Как наладить работу склада в торговой компании

В этой статье мы привели перечень советов и рекомендаций, которые помогут улучшить показатели работы склада. Рекомендации основаны на многолетнем опыте нашей команды внедрения, которая выполнила более 50 комплексных проектов по организации и улучшению работы складов разных форматов.

Организация и улучшение работы склада

Организация склада и складского учета включает работу над самими процессами склада, так же требует автоматизации рутинных процессов. Сохраните этот перечень себе и отметьте, какие работы у вас уже выполнены, а что еще предстоит реализовать.

Разгрузка и приёмка

1. Используйте регламент для упорядоченной разгрузки, с учетом специфики товаров, количества, необходимости комплектации и времени отправки.
2. Ведите разгрузку, одновременно регистрируя и контролируя по количеству/качеству.
3. Не допускайте пересортиц, этикетки должны легко читаться.
4. В день прибытия разгружайте и принимайте на хранение.
5. Количество должно соответствовать указанному в накладной.
6. Увеличение скорости разгрузки и постановки на учёт возможно за счет присваивания поставщикам определённых категорий: «самый надежный», «надёжный», «нужно проверить» и т.д. — таким образом вы можете сэкономить время на контроле товара.
7. Составляйте акт при недостачах, излишках, пересортицах.

Размещение товаров после приема должно производиться с учетом весогабаритных характеристик

Зонирование склада

1. Площадь склада делите на зоны на основании показателей грузооборота и оборачиваемости складских запасов.
2. Используйте каждую зону склада с максимальной пользой, неиспользуемые помещения сдавайте в аренду.
3. Создайте зону «брака» для товаров, которые не соответствуют установленным требованиям.
4. Обеспечьте достаточную ширину проходов и проездов внутри склада.

Кейс Организация складского учета для сети АЛЛО

Как эффективная организация складского учета товаров и автоматизация склада на базе системы складского учета ABM WMS позволила сети АЛЛО оптимизировать складские процессы и улучшить финансовые результаты. В ходе проекта:

• Выстроены масштабируемые и легко адаптируемые под задачи бизнеса процессы склада.
• Улучшена эффективность использования площадей и ресурсов склада.
• Оптимизированы расходы на содержание склада.

Порядок на складе

1. На складе не должны храниться посторонние вещи (макулатура, автомобильные колеса и так далее).
2. Пользуйтесь принципами эргономики: пространство зрительно увеличивается за счет светлого цвета стен, потолка. Нанесите на пол разметку для движения техники, обозначьте места стоянки.
3. Оборудовать склад желательно предупреждающими знаками, информационными табличками. Должен быть стенд по технике безопасности.
4. Содержите склад в чистоте, а системы канализации/вентиляции/кондиционирования/пожаротушения исправными.

Ознакомьтесь с функционалом системы ABM WMS



Эффективная организация работы складского персонала

1. Эффективный управляющий, знающий все процессы и нюансы, опытный, желательно «выращенный» из работников склада.
2. Не превышайте штатную численность персонала и нормируйте рабочее время согласно пунктам законодательства, регламентируйте рабочий процесс, используйте биллинг ресурсов склада.
3. Не допускайте простоев частей склада, равномерно распределяйте трудовые и технологические ресурсы.
4. Внедрите сдельно-премиальную оплату труда согласно показателям эффективности (объем отгруженной продукции, скорость отгрузки, отсутствие боя/брака).

Сохранность материальных ценностей

1. Уделите особенное внимание зонам отгрузки — здесь происходит 90% краж.
2. Применяйте современные охранные технологии.
3. Не задерживайте выплату заработной платы персоналу.
4. Проводите периодическую проверку работников склада.

Инвентаризация

1. Процедура инвентаризации должна быть регламентирована, анализируйте данные предыдущих проверок. Чётко определите цель и сроки проведения. Для проведения инвентаризации не останавливайте работу склада.
2. Используйте разные методики проведения инвентаризации: по географическому признаку, по производителю, по группе товаров и т.д.

Склад играет значительную роль в цепочке поставок, нет предела совершенствованию — повышение эффективности работы склада и прибыльности происходит в компании постоянно.

Хотите организовать или улучшить ваш склад?

Обращайтесь к нашим экспертам!

Запросить презентац

В статье мы разберем, что это такое — складская логистика, и дадим четкое определение понятия. Это основа правильной и успешной работы любого крупного производства, торгового предприятия. Без безопасного хранения, распределения и своевременной доставки продукции невозможно их нормальное функционирование. При этом крайне важно придерживаться определенного порядка, выполнять конкретные условия. О том, как организовать максимально эффективный процесс, успешно его автоматизировать и оптимизировать, а также каких принципов придерживаться при ведении предпринимательской деятельности, поговорим далее.

Основы складской логистики

Соблюдение условий концепции означает, что торговое или производственное предприятие имеет отдельное помещение, в котором осуществляется хранение, распределение товара с последующей его перевозкой к месту реализации. А это значит, что главной задачей работников склада является постоянное накопление запасов и снабжение ими потребителей при поступлении запроса.

Естественно, что при этом следует соблюдать как минимум 3 правила:

• Контролировать, чтобы в наличии всегда имелись запрашиваемые изделия в достаточном количестве.
• Обеспечивать их нормальное хранение, чтобы быть уверенным в высоком качестве продукции.
• Своевременно передавать к месту последующей реализации.

Только в этом случае можно настроить эффективную работу, не задерживать поставки и при этом экономить.

Функции логистики складирования

Функционал помещения склада весьма высок. К основным его задачам можно отнести:

• Формирование ассортимента таким образом, чтобы не чувствовалось недостатка или избытка по каким-либо позициям.
• Создание не только мелких, но и крупных партий товаров, позволяющих одновременно обслуживать несколько фирм, магазинов.
• Грамотное размещение и хранение всех поступающих грузов.
• Распаковка, фасовка, сборка продукции и другие услуги, позволяющие организовать быструю и эффективную работу.

При этом все перечисленные действия производятся одновременно с несколькими потоками грузов, в качестве дополнительной функции можно выделить распределение времени и рабочей силы.

Какие существуют логистические склады

Все помещения, используемые для хранения продукции, могут быть разделены по своему основному назначению:

• Транзитно-перевозочные пункты, где груз хранится ограниченное время между доставкой в морской порт, на Ж/Д станцию или в аэропорт и конечным местом.
• Таможенные, где товар хранится до того момента, как будет проверен службой таможни.
• Сезонного хранения.
• Резервные — используются, если доставка на основной склад по какой-то причине невозможна.
• Оптово-распределительные — самые популярные помещения, используемые крупными поставщиками продуктов в магазины.
• Розничные — последнее хранилище, расположенное непосредственно в месте продажи.

Возможно разделение логистических помещений по условиям хранения, типу конструкции и некоторым другим особенностям, но так или иначе, все они будут частью общей классификации.

Принципы организации

Как уже указывалось ранее, основная задача складской логистики решается с соблюдением определенных норм и правил. Именно они позволяют выстроить не только эффективный, но и экономически выгодный процесс.

Сколько нужно складов

В первую очередь необходимо определить, сколько помещений понадобится, чтобы построить эффективную работу. Здесь следует найти золотую середину: их недостаток потребует постоянной транспортировки товаров, а значит возрастут транспортные расходы, излишество — подразумевает деньги на содержание, но при этом не увеличивает доход. Принять окончательное решение можно только проанализировав все стороны процесса.

Купить или арендовать хранилище

Следующим этапом управления и организации складской логистики на предприятии должно стать приобретение или съем хранилищ, подходящих для эксплуатации. В некоторых случаях приходится прибегать к помощи аутсорсинговых компаний.

Первые два варианта, скорее всего, обойдутся дешевле, при этом развитие бизнеса определенно пойдет быстрее, потому что весь процесс будет реализовываться так, как удобнее для работы конкретного предприятия.

Аутсорсинг стоит дороже, но вместе с тем повысит качество логистических услуг. Скорее всего, этот способ окажется выгодным только тогда, когда транспортные расходы слишком велики, чтобы окупиться с помощью прибыли.

