут. Нужно каждый день выполнять три самые важные задачи. Сосредоточьтесь на них и не распыляйте внимание на другие, менее важные дела.

Кому подходит: метод полезен, когда вы чувствуете, что за рутиной и мелочёвкой не успеваете сделать что-то по-настоящему важное и главные цели ускользают. «Принцип трёх дел» поможет расставить приоритеты — правда, за счёт второстепенных задач. Но иногда это вполне оправданно. Кроме того, этот метод, как и метод «девяти дел», подходит людям, которым проще планировать день через дела и задачи, а не разбивая его на временные интервалы.

Многие пишут себе список задач на день, но при этом всё равно не успевают выполнить всё, что запланировали. Часто это происходит из-за того, что простой список задач не учитывает две вещи: во-первых, сколько времени занимает каждое дело, а во-вторых, когда именно им надо заняться. Метод временных блоков учитывает и то, и другое.

В чём заключается: суть в том, чтобы заранее выделять время на каждое дело. И в это время не заниматься ничем кроме него.

На практике это может выглядеть так:

10:00–12:00. Написать отчёт

12:30–13:30. Проверить почту, ответить заказчикам

14:00–14:30. Сходить в магазин

15:00–17:30. Сделать проект

18:00–19:00. Убраться дома

Похоже на распорядок дня? Не совсем, потому что в этой технике временные интервалы выделяются только для задач, которые вы запланировали на день. В остальном распорядок может быть свободным.

Кому подходит: это довольно требовательная методика. Лучше всего она подойдёт дисциплинированным людям — тем, кто умеет выполнять планы, придерживаясь графика, а также грамотно планировать и оценивать свои силы. Важно, чтобы дела можно было сделать за отведённое время. Обычно у таких людей и так почти нет проблем с управлением временем. Но им может пригодиться сама идея.

GTD — английская аббревиатура от Getting Things Done. Задача этой системы — помочь доводить дела до конца, до завершения. Система не сводится только к тайм-менеджменту, много внимания в ней уделяется ещё и работе с информацией.

Кто придумал: бизнес-тренер Дэвид Аллен.

В чём заключается: вот тут в двух словах не объяснишь, но основные принципы таковы:

1. Вся информация о ваших делах, планах, идеях собирается и записывается в каком-то одном месте (это может быть файл на компьютере или бумажный блокнот, как вам удобнее). Это папка Inbox, то есть входящая информация.

2. Информация в Inbox периодически сортируется и распределяется по различным категориям в зависимости от содержания, например: «Работа», «Учёба», «Дом», «Закупки», «Творчество» и так далее.

3. Каждому пункту (заметке, идее, делу и так далее) из Inbox присваивается статус.

• Если с этой информацией нельзя ничего сделать, то она либо удаляется (так как бесполезна), либо переносится в базу знаний (там у вас хранятся потенциально полезные знания), либо отправляется в раздел «когда-нибудь» (например, если это какая-то идея, неосуществимая сейчас).
• Вторая часть Inbox — это информация и дела, требующие ваших действий. Если дело занимает менее двух минут, то его надо выполнить сразу.
• Остальные дела либо планируются на определённое время, либо откладываются (но тоже на строго определённый срок, в идеале — с пометкой в календаре) или же передаются кому-нибудь, кто сделает это лучше вас.

4. Когда вы закончили распределять дела, начинайте их выполнять — по намеченному плану.

Система строится на таких правилах:

• Никакой мультизадачности. В один отрезок времени — только одна задача.
• Всю информацию нужно записывать, не надо держать её постоянно в голове.
• Вместо абстрактного списка дел составлять конкретный план действий.
• Хранить информацию надо так, как это проще и удобнее именно вам.
• Воспринимать любое дело или событие не как проблему, а как задачу, требующую решения, и стараться это решение найти.

Кому подходит: автор GTD утверждает, что его метод универсален и работает «даже в космосе». Возможно, если следовать всем предписаниям, это и так, однако сам по себе GTD требует немалой дисциплины, что не всем подходит. Кроме того, систематизация входящей информации и записывание всего того, что предписывает GTD, само по себе требует времени. Однако, несмотря на сложность, GTD всё равно довольно популярен.

Кто придумал: Лео Бабаута, ведущий блога Zenhabits про личную эффективность и тайм-менеджмент.

В чём заключается: ZTD расшифровывается как Zen to Done. Это упрощённая версия GTD, так как Лео считает, что GTD слишком сложен для обычных людей. ZTD строится на 10 простых привычках:

• Собирайте всю информацию в разделе «Входящие» (как и в GTD).
• Входящие записи обрабатывайте быстро, не откладывая.
• Организуйте заметки по категориям в зависимости от их содержимого (как и в GTD).
• Важные дела планируйте на каждый день заранее, особо крупные дела — на неделю вперёд.
• Сосредотачивайтесь на одном деле, не распыляйте внимание.
• Создавайте короткие и понятные списки дел.
• Войдите в режим и соблюдайте его каждый день.
• Делайте то, чем вам действительно хочется заниматься.
• Упрощайте. Формулируйте задачи коротко и ясно, уберите лишние и незначительные из списка.
• Регулярно просматривайте ваши записи и избавляйтесь от лишнего.

Кому подходит: универсальный метод. ZTD создан на основе GTD, но проще. Если GTD вам нравится, но показался слишком сложным, — попробуйте ZTD.

• Сайт автора (на английском).
• Статья (перевод).

Японская схема, визуализирующая рабочий процесс. Использовалась в компании Toyota. Слово «канбан» по-японски означает «рекламный щит, вывеска».

В чём заключается: чертится таблица из трёх столбцов. Столбцы носят названия «Надо сделать», «Делается» и «Сделано». Каждое запланированное дело записывается в один из столбцов. В течение дня дела вычёркиваются из одного столбца и перемещаются в следующий, исходя из их состояния.

Сколько столбцов будет в канбане — зависит от ваших задач. Например, столбцом может быть отдельный этап проекта или производственного цикла. Так метод позволяет отслеживать, как выполняются задачи.

Большой плюс канбана — наглядность. Но его можно сделать ещё удобнее и нагляднее — с помощью маркерной доски и стикеров. На доске чертите таблицу, а на стикерах пишете дела, которые надо сделать. В течение дня стикеры переклеиваете из одного столбца таблицы в другие.

Кому подходит: канбан изначально придумали, чтобы использовать на предприятиях. Там с его помощью контролировалась работа команды и прогресс проектов. Однако канбан годится и для личного планирования. Его, кстати, можно комбинировать с другими системами тайм-менеджмента, например с временными блоками (о них мы рассказали выше).

Особенности: сейчас канбан популярен, его часто внедряют в компаниях — и на то есть причины. Однако, чтобы это принесло пользу, нужно глубже вникнуть в эту систему, узнать о её нюансах и постараться избежать ошибок.

• Книга: Дэвид Андерсен. Канбан.
• Статья: 6 причин, почему внедрение канбана может оказаться неудачным.

Кто придумал: Мерлин Манн, американский писатель и блогер.

В чём заключается: суть в том, чтобы папка «Входящие» (это не только почта, но и любая неразобранная информация и задачи, с которыми вы пока не решили, что делать) всегда оставалась пустой.

Как это осуществить? Очень просто: раз в день вы садитесь и разбираете всё содержимое папки «Входящие». И решаете, что сделать с каждым пунктом: выполнить, отложить, передать, ответить или удалить. Не прекращайте это занятие, пока не закончите.

Кому подходит: тем, кто ведёт активную деловую переписку или просто часто ощущает, что скопилось слишком много информации и задач, с которыми непонятно что делать.

Автор метода, Мерлин Манн, использовал его для работы с электронной почтой. Но этот метод можно применять и в работе с любой другой документацией. Также его можно комбинировать с GTD: ведь в разделе «Входящие» постоянно скапливается всякая всячина.

В чем заключается: с утра, после сна мозг человека ещё свеж. Затем, со временем, он «жарится», то есть устаёт. Ясно, что с жареным мозгом нормально не поработаешь.

Поэтому сделать нужно вот что:

• Вечером составьте список дел на завтра.
• Самые важные и сложные дела поместите в начало дня, чтобы сделать их первыми, пока мозг ещё свежий и у вас есть силы.
• Те дела, что не так сложны и важны или вам приятны, стоит планировать на вторую половину дня.
• На следующий день выполняйте дела по списку. В конце дня составьте новый список на завтра.

Кому подходит: тем, кто любит откладывать важные дела в долгий ящик и в итоге не успевает их выполнить.

Кто придумал. Марк Форстер, эксперт по самоорганизации и личной эффективности.

В чём заключается: сначала нужно записать все ваши дела (все — это значит всё, что вы хотите когда-либо сделать). Потом неспешно читайте этот список, пока не остановитесь на какой-то задаче — это должно произойти как бы само собой, интуитивно. Если почувствовали, что хотите заниматься этой задачей, — займитесь ей, и делайте это до тех пор, пока вам хочется. Если вы закончили дело — вычеркните его из списка, а если нет — перенесите в конец списка. После этого продолжайте работать со списком задач, каждый раз выбирая себе дело по душе.

Кому подходит: творческим людям, которым тяжело следовать строго определённому плану. А также тем, кто предпочитает интуитивный подход рациональному. Но когда нужно чётко соблюдать сроки и есть много внешних обязательств, «Автофокус» может не подойти.

• Книга: Марк Форстер. Сделай это завтра.
• Статья: Система управления временем «Автофокус».

Кто придумал: Дуайт Эйзенхауэр, 34-й президент США.

В чём заключается: нужно записать все ваши дела, распределив их на четыре группы по важности и срочности:

• срочные и важные;
• срочные, но не важные;
• несрочные, но важные;
• несрочные и не важные.

Кому подходит: тем, кто не понимает, чем стоит заняться в первую очередь, а какие дела можно отложить.

Особенности: помогает распределить дела по степени важности, но не организует сам рабочий процесс. Для этого можно использовать другие методы.

Кто придумал: Эдвард Рэй, консультант и мотивационный писатель.

В чём заключается: 4D — метод для тех, кто не знает, как таки взяться за свои задачи. К каждому делу можно применить одно из четырёх действий, а именно:

• Do (сделать). Важные задачи, которые нужно сделать вам лично, их нельзя выбросить или передать.
• Delegate (делегировать). Поручить задачу кому-то (коллеге, помощнику, секретарю), если у вас нет времени выполнить задачу самому.
• Delete (удалить). Некоторые задачи не важны по сравнению с другими или же неактуальны. От них стоит попросту отказаться.
• Delay (отложить). Сложные задачи, не требующие немедленного решения, стоит отложить, чтобы решить насущные проблемы. Однако, откладывая дело, чётко задайте срок, когда вы к нему приступите.

Выбирайте любую задачу из своего списка — и сделайте с ней одно из этих действий. Потом переходите к следующей.

Кому подходит: универсальный способ разобраться с огромным списком дел, если вы уже не понимаете, что с ним делать. Но метод не годится для долгосрочного планирования и не помогает понять, когда заниматься тем или иным делом.

Кто придумал: Глеб Архангельский, автор книг по тайм-менеджменту, основатель компании «Организация времени».

Первый этап. На первом этапе хронометража ваша задача — узнать, на что же тратится ваше время. Для этого раз в 1-2 часа записываете всё, что делаете и сколько времени на это тратите. Автор рекомендует делать записи в тетрадке или блокноте, чтобы не быть привязанным к компьютеру. Дела, которые занимают меньше 2-3 минут, можно не записывать.

Первый этап длится несколько недель, возможно пару месяцев. Важно, чтобы за это время у вас сложилась полная картина, на что тратится ваше время.

В это время вы не предпринимаете никаких активных действий. Сейчас что-то кардинально поменять всё равно не выйдет, так что постарайтесь абстрагироваться и посмотреть на картину со стороны.

Второй этап. Теперь в дневнике нужно также отмечать, насколько эффективно вы потратили какой-либо отрезок времени. Например:

• время потрачено эффективно;
• время потрачено с пользой, но не оптимально;
• бесполезная трата времени — и так далее.

Теперь, ориентируясь на эти оценки, действуйте: постарайтесь увеличить промежутки, когда время тратится эффективно, и сократить пустые временные траты.

Теперь вы научитесь автоматически, без записи и анализа оценивать, тратите ли время с пользой или впустую — и корректировать своё поведение.

Кому подходит: тем, кто под вечер осознаёт, что ничего не успел, и не понимает, на что ушло время.

• Книга: Глеб Архангельский. Хронометраж: система персонального управленческого учета.
• Сайт автора методики.

Кто придумал: Тимоти Феррис, эксперт по продуктивности.

В чём заключается: в основе системы лежат два правила. Первое правило — это принцип Парето, согласно которому 80% дел можно сделать за 20% времени. Второе правило — работа заполняет всё отведённое на неё время. Также это правило известно как закон Паркинсона.

Исходя из этих правил, Тим Феррис делает вывод, что нужно не уделять работе больше времени, а максимально на ней концентрироваться. Рабочий период должен составлять около 20%, но в это время ваши отдача и концентрация должны быть максимальны — и на важных задачах. Оставшееся время можно потратить на простые рутинные дела и отдых.

Кому подходит: людям с гибким рабочим графиком, которые могут сами планировать своё время; людям творческих профессий и фрилансерам. Автор считает свою систему универсальной, но наёмному работнику сложно её применить, если его рабочий день строго регламентирован. Однако можно попробовать провести так выходные — например, чтобы наконец сдвинулись с мёртвой точки ваши личные проекты.

Мы рассказали о 15 подходах к управлению временем. Теперь у вас большой выбор. А как быть, если вы пока не готовы перестраивать свою жизнь по одной из методик, но всё-таки хотите успевать больше?

На этот случай мы дадим несколько универсальных советов: они взяты из разных подходов, но их можно комбинировать, и пригодятся почти любому.

• Один день = одна задача, которая приближает к цели. К списку ваших обычных дел добавьте то, что приближает вас к цели, которая для вас по-настоящему важна. Уделяйте этому делу около часа в день.
• Один месяц = одна маленькая цель. Масштабную цель разбейте на более мелкие – такие, чтобы их было возможно выполнить за месяц. Каждый месяц ставьте себе такую цель и выполняйте её. Так постепенно вы будете приближаться к большой цели.
• Правило двух минут. Очень простое правило: дело, которое не займёт больше двух минут, стоит сделать прямо сейчас. Сделайте его — и выкиньте из головы. Это правило — часть методики GTD, однако полезно и само по себе.
• Способ «10 минут». Помогает с собой договориться и всё-таки взяться за нужную работу. Скажите себе, что будете заниматься делом только десять минут, — и приступайте. Скорее всего, за эти десять минут вы уже втянетесь в работу и легко продолжите.
• «Правило лягушки». Автор этого правила, Брайен Трэйси, называет «лягушками» дела, которые важно сделать, но не хочется. Брайен рекомендует делать как минимум одно такое дела в начале дня, он называет это «съесть лягушку». Потом, в течение всего дня, вас будет радовать, что одно из таких дел осталось позади.
• Чередуйте разные виды деятельности. Это поможет повысить производительность и не переутомляться из-за монотонной работы.
• Используйте сервисы-помощники. Онлайн-сервисы могут упростить решение рутинных задач и сэкономить ваше время. Например, с их помощью можно автоматически отправить рассылку, быстрее забронировать номер в отеле, вызвать такси и многое другое.
• Анализируйте. Вечером оцените, как прошёл ваш день. Что успели сделать, а что нет, и что вам помешало. Удовлетворены ли вы результатом? Подумайте об этом — и попробуйте что-то изменить в лучшую сторону.
• Для каждой задачи устанавливайте сроки. Это помогает планировать день и развивает самодисциплину.
• Избавляйтесь от ненужного. Наведите порядок и избавьтесь от хлама, который вам точно никогда не пригодится. Это касается как вещей, так и ненужной информации. На первый взгляд, это не имеет прямого отношения к управлению временем. На самом деле имеет: если ваши вещи и информация разложены по полочкам (или по папкам, с ярлыками, тегами — как вам удобнее), то вам не придётся тратить время на поиски чего-то нужного. Не говоря уже о психологическом эффекте, который даёт порядок в доме и делах. Если эта тема вам интересна, вот пара книг:

• Марла Силли. Школа Флайледи. Как навести порядок в доме и в жизни. Альпина Паблишер, 2014.
• Мари Кондо. Магическая уборка. Японское искусство наведения порядка дома и в жизни. Эксмо, 2015.

А может быть, вы не успеваете всё выполнить потому, что эти дела вас не привлекают? Бывает, что нам просто неинтересно само занятие, поэтому и выполнять план не очень хочется.

Если это так, то надо действовать. Например, можно сменить профессию. Сейчас это гораздо проще, чем раньше. Не обязательно менять всё радикально и сразу бросать работу: можно выбрать подходящую систему тайм-менеджмента (теперь вы знаете о них много!), выделить время на регулярные занятия — и осваивать новую профессию онлайн.

На сайте Skillbox есть курсы по дизайну, программированию, маркетингу — и даже о том, как открыть своё дело. Посмотрите описания курсов и программ — наверняка вас что-то заинтересует.

Заниматься можно в удобное время, доступ ко многим учебным материалам бессрочный, домашние задания проверяют опытные преподаватели-практики. У студентов есть личные наставники, которые дают полезные рекомендации. А ещё мы помогаем нашим выпускникам с трудоустройством.

Научитесь: Soft Skills for Hard Times
Узнать больше

Умение управлять временем (тайм-менеджмент) можно смело назвать одним из самых полезных навыков, которым может и должен научиться человек. Сделав это, можно стать на порядок эффективнее в любых делах, достигать лучших результатов, успевать больше за меньшее время, высвободить ресурсы на другие дела и занятия. Вопрос в другом – как научиться управлять временем, какие есть простые техники и методы тайм-менеджмента, которыми может овладеть даже ребенок? Познакомиться с некоторыми хитростями вы можете, прочитав статьи из нашей подборки.

1

Как все успевать: эффективный тайм-менеджмент и 8 принципов отношения ко времени

«Ваше время ограничено, поэтому не тратьте его впустую, проживая чужую жизнь» – утверждал Стив Джобс. Часто мы сами не замечаем того, как делаем то, чего хотят другие люди – наши знакомые, друзья, родственники. Мы смотрим фильм по выбору друга, поступаем в университет по наставлению родителей, устраиваемся на работу по знакомству. Проходят годы, и осознание того, что время утекло безвозвратно и безрезультатно, не дает покоя. Осознать же свои внутренние мотивы помогает взгляд со стороны на себя, свои чувства, настроения, мысли, и на то, как используется время. Читать подробнее…

2

Простые инструменты управления временем: краткий обзор

Как все успеть? Этим вопросом задается каждый современный человек. Принципы и техники тайм-менеджмента помогают в этом. Но можно научиться ежедневно экономить час времени и оставаться неудовлетворенным, если выбрано неправильное направление вашей жизни в целом. Поэтому прежде чем экономить время, задайте себе вопрос: «В правильном ли направлении я действую?» Политик и ученый Бенджамин Франклин разработал пирамиду, которая представляет собой систему планирования как глобальных, так и ежедневных целей. В фундаменте пирамиды – главные жизненные ценности. Предлагаем вам узнать об этой системе более подробно. Читать подробнее…

3

Упражнения по управлению временем для учащихся и работающих

Работа и учеба, несмотря на некоторую схожесть, все же довольно разные занятия. И секреты продуктивности и правильного распределения времени для них тоже имеют свои особенности. В этой статье собраны лучшие техники тайм-менеджмента для каждой категории. Некоторые из них имеют прямое практическое применение, тогда как другие носят мотивирующий характер. Тем не менее, можно смело утверждать, что вы будете удивлены результатами этих упражнений. Вот только позитивное это будет удивление или нет, зависит исключительно от вас. Читать подробнее…

4

Современные технологии как способ управления временем

Мы живем в эпоху технологий, инноваций и информационного взрыва. Это требует особых человеческих качеств, в частности умения работать над собой и контролировать свое время. И тут как раз и помогают всяческие инновации. В данной статье мы разбираем самые эффективные, на наш взгляд, приложения для управления временем, а также специальные гаджеты, которые помогают разгрузить график, добавить себе мобильности и продуктивности. Но помните также и о том, что сохранить время может еще и такой простой и бесплатный метод как выход в офлайн-режим. Он помогает отгородиться от повседневной суеты и начать мыслить более масштабно. Читать подробнее…

5

Тайм-менеджмент: советы Брайана Трейси

Суть взглядов Трейси на тайм-менеджмент предельно проста: чем лучше вы управляете своим временем, тем больше успеваете и, следовательно, добиваетесь большего. Но простота требует огромной работы над собой, особенно вначале. Однако если вы прислушаетесь к советам Брайана Трейси, вы сумеете: определять свои ключевые задачи, справляться с бесконечными отвлекающими факторами, высвобождать достаточно времени для выполнения приоритетных проектов, отказаться от неважных дел и понять, что можно делегировать, побороть прокрастинацию. В статье мы рассмотрим рекомендации Трейси, которые с одинаковым успехом могут пригодиться как владельцу бизнеса, так и студенту. Читать подробнее…

6

С чего начинается тайм-менеджмент: простые организационные стратегии для каждого

Умение управлять своим временем, быть организованным – ценнейший навык современного человека. Эту мысль мы постоянно отстаиваем в наших многочисленных публикациях, но в данной статье речь пойдет о тех вещах и привычках, которые мешают использовать тайм-менеджмент большинству людей и превращают их в скептиков в отношении как теории, так и практики управления временем. Поэтому, если вы когда-либо начинали планировать свою занятость, но спустя какой-то период разочаровывались в методах и техниках и все бросали, дочитайте эту статью до конца и попробуйте еще раз. Читать подробнее…

7

Как все успевать

Валяться на диване, смотреть телек, щелкать орешки, плевать в потолок и при этом быть счастливым, успешным, обеспеченным и довольным жизнью – такое могут позволить себе разве что герои мультфильмов, но не более. Бешеный темп жизни, куча дел и обязанностей, ответственность, учеба, работа – вот с чем ежедневно приходится сталкиваться современному человеку, тем более тому, кто хочет достигать новых высот и лучших результатов. Именно поэтому разговор о том, как все успевать, будет очень кстати. Эта статья будет полезна и студенту, и менеджеру, и маме с детьми, и фрилансеру, и грузчику на складе, и бизнесмену, и даже тому, кто еще учится в школе. Читать подробнее…

8

Как успевать больше за 24 часа

Современный человек понимает под словом «успевать» бег, скорость, постоянную спешку. А знаете ли вы, что слова «успевать» и «успех» имеют единые корни? Оба эти слова произошли от глагола «спеть», который имел 4 значения: спешно двигаться, запасать, помогать, развиваться. Эти значения хорошо отражают важные смыслы нашей жизни. «Успевать» означает, физически двигаться, запасать энергию качественным отдыхом, помогать другим и развиваться. Успевать больше можно, избавившись от действий, вызывающих постоянную утечку времени. Хорошо организовать и контролировать свое время помогает восприятие «вне времени», а максимально насладиться временем позволяет восприятие «во времени». Давайте узнаем, как это понимать. Читать подробнее…

9

Тайм-менеджмент для младших школьников

В начальной школе на детей ложится огромная нагрузка. Одной из распространенных проблем у детей является проблема, связанная с неумением планировать и управлять своим временем. Часто родители сталкиваются с тем, что ребенок не приступает к выполнению домашнего задания без напоминания, откладывает на неопределенный отрезок времени выполнение уроков, предпочитая проводить время за просмотром телевизора. Многие дети совсем не знают, чем можно занять себя в свободное время. Отсутствие режима дня и планирования влекут за собой целый ряд трудностей, которые сопровождают ребенка при выполнении домашней работы или обязанностей по дому. Но всего этого можно избежать, зная некоторые хитрости… Читать подробнее…

10

Онлайн-программа «Лучшие техник тайм-менеджмента»

Пройдя эту онлайн-программу, всего за 5 недель вы освоите самые эффективные техники тайм-менеджмента, целеполагания, декомпозиции, планирования и совместной работы, которые применяются известными успешными людьми и компаниями. Вы получите системные знания о более 100 самых эффективных техниках тайм-менеджмента, которые собраны из десятков источников. С помощью специальных кейсов, упражнений, задач и игр вы сформируете навык, который сможете использовать в любой сфере: от личной жизни до управления крупной компанией. При этом вы сэкономите время, ведь на самостоятельное освоение данного навыка потребуются десятки часов, а мы уже собрали все воедино специально для вас. Узнать подробнее…

Научиться управлять временем на самом деле вполне просто, и эти материалы помогут вам убедиться в правдивости наших слов. Желаем удачи!

Организуйте жизнь так, чтобы ни минуты не тратить впустую.

1. Правило 1‑3‑5

Ваше рабочее время в течение дня ограничено, и правило 1‑3‑5 позволяет потратить его наиболее разумно. Суть его в следующем: за день вы можете сделать только одну большую задачу, три средние и пять мелких. Всего — девять дел, не больше и не меньше. Правило поможет постепенно разгрести завалы, успевая в срок и не переутомляясь.

2. Правило трёх

Для тех, кто не в ладах с цифрами или не может делать по девять дел за день, Крис Бейли, автор книги «Мой продуктивный год», придумал правило трёх. Оно гласит, что для достижения продуктивности достаточно каждый день выполнять три самых важных дела.

Вместо того, чтобы распылять свои силы и внимание на пару десятков пунктов в чек‑листе, просто выберите три самые важные задачи на день и сфокусируйтесь на них. На следующий день выберите ещё три, и так далее. Так вы будете сохранять сосредоточенность. Это же правило можно применять для постановки целей на неделю, месяц или год.

3. Способ 10 минут

У вас есть какая‑то задача, к которой вы не хотите приступать? Скажите себе: «Я позанимаюсь этим только 10 минут, а потом пойду отдохну». Скорее всего, за это время вы втянетесь в работу и уже не сможете остановиться.

4. Pomodoro

Эту систему придумал Франческо Чирилло, чтобы облегчить себе подготовку к экзаменам. Она помогает сосредоточиться людям, которые легко отвлекаются. Кроме того, это хороший способ контролировать, сколько времени у вас уходит на ту или иную работу.

Вот как Pomodoro работает: вы берёте таймер и ставите его на 25 минут. После этого фокусируетесь на работе. Когда 25 минут истекут, вы отдыхаете 5 минут, а затем повторяете всё заново. Через четыре цикла вас ждёт большой перерыв на полчаса.

5. Метод 90/30

Методом 90/30 пользуются писатель и блогер Тони Шварц, сооснователь сервиса Buffer Лео Видрич, литературный критик Бенджамин Че Кай Вай и предприниматель Томас Оппонг.

Суть его заключается в следующем: вы напряжённо работаете 90 минут, потом отдыхаете полчаса, а затем повторяете цикл. При этом первые 90 минут вы отводите под самую важную задачу, которую должны сделать за день, а следующие отрезки посвящаете менее важным делам.

Согласно исследованиям специалиста из Йеля Перетза Лафи, 90 минут — это оптимальное время, в течение которого человек может эффективно сосредотачиваться на одной задаче. А получаса достаточно для полного отдыха, что подтверждается изысканиями нейрофизиолога Натана Клейтмана.

6. Метод 52/17

Это частный вариант предыдущего способа. Он не отличается ничем, кроме цифр: вы работаете 52 минуты, а потом 17 минут отдыхаете. Согласно эксперименту, проведённому сервисом по трудоустройству The Muse с помощью приложения DeskTime, эти временные отрезки позволяют сохранять продуктивность и избегать переутомления. Поэтому используйте метод 52/17, если чувствуете, что вам не хватает сил работать 90 минут подряд.

7. Поедание лягушек

Метод придумал мотивационный оратор и автор книг по саморазвитию Брайан Трейси. «Лягушками» он называет неприятные и сложные задачи, которые вы должны выполнять, несмотря на своё нежелание. С самого начала дня сделайте одно такое дело — «съешьте лягушку». И потом вам будет легче: вы сбросите этот камень с души и обеспечите себе хорошее настроение на весь день.

8. Временные блоки

У списков задач есть одна неприятная особенность: они совершенно не дают представления, сколько времени требует то или иное дело. «Купить хлеб» и «Закончить отчёт» занимают в перечне одну строчку, но задачи эти несопоставимы по сложности и важности.

Календарь куда лучше списка дел: он позволяет контролировать время визуально. Вы видите большой блок и понимаете, что задача нелёгкая. Поэтому попробуйте технику «временных блоков»: помещайте их в календарь и каждому отводите время сообразно сложности задачи. И пока делаете то или иное задание, не отвлекайтесь на другие.

9. GTD

GTD (Getting Things Done) — это система продуктивности, придуманная бизнес‑тренером Дэвидом Алленом. Её основные принципы заключаются в следующем:

1. Записывайте все дела и идеи в одном месте, так называемом Inbox («Входящих»).
2. Периодически сортируйте содержимое Inbox, присваивая делам приоритеты и сроки. Размещайте заметки по папкам в соответствии с их содержимым — «Работа», «Дом», «Покупки» и так далее.
3. Проводите ревизии — выбрасывайте ненужные заметки, вычёркивайте выполненные дела, перемещайте утратившие актуальность материалы в архив.
4. Когда всё распланировано, приступайте к исполнению. Задачи, которые можно сделать за пару минут, решайте сразу же. Другие же можно делегировать или поместить в календарь.

Узнать все тонкости GTD можно в нашем руководстве.

10. ZTD

Лео Бабаута, автор блога о продуктивности Zenhabits, считает, что система GTD Дэвида Аллена очень сложна и требует слишком много усилий. Он предлагает свою систему в стиле дзен — Zen to Done. Чтобы ей следовать, нужно выработать 10 простых привычек.

1. Собирайте всю информацию в Inbox.
2. Обрабатывайте все записи, не откладывая их в долгий ящик.
3. Планируйте основные цели на каждый день и самые крупные задачи — на неделю.
4. Каждый раз фокусируйтесь только на одном деле, не распыляя внимание.
5. Создавайте простые короткие списки дел.
6. Организовывайте заметки по категориям в зависимости от их содержимого, как в оригинальном GTD.
7. Регулярно просматривайте ваши записи и избавляйтесь от лишнего.
8. Упрощайте. Сократите список своих задач и целей, пишите коротко и понятно.
9. Чтобы настроиться на работу, поддерживайте определённый режим дня постоянно.
10. Занимайтесь тем, что вам действительно интересно.

11. Канбан

Японский метод продуктивности, который помогает отслеживать, какие дела вы выполняете, что вы уже сделали и чем нужно будет заняться в будущем. Канбан наглядно визуализирует рабочий процесс.

Вы берёте доску для стикеров (или регистрируетесь в каком‑нибудь менеджере дел вроде Trello) и рисуете на ней три столбца: «Сделать» (To do), «Делаю» (Doing), «Сделано» (Done). Затем пишете свои дела на стикерах и помещаете в соответствующий столбец в зависимости от того, чем занимаетесь и что уже сделали.

12. Правило двух минут

Это правило — неотъемлемая часть GTD, но его можно использовать, даже если вы не фанат методики Аллена. Если задача займёт не более двух минут — сделайте её немедленно. Так вы разгружаете свой мозг, потому что вам не придётся больше помнить об этом деле.

13. Zero Inbox

Zero Inbox придумал писатель и эксперт по производительности Мерлин Манн, и метод этот отлично сочетается с GTD. Манн применял его к электронным письмам, но точно так же можно обрабатывать дела, документы, заметки и прочие сведения. Как следует из названия, задача этой методики — поддерживать ваш Inbox пустым.

В оригинальной системе GTD во «Входящих» постоянно скапливается куча записей. Нужно выделить время, чтобы их разобрать, и в забитом Inbox легко проглядеть что‑нибудь важное. Манн рекомендует разбирать содержимое сразу по мере поступления. Вы открываете Inbox и решаете, что сделать с каждым пунктом: удалить, делегировать, ответить, отложить или выполнить. Не закрывайте его, пока не произведёте одно из указанных действий со всеми элементами.

Кроме того, значительно сэкономить время вам помогут автоматические фильтры в почте, умные папки и программы для сортировки документов.

14. Fresh or Fried

Fresh or Fried переводится как «Свежий или жареный». Эта философия создана блогером Стефани Ли. Согласно ей, когда вы просыпаетесь утром, ваш мозг «свежий», но с течением дня он «поджаривается». А значит, вы должны определить время своего пика продуктивности и успеть сделать за этот период всё самое важное за день. Вот как это работает.

1. В конце дня, когда вы уже устали, уделите 15 минут, чтобы создать список дел на завтра.
2. Перенесите самые важные задачи на начало дня, в раздел Fresh. Туда же отправляются дела, которые вы не любите — те самые «лягушки». Их нужно сделать, пока у вас ещё есть силы.
3. Менее срочные, не очень сложные и более приятные дела отправляются в раздел Fried — то есть во вторую половину дня, в зависимости от вашего расписания. Они будут меньше загружать вам мозг.
4. На следующее утро следуйте вашему списку. Затем вечером составьте новый.

Стефани рекомендует FoF людям, которые каждый вечер обнаруживают, что абсолютно выбились из сил, но ничего не успели, хотя и весь день работали.

15. Метод айсберга

Рамита Сети, автор книги «Я научу вас быть богатым», использует этот метод, чтобы сохранять информацию на потом. Работает он так: вы сохраняете все электронные письма, заметки, статьи, списки в одном месте — например, в сервисе для заметок вроде Evernote или Notion либо в виде документов. Затем распределяете эти материалы с помощью тегов, папок и категорий — как вам удобно.

Каждые 4–6 недель просматривайте эту информацию и думайте, можно ли применить её на практике. Если что‑то бесполезно — выбрасывайте или архивируйте. Это позволяет создать собственную базу знаний.

16. Автофокус

«Автофокус» изобрёл эксперт в области производительности Марк Форстер. Эта система планирования подходит творческим людям, которым тяжело следовать GTD.

Запишите все ваши дела в тетрадь без какого‑либо порядка. Затем просмотрите список, выберите те, что нужно сделать как можно скорее, и разберитесь с ними. Когда неотложные задачи решены, приступайте к тем, что вам сейчас больше по душе. Не доделали что‑то — перенесите в конец списка, вернётесь к этому потом. И повторяйте эти действия день за днём.

17. Матрица Эйзенхауэра

Эта схема создана американским президентом Дуайтом Эйзенхауэром. В матрице четыре раздела для задач: «Несрочные и неважные», «Срочные, но неважные», «Важные и несрочные» и «Срочные и важные». Распределите ваши дела по разделам и сможете узнать, на что больше всего тратите времени и каким задачам стоит уделить больше внимания.

18. Метод 4D

4D придумал Эдвард Рэй, мотивационный писатель и консультант. Метод призван помочь людям, которые при виде своего списка задач приходят в ужас и не знают, как подступиться ко всем скопившимся пунктам.

Рэй утверждает, что нужно запомнить только четыре слова на букву D, и тогда у вас не будут опускаться руки перед горами дел. Вот они:

• Do (сделать) — если вам назначили задачу, лучше всего выполнить её сейчас же и сразу вычеркнуть из списка.
• Delegate (делегировать) — когда вы не можете или не успеваете что‑то исполнить, но у вас есть относительно свободный помощник, передайте задачу ему.
• Delete (удалить) — некоторые дела не так уж и важны. Откажитесь от них, окончательно удалив из списка задач. Если вам пытаются навязывать лишние обязанности, научитесь вежливо говорить «нет».
• Delay (отложить) — когда задача слишком объёмная или не требует немедленного исполнения, её можно и отложить. Но вы должны обязательно установить ей чёткие сроки, иначе она так и будет лежать мёртвым грузом.

Выберите задачу, произведите с ней одно действие из 4D, а затем перейдите к следующей.

19. Хронометраж

Обычно люди, пытающиеся стать продуктивными, тщательно отслеживают время, которое тратят на важные дела, и совершенно забывают учитывать периоды, в которые занимаются ерундой. Эту проблему решает техника «Хронометраж», которую придумал эксперт в области управления временем Глеб Архангельский. Она позволяет понять, на что уходит ваше время, приучает внимательнее относиться к тому, чем вы занимаетесь, и меньше отвлекаться.

Возьмите тетрадь и записывайте все свои действия и сколько вы ими занимались, с точностью до 5–10 минут. Фиксируйте и рабочие моменты, и переговоры, и встречи, и даже время, проведённое на YouTube и в играх. Уделите этому пару недель. Потом пролистаете тетрадь, узнаете в лицо своих «хронофагов» и сделаете выводы. Может, вам нужно меньше смотреть забавные видосики, или реже отлучаться пить кофе, или ваш враг — телефонные звонки.

20. Метод Тима Феррисса

Тимоти Феррисс — гуру продуктивности, придумавший свой метод организации работы, базирующийся на двух правилах. Первое — правило 80/20, или принцип Парето, согласно которому 80% наших дел можно сделать за 20% времени. На оставшиеся 20% будет затрачено 80% времени. Второе — закон Паркинсона: работа заполняет всё время, отпущенное на неё.

По словам Феррисса, из этого вытекает следующее: чтобы всё успевать, не надо больше работать — нужно лучше фокусироваться. Пусть вы будете трудиться с полной отдачей всего 20% рабочего времени, зато сможете переделать все действительно важные дела. А оставшиеся 80% можно уделить простой текучке — так вы сфокусируетесь на приоритетных задачах и избежите переутомления.

Читайте также ⏲

• В чём разница между продуктивностью и эффективностью и что важнее
• 50 золотых советов для повышения продуктивности
• Как справиться с выгоранием и вернуть себе былую продуктивность

Тайм-менеджмент — один из тех важных навыков в работе и жизни, который, кажется, находит свое отражение в каждом собеседовании и аттестации. Это потому, что и рекрутеры, и руководители знают, что навыки управления временем сотрудника могут сделать или разрушить практически любой проект, над которым он работает. И наука это подтверждает: исследователи обнаружили прямую связь между навыками управления временем и эффективностью работы в сфере организации мероприятий и других отраслях.

Проблема в том, что, хотя большинство людей признают важность управления временем, вы можете не знать, как научиться этим навыкам. Возможно, вы даже ошибочно полагаете, что вы либо хорошо умеете управлять временем, либо нет, и между ними нет места для «серого» и нет потенциала для улучшения.

Мы готовы сказать вам, что эта концепция ошибочна: тайм-менеджмент на самом деле состоит из нескольких навыков — вы можете иметь способности в разных областях — и вы можете абсолютно точно улучшить их, чтобы сделать себя более продуктивным, получить более высокие оценки работы и найти лучший баланс между работой и личной жизнью.

Что такое навыки тайм-менеджмента (управления временем)?

Несмотря на то, что это словосочетание так часто используется на рабочем месте, тайм-менеджмент — это не то понятие, которое большинство людей могут легко определить.

Навык тайм-менеджмента — это все, что помогает вам экономить время и быть более эффективным, говорит эксперт по тайм-менеджменту и организации офиса Эйлин Рот, автор книги «Организация для чайников». «Сюда входит постановка целей, планирование, определение приоритетов, эффективное использование календаря, создание распорядка дня, принятие решений, делегирование полномочий, избегание таких растратчиков времени, как затягивание и прерывание, [и] продуктивное проведение совещаний», — говорит Рот. «Даже организация рабочего пространства — это навык управления временем».

Эти навыки не только помогают вам быть более эффективными в работе, но и улучшают вашу способность соответствовать срокам и ожиданиям. «Навыки управления временем — это умение использовать свое время таким образом, чтобы оно способствовало достижению ваших целей», — говорит коуч по тайм-менеджменту и лидерству Алексис Хасельбергер. «Речь идет о том, чтобы научиться не реагировать, а упреждать свое время». Другими словами: Сильные навыки тайм-менеджмента позволяют вам планировать заранее и правильно использовать свое время, чтобы вы не метались, пытаясь уложиться в сроки в последний час.

Почему навыки управления временем столь важны?

Эффективный тайм-менеджмент имеет множество личных и профессиональных преимуществ. Чаще всего вы сможете больше успевать. Но дело не только в этом, говорит Хасельбергер, который работала с сотнями профессионалов на индивидуальных коучингах по тайм-менеджменту и более 34 000 студентов на курсах по тайм-менеджменту.

«Когда у вас нет навыков тайм-менеджмента, вы часто чувствуете себя неуправляемым», — говорит Хасельбергер, добавляя, что также часто бывает, что вы перегружены всем, что есть в вашем списке дел. Результат? Спешка, отставание от графика и, в конечном итоге, несвоевременное или некачественное выполнение работы.

Отсутствие навыков управления временем «вызывает большой внутренний стресс, но также может вызвать стресс в отношениях, потому что другие не могут на вас положиться», — говорит Хасельбергер. «Кроме того, люди, которые не умеют управлять временем, подвержены большему риску выгорания из-за перегруженности и часто не имеют границ между работой и личной жизнью, которые могли бы поддержать их психическое здоровье».

Люди, которые не умеют управлять своим временем, часто сталкиваются с тем, что работа врезается в их личную жизнь, потому что они постоянно задерживаются на работе допоздна, чтобы наверстать упущенное, потому что им постоянно приходится приносить работу домой, или потому что они беспокоятся о работе в свободное время. Результатом этого является отсутствие границ между работой и домом и неспособность по-настоящему отключиться и отдохнуть от рабочего дня.

С другой стороны, сильные навыки тайм-менеджмента позволяют вам достигать своих целей и соблюдать сроки, а также освобождают вас от списка дел, когда день закончен. Работа остается на работе, а ваша домашняя жизнь — это ваша жизнь, с которой вы поступаете по своему усмотрению.

Виды навыков управления временем

Существуют десятки навыков управления временем, которые помогут вам максимально эффективно использовать свой день. Вот несколько наиболее распространенных из них, а также способы их применения на работе.

Постановка целей

В контексте управления временем постановка целей — это не столько постановка целей на будущее, сколько постановка целей на каждом этапе завершения проекта. Это может включать в себя разбивку процесса на конкретные цели и определение сроков достижения каждой цели. Например, упрощенная версия этого для планирования мероприятия может выглядеть следующим образом:

• Установление бюджета: 4/15
• Поиск места проведения: 4/25
• Составление списка гостей: 4/28
• Рассылка приглашений: 5/1
• Определение поставщиков: 5/15

По словам Рота, вы с большей вероятностью достигнете поставленных целей, если будете привязывать к ним вознаграждение — например, вы можете заказать обед в ресторане, вместо того чтобы принести его из дома, после того как закончите то, что вы считаете самой сложной задачей для данного проекта.

«Цели должны быть посильными», — говорит Рот. Но это не значит, что на достижение целей должны уходить недели. Чтобы ставить разумные цели, Рот предлагает использовать систему SMART. Система постановки целей SMART подразумевает постановку целей, которые являются:

• Конкретные;
• Измеримые;
• Достижимые;
• Релевантные;
• Ограниченные по времени.

(Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time bound)

Если вы занимаетесь продажами, примером SMART-цели может быть продажа двух ящиков определенного продукта к концу месяца. Цель конкретна (вы точно знаете, что вам нужно сделать, чтобы добиться успеха), измерима (вам нужно продать два ящика), достижима (два ящика в месяц — это реально, исходя из тенденций продаж в прошлом), актуальна (продажа двух ящиков в этом месяце повышает ваши личные цели и/или цели компании) и ограничена по времени (продажи должны быть завершены к концу месяца).

Успешная постановка целей включает в себя:

• Уметь разбивать большие проекты на более мелкие цели;
• Оценивать, сколько времени займет каждая из этих целей;
• Постановка целей, которые находятся в пределах вашей досягаемости.

Расстановка приоритетов (приоритизация)

Каждый день вы определяете приоритетность задач и проектов, на которые тратите свое время. Но это не всегда осознанное решение — чаще всего люди просто расставляют приоритеты в пользу того, что находится непосредственно перед ними.

Когда речь идет о тайм-менеджменте, расстановка приоритетов требует от вас более стратегического подхода к принятию решений. «Существует ряд факторов, которые влияют на расстановку приоритетов, в первую очередь: важность и влияние, срочность, трудность и сложность, а также сроки», — говорит Хасельбергер. Важным элементом расстановки приоритетов является умение сказать «нет», потому что в конечном итоге мы не можем сделать все, говорит она.

«Затем вам нужно решить, когда и в каком порядке вы будете делать все, что вы решили сделать, чтобы уложиться в соответствующие сроки», — говорит Хасельбергер. Допустим, у вас есть три больших проекта, плюс все ежедневные задачи. Расстановка приоритетов означает разбиение каждого из этих крупных проектов на отдельные этапы, а затем ежедневное решение, какие задачи вы должны выполнить, чтобы не отстать от графика по каждому проекту, принимая во внимание важность и срочность, не забывая при этом о повторяющихся задачах, таких как электронная почта и звонки клиентам.

Точное количество задач, которые вы сможете расставлять по приоритетам каждый день, будет зависеть от того, насколько эти задачи трудоемки. Хасельбергер говорит, что она учит своих клиентов практиковать реализм задач, который заключается в том, чтобы реалистично оценивать, сколько времени у вас есть в сутках, сколько времени займут ваши отдельные задачи и сколько задач вы сможете реально расставить по приоритетам до конца дня.

Успешная расстановка приоритетов включает в себя:

• управление ожиданиями;
• разбиение крупных проектов на более мелкие задачи;
• анализ важности и срочности отдельных задач;
• Понимание влияния и сложности отдельных задач;
• точное прогнозирование времени, необходимого для выполнения отдельных задач.

Планирование

Вы можете подумать, что если вы пользуетесь ежедневником или календарем в телефоне, то вы разбираетесь в планировании. Но существуют реальные методы составления расписания, которые выходят за рамки отслеживания ежедневных встреч.

Большинство методов составления расписания сводится к проведению встреч и выделению временных блоков. «При планировании встреч мы должны учитывать расписание тех, с кем мы хотим встретиться», — говорит она. Но для эффективного управления временем «хорошо иметь некоторые общие рекомендации для нашего собственного расписания относительно того, когда и зачем мы встречаемся с другими».

Вот несколько вопросов, которые следует задать себе при планировании встреч, которые помогут вам избежать ненужных встреч и сделать так, чтобы нужные встречи длились ровно столько, сколько нужно:

• Чего я хочу достичь во время этой встречи?
• Можно ли это сделать по электронной почте или по телефону?
• Если нет, то как я могу помочь этой встрече пройти как можно эффективнее?

Основная цель блокирования времени — максимально реалистично планировать свой день даже вне встреч. «Назначьте в своем календаре блоки, соответствующие конкретным проектам, задачам или видам деятельности, — говорит Хасельбергер. Например, вы можете выделить первые полчаса своего утра на чтение и ответы на электронные письма. Затем следующий час можно посвятить выполнению задач, необходимых для продвижения большого проекта, над которым вы работаете. Следующие полчаса могут быть посвящены встрече с клиентом. И так далее, и так далее, даже выделяя время на перерывы и обед. Затем придерживайтесь своего расписания, следите за часами или установите будильник, который будет вам помогать.

«Блокирование времени может быть эффективной стратегией для улучшения оценки времени, реалистичного отношения к своему времени (и тому, что вы можете в него вместить), а также служит мягким напоминанием о необходимости вернуться к запланированным делам, если мы сбились с курса», — говорит Хасельбергер.

Успешное планирование включает в себя:

• понимание того, сколько времени могут занять отдельные задачи;
• намеренно распоряжаться своим временем;
• Перенаправлять свое внимание на запланированные задачи, когда концентрация теряется.

Делегирование

«Делегирование — это передача кому-то другому проекта или части проекта вместо того, чтобы над ним работали вы», — говорит Рот. «Это освобождает вас для работы над проектами более высокого уровня и ускоряет выполнение делегированного проекта, поскольку над ним одновременно работает несколько человек».

Делегирование лучше всего работает с менее срочными или важными задачами и помогает расчистить путь, чтобы вы могли сосредоточиться на задачах, которые под силу только вам, говорит Хасельбергер. «Если все сделано правильно, мы делегируем проекты тем, у кого есть навыки, способности и интерес к ним; мы даем очень четкие ожидания и сроки; и мы просим, а не требуем».

Большинство людей считают, что для того, чтобы уметь делегировать полномочия, нужно быть руководителем высшего звена, но это не всегда так. Каждый раз, когда вы работаете в команде, вы можете иметь возможность делегировать полномочия другим ее членам. На практике это может означать обращение к члену вашей команды, у которого хорошие рабочие отношения с вашим клиентом, с просьбой взять на себя проведение совещания, которое запланировано для информирования клиента о текущем прогрессе. Или, возможно, это означает передать окончательное редактирование проектного предложения члену команды, который проявил склонность к выявлению ошибок в прошлом.

Люди часто не хотят делегировать полномочия по двум причинам:

1. Они считают, что сами могут сделать это лучше и быстрее.
2. Они не хотят перегружать других.

«Хотя в краткосрочной перспективе первый пункт может быть верен, в долгосрочной перспективе мы сэкономим кучу времени, делегируя повторяющиеся процессы, которые потом можно будет снять с себя», — говорит Хасельбергер. «Кроме того, делегирование часто является подарком, поскольку оно открывает возможности для тех, кто работает на нас» — или с нами.

При этом никогда не следует делегировать полномочия в крайнем случае (в случаях, когда ваше собственное время не было хорошо спланировано), потому что это создает нагрузку на других, говорит Хасельбергер. Вместо этого, упреждая «вопрос: «Когда у вас будет разумное время, чтобы сделать Х?», мы даем возможность поговорить, а не создавать ненужную нагрузку».

Успешное делегирование требует:

• Умение оценить, какие задачи можете выполнить только вы, а какие могут взять на себя другие;
• Готовность отпустить;
• Команда, которой вы можете доверять и с которой хорошо работать;
• Навыки лидерства;
• Умение сотрудничать.

Управление задачами

В любой день у нас может быть 20+ задач, которые нам необходимо выполнить. Некоторые из этих задач могут быть небольшими (например, быстрый телефонный звонок коллеге), в то время как другие могут занимать больше времени (например, исследование для долгосрочного проекта).

Хитрость заключается в том, чтобы сначала определить, какие задачи необходимо выполнить, а затем работать над ними, не перегружаясь и не сбиваясь с пути из-за новых или неожиданных задач, попадающих на ваш стол.

Метод Хасельбергер по управлению задачами включает в себя создание единой системы, через которую она пропускает все свои задачи. Эти задачи могут возникать в любом количестве мест: электронная почта, Slack, встречи, разговоры, ваш мозг и т.д. И эта единая система может быть практически любой, которая помогает вам отслеживать задачи, которые вы должны выполнить в любой конкретный день. Например, упорядоченный список дел в электронной таблице может быть вашей надежной системой. Или это может быть приложение для управления задачами, такое как ClickUp, которое позволяет вам включать в свою систему и других людей. Просто убедитесь, что вы используете шаблон, который всегда напоминает вам о задачах, которые вы должны выполнять каждый день или неделю (например, проверка электронной почты, обновление бюджета и ответы на звонки клиентов). Таким образом, вам не придется тратить мозговые силы на запоминание (или забывание) повторяющихся задач, и вы сможете добавлять новые, уникальные или неожиданные задачи по мере необходимости.

Успешное управление задачами требует:

• Организовать цели в необходимые задачи;
• Создание собственной надежной системы;
• Определение задач, которые вы выполняете регулярно;
• Освободить место для новых, специфических для конкретного проекта или неожиданных задач, которые необходимо выполнить.

Как улучшить свои навыки тайм-менеджмента

Если вы намерены улучшить свои навыки управления временем, первый шаг — это осознание. Активно отслеживайте происходящее, чтобы решить, на чем сосредоточить свои усилия.

На практике это требует, чтобы вы сначала в течение недели отслеживали, как тратится ваше собственное время. Записывайте все: когда вы идете на обед. Сколько времени вы тратите на личный звонок. Сколько времени в течение дня вы полностью сосредоточены на задаче. Как часто вы втягиваетесь в несвязные разговоры с коллегами. Сколько времени вы тратите на дневные сны. Если вы не хотите вручную записывать каждое свое движение, вам может помочь сайт или приложение для отслеживания времени, например, toggl или Clockify.

С помощью этой информации можно определить самые разные вещи. Спросите себя:

• Тратите ли вы свое время на правильные задачи?
• Сколько времени у вас отнимают отдельные задачи?
• Сколько времени, по вашему мнению, эти задачи должны занимать в идеале?
• Сколько времени вы проводите на совещаниях?
• Как вы считаете, насколько важны эти встречи для вашей общей эффективности работы?
• Что вы делаете такого, что можно было бы делегировать?
• Как часто вы отвлекаетесь?
• Сколько времени вы тратите с пользой?

«Я также советую взглянуть на календарь, — говорит Хасельбергер. Если вы обнаружите, что ваш календарь полон встреч, возможно, вы захотите потратить некоторое время на проверку важности этих встреч и на то, какие из них вы могли бы избежать, чтобы выиграть больше времени для выполнения работы.

После этого вы сможете определить, какие навыки управления временем вам необходимо улучшить, будь то составление расписания, делегирование или даже управление отвлечениями. Вы можете пойти на курсы, пройти онлайн-курс, нанять тренера или даже спросить у своего коллеги или друга, который всегда успевает и готов ко всему, как они это делают.

Количество доступных инструментов, которые могут помочь в управлении временем, действительно не ограничено. Главное здесь — определить, какие из них могут оказаться для вас наиболее подходящими, а затем взять на себя обязательство внедрить эти инструменты в свою жизнь и рабочий день.

Наконец, вам нужно будет практиковаться. Начните с выбора одной стратегии управления временем — той, которая покажется вам наиболее простой. Для вас это может быть составление ежедневного списка дел, а может быть разбивка крупных целей на SMART-цели. Что бы вы ни решили, возьмите на себя обязательство практиковать выполнение этой задачи ежедневно в течение месяца — достаточно долго, чтобы это вошло в привычку. А затем подумайте, какие еще инструменты вы можете добавить к своему набору инструментов для управления временем.

Возможно, поначалу это не будет получаться само собой, но при условии самоотверженности и практики каждый может улучшить свои навыки управления временем. Каждый раз, когда мы осваиваем новые навыки и пытаемся применить их на практике, это будет непросто. Привычки менять трудно. Изменение поведения — это трудно. Практика, практика, практика — вот путь вперед.

 
Тайм-менеджмент — это совокупность методов и инструментов, которые позволяют более эффективно использовать свое время. Таким образом, управление временем сотрудников состоит из набора навыков, которые способствуют вашим специалистам выполнять свою работу более продуктивно.

В этой статье мы рассмотрим, какие преимущества дает тайм менеджмент на работе, отметим важность обучения по управлению временем на рабочем месте и рассмотрим методики по улучшению управления.

Каковы преимущества тайм-менеджмента на работе?

Если проанализировать ваш рабочий день, то можно прийти к выводу, что непредвиденные ситуации могут возникать часто. Допустим, у вас был четкий график на день, но ваши планы были нарушены тремя встречами подряд. Хотя встречи могут быть для вас не полезными, а иногда они не важны и тратят ваше драгоценное время.
Многие авторитетные исследования показывают, что собрания — одна из самых распространенных причин, по которой работники не выполняют свою работу в срок. Проводилось исследование hh.ru в 2018 — 2020 годы, в ходе которого принял участие 2001 сотрудник из российских компаний.

Согласно результатам этого исследования, сотрудники утверждают, что их самыми большими трудностями при выполнении работы являются:

 
Отвлекающие факторы сводят к нехватке рабочего времени для решения основных задач в срок. К отвлекающим факторам, которые мешают выполнять поставленные задачи можно отнести: громкие разговоры коллег, отвлекающие вопросы, чтение новостей, общение в социальных сетях. Главная цель заключается в том, чтобы выявить ключевые проблемы, а затем соответствующим образом адаптировать свой распорядок дня и свести к минимуму влияние отвлекающих факторов.

Преимущества тайм-менеджмента для менеджеров

Если вы руководитель группы или менеджер, вы обязаны знать больше о эффективном управлении временем, чтобы помочь своим коллегам оптимально организовать свой рабочий день. Рассмотрим основные преимущества тайм-менеджмента на работе, которые имеют важное значение для менеджеров или руководителей групп.

1. Выполнение заданий в срок

В процессе постановки задач для своих подчиненных всегда устанавливайте срок сдачи работ. Если сотрудник понимает, что данную задачу нужно выполнить точно в срок, мозг человека подсознательно стремиться выполнить работы в установленный срок. Это позволит вашим сотрудникам выполнять свою работу быстрее.

2. Повышение качества работы

Крайне важно, чтобы вы помогали членам вашей команды организовывать свой рабочий день и расставить приоритеты. Когда у ваших сотрудников есть четкие приоритеты, они могут сосредоточить свое внимание на выполнении важных задач. Сосредоточение внимания на одной задаче позволяет обеспечить высокое качество работы.

3. Сокращение задержек и стресса

У всех нас бывают такие дни, когда мы хотим отложить в “долгий ящик” выполнение ряда задач. Но с правильными навыками тайм-менеджмента ваши коллеги будут готовы справятся с нагрузкой и приступят к выполнению заданий. Это позволит справиться с пагубной привычкой откладывать все на потом. Научно доказано, чем меньше прокрастинация на рабочем месте, тем меньше стресса. Это позволит вашей команде равномерно распределить рабочее время и не столкнуться с проблемой, когда скопления большого объема работы, что может вызвать стресс.

Преимущества тайм-менеджмента для сотрудников

Получение навыков тайм-менеджмента важно и для самих сотрудников. Давайте рассмотрим основные преимущества тайм-менеджмента для сотрудников.

1. Повышение производительности

Когда работники знают, как выставлены приоритеты, они будут стремиться в первую очередь решать самые важные задачи, не отвлекаясь на второстепенные. Это позволит повысить их профессиональный уровень и производительность.

2. Карьерный рост

Своевременное выполнение поручений вызывает доверие к сотруднику. Если отработав в компании несколько лет, сотрудник приобретает репутацию надежного опытного специалиста, то у него появляется больше шансов продвинуться по карьерной лестнице или добиться повышения заработной платы.

3. Оптимальный баланс между работой и личной жизнью

Вспомните то чувство, когда вы заканчиваете все важные задачи на один день раньше и наслаждаетесь свободным временем. При правильном управлении временем можно достичь баланса между работой и личной жизнью.
Мы узнали об основных преимуществах управления временем на работе. Перейдем к действенным методам, которые позволяют улучшить навыки управления временем у ваших сотрудников.

Важность обучения тайм-менеджменту для сотрудников

Управление временем ценно не только для работодателей, но и для сотрудников. В этом разделе мы подчеркнем важность тайм-менеджмента для сотрудников. Чтобы повысить производительность и укрепить навыки тайм-менеджмента ваших сотрудников, вам следует организовать обучение управлению временем.

Преимущества обучения тайм-менеджменту сотрудников

Рассмотрим основные преимущества по организации тренингов тайм-менеджмента для ваших сотрудников. Это обучение может быть весьма полезным и для менеджеров.

1. Выявить причины непродуктивного времени на работе

Как руководитель группы или менеджер, вы должны поговорить с каждым сотрудником, чтобы узнать, с чем он сталкивается на работе. Возможно, они перегружены или ждут недостающих данных, чтобы продолжить выполнение поставленных задач.

Чтобы выяснить, почему вашим сотрудникам не хватает времени, требуется провести аудит. Вот как это сделать:

Сообщите своим сотрудникам, что проверка рабочего времени не повлияет на их положение в компании.
Когда вы проанализируете все отчеты подчиненных, вы сможете сравнить, как ваши коллеги думают, на что они тратят время на работе, с реальными данными об отслеживаемом рабочем времени.
Это сравнение заставит вас понять, что прогнозы, которые мы делаем, не всегда точны и реалистичны. Это поможет Вам узнать ответы на важные вопросы:

2. Улучшить планирование

При планировании времени на выполнение конкретных задач, мы иногда склонны полагать, что нам потребуется меньше времени, чем необходимо.
В психологии для такого поведения есть термин — ошибка планирования. Международная психологическая ассоциация определяет его как «склонность недооценивать время, необходимое для выполнения будущей задачи».
Чтобы избежать ошибок при планировании, вам следует внести изменения в текущий процесс. Базовое планирование руководителем включает составления графиков для подчиненных. На этом этапе вы можете помочь коллегам эффективнее использовать свое время.
Вот несколько способов изменить процесс планирования:

 
Когда рабочий график составлен оптимально для всех ваших сотрудников, они смогут работать продуктивнее.

3. Открытое общение между менеджером и сотрудником

Коммуникация играет ключевую роль в отношениях менеджер-сотрудник. Важнейшей частью обучения сотрудников тайм-менеджменту является проверка ваших специалистов. Проведя анализ этой информации, вы сможете сказать, какие сегменты их производительности следует улучшить. Следует уточнять у своих подчиненных не перегружены ли они работой, так как это может приводить к выгоранию и снижать их производительность. Помните, что вы не должны ежедневно зацикливаться на коммуникации, раз в неделю будет вполне достаточно.

4. Правильное делегирование работы

Все сотрудники обладают своими сильными и слабыми сторонами. Постарайтесь лучше узнать своих подчиненных, чтобы раскрыть их потенциальные возможности.
При делегировании работы обязательно помните об этих фактах и ​​распределяйте задачи оптимально. Таким образом, вы можете рассчитывать на отличные результаты.

Стратегии обучения тайм-менеджменту

В настоящее время существует несколько стратегий обучения тайм-менеджменту, которые могут использовать компании:

1. Занятия в группе по обучению тайм-менеджменту

Менеджеры могут организовать обучение своих сотрудников тайм-менеджменту посредством различных групповых мероприятий, таких как:

 
Эти мероприятия улучшат общение между коллегами, что также приведет к более продуктивной совместной работе.

2. Обучение на рабочем месте

Это тип обучения тайм-менеджменту, который руководитель группы или менеджер лично проводит в рабочее время. Наиболее важными темами, которые должны быть затронуты в ходе тренинга, являются:

3. Онлайн-курсы по тайм-менеджменту

Это идеальный вариант для сотрудников, которые и без того слишком заняты в рабочее время. Формат онлайн-курсов позволяет каждому сотруднику выбрать, когда он будет заниматься на курсах тайм-менеджмента в течение недели.

Руководителям группы или менеджерам следует внедрять данные стратегии, чтобы укрепить навыки тайм-менеджмента ваших сотрудников. В следующем разделе мы покажем, какие шаги может сделать каждый, чтобы лучше планировать свое время.

Как улучшить управление временем на работе?

Независимо от вашей должности в компании, убедитесь, что есть простые способы улучшить навыки тайм-менеджмента на рабочем месте.

Отслеживайте свое время

Как мы уже говорили ранее, контролируя свое рабочее время, вы будете знать, какие задачи требуют больше времени в течение рабочего дня. Итак, пусть эти задачи будут вашим приоритетом, и как только вы закончите с ними, сосредоточьтесь на задачах, которые требуют меньше времени.
Вы можете попробовать использовать Bitcop — инструмент учета рабочего времени сотрудников. Преимущества использования этого приложения:

 
Подводя итог, когда у вас будут подробные отчеты рабочего дня, вы сможете составить оптимальное расписание, учитывая сложность каждой задачи.

Найдите свое продуктивное время

Мы не можем работать с одинаковой продуктивность весь день. Научно доказанный факт, что уровень нашей энергии не одинаков в течение дня. Существуют внутренние часы, которые меняют уровень нашей энергии в течение дня — наш циркадный ритм.

Итак, как работает циркадный ритм? После пробуждения вам понадобится несколько часов, пока вы не достигнете своего пикового уровня энергии. Обычно это происходит во второй половине дня. Но эти уровни начинают снижаться позже, и они достигают самой низкой точки около 15:00. Вот почему вы иногда чувствуете усталость после обеда. Ваша бдительность снова повысится во второй половине дня, а это значит, что ваш второй пик будет около 18:00. Уровень энергии будет продолжать снижаться в течение вечера, и он достигнет самой низкой точки около 3:30 утра. Тем не менее, ваша бдительность снова начнет расти утром, пока не достигнет первого пика около полудня следующего дня.
Описанная нами закономерность довольно распространена среди персонала в целом. Тем не менее, у нас есть две дополнительные категории людей из-за их циркадного ритма:

 
Поиск собственного циркадного ритма жизненно важен для вашей производительности, продуктивности на работе и общего управления временем. Поэтому, составляя планы на рабочие дни, не забывайте также учитывать циркадные ритмы.

Например, если вы считаете, что ваш ритм соответствует среднему, вам следует выполнять самые важные задачи в часы пик — около полудня или около 18:00. Распределяйте менее важные задачи на периоды с меньшей активностью — рано утром или около 15:00.

Используйте приложения для тайм-менеджмента

Чтобы максимально использовать свое время на работе, рассмотрите возможность использования некоторых из лучших приложений для управления временем. Независимо от ваших потребностей, вы можете попробовать множество программных решений для управления временем сотрудников.
Вот некоторые из наших предложений:

Не пропускайте перерывы

Даже в напряженные дни старайтесь делать несколько коротких перерывов в течение дня. Если вы пропустите перерывы, то понизится ваша концентрация и вы не сможете эффективно выполнять свои задачи. Регулярные перерывы сделают вас более продуктивными и готовыми справиться с нагрузкой.

Еще один полезный совет по тайм-менеджменту, который напоминает вам о необходимости делать перерывы, — это техника Pomodoro. Вот как работает метод Помидора:

 
Следуя этому простому правилу, вы будете более сосредоточены на работе во время рабочих сессий и сможете расслабиться во время перерывов.

Вывод

Умение управлять своим временем на работе имеет важное значение для вашей общей производительности и продуктивности. Рассмотрите возможность организации тренинга по тайм-менеджменту для своих сотрудников. Организовав этот тренинг, ваши коллеги смогут повысить навыки эффективного управления своим временем. В этой статье мы рассмотрели эффективные практики, которые каждый из нас может использовать для улучшения навыков тайм-менеджмента.
 

от CEO коммуникационного агентства ICU Александра Русина

Есть 1 важная деталь, которая отличает малоуспешных людей от успешных. Первые тратят время на то, чтобы сэкономить деньги. А вторые тратят деньги на то, чтобы сэкономить время. Почему разница так важна?

Потому что деньги всегда можно заработать. А время — дефицитный продукт.

Для этого существует тайм-менеджмент. Многие считают, что это про управление временем. Про то, как впихнуть все в 24 часа. Но на самом деле — внимание! — это про управление собой.

Хочу поделиться личным набором техник тайм-менеджмента, который прошел проверку временем и показал наибольшую эффективность не только в работе, но и во всех проекциях жизни.

3 кита

Три принципа лежат в основе моей системы тайм-менеджмента:

Теперь подробнее о том, что это дает на практике.

1. Ставим цели

Вспомним сериал «Тед Лассо». Здесь тренер, ничего не понимающий в футболе, ведет к победе европейский клуб. Просто у него есть четкая цель. Так вот, без ясно обозначенной цели вы не будете знать, куда идти.

Если ваша цель — привлечь 5 новых клиентов за месяц, задачи будут иметь одну приоритетность. Если вы планируете больше заниматься личностным ростом, то в приоритет поставите ретрит на Бали.

Четко прописывайте свои цели и желаемый результат.

2. Важные задачи — вперед

Итальянский экономист Парето однажды заметил, что 80% земли в Италии принадлежит 20% ее населения. А потом и другие последовательности:

Значит, по принципу Парето, 80% результата зависят от 20% усилий. Определите самые эффективные и важные задачи и поставьте их во главу всех дел.

3. Одна «лягушка» в день

Наверняка вы слышали про технику «поедания лягушки» — выполнять сложную и неприятную задачу первой. Я распределяю сложные задачи равномерно на каждый день недели, то есть минимум по 1 «лягушке» в день.

Такие «лягушки» хорошо дисциплинируют и дают результат как в работе, так и за ее пределами.

4. Не откладываем

Отложенные на завтра дела формируют гору дел и накаляют нервы в ближайшей перспективе. Если реализация задачи зависит только от меня, я закрываю ее в тот же день, на который она запланирована. Как минимум, делаю всю свою работу и передаю дальше.

Вычеркивание задачи из списка — это отдельная форма удовольствия.

5. Планируем с вечера

Я планирую с вечера на следующий день, с конца недели — на будущую, с конца месяца — на следующий месяц, а в завершение года предполагаю, над чем предстоит работать в новом году, чтобы достичь новых поставленных целей.

Планирование подсознательно готовит нас к выполнению задачи.

6. Хотя бы N минут

Не все нужные дела хочется выполнять. Обычно я договариваюсь сам с собой на 10 мин — уделю задаче всего 10 минут и этого пока достаточно. Но почти всегда в процессе раскачиваюсь и выполняю дело до конца.

Такая договоренность о маленьком усилии ведет в итоге к закрытым задачам.

7. Ставим дедлайн

Дедлайн — это лечение от прокрастинации. Ставлю сам себе сроки, если их нет извне. Так я всегда знаю, сколько займет та или иная задача и могу рассчитать время под остальные дела.

8. Структурируем задачи

Несколько простых лайфхаков:

9. Используем техники повышения работоспособности

Считаю, что очень метко сказал о тайм-менеджменте писатель Даниил Гранин: