Как клининговые компании выигрывают тендер

Стоимость услуг в сфере клининговых подрядчиков зависит от размеров площади, которую необходимо убрать, а также перечня работ по клинингу, предоставляемых клининговой компанией и определяются в процессе тендера на клининговые услуги.

Тендеры на уборку

Было проведено исследование, чтобы выяснить лучший способ для частных компаний, нанять клининговых подрядчиков. Проще говоря, речь идет о тендерах на уборку, способных оформить заявку на участие, прозрачно утвердить клининговые услуги, точно оценить их, а также провести заказчика по перечню предоставляемых услуг, прежде чем окончательно их утвердить. Вот одиннадцать вещей, которые соответствуют правильному заказу услуг клининговой компании, это тендеры на клининговые услуги, которые вы можете включить в собственный процесс найма уборочных подрядчиков:

• Оказание услуг по мытью окон, стеклянных витражей и фасада здания: компания собирает людей на тендерное сопровождение из разных областей бизнеса, включая управленцев, финансистов и брокеров;
• Услуги по уборке помещений административных зданий: тендерная площадка рассматривает предложения и связывается с поставщиками услуг, если некоторые детали не до конца ясны или что-нибудь опущено. Иногда это приводит к повторному выбору поставщика услуг;
• Оказание услуг по клининговому обслуживанию мест общего пользования торгового комплекса: тендерная комиссия исследует компании, в поисках программ повышения качества и стимулов;
• Оказание услуг по уборке административных помещений, территории, прилегающей к административным зданиям и техническому обслуживанию служебных помещений: тендерная комиссия на предприятии исследует взаимоотношения между заказчиками и исполнителем, оборудование клининговой компании и расходные материалы, которая та использует;
• Комплексная уборка помещений, мойка фасадов административных и производственных объектов: тендерный комитет рассматривает финансовую устойчивость компании;
• Оказание услуг по уборке внутренних помещений организаций: тендерное сопровождение изучает зоны высокого риска;
• Оказание услуг по химической чистке ковровых покрытий и мытью окон, стен: тендерная площадка исследует ресурсы, необходимые для выполнения заявки;
• Оказание услуг по санитарному содержанию и обслуживанию (уборке) помещения: краткий перечень полученных заявок претендентов (клининговых компаний) на участие в тендере;
• Оказание услуг по уборке и обслуживанию нежилых помещений и прилегающих к ним территорий: тендерная комиссия подбирает окончательные предложения клининговых компаний;
• Оказание услуг на обеспечение комплекса клининговых услуг зданий (помещений) и сооружений в 1 квартале 2016 года: тендерный комитет составляет отчет, в которому приводятся причины, на которых были основаны их решения;
• Оказание услуг по комплексной уборке, санитарно-гигиеническому содержанию служебно-бытовых помещений и прилегающей территории (клининговые услуги): окончательный список состоит из компаний, предоставивших подходящие предложения и выделяет победителей;

Если вы являетесь владельцем малого бизнеса и не проводите тендеры на уборку, чтобы найти клинингового подрядчика, вы всё равно должны рассмотреть несколько вещей. Спросите у компании, располагает ли та страховкой, поскольку редко, но несчастные случаи происходят. Прежде чем нанять специалистов, попросите отзывы. Также обратите внимание, придерживается ли компания политики гарантии удовлетворения клиента, желательно иметь письменное удостоверение этого факта.

Тендеры на клининговые услуги, в которых участвуют клининговые подрядчики, варьируются в зависимости от клиента. Большинство клининговых подрядчиков формируют тендерное предложение индивидуально, чтобы соответствовать потребностям коммерческого клиента. В целом, они предлагают огромный выбор услуг, которые могут даже выходить за рамки традиционной уборки.

Напольные покрытия могут мыться, полироваться, убираться пылесосом, дезодорироваться или подвергаться шлифовке, а туалетные комнаты и кухни могут дополнять к традиционной уборке санитарную обработку. Поверхности будут очищены, отполированы, дезодорированы, мусор также вывозиться клининговой компанией.

Услуги наружной уборки здания могут иногда включать дополнительные сопутствующие услуги, например, мытье под давлением наружных стен, уборка парковки, окон, мусора и тротуаров, а также очистка навесов и вывесок / знаков / логотипов компании.

Иногда ковровое покрытие требует не только сухой / влажной уборки, но и восстановления. Пополнение расходных материалов (дозаторов в уборной, туалетной бумаги) также включается в сервис клининговой компании.

Стоимость может варьироваться в зависимости от работы. Например, средняя стоимость, определяемая в тендерах на некоторых традиционные заказы приводится ниже:

• Ковры: 200-250 рублей за квадратный метр, но цена может вырасти до 500 рублей за квадратный метр в Москве и больших городах.
• Уборка жилых домов: 1.500 рублей, до 2.500 рублей в зависимости от оказываемых услуг.
• Водосточные услуги: Между 1.500 и 9.000 рублей, как правило, около 4.000 рублей.
• Окна: 200 рублей за окно, москитные сетки около 50-80 рублей, раздвижные стеклянные двери 250-350 рублей.
• Услуги коммерческой уборки: базовые услуги для небольшого офиса: 5.000 — 10.000 рублей за 1-2 раза в неделю; большой офис, площадью около 2000 кв. метров в крупном городе, может обойтись в 10.000 — 20.000 рублей в месяц за уборку 1-2 раза в неделю и чаще.

Вся эта информация приводит усредненные цены, тендеры на уборку могут розниться в зависимости от услуг, предоставляемых для вашего бизнеса, площади и плотности конкуренции. Но эти тендеры на клининговые услуги должны дать вам представление о стоимости найма профессиональных уборщиков.

Чтобы одержать победу в торгах важно понимать, что нет точного определения успешности мероприятия.

Неизвестно что может пойти не по намеченному плану, каков будет явный исход, а также какая именно незначительная деталь способна влиять на ход операции. Но есть несколько основополагающих моментов, которые следует знать и нужно придерживаться, чтобы достичь необходимого хорошего результата, принимая участие в клининговом тендере.

Любая клининговая служба определяет стоимость оказания своих услуг в зависимости от множества факторов — площади, нуждающейся в уборке, и перечня работ, которыми они занимаются. Все эти пункты определяются непосредственно в процессе конкурса на работу клининга.

Каким тендерам следует уделить внимание

В последнее время было проведено несколько исследований, целью которых было определение лучшего для частных фирм способа найма клининговых подрядчиков. Если говорить проще, то речь идет о торгах, которые способны грамотно оформить и заполнить заявку на участие, утвердить список услуг, правильно произвести их оценку и ознакомить заказчика перед утверждением. Также в ходе проведения анализа были выделены несколько вещей, соответствующие верному заказу, на которые следует основываться при проведении собственного процесса сотрудничества с уборочными сервисами:

• Мытье окон, стекол и фасадной части зданий — компании собирают специалистов из нескольких различных областей ведения бизнеса;
• Уборка помещений — представитель занимается рассмотрением разных предложений и налаживает связь с представителями услуг для уточнения нюансов, особенно если детали недостаточно прояснены;
• Клининговое обслуживание общественных торгово-развлекательных центров — комиссия анализирует представленные организации с целью отыскать программы с повышением качества;
• Очистка территории, которая прилегает к служебным или административным зданиям — здесь важность имеет установление связи между подрядчиком и заказчиком, используемая техника и чистящий инвентарь;
• Комплексная уборка офисов — комитетом рассматривается состоятельность и дееспособность компании.

На этом, конечно, не ограничиваются основные показатели, на которые опирается комиссия при рассмотрении компаний-участников. Она составляет детальный отчет, где подробно описаны все причины, которые способствовали принятию решения. После чего, выбирается победитель, соответствующий всем выдвигаемым требованиям.

Даже небольшим предприятиям, которые не занимаются организацией и проведением конкурсов, необходимо рассматривать несколько значимых мелочей. К примеру, располагает ли фирма страховкой. Пускай и редко, но несчастные случаи все же происходят, и от них лучше перестраховаться. А перед наймом специалистов многие ознакамливаются с отзывами реальных потребителей.

Выигрышная стратегия

Чтобы выиграть тендер на оказание клининговых услуг, важно следовать некоторым моментам. И прежде всего узнать клиента в лицо. Конечно, в некоторых случаях достаточно обойтись телефонным разговором, или перепиской в электронном формате, но исключительно если представитель находится за пределами города, в котором работает сервис. Но если все же есть возможность личной встречи, этим стоит воспользоваться, поскольку может увеличиться шанс положительного исхода. Так удастся более детально узнать о пожеланиях и требованиях, выяснить полезные детали, а также составить мнение о компании, как о солидной деловой организации, серьезно подходящей к своей работе. Это некая хитрость, поскольку победить может не сильнейший, а проворный и предприимчивый.

В то же время фирму-заказчика нужно постараться убедить в качестве деятельности, компетентности и исполнительности. А также в способности четко выполнить все выдвигаемые требования и в том, что уборка помещений проводится с особой тщательностью, подробная информация содержится на официальном сайте.

При составлении заявки и оформления документации, требуется внимательно следить за правописанием, не допускать неграмотности, ошибок. Важно сдать готовый пакет документов своевременно, без опозданий, с учетом всех запросов. Не лишним также будет приложение списка клиентов, которые уже успели воспользоваться услугами, поскольку наличие этого факта и их положительных отзывов пополнит перечень преимуществ выбора именно этого клининг-сервиса.

Желательно понимать, что снижение стоимости на выполнение задач отнюдь не станет гарантией победы. Даже наоборот, такие цены способны отпугнуть заказчиков или хотя бы вызвать определенные сомнения. Даже если выиграть не получится, в любом случае участие — это полезная практика, которая не будет лишней для демонстрации положительных сторон предприятия.

Что нужно знать клининговой компании, чтобы выиграть тендер на уборку Часть 1 Как сделать успешное предложения по уборке

 

Чтобы обеспечить постоянную прибыль в  коммерческой уборке, вы должны овладеть искусством написания успешных предложений. Хотя сумма контракта важна, ставки — это больше, чем простая математика.

Предложение — это инструмент продажи, а не просто прайс-лист. Цель состоит в том, чтобы выделить вас среди конкурентов и убедить потенциальных клиентов в том, что вы лучший подрядчик для решения их проблем. Так что тратьте меньше времени на написание задач, которые вы выполняете, и больше на написание того, что отличает вас от конкурентов и почему это отличие важно для потенциального клиента.

 Как составить успешное предложения по уборке

Подготовка предложения по уборке

 Первое впечатление имеет значение. Прежде чем встретиться с потенциальным клиентом, выполните поиск в Интернете, чтобы узнать, что это за  компания — чем они занимаются, кому они служат, как долго они занимаются бизнесом и кто входит в их управленческую команду. Это поможет выделить вас среди других встречающихся им подрядчиков.

Осмотр сайта дает возможность собрать реальные данные, а также продемонстрировать вашу приверженность проекту потенциального клиента. Одевайтесь профессионально и приходите как минимум на 10 минут раньше. Будьте организованными, уверенными в себе и общительными.

Если вы участвуете в тендере по уборке(не обязательно в государственном),придерживайтесь предоставленного формата и предоставляйте полную информацию, но только то, что запрашивается. Потенциальный клиент предварительно отобрал вас для участия в процессе запроса предложений, поэтому ему не нужны маркетинговые материалы.

Выезд на осмотр объекта к потенциальному клиенту

Осмотрите каждую комнату, записывая площадь тип этажа и тенденции движения. Отметьте (и сфотографируйте) особые проблемы, которые вы замечаете или которые упоминает клиент. Спросите, какие проблемы клиент испытывал с предыдущими подрядчиками по уборке, и обсудите свои специализированные услуги, такие как уход за полом и мытье окон.

Может быть полезно создать контрольный список для пошаговых инструкций, чтобы убедиться, что вы собрали все данные, необходимые для составления точного предложения и объема работ. .

Наконец, будьте готовы ответить на общие вопросы, задаваемые во время осмотра. «Как долго вы занимаетесь бизнесом?» «Сколько у вас клиентов?» «Откуда мне знать, что вы будете каждый раз отправлять одних и тех же сотрудников?» «Что будет, если завтра в вашей компании что -то измениться?»

Рассчитайте  цену для вашего предложения

Не существует единой формулы для определения цены на уборку. Ввод площади в квадратных метрах в калькулятор не обязательно приведет к предложению ставки, которая точно покрывает ваши расходы и позволяет получить прибыль.

Вот почему так важен обходной путь. Позволяет правильно измерить площадку и четко оценить объем работ (подробный список задач и периодичность). Имея эти данные, вы можете рассчитать цену.

Производственные показатели помогут вам распределить суммы на уборку. Если ваша компания новая, возможно, вам придется полагаться на сторонние стандарты времени, посмотрите на ваших конкурентов. Однако поставьте перед собой цель разработать собственные стандарты времени на основе вашего реального опыта и данных. В противном случае вы просто гадаете, насколько продуктивна ваша собственная команда уборщиков. И если ваше предположение неверно, это может означать открытие убыточного счета.

Производительность — это оценка того, сколько времени требуется вашим бригадам для выполнения конкретных задач в нормальных условиях. Например, вы знаете, что ваша команда может пылесосить ( например) 800 квадратных метров в час с помощью ранцевого пылесоса. 

Выполните аналогичные вычисления для каждой задачи, чтобы точно определить рабочую нагрузку .

Наконец, оцените свои конкретные затраты на рабочую силу , умножив количество рабочих часов на ставку заработной платы. Не забудьте указать дополнительные налоги на заработную плату, страховку и льготы для ваших работников на этом конкретном обьекте.

Следует учитывать дополнительные расходы, которые могут быть неочевидными и могут относиться только к определенным возможностям. Это может включать расходные материалы, оборудование, накладные и административные расходы.

Во второй части нашей статьи мы расскажем о том что может серьезно повлиять на выбор потенциального клиента в вашу пользу.

Что нужно знать клининговой компании, что бы выиграть тендер на уборку

Если Вам понравилась статья, то не забудьте поделиться с друзьями немного ниже.

Дата публикации: 04.05.21

Читайте также:

Некоторые предприниматели уверены, что в тендерах побеждают только «свои», а другие в это время стабильно участвуют в закупках и получают клиентов. Разбираемся, что такое закупки и может ли малый бизнес в них заработать.

Содержание статьи

1. Что такое тендеры и какие они бывают
2. Где проходят тендеры и как выбирают победителей
3. В каких тендерах лучше участвовать малому и среднему бизнесу
4. Как стать участником тендера
5. Как участвовать в тендерах и побеждать
6. Как найти подходящий тендер
7. Какие ошибки допускают новички в тендерах

Что такое тендеры и какие они бывают

Начать нужно с того, что в российском законодательстве нет понятия «тендер». Это слово часто используют в обиходе, но это скорее жаргонизм. Поэтому нужно выучить и термин — «закупка». Именно это слово используют в документации.

В закупках участвуют заказчики и поставщики (участники). Первые ищут исполнителей для работуслуг или продавцов товаров. Соответственно, поставщики пытаются стать исполнителями или продавцами.

Предприниматели участвуют в 3 видах тендеров:

• 44-ФЗ. Закон регулирует закупки государственных (муниципальных) органов и предприятий. Они тратят бюджетные деньги, и государство следит за обоснованностью трат. Бюджетники не могут что-то купить или сделать без закупок.
• 223-ФЗ. По этим правилам закупаются компании с государственным участием. Например, Газпром или РЖД. Они тратят свои деньги, но влияют на жизнь людей. Поэтому расходы находятся под контролем, чтобы не пострадали потребители. Например, чтоб не допустить повышения тарифов из-за неэффективных затрат.
• Коммерческие закупки. Это тендеры коммерческих заказчиков, которые самостоятельно определяют правила и критерии для выбора поставщиков.

Закупки отличаются требованиями к документации, способами проведения, сроками.

Давайте рассмотрим логику закупок с точки зрения всех сторон:

• Государство хочет, чтобы бюджетные деньги тратились с умом. Например, чтобы ремонт школы или больницы сделала компания, которая честно заслужила это право, а не знакомые чиновников.
• Заказчики не тратят время на поиск исполнителей, согласование деталей и цены. Они объявляют закупку, прописывают требования и стоимость. Затем смотрят претендентов и выбирают выгодное предложение.
• Предприниматели без рекламы выходят на клиентов, которым нужны услуги или товары.

Где проходят тендеры и как выбирают победителей

Сегодня большинство закупок проходит в электронном виде на ЭТП (Электронная торговая площадка). Это платформы, где регистрируются заказчики и поставщики.

Государственные заказчики имеют право торговаться только на 8 ЭТП:

• ЕЭТП
• РТС-тендер
• Сбербанк-АСТ
• ЭТС
• ГУП «Агентство по госзаказу РТ»
• РАД
• ТЭК-Торг
• ЭТП ГПБ

Остальные выбирают любые площадки с нужными заказчиками и поставщиками. Например, B2B-Center или OTC-Tender.

Если говорить о способах проведения, то заказчики чаще всего используют 2 варианта:

• Аукцион. Например, компания проводит обучение персонала. Назначается НМЦК (начальная максимальная цена контракта) в 1 миллион рублей. После этого собираются заявки участников. В назначенный день претенденты анонимно в онлайн-режиме снижают цены: кто-то готов выполнить заказ за 950 тысяч, а другие за 800 тысяч. Победит тот, кто предложит самую низкую цену, которую не перебьют.
• Конкурс. Автомобильный дилер ищет клининговую компанию для салонов. Объявляет закупку и ждет предложений поставщиков. Одна компания выполнит работы за 350 тысяч в месяц, а другая за 430 тысяч. Заявки рассматривают в комплексе и выбирают более дорогое предложение. Потому что поставщик делает уборку с помощью экологичных средств и бонусом предлагает 1 раз в квартал генеральную уборку любого салона.

У этих способов есть и упрощенные варианты. Заказчики применяют «Запрос предложений», чтобы изучить рынок и узнать, какие варианты существуют. Если нужна низкая цена, то объявляют «Запрос котировок». Участники дают предложение один раз, а заказчик выбирает самое дешевое.

В каких тендерах лучше участвовать малому и среднему бизнесу

Нужно объективно оценивать шансы и возможности. Если нефтеперерабатывающий завод закупает трубы, то вряд ли заказ выполнит ИП без собственного производства. Он не пройдет квалификационный отбор и заявку отклонят на первой стадии.

Рафаил Валиев, основатель и генеральный директор ООО «Научно-производственный центр «НовАТранс» считает, что бизнес обязательно должен участвовать в тендерах:

«Для некоторых отраслей МСП тендеры могут быть ключевым каналом продаж. Наш научно-производственный центр занимается разработкой и производством аппаратных и электронных обучающих продуктов с применением VR/AR-технологий для железнодорожной отрасли, поэтому тендеры – один из важных каналов продаж с начала существования компании (более 10 лет)»

Нужно участвовать в закупках, где заказчик ищет исполнителя с подходящей компетенцией. Тем более в 44-ФЗ и 223-ФЗ есть специальные закупки для представителей МСП.

Илья Кириллов, управляющий партнер в юридическом бюро Law & Wise уверен, что небольшие компании найдут клиентов в закупках:

«Государство заинтересовано в развитии малого бизнеса, и в законе предусмотрена поддержка в рамках закупок. Это обязанность заказчиков по 44-ФЗ осуществлять 15% своих годовых закупок у МСП и (или) СОНКО (социально ориентированных некоммерческих организаций). Есть возможность проведения заказчиками закупок только среди МСП и СОНКО, что исключает необходимость конкурировать с крупными игроками рынка»

В целом лучше участвовать в тендерах как можно чаще. Конечно, не всегда будут победы, но появится опыт и возможность анализа. На самом деле у небольших предпринимателей есть шанс победить и на фоне крупных игроков.

Семен Теняев, глава группы компаний «ВБЦ» уверен, что и у небольших компаний есть преимущества:

«Существуют тендеры, где у небольших компаний и ИП есть шанс победить крупных конкурентов. Помимо преференций, прописанных в законодательстве, есть чисто конкурентные преимущества. Часто небольшой бизнес предлагает более низкую цену на товары или услуги за счет экономии на административных расходах, штате, отсутствии внутренней бюрократии, лучше настроенных бизнес-процессах»

Как стать участником тендера

В закупках участвуют юридические и физические лица, ИП, самозанятые. Все зависит от условий, которые выставляет организатор тендера. Если речь идет о крупных партиях для федеральной компании, то обычный «физик», конечно, не справится.

Для большинства закупок есть и общие требования:

• У предпринимателя нет долгов перед бюджетом;
• Отсутствие процедуры банкротства;
• У руководителей нет судимости за экономические преступления;
• Компания состоит в реестре МСП, если участвует в закупках для малого и среднего бизнеса.

Дальше нужно выбрать подходящую ЭТП и пройти регистрацию. Для этого оформляют электронную подпись и готовят пакет документов. Обычно это стандартный набор: ЕГРЮЛ, ИНН и прочее. Заказчики, в свою очередь, имеют право требовать дополнительные документы. Например, лицензию или бухгалтерский баланс.

Затем на электронной торговой площадке подбирают тендер и подают заявку на участие. После этого ждут результатов закупки и если победили, то заключают контракт.

Как участвовать в тендерах и побеждать

Нужно составить заявку так, чтобы заказчик не отклонил ее на самом первом этапе. Предложение должно быть подготовлено так, чтобы с вами было выгодно работать.

Александр Кузнецов, главный специалист Учебного центра АО «ТЭК-Торг» подчеркивает главную задачу поставщика:

«Наиболее успешная стратегия в тендере — понимание требований заказчика. Для победы нужно предложить привлекательные условия поставки, которые оцениваются по специальным критериям, установленным в документации. В каждой конкретной закупке они могут отличаться — по аукциону достаточно предложить только самую низкую цену, а вот при конкурсе заказчик может оценивать еще и срок поставки, опыт участника и другие показатели»

Кроме этого, есть и небольшие хитрости, которые помогут взять заказ не полностью, а частями. Рекомендует Семен Теняев:

«Лайфхак для небольших компаний — кооперация с другими небольшими компаниями. В большинстве тендеров это разрешено (надо смотреть документацию). Так проще получить крупный контракт. Например, заказчик установил дополнительные критерии оценки (опыт участия, наличие трудовых и квалификационных ресурсов, лицензий). У одной компании опыт, а другая поставляет товар или выполняет услуги с большой скидкой, третья обладает необходимыми лицензиями.

Подав коллективную заявку, партнеры значительно повышают шансы на победу в тендере. Можно забрать часть контракта, выступая в роли субподрядчика, если заказчик закупает широкую номенклатуру, а вы предложите генподрядчику (победителю тендера) часть товаров или услуг на взаимовыгодных условиях»

Важно анализировать закупки. Если не победили, то посмотрите, какие условия предложили конкуренты. Возможно, в следующем тендере вы скорректируете заявку.

Если говорить про аукцион, то здесь надо заранее знать, как сильно вы готовы снизить цену, чтобы сделать все быстро. Своим опытом делится Рафаил Валиев:

«У нас был аукцион, где стояла задача выиграть с минимальным снижением цены. Вместе с нами участвовал конкурент. За основу стратегии наш тендерный специалист взял метод быстрого шага со снижением по 0,5% от начальной максимальной цены. С первых минут стало понятно, что борьба будет напряженной – конкурент был настроен решительно, не отставал в шагах и не собирался сдаваться. В какой-то момент аукциона он задумался и сделал небольшую паузу в шагах, что дало нам фору и позволило шагнуть не на 0,5%, а на 1%, и этим еще больше смутить конкурента.

Когда в ходе аукциона снижение цены достигло 7%, наш тендерный специалист сумел подловить момент и сделать шаг одновременно с конкурентом. В результате у нас с конкурентом были выставлены одинаковые стоимости, но победа досталась нашей компании. По регламенту аукциона, если два участника подают одинаковую цену, то автоматически побеждает тот, кто выставил низкую стоимость раньше. По протоколу выяснилось, что мы опередили конкурента на 5 миллисекунд. То есть фактически выставили минимальную стоимость, а конкурент через 5 миллисекунд эту стоимость просто подтвердил. Таким образом, мы одержали победу и при этом сумели снизиться в цене всего на 7,5%, то есть забрали контракт по стоимости, которая была даже выше ожидаемой»

Как найти подходящий тендер

Закон требует, чтобы заказчики по 44-ФЗ и 223-ФЗ публиковали свои закупки на сайте Единой информационной системы (ЕИС). Там через поиск можно найти закупки нужных заказчиков или посмотреть, где участвуют конкуренты. Это поможет подобрать нужный тендер.

Михаил Александров, руководитель представительства удостоверяющего центра «ИжТендер» в Санкт-Петербурге, рекомендует использовать специальные сервисы:

«С коммерческими закупками гораздо сложнее. В России более 6000 коммерческих ЭТП, где размещается информация о тендерах. Трудно вручную отслеживать такое количество площадок. Поэтому для поиска коммерческих тендеров используют специальные агрегаторы закупок или программы. Например, бесплатный сервис poisktenderov.ru»

Можно заказать тендерное сопровождение на аутсорсинге. Специалисты найдут подходящую закупку, подадут заявку и доведут дело до заключения контракта.

Какие ошибки допускают новички в тендерах

Ошибок не так много, но все они приводят к серьезным проблемам:

Ошибки в документах

Закупочная документация — это самое главное в тендерах. Малейшая ошибка дает основание для отклонения закупки. Например, заказчик написал, что размер деталей указывается в миллиметрах, а поставщик написал сантиметры. Это ошибка.

Неправильное финансовое планирование

Если участвуете в аукционе, не стоит стремиться победить любой ценой. Нужно заранее определить цену, ниже которой падать нельзя. При этом цена должна быть такая, чтобы бизнес получил прибыль. Это касается и конкурса: участвовать в тендерах нужно для денег, а не просто так.

Кроме этого, в торгах по 44-ФЗ есть обеспечение заявки и контракта. То есть надо дать заказчику денежную гарантию, что поставщик готов выполнить все условия контракта.

Поясняет Михаил Александров:

«Заказчик обязан отклонить победителя торгов, если тот на момент подписания контракта не предоставил обеспечение. Размер обеспечения определяется законом 44-ФЗ и составляет от 0,5 до 30 % НМЦ контракта. Конкретная сумма указывается в закупочной документации. Обеспечение предоставляют живыми деньгами на счет заказчика и банковской гарантией. У банка должна быть специальная аккредитация от Минфина»

Срыв сроков

В закупках все важно делать в отведенные сроки: от подписания договора до выполнения обязательств. Если с обычными контрагентами реально договориться по отсрочкам, то в закупках это трудно. Крупные государственные заказчики за любое опоздание могут разорвать договор, не оплатить работу и отправить исполнителя в реестр недобросовестных поставщиков.

Мысли, что все куплено

Это не так. Закупки с каждым годом прозрачнее. Конечно, у заказчиков остаются способы отдать победу «своим» поставщикам, но это реально обжаловать в ФАС. В целом, если грамотно участвовать в тендерах, то этот канал принесет прибыль.

Участие в тендерах — это возможность найти клиентов, которые заранее заинтересованы в ваших товарах и услугах. Для начала нужно самостоятельно разобраться во всех аспектах, чтобы набраться опыта. Если закупок станет много, то можно нанять в штат отдельного тендерного специалиста.

1. 
   Клининг помещений
   Узнать больше
2. 
   Аутсорсинг персонала
   Узнать больше

3. 
   Аутстаффинг персонала
   Узнать больше

Автор: Елена Бусарова

Причины, по которым заказчики, осуществляющие закупки в соответствии с Федеральным законом от 18 июля 2011 г. N 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» (далее 223-ФЗ), прибегают к процедуре закупки клининговых услуг помещений и территорий, различны: отсутствие в штате специальных сотрудников, увеличение площади территории заказчика, уборка помещений после ремонта и др. Перечень оказываемых услуг достаточно обширен: от протирки мелких предметов интерьера до генеральной уборки.

Форма закупки: электронная или бумажная?

Прежде чем приступить к организации и проведению закупочной процедуры, заказчик должен определить ее форму: бумажная или электронная. Закупку отдельных видов товаров, работ и услуг, указанных в Постановлении Правительства РФ от 21 июня 2012 г. N 616 «Об утверждении перечня товаров, работ и услуг, закупка которых осуществляется в электронной форме» (далее- Постановление № 616) заказчик обязан осуществлять в электронной форме (в настоящий момент перечень таких товаров значительно увеличился). Заказчику необходимо обратится к Общероссийскому классификатору продукции по видам экономической деятельности (ОКПД 2) ОК 034-2014 (КПЕС 2008) (принят и введен в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 31 января 2014 г. N 14-ст), найти в нем код ОКПД 2, который соответствует закупаемым услугам.

После этого следует код ОКПД 2 (в данном случае услуги по уборке) сравнить с теми комбинациями цифр, которые представлены в вышеуказанном Постановлении. В Общероссийском классификаторе продукции по видам экономической деятельности (ОКПД 2) необходимо найти раздел N «Услуги административные и вспомогательные», класс «Услуги по обслуживанию зданий и территорий» и выбрать соответствующий пункт в зависимости от предстоящей закупки. Подкласс 81.2 «Услуги по чистке и уборке» указан в Постановлении № 616, поэтом услуги по уборке, входящие в него, должны закупаться в электронном виде.

Также следует обратить внимание на последующие элементы кода классификатора например:

81.21.10: Услуги по общей уборке зданий.

Эта группировка включает:

• услуги по уборке и обслуживанию жилых домов, квартир, зданий коммерческого, административного и промышленного назначения: услуги по мытью и натирке полов;
• услуги по чистке стен внутри помещения, услуги по полировке мебели прочие;
• услуги по обслуживанию зданий и сооружений, включая мелкий ремонт

Эта группировка не включает:

специализированные услуги по чистке и уборке внутри помещений, такие как чистка дымоходов, чистка каминов, печек, печей, мусоросжигателей, котлов, вентиляционных трубопроводов, вытяжных устройств, см. 81.22.

Точное совпадение наименования предмета закупки с наименованием кода по классификатору не всегда возможно. Поэтому услуги, которые планируются закупить, необходимо относить к коду, который наиболее подходит по смыслу. Также заказчик при возникновении затруднений в выборе кода ОКПД 2 может посмотреть в ЕИС подобные закупочные процедуры других организаций.

Как провести закупку?

Закупку уборочных услуг необходимо отобразить в плане закупок (если план имеет помесячную разбивку –то в конкретном месяце, если поквартальную – то указывается квартал, в котором планируется проведение закупки), указав в нем соответствующие коды классификаторов, предмет договора (услуги по уборке помещений и (или) территории), минимальные необходимые требования к товару, условия договора (единица измерения, сведения о количестве, регион оказания услуг, сведения о начальной максимальной цене, график осуществления процедуры закупки, способ закупки в соответствии с Положением с пометкой об электронной форме ). Учитывая хозяйственную деятельность предприятия, организатор закупки определяет период времени, когда возникнет (или может возникнуть) необходимость убирать то или иное помещение, после чего он размещает информацию о закупке в ЕИС. В зависимости от того, как долго заказчик собирается пользоваться клининговыми услугами, в плане закупок также указывается срок окончания действия договора оказания услуг, например, 30.06.2017). Если потребность в закупаемых услугах заказчик не отобразил в плане о закупке, то он должен внести сначала изменение в план (добавить соответствующую закупку), разместить в ЕИС изменённый план и сами изменения и лишь потом осуществить закупочную процедуру.

В настоящее время в ЕИС предусмотрен структурированный план закупок, который очень удобен при создании извещения о закупке: используя интерфейс системы и нажав «добавить позицию из плана» организатор закупки с легкостью загружает все необходимые данные из плана в формирующееся извещение, не затрачивая при этом лишнего времени.

Способы закупок

В Положении о закупке заказчик указывает способы закупок, которые он будет использовать в закупочной деятельности, прописывает порядок проведения каждой конкретной процедуры — от подачи заявок до заключения договора. Как именно осуществить закупку услуг, заказчик решает самостоятельно.

Наиболее распространенными и популярными среди заказчиков, закупающих услуги по уборке, являются такие способы закупки:

• Аукцион
• Конкурс
• Запрос предложений
• Запрос котировок (запрос цен)
• Закупка у единственного исполнителя

Постановление № 616 содержит оговорку о том, что закупка товаров, работ и услуг, содержащихся в перечне, не проводятся в электронной форме в следующих случаях:

• если информация о закупке в соответствии с ст.4 223-ФЗ не подлежит размещению в ЕИС в сфере закупок;
• если потребность в закупке возникла вследствие произошедшей аварийной ситуации, непреодолимой силы, необходимости срочного медицинского вмешательства, чрезвычайных ситуаций природного или техногенного характера, а также в целях предотвращения угрозы их возникновения;
• если закупка осуществляется у единственного поставщика (исполнителя, подрядчика) в соответствии с Положением о закупке, предусмотренным ст. 223 ФЗ¹.

Иными словами, если, к примеру, закупка услуг по уборке предусмотрена положением у единственного исполнителя, то осуществление такой закупочной процедуры не в электронном виде нарушением являться не будет. Однако следует учитывать тот факт, что в случае проверки антимонопольный орган может посчитать данный факт ограничением конкуренции.

Техническое задание

В одной из основных частей закупочной документации – техническом задании, — заказчик прописывает характеристики необходимых услуг, соблюдая требования законодательства, с учетом собственных интересов.

Техническое задание должно основываться на принципах справедливости, равноправия, отсутствия дискриминации и необоснованных ограничений конкуренции по отношению к участникам закупки. Ни в коем случае техническое задание не должно иметь противоречия с Положением о закупке и закупочной документацией.

Организатору закупки не стоит прописывать в технической части требования, которые сможет удовлетворить конкретный участник, поскольку тем самым ограничиваются другие претенденты на победу и это будет являться нарушением антимонопольного законодательства.

Согласно п. 1 ч. 10 ст. 4 223-ФЗ, документация о закупке должна содержать требования к безопасности, качеству, техническим характеристикам, функциональным характеристикам (потребительским свойствам) товара, работы, услуги, к размерам, упаковке, отгрузке товара, к результатам работы, установленные заказчиком и предусмотренные техническими регламентами в соответствии с законодательством РФ о техническом регулировании, документами, разрабатываемыми и применяемыми в национальной системе стандартизации, принятыми в соответствии с законодательством РФ о стандартизации, иные требования, связанные с определением соответствия поставляемого товара, выполняемой работы, оказываемой услуги потребностям заказчика. В связи с этим заказчику рекомендуется изучить ФЗ от 27.12.2002 N 184-ФЗ «О техническом регулировании» и ФЗ от 29.06.2015 N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации».

223-ФЗ не содержит каких-либо других требований к описанию объекта закупки (в данном случае – услуг по уборке помещений и территорий), оказываемых по договору, который заключается по итогам закупочной процедуры. Также, вышеназванный закон о закупках не запрещает указывать конкретных производителей (к примеру, моющих средств) и не обязует делать пометку «или эквивалент» (если иное не предусмотрено Положением о закупке).

В техническом задании заказчик должен как можно подробнее прописать услуги, которые необходимо закупить, например:

• требования к качеству и организации услуг (к примеру, соответствие ГОСТ Р 51870 2002 «Услуги бытовые. Услуги по уборке зданий и сооружений», ГОСТ Р 51617 2000 «Жилищно-коммунальные услуги. Общие технические условия», ГОСТ Р 51929-2002 «Жилищно-коммунальные услуги. Термины и определения»)
• место оказания услуг (к примеру, структурные подразделения (наименование заказчика), расположенные по адресам (…)
• перечень услуг и периодичность их оказания, к примеру:

Объект обслуживания	Наименование услуг (вид уборки)	Периодичность
Полы (200 кв.м)	Мытье	Каждый день
Мебель (столы, шкафы, тумбы , 68 шт.)	Влажная уборка (протирка), удаление пятен	Один раз в неделю
Зеркала (5 кв.м)	Протирка (удаление пятен)	3 раза в неделю
Стены в холле	Мытье	2 раза в месяц
Кондиционеры (10 шт)	Сухая протирка	2 раза в месяц
…	…	…

• сроки оказания услуг (к примеру, с 01.11.2016 по 31.10.2017 гг, ежедневно в рабочие дни с 07.00 до 09.00 часов в соответствии с графиком, согласованным с заказчиком)
• порядок оплаты (к примеру, оплата исполненных услуг производится путем безналичного расчета ежемесячно до 10-ого числа на основании счета, счета-фактуры, представленных исполнителем после подписания сторонами акта оказанных услуг)
• Требования к товарам и материалам, применяемым при оказании услуг (к примеру, должны быть качественными и соответствующим образом сертифицированы, обеспечивать эффективное устранение загрязнений, материалы и химические средства не должны содержать веществ, опасных для жизни и здоровья человека; моющие средства должны использоваться строго по назначению в соответствии с инструкциями фирм-производителей, уборочный материал после использования следует промывать во избежание распространения бактерий и др.)

Наименование моющих средств	Характеристики, описание
Средство для мытья полов	(указать интересующие свойства)
Средство для очистки офисной мебели	(указать интересующие свойства)
…	…

• сведения и требования к персоналу (исполнитель за свой счет должен обеспечить персонал специальной формой одежды для уборки, своевременно обеспечивать работников уборочным инвентарем, моющими средствами и расходными материалами; обслуживающий персонал должен соблюдать гигиенические и иные требования к уборке помещений, иметь санитарно-медицинские книжки, проходить своевременно медосмотры; исполнитель за 5 дней до начала оказания услуг должен предоставить заказчику копии договоров, подтверждающих наличие трудовых отношений между исполнителем и обслуживающим персоналом и др. )
• требования к безопасности оказания услуг (к примеру, услуги по уборке помещений должны оказываться с соблюдением работниками требований техники безопасности; исполнитель обязуется провести соответствующий инструктаж перед началом оказанием услуг в соответствии с требованиями ГОСТ Р 51870-2002, ГОСТ 12.1.004-91 «Система стандартов безопасности труда. Пожарная безопасность. Общие требования», ГОСТ 27570.0-87 (МЭК 335-1-76) «Безопасность бытовых и аналогичных электрических приборов. Общие требования и методы испытаний») и др.

Цена услуг

При указании начальной максимальной цены договора заказчику следует прописать, из чего она состоит и указать, что цена формируется с учетом расходных материалов, моющих средств, уборочного инвентаря, оборудования и техники, которые будут использоваться при уборке, а также с учетом обеспечения сотрудников спецодеждой, их доставкой до местонахождения заказчика.

Организатор торгов может также прописать, что, если участник закупочной процедуры не является плательщиком НДС (в т.ч. находится на упрощенной системе налогообложения), комиссия заказчика при рассмотрении и оценке заявок претендентов на победу будет производить расчет стоимости за предложенные к оказанию услуги по уборке без учета коэффициента повышения (пересчета) на 1,18 цены договора, которую предложил претендент на победу в закупке.

Проект договора

По итогам закупочной процедуры заказчик на основании проекта подписывает с победителем закупки договор на оказание услуг. Договор считается заключенным, если между сторонами в требуемой в подлежащих случаях форме достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора. (ст. 432 ГК РФ). Заказчик при составлении проекта договора вправе руководствоваться принципом свободы договора, отраженным в п. 2 ст. 1, п. 4 ст. 421 ГК РФ, в соответствии с которым стороны свободны в определении любых условий договора, кроме противоречащих закону и кроме тех случаев, когда содержание соответствующего условия предписано законом или иными правовыми актами (см. также ст. 422 ГК РФ). Поэтому в проекте договора, который является неотъемлемой частью закупочной документации, заказчику следует прописать наиболее важные условия, в соответствии с которыми будут оказываться услуги по уборке, к примеру:

• Предмет договора (заказчик может отобразить необходимые услуги в договоре или указать сделать ссылку на спецификацию, являющейся неотъемлемой частью договора, где будет указан объем, график необходимых услуг)
• Стоимость договора (определяется после подведения итогов закупки, при этом следует указать, что стоимость является неизменной во время действия договора, затраты, не включенные в стоимость договора, не подлежат оплате со стороны заказчика.)
• Качественные характеристики (соответствие всем требованиям качества и безопасности )
• Место и срок оказания услуг (период, когда у заказчика будет возникать уборочных услугах, к примеру, служебных помещений)
• Порядок оказания услуг (к примеру, по согласованному графику, в рабочие дни с 09.00 до 12.00 часов)
• Порядок оплаты (с авансом, с отсрочкой, по факту оказания услуг и т.д.)
• Ответственность сторон за неисполнение или ненадлежащее исполнение договора.
• Срок действия договора (если в установленный договором срок у заказчика возросла потребность в услугах по уборке, делается дополнительное соглашение об увеличении объема услуг в рамках данного договора, или же заказчик может докупить тот небольшой объем услуг, который ему еще необходим, у единственного источника без проведения закупочной процедуры)
• Порядок разрешения споров (указать досудебный претензионный порядок, а также Арбитражный суд, который будет рассматривать спор, в случае недостижения сторонами взаимопонимания)
• Другие условия.

В порядке, установленном закупочной документацией и Положением о закупке, организатор закупки передает договор победителю для подписи. Такой договор в дальнейшем будет регулировать отношения, возникающие между заказчиком и исполнителем, в связи с оказанием услуг по уборке в течение всего срока его действия (при необходимости он может быть продлен по взаимному согласию сторон, путем подписания дополнительно соглашения, которое обязательно для публикации в ЕИС заказчиком в разделе «сведения о договоре» не позднее 10 дней с момента подписания дополнительного соглашения).

¹ Постановление Правительства РФ от 21 июня 2012 г. N 616 «Об утверждении перечня товаров, работ и услуг, закупка которых осуществляется в электронной форме»