Как выбрать компанию по оказанию складских услуг

Если выбор все же пал на специализированный логистический сервис, необходимо из огромного количества выбрать один наиболее подходящий. Важно обратить внимание на следующие факторы:

• Складское хозяйство и логистика фирмы должны быть объединены единым информационным потоком.
• Работа обязана осуществляться с высокой скоростью, а заказы выполняться точно и в срок.
• Лучше если компания предоставляет услуги на рынке несколько лет, а значит, имеет большой опыт.

Нелишним будет, если кроме основной услуги — складирования, организация предоставляет дополнительные возможности своим клиентам: транспортировать груз, заниматься таможенными вопросами и прочее.

Расположение склада

От места, где будет базироваться логистический центр, зависят транспортные расходы. Соответственно придется рассчитать, из какой части города можно оперативно доставлять товары к месту реализации, не увеличивая слишком сильно траты компании. Подходящие варианты лучше рассматривать у нескольких фирм, потому что в конечном итоге могут возникнуть проблемы с арендой, например, самые удобные помещения уже будут заняты или их стоимость станет слишком высока.

Системы складирования, методы управления грузами

Склад в логистике — это место, где выполняется огромное количество четко отработанных действий. Все начинается с выбора конкретной единицы груза, в которой будут храниться товары (палеты, ящик или цистерна, в зависимости от вида изделий).

Затем в соответствии с ней подбирается способ складирования. Палеты и ящики могут укладываться друг на друга, коробки — помещаться на полки. При этом важно максимально использовать свободное место, но обеспечив доступ персонала.

Храниться все грузы могут в соответствии со своим сортом, партиями, но наименованиям и другими способами. Такая сортировка призвана обеспечить легкую ориентацию на складе.

Рациональная планировка

Схемы размещения груза в хранилище должны быть разработаны еще на подготовительном этапе. При этом важно не только поместить максимально большое число товаров, но и обеспечить к ним легкий подход людей и подъезд специальной техники. В противном случае будет невозможно ухаживать за изделиями, контролировать их качество и свободное перемещение с места погрузки и обратно.

Важно разместить все изделия в определенном порядке. Те, что обновляются наиболее часто — в самую близкую к разгрузке часть помещения. Редко перемещаемые — глубже на склад. Такого же принципа следует придерживаться в отношении скоропортящихся и долгохранимых грузов.

Оборудование хранилища

Для повышения функциональности необходимо приобрести специальное оснащение и технику. К обязательным позициям можно отнести стеллажи и средства, позволяющие перемещать грузы по самому помещению (погрузчики). Также необходимо позаботиться о нормальной системе вентиляции, пожарной безопасности, сигнализации. Все это позволит сохранить товар в надлежащем качестве.

Организация системы потока информации

Здесь речь идет о ведении документации, в том числе в электронном виде. Соответствующее программное обеспечение позволяет отслеживать время поступления конкретной партии товаров на склад, ее местонахождение в данный момент, своевременно утилизировать тот груз, чей срок годности подходит к концу. Разработкой мобильных систем учета занимается «Клеверенс». Компания поможет подобрать подходящий вариант, учитывая потребности вашей фирмы.

Подбор персонала

Количество сотрудников определяется величиной хранилища, но обычно среди них присутствуют: заведующий помещением, бухгалтер, кладовщик, грузчики и операторы погрузчиков, упаковщики или сортировщики, маркировщики, служба охраны.

Контроль за деятельностью и управление запасами

Контролировать работу логистического отдела необходимо по нескольким показателям:

• Как часто подаются заявки, в течение какого времени они обрабатываются и исполняются.
• Какой объем груза регулярно поступает на склад и весь ли он доходит до места конечной реализации.
• На каком уровне держится запас товаров.

Если все операции осуществляются достаточно быстро, при этом груз не залеживается в помещении и доходит до заказчика и потребителя своевременно и в надлежащем качестве, значит эффективность менеджмента можно считать высокой.

WMS системы управления хранилищем

Как уже указывалось ранее, влияние человеческого фактора на работу помещения для хранения товаров огромное. Чтобы минимизировать его, можно использовать Warehouse Management System. Эта система позволяет осуществлять контроль удаленно, путем автоматической идентификации. При этом скорость обработки и выполнения заявок существенно сокращается, а эффективность деятельности повышается.

Упаковка в логистике складирования — это какая

Перемещать и хранить какой-либо груз без надлежащей его упаковки было бы невозможно. Поэтому выбор подходящей тары также является важным для качественной работы. Она должна осуществлять несколько основных функций:

• Защищать товар от влияния внешних факторов и неблагоприятной среды.
• Выдерживать все транспортные манипуляции, не рваться в процессе погрузки и разгрузки.
• Содержать на себе информацию об изделии.
• Быть легко утилизируемой.

При этом ее цена не должна сильно повышать общие затраты компании.

Современная логистика в России

Уровень логистических услуг в нашей стране пока не высок. Слишком много препятствий мешает организовать эффективный процесс. Главными среди них можно назвать:

• Отсутствие профессионального персонала.
• Слаборазвитая инфраструктура.
• Использование в работе устаревших технологий.
• Отсутствие должных знаний и опыта в области логистического складирования.

Но вместе с тем высоки перспективы развития отрасли, поскольку спрос на услуги постоянно увеличивается.

Примеры проблем логистики склада на отечественном рынке

Кроме перечисленных выше препятствий, эффективной деятельности логистов мешают и более крупные недостатки. О них поговорим далее.

Отсутствие маркировки

Предприятия до сих пор не научились присваивать уникальный код каждой единице своего товара, а значит позднее уже на складе, специалистам гораздо сложнее идентифицировать их. На это уходит много времени, и работа проводится медленнее. Но в последние годы правительство активно разрабатывает законодательные нормы, требующие маркировку на всех видах изделий. Некоторые из них уже сегодня входят в группу обязательно маркируемых, другим это предстоит в ближайшее время. А значит проблема будет решена сама собой еще на стадии производства.

Размывание должностных обязанностей

Стремясь сэкономить, менеджеры логистических компаний перекладывают на одного сотрудника слишком много ответственности, тогда как узкоспециализированные кадры могли бы работать более эффективно, не отвлекаясь на дополнительные задачи. Это повысило бы общую производительность, а значит увеличило бы доходность предприятия.

Позитивные тенденции в развитии российской складской логистики

Что касается положительных моментов в продвижении отрасли, то они тоже есть. В первую очередь речь идет об обучении на уровне высших учебных заведений особенностям логистической науки. Это позволяет выпускать более квалифицированных, чем раньше специалистов. К тому же начинает

использоваться современное оборудование, позволяющее автоматизировать процесс, ускорить его, при этом не снижая качество работы.

Кейс «Технониколь». Как за 3 месяца автоматизировать работу склада

Подробнее

Управление складской логистикой: 5 шагов для оптимизации

Высокий результат может быть достигнут путем решения всего нескольких задач, выполненных пошагово. О них уже рассказывалось ранее:

• Определение количества требующихся складов.
• Выбор компании для аренды помещения и организация собственного хранилища.
• Подбор оптимального местоположения.
• Организация эффективной складской системы.
• Анализ деятельности.

Решив эти задачи можно организовать правильную логистическую работу с минимальными тратами.

Стоит ли отдавать функции складской логистики на аутсорсинг

На этот вопрос каждый бизнесмен должен ответить самостоятельно. Смысл в привлечении аутсорсинговой компании есть, если предприниматель не имеет достаточного опыта в этой сфере или же траты на самостоятельную организацию процесса будут слишком высоки. Обычно к нему прибегают представители малого и среднего бизнеса, тогда как крупные фирмы предпочитают справляться с задачами без посторонней помощи.

Как оптимизировать складскую логистику

Чтобы усовершенствовать хранение и распределение товаров в своей компании, стоит придерживаться уже разработанных принципов и правил. Если следовать им неукоснительно, можно минимизировать расходы и при этом ускорить работу, за счет рационального применения всех имеющихся ресурсов.

Заключение

Вопроса о том, для чего нужен склад на предприятии, не должно возникать ни у одного бизнесмена, занимающегося производством товаров. Правильная организация процесса позволит расширить рынок сбыта, увеличить количество клиентов, повысить качество продукции для конечного потребителя. Но при этом к организации процесса следует отнестись с особым вниманием. В этом деле важно буквально все: количество помещений, их размер, расположение, использование определенной системы хранения, уход, контроль.

Не менее важен подбор кадров. Специалистов должно хватать для выполнения повседневных задач, но при этом их количество не стоит увеличивать и делать слишком большим, чтобы снизить влияние человеческого фактора и сократить расходы. Не следует и излишне экономить, нагружая персонал работой, которая не входит в их прямые обязанности. Это часто приводит к совершению ошибок, снижению эффективности, дополнительным материальным затратам.

Количество показов: 69808

Автоматизация складского учета упрощает работу магазина, но главный её плюс не в этом. Многие бизнесмены отмечают — после замены тетрадей и excel табличек на программное обеспечение прекратились недостачи. Когда движение каждой единицы товара можно отследить, красть становится сложно и опасно.

Приятный бонус: планируя закупки, вы не гадаете на кофейной гуще, а ориентируетесь на спрос. Никаких больше пустых полок и партий непопулярного товара, пылящихся на складе.

В этой статье разобрались, чем чревато ведение складского учёта “на коленке” и как действовать, решившись на автоматизацию. За 10 минут вы узнаете:

• Какие возможности упускают те, кто ведет складской учет вручную
• Как размещать товар на складе, чтобы сотрудники быстрее работали и реже ошибались
• Как с помощью грамотного учета уменьшить процент просрочки и исключить пересортицу
• Как наладить совместную работу склада и бухгалтерии
• Как вернуть поставщику бракованный товар
• Как упростить инвентаризацию, исключить воровство и повысить лояльность клиентов одним махом.

Ошибки складского учета и их последствия для бизнеса

1. Складской учет ведут вручную: в журнале или Excel. Такой подход может позволить себе только маленькая фирма с небольшим количеством товаров и клиентов, но нужно быть готовым к тому, что:
• На инвентаризацию уходит много времени. Приходится закрывать магазин в рабочее время и терять прибыль либо оставаться работать в ночную смену и доплачивать сотрудникам.
• Велико влияние человеческого фактора: сотрудник может забыть что-то внести, перепутать артикулы или намеренно подтасовать цифры, чтобы скрыть недостачу. Например, по накладной вы получили 200 штук красных карандашей и 100 штук серых, а оприходовали их под наименованием “Карандаши”, 300 штук. В конце месяца при подведении итогов получится или ошибка в виде 600 карандашей, или недостача при неверном ценообразовании: продали все карандаши по 33 рубля (цена серых), при этом красные должны были стоить 37 рублей, а так как они и в закупке были дороже, вы теряете прибыль.
• Таблицу могут случайно удалить, а журнал — потерять. Или какой-то продавец, уходя от вас, может напакостить на прощание.
2. Не определяют товар-локомотив. Представим, что житель одного из спальных районов Москвы Владимир каждый день по пути с работы заезжает за пятилитровой баклажкой воды и заодно покупает продукты. Если воды не окажется, он в следующий раз пойдет в другой магазин, чтобы не стоять в очереди дважды, и отнесет деньги конкурентам.
3. Не отслеживают спрос. Планируя закупки, опираются на предположения, поэтому одних товаров постоянно не хватает, а другие пылятся на складе (вместе с ними — вложенные владельцем бизнеса деньги).
4. Не контролируют сроки годности скоропортящегося товара и его остатки. В результате регулярно списывают просрочку и недополучают прибыль.

Автоматизация складского учета позволяет бизнесу работать более эффективно:

• увеличить производительность труда;
• исключить вероятность ошибок из-за человеческого фактора;
• видеть и анализировать статистику по остаткам и продажам.

Как организовать складской учет

Прежде всего нужно определиться, кто будет отвечать за сохранность продукции и вести складской учет. Это упростит процесс подготовки к приемке и оприходованию товаров.

Затем нужно продумать место для хранения и подготовить документацию по оформлению приема-сдачи товаров.

Один из важных процессов — приемка товаров. Иногда поставщики могут привезти на склад бракованные товары или не всю продукцию, которая указана в документах. Доказать ответственность поставщика за повреждение товара можно только в момент приемки, поэтому важно проверить упаковку, тару, маркировку и ассортимент на соответствие по количеству и качеству. Если не обучить этому ответственного за склад, будете регулярно нести убытки.

Читать также:Бухгалтерский учет в розничной торговле

Затем нужно определиться с методом складского учета. Какой выбрать — зависит от ассортимента и объема номенклатуры. Есть четыре основных варианта.

Сортовой. Товары хранят по сортам и наименованиям, новые партии смешивают с остатками старых. Стоимость и дата поступления товара на склад не важны. Учет ведут в товарной книге и каждый сортовой продукт записывают на отдельном листе. На нем указывают название и артикул продукта и отражают движение товара. С помощью такого метода размещения можно быстро найти товары одного наименования и экономно использовать место на складе, оперативно управлять остатками и иметь возможность адресно хранить продукты. Из минусов — сложнее разделить товары одного сорта по цене и времени поступления.

Номенклатурный. В таком случае товары не делят по категориям. У каждого товара своя карточка. На практике это не самый удобный способ складского учета, поэтому подойдет фирмам с небольшим товарооборотом.

Партионный. Товары хранятся по партиям, в каждой могут быть продукты разных видов и наименований. У каждой партии своя карточка, где отражают наименования товаров, артикулы, сорта, цены, количество и дату поступления на склад, а также движение партионных товаров. Такой метод подойдет для фирмы, которая продает однотипные товары с ограниченным сроком годности. Если хранить продукты партионно, можно лучше контролировать их сохранность и минимизировать вероятность пересортицы. Из недостатков — площадь склада не удастся оптимизировать, а также может быть сложнее оперативно управлять запасами.

Партионно-сортовой. Используя такой метод, учитывать и хранить товар можно партиями, но внутри партии товары можно разделить по сортам. Этот способ будет удобен, если приходится работать с большом ассортиментом. Тогда удастся эффективно следить за сохранностью товара.

Как лучше вести складской учет: журнал, Excel, специальное ПО, 1С

Если использовать журнал для ведения учета, данные о товаре придется вносить вручную. Учет будет сквозной: для каждой партии товара будет отведена своя строка. Строки нумеруются с указанием даты.

Плюсы: вести учет в блокноте можно бесплатно, журнал можно взять с собой на склад.

Минусы: можно забыть внести данные; каждый сотрудник ведет свой журнал, поэтому непонятно, что в общем происходит на складе. Если ошибиться в записях, придется исправлять и потом будет сложно разобраться в данных.

Пример разметки внутри журнала складского учета. Источник:
ekam.ru

Можно вести складской учет в Excel. Программа может делать простые расчеты и изменять данные.

Плюсы: данные можно быстро корректировать или пересылать по почте; если нужно оценить остатки, достаточно посмотреть в таблицу — искать нужную страницу в журнале не придется.

Минусы: одна ошибка при вводе данных может привести к еще большим неточностям; данные могут пропасть по ошибке сотрудника; для товароучета придется скачивать платные шаблоны; невозможно интегрировать таблицу с кассовым оборудованием.

Так выглядит учет товаров в Excel. Источник:
ekam.ru

Можно установить на компьютер специальную программу. В таких программах можно следить за конкретными данными по товарно-материальным ценностям, оформлять стандартные первичные документы, контролировать расчеты с клиентами, планировать продажи и закупки или следить за сроками годности. Система будет предупреждать, у каких товаров заканчивается срок, поэтому можно будет навсегда избавиться от просрочки. Такой вариант хорошо подойдет для среднего и крупного бизнеса в сфере торговли, где одному человеку невозможно за всем уследить.

Плюсы: полная автоматизация склада, продаж, закупок и товароучета; можно круглосуточно контролировать действия сотрудников, ценообразование и сроки годности; анализировать данные; интегрировать с кассой и видеть остатки; получать накладные ТОРГ-13, счета-фактуры и другие документы. Если учет ведется в специальной программе, то чаще информация хранится в облаке. Это удобнее и безопаснее остальных способов хранения, так как работа с данными происходит онлайн и по шифрованным каналам связи.

Минусы: программа платная, придется обучать персонал.

Выбирать программу нужно в зависимости от вида деятельности. Рассмотрим пять популярных программ для ведения складского учета.

Как наладить совместную работу склада и бухгалтерии

Обмениваться данными с бухгалтерией можно разными способами: делать это вручную или с помощью разных конфигураций 1С, которые смогут автоматически собирать складские отчеты и передавать их в бухгалтерию.

Вести учет вручную — в специальных книгах, где объединены складской учет и отчетность кладовщика, реально только для небольших предприятий с ограниченной номенклатурой материальных ценностей. В этой книге нужно будет отражать остатки материалов на начало отчетного периода, день и время, когда поступил и выбыл товар, и остатки на конец отчетного периода. Данные нужно составлять в двух экземплярах, один сдают в бухгалтерию.

На больших предприятиях складской учет лучше вести на карточках складского учета. Карточки открывают в бухгалтерии на каждый номенклатурный номер материала и передают на склад. В них указывают номер склада, наименование материала, номенклатурный номер, сорт, единицу измерения, учетную цену. Заполняют их кладовщики.

Более удобный способ — автоматизировать складской учет. Специальные программы также, как книги и карточки, содержат информацию о товарах, но следить за движением и состоянием материалов на складе будет гораздо эффективнее. Для этого можно подключить складскую программу, интегрировать ее с бухгалтерией, внести туда справочник номенклатуры, контрагентов и перенести товары, разделив по складам.

С помощью таких программ можно избежать дублирования документов или ошибок в учете. Также они помогут быстро готовить декларации по налогам, расчеты по взносам, отчеты по сотрудникам, бухгалтерский баланс и отчеты о финансовых результатах.

Как сопровождать перемещение товара

Вернуть товар поставщику можно, если товар не соответствует качеству, ассортименту, комплекту, таре и упаковке. Причем не всегда для этого нужно оформлять возврат, иногда поставщик может что-то заменить или переупаковать.

Бракованные товары. Вернуть бракованную продукцию не всегда удается так же быстро, как испорченную. Чтобы оформить возврат, нужно принять товар по накладной ТОРГ-12, затем при поставщике заполнить акт о расхождении количества и качества при приемке товаров (ТОРГ-2) и разместить их на складе. Поставщик должен подтвердить неликвидность товара, и затем следует написать претензию.

Пример акта о расхождении количества и качества при приемке товаров ТОРГ-2

Пример шаблона претензии к поставщику

Когда претензию удовлетворят, нужно составить в двух экземпляров возвратную накладную ТОРГ-12. В графе «Основание» указать — возврат некачественного товара.

Возврат непроданного товара поставщику. В этом случае претензий к товару нет, но необходимо вернуть поставщику непроданные товары. Чтобы отправить товар поставщику, нужно оформить для него накладную ТОРГ-12 и счет-фактуру.

Продукты с истекающим сроком годности. Отказаться от просроченных товаров можно на месте. Для этого нужно подкорректировать накладную — из
товарной накладной ТОРГ-12, которую привез поставщик, можно вычеркнуть просроченные позиции. Исправлять документ можно только в присутствии поставщика или его материально-ответственного представителя. После исправлений поставщик должен поставить подпись и забрать товар.

Так выглядит товарная накладная ТОРГ-12

Если вы плательщик НДС, поставщику придется составить счет-фактуру в меньшую сторону и прислать ее вам.

Пример счет-фактуры для возврата НДС

Если отношения с поставщиком доверительные, можно подписать документы и подождать поставку качественного товара.

Подведем итоги

Заниматься складским учетом вручную сложно, особенно когда на складе хранятся сотни или тысячи единиц товара. Если вести учет в журнале, есть риск забыть внести данные о товаре или упустить дату окончания сроков годности. Кроме того, журнал можно потерять или испортить, тогда проанализировать поставки и отгрузки не получится. Всё это приводит к тому, что ваш бизнес, вместо того чтобы получать прибыль, терпит убытки.

Чтобы таких ситуаций не происходило, следует автоматизировать складской учет. Эффективнее — использовать специализированное ПО.

С его помощью вы сможете удаленно в реальном времени следить за движением товаров, ситуацией на складе, контролировать товары, у которых истекают сроки годности, анализировать закупки и продажи.

1. Принцип четко разграниченной материальной ответственности

   Полная материальная ответственность должна быть возложена на одного работника склада. Именно он обязан отвечать за все, что хранится на нем, нести ответственность за все излишки и недостачи.

2. Принцип организации и контроля

   Любую деятельность, включая складскую, нужно грамотно организовывать и контролировать. Этим вопросом должен заниматься один работник, опираясь на свои должностные обязанности.

   Нести материальную ответственность невозможно, если весь процесс организован неграмотно и никем не контролируется. При этом качественная организация и контроль невозможны без материальной ответственности. Отсюда вытекает следующий принцип.

3. Принцип единовластия

   Организовывать и контролировать процесс, а также нести материальную ответственность должен один сотрудник — руководитель складской логистики. Называть его можно как вам хочется: начальник или менеджер склада, организатор складской деятельности или как-то иначе.

4. Принцип строгой материальной отчетности и обязательно в реальном времени

   Важнейший и самый легкий для понимания и реализации принцип. Приведем пример. За все, что происходит на региональном складе одной масштабной европейской экспедиции, отвечает женщина в возрасте примерно 40 лет. Разговаривает она жестко, иногда даже грубо.

   Может прикрикнуть, что «на склад без документации ничего не поступает и ничего оттуда не выходит». Хватка помогает ей справляться с 12 складскими рабочими, но не всегда позволяет работать эффективно.

   Вот другой пример. Грузовик на таможне, а продукция уже занесена в компьютерную программу. Сотрудники коммерческой службы увидели, обрадовались и в течение часа продали 50 % товара. Складским рабочим поручили грузить продукцию и везти ожидающим ее заказчикам. Но на таможне возникла сложность, и грузовик простоял там неделю.

   Коммерсанты были вынуждены принести клиентам извинения.

5. Принцип планирования складской деятельности

   Как и любая деятельность, складская логистика нуждается в планировании. Периоды бывают разными — все определяется особенностями конкретного склада. Часто случается так, что продукция поступает на склад, а для работников это неожиданность. Они сразу же начинают думать, где ее разместить и т. д.

6. Принцип определенного метода движения ценностей на складе

   Как правило, это FIFO, но, возможно, другой. Может быть смешанным. Главное, четко его определить. А складские работники лучше любого менеджера знают, как его применять в конкретной ситуации.

7. Принцип правильного расположения ценностей

   На эту тему можно разговаривать долго, но важно понимать, что благодаря правильному расположению ценностей процессы на складе ускоряются и упрощаются.

8. Принцип планового, регулярного проведения инвентаризаций

   Инвентаризация, по мнению многих, — это простая ревизия. Нередко ее выполняют исключительно с целью предотвращения злоупотреблений полномочиями складскими работниками, чтобы они всегда были в рабочей готовности.

   Но инвентаризацию стоит все же проводить с другой целью — чтобы анализировать итоги деятельности. Это один из самых эффективных способов, позволяющих оценить качество операций на складе.

   Опыт свидетельствует о том, что почти 1/3 всех расхождений в количестве продукции, которая есть в наличии и учтена документально, — следствие некачественной работы сотрудников склада.

   Другие 2/3 расхождений появляются из-за некачественной организации складской логистики или устаревших процессов на складе. Именно это и должна показать инвентаризация, выполнять которую в идеале нужно постоянно, запланированно.

   Безусловно, данный процесс занимает время, а потому проводить инвентаризацию стоит в нерабочее время склада. Для этого может потребоваться остановить все бизнес-процессы и деятельность в выходные. Чтобы обработать итоги инвентаризации, также требуется время. Реально ли ускорить данный процесс, не снизив при этом его эффективности?

   На всех складах есть продукция, при работе с которой допускается меньше ошибок, чем с остальной. Есть ли смысл постоянно пересчитывать весь склад? Определенно, нет. Вот лишь несколько истин, подтвержденных многолетним опытом.

   Чем больше складских операций проводится с конкретной продукцией в течение определенного времени, тем выше вероятность ошибиться. О вероятности ошибки можно судить, к примеру, по числу выходов товара со склада:

   

   Но не нужно делать выводы лишь на основании количества выходов. Вероятность ошибок определяется иными факторами: одинаковыми упаковками, поштучным выходом, сравнительно высокой стоимостью. Поэтому число выходов нужно корректировать при помощи коэффициента в интервале 1–2 (а можно и менее 1).

   При этом необходимо, чтобы коэффициент был вычислен методом экспертной оценки. Лучшими экспертами в этом деле являются сами кладовщики. Чтобы определить коэффициент, нужно опираться и на результаты прошедших инвентаризаций, учитывать специфику конкретного склада.

   Основываясь на скорректированном количестве выходов, можно выполнять упрощенный ABC-анализ:

   

   Допустим, первые 50 % товаров мы включим в группу А, следующие 30 % — в В и другие 20 % — в С. Далее определим, что группа А будет пересчитываться ежемесячно, В — раз в два месяца, С – раз в три месяца.

   В результате полную инвентаризацию склада будем выполнять раз в три месяца. Таким образом в перерасчете всего склада каждый месяц необходимости не будет. Благодаря АВС-анализу данная методика становится во много раз совершеннее.

9. Принцип регламентирования присутствия на складе

Необходимо, чтобы была четкая инструкция, в которой сказано, кто, когда, в сопровождении кого и по какой причине может пребывать на складе. И ни у кого не будет права нарушать ее, даже у руководителей высшего звена. В инструкции можно так и написать: «Исключения не допускаются!».

Основные виды складов на предприятии

Из-за очень обширной области использования хранилища бывают разными. В основном они предназначены для реализации складской логистики — сбора, хранения и учета ТМЦ компании, организации постоянного предоставления продукции клиентам.

Склады классифицируют по ряду признаков.

По назначению

1. Производственные (для сырья):

   • цеховые;

   • заводские.

2. Транзитно-перевозочные. Ими располагают морские порты, железнодорожные станции, аэропорты. На таких складах груз хранят в перерывах между его перевозками непродолжительное время.

3. Таможенные (хранение перед проходом таможни).

4. Досрочного завоза. Располагаются в районах с сезонной доставкой.

5. Сезонного хранения (для хранения сезонной продукции).

6. Резервные. Обеспечивают сохранность товаров при непредвиденных обстоятельствах.

7. Оптово-распределительные. Гарантируют обеспечение товаропроводящей цепочки.

8. Коммерческие (общего пользования). Сдаются в аренду, обслуживают любых лиц — собственников продукции.

9. Розничных торговых компаний.

По условиям хранения

1. Общего назначения.

2. Резервуары (для жидкостей).

3. Для опасных веществ.

4. Специализированные (например, склад замороженной продукции).

5. Склады-хранилища.

По конструкции

1. Открытые площадки.

2. Полузакрытые площадки (например, с использованием навеса).

3. Полностью закрытые.

4. Многоэтажные.

По виду продукции

1. Готовых товаров

2. Сырья.

3. Инструментов.

4. Остатков и отходов.

По отношению к звеньям логистической цепи

1. Производителей.

2. Экспедиторских организаций.

3. Транспортных организаций.

4. Посреднических организаций.

5. Торговых организаций.

По степени технической оснащенности

1. Частично механизированные.

2. Механизированные.

3. Автоматизированные.

4. Автоматические.

Склады всех вышеперечисленных видов удовлетворяют разные потребности бизнеса и выполняют свои функции. Оптовые базы получают готовые продукты, формируют из них свой ассортимент, поставляя его в розничные торговые компании. А выходные оптовые склады собирают и вывозят крупные заказы напрямую покупателям.

Запасы готовой продукции размещают, учитывают, сортируют, прежде чем отправить дальше по цепи. Данные типы хранилищ маркируют товары и выполняют погрузку. Склады, где хранятся исходные комплектующие и сырье, принимают ТМЦ, проводят их сортировку и вывозят компаниям-потребителям.

Склады предприятий, выполняющих оптово-посреднические функции, подбирают необходимую продукцию, запасаются ею и доставляют ее покупателям.

От размера и количества складских помещений во многом зависит дальнейшая рентабельность компании. Если складов мало, начинают возрастать затраты на перевозку, возникают простои в работе, а заказы исполняются несвоевременно. Если их, напротив, очень много, содержание обходится дороже.

Решение нужно выносить обдуманно после детального анализа:

• транспортных издержек (чем больше складов, тем ниже транспортные затраты);

• расходов на содержание запасов (большой объем запасов требует больше складов);

• затрат на эксплуатацию складов (чем больше складских помещений, тем дороже их содержать).

Ключевые бизнес-процессы логистики склада

Бизнес-система, вне зависимости от типа, представляет собой комплекс бизнес-процессов, объединенных одной целью — сбытом продукции и получением дохода. Продукция — это и товары, и услуги, и документация, и информация. Бизнес-процессом называют определенные внутренние функциональные действия, влияющие друг на друга.

Бизнес-процессы бывают следующими:

• процесс сбыта продукции (горизонтальный тип), в результате которого компания получает прибыль;

• процесс планирования и управления (тип вертикальный), обеспечивающий доход от реализации горизонтальных бизнес-процессов сбыта продукции;

• ресурсные процессы (тип вертикальный), обеспечивающие доставку и складирование продукции непосредственно в точке выполнения действий;

• процесс преобразования (тип вертикальный) — дополнительный (вспомогательный) процесс, необходимый для изменения уже существующих технологий.

Логистические бизнес-процессы — это:

• планирование движения продукции (составляющий элемент процесса планирования и управления);

• доставка продукции от производителя или поставщика (составляющий элемент ресурсного процесса);

• учет полученного груза на складе (составляющая ресурсного процесса);

• доставка продукции в торговые точки (составляющая сбытового процесса);

• отслеживание потоков товаров (составной элемент процесса планирования и управления).

Грамотно организованная складская логистика влияет на многое: на своевременную подачу сырья для производства, отгрузку готовой продукции, доведение до конечного потребителя продукта в необходимое время по наименьшей себестоимости.

Эффективная интрукция по организации складской логистики

Цель складской логистики — повышение эффективности работы склада. Для достижения этой цели большую часть задач внутренней логистики стоит решать еще на стадии проектирования склада. Такой подход также позволяет значительно сократить расходы на строительство и введение складского комплекса в эксплуатацию.

Чтобы склад работал максимально эффективно при минимальных вложениях, нужно следовать определенным алгоритмам. О них мы расскажем ниже.

• Проектирование склада

На складе выделяют определенные функциональные зоны: приемки, сортировки, комплектации и хранения. Рассчитывают оптимальный метраж и расположение этих зон в хранилище. Определяют, сколько потребуется ворот для погрузки/разгрузки, мест парковки.

• Персонал

Устанавливают, сколько сотрудников нужно для проведения операций на складе: приема и отпуска товаров, комплектации заказов, заполнения стеллажей. Необходимо заметить, что оптимальная численность работников зависит от стандартов скорости обслуживания клиентов, то есть определяется сроками выполнения заказов.

Клиенты в данном случае — это не только лица, которым вы отгружаете купленную ими продукцию. В роли клиентов склада могут выступать и другие отделы (допустим, цех по производству — это клиент для склада сырья и расходных материалов) или другие склады.

Но вне зависимости от этого хранилище обязано выполнять свой функционал в установленные сроки. Это главный критерий, по которому определяют оптимальную численность работников склада.

• Техника

Определяют главные технические характеристики оборудования, которое планируется использовать при обслуживании прогнозируемых потоков грузов. Также вычисляют, сколько нужно технических средств.

Иными словами, на данной стадии вы устанавливаете численность погрузчиков, тележек и иного оборудования, необходимого вам, его технические характеристики, способные обеспечить минимальный объем работ.

Основным критерием здесь становится скорость обработки грузопотоков, которая нужна для соблюдения временных рамок относительно каждой операции складской логистики.

• Хранение

Одна из очень важных ступеней — проверка разных вариантов компоновки товаров при хранении и сборке, выбор самого эффективного варианта.

• Планирование

Помимо всего перечисленного выше, выделяют и другие задачи складской логистики. В данном случае:

• выстраивают оптимальные алгоритмы управления грузопотоками;

• формируют самое эффективное расписание работ на складе;

• определяют объем необходимых товарных запасов на складе.

Чтобы все процессы были максимально эффективными, все задачи стоит решить еще при проектировании склада.

Задачи отдела складской логистики

Отдел складской логистики обычно включает в себя различные подразделения, у каждого из которых свои индивидуальные функции.

1. Группа закупок:

   • Покупает готовую продукцию за рубежом и осуществляет таможенное оформление.

   • Управляет поставками и запасами расходных материалов, сырья и деталей. Ведет контроль за их базами.

   • Обеспечивает всю компанию складским оборудованием, отвечает за оргтехнику, одежду и упаковку и т. д.

   • Производит закупки товаров для последующей перепродажи, управляет запасами, контролирует заказы сторонних компаний.

2. Группа производственной логистики:

   • В рамках складской логистики отслеживает и определяет готовность заказов на произведенные изделия.

   • Планирует и составляет заявки на поставку сырья, комплектующих и расходных материалов, необходимых производству.

   • Координирует незавершенные процессы изготовления изделий на предприятии.

3. Группа управления запасами и ассортиментом:

   • Организует контроль и управление товарным ассортиментом.

   • Исследует запасы готовой продукции на складах.

4. Группа контроля за поставками готового товара:

   • Принимает и документально фиксирует все заявки (онлайн и офлайн).

   • Управляет доставкой заказанных грузов партнерам и клиентам.

   • Как и служба складской логистики, отслеживает, как функционируют хранилища готовой продукции и распределительных центров.

   • Анализирует, как склад взаимодействует с потребителями и обслуживает их.

Менеджер складской логистики как базовая единица склада

Менеджер по логистике — это профессионал, координирующий продвижение грузов до складов и точек продаж. Грамотный специалист всегда планирует больше одного варианта качественной доставки продукции и может при этом сэкономить время и расходы.

Начальник складской логистики в первую очередь управляет процессами закупки и сбыта, а также максимально эффективно настраивает производственный цикл.

Такой специалист и назначается, и снимается с должности на основании приказа руководства. В идеале у менеджера складской логистики должен быть диплом о высшем образовании в сфере производственного управления. Под руководством этого специалиста — соответствующие отделы и сотрудники компании.

Если менеджер складской логистики уходит на больничный, уезжает в командировку или берет отпуск, то в компании, в соответствии с установленным порядком, на его место назначается другой сотрудник. Этот сотрудник выполняет те же функции, несет такую же ответственность и наделяется всеми правами, связанными с данной должностью на предприятии.

Обязанности менеджера складской логистики

• Организация анализа, составление планов и прогнозов по своему отделу в компании.

• Разработка проектов логистических систем, координация их разработки и внедрения в компании.

• Подготовка бюджета и контроль за его соблюдением, расчет расходов на передвижение и хранение ТМЦ.

• Проработка планов по закупкам и управление подбором подрядчиков.

  

• Анализ реалистичности и надежности условий договоров на поставки.

• Гарантия своевременного размещения заказанных грузов у подрядчиков.

• Участие в подготовке и проведении платежей, предусмотренных договорами.

• Обеспечение коммуникаций с подрядчиками, формирование отчетов о выполненной работе.

• Анализ поставок и хода исполнения заказов.

• Участие в менеджменте производственных процессов и разработке планов по изготовлению изделий.

• Обеспечение своевременной и качественной отгрузки готовой продукции.

  

• Разработка и внедрение мер для экономии финансовых средств на производственный процесс и технологический цикл.

• Участие в процессах сертификации и регистрации произведенной продукции.

• Анализ производственных планов и отчетов об их выполнении.

• Разработка планов необходимых объемов запасов на складе для непрерывного технологического цикла.

• Регулировка расчетов расходов на формирование и хранение запасов, затрат на приобретение ТМЦ, использование складских территорий. Координация страхования и поточного обслуживания.

• Проектировка и использование систем управления складскими помещениями.

• Разработка способов учета и оценки запасов, моделирование схем контроля над ними.

• Координация процессов инвентаризации на складах и отслеживание их актуального состояния.

• Вычисление размеров, видов и оптимального расположения баз, где будут размещены ресурсы предприятия и готовая продукция.

  

• Выбор видов оборудования и машин для складов, расчет их оптимального количества.

• Оптимизация путей перемещения материальных ресурсов и продукции внутри компании и расчет финансовых расходов на складские помещения.

• Разработка методических рекомендаций по учету продукции, организация путей распределения и расчета эффективности их использования.

• Страхование материально-технических ресурсов бизнеса (оборудования, сырья, продукции, грузов), обеспечение ответственности персонала, осуществляющего перевозки, принятие мер для сохранности качества товаров при хранении и перемещении.

Зачем создавать собственные стандарты складской логистики

После того как определены цели работы складского помещения, установлены требования к технологическому процессу, разработаны и проанализированы варианты пооперационных технологических схем, выносится решение по поводу оптимального порядка проведения технологических операций.

Далее нужно сделать так, чтобы схема, которую создал проектировщик и принял начальник склада, стала законом для сотрудников.

Аналогично формируются ПДД. Сначала специалисты по ПДД устанавливают, как вести себя на дорогах, документально фиксируют эти правила, а потом законодатели преобразовывают проект в правила, которых должны придерживаться все участники дорожного движения. Также работает складская логистика.

Сначала определяют, как наиболее грамотно организовать всю процедуру, после чего пишут и утверждают стандарты, которые обязательно должны исполнять все ее участники. Кроме того, стоит предусмотреть меры ответственности за невыполнение этих стандартов. В противном случае персонал будет нарушать правила.

Для документирования пооперационных схем пользуются технологическими картами и стандартными процедурами. Это инструменты, узаконивающие правила складской логистики.

Технологические карты складских процессов

Цель разработки технологических карт процессов — четкая организация работы на определенном складе. Основой для их создания становятся утвержденные транспортно-технологические схемы.

В технологических картах фиксируют, из каких элементов состоят операции, как осуществляются переходы, в каком порядке выполнять работы. Кроме того, там сказано о технических условиях и требованиях, а также приведена информация о составе техоборудования и инструментов, которые потребуются в ходе проведения операций, обозначенных в картах.

К примеру, в технологических картах для склада оптового торгового предприятия должны быть приведены ответы на следующие вопросы:

• какие начальные условия проведения работ;

• где проводятся работы;

• кто является исполнителями;

• из чего состоят работы с материальным потоком;

• из чего состоят работы с информационным потоком, то есть какую информацию используют или формируют (какие документы разрабатывают или используют) в рамках проведения работ;

• какими механизмами при проведении работ пользуются.

Вот как примерно может выглядеть технологическая карта:

И так далее. То есть здесь описывают все операции, из которых состоит утвержденная транспортно-технологическая схема.

Технологический процесс должен иметь в своей основе распределение продукции на категории со специфическими особенностями складской обработки.

Следовательно, на определенные операции в технологическом процессе (размещение продукции на хранение, комплектация заказов и так далее) формируют несколько технологических карт, в которых отражены специфические свойства складской переработки определенной категории продукции.

В идеале вместе с технологическими картами, затрагивающими весь технологический процесс и его отдельные ступени, нужно использовать также сетевые трафики. Как и в сетевом трафике, в технологической карте отражена вся складская логистика, но не с позиции временных затрат, а в технико-технологическом разрезе.

Разработка стандартных процедур складского процесса

В рамках логистической операции складских процессов разрабатываются и используются стандарты компании по проведению технологических операций: работ по погрузке и разгрузке, приемке грузов по объему и качеству, комплектации, хранению и т. д.

Главным образом необходимо стандартизировать самые важные операции в технологическом процессе, к примеру:

• операции, качество проведения которых сильно отражается на уровне логистического сервиса;

• операции, от которых зависит сохранность материальных ценностей, например инвентаризация или допуск на склад;

• операции, качество проведения которых очень влияет на издержки склада, к примеру комплектация заказов клиентов, затраты на которую нередко составляют в компаниях до 50 % бюджета склада.

Технологический процесс окажется высококачественным лишь в том случае, если каждое задействованное в нем лицо будет четко осознавать свои обязанности и необходимые действия в тех или иных обстоятельствах. Соответственно, процессы нужно формализовать, четко описать порядок их выполнения в специальной документации.

При этом необходимо, чтобы структура всех документов была единой. Описания должны быть последовательными, легко читаться. Не должно быть двусмысленных трактовок.

Благодаря тому, что технологические процессы на складах будут едиными, время на обучение работников сократится. Кроме того, успешно решится проблема делегирования обязанностей и кооперации трудовой деятельности.

Технологические стандарты создают, чтобы повысить уровень услуг, предоставляемых складом, и увеличить производительность труда (сократить период простоев, время на обработку грузов).

Если склад уже функционирует, на первом этапе стандартизации логично проанализировать технологический процесс. Практика показывает, что если выполняемые процедуры описаны просто и понятно, а их выполнение контролируется, то операции удается проводить быстрее на 2–5 %.

Следующие складские процедуры в обязательном порядке стандартизируют:

• разгрузка и приемка товаров на склад;

• формирование заказа;

• контроль и загрузка заказа;

• доступ на территорию;

• перевод техники и сотрудников с участка на участок;

• проведение инвентаризации;

• сдача смен.

Система управления складской логистикой

На складе есть несколько потоков логистической цепи, каждым из которых нужно управлять.

Главные из них: входящий (принимающий, разгружающий грузы, пересчитывающий их количество, обрабатывающий сопроводительную документацию), внутренний (касается перемещения продукции по складу), исходящий (упаковывает, выгружает грузы, готовит сопроводительные документы на них).

Считают, что управление складом в логистической системе производится успешно, если на нем всегда есть объем продукции, необходимый для продажи. При этом запасы считают не как одно целое — их в отдельном порядке рассматривают по каждому наименованию.

Управлять запасами необходимо, если в логистической цепи есть разные ограничения: по объему партии, срокам подачи и выполнения заявок, уровню запасов.

В рамках организации процесса передвижения и распределения продукции должна быть сформирована соответствующая система управления, позволяющая решать ряд задач:

1. Достигать взаимодействия и координации проводимых работ в разных отделах предприятия.

2. Планировать деятельность фирмы на ближайшее будущее и среднесрочную перспективу.

3. Разрабатывать стратегию развития организации.

4. Грамотно пользоваться своими и имеющимися на рынке возможностями, чтобы перемещать и хранить товары.

5. Сформировать единое информационное пространство и пользоваться программными продуктами, обеспечивающими непрерывное проведение нужных операций, и контролировать их выполнение.

6. Создать единую систему учета товарно-материальных ценностей и документального отражения проводимых процессов в рамках складской логистики.

7. Анализировать итоги работы как подразделений, так и всего предприятия.

8. Повышать эффективность работы фирмы, ориентироваться на конечные показатели. При этом не нужно обращать внимание на возможное повышение расходов на отдельных участках в технологическом процессе.

Если оценивать с позиции процессов логистики, то передовые информационные системы, например WMS, существенно облегчают управление складом. С их помощью можно контролировать все задачи, которые должны выполнять современные складские хозяйства.

WMS (от английского Warehouse Management System) — система для контроля и управления, благодаря которой все процессы в рамках складской логистики автоматизируются, а склад работает более производительно.

Оператору поступает задача от системы с указаниями по перемещению груза. Всю информацию заносят в базу при помощи штрих-кодов. Можно в любой момент посмотреть, что располагается на той или иной палете с продукцией и куда она перемещается.

Вот как работает простой склад:

Основные недочеты:

• У руководителя нет возможности все время следить за каждым работником.

• Нередко сотрудники работают не так, как того хочет руководитель, а так, как им выгоднее и удобнее.

• О текущем состоянии складского помещения точно знают только кладовщики.

• Проходит довольно много времени между тем, когда продукция уже перемещена, и моментом, когда сведения об этом появляются в информационной системе.

• Руководитель получает информацию о допущенных ошибках, когда завершается цикл, и времени на их исправление почти нет.

• На качественную работу склада очень влияет квалификация и мотивация персонала.

Что поменялось:

• Руководитель не так нагружен, как раньше, и все время контролирует работу на складе.

• Работники следуют простым указаниям системы. При этом WMS следит, правильно ли они выполняются.

• Малейшее передвижение товара по складу сразу же фиксируется в системе.

• Если допускается ошибка, система сразу ее исправляет.

• Склад в любом случае работает качественно, и человеческий фактор на это не влияет.

Является ли WMS-система разновидностью ERP-решений или самостоятельным классом программно-аппаратных продуктов? По мнению большинства экспертов, WMS-система — это, скорее, второй вариант.

Конечно, между WMS и ERP есть нечто общее, также как и с CRM и иными продуктами, призванными автоматизировать бизнес-процессы на разных уровнях предприятия.

Допустим, ERP-системы в общем случае связаны с планированием ресурсов для производства. Ясно, что склад тоже в некотором роде является производственным ресурсом. В связи с этим множество экспертов полагает, что это тоже в некотором роде производственный ресурс.

Поэтому некоторые эксперты думают, что WMS-системы все же можно считать узкоспециализированной разновидностью ERP. Но на деле в стандартных ERP не так много ресурсов, позволяющих управлять именно складами. Поэтому эксперты обычно выделяют их в самостоятельную группу продуктов.

Что касается CRM-систем, они гораздо менее похожи на WMS. Они нацелены на взаимоотношения компании и ее клиентов.

Конечно, склад — это структурное подразделение организации, довольно активно взаимодействующее с контрагентами при принятии или отгрузке товара.

Но в целом задачи ставятся немного не те, что свойственны CRM: вести и расширять базу клиентов, повышать динамику продаж, улучшать сервис и т. д. То есть WMS-системы — это довольно узкопрофильная разновидность программных продуктов.

Бесспорно, решения могут быть и «гибридными». Здесь та или иная компания по производству программного обеспечения может разработать продукт, позволяющий решать сразу несколько категорий задач.

В качестве примера можно привести системы управления складами SAP WMS, SAP EWM. Такие решения, альтернативные отдельным узкопрофильным дистрибутивам, позволяют предприятию сэкономить на складской логистике. Множество компаний отдает предпочтение именно комплексным программным продуктам от одной IT-компании.

Виды WMS-решений логистических задач:

• со стандартным функционалом — ими могут пользоваться лишь небольшие организации;

• создаваемые на заказ — идеально подходят крупным складским комплексам, где ведется сложная учетная и управленческая работа;

• адаптируемые, которые могут подстраиваться под меняющиеся требования юзера, к примеру если создаются дополнительные складские площадки. Оптимальны для средне-и крупномасштабных предприятий.

Помимо повышения эффективности складской логистики, какие еще преимущества дают данные системы? Безусловно, здесь многое определяется спецификой работы компании, но есть и общие моменты.

В первую очередь, благодаря WMS-системам управления складами компания получает высокоточную информацию об объеме имеющейся продукции. Кроме того, системы позволяют пользоваться инструментами для отслеживания передвижения ТМЦ. Этого удается достичь в основном за счет переплетения двух механизмов — адресного хранения и статистики.

Видимое преимущество использования WMS-системы управления складом — автоматизация. Таким образом, персонал соответствующего отдела предприятия или профильной организации существенно сокращает время на расчеты, что повышает эффективность его работы.

Помимо всего прочего, за счет систем можно достичь максимальной оптимизации ресурсов на складе, распределить продукцию на нем таким образом, чтобы наиболее рационально использовать имеющиеся территории. Многие WMS могут моделировать размещение продукции и рассчитывать грамотное размещение с учетом ее габаритов и веса.

Еще один момент: человек при размещении товаров опирается на примерные расчеты. WMS-системы пользуются исключительно высокоточными формулами.

И еще. Благодаря многим WMS можно снизить затраты на эксплуатацию техоборудования. Системы ведут подсчет оптимальных маршрутов машин, принимающих участие в погрузке и распределении продукции, распределяют нагрузку на каждый вид агрегатов. В результате сокращаются затраты на амортизацию, достигается экономия топлива и электроэнергии.

Чтобы организовать эффективную систему управления складской логистикой, нужна тщательная работа и непрерывный контроль. Если грамотно не руководить складской логистикой, даже небольшой склад не сможет работать, не говоря уже о больших хранилищах.

Совершенствование складской логистики через автоматизацию, внедрение WMS и применение иных инструментов — основной принцип успешного развития компании.

Актуальные проблемы складской логистики в России

Несмотря на то, что сейчас логистическая отрасль набирает обороты, развитие складской логистики в России пока все же не так стремительно, как в других государствах.

Вот какие проблемы складской логистики сейчас существуют в России:

• используются устаревшие технологии и оборудование;

• логистическая инфраструктура проработана некачественно;

• не хватает опытных работников с должным уровнем квалификации;

• недостаточно теории по управлению складами;

• многие руководители не могут объективно оценить проблемы в своих компаниях.

Особенно актуален последний пункт. Увы, на рынке в России управление складской логистикой нередко включают в список должностных обязанностей руководителей компаний. Однако, как правило, складская логистика — процесс для них достаточно непонятный, и из-за этого они не в полной мере пользуются всеми его возможностями.

• Отсутствие маркировки

Удивительно, но далеко не во всех компаниях каждой товарной единице присваивают уникальный код. Из-за этого намного сложнее идентифицировать изделия, и доставка занимает гораздо больше времени, чем могла бы.

• Размытые должностные обязанности

Любая компания заинтересована в расширении и развитии, повышении своих доходов. Поэтому организации, которые некогда начинали с маленьких производств и узкого штата, постепенно увеличивают мощности и стремятся к расширению рынка сбыта. Но далеко не во всех случаях директора осознают, что для масштабирования бизнеса также стоит расширять штат.

Вместо того чтобы брать на работу сотрудников с узкой специализацией, руководители расширяют перечень обязанностей каждого работника и заставляют каждого из них решать дополнительные задачи. В итоге подразделения прекращают выполнять свои конкретные задачи, предприятие работает менее эффективно, качество его услуг заметно падает.

Несмотря на наличие серьезных проблем в складской логистике в России, есть вероятность, что в будущем они исчезнут. В последние годы все больше вузов обучают складской логистике студентов. Это дает основания полагать, что квалифицированных кадров станет больше.

Помимо этого, на современных складах все чаще устанавливают высокотехнологичное автоматизированное оборудование, значительно снижающее риски ошибок и ускоряющее доставку грузов.

Важно и то, что логистические услуги в России становятся все более востребованными. Это дает толчок логистическим предприятиям к росту и развитию, а также к оказанию все более качественных услуг.

Благодаря тому, что на рынке складской логистики появляются все новые и новые игроки, возникает здоровая конкуренция, в рамках которой компании вынуждены предлагать клиентам сотрудничество на выгодных условиях.

Грамотная оптимизация складской логистики

1. Избавьтесь от лишнего оборудования и материалов

   Технологии не стоят на месте и постоянно совершенствуются, а потому на любом предприятии можно найти устаревшие аппараты или неиспользуемую технику. Для освобождения пространства и экономии с этими средствами лучше расстаться. Если получится, то, может быть, на грамотно организованной распродаже вы сможете даже продать их и немного заработать.

2. Продайте неликвидный товар

   Хранилища, переполненные товарами, не только не приносят прибыли, но и вытягивают из предприятия деньги. Также там нередко хранятся и непродающиеся товары, с которыми тоже стоит попрощаться.

   Проанализируйте все свои товары, определите, что не пригодится для последующей продажи, так как общей методики по определению неликвидов нет (это важный момент в складской логистике: далее менеджмент запасов следует выстраивать так, чтобы этих товаров не появлялось в принципе).

   Также нужно понять, почему вообще скопилась эта продукция и ее не удалось своевременно реализовать.

3. Избавьтесь от ненужных запасов

   Ошибка многих компаний заключается в том, что они не рассчитывают запасы, а поддерживают их объемы на складах, на глаз контролируя, чтобы не возникло нехватки товаров.

   Приведем пример из сферы складской логистики: продажи предприятия росли, и управление решило увеличить резервы. Средствами на такие крупные покупки компания не располагала, и руководитель решил взять кредит в банке.

   При этом в компанию пригласили специалистов-логистов. Они ознакомились со статистикой, узнали о запасах, продажах и поняли, что товаров на складах запасено на два с лишним месяца вперед. То есть хранилища были переполнены и без дополнительных закупок.

   

4. Снизьте расходы на сотрудников

   Сначала установите, какие функции у каждого сотрудника отдела складской логистики и самого склада, что делают работники в течение своей смены. Для этого во время работы отдела нередко используют фото. Но не старайтесь сразу расставаться со всеми, кто бездельничал и нарушал трудовой распорядок.

   Во-первых, с законодательной точки зрения данная процедура окажется сложной. Во-вторых, в ходе оптимизации и изменения порядков сотрудники вам еще понадобятся. Увольнять стоит лишь непрофильный персонал.

5. Выстройте грамотную систему управления запасами

   Логистика складских процессов в данном случае предназначена для грамотного формирования менеджмента запасов. Руководство может разобраться в этом самостоятельно или воспользоваться услугам профессионалов компании складской логистики. Чтобы разработать качественную систему управления, потребуется:

   • классифицировать товары на складах при помощи метода ABC/XYZ;

   • расчетным путем определить оптимальный объем и уровень товарных запасов без дефицита и излишек;

   • выработать политику менеджмента закупок для каждого случая;

   • разработать методы планирования и контроля за пополнением резервов.

   Но достичь лучшего экономического эффекта можно при помощи оптимизации и контроля не только в сфере запасов самой компании, но и управления складской логистикой у ваших покупателей и продавцов.

6. Оцените, соответствует ли категория склада потребностям фирмы

   Допустим, есть склады категории А. Однако далеко не всю продукцию нужно хранить именно там. В ряде случаев это неоправданная роскошь. Но и чрезмерно экономить на уровне склада нельзя, поскольку так вы рискуете понести значительные потери:

   • Из-за хранения в недолжных условиях продукция испортится.

   • Складской персонал с недостаточной квалификацией может привести товары в негодность.

   • На складах, где система учета ведется некачественно, а охранники работают вполсилы, часто происходят хищения продукции.

   • Ошибки при формировании заказов могут привести к штрафам и возникновению конфликтных ситуаций с покупателями.

   Как помещение, так и все техоборудование и машины следует выбирать исключительно с учетом ваших целей.

7. Размещайте запасы на складе грамотно

   Осуществляя анализ складской логистики, вам необходимо детально рассмотреть варианты хранения товаров. Нередко неликвидную продукцию располагают на лучших местах, а товары с неизменно высоким спросом — где придется.

   Для ускорения работы склада, эксплуатации всех его мощностей и оптимизации сбора заказов требуется перераспределение товаров по участкам хранения на основании их классификации. За счет правильного зонирования удается улучшить рабочие процессы.

8. Учитывайте мнение сотрудников

   Следование японской практике кайдзен актуально и для складской логистики. Если сотрудники самых низких уровней будут чувствовать, что их предложения весомы, у вас появятся бесценные сведения и предложения по оптимизации процессов. Работники сами помогут сократить число недоработок, улучшить качество обслуживания, ускорить деятельность и сократить расходы.

9. Подведите итоги оптимизации

   После запуска всех нововведений и окончания всех реформ на складе непременно отразите весь процесс в документах, описав каждую ступень в регламенте: нормируйте время и методы приема и отправки грузов, численность персонала в каждой зоне и т. д. Проведите обучение для сотрудников.

Известно, что, когда улучшается складская логистика, рентабельность предприятия возрастает (нередко на 30 %). При этом снижается себестоимость конечной продукции на рынке.

Компания с грамотно организованным складом экономит на издержках и наращивает собственную прибыль. Надежная система хранения превращается в крепкое звено всей логистической цепочки предприятия.

Облако тегов

Понравилась статья? Поделитесь